SISTEM DOKUMEN PELAUT (SDPx)( )JABATAN LAUT MALAYSIA

OBJEKTIFPembangunan sistem applikasi web bagi kegunaan :

SKOPPembangunan sistem meliputi aktiviti‐aktiviti di bawah Bahagian

Hal Ehwal Pelaut dan Pelabuhan

PROSES PELAKSANAAN

PENDAFTARAN PELAUT 100 %PENDAFTARAN PELAUT 100 %

PERAKUAN KEKOMPETENAN 100 %

PERAKUAN KELASI PENGAWASAN 100 %

PERAKUAN PENGIKTIRAFAN 100 %

SIJIL KEANGGOTAAN SELAMAT 100 %

KELULUSAN PENGAMAL PERUBATAN 100 %KELULUSAN PENGAMAL PERUBATAN 100 %

ENDORSAN LATIHAN KHAS 100 %

PEPERIKSAAN LISAN 100 %PEPERIKSAAN LISAN 100 %

PERJANJIAN ANAK KAPAL 100 %

VERIFIKASI PERAKUAN ‘MOU’ 100 %

PEJABAT PELABUHANPelaksanaan Sistem di 24 Pejabat Pelabuhan Seluruh Malaysia

SASARAN

• Mempercepatkan proses pengeluaran perakuan, sijil danMempercepatkan proses pengeluaran perakuan, sijil dandokumen

• Mengurangkan kos perkhidmatan penghantaran dokumen• Menyimpan data ataupun rekod secara ‘centralised’ • Menambahbaik komunikasi dengan negara MOU melalui

ifik i k l d k lproses verifikasi perakuan selaras dengan keperluanKonvensyen STCW

• Mempertingkatkan kawalan pendaftaranMempertingkatkan kawalan pendaftaran• Memberi kemudahan secara atas talian kepada pemohonataupun pengguna

• Penyelarasan operasi di semua pejabat pelabuhan diMalaysia

KRONOLOGI PELAKSANAAN SISTEMTARIKH PERKARA

Ogos 2008 Pembangunan Sistem Dokumen Pelaut

J 2009Pelaksanaan secara berperingkat di Pejabat

Jun 2009p g j

Pelabuhan yang terpilih

Pelaksanaan secara keseluruhan di 25 Sep  2009 pejabat pelabuhan di Malaysia termasuk Ibu

Pejabat Laut

i) K l d i Si t

Jun – Dis 2009

i) Kursus pengenalan dan asas operasi SistemDokumen Pelaut kepada Kakitangan JabatanLaut

ii) Taklimat sistem kepada syarikat dan agensiperkapalan

KRONOLOGI PELAKSANAAN SISTEM

TARIKH PERKARATARIKH PERKARAi) Kursus pemantapan Sistem Dokumen Pelaut

kepada Kakitangan Jabatan LautJan – Dis 2010

p gii) Taklimat sistem kepada syarikat dan agensi

perkapalan

Okt 2010 Penambahbaikan Modul Sistem Dokumen Pelaut

Jan 2011Perkhidmatan secara email dan panggilan telefon bagi menangani aduan pelanggan

Pemantauan Sistem (Audit Sistem DokumenApr 2011

Pemantauan Sistem (Audit Sistem DokumenPelaut) di 24 Pejabat Pelabuhan.

PELAKSANAAN SISTEM DALAMPERANCANGAN

TARIKH PERKARA

PERANCANGANTARIKH PERKARA

2011 ‐ 2012Konvensyen STCW, Pindaan 2010(STCW Requirement Study)

2012‐2013Konvensyen STCW, Pindaan 2010(Penambahbaikan Sistem selaras dengankeperluan antarabangsa)keperluan antarabangsa)

2014 ‐ 2017Pelaksanaan Sistem selaras pindaankonvensyen STCW

LAPORAN & STATISTIKKemudahan memperolehi laporan & statistik SDPx secara atas talian bagigpihak pengurusan JLM.

KEAHLIAN JAWATANKUASAKEAHLIAN JAWATANKUASA

i• Pengerusi : • En. Hazman bin Hussein, Pengarah Bahagiang gKhidmat Pengursan

• Ahli :Ahli : • En. Hassan bin Mohd Din, 

l hKetua Penolong Pengarah UTMKE• En. Kanagalingam a/l T. Selvarasahg g /• Pn. Sharina Binti Mohd Said

Skop & Tanggungjawap J/KSkop & Tanggungjawap J/KSk d t j b j t k d l h t k• Skop dan tanggungjawab jawatankuasa adalah untukmengenalpasti penambahbaikan yang perlu dilakukanterhadap SDPX dan seterusnya mencadangkanp y gpenambahbaikan yang telah dikenalpasti kepada pihakpengurusan atau Bahagian yang berkaitan untuktindakan selanjutnya Ini bertujuan untuk memastikantindakan selanjutnya. Ini bertujuan untuk memastikanbahawa SDPX layak untuk dicalonkan bagi anugerahAIICT 2011.

•• Jawatankuasa telah menyemak dan membincangkan

i k i i l h di i k l h ih ksenarai kriteria yang telah digariskan oleh pihakMAMPU bagi Pencalonan AIICT2010.

Terma Rujukan & Penemuan AwalTerma Rujukan & Penemuan Awal

– enubuhkan Tim Audit SDPX bagi memantau pelaksanaan SDPX dengan menjadikan 9 pejabatlaut sebagai sampel ( 3 lokasi yang mempunyai bilangan transaksi tertinggi, 3 lokasi yang mempunyai bilangan transaksi sederhana dan 3 lokasi yang mempunyai bilangan transaksipaling rendah );paling rendah.);

•– Menyediakan dan menggariskan Quality Assurance dan Service Level Agreement (SLA) untuk

Sistem SDPX;•

– Mendapatkan maklumbalas dari pelanggan jabatan amnya dan SDPX khususnya secaraindividu atau kumpulan ( Persatuan Pelaut, Persatuan Pemilik Kapal dan pusat‐pusat latihan) menggunakan kaedah temubual, borang soal selidik dan sebagainya secara berterusan;

•– Mewujudkan talian HELPDESK SDPX seperti contoh : 1‐800‐XX‐SDPX  ( 1‐800‐88‐7379); dan

•– Pihak HEPP akan menyediakan statistik dan dokumen bagi menyokong kelayakan pencalonanPihak HEPP akan menyediakan statistik dan dokumen bagi menyokong kelayakan pencalonan

dan seterusnya memenuhi kriteria. 

KRITERIA PENILAIAN MAMPUKRITERIA PENILAIAN ‐MAMPU

INOVATIF• INOVATIF• Kriteria ini menilai:•• Projek yang dicalonkan hendaklah bersifat unik, 

di i d b b d j k j ktersendiri dan berbeza dengan projek‐projeksedia ada;k d h l k j k h d kl h b i ik• kaedah pelaksanaan projek hendaklah bercirikanleading edge; dan

• Projek yang dicalonkan mestilah mempunyai nilai• Projek yang dicalonkan mestilah mempunyai nilaiciptaan ataupun value creation.

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Innovatif

Bil Kriteria Aspek Penilaian Tahap Kesediaan (√) MarkahBil Kriteria Aspek Penilaian Kriteria

Tahap Kesediaan (√) Markah

Ya Tidak

1 INOVATIF Projek yangdicalonkanhendaklah bersifatunik, tersendiri danberbeza denganprojek-projek sedia

Bersifat Unik –Khusus Untuk Pelaut

projek projek sediaada;kaedahpelaksanaan projekhendaklah Melaksanakan

kbercirikan leadingedge; dan

menggunakanInternet

Projek yangdicalonkan mestilahmempunyai nilai Dibangunkan secaramempunyai nilaiciptaan ataupunvalue creation

Dibangunkan secarakhusus untuk JLM dan komunitiperkapalan

KRITERIA PENILAIAN MAMPUKRITERIA PENILAIAN ‐MAMPURELEVAN• RELEVAN

• Kriteria ini menilai:••• Pelaksanaan projek hendaklah boleh diterimapakai danselaras dengan agenda nasional;selaras dengan agenda nasional;

• Berupaya untuk menjana hasil kerajaan dengan ketara;• Berupaya untuk menjimatkan kos Kerajaan denganp y j j gketara;

• Mempunyai kolaborasi yang unik dengan rakyat; dan• Projek tersebut dapat memenuhi keperluan danpermintaan semasa.

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Relevan

Bil Kriteria Aspek Penilaian Tahap Kesediaan (√) MARKAHBil Kriteria Aspek PenilaianKriteria

Tahap Kesediaan (√) MARKAH

Ya Tidak

2 RELEVAN Pelaksanaan projekhendaklah bolehditerimapakai danselaras denganagenda nasional;

Pelaksanaandiperingkatkebangsaan. Memudahkan

Berupaya untukmenjana hasilkerajaan denganketara;

pelanggan berurusandengan Jabatan Lautsecara 24/7

B t k P kBerupaya untukmenjimatkan kosKerajaan denganketara;

Pengurangan kos , penilaian terperinciperlu dikajiberdasarkan kospengeluaran se unitpengeluaran se unit

Mempunyaikolaborasi yangunik dengan rakyat;dan

Kolaborasi denganpengguna ketika URS

Projek tersebutdapat memenuhikeperluan danpermintaan semasa

Maklumbalas Positifdan mememberikanmemenuhi keperluansemasa

KRITERIA PENILAIAN MAMPUKRITERIA PENILAIAN ‐MAMPU

S G• SIGNIFIKAN• Kriteria ini menilai:•• Projek yang dapat menunjukkan keberhasilanProjek yang dapat menunjukkan keberhasilanyang signifikan;

• Memberi kesan atau impak yang tinggi kepada• Memberi kesan atau impak yang tinggi kepadaKerajaan dan rakyat; dan

• Boleh diterimapakai dan dilaksanakan di• Boleh diterimapakai dan dilaksanakan diperingkat tempatan, nasional dan global.

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Signifikan

Bil Kriteria Aspek Penilaian Tahap Kesediaan (√) MARKAHBil Kriteria Aspek PenilaianKriteria

Tahap Kesediaan (√) MARKAH

Ya Tidak

3 SIGNIFIKAN Projek yang dapat Mampumenunjukkankeberhasilan yangsignifikan;

mempertingkatkanPiagam denganketara.

Memberi kesanatau impak yangtinggi kepadaKerajaan dan

k t d

Secara Umummemberi kesan positifnamun kesan impakrakyat; dan namun kesan impakperlu dikaji denganrapi.

Boleh diterimapakaidan dilaksanakandi peringkattempatan, nasionaldan global.

Kegunaan sudahditerima pakai diperingkat tempatan, nasional dan global.

KRITERIA PENILAIAN MAMPUKRITERIA PENILAIAN ‐MAMPU• KEBERKESANAN• KEBERKESANAN• Kriteria ini menilai:•• Hasil pelaksanaan projek hendaklah menunjukkan keberkesanannya

dan mempunyai faedah yang nyata kepada Kerajaan dan Rakyat;• Keberhasilan projek berupaya mengekalkan pencapaian atauKeberhasilan projek berupaya mengekalkan pencapaian atau

prestasi yang baik secara mampan dan berterusan;• Mempunyai sasaran dan boleh dicapai dalam tempoh masa yang 

jelas; danjelas; dan• Dapat meningkatkan tahap kepuasan kumpulan sasaran. 

Pengukuran penerimaan dan kepuasan pelanggan wajar dibuatberdasarkan key performance indicators atau pengukuran prestasiberdasarkan key performance indicators atau pengukuran prestasiyang telah ditetapkan melalui saluran‐saluran seperti borangmaklum balas, soal selidik, temubual dan sebagainya.

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Keberkesanan

Kriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAHKriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAH

Ya Tidak Komen

KEBERKESANAN Hasil pelaksanaan projek hendaklahmenunjukkan keberkesanannya danmempunyai faedah yang nyatakepada Kerajaan dan Rakyat;

PeningkatanWaktudan AnggaranPenjimatan Kos 

Keberhasilan projek berupayamengekalkan pencapaian atau

Tahap Kepuasanmasih dibolehmengekalkan pencapaian atau

prestasi yang baik secara mampandan berterusan;

masih dibolehdiperbaiki. Faktordiluar kawalan.

Mempunyai sasaran dan bolehdicapai dalam tempoh masa yang

Sasaran dan KualitiOutput serta Waktu

jelas; dijadikan penandaaras.

Dapat meningkatkan tahap kepuasankumpulan sasaran. Pengukuranpenerimaan dan kepuasan

Mod Terimaanmelalui email :penerimaan dan kepuasan

pelanggan wajar dibuat berdasarkankey performance indicators ataupengukuran prestasi yang telahditetapkan melalui saluran-saluran

melalui email :‐sdpx@marine.gov.my

Dijangka efektif tetapifaktor “redundancy” seperti “helpdesk”p

seperti borang maklum balas, soalselidik, temubual dan sebagainya.

seperti helpdesk  masih perlu jika talianemail / internet bermasalah. 

KRITERIA PENILAIAN MAMPUKRITERIA PENILAIAN ‐MAMPU• FUNGSI / CIRI CIRI• FUNGSI / CIRI‐CIRI• Kriteria ini menilai:•

k d l k f d k• Projek yang dicalonkan mempunyai fungsi dan ciri‐ciri yang menarik;• Mestilah mudah untuk dicapai oleh pengguna;• Projek mestilah stabil dan kestabilan dapat diukur seperti kekerapan

l ( ) l hcapaian, response time, Service Level Agreement (SLA) yang telahditetapkan dan bagaimana masalah tersebut diatasi;

• Projek yang dicalonkan hendaklah praktikal untuk digunakan sertamemudahkan atau memendekkan proses kerja yang terlibat; danmemudahkan atau memendekkan proses kerja yang terlibat; dan

• Kandungan projek mempunyai pautan atau/dan mendapat sokongandaripada penyedia‐penyedia perkhidmatan online yang lain sepertipembayaran secara online agensi‐agensi kerajaan dan organisasi‐pembayaran secara online, agensi agensi kerajaan dan organisasiorganisasi bukan kerajaan.

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Fungsi & CiriKriteria Fungsi & Ciri

Kriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAH

Ya Tidak 10Ya Tidak 10

FUNGSI / CIRI-CIRI

Projek yang dicalonkan mempunyaifungsi dan ciri-ciri yang menarik;Mestilah mudah untuk dicapai olehMestilah mudah untuk dicapai olehpengguna;Projek mestilah stabil dan kestabilandapat diukur seperti kekerapancapaian, response time, Service Level

Sejak 16/01/2011Sehingga 26hb Julai2011 – 652 aduan dan

Agreement (SLA) yang telah ditetapkandan bagaimana masalah tersebutdiatasi;

pemasalahandilaporkan ‐ 24 jam diselesaikan . Pemakluman Pertamadiberi kepada pengadud be epada pe gadudalam tempoh 1 – 4 jam aduan.

Projek yang dicalonkan hendaklahpraktikal untuk digunakan sertamemudahkan atau memendekkanproses kerja yang terlibat;Kandungan projek mempunyai pautanatau/dan mendapat sokongan daripadapenyedia-penyedia perkhidmatanpenyedia-penyedia perkhidmatanonline yang lain seperti pembayaransecara online, agensi-agensi kerajaandan organisasi-organisasi bukankerajaan.

KRITERIA PENILAIAN MAMPUKRITERIA PENILAIAN ‐MAMPU• KUALITI / PENGIKTIRAFAN• KUALITI / PENGIKTIRAFAN• Kriteria ini menilai:•• Pendekatan dan metodologi yang digunakan di dalam proses quality assurance di semua peringkat

pelaksanaan dan pengujian sistem menepati piawaian yang ditetapkan di peringkat kebangsaanpelaksanaan dan pengujian sistem menepati piawaian yang ditetapkan di peringkat kebangsaanataupun antarabangsa;

• Packaging;• Rekabentuk projek yang dihasilkan mengambilkira dan memenuhi kehendak dan keperluan

pengguna;pengguna;• Produk yang boleh dipercayai dari segi perancangan, pelaksanaan dan keberhasilan;• Berciri mesra pengguna;• Penggunaan key performance indicators (KPI) atau pendekatan yang lain dalam penetapan prestasi

dan penilaian pulangan ke atas pelaburan;dan penilaian pulangan ke atas pelaburan; • Pengiktirafan yang telah diperolehi semenjak sistem ini digunakan seperti memenangi anugerah

tertentu atau telah meningkatkan kedudukan organisasi di dalam carta penyampaian perkhidmatanyang cekap dan cepat;

• Jawatankuasa‐jawatankuasa yang telah dibentuk bagi memantau perjalanan projek sepertiJawatankuasa jawatankuasa yang telah dibentuk bagi memantau perjalanan projek sepertiJawatankuasa Pemandu dan Jawatankuasa Teknikal bagi memastikan tahap kualiti yang tinggidikekalkan setiap masa; dan

• Penerangan mengenai strategi, pendekatan dan pengukuran prestasi dalam pengurusan pembekalsekiranya projek dilaksanakan secara outsource.

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Kualiti dan Pengiktirafan

Kriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAHKriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAH

Ya Tidak

KUALITI / Pendekatan dan metodologi yang Tiada PiawaianPENGIKTIRAFAN digunakan di dalam proses quality

assurance di semua peringkatpelaksanaan dan pengujian sistemmenepati piawaian yang ditetapkan diperingkat kebangsaan ataupun

kerana purpose built system, tetapi output menepatiPiawaian ICAO danperingkat kebangsaan ataupun

antarabangsa;Piawaian ICAO danILO

Packaging;

Rekabentuk projek yang dihasilkan Diperingkat URSmengambilkira dan memenuhikehendak dan keperluan pengguna;

p gKomen dan Aduandi salurkan kepadaJawatankuasaTeknikal. Nominal Response Time : 1Response Time : 1 day.

Produk yang boleh dipercayai dari segiperancangan, pelaksanaan dankeberhasilan;

Pelaksanaan danPenambahbaikanberterusan.; berterusan.

Berciri mesra pengguna;

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Kualiti dan Pengiktirafan

Kriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAHKriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAH

Ya Tidak Komen

Penggunaan key performance Peningkatanindicators (KPI) atau pendekatan yanglain dalam penetapan prestasi danpenilaian pulangan ke atas pelaburan;

Pencapaian ObjektifKualiti

Pengiktirafan yang telah diperolehisemenjak sistem ini digunakan seperti

Tiada Pencalonanuntuk mana manasemenjak sistem ini digunakan seperti

memenangi anugerah tertentu atautelah meningkatkan kedudukanorganisasi di dalam cartapenyampaian perkhidmatan yang

untuk mana manaanugerah. Perludisemak samaada“bench mark sudahdilaksanakanberdasarka piawai

cekap dan cepat;berdasarka piawaisedia ada.

Jawatankuasa-jawatankuasa yangtelah dibentuk bagi memantauperjalanan projek seperti

Pelantikan danPemantauandi kJawatankuasa Pemandu dan

Jawatankuasa Teknikal bagimemastikan tahap kualiti yang tinggidikekalkan setiap masa;

diteruskan secaraberterusan.

Penerangan mengenai strategi M ih di i k tPenerangan mengenai strategi,pendekatan dan pengukuran prestasidalam pengurusan pembekalsekiranya projek dilaksanakan secaraoutsource

Masih diperingkatcapacity building, dan jugapenambahbaikan.

KRITERIA PENILAIAN MAMPUKRITERIA PENILAIAN ‐MAMPUWAYFORWARD• WAYFORWARD

• Kriteria ini menilai:•• Projek yang berpotensi untuk berkembang dan mempunyai

perancangan masa hadapan projek berserta denganb hb ik d di k dpenambahbaikan dan outcome yang disasarkan dengan

pelaksanaan perancangan tersebut; dan• Mampu menjadi penanda aras bagi projek‐projek yangMampu menjadi penanda aras bagi projek projek yang 

seumpamanya yang telah dilaksanakan oleh organisasi didalam dan di luar negara dalam usaha mempertingkatkankualiti penggunaan keberkesanan dan impak sistemkualiti, penggunaan, keberkesanan dan impak sistem.

Penemuan – Tim Odit terhadapKriteria Wayforwardness

Kriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAHKriteria Aspek Penilaian Kriteria Tahap Kesediaan (√) MARKAH

Ya Tidak Komen

WAYFORWARD Projek yang berpotensi untukWAYFORWARD Projek yang berpotensi untukberkembang dan mempunyaiperancangan masa hadapan projekberserta dengan penambahbaikandan outcome yang disasarkan denganpelaksanaan perancangan tersebut;danMampu menjadi penanda aras bagiprojek-projek yang seumpamanya

t l h dil k k l hyang telah dilaksanakan olehorganisasi di dalam dan di luar negaradalam usaha mempertingkatkankualiti, penggunaan, keberkesanandan impak sistem.p

RumusanRumusan• Si t SDP b l h ti k it i k it i P l AIICT• Sistem SDPx boleh menepati kriteria kriteria Pencalonan AIICT 

2011/2012.• 30 Kriteria Pemilihan dimana 3 sub kriteria perlu memenuhi kriteria

MAMPU d d t d d l bih j l d tMAMPU dengan data dan prosedur yang lebih jelas dan nyata.– Pengiktirafan / Anugerah, dan juga peningkatan dicarta penyampaian

perkhidmatan.P l P d P k P i P b k l– Pengenalan, Pemantauan dan Pengukuran Prestasi Pembekal –Perkhidmatan dan Alat Ganti.

– Service Level Agreement dan Response  perlu ditetapkan dandiselaraskan supaya ada peningkatan secara berkala dan peningkatandiselaraskan supaya ada peningkatan secara berkala dan peningkatanini dapat diukur dengan nyata agar tahap kepuasan pelangganmemenuhi kehendak pihak berkepentingan (stakeholders).

– Para Operator dan Penyelia perlu dilatih secara berterusan supayaPara Operator dan Penyelia perlu dilatih secara berterusan supaya“front end errors” dapat dikurangkan ketahap yang mampu diurus. 

Terima Kasih

Jawatankuasa Pemandu –Jawatankuasa PemanduPencalonan SDPx(Jabatan Laut) untuk

AIICTAIICT