mesyuarat persediaan audit dalam iso … · web viewrc baru/ manusia tiada salinan dokumen...

PENEMUAN AUDIT DALAM BIL AD02/2008 (11-12 NOV 2008)LOG AUDIT / TINDAKAN PEMBETULAN

Analisis Penemuan Audit Dalam Bil AD02/2008

Bil Bil Audit Major Minor RC SFI

1 AD02/2008 0 1 53 23

2 AD01/2008 2 0 12 5

1

Kumpulan 1: Dokumen Kualiti ISO9001:2000

Analisis Penemuan :

Bil Penemuan Jumlah

1 Major -

2 Minor -

3 RC 18

4 SFI 1

Gred1

Status2

Penemuan3

Semakan Tindakan4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

RC Baru Prosedur wajib Tindakan Pencegahan tidak di kemas kini dari segi skop, lampiran dan borang tindakan pencegahan yang berkaitan.

Pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH01

4.2.3

SFI Baru Dokumen terkawal dan dokumen induk tidak di cop pada setiap helaian prosedur yang di semak.

Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH02

4.2.3

RC Baru Muka surat di dalam Isi Kandungan tidak sama dengan muka surat sepatutnya.

Pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH03

4.2.3

RC Baru Dalam tanggung jawab dan tindakan perlu di masukkan tanggungjawab PA supaya selaras dengan carta alir yang di sediakan.

Penbetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH04

4.2.3

RC Baru Carta alir perlu selaras dengan Tanggung Jawab dan Tindakan

pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH05

4.2.3

2

RC Baru Orang yang bertanggung jawab (BPP) dalam carta alir tidak terdapat dalam singkatan.

pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/ZH06

4.2.3

RC Baru Dokumen tidak lengkap.PK.UiTM.KPH.(O).11.ms 5

pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/SR01

4.2.3

RC Baru Terdapat kesilapan ejaan dalam sebahagian prosedur yang di semak


4.2.3

RC Baru Nombor rujukan pada tetulang semua fail prosedur di tulis P.K sedangkan nombor rujukan di dalam kandungan di tulis PK.


4.2.3

RC Baru Fail prosedur tidak di kemaskini PK.UiTM.KPH.(O).07


4.2.3

RC Baru Nombor muka surat melebihi isi kandungan dan muka surat di letakkan pada lampiranDicadangkan agar hanya nombor muka surat di tulis dan bukannya cth:1/10 dan tiada nombor muka surat di letakkan pada lampiran hanya nombor lampiran.


4.2.3

RC Baru Dokumen sokongan tidak lengkap bagi Manual Kualiti (MK).Perlu ditambah:

i) Dokumen MQAii) Outcome Based Education

(OBE)iii) Penilaian Risiko (Risk As-

sessment)iv) PKPA-KPI

pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/AHA01

4.2.3

3

RC Baru Dokumen rujukan (MK) tidak di kemas kini cth:URDC diganti dengan RMU


4.2.3

RC Baru Penerangan bagi klausa 7.3 dan 7.5.2 tidak mengikut klausa QMS ISO 9001(MK).


4.2.3

RC Baru Objektif kualiti belum dipinda selepas MKSP diadakan (MK).

pembetulan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/RJ01

4.2.3

RC Baru E-mail rasmi (lotus notes) dan laman web UiTM tidak dimasukkan sebagai komunikasi dalaman (5.5.3) (MK).


4.2.3

RC Baru Dokumen rujukan (MK) 4.2.4 nama prosedur yang dirujuk tidak wujud (Prosedur Kawalan Kualiti)Prosedur yang perlu dirujuk adalah Prosdur Kawalan Rekod


4.2.3

RC Baru Jumlah jam latihan dalam 6.2.2(b) 40 jam dan sepatutnya 56 jam.


4.2.3

RC Baru Prosedur Penilaian Bengkel/Makmal PK.UiTM.KPH.(O).16 masih tersenarai dalam MK walaupun telah dimansuhkan.(4.1.3.3)


4.2.3

4

Kumpulan 2: Tanggungjawab Pengurusan

Analisis Penemuan :

Bil Penemuan Jumlah

1 Major -

2 Minor -

3 RC 2

4 SFI 7

5

Gred1

Status2

Penemuan3

Semakan Tindakan4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

RC Baru Rekod didalam fail (MKSP, ME, JKP, PIN) tidak disusun mengikut senarai kandungan dan perlu dikemaskinikan

Penambaikan 11/11/08 AD6/UiTM PHG/MMS01

4.2.4

SFI Baru Pihak pengurusan perlu memastikan data yang di perolehi seperti objektif kualti yang kedua di analisa dengan lebih terperinci


8.1

SFI Baru Pihak Pengurusan perlu ada maklumat terkini berkenaan kelima-lima objektif kualiti dan perlu ada dalam simpanan Pengarah Kampus.


4.2.4

SFI Baru Buku catatan pertemuan dengan Pengarah tiada dibuat analisa kepuasan pelanggan.


8.2.1

SFI Baru Pautan Dokumen ISO perlu mudah di capai di laman web UiTM Pahang bagi memudahkan staf mendapatkannya


5.5.3

SFI Baru Bahagian Pengurusan perlu mendapatkan maklumbalas daripada pihak industri untuk memastikan produk UiTM memenuhi spesifikasi yang dikehendaki. Peranan UiLC perlu dihidupkan.


8.2.1

SFI Baru Melantik staf khusus yang berkemahiran dalam bidang penerbitan bagi melicinkan kerja-kerja penerbitan di Unit Korporat


6.2.2 (a)

6

SFI Baru Pihak Pengurusan perlu menyediakan kursus/bengkel protokol majlis untuk staf UiTM Pahang keutamaan perlu diberikan kepada Unit Korporat


6.2.2 (b)

RC Baru Didapati salah seorang ahli ME (bil 06/2008) tidak menandatangani senarai kehadiran dan ada minit mesyuarat (bil. 02/2008) yang juga tidak di tandatangani di ruang pengesahan dan penyediaan minit

Akan di sempurnakan secepat mungkin.


4.2.4

Kumpulan 3: Proses Akademik (P&P)

Analisis Penemuan :

Bil Penemuan Jumlah

1 Major -

2 Minor -

3 RC 9

7

4 SFI -

Gred1

Status2

Penemuan3

Semakan Tindakan4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

RC Baru Berdasarkan maklumat yang diperolehi dari HEA, penggunaan sistem ISIS di UiTM Pahang tidak mempunyai sebarang prosedur yang jelas untuk dijadikan rujukan oleh setiap pengguna. Terutama sekali apabila pengguna menghadapi masalah dengan sistem ISIS, pengguna tidak ada panduan kepada pihak mana mereka harus merujuk atau membuat laporan

Pendaftaran Kursus / Penambahbaikan

12/11/2008 AD5/PHG/RR1 7.1b7.3.1

4.2.4

RC Baru Pengimplementasian sistem Penasihat Akademik (PA) di UiTM Pahang menurut HEA hanya berdasarkan kepada buku peraturan akademik yang mana ia adalah terlalu umum. Kesannya para PA, ketua program tidak mempunyai panduan terperinci akan tanggungjawab dan tugas yang perlu dilaksanakan sebagai PA.

Pengendalian Kursus / Penambahbaikan

12/11/2008 AD5/PHG/RR2 7.1b7.3.14.2.4

RC Baru Data mengenai rayuan semak semula disimpan oleh UPKA tanpa membuat sebarang analisa bagi mewujudkan statistik yang berkaitan dengan rayuan semak semula bagi setiap semester

Pengurusan Keputusan / Penambahbaikan

12/11/2008 AD5/PHG/RR3 8.4c

RC Baru Didapati teaching portfolio seorang jurulatih ko-kurikulum tidak mempunyai senarai semak yang terkini.

Ko-kurikulum 12/11/2008 AD5/PHG/RR4 4.2.3d

8

RC Baru Didapati silibus dalan fail program AS120, CITU dan BM112 tidak dikemaskinikan.

Kawalan Dokumen 12/11/2008 AD5/PHG/RR5 4.2.4

RC Baru Fail ATA Pensyarah AS120 tidak diwujudkan. Maklumat cuma dalam bentuk ”softcopy”.


RC Baru Fail Pembimbing Mahasiswa AS120 tidak diwujudkan. Maklumat hanya wujud dalam sistem ISIS sahaja. Makluman aktiviti pelajar bersama Pembimbing Mahasiswa dimaklumkan melalui emel sahaja.


RC Baru Program Intervensi bagi program AS120 tidak dilakukan untuk tahun 2008. Dimaklumkan dengan alasan kesuntukan masa.


RC Baru Terdapat beberapa fail kursus CITU dan AS120 tidak dikemaskini.


Kumpulan 4: Penambahbaikkan Prosidur (Wajib)

Analisis Penemuan :

Bil Penemuan Jumlah

1 Major -

2 Minor -

3 RC 2

4 SFI 3

9

Gred1

Status/Punca2

Penemuan3

Semakan Tindakan

4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

RC Baru/manusia Tiada fail PDCA pada program CITU/DIS dan tidak lengkap/kemaskini

Audit susulan 20/11/2008

Penambahbaikan 11/11/08 AD6/PHG/MAZ1 8.3

RC Baru Capaian prosidur tidak terkawal di dalam laman web pahang perlu diletakkan katakunci atau password kerana memudahkan dicapai oleh orang luar sedangkan ianya adalah dokumen sulit ISO UiTM Pahang

Kawalan Dokumen 11/11/08 AD6/PHG/MNA1 4.2.3

SFI Baru/manusia Sistem fail yang tidak teratur Audit susulan 20/11/2008

Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/PHG/MAZ2 4.2.3

SFI Baru/manusia Tiada penilaian/maklumbalas bagi program yang telah di jalankan.

Penambahbaiakan 11/11/08 AD6/PHG/MAZ3 8.5.1

SFI Baru/manusia Tiada rekod pemantauan dan penilaian pensyarah pakej yang telah di lakukan.

Kawalan rekod 11/11/08 AD6/PHG/MAZ4 4.2.4

Kumpulan 5 : Penambahbaikan Prosidur (Pengurusan)

Analisis Penemuan :

Bil Penemuan Jumlah

1 Major -

2 Minor -

3 RC 18

4 SFI 11

1

Gred

1Status

2Penemuan

3Semakan Tindakan

4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

Tindakan9

RC Baru/ Manusia

Fail Surat permohonan pembelian ICT (300-CPH(UPTM 3/3) Jilid 5 perlu ditutup dan dibuka fail yang baru

Kawalan dokumen 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB1

4.2.3 UPTM

RC Baru/ Manusia

Prosedur kualiti pelupusan peralatan ICT UPTM perlu dikemaskinikan


4.2.3 UPTM

RC Baru/ Manusia

Tiada dokumen panduan rasmi yang menyatakan mengenai tempoh masa meminjam sesuatu peralatan ICT


4.2.3 UPTM

RC Baru/ Manusia

Tiada salinan dokumen inventori ICT terkini


4.2.3 UPTM

RC Baru/ Manusia

Tiada pekeliling rasmi dikeluarkan kepada pengguna mengenai penggunaan perisian cetak rompak


4.2.3 UPTM

RC Baru/ Manusia

Tiada salinan cetak tempahan penggunaan makmal yang dibuat melalui telefon atau email


4.2.3 UPTM

SFI Baru/ Manusia

Dokumen atau sijil yang berkaitan dengan tempoh sah laku sesuatu perisian perlu diletakkan di dalam fail khusus

Kawalan dokumen/ Penambahbaikan

11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB7

4.2.3 UPTM

RC Baru/ Manusia

Tidak mempunyai ruang yang mencukupi untuk meletakkan peralatan ICT yang rosak.

Infrastruktur 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB8

6.3 UPTM

1

Gred

1Status

2Penemuan

3Semakan Tindakan

4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

Tindakan9

RC Baru/ Manusia

Tiada carta alir proses dipamerkan.

Kawalan rekod 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB9

4.2.4 BPF

RC Baru/ Manusia

Tiada tahap pengukuran pada piagam pelanggan yang dipamerkan.

Pengukuran, penganalisisan dan penambahbaikan

11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB10

8.1 BPF

SFI Baru/ Manusia

Klasifikasi tahap kerosakan perlu dinyatakan di dalam borang aduan kerosakan dan rekod aduan

Kepuasan pelanggan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB11

8.2.1 BPF

RC Baru/ Manusia

Tiada catatan atau rekod dibuat jika sesuatu aduan kerosakan itu tidak dapat dilaksanakan mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan


4.2.4 BPF

SFI Baru/ Manusia

Definisi yang terperinci mengenai klasifikasi tahap kerosakan perlu dinyatakan di dalam arahan kerja

Penambahbaikan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB13

4.2.3 BPF

RC Baru/ Manusia

Tiada memo atau maklumbalas kepada pelanggan jika aduan tersebut tidak dapat dilaksanakan.


4.2.4 BPF

SFI Baru/ Manusia

Pengukuran tahap kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan yang telah dilakukan perlu diletakkan di dalam borang pengesahan kerja


4.2.4 BPF

1

RC Baru/ Manusia

Pengesahan pelanggan pada borang aduan kerosakan tidak dilakukan sepenuhnya

Proses perkhidmatan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB16

7.5.2 BPF

Gred1

Status2

Penemuan3

Semakan Tindakan

4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

Tindakan9

SFI Baru/ Manusia

Panduan pengiraan mengenai pengiraan jam latihan yang lebih terperinci untuk staf perlu diadakan


5.5.3 Pentadbiran

RC Baru/ Manusia

Laporan dan maklumbalas daripada staf yang menghadiri kursus tidak diterima sepenuhnya.


4.2.4 Pentadbiran

SFI Baru/ Manusia

Panduan format untuk penulisan laporan menghadiri kursus perlu diadakan


5.5.34.2.3

Pentadbiran

RC Baru/ Manusia

Piagam pelanggan tidak jelas Maklumbalas pelanggan 11/11/08 AD6/UITM PHG/MFB20

8.2.1 Unit korporat

SFI Baru/ Manusia

Tempoh masa dan klasifikasi aduan perlu dinyatakan


7.5.1 Unit korporat

RC Baru/ Manusia

Persembahan data sukar difahamidan tiada ulasan data


8.4 Unit kualiti

SFI Baru/ Manusia

Penetapan gred sasaran untuk penilaian maklumbalas pelanggan perlu diadakan


8.2.3 Pentadbiran/Unit kualiti/Unit

korporat/BPF/UPTM

SFI Baru/ Manusia

Analisa pengukuran terhadap piagam pelanggan perlu dilakukan


8.2.1 Pentadbiran/Unit korporat/BPF/UPTM

1

Gred1

Status2

Penemuan3

Semakan Tindakan

4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

Tindakan9

RC Baru/Manusia

Fail arahan kerja tidak dikemaskini. Bahagian perolehan

a)Carta alir proses kerja tidak dikemaskinikan dengan prosedur terbaru.-Kontrak bernilai kurang daripada RM200 000 tidak lagi memerlukan cagaran kontrak mulai Febuari 2007Bahagian harta

Carta alir penandaan harta tidak dikemaskini

Proses perolehan/pembetulan

11/11/08 AD6/PHG/RZA1

7.4.1 Bendahari

SFI Baru/Manusia

Laporan prestasi pembekal perlu disertakan di dalam fail sebut harga rasmi berkenaan tetapi diasingkan di fail yang lain

Maklumat perolehan/penambahbaikan

11/11/08 AD6/PHG/RZA2

7.4.2 Bendahari

SFI Baru/Manusia

Tandatangan daripada pihak atasan perlu ada pada helaian depan prosedur storan PK.UiTM.KPH.(P).14 dalam fail arahan kerja

Kawalan rekod/penambahbaikan

11/11/08 AD6/PHG/NO1

4.2.4 Bendahari

1

Gred

1Status

2Penemuan

3Semakan Tindakan

4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

Tindakan9

RC Baru/Manusia

Didapati Laporan pengiraan stok tidak dibuat sepertimana yang nyatakan dalam carta alir fail arahan kerja.

Perancanagan bagi penyampaian perkhidmatan

kepada pelanggan/pembetulan

11/11/08 AD6/PHG/RZA3

7.1 Bendahari

RC Baru/Manusia

Didapati tiada buku rekod bagi penerimaan borang pengeluaran barang KEW 300 – A1.

Kawalan rekod/pembetulan

11/11/08 AD6/PHG/RZA4

4.2.4 Bendahari

1

Kumpulan 6 : Penambahbaikkan Prosidur (Operasi)

Analisis Penemuan :

Bil Penemuan Jumlah

1 Major -

2 Minor 1

3 RC 4

4 SFI 1

Gred1

Status/Punca2

Penemuan3

Semakan Tindakan

4

Proses / Aspek5

Tarikh6

Rujukan7

Klausa8

RC Baru/Manusia

Tiada analisis yang dijalankan terhadap pelajar yang berhenti/diberhentikan serta cuti khas.

audit susulan (18/11/08)

Kawalan Rekod, Penambahbaikkan

11/11/08 AD6/PHG/AN 4.2.44.2.3

RC Baru/Manusia

Fail Rayuan Semakan Semula (RSS) (Peperiksaan Akhir): Tidak dilampirkan analisa terhadap pelajar

mengikut program. Isi kandungan fail tiada


Kawalan Rekod, Penambahbaikkan

11/11/08 AD6/PHG/UAB 4.2.44.2.3

SFI Belum selesai/Manusia

Tiada ‘deadline’ disediakan bagi proses pengambilan pensyarah pakej diantara pihak pentadbiran dan HEA serta Ketua Program.

Pengambilan pensyarah Pakej/Sambilan

11/7/08 AD6/PHG/MAA 8.5.3

RC Baru/Manusia Bahagian pelupusan bahan kimia: audit susulan Makmal 11/11/08 AD6/PHG/YY 4.2.4

1

Rekod untuk bahan-bahan kimia yang dilupuskan wujud namun tidak difailkan dengan betul.

(18/11/08)

RC Baru/Manusia Tidak ada papan tanda stor pelupusan bahan kimia


Makmal 11/11/08 AD6/PHG/RA 4.2.4

I Baru/Manusia Ciri-ciri keselamatan amat membimbangkan dan memerlukan satu tindakan pembetulan dijalankan kerana tiada tempat pelupusan bahan kimia yang selamat dan sesuai. Tempat bahan pelupusan sudah reput dan tiada ama-ran bahaya yang standard diletakkan.

Tiada tempat simpanan bahan kimia yang selamat. Keadaan ini membahayakan pem-bantu makmal, pelajar dan pensyarah

Makmal 11/11/08 AD6/PHG/NA 6.3(a)7.5.5

1

mesyuarat persediaan audit dalam iso … · web viewrc baru/ manusia tiada salinan dokumen...

Documents