Tajuk :

Isu kelemahan pengurusan asset alih kerajaan sering dibangkitkan

dalam laporan Ketua Audit Negara. Sebagai pengurus sekolah,

huraikan bagaimana anda menangani masalah tersebut dengan

mengambilkira peraturan-peraturan semasa.

Abstrak :

Pengurusan aset wajar diberi keutamaan kerana ia merupakan aspek

penting dalam pengurusan kewangan. Peraturan mengenai

Pengurusan Aset Alih Kerajaan pada masa ini terkandung dalam

beberapa dokumen yang berasingan antaranya Arahan

Perbendaharaan (AP), Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan

Stor (PP-TPS), Pekeliling Perbendaharaan (PP) dan Surat Pekeliling

Perbendaharaan (SPP). Oleh kerana terdapat berbagai-bagai dokumen,

ianya telah menimbulkan kekeliruan di kalangan pegawai awam

terutamanya mereka yang terlibat dan bertanggungjawab secara

langsung ke atas pengurusan aset alih Kerajaan. Di samping itu, isu

kelemahan pengurusan aset alih Kerajaan sering dibangkitkan dalam

Laporan Ketua Audit Negara. Bagi menangani masalah tersebut dan

mengambil kira perkembangan semasa, pengurusan aset alih Kerajaan

di peringkat sekolah perlu diambil perhatian wajar oleh pengurus

sekolah.

1

1.0 PENGENALAN

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di

bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli

dengan wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau

hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu

tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan

atau dipasang bersekali dengan bangunan.

Aset Alih terbahagi kepada 2(dua) kumpulan iaitu:

Harta Modal

o Aset Alih yang harga perolehan asalnya ialah RM1,000.00

(Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau

o Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara

berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset

yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah

disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

Inventori

o Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada

RM1,000.00(Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan

tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

2

o Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk

tanpa mengira harga perolehan asal.

2.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SAYA SEBAGAI

PENGURUS

SEKOLAH

Saya akan pastikan pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan

secara teratur, cekap dan berkesan di sekolah saya dengan

melaksanakan perkara-perkara berikut :-

(a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset. 

Memberi taklimat secara mendalam Tatacara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan (TPA)

(b) Melantik:-

  (i) Penolong Kanan Pentadbiran sekolah saya sebagai pegawai Aset

di peringkat sekolah saya yang dikategorikan sebagai sekolah PTJ

  (ii) Guru Kanan-Guru Kanan menjalankan pemeriksaan ke atas

aset; 

  (iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan 

  (iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset. 

(d) Mengemukakan laporan tahunan kepada saya iaitu:- 

  (i) Laporan Harta Modal dan Inventori; 

  (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; 

  (iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan 

3

(e) Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara

yang telah ditetapkan. 

3.0 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

Sebagai pengurus sekolah saya akan pastikan semua ahli

jawatankuasa Unit Pengurusan Aset memahami dengan jelas tatacara

menguruskan semua aset alih Kerajaan di sekolah saya yang meliputi

aspek-aspek berikut mengikut Pekeliling Perbendaharaan (PP) Bil. 5

Tahun 2007 dan mematuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

Aspek-aspek berikut ialah :

(a) Penerimaan; 

(b) Pendaftaran; 

(c)  Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan; 

(d) Penyelenggaraan;

(e) Pelupusan; dan

(f)  Kehilangan dan Hapuskira. 

4

4.0 Carta Alir Pengurusan Aset Alih Di Sekolah Saya Yang

Mesti DiPatuhi Oleh Unit Pengurusan Aset

5

Penerimaan Aset Alih Bersama Punca Maklumat

Pegawai Aset atau penerima (KPT ke atas) akan mengisi borang KEW.P.A.-1

berkaitan Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan

Pendaftaran Aset Alih Oleh Pegawai Aset

Pegawai Aset akan mengisikan salah satu dokumen berikut

Daftar Harta Modal KEW.PA-2

Daftar Inventori KEW.PA-3

Pegawai Aset akan kemaskini Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan

Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5

Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat

Semua aset alih akan dilabelkan oleh Pembantu Am Rendah yang

dipertanggungjawabkan dengan menggunakan dakwat kekal dengan

nombor siri pendaftaran pada aset dan mudah dilihat

Tempatkan aset di lokasi

Pegawai Aset akan mengisikan Buku Daftar Pergerakan Harta

Modal/Inventori KEW.PA-6

jika berlaku pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan

sementara

5.0 PROSES KERJA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN

Pegawai Aset atau penerima (jawatan KPT ke atas) mesti

memastikan langkah-langkah berikut diambil :

Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati

spesifikasi

Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa sekolah menerima

aset

o Semak butiran dalam dokumen

o Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta

sebelum sahkan penerimaan.

o ** Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta

merta maka dokumen itu dicatat “ Diterima dengan

6

Kemaskini senarai aset dengan mengisis KEW.PA-7

Simpan Daftar Aset

syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan

diuji”.

Pegawai Aset atau penerima akan menyediakan Borang

Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/

perselisihan

Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh pengurus sekolah

atau pegawai aset dihantar kepada agen penghantaran atau

syarikat pembekal oleh pihak sekolah

Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu Tadbir

ke atas akan memastikan aset diterima beserta Surat Jaminan

daripada pembekal.

Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu Tadbir

ke atas akan memastikan aset diterima bersama manual

penggunaan dan penyelenggaraan.

7

Contoh Borang Kew PA-1

6.0 PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

Tempoh pendaftaran

o Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan

8

Punca Maklumat

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk

o Pesanan Rasmi Kerajaan

o Nota Serahan (Delivery Order)

o Invois

o Dokumen Kontrak

o Kad Jaminan

o Manual Pengguna

o Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

o Aset yang disewa beli:

Surat Ikatan Perjanjian

Dokumen lain yang berkaitan

o Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

Salinan Daftar jika diterima secara pindahan

Salinan surat kelulusan menerima hadiah

Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

o Aset Yang Belum Berdaftar

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran

berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-

sumber lain yang berkaitan

Urusan Pendaftaran

9

o Didaftarkan oleh Pegawai Aset (Penolong Kanan

Pentadbiran Sekolah) menggunakan KEW.PA-2 dan

KEW.PA-3

o Satu senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai

Daftar Inventori KEW.PA-5 disediakan

o Salinan Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan Senarai Daftar

Inventori KEW.PA-5 (untuk sekolah saya yang bertaraf PTJ)

akan dikemukakan kepada Jabatan

Kemaskini Daftar Aset

Daftar aset dikemaskini bila berlaku

Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan

Pemeriksaan aset

Pelupusan

Hapus kira

10

Contoh borang KEW.PA-2

11

Contoh Borang KEW.PA-3

12

Contoh Borang KEW.PA-4

13

Contoh Borang KEW.PA-5

14

7.0 PROSES KERJA PEMERIKSAAN ASET ALIH

15

Saya akan melantik dua orang guru atau Pembantu Tadbir

sebagai Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung

dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas

harta modal dan inventori. Pegawai Pemeriksa akan mengisikan

Borang KEW.PA-10 (Laporan Pemeriksaan Harta Modal) dan

Borang KEW.PA-11 (Laporan Pemeriksaan Inventori)

Tujuan pemeriksaan

o Mengetahui keadaan dan prestasinya

o Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang

lengkap, tepat dan kemaskini

o Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti

yang tercatat dalam daftar

Pemeriksaan Aset Alih akan dijalankan sekurang-kurangnya satu

kali setahun.

8.0 PROSES KERJA PENYELENGGARAAN ASET ALIH

Pegawai Aset serta Guru Kanan-Guru Kanan dalam jawatankuasa

pengurusan aset akan ditugaskan untuk membuat pemeriksaan

ke atas aset alih di bawah bidang mereka secara berjadual.

Pemeriksaan ini termasuk juga mengsyorkan proses

penyelenggaraan yang perlu dijalankan jika ada. Pegawai Aset

dan Guru Kanan akan mengisi borang KEW.PA-13 (Senarai Aset

Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan)

Jenis penyelenggaraan

16

o Penyelenggaraan Pencegahan

Tindakan penyelenggaraan berjadual untuk

memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti

komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya

dapat berfungsi dengan lancar.

o Penyelenggaraan Pemulihan

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau

sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut

standard yang ditetapkan.

Penolong Kanan Pentadbiran yang berperanan sebagai

Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan

langkah-langkah berikut:-

o Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan

Penyelenggaraan

Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal

pasti dan

disenaraikan mengikut KEW.PA-13.

o Merancang Penyelenggaraan

Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan

disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah

dirancang dan disediakan.

o Melaksanakan Program Penyelenggaraan

17

Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut

jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu

memerlukan penyelenggaraan segera.

o Merekodkan Penyelenggaraan

Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah

direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

KEW.PA-14.

o Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak

swasta

Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak

swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi

memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam

perjanjian dipatuhi.

9.0 PROSES KERJA PELUPUSAN ASET ALIH

Unit Pengurusan Aset sekolah saya akan bertanggungjawab

sebagai Urus Setia Pelupusan

Tujuan Pelupusan Aset Kerajaan

o Memastikan sekolah saya tidak menyimpan aset yang

tidak boleh diguna atau tidak diperlukan

o Untuk menjimatkan ruang simpanan di stor atau pejabat

Tugas-tugas yang akan dijalankan oleh Urus setia Pelupusan

ialah seperti berikut :

18

o Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan

lengkap dan teratur

o Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa

Melulus

o Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan

o Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

o Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan

10.0 PROSES KERJA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH

Unit Pengurusan Aset Alih di sekolah saya akan

bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira

“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan

disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana

alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset

yang hilang.

o Tugas-Tugas Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira Sekolah

Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang

melalui Daftar Harta Modal/ Inventori

Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan

polis kepada Pegawai Pengawal

Mendapatkan hasil siasatan polis

19

Mengemukakan Laporan Akhir KEW.PA-30 bagi

mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai

Pengawal

11.0 PERBINCANGAN DAN RUMUSAN

Pengurusan Aset Alih di peringkat sekolah saya akan dipertingkatkan

dan diperbaiki mengikut tatacara yang telah saya huraikan dalam

kertas kerja ini. Kefahaman yang mendalam tentang tatacara yang

betul serta tindakan-tindakan yang perlu diambil adalah amat penting.

Adalah diharapkan pihak Kementerian Pelajaran dapat menambahkan

perjawatan khusus untuk pengurusan aset alih dan pengurusan stor

sekolah seperti yang terdapat di Institut Perguruan dan Institut

Aminuddin Baki. Sekolah banyak menguruskan aset alih kerajaan

sejak-sejak akhir ini dan tatacara pengurusan aset alih oleh pihak

pengurusan sekolah perlu diberi perhatian berat kerana ia melibatkan

duit rakyat. Saya berharap kertas kerja ini akan memberi panduan

kepada guru dan staf sokongan sekolah saya.

12.0 KESIMPULAN

Pengurusan Aset Alih peringkat sekolah perlu diberi perhatian oleh

pihak pengurusan sekolah kerana kita mengurusakan harta kerajaan

dan kita dipertanggungjawab ke atas setiap harta berkenaan.

Rujukan :

20

1. Pekeliling Perbendaharaan (PP) Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

2. Laman Web Rasmi Perbendaharaan Malaysia, Kementerian

Kewangan

3. Taklimat Tatacara Pelupusan Aset Alih Kerajaan Untuk

Pegawai-Pegawai Insitut Perakaunan Negara Dalam Bentuk

Fail pdf

4. Garis Panduan Pelupusan Peralatan/ Aset Bil. 5/ 2007 Dalam

Bentuk Fail pdf

5. Nota Kursus Pengurusan Kewangan dan Perakaunan PTJ,

Institut Aminuddin Baki, Genting Highlands

6. Borang-Borang KEW.PA

21

22