Prepared by Lu Cheng Soon, IP Rajang, Sarawak. 1

Modul MS Access 1: Pengenalan 1.0 Mengenal pasti kegunaan perisian pangkalan data dalam menghasilkan bank data

dan bank maklumat dalam pendidikan.

• Pangkalan data merupakan perisian yang digunakan khususnya dalam kerja-kerja yang melibatkan data yang banyak.

• Ianya juga membolehkan kumpulan maklumat diprogramkan supaya memudahkan

pengguna mencari maklumat tertentu sama ada sebahagian mahupun keseluruhannya.

• Ia banyak digunakan di dalam kerja membuat rekod penyimpanan data dan makluamt.

• Senarai telefon dan alamat perkerja, maklumat perniagaan dan koleksi bahan di pusat sumber elektronik adalah di antara data yang boleh diselenggarkan dengan lebih mudah dengan menggunakan perisian pangkalan data.

2.0 Mengenal pasti permodelan data bagi rekabentuk system makluamt.

• Fasa reka bentuk merupakan peringkat yang terpenting di dalam Kitar Hayat Pembangunan Pangkalan Data. Ia mempengaruhi keseluruhan prestasi pangkalan data yang dibangunakan. Tujuan fasa reka bentuk Pangkalan Data adalah seperti berikut:

(a) Mewakilkan data dan perhubungan antara data. (b) Membekalkan model data bagi menyokong urus niaga yang diperlukan. (c) Menentukan reka bentuk system telah memenuhi kehendak pengguna dan system.

• Reka bentuk pangkalan data mestilah selaras dengan kehendak reka bentuk dan

analisis system maklumat. Dari perspektif perniagaan dan juga pereka bentuk pangkalan data, takrifan data adalah amat penting. Justeru itu, aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan dalam fasa reka bentuk pangkalan data haruslah teliti untuk memastikan data ditakrifkan dengan sempurna.

2.1 Reka Bentuk Konseptual.

• Permodelan data digunakan dalam reka bentuk konseptual untuk mereka

struktur pangkalan data yang akan mempersembahkan objek dunia sebenar dalam cara yang realistic.

• Reka bentuk konseptual terbahagi kepada tiga bahagian, iaitu permodelan data,

penormalan dan pengesahan model data.

(a) Permodelan Data.

• Soalan-soalan berikut perlu dijawab terlebih dahulu sebelum langkah permodelan data boleh dilaksanakan. Antaranya termasuklah:

(i) Keperluan Maklumat: - Apakah bentuk maklumat output yang

diperlukan daripada system?

Prepared by Lu Cheng Soon, IP Rajang, Sarawak. 2

(ii) Sumber Maklumat :- Di manakah sesuatu maklumat itu dapat ditemui dan bagaimana ia diperolehi?

(iii) Kandungan Maklumat :- Apakah ciri-ciri data yang diperlukan untuk

menghasilkan maklumat tersebut, contohnya, atribut, saiz, bilangan, kekerapan data dan hubungan antara data?

(iv) Pengguna Maklumat:- Siapakah yang akan menggunakan data tersebut?

Apakah pandangan-pandangan pengguna yang diperlukan?

• Pembangunan satu model data yang tepat memerlukan pereka bentuk memahami cirri-ciri data organisasi dengan menyeluruh. Hasil daripada persoalan di atas dapat membantu pereka bentuk pangkalan data mentakrif entity, atribut, hubungan di antara entity dan seterusnya melukis gambar rajah E-R (Entity-Relationship Diagram).

(b) Penormalan.

• Suatu model yang dihasilkan perlulah bersifat anjal dan akomodatif, iaitu

dapat disesuaikan mengikut perubahan pengendalian dan perkembangan organisasi masa kini dan masa depan.

• Proses penormalan menentukan kebersandaran atribut terhadap satu

entity dan menetapkan perhubungan antara entity-entiti melalui atribut sepunya.

• Proses penormalan dilaksanakan bagi mengatasi masalah pengulangan

data, anomaly tambah, kemas kini dan hapus.

• Faedah-faedah penormalan ialah:

(i) Menentukan model yang terhasil benar-benar memodelkan organisasi berkenaan.

(ii) Model yang dinormalkan bebas daripada anomaly-anomali sisipan, hapus dan ubahsuai.

(iii) Lebih memahami perkaitan data dalam pangkalan data. (iv) Menghasilkan reka bentuk pangkalan data yang anjal yang boleh

dikembangkan dengan mudah.

(c) Pengesahan Model Data.

• Model yang dihasilkan pada peringkat permodelan data dan penormalan

mungkin memerlukan perubahan atau penyesuaian lebih daripada sekali. • Gambar rajah E-R perlu diuji ke atas proses dan fungsi-fungsi system

yang dicadangkan bagi mengesahkan reka bentuk konseptual dapat menyokong fungsi-fungsi berkenaan.

Prepared by Lu Cheng Soon, IP Rajang, Sarawak. 3

• Model konseptual adalah bebas daripada model SPPD (Sistem Pengurusan Pangkalan Data ) dan struktur storan fizikal. Oleh itu, model konseptual tidak bersandar kepada perisian dan perkakasan.

• Oleh kerana model konseptual tidak terikat dengan mana-mana perisian

atau perkakasan, maka ia adalah mudah alih merentasi berbagai DBMS dan pelantar mesin. Ini menjadikan model konseptual amat penting dan kekal dalam Kitar Hayat Pembangunan Pangkalan Data [ (i) Perancangan Pangkalan Data, (ii) Reka Bentuk Pangkalan Data, (iii) Implementasi dan Pemuatan, (iv) Pengujian dan Penilaian, (v) Operasi dan (vi) Penyelenggaraan dan Evolusi ].

2.2 Reka Bentuk Logikal.

• Pemetaan reka bentuk konseptual kepada reka bentuk logical bermakna

menterjemahkan setiap entity, atribut dan perhubungan kepada bentuk perwakilan data serasi dengan model SPPD. Jika model data SPPD yang dipilih adalah berasaskan model hubungan, semua objek dalam model data konseptual akan ditukar kepada bentuk jadual yang terdiri daripada lajur dan baris.

• Model data logical berasaskan hubungan bukan sahaja mentakrifkan entity,

atribut dan perhubungan ke dalam bentuk jadual, ia turut mentakrifkan pandangan, tahap autoriti capaian dan had capaian dengan menggunakan pernyataan DDL.

• Model data logical juga menyemak kekangan ke atas data dan menentukan

kewibawaan data dipatuhi.

• Reka bentuk logical yang baik sentiasa memberi peluang perubahan dan perkembangan di masa hadapan.

2.3 Reka Bentuk Fizikal.

• Reka bentuk fizikal melibatkan aspek fizikal data yang disimpan dalam storan

dan prestasi system. • Model fizikal bergantung pada perisian SPPD. Ciri-ciri storan bergantung

kepada perkakasan, sementara cirri-ciri capaian bergantung kepada system pangkalan data dan SPPD. Kini , reka bentuk fizikal telah diambil alih oleh kebanyakan SPPD bagi melindunginya daripada pengguna (pengatur cara).

3.0 Mengenal pasti dan memilih satu perisian pangkalan data bagi menjelaskan konsep berikut:

(a) Table, (b) Medan, (c) Rekod,

Prepared by Lu Cheng Soon, IP Rajang, Sarawak. 4

(d) Fail Pangkalan Data.

• Access adalah satu perisian pangkalan data yang bersifat RDBMS (Relational Database Management System). Access dapat menyimpan dan mencapai data / maklumat berdasarkan perhubungan atau perkaitan yang ditakrif oleh pengguna.

• Melalui Access kita boleh menyusun atau data / maklumat mengikut sesuatu perkara,

supaya data yang kita simpan mudah untuk dikesan. Kita boleh menyimpan data bagi perkara-perkara yang berbeza, tetapi ada juga yang mempunyai perkaitan antara satu sama lain, dan data yang berkaitan ini mudah untuk digunakan.

• Table (Jadual): - Merupakan satu objek dalam pangkalan data yang mana angka dan

fakta-fakta disimpan dalam bentuk 2-dimensi, dalam baris dan lajur.

• Medan (Field): - Merupakan satu kategori maklumat dalam jadual, seperti alamat, judul buku, identity pelanggan dsbnya. Medan mewakili lajur daripada jadual.

• Rekod: - Satu koleksi data pada suatu jadual. Baris mewakili rekod-rekod daripada

jadual.

• Pangkalan data:- Merupakan satu koleksi maklumat atau objek yang digunakan untuk mengurus angka-angka dan fakta-fakta. Maklumat tersebut dihubungkaitkan dengan sesuatu perkara atau tujuan.

• Carian (Query):- Merupakan maklumat yang ingin diketahui oleh pengguna dari

suatu pangkalan data, sama ada tentang nama pelanggan, hasil keluaran yang tertinggi, atau keputusan peperiksaan yang terbaik.

• Borang (Forms):- Merupakan satu bentuk atau rangka untuk memudahkan pengguna

mengedit, memasukkan, atau melihat data. Bentuk yang telah dibina itu juga boleh dicetak untuk kegunaan tujuan lain.

• Laporan (Report):- Merupakan laporan pangkalan data dalam bentuk cetakan.

Laporan ini boleh dibina dengan memasukkan medan-medan tertentu, output dari pengiraan, tajuk, graf, gambar rajah dan maklumat-maklumat lain yang dirasakan perlu.

• Makro (Macro):- digunakan untuk melakukan tindakan asas secara automatic dan

membolehkan objek-objek bekerja bersama tanpa melibatkan pemprograman, misalnya MS Access secara automatic akan membuka satu set form apabila pangkalan data dibuka, atau klik satu butang untuk mencetak laporan secara bulanan, atau untuk membuka Form yang lain.

• Modul (Module):- Prosedur dalam bahasa Visual Basic untuk melakukan operasi-

operasi yang lebih kompleks dan tidak disediakan oleh makro.

• Objek:- Suatu unit yang boleh ditakrifkan dalam pangkalan data, seperti table, report, atau form.

Prepared by Lu Cheng Soon, IP Rajang, Sarawak. 5

@@@ Istilah Khas

Takrifan Contoh

Data Fakta asas. Ia boleh terdiri daripada individu, tempat, peristiwa atau konsep. Jika data digunakan secara bersendirian, ia tidak memberikan apa-apa makna dalam konteks sesuatu permasalahan. Contohnya, satu item, seperti ‘sarjana muda’ sahaja, tidak memberikan apa-apa makna setelah ia dicapai dari fail.

1998, Sejarah, Fajar Bakti.

Maklumat Data telah telah diproses dan berada dalam struktur yang berguna untuk membolehkan keputusan dibuat.

Bilangan buku Sejarah, Tahun-tahun penerbitan buku Sejarah.

Persekitaran (dunia nyata)

Organisasi tempat pangkalan data direka bentuk dan dibangunkan.

Perpustakaan, Universiti, Hospital, Bank.

Entiti Suatu objek yang unik dan boleh dikenal pasti dalam persekitaran tertentu.

Persekitaran: Perpustakaan; Entiti: Buku, Pengarang, Penerbit.

Atribut / Medan / item data

Ciri-ciri yang menghuraikan tentang suatu entity. Entiti: Buku; Atribut Nama: No. ISBN, Tajuk Buku, Pengarang, Tahun, Penerbit; Atribut Nilai: AA61.90, Sejarah, Zain, 1998, Fajar Bakti.

Rekod Sekumpulan atribut / medan / item data yang diperlukan oleh sesuatu entity.

AA61.90, Sejarah, Zain, 1998, Fajar Bakti ialah satu rekod.

Fail Sekumpulan rekod yang diperlukan oleh sesuatu entity.

Fail Buku, Penerbit.

Pangkalan Data

Sekumpulan fail-fail yang diperlukan oleh organisasi.

Pangkalan Data: Katalog; Persekitaran: Perpustakaan; Fail: Buku, Pengarang, Penerbit, Pembekal.

@@@ ‘Jadual’ ialah satu koleksi data mengenai satu tajuk tertentu. Jadual terdiri daripada medan dan rekod. Data yang sama jenis disusun di dalam satu lajur dikenali sebagai ‘medan’. Data

Prepared by Lu Cheng Soon, IP Rajang, Sarawak. 6

yang berlainan jenis tetapi berkenaan satu perkara yang sama disusun di dalam satu baris dikenali sebagai ‘rekod’. Satu contoh jadual ‘Biodata Pelajar’ ditunjukkan pada rajah 1.

1 Abdullah b. Abd. Razak No. 3, Taman Rapat Jaya, Kelang, Selangor. 03-6882314

2 Chaw Chee Leong No. 345, Laluan Saujana 5, Kuala Kerai, Kelantan.

09-7831123

3 Prema a/p Subramaniam No. 23, Kampung Seri Rahmat, Ipoh, Perak. 05-3664564

4 Ahmad Kamal b. Marzuki

No. 11, Kampung Baru, Jitra, Kedah. 04-7234532

5 Choong Fook Kheong No. 101, Titi Serong, Parit Buntar, Perak. 05-2887888

• Jadual di atas mengandungi lima rekod. Setiap rekod terdiri daripada empat medan iaitu medan Bilangan, Nama Pelajar, Alamat dan Nombor Telefon. Di akhir modul ini, anda akan menghasilkan satu pangkalan data yang mengandungi jadual “Biodata Pelajar”di atas.

medan 3 (Alamat)

medan 1 (Bilangan)

rekod 2

medan 2 (Nama Pelajar)

medan 4 (Nombor Telefon)

Rajah 1