tpakl 0507_combine stor-pengurusan aset alih kerajaan

1

TATACARA PENGURUSAN

ASET ALIH

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2007

oleh…………………………………..

INSTITUT AMINUDDIN BAKIKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

GENTING HIGHLANDS

OBJEKTIF Menerapkan kefahaman kepada peserta kursus untuk

memahami dasar, sistem dan tatacara pengurusan aset alih dan stor.

Membolehkan peserta memahami objektif dan definisi pengurusan harta awam dari segi proses menjaga, mengawal, memelihara, mengendali dan menyelenggara aset

Memahami tatacara pengendalian aset dari segi rekod Memastikan perolehan mengikut keperluan bagi

mengelakkan berlaku lambakan atau pembaziran Membolehkan peserta memahami tugas dan

tanggungjawab sebagai pegawai aset dan stor. Memahami keperluan untuk melakukan tindakan

pelupusan dan hapuskira bagi barang-barang yang tiada dalam rekod dan simpanan secara fizikal

3

Pekeliling Perbendaharaan Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk ini bertujuan untuk memperkemas memperkemas

dan memantapkan peraturan dan memantapkan peraturan Pengurusan Aset Alih Pengurusan Aset Alih KerajaanKerajaan

TUJUAN

4

a.a. Mewujudkan Unit Pengurusan AsetMewujudkan Unit Pengurusan Aset

b.b. Melantik :Melantik :

i.i. Pegawai AsetPegawai Aset di Peringkat di Peringkat Kementerian / Kementerian / Jabatan /PTJ/ sekolah Jabatan /PTJ/ sekolah (seorang);(seorang);ii.ii. Pegawai-pegawai menjalankan Pegawai-pegawai menjalankan

pemeriksaanpemeriksaan ke atas aset (dua orang); ke atas aset (dua orang);iii.iii. Lembaga Pemeriksa bagi Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan melaksanakan pelupusan asetpelupusan aset; (dua ; (dua orang) danorang) daniv.iv. Jawatankuasa PenyiasatJawatankuasa Penyiasat bagi bagi menyiasat menyiasat kes kehilangan aset. (dua kes kehilangan aset. (dua orang)orang)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWABPEGAWAI PENGAWAL

5

c.c. Menubuhkan Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)Kerajaan (JKPAK)

d.d. Mengemukakan laporan tahunan ke Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum Perbendaharaan sebelum 15 Mac 15 Mac tahun tahun berikutnya iaitu :berikutnya iaitu :

i.i. Laporan Harta Modal dan InventoriLaporan Harta Modal dan Inventoriii.ii. Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan

InventoriInventoriiii.iii. Laporan Pelupusan Aset Alih KerajaanLaporan Pelupusan Aset Alih Kerajaaniv.iv. Laporan Tindakan Surcaj/TatatertibLaporan Tindakan Surcaj/Tatatertib

e.e. Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

6

1.1. Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan dibawah kawalannya meliputi Kementerian/Jabatan dibawah kawalannya meliputi penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, penyimpanan, pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapuskira. pelupusan, kehilangan dan hapuskira.

2. Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Menguruskan pelantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.Penyiasat.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWABUNIT PENGURUSAN ASET

7

3.3. Menjadi urusetia kepada Mesyuarat J/Kuasa Menjadi urusetia kepada Mesyuarat J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) Kementerian/JabatanKementerian/Jabatan

4.4. Menguruskan pelupusan aset alih Kerajaan.Menguruskan pelupusan aset alih Kerajaan.

5.5. Menguruskan kehilangan dan hapuskiraMenguruskan kehilangan dan hapuskira

6.6. Menyelaras penyediaan laporan berikut:-Menyelaras penyediaan laporan berikut:-

a.a. Harta Modal dan InventoriHarta Modal dan Inventorib.b. Pemeriksaan Harta Modal dan InventoriPemeriksaan Harta Modal dan Inventoric.c. Pelupusan Aset Alih KerajaanPelupusan Aset Alih Kerajaand.d. Tindakan Surcaj / TatatertibTindakan Surcaj / Tatatertib

8

1.1. Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan seperti berikut:seperti berikut:

PengerusiPengerusi -- Timb. KSU Kementerian Timb. KSU Kementerian ( Peringkat Kementerian )( Peringkat Kementerian )

-- Timb. Ketua Pengarah Timb. Ketua Pengarah ( Peringkat Ibu Pejabat )( Peringkat Ibu Pejabat )

-- Pengarah ( Jab. Persekutuan Pengarah ( Jab. Persekutuan Negeri )Negeri )

SetiausahaSetiausaha :: Pegawai Aset Kementerian / JabatanPegawai Aset Kementerian / Jabatan

Ahli-AhliAhli-Ahli ++ Semua Ketua Bahagian/UnitSemua Ketua Bahagian/Unit++ Ketua Audit DalamKetua Audit Dalam++ Pegawai-pegawai lain yang sesuai.Pegawai-pegawai lain yang sesuai.

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIHKERAJAAN DI KEMENTERIAN/JABATAN (JKPAK)

9

1.1. Keanggotaan JKPAK di Sekolah seperti berikut:Keanggotaan JKPAK di Sekolah seperti berikut:

PengerusiPengerusi -- Pengetua/Guru BesarPengetua/Guru Besar

SetiausahaSetiausaha :: Pegawai Aset SekolahPegawai Aset Sekolah

Ahli-AhliAhli-Ahli ++ Semua Guru Penolong Kanan Semua Guru Penolong Kanan ++ Semua Ketua Bidang/Ketua PanitiaSemua Ketua Bidang/Ketua Panitia++ Pegawai PemeriksaPegawai Pemeriksa++ Lembaga PemeriksaLembaga Pemeriksa++ Audit DalamAudit Dalam++ KPT/PTKPT/PT++ Pegawai-pegawai lain yang sesuai.Pegawai-pegawai lain yang sesuai.

J/KUASA PENGURUSAN ASET ALIHKERAJAAN DI SEKOLAH (JKPAK)

10

2.2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah seperti berikut :Agenda Mesyuarat JKPAK adalah seperti berikut :

i.i. Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/JabatanKedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatanii.ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih KerajaanLaporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Kerajaaniii.iii. Laporan Tindakan PelupusanLaporan Tindakan Pelupusaniv.iv. Laporan Tindakan Surcaj / TatatertibLaporan Tindakan Surcaj / Tatatertibv.v. Masalah-masalah berkaitan dengan Masalah-masalah berkaitan dengan

pengurusan aset alihpengurusan aset alih

3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, 3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.Kerajaan.

4.4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh sekali dalam tempoh tiga bulantiga bulan dan dan hasil mesyuarat hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa Pengurusanhendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun ( JPKA)Kewangan dan Akaun ( JPKA)

5.5. Pelantikan ahli JKPAK hendaklah dibuat Pelantikan ahli JKPAK hendaklah dibuat secara bertulissecara bertulis oleh oleh Ketua Jabatan.Ketua Jabatan.

11

TATACARA PENGURUSAN TATACARA PENGURUSAN ASET ASET

ALIH KERAJAAN (TPA)ALIH KERAJAAN (TPA)

12

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) yang disediakanTatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) yang disediakanbersama-sama dengan Pekeliling ini adalah bermaksud pengurusan bersama-sama dengan Pekeliling ini adalah bermaksud pengurusan Harta Modal dan Inventori yang meliputi :-Harta Modal dan Inventori yang meliputi :-

Bab ABab A :: PenerimaanPenerimaanBab BBab B :: PendaftaranPendaftaranBab CBab C :: Penggunaan, Penyimpanan dan Penggunaan, Penyimpanan dan

PemeriksaanPemeriksaanBab DBab D :: PenyelenggaraanPenyelenggaraanBab EBab E :: PelupusanPelupusanBab FBab F :: Kehilangan dan Hapus KiraKehilangan dan Hapus Kira

PENGENALAN

13

Berkuatkuasa mulai dari Berkuatkuasa mulai dari 20 Mac 200720 Mac 2007, semua , semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya Kementerian / Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih Kerajaan mengikut tatacara di menguruskan aset alih Kerajaan mengikut tatacara di dalam pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan dalam pekeliling ini melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PENGUATKUASA

14

1. Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori 1. Semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 hendaklah dipindahkandi bawah kawalannya bagi tahun 2006 hendaklah dipindahkan ke borang baru dalam tempoh enam bulan mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan:-

i.i. KEW 312 kepada KEW.PA 2 ( Harta Modal )KEW 312 kepada KEW.PA 2 ( Harta Modal ) KEW.PA 4 ( Senarai Harta Modal )KEW.PA 4 ( Senarai Harta Modal )

ii.ii. KEW 313 kepada KEW.PA 3 ( Inventori )KEW 313 kepada KEW.PA 3 ( Inventori ) KEW.PA 5 ( Senarai Inventori )KEW.PA 5 ( Senarai Inventori )

2.2. Semua aset yang dimilikiSemua aset yang dimiliki sebelum 2006, hendaklah disenaraikan di sebelum 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal yang baru KEW. PA-4 dan dalam Senarai Daftar Harta Modal yang baru KEW. PA-4 dan senarai Daftar Inventori yang baru KEW.PA-5.senarai Daftar Inventori yang baru KEW.PA-5.

3.3. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW.300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara (KEW.300 J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor (rujuk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun Pengurusan Stor (rujuk Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009)2009)

PELAKSANAAN

15

a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;

b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;

c) PP Bil. 2 Tahun 1991; d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset

sahaja;h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab

XIV dan XV sahaja;i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1- 335(SJ.1)JD.4

bertarikh 19 Jun 1995; dan j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7

Januari 2002.

PEMBATALAN

16

1.1. ASETASET bermaksud harta benda bermaksud harta benda kepunyaan atau milikankepunyaan atau milikan

atau atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibelidi bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang atau yang

disewa belidisewa beli dengan dengan wang Kerajaanwang Kerajaan, yang diterima melalui , yang diterima melalui

sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses

perundangan.perundangan.

2. 2. ASET ALIHASET ALIH bermaksud aset yang boleh bermaksud aset yang boleh dipindahkandipindahkan

dari satu tempatdari satu tempat ke satu tempat lain ke satu tempat lain termasuk aset termasuk aset

yang dibekalkanyang dibekalkan atau atau dipasang bersekali dengan bangunan.dipasang bersekali dengan bangunan.

DEFINISI ASET

17

3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :3. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :

i. HARTA MODAL

a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau

b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

ii. INVENTORI

a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

18

4. Kategori Harta Modal Dan Inventori:-4. Kategori Harta Modal Dan Inventori:-

i. Kategori bagi Harta Modal ialah:-

(i) Loji/Jentera Berat;(ii) Kenderaan; dan(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/

Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/ Dapur/Sukan.

ii. Kategori bagi Inventori ialah:-

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual:-

(i) Peralatan/KelengkapanICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/

Pejabat/ Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan

19

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:-

(ii) Perabot;

(iii) Hamparan, Hiasan dan Langsir; dan

(iv) Pinggan Mangkuk

iii. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)

hanyalah bagi maksud pengurusan aset alih Kerajaan sahaja.

20

“ Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. (dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan)

“ Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

Contohnya :

a) JKR (Cawangan Mekanikal) – peralatan mesin dan

elektrik

b) Pegawai ICT – peralatan ICT

BAB A - PENERIMAANBAB A - PENERIMAAN

OBJEKTIF PENERIMAAN

a. Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan

22

PERATURAN PENERIMAANPERATURAN PENERIMAAN

A.A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan telitiAset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti

B.B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.yang bersesuaian.

C.C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:-aset:-

i.i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betulmemastikan aset yang diterima adalah betul

ii.ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.serta merta sebelum disahkan penerimaannya.

iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta, maka dokumen tersebut hendaklah dicopkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” Perlu dinyatakan tarikh dan ditandatangani oleh Pegawai

Penerima

23

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan.perselisihan.

v.v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

vi.vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima beserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan beserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian.pembelian.

vii.vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.

24

KEW.PA1BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN(Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)

Nama Pembekal :……………………………..Alamat Pembekal :……………………………..

……………………………..……………………………..

No. Telefon : ………………………………No. Faks : ………………………………

PerselisihanDiterimaDipesanTarikhNo.

CatatanPerihal

Kerosakan

KuantitiNama AsetNota HantarBil.

Pegawai Penerima Ketua Jabatan

Tandatangan: Tandatangan:

Nama: Nama:

Jawatan: Jawatan:

Tarikh: Tarikh:

25

OBJEKTIF

Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk

a. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan

c. Membolehkan keadaan aset diketahuid. Memudahkan penyelenggaraan ,

pelupusan dan penggantian aset

BAB B - PENDAFTARAN

26

TEMPOH PENDAFTARAN

Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan

PENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/ Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod

27

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAKPENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

4.14.1 Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya. Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya.

4.24.2 Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi yang diambil ke atas aset berkenaan bagi

maksud maksud tertentu sahaja.tertentu sahaja...

28

PUNCA MAKLUMATPUNCA MAKLUMAT

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:- 1.1. Aset yang dibeli:-Aset yang dibeli:-

a.a. Pesanan Rasmi KerajaanPesanan Rasmi Kerajaanb.b. Nota SerahanNota Serahanc.c. InvoisInvoisd.d. Dokumen KontrakDokumen Kontrake.e. Kad JaminanKad Jaminanf.f. Manual PenggunaManual Penggunag.g. Dokumen-dokumen lain yang Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan.berkaitan.

29

2.2. Aset yang disewa beli :-Aset yang disewa beli :-

a.a. Surat Ikatan PerjanjianSurat Ikatan Perjanjianb.b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitanDokumen-dokumen lain yang berkaitan

3.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:-Aset yang diterima daripada sumber lain:-

a.a. Salinan daftar jika aset diterima secara Salinan daftar jika aset diterima secara pindahanpindahan

b.b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa peraturan yang sedang berkuatkuasa

beserta maklumat lengkap aset berkaitanbeserta maklumat lengkap aset berkaitan

c.c. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamaholeh Mahkamah

30

Aset yang belum berdaftar:-Aset yang belum berdaftar:-

Sekiranya tiada punca maklumat seperti di Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah para.1, 2 dan 3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di berasaskan maklumat di fizikal aset fizikal aset berkenaan berkenaan atau sumber-sumber lain yang atau sumber-sumber lain yang berkaitanberkaitan

31

DOKUMEN PENDAFTARANDOKUMEN PENDAFTARAN

1. 1. Bagi memudahkan urusan merekod dan Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan digunakan adalah seperti berikut :adalah seperti berikut :

a. Daftar Harta Modal KEW. PA-2a. Daftar Harta Modal KEW. PA-2b. Daftar Inventori KEW. PA-3 b. Daftar Inventori KEW. PA-3

2. 2. Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :

a.a. Format yang sama hendaklah diguna Format yang sama hendaklah diguna pakaipakai

b.b. Daftar hendaklah dicetakDaftar hendaklah dicetakc.c. Ditandatangani oleh Ketua JabatanDitandatangani oleh Ketua Jabatan

32

BUTIRAN MAKLUMATBUTIRAN MAKLUMAT

Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepathendaklah diisi dengan lengkap dan tepat

PENGESAHAN PENDAFTARANPENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan pada dokumen punca maklumat yang berkaitan seperti seperti contoh berikut :contoh berikut :

“ “ Telah direkodkan pada………………… ( Tarikh ). Telah direkodkan pada………………… ( Tarikh ). Nombor siri pendaftaran aset Nombor siri pendaftaran aset ………………………………( Seperti nombor pada ………………………………( Seperti nombor pada daftar) “daftar) “

33

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIHURUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

1. Pendaftaran1. Pendaftaran

a.a. Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kem./Jab dengan Pegawai Aset di Kem./Jab dengan

menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3KEW.PA-3

b.b. Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan.Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan.

34

c.c. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan saperti berikut :dikemukakan secara tahunan saperti berikut :

i. Pendaftaran di peringkat PTJ i. Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu PejabatPejabat

ii. Pendaftaran di peringkat Jabatanii. Pendaftaran di peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada KementerianJabatan dan kemukakan kepada Kementerian

iii. Pendaftaran di peringkat Kementerianiii. Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset dibawah kawalannya.memantau keseluruhan aset dibawah kawalannya.

35

D.D. Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut :perkara berikut :

1.1. Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan asetPenambahan/ penggantian/ penaiktarafan aset2.2. Pemeriksaan asetPemeriksaan aset3.3. PelupusanPelupusan4.4. Hapus kiraHapus kira

PELABELAN ASETPELABELAN ASET

Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, embossmelabel, mengecat, emboss, bagi menunjukkan tanda , bagi menunjukkan tanda Hak Hak Kerajaan Malaysia (HKM)Kerajaan Malaysia (HKM) dan dan nama Kem/Jab. Berkenaannama Kem/Jab. Berkenaan di di tempat yang tempat yang mudah dilihat dan sesuaimudah dilihat dan sesuai pada aset berkenaan. pada aset berkenaan. Bagi Bagi kenderaan khaskenderaan khas yang digunakan untuk yang digunakan untuk tujuan penyamaran tujuan penyamaran dan risikandan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah tidak mudah dilihatdilihat..

36

ii Kod KementerianKod Kementerian

==

Berasaskan sistem fail yang Berasaskan sistem fail yang dikeluarkan olehdikeluarkan oleh

Unit Pemodenan TadbiranUnit Pemodenan Tadbiran

dan Perancangan Pengurusandan Perancangan Pengurusan

Malaysia (MAMPU)Malaysia (MAMPU)

iiii Kod Jabatan/BahagianKod Jabatan/Bahagian

iiiiii Kod Kumpulan Aset sama Kod Kumpulan Aset sama ada:ada:

Harta ModalHarta Modal

InventoriInventori

==

==

(H)(H)

(I)(I)

iviv Tahun PembelianTahun Pembelian

vv Nombor SiriNombor Siri == Diwujudkan secaraDiwujudkan secara

berturutanberturutan

b. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri b. Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri

Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri

Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah :Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah :

37

Contoh melabelkan aset Harta ModalContoh melabelkan aset Harta Modaladalah seperti di bawah:-adalah seperti di bawah:-

KPM / JPNKPM / JPN

Sek. Men. Keb. Dato Harun & KodSek. Men. Keb. Dato Harun & Kod

Harta ModalHarta Modal

Tahun PembelianTahun Pembelian

Nombor SiriNombor Siri

KPM/JPNSEL/SMKDH153 / H / 07 / 1KPM/JPNSEL/SMKDH153 / H / 07 / 1

38

Contoh melabelkan aset InventoriContoh melabelkan aset Inventoriadalah seperti di bawah:-adalah seperti di bawah:-

KPM/JPN KPM/JPN

Sek. Men. Keb. Dato Harun & KodSek. Men. Keb. Dato Harun & Kod

InventoriInventori

Tahun PembelianTahun Pembelian

Nombor SiriNombor Siri

KPM/JPNSEL/SMKDH153 / I / 07 / 1-500KPM/JPNSEL/SMKDH153 / I / 07 / 1-500

SINGKATAN NAMA BAGI SETIAP JPN Jabatan Pelajaran Negeri Perlis - JPNPEL Jabatan Pelajaran Negeri Kedah - JPNKD Jabatan Pelajaran Negeri Pulau Pinang - JPNPP Jabatan Pelajaran Negeri Perak - JPNPER Jabatan Pelajaran Negeri Selangor - JPNSEL Jabatan Pelajaran Negeri Sembilan - JPNS Jabatan Pelajaran Negeri Melaka - JPNMEL Jabatan Pelajaran Negeri Johor - JPNJOH Jabatan Pelajaran Negeri Pahang - JPNPAH Jabatan Pelajaran Negeri Terengganu - JPNTER Jabatan Pelajaran Negeri Kelantan - JPNKEL Jabatan Pelajaran Negeri Sabah - JPNSAB Jabatan Pelajaran Negeri Sarawak - JPNSAR Jabatan Pelajaran W/Persekutuan Labuan - JPNLB Jabatan Pelajaran W/Persekutuan Kuala Lumpur- JPNKL Jabatan Pelajaran W/Persekutuan Putrajaya - JPNPJ

40

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod padapenempatan sementara hendaklah direkod padaBuku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6.KEW.PA-6.

Pergerakan AsetPergerakan Aset

Penyimpanan DaftarPenyimpanan Daftar

a.a. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.b.b. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinetBuku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci.berkunci.c.c. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan disimpan dilokasi.disimpan dilokasi.

41

Senarai Aset di LokasiSenarai Aset di Lokasi

a.a. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7KEW.PA-7 dalam 2 salinan.

b.b. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawaioleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai yangoleh Pegawai yang bertanggungjawab.

c.c. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, ataulokasi, atau pegawai bertanggungjawab.pegawai bertanggungjawab.

42

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DANLAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DANINVENTORIINVENTORI

Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori

KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan

ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun

berikutnya.berikutnya.

43

OBJEKTIFOBJEKTIF

Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-bagi tujuan :-

(a)(a) Mengurangkan pembaziran;Mengurangkan pembaziran;

(b) Menjimatkan kos;(b) Menjimatkan kos;

(c) Mencapai jangka hayat;(c) Mencapai jangka hayat;

(d) Mencegah penyalahgunaan; dan(d) Mencegah penyalahgunaan; dan

(e) Mengelakkan kehilangan.(e) Mengelakkan kehilangan.

BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN BAB C – PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAANDAN PEMERIKSAAN

44

1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi 1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :-peraturan berikut :-

(a)(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;Bagi tujuan rasmi sahaja;

(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat (b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna;dalam manual/buku panduan pengguna;

(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan (c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;berkelayakan;

(d) Perlu direkodkan; dan(d) Perlu direkodkan; dan

(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang (e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9.Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9.

45

2. 2. Aset yang dibawa keluar dari pejabat Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik hendaklah dipulangkan semula sebaik

selesai penggunaannya atau mengikut selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.tempoh kelulusan mana yang lebih awal.

3. 3. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah dan penyelenggaraan kenderaan adalah

mengikut peraturan semasa yang mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.berkuatkuasa.

46

1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan

Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.

2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan

aset di bawah tanggungjawabnya.

3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah

sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

47

PEMATUHANPEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

48

PEMERIKSAANPEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:-1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:- (a) Fizikal;(a) Fizikal; (b) Rekod; dan(b) Rekod; dan (c) Penempatan.(c) Penempatan.

2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk:- (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya;(a) Mengetahui keadaan dan prestasinya; (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod

yang lengkap, tepat dan kemaskini; danyang lengkap, tepat dan kemaskini; dan (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama

seperti yang tercatat dalam daftar.seperti yang tercatat dalam daftar.

49


3.3. Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang- Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang- kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

4.4. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.Jabatan.

50

5.5. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan dan KEW.PA- 11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.kepada Pegawai Pengawal.

6.6. Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA- 12 kepada mengemukakan KEW.PA- 12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

7.7. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.


51

BAB DBAB DPENYELENGGARAANPENYELENGGARAAN

52

Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan:-

(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;secara berterusan dan selamat digunakan;

(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

(c) Meningkatkan keupayaan;(c) Meningkatkan keupayaan;

(d) Mengurangkan kerosakan;(d) Mengurangkan kerosakan;

(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan;

(f) Menjamin keselamatan pengguna;(f) Menjamin keselamatan pengguna;

(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; danproduktif; dan

(h) Memelihara imej Kerajaan.(h) Memelihara imej Kerajaan.

53

JENISJENISPENYELENGGARAANPENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-

(a) Penyelenggaraan Pencegahan ((a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive MaintenancePreventive Maintenance) ) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau menggantiuntuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dandapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan

(b) Penyelenggaraan Pemulihan ((b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective MaintenanceCorrective Maintenance)) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.standard yang ditetapkan.

54

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

MANUAL PENYELENGGARAANMANUAL PENYELENGGARAAN

55

Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:-melaksanakan langkah-langkah berikut:-

(a)(a) Menyediakan senarai aset yang Menyediakan senarai aset yang memerlukan memerlukan

penyelenggaraan KEW.PA-13.penyelenggaraan KEW.PA-13.(b)(b) Merancang penyelenggaraanMerancang penyelenggaraan(c) (c) Melaksanakan program penyelenggaraan Melaksanakan program penyelenggaraan(d) (d) Merekodkan penyelenggaraan Merekodkan penyelenggaraan(e) (e) Menilai program penyelenggaraan Menilai program penyelenggaraan(f) (f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh oleh pihak swasta pihak swasta

PANDUAN PENYELENGGARAANPANDUAN PENYELENGGARAAN

56

KEW.PA-1BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN(Hendaklah diisi 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan)

Nama Pembekal :Alamat Pembekal : ……………………………..No. Telefon : ………………………………No. Faks : ………………………………

Bil. Nota Hantar Nama Aset Kuantiti Perihal

Kerosakan

Catatan

No. Tarikh Dipesan Diterima Perselisihan

01. P404 20.8.2008 PRINTER CANON 5 4 1 Tidak mencukupi

Pegawai Penerima Ketua Jabatan

Tandatangan: Tandatangan:

Nama: Nama:

Jawatan: Jawatan:

Tarikh: Tarikh:

AKED INTELEK (M) SDN.BHDNo.3 Jalan Pos Langgar05300 Langgar,Kedah.

CHE AMAT BIN HJ.DIN AZHAR BIN HASSAN

Guru ICT Guru Besar SKDL

20.8.2008 20.8.2008

57

PERALATAN/KELENGKAPAN ICTKOMPUTERACER

MALAYSIA

6790234

RM 2789.0006.02.2008

LQ02112203010

3 TAHUN

E-TECH IT SDN.BHD.P.JAYA

MONITOR 409870KEYBOARD 542098TETIKUS 78056SPEAKER

BILIK PENGETUA06.02.2008AHMAD ABU

KPM/SMKDH153/H/08/1

KPM/JABATAN PELAJARAN SELANGORSMKDH

58

DAPURPINGGAN MANGKOK

ARCOROC 34 FRANCE50BIJI

IDAMAN SURIPEKAN KUAH,LANGKAWI

BILIK GPK 1

RM 300.00

QR 1347200

23.12.2008

23.12.2008

50

KPM/SMKDH153/I/08/1-50

KPM/JABATAN PELAJARAN SELANGORSMKDH

1-50

59

KEW.PA-4SENARAI DAFTAR HARTA MODAL

JUMLAH

HARGA PEROLEHAN

ASAL

(RM)

TARIKH

PEROLEHAN

NAMA ASETNOMBOR SIRI

PENDAFTARAN

BIL..

61

KEW.PA-6

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis LAPTOP

PEGAWAI PENGELUAR

Catatan

Jenama dan Model ACER Model 486

No. Siri Pembuat FT 345276

No. Siri Pendaftaran

KPM/SMKDH153/H/08/1

Bil.

Nama

Peminjam

Tarikh

Tandatangan

Peminjam

Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan

Dikeluarkan Jangka

Dipulangkan

Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh

01 Aziz Ibrahim 02/12/2008 04/12/2008 02/12/08 10/12/08

63

KEW.PA-8

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI BAGI TAHUN ………KEMENTERIAN : _______________________________

BIL. KEMENTERIAN/JABATAN

DI BAWAHNYA

BILANGAN

KEW.PA-2

JUMLAH NILAI HARTA

MODAL (RM)

BILANGAN

KEW.PA-3

JUMLAH NILAI

INVENTORI (RM)

1. SMK DATO HARUN

45500 TG.KARANG

SELANGOR

50 50,000.00 200 25,000.00

JUMLAH 50 50,000.00 200 25,000.00

…………………………………………….. Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama : __________________________Jawatan : __________________________Tarikh : __________________________

* laporan merangkumi semua aset alih yang dipegang sehingga tahun semasa.

65

KEW. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

Kementerian/Jabatan : _____________________________ Bahagian : __________________

Bil No. Siri

Pendaftaran

Jenis Harta

Modal

Lokasi

Daftar (KEW. PA-2)

Keadaan Harta

Modal

CatatanLengkap Kemaskini

Mengikut Rekod Sebenar Ya Tidak Ya Tidak

………………………………... . ……………………………….(Tandatangan) (Tandatangan)

………………………………… . ……………………………….(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2)

………………………………... ………………………………..(Jawatan) (Jawatan)

………………………………… ……………………………….(Tarikh Pemeriksaan) (Tarikh Pemeriksaan)

Nota:Lokasi: Nyatakan lokasi harta modal mengikut rekod dan lokasi harta modal semasa pemeriksaan.

Daftar: Tandakan √ pada yang berkenaan.

Keadaan Harta Modal : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan.

Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan

SMK DATO HARUN,TG.KARANG KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM

1. SMKDH/BKL/ H/ 07/2

MESIN KIMPAL ARKA

KFL-01 KFL-01 √ SEDANG DIGUNAKAN

BAIK DAN SELAMAT UNTUK DIGUNA

MAZLAN BIN IDRISZAKARIA BIN ABDULLAH

KETUA BENGKEL PPU KETUA PANITIA PKA

8.2.2007 8.2.2007

66

KEW. PA-11

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI(diisi oleh Pegawai Pemeriksa)

Bil Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti

Keadaan

Inventori

CatatanLengkap Kemaskini Mengikut

Rekod

Sebenar Mengikut

Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

………………………………... . ……………………………….(Tandatangan) (Tandatangan)

………………………………… . ……………………………….(Nama Pegawai Pemeriksa 1) (Nama Pegawai Pemeriksa 2)

………………………………... ………………………………..(Jawatan) (Jawatan)

………………………………… ……………………………….(Tarikh Pemeriksaan) (Tarikh Pemeriksaan)

Nota:

Daftar: Tandakan √ pada yang berkenaan.

Lokasi: Nyatakan lokasi inventori mengikut rekod dan lokasi inventori semasa pemeriksaan.

Keadaan Inventori : Nyatakan samada sedang digunakan atau tidak digunakan.

Catatan: Penjelasan kepada penemuan pemeriksaan

1.PORTABLE HAND GRINDER

√ KFL-02 KFL-02 5 4 SEDANG DIGUNA

1 UNIT DIPINJAM OLEH GURU TANPA DIREKOD

NAZRI BIN ANUAR OSMAN BIN ISMAIL

KETUA PANITIA PKM GURU PENOLONG (FIZIK)

10.11.2007 10.11.2007

KEW.PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Tahun ...............................

Kementerian :

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di

Telah diperiksa pada

Tandatangan :......................................................................

Nama Pegawai Pengawal :......................................................................

Tarikh :......................................................................

Cop Kementerian/Jabatan :

(Jabatan/ Bahagian/ PTJ)

(tarikh pemeriksaan)

2008

SMK DATO HARUN,TG.KARANG,SELANGOR

BENGKEL KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM

10.11.2008

JUSOH BIN HAMZAH

14.12.2008

SMK DATO HARUN,TG.KARANG

69

KEW. PA-13SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN(diisi oleh Pegawai Aset)

Kementerian :

Jabatan/Bahagian :

CatatanLokasi AsetJenis/Jenama/ModelNo. Siiri Pendaftaran AsetBil

KEW. PA-13

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN

(diisi oleh Pegawai Aset)

Kementerian :

Jabatan/Bahagian :

Bil. No.Siri Pendaftaran Aset Jenis/Jenama/ Model Lokasi Aset Catatan

SMK DATO HARUN,TG.KARANG

KIMPALAN DAN FABRIKASI LOGAM

1. SMKDH/BKL/H/07/2 MESIN KIMPAL ARKA/MILLER/ DIALARC 240 AC/DC

KFL-01 TIDAK BERFUNGSI DAN TIADA BEKALAN

KEW.PA-14

DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL(diisi oleh Pegawai Aset)

Sub Kategori :

Jenis :

No.Siri Pendaftaran :

Lokasi :

(f) Nama dan

Tandatangan

(e) Kos (RM)

(d) Nama Syarikat /Jabatan

Yang Menyelenggara

(c) No.Kontrak/PesananKerajaan dan Tarikh

(b) Butir- Butir Kerja

(a) Tarikh

Nota a) Tarikh Pembaikan/penyelenggaraan yang telah dilakukan bagi harta modal berkenaan.

b) Butir-butir kerja Keterangan mengenai kerja-kerja pembaikan termasuk alat ganti yang dibeli

c) No. Kontrak / No. Pesanan Rasmi Kerajaan beserta tarikh No. Rujukan Pesanan Kerajaan/ No. Kontrak beserta tarikh

d) Nama Syarikat/Jabatan yang menyelenggara Nama syarikat atau jabatan yang melaksanakan kerja-kerja penyelenggara.

e) Kos Kos alat ganti atau kos pembaikan atau kedua-duanya sekali

f) Nama dan Tandatangan Pegawai Aset/Pegawai Pengangkutan hendaklah menandatangani bagi mengesahkan butir-butir penyelenggaraan tersebut.

MESIN

MESIN KIMPAL ARKA

KPM/SMKDH153/BKL/H/07/2

KFL-01

12.7.07 TUKAR FIUS DAN REOSTAT

C 20365; 8.7.2007 RIANG ENTERPERISE RM 345.00ZULKARNAIN BIN JUSOH

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

(TPS)

PEKELILING PERBENDAHARAANBIL. 5 TAHUN 2009

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Stor Kerajaan Meliputi:-

Bab A PenerimaanBab B Merekod StokBab C PenyimpananBab D PengeluaranBab E PemeriksaanBab F Keselamatan dan KebersihanBab G PelupusanBab H Kehilangan Dan Hapus Kira

TUJUAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2009

(a) Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kem/Jab/PTJ.

(b) Menentukan ‘Pegawai khusus’ melaksanakan pengurusan StorPusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok.

(c) Memastikan lokasi Stor di tempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan.

(d) Memastikan : (i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan(ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

e) Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ yang sama.

f) Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import.

g) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA.

h) Meluluskan hapus kira kekurangan stoki) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya :

(i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)(iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)(v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)(vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskan mengikut tatacara seperti berikutnya;

(a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok.(b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada

JKPAK.(c) Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok(d) Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas

pengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/Jab/PTJ.(e) Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok.(f) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah.(g) Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Unit Pengurusan Aset bertanggungjawab menguruskan Stor seperti berikut:

(a)Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor Kem/Jab/PTJ untuk dibentangkan di mesyuarat JKPAK/JPKA setiap 3 bulan sekali.

(b)Menguruskan pelupusan Stok.(c)Mengurus kehilangan dan hapus kira stok.(d)Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor.(e)Menyelaras penyediaan laporan tahunan daripada Kem/Jab/PTJ

untuk dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya;

(i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)(iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)(v) Lapopran Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)(vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN/JABATAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 20 Februari 2009.

Semua Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan Unit Pengurusan Aset hendaklah memastikan setiapKementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskanTatacara Pengurusan Stor (TPS) mengikut PP 5/2009melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PENGUATKUASAAN

Peraturan berkaitan pengurusan stor yang terkandung dalam Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS), Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil. 12 Tahun 1995 dan yang lain jika ada adalah dibatalkan

PEMBATALAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semuaPerkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

PEMAKAIAN

KANDUNGAN TPS

TPS

BAB APENERIMAAN

BAB F KESELAMATAN/

KEBERSIHAN

PENDAHULUAN

BAB BMEREKOD STOK

BAB G PELUPUSAN

BAB H KEHILANGAN &

HAPUS KIRA

BAB CPENYIMPANAN

BAB DPENGELUARAN

BAB EPEMERIKSAAN

DEFINISI STOR

Tempat untuk melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan,pengendalian dan pengeluaran stok.

DEFINISI STOK

Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk;

Bekalan Pejabat/Ubat-Ubatan/Alat Ganti/Keselamatan/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan/Pertanian/Latihan/Penyiaran/Domestik/Dokumen atau Buku Yang Dikawal dan sebagainya

KATEGORI STOR

STOR PUSAT

STOR UTAMA

STOR UNIT

STOR PUSAT

Stor yang menyedia, mengurus dan membekalbarang kepada pelanggan melalui rangkaian storperingkat negeri/daerah/bahagian/cawangan/unit.

Antara contoh Stor Pusat adalah Depoh Bekalan Pusat Kementerian Pertahanan dan Stor MaterialSpesifik (SMS) PDRM.

STOR UTAMA

Stor yang menyedia, mengurus dan membekalbarang untuk keperluan pelanggan-pelanggan peringkatnegeri/daerah/bahagian/cawangan dan agensi.

Antara contoh Stor Utama adalah Stor Jabatan Kerja RayaJabatan Pertanian, Jabatan Pengairan dan Saliran, JabatanBomba dan Penyelamat, Hospital dan Stor Utama BekalanPejabat Kementerian/Jabatan.

STOR UNIT

Stor yang menyimpan dan membekal barang untukkeperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuanoperasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.

Antara contoh Stor Unit adalah stor pejabat,cawangan, bahagian, bengkel, wad, makmal,dapur, dispensari, domestik, sekolah dan unit-unit kecil lain seumpamanya.

OPERASI KATEGORI STOR

STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA

STOR PUSAT

StorUnit

Stor Unit

Stor Unit

StorUnit

Stor Unit

StorUnit

Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan PelangganPelanggan

*STOR PUSAT SMS (PDRM) – Ibupejabat/Kontinjen/IPD - Pelanggan

OBJEKTIF PENGURUSAN STOR

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur,cekap dan berkesan bagi memastikan:

(a) Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan

(b) Kualiti stok sentiasa terjamin dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam simpanan.

FUNGSI STOR

Fungsi Stor ialah memberi perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut;

(a) Menerima, mengesah dan memperaku barang yang dipesan daripada pembekal

(b) Menyimpan stok di lokasi yang ditetapkan dengan mengambilkira ruang secara optimum

(c) Menjaga, menyelenggara stok(d) Mengeluarkan stok(e) Menyelenggara rekod setiap transaksi keluar masuk

stok tepat, teratur dan kemaskini

(f) Merancang, mengurus penokokan stok mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Mengendali pembungkusan dan penghantaran stok.(h) Memeriksa, mengesan dan mengenalpasti sebarang

kelemahan yang menyebabkan berlakunya stok usang, rosak, luput tempoh, perselisihan dan tidak bergerak.

(i) Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan penyelenggaraan kebersihan stor.

(j) Menguruskan tindakan pelupusan ke atas stok.(k) Menguruskan tindakan hapus kira stok yang hilang.

FUNGSI STOR

Organisasi Stor mempunyai 4 bahagian utama iaitu:

(a) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun(b) Bahagian Terimaan(c) Bahagian Simpanan(d) Bahagian Bungkusan dan Penghantaran

PENGURUSAN ORGANISASI STOR

Bekalan,Kawalan,Akaun Terimaan

ORGANISASI STOR

Bungkusan & Penghantaran

• Perbekalan Merancang, mengurus bekalan stok• Kawalan Stok Menyelia, menyemak mengurus laporan• Akaun Mengurus akaun• Pengkalan Data Mengawalselia

MenerimaMemeriksa

MengesahkanMerekod

Barang-barang

MembungkusMenghantar

Simpanan

MengendaliMenyimpanMengeluar

(A) Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun

- Merancang, mengurus bekalan stok- Menyedia, mengemaskini Katalog/Kod Barang, menyemak Borang Pesanan Pengeluaran Barang, menentukan kuantiti, merekod, menguruskan pemeriksaan, pelupusan, kehilangan dan menyedia laporan tahunan- Bertanggungjawab menguruskan akaun- Bertanggungjawab mengawal selia data

ORGANISASI STOR

(B) Bahagian TerimaanBertanggungjawab menerima, memeriksa dan mengesahkan barang yang diterima daripadapembekal dengan memastikan mematuhi peraturanpenerimaan sebelum mengesahkan penerimaan.

(C) Bahagian SimpananBertanggungjawab mengendali, menyelenggara,merekod, mengira stok, memastikan keselamatanserta kebersihan stor.

(D) Bahagian Bungkusan Dan PengeluaranBertanggungjawab membungkus dan menghantarkepada pelanggan dengan mematuhi tatacara.

ORGANISASI STOR

Pengurusan Kawalan Stok bertujuan memastikan stokdapat disediakan kepada pelanggan pada setiap masa.

Kawalan Stok dapat mengelakkan pembaziran seperti stokberlebihan, kos memesan, harga pembelian, modal terlibat,ruang simpanan dapat dielakkan.

Pengurusan Kawalan Stok dapat memberi faedah sepertiKetiadaan stok, keperluan dapat dipenuhi, penggunaanModal yang ekonomik, menumpukan kepada stok yangTinggi pengeluarannya, mengelakkan stok usang/tidak Bergerak/luput/rosak dan jimat ruang simpanan.

PENGURUSAN KAWALAN STOK

Pengurusan Kawalan Stok hendaklah melaksanakanperkara-perkara berikut:

1. Katalog2. Memberi Kumpulan Stok3. Paras Stok4. Prestasi Stor


1. KATALOG

Bermaksud senarai barang standard dalam Stor Pusatdan Stor Utama yang mengandungi maklumat sepertinombor kod, perihal barang, unit pengukuran danharga.

• Bagi Stor Unit hendaklah menyediakan satu senaraibarang-barang yang terdapat dalam pegangannya.


a. Katalog hendaklah di sediakan oleh Stor Pusat/Utamauntuk;

- diedarkan kepada pemesan- menstandardkan barang supaya bilangan penjenisan yang serupa dapat dikurangkan

b. Mewujudkan barang baru sebagai Barang Standard hendaklahmendapat kelulusan Pegawai Katalog/Stor;

- Permohonan menggunakan borang Tambahan Barang- Barang Standard (KEW.PS-6)- Tiada barang pengganti yang memuaskan dalam stok- Barang baru lebih ekonomik- Barang tersebut kerap digunakan dalam jangkamasa lama

KATALOG


- Penggunaan KEW.PS-6 hendaklah dalam 3 salinan iaitu salinan asal dan kedua dikemukakan kepada BBKA dan salinan ketiga disimpan.

- Pegawai di BBKA hendaklah membuat keputusan samada;. menjadikan barang tersebut barang standard; atau. memesan dan membeli untuk permintaan itu; atau. menggunakan barang lain dalam katalog sebagai barang pengganti; atau. Menolak dan memulangkan permohonan.

KATALOG


c. Barang yang hendak dikeluarkan dari Katalog hendaklahmematuhi perkara berikut;- pembelian barang yang hampir serupa/seakan dihentikan

dan dikeluarkan dari Katalog.- kelulusan Pegawai Melulus diperolehi sebelum stok lama

dikeluarkan dari Katalog dengan baki dihabiskan dan menokok stok tidak dilakukan.

- stok yang kadar pusingan rendah tetapi bernilai tinggihendaklah dikeluarkan dari Katalog.

- Barang-barang yang dibeli untuk projek khas/pembangunan tidak perlu dimasukkan dalam Katalog.

KATALOG


KEW.PS-6

No. Rujukan: …………….…………..

1 Perihal barang: 2 Kegunaan: 3 Tarikh mula diguna: 4 Tempoh penggunaan: 5 Tamat tempoh penggunaan: 6

7 Nama pembuat/ agen / pembekal:8 Harga seunit/Unit pengukuran:

(Tandatangan Pemohon) (Tandatangan Ketua Jabatan)Nama: Nama:Jawatan: Jawatan:Jabatan: Jabatan:Tarikh: Tarikh:

…………………………………………………………………………………………………………………….

Kepada Pegawai Melulus (Seksyen Kawalan Stok):

PermohonJika tidak

(Pegawai Katalog/Stor)

Keputusan:

Permohonan diluluskan/tidak diluluskanJika tidak lulus nyatakan sebab …………………………

……………………………………(Ketua Seksyen Kawalan Stok)NamaJawatanJabatan

TAMBAHAN BARANG-BARANG STANDARD(Tatacara Pengurusan Stor 18)

(diisi dalam 3 salinan)

Jika barang-barang yang dicadang bertujuan menggantikan stok sedia ada, nyatakan perihal stok tersebut:

(a) Stor Pusat dan Stor Utama hendaklah menentukan Kumpulanbarang-barang standard seperti berikut;

(i) Kumpulan A – mengandungi 30% daripada stok yang disimpan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi

(ii) Kumpulan B – mengandungi 70% bakinya

MEMBERI KUMPULAN STOK


(b) Menentukan Kumpulan A dan B kepada stok adalah seperti berikut;

(i) Stok disenaraikan mengikut seksyen (seperti Alat Tulis, elektrik, bahan kimia, ubat dan lain-lain) dan butiran maklumat stok dilengkapkan dalam borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-7).

(ii) Stok hendaklah disenaraikan mengikut pembelian bagi tempoh 2 tahun lepas.

(iii) Senaraikan 30% (Kumpulan A) dan 70% (Kumpulan B)



(iv) Kajian semula Kumpulan A/B pada awal tahun sekiranya ada pertambahan atau berkurangan, Pegawai Stor hendaklah menentukan kumpulan baru stok berkenaan.

(v) Pegawai Stor hendaklah memberi tumpuan kepada barang-barang dalam Kumpulan A bagi tujuan untuk mengurangkan stok bernilai tinggi disimpan berlebihan.



(a) Paras Stok bermaksud jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa seperti berikut;

(i) Paras Stok Maksimum- kuantiti tertingi

(ii) Paras Menokok Stok- kuantiti yang boleh memesan baru

(iii) Paras Stok Minimum- kuantiti terrendah disimpan

PARAS STOK


(b) Menentu paras stok hendaklah dikira kadar penggunaan bulanan dengan mengambil purata pengeluaran 12 bulan sebelum membuat pesanan baru.

(c) Paras Stok barang yang dibeli dipasaran tempatan atau diperolehi dari Stor Pusat hendaklah diserahkan tidak lebih 1 bulan. Stok boleh disimpan dalam masa berikut;

- Kuantiti Stok Maksimum – 3 bulan penggunaan- Angka Menokok Stok – 2 bulan penggunaan- Kuantiti Stok Minimum – 1 bulan penggunaan

PARAS STOK


(c) Sekiranya tempoh serahan melebihi 1 bulan, Pegawai Stor boleh menentukan tempoh yang sesuai untuk meminda paras stok.

(d) Stok Item Kritikal tidak perlu ditetapkan paras seperti vaksin, ubat, dan lain-lain.

(e) “Barang Diimport” paras stok adalah mengikut budi bicaraKetua Jabatan dengan tidak melebihi 12 bulan kecualimendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

PARAS STOK


(f) Kajian Semula Paras Stok;

(i) apabila berlaku perubahan tempoh serahan untuk mengelakkan kehabisan stok;

(ii) stok yang dikeluarkan kurang dari 4 kadar pusingan;(iii) membuat pesanan baru; atau(iv) berlaku kecemasan/darurat dimana stok perlu disimpan

berlebihan sekiranya keadaan pulih paras stok hendaklah mengikut paras yang ditetapkan.

(g) Barang yang mahal dan boleh dibeli dipasaran tempatantidak perlu distok

PARAS STOK


(h) Pemesanan pertama kali bagi barang baru hendaklah dibuatsekadar keperluan sahaja.

(i) Paras Stok di Stor Pusat hendaklah berdasarkan pengeluaransekurangnya 12 bulan terakhir dan atas anggaran keperluanmasa depan. Paras stok dikawal rapi supaya tidak kehabisanstok.

PARAS STOK


(a) Prestasi Stor diukur melalui;

(i) Kadar Pusingan Stok - dibuat pengiraan setiap suku tahun mengikut nilai. - Stor Pusat/Utama perlu mencapai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan. - Stor yang baik adalah yang dapat mencapat kadar pusingan tertinggi. - Stok yang aktif adalah yang mengeluarkan 4 kadar pusingan ke atas dalam setahun manakala kurang 4 kadar pusingan adalah stok tidak aktif.

PRESTASI STOR


- Stok Tidak Aktif hendaklah dikaji semula supaya tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok Usang/Tidak Bergerak adalah yang tidak dikeluarkan selepas 2 tahun selepas penerimaannya.

- Stok yang dibeli untuk projek pembangunan atau projek khas tidak perlu diambilkira semasa penyediaan kadar pusingan stok.

PRESTASI STOR


(b) Paras Simpanan

Stor yang menyimpan stok tidak melebihi paras ditetapkan kecuali kecemasan atau darurat.

(c) Paras PerkhidmatanStor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah Stor yang mencapai perkhidmatan terbaik.

PRESTASI STOR


Laporan Kedudukan Stok hendaklah disediakandi Stor Pusat dan Stor Utama.

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) setiap suku tahun.

Mengemukakan kepada Unit Pengurusan AsetKem/Jab/PTJ untuk dilaporkan ke JKPAK dan JPKA.

Pegawai Pengawal hendaklah menandatangani KEW.PS-13 yang lengkap dan mengemukakan kepadaPerbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

LAPORAN KEDUDUKAN STOK

BAB APENERIMAAN

“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima danmengesahkan aset yang diperolehi.

“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu.

BAB A - PENERIMAAN

Objektif Penerimaan:

(a) Memastikan setiap barang stor diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.

BAB A - PENERIMAAN

(a) Semua barang-barang hendaklah diterima melalui Stor

(b) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(c) Pemeriksaan dan pengesahan teknikal hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Stor bila perlu.

PERATURAN PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL

(d) Langkah-langkah yang perlu diambil semasa menerima barang:

- memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen.

- semak butiran dalam dokumen (LO, Inbois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan, Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat Jaminan dan …)


- memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan.

- mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran


Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat atau dicop“ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.


(e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklahmenggunakan Borang Terimaan Barang-Barang(KEW.PS-1)

(f) Borang Kew.PA-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah.

(g) KEW.PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusatatau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untukdirekodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinanke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petakdan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.


(h) Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripadapembekal direkodkan terus di Kad Petak.

(i) Borang Laporan Terimaan Barang (KEW.PS-2) hendaklah digunakan jikaterdapat kerosakan, kurang, lebih dantidak mematuhi spesifikasi


(j) Pegawai Penerima hendaklah menyemakPesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripadapembekal dan mencatat rujukan penerimaan.

(k) KEW.PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima.

Salinan pertama dikemukakan kepadapembekal dan salinan kedua disimpanuntuk rujukan Stor.


Kualiti barang diterima hendaklah mematuhi;

(a) Pengesahan kualiti oleh pengilang/pembekal.(b) Sampel dihantar untuk diuji.(c) Barang tidak mematuhi kualiti dikembalikan.(d) Menuntut penggantian semula mengikut

terma kontrak.

PENGUJIAN KUALITI


Dilaksana seperti berikut;

(a) Ukuran dan keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di kawasan stor

(b) Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti ditapak projek

PERATURAN PENERIMAANPENERIMAAN DI LUAR KAWASAN STOR

Dilaksana seperti berikut;

(a) Pegawai Penerima Stor Utama memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

(b) Pegawai Penerima Stor Unit memastikan barang yang diterima dari Stor Pusat/Utama disertakan dengan Senarai Pembungkusan dan salinan Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

PERATURAN PENERIMAANPENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA

(c) Pegawai Penerima hendaklah menyemak dan mengesahkan barang yang diterima sama seperti yang dipesan

(d) Sekiranya terdapat perselisihan, Pegawai Penerima hendaklah merujuk dengan Stor Pusat/Utama menggunakan Borang Penolakan Barang KEW.PS-2

PERATURAN PENERIMAANPENERIMAAN DARIPADA STOR PUSAT/UTAMA

Stor Pusat/Utama boleh menerima barang yangDikembalikan oleh pemesan dengan mengambilTindakan seperti berikut;

(a) Direkodkan semula dalam Kad Kawalan Stok dan Kad Petak asal sebagai barang belum guna

(b) Bagi stok separa guna hendaklah direkod dalam borang yang disediakan sendiri oleh Stor bagi tujuan kawalan Keluar-Masuk

PERATURAN PENERIMAANBARANG YANG DIKEMBALIKAN OLEH STOR PENERIMA

Pegawai Penerima di Stor Pusat dan Stor Utamahendaklah melabelkan nombor kod dan namabarang kepada semua barang yang diterimaatau bekasnya bagi memudahkan penyimpanan

PERATURAN PENERIMAANPELABELAN BARANG-BARANG DITERIMA

Pegawai Penerima memastikan;

(a) Bungkusan barang tidak mempunyai tanda rosak atau terusik

(b) Jika terdapat tanda maka hendaklah dibuka serta merta dihadapan agen/wakil penghantaran serta dibandingkan dengan butir-butir penghantaran

(c) Sekiranya berlaku kerosakan/kehilangan/tidak cukup bekal ke atas konsainan maka sijil/perakuan kerosakan hendaklah diperolehi daripada pembekal

PERATURAN PENERIMAANPENERIMAAN BARANG IMPORT DI TEMPAT PENDARATAN

Pegawai Penerima memastikan;

Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke storkhas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.

PERATURAN PENERIMAANPENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA

Dipesan Diterima Kurang/Lebih Ditolak Seunit Jumlah

12356999 kertas kajang 12 13 1 1 1.20 144.00

12357000 kertas mahjong 10 11 1 1 1.00 10.00

12357001 kertas floresen 22 23 1 1 2.00 44.00

Nama NamaJawatan TarikhTarikh Kuantiti Ditolak Cop SyarikatCop Jabatan Kuantiti Kurang

Kuantiti lebihSalinan 1 - Kepada Pembekal/Agen Penghantaran Salinan 2 - Untuk Simpanan Stor

Kuantiti

KEW.PS-2

BORANG LAPORAN TERIMAAN BARANG-BARANG(Tatacara Pengurusan Stor 43)

(Disediakan 2 salinan oleh Pegawai Penerima)

Nama dan Alamat Pembekal/Agen Penghantaran

No.dan Tarikh Pesanan Kerajaan

Butir-Butir PengangkutanButir - Butir Bungkusan

Sebab-Sebab Penolakan

No.Ruj.Penerimaan

Nama Penerima Akaun Terima Pembekal / Agen Penghantaran

Disahkan barang-barang ini diterima untuktindakan atas sebab-sebab berikut:

Harga (RM)

Lebih terima

Lebih terima

Lebih terima

No.Kod Perihal Barang

BAB BMEREKOD STOK

BAB B – MEREKOD STOK

MEREKOD STOK

OBJEKTIF

JENIS-JENIS REKOD

BUTIRAN MAKLUMAT

TATACARA MEREKOD

PENEMPATAN KAD PETAKREKOD MELALUI SISTEM

REKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG

BOLEH GUNA

Objektif Merekod Stok

Mengetahui kedudukan stok dalam simpanan

Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat

Membolehkan keadaan stok diketahui

Mengawal paras stok

MEREKOD STOK

Pegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan;

(a) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)- Untuk Stor Pusat dan Stor Utama- Berwarna Putih

(b) Kad Petak (KEW.PS-4)- Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit- Berwarna Hijau

• Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakanformat yang sama.

JENIS-JENIS REKOD

MEREKOD STOK

Kad Kawalan Stok (Bahagian A);

- Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok- Maklumat mengenai pembelian/terimaan bagi setiap suku tahun- Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun- Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun

Kad Kawalan Stok (Bahagian B);

- Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa

BUTIRAN MAKLUMAT

MEREKOD STOK

Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak

Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersamadengan Stok

Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejukBeku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan

PENEMPATAN KAD PETAK

MEREKOD STOK

Kad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakanUntuk merekod setiap satu item sahaja

No Kad (Kad Kawalan Stok/Petak) hendaklah berturutan

Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pendakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitamatau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

TATACARA MEREKOD STOK

MEREKOD STOK

Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5)hendaklah disediakan apabila merekod stok

Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya Ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi;

- angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan- angka betul ditulis dibahagian atas angka asal- pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor

TATACARA MEREKOD STOK

MEREKOD STOK

Sistem merekod/melapor secara elektronik Hendaklah mematuhi peraturan seperti berikut;

- format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa

PENGGUNAAN REKOD MELALUI SISTEM

MEREKOD STOK

Komponen atau alat ganti yang diluluskan melalui prosespelupusan kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklahdimasukkan ke dalam stok untuk penempatan sementarasebelum dipasang kepada peralatan lain yang sama jenisatau kegunaannya.

Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuanrekod dalaman.

MEREKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG MASIH BOLEH GUNA

KEW.PS-4

No. Kad: 1 / 2009

Nombor Kod:

A Lokasi Stok:

Terima Keluar Baki

01/01/09 10

1. 02/01/09 5 5

2. 02/01/09 4 9

3. 03/02/09 8 1

1

Nota:* Diisi oleh Stor Pusat/Utama sahajaBTB – Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1)BPPS – Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10/KEW.PS-11)

Tarikh Tandatangan Pegawai Stor

Baki dipindahkan ke hadapan

Ruj. Kawalan Stok*:

Bil.

Baki dibawa kehadapan

Kuantiti No. Ruj. BTB atau No.Ruj. BPPS

123

KAD PETAK(Tatacara Pengurusan Stor 53)

Perihal Stok:

Kumpulan Stok:

BUKU TUNAI KERAJAAN 100MS

S 008

Pejabat

KEW.PS-5

Bil. No.Kod Perihal StokTandatangan Pegawai Stor Dan

Tarikh

1- 1/2009 S 008 Buku Tunai Kerajaan 100ms2- 2/2009 S 009 Buku Tunai SUWA3- 3/2009 S 010 Buku Subsidiari Kerajaan4- 4/2009 S 011 Buku Subsidiari SUWA5- 5/2009 S 012 Resit Murid6- 6/2009 S 013 Baucar PWR7- 7/2009 S 014 Baucar 3048- 8/2009 S 015 Kew.89- 9/2009 S 019 Daftar Stok Buku Pesanan10- 10/2009 S 017 Buku Pesanan11- 11/2009 S 018 Kertas Minit12- 12/2009 S 022 Baldi13- 13/2009 S 023 Buku Tunai Kerajaan 50ms

SENARAI DAFTAR KAD KAWALAN STOK(Tatacara Pengurusan Stor 61)

No.Kad

BAB CPENYIMPANAN

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan konsep 5s(sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal)

Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terusmenerus supaya stok tidak mudah rosak, senangdikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.

OBJEKTIF PENYIMPANAN

PENYIMPANAN

Ruang Stor digunakan sepenuhnya dengan mengutamakan faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran dan kekemasan stor

Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapatmembolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa

SUSUN ATUR

PENYIMPANAN

Susun atur perlu mengambilkira ruang bagimemudahkan pergerakan kakitangan dan jugaalat-alat pengendalian barang (MHE)

Rak-rak yang sesuai atau boleh ubahsuai digunakanbagi penyimpanan stok mengikut jenis seperti bertingkat, berbaris, berpetak supaya teratur dankemas

Penyimpanan stok di rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50cm daripada siling

SUSUN ATUR

PENYIMPANAN

Lokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkanpenyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan denganmematuhi perkara berikut;

(a) Carta Lokasi perlu disediakan/dikemaskini

(b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak

LOKASI DAN LETAKAN STOK

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap

Stor juga boleh mengamalkan Letakan StokSementara dalam keadaan berikut;

(a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan(b) Stok baru diterima, belum disusun(c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan berat

Letakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan,perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanan dan pengeluaran

LOKASI DAN LETAKAN STOK

PENYIMPANAN

1. Menyusun dengan memudahkan kerja-kerja Pengeluaran secara (Masuk-Dahulu-Keluar- Dahulu) MDKD diberi keutamaan

2. Stok disimpan menggunakan ruang secara optimum

3. Menyusun dengan teratur dan tidak menghalang Pengendalian barang-barang, kerja-kerja kakitangan

PENYIMPANAN STOK

PENYIMPANAN

4. Menyimpan ditempat yang sesuai dengan berdasarkan jenis stok;

(a) Bilik berhawa dingin/peti sejuk untuk stok memerlukan suhu rendah

(b) Ruang yang bersiling untuk mengurangkan suhu panas

(c) Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi tujuan pengaliran udara

PENYIMPANAN STOK

PENYIMPANAN

5. Penyimpanan stok bergantung kepada jenis dan ruang dengan mematuhi perkara berikut;

(a) Ruang stor dibahagikan kepada seksyen atau kumpulan barang (Alat Tulis/Alat Ganti)

(b) Setiap seksyen atau kumpulan diberi tanda pengenalan susunan Abjad/Nombor (A-2B2) Sek A, Rak 2, Kotak B2

6. Stok hendaklah disimpan dengan cara berbeza berdasarkan jenis, kandungan dan fizikal

PENYIMPANAN STOK

PENYIMPANAN

1. Stor hendaklah mengekalkan bekas asal seperti bungkusan/ Kotak/ Tin/ Peti/ dan memastikan label dapat dilihat

2. Setiap bekas asal hendaklah mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama

STOK DALAM BEKAS ASAL

PENYIMPANAN

Stok yang mudah tercerai hendaklah;

(a) Dimasukkan ke dalam bekas standard(b) Disimpan mengikut bilangan/unit bagi

memudahkan pengeluaran(c) Barang tercerai yang tidak boleh dibungkus

hendaklah disusun dengan kemas

BARANG-BARANG MUDAH TERCERAI

PENYIMPANAN

Stok berharga dan menarik hendaklah;

1. Disimpan ditempat selamat di bawah kawalanpegawai bertanggungjawab

2. Mematuhi Arahan Keselamatan yang sedangberkuatkuasa

3. Mematuhi proses pengeluaran yang dilakukansendiri oleh Pegawai Stor atau Pegawai YangDiberi Kuasa

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

PENYIMPANAN

Stok berharga dan menarik hendaklah;

4. Penyimpanan bahan larangan seperti dadah, racun dan bahan terlarang lain mesti mematuhiperaturan penyimpanan yang berkuatkuasa(Peraturan Dadah Berbahaya 1952, Racun 1952,Peraturan Bahan Psikotropik 1989)

5. Stok berunsur keselamatan dengan mematuhiPeraturan Keselamatan yang ditetapkan

BARANG-BARANG BERHARGA DAN MENARIK

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan;

1. Penyimpanan dalam tempat/bilik berhawa dinginatau peti sejuk yang suhunya boleh dikawal(bahan kimia/baja/racun dll)

2. Stok yang tidak tahan lembab disimpan dibilikkering atau nyah-lembapan(simen/kertas/alatan pejabat dll)

STOK YANG MUDAH TERJEJAS AKIBAT HAWA PANAS ATAU LEMBAB

PENYIMPANAN

Stor hendaklah mengamalkan;

Penyimpanan stok ditempat yang luas atautempat lapang yang berpagar

Kebanyakan stok adalah bersaiz besar dan dalamKuantiti yang banyak(Batu-bata, kayu, pasir, besi dll)

STOK YANG TAHAN CUACA PANAS DAN HUJAN

PENYIMPANAN

Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut;

1. Stok barang berat diutamakan di rak yang paling bawah

2. Susunan/Tindanan tidak terlalu tinggi iaitu;(a) senang dikendali dan mudah dikeluarkan

sistem MDKD diamalkan(b) Peti/Kotak yang berat berada paling

bawah(c) Barang-barang tersebut mudah dijilat api

STOK BARANG-BARANG BERAT

PENYIMPANAN

Penyimpanan dengan mematuhi perkara berikut;

(d) memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi

(e) susunan/lapisan paling selamat antara 2-3 meter, melainkan fork lift digunakan


PENYIMPANAN

3. Susunan atau tindanan hendaklah di selang-selisupaya kedudukan lebih kukuh

4. Landasan, belantan, palet digunakan bagimengelak di antara satu atau lantai supayadapat memberi ruang serta mengurangkankerosakan kerana penindihan

5. Ruang antara tindanan hendaklah mempunyailorong/laluan atau laluan bekerja


PENYIMPANAN

6. Ukuran palet yang sesuai digunakan untukmenindan stok/barang bagi mengelakkanpembaziran ruang

7. Penindanan stok hendaklah tidak tinggi dantidak merbahaya kepada kakitangan


PENYIMPANAN

Penyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut;

1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuatmelabelkan ‘Tarikh Luput’ stok

2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas,bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stormengenalpasti dan memantau

3. Tag Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok danKad Petak (Merah Jambu)

STOK BERTARIKH LUPUT

PENYIMPANAN

4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan

5. Label MDKD (KEW.PS-8) hendaklah dilekatkandikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapatdilaksanakan

6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapatyang masuk kemudian tetapi tarikh luputnyalebih awal daripada stok yang masuk dahulu


KEW .PS-8

LABEL MASUK - DAHULU - KELUAR DAHULU ( MDKDS )

( Tatacara Pengurusan Stor 105 )

PERIHAL STOK SARDIN COP AYAM

NO.KOD 01/01 TARIKH DIBUAT 12/02/2009

NO.LOKASI STOK 3 TARIKH LUPUT 12/04/2010

NO.PEMBUAT / PENGENALAN SCA 5745700 TARIKH DITERIMA 01/06/2009

PENYIMPANAN

7. Satu senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-9) hendaklah disediakan sebelum tempoh 6 bulan sebelum tamat tarikh luput stok

8. Sekiranya tempoh 6 bulan tidak dihabiskan maka perlu mengambil tindakan;- mengemukakan satu senarai ke Stor Pusat/Utama supaya dapat ditawarkan kepada stor lain yg berminat- mengeluarkan bagi tujuan latihan/pembangunan dan pengembangan dan seumpamanya- memulangkan kepada pembekal ‘mengikut syarat’- melupuskan dengan mengikut peraturan pelupusan


KEW.PS-9

Kementerian / Jabatan

Kategori Stor

Bulan

6 bulan

5 bulan

4 bulan

3 bulan

2 bulan

1 bulan

* Dikemaskini kuantiti dan Tarikh oleh Pegawai Stor Dalam Bulan Yang Sama

SENARAI STOK BERTARIKH LUPUT( Tatacara Pengurusan Stor 107 )

Bil. Perihal Stok No.KodLokasi Stok

Kuantiti Terimaan

Baki Stok Bagi 6 Bulan Sebelum tamat Tempoh Luput *( Kuantiti dan tarikh Kemaskini)

Catatan

PENYIMPANAN

Melabel1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti

diberi tanda pengenalan secukupnya

2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel denganterang dan tidak mudah padam

3. Pelabelan hendaklah dilabelkan denganmenunjukan jenis kandungan dan langkahkeselamatan yang perlu dipatuhi

4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpansecara berasingan

STOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKAR

PENYIMPANAN

Menyimpan5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam

bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, mengkakisserta melecur hendaklah disimpan di stor yangberasingan lengkap dengan alat pencegahkebakaran dan bantuan kecemasan

6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejaswapnya hendaklah dielak daripada tersentuhdisimpan ditempat selamat/dialas/mudah dilihatbertujuan mencegah tindakbalas


PENYIMPANAN

Menyimpan7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak

disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalamtangki bawah tanah

8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan,dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempatberasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatanmengikut arahan berkuatkuasa


PENYIMPANAN

Mengendali

9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati

10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara (astilin, hidrogen, nitrogen, spirit, petrol dll)


PENYIMPANAN

Mengendali

11. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar(kalsium karbid, berilium, kalsium fostat dll)

12. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, kuprum sulfat, ammonia klorida dll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut.


PENYIMPANAN

Mengendali

13. Langkah berikut hendaklah dipatuhi;

(a) Pakaian keselamatan digunakan(b) Bahan kimia mengeluarkan wap memabukan

diuruskan di luar bangunan(c) Pengeluaran bahan dibenarkan dalam bekas

asal yang belum dibuka. Sekiranya dibuka secara agihan hendaklah sesingkat mungkin

(d) Mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh pengeluar/pembekal


PENYIMPANAN

14. Jika berlaku kebocoran bekas, tin atau tong yang boleh dikesan dari baunya maka pemeriksaan segera dilakukan dan bekas yang rosak/bocor hendaklah dikeluarkan dari stor dan dikembalikan kepada pembekal


PENYIMPANAN

Mengendali gas

1. Gas yang tersimpan dalam tabung hendaklahdikawal rapi kerana boleh membakar, memabukkan, mudah terbakar seperti oksigenhidrogen, nitrogen dll.

2. Tabung besi waja berisi gas disimpan ditempatdingin dan kering serta ditutup (Coir Jacket)

GAS MAMPAT DALAM TABUNG

PENYIMPANAN

Mengendali

3. - dilindungi dari bahang panas- jauh dari minyak, api, bahan mudah terbakar- elakan dari terhempas atau pecah- injap tabung hendaklah ditutup

4. Tabung hendaklah dilekatkan pada dinding danditegakkan serta dikunci

GAS MAMPAT DALAM TABUNG

PENERIMAAN DAN PENGELUARAN STOK MUDAH TERBAKAR DAN BAHAN KIMIA

1. Stok mudah terbakar/bahan kimia yang diterimahendaklah dihantar terus kepada stor bahanmudah terbakar untuk disimpan

2. Pengeluaran hendaklah dibuat oleh Pegawai Stordi tempat simpanannya sahaja

PENYIMPANAN

1. Stok perlu diselenggara dari masa ke masa bagimengekalkan keadaan baik dan boleh guna dengan mematuhi perkara berikut;- menyapu minyak untuk elak karat- mengekalkan bungkusan asal- mengawal dari serangan serangga

2. Stok berciri keselamatan hendaklah mematuhiperaturan penyelenggaan yang berkuatkuasa

PENYELENGGARAAN STOK

BAB CPENGELUARAN

PENGELUARAN

Pengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapatkebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberikuasa oleh Ketua Jabatan

KEBENARAN PENGELUARAN STOK

PENGELUARAN

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKDDengan memastikan stok yang diterima dahulu dapatDikeluarkan dahulu.

Sistem yang cekap, teratur dapat mengelakkan;- pengeluaran tanpa kebenaran- pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan- stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan

SISTEM MASUK DAHULU KELUAR DAHULU

PENGELUARAN

1. Semua pesanan kepada Stor Pusat/Utamamenggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok(KEW.PS-10) dalam 5 salinan

2. Pemesan hendaklah mendaftarkan no pesanandengan merujuk jumlah pesanan dibuat mengikuttahun dan mengisi alamat Stor Pusat/Utama diKEW.PS-10

3. Satu jenis stok boleh dipesan dengan menggunakansatu borang KEW.PS-10

PEMESANAN STOK

PENGELUARAN

4. 1 salinan disimpan Stor Pemesan, 4 salinandikemukakan kepada Bahagian BBKA samada diStor Pusat atau Stor Utama

5. BBKA hendaklah mengambil tindakan berikut;

(a) mendaftarkan KEW.PS-10 dan memberi no pengeluaran merujuk permohonan ikut tahun(b) meluluskan kuantiti pengeluaran(c) merekod pengeluaran (Kad Kawalan Stok ‘B’)

PEMESANAN STOK

PENGELUARAN

6. 4 salinan KEW.PS-10 hendaklah dikemukakan olehBBKA kepada Bhg Simpanan untuk kelulusanpengeluaran stok serta Bhg Simpanan merekodpengeluaran yang diluluskan dalam Kad Petak

5. Bahagian Simpanan mengemukakan setiap1 salinan KEW.PS-10 seperti berikut ke;

(a) Bhg Bungkusan/Penghantaran(b) Stor Pemesan bersama stok(c) BBKA untuk tindakan pelarasan kewangan(d) Bhg Simpanan untuk tujuan rekod

PEMESANAN STOK

PENGELUARAN

1. Semua pesanan kepada Stor Unit hendaklah mengguna Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11)

2. KEW.PS-11 disediakan pemohon dalam 2 salinan

3. 1 salinan kepada Stor Unit dan 1 disimpan olehpemohon

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

PENGELUARAN

4. Stor Unit hendaklah mengambil tindakan ke atasKEW.PS-11 seperti berikut;

(a) mendaftar KEW.PS-11 dengan memberi no permohonan

(b) menentukan kuantiti pengeluaran(c) mendapatkan kelulusan pengeluaran(d) mencatat pengeluaran pada Kad Petak

PERMOHONAN STOK (STOR UNIT)

KEW.PS-11

BPS/ 002

1- 1 1 0

2- 12 12 8

3- 43 42 3

4- 24 24 0

5- 1 1 0

6- 4 4 2

Kelulusan:

(Tandatangan Pemohon) (Tandatangan Pegawai Pelulus)

Nama : Roslan Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

…………………………………

(Tandatangan Pegawai Stor) (Tandatangan Pegawai Pemohon)

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

No.Permohonan :

BORANG PERMOHONAN STOK(Tatacara Pengurusan Stor 143)

(Untuk Kegunaan di Stor Unit - diisi dalam 2 salinan)

Bil.

Permohonan Pegawai Pelulus

CatatanPerihal Stok

Kuantiti Dipesan

Kuantiti Diluluskan

Baki Kuantiti Dipesan

Stepler no 10

Kertas Warna Kuning 160grm

Sugar Paper

Bulu Tangkis Sea Lion 1130

Pensil HB

Kad Manila

Permohonan diluluskan / Tidak diluluskan *

*sila potong yang tidak berkenaan

Kemaskini Rekod : Perakuan Penerimaan

…………………………………..

Roslan

PENGELUARAN

Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkanoleh Stor Pusat. Stor pemesan (Utama/Unit) hendaklahmembuat perolehan dengan mengikut tatacaraperolehan semasa yang berkuatkuasa

PESANAN STOK YANG TIDAK DAPAT DIBEKALKAN

PENGELUARAN

Stok hanya boleh dikeluarkan atas pesanan dengankebenaran Pegawai Stor / Pegawai Pelulus yangdiberi kuasa oleh Ketua Jabatan

Pegawai Stor hendaklah menandatangani KEW.PS-10dan KEW.PS-11

Stok yang dikeluarkan hendaklah mengikut kuantitiyang diluluskan

PENGELUARAN STOK

BAB D - PENGELUARAN

Barang Gunahabis adalah barang yang ‘kerap guna’atau mudah rosak atau mudah haus atau tidak ekonomi dikesan satu persatu atau aturan manualpenggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna

Dikeluarkan untuk bekalan;Pejabat/ makmal/ asrama/ latihan/ domestik/ bengkel/Dapur/ pembedahan/ pertanian/ penyelidikan/ pameran/keselamatan dan seumpamanya

PENGELUARAN BARANG GUNAHABIS

BAB D - PENGELUARAN

Seperti;Alat pengira/ pendrive/ gunting/ stapler/ alatan bengkel/Jarum/ tabung uji/ parang/ pisau/ alatan pembedahan/Alatan pemutar/ bahan pameran/ tali/ wayar/ cadar/Kostum/ tuala/ gelas/ sudu/ garpu/ bakul sampah/dan seumpamanya

(Penggunaan stok/barang gunahabis diguna berulang kali atau sekali guna bagi tujuan gunasama, walau bagaimanapun ianya adalah dikawal)

BARANG-BARANG GUNAHABIS

PENGELUARAN

1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuanguna sama hendaklah disimpan semula setelahselesai penggunaannya

2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabishendaklah disediakan sendiri oleh Kem/Jab/PTJ sebagai rekod penggunaan

Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidakdiperlukan maka hendaklah dijual secara sisa ataubarang terpakai

KAWALAN KELUAR-MASUK BARANG GUNAHABIS

PENGELUARAN

1. Sisa Stok atau barang terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada/ lebihan(pembelajaran, kajian, penyelidikan, latihan, penyelenggaraan, program-program pembangunan dan pemeran) hendaklah dijual setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan

- lebihan kayu, besi, tanah, pasir dll hasil program iaitu kerusi, meja, alat elektrik dll

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

PENGELUARAN

2. Penjualan sisa barang terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut;

(a) barang terpakai yang berkuantiti kecil yang beratnya kurang daripada 1ribu kg (1000kg) boleh dijual secara jualan terus kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangandalam bidang membeli barang lusuh (perlu permit);

atau

(b) barang terpakai yang mempunyai permintaan tinggi dipasaran atauberatnya melebihi 1 ribu kg (1000kg) hendaklah mengikut TatacaraPengurusan Aset yang berkuatkuasa atau arahan lain yang dikeluarkan dari semasa ke semasa

3. Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

JUALAN SISA STOK ATAU BARANG TERPAKAI

PENGELUARAN

1. Produk yang dihasilkan bagi tujuan programpembangunan, latihan, kajian dan penyelidikan,pengembangan dan seumpanya hendaklah direkodsecara berasingan oleh Kem/Jab/PTJ.

Seperti barang kraf tangan/ hiasan/ landskap/pameran/ elektrik/ elektronik/ dll

2. Bagi produk yang tidak mematuhi standard piawaiyang ditetapkan, tidak boleh didaftarkan sebagaiaset kerajaan

PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK

PENGELUARAN

3. Semua produk dihasilkan melalui stok yangmempunyai nilai jualan hendaklah disenaraikansebelum dijual.

4. Jualan terus boleh dilaksanakan dengan mendapatkelulusan daripada Ketua Jabatan dengan mengikutharga yang ditetapkan oleh Jabatan

5. Hasil jualan produk daripada stok dikreditkanke Akaun Hasil Kerajaan

PRODUK YANG DIHASILKAN MELALUI STOK

PEMBUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN

1. Bahagian Pembungkusan dan Penghantaranmemastikan urusan pembungkusan/penghantarandijalankan dengan teratur, cermat dan cekapsupaya barang diterima pemesan dalam keadaansempurna

2. Barang yang diterima untuk pembungkusan danpenghantaran hendaklah disemak, diperiksa dandipastikan sama dicatat pada KEW.PS-10

PERATURAN


3. Pegawai Bertanggungjawab hendaklah menurunkantandatangan dan tarikh pada KEW.PS-10

4. Pembungkusan stok hendaklah mematuhi tatacara pembungkusan yang bersesuaian

PERATURAN


1. Barang hendaklah dibungkus dengan cermat, kemasdan betul bagi mengelakkan kerosakan dankecurian semasa penghantaran

2. Barang mudah pecah dibungkus dengan teliti dan

simbol/perkataan mudah pecah/fragile dengan dakwat merah ditanda diluar bungkusan

TATACARA PEMBUNGKUSAN


3. Kotak atau peti hendaklah diikat rapi menggunakanmesin pengikat atau cara lain yang bersesuaian

4. Barang-barang kecil dan tercerai hendaklah menggunakan bekas standard dan diberi pelekat/tanda bagi memudahkan pengendalian

5. Barang keselamatan (peluru, bahan letupan, senjataperalatan persenjataan dll) perlu mengikut peraturankeselamatan ATM/PDRM yang berkuatkuasa



6. Berat dan ukuran sebenar bungkusan hendaklahdicatat diluar kotak bagi tujuan memudahkanpengendalian. Pegawai bertanggungjawabhendaklah mengutamakan faktor berikut;

(a) Cara pengangkutan – had berlainan bagi (keretapi-gerabak/ kapal-dek/ pos-bungkusan dan pengangkutan lain

(b) Had yang dikenakan oleh syarikat pengangkutan



(c) jangkaan bilangan pertukaran pengendalian semasa bungkusan dalam perjalanan

(d) Destinasi; dan

(e) kemudahan pengendalian ditempat penghantaran dan penerimaan serta ditempat penukaran pengangkutan. Jika tenaga manusia digunakan beratnya antara 27-36 kilogram(kg)



7. Berat kasar dicatat diluar bungkusan.Bungkusan yang berat 1000kg ke atas hendaklah

dicatat Muatan Berat serta dicatat berat sebenar pada bungkusan



1. Senarai Pembungkusan KEW.PS-12 hendaklahdisediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran dalam 3 salinan bagi tujuan berikut;

(i) menyenaraikan barang di setiap bungkusan

(ii) mencatat maklumat di borang KEW.PS-12

(iii) nota pembungkusan kepada pegawai pemesan;

(iv) akaun penerimaan oleh pegawai pemesan

PENYEDIAAN SENARAI PEMBUNGKUSAN


2. Nombor pemesanan/pengeluaran di KEW.PS-10hendaklah dicatatkan di KEW.PS-12

3. KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 hendaklah disertakanbersama barang yang dimasukkan ke dalam petiatau kotak atau seumpamanya denganmengambil langkah berikut;

(a) dokumen tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam sampul kalis air



(b) sampul berkenaan dilekatkan di bahagian dalam penutup peti atau kotak

(c) satu (1) salinan Senarai Pembungkusan hendaklah dihantar terus kepada Pegawai Pemesan



1. Tanda pengenalan iaitu nombor rujukan, alamatpengirim/penerima hendaklah ditulis dengan terangdan dengan menggunakan dakwat hitam yangkalis air.Langkah berikut dipatuhi semasa menulis tandapengenalan

(a) huruf dan nombor yang digunakan hendaklah berukuran lebih kurang 5cm tinggi dan perkataan ringkas tidak digalakan

TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN


(b) peti, kotak, botol, pasu yang mudah pecah hendaklah ditanda dibahagian atas, tepi dan dikedua-dua belah tepinya

(c) tanda pengenalan yang terdahulu pada bekas atau kotak yang digunakan semula hendaklah dipadam

TANDA PENGENALAN BUNGKUSAN


1. Bagi barang yang tidak boleh dibungkustindakan berikut hendaklah diambil;

(a) pelekat bersimbol/tag hendaklah dilekat atau di ikat pada sekurangnya 2 unit barang

(b) barang diikat/dibalut menjadi satu hendaklah juga ditag/dipelekat; dan

(c) jika karung digunakan, tag diikat di cepu karung

BARANG TANPA BERBUNGKUS


1. Bungkusan yang memerlukan perhatian khassemasa pengendalian, penyimpanan, penghantaranhendaklah dicatat/dilekat dengan tanda atau arahanyang mudah dilihat

2. Bungkusan yang mengandungi barang mudaharahan menggunakan simbol/ pelekat/ ditulisdengan ‘warna putih di atas permukaan merah’

ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN


3. Bungkusan barang-barang lain hendaklahmenggunakan simbol/ pelekat/ ditulis dengan’warna merah di atas permukaan putih’

ARAHAN KHAS PADA BUNGKUSAN


1. Penghantaran barang seberapa boleh dan praktikhendaklah dalam bekas atau bungkusan asalnyaseperti yang diterima daripada pembekal

Bekas yang bertanda ‘Musnah Selepas IanyaDikosongkan’ jangan diguna semula

Bekas yang dikenakan deposit hendaklah dipulangmengikut perjanjian

ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN


2. Pegawai Stor hendaklah menyelia kerja-kerjamengendali/ memunggah serta menyemakbungkusan dengan merujuk Senarai PembungkusanKEW.PS-12 yang diterima/ dihantar oleh agenpenghantaran/ pembekal

ARAHAN KHAS PADA PENGHANTARAN

BAB EPEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa kesemasa untuk mengenalpasti kelemahan yangmenyebabkan stok rosak/ usang/ luput tempoh/ berlebihan/ berkurangan dan sebagainya supayatindakan susulan dapat diambil

PENDAHULUAN

PEMERIKSAAN

2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu;

(A) Pengiraan Stok

(B) Pemeriksaan Stok

(C) Verifikasi Stor

PENDAHULUAN

PEMERIKSAAN

1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semuastor iaitu Stor Pusat/ Stor Utama/ Stor Unitsecara terus menerus sepanjang tahun

Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untukmelaksanakan Pengiraan Stok

(A) PENGIRAAN STOK

PEMERIKSAAN

2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan PengiraanStok mematuhi perkara berikut;

(a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod

(b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangi beserta tarikh oleh Pegawai Stor

PENGIRAAN STOK

PEMERIKSAAN

1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakandi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yangdiperiksa

(B) PEMERIKSAAN STOK

PEMERIKSAAN

3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklahmematuhi perkara-perkara berikut;

(a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai Oktober tahun semasa

(b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa


PEMERIKSAAN

(c)Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhirtransaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatanganiserta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksasetelah pemeriksaan dilakukan

(d)Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalamLaporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW.PS-14)


PEMERIKSAAN

(e)KEW.PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor

(f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasilpemeriksaan stok(bagi stok lebih/kurang yang ditemui dengan dilaksanakan oleh Pegawai Stor melalui Penyata Pelarasan Stok)


PEMERIKSAAN

1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepasPemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksadi Stor Pusat dan Stor Utama

2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut;

(a) mengesahkan ketepatan rekod/ stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok

(b) memastikan pelarasan stok diambil tindakan

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

(c)Memastikan stok lebih/ usang/ tidak boleh guna/rosak/ tidak bergerak/ hampir luput tempohdiambil tindakan pelupusan

(d)Memastikan stok kurang/ susut disebabkan dipotongditimbang, dibancuh, bocor, sejat atauseumpamanya diambil tindakan hapus kira

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

(e)melengkapkan semua maklumat dan mengesahkanKEW.PS-14 (Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor)

(f) melaporkan pengurusan stor secara keseluruhaniaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan,merekod, penyimpanan, pengeluaran,pengiraan/pemeriksaan/verifikasi, keselamatan/kebersihan, pelupusan, kehilangan/hapus kira dannilai stok dengan menggunakan Laporan TahunanKeseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

(C) VERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua SetiausahaKementerian atau Ketua Pengarah/Timbalan KetuaPengarah Jabatan adalah bertanggungjawabmelantik pegawai-pegawai yang sesuai untukmenjalankan Verifikasi Stor

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

2. Tempoh Pelantikan

Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatandan tempoh pelantikan tidak melebihidua (2) tahun

PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

1. Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada;

(a) sekurang-kurang 2 orang ahli

(b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi

(c) pegawai mempunyai pengetahuan serta pengalaman dalam pengurusan stor

(d) pegawai Kumpulan Pengurusan/Profesional serta Kumpulan Sokongan 1/ setaraf

KEANGGOTAAN PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

1. Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatanke Stor Pusat/Utama berasaskan kepada jadual/program yang disediakan

2. Pemverifikasi stor henaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW.PS-14 danmelengkapkan serta mengesahkan butiranmaklumat seterusnya mengemukakan kepadaKetua Jabatan

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

3. Pemverifikasi stor hendaklah mengira danmerekod baki fizikal stok serta mengesahkanketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok

4. Menentukan tiada transaksi semasa verifikasidilaksanakan

5. Menyediakan KEW.PS-15 (Laporan TahunanKeseluruhan Pengurusan Stor dan kemukakankepada Ketua Jabatan

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOR

PEMERIKSAAN

1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakanke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW.PS-14 seperti berikut;

(a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan

(b) syor pelupusan/ hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H

(c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan


PEMERIKSAAN

2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW.PS-14/KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Asetbagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal

3. Mengambil tindakan ke atas syor PegawaiPengawal di KEW.PS-15

4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut darisemasa ke semasa


PEMERIKSAAN

1. Pegawai stor hendaklah mengambil tindakanpelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan PenyataPelarasan Stok KEW.PS-17

2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan PelarasanStok di KEW.PS-17

PELARASAN STOK

PEMERIKSAAN

3. Pegawai stor hendaklah merekod teransaksipelarasan stok di ruang Terima bagi stoklebih atau di ruang Keluar bagi stok kurangpada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) danKad Petak serta ditandatangani.

PELARASAN STOK

PEMERIKSAAN

1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemakKEW.PS-14, KEW.PS-15

2. Menyediakan KEW.PS-16 untuk perakuandan tandatangan Pegawai Pengawal

3. Mengemukakan KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahunberikutnya

TANGGUNGJAWAB URUSETIA PENGURUSAN ASET

PEMERIKSAAN

1. Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stortindakan berikut hendaklah diambil;

(a) menyedia Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh ambil alih

(b) membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak 100% bagi memastikan baki stok adalah sama

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

PEMERIKSAAN

(c) Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 hendaklah disediakan dan ditandatangani pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan

(d) Pegawai stor yang mengambil alih tugas hendaklah melakukan pelarasan stok di para 198, jika terdapat stok lebih atau kurang

MENGAMBIL ALIH TUGAS STOR

Kementerian/Jabatan:Kategori Stor:

Kuantiti Nilai RM) Kuantiti Nilai RM) Lebih Kurang

JUMLAH:

Tindakan pelarasan akan diambil seperti di perenggan 194 Disahkan Oleh:Tatacara Pengurusan Stor:

...................................................... ....................................................... .................................................(Tandatangan Pegawai yang menyerah tugas stor) (Tandatangan Pegawai yang mengambilalih stor) (Tandatangan Ketua Jabatan)Nama: Nama: Nama:Jawatan: Jawatan: Jawatan:Tarikh: Tarikh: Tarikh:

Cop Jabatan :

Keadaan Stok

(usang/rosak/tidak digunakan lagi/tidak aktif/liput tempoh/dll)

KEW.PS-18PERAKUAN AMBIL ALIH

(Tatacara Pengurusan Stor 203)

Bil.No. Kad Kawalan

StokPerihal Stok

Harga Seeunit

(RM)

Kad Kawalan Stok Baki Fizikal Stok Kuantiti Fizikal Stok

BAB FKESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklahsentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatandengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan

2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalankeselamatan yang sesuai dan berkesan dalammengawal stor/stok terpelihara

3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak

PERATURAN


4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruangpejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor danlokasinya berhampiran dengan stor

5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaranudara seperti pemasangan alat penghawa dingin,exhaust fan atau kipas

PERATURAN


6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpanstok barang-barang belum guna dan tidakdijadikan tempat penyimpanan barang rosak,usang dan sebagainya

7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklahdilaksanakan dari semasa ke semasa

PERATURAN


1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkansecara berasingan daripada bangunan lain untukmewujudkan sistem keselamatan yang sempurnadan berkesan

KAWALAN KESELAMATAN STOR


2. Sistem keselamatan yang sesuai bergantungkepada keperluan dan kesesuaian Stor Pusat/Utama/ Unit dengan mematuhi;

(a) sekeliling stor hendaklah berpagar(b) kawalan 24 jam oleh Pegawai Keselamatan(c) pemasangan lampu limpah(d) pemasangan alat amaran(e) tanda keselamatan ditempat yang tertentu(f) penggunaan pas keluar-masuk(g) peraturan penggunaan kunci mematuhi

Arahan Keselamatan

KAWALAN KESELAMATAN STOR


1. Stor perlu dilengkapi dengan sistem kawalankebakaran seperti fire alarm, smoke detector,water sprinkler dll

2. Alat pemadam api ‘fire extinguisher, hose reel’diletakan di tempat yang strategik

3. Mempamerkan plan lantai yang menunjukkanarah keluar-masuk ‘KELUAR’

KAWALAN KEBAKARAN


4. Mempamerkan tanda amaran seperti ‘DilarangMerokok’ , ‘Mudah Terbakar’ dan sebagainya

5. Ketua Jabatan mendapatkan nasihat JabatanBomba & Penyelamat

6. Mengatur latihan mengawal kebakaran kepadaPegawai-pegawai Stor

KAWALAN KEBAKARAN


1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan storsentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin

2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala

KEBERSIHAN

BAB GPELUPUSAN

PELUPUSAN

1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stokyang didapati rosak, luput, tidak boleh guna,tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihikeperluan dan disyorkan selepas pengiraan/pemeriksaan/ verifikasi stor.

PENDAHULUAN

PELUPUSAN

2. Pelupusan stok hendaklah mematuhi peraturanyang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yangsedang berkuatkuasa

PENDAHULUAN

PELUPUSAN

1. Pelupusan stok bernilai rendah hendaklahdilaksanakan bagi stok nilai perolehan asalnyatidak lebih daripada RM10,000 bagi nilaiagregatnya dalam satu permohonan

PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

PELUPUSAN

2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yanghendak dilupuskan

3. Pegawai pemeriksa adalah dari KumpulanPengurusan dan Profesional atau KumpulanSokongan 1 atau yang setaraf

4. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidakterlibat dalam menguruskan stok berkenaan


PELUPUSAN

5. Pegawai pemeriksa stok yang hendak dilupuskanhendaklah menggunakan borang LaporanPelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19)

6. Pegawai pemeriksa hendaklah mencatatkankeadaan stok serta memberi syor kaedahpelupusan yang sesuai untuk kelulusanKetua Jabatan

7. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini KadKawalan Stok dan Kad Petak di ruang Keluar/Baki stok


PELUPUSAN

Kuasa Melulus pelupusan stok bernilai rendahtertakluk kepada Seksyen 5, Akta PerwakilanKuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

KUASA MELULUS PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

PELUPUSAN

Semua pelupusan stok tidak memerlukanPerakuan Pelupusan (PEP)

PERAKUAN PELUPUSAN

PELUPUSAN

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab/PTJadalah bertanggungjawab sebagai UrusetiaPelupusan Stok

URUSETIA PELUPUSAN

PELUPUSAN

Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakanLaporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac padatahun berikutnya

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK

BAB HKEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehiangandan seumpamanya dengan mematuhi peraturanyang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yangsedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan StokYang Bernilai Rendah

PENDAHULUAN


Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlahnilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebihdaripada RM250 yang kekurangannyadisebabkan oleh kesusutan akibat dipotong,ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruapatau kemerosotan/kekurangan yang tidak dapatdielakkan

KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH


Kekurangan stok tersebut bukan disebabkankecurian, penipuan atau kecuaianPegawai Awam

KEKURANGAN STOK YANG BERNILAI RENDAH


Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stoktertakluk kepada Seksyen 5, Akta PerwakilanKuasa 1956 yang sedang berkuatkuasa

(P.U.(B)197 bertarikh 29 Mac 2008)

KUASA MELULUS HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK


LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan LaporanHapus Kira Kekurangan Stok (KEW.PS-21)dengan merujuk di ruangan syor oleh PegawaiPemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14

2. KEW.PS-21 hendaklah disahkan oleh KetuaJabatan sebelum dikemukakan kepada KuasaMelulus untuk kelulusan hapus kira


LAPORAN HAPUS KIRA KEKURANGAN STOK

3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini KadKawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petakdi ruang ‘keluar’ dan ‘baki’

4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhirtidak diperlukan bagi kes Kekurangan StokYang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilanganmelibatkan jenayah


URUSETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

Urusetia Pengurusan Aset di Kem/Jab adalahbertanggungjawab sebagai Urusetia KehilanganDan Hapus Kira Stok


Pegawai Pengawal hendaklah melaporkansemua kes kehilangan dan hapus kira stokdengan menggunakan Laporan TahunanKehilangan Dan Hapus Kira Stokdi KEW.PS-22

KEW.PS-22 hendaklah dikemukakanke Perbendaharaan sebelum 15 Macpada tahun berikutnya

LAPORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA STOK

SEKIANTERIMA KASIH

tpakl 0507_combine stor-pengurusan aset alih kerajaan

Documents