Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan,Sekolah Kebangsaan Kampong Jawa,Kota Sarang Semut,06800 Alor Setar,

Kedah Darul Aman. Tel: 04-7695090

Ruj. Kami: Tarikh:25 Januari 2012

Kepada:1. Pn Badriah binti Hj Minai2. Pn Norliza binti Badron3. Pn Siti Rabanura binti Mamat4. En Abu Bakar bin Jaafar5. Pn Saniyah binti Abdullah6. En Muhd Zaki bin Shirun @ Harun

Tuan,

MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN KALI PERTAMA 2012

Perkara di atas dengan hormatnya dirujuk.

2. Sehubungan itu, tuan dijemput hadir ke mesyuarat tersebut yang akan diadakan pada ketetapan berikut:

Tarikh : 29 Januari 2012Hari : AhadMasa : 1.30 tengah hariTempat : Bilik Guru Besar SK Kampong Jawa

3. Agenda mesyuarat:

3.1 Ucapan Pengerusi3.2. Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu3.3. Perkara berbangkit3.4. Perkara yang dibincangkan:

3.4.1. Pengagihan tugasan dan tanggungjawab3.4.2. Pelupusan aset-aset kerajaan3.4.3. Semakan stok3.4.4. Laporan suku tahunan

3.5 Hal-hal lain

Kerjasama tuan amatlah dihargai dan disanjung tinggi.

Sekian. Terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”"PENDIDIKAN CEMERLANG KEDAH GEMILANG”

Saya yang menurut perintah,

(SURIDA BINTI ABDUL HAMID) Setiausaha, Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 2012

Jawatan kuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan,Sekolah Kebangsaan Kampong Jawa,Kota Sarang Semut,06800 Alor Setar,

Kedah Darul Aman. Tel: 04-7695090

Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)Kali Pertama 2012

Tarikh : 29 Januari 2012Hari : AhadMasa : 1.30 tengahariTempat : Bilik Guru Besar SK Kampong JawaPengerusi : Norliza binti Badron

Hadir: 1. Norliza binti Badron2. Surida binti Abdul Hamid3. Siti Rabanura binti Mamat4. Abu Bakar bin Jaafar5. Saniyah binti Abdullah6. Muhd Zaki bin Shirun @ Harun

Agenda mesyuarat:

1 Ucapan Pengerusi2. Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu3. Perkara berbangkit4. Perkara yang dibincangkan:

4.1. Pengagihan tugasan dan tanggungjawab4.2. Pelupusan aset-aset kerajaan4.3. Semakan stok4.4. Laporan suku tahunan

5. Hal-hal lain___________________________________________________________________________

Agenda 1: Ucapan Pengerusi

1.1. Pengerusi mengalu-alukan kedatangan semua ahli ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kali Pertama 2012. Beliau juga mengucapkan terima kasih kerana semua ahli dapat meluangkan masa untuk bermesyuarat pada hari ini.

1.2. Tujuan utama mesyuarat pada hari ini ialah untuk memantapkan pengurusan aset alih kerajaan di sekolah. Semoga semua ahli yang dilantik dapat menjalankan tugas yang telah diamanahkan sepanjang tahun ini.

1.3. Beliau juga berharap segala perancangan yang tidak dapat dilaksanakan pada tahun lepas dapat diteruskan pada tahun ini.

Agenda 2: Pembentangan dan Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu

2.1.Pn Surida binti Abdul Hamid selaku setiausaha membentangkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan Kali Pertama 2011 dan disahkan tanpa pindaan.

Agenda 3: Perkara berbangkit

3.1. Merujuk pada Agenda 2.2: Pn Mashita tidak dapat dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori dan digantikan dengan Pn Siti Rabanura binti Mamat. Tiga orang guru telah berjaya dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori dari KPM iaitu Pn Surida, Pn Siti Rabanura dan En Abu Bakar. Perlantikan ini disahkan selama 2 tahun mulai tarikh 29 September 2011.

3.2. Merujuk pada Agenda 4.3: Pelupusan komputer di Makmal Komputer masih tidak dapat dilaksanakan tahun lepas tetapi pegawai dari JPN telah memeriksa semua komputer yang ingin dilupuskan. Diharap pada tahun ini pelupusan komputer tersebut akan berjaya dilaksanakan.

Agenda 4: Perkara yang dibincangkan

4.1. Pengagihan tugasan dan tanggungjawab4.1.1. Pengerusi telah mengagihkan tugasan dan tanggungjawab seperti berikut:

1. Pn Saniyah – Penerima dan Pendaftaran Harta Modal dan Inventori 2. En Zaki – Menyediakan kad petak dan label aset3. En Abu Bakar – Pegawai Pemeriksa4. Pn Siti Rabanura – Pegawai Pemeriksa5. Pn Surida – Pegawai Aset dan Pegawai Pemeriksa

4.1.1. Pn Surida telah dilantik sebagai Pegawai Aset. Antara tugas yang akan dilaksanakan adalah seperti berikut:a) Mengurusetiakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset; b) Menguruskan aset kerajaan mengikut peraturan yang ditetapkan;c) Memastikan tindakan pelupusan dan hapus kira dilaksanakan; dand) Memastikan verifikasi stok dilakukan mengikut jadual.

4.1.2. Pn Siti Rabanura, Pn Surida dan En Abu Bakar telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Harta Modal dan Inventori. Antara tugas yang akan dilaksanakan adalah seperti berikut:a) Memeriksa harta modal dan inventori sekurang-kurangnya 1 kali setahun;b) Memeriksa setiap asset berserta kad daftar; danc) Menyediakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW. PA-10 dan

Laporan Pemeriksaan Inventori KEW. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

4.1.3. Penyimpanan Aset Alih ditugaskan kepada Pn Saniyah dan Encik Zaki:a) Aset dan item stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai;b) Aset dan item stor yang sangat menarik atau bernilai tinggi disimpan di

tempat yang berasingan/ mempunyai kawalan keselamatan;c) Aset dan item stor sentiasa di bawah kawalan pegawai yang

bertanggungjawab;

d) Pegawai yang bertanggungjawab memahami tindakan surcaj boleh diambil terhadapnya sekiranya berlaku kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dan item stor.

4.1.4. Semua aset perlu didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

4.1.5. Pemeriksaan Harta Modal perlu dilakukan 2 kali setahun untuk barangan yang menarik dan perlu direkodkan manakala barangan yang tak menarik dijalankan 2 tahun sekali.

4.2. Pelupusan aset-aset kerajaan

4.2.1. Pengerusi meminta penjelasan tentang barang yang ingin dilupuskan. Antara aset alih di sekolah yang ingin dilupuskan ialah mesin taip, mesin fotostat, komputer, peti ais, kerusi, meja dan lain-lain. Pemeriksaan perlu dijalankan.

4.2.2. Pn Saniyah menyatakan kerusi dan meja tersebut sudah lama hayatnya dan tiada kad daftar. Prosedur tindakan pelupusan tersebut memerlukan tunjuk ajar pegawai yang lebih arif. Pengerusi bercadang untuk mendapatkan maklumat dari pegawai yang berkaitan.

4.2.3. Tindakan semasa melaksanakan pelupusan hendaklah diambil sebagaimana ditetapkan iaitu :-1. Label Hak Kerajaan Malaysia hendaklah dipadamkan;2. Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan

kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Kementerian/ Jabatan dibatalkan;3. Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali

pelupusan secara jualan sisa.4.2.4. Borang-borang pelupusan boleh diperolehi dari internet.

4.3. Semakan stok

4.3.1 Carta aliran semakan stok dan aset perlu di lengkapkan.1. Sekurang-kurangnya 2 Pegawai Pemeriksa/ Lembaga Verifikasi Stor

dilantik secara bertulis oleh KSU;2. Pemeriksaan aset (fizikal, rekod dan penempatan) dilaksanakan sekurang-

kurangnya satu (1) kali setahun;3. Verifikasi Stor hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh

Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya sekali setahun sebelum berakhir 31 Disember.

4. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) disediakan dengan lengkap dan dikemukakan kepada Ketua Jabatan;

5. Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14) dikemukakan kepada Ketua Jabatan;

6. Ketua Jabatan mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12) kepada KSU;

7. Menyediakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15);

8. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16) diperaku oleh KSU dan dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

5.2. Semakan stok perlu dibantu oleh Ketua Panitia. Pn Saniyah perlu membantu mengingatkan ketua-ketua panitia untuk terus mengisi stok pada akhir tahun ini. Semua stok disimpan di pejabat.

4.4. Laporan suku tahunan4.4.1. Pn Saniyah menyatakan laporan tahun lepas belum diminta dan menunggu

arahan dari PPD untuk dihantar.

Agenda 5:Hal-hal lain

5.1. Pengerusi berharap dapat mengadakan mesyuarat sebanyak 4 kali setahun.5.2. Selain itu, semua aset-aset alih perlu didaftar dan dinomborkan.5.3. Pengerusi meminta semua ahli supaya menanamkan azam baru untuk menyelesaikan

semua tugasan dan cuba memperbaiki kelemahan pada tahun-tahun lepas.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

......................................................... .....................................................(SURIDA BINTI ABDUL HAMID) Setiausaha, Jawatan kuasa Aset Alih Kerajaan 2012