model-model perubahan

November 10

1

Model perubahanModel perubahan

ObjektifObjektif

• Menjelaskan bagaimanaperubahan berlaku denganmeningkatkan pengetahuanmengenai model-model berkaitan.

• Membolehkan membuat post-mortem ke atas organisasi yangmemerlukan perubahandilakukan.

• Memahami situasi yang berbezadalam perubahan bagimembolehkan tindakan yangbersesuaian diambil.

November 10

2

Mengapa perlu Model Perubahan?Mengapa perlu Model Perubahan?

• Pelbagai situasi yang kompleks dipermudahkan kepadabeberapa kategori yang mudah diurus

•Membantu mengenal pasti aktiviti-aktiviti dalamorganisasi yang perlu diberi keutamaan

•Menyediakan “Bahasa” yang seragam dalam organisasi

•Membantu meningkatkan pemahaman danmenyelesaikan masalah

• Menyediakan panduan/struktur untuk tindakan dalamsituasi perubahan

November 10

Model Perubahan - Kurt LewinModel Perubahan - Kurt Lewin

November 10

3

Unfreezing Old behavior creates motivation to learn.

Tahap-tahap perubahanTahap-tahap perubahan

Tahap Keterangan

Pencairan(unfreezing)

Menganggu status quo denganmengemukakan soalan secaraprovokatif.

Perubahan(change)

Mengubah gelagat individu, jabatan,organisasi apabila perubahan berlaku.Perubahan bermakna membangunkannilai, gelagat dan sikap baru.

Membekukankembali(refreeze)

Meninstitusikan nilai, gelagat dansikap baru.

November 10

4

Teknik Tahap PencairanDari peringkat tidak bersedia untuk berubah kepadabersedia dan mahu memulakan langkah pertamafrom

• Membakar platform: Memulakan krisis & suasana yangmenggalakkan

• Cabaran: Merangsang untuk mencapai perkara yangmenakjubkan

• Bukti: Gunakan data-data yang perlu

• Pembelajaran: Mendidik untuk berubah

• Management by Objectives (MBO): Menyatakan apayang perlu dibuat, tetapi bukan bagaimana

• Visi: Membentuk visi. Visi penting untuk memulakanperubahan

Teknik PerubahanApabila pencairan berlaku, soalan yang seterusnyabagaimana untuk mengekalkannya

• Coaching: Sokongan psikologi• Facilitation: Gunakan fasilitator untuk memandu

mesyuarat-mesyuarat kumpulan• Langkah Pertama: Permudahkan untuk

meneruskannya• Penglibatan: Berikan mereka peranan-peranan

penting• Keterbukaan: Berikan ruang untuk menyatakan

pendapat mereka• Pengupayaan: Berikan kuasa pengupayaan

November 10

5

Teknik Pembekuan SemulaPerubahan daripada tahap peralihan (transition) danbergerak ke tahap yang stabil dan produktif

• Membakar Jambatan: Pastikan tidak ada jalan untukberundur

• Bukti: Buktikan perubahan dari semasa ke semasa.• Penginstitusian (Institutionalization):

Membudayakan perubahan dalam bentuk yangsistematik dan berstruktur

• Ganjaran: Ganjaran setimpal dengan tingkah lakuyang diingini

Tahap-tahap perubahan – modeltiga tahap perubahanTahap-tahap perubahan – modeltiga tahap perubahan

PENCAIRAN(menganggustatus quo)

PERUBAHAN(membangunkan

gelagat baru)

PEMBEKUAN(pengukuhan danmenginstitusikan)

SITUASISEKARANG

SITUASIBARU

Kurt Lewin dalam Carnall (1990)

November 10

November 10

6

Perubahan =

Motivasi x Visi x Langkah Seterusnya

November 10

November 10

TEKNIK TULANG IKAN ISHIKAWATEKNIK TULANG IKAN ISHIKAWA

November 10

7

TEKNIK TULANG IKAN ISHIKAWA

• (fish bone diagram or cause and effect diagram) - alatmenganalisis masalah

• menunjukkan kemungkinan sebab-sebab dan akibat tindakan-tindakan sesuatu kumpulan atau organisasi.

TEKNIK TULANG IKAN ISHIKAWASEBAB SEBAB

SEBAB

AKIBAT

November 10

8

LangkahLangkah--langkahlangkah TeknikTeknik TulangTulang IkanIkanIshikawaIshikawa

• Langkah-langkah yang diambil semasa menggunakan teknikini ialah;1. Mengenal pasti sesuatu akibat atau kesan yang hendakdianalisis;

2. Mengenal pasti punca-punca utama yang memungkinkanwujudnya kesan tersebut;

3. Mengenal pasti masalah khusus secara terperincimengikut setiap punca utama;

4. Mencatatkan masalah khusus pada gambarajah bagimembolehkan masalah-masalah tersebut dibincangkandan diterangkan. Kaedah perbincangan kumpulan bolehdigunakan dalam mengenalpasti punca dan masalah.

Mengenalpasti punca-punca utama &masalah khusus

Punca Utama Punca Utama

Punca Utama

AKIBAT

Masalahkhusus

November 10

9

Pengurusan(Management)

Kaedah(Method)

Bahan(Material)

Persekitaran(Milieu)

Mesin(Machine)

Manusia/Tenaga kerja(Manpower)

Hasil perbincangan dan penelitian mungkin dapatdiilustrasikan menurut gambarajah berikut:

Pengurusan(Management)

Kaedah(Method)

Bahan(Material)

Persekitaran(Milieu)

Mesin(Machine)

Manusia/Tenaga kerja(Manpower)

Tidak teliti Tidak teratur Tiada mutu

Kurang latihankekurnganmesin

Selalurosak

Usang

Tempat kerjapanas

Tempat kerjatidak kemas

November 10

10

OURICEBERG

IS MELTING

John Kotter&

HolgerRathgeber

(2005)

Model Perubahan – John KotterModel Perubahan – John Kotter

November 10

Model Perubahan - Lapan Langkah KotterModel Perubahan - Lapan Langkah Kotter

November 10

November 10

11

Peringkat-peringkat Perubahan

1 • Mewujudkan Rasa Terdesak

Apakah isu yang Utama?

Apakah krisis yang bakal mendatang?

Apakah kesan sekiranya tidak berubah?

Apakah yang dilakukan oleh pesaing?

I have been impressed with the urgency of doing. Knowing isnot enough; we must apply. Being willing is not enough; wemust do – Russell C Taylor


November 10

November 10

12


2 • Mencipta Gandingan Pembimbing

Mengenal pasti pemimpin untuk mengurusperubahan

Membentuk Kumpulan yang Berbakat danBerpengaruh

Mengenal pasti sekumpulan individu yangboleh menerima, beriltizam terhadapperubahan dan berwibawa dalam kalanganpekerja

In the past a leader was a boss. Today’s leaders must bepartners with their people.. they no longer can lead solelybased on positional power - Ken Blanchard


2 • Mencipta Gandingan Pembimbing

Mengenal pasti agen perubahan yang tepat

Komunikatoryang berkesan

Individu yangBekerjasam

Pendengar yangbaik

Individu yangBanyak Idea

Realistik

Mampumemberi

keutamaanBersemangat

November 10

13


November 10


3 • Mewujudkan Visi

Mewujudkan Visi- Di mana kita berada sekarang?- Arah mana kita hendak pergi?- Bagaimana kita hendak ke sana?

Tetapkan sasaran

Wujudkan budaya baru untuk pembelajaran

Cipta strategi untuk perkongsian Visi

Better keep yourself clean and bright; you are the windowthrough which you must see the world. - George Bernard Shaw

November 10

14

Sediakan program untuk pegawai pengurusan:- Kenal pasti sasaran untuk jangka masa 5 tahun- Bentuk dan sokong kumpulan-kumpulan projek- Penandaarasan dan kenal pasti peluangusahasama- Kawal skop dan rentak peralihan- Pastikan isu-isu/pengurusan risiko- Dokumentasi proses kerja utama &pengukuran pencapaian- Kenal pasti kaedah-kaedah untukmengutamakan projek-projek tertentu


3 • Mewujudkan Visi


November 10

November 10

15

4 • Perkongsian Visi

ExecutiveTeam

Managers

Staff

Komunikasi pelbagaihala

Libatkan staf padasemua peringkat untukdapatkan penerimaandan rasa kepunyaan(ownership)

Hubungkan sasaranbersama


Komunikasikan visi, standard dan faedah yangdijangkan menerusia kumpulan berfokus

Jelaskan insentif dan ganjaran untuk pekerja

Benarkan jaringan kerja tidak nformal untukmenyampaikan mesej

Bina kepercayaan dengan sikap terbuka dan jujurdengan apa yang bakal dibuat, apa jangkaan yangdiharapkan dan apa isu-isu yang bakal timbul

Terima soalan-soalan tidak formal dan dengar denganaktif dan penuh perhatian



November 10

16

Berkomunikasi menggunakan:- Kumpulan berfokus- Mesyuarat Pengurusan- Intranet- Gunakan papan kenyataan utk sampaikan visi dankeputusan- Peti Cadangan- Newsletters




November 10

November 10

17

Tukar pekerja, sistem dan proses yang menghalanginisiatif perubahan

Galakkan pembelajaran, latihan dan jangan hukumeksperimen yang gagal atau yang di luar kotak

We are an organization that believes in empowering people to betheir best - Talal Abu-Ghazaleh

5 • Empowerment (Pengupayaan)


Perancangan projek dan tugasandibincang bersama dan diberiruang untuk mencuba

Bimbing dan sokong staf semasafasa pelaksanaan untukmengelakan ketidakpastian

5 • Empowerment (Pengupayaan)


November 10

18


November 10

Rancang dan berkongsi idea dengan semua

Nyatakan matlamat jangka pendek dan jangkapanjang dan pastikan hasil kerja dimakumkan, danyang penting sentiasa memberikan sokongan

Berikan ganjaran kepada yang berjaya mencapaimatlamat, wujudkan kumpulan yang bermotivasi

In large organizations the dilution of information as it passes up anddown the hierarchy, and horizontally across departments, canundermine the effort to focus on common goals - MihalyCsikszentmihalyi

6 • Menjana kemenangan jangka pendek


November 10

19


November 10

Selepas cara kerja baru berjaya dan diterima –bentuk momentum dan teruskan proses perubahanuntuk matlamat jangka panjang

Upah, lantik dan beri ganjaran kepada agenperubahan

Pastikan maklum balas secara terbuka, bebas kritikandan wujudkan budaya pembelajara n yangfleksible

We need to make sure we have the best people we can in ouroperations, and that is a constant challenge. There is always room toimprove. – James Packer

7• Mengukuhkan pencapaian dan menghasilkan

Lebih Perubahan


November 10

20

Adakah laporan-laporan dipamerkan

Berapa kerapkah disemak semula?

Adakah tindakan susulan selepas di semaksemula?

Adakah laporan lengkap dan ada orangyang betanggung jawab terhadapnya?

7• Mengukuhkan pencapaian dan menghasilkan

Lebih Perubahan



November 10

November 10

21

Maklum , hebahkan dan berkongsipenambahbaaikan yang telah dibuat, faedahyang dicapai, di mana dan ke mana arah tuju

Fokus kepada pelanggan dan wujudkan lapisanpengurus untuk penambaikan berterusan

I believe through learning and application of what you learn, you cansolve any problem, overcome any obstacle and achieve any goal thatyou can set for yourself. – Brian Tracy

8 • Membudayakan Pendekatan baru


(The 7-@ Framework) – Robert Waterman Jr. Tom Peters & Julien Philips

STRATEGI

STRUKTUR

KEMAHIRAN(SKILL)

STAF

MATLAMATULUNG

STAIL

SISTEM

Model Perubahan - BINGKAI KERJA 7-SModel Perubahan - BINGKAI KERJA 7-S

November 10

22

i) Struktur – corak organisasi yang formalii) Strategi – arah tuju organisasi dalam menuju kejayaan

yang kompetitifiii) Sistem – Pelbagai prosedur dalam kerja seharianiv) Stail – bentuk tindakan pengurus dan lain-lain dalam

organisasiv) Staf - proses pembangunan sumber manusia dalam

organisasivi) Kemahiran – penyumbang kepada peningkatan khidmat

pelanggan, jaminan kualiti & inovasi yangmembezakannya dengan pesaing

vii) Matlamat ulung – Misi & visi organisasi

BINGKAI KERJA 7-S

model-model perubahan

Documents