tatacara pengurusan aset alih universiti (tpau)

PEKELILING BENDAHARI BIL. 2 TAHUN 2013

TATACARA PENGURUSAN

ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU)

JABATAN BENDAHARI

‘AKAUNTABILITI PEGANGAN KITA’

Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU)

“Akauntabiliti Pegangan Kita” 1

Ruj : UKM 3.1/224/8 Jld IX

Tarikh : 29 Januari 2013

PEKELILING BENDAHARI BIL. 2/2013

Dekan/ Pengarah/ Ketua

Fakulti/ Pusat/ Bahagian/ Jabatan/ Unit

Universiti Kebangsaan Malaysia, dan

Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia

Y.Bhg. Prof. Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan,

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU) – DENGAN PINDAAN

1.0 TUJUAN

Pekeliling ini merupakan pindaan tahun 2013 bertujuan untuk memperkemaskini dan memantapkan

peraturan Pengurusan Aset Alih Universiti.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Pengurusan aset wajar diberi keutamaan oleh semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) kerana ia

merupakan aspek penting dalam pengurusan kewangan Universiti. Kementerian Kewangan

melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 telah menilai semula tatacara

pengurusan aset alih meliputi aspek struktur pengurusan, kawalan, pemantauan dan

perekodan aset alih Universiti

2.2 Berdasarkan pekeliling tersebut, pihak Jabatan Bendahari telah mengkaji semula peraturan

semasa dan memperkemaskan tatacara pengurusan aset alih UKM dan mengambilkira

kesemua aspek yang dicadangkan melalui penetapan Pelaksanaan Pekeliling

Perbendaharaan 5/2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih dengan pindaan yang terkandung di

dalam Pekeliling Bendahari Bil. 15/2008

2.3 Melalui kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Bil. 4 Tahun 2012, beberapa

penambahbaikan kepada peraturan Pekeliling Bendahari Bil. 15/2008 di mana terdapat

pindaan pada Tatacara Pengurusan Aset Alih UKM yang diperkemaskini termasuk tatacara

pengurusan penerimaan, pendaftaran, penyimpanan dan pemeriksaan, penyelenggaraan,

pelupusan dan kehilangan. Pekeliling Bendahari Bil. 2/2013 yang dikeluarkan merupakan

pindaan bagi memantapkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU) secara

keseluruhan.



3.0 STRUKTUR PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

3.1 Pengawasan umum pengurusan aset adalah di bawah seliaan Jawatankuasa Pengurusan

Aset Alih UKM (JKPAK UKM) yang dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (TNC).

3.2 Pengurusan Aset Alih di Pusat Tanggungjawab (PTJ) dikawalselia oleh Pegawai Aset yang

telah dilantik yang bertanggungjawab sepenuhnya untuk menguruskan penerimaan,

pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, urusan

permohonan pelupusan dan pelaporan kehilangan aset alih di PTJ. Pegawai Pemeriksa Aset

pula bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan ke atas aset dan inventori PTJ

sekurang-kurangnya setahun sekali.

3.3 Penolong Bendahari, Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari secara jawatannya

merupakan Pegawai Aset Universiti manakala Pegawai Aset PTJ adalah mana-mana pegawai

yang dinamakan oleh PTJ berkenaan.

3.4 Bagi urusan pengurusan pelupusan Universiti, proses berkenaan adalah di bawah kendalian

Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari.

4.0 CARTA ORGANISASI PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI



5.0 KEAHLIAN DAN SKOP TUGAS JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET UNIVERSITI

5.1 Keahlian Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK UKM)

Pengerusi - Timbalan Naib Canselor (TNC)

Setiausaha - Timbalan Bendahari

Ahli - Pendaftar

Bendahari

Pengarah Pusat Teknologi Maklumat

Pengarah Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan

Pengurus Jabatan Kewangan Pusat Perubatan UKM

Ketua Unit Audit Dalam

Pengarah Bahagian Keselamatan

Urusetia - Penolong Bendahari, Unit Aset Stor & Pelupusan

Penolong Bendahari, Jabatan Kewangan PPUKM

5.2 Jawatankuasa ini hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan

dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun (JKPA).

5.3 Skop tugas Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAK)

i. Memantau pengurusan aset alih universiti melalui pelaporan yang dibentangkan

dalam mesyuarat yang diadakan setiap sukuan tahun.

ii. Laporan kedudukan harta modal/inventori bagi (KEW.PA-8)

iii. Laporan kedudukan stok

iv. Laporan Tindakan Pelupusan Aset Alih UKM (KEW.PA-20)

v. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori

(KEW. PA-11)

vi. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib (KEW.PA-32)

vii. Hal-Hal Lain



6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ

6.1 Ketua PTJ hendaklah memastikan pengurusan aset alih universiti dilaksanakan secara

teratur, cekap dan berkesan di PTJ masing-masing dengan melaksanakan perkara seperti

berikut:

i. Menamakan Pegawai Aset PTJ yang bertanggungjawab untuk menguruskan aset

ii. Menamakan Pegawai Penerima Aset Alih Universiti di PTJ

iii. Menamakan Pegawai Pemeriksa Aset yang tidak menguruskan aset di tempatnya

untuk menjalankan pemeriksaan aset

iv. Melaporkan kehilangan aset mengikut tempoh yang telah ditetapkan

v. Mengambil tindakan ke atas aset yang tidak digunakan

vi. Memastikan semua aset di PTJ diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan

vii. Memantau penggunaan aset alih yang diperolehi universiti adalah pada tahap optima

dengan mengambilkira konsep gunasama merentasi PTJ

viii. Membincangkan penambahbaikan keselamatan aset alih universiti

ix. Menyediakan dan mengesahkan Laporan Awal Kehilangan Aset KEW.PA-28 dan

hantar kepada Pegawai Aset di PTJ berkenaan

7.0 SKOP TUGAS PEGAWAI ASET PTJ

7.1 Skop tugas Pegawai Aset PTJ

7.1.1 Bertanggungjawab kepada Ketua PTJ dalam pengurusan aset alih PTJ berkenaan

7.1.2 Menyelaras dan membantu tugas pengurusan aset alih PTJ meliputi :-

i. Penerimaan

ii. Pendaftaran

iii. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

iv. Penyelenggaraan

v. Pelupusan dan

vi. Kehilangan

7.1.3 Menyemak dan menyelaras pendaftaran aset alih PTJ dilaksanakan dengan

sempurna meliputi perkara berikut:-

i. Semua harta modal dan inventori didaftarkan dalam kad daftar

ii. Bagi harta modal dan inventori yang dibeli secara berpusat, satu salinan perlu

diberikan kepada PTJ yang menerima harta modal dan inventori tersebut

iii. Memastikan daftar aset dikemaskini apabila berlaku

penambahan/penggantian/penaiktarafan, pemeriksaan, pelupusan dan hapuskira

aset.



7.1.4 Memastikan semua aset jabatan diberi tanda pengenalan samada dengan cara

melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda HAK MILIK UKM (berdasarkan

panduan yang diberi) di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan

7.1.5 Menyelia dan memastikan pemegang aset merekodkan pergerakan aset bagi tujuan

pinjaman atau penempatan sementara pada Buku Daftar Pergerakan Aset (KEW.PA-

6)

7.1.6 Menyelaras dan menyelia program penyelenggaraan aset PTJ termasuklah:-

i. Mengenalpasti aset yang memerlukan penyelenggaraan; dan

ii. Memastikan penyelenggaraan direkodkan

7.1.7 Mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan dan mengambil tindakan selanjutnya

7.1.8 Memastikan kehilangan aset diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan.

8.0 PERINCIAN TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

8.1 Kandungan Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU) yang disediakan meliputi

perkara-perkara berikut:-

Bab A : Penerimaan

Bab B : Pendaftaran

Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Bab D : Penyelenggaraan

Bab E : Pelupusan

Bab F : Kehilangan dan Hapuskira

9.0 PERLAKSANAAN

9.1 Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh semua PTJ berkuatkuasa bagi semua pembelian

mulai tahun 2013. Semua Ketua PTJ hendaklah memastikan setiap PTJ di bawah kawalannya

menguruskan aset alih Universiti mengikut tatacara di dalam Pekeliling ini.

9.2 Manakala bagi pembelian sebelum tahun 2013 adalah merujuk kepada pekeliling sebelum ini.



10.0 PEMBATALAN

10.1 Dengan berkuatkuasanya Pekeliling ini, peraturan berkaitan pengurusan aset seperti berikut

adalah dibatalkan:

i. Pekeliling Bendahari 15/2008 - Pelaksanaan Pekeliling Perbendaharaan

5/2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Dengan Pindaan

ii. Pekeliling Bendahari 3/2009 - Tatacara Pengurusan Aset Alih – Bab E

Pelupusan

iii. Pekeliling Bendahari 8/2009 - Kehilangan Aset Alih

iv. Pekeliling Bendahari 16/2010 - Penggunaan Borang Kew Pa-3 (Daftar

Inventori) Dan Kew Pa-5 (Senarai Daftar Inventori)

v. Pekeliling Bendahari 19/2010 - Kaedah Alternatif Kepada Tindakan Surcaj

Bagi Mendapatkan Nilai Harta Yang Hilang

vi. Pekeliling Bendahari 22/2010 - Peraturan Mengenai Pembelian Aset Alih

vii. Pekeliling Bendahari 26/2010 - Penyelenggaraan Aset Dan Inventori UKM

viii. Pekeliling Bendahari 1/2012 - Pemakluman Mengenai Kos Pemasangan

Aset/Inventori

ix. Pekeliling Bendahari 10/2012 - Status Aset / Inventori Yang Diperolehi

Melalui Pemberian Geran Dari Semua Agensi

x. Pekeliling Bendahari 11/2012 - Status Buku Dan External Hard Disk

xi. Pekeliling Bendahari 15/2012 - Pemakluman Pelantikan Pegawai Pemeriksa

Aset

11.0 PEMAKAIAN

11.1 Semua PTJ adalah diminta untuk melaksanakan pengurusan aset alih Universiti

sebagaimana yang dijelaskan dalam Pekeliling ini.

11.2 Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari boleh dihubungi di talian 03-89215459 (Pn

Hamizah Abdul Rahman) dan 03-89215938 (Pn Sarimah Berahim) untuk penjelasan lanjut

mengenai penguatkuasaan Pekeliling ini.

12.0 SALINAN PEKELILING BENDAHARI 2/2013 – TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH

UNIVERSITI (TPAU) – (PINDAAN)

12.1 Salinan perincian Pekeliling Bendahari 2/2013 boleh dimuat turun di laman sesawang Jabatan

Bendahari di http://www.ukm.my/bendahari atau http://spdukm.ukm.my

‘Akauntabiliti Pegangan Kita’

http://www.ukm.my/bendahari



Sekian, terima kasih.

Yang benar,

MOHD. ABD. RASHID MOHD. FADZIL

Bendahari

Universiti Kebangsaan Malaysia

s.k - Naib Canselor, UKM

- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Penyelidikan & Inovasi), UKM.

- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Akademik & Antarabangsa), UKM.

- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Pelajar & Alumni), UKM.

- Timbalan Naib Canselor (Hal-ehwal Jaringan Industri & Masyarakat), UKM.

- Pendaftar, UKM

- Ketua, Unit Audit Dalam



ISI KANDUNGAN

Perkara Mukasurat

PENDAHULUAN 10 - 11

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH (TPAU)

BAB A : PENERIMAAN 12 - 13

KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH

UKM-SPKP-PKU08-BO01 BORANG AKUAN PENERIMAAN ASET/ INVENTORI

BAB B : PENDAFTARAN 14 - 17

KEW.PA-2 DAFTAR HARTA MODAL

KEW.PA-3 DAFTAR INVENTORI

KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL

KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI

KEW.PA-6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH

KEW.PA-8 LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 18 - 20

KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH

UKM-SPKP-JP-PK11 BO06 BORANG KEBENARAN MEMBAWA KELUAR ASET ALIH-

HARTA BENDA UKM

UKM-SPKP-PKU08-BO02 BORANG PERMOHONAN MEMILIKI ASET/INVENTORI PENYELIDIKAN

KEW.PA-10 LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

KEW.PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

KEW.PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

BAB D : PENYELENGGARAAN 21 - 22

KEW.PA-13 SENARAI ASET ALIH YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN

KEW.PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI



Perkara Mukasurat

BAB E : PELUPUSAN 23 - 30

UKM-SPKP-BEN-PK03 BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN ASET

KEW.PA-15 SURAT LANTIKAN JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN

KEW.PA-16 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH

KEW.PA-17 LAPORAN PEMERIKSAAN JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN

KEW.PA-18 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH

KEW.PA-19 SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH

KEW.PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW.PA-24 KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH

KEW.PA-25 BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH

KEW.PA-26 JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH

KEW.PA-27 KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH

KEW.PA-27 (A) SENARAI ASET YANG DILELONG

KEMBARAN A ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN PEP OLEH JKR

KEMBARAN B SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER

BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA 31 - 34

KEW.PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH

KEW.PA-29 PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH

KEW.PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH

KEW.PA-31 SIJIL HAPUSKIRA ASET ALIH

KEW.PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ / TATATERTIB ASET ALIH

JABATAN BENDAHARI

TATACARA PENGURUSAN ASET

ALIH UNIVERSITI (TPAU)

PENDAHULUAN



UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

PEKELILING BENDAHARI BIL. 2/2013 (PINDAAN)

PENDAHULUAN

1. Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPAU) ini adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal

dan Inventori meliputi:-

i. Bab A : Penerimaan

ii. Bab B : Pendaftaran

iii. Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

iv. Bab D : Penyelenggaraan

v. Bab E : Pelupusan

vi. Bab F : Kehilangan dan Hapuskira.

2. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan universiti yang dibeli

atau yang disewa beli dengan wang universiti (samada peruntukan mengurus, pembangunan,

penyelidikan, tabung-tabung amanah, peruntukan khas atau lain peruntukan yang diuruskan oleh

Universiti), yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses

perundangan.

3. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain

termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

4. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

4.1 Harta Modal

a. Termasuk aset yang dibeli melalui peruntukan mengurus, pembangunan, penyelidikan,

tabung-tabung amanah dan projek perundingan (yang secara jelas mengikut perjanjian

menjadi milik Universiti) atau lain peruntukan yang diuruskan oleh Universiti.

b. Aset yang harga perolehan asalnya RM3,000 dan ke atas setiap satu. Semua kos

pemasangan atau lain-lain kos yang berkaitan dengannya perlu dijumlahkan sebagai

sebahagian dari kos aset berkenaan.

c. Bagi pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer, kosnya merupakan

sebahagian dari kos komputer. Walau bagaimanapun, pembayaran lesen perisian tidak

termasuk dalam harta modal.



d. Pembelian perisian (Software) yang harga perolehan asalnya RM10,000 (Ringgit

Malaysia Sepuluh Ribu) dan ke atas setiap satu yang dibeli secara berasingan.

4.2 Inventori

a. Inventori meliputi pembelian barang yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun

dengan kos pembelian kurang daripada RM3,000 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) seunit

semasa perolehan. Semua kos pemasangan atau lain-lain kos yang berkaitan

dengannya perlu dijumlahkan sebagai sebahagian dari kos inventori berkenaan

dengan syarat jumlah keseluruhan tidak melebihi RM3,000.

b. Perabot, hamparan, hiasan dan langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga

perolehan asal.

4.3 Stok

a. Stok ialah semua barang guna habis termasuk alatulis dan kelengkapan pejabat yang

rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu

persatu. Stok termasuk pembelian alatganti bagi tujuan penyelenggaraan.

b. Contoh stok adalah seperti pensel, pen, mesin dawai kokot, fail, pen drive, external

hard disk, tayar, tanda nama, penunjuk arah, buku/majalah, tilam, bantal, cadar, tirai,

sarung kusyen, sarung bantal, kertas kepala surat berlogo, sampul surat, komponen

elektronik/komputer bagi tujuan penyelenggaraan dan sebagainya.

5. Harta Modal dan Inventori mengandungi kategori yang ditetapkan seperti berikut:-

6.1 Kategori bagi Harta Modal ialah:-

a. Loji/Jentera Berat

b. Kenderaan

c. Peralatan dan Kelengkapan ICT/Pejabat/Makmal/Telekomunikasi/Penyiaran &

Muzik/Keselamatan/Alam Sekitar/Perubatan/Sukan & Rekreasi/ Pertanian, Perhutanan

& Marin/Dapur.

5.2 Kategori bagi Inventori ialah:-

a. Kenderaan

b. Peralatan dan Kelengkapan ICT/Pejabat/Makmal/Telekomunikasi/Penyiaran &

Muzik/Keselamatan/Alam Sekitar/Perubatan/Sukan & Rekreasi/Pertanian, Perhutanan

& Marin/Dapur.

c. Perabot

d. Hamparan, Hiasan dan Langsir

e. Pinggan mangkuk yang berjenama sahaja.

6. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPAU) hanyalah

bagi maksud pengurusan aset alih sahaja.

JABATAN BENDAHARI



BAB A : PENERIMAAN



BAB A : PENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset

alih yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

1. OBJEKTIF

a. Memastikan setiap aset alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan

c. Memastikan aset alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk

digunakan.

2. PERATURAN PENERIMAAN

a. Aset alih yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati

spesifikasi yang ditetapkan

b. Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Universiti yang bertauliah hendaklah dilakukan

apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian

c. Kakitangan Universiti yang menjadi pemegang/pengguna aset/inventori bagi pembelian

aset/inventori tanpa mengira peruntukan hendaklah mengisi Borang Akuan Penerimaan

Aset / Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01). Pegawai Aset yang telah dilantik hendaklah

memastikan borang ini lengkap diisi dan ditandatangani dalam dua salinan. Satu salinan

disimpan oleh Pegawai Aset dan satu lagi disimpan oleh pemegang/pengguna aset / inventori

tersebut.

d. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset alih:-

i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima

adalah betul

ii. Aset alih hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum

disahkan penerimaannya

iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen

tersebut hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian

secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah

bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih KEW.PA-1 jika

terdapat kerosakan atau perselisihan

v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan

hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat

pembekal



vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset alih diterima berserta dengan

Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati

spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian dan

vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset alih yang diterima disertakan manual

penggunaan dan penyelenggaraan, jika berkaitan.

KEW.PA-1


BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH

(Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)

Nama Pembekal :

Alamat Pembekal :

No. Pesanan Rasmi :

No. Telefon :

No. Faks :

Bil. Nota Hantaran

Nama Aset Kuantiti Perihal

Kerosakan Catatan

No. Tarikh Dipesan Diterima Perselisihan

Pegawai Penerima Ketua Jabatan

Tandatangan : Tandatangan :

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

UKM-SPKP-PKU08-BO01 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa:01/05/2012

BORANG AKUAN PENERIMAAN ASET/INVENTORI

Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. telah menerima aset / inventori seperti berikut:

Id Aset/Inventori

Nama Aset/Inventori

Jenama/Model

No Siri

Saya Saya memahami dan akan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Bendahari mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih:

A. Bab C : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan (a) (a) Menggunakan aset/inventori ini bagi tujuan rasmi

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna.

(c) Aset disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan penama terutama aset yang sangat

menarik dan bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan.

(d) (c) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan KEW.PA-9

B. Bab F : Kehilangan Dan Hapuskira

(a) Membuat Laporan di Bahagian Keselamatan UKM (dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan diketahui-kehilangan berlaku di UKM)

(b) Membuat Laporan Polis (dalam masa 24 jam dari masa kehilangan diketahui – kehilangan berlaku di dalam dan di luar UKM)

(c) Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih KEW.PA-28 (d) Mengemukakan dokumen berikut ke Unit Aset, Jabatan Bendahari dan salinkan kepada Pejabat Naib Canselor

dan Unit Audit Dalam dalam tempoh 2 hari bekerja: i. Salinan Laporan Polis dan Laporan Bahagian Keselamatan ii. Borang KEW.PA-28 Salinan Invois atau Pesanan Rasmi atau Kad daftar Aset/Inventori iii. Gambar tempat kejadian

Dengan ini, saya telah membaca dan memahami kandungan peraturan seperti yang dinyatakan di atas.Sekiranya berlaku pelanggaran peraturan ini pihak Pengurusan Universiti boleh mengambil tindakan berdasarkan peraturan yang berkuatkuasa di mana semua kes kehilangan akan dirujuk ke Jawatankuasa Penyiasat Universiti bagi menentukan punca kehilangan.

Tandatangan

Jawatan

Fakulti / Pusat / Institut

Tarikh

Kelulusan dari Ketua Jabatan :

Tandatangan

Jawatan

Fakulti / Pusat / Institut

Tarikh

P

BAB

JAB

PENGAL

B B : P

BATAN

TATGURIH U(T

PENDA

N BEN

TACARUSUNIVTPAU

AFTA

NDAH

ARAAN VERSU)

RAN

HARI

A ASESITI

ET



BAB B : PENDAFTARAN

1. OBJEKTIF

Pendaftaran aset alih adalah bertujuan untuk:-

a. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan

c. Membolehkan keadaan aset alih diketahui

d. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset alih

e. Memudahkan Unit Aset mengenalpasti aset/inventori yang berada di PTJ untuk tujuan

perlindungan insuran dan juga tuntutan kerugian jika berlaku kehilangan/kebakaran. Aset alih

yang tidak di daftarkan tidak akan dilindungi dan tidak akan diganti sekiranya berlaku

kebakaran/kehilangan.

2. TEMPOH PENDAFTARAN

Setiap aset alih hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan

penerimaan.

3. PENDAFTARAN ASET ALIH SECARA HADIAH

Aset alih yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan latihan/pembelajaran perlu

didaftarkan pada KEW.PA-2 / KEW.PA-3 dan ianya dikelaskan sebagai kategori aset alih yang

diterima secara hadiah.

4. PENDAFTARAN ASET ALIH PENYELIDIKAN

Aset alih yang diperolehi melalui pemberian geran dari semua agensi diklasifikasikan sebagai aset

alih UKM. Kakitangan yang menerima geran atau terlibat dengan penyelidikan yang menggunakan

geran perlu mengembalikan dan menyerahkan semua aset alih yang dibeli menggunakan geran

tersebut kepada pihak Universiti melalui Ketua Jabatan masing-masing selepas projek penyelidikan

selesai dijalankan.

5. PENDAFTARAN ASET ALIH SECARA BERPUSAT

Aset alih yang dibeli secara berpusat seperti CRIM, JPP atau PTM perlu didaftarkan oleh Pegawai

Aset di CRIM/JPP/PTM atau Pegawai Aset di PTJ.



6. PUNCA MAKLUMAT

6.1 Aset alih yang dibeli:-

a. Pesanan Rasmi Universiti

b. Nota Serahan

c. Invois

d. Dokumen Kontrak

e. Kad Jaminan

f. Manual Pengguna

g. Dokumen - dokumen lain yang berkaitan.

6.2 Aset alih yang disewa beli:-

a. Surat Ikatan Perjanjian dan

b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

6.3 Aset alih yang diterima daripada sumber lain:-

a. Salinan daftar jika aset alih diterima secara pindahan dan

b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa

berserta maklumat lengkap aset alih berkaitan.

6.4 Aset alih yang belum berdaftar:-

Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 5.1, 5.2 dan 5.3, pendaftaran hendaklah

berasaskan maklumat di fizikal aset alih berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

7. DOKUMEN PENDAFTARAN

7.1 Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset alih, dokumen yang

digunakan adalah seperti berikut:-

a. Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan

b. Daftar Inventori KEW.PA-3.

8. BUTIRAN MAKLUMAT

Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.

9. PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca “Telah direkodkan pada

……(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset …. (seperti nombor pada daftar)



9. URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

9.1 Pendaftaran

a. Semua aset alih hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset yang telah dilantik di PTJ

dengan menggunakan dokumen seperti berikut:

i. KEW.PA-2 Daftar Harta Modal

ii. KEW.PA-3 Daftar Inventori

iii. KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Modal

iv. KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori

b. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA 4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

perlu disediakan oleh pegawai aset di PTJ secara bulanan.

c. Daftar aset alih hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut:-

i. Penambahan/penggantian/penaiktarafan aset alih

ii. Pemeriksaan aset alih

iii. Pelupusan dan

iv. Hapuskira.

9.2 Pelabelan Aset Alih

a. Label aset dibekalkan oleh Unit Aset, Stor & Pelupusan atau dicetak sendiri oleh PTJ.

Sekiranya saiz label yang dibekalkan tidak sesuai dengan peralatan, pihak PTJ boleh

menyediakan label sendiri dengan cara mengecat atau emboss bagi menunjukkan

tanda ‘HAK MILIK UKM’ atau jika tidak dapat ditampal pada aset/inventori boleh

dilampirkan di Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) / Daftar Inventori (KEW.PA-3)

b. Tampal label pada aset/inventori di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada

aset/inventori berkenaan.

9.3 Pergerakan Aset Alih

Pergerakan Harta Modal/Inventori bagi tujuan gunasama, pinjaman atau penempatan

sementara hendaklah direkod pada Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6).

9.4 Penyimpanan Daftar

a. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) hendaklah disimpan

dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci

b. KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci dan

c. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan disimpan di lokasi.



9.5 Senarai Aset Alih Di Lokasi

a. Senarai Aset Alih mengikut lokasi Harta Modal/Inventori itu ditempatkan hendaklah

disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) dalam

dua (2) salinan.

b. Satu (1) salinan senarai hendaklah dipamerkan di lokasi tersebut manakala satu (1)

salinan lagi disimpan oleh Pegawai Aset.

c. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat

perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

KEW.PA-2


DAFTAR HARTA MODAL Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :_____________________________ Jabatan/Bahagian/Unit:___________________________________

BAHAGIAN A

Id Aset (Jabatan Bendahari)

Nama Aset

Kod Kelas Aset

Kod Jenis Aset

Jenis/Jenama/Model

Kod Peruntukan

Buatan Harga Perolehan Asal

Jenis Dan No. Enjin Tarikh Diterima/Tarikh Baucar

No Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi/No Baucar

No Pendaftaran (Bagi Kenderaan)

Tempoh Jaminan

Nama Pembekal Dan Alamat: No Telefon (O): No H/P:

KOMPONEN/AKSESORI:

………………………..

Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :

PENEMPATAN

Lokasi

Tarikh

Nama Pegawai

Tandatangan

PEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

KEW.PA-2

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh Jaminan

Kos(RM) Nama

Dan Tandatangan

KEW.PA-3


DAFTAR INVENTORI Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :_____________________________ Jabatan/Bahagian/Unit:___________________________________

BAHAGIAN A

ID Inventori (Jabatan Bendahari)

Nama Inventori

Kod Kelas Inventori

Kod Jenis Inventori

Jenis/Jenama/Model

Kod Peruntukan

Buatan Harga Perolehan Asal

Jenis Dan No. Enjin Tarikh Diterima/Tarikh Baucar

No Casis/Siri Pembuat No. Pesanan Rasmi/No Baucar

No Pendaftaran (Bagi Kenderaan)

Tempoh Jaminan

Nama Pembekal Dan Alamat: No Telefon (O): No H/P:

KOMPONEN/AKSESORI:

………………………..

Tandatangan Ketua Jabatan Nama : Jawatan : Tarikh : Cop :

PENEMPATAN

Lokasi

Tarikh

Nama Pegawai

Tandatangan

PEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

KEW.PA-3

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA DAFTAR INVENTORI

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh Jaminan

Kos(RM) Nama

Dan Tandatangan

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL BAGI TAHUN …………..

JUMLAH

TARIKH

PEROLEHAN


NAMA ASETBIL.

Fakulti/Jabatan/Institut/Pusat :

HARGA

PEROLEHAN

ASAL (RM)

NOMBOR SIRI

PENDAFTARANID ASET

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI BAGI TAHUN …………..

JUMLAH

TARIKH

PEROLEHAN


NAMA INVENTORIBIL.


HARGA

PEROLEHAN

ASAL (RM)

NOMBOR SIRI

PENDAFTARANID INVENTORI

KEW PA-6


DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

No. Siri Pendaftaran

Pegawai Pengeluar

Catatan

Id Aset (Jab Bendahari)

Jenis

Jenama dan Model

No. Siri Pembuat

Bil

Nama Peminjam

No

telefon/HP

Jabatan

Tarikh T/tangan Peminjam

Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan

Dikeluarkan Jangka

Dipulangkan T/tangan Tarikh T/tangan Tarikh

KEW.PA-7


SENARAI ASET ALIH

BAHAGIAN : _____________________________

LOKASI : _____________________________

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI CATATAN

(a) Disediakan oleh: (b) Disahkan oleh:

………………………………… …………………………………

Tandatangan Tandatangan

Nama : _______________________ Nama : _______________________

Jawatan : _______________________ Jawatan : ______________________

Tarikh : _______________________ Tarikh : _______________________

Nota : a) Disediakan oleh Pegawai Aset

b) Pegawai yang mengesahkan ialah pegawai yang bertanggungjawab

ke atas aset berkenaan contohnya : i) Lokasi bilik Setiausaha Bahagian – disahkan oleh Setiausaha Bahagian ii) Lokasi bilik mesyuarat – disahkan oleh pegawai yang menguruskan bilik mesyuarat

c) Dikemaskini apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab

KEW.PA-8

BILOBJEK

LANJUTKATEGORI ASET

BILANGAN

KEW.PA-2

JUMLAH NILAI HARTA

MODAL (RM)

BILANGAN

KEW.PA-3

JUMLAH NILAI INVENTORI

(RM)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

JUMLAH - - - -

LAPORAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI SUKU ………….. TAHUN …………..

BAHAGIAN/ JABATAN : UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

P

BABPENPEM

JAB

PENGAL

B C : PYIMP

MERIK

BATAN

TATGURIH U(T

PENGGPANAKSAAN

N BEN

TACARUSUNIVTPAU

GUNAN DAN

NDAH

ARAAN VERSU)

AAN, AN

HARI

A ASESITI

ET



BAB C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

1. OBJEKTIF

Semua aset alih hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-

a. Mengurangkan pembaziran

b. Menjimatkan kos

c. Mencapai jangka hayat

d. Mencegah penyalahgunaan dan

e. Mengelakkan kehilangan.

2. PENGGUNAAN

2.1 Penggunaan aset alih hendaklah mematuhi peraturan berikut :-

a. Bagi tujuan rasmi atau penggunaan yang diluluskan sahaja

b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam buku panduan/manual

pengguna

c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan

d. Perlu direkodkan dan

e. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih

(KEW.PA 9).

2.2 Aset alih yang dibawa keluar dari universiti bagi tujuan pindahan/pinjaman sementara untuk

tempoh yang telah ditetapkan hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua

Jabatan dengan mengisi Borang Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih-Harta Benda

UKM (UKM-SPKP-JP-PK11-BO06). Aset alih berkenaan hendaklah dipulangkan dalam

tempoh yang telah ditetapkan.

2.3 Setiap aset / inventori yang dibeli menggunakan peruntukan pengurusan/penyelidikan perlu

dipulangkan semula ke PTJ masing-masing selepas tamat tempoh

projek/bersara/menamatkan perkhidmatan.

2.4 Penyelidik yang ingin memiliki aset/inventori penyelidikan perlu mengisi Borang Permohonan

Memiliki Aset/Inventori Penyelidikan (UKM-SPKP-PKU08-BO02) dan hantarkan kepada

Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari dengan mendapatkan sokongan dari Ketua

PTJ masing-masing.

2.5 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah

mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.



3. PENYIMPANAN

3.1. Aset alih hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan

pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Universiti hendaklah sentiasa dipatuhi

bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset alih.

3.2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau

kehilangan aset alih di bawah tanggungjawabnya.

3.3. Aset alih yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan,

maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

3.4. Aset hendaklah disimpan ditempat yang selamat dan dibawah kawalan pemegang aset yang

dipertanggungjawabkan.

4. PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di

bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

5. PEMERIKSAAN

5.1. Pemeriksaan aset alih dilakukan ke atas:-

a. Fizikal

b. Rekod dan

c. Penempatan.

5.2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-

a. Mengetahui keadaan dan prestasinya

b. Memastikan setiap aset alih mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan

kemaskini dan

c. Memastikan setiap aset alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar

d. Mengenalpasti aset alih yang tidak boleh digunakan, rosak, usang dan sebagainya

serta mengesyorkan tindakan pelupusan ke atas aset alih berkenaan

e. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan

f. Menentukan samada pengurusan aset alih dijalankan dengan betul dan

mendedahkan apa – apa kelemahan dalam sistem mengurus aset alih.



5.3. Ketua PTJ hendaklah melantik sekurang - kurangnya dua (2) orang Pegawai berjawatan

gred 27 ke atas yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset alih untuk

dilantik oleh Bendahari bagi membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori

sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

5.4. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-

10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Ketua PTJ.

5.5. Ketua PTJ hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan

Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) kepada Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan

Bendahari.

5.6. Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari akan mengeluarkan Sijil Tahunan

Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-12) kepada PTJ selepas menerima

Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Inventori

(KEW.PA-11) yang lengkap daripada PTJ.

5.7. Ketua PTJ hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi

memastikan peraturan ini dipatuhi.

KEW.PA-9


BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH

Bahagian I (Untuk diisi oleh Pegawai Aset)

1. Id Aset 2. Jenis Aset :

3. Keterangan Aset :

4. Nombor Siri Pendaftaran :

5. Kos penyelenggaraan terdahulu (jika ada) :

6. Pengguna Terakhir :

7.Tarikh Kerosakan :

8. Perihal Kerosakan

9. Syor Pegawai Aset

Nama:………………………………………………………………….

Jawatan:………………………………………………………………..

Tarikh:………………………………………………………………….

Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)

Diluluskan / Tidak Diluluskan*

………………………………….

Tandatangan

Nama:……………………………………………

Jawatan:…………………………………………

Tarikh:…………………………………………..

Nota: * Potong mana yang berkenaan

Hartabenda UKM Harta persendirian

BAHAGIAN I (Diisi oleh Jabatan/Fakulti/Bahagian/Inst./Unit/Kolej)

Pejabat : __________________________________ Rujukan : __________________________

Jabatan/Fakulti/Bahagian/Kolej : ________________ Tarikh : __________________________

___________________________________________ No. Telefon : ________________________

JENIS BARANG

Bil Jenis Barang Jumlah Unit

Nama Pembawa : ____________________________ No. KP/UKM(PER)/Kad Kampus:____________________

Jawatan : ___________________________ No. Kenderaan : ____________ Jenis Kenderaan : _________

Nama & Alamat Pejabat/Syarikat /Tempat Tinggal : ________________________________________________ __________________________________________________________________________________________ Tempat Asal Barang : _______________________________ Tarikh Dibawa Keluar : ____________________

Tujuan Dibawa Keluar : _______________________________________________________________________

Tarikh ( Jangkamasa Dikembalikan Ke UKM ) : ___________________________________________________ KEBENARAN/KELULUSAN PEGAWAI DI JABATAN

Nama : ____________________________________ Jawatan : _______________________________ Jabatan : __________________________________ Tandatangan : ____________________________ Cop Rasmi Jabatan BAHAGIAN II (Untuk Kegunaan Bahagian Keselamatan)

Saya telah membuat pemeriksaan kepada PEMBAWA/BARANG/KENDERAAN seperti yang tersebut di atas dan didapati : __________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________

Tandatangan : ____________________

UKM (PER) : ____________________

Tarikh : ________________________

UKM-SPKP-JP-PK11-BO06 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa: 01/05/2012

KEBENARAN MEMBAWA KELUAR ASET ALIH/HARTA BENDA UKM

ISIKAN DALAM 3 SALINAN

Semakansemula 2011-arrys

UKM-SPKP-PKU08-BO02 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa : 29/01/2013

BORANG PERMOHONAN MEMILIKI ASET/INVENTORI PENYELIDIKAN

Tarikh:____________

Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. ingin memohon memiliki aset / inventori penyelidikan seperti berikut:

Bil Id Aset / Inventori

Tarikh Beli Keterangan Aset / Inventori Nama Peruntukan Justifikasi Permohonan

Adalah dengan ini, saya meluluskan permohonan yang tersebut di atas:

Tan Tandatangan Dekan / Pengarah / Ketua PTJ

Nama

Jawatan

Fakulti / Institut / Pusat / Bahagian /

Jabatan / Unit

Tarikh


Bahagian :

Ttangan

Ketua

Jabatan

Label Tarikh BaikDapat

dilihat

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ID Aset

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Daftar (KEW.PA-2) Keadaan Harta

KEW. PA-10


(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

Bil Keterangan No. Siri Lokasi Sebenar Catatan

……………………… (Tandatangan)

……………………………… (Nama Pegawai Pemeriksa 1)

………………………………. (Jawatan)

……………………………….. (Tarikh Pemeriksaan)

……………………………… (Tandatangan)


………………………………. (Jawatan)


Nota: Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan. Daftar: Tandakan pada yang berkenaan. Keadaan Harta Modal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan


Bahagian :

Ttangan

Ketua

Jabatan

Label Tarikh BaikDapat

dilihat

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Lokasi Sebenar

Daftar (KEW.PA-3) Keadaan Harta

Catatan

KEW. PA-11


LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

Bil ID Inventori Keterangan No. Siri

……………………… (Tandatangan)


………………………………. (Jawatan)


……………………………… (Tandatangan)


………………………………. (Jawatan)


Nota: Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan. Daftar: Tandakan pada yang berkenaan. Keadaan Harta Modal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan. Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

TAHUN ..................................

Fakulti/Jabatan/Pusat :

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di (Jabatan/Bahagian) telah diperiksa pada (tarikh pemeriksaan)

Oleh Pegawai Pemeriksa i)

ii)

Tandatangan :

Nama : Mohd Abd. Rashid Mohd Fadzil

Jawatan : Bendahari

Tarikh :

KEW.PA-12

COP RASMI

JABATAN BENDAHARI



BAB D : PENYELENGGARAAN



BAB D : PENYELENGGARAAN

1. OBJEKTIF

Penyelenggaraan aset alih bertujuan:-

a. Memastikan aset alih berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan

b. Memelihara dan memanjangkan jangka hayat

c. Meningkatkan keupayaan

d. Mengurangkan kerosakan

e. Menjimatkan perbelanjaan

f. Menjamin keselamatan pengguna

g. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif dan

h. Memelihara imej.

2. JENIS PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-

a. Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan

berjadual yang diambil untuk memeriksa, menyelenggara, membaiki atau mengganti

komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara

berterusan contohnya kenderaan, alat penghawa dingin, alat penyelidikan yang perlu

dikalibrasi dan sebagainya dan

b. Penyelenggaraan pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau

mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang

ditetapkan contohnya komputer riba, pencetak dan LCD Projector.

3. MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap buku panduan/panduan pengguna berkaitan aset alih hendaklah disimpan sebagai rujukan

untuk tujuan penyelenggaraan.

4. PANDUAN PENYELENGGARAAN

Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:-



a. Menyediakan Senarai Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan di dalam Senarai Aset

Alih UKM Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13).

b. Merancang penyelenggaraan bagi aset alih yang memerlukan penyelenggaraan.

c. Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan

sesuatu aset alih itu memerlukan penyelenggaraan segera.

d. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-9) hendaklah diisi dan dihantar bersama-sama

sebutharga pembekal bagi tujuan penyediaan Pesanan Rasmi.

e. Setiap penyelenggaraan yang telah dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar

Penyelenggaraan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-14).

f. Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:-

i. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai

ii. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan

munasabah dari segi kos dan masa

iii. Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya

iv. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset

alih berkenaan.

g. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.

Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau

bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.

KEW.PA-13



SENARAI ASET ALIH YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN

Bil. No. Siri Jenis/Jenama/Model Lokasi Aset Catatan

(diisi oleh Pegawai Aset)

Id Aset

KEW.PA-14

Keterangan :

Lokasi :

(a) (b) (c) (d) (e) (f)

Tarikh Butir-butir kerja No. Kontrak/Pesanan Nama Syarikat/Jabatan Kos (RM) Nama dan

Rasmi dan Tarikh Yang Menyelenggara Tandatangan

Nota :a) Tarikh pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.

b) Butir-butir kerja

Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli

c) No. kontrak/No. Pesanan Kerajaan beserta tarikh

No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No.Kontrak berserta tarikh.

d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara

Nama syarikat atau Jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan.

e) Kos

Kos Alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali.

f) Nama dan Tandatangan

Pegawai Aset/ Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut.

* Daftar Penyelenggaraan Harta Modal perlu dibuat secara berasingan (satu daftar bagi satu aset)

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI(diisi oleh Pegawai Aset)

Id :


P

BAB

JAB

PENGAL

B E : P

BATAN

TATGURIH U(T

ELUP

N BEN

TACARUSUNIVTPAU

PUSAN

NDAH

ARAAN VERSU)

N

HARI

A ASESITI

ET



BAB E : PELUPUSAN

“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset alih dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod

mengikut kaedah yang ditetapkan.

1. OBJEKTIF

Pelupusan aset alih Universiti bertujuan untuk:-

a. Memastikan Jabatan Universiti tidak menyimpan aset alih yang tidak boleh diguna atau tidak

diperlukan

b. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat

c. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik dan

d. Membolehkan aset alih milik PTJ dipindahkan ke PTJ yang lain atas sebab-sebab tertentu.

2. JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Aset alih boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:-

a. Tidak Ekonomi Dibaiki

b. Usang/obselete

c. Rosak dan tidak boleh digunakan

d. Luput tempoh penggunaan

e. Keupayaan aset alih tidak lagi di peringkat optimum

f. Tiada alat ganti

g. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan

h. Disyor selepas pemeriksaan aset alih dan

i. Perubahan teknologi

3. KUASA MELULUS

Kuasa untuk meluluskan pelupusan adalah seperti berikut:-

3.1 Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK)

Nilai perolehan asal satu aset alih melebihi RM200,000.

3.2 Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM

Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai di antara RM3,000 hingga RM200,000.

3.3 Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan (JKTP)

Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai kurang daripada RM3,000 termasuk inventori.



4. JAWATANKUASA PELUPUSAN ASET UKM

4.1 Keahlian Jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor

Keahlian:

Pengerusi - Bendahari

Ahli - Pengarah JPP

Pengarah PTM

Timbalan Pengarah PPUKM

Setiausaha - Timbalan Bendahari

Urusetia - Pegawai di Unit Aset, KKL dan PPUKM

4.2 Peranan Jawatankuasa Pelupusan Aset:

a. Meluluskan kaedah pelupusan yang telah disyorkan oleh Jawatankuasa Kecil

Teknikal Pelupusan bagi item bernilai >RM3,000 – RM200,000.00

b. Memperakukan kaedah pelupusan aset melebihi RM200,000

c. Memastikan tindakan pelupusan telah diambil mengikut kaedah pelupusan yang telah

diluluskan

d. Meluluskan permohonan untuk meminda kaedah pelupusan sebelum tamat tempoh

pelupusan.

5. JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN

5.1 Keahlian jawatankuasa dilantik oleh Naib Canselor

5.2 Terdapat dua (2) kategori JKTP:

a. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Peralatan Pejabat, Perabot, Pengajaran,

Penyelidikan, Perubatan dan Kenderaan

Keahlian:

Pengerusi - Timbalan Pengarah (Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan) /

Ketua Jabatan JPB

Ahli - Pegawai Jurutera

(Berjawatan Gred J29 sehingga J48)/

Pegawai Sains

(Berjawatan Gred C29 sehingga C48)/

Pegawai Perubatan

(Berjawatan Gred U29 sehingga U48)

Setiausaha - Pegawai di Unit Aset, Stor dan Pelupusan, UKM, Jabatan Kewangan

Pusat Perubatan UKM atau Kampus Kuala Lumpur.



b. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Peralatan Komputer

Keahlian:

Pengerusi - Timbalan Pengarah, PTM / Ketua Jabatan PTM

Ahli - Pegawai Teknologi Maklumat

(Berjawatan Gred F29 sehingga F48)

Setiausaha - Pegawai di Unit Aset Stor dan Pelupusan, Jabatan Kewangan PPUKM

Kampus Kuala Lumpur

5.3 Peranan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan

a. Memeriksa aset dan rekod yang hendak dilupuskan

b. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak

dilupuskan telah dikeluarkan

c. Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai

d. Menandatangani Laporan Pemeriksaan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan

(KEW.PA-17)

e. Meluluskan pelupusan bagi inventori.

6. URUSETIA PELUPUSAN

a. Unit Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari adalah bertanggungjawab sebagai Urusetia

Pelupusan

b. Tugas-tugas Urusetia adalah seperti berikut:

i. Mengurus perlantikan Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan mengikut

KEW.PA-15

ii. Membuat pemeriksaan dan pengesahan aset/inventori yang hendak dilupuskan di

PTJ

iii. Menyediakan Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih (KEW.PA-16) (jika berkaitan)

sekiranya pelupusan melibatkan:

(a) Komputer, KEW.PA-16 dihantar kepada Pusat Teknologi Maklumat (PTM)

untuk sediakan laporan

(b) Kenderaan, KEW.PA-16 dihantar kepada Jabatan Pembangunan &

Penyelenggaraan (JPP) untuk sediakan laporan

iv. Menyediakan Laporan Pemeriksaan Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan

(KEW.PA-17)

v. Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan dan pemeriksaan

fizikal



vi. Mendapatkan perakuan butir-butir aset/inventori yang hendak dilupus daripada JKTP.

Bagi inventori, kelulusan pelupusan dilakukan oleh JKTP

vii. Menyediakan kertas kerja untuk kelulusan JKPA UKM bagi item bernilai >RM3,000 –

RM200,000.00 dan bagi item bernilai >RM200,000.00 untuk kelulusan JKTK

viii. Melantik syarikat untuk membuat lelongan awam

ix. Melantik kontraktor bagi pelupusan secara buang ke tapak pelupusan yang

dibenarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan

x. Mengedarkan minit mesyuarat hasil pemeriksaaan pelupusan oleh Jawatankuasa

kepada PTJ yang berkenaan

xi. Mengambil tindakan mengikut kaedah pelupusan yang telah diluluskan

xii. Menyediakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) bagi semua pelupusan yang telah

dilaksanakan dan hantar kepada PTJ yang berkenaan.

7. PERMOHONAN PELUPUSAN

Proses pelupusan bermula setelah PTJ mengemukakan borang permohonan pelupusan kepada Unit

Aset, Stor & Pelupusan, Jabatan Bendahari dengan mengisi Borang Permohonan Pelupusan Aset

UKM :SPKP-BEN-PK03-BO02.

8. PROSES PELUPUSAN

a. Fak/Inst/Pusat mengisi Borang Permohonan Pelupusan UKM-SPKP-BEN-PK03-BO02 dan

kemukakan kepada Jabatan Bendahari. Permohonan Pelupusan Komputer perlu diasingkan

dengan permohonan Pelupusan Peralatan Pejabat, Perabot, Pengajaran, Penyelidikan,

Perubatan dan Kenderaan (Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan yang berbeza)

b. Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari akan mendaftar permohonan pelupusan

dan membuat semakan permohonan pelupusan

c. Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan (JKTP) akan menyemak dan memperakukan

pelupusan aset alih serta mencadangkan kaedah pelupusan yang bersesuaian. Bagi

pelupusan inventori, JKTP bertanggungjawab untuk meluluskan permohonan pelupusan.

d. Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari akan mengemukakan Laporan Pelupusan

Aset Alih kepada Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM. Jawatankuasa ini bertanggungjawab

meluluskan permohonan pelupusan bagi aset alih yang bernilai RM3,000 sehingga

RM200,000 dan memperakukan pelupusan bagi aset alih yang bernilai melebihi RM200,000

e. Bagi aset alih yang bernilai melebihi RM200,000, permohonan pelupusan akan di bawa ke

Jawatankuasa Tetap Kewangan untuk kelulusan.

../../../default.default-HP/Downloads/BORANG%20TATACARA%20%20ASET/Borang%20yang%20telah%20dikemaskini/KEW(1).PA-17%20BORANG%20PERMOHONAN%20ASET.xls







f. Setelah kelulusan diperolehi, Jabatan Bendahari akan mengemukakan salinan kelulusan

kepada Fakulti/Institut/Pusat.

g. Pegawai Aset di PTJ perlu mengemaskini di ruangan pelupusan dalam Daftar Harta Modal

(KEW.PA-2) atau Daftar Inventori (KEW.PA-3) selepas menerima minit kelulusan dari Unit

Aset, Stor & Pelupusan.

9. TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga

(3) bulan dari tarikh surat kelulusan.

10. PELANJUTAN TEMPOH

10.1 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus

dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan

sekali sahaja.

10.2 Sekiranya tindakan pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan, maka

kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan kerana

pengurangan nilai semasa aset alih dan kaedah pelupusan mungkin tidak lagi sesuai.

11. PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus.

Permohonan hendaklah dikemukakan sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Sekiranya

tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah

dikemukakan.

12. KAEDAH PELUPUSAN

a. Sebutharga

i. Sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada 3 syarikat atau orang

perseorangan

ii. Kenyataan Tawaran Sebutharga menggunakan borang KEW.PA-24

iii. Tawaran sebutharga hendaklah menggunakan Borang KEW.PA-25 (Harga rezab

berdasarkan KEW.PA-16)

iv. Tawaran hendaklah dikemukakan ke dalam peti sebutharga Unit Aset, Stor &

Pelupusan sebelum tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sebutharga yang diterima

lewat tidak dipertimbangkan



v. Sebutharga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada tarikh

dan waktu yang ditetapkan

vi. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menyenaraikan semua tawaran yang

diterima menggunakan Borang KEW.PA-26 dan menandatangani Jadual Sebutharga

tersebut.

vii. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah mengemukakan Jadual Sebutharga

kepada Jawatankuasa Sebutharga untuk pertimbangan dan keputusan selanjutnya

viii. Dalam memilih tawaran sebutharga, Jawatankuasa Sebutharga hendaklah

memastikan harga tawaran yang diterima adalah yang paling menguntungkan

Universiti

ix. Surat tawaran akan dikeluarkan kepada penyebut harga yang berjaya. Sekiranya

penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, Jawatankuasa Sebutharga hendaklah

menimbang tawaran-tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebutharga semula.

b. Lelong

i. Lantik syarikat yang menguruskan lelongan awam

ii. Harga rezab untuk lelongan berdasarkan kepada nilai semasa aset di Borang

Perakuan Pelupusan KEW.PA-16 hendaklah dinyatakan di dalam senarai aset yang

akan dilelong

c. Jual Pukal / Skrap

i. Dapatkan sekurang-kurangnya 3 sebutharga daripada syarikat/individu.

ii. Pilih tawaran harga yang tertinggi/memenuhi syarat dan tertakluk kepada keputusan

Jawatankuasa Pemilih.

iii. Keluarkan surat tawaran kepada syarikat/individu yang berjaya dan maklumkan

tawaran harga serta tarikh untuk mengambil aset.

d. Jual kepada kakitangan

i. Penentuan harga ditetapkan oleh JKTP/JKPA bergantung kepada jenis aset.

ii. Keluarkan surat tawaran kepada kakitangan dan maklumkan tawaran harga serta

tarikh untuk mengambil aset

e. Derma / Hadiah

i. Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah iaitu:

(a) Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan

lagi oleh PTJ

(b) Aset tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh diguna sebagai latihan atau pameran

ii. Pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

(a) Permohonan atau keperluan penerima

(b) Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh penerima



iii. Keluarkan surat kelulusan permohonan.

iv. Pihak yang terlibat mengambil aset yang didermakan/dihadiahkan dengan

menandatangani Surat Akuan Penerimaan.

f. Tukar Beli (Trade In)

i. Dilaksanakan bagi aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak

diperlukan oleh PTJ dan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang

berkaitan

ii. Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang. Sebagai contoh, loji/alat

penghawa dingin perlu dibuka sebelum penggantinya dipasang

iii. Penggantian aset hendaklah disahkan oleh Pegawai yang pakar (jika perlu)

iv. Harga jualan barang lupus dirundingkan di antara PTJ dengan pembekal

v. Peruntukan yang mencukupi bagi membiayai harga penuh aset yang akan diganti

vi. Harga jualan aset hendaklah dikreditkan sebagai hasil universiti dan tidak boleh

ditolak dari harga sebenar aset yang hendak dibeli

vii. Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam

dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan

g. Pindahan

i. Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan di antara PTJ bagi aset yang boleh

digunakan dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan kerana:

(a) Melebihi keperluan

(b) Tidak diperlukan selepas projek siap

(c) Usang (obsolete)

ii. Kaedah pelupusan secara pindahan dilaksanakan berasaskan:

(a) Permohonan atau keperluan PTJ penerima

(b) Tidak dikenakan apa-apa bayaran

(c) Kos pengendalian pindahan hendaklah ditanggung oleh penerima

(d) Daftar aset hendaklah diserahkan kepada PTJ penerima

(e) Aset yang diterima secara pindahan hendaklah dilupuskan oleh PTJ

penerima mengikut tatacara pelupusan yang berkuatkuasa

iii. Kos penyelenggaraan aset lupus yang dipindahkan ke PTJ lain tidak akan ditanggung

oleh Universiti

h. Musnah

i. Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai

jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:



(a) Ditanam

(b) Dibakar

(c) Dibuang

(d) Ditenggelam

ii. Membuka tawaran sebutharga kepada syarikat yang layak untuk memusnahkan aset

yang hendak dilupuskan

iii. Memilih syarikat yang menawarkan kos yang terendah

iv. Aset / inventori dibuang di kawasan pembuangan yang dibenarkan.

v. Bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/dikeluarkan

terlebih dahulu untuk kegunaan akan datang

vi. Sediakan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Universiti (KEW.PA-18)

i. Kaedah-kaedah lain pelupusan

Kaedah lain yang tidak dinyatakan hendaklah mendapat kelulusan Jawatankuasa Pelupusan

Aset UKM

13. TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

a. Label Hak Milik UKM dan nama PTJ pada aset hendaklah dipadamkan/ditanggalkan

b. JPJ hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan

Universiti dibatalkan

c. Kad pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara

jualan sisa

1 / 1

UKM-SPKP-BEN-PK03-BO02 No. Semakan: 00 Tarikh Kuatkuasa: 01/05/2012

BORANG PERMOHONAN PELUPUSAN

Sila tandakan () bagi pilihan di bawah:

Fakulti/Jabatan : ________________________________ Catatan : Semua maklumat WAJIB untuk diisi. Sekiranya maklumat sudah tiada, anggaran perlu dibuat. (terutama bagi maklumat tarikh beli dan harga beli). Jabatan Bendahari tidak akan memproses permohonan yang tidak lengkap.Borang Permohonan perlu dihantar kepada unit aset untuk tindakan selanjutnya. Bagi pelupusan kenderaan perlu dilampirkan kos penyelenggaraan dan salinan pendaftaran kenderaan tersebut. Sebarang pertanyaan boleh menghubungi di talian 03-89215185/5182/4005- Fax : 03-89215897

Dilaporkan oleh, Diluluskan oleh, …………………………….. ………………………………… Nama : Cop Jawatan : Jawatan : Tarikh : No. Tel :

Inventori (< 3,000)

Aset (>3,000)

Peralatan Pejabat/Perabot

Komputer

Peralatan Penyelidikan

Bil Keterangan Aset Jenama/Model

No. Siri

Kuantiti

No Pesanan Rasmi

Harga Beli

(seunit) RM

Tarikh Beli

Id Aset Lokasi Aset Alasan Pelupusan

KEW.PA-15

No. Ruj: UKM(S)3.1/179/3/1

Tarikh: Tuan / Puan, LANTIKAN SEBAGAI AHLI JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN Merujuk kepada perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa Tuan / Puan dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan _______________ untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan. Peranan dan tanggungjawab Ahli Jawatankuasa Kecil Teknikal Pelupusan Aset adalah seperti berikut:

(a) Memeriksa aset dan rekod yang hendak dilupuskan. (b) Memperakukan pelupusan aset. (c) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai. (d) Meluluskan pelupusan bagi inventori

Saya yakin dengan kewibawaan Puan dapat melaksanakan tanggungjawab ini dengan jayanya. Sekian, terima kasih. Yang benar NAIB CANSELOR s.k - Bendahari Universiti Kebangsaan Malaysia

KEW.PA-16


PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) ASET ALIH

Jabatan :

Alamat :UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA, BANGI

No. Siri Pendaftaran Aset :

(KEW.PA-2/PA-3)

No. Kodifikasi Nasional : Jumlah jarak perjalanan(km)/ :

Tempoh penggunaan(jam)

Jenis, Jenama dan Model : Tahap Penyampaian Perkhidmatan(%) :

No. Chassis/Siri Pembuat : Jumlah Kos Penyelenggaraan Terdahulu :

No. Enjin : Anggaran Kos Penyelenggaraan Semasa :

No. Pendaftaran (kenderaan) : Nilai Semasa :

Tarikh dibeli : Anggaran Nilai Selepas Diperbaiki :

Harga Perolehan Asal : Anggaran Tahan Selepas Diperbaiki :

LAPORAN PEMERIKSAAN

Butir-butir penambahbaikan yang perlu :-

1. ………………………………………………………………………...……………

2. …..…………………….………………………………………...………………….

3. ….………………………………………………………..………………………….

Disahkan bahawa aset tersebut telah diperiksa dan diperakukan untuk pelupusan

atas sebab-sebab berikut :-

1. ……………………………………………………………..………………………

2. ………………………………………………………….………………………….

3. …………………………………………………………………...……………….

……………………………………………… ……………………………

(Tandatangan) (Tandatangan)

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

Cop : Cop :

Ruangan ini hendaklah diisi jika PEP melebih tempoh satu (1) tahun.

Aset telah dibuat penilaian semula dengan nilai semasa RM …………………………………….

……………………………………………… Cop :

(Tandatangan)

Nama :

Jawatan :

Tarikh :

KEW PA-17

HADIR:

1

2

Bil.Deskripsi Aset/

Jenama/JenisModel No Siri

Pesanan

RasmiKuantiti Harga Beli (RM) Jumlah (RM) Tarikh Beli ID Aset Lokasi Alasan Pelupusan

Cadangan Jawatankuasa

Teknikal

JUMLAH -

TURUT HADIR:

1

2

Cadangan :

Tarikh Pemeriksaan :

Tempat Pemeriksaan :

Tandatangan : _________________________

Nama :

Jawatan


Tandatangan : _________________________

Nama :

Jawatan


Tandatangan : _________________________

Nama :

Jawatan


: AHLI JKTP PELUPUSAN

: PENGERUSI JKTP PELUPUSAN

: SETIAUSAHA JKTP PELUPUSAN


LAPORAN PEMERIKSAAN

JAWATANKUASA KECIL TEKNIKAL PELUPUSAN

KEW.PA-18


SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH

Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.

Kelulusan Pelupusan :.....................................................

Secara : (Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)*

Tarikh :…………………………….…….

Tempat :……..……………………………

…………….…………………. ………………………………

Tandatangan Tandatangan

Nama: ……………………. Nama: ……………………….

Jawatan: …………………… Jawatan: ……………………..

Cop: Cop:

* Pilih mana yang berkenaan

SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH

FAKULTI/JABATAN :

KERTAS :

JKTP BIL. : JKPA BIL. : JKTK BIL. :

Merujuk surat kelulusan No. Rujukan UKM 3.1/322/3 bertarikh______________, saya mengesahkan tindakan pelupusan telah dilaksanakan seperti berikut:-

1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah. Bilangan item ………….………………………………………… dipindahkan/hadiah kepada…………………..………………………………………………………………… (Surat Akuan Terima disertakan)

2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual. Bilangan item ____ No.Resit _________bertarikh _______________ (Salinan Resit Disertakan) 3. Aset berikut telah dilupuskan secara musnah. Bilangan item: …………………….……………………………………………………..

Cara dimusnahkan: …………………………………………………………………….. (Sijil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)

4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain. Bilangan item: ………………………………...

Kaedah pelupusan: ……………………………...

(Dokumen berkaitan disertakan) 5. Aset berikut telah dimasukkan ke dalam stok. Bilangan item ..…………………………………………………………………………..

(Salinan Kad Kawalan Stok Disertakan)

Tandatangan Ketua Jabatan : ……………………………………

Nama :

Jawatan :

Tarikh : ……………………………………

KEW.PA-19

COP RASMI

KEW.PA-20

JUALAN PINDAHAN BUANG JUAL PADA

KAKITANGAN DERMA HADIAH

JUMLAH

TAHUN ………..


BAHAGIAN/ JABATAN : UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

HASIL PELUPUSAN

(RM)

JUMLAH NILAI

PEROLEHAN ASAL

(RM)

JENIS ASET BIL

KAEDAH PELUPUSAN MENGIKUT NILAI PEROLEHAN ASAL ASET ALIH (RM)

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH

KEW.PA-24


No. Sebutharga :

KENYATAAN TAWARAN SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH

Jabatan:

1. Tawaran adalah dipelawa dari syarikat atau orang perseorangan yang berminat untuk membeli

aset seperti berikut:

Bil. Keterangan aset Kuantiti Harga

Simpanan

Deposit

Tender

1.

2.

3.

2. Aset boleh dilihat pada hingga ___________________ di antara jam

_________________ hingga di .

3. Tawaran boleh dibuat dengan menggunakan Borang Se b u th a r g a Pelupusan Aset Universiti

(KEW.PA 25) yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5. Tawaran hendaklah sah bagi tempoh

60 hari.

4. Semua tawaran dengan maklumat yang lengkap hendaklah menggunakan sampul berlakri dan

ditanda dengan No. Sebutharga melalui pos atau dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga di alamat:

5. Tarikh tutup sebutharga pada jam 12.00 tengahari. Sebutharga yang diterima

lewat tidak akan dipertimbangkan.

(Tandatangan Ketua Jabatan)

Alamat:

Tarikh:

Cop:

SYARAT DAN PERATURAN SEBUTHARGA

1. Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.

2. Penyebutharga adalah dikehendaki menyertakan deposit sebutharga sebanyak 10% daripada harga

tawaran bagi setiap aset atau RM5,000 mengikut mana yang terendah. Deposit sebutharga hendaklah

dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank atau Cashier’s Order sahaja atas

nama_____________________________________________(Jabatan).

3. Tawaran tanpa/kurang deposit sebutharga tidak akan dipertimbangkan.

4. Semua aset adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-where- is basis).

5. Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.

6. Semua perbelanjaan berkaitan pembelian aset seperti kos menanggal (dismantle), mengangkut dan

sebagainya hendaklah ditanggung oleh pembeli sendiri.

7. Pembeli yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh satu (1) minggu dari

tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran tidak dijelaskan dalam tempoh tersebut, deposit

sebutharga tidak akan dikembalikan.

8. Pembeli yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh 7 hari selepas bayaran penuh

dijelaskan. Jika gagal, bayaran yang telah dibuat tidak akan dikembalikan.

KEW. PA-25


BORANG SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

Nama Individu/Syarikat:

No. Kad Pengenalan/Pendaftaran Syarikat:

Alamat:

Kepada:

(Nama dan Alamat Jabatan) Tuan,

Tawaran Untuk Sebutharga No. …………../……….…..

Merujuk kepada perkara di a tas , saya /syarikat bermina t menyer ta i sebu tharga tersebut.

1. Tawaran saya/syarikat adalah seperti berikut:-

Bil Keterangan Aset Kuantiti Harga Tawaran(RM)

2. Bersama-sama ini disertakan deposit sebutharga (sebanyak 10% daripada harga tawaran aset

di atas atau RM5,000 mengikut mana yang terendah) yang bernilai RM (Ringgit

Malaysia ) dalam bentuk kiriman wang/wang pos/draf bank/cashier’s order no.

atas nama (Jabatan).

3. Saya/syarikat memahami dan bersetuju dengan semua syarat-syarat yang ditetapkan.


Tandatangan

Nama/Cop Syarikat

KEW.PA-26


JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH UNIVERSITI

(Untuk Dipamer Di Papan Kenyataan)

Bil. Kod Penyebutharga Harga

Nota: Harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen sebutharga yang diterima

sebelum diperiksa. Universiti adalah tidak terikat menerima mana-mana sebutharga yang dijadualkan.

(Tandatangan Pengerusi)

Nama : ………………...............

Jawatan: …………………………

(Tandatangan Ahli) (Tandatangan Ahli)

Nama : ………………………. Nama : …………………………..

Jawatan: …………………………….… Jawatan: ……………………………

Tarikh :_______________________________

KEW.PA-27


KENYATAAN JUALAN LELONGAN ASET ALIH UNIVERSITI

1. Dimaklumkan bahawa........................................... (nama Jabatan) akan mengadakan jualan lelong

aset seperti berikut:-

Tarikh : .................................................

Masa :

................................................. Tempat :

................................................. 2. Senarai aset yang akan dilelong adalah seperti di KEW.PA-27(A). Semua aset boleh dilihat pada

tarikh............................ dan/hingga ....................... di alamat

................................................................................................................... di antara jam ....................

hingga ....................

3. Syarat dan peraturan lelong adalah seperti berikut:-

(i) Aset akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.

(ii) Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu mendaftar dengan pegawai pelelong

dengan memberikan nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong

semasa lelongan dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan

atau maksima RM1, 000.

(iii) Penawar harga tertinggi adalah pembida yang berjaya dan jika ada apa- apa perselisihan yang

berbangkit mengenai penawar yang tertinggi, aset berkenaan akan dilelong semula.

(iv) Jabatan berhak mengubah susunan jualan tersebut di senarai KEW.PA-27(A) dan menarik balik

mana-mana aset daripada senarai tersebut.

(v) Semua aset adalah dilelong sebagaimana keadaannya semasa dilihat (as-is-where-is-

basis).

(vi) Jabatan ini hendaklah bertanggungjawab ke atas aset yang telah dijual.

(vii) Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset hendaklah ditanggung oleh pembida sendiri.

(viii) Pembida yang berjaya hendaklah memberitahu nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat

kepada pegawai pelelong semasa jualan dilakukan.

(ix) Pembayaran penuh hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan.

(x) Pembida yang berjaya hendaklah mengambil aset dalam tempoh empat belas (14) hari dari

tarikh lelong. Jika tidak, Jabatan berhak untuk melupuskannya.

(xi) Segala bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset boleh dikeluarkan dari

premis Jabatan.

KEW.PA-27(A)


SENARAI ASET YANG DILELONG

JABATAN:

Lot Jenis Aset Kuantiti Harga Simpanan (RM)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

..................................................

(Tandatangan Ketua Jabatan)

Nama : ........................................................................

Jawatan : ........................................................................

Tarikh : ......................................................................

Cop Jabatan:

Kembaran A

ASET YANG BOLEH DIKELUARKAN PEP OLEH JKR

BIL PERKARA

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Agricultural Machinery

Agricultural, horticultural or forestry machinery for soil preparation or cultivation, lawn or

sports ground rollers such as ploughs, harrow, scarifiers, cultivator, weeder, seders,

planter, spreaders and fertilizer distributors.

Harvesting or threshing machinery, including straw of folder balers, grass or hay mowers,

machines for cleaning, sorting or grading eggs, fruit or other agricultural produce and other

agricultural machinery.

Milking machines and dairy machinery.

Agricultural, forestry, poultry-keeping or bee-keeping machinery, including germination

plant fitted with mechanical or thermal equipment, poultry incubators and brooders.

Machines for cleaning, sorting or grading seed, grain or dried leguminious vegetables,

machinery used in the milling industry or for the working of cereal or dried leguminous

vegetables, other than Farm-type machinery.

Air Conditioning Machinery

Refrigerators, freezers and other refrigerating or freezing equipment, heat pumps and air

conditioning machinery.

Automotives

Motorcycles, cars, vans, lorries, trucks, recovery vehicles, cranes and Etc.

Boilers

Steam or other vapours generating boilers, super -heated water boilers.

Cranes and Hoist

Pulley tackle and hoists skip hoists, winches and capstans, jacks.

Ships derricks, cranes, including cable cranes, mobile lifting frames, staddle carries and

works trucks fitted with a crane – overhead travelling crane, bridge cranes, tower cranes,

portal or pedestal jib cranes.

Construction Plants and Machinery

Bulldozers, angledozers, graders, levelers, scrapers, mechanical shovels, excavators,

shovel loaders, tamping machines, horing machinery, pile drivers, road rollers and

other building or road construction machinery.

BIL PERKARA

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

Dish Washing Machines, Packing Or Rapping Machines

Dish washing machines, machinery for cleaning or drying bottles or other containers,

machinery for filling, closing, sealing or labeling bottles, cans, boxes, bags or other

containers, machinery for capsuling bottles, jars, tubes and similar containers, other

packing or wrapping machinery for aerating beverages.

Engines

Spark-ignition reciprocating or rotary internal combustion piston engines.

Compression-ignition internal combustion piston engines (diesel or semi-

diesel engines).

Fans

Air or other gas compressors and fans, ventilating or recycling hoods.

Furnace

Furnace burners for liquid fuel, for pulverised solid fuel or gas, mechanical stokers,

including their mechanical ash dischargers and similar appliances.

Industrial or laboratory furnaces and ovens, including incinerators.

Gas Producer

Gas producer, acetylene gas generator and etc.

Handing Equipments

Forklift trucks, other works trucks fitted with lifting or handling equipment.

Heat Treatment Equipments And Heat Exchanges

Machinery, plant or laboratory equipment, for the treatment of materials by process

involving a change of temperature such as heating, cooking, roasting, distilling, rectifying,

sterilizing, pasteurising, steaming, drying, evaporating, vaporising, condensing or cooling,

instantaneous or storage water heater.

Medical, surgical or laboratory sterilizes, dryers, heat exchange, cooling tower.

Jet Projecting Machines

Mechanical appliances for projecting, dispersing or spraying liquids or powder, fire

fighting equipments including fire extinguishers and auxiliary equipments, steam or

sand blasting machines and similar jet projecting machines.

BIL PERKARA

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

33.

34.

Lift And Escalators

Lift and escalators, conveyors and other lifting, handling, loading or unloading

machinery.

Locomotives

Rail locomotives and coaches

Railway or tramway maintenance or service vehicles (for example, workshops, cranes,

ballast tampers, trackliners, testing coaches and track inspection vehicles).

Railway or tramway goods vans and wagons.

Railway or tramway track fixtures and fitting, mechanical, including electro mechanical)

signalling, safety or traffic equipment for railways, tramways, roads, inland waterways,

parking facilities, port installations or airfields.

Mecha-Electric Equipments

Electric motors and generators.

Electric generating sets and rotary converters.

Electro magnets, electro magnetic or permanent magnet chucks, clamps and similar

bolding devices, electro-magnetic couplings, clutches and brakes, electro- magnetic lifting

heads.

Electro-mechanical domestic appliance, with self-contained electric motor. Soldering,

brazing or welding, machines and apparatus. Electric machines

and apparatus for hot spraying of metals or cermets.

Metrological Equipments

Drawing, marking out or mathematical calculating instruments (for example, drafting

machines, pantographs, protractors, drawing sets, slide rules, disc calculators), instruments

for measuring length, for use in the hands (for examples, measuring rods and tapes,

micrometers, callipers).

Hydrometers and similar floating instruments, thermometers, pyrometers, barometers,

hygrometers and psychrometers.

BIL PERKARA

35.

36.

37.

38.

39.

40.

41.

42.

43.

44.

45.

46.

47.

Instruments and apparatus for measuring or checking the flow, level, pressure or

other variables liquids or gases (for example polarimeter, refractometers, spectrometers,

gas or smoke and analysis apparatus, instruments and apparatus for measuring or

checking viscosity, porosity, expansion, surface tension, checking quantity of heat, sound

or light.

Gas, liquid or electricity supply or production meter.

Revolution counters, production counters, taximeters, miliometers,

pedometers and speed indicator tachometer.

Wrist-watches, pocket- washes and other watches, including stop watches, alarm clock,

wall clocks.

Weighing Machinery.

Medical Equipments

Instruments and appliances used in medical, surgical, dental or veterinary sciences,

including scientigraphic apparatus, other electromedical apparatus and sight testing

instruments.

Musical Instruments

All musical instruments.

Turbines

Steam turbines, gas turbines, hydraulic turbines, water wheels.

Textile Machinery

Machines for extruding, drawing texturing or cutting textile materials.

Machines for preparing textile fibres, spinning, doubling or twisting

machines and other machinery for producing textiles yarns textile reeling or

winding machines and machines for preparing textile yarns for use on the machines.

Weaving machines (looms)

Knitting machines, stitch-bonding machines and machines for making gimped yarn, tulle,

lace, embroidery, trimmings, braid or net and machines for tufting.

Workshop Equipments

Workshop equipments and machinery such as lathe machine, sharper, driller, hydraulic

jack machine, milling machine and etc.

Nota: Sumber daripada JKR.

KEMBARAN B

SENARAI PERKAKASAN KOMPUTER

JENIS PERKAKASAN

ALAT/KOMPONEN

Perkakasan Utama

1. Unit Pemprosesan Pusat (CPU)

2. Unit Kawalan, Kira-kira dan Logik

3. Ingatan Utama

4. Alatan yang terkandung di dalam CPU

Perkakasan Periferal/Storan Sekunder

1. Pemacu cakera dan kawalannya 2. Pemacu pita magnetik dan

kawalannya

3. Pemacu cakera liut

4. Alat storan mikroflis

5. Pemacu pita katrij/kaset dan lain-lain

Alat Input/Output

1. Unit pameran video

2. Unit konsol

3. Teletaip

4. Pembaca pita kertas,

5. Pembaca kad

6. Mesin penebuk

7. Pembaca aksara aptik (OCR)

8. Pembaca tanda optik (OMR)

9. Alat pen bercahaya

Alat Input/Output

10. Tetikus

11. Degitiser

12. Scanner

13. Pencetak

14. Pemplot

15. Telepencetak dan lain-lain

Perkakasan Komunikasi

1. Unit kawalan Komunikasi

2. Modem

3. Line driver

4. Alat antara muka

5. Alat rangkaian (networking device) dll.

P

BABHAP

JAB

PENGAL

B F : KPUSKI

BATAN

TATGURIH U(T

EHILARA

N BEN

TACARUSUNIVTPAU

ANGA

NDAH

ARAAN VERSU)

AN DA

HARI

A ASESITI

AN

ET



BAB F : KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

“Kehilangan” bermaksud aset alih yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,

kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

“Hapuskira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset alih yang hilang.

1. OBJEKTIF

Hapuskira aset alih universiti bertujuan untuk:-

a. Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset alih

b. Menyelaraskan rekod aset alih

c. Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset alih

Universiti dan

d. Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

2. KUASA MELULUS HAPUSKIRA

Kuasa melulus hapuskira adalah seperti berikut:-

a. Jawatankuasa Tetap Kewangan

Nilai perolehan asal satu aset alih melebihi RM200,000

b. Jawatankuasa Pelupusan Aset UKM

Nilai perolehan asal satu aset alih bernilai sehingga RM200,000

3. URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

3.1 Unit Aset, Stor dan Pelupusan, Jabatan Bendahari UKM adalah bertanggungjawab sebagai

Urusetia Kehilangan dan Hapuskira.

3.2 Tugas-tugas Urusetia Kehilangan dan Hapuskira adalah seperti berikut:

a. Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal

(KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3).

b. Mendapatkan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-28) daripada Ketua PTJ.

c. Menyedia dan mengemukakan tuntutan insuran

d. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh

format Surat Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29).

e. Mendapatkan hasil siasatan polis

f. Mendapatkan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-30) daripada

Jawatankuasa Penyiasat.

g. Mendapatkan syor dan ulasan dari Naib Canselor



h. Mengambil tindakan seperti yang dicadangkan oleh Jawatankuasa Penyiasat dan

diperakukan oleh Naib Canselor.

i. Maklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Bahagian Perundangan, Jabatan

Pendaftar

j. Dapatkan maklum balas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Bahagian

Perundangan, Jabatan Pendaftar

k. Mengemukakan permohonan hapuskira kepada kuasa melulus

l. Memaklumkan kelulusan hapuskira kepada pegawai aset di PTJ berkenaan untuk

tindakan kemaskini rekod daftar aset dan menerima Sijil Hapuskira (KEW.PA-31).

4. PROSES HAPUSKIRA

4.1 Melaporkan Kehilangan

a. Pegawai PTJ yang mengetahui kehilangan melaporkan kehilangan aset alih kepada

Ketua Jabatan/Ketua Projek serta merta.

b. Pegawai PTJ yang mengetahui kehilangan melaporkan ke Bahagian Keselamatan

UKM dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui sekiranya berlaku di

sekitar UKM.

c. Pegawai PTJ yang mengetahui kehilangan melaporkan kepada pihak polis dalam

masa 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

4.2 Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW.PA-28)

Ketua PTJ hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW PA-28),

Laporan Polis dan Laporan Pengawal Keselamatan dalam tempoh 2 hari bekerja kepada

Pejabat Naib Canselor, Unit Aset dan Unit Audit Dalam. Bagi kes kehilangan yang melibatkan

seorang Ketua Jabatan laporan awal hendaklah disediakan oleh Pegawai atasannya.

4.3 Jawatankuasa Penyiasat

a. Jawatankuasa Penyiasat akan dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor

menggunakan Surat Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat (KEW.PA-29) dalam tempoh

2 minggu dari tarikh Laporan Awal Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-28) diterima atau

dilantik untuk tempoh tertentu.

b. Keanggotaan:

i. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada

bahagian/unit yang sama

ii. Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat

iii. Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai

Pengerusi.

../../../../_my%20document/Kerja%20hamizah/jkuasa%20tetap%20kewangan/2012/26.12.2012%204_2012/BORANG%20TATACARA%20%20ASET/Borang%20yang%20telah%20dikemaskini/KEW%5b1%5d.PA-29%20(Surat%20Pelantikan%20Jawatankuasa%20Penyiasat%20bagi%20Kehilangan%20Aset%20Alih).doc



4.4 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat:-

a. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan

b. Memeriksa sendiri tempat berlakunya kehilangan

c. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

d. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang

e. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPAU) dan Arahan

Keselamatan Universiti dipatuhi

f. Mengenalpasti kelemahan yang wujud

g. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian

kehilangan dan

h. Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir.

4.5 Laporan Akhir KEW.PA-30

a. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir

Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30) dan kemukakan kepada Urusetia dalam tempoh

2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat

boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30), jika

ada.

b. Laporan Akhir perlu disertakan dengan dokumen sokongan seperti Daftar Harta

Modal (KEW. PA-2)/Daftar Inventori (KEW. PA-3), gambar dan dokumen-dokumen

lain

c. Laporan Akhir Kehilngan Aset Alih (KEW. PA-30) perlu dikemukakan dalam tempoh 2

bulan kepada Urusetia walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi

d. Setelah Naib Canselor berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir perlu:

i. Mengesyorkan tindakan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali atau

ii. Mengesyorkan tindakan penggantian setara

iii. Menandatangani sendiri syor dan ulasan

e. Sekiranya Naib Canselor tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir

Kehilangan Aset Alih (KEW. PA-30) maka Naib Canselor boleh:

i. Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada atau

ii. Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

f. Sebarang rayuan perlu mendapat perakuan semula oleh Naib Canselor (jika perlu)

setelah disemak oleh Bendahari.



4.6 Tindakan yang perlu diambil selepas kelulusan

a. Kelulusan hapuskira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori oleh pegawai

aset di PTJ berkenaan

b. Urusetia akan mengeluarkan Sijil Hapuskira Aset (KEW. PA-31) kepada PTJ berkenaan

dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan

c. Jabatan Pendaftar membawa syor surcaj/tatatertib ke Pihak Berkuasa Tatatertib UKM.

d. Jabatan Pendaftar memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor

surcaj/tatatertib kepada Jawatankuasa Tetap Kewangan.

5. KAEDAH ALTERNATIF KEPADA TINDAKAN SURCAJ BAGI MENDAPATKAN NILAI HARTA

YANG HILANG

Kehilangan aset atau inventori yang nilai semasanya tidak melebihi RM5,000.00 diberi

pengecualian daripada tindakan surcaj tetapi dibenarkan membayar balik mengikut nilai semasa

tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-

i. Tindakan bayaran balik akan dikenakan terhadap seorang pegawai atau beberapa orang

pegawai yang bertanggungjawab atas kehilangan itu sekiranya terdapat unsur-unsur kecurian,

penipuan atau kecuaian

ii. Nilai semasa aset/inventori tidak melebihi RM5,000

iii. Penentuan nilai semasa aset/inventori ini adalah berdasarkan kiraan susutnilai yang dibuat

oleh Unit Aset/Bendahari dan diperakukan oleh Naib Canselor

iv. Bayaran balik yang diterima dikreditkan dalam Kod Hasil 76100 (Denda/Hukuman).

../../../../_my%20document/Kerja%20hamizah/jkuasa%20tetap%20kewangan/2012/26.12.2012%204_2012/BORANG%20TATACARA%20%20ASET/Borang%20yang%20telah%20dikemaskini/KEW%5b1%5d.PA-31%20(Sijil%20Hapus%20Kira%20Aset%20Alih).doc

KEW.PA-28

1 | 2


LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH

1. Butir-Butir Pelapor

(a) Nama

(b) UKM PER

(c) Jawatan

(d) Telefon Pejabat

(e) No. Hp

(f) Fakulti / Jabatan

2. Keterangan Aset yang Hilang

(a) ID Aset

(b) Jenis Aset

(c) Jenama / Model

(d) Kuantiti

(e) Tarikh Perolehan

(f) Harga Asal Perolehan

(g) No. PR / Baucar

3. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

4. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui

5. Cara bagaimana kehilangan berlaku.

6. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang.

7. Sama ada seorang pegawai difikirkan frima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya.

KEW.PA-28

2 | 2

8. Sama ada seseorang telah ditahan kerja

9. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis

10. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku.

11. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

12. Catatan

Tandatangan Ketua Jabatan

Nama

Jawatan

Tarikh

_______________________________

_______________________________

_______________________________

____________________

KEW.PA-29

Rujukan : UKM (S) 3.1.9/111/77/2 Tarikh : No. Rujukan Fail: Tarikh: ……………………

……………………

Tuan / Puan,

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH UNIVERSITI KEBANGSAAN

MALAYSIA

Sukacita dimaklumkan bahawa tuan / puan adalah dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Penyiasat untuk

menyiasat :

No Rujukan Laporan Awal Kehilangan

Kes Kehilangan

2. Tuan / puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasatan dengan mendapatkan maklumat

mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini

disertakan Laporan Awal, Tugas dan Panduan Jawatankuasa Penyiasat, Arahan Keselamatan dan

Tatacara Pengurusan Aset alih UKM sebagai panduan.

3. Laporan Akhir hendaklah disediakan dan dikembalikan kepada……………….., Urusetia Jawatankuasa

Penyiasat sebelum …………….


Yang benar,

NAIB CANSELOR

KEW.PA-30


LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH

1. Keterangan Aset yang hilang

(a) Jenis Aset

(b) Jenama dan Model

(c) Kuantiti

(d) Tarikh Perolehan

(e) Harga Perolehan Asal

(f) Anggaran Nilai Semasa

2. Perihal Kehilangan

(a) Tarikh diketahui

(b) Tarikh sebenar berlaku

(c) Tempat kejadian.

(d) Bagaimana kehilangan diketahui

(e) Bagaimana kehilangan berlaku

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan

4. (a) Nama pegawai yang:

(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.

(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia

(iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu.

(b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:-

(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan

(ii) Tugasnya

(iii) Taraf Jawatan

(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman

(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya)

(vii) Maklumat lain, jika ada.

5. Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih, Arahan Keselamatan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

7. Rumusan Siasatan

8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.

Tandatangan

Nama

Jawatan

Tarikh

Pengerusi, Jawatankuasa Penyiasat UKM

Tandatangan

Nama

Jawatan

Tarikh

Ahli Jawatankuasa Penyiasat UKM

9. Syor Dan Ulasan Pegawai Pengawal

Syor:

Bersetuju

Tidak Bersetuju

Ulasan:

Tandatangan :

Nama :

Jawatan :

Tarikh :

KEW.PA-31

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA SIJIL HAPUSKIRA ASET ALIH

(diisi oleh Urusetia)

Merujuk kelulusan Jawatankuasa Pelupusan Aset / Jawatankuasa Tetap Kewangan Bil

………………………………… bertarikh ………………. aset berikut telah dihapus kira

dan rekod Daftar Harta Modal/Inventori perlu dikemaskini oleh pihak tuan/puan:

Bil Jenis Aset Id Aset

Tandatangan Ketua Bahagian : …………………………………………………..

Nama : …………………………………………………..

Jawatan : …………………………………………………..

Tarikh : …………………………………………………..

Cop Jabatan:

Surat

Peringatan/

Amaran

Tarikh

DikeluarkanAmaun (RM)

Tarikh

Penggantian

Amaun

Surcaj (RM)

Tarikh

Dikenakan

Jenis

Hukuman

Tarikh

Dikenakan

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ / TATATERTIB ASET ALIH

KEW.PA-32

Punca

Kehilangan

Nilai

Perolehan

Asal (RM)

Nilai

Semasa

(RM)

Tindakan Surcaj

Bil.


TAHUN ……………………….

CatatanRuj. Laporan Akhir

Tindakan Tatatertib

JUMLAH

Fakulti/JabatanKeterangan kes

kehilangan

Gantian semula (Nilai Semasa)

tatacara pengurusan aset alih universiti (tpau)

Documents