minit mesyuarat jawatankuasa pemandu ict...

m/s 1

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU ICT BIL 1/2009

Tarikh : 24 Februari 2009 (Selasa) Masa : 2:30 petang Tempat : Bilik Mesyuarat Utama, Ibu Pejabat Laut.

Kehadiran : 1. En. Baharin Bin Dato’ Abdul Hamid Timbalan Ketua Pengarah Laut (Pengerusi) 2. En. Noor Ariff bin Yusoff Pengarah Bahagian Keselamatan Pelayaran 3. En. Muhammad Razif Bin Ahmad Pengarah Bahagian HEPP 4. En. Khairudin bin Abbas Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan 5. Tn. Hj. Rossid Bin Musa Pengarah Laut Wilayah Timur 6. En. Hazman Bin Hussein Pengarah Laut Wilayah Tengah 7. En. Roslee Bin Mat Yusof Pengarah Laut Wilayah Utara 8. En. Benjamin Bernard Bijion Pengarah Laut Sabah 9. En. Hassan Bin Mohd Din Ketua Penolong Pengarah UTMKE 10. En. Mohammad Rosli Bin Ahmad Ketua Penolong Pengarah Unit Kewangan 11. En. Shahrizal Bin Azhar Wakil Pengarah Jabatan Laut Wilayah Selatan 12. Cik. Riziana Binti Ibrahim ILPPPL 13. En. Valerian Shem Donggot Pegawai Teknologi Maklumat 14. Cik Dorahasra Binti Ramli Pegawai Teknologi Maklumat 15. Pn. Derwina Asen Jabatan Laut Sarawak 16. Cik Jennifer I. Mojiol Jabatan Laut Sabah 17. Pn. Yusniza Binti Zakaria Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 18. En. Hafiz Bin Mustafa Kamal Azmie Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 19. En. Zainal Fitri Bin Zainal Penolong Pegawai Teknologi Maklumat 20. Pn. Sharina Binti Mohd Said Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (Setiausaha) Tidak hadir dengan maaf 1. Tn. Hj. Ahmad Khairuddin Bin Ismail Pengarah Bahagian Kawalan Industri 2. En. Mohamad Nashrol Aswat bin Hamid Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

m/s 2

AGENDA KETERANGAN TINDAKAN

1.0

PERUTUSAN PENGERUSI 1.1 Pengerusi mengucapkan salam dan selamat pagi dan seterusnya kepada

semua yang hadir mesyuarat JPICT Bil 1/2009. 1.2 Pengerusi juga memaklumkan bahawa pihak urusetia telah menyediakan

dokumen-dokumen mesyuarat dalam bentuk softcopy untuk rujukan semasa mesyuarat.

Makluman Makluman

2.0

PENETAPAN AGENDA MESYUARAT BIL 1/2009 Mesyuarat bersetuju dan mengesahkan cadangan agenda yang dibentangkan.

Makluman

3.0

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT BIL 4/2008 Mesyuarat meluluskan minit mesyuarat JPICT Bil 4/2008 bertarikh 4 Disember 2008 dengan pindaan kepada perkara 4.1.1 perlu diubah daripada makluman kepada tindakan Unit Kewangan. Keratan Minit Mesyuarat JPICT Bil 4/2008 4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak jabatan telah mengadakan

perbincangan dengan pihak CIMB dan surat permohonan telah dihantar ke Jabatan Akauntan Negara bertarikh 24 November 2008 untuk tujuan membuka akaun. Mesyuarat dimaklumkan juga kontrak perjanjian akan disediakan oleh pihak CIMB dan akan diserahkan kepada Penasihat Undang-undang untuk semakan dan pengesahan.

Makluman

4.0

PERKARA BERBANGKIT 4.1 Pembayaran melalui kaedah Internet Banking 4.1.1 Internet Banking dengan pihak CIMB.

i. Mesyuarat dimaklumkan bahawa surat kelulusan pembukaan

akaun bank dengan pihak CIMB telah diterima pada 13 Februari 2009 dan jabatan telah mengemukakan kepada JANM pada 17 Februari 2009 Borang AK52 iaitu kelulusan kepada pegawai yang akan mengendalikan akaun berkenaan dan seterusnya permohonan pembukaan akaun dihantar kepada pihak CIMB Klang setelah kelulusan AK52 diperolehi dari pihak JANM.

ii. Pihak Jabatan telah menerima salinan draf perjanjian yang dikemukakan oleh CIMB dan UPKKA telah mengemukakannya untuk semakan kepada PUU jabatan pada 17/2/2009.

4.1.2 Internet Banking dengan pihak Maybank.

i. Mesyuarat dimaklumkan bahawa deraf perjanjian yang

disemak oleh PUU telah dikembalikan kepada UPKAA pada 12

Unit Kewangan Unit Kewangan Unit Kewangan

m/s 3


Februari 2009 dan seterusnya pihak UPKAA telah mengemukakannya kepada pihak Maybank pada 13 Februari 2009. Pihak Maybank masih belum memberi maklumbalas berkenaan hal tersebut.

4.1.3 Pengerusi seterusnya meminta pihak UPKAA supaya melaksanakan

segera tindakan susulan agar dapat mempercepatkan lagi perlaksanaan pembayaran melalui internet banking untuk sebelas jenis hasil jabatan yang telah dikenalpasti.

4.1.4 Mesyuarat seterusnya menetapkan supaya perkhidmatan pembayaran melalui internet banking dapat dilaksanakan mulai 1 April 2009.

Unit Kewangan dan Bahagian Khidmat Pengurusan Unit Kewangan dan Bahagian Khidmat Pengurusan

4.2 Sistem Bayaran Dius Api Secara Online 4.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak jabatan telah

melaksanakan Sistem Pembayaran Dius Api secara online melalui https://payment.marine.gov.my.

4.2.2 Mesyuarat dimaklumkan juga deraf Notis Perkapalan Malaysia yang mengandungi makluman serta garispanduan berkenaan pembayaran dius api secara online telah disediakan dan dipanjangkan kepada Dato’ Ketua Pengarah Laut untuk pengesahan.

Makluman UTMKE

4.3 Pembentangan Kertas Cadangan Pembangunan Sistem Campus

Management System (CMS) dan Sistem Virtual Library (V-LIB), ILPPPL

i. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Kertas permohonan berkenaan

telah dipanjangkan kepada urusetia JPICT Kementerian untuk tindakan selanjutnya.

ii. Mesyuarat seterusnya memutuskan supaya perolehan sistem diteruskan kerana peruntukkan tersebut adalah peruntukkan pembangunan ICT. Perolehan akan dilaksanakan setelah maklumbalas secara bertulis diperolehi dari pihak urusetia JPICT Kementerian selepas Mesyuarat JPICT peringkat kementerian Pengangkutan yang dijadualkan pada pertengahan bulan Mac.

Makluman UTMKE

5.0

STATUS PERLAKSANAAN PROJEK ICT RMK9 Pihak urusetia telah membentangkan status perlaksanaan Projek ICT RMK9 seperti di Lampiran 1. 5.1 Peningkatan Rangkaian Jarak Jauh WAN/VPN 5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa bayaran terakhir telah

dilaksanakan dengan mengambilkira jumlah LAD yang dikenakan sebanyak RM 21,932.40.

5.1.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa penyelia projek telah menyediakan deraf Sijil Siap Kerja dan akan dipanjangkan kepada pihak PUU untuk semakan. Pengerusi seterusnya memaklumkan bahawa

Makluman UTMKE

m/s 4


penyelia projek boleh mengeluarkan Sijil Siap Kerja tersebut tanpa perlu merujuk kepada pihak PUU kerana ia hanya merupakan sijil menandakan kerja-kerja telah disiapkan.

5.1.3 Mesyuarat dimaklumkan jabatan mengikat kontrak dengan pihak TM Berhad selama 5 tahun untuk akses rangkaian sahaja dan perkakasan seperti router, firewall dan sebagai hanya mempunyai tempoh jaminan selama setahun dan akan tamat pada 4 Julai 2009.

5.1.4 Mesyuarat dimaklumkan bahawa kontrak yang telah ditandatangani tidak mempunyai Service Level Agreement (SLA) dan jabatan bercadang untuk menaiktaraf rangkaian IPVPN yang berspesifikasi tinggi serta mempunyai SLA di dalam Rancangan Malaysia Kesepuluh ( RMK10).

5.1.5 IPVPN Jabatan Laut Sarawak Mesyuarat dimaklumkan bahawa Jabatan Laut Sarawak telah melaksanakan IPVPN dan kini masih dalam proses semakan dokumen kontrak perjanjian oleh PUU Kementerian Pengangkutan.

Makluman Makluman Makluman

5.2 Peningkatan dan Perluasan SDP 5.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Kontrak Perjanjian telah

ditandatangani pada 13 November 2008.

5.2.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa jabatan telah melaksanakan Government Aceptance Test (GAT) dan seterusnya akan melaksanakan Provisional Aceptance Test (PAT) ke atas sistem yang dibangunkan.

5.2.3 Mesyuarat dimaklumkan kesemua perkakasan SDP telah selesai

diagihkan pada 9 Februari 2009. 5.2.4 Mesyuarat dimaklumkan juga pembayaran yang telah dilakukan adalah

sebanyak 65% daripada jumlah harga kontrak. 5.2.5 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pertambahan skop telahpun

dikenalpasti dan beberapa skop telah dapat dikurangkan untuk tujuan pembayaran penambahan berdasarkan standard manhour.

5.2.6 Mesyuarat dimaklumkan bahawa justifikasi untuk Perubahan Kerja

berkenaan perolehan 2unit pembaca Machine Readable Zone (MRZ) telah disediakan dan akan dipanjangkan kepada Unit Pembangunan untuk tindakan selanjutnya.

Makluman Makluman Makluman Makluman Makluman Penyelia Projek

5.3 Sistem Latihan di Pusat Latihan Pulau Indah

5.3.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Majlis Penyerahan Projek telah diadakan pada 3 Februari 2009 dan Sijil Siap Kerja telah ditandatangani oleh Dato’ Ketua Pengarah Laut.

Makluman

5.4 Peningkatan Keselamatan Rangkaian dan Data 5.4.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa tarikh siap asal projek adalah pada

11 November 2008 dan pelanjutan tempoh yang diluluskan adalah sehingga 10 Januari 2009 dan sehingga tarikh mesyuarat kerja-kerja hanya siap 80%.

Makluman

m/s 5


5.4.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa komponen projek yang belum siap

adalah Network Management System (NMS), latihan dan cadangan berkenaan Disaster Recovery Center( DRC).

5.4.3 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pihak penyelia projek dan UTMKE akan mengadakan perbincangan dengan pihak pembekal tentang penyelesaian masalah dan status perlaksanaan projek.

Makluman Makluman

5.5 Peningkatan dan Integrasi Sistem Baru

5.5.1 Kajian Integrasi Sistem Aplikasi Berkonsepkan Single Platform

i. Kertas permohonan yang berkenaan telah diluluskan oleh JPICT jabatan dan telah dipanjangkan kepada JPICT peringkat Kementerian untuk kelulusan.

ii. Mesyuarat difahamkan tentang skop perlaksanaan Kajian Integrasi

Sistem yang akan dilaksanakan telah diubah kepada konsep server consolidation dan virtualization jika peruntukkan pembangunan mencukupi.

5.5.2 Security Posture Analysis (SPA)

i. Mesyuarat dimaklumkan bahawa Lembaga Perolehan ‘A’ Kementerian telah meluluskan pelantikan juruperunding dan mengeluarkan surat kelulusan pada 13 Februari 2009.

ii. Surat setuju terima telah dikeluarkan kepada pembekal yang Berjaya pada 17 Februari 2009.

Makluman Makluman Makluman Makluman

6.0

PORTAL JABATAN LAUT 6.1 Portal Jabatan

i. Wakil dari Jawatankuasa Kerja Pengurusan dan Jawatankuasa

Kerja Teknikal telah membentangkan portal jabatan yang baru yang telah dikemaskini mengikut keputusan semasa pembentangan portal di dalam Mesyuarat Ketua-Ketua Jabatan pada 15 Disember 2008 dan Mesyuarat JPICT Bil. 4/2008.

ii. Mesyuarat meminta supaya warna latarbelakang portal diselaraskan dengan warna coklat rasmi jabatan.

iii. Mesyuarat meminta supaya semua maklumat yang berkaitan

dengan borang dibuat hyperlink terus kepada borang yang berkenaan.

iv. Mesyuarat seterusnya meminta supaya portal jabatan

dikemaskini dan dibentangkan semula kepada Dato’ Ketua Pengarah Laut sebelum dilancarkan.

v. Mesyuarat meminta supaya portal jabatan dilengkapkan di dalam

dua bahasa dan Pengarah Khidmat Pengurusan seterusnya akan

Makluman JK Pengurusan & JK Teknikal Portal JK Teknikal Portal JK Pengurusan & JK Teknikal Portal JK Pengurusan Portal

m/s 6

menyemak dan mengemaskini maklumat dalam bahasa Malaysia dan seterusnya En. Zulkurnain Ayub, Pengarah ILPPPL akan menyemak dan menterjemah maklumat di dalam bahasa Inggeris.

6.2 JALIN i. Mesyuarat memutuskan supaya laman JALIN juga berkonsepkan

warna rasmi jabatan.

ii. Mesyuarat memutuskan supaya menu tepi di laman JALIN disusun semula terutama yang terdapat di dalam menu lain-lain iaitu akta dan undang-undang perlu dikeluarkan dari menu lain-lain.

iii. Mesyuarat seterusnya memutuskan Tn. Hj. Hafiz bin Abdul Majid, Ketua Penolong Pengarah Unit Pembangunan untuk menyelia kandungan laman utama JALIN.

iv. Mesyuarat memutuskan supaya diwujudkan katalaluan untuk masuk ke laman JALIN terutama capaian kepada MBJ dan kerana pihak luar boleh melihat maklumat dalam laman JALIN jika tahu alamat laman JALIN.

v. Mesyuarat seterusnya memutuskan laman Jalin yang dikemaskini terus digunakan pada 15 Mac 2009 dan pihak UTMKE perlu maklumkan pengguna tentang perubahan tersebut bagi mengelak kekeliruan pengguna.

UTMKE UTMKE Makluman UTMKE UTMKE

7.0 Taklimat Surat Pekeliling Am Bil 11 Tahun 2008 Pindaan Kepada Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2008 Mengenai Had Nilai Projek ICT Yang Memerlukan Kelulusan Teknikal JTICT/JPICT Bagi Permohonan Yang Tidak Melibatkan Pembangunan Sistem Aplikasi 7.1 Wakil UTMKE telah membentangkan berkenaan Surat Pekeliling Am Bil 11

2008 Pindaan Kepada Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2008 Mengenai Had Nilai Projek ICT Yang Memerlukan Kelulusan Teknikal JTICT/JPICT Bagi Permohonan Yang Tidak Melibatkan Pembangunan Sistem Aplikasi. Rujuk Lampiran 1.

7.2 Pengerusi seterusnya meminta supaya semua pihak mematuhi segala

garispanduan yang telah ditetapkan di dalam Surat Pekeliling tersebut di dalam melaksanakan perolehan ICT.

Makluman Makluman

8.0

HAL-HAL LAIN 8.1 Mesyuarat dimaklumkan tentang pemasalahan kerosakan perkakasan

rangkaian di Jabatan Laut Wilayah Persekutuan Labuan disebabkan litar pintas. Mesyuarat seterusnya memutuskan kos perolehan perkakasan tersebut dilaksanakan menggunakan peruntukkan Belanja Mengurus.

8.2 Mesyuarat mencadangkan kajian integrasi dilaksanakan secara menyeluruh dengan mengambilkira keperluan integrasi rangkaian JALIN dan AIS.

8.3 Mesyuarat dimaklumkan tentang permasalahan rangkaian dan emel

jabatan yang sering terganggu sejak dua minggu disebabkan Anti virus telah End Of Life dan Limitation of Users. Pihak UTMKE diminta untuk

UTMKE dan Bahagian Khidmat Pengurusan UTMKE UTMKE

m/s 7

menyelesaikan masalah tersebut dengan kadar segera kerana mengganggu perlaksanaan tugas-tugas rasmi pegawai dan kakitangan jabatan.

8.4 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pada Mesyuarat JPICT Kementerian,

wakil-wakil daripada Jabatan Laut Sabah dan Jabatan Laut Sarawak tidak perlu hadir kerana segala permohonan berkenaan Perlaksanaan projek ICT untuk Jabatan Laut Sabah dan Jabatan Laut Sarawak perlu melalui pihak urusetia JPICT di Ibu Pejabat Laut dan seterusnya dirujuk kepada pihak JPICT Peringkat Kementerian.

Makluman

PENUTUP Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.45 petang. Mesyuarat seterusnya dijangkan akan diadakan dalam bulan April 2009. Pengerusi seterusnya mengucapkan terima kepada semua yang hadir.

minit mesyuarat jawatankuasa pemandu ict...

Documents