mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) iso …reg.upm.edu.my/eiso/portal/mksp iso...

TARIKH : 30 APRIL 2015 (KHAMIS)MASA : 9.00 PAGI – 1.00 PETANG

TEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA,ARAS 4, FAKULTI PERUBATAN DAN SAINSKESIHATAN,UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

MESYUARATKAJIAN SEMULA PENGURUSAN

(MKSP)ISO KALI PERTAMA

(QMS ISO 9001 KALI KELIMA DANEMS ISO 14001 KALI KEDUA)

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)ISO KALI PERTAMA

(QMS ISO 9001 KALI KELIMA DAN EMS ISO 14001 KALI KEDUA)UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

AGENDA PEMBENTANG

KATA ALUAN PENGERUSI Pengerusi

1.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT1.1 Minit Mesyuarat MKSP QMS Kali Ke-41.2 Minit Mesyuarat MKSP EMS Kali Pertama

Pengerusi

2.0 TINDAKAN SUSULAN MESYUARAT LEPAS2.1 Tindakan Susulan Mesyuarat MKSP QMS Kali

Ke-42.2 Tindakan Susulan Mesyuarat MKSP EMS Kali

Pertama

[ Kertas 1] – Setiausaha

[ Kertas 2] – Setiausaha

3.0 PENEMUAN AUDIT DAN PENILAIANKEPATUHAN3.1 Penemuan Audit QMS

3.1.1 Audit Pemantauan oleh SIRIM3.1.2 Audit Dalaman

3.2 Penemuan Audit EMS3.2.1 Audit Tahap 2 oleh SIRIM3.2.2 Audit Dalaman3.2.3 Penilaian Kepatuhan dengan

Keperluan Perundangan danKeperluan Lain

[ Kertas 3] – Wakil Pengurusan[ Kertas 4] – Ketua JAD (QMS)

[ Kertas 5] – Wakil Pengurusan[ Kertas 6] – Ketua JAD (EMS)[ Kertas 7] – PUU

4.0 KOMUNIKASI/MAKLUMBALAS PELANGGANDAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN4.1 Maklumbalas Pelanggan (Pelanggan Dalam

dan Luar)4.2 Kajian Kepuasan Pelanggan

[ Kertas 8] – TWP PNC

[ Kertas 9] – TWP PNC

5.0 PRESTASI PROSES DAN KEPATUHANPRODUK/PERKHIDMATAN (QMS)5.1 Laporan Semakan Pencapaian Petunjuk

Prestasi Utama (KPI) Q4/20145.2 Laporan Semakan Pencapaian Petunjuk

Prestasi Utama (KPI) Q1/2015

[ Kertas 10] – Pengerusi

[ Kertas 11] – Pengerusi

6.0 PRESTASI PENCAPAIAN ALAM SEKITAR(EMS)

[ Kertas 12] – TWP EMS

Nota:EMS – Sistem Pengurusan Alam SekitarJAD – Juruaudit DalamanPNC – Pejabat Naib CanselorPUU – Penasihat Undang-UndangTWP – Timbalan Wakil Pengurusan Sistem Pengurusan Alam SekitarQMS – Sistem Pengurusan Kualiti

7.0 LAPORAN SEMAKAN PENCAPAIANOBJEKTIF DAN SASARAN ALAM SEKITAR– sejauh mana objektif dan sasaran telahdipenuhi

[ Kertas 13] – TWP EMS

8.0 STATUS TINDAKAN PENCEGAHAN DANTINDAKAN PEMBETULAN8.1 Status Tindakan Pencegahan8.2 Status Tindakan Pembetulan

[ Kertas 14] – Wakil Pengurusan[ Kertas 15] – Wakil Pengurusan

9.0 PERUBAHAN YANG MEMBERI KESANKEPADA SISTEM PENGURUSAN KUALITI

[ Kertas 16] – Wakil Pengurusan

10.0 PERUBAHAN YANG MEMBERI KESANKEPADA SISTEM PENGURUSAN ALAMSEKITAR TERMASUK;10.1 Daftar Undang-Undang10.2 Aspek Impak10.3 Lain-Lain Perubahan

[ Kertas 17] – PUU[ Kertas 18] – TWP EMS[ Kertas 19] – TWP EMS

11.0 PELUANG PENAMBAHBAIKAN [ Kertas 20] – Wakil Pengurusan

12.0 HAL-HAL LAIN

KESIMPULAN

AGENDA 2.0TINDAKAN SUSULANMESYUARAT LEPAS

AGENDA 2.1TINDAKAN SUSULAN

MESYUARAT MKSP QMSKALI KE-4

[Kertas 1]

1

TINDAKAN SUSULAN MESYUARAT LEPAS | KERTAS 1[2.1: MKSP QMS KALI KE-4]

BIL MINIT PERINCIAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB/TINDAKAN

STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIAN

1. 4.2

4.2.2

Tindakan Susulan daripada Mesyuarat Lepas(Minit MKSP kali Ke-3)

daripada minit 3.3.2 (d) – Audit Dalaman 2013: Dua (2)isu yang dilapor menerima teguran daripada pihakSIRIM dalam tempoh dua (2) tahun berturut-turut danmasih dijumpai semasa audit dalaman telah diambiltindakan iaitu:

(a) Isu Kolej yang telah diserah urus pada PJSD atauUPM Holdings. Mesyuarat mengambil perhatianKolej Mohamed Rashid (KMR) telah menyediakanPerjanjian Perkhidmatan Bangunan Kolej MohamadRashid, Universiti Putra Malaysia Serdang, SelangorDarul Ehsan dan telah ditandatangani pada 27November 2013. Manakala pihak pengurusan KolejSerumpun telah menyediakan LaporanKetidakpatuhan PJSD terhadap kerja-kerja sepertitermaktub dalam kontrak konsesi. Laporan ini akandibentang oleh Pengetua Kolej Serumpun dalamMesyuarat Timbalan Naib Canselor (Hal EhwalPelajar dan Alumni) bersama Pengetua; dan

Timbalan NaibCanselor (Hal

Ehwal Pelajar danAlumni)

Maklum balas TNC HEPA:(a) Laporan oleh Pengetua Kolej

Serumpun (Kolej 12, 14, 15 dan 16)telah diangkat ke pihak PengurusanUniversiti

(b) Jawatankuasa Pengurusan Universiti(JPU) menerusi minit mesyuarat520.05(m) telah mengarahkan pihakPejabat Penasihat Undang-undang(PUU) meneliti perjanjian dan statusperjanjian antara UPM dan PJSD.

(c) PUU telah meminta pihak kolejmenyediakan laporan perkara-perkarayang tidak dipatuhi oleh pihak PJSDmenerusi surat UPM/PPUU/2.1 (PJSD)

(d) Pihak kolej telah menyediakanlaporan dan telah dimajukan ke PUUpada tarikh 26 September 2014 untuktindakan selanjutnya.

(e) Mesyuarat antara PUU dan PJS

AGENDA 2.1: TINDAKAN SUSULANMINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS) MS ISO 9001:2008

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KALI KEEMPAT

2



STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIANDevelopment Sdn Bhd bagimembincangkan jadualpenyelenggaraan Kolej B.O.Tberkenaan notis keingkaraan supayamemulihkan keingkaran di bawahperjanjian bertarikh 29 Julai 1998telah diadakan pada 11 Mac 2015.

Maklumbalas PPUU:(a) UPM telah memajukan satu Notis

Keingkaran pada 5 November 2014kepada PJSD supaya syarikat tersebutmelaksanakan tanggungjawabpenyelenggaraan sepertimana yangtelah diperuntukkan dalam PerjanjianPenswastaan. Syarikat melaluisuratnya bertarikh 28 November 2014telah memohon untuk berbincang dansuatu Pertemuan Khas TanpaPrasangka telah diadakan pada 22Januari 2015. Kedua-dua pihakbersetuju Syarikat hendaklahmenyediakan cadangan JadualPenyelenggaraan dalam tempoh duaminggu dari tarikh mesyuarat yangakan disemak oleh UPM dansekiranya dipersetujui kedua-duapihak, PJSD akan membuatpenyelenggaraan berdasarkan JadualPenyelenggaraan tersebut. SekiranyaPJSD masih gagal menyelesaikankeingkaran, UPM mempunyai hakuntuk menamatkan kontrak.

3




(b) UPM mengeluarkan Notis bertarikh 4Februari 2015 apabila PJSD masihbelum mengemukakan cadanganJadual Penyelenggaraan. PJSD telahmengemukakan cadangan JadualPenyelenggaraan pada 16 Februari2015. Susulan itu, suatu PertemuanKhas Tanpa Prasangka kali keduatelah diadakan pada 11 Mac 2015bagi membincangkan dan menyemakJadual Penyelenggaraan. UPM telahmengemukakan cadangan balaskepada syarikat untukmenyempurnakan keseluruhanpenyelenggaraan sebelum 1September 2015. Hasil perbincangandaripada Pertemuan Khas TanpaPrasangaka kali kedua tersebut,kedua-dua pihak tidak dapatmencapai persetujuan danpersefahaman mengenai cadanganJadual Penyelenggaraan dan denganitu tidak mencapai persetujuanbagaimana keingkaran seperti yangdisebut dalam Notis bertarikh 5November 2014 dapat dipulihkan.

(c) PPUU telah mengemukakan kertaspertimbangan kepada JawatankuasaPengurusan Universiti untuk memberipenasihatan sewajarnya kepada NaibCanselor sama ada Notis Keingkaranbertarikh 5 November 2014 yangtelah dikeluarkan oleh PPUU

4



STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIANditeruskan atau tidak. Kertas tersebutdibincangkan di dalam agendaMesyuarat JPU pada 8 April 2015, danPPUU belum menerima keputusanmesyuarat.

2. 4.2.2 (b) Isu bahan kimia luput, bahan kimia yang dibukatidak dicatatkan, markah yang tidak sama antaraSistem Maklumat Pelajar (SMP) dan data mentahserta alat tentukuran. Mesyuarat meminta semuaPusat tanggungjawab (PTJ) mengambil perhatianberkenaan isu ini. Mesyuarat melaporkan tindakanyang diambil oleh Fakulti Bioteknologi dan SainsBiomolekul (FBSB) dan Institut Biosains (IBS) iaitu:i. meningkatkan pemantauan makmal dengan

mengemaskini bahan kimia, memberi peringatandalam mesyuarat Fakulti mengenai markahpelajar, dan mengemaskini dan mengaktifsemula Jawatankuasa Tentukur; dan

ii. memberi peringatan kepada semua staf makmalyang mengurus dan mengguna bahan kimia.

Semua PTJberkaitan kecuali

FBSB dan IBS

Maklum balas PTJ berkaitan kecualiFBSB dan IBS*:(* FBSB dan IBS telah melaporkantindakan yang dibuat pada mesyuaratlepas)

Maklum balas PTJ (FPP) :i. Tiada penggunaan bahan kimia di

Fakulti Pengajian Pendidikan.ii. Berkaitan markah tidak sama antara

Sistem Maklumat Pelajar (SMP)Pejabat Timbalan Dekan (Akademik)fakulti mengeluarkan surat kepadasemua pensyarah supayamemastikan markah yangdimasukkan ke dalam SMP adalahsama dan Ketua Jabatan akanmembuat pemantauan agar perkaratersebut tidak berlaku.

Maklum balas dari FPV

i. Meningkatkan pemantauan makmaldengan mengemaskini bahan kimiaserta memberi peringatan kepadasemua staf makmal yang mengurusdan menggunakan bahan kimia.

ii. Memberi peringatan dalam mesyuaratFakulti mengenai markah pelajar.

5




Maklum balas dari Fakulti Sainsa) Fakulti Sains telah melaksanakan

beberapa siri bengkel, perjumpaandan gotong-royong dalammeningkatkan kesedaran pegawaidalam menangani isu berkaitanpengurusan bahan kimia danpemantapan pengurusan makmaliaitu:i. Bengkel Pemantapan

Keselamatan dan KesihatanPekerjaan Fakulti Sains pada22&23 Januari 2014.

ii. Perbincangan berkaitanPengurusan Bahan Kimia pada 14Ogos 2014.

iii. Bengkel Penilaian Senarai SemakPemeriksaan Pengurusan danKeselamatan Makmal SS02 pada 2September 2014.

b) Bagi isu kemasukan markah pelajardidalam SMP, para pensyarah telahdiberi peringatan semasa MesyuaratFakulti.

c) Struktur Jawatankuasa Tentukurperingkat Fakulti telah dikemaskinidan diaktifkan semula dengan turutmelantik Timbalan DekanPenyelidikan dan juga Pegawai Sainsdaripada setiap jabatan sebagai ahlijawatankuasa tersebut.

6




Maklum balas dari FPASPemantauan makmal di FPAS telahditingkatkan dan Jawatankuasa tentukurFPAS sememangnya aktif.

Semua staf makmal telah diberi kursusberkaitan pengendalian bahan kimia didalam kursus Bulan Budaya SistemPengurusan Kualiti (MS ISO 9001:2008)Peringkat Makmal FPAS 2014 bermula 5Mei 2014 hingga 27 Jun 2014.

Maklum balas dari Fakulti Pertanian(a) Mengadakan Taklimat Pengurusan

Bahan Kimia kepada staf makmalpada 19 November 2014.

(b) Mengaktifkan Jawatankuasa TentukurFakulti Pertanian.

Maklum balas dari FakultiKejuruteraan(a)Pemantauan berkaitan bahan kimia

dilaksanakan melalui PemeriksaanPengurusan dan Keselamatan Makmal(SS02) setiap sukuan tahun. Taklimatberkaitan skop PengurusanKeselamatan Makmal & PengurusanKeselamatan dan Kesihatan Pekerjaankepada pegawai makmal telahdiadakan pada 11 September 2014.

(b)Isu berkaitan pemarkahan dalam SMPtidak sama dengan data mentah telahdibincangkan dalam mesyuarat

7




pengurusan Fakulti dan taklimatkepada pensyarah juga telah diadakanberkaitan perkara ini. Pemantauanakan dilakukan melalui semakankendiri pada akhir semester.

(c) Senarai peralatan yang perluditentukur dipertanggungjawabkankepada Jawatankuasa Tentukur Fakulti.Bagi Tahun 2014, permohonanperuntukan untuk melaksanakanpenentukuran telah diluluskan olehPejabat TNCPI.

Maklum balas dari FRSB(a) memberi peringatan kepada Penolong

Pegawai Pertanian yangbertanggungjawab mengurus danmenyelenggara setor racun makhlukperosak.

(b) Bagi markah pelajar, peringatan akandibuat semasa Mesyuarat Fakulti.

(c) Mengemaskini data mentah dan alattentukuran

Maklum balas dari ITMATelah dibincangkan dalam MesyuaratPengurusan ITMA Bil 178 pada 24Oktober 2014 dan bersetuju:(a) Ketua Laboratori membuat

pemantauan lebih kerap alat yangperlu ditentukur dan bahan kimia;

(b) Membuat hebahan/peringatanmelalui emel kepada semua staf danpenyelidik mengenai pelupusan bahan

8



STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIANkimia;

(c) JKKP akan membantu membuatpemantau dan dibincangkan dalammesyuarat JKKP.

Maklum balas dari UPMKB(a) Meningkatkan pemantauan di

makmal oleh Penyelaras Makmaldan Ketua Jabatan.

(b) Kursus awareness oleh JabatanAlam Sekitar Bintulu kepada semuaPembantu Makmal dan PenolongPegawai Sains FSPM, UPMKB.

(c) Memberi peringatan mengenaimarkah pelajar dalam MesyuaratJabatan dan Mesyuarat Fakulti.

Maklum balas dari ITA:(a) Meningkatkan pemantauan makmal

dengan mengemaskini senaraibahan kimia setiap bulan;

(b) memberi taklimat kepada pelajar,staf dan penyelidik meliputipengurusan makmal, keselamatanmakmal dan penggunaan bahankimia pada 27 Jun 2014; dan

(c) memberi peringatan kepada semuastaf makmal yang mengurus danmenggunakan bahan kimia.

Maklum balas dari FSTMTelah dibawa ke JK Pengurusan FakultiBil. 9/2014 pada 1 Oktober dan memintaKetua Jabatan mengambil perhatian

9




sewajarnya berkaitan isu-isu tersebut.

3. 4.2.5 daripada minit 3.4.2 (c) iii – Laporan Kajian KepuasanPelanggan: Tindakan telah dilaksana untukmeningkatkan jumlah responden bagi skop prasiwazahiaitu:(d) merancang untuk menghantar kajian kepuasan

pelanggan melalui emel kumpulan (group email)mengikut fakulti atau program bergantung kepadakesediaan pihak Pusat Pembangunan Maklumat danKomunikasi (iDEC). Mesyuarat mengambilperhatian tindakan membangunkan kumpulan emelini dijangka selesai pada semester Ke-2 sesi2013/2014)

TWP Prasiswazahdan iDEC

Maklum balas TWP Prasiswazah:Permohonan membangunkan emelkumpulan kepada pihak IDEC telahdimajukan pada 24 September 2013 lagi.Beberapa susulan telah dilaksanakansehingga yang terkini pada 24 & 25September 2014.Pihak iDEC tidak dapat membangunkankumpulan emel berkenaan antara tempohOktober 2013 September 2014 keranapelbagai kekangan yang ada termasukketidakstabilan versi emel diubahsuaidaripada @putra kepada @upm.Namun, berdasarkan susulan terkini pada29 September 2014, pihak iDECdimaklumkan telah bersedia untukmengwujudkan kumpulan emel berkenaanbergantung kepada beberapa keperluanmaklumat yang perlu dibekalkan olehpihak Bahagian Kemasukan (BK) danBahagian Urus Tadbir Akademik (BAKD)(Nama lama dikenali sebagai BahagianAkademik).

Oleh demikian, BK & BAKD akanmemajukan maklumat yang diperlukandan memastikan agar kumpulan emel

10




berkenaan dapat diwujudkan sebelumtahun 2014 berakhir untuk memudahkanurusan edaran Kepuasan Pelanggan bagiProses Utama Prasiswazah tahun 2015dan seterusnya.

Perkembangan terkini, pihak iDEC bolehmembangunkan hanya dua emelkumpulan (group email) seperti berikut,yang dijangka boleh diguna pakaiselewat-lewatnya pada 15 Mei 2015.

a) [email protected]; danb) [email protected]

Semua pihak yang terlibat dalam KajianKepuasan Pelanggan boleh menggunakanemel berkenaan untuk tujuan edaran soalselidik kepuasan pelanggan mengikutproses.

Maklum balas iDEC:Kajian kepuasan pelanggan iDECdilakukan secara berkala setiap sukutahun.

Untuk tahun 2013 dan suku tahunpertama 2014, kaedah kertas dan promosisecara interaksi telah mendapat maklumbalas masing-masing sebanyak 750 dan450.

Untuk suku tahun kedua, promosi

11




dilakukan menggunakan kaedah digitalmelalui hebahan kepada warga kampusdan hanya 33 orang yang menjawab soalselidik tersebut. Ini mungkin berlakukerana tiada unsur gesaan apabilamenggunakan hebahan digitalKaedah menggunakan hebahan elektronikdidapati kurang berkesan dimanaresponden didapati hanya akan menjawabsekiranya diminta secara berhadapan danmenggunakan kaedah kertas.

Terdapat kekangan untuk melaksanakanemail group pelajar pra dan pascasiswazah. Dicadangkan semua hebahanpelajar dilakukan melalui portal pelajar(SMP dan iGIMS)

4. 4.2.6 daripada minit 3.4.2 (e) i. – Kajian KepuasanPelanggan: Tindakan telah dilaksana untukmeningkatkan peratus pencapaian kualiti perkhidmatanproses prasiswazah iaitu:

(b) mengemaskini Buku Perkara Akademik Kaedah UPM,Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971,Perlembagaan UPM 2003 dan pindaan 2005 kepadaversi 2013 agar peraturan akademik lebih jelas danmudah difahami. Mesyuarat mengambil perhatianbuku berkenaan dijangka akan dihasilkan padaSemester Pertama 2014/2015 manakalaperancangan pada semester seterusnyamenerbitkan buku berkenaan dalam bentuk on-lineatau Apps yang boleh diguna di dalam Smartphone,bergantung kepada peruntukan yang diluluskan.

BahagianAkademik

Maklum balas Bahagian Akademik:Kaedah Universiti Putra Malaysia (PerkaraAkademik Prasiswazah) 2014 dan KaedahUniversiti Putra Malaysia (ProgramPengajian Tanpa Ijazah) 2014 telahdikemaskini dan dimurnikan melaluipelbagai bengkel, perbincangan danmesyuarat sepanjang Ogos 2013 hinggaOgos 2014. Ia telah diperakui oleh Senatmelalui mesyuaratnya yang ke-596 pada22 Ogos 2014 untuk dikemukakan kepadaLembaga Pengarah Universiti (LPU).

12




Perancangan menerbitkan PerkaraAkademik berkenaan dalam bentuk on-line akan dilaksanakan secaraberperingkat bergantung kepadaperuntukan diluluskan.

Sebagai permulaan, pihak BKADmerancang untuk menerbitkannya dalambentuk flip book yang boleh diaksesmelalui web atau SMP kerana kos yanglebih rendah berbanding denganpembangunan Apps. Pembangunan akandilaksanakan sebaik sahaja perkaraakademik berkenaan disahkan oleh LPU.

Akta Universiti dan Kolej Universisti 1971Perlembagaan Universisti Putra MalaysiaKAEDAH UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA(PERKARA AKADEMIK PRASISWAZAH)2014 dan Pembangunan kaedah baharuiaitu KAEDAH UNIVERSITI PUTRAMALAYSIA (PROGRAM PENGAJIAN TNAPAIJAZAH) 2014 boleh di capai/di akses dandimuat turun dalam bentuk 3 mod iaituflip book untuk komputer, flip book untukmobile atau PDF untuk komputer danmobile melalui link berikuthttp://www.akademik.upm.edu.my/ebookakd#ebookakd

13




5. 4.26 (c) membangunkan beberapa modul dalam SistemMaklumat Pelajar (SMP) Fasa 2 dengan kerjasamaPejabat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi(iDEC). Mesyuarat mengambil perhatian modul inidijangka akan dilancarkan pada Semester 2 sesi2013/2014.

BahagianAkademik dan

iDEC

Maklum balas Bahagian Akademik:16 daripada 21 Modul fasa ke-2 telah siapsepenuhnya dan boleh digunakan secaraberperingkat mulai Semester Pertama2013/2014 lagi. 5 daripada 21 modulditangguhkan penggunaannya keranaperubahan keperluan semasa iaitu ModulLatihan Industri, Pencalonan HadiahUniversiti, Tempahan Dewan Kuliah,Penginapan dan Aktiviti Pelajar.Pembangunan ditangguhkan keranaimplimentasi proses semasa atauterkini/baharu adalah berbeza denganimplementasi semasa permohonan. Ianyaakan diteruskan apabila proses berkaitanditambahbaik dengan mengambil kirakeperluan dan perubahan semasa.

Maklum balas iDEC:16 Modul telah ditambahbaik, 2 Modulmula digunakan pada 26 September 2014manakala 2 lagi Modul sedia untuk diberilatihan kepada pengguna.

6. 4.2.7 daripada minit 3.4.2 (e) ii. – Kajian KepuasanPelanggan: Pihak pengurusan Sekolah PengajianSiswazah (SPS) telah meneliti hasil kajian yang tidakmencapai sasaran Kualiti Perkhidmatan yang telahditetapkan sebanyak 70% dan berikut tindakan yangtelah dilaksanakan, iaitu:

14




(c) membuat cadangan pindaan ke atas soalan pertamapada soal selidik tersebut supaya lebih spesifik danjelas bagi mengelakkan berlakunya kelemahan yangsama dalam proses penilaian.

TWP SekolahPengajianSiswazah

Maklum balas TWP SekolahPengajian Siswazah:Cadangan pindaan telah dimajukan kePejabat Naib Canselor pada 7 Julai 2014dan masih belum dilaksanakan ke dalamSistem Kaji Selidik Online.

7. 4.2.14 daripada minit 3.6.3 (e) – Perubahan yang MemberiKesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti: Mesyuaratmengambil perhatian kertas cadangan bagi memasangpalang elektronik di sekitar kampus perlu dibawa keMesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)untuk mendapat kelulusan. Penambahbaikan yangdicadangkan ini bagi mengwujudkan sistem keselamatanyang lebih berkesan dan selamat.

BahagianKeselamatan

Maklum balas Bahagian Keselamatan(a) JPU telah meluluskan kertas

cadangan tersebut di dalamMesyuarat Jawatankuasa PengurusanUniversiti ke-468 bertarikh 27Disember 2012 pada minit 468.03(c).

(b) Pemasangan CCTV telah dilaksanakanmelalui dua fasa iaitu:- Fasa 1 : sebanyak 5 unit CCTV

telah dipasang dengan kos sewaanRM 50,000.00 selama setahun.

- Fasa 2 : sebanyak 22 unit CCTVtelah dipasang dengan kos sewaanRM 96,600.00 selama setahun.

(c) Pemasangan CCTV di Kampus Bintulujuga telah dilaksanakan dalam Fasa 1iaitu sebanyak 7 unit CCTV dengankos sewaan RM 50,000 selamasetahun.

(d) Telah dibentangkan dalamPermohonan Projek RancanganMalaysia Ke Sebelas (RMKE-11),2016-2020 UPM pada 9 September2014.

15




8. 4.3.2 Audit Dalaman 2014 Maklum balas Ketua PTJ dan TWP*(Nyatakan tindakan yang dibuatdiperingkat PTJ masing-masing bagipenemuan yang berkaitan)

Tindakan yang diambil oleh UrusSetia Proses Prasiswazah (PS)adalah seperti berikut:

(a) Melaksanakan tindakan mengikutpihak bertanggung jawab melaluipenelitian dan persetujuan yangdicapai bersama dengan PTJ lainmelalui Mesyuarat SemakanKeberkesanan Proses PerkhidmatanUtama Prasiswazah (MSKP PS) yangdilaksanakan satu semester sekali danbeberapa bengkel SPK PS;

(b) Penambahbaikan & PemurnianDOKUMEN SPK PROSES UTAMAPRASISWAZAH (Cadangan PindaanDokumen) – Dokumen baharu yangtelah ditambah baik dan dikemaskinitelah dikuatkuasa pada 11 Ogos 2014;

(c) Penambahbaikan Kaedah UPM(Perkara Akadamik) 2013 dinamakansebagai KAEDAH UNIVERSITI PUTRAMALAYSIA (PERKARA AKADEMIK)2014 dan KAEDAH BAHARU - KAEDAHUNIVERSITI PUTRA MALAYSIA(PROGRAM PENGAJIAN TANPAIJAZAH) 2014;

(d) mengambil perhatian terhadap sebelas (11)kelemahan/cadangan hasil daripada penemuanaudit yang dilapor oleh Ketua Juruaudit DalamanUPM iaitu:

i. Sistem Pengurusan Kualiti masih menggunapakai borang yang banyak;

ii. pemantauan pelaksanaan amalan kualititidak selaras antara Pusat Tanggungjawab;

iii. pemahaman menjalankan analisis data perluditingkatkan;

iv. simpanan rekod fizikal masih banyak;v. penyelenggaraan rekod kualiti tidak serius;vi. budaya kualiti perlu dipertingkatkan;vii. kurang komitmen pensyarah dalam

pengurusan pengajaran dan pembelajaran;viii. banyak ketakakuran dalam fail kursus;ix. matlamat baharu perlu diintegrasikan dalam

pelan fungsian dan aras;x. keperluan pengurusan risiko; danxi. Pengurusan Jawatankuasa Keselamatan dan

Kesihatan Pekerjaan di peringkat penerajudan PTJ perlu dipertingkatkan.

Ketua PTJ danTWP

16




(d) Mengenal pasti isu dan permasalahanSMP MELALUI FOCUS GROUPDISCUSSION untuk penambahbaikanSMP;

(e) Perpindahan URUSAN LATIHANINDUSTRI (LI) daripada PejabatTimbalan Naib Canselor (JaringanIndustri dan Masyarakat) (JIMN)kepada Pejabat Timbalan NaibCanselor (Akademik danAntarabangsa);

(f) Mengenal pasti isu dan permasalahanSMP MELALUI FOCUS GROUPDISCUSSION untuk penambahbaikanSMP.

Maklum balas dari FPV(a) Fakulti Perubatan Veterinar telah

melantik Jawatankuasa KerjaPemantauan Dokumentasi SPK dantelah mengadakan minggupemantauan dokumentasi FPV mulai11 – 15 Ogos 2014 bagi menyemakdan memastikan kecukupandokumen/rekod kualiti Fakulti.

(b) Fakulti telah memberi taklimat SPKkepada pensyarah dan SetiausahaJabatan pada 21 Ogos 2014.

(c) Setiausaha Jabatan akan memastikandokumentasi lengkap di jabatanmasing-masing.

17




Maklum balas dari IBSInstitut Biosains telah mengadakan kursusKIK dan pelaksanaan Amalan 5S sebagaipenerapan kualiti dalam kerja seharianbagi meningkatkan kualiti kerja. Amalan5S berupaya memperkukuhkan lagiSistem Pengurusan Kualiti (QMS) MS ISO9001, Sistem Pengurusan Alam Sekitar(EMS) MS ISO 14001 dan AkreditasiMakmal MS ISO/IEC 17025 di InstitutBiosains khususnya dalam memenuhikeperluan klausa Pengurusan Sumberberkaitan Persekitaran Kerja. PelaksanaanAmalan 5S yang cekap, berkesan dankonsisten akan memberi nilai tambahkepada imej berkualiti di Institut Biosainsdan UPM secara keseluruhannya.

Maklum balas dari Fakulti SainsMakluman berkaitan cadangan audit(yang mana berkaitan di Fakulti) telahdipanjangkan kepada semua KetuaJabatan dan juga Timbalan-timbalanDekan melalui surat.

Maklum balas dari FPASFPAS mengambil maklum dapatan auditdalaman 2014. Perkara perkara inidimaklumkan beberapa kali secara lisan didalam mesyuarat pengurusan Fakultitahun 2014.

Maklum balas dari Fakulti Pertanian(a) Pemantauan log/borang Sistem

18




Pengurusan Kualiti dilakukan di setiapJabatan dan hebahan kepada stafFakulti dilakukan sekiranya terdapatperubahan dokumen.

(b) Peringatan dari semasa ke semasadan menyusun atur pemantauan bagimemastikan amalan kualiti yangdigunapakai adalah selaras denganSistem Pengurusan Kualiti yang telahditetapkan.

(c) Penyediaan pemantauan, analisis danrekod dipertingkatkan.

Maklum balas dari FakultiKejuruteraan(a) Penggunaan borang berdasarkan

keperluan yang dinyatakan dalamprosedur SPK.

(b) Pemantauan dilaksanakan melaluisemakan/audit kendiri di setiapbahagian/jabatan.

(c) Bengkel Pengenalan kepada SPSStelah diadakan pada 21 September2014 kepada staf pentadbiran untukmembantu penyediaan analisis data.

(d) Simpanan rekod fizikal di FK adalahsepertimana keperluan rekod kualiti.

(e) Pemantauan terhadap penyimpanandan penyelenggaraan rekod kualitidilaksanakan melalui semakan/auditkendiri.

(f) Fakulti sentiasa menganjurkanTaklimat Pemahaman Prosedur SPKbagi meningkatkan budaya kualiti

19



STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIANdikalangan staf. Terkini taklimatkepada pegawai teknikal berkaitanprosedur OSH, LAB, JKKP pada 11September 2014.

(g) Pensyarah FK sentiasa memberikomitmen dalam pengurusan aktivitipengajaran dan pembelajaran.

(h) Pemantauan terhadap fail kursusdilaksanakan melalui semakan/auditkendiri. Emel/surat peringatan akandihantar pada setiap awal semesterkepada semua pensyarah yangdisertakan dengan senarai semakrekod yang diperlukan untuk failkursus.

(i) Matlamat baharu turut dipantaumelalui Pengukuran KPI Fakulti(PSSUPPP).

(j) Pengurusan Risiko dilaksana dandipantau oleh JKKP FK (HIRARC).

(k) Struktur organisasi dan fungsi JKKPFK telah disemak dan dikemaskinisemula pada tahun 2014.Pemantauan aktiviti JKKP FKdilaksanakan dengan lebih kerap olehDekan Fakulti dan dilaporkan dalamMesyuarat Pengurusan.

Maklum balas dari TNCAA(g) Melaksanakan tindakan mengikut

pihak bertanggung jawab melaluipenelitian dan persetujuan yangdicapai bersama dengan PTJ lainmelalui Mesyuarat Semakan

20




Keberkesanan Proses PerkhidmatanUtama Prasiswazah (MSKP PS) yangdilaksanakan satu semester sekali danbeberapa bengkel SPK PS;

(h) Penambahbaikan & Pemurniandokumen SPK proses utamaPrasiswazah (Cadangan PindaanDokumen) – Dokumen baharu yangtelah ditambah baik dan dikemaskinitelah dikuatkuasa pada 11 Ogos 2014;

(i) Penambahbaikan Kaedah UPM(Perkara Akadamik) 2013 dinamakansebagai Kaedah Universiti PutraMalaysia (Perkara Akademik) 2014dan Kaedah Baharu - KaedahUniversiti Putra Malaysia (ProgramPengajian Tanpa Ijazah) 2014;

(j) Mengenal pasti isu dan permasalahanSMP melalui focus group discussionuntuk penambahbaikan SMP;

(k) Perpindahan urusan latihan industri(LI) daripada Pejabat Timbalan NaibCanselor (Jaringan Industri danMasyarakat) (JINM) kepada PejabatTimbalan Naib Canselor (Akademikdan Antarabangsa);

(l) Mengenal pasti isu dan permasalahanSMP melalui focus group discussionuntuk penambahbaikan SMP.

Maklum balas dari TNCHEPAPejabat Timbalan Naib Canselor Hal EhwalPelajar dan Alumni telah diambil tindakandalam Mesyuarat Semakan Keberkesanan

21




Proses Bil 3/2014 pada 25 Sept 2014

Maklum balas dari FRSBMengadakan latihan/kursus dan peringatanberterusan dari pihak Pengurusan.

Maklum balas dari PSAS(a) Baucer pembayaran bahan

perpustakaan berkurangan dari 4salinan kepada 2 salinan.

(b) Pengurangan bilangan borang kualitidari 61 (2011) kepada 58(2014)(pengurangan 4.92%) danpengurangan bilangan log kualitidari 79 (2011) kepada 74 (2014)(pengurangan 6.33%).

(c) Menukar format borang kualitidaripada bercetak kepada atastalian.

(d) Mematuhi prosedur yang ditetapkan(e) Memerlukan latihan berpusat untuk

tingkatkan kefahaman menjalankananalisis data

(f) Telah menukar format borangbercetak kepada atas taliansebanyak 15 borang dan 2 borangdalam proses penukaran format

(g) Rekod kualiti yang telah tamattempoh simpanan dihantar keBahagian Arkib PSAS secara berkalauntuk pelupusan

(h) Rekod sentiasa diselenggara denganbaik

(i) Pencapaian kualiti dimaklumkan

22



STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIANkepada semua staf semasaPerutusan Tahun Baharu KetuaPustakawan.

(j) Score board pencapaian dipamerkandi setiap Bahagian.

(k) Taklimat diberikan kepada stafbaharu.

(l) Matlamat baharu telah diintegrasidalam pelan fungsian dan aras/KPIPerpustakaan

- UPM IR- AGRIS (Maklumat Pertanian

Malaysia)- Peningkatan koleksi 2%

(m) Dokumen pengurusan risiko telahdibangunkan dan dihantar ke OSHUPM pada tahun 2013.

(n) Dalam Audit Dalam OSH terkini,Perpustakaan memperolehi markah90%

(o) Perpustakaan telah menerimaAnugerah Tempat Kerja SelamatKategori JKKP – PTJ Paling Aktif2013.

Maklum balas dari UPMKB(a) Pemantauan Fail Kursus pada minggu

ke8-9, 13-15 dan 18-20.(b) Semakan kendiri secara berkala oleh

pasukan auditor PTJ yang diketuaioleh TPAD.

(c) Penggunaan e-fail sudah muladigunakan dalam MesyuaratPengurusan PTJ dan Mesyuarat

23



STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIANFakulti.

Maklum balas dari ITAmemberi peringatan kepada semua stafberkenaan perubahan dokumen berkaitankualiti dari masa ke semasa.

Maklum balas dari FBSB(a) Menggunakan sistem borang dalan

talian.(b) Adakan kursus penganalisaan data.(c) Laksanakan pelupusan rekod

mengikut tempoh yang ditetapkan.(d) Tingkatkan kesedaran staf di PTJ

berkenaan(e) Pemantauan dan pengurusan fail

kursus dibuat oleh PTPTO jabatanbagi memastikan kecukupan dankeseragaman rekod.

Maklum balas dari FSTMTelah dibawa ke JKPF Bil.9 pada 1Oktober 2014 & meminta KJ mengambilperhatian sewajarnya berkaitan isu-isuberbangkit.

Maklum balas dari FEP

(a) FEP telah mewujudkan fail kursuspendua untuk pensyarah. Fail utamadiletakkan di Bilik Fail, manakala failpendua diletakkan di bilik pensyarah.Ia bertujuan supaya pensyarah terusmemasukkan dokumen yang

24



STATUSPELAKSANAAN/PENCAPAIANberkaitan selepas setiap kuliah.

(b) FEP melaksanakan Gerak Gempuruntuk melengkapkan fail kursus. Stafyang tidak melengkapkan fail kursusdipanggil ke satu perjumpaan danmereka dikehendaki melengkapkanfail kursus mereka pada hari yangsama.

(c) FEP juga melaksanakan audit kendirisebelum audit dalaman UPMdilaksanakan.

(d) FEP dalam proses pelaksanaanAmalan 5S bagi memastikan kualitikerja dapat ditingkatkan. FEP telahmelaksanakan kesemua langkah 5Sdan telah menjalankan audit dalaman5S.

(e) FEP telah mewujudkan papaninformasi berpusat untuk pelajarprasiswazah, siswazah, jaringan danindustri, program mobiliti dan kelabpelajar supaya maklumat dapatdisampaikan dengan lebih berkesan.

25




9. 4.3.2 (e) mengambil perhatian cadangan perluasan skopbagi Sistem Pengurusan Kualiti iaitu:

i. Putra Science Park - Pengurusanpengkomersialan, urusan perjanjianpengkomersialan term sheet antara PutraScience Park dan Pejabat Penasihat Undang-Undang, dan pengurusan pelawat;

ii. Bahagian Antarabangsa - Proses pengurusanvisa; dan

iii. Pusat Kesihatan Universiti - Proses rawatanperubatan dan pergigian.

Pengarah PutraSains Park, KetuaPKU, TWP TNC PI,TWP TNC AA, TWP

PKU

i. Maklum balas Pengarah PutraSains Park dan TWP TNC PI

(a) Pengurusan Pengkomersilan PSPsedang dalam proses perbincanganuntuk mengemaskini prosedur dangaris panduan penyelidikan daninovasi untuk skop pengkomersilan.Bengkel Semakan Dokumen akandiadakan pada Mei 2015.

(b) Pengurusan pelawat Bagipengurusan pelawat (eDUPARK),PSP merasakan ianya masih belumsesuai lagi untuk dimasukkan kedalam Sistem Pengurusan Kualitikerana proses pengurusan ini masihlagi di peringkat pembangunan danpenambahbaikan.

ii. Maklum balas TWP TNC AABahagian Antarabangsa telahpunmemulakan aktiviti membangunkanprosedur pengurusan visa dan pas bagitujuan dilaksanakan pada 2015. Selainitu, skop bagi pengurusan mobiliti turutdibangunkan.

iii.Maklum balas TWP PKU(a) Penambahbaikan senantiasa

dilakukan dengan mengemaskinimaklumat hebahan di lamanTwitter dari masa ke semasa.

(b) PKU berhubung secara terus

26




dengan Pelanggan melaluiFacebook PKU dan Twitter PKUyang telah diwujudkan sebelum iniserta dipantausetiap masa.

(c) PKU turut menjediakan BukuLaporan dan diedarkan kepadasetiap PTJ untuk maklumanterperinci berkaitan perkhidmatanyang sedia ada di PKU kepadawarga kampus.

10. 4.4.2 Kajian Kepuasan Pelanggan

(c) mengambil perhatian peratus penurunan respondenkajian tahun 2013 berbanding tahun 2012 iaitusebanyak 31.50%. Mesyuarat meminta PenerajuProses mempertingkatkan hebahan mengenaipelaksanaan kajian kepuasan pelanggan.

TWP Pejabat NaibCanselor

Maklum balas TWP Pejabat NaibCanselor

27




11. 4.4.2 (d) mengambil perhatian peratusan pencapaian IndeksKepuasan Pelanggan bagi Penyelidikan dan Inovasiadalah rendah iaitu sebanyak 52.3%. Mesyuaratmendapati kategori penilaian paling rendah adalahbagi penilaian kemudahan penyelidikan iaitusebanyak 28.35%. Mesyuarat berpandangansebagai Universiti Penyelidikan adalah penting untukmempastikan Indeks Kepuasan Pelanggan adalahtinggi dan mencapai sasaran. Mesyuarat diberitahuPejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan danInovasi) akan meneliti semula soalan-soalan kajianterutama yang berkaitan permohonan geran.

Pejabat TimbalanNaib Canselor

(Penyelidikan danInovasi)

Maklum balas TWP TNC PI

Permohonan pindaan soalan telahdikemukakan kepada peneraju prosesPejabat Naib Canselor (PejabatPemasaran dan Komunikasi) untukpindaan. Peneraju proses telah memohonsupaya semakan semula kepada soalankerana terdapat soalan yang tidakmenepati kriteria yang telah ditetapkanoleh peneraju dan terjemahan BahasaInggeris perlu disemak semula.

12. 4.6.1 Tindakan Pencegahan

(b) mengambil perhatian punca penyebab kemungkinanberlaku ketakakuran bagi tindakan pencegahanuntuk meningkatkan bilangan pelajar UPMmengikuti program outbound di luar negara adalahkurang peruntukan kewangan. Tindakanpencegahan yang diambil adalah memperuntukkansumber kewangan yang bersesuaian.


(Akademik danAntarabangsa)

Maklum balas TWP TNC AASatu dasar mobiliti yang jelas akandibangunkan di mana peruntukankewangan dijadikan sebagai objektifkualiti.

13. 4.6.2 Tindakan Pembetulan

(b) mengambil perhatian laporan keberkesanantindakan pembetulan akan dilihat pada MesyuaratJawatankuasa ISO UPM (JKISO)

BahagianPengurusan

Kualiti

Maklum balas BPQLaporan keberkesanan tindakanpembetulan telah dibentang dandibincang semasa mesyuarat JKISO kalike-18 pada 21 Julai 2014

28




14. 4.7 Perubahan yang Memberi Kesan kepada SistemPengurusan Kualiti

4.7.3 dimaklumkan bahawa sembilan (9) perubahan yangmemberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti yangdilaporkan masih dalam proses tindakan pelaksanaan,iaitu:

(a) Pertanian Bandaran yang memberi kesanmemperkukuhkan agenda sekuriti makanan;

Pejabat NaibCanselor

Maklum balas TWP PNC

15. 4.7.3 (b) melaksanakan Indeks Kegembiraan UPM atauHappiness Index (UPMHI) yang memberi kesanuntuk mengenal pasti tahap kegembiraan wargaUPM mengikut fungsi perjawatan (job function)yang diberikan supaya Universiti boleh mencarijalan penyelesaian bagi mengatasi sebarang isuyang berlaku;

Pejabat NaibCanselor

Maklum balas TWP PNC

29




16. 4.7.3 (c) mewujudkan Himpunan Bakat (Talent Pool)pegawai akademik dan bukan akademik bagi Pelankepimpinan universiti agar kesinambungankecemerlangan universiti dapat dikekalkan;

Pejabat Pendaftar Maklum balas TWP PejabatPendaftarHimpunan Bakat UPM telah diwujudkandengan seramai 190 pegawaimenganggotai Himpunan Bakat Akademikdan 259 pegawai merupakan ahliHimpunan Bakat Bukan Akademik.Program Pembangunan Bakat dengankerjasama UPMHoldings juga telah muladilaksanakan pada tahun 2014 dengansebanyak 20 latihan dirancang untukdilaksanakan sepanjang tahun.

17. 4.7.3 (d) mewujudkan program Universiti Putra MalaysiaTalent Appreciation and Culture Transformation(UPMTACT) yang memberi kesan sebagai platformpendedahan dan pembelajaran antarabangsakepada pegawai bukan akademik bagi membantutransformasi budaya kerja dan budaya hiduppegawai UPM agar lebih berdaya saing sebarisdengan amalan universiti bertaraf antarabangsa;

Pejabat Pendaftar Maklum balas TWP PejabatPendaftarProgram UPMTACT telah muladilaksanakan pada tahun 2014. Sebanyak31 kumpulan melibatkan 473 staf telahditawarkan mengikuti program ini.

18. 4.7.3 (e) membuat penawaran Tenaga Akademik Muda(TAM) yang memberi kesan memastikan pelanpengantian dan penyediaan pelapis kepada pegawaiakademik sedia ada tidak terganggu;

Pejabat Pendaftar Maklum balas TWP PejabatPendaftarSeramai 44 orang TAM telah diperakuidalam Mesyuarat Jawatankuasa Biasiswadan Cuti Belajar tahun 2013 dan 2014(sehingga Disember).

30




19. 4.7.3 (f) membangunkan instrumen pengukuran impakJaringan Industri dan Masyarakat (JINM)berlandaskan 1-5 Bintang yang bertujuan untukmengukur tahap keberkesanan projek JINM yangmemberi kesan kepada Ketua Projek dan KetuaPusat Tanggungjawab boleh memantau dan menilaikemajuan serta keberkesanan sesuatu projekIndustri dan Komuniti dari masa ke semasa.Menerusi sistem ini, Universiti dapat mengenal pastiprojek JINM yang berimpak dan membuat tindakansewajarnya kepada projek yang tidakmendatangkan hasil seperti yang dirancang;


(JINM)

Maklum balas TWP TNC JINMPada 2014, semua PTJ telahmenggunakan instrumen 1-5 bintang danmelaporkan prestasi projek masing-masing pada Q1-Q3 2014.

Instrumen Penarafan Bintang 1-5 telahdilaksanakan pada 2014 sehingga kini.Pelaporan prestasi projek JaringanIndustri dan Komuniti dilaporkan padasukuan keempat (Q4) oleh PusatTanggungjawab.

20. 4.7.3 (g) membangunkan sistem pengurusan peralatanpenyelidikan (Central Equipment ManagementSystem (CEMS) bagi mewujudkan sistempenggunaan dan pemantauan peralatan makmal diUPM yang memberi kesan supaya prosespembelian, tempahan peralatan serta makmal danproses penyelenggaraan serta kalibrasi dapatdipantau dengan mudah;

Pejabat TimbalanNaib Canselor (PI)

Maklum balas TWP TNC PIPembangunan sistem pengurusanperalatan penyelidikan (CentralEquipment Management System (CEMS)telah berada di fasa penyediaan enjinsistem dan dijangka selesai pada Jun2015.

21. 4.7.3 (h) membangunkan Research Project MonitoringSystem (RPMS) yang memberi kesan memudahkanpemantauan pelaksanaan projek penyelidikan yangdilaksanakan; dan


Maklum balas TWP TNC PIPembangunan Research ProjectMonitoring System (RPMS) telah selesaidan dalam proses memasukkan data dandijangka akan digunapakai oleh PTJ padaJun 2015.

31




22. 4.7.3 (i) menyediakan formula pengiraan kadar cajperkhidmatan dan pengujian bagi makmal yangmenyediakan perkhidmatan dan pengujian yangmemberi kesan untuk menyediakan kadar caj yangberpatutan dan mengambil kira faktor yang telahditetapkan.


Maklum balas TWP TNC PIPenyediaan formula pengiraan kadar cajtelah disediakan dan dibentangakan untukdigunkan oleh PTJ bagi penatapan harga.Semakan kadar caj akan disemak secaraberperingkat menggunakan formula yangdiberikan.

23. 4.8 Peluang Penambahbaikan

(a) menambahbaik ciri keselamatan sijil denganmewujudkan QR Code pada sijil akademik agarpengesahan boleh dilaksanakan oleh pihak ketigasendiri (seperti majikan dan penaja) denganmenggunakan telefon pintar atau pengimbasmelalui aplikasi QR Code umum yang boleh dimuatturun secara percuma;


(Akademik danAntarabangsa

Maklum balas TWP TNCAAPembekal untuk mencetak QR Code padasijil akademik graduan telah dilantik pada24 September 2014 dan prosespercetakan dan imbasan QR Codeberkenaan akan dilaksanakan selewat-lewatnya 7 hari sebelum MajlisKonvokesyen Ke-38 (Majlis KonvokesyenUPM Ke-38 akan dlaksanakan pada 1-4November 2014.

QR Code telah dilaksanakan 7 harisebelum Majlis Konvokesyen UPM Ke-38pada 1-4 November 2014.

24. 4.8 (b) meminimakan penggunaan plastik semasamembekalkan ubat kepada pesakit/pelanggan PKU;

Pusat KesihatanUniversiti

Maklum balas TWP PKUPihak farmasi PKU telah melaksanakanproses meminimakan penggunaan plastikkepada semua pelanggan /pesakit akantetapi kepada pesakit yang menerimaubat-ubatan yang bayak diatas dasarperikemanusiaan kami tetpa memberiplastik ubat untuk mereka mudahmembawa balik.

32




25. 4.8 (c) menyediakan kerusi urut untuk pelangganperpustakaan (termasuk di perpustakaancawangan);

PerpustakaanSultan Abdul

Samad

Maklum balas TWP PerpustakaanPerkhidmatan tidak dapat disediakankerana tiada pembekal yang berminatatas dasar tidak ‘cost effective’

26. 4.8 (d) menaiktaraf Kolej-Kolej kediaman denganperuntukan sebanyak RM 5 juta bagi kerja-kerjamenaiktaraf tandas di 5 buah kolej kediaman iaituKolej 2, Kolej 5, Kolej 6 , KOSAS dan Kolej 10;

Pejabat TNC HEPA Maklum balas TWP TNC HEPAMaklum balas daripada PejabatPembangunan dan Pengurusan Aset,30% kerja-kerja naik taraf tandas di 5buah kolej kediaman telah disiapkan, dankerja-kerja dijangka akan siap sepertimaklumat berikut:i) Kolej 2 & 5 –

Mula 6 Julai siap 9 Dis 2014ii) Kolej 7 & 6 -

Mula 7 ogos siap 10 Dis 2014iii) Kolej 10 -

Mula 8 Julai siap 15 Sept 2014

Maklum balas daripada PejabatPembangunan dan Pengurusan Aset,yang terkini sehingga 27 March 2015,kerja-kerja naik taraf tandas di 5 buahkolej kediaman adalah sepertimaklumat berikut:i) Kolej 2 - 26 % siapii) Kolej 5 - 64% siapiii) Kolej 6 - 38% siapiv) KOSAS (Kolej 7) - 65% siapv) Kolej 10 - 100% siap

33




27. 4.8 (e) membangunkan Sistem Pangkalan Data IndustryCommunity Relations Intelligence System (ICRIS)bagi meningkatkan keberkesanan proses kerja,pemprosesan data dan pelaporan maklumat JINM;

Pejabat TNC JINM Maklum balas TWP TNC JINMSetakat September 2014, satu prototaipSistem Pangkalan Data ICRIS telah dibinadengan kerjasama iDEC UPM danprototaip tersebut kini dalam prosessemakan oleh Pejabat TNC (JaringanIndustri dan Masyarakat) untukpenambahbaikan.

Pembangunan ICRIS (Prototaip) bagi fasaI telah siap dan pembangunan codingsedang dilaksanakan. PembangunanICRIS Fasa II akan terus dilaksanakansejurus selesai Fasa I.

28. 4.8 (f) menubuhkan Jawatankuasa Pemandu JaringanIndustri dan Masyarakat Universiti;

Pejabat TNC JINM Maklum balas TWP TNC JINMJawatankuasa Pemandu Jaringan Industridan Masyarakat UPM telah ditubuhkanseperti mana kelulusan JPU dalam MinitMesyuarat JPU kali ke-512 pada 23 April2014.

29. 4.8 (g) membangunkan modul Kursus Asas Pengembangansebagai pengisian kepada Kursus Pengembanganuntuk pegawai akademik;

Pejabat TNC JINM Maklum balas TWP TNC JINMSehingga September 2014:- 3 modul sedia untuk diterbitkan iaitu;

a) Perencanaan ProgramPengembangan,

b) Pemantauan dan PenilaianProgram Pengembangan, dan

c) Kemahiran Komunikasi dalamKaedah Pengembangan.

- 3 modul lain sedang dikemas kini:a) Falsafah, Prinsip dan Tujuan

34




Penglibatan Komuniti,b) Transformasi Peranan Pegawai

Pengembangan, danc) Menyerlahkan Pendayaupayaan

Pegawai Pengembangan.

Maklum balas TWP TNC JINMUCTC telah memulakan prosespembangunan enam modul Kursus AsasPengembangan. Tiga sudah sedia untukdicetak, sementara tiga lagi masih dalamstatus penulisan.

Modul Kursus Asas Pengembangan telahdibangunkan.Sebanyak empat Kursus AsasPengembangan telah dilaksanakan padatahun 2014.

Seramai 194 orang peserta telah dijemputmenyertai namun hanya 122 orang sahajayang mengikuti kursus setakat ini.

30. 4.8 (h) menyediakan Skim Insurans Berkelompokmelibatkan semua staf UPM;

Pejabat Pendaftar Maklum balas TWP PejabatPendaftar Beberapa siri perbincangan telah

diadakan bersama syarikat – syarikatinsurans dan wakil persatuan/kesatuan bagi pelaksanaan SkimPerlindungan Insuran melibatkansemua staf UPM.

Sebanyak 2 syarikat insurans yangterpilih telah dijemput untuk membuatpembentangan pelan perlindungan

35




insurans dalam mesyuarat MajlisBersama Jabatan Induk pada 13Disember 2013.

Mesyuarat telah menangguhkanpelaksanaan Skim PerlindunganInsurans tersebut kerana melibatkanperbelanjaan premium tahunan yangtinggi melibatkan lebih 2 juta ringgitdan peraturan kewangan yang tidakmembolehkan universiti menggunakanperuntukan mengurus bagi tujuanpembayaran premium insurans.

31. 4.8 (i) menaiktaraf Kemudahan Perumahan Staf UPM; Pejabat Pendaftar Maklum balas TWP PejabatPendaftar Susulan arahan daripada Mesyuarat

Jawatankuasa Perumahan Universiti,pihak Pejabat Pembangunan danPengurusan Aset telah melaksanakanAudit Prestasi Bangunan merujukkepada dokumen Pekeliling AmBilangan 2 Tahun 2012, tatacaraPengurusan Aset Tak Alih KerajaanJPM.

Audit Prestasi Bangunan di KampusSerdang dan Ladang Puchongmelibatkan Rumah Kelas C, D, F, Gdan H dengan beberapa cadanganyang perlu diambil tindakan.

Pihak universiti juga dicadangkanuntuk membina kompleks perumahanbaru yang komprehensif, lengkapdengan taman asuhan, padangpermainan, kawasan pakir dan dan

36




rumah kedai bagi kemudahan stafUPM.

Kertas Cadangan PenilaianMenyeluruh Penghuni Kuaters SediadaBerdasarkan Kepentingan Tugas danKeperluan Menduduki Kuarters UPMtelah diluluskan dalam MesyuaratJawatankuasa Pengurusan Universiti(JPU) Kali Ke- 523 bertarikh 20 Ogos2014.

32. 4.8 (j) menyelaras sistem kod fail UPM; Pejabat Pendaftar Maklum balas TWP PejabatPendaftarPejabat Pendaftar telah membuatbeberapa siri semakan pelarasan kod failbersama PTJ. Walau bagaimanapunKod fail tersebut telah dihantar untukkelulusan pendaftaran Arkib Negara padaOktober tahun 2014 dan dikemaskinisemula pada Mac 2015. Setelah mendapatkeputusan kelulusan perakuanpenggunaan dari Arkib Negara tarikh kuatkuasa penggunaan kod fail akanditetapkan dan diselaraskan semulabersama Bahagian Pengurusan Kualiti,Pejabat Pendaftar.

Pejabat Pendaftar baru menerima suratkelulusan perakuan penggunaan kod faildari Arkib Negara(20.4.2015). Tarikh kuatkuasa penggunaannya akan ditetapkansetelah selesai diselaraskan semula kodfail rekod kualiti SPK bersama BPQ.

37




Bengkel untuk perubahan/rombakannombor fail secara keseluruhannyamelibatkan semua PTJ akan dilakukan

33. 4.8 (k) menyusun semula unit aplikasi di PusatPembangunan Maklumat dan Komunikasi (iDEC);

iDEC Maklum balas TWP iDECPenyusunan semula Unit Aplikasi telahdibuat pada 1 April 2014

34. 4.8 (l) melaksanakan Ticketing System untukPembangunan ICT.

iDEC Maklum balas TWP iDECTicketing System untuk menyusun aturanPembangunan ICT telah sedia untukdigunakan.

AGENDA 2.2TINDAKAN SUSULAN

MESYUARAT MKSP EMSKALI PERTAMA

[Kertas 2]

1

TINDAKAN SUSULAN MESYUARAT LEPAS | KERTAS 2[2.2: MKSP EMS KALI PERTAMA]

BIL MINIT PERINCIAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB/TINDAKAN STATUS PELAKSANAAN/PENCAPAIAN

1. 1.1.1 Penemuan Audit

(e) mengambil makluman dan perhatian terhadaplima (5) kekuatan, lima (5)kelemahan/cadangan hasil daripada penemuanaudit yang dilapor oleh Ketua Juruaudit DalamanUPM.

Peneraju Prosesdan PTJ

Lima (5) kelemahan/cadangan yang perludiambil tindakan adalah:

(a) Dokumen pengurusan alam sekitar ISO14001:2004 perlu diasingkan dengandokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO9001:2008 bagi mengelakkan kekeliruan.Kesedaran daripada warga Universiti PutraMalaysia mengenai sistem pengurusan alamsekitar hendaklah dipertingkatkan lagi

BahagianPengurusan

Kualiti

Maklum balas BPQ:(a) Dokumen tidak perlu diasingkan kerana

UPM ke arah integrasi semua dokumenISO. Tindakan yang dibuat adalah:i. memperincikan dokumen Sistem

Pengurusan Kualiti denganmemasukkan elemen SistemPengurusan Alam Sekitar;

ii. menambahbaik dokumen SistemPengurusan Alam Sekitar yang merujukkepada dokumen Sistem PengurusanKualiti dengan memfokuskan prosesperincian tertentu yang berkaitandengan proses alam sekitar.

(b) Dokumen skop Pengurusan telahdiintegrasikan untuk digunapakai semuaISO (QMS, EMS, dan ISMS) berkuatkuasa12/2/2015.

AGENDA 2.2: TINDAKAN SUSULANMINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)

SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR (EMS) MS ISO 14001:2004 KALI PERTAMAUNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KALI KEEMPAT

2



(c) Tindakan untuk mempertingkatkankesedaran mengenai sistem pengurusanalam sekitar telah dilaksanakan melalui:i. Paparan/hebahan melalui poster,

bunting di pintu utama Universiti dansekitar kampus UPM;

ii. Paparan maklumat pada lamansesawang UPM dan portal e-ISO;

iii. Taklimat pelaksanaan EMS olehPeneraju Proses iaitu pada 18/10/2013dan 12/11/2013;

iv. Taklimat Kesedaran EMS kepada JPU,Pegawai kanan, TWP dan wakil PTJ,wakil persatuan/kesatuan, wakil NGO,wakil UPM Holding, wakil pelajar pada23/1/2014;

v. Taklimat kesedaran EMS kepada semuaPeneraju Proses dan TWP pada29/4/2014.

(b) Peneraju proses perlu memastikanpenyelarasan di peringkat pegawai utiliti,pemantauan oleh Jawatankuasa ISO yangdipengerusikan Timbalan Wakil PengurusanPusat Tanggungjawab dapat dilaksanakandengan berkesan

PejabatPembangunan danPengurusan Aset

(PPPA)

Maklum balas PPPA:Pihak PPPA telah menghantar surat,mengadakan perjumpaan pada 21 Oktober2013, dan juga mesyuarat dengan pegawaiutiliti di PTJ pada 19 Disember 2013. PPPAjuga telah meminda kaedah pemantauan danpelaporan serta mewujudkan Daftar FormatLaporan dan Analisa Keberkesanan AktivitiPenjimatan Elektrik di Peringkat PTJ bagimemudahkan pegawai utiliti di PTJmenyediakan laporan penjimatan elektrik.

3



(c) Tindakan Pembetulan dan Pencegahanperlu dilaksanakan dengan segera danberkesan. Jika staf gagal mematuhinya,tindakan amaran, tatatertib dan surcajhendaklah dilaksanakan. Tindakan tegas iniperlu diambil terhadap pegawai yangdidapati cuai/gagal melaksanakantanggungjawabnya tanpa sebab-sebabmunasabah sehingga menyebabkanberlakunya pencemaran.

KetuaPTJ/Peneraju Maklum balas Ketua PTJ/Peneraju:

Tindakan Pembetulan dan Pencegahandibincangkan, dan dipantau dalam MesyuaratPengurusan Fakulti bagi memastikan tindakanpelaksanaan dibuat dengan segera danberkesan

(d) Universiti Putra Malaysia perlu menambahperuntukan kewangan bagi menyelenggarainfrastruktur terutama yang melibatkanmakmal dan pembuangan sisa kimia danracun dalam sinki dan seterusnya dialirkankeluar ke sistem perparitan dalam kampus.Satu loji rawatan air kumbahan yangmoden diperlukan untuk merawat sisa airkumbahan setempat bagi penyingkiranlogam berat dalam tasik di sekitarkampus.

PPPA / PejabatBursar Maklum balas PPPA:

PPPA telah berusaha dan berjayamendapatkan peruntukan dalam Rolling Planke 4 Rancangan Malaysia ke 10 untukmenaiktaraf loji rawatan kumbahan bagifakulti-fakulti/bangunan-bangunan lama dandibuat secara berpusat. PTJ yang terlibatadalah:

i. Fakulti Sainsii. Fakulti Ekonomiiii. Fakulti Perhutananiv. Fakulti Ekologiv. ITMA lama (INTROP)vi. Pusat Asasi Sains Pertanian Perpustakaan

Sultan Abdul Samadvii. Pusat Kebudayaan Dan Kesenian Sultan

Salahuddin Abdul Aziz Shah

4



Maklum balas Pejabat Bursar:Universiti akan melihat keperluanpenyelenggaraan secara terperinci mengikutPTJ.1) PPPA diminta mengemukakan data dan

membuat laporan keperluanpenyelenggaraan secara menyeluruhuntuk Universiti.

2) PPPA perlu membuat penilaian danmenyenaraikan mengikut keutamaan danmembuat pelan pelaksanaan sertaanggaran kos penyelenggaraan yangdiperlukan dan dikemukakan untukkelulusan pihak berkuasa Universiti.

3) Universiti menyediakan peruntukantahunan berpusat di bawah kawalan PPPAdengan peruntukan sebanyak RM10 jutasetahun tertakluk kepada peruntukankewangan dari agensi pusat selaindaripada peruntukan untuk RancanganMalaysia.

(e) Universiti Putra Malaysia juga perlumemastikan satu aplikasi sistem inventorikimia dan racun dapat dibangunkan supayapengurusan stor dan pengurusan sisa kimiadan racun dapat dilaksanakan dengan lebihbaik.

Maklum balas adalah sama dengantindakan pada minit 1.3 (d)

Maklum balas Fakulti Kejuruteraan:Makluman penemuan audit telah dibawa dandibincangkan dalam Mesyuarat PengurusanFakulti.

(i) mengambil perhatian isu ketiadaan ruang simpanansisa bahan kimia di Fakulti Kejuruteraan dan FakultiPertanian walaupun bangunan dua (2) Fakultitersebut adalah bangunan baharu. Ini kerana ruangsimpanan ini sepatutnya diambilkira semasa

PPPA Maklum balas PPPA:Data makmal dan pengurusan bahan kimiaadalah di bawah kawalah pihak OSH. Olehyang demikian, PPPA telah merujuk denganmenulis surat kepada OSH tentang keperluan

5



cadangan pembinaan bangunan. Mesyuaratdimaklumkan bahawa isu ini menyumbangpeningkatan bilangan ketakakuran pada klausaKawalan Operasi.

stor berpusat sisa bahan kimia bertarikh 9Disember 2013 (UPM/PPPA/100-4/11/EMS).PPPA telah menaiktaraf stor simpanan bahankimia bersebelahan pejabat OSH yang baharuuntuk dijadikan stor pusat sisa bahan kimia.

(l) meminta Pejabat Pembangunan dan PengurusanAset (PPPA) menyediakan kertas kelulusanJawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)mengenai penyediaan ruang simpanan sisa bahankimia di UPM secara berpusat.

Pengarah PPPA /TWP PPPA

Maklum balas PPPA:Data makmal dan pengurusan bahan kimiaadalah di bawah kawalah pihak OSH. Olehyang demikian, PPPA telah merujuk denganmenulis surat kepada OSH tentang keperluanstor berpusat sisa bahan kimia bertarikh 9Disember 2013 (UPM/PPPA/100-4/11/EMS).PPPA telah menaiktaraf stor simpanan bahankimia bersebelahan pejabat OSH yang baharuuntuk dijadikan stor pusat sisa bahan kimia.

(m) dimaklumkan bahawa prosedur penyimpanan sisakimia telah didokumenkan kecuali tatacarapembersihan radas bahan kimia. Mesyuaratmeminta perhatian semua Dekan untukmenghebahkan kepada staf di PTJ terutamanya dimakmal supaya tidak mencuci radas bahan kimiadalam sinki yang akan memberi impak kepada alamsekitar.

Semua DekanFakulti

Maklum balas PPKKP:Telah sedia ada dinyatakan dalam GarisPanduan Pengurusan dan KeselamatanMakmal/Bengkel di para 5.2Penyimpanan danPenggunaan Bahan/Radas Makmal – PanduanKeselamatan Penggunaan Radas Kaca.

Maklum balas Dekan Fakulti:

Fakulti Ekonomi Pengurusan:Tidak berkaitan.Tiada radas bahan kimia di FEP.

Fakulti Pertanian:Rujukan UPM/FP/PD/PEMB/JKKP bertarikh 4Februari 2014 berkenaan makluman kepadasemua staf makmal agar mematuhi peraturanseperti mana dalam petikan (EMS) MS ISO14001:2004 UPM Kali Pertama (Minit-1.1.1 (m)

6



Fakulti Perhutanan:Pegawai Sains fakulti telah diminta untukmaklumkan arahan ini kepada kepada semuastaf makmal dan pelajar. Walaubagaimanapun arahan ini tidak dapatdikuatkuasakan lagi kerana tiada saliran khasuntuk mencuci radas bahan kimia, dantatacara berkenaan juga belum dibangunkanoleh Peneraju Proses.

Fakulti KejuruteraanMakluman dibuat dalam MesyuaratPengurusan Fakulti kepada semua KetuaJabatan untuk dipanjangkan kepada semuastaf makmal.

(n) diminta mengambil perhatian tarikh akhir tindakanlaporan ketakakuran (NCR) adalah pada 21 Oktober2013 atau tarikh yang ditentukan oleh auditee.

Ketua PTJ danTWP PTJ

Maklum balas Ketua PTJ/TWP PTJ:Rujuk tindakan bersepadu oleh PenerajuProses)

Maklum balas Fakulti KejuruteraanKesemua NCR dan OFI Audit Dalaman EMSFK telah diambil tindakan penutupan.

2. 1.3 Prestasi Pencapaian Alam Sekitar UPM

(b) meneliti isu pelaksanaan, cadangan tindakanpelaksanaan, dan keperluan sumber yangdibentangkan. Mesyuarat bersetuju supayapermohonan yang melibatkan keperluan sumberperlu dibawa ke mesyuarat JawatankuasaPengurusan Universiti untuk kelulusan.

Pengarah PPKKP Maklum balas PPKKP:Telah mengemukakan kertas cadangankepada Sekretariat JPU pada 29 Mei 2014untuk dibentangkan dalam MesyuaratJawatankuasa Pengurusan Universiti.

Masih menunggu Dokumen PROFORMAkewangan untuk melaksanakan program

7



pemantauan alam sekitar.Seorang staf (Penolong Jurutera) telahditempatkan di Seksyen Operasi &Perkhidmatan – Unit Persekitaran.

(c) mengambil makluman cadangan Pengerusi supayamenggunakan khidmat pelajar yang bertugasseparuh masa di Pejabat PPKKP untuk membantuUPM dalam melaksanakan keperluan di bawahkehendak EMS.

Pengarah PPKKP Maklum balas PPKKP:Telah memulakan Program Volunteer OSHyang mana pendaftaran telah dibuka kepadapelajar yang berminat.

Menggunakan 2 orang Khidmat PelajarPraktikal walau bagaimanapun datacerobong/serombong tidak dapat diverifikasibagi Program Kelulusan Bertulis.

(d) meneliti isu pelaksanaan untuk memantapkanpengurusan bahan berbahaya (bahan kimia, bahanberacun/pestisides/ bahan radioaktif) di UPM.Mesyuarat bersetuju mengguna pakai danmenambah baik sistem atas talian yang telahdibangunkan oleh Fakulti Kejuruteraan UPM.Mesyuarat meminta Pejabat PembangunanMaklumat dan Komunikasi (iDEC) dan FakultiKejuruteraan bersama meneliti keperluan bagimemantapkan pelaksanaan EMS di UPM denganmenggunakan kepakaran dalaman.

PengarahiDEC/TWP iDEC,

Dekan FakultiKejuruteraan/TWP

FakultiKejuruteraan, danPengarah PPKKP

Maklum balas PPKKP:Perbincangan Bersama iDEC telah diadakanpada 25 April 2014.

Pada 12 Mac 2015 Fakulti Kejuruteraan telahberbincang dengan PPKKP untukmenambahbaik sistem sedia ada.Walaubagaimana pun kos sebenar belumdiputuskan kerana masih menunggumaklumbalas pihak ketiga. Belummendapatkan persetujuan bersama antarapihak iDEC & Fakulti Kejuruteraan.

Maklum balas Fakulti KejuruteraanDalam proses tindakan susulan.

(e) meminta supaya sekiranya cadangan pertukarannama Pejabat Pengurusan Keselamatan danKesihatan Pekerjaan (PPKKP/OSH) kepada PejabatPengurusan Kesihatan, Keselamatan danPersekitaran (PPKKP/HSE) dipersetujui, maka


8



Pejabat ini akan menjadi sekretariat pelaksanaanlatihan yang berkaitan alam sekitar.

Berdasarkan Minit JKKP-UPM kali ke 32bertarikh 2 Disember 2014 : Mesyuaratbersetuju nama dan fungsi JawatakuasaKeselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UPMditukar kepada JawatankuasaKeselamatan, Kesihatan Pekerjaan danPersekitaran (JKKPP-UPM) atauOccupational Safety, Health &Environment Commitee (OSHECommitee) berkuatkuasa 1 Januari2015.

Oleh itu, secara langsung PPKKP bertambahskop tanggungjawab iaitu menjadi sekretariatutama dalam program OSH dan alam sekitar diUPM.

3. 1.5.1 Tindakan Pencegahan

(b) dimaklumkan bahawa keberkesanan tindakanpencegahan yang diambil akan dilihat dan dipantaupada mesyuarat Jawatankuasa ISO atau mana-mana mesyuarat di peringkat Peneraju Proses.

BPQUPM/Peneraju

Proses

Maklum balas Peneraju Prosesberkaitan:Status pelaksanaan tindakan pencegahan yangdirekodkan oleh Peneraju telah dibawa keMesyuarat JKISO pada 17/7/2014 untukmelihat keberkesanannya.

Maklum balas BPQ:Pemantauan status tindakan Pencegahan telahdijadikan agenda dalam JKISO dandibincangkan pada Mesyuarat JK ISO yangddiadakan pada 17/7/2014.

9



4. 1.5.2 Tindakan Pembetulan

(b) meminta supaya sebarang keperluan sumber yangdimohon perlu mendapatkan kelulusanJawatankuasa Pengurusan Universiti.


Masih menunggu Dokumen PROFORMAkewangan untuk melaksanakan programpemantauan alam sekitar.

Seorang staf (Penolong Jurutera) telahditempatkan di Seksyen Operasi &Perkhidmatan – Unit Persekitaran.

Seorang Pegawai Sains(PPKKP) telahmenghadiri kursus kompetensi – PengurusanSisa Terjadual pada 19 hingga 13 Februari2015. Keputusan ujian kompetensi akandikeluarkan selepas 3 bulan.

(c) dimaklumkan bahawa keberkesanan tindakanpembetulan yang diambil akan dilihat dan dipantaupada mesyuarat Jawatankuasa ISO atau mana-mana mesyuarat di peringkat Peneraju Proses.

BPQ dan PenerajuProses

Maklum balas Peneraju Prosesberkaitan:Status pelaksanaan tindakan pembetulan yangdirekodkan oleh Peneraju telah dibawa keMesyuarat JKISO pada 17/7/2014 untukmelihat keberkesanannya.

Maklum balas BPQ:Pemantauan status tindakan Pencegahan telahdijadikan agenda dalam JKISO dandibincangkan pada Mesyuarat JK ISO yangddiadakan pada 17/7/2014

10



5. 1.81.8.1

Hal-Hal Lain

Pemakluman Berkaitan Keperluan Memperoleh Peralatandalam Membantu Penjimatan Elektrik

(b) bersetuju meminta PPPA mengemukakan kertaspemakluman ini ke mesyuarat JPU untuk kelulusan.

Pengarah PPPAdan TWP PPPA

Maklum balas PPPAPPPA telah berbincang dengan Pejabat Bursardan pembelian alatan tersebut akan dibuatsecara berperingkat. Walaubagaimanapunpembelian tersebut ditangguhkan sementarakerana PPPA akan melaksanakan inisiatifpenjimatan tenaga melalui konsep EnergyPerformance Contracting (EPC) Di SektorKerajaan Oleh Energy Service Company(ESCO) Yang Berdaftar Dengan SuruhanjayaTenaga. Inisiatif ini akan melibatkan beberapaPTJ yang mana penggunaan elektrik adalahtinggi. Dalam ESCO, alat yang digunakanuntuk tujuan penjimatan tersebut adalah samadengan alat yang ingin dibeli.

AGENDA 3.0PENEMUAN AUDIT DANPENILAIAN KEPATUHAN

AGENDA 3.1:PENEMUAN AUDIT QMS

3.1.1 Audit Pemantauanoleh SIRIM

[Kertas 3]

1

KERTAS 3AUDIT PEMANTAUAN SEMAKAN 2, SISTEM PENGURUSAN KUALITI OLEH SIRIM

HASIL LAPORAN AUDIT PEMANTAUANSISTEM PENGURUSAN KUALITI (MS ISO 9001:2008)

1.0 TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan keapada Ahli Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan (MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) berkaitan penemuan

Audit Pemantauan Semakan 2, Sistem Pengurusan Kualiti oleh SIRIM.

2.0 PENGENALAN

Audit Pemantauan Sistem Pengurusan Kualiti (MS ISO 9001:2008) oleh SIRIM telah

dilaksana pada 18 hingga 29 Ogos 2014. Sepanjang audit, seramai lima (5) orang

Juruaudit telah terlibat bagi mengaudit skop perkhidmatan pengajian pendidikan di

peringkat tertiary, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri

dan masyarakat, pengurusan pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan

korporat.

3.0 LOKASI AUDIT

Lokasi yang dipilih sebagai sampel untuk audit adalah Fakulti Ekologi Manusia,

Fakulti Sains dan Teknologi Makanan, Pejabat Naib Canselor, Pejabat Pemasaran dan

Komunikasi (Nama baharu: Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi), Pejabat

Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Perpustakaan Sultan Abdul

Samad, Akademi Sukan, Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan, Pejabat

Bursar, Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, Pejabat

Pendaftar, Institut Biosains, Fakulti Rekabentuk dan Senibina, Fakulti Kejuruteraan,

Pusat Islam, Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan, Institut Pengajian Sains

Sosial, Taman Pertanian Universiti, Pusat Sukan, Pusat Penempatan Kerjaya (Nama

baharu: Pusat Pembangunan Keusahawanan dan Kebolehpasaran Graduan), Pusat

Pengurusan Penyelidikan, Putra Science Park, Pusat Pengembangan Keusahawanan

dan Pemajuan Profesional (Nama baharu: Pusat Transformasi Komuniti Universiti),

Bahagian Jaringan Industri (Nama baharu: Pusat Hubungan dan Jaringan Industri),

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan, Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset,

PENEMUAN AUDIT PEMANTAUAN SEMAKAN 2SISTEM PENGURUSAN KUALITI OLEH SIRIM

2


Bahagian Akademik (Nama baharu: Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir

Akademik), Kolej Keenam, Kolej Tujuh Belas, Kolej Tiga Belas, Kolej Empat Belas,

Pusat Pembangunan Akademik, Kolej Mohamad Rashid dan Sekolah Pengajian

Siswazah dan Bahagian Pengurusan Kualiti.

4.0 PENEMUAN AUDIT

Hasil Audit Pemantauan Semakan 2, terdapat empat (4) ketakakuran dan 23 peluang

penambahbaikan. Ringkasan hasil laporan audit pensijilan semula boleh dirujuk

seperti di bawah:-

4.1 ketakakuran;

4.2 peluang panambahbaikan; dan

3


3.1 KETAKAKURAN

BIL. KETAKAKURAN/NO. PROSES KLAUSA

BUKTI PENEMUAN (PTJ)Hendaklah dibaca bersama LaporanSIRIM yang boleh dirujuk pada e-ISO

1. PD-01 Kolej 6.3 dan 6.4 Kolej Tujuh Belas

berkaitan semakan inventoridan lawatan ke bilik,penemuan berbeza (isu anai-anai).

Pengesahan kerja olehkontraktor isu pembersihankoridor tidak sama dengankeadaan yang dilihat olehJuruaudit.

Ruang penyimpanan peralatankemudahan kolej yang tidakteratur.

Kawasan persekitaran kantinkotor dan tidak bersih.

2. PD-02 Kalibrasii.

7.6 i. Fakulti Sains dan TeknologiMakanan

ii. Institut Biosains

• Isu senarai tentukur

3. DMM-1 Latihan 7.4.1 Pejabat Pendaftar

Proses penilaian prestasi(UPM Holdings)

4. DMM-2 Siswazah 7.5.1(e) Fakulti Kejuruteraan

Isu kertas soalan peperiksaan,skema jawapan, borangrangka kursus dan rancanganpengajaran (RP) dan sampelkertas jawapan tidakdiselenggara dan disimpandalam Fail Kursus.

4

KERTAS 2AUDIT PEMANTAUAN SIRIM

3.2 PELUANG PENAMBAHBAIKAN

BIL KLAUSA PUSATTANGGUNGJAWAB PROSES

RINGKASAN PELUANGPENAMBAHBAIKANHendaklah dibaca bersamaLaporan SIRIM yang bolehdirujuk pada e-ISO

1. 6.3 Kolej 14 Kolej Penyelenggaraan kolej

2. 7.5.4 Sekolah PengajianSiswazah, PejabatBursar, FakultiRekabentuk dan Senibina

Pengurusan Polisi bagi mengawal dokumenyang mengandungi maklumatpelanggan

3. 8.5.2 Pejabat Naib Canselor KepuasanPelanggan

Aduan pelanggan. Pemantauanoleh pihak penyelaras mungkinboleh ditingkatkan dalammemastikan PTJ berkaitandapat mengenalpasti tindakanpembetulan dengan terperincibagi aduan-aduan yang sahih.

4. 7.5.1 Fakulti Sains danTeknologi Makanan

Siswazah Justifikasi bagi sebarangpenambahan/penguranganmarkah perlu direkodkandengan jelas.

Rangka kursus danrancangan pengajaran bagisubjek FST 5602 tidakdisahkan olehpenyelaras/ketuajabatan/ketua programdimana didapati penilaianmarkah peperiksaan akhirtelah diubah dari 30%(silibus) kepada 20%(Rangka Kursus)

5




5. 7.5.1 Institut Kajian DasarPertanian dan Makanan

Siswazah Bukti perlaksanaanPeperiksaan Komprehensif CE– penulisan (written) bolehdikekalkan didalam fail pelajarbagi verifikasi dalaman danluaran.

6. 5.5.3 Institut Pengajian SainsSosial

Siswazah SGS agak lambat dalammemberikan makluman/Suratkeputusan bagi permohonanpenundahan keputusan.

7. 7.5.1 Institut Pengajian SainsSosial

Penyelidikandan Inovasi

Prosedur pelaporanpelaksanaan dan verifikasilaporan geran luar boleh dikajisemula agar perlaksanaannyaadalah selaras dengankehendak kontrak/penaja.

8. 4.2.4 Fakulti Perubatan danSains Kesihatan

Prasiswazah Proses kawalan rekod perludisemak dan dikajisemulamemandang terdapatsebilangan rekod khususnyarekod penilaian pengajaranpensyarah tidak diselenggara.

9. 7.4.1 Pejabat Pendaftar Operasi PejabatPendaftar

Penilaian pegawai psikologiperlu dilaksanakan secaraberterusan.

6




10. 7.5.1(e) Pejabat Pendaftar(Kaunseling)

Operasi PejabatPendaftar

Proses penyerahan tugas perludikemaskini memandangkanterdapat kes dimanapemantauan statuskemajuan/program kaunselingtidak dipantau secaraberterusan khusus nya apabilaberlaku pertukaran kaunselor.

Pejabat Pendaftar(Kaunseling)

Operasi PejabatPendaftar

Fail peribadi pelanggan perludiselenggara dari semasakesemasa memandanganterdapat fail pelanggan yangtidak dikemaskini bagi tempohmasa yang lama.

Fakulti Perubatan danSains Kesihatan

Proses Utama Penilaian hasil pembelajarandinilai berdasarkancognitive(C4), phsycomotor(P4), affective (A3) dan criticalthinking problem solving(CTPS). Hasil penilaian khususnya berdasarkan setiapkeperluan diatas bolehdiperjelaskankan secarakhusus dalam laporan hasilpenilaian pembelajaran.

11. 8.2.3 Fakulti Kejuruteraan Pra Siswazah Pemantauan kehadiran pelajardipantau melalui BorangKehadiran Kuliah/Amali.Namun begitu terdapat kesdimana ketidak hadiran pelajarmelebihi 50 peratus dan telahdiberi laluan untuk mendudukipeperiksaan akhir.

7




12. 8.2.1 Pusat Islam Universiti Operasi PusatIslam

Borang soal selidik kajiankepuasan pelanggan perluditambah baik.

13. 4.2.1 Taman PertanianUniversiti

Pra Siswazah Pihak pengurusan TPU bolehmelihat semula proses kerjaberkaitan aktiviti sokonganpengajaran dan pembelajaranbersama fakulti, ini keranaproses kerja yang ada buatmasa ini tidakmenggambarkan pelaksanaansebenar oleh TPU.

14. 5.4.1 Taman PertanianUniversiti

Pengurusan Terdapat objektif kualiti yangmasih belum diukur oleh pihakTPU.

15. 7.5.1 Pejabat Pembangunandan Pengurusan Aset

Operasi PPPA Terdapat sebuah kereta yangbelum diselenggara mengikutkeperluan yang ditetapkan.


Operasi PPPA Perekodan terhadap tindakanpembetulan yang perlu diambilke atas masalah yang ditemuikerana ketidakcapaian objektifkualiti oleh pihak pengurusanfasiliti belum dibuat secarakeseluruhan.

8





Operasi PPPA Pemantauan ke atas projekyang telah disiapkan olehkontraktor dalam tempohjaminan boleh dilihat semulaoleh pihak PPA, samaada daripihak pengurusan projek ataupengguna, ini kerana ketikalawatan ke atas projek yangtelah disiapkan oleh kontraktordidapati masihbanyakkecacatan yang berlaku,namun belum diambil apa-apatindakan/makluman kepadakontraktor.

18. 7.2.3 Pusat Kebudayaan danKesenian SultanSalahuddin Abdul AzizShah

OperasiPKKSSAAS

Maklumat di dalam “PenyataKadar Bayaran Sewaan DewanBesar, Panggung Percubaan,Kemudahan dan Peralatan”bagi perkara C, item 27berkaitan “set lengkap audio”perlu di semak semula danlebih diperincikan supaya tidakmenimbulkan kekeliruankepada penyewa.

19. 7.5.1 Pusat Kebudayaan danKesenian SultanSalahuddin Abdul AzizShah

OperasiPKKSSAAS

Pengiraan caj penggunaanDewan Besar dan PanggungPercubaan perlu dipastikansentiasa merujuk kepadamaklumat yang dinyatakan didalam “Borang Tempahan”dan berpandukan kepada“Penyata Kadar BayaranSewaan” yang diwujudkan.Didapati terdapat cajtempahan yang dikenakanyang tidak berdasarkan kepadatempoh penggunaan sebenar.

9




20. 7.5.1 Institut PerhutananTropika dan ProdukHutan

Siswazah Proses pemilihan/saringanpelajar siswazah di INTROPdibuat melalui edaran emailkepada ahli-ahli JawatankuasaPengajian Siswazah INTROP.Bagaimanapun, maklumbalasmengenai persetujuanpenerimaan pelajar oleh ahli-ahli jawatankuasa tersebuttidak sentiasa diterima/dijawaboleh kesemua ahli.

21 7.2.1 Pusat PembangunanKeusahawanan danKebolehpasaran Graduan

Operasi HEPA Keperluan yang dinyatakan didalam prosedur KajianPengesanan Graduan UPM(UPM/OPR/HEPA/P008)berkenaan tempoh pengaktifansistem online pengesanangraduan iaitu 5 minggusebelum tarikh kovokesyendan tutup selepas 3 minggukonvokesyen berakhir perludisemak semula supayaselaras dengan perlaksanaansebenar dan bersesuaiandengan keperluan semasa.

22. 7.2.3 Pusat PembangunanAkademik

Operasi CADE Senarai pentadbir-pentadbirdiperingkat PTJ bagi sistemPutraLMS masih belumdikemaskini berdasarkanpencalonan pentadbir sistemtahun 2014. Rujukan: laman“Contact us” sistem PutraLMS.

10




23. ISO/IEC17021:2011

Pusat Sukan Pengurusan(Logo)

Reference to certificationand use of mark

Logo pensijilan sistempengurusan kualiti (ISO 9001)di kepala surat Pusat SukanUPM dilihat tidak mengikutketetapan badan pensijian danakreditasi. Pensijilan yangdipamerkan adalah versistandard yang lama dannombor pensijilan yangberbeza.

5.0 STATUS KETAKAKURAN DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN

Semua bukti ketakakuran telah dimajukan kepada SIRIM dalam tempoh tiga (3) bulan

dan telah diterima oleh pihak SIRIM dan ditutup. Bagi peluang penambahbaikan, pihak

SIRIM akan melihat pada Audit Pensijilan Semula yang dijadualkan pada 17 hingga 19

Jun dan 22 hingga 26 Jun 2015.

6.0 SYOR

Mesyuarat diminta untuk melihat ketakakuran yang berlaku dan memastikan ianya tidak

berulang semasa Audit Pensijilan Semula serta mengambil tindakan pada setiap peluang

penambahbaikan yang telah dikemukakan oleh SIRIM.

AGENDA 3.1:PENEMUAN AUDIT QMS

3.1.2 Audit Dalaman

[Kertas 4]

1

KERTAS 4AUDIT DALAMAN QMS

TARIKH AUDIT

1. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 UPM tahun 2015 telahdijalankan pada 23 – 26 Mac 2015 dan 30 Mac – 2 April 2015.

OBJEKTIF AUDIT

2. Audit Dalaman SPK MS ISO 9001:2008 UPM tahun 2015 diadakan adalah bertujuanuntuk:

i. melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dansasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan

ii. persediaan bagi menghadapi Audit Pensijilan Semula, oleh badan pensijilian.

KRITERIA AUDIT

3. Kriteria audit yang digunapakai adalah:

i. MS ISO 9001: 2008ii. Dokumentasi SPK UPMiii. Akta dan Peraturan berkaitaniv. Rujukan lain yang dinyatakan dalam Manual Kualiti/Prosedur

KAEDAH AUDIT

4. Audit Dalaman dilaksanakan mengikut kaedah berikut:

i. Penelitian terhadap Manual Kualiti/Prosedur;ii. Temubual dengan staf dan pelanggan;iii. Semakan dokumen dan rekod;iv. Pemerhatian ke atas aktiviti dan persekitaran kerja; danv. Pelaporan penemuan audit secara lisan dan bertulis

LAPORAN KETUA JURUAUDIT AUDIT DALAMANSISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2004

TAHUN 2015

2


SKOP AUDIT

5. Skop audit adalah menyeluruh merangkumi skop pengurusan; prasiswazah; siswazah;penyelidikan dan inovasi; proses perkhidmatan sokongan; dan proses operasiperkhidmatan sokongan melibatkan semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) kecuali PusatPemajuan Kompetensi Bahasa dan Pusat Sains Marin.

KUMPULAN AUDIT

6. Terdiri daripada 85 orang Juruaudit UPM dan dibantu oleh Juruaudit PTJ yang telahditentukan oleh PTJ masing-masing. Pasukan audit telah dibahagikan kepada lima (5)kumpulan dan 74 sub-kumpulan.

PROGRAM AUDIT DALAMAN

7. Program Audit Dalaman telah disediakan oleh Penyelaras Audit merangkap KetuaSeksyen Audit Kualiti, Bahagian Pengurusan Kualiti UPM dan disahkan oleh WakilPengurusan UPM.

PENEMUAN AUDIT DALAMAN 2015

KEKUATAN

8. Dalam program Audit Dalaman pada kali ini, beberapa kekuatan UPM telah berjayadikenal pasti.

i. Universiti telah berjaya mengenal pasti KPI dan juga Pelan Tindakan PeringkatFungsian dan Aras. Pencapaian keseluruhan bagi tahun 2014 telah berjaya diukursepenuhnya, manakala sasaran bagi tahun 2015 juga berjaya ditetapkan.

ii. Universiti telah menyatakan komitmen untuk menambah baik kualiti perkhidmatansedia ada secara berperingkat dengan terlaksananya program integrasi pensijilanmerangkumi Sistem Pengurusan Kualiti, Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS)dan Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) bermula tahun 2015 untukfasa pertama.

iii. Semua dokumen SPK boleh dirujuk oleh semua staf menerusi id dan kata laluanputra masing-masing. Capaian laman sesawang sistem e-ISO boleh diakses samaada di dalam kampus mahupun di luar kampus.

iv. Pengurusan PTJ telah memberikan komitmen yang baik dalam melaksanakan SPKdi PTJ masing-masing. Cadangan pelaksanaan Audit Dalaman oleh Juruaudit yangmemiliki sijil Lead Assessor di PTJ masing-masing pada tahun hadapanmerangkumi SPK, EMS dan ISMS merupakan satu inisiatif yang baik. Beberapa siri

3


latihan kepada Juruaudit bagi meningkatkan tahap kompetensi akan dimulakanpada tahun 2016 mengambil kira penggunaan standard MS ISO 9001 versi 2015yang baharu.

v. Ekosistem kualiti UPM adalah baik dan teratur menerusi pelaksanaan MesyuaratKajian Semula Pengurusan (MKSP) UPM, Mesyuarat Jawatankuasa ISO (JKISO)UPM dan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses (MSKP) oleh Peneraju Proses,secara berkala.

vi. Program Pembudayaan Kualiti yang menyokong matlamat ke-lima Pelan StrategikUPM 2014-2020 iaitu “Mempertingkat Kualiti Tadbir Urus” , merupakan satukomitmen tinggi UPM bagi memantapkan sistem kualiti secara berterusan danmenjadikannya satu budaya yang diguna pakai oleh warga UPM. Pembudayaankualiti dan inovasi akhirnya dapat diterjemahkan melalui pengiktirafan oleh badanpensijilan serta disokong oleh program dan aktiviti pengukuhan kualiti dan inovasiperkhidmatan yang diperkenalkan universiti. Pengiktirafan ini dapat meningkatkankepercayaan pelanggan kerana ia menjadi tiket jaminan bahawa UPMmenyediakan perkhidmatan yang terbaik.

KELEMAHAN/CADANGAN

9. Walaubagaimanapun, beberapa kelemahan turut dikenal pasti.

i. Pengurangan peruntukan kewangan kepada PTJ memberi kesan kepada hampirkeseluruhan program dan aktiviti di PTJ. Antara kesannya adalah melibatkanpenyusunan semula sumber tenaga manusia, pengurusan penyelenggaraanmelibatkan prasarana, kemudahan pengajaran dan pembelajaran, kemudahanmakmal, serta kontrak perkhidmatan. Oleh demikian, PTJ bukan sahaja perlumerangka dan merancang program atau aktiviti yang boleh memberi penjimatandan nilai tambah kepada PTJ, malah perlu juga mengambil kira program atauaktiviti yang boleh menjana pendapatan khususnya yang memberi impak besar. Inidapat memastikan kemampanan (sustainability) PTJ pada masa hadapan.

ii. Kawalan ke atas rekod khususnya melibatkan rekod yang tidak lengkap danpenggunaan kod fail yang tidak sama masih lagi lemah. Banyak penemuanketakakuran ditemui dalam setiap program Audit Dalaman yang dilaksanakan samaada dicatatkan sebagai ketakakuran, peluang penambahbaikan ataupun maklumansecara lisan sahaja. Oleh demikian, dengan mengambil peluang pelaksanaanintegrasi pensijilan yang sedang dilaksanakan kini, peneraju proses perlu melihatsemula semua proses di bawah skop masing-masing agar dapat ditambah baikatau diringkaskan proses berkenaan tanpa menjejaskan keperluan standard. PTJjuga perlu memastikan semua rekod yang diperlukan di PTJ masing-masing dapatdilengkapkan.

iii. Komitmen pensyarah dalam penyediaan keperluan pengajaran dan pembelajaraniaitu berkaitan dengan fail kursus masih kurang. Sebanyak 28 OE ditemui dalam

4


audit dalaman kali ini. Namun demikian, kewujudan sistem dalam talian yangsedang dibangunkan diharap akan dapat membantu pensyarah melengkapkansemua keperluan yang telah ditetapkan dengan lebih mudah.

iv. Universiti telah melaksanakan Satu Pensijilan MS ISO 9001:2008 bagi semua skopbermula tahun 2011. Walau bagaimanapun, Universiti masih belum mempunyaisatu sistem pelupusan rekod yang seragam yang boleh digunapakai di semua PTJdengan berpandukan kepada Akta 629 (Akta Arkib Negara Malaysia 2003). Hasilpenemuan audit dalaman kali ini, kebanyakan PTJ tidak melaksanakan prosespelupusan rekod bagi rekod yang mencapai tempoh pelupusan sebagaimana yangditetapkan dalam dokumen SPK UPM.

v. Universiti perlu memandang serius penemuan berulang tentang penggunaan logopensijilan SPK (ISO 9001) yang tidak mengikut ketetapan badan pensijilan danakreditasi, sebagaimana yang ditemui semasa Audit Pemantauan oleh pihak SIRIMpada tahun 2014. PTJ terlibat (Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat)menggunakan nombor persijilan ISO 9001:2008 yang lama iaitu AR4390 di kepalasurat rasmi PTJ.

vi. terdapat tiga (3) ketakakuran tertinggi bagi klausa berikut :

a. Klausa 7.5.1 iaitu berkaitan Kawalan Pengeluaran dan PenyediaanPerkhidmatan, didapati lemah. Tiga (3) proses yang mencatatkan BuktiObjektif (OE) tertinggi adalah prasiswazah, siswazah, dan penyelidikan.

b. Klausa 4.2.4 iaitu berkaitan Kawalan Rekod , dikenalpasti masih lemah. Tiga(3) proses yang mencatatkan OE tertinggi adalah prasiswazah, siswazah, danpengurusan makmal.

c. Klausa 8.2.3 berkaitan Pemantauan dan Pengukuran Proses, perluditingkatkan. Tiga (3) proses yang mencatatkan OE tertinggi adalahpenyelidikan, prasiswazah, dan siswazah/pengurusan makmal.

KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)

10. Secara keseluruhannya, bilangan Ketakakuran (NCR) dan Peluang Penambahbaikan(OFI) adalah seperti berikut :–

i. NCR – 24 klausa dengan 184 bukti objektif; danii. OFI – 29 klausa dengan 217 cadangan.

11. Lima (5) klausa bagi ketakakuran (NCR) yang memperolehi bukti objektif (objectiveevidence – OE) tertinggi ialah seperti dalam Jadual 1.

5


Jadual 1 : Lima (5) Ketakakuran (NCR) dengan Bukti Objektif Tertinggi

Bil. Klausa Perkara Jumlah OEPeratusan

(%)1. 7.5.1 Kawalan Pengeluaran dan

Penyediaan Perkhidmatan52 28.26

2. 4.2.4 Kawalan Rekod 33 17.933. 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran

Proses30 16.30

4. 6.3 Prasarana 8 4.355. 7.6/

7.5.5Kawalan Peralatan Pemantauandan Pengukuran / PengekalanProduk

7 3.80

12. Antara proses yang mendapat OE tertinggi bagi NCR adalah seperti Jadual 2.

Jadual 2 : Bukti Objektif Tertinggi Mengikut Proses

Bil. ProsesJumlah

OEPeratusan

(%)Kategori Skop

1. Prasiswazah 39 21.20 Perkhidmatan Utama2. Siswazah 26 14.13 Perkhidmatan Utama3. Pengurusan Makmal 25 13.59 Perkhidmatan

Sokongan4. Penyelidikan 20 10.87 Perkhidmatan Utama

5. Pengurusan KeselamatanDan Kesihatan Pekerjaan

19 10.33 PerkhidmatanSokongan

6. Kalibrasi 10 5.43 PerkhidmatanSokongan

7. Penyelenggaraan 7 3.80 PerkhidmatanSokongan

8. Kewangan 6 3.26 PerkhidmatanSokongan

9. Bahagian KeselamatanUniversiti

5 2.72 Operasi PerkhidmatanSokongan

13. Rajah 1 menunjukkan pecahan jumlah OE mengikut klausa. Manakala Rajah 2 danRajah 3 masing-masing menunjukkan pecahan OE mengikut proses, dan PTJ .

14. Jadual 3 menunjukkan lima (5) klausa yang memperolehi OFI tertinggi. ManakalaJadual 4 menunjukkan antara proses yang mendapat cadangan PeluangPenambahbaikan (OFI) tertinggi.

6


Jadual 3 : Lima (5) Klausa yang Memperolehi OFI Tertinggi

Bil. Klausa Perkara Jumlah OFIPeratusan

(%)1. 4.2.3 Kawalan Dokumen 44 20.282. 7.5.1 Kawalan Pengeluaran dan

Penyediaan Perkhidmatan 26 11.983. 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran

Proses 22 10.144. 4.2.4 Kawalan Rekod 18 8.295. 6.3 Prasarana 15 6.91

Jadual 4 : Bukti Cadangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Tertinggi MengikutProses

Bil. ProsesJumlah

OFIPeratusan

(%)Kategori

1. Prasiswazah 30 13.82 Perkhidmatan Utama2. Pengurusan Keselamatan

dan Kesihatan Pekerjaan19 8.76 Perkhidmatan

Sokongan3. Penyelidikan 17 7.83 Perkhidmatan Utama4. Pengurusan Makmal 15 6.91 Perkhidmatan

Sokongan5. Siswazah 13 5.99 Perkhidmatan Utama6. Perpustakaan Sultan Abdul

Samad12 5.53 Operasi Perkhidmatan

Sokongan7. Kolej Kediaman 11 5.07 Operasi Perkhidmatan

Sokongan8. Pusat Kesihatan Universiti 11 5.07 Operasi Perkhidmatan

Sokongan9. Pejabat Timbalan Naib

Canselor (HEPA)10 4.61 Operasi Perkhidmatan

Sokongan10. Penyelenggaraan 8 3.69 Perkhidmatan

Sokongan11. Kalibrasi 7 3.23 Perkhidmatan

Sokongan12. Pejabat Pendaftar 7 3.23 Pengurusan

15. Rajah 4, Rajah 5 dan Rajah 6, masing-masing menunjukkan pecahan OFI mengikutklausa, proses dan PTJ.

TARIKH TUTUP NCR

16. Dalam tempoh 21 hari bekerja atau yang telah dipersetujui oleh Juruaudit UPM.

7


KESIMPULAN

17. Secara keseluruhannya, sebagaimana objektif Audit Dalaman ini diadakan, UPM didapatitelah melaksanakan satu pensijilan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 bagitahun 2015 dengan baik dan menyeluruh. UPM juga bersedia menghadapi AuditPensijilan Semula oleh badan pensijilan SIRIM yang dijangka akan diadakan pada 17hingga 26 Jun 2015.

18. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahan yang ditemui sepanjang tempohpengauditan dan perlu diambil tindakan yang berkesan. Tambahan daripada itu,beberapa cadangan penambahbaikan turut dikemukakan sebagai salah satu prosespenambahbaikan berterusan bertujuan untuk memantapkan lagi proses sedia ada sesuaidengan perubahan masa.

Disediakan oleh:

Shahriman bin HashimKetua Pasukan Audit Dalaman SPK UPM 201521 April 2015

8


Rajah 1 : Pecahan Jumlah Bukti Objektif bagi Ketakakuran (NCR) MengikutKlausa

Nota

7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk danPenyampaian Perkhidmatan

6.2.2 Kemahiran, Latihan dan Kesedaran

4.2.4 Kawalan Rekod 7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 7.5.4 Hakmilik Pelanggan6.3 Infrastruktur 8.4 Analisis Data7.6 Kawalan Alat Pemantauan dan

Pengukuran7.2.1 Penentuan Keperluan yang Berkaitan

dengan Produk7.5.5 Pemeliharaan Produk 8.2.1 Kepuasan Pelanggan6.4 Persekitaran Kerja 8.5.2 Tindakan Pembetulan8.3 Kawalan Produk yang Tidak Memenuhi

Keperluan7.1 Perancangan Realisasi Produk

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa 4.1 Keperluan Am8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 7.4.3 Verifikasi Bahan yang Diperolehi7.5.2 Validasi Proses Penyediaan Produk dan

Penyampaian Perkhidmatan7.5.3 Identifikasi dan Kebolehkesanan

4.2.3 Kawalan Dokumen 8.5.3 Tindakan Pencegahan

0

10

20

30

40

50

6052

3330

8 7 75 4 4 4 4 4 3 3 3 2 2 2 2 1 1 1 1 1

Jum

lah

OE

Klausa

9


Rajah 2 : Pecahan Bukti Objektif bagi NCR Mengikut Proses

Nota

PS Pra Siswazah TPU Taman Pertanian UniversitiS Siswazah CADE Pusat Pembangunan Akademik

LAB Pengurusan Makmal ICT Peralatan dan Kemudahan ICTPY Penyelidikan KOLEJ Kolej Kediaman

OSH Pengurusan Keselamatan danKesihatan Pekerjaan

PEL Kepuasan Pelanggan

CAL Kalibrasi PNC Pejabat Naib CanselorPYG Penyelenggaraan PUPM Penerbit UPMKEW Kewangan BEN Pejabat BendahariKES Bahagian Keselamatan BUM Pengurusan Sumber Manusia

HEPA Pejabat Timbalan Naib Canselor (HalEhwal Pelajar dan Alumni)

IDEC Pusat Pembangunan Maklumatdan Komunikasi

PGR Pengurusan LAT LatihanPKU Pusat Kesihatan Universiti PKKSSAAS Pusat Kebudayaan dan Kesenian

Sultan Salahuddin Abdul Aziz ShahPSAS Perpustakaan Sultan Abdul Samad PPPA Pejabat Pembangunan dan

Pengurusan AsetHVU Hospital Veterinar Universiti PPUU Pejabat Penasihat Undang-

UndangPEND Pejabat Pendaftar TNCJIM Pejabat Timbalan Naib Canselor

(Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)PIU Pusat Islam

0

5

10

15

20

25

30

35

40 39

26 25

2019

107 6 5

3 3 3 3 3 2 2 2 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Jum

lah

OE

Proses

10


Rajah 3 : Pecahan Bukti Objektif bagi NCR Mengikut PTJ

02468

1012141618

18

15 15

13

9 9

76 6

5 5 5 5 5 5 54 4 4

3 3 3 3 3 3 3 32 2 2 2

1 1 1 1 1 1 1

Jum

lah

OE

PTJ

11


Rajah 4 : Pecahan OFI Mengikut Klausa

Nota

4.2.3 Kawalan Dokumen 5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa7.5.1 Kawalan Penyediaan Produk dan

Penyampaian Perkhidmatan7.5.3 Identifikasi dan Kebolehkesanan

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 6.2.1 Am4.2.4 Kawalan Rekod 7.5.2 Validasi Proses Penyediaan Produk

dan Penyampaian Perkhidmatan6.3 Infrastruktur 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk8.4 Analisis Data 5.1 Komitmen Pengurusan

6.2.2 Kemahiran, Latihan dan Kesedaran 6.1 Penyediaan Sumber6.4 Persekitaran Kerja 8.3 Kawalan Produk yang Tidak

Memenuhi Keperluan7.1 Perancangan Realisasi Produk 5.4.1 Objektif Kualiti

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 5.6.3 Output Semakan7.6 Kawalan Alat Pemantauan dan

Pengukuran7.3.2 Input Rekabentuk dan Pembangunan

5.5.3 Komunikasi Dalaman 7.4.1 Proses Perolehan7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan 7.5.5 Pemeliharaan Produk7.5.4 Hakmilik Pelanggan 8.5.3 Tindakan Pencegahan8.2.1 Kepuasan Pelanggan

05

1015202530

35

40

45 44

26

22

18

1513

12

7 76

5 5 5 5 54

32 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1

Jum

lah

Cad

anga

n

Klausa

12


Rajah 5 : Pecahan OFI Mengikut Proses

Nota

PS Pra Siswazah PGR PengurusanOSH Pengurusan Keselamatan dan

Kesihatan PekerjaanKES Bahagian Keselamatan

PY Penyelidikan LAT LatihanLAB Pengurusan Makmal PNC Pejabat Naib Canselor

S Siswazah PUPM Penerbit UPMPSAS Perpustakaan Sultan Abdul Samad TPU Taman Pertanian UniversitiKOLEJ Kolej Kediaman PEL Kepuasan PelangganPKU Pusat Kesihatan Universiti IDEC Pusat Pembangunan Maklumat

dan KomunikasiHEPA Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal

Ehwal Pelajar dan Alumni)BEN Pejabat Bendahari

PYG Penyelenggaraan PKKSSAAS Pusat Kebudayaan dan KesenianSultan Salahuddin Abdul AzizShah

CAL Kalibrasi PPUU Pejabat Penasihat Undang-Undang

PEND Pejabat Pendaftar TNCJIM Pejabat Timbalan Naib Canselor(Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)

ICT Peralatan dan Kemudahan ICT BUM Pengurusan Sumber ManusiaKEW Kewangan CADE Pusat Pembangunan AkademikPIU Pusat Islam PPPA Pejabat Pembangunan dan

Pengurusan AsetHVU Hospital Veterinar Universiti

0

5

10

15

20

25

3030

1917

1513

1211 11

108

7 76 6

5 5 54 4 4 4 4 4

21 1 1 1

0 0 0

Jum

lah

Cad

anga

n

Proses

13


Rajah 6 : Pecahan OFI Mengikut PTJ

02468

1012

Jum

lah

Cad

anga

n

PTJ

AGENDA 3.2PENEMUAN AUDIT EMS

3.2.1 Audit Tahap 2 olehSIRIM

[Kertas 5]

1

KERTAS 5AUDIT PERINGKAT 2, SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR OLEH SIRIM

HASIL LAPORAN AUDIT TAHAP 2SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR (ISO 14001:2004)

1.0 TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan keapada Ahli Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan (MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) berkaitan penemuan

Audit Sistem Pengurusan Alam Sekitar oleh SIRIM.

2.0 PENGENALAN

Audit Pengurusan Alam Sekitar oleh SIRIM dilaksanakan pada 9 hingga 13 Jun 2014.

Sepanjang audit, seramai empat (4) orang Juruaudit telah terlibat bagi mengaudit

skop penyediaan perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran.

3.0 LOKASI AUDIT

Lokasi yang dipilih sebagai sampel untuk audit adalah Fakulti Kejuruteraan, Fakulti

Sains Pertanian dan Makanan, Fakulti Pengajian Alam Sekitar, Fakulti Perhutanan,

Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul, Fakulti Sains dan Teknologi Makanan,

Pusat Asasi Sains Pertanian, Taman Pertanian Universiti, Fakulti Perubatan dan Sains

Kesihatan, Fakulti Perubatan Veterinar, Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi,

Fakulti Ekologi Manusia, Fakulti Ekonomi dan Pengurusan, Fakulti Pengajian

Pendidikan, Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat, Fakulti Sains, Pejabat

Pembangunan dan Pengurusan Aset, Fakulti Pertanian, Fakulti Rekabentuk dan

Senibina, Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan, Bahagian Hal

Ehwal Pelajar, Pejabat Bursar, Bahagian Pengurusan Kualiti dan Pejabat Penasihat

Undang-Undang.

PENEMUAN AUDIT PERINGKAT 2SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR OLEH SIRIM

2


4.0 PENEMUAN AUDIT

Hasil audit, ditemui satu (1) ketakakuran dan tujuh (7) peluang penambahbaikan

dan SIRIM mengesyorkan laporan ketakakuran kecil dan disyorkan untuk pensijilan

setelah Laporan Ketakakuran ditutup dengan memuaskan. Ringkasan hasil laporan

audit pensijilan semula boleh dirujuk seperti di bawah:-

4.1 ketakakuran;

4.2 peluang panambahbaikan; dan

3


3.1 KETAKAKURAN

BIL. KETAKAKURAN PENERAJUBUKTI PENEMUAN (PTJ)Hendaklah dibaca bersama Laporan SIRIM yangboleh dirujuk pada e-ISO

1. KHA-AAK-01

Klausa 4.4.6

PPPA Fakulti Sains Pertanian dan Makanan

Tiada sistem pengaliran dan penapisan yangefektif diwujudkan bagi aliran air yang keluardari kandang bagi memastikan pencemaranair tersebut dikawal. Lokasi: Kandangternakan itik dan kambing.

PPKKP Fakulti Sains Pertanian dan Makanan

Sisa kimia dan sisa buangan terjadual tidakdiurus dengan sempurna sebagaimanadikehendaki di dalam Jadual Kedua, AktaAlam Sekitar (Sisa Buangan Terjadual) 2005

PPKKP Fakulti Kejuruteraan

Jabatan Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik -Makmal Fabrikasi PCB dan Instrumentasi :Tiada kemudahan disediakan bagi mengumpulbekas bahan kimia terpakai yang telah pundiklasifikasikan sebagai bahan buanganterjadual.

Jabatan Kejuruteraan Mekanikal danPembuatan - Makmal Pembentukan Bahan :Tiada pelabelan yang lengkap bagi beberapabahan kimia yang digunakan di makmal(detergent, coolant, oil). Kemudahan untukmengumpul bahan buangan terjadual jugatidak disediakan dengan sempurna.

4


BIL. KETAKAKURAN PENERAJUBUKTI PENEMUAN (PTJ)Hendaklah dibaca bersama Laporan SIRIM yangboleh dirujuk pada e-ISO

PPKKP Fakulti Ekonomi dan Pengurusan

Bilik Kuliah DKEP 16 : Lampu kalimantangterpakai dibuang sebagai bahan buanganbiasa, bukan bahan buangan terjadual.

TPU Fakulti Pertanian

Ladang 10 : Kawasan stor bahan racun dankawasan persediaan campuran bahan racuntidak mempunyai bunding system bagimengelakkan tumpahan racun dari terusmengalir ke perimeter drain.

PPKKP Fakulti Rekabentuk dan Senibina

Spray booth di Bengkel Fabrikasi Logam:Aktiviti mengecat dan penyemburandilaksanakan di kawasan yang belum siapsepenuhnya. Tiada kawalan pencemarancat/semburan ke tanah.

Nursery store, tiada secondary containment dikawasan penyimpanan diesel.

PPKKP Fakulti Sains

Bilik Persediaan – Makmal Kimia : penlabelanbahan kimia di stor bahan kimia perluditambah baik.

PPKKP Pejabat Pengurusan Keselamatan dan KeseihatanPekerjaan

Isu pembangunan prosedurUPM/SOK/OSH/P001

5

KERTAS 5AUDIT PEMANTAUAN SIRIM

3.2 PELUANG PENAMBAHBAIKAN

BIL KLAUSA PUSATTANGGUNGJAWAB

RINGKASAN PELUANG PENAMBAHBAIKANHendaklah dibaca bersama Laporan SIRIM yangboleh dirujuk pada e-ISO

1. 4.3.2 Fakulti Sains Pertaniandan Makanan, KampusBintulu

Senarai keperluan perundangan dan keperluan-keperluan lain.


Kawalan operasi, isu prosedur.


Pelan tindakan dan pasukan kecemasan masihbelum dibangunkan secara sepenuhnya.Liputanpelan pengurusan bencana (DMP-UPM)yang dibangunkan kurang memberi penumpuanterhadap keperluan sistem pengurusan alamsekitar.

4. 4.3.1 Keseluruhan Aspek alam sekitar berkaitan dengan aktivitisokongan untuk skop utama pensijilan masihbelum dikenalpasti sepenuhnya, termasuklahaktiviti penternakan ikan (Kampus Bintulu),aktiviti nursery di TPU, penyediaan makananuntuk ternakan.

5. 4.3.3 Keseluruhan Isu objektif, target dan program

6. 4.5.1 Pejabat PengurusanKeselamatan danKeseihatan Pekerjaan

Aktiviti pengukuran dan pemantauan masihtidak dapat dijalankan kerana pihak OSH masihdalam perbincangan dengan Jabatan AlamSekitar dalam usaha menetapkan syarat-syaratpengukuran dan pemantauan.

7. 7.5.1 Bahagian PengurusanKualiti

Kompilasikan dalam bentuk senarai utama(masterlist of records) bagi memudahkan prosesrujukan.

6


5.0 STATUS KETAKAKURAN DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN

Semua bukti ketakakuran telah dimajukan kepada SIRIM dalam tempoh tiga (3) bulan

dan telah diterima oleh pihak SIRIM dan ditutup. UPM telah pun menerima pensijilan

Sistem Pengurusan Alam Sekitar pada 29 Disember 2014 dengan nombor pensijilan

ER0909. Bagi peluang penambahbaikan, pihak SIRIM akan melihat pada Audit

Pemantauan Semakan 1 yang dijadualkan pada 25 hingga 27 Mei 2015.

6.0 SYOR

Mesyuarat diminta untuk melihat ketakakuran yang berlaku dan memastikan ianya tidak

berulang semasa Audit Pemantauan Semakan 1 serta mengambil tindakan pada setiap

peluang penambahbaikan yang telah dikemukakan oleh SIRIM.


3.2.2 Audit Dalaman

[Kertas 6]

1

KERTAS 6AUDIT DALAMAN EMS

1. TARIKH AUDIT

Audit dalam Sistem Pengurusan Alam Sekitar Universiti Putra Malaysia 2015 telahdijalankan pada 6 – 10 April 2015.

2. TUJUAN AUDIT

Untuk menentukan sama ada Universiti Putra Malaysia;

a. melaksanakan Pengurusan Alam Sekitar berdasarkan keperluan standard ISO14001:2004 dengan efektif selaras dengan Dasar Alam Sekitar Universiti PutraMalaysia serta objektif dan sasaran sistem pengurusan alam sekitar UniversitiPutra Malaysia; dan

b. bersedia untuk menghadapi Audit Pemantauan Semakan Pertama, oleh badanpensijilan pada 25-27 Mei 2015

3. RUJUKAN AUDIT

a. ISO 14001:2004b. Dokumentasi EMS Universiti Putra Malaysiac. Akta dan Peraturan berkaitand. Rujukan lain yang dinyatakan dalam Manual/Prosedur

4. KAEDAH AUDIT

a. Penelitian terhadap Manual/Prosedurb. Lawatan tempat (site visit)c. Pemerhatian ke atas aktivitid. Temu buale. Semakan dokumen dan rekod

5. SKOP AUDIT

Skop audit adalah meliputi pengajaran dan pembelajaran yang melibatkan 18Pusat Tanggungjawab.

LAPORAN KETUA JURUAUDIT AUDIT DALAMANSISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR ISO 14001:2004

TAHUN 2015

2


6. KUMPULAN AUDIT

Terdiri daripada 63 orang Juruaudit yang mempunyai kelayakan untuk mengauditSistem Pengurusan Alam Sekitar. Walau bagaimanapun, yang dapat menjalankantugas hanya seramai 49 Juruaudit. Pasukan audit telah dibahagikan kepada tigakumpulan besar iaitu A, B dan C.

7. PROGRAM AUDIT DALAMAN

Program Audit Dalaman telah disediakan oleh Ketua Seksyen Audit Kualiti,Bahagian Jaminan Kualiti Universiti Putra Malaysia dan disahkan oleh WakilPengurusan Universiti Putra Malaysia.

8. PENEMUAN AUDIT

Kekuatan

(a) Pengalaman Universiti dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti (QMS)semenjak tahun 2000 memang tidak dinafikan lagi dan ianya sangatmembantu dalam perlaksanaan Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS).Lebih-lebih lagi dari segi perekodan rekod kualiti yang terlibat. Denganadanya struktur yang mantap di Pejabat Pendaftar iaitu Bahagian PengurusanKualiti (BPQ), sistem-sistem pengurusan kualiti ditadbir urus denganterancang dan teratur. Bantuan juruaudit-juruaudit universiti yangberpengalaman juga dilihat membantu universiti melaksanakan SistemPengurusan Alam Sekitar (EMS) sehingga UPM telah berjaya mendapatpersijilannya pada 29 Disember 2014 dengan No. Sijil ER 0909.

(b) Komitmen pihak Pengurusan Universiti juga dilihat sangat baik. PengurusanUniversiti telah telah memberi pengiktirafan kepada staf yang terlibat dalamKIK dan Projek Inovasi melalui ganjaran seperti pertimbangan untuk kenaikanpangkat, terpilih dalam program UPM Talent Appreciation and CultureTransformation (UPMTACT) dan UPM Talent Outreach Programme (UPMTOP)sebagai motivasi kepada staf yang terlibat agar elemen yang menyumbangkepada inovasi dan kreativiti sentiasa subur sepanjang perkhidmatan mereka.

(c) Universiti Putra Malaysia kebelakangan ini telah mula menjadi tumpuan IPTtempatan dalam menjadi tempat rujukan bagi perlaksanaan EMS. UPM muladilawati dan menjadi kayu pengukur untuk pelaksanaan EMS di organisasimereka. Pihak Pengurusan Universiti juga berhasrat untuk menjadikan UPMsebagai universiti yang terkenal disamping memberi perkhidmatan kepadapelanggannya, UPM juga turut menjaga alam sekitar dari tercemar.

(d) Komitmen dari PTJ yang terlibat juga dilihat sangat positif. Dari penglibatanKetua PTJ sehingga staf pelaksana, semuanya dilihat mengembleng tenagamemastikan Sistem Pengurusan Alam Sekitar dilaksanakan dengan jayanya.Objektif perlaksanaan EMS juga dipantau secara berkala di platformJawatankuasa ISO Universiti (JKISO) diperingkat universiti.

3


KELEMAHAN

(a) Kesedaran berkenaan menyayangi alam sekitar masih di tahap yang rendah.Budaya kerja yang mempertimbangkan aspek dan impak kepada alam sekitarmasih kurang. Masih ramai yang melaksanakan sesuatu perkara yangberkaitan dengan alam sekitar di dalam tugasan harian mereka, dilaksanakanadalah kerana sistem pengurusan alam sekitar (EMS) Universiti semata-mata.Kesedaran warga UPM mengenai perlaksanaan EMS perlu dipertingkatkanlagi.

(b) Perlaksanaan dan pemantauan aktiviti kawalan operasi oleh peneraju proseskepada PTJ yang terlibat di dapati kurang berkesan dalam memastikanperlaksanaan kawalan operasi EMS di Pusat Tanggungjawab (PTJ)dilaksanakan dengan berkesan.

(c) Pengetahuan yang kurang berkenaan pengurusan makmal, keselamatan dankesihatan pekerjaan(KKP) dan beberapa akta penting seperti Akta Kualiti AlamSekitar 1974 (Akta 127) beserta peraturan-peraturan dan perintah-perintahyang berkaitan, didapati sedikit menggangu proses audit dalaman EMS. Inikerana juruaudit perlu merujuk, bertanya kepada yang pakar sebelummembuat keputusan bagi proses yang lebih teknikal atau di luar bidang tugashakiki juruaudit.

(d) Pengurusan stok bahan kimia dan bahan beracun juga di dapati masih belumteratur di kebanyakan PTJ yang terlibat. Universiti perlu ada sistem inventoribahan kimia dan bahan beracun yang teratur untuk memastikan pengurusanbahan-bahan berkenaan dijalankan berdasarkan peraturan yang telahditetapkan.

(e) Pencucian radas atau pembuangan sisa kimia ke dalam singki di makmal dandialirkan keluar begitu sahaja ke sistem perparitan dalam kampus adalahsalah satu cara kerja yang perlu ditambahbaik dalam jangka masa terdekatdemi pelaksanaan EMS yang lebih berkesan. Jika perlu, universiti perlumencari alternatif untuk proses berkenaan tetap dijalankan tanpa memberikesan kepada alam sekitar.

9. BILANGAN KETAKAKURAN DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN

(1) Jumlah Ketakakuran – tiga (3) klausa dengan 62 bukti objektif.

(2) Jumlah Peluang Penambahbaikan – sembilan (9) klausa dengan 39cadangan penambahbaikan.

4


62

39

0

10

20

30

40

50

60

70JUMLAH PENEMUAN

NCR OFI

Carta 1: Penemuan Ketakakuran dan Peluang Penambahbaikan

(3) Tiga (3) klausa ketakakuran yang terlibat adalah:

KLAUSA KETERANGAN JUMLAH PERATUS

4.4.6 Kawalan Operasi 52 83.8

4.5.1 Pemantauan danPengukuran 6 9.6

4.4.2 Kompeten, Latihan danKesedaran 4 6.6

JUMLAH KESELURUHAN 62 100

Jadual 1: Ketakakuran mengikut klausa

5


Carta 2: Penemuan Ketakakuran Mengikut Klausa

(4) Ketakakuran mengikut proses:

Jadual 2: Penemuan Ketakakuran Mengikut Proses

PROSES KETERANGAN JUMLAH PERATUS

OSH Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 30 48.4

PPPA Pembangunan dan Pengurusan Aset 14 22.6

BUR Bursar 11 17.7

TPU Taman Pertanian Universiti 6 9.7

PGR Pengurusan 1 1.6

JUMLAH KESELURUHAN 62 100

6


Carta 3: Penemuan Ketakakuran Mengikut Proses

(5) Ketakakuran mengikut Pusat Tanggungjawab dan Induk (Peneraju):

PTJ JUMLAH PERATUS

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan 9 14.5Fakulti Pertanian 7 11.3Fakulti Sains 7 11.3Fakulti Kejuruteraan 6 9.7Fakulti Perubatan Veterinar 6 9.7Fakulti Perhutanan 3 4.8Fakulti Pengajian Alam Sekitar 3 4.8Taman Pertanian Universiti 3 4.8Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul 2 3.2Fakulti Ekologi Manusia 2 3.2Fakulti Perubatan Veterinar (UVH) 2 3.2Fakulti Rekabentuk dan Senibina 2 3.2Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Kampus Bintulu) 2 3.2Fakulti Sains dan Teknologi Makanan 2 3.2Pejabat Pengurusan Pengurusan Keselamatan danKesihatan Pekerjaan

2 3.2

Fakulti Ekonomi dan Pengurusan 1 1.6

7


PTJ JUMLAH PERATUS

Fakulti Pengajian Pendidikan 1 1.6Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat 1 1.6Pusat Asasi Sains Pertanian 1 1.6JUMLAH KESELURUHAN 62 100Jadual 3: Penemuan Ketakakuran Mengikut Pusat Tanggungjawab dan Induk (Peneraju)

Carta 4: Penemuan Ketakakuran Mengikut Pusat Tanggungjawab dan Induk (Peneraju)

(6) 11 peluang penambahbaikan mengikut klausa adalah:


4.4.6 Kawalan Operasi 22 56.44.4.1 Sumber, Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa 5 12.8

4.4.2 Kompeten, Latihan dan Kesedaran 4 10.24.4.3 Komunikasi 2 5.14.4.5 Kawalan Dokumen 2 5.14.3.2 Perundangan dan Keperluan Lain 1 2.64.3.3 Objektif, Sasaran dan Program 1 2.6

8


22 5 4 2 2 1 1 1 1

56.4

12.8 10.35.1 5.1 2.6 2.6 2.6 2.6

0

10

20

30

40

50

60

4.4.6 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.5 4.3.2 4.3.3 4.4.4 4.5.2

PELUANG PENAMBAHBAIKAN MENGIKUT KLAUSA

JUMLAH OFI PERATUS


4.4.4 Dokumentasi 1 2.64.5.2 Penilaian Kepatuhan 1 2.6JUMLAH KESELURUHAN 39 100

Jadual 4: Penemuan Peluang Penambahbaikan Mengikut Klausa

Carta 5: Penemuan Peluang Penambahbaikan Mengikut Klausa

(7) Peluang penambahbaikan mengikut proses:

PROSES KETERANGAN JUMLAH PERATUS

OSH Pejabat Pengurusan Keselamatan dan KesihatanPekerjaan 18 46.2

PPPA Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset 9 23.0CosComm Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi 4 10.3BUR Pejabat Bursar 2 5.1PUU Pejabat Penasihat Undang-Undang 2 5.1PGR Pengurusan 2 5.1BHEP Bahagian Hal Ehwal Pelajar 1 2.6TPU Taman Pertanian Universiti 1 2.6JUMLAH KESELURUHAN 39 100

Jadual 5: Penemuan Peluang Penambahbaikan Mengikut Proses

9


1 2 2 4

18

9

2 12.65.1 5.1

10.3

46.2

23.1

5.12.6

05

101520253035404550

BHEP PGR BUR CosComm OSH PPPA PUU TPU

PELUANG PENAMBAHBAIKAN MENGIKUT PROSES

JUMLAH OFI PERATUS

Carta 6: Penemuan Peluang Penambahbaikan Mengikut Proses

(8) Peluang penambahbaikan mengikut Pusat Tanggungjawab dan Induk (Peneraju):

PTJ JUMLAH PERATUS

Fakulti Perubatan Veterinar 12 30.6Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat 3 7.6Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Kampus Bintulu) 3 7.6Fakukti Ekonomi dan Pengurusan 2 5.1Fakulti Pertanian 2 5.1Fakukti Perubatan dan Sains Kesihtan 2 5.1Fakulti Pengajian Pendidikan 2 5.1Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi 1 2.6Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul 1 2.6Fakulti Pengajian Alam Sekitar 1 2.6Fakulti Rekabentuk dan Senibina 1 2.6Fakulti Sains 1 2.6Fakulti Sains dan Teknologi Makanan 1 2.6Pusat Asasi Sains Pertanian 1 2.6Fakulti Ekologi Manusia 1 2.6Bahagian Hal Ehwal Pelajar 1 2.6Bahagian Pengurusan Kualiti 1 2.6Pejabat Pengurusan Pembangunan Aset 1 2.6Pejabat Penasihat Undang-Undang 1 2.6Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1 2.6Jumlah Keseluruhan 39 100

10


Jadual 6: Penemuan Peluang Penambahbaikan Mengikut Pusat Tanggungjawab danInduk (Peneraju)

Carta 7: Penemuan Peluang Penambahbaikan Mengikut Pusat Tanggungjawab dan Induk(Peneraju)

9. TARIKH TUTUP NCR

Dalam tempoh 21 hari bekerja atau yang telah dipersetujui Juruaudit EMS.

10. KESIMPULAN

Secara keseluruhannya, selepas Universiti Putra Malaysia mendapat persijilanSistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) pada 29 Disember 2014 yang lalu,pelaksanaan dan pemantauan EMS terdapat beberapa peningkatan dan beberapaaspek juga telah ditambahbaik. Namun dari segi pemahaman secara keseluruhankeperluan standard dan prosedur yang telah dibangunkan perlu dipertingkatkanlagi terutama bagi pengurusan bahan kimia, pengurusan sisa kimia, pengurusanbahan beracun dan pengurusan sisa racun.

Proses Audit Dalaman Sistem Pengurusan Alam Sekitar bagi tahun 2015 inidilihat telah dirancang dengan teliti dan telah pun dilaksanakan dengan jayanya.Bagaimanapun, pasukan juruaudit mendapati dari segi pelaksanaannya masih

11


ada beberapa kelemahan yang perlu ditambahbaik bagi memastikan SistemPengurusan Alam Sekitar Universiti Putra Malaysia dilaksanakan dengan cekap,ekonomi, berkesan dan mencapai objektif yang ditetapkan.

Di antara penambahbaikan yang dicadangkan adalah seperti berikut:

(1) Dicadangkan agar pihak pengurusan Universiti untuk meneliti dan mengkajisemula skop EMS dan mungkin mempertimbangkan untuk perluasan skop.Idealoginya adalah kebanyakkan makmal di UPM adalah makmal gabungan.Warga kampus tidak akan dapat membezakan sisa kimia yang teralir di dalamlongkang kampus samada ianya dari proses P&P ataupun dari aktitipenyelidikan yang telah dijalankan. Jika universiti di denda berikutan hasilpencemaran yang telah dilakukan dari aktiviti penyelidikan, ianya sedikitsebanyak akan mencetuskan keraguan kerana UPM telah mendapat persijilanEMS walaupun untuk skop P&P sahaja.

(2) Dicadangkan agar pihak pengurusan Universiti untuk meneliti dan mengkajijuga PTJ yang terlibat dengan skop EMS berkenaan. Terutamanya bagi PTJPusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar & Pusat Sukan dimanaorganisasi tersebut ada proses pengajaran dan pembelajaran (P&P) danfasilitinya juga digunakan untuk P&P.

(3) Dicadangkan agar pihak pengurusan Universiti untuk meneliti dan mengkajijuga objektif dan aktiviti EMS yang relevan berdasarkan aspek-aspek yangsignifikan kepada alam sekitar daripada aktiviti universiti yang telahditentukan agar undang-undang dapat dipatuhi.

(4) Peneraju proses dan setiap PTJ perlu mewujudkan mekanisme pemantauanyang lebih berkesan bagi memastikan keadaan makmal sentiasa beradadalam keadaan baik dan teratur supaya tidak menjejaskan alam sekitar.

(5) Memastikan satu sistem yang berkesan untuk memastikan sisa kimia dan sisaracun dari makmal atau ladang tidak dibuang ke atas tanah dan dialirkan kedalam longkang begitu sahaja. Universiti perlu mencari alternatif untuk prosesberkenaan tetap dijalankan tanpa memberi kesan kepada alam sekitar.

(6) Kesedaran kepada semua warga kampus, staf, pelajar dan individu yangberkaitan berkenaan sistem pengurusan alam sekitar dipertingkatkan denganperlaksanaan kempen dan mempergiatkan aktiviti melalui komunikasidalaman untuk memberi pendidikan serta latihan berkaitan pekerjaan atauaktiviti mereka yang boleh memberi impak atau pencemaran kepada alamsekitar.

Disediakan oleh

MOHD IZHWAN BIN MUHAMADKetua Juruaudit Audit Dalaman EMS21 April 2015


3.2.3 PenilaianKepatuhan denganKeperluanPerundangan danKeperluan Lain

[Kertas 7]

KERTAS 7 LAPORAN PENILAIAN KEPATUHAN

Latar Belakang

1. Penilaian Kepatuhan Sistem Pengurusan Kualiti EMS dilaksanakan oleh

Jawatankuasa Penilaian Kepatuhan (JKPK).

2. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Kepatuhan adalah seperti di Lampiran 1.

Penerimaan Laporan Pemeriksaan/Pemantauan

3. Urus setia JKPK telah menerima laporan pemeriksaan/pemantauan bagi tahun

2014 daripada peneraju proses seperti berikut:

(a) Laporan Pemantauan Pelepasan Asap Bas Bahan Bakar Diesel

daripada Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar

dan Alumni) (“Pej. TNC HEPA”)

Status- telah terima.

(b) Laporan Pengurusan Bahan Kimia daripada Pejabat

Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (“PPKKP”)


(c) Laporan Pengurusan Sisa Terjadual daripada Pejabat

Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (“PPKKP”)

Status- telah terima seperti di Lampiran D.

(d) Laporan Pengurusan Bahan Radioaktif dan Radas Sinaran

daripada Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan

Pekerjaan (“PPKKP”)


(e) Laporan Penjimatan Tenaga Elektrik daripada Pejabat

Pembangunan dan Pengurusan Aset (“PPPA”)


(f) Laporan Penjimatan Kertas daripada Pejabat Bursar


(g) Laporan Pengendalian Bahan Beracun dari Taman Pertanian

Universiti (“TPU”)

LAPORAN PENILAIAN KEPATUHAN DENGAN KEPERLUAN PERUNDANGAN DAN KEPERLUAN LAIN


Status- hanya menerima cover letter dari Institut Latihan

Pengembangan Pertanian kepada Pengarah, Bahagian Kawalan Kualiti

Tanaman, Jabatan Pertanian yang memaklumkan telah menjalankan

audit di Unit Sayuran, Seksyen Tanaman, Taman Pertanian Universiti,

UPM. TPU memaklumkan sesalinan laporan audit tersebut masih

belum diserahkan oleh Jabatan Pertanian kepada UPM.

Takwim Aktiviti Penilaian Kepatuhan

Ahli mesyuarat mengambil maklum oleh kerana terdapat banyak laporan yang perlu

diteliti untuk menilai pematuhan kepada undang-undang, ia akan dilaksanakan secara

berperingkat mengikut fasa sepertimana dinyatakan dalam Takwim Aktiviti Penilaian

Kepatuhan bagi Tahun 2015-2016 seperti di Lampiran 2.

Penilaian Kepatuhan Fasa 1

(1) Laporan Penjimatan Tenaga Elektrik

Ahli mesyuarat JKPK meneliti laporan daripada PPPA dan mengambil maklum

bahawa Prosedur Penjimatan Tenaga Elektrik hanya merangkumi skop

pengajaran sahaja. Ahli mesyuarat JKPK juga mengambil maklum bahawa

PPPA mengukur keseluruhan penggunaan tenaga elektrik di seluruh kawasan

kampus, kerana tiada cara untuk mengasingkan bacaan elektrik untuk skop

pengajaran sahaja.

Ahli mesyuarat bersetuju bahawa Universiti telah mematuhi objektif kualiti

Prosedur Penjimatan Tenaga Elektrik. Ahli mesyuarat juga bersetuju bahawa

tiada undang-undang bertulis yang perlu dipatuhi untuk penjimatan tenaga

elektrik ini.

(2) Pelepasan Asap Kenderaan Universiti

Ahli mesyuarat meneliti laporan daripada Pej. TNC HEPA dan mengambil

maklum bahawa sebanyak 15 buah bas yang menggunakan enjin diesel telah

dibawa ke PUSPAKOM untuk pemeriksaan. Ahli mesyuarat mengambil maklum

bahawa kesemua bas tersebut telah disahkan selamat oleh PUSPAKOM

sepertimana Laporan di dengan bacaan asap di bawah 50% kadar peratusan

pelepasan asap (Hartridge Smoke Unit) yang menepati Peraturan 11,

Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Kawalan Pelepasan Daripada

Enjin Diesel) 1996.


(3) Larangan Merokok Dalam Kampus

(a) Ahli mesyuarat JKPK mengambil maklum bahawa Pejabat Pendaftar

pernah mengeluarkan arahan Larangan Merokok Dalam Kampus UPM

bertarikh 20 Jun 2011 kepada semua pusat tanggungjawab.

(b) Ahli mesyuarat meneliti Peraturan-Peraturan Kawalan Hasil Tembakau

2004. Peraturan 11(1)(j) Peraturan-Peraturan Kawalan Hasil

Tembakau 2004 memperuntukkan bahawa tiada seorang pun boleh

merokok di mana-mana kawasan di dalam institusi pendidikan atau

institusi pendidikan tinggi. Seterusnya, Peraturan 12 memperuntukkan

tuan punya atau penghuni premis yang disebut dalam Peraturan 11

hendaklah pada setiap masa mempamerkan suatu tanda sepertimana

dalam Lampiran berkenaan dengan larangan merokok di mana-mana

bahagian yang mudah dilihat pada premis atau kenderaan itu; dan

memastikan bahawa tiada seorang pun merokok di dalam premis itu.

(c) Hasil dari pemerhatian Jawatankuasa di kawasan di dalam Universiti

dan di Kafe Pentadbiran, masih ada orang merokok di kawasan di

dalam Universiti dan kurang papan tanda yang menonjol dengan jelas

yang mempamerkan larangan merokok. Papan tanda larangan yang

dipamerkan juga tidak mengikut spesifikasi sepertimana yang

diperuntukkan oleh Peraturan-Peraturan ini. Urus setia JKPK telah

mengeluarkan surat makluman penilaian kepatuhan kepada Pejabat

Pendaftar bertarikh 26 Mac 2015 agar Pejabat Pendaftar dapat

membuat tindakan sewajarnya.

Disediakan oleh:

Urus setia Jawatankuasa Penilaian Kepatuhan

Pejabat Penasihat Undang-Undang

8 April 2015

AGENDA 4.0KOMUNIKASI/

MAKLUMBALAS PELANGGANDAN

KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN

4.1: Maklumbalas Pelanggan(Dalam dan Luar)

[Kertas 8]

1

KERTAS 8MAKLUMBALAS PELANGGAN (DALAM DAN LUAR)

Tujuan

Laporan Sistem Maklum Balas Pelanggan ini dikemukakan bagi mendapatkan perhatian danpertimbangan Mesyuarat Kajian Semakan Pengurusan Universiti berhubung maklum balasyang diterima daripada pelanggan universiti merangkumi aduan, cadangan, penghargaan,pertanyaan, ulasan penambahbaikan terhadap proses penyampaian perkhidmatan universitibagi tempoh 2 Mei 2014 hingga 30 Mac 2015. Laporan ini adalah berdasarkan kepadamaklum balas yang diterima menggunakan Sistem Maklum Balas Pelanggan atau lebihdikenali sebagai U-Respons yang telah dibangunkan secara dalaman oleh iDEC dan muladigunakan sepenuhnya mulai tahun 2012.

4.1 Latar Belakang

Pengurusan perhubungan pelanggan merupakan satu pendekatan holistik untukmenawarkan perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak dan ekspektasipelanggan melalui pengurusan interaksi dan perhubungan yang cekap antaraorganisasi dan pelanggan. Pendekatan ini memberi fokus kepada penyampaianperkhidmatan yang berteraskan keperluan pelanggan yang mana pelangganmerupakan individu dan sebagai subjek kepada proses perkhidmatan dan bukansemata komponen atau objek di dalam proses tersebut.

Sehubungan itu, bagi memastikan proses penyampaian perkhidmatan berjalan lancarSistem Maklum Balas Pelanggan atau lebih dikenali sebagai U-Respons dibangunkansecara in-house oleh iDEC dan mula digunakan sepenuhnya mulai tahun 2012.Sistem U-Respons boleh diakses di alamat berikut http://www.upm.edu.my/mbuntuk memberikan maklum balas, manakala untuk proses tindakan pula bolehdiakses di http://u-respons.upm.edu.my. Sistem ini dipantau dan diselia setiap harioleh Penyelaras Kepuasan Pelanggan Universiti (PKPU) dan dibantu oleh operatoryang dilantik di peringkat induk dan dilaporkan kepada Timbalan Wakil PengurusanPeneraju Proses secara berkala. Walau bagaimanapun, sistem ini masih lagiditambah baik dari semasa ke semasa.

LAPORAN SISTEM MAKLUM BALAS PELANGGAN(U-RESPONS) 2014

2


4.1.1 Perbandingan Kategori Maklum Balas Mengikut Tahun 2013 dan 2014

TAHUN 2013(Tempoh 1 April 2013 sehingga 30 April 2014)

TAHUN 2014(Tempoh 2 Mei 2014 sehingga 30 Mac

2015)KATEGORI MAKLUM

BALAS JUMLAH KATEGORI MAKLUMBALAS JUMLAH

Aduan 343 Aduan 170

Cadangan 135 Cadangan 52

Penghargaan 45 Penghargaan 25

Pertanyaan 1723 Pertanyaan 1284

JUMLAH 2246 JUMLAH 1531

*Data dikemaskini pada 31 Mac 2014

4.1.2 Perbandingan Jumlah Pengguna dan Maklum Balas Mengikut Tahun 2013dan 2014

BIL

TAHUN 2013(Tempoh 1 April 2013 sehingga 30 April

2014)

TAHUN 2014(Tempoh 2 Mei 2014 sehingga 30 Mac

2015)

KATEGORIPENGGUNA JUMLAH KATEGORI

PENGGUNAJUMLAH

1. Orang Awam 1085 Orang Awam 748

2. Pelajar 756 Pelajar 645

3. Pembekal 47 Pembekal 29

4. Staf UPM 358 Staf UPM 109

JUMLAH 2246 JUMLAH 1531*Data dikemaskini pada 31 Mac 2014

3


4.1.3 Jumlah Maklum Balas Mengikut Status Tindakan 2014

MAKLUM BALAS ADUAN CADANGAN PENGHARGAAN PERTANYAAN JUMLAH

TELAHDIJAWAB

137 39 20 1140 1336

DALAM PROSES33 13 5 144 195

JUMLAH170 52 25 1284 1531

Nota: Tempoh 2 Mei 2014 sehingga 30 Mac 2015*Data dikemaskini pada 31 Mac 2014

4.1.4 Jumlah Maklum Balas Mengikut Status Tindakan 2014

Status MaklumBalas

Awam Pelajar Pembekal Staf

TelahDijawab

Aduan 24 69 0 44

Cadangan 12 12 3 12

Penghargaan 7 12 0 1

Pertanyaan 635 446 23 36

Jumlah 865 678 539 26

DalamProses

Aduan 6 19 0 8

Cadangan 7 3 1 2

Penghargaan 2 3 0 0

Pertanyaan 55 81 2 6

Jumlah 111 70 106 3

Nota: Tempoh 2 Mei 2014 sehingga 30 Mac 2015*Data dikemaskini pada 31 Mac 2014

4


4.1.5 Jumlah Maklum Balas Mengikut PTJ

PUSAT TANGGUNGJAWAB

Bil.

Mak

lum

bala

s

ADUAN SAHIH CADANGAN PENGHARGAAN PERTANYAAN

Bila

ng A

duan

Kese

luru

han

Bila

ngan

Adu

anBe

lum

Am

bil

Tind

akan

Bila

ngan

Adu

anSa

hih

Bila

ngan

Tel

ahSe

lesa

i

Bil B

elum

Sele

sai

Bil.

Tela

h se

lesa

ida

lam

tem

poh

21 h

ari b

eker

ja

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

21 h

ari

< 6

bula

n

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

6 bu

lan

Bil.

Adua

n Ti

dak

sahi

h

Bila

ngan

Cada

ngan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Peng

harg

aan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Pert

anya

an

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

AKADEMI SUKAN 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 1 0

BAHAGIAN AKADEMIK 354 14 14 0 0 0 0 0 0 0 8 0 8 5 0 5 327 1 326BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR 47 12 9 1 1 0 1 0 0 3 3 0 3 1 0 1 31 3 28

BAHAGIAN KESELAMATAN 31 22 9 6 6 0 2 4 0 8 1 0 1 0 0 0 8 0 8FAKULTI BAHASA MODEN DAN

KOMUNIKASI 57 5 5 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 51 1 50

FAKULTI BIOTEKNOLOGI DANSAINS BIOMOLEKUL 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 6

FAKULTI EKOLOGI MANUSIA 20 1 1 0 0 0 0 0 0 0 2 1 1 3 0 3 14 0 14FAKULTI EKONOMI DAN

PENGURUSAN 87 65 4 63 53 10 53 0 0 4 2 0 2 0 0 0 20 0 20

FAKULTI KEJURUTERAAN 11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11 0 11

FAKULTI PENGAJIAN ALAMSEKITAR 13 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 3 10

FAKULTI PENGAJIAN PENDIDIKAN 40 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 1 37 0 37

FAKULTI PERHUTANAN 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 8 2 6FAKULTI PERTANIAN 22 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 19 1 18

FAKULTI PERUBATAN DAN SAINSKESIHATAN 46 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 4 0 4 40 5 35

FAKULTI PERUBATAN VETERINAR 68 7 7 0 0 0 0 0 0 0 4 3 1 2 2 0 55 20 35

FAKULTI REKABENTUK DANSENIBINA 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 2 10

FAKULTI SAINS 4 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3FAKULTI SAINS DAN TEKNOLOGI

MAKANAN 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 0 9

FAKULTI SAINS KOMPUTER DANTEKNOLOGI MAKLUMAT 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 8 0 8

FAKULTI SAINS PERTANIAN DANMAKANAN 39 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 37 0 37

5


PUSAT TANGGUNGJAWAB

Bil.

Mak

lum

bala

s


Bila

ng A

duan

Kese

luru

han

Bila

ngan

Adu

anBe

lum

Am

bil

Tind

akan

Bila

ngan

Adu

anSa

hih

Bila

ngan

Tel

ahSe

lesa

i

Bil B

elum

Sele

sai

Bil.

Tela

h se

lesa

ida

lam

tem

poh

21 h

ari b

eker

ja

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

21 h

ari

< 6

bula

n

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

6 bu

lan

Bil.

Adua

n Ti

dak

sahi

h

Bila

ngan

Cada

ngan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Peng

harg

aan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Pert

anya

an

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

INSTITUT BIOSAINS 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 5 4INSTITUT KAJIAN DASARPERTANIAN & MAKANAN

1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1

INSTITUT PENGAJIAN SAINSSOSIAL

3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 2 1

INSTITUT PENYELIDIKAN PRODUKHALAL

23 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23 0 23

INSTITUT TEKNOLOGI MAJU 6 5 2 3 3 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1KOLEJ EMPAT BELAS 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3KOLEJ ENAM BELAS 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 1

KOLEJ KEDUA 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1

KOLEJ KEENAM 2 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0KOLEJ KELIMA 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 1 6

KOLEJ LIMA BELAS 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2

KOLEJ MOHAMAD RASHID 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1

KOLEJ SEBELAS 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2KOLEJ SEPULUH 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3

KOLEJ SULTAN ALAEDDINSULEIMAN SHAH

4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 3 0 3

KOLEJ TIGA BELAS 5 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3

KOLEJ TUJUH BELAS 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 5 0 5KOLEJ TUN PERAK 5 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 1PEJABAT BURSAR 74 5 5 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 0 0 0 67 0 67

PEJABAT NAIB CANSELOR 4 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1

PEJABAT PEMBANGUNAN DANPENGURUSAN ASET

15 7 7 0 0 0 0 0 0 0 6 0 6 0 0 0 2 0 2

PEJABAT PENDAFTAR 53 4 3 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 48 0 48PEJABAT PENGURUSAN

KESELAMATAN DAN KESIHATANPEKERJAAN

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

6


PUSAT TANGGUNGJAWAB

Bil.

Mak

lum

bala

s


Bila

ng A

duan

Kese

luru

han

Bila

ngan

Adu

anBe

lum

Am

bil

Tind

akan

Bila

ngan

Adu

anSa

hih

Bila

ngan

Tel

ahSe

lesa

i

Bil B

elum

Sele

sai

Bil.

Tela

h se

lesa

ida

lam

tem

poh

21 h

ari b

eker

ja

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

21 h

ari

< 6

bula

n

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

6 bu

lan

Bil.

Adua

n Ti

dak

sahi

h

Bila

ngan

Cada

ngan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Peng

harg

aan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Pert

anya

an

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

PEJABAT TIMBALAN NAIBCANSELOR ( PENYELIDIKAN &

INOVASI )

6 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 5 0 5

PEJABAT TIMBALAN NAIBCANSELOR (AKADEMIK &

ANTARABANGSA)

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PEJABAT TIMBALAN NAIBCANSELOR (JARINGAN INDUSTRI

DAN MASYARAKAT)

12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 0 12

PENERBIT 6 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 1 4

PERPUSTAKAAN SULTAN ABDULSAMAD

37 6 3 5 5 0 5 0 0 1 4 0 4 1 0 1 26 0 26

PUSAT ALUMNI 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 1 4

PUSAT ANTARABANGSA 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0PUSAT ASASI SAINS PERTANIAN 48 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 48 2 46

PUSAT ISLAM 7 3 3 0 0 0 0 0 0 0 3 0 3 0 0 0 1 0 1

PUSAT KEBUDAYAAN DANKESENIAN SULTAN SALAHUDDIN

ABDUL AZIZ SHAH

1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI 30 16 0 15 15 0 13 2 0 2 4 0 4 2 0 2 8 0 8

PUSAT KOKURIKULUM DANPEMBANGUNAN PELAJAR

6 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 3 0 3

PUSAT PEMBANGUNANAKADEMIK

4 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2

PUSAT PEMBANGUNANKEUSAHAWANAN DAN

KEBOLEHPASARAN GRADUAN

1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1

PUSAT PEMBANGUNANMAKLUMAT DAN KOMUNIKASI

37 27 27 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 0 0 0 8 0 8

PUSAT SUKAN 28 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 27 20 7PUSAT SUMBER DAN PENDIDIKAN

KANSER3 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0

7


PUSAT TANGGUNGJAWAB

Bil.

Mak

lum

bala

s


Bila

ng A

duan

Kese

luru

han

Bila

ngan

Adu

anBe

lum

Am

bil

Tind

akan

Bila

ngan

Adu

anSa

hih

Bila

ngan

Tel

ahSe

lesa

i

Bil B

elum

Sele

sai

Bil.

Tela

h se

lesa

ida

lam

tem

poh

21 h

ari b

eker

ja

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

21 h

ari

< 6

bula

n

Bil.

tela

h se

lesa

im

eleb

ihi

tem

poh

6 bu

lan

Bil.

Adua

n Ti

dak

sahi

h

Bila

ngan

Cada

ngan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Peng

harg

aan

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

Bila

ngan

Pert

anya

an

Bil B

elum

Jaw

ab

Bil.

Suda

hJa

wab

PUSAT TRANSFORMASI KOMUNITIUNIVERSITI

3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 0 0 0 1 0 1

SEKOLAH PENGAJIAN SISWAZAH 291 31 31 0 0 0 0 0 0 0 4 2 2 8 1 7 248 52 196

TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI 32 4 4 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 26 13 13

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA(termasuk UPM HOLDINGS &

Putra Business School)158 18 18 0 18 0 0 0 0 0 7 1 6 5 1 4 128 10 118

*Data dikemaskini pada 31 Mac 2015

Nota:

i) PTJ yang mendapat jumlah maklum balas yang paling tinggi adalah Bahagian Akademik (354), Sekolah Pengajian Siswazah (291) danUniversiti Putra Malaysia (158).

ii) Maklum balas yang diterima oleh Universiti Putra Malaysia diselia dan dijawab oleh Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi, PejabatNaib Canselor. Maklum Balas yang diterima lebih umum dan perlu dikendalikan oleh operator universiti sebelum dimajukan ke pihak yangberkenaan sama ada melalui melalui sistem atau secara manual. Terdapat juga maklum balas yang berkaitan dengan entiti lain yang tiadadi dalam sistem contohnya pertanyaan dan aduan berkaitan UPM Holdings, UPM Education & Training, UPM Services dan Putra BusinessSchool.

8Disediakan | Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi, Pejabat Naib CanselorKemaskini 15 April 2014


Contoh 1: Maklum Balas yang diterima melalui muka hadapan Laman Web Utama Universiti

Contoh 2: Maklum Balas yang diterima melalui muka hadapan Laman Web Utama Universiti

AGENDA 4.0KOMUNIKASI/

MAKLUMBALAS PELANGGANDAN

KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN

4.2: Kajian Kepuasan Pelanggan

[Kertas 9]

1

KERTAS 9KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN

Tujuan

Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan Tahun 2014 dikemukakan bagi mendapatkanperhatian dan pertimbangan Mesyuarat Kajian Semakan Pengurusan Universiti berhubungKajian Kepuasan Pelanggan yang dilaksanakan bagi tempoh 2 Mei 2014 hingga 30 Mac2015 merangkumi empat (4) kategori utama mengikut kategori fungsi utama Universiti iaituprasiswazah, pascasiswazah, penyelidikan dan inovasi, dan perkhidmatan sokongan.

4.2 Latar Belakang dan Tujuan

Universiti Putra Malaysia sentiasa berusaha untuk meningkatkan prestasi sistempenyampaian perkhidmatannya kepada pelanggan. Salah satu yang perlu dilaksanakanialah mendapat maklum balas pelanggan terhadap perkhidmatan yang telahdisampaikan. Sehubungan itu, Pejabat Naib Canselor telah dipertanggungjawabkansebagai peneraju bagi proses pengurusan pelanggan untuk mengedarkan borangkajian kepuasan pelanggan melalui atas talian dengan menggunakan sistem yang telahdisediakan oleh pihak iDEC (Januari sehingga Disember, 2014).

Kajian kepuasan pelanggan ini adalah terbahagi kepada empat (4) kategori utamamengikut kategori fungsi utama Universiti iaitu prasiswazah, pascasiswazah,penyelidikan dan inovasi, dan perkhidmatan sokongan.Kajian kepuasan pelanggan ini telah dilaksanakan menggunakan dua kaedah iaitumelalui Borang Kajian Kepuasan Pelanggan dan juga menggunakan edaran borangsecara online. Untuk memudahkan capaian daripada pihak luar khususnya, sistemkajian kepuasan pelanggan tersebut boleh diakses melalui laman web UPM dalamtempoh kajian adalah dibuka sepanjang tahun. Kajian ini terbuka kepada semua wargadan pelanggan UPM termasuklah pelajar, pelawat, agensi luar, dan sebagainya.Seramai 1132 responden telah menjawab soalan kajian secara atas talian dan melebihijumlah minimum saiz sampel yang diperlukan untuk saiz populasi 30,000 pada tahapkeyakinan 95% dan darjah ketepatan 5% adalah sebanyak 378 (rujuk: Sample SizeTable: Required Sample Size, From The Research Advisors, http://research-advisors.com/tools/SampleSize.htm). Data yang telah diperoleh dianalisis denganmenggunakan Statistical Package for the Social Sciences (SPSS) versi 21.

LAPORAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGANTAHUN 2014

2


4.2.1 Ringkasan Perbandingan Kajian Kepuasan Pelanggan bagi Tahun 2013 dan2014

Jadual 1: Analisis Pergerakan Data 2013 dan 2014

Nota

Pergerakan: menunjukkan peningkatan yang baik berbanding tahun yang sebelumnya. menunjukkan penurunan berbanding tahun lepas

Kaedah pengukuran skor kajian kepuasan pelanggan adalah merujuk kepada Minit Mesyuarat JPUMinit 489.06 (c)

Jadual 2: Taburan Responden Mengikut Skop Perkhidmatan

Skop JumlahResponden

SkorMean

(70% responden)

*Skala 4dan ke

atas (%)

*Skala 3dan ke

bawah (%)1. Pengajian

Prasiswazah

2. PengajianPascasiswazah

3. Penyelidikan dan

Inovasi

4. PerkhidmatanSokongan

Skop

Jumlah Responden Peratuskenaikan (+)

danpenurunan (-)

2013 2014

1 Pengajian Prasiswazah 548 519 -5.29%

2 Pengajian Pascasiswazah 67 386 +476%

3 Penyelidikan dan Inovasi 365 157 -56.9%

4 Perkhidmatan Sokongan 1342 70 -94.7%

JUMLAH 2323 1132 -51.26%

3


Jadual 3: Perbandingan Skor Mean Yang Diperoleh

SkopSkor purata (mean) Peratus kenaikan

(+) dan penurunan(-)2013 2014

1 Pengajian Prasiswazah 4.11 4.16 +1.22%

2 Pengajian Pascasiswazah 3.85 3.71 -3.64%

3 Penyelidikan dan Inovasi 3.50 3.69 +5.42%

4 Perkhidmatan Sokongan 4.06 3.87 -4.68%


Jadual 4: Perbandingan Pencapaian Bagi Sasaran Tahunan

Skop

Pencapaian 2013(70% responden)

Pencapaian 2014(70% responden)

Skala 4 danke atas

(%)

Skala 3 danke bawah

(%)

Skala 4 danke atas

(%)

Skala 3 danke bawah

(%)

1. Pengajian Prasiswazah 81.6 18.4 81 19

2. Pengajian Pascasiswazah 75.3 24.7 68.7 31.3

3. Penyelidikan dan Inovasi 52.3 47.7 65.4 34.6

4. Perkhidmatan Sokongan 81.9 18.1 62.5 37.5


4


4.2.2 Ringkasan Hasil Kajian bagi tahun 2014

Jadual 5: Peratusan Pencapaian Indeks Kepuasan Pelanggan Mengikut KategoriItem

(I) Proses Prasiswazah

Kategori Penilaian

Pencapaian (%)Purata(Mean) CatatanSkala 4 dan

ke atas(%)

Skala 3 danke bawah

(%)

Kualiti Perkhidmatan 80 20 4.1981.%

responden yangmenilai 4.0 dan keatas dengan meankeseluruhan 4.16

n=519

Kualiti Penyeliaan 82 18 4.16

Kualiti Profesionalisme 83 17 4.15

KESELURUHAN 81 19 4.16

Kaedah pengukuran skor kajian kepuasan pelanggan adalah merujuk kepada Minit Mesyuarat JPU Minit489.06 (c)

(II) Proses Pascasiswazah

Kategori PenilaianPencapaian (%)

Purata (Mean) CatatanSkala 4 dan keatas (%)

Skala 3 dan kebawah (%)

Kualiti Perkhidmatan 78.02 21.98 3.85 68.65%responden yangmenilai 4.0 danke atas dengan

meankeseluruhan 3.71

n= 386

Kualiti Profesionalisme 73.93 26.07 3.75

Kualiti Sumber 54 46 3.53

KESELURUHAN 68.65 31.35 3.71


Nota: Berdasarkan maklumat yang diterima tiada data kategori kualiti penyeliaan dimajukankepada peneraju.

5


(III) Proses Penyelidikan dan Inovasi

Kategori Penilaian


ke atas(%)

Skala 3 danke bawah

(%)Penilaian Pengurusan

Penyelidikan 66.4 33.6 3.7065.4%

responden yangmenilai 4.0 dan keatas dengan meankeseluruhan 3.69

n=157

Pengurusan Dan PemantauanInovasi 64.1 35.9 3.68

KESELURUHAN 65.4 34.6 3.69


(IV) Perkhidmatan Sokongan

Kategori Penilaian


ke atas(%)

Skala 3 danke bawah

(%)Urusan di kaunter khidmat

pelanggan 70.5 29.5 3.97 62.52%responden

yang menilai4.0 dan ke

atas denganmean

keseluruhan3.87n=70

Kemudahan komunikasi 56.22 43.78 3.74

Kemudahan fizikal lain 60.86 39.14 3.89

KESELURUHAN 62.5 37.5 3.87


Nota:

i) Kemudahan fizikal lain adalah termasuk kemudahan ruang menunggu, kaunter penyambuttetamu, papan tanda arah, bilik mesyuarat, lif, surau, tandas dan kemudahan untuk OKU.

ii) Penilaian adalah terdiri daripada pelajar, staf UPM serta orang awam.

6


Jadual 6: Perbandingan Jenis Komen Mengikut Kategori Maklum Balas

Analisa Jenis Komen dan Skop

Hasil kajian kepuasan pelanggan, sebanyak 240 komen telah diterima sepanjang 2014. Data menunjukkan skop kemudahan menerima komen yangberbentuk aduan dan cadangan yang paling tinggi dengan jumlah 119 aduan, 103 cadangan, 14 penghargaan dan 2 pertanyaan.

(I) Jenis Aduan Mengikut Kategori

JENIS MAKLUM BALAS

KATEGORI

JUMLAHSUMBERMANUSIA(TINGKAH

LAKU/DISIPLIN)

STAFAKADEMIK

TEKNOLOGIMAKLUMAT

&KOMUNIKASI

(ICT)

KEMUDAHANFIZIKAL(AWAM)

KEWANGAN KOMUNIKASIPELANGGAN

PENYELIDIKANDAN INOVASI

PERKHIDMATANPELANGGAN

PROGRAMAKADEMIK

LAIN-LAIN

ADUAN

SKOP

PASCASISWAZAH

n 4 15 6 12 2 1 2 9 2 2 55

% 3.4% 12.6% 5.0% 10.1% 1.7% .8% 1.7% 7.6% 1.7% 1.7% 46.2%

PENYELIDIKAN& INOVASI

n 1 4 1 0 0 0 2 1 0 1 10

% .8% 3.4% .8% 0.0% 0.0% 0.0% 1.7% .8% 0.0% .8% 8.4%

PRASISWAZAH n 1 4 26 5 1 0 0 4 1 2 44

% .8% 3.4% 21.8% 4.2% .8% 0.0% 0.0% 3.4% .8% 1.7% 37.0%

SOKONGAN n 0 2 1 2 0 1 0 3 0 1 10

% 0.0% 1.7% .8% 1.7% 0.0% .8% 0.0% 2.5% 0.0% .8% 8.4%

JUMLAH n 6 25 34 19 3 2 4 17 3 6 119

% 5.0% 21.0% 28.6% 16.0% 2.5% 1.7% 3.4% 14.3% 2.5% 5.0% 100.0%

Nota:i) Peratus aduan yang dianalisa adalah terdiri daripada skop pasca siswazah (n=55,46.2%) tertinggi berbanding skop yang lain. Berdasarkan skop pasca

siswazah 12.6% (n=15) komen adalah merujuk kepada staf akademik.ii) Data juga menunjukkan (n=34) 28.6% aduan (daripada senarai komen) adalah merujuk kepada teknologi maklumat dan komunikasi (kemudahan ICT).iii) Manakala (n=26) 21.8% aduan di bawah kategori teknologi maklumat dan komunikasi adalah terdiri daripada skop prasiswazah.

7


(II) Jenis Cadangan Mengikut Kategori

JENIS MAKLUM BALAS

KATEGORI

JUMLAHAKTIVITIPELAJAR

SUMBERMANUSIA(TINGKAH

LAKU/DISIPLIN)

STAFAKADEMIK

TEKNOLOGIMAKLUMAT

DANKOMUNIKASI

(ICT)


KEWANGAN KOMUNIKASIPELANGGAN


PERKHIDMATANPELANGGAN

PROGRAMAKADEMIK

LAIN-LAIN

CADANGANSKOP

PASCASISWAZAH

n 1 3 10 2 14 4 2 0 1 8 5 50

% 1.0% 2.9% 9.7% 1.9% 13.6% 3.9% 1.9% 0.0% 1.0% 7.8% 4.9% 48.5%

PENYELIDIKAN& INOVASI

n 0 1 5 1 2 2 0 5 1 0 3 20

% 0.0% 1.0% 4.9% 1.0% 1.9% 1.9% 0.0% 4.9% 1.0% 0.0% 2.9% 19.4%

PRASISWAZAH n 1 3 2 8 3 0 0 0 1 0 5 23

% 1.0% 2.9% 1.9% 7.8% 2.9% 0.0% 0.0% 0.0% 1.0% 0.0% 4.9% 22.3%

SOKONGAN n 0 0 1 0 5 0 1 0 1 0 2 10

% 0.0% 0.0% 1.0% 0.0% 4.9% 0.0% 1.0% 0.0% 1.0% 0.0% 1.9% 9.7%

JUMLAH n 2 7 18 11 24 6 3 5 4 8 15 103

% 1.9% 6.8% 17.5% 10.7% 23.3% 5.8% 2.9% 4.9% 3.9% 7.8% 14.6%

100.0%

Nota: Peratus cadangan yang dikemukakan adalah terdiri daripada skop pasca siswazah (n=50,48.5%) tertinggi berbanding skop yang lain. Data jugamenunjukkan (n=24) 23.3% cadangan (daripada senarai komen) adalah merujuk kepada kemudahan fizikal (awam). Manakala (n=14) 13.6% aduan dibawah kemudahan fizikal adalah terdiri daripada skop pasca siswazah.

8


(III) Jenis Penghargaan Mengikut Kategori

JENIS MAKLUM BALAS KATEGORI JUMLAH

STAFAKADEMIK

TEKNOLOGIMAKLUMAT DAN

KOMUNIKASI (ICT)



LAIN-LAIN

PENGHARGAAN SKOP PASCA SISWAZAH n 2 0 0 0 3 5

% 14.3% 0.0% 0.0% 0.0% 21.4% 35.7%

PENYELIDIKAN &INOVASI

n 0 0 1 1 1 3

% 0.0% 0.0% 7.1% 7.1% 7.1% 21.4%

PRASISWAZAH n 0 0 0 0 2 2

% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 14.3% 14.3%

SOKONGAN n 0 1 3 0 0 4

% 0.0% 7.1% 21.4% 0.0% 0.0% 28.6%

JUMLAH n 2 1 4 1 6 14

% 14.3% 7.1% 28.6% 7.1% 42.9% 100.0%

Nota:i) Peratus penghargaan yang diterima adalah adalah terdiri daripada skop pasca siswazah (n=5) 35.7% tertinggi berbanding skop yang lain. Data juga

menunjukkan (n=3) 21.4% penghargaan (daripada senarai komen) adalah merujuk lampiran di bawah. Senarai penghargaan adalah seperti di bawah.ii) Manakala bagi pertanyaan pula masing-masing adalah di bawah kategori komunikasi pelanggan dan juga staf akademik.

9Disediakan | Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi, Pejabat Naib CanselorKemaskini 15 April 2014


(IV) SENARAI PENGHARGAAN

NO PENGHARGAAN1 Tiada cadangan. Semua perkhidmatan dan kemudahan amat memuaskan. Terima kasih

semua2 Terima kasih kerana staf SGS sentiasa memberi perkhidmatan yang terbaik kepada

student.3 Keep up the good work4 I have had a great experience interacting with my research supervisor, Dr Mas Jafri

masaruddin who has been very conscientious in guiding me and giving me an in-depthinsight in the project I am assigned to.I am very satisfied with the services provided andhave especially inspired by prof tan in his research methodology classes.

5 Everything is good and keep it up. Masyaallah6 Perkhidmatan dan kemudahan yang diberikan adalah sangat memuaskan dan perlu

dikekalkan7 Ok8 Keep up the good work. I am happy to helped and with RMC9 Semua perkhimatan yg diberikan sangat baik

10 No need because it’s already good.11 Terima kasih, ada wifi di masjid12 Terima kasih masjid kerap sedia sedekah nasi lemak dan air hari jumaat. Tahniah pada

pengarah dan staf Pusat Islam kerap turun padang dan buat gotong royong13 Terima kasih dan tahniah Pusat Islam yang selenggara tandas awam dimasjid sangat bersih

dan telah taraf 4 bintang14 Sangat bagus tandas masjid masih bersih dan diselenggara dengan baik, tahniah Pusat

Islam jadi pejabat pertama dalam upm, dapat penilaian jabatan kesihatan MPSJ sebagaitandas bertaraf 4 bintang dari segi kebersihan dan selenggaraan

SYOR:

Ahli Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) dengan segala hormatnya dipohon untukmengambil maklum Laporan Maklum Balas Pelanggan dan Kajian Kepuasan Pelanggan bagitahun 2014.

Cadangan penambahbaikan

i) Pelaporan maklum balas pelanggan dibentangkan dalam MesyuaratJawatankuasa Pengurusan PTJ.

ii) Semua Ketua PTJ/Peneraju Proses/Penyedia Perkhidmatan diminta mengambiltindakan terhadap aduan/cadangan penambahbaikan sebagaimana yangdibentangkan dan mengemukakan laporan maklum balas tindakan dalamtempoh 30 hari kepada Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWPPP).

AGENDA 5.0PRESTASI PROSESDAN KEPATUHAN

PRODUK/PERKHIDMATAN

1

MKSP ISO UPM (QMS DAN EMS)AGENDA 5.0: Prestasi Proses dan Kepatuhan Produk/Perkhidmatan QMS

1. TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk mendapat pertimbangan dan ketetapan Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Sistem Pengurusan ISO Universiti Putra Malaysia

(UPM) bagi kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan prestasi proses dan kepatuhan

produk yang telah dinyatakan dalam Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM bagi tempoh

sukuan keempat (Q4) tahun 2014 dan sukuan pertama (Q1) 2014.

2. LATARBELAKANG

KPI UPM telah disedia dan disemak oleh Pengurusan Universiti bersama semua

Peneraju. Pencapaian bagi sasaran KPI yang ditetapkan telah dibincang dan

dibentangkan pada siri bengkel bersama Pengurusan Universiti dan Ketua Pusat

Tanggungjawab (PTJ) iaitu KPI Q4 2014 pada 13 Januari 2015 dan KPI Q1 2015 pada

17 April 2015.

Semua ketidakpatuhan kepada pencapaian KPI yang ditemui telah dan sedang diambil

tindakan pembetulan untuk penambahbaikan berterusan bagi memastikan tindakan

yang diambil adalah berkesan. Manakala, mana-mana sasaran KPI yang berpotensi

tidak mencapai sasaran yang ditetapkan akan diambil tindakan pencegahan bagi

memastikan KPI yang ditetapkan mencapai sasaran.

3. LAPORAN

Laporan semakan pencapaian KPI UPM Q4 2014 adalah seperti pada Kertas 10

manakala pencapaian KPI UPM Q1 2015 adalah seperti pada Kertas 11.

AGENDA 5.0:

PRESTASI PROSES DAN KEPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN

2

MKSP ISO UPM (QMS DAN EMS)AGENDA 5.0: Prestasi Proses dan Kepatuhan Produk/Perkhidmatan QMS

4. SYOR

Mesyuarat diminta menyemak pencapaian KPI UPM dan membuat keputusan mengenai

status ketidakpatuhan yang menjejaskan prestasi proses dan kualiti perkhidmatan bagi

memastikan keberkesanan tindakan dalam sistem Pengurusan Kualiti di UPM.


PRODUK/PERKHIDMATAN

5.1: Laporan Semakan PencapaianKPI UPM Q4/2014

[Kertas 10]

KERTAS 10 - KPI UPM Q4 2014

1

PENCAPAIAN KPIKESELURUHAN (Q4)

2014DEWAN SENAT UPM | 13 JANUARI 2014

•39 KPI

KPI UPM 2014


2

PENCAPAIAN Q4 2014

HAL EHWALPELAJAR

JARINGANINDUSTRI &

MASYARAKAT

AKADEMIK

SUMBER MANUSIA PENGURUSANKEWANGAN

PERKHIDMATANPERPUSTAKAAN


UPM

98.7 96

87.5 99.6

96 100

98.7

96.6

ACADEMIC RESEARCH &INNOVATION

STUDENTAFFAIRS

INDUSTRIAL &COMMUNITY

LINKAGES

HUMANRESOURCE

FINANCIALMANAGEMENT

LIBRARYSERVICES

UPM

100.00 100.00

85.30 100.00 99.8286.68

72.34

92.02

PENCAPAIAN Q4 2013


3

RINGKASAN PENCAPAIAN Q4 2014KPI ≥100% 99%-75% 74%-0 JUMLAH

AKADEMIK 7 3 10PENYELIDIKAN & INOVASI 7 2 KPI 12(a)(ii), 12(b) 9

HAL EHWAL PELAJAR 6 - - 6JARINGAN INDUSTRI &MASYARAKAT 6 - KPI 27(ii), 32(ii) 6

SUMBER MANUSIA 3 KPI 34 (i), (ii) 3

PENGURUSAN KEWANGAN - 1 - 1PERKHIDMATANPERPUSTAKAAN 3 1 - 4

JUMLAH 32 7 39

NO. KPI Pencapaian2013

Sasaran2014

Pencapaian 2014 KategoriKPI

TindakanPembetulan/PencegahanQ1 Q2 Q3 Q4

1. BilanganGraduanPhDDikeluarkanSetiap Tahun

440 475 111SGS : 104Putra : 7

194 303SGS=289PBS=14

(Senat Nov 2013-Sept 2014)Pada 9 Oktober2014 = 367

391SGS=375PBS=16

KPIKPM

AKADEMIK & ANTARABANGSA


4


Sasaran2014



2. PeratusGraduan PhDyangMenamatkanPengajianDalamTempoh 7Semester

21.% 25% 20%

SPS : 18/88Putra : 1 / 7Total= 19/95

18.9% 22.4%

68 pelajar

22.2% KPIKPM


Nota: Sasaran menggunakan Benchmark MYRA2


Sasaran2014



3. Bilanganenrolmenpelajarpascasiswazahantarabangsa

3185 3726 3327 3412 3872 3825 KPI KPMQS

RANKINGS

4. Bilanganenrolmenpelajarprasiswazahantarabangsa

382(2.67%)

481(3.5%)

374

Termasuk60 pelajarCIEP diUPMET

385(2.38%)


444(3.23%)


445(3.23%)

PS 2014QS

RANKINGS



5


Sasaran2014


Tindakan Pembetulan/PencegahanQ1 Q2 Q3 Q4

5. Bilangan kolaborasiperkongsianprogram denganuniversitiantarabangsa

6 10 7 13 14 15 PS 2014

6. Bilangan programAcceleratedBachelor-MasterDegree (ABMD)yang ditawarkandan programdegree++prasiswazah

0 2 Q4 Q4 Q4 5 PS 2014

7. Bilangan programyang mendapatakreditasiantarabangsa

19 27 19 27 27 27 PS 2014



Sasaran2014



8. Bilangan pelajarantarabangsamengikutiprograminbound di UPM

405 450 85 401 1114 1143 QSRANKING

9. Bilangan pelajarUPM mengikutiprogramoutbound di luarnegara

303 350 38 367 588 717 QSRANKING



6


Sasaran2014



10. Bilanganpelajar denganpendapatankeluarga padabawah 40%(yangmemenuhikelayakankemasukanminimum)dalam jarak40km radius.

63 100 Q3, Q4 Q3, Q4(Q2 : 27(pelajar

diploma))

256(170

Diploma,86

Bacelor)

256(170

Diploma,86

Bacelor)

KPI KPM -



Sasaran2014

Pencapaian 2014Kategori

KPITindakan

Pembetulan/PencegahanQ1 Q2 Q3 Q4

11. Bilangan harta intelekyang dikomersilkan

11 10 3 5 12 13 PS2014

12.PenjanaanPendapatan :a) Jumlah nilai geranpenyelidikani. Awamii. Industri/

Antarabangsa

PENCAPAIAN2010-2012 (avg)

RM50 jRM13.7 j

RM52 jRM10 j

RM5.8 j0

RM 16.1 jRM 0.141 j

RM 17.7 jRM 3.1 j

RM 60 j

PS2014

RM 3.6 j

b) Pengkomersilanharta intelek

RM 0.5 j RM 0.5 j RM59,250 RM 0.25 j RM 0.27 j RM 0.37 j

c)Sumber-sumber lain(perkhidmatanmakmal, inisiatifEduPark dsb)

RM 1.5 j RM 2.0 j RM0.64 j RM 1.08 j RM 2.5 j RM 3.6 j

PENYELIDIKAN & INOVASI


7


Sasaran2014


KPITindakan

Pembetulan/PencegahanQ1 Q2 Q3 Q4

13. Nisbahpenerbitandalam jurnalberindeks (perpegawaiakademik)

1.46 1.7 1.6(Projecte

d ratiobased onQ1 data)CIJ : 641

1.6Projected

ratio basedon Q2 data

Paper =1292

No. of staff =1648

1.7Projected

ratio basedon Q3 data

Paper =2172

No. of staff =1648

1.6 KPI KPM

14. Peratuspenerbitandalam jurnalQuartile 1 dan 2

50% 55% 61.69% 56.3% 52% 51.85% KPI KPM

15. Bilangan inovasiberasaskanpertanian yangdikomersilkan(kumulatif)

36 41 37 38 39 60 KPI KPM



Sasaran2014


KPI


16. Bilangan penyelidikyang menerimageran antarabangsadan industri• SWASTA•ANTARABANGSA

BENCHMARK MYRA

3336

3535

1114

1314

2018

39

PS 2014

32

17. Bilangan jurnal UPMyang diindeks dalampangkalan dataSCOPUS/ ISI

3 5 5 5 5 5 PS 2014

18. Impak daripada hartaintelek

RM 0.5 juta RM 1.0juta

Q4 Q4 Q4 RM 2.5 j PS 2014

19. Inovasi (Paten yangdifailkan, hak cipta,cap dagang, etc.)

169 150 33 64 126 165 PS 2014



8


Sasaran2014


KPI


20. Peratus graduan yangmemperoleh pekerjaan didalam dan luar negarasemasa Konvokesyen

Tracer study :77.2%

Kajian susulan: 86.1%

80% Q4 Q4 Q4 82.2% KPIKPM

21. Kepimpinan pelajar(Pengukuran untukkeseluruhan pelajar)

85%

NEW KPI

86% Q2,Q4

83.92% Q4 86.52% KPIKPM

22. Peratus pelajar melibatkandiri dalam aktiviti yangbertunjangkan aspek jatidiri

n/a 10% Q2,Q4

18.35% 23.35% 25% PS 2014

23. Bilangan usahawan pelajaryang berjaya menubuhkansyarikat yang mendaftardengan SuruhanjayaSyarikat Malaysia (SSM).

n/a 50syarikat

Q2,Q4

25 45 50 PS 2014

HAL EHWAL PELAJAR


Sasaran2014



24. Bilangan pelajarprasiswazahyang mendapatpenajaan Endowmen/

biasiswadalaman

BiasiswaLuar UPM

NEW KPI 30 3 23 28 40 KPI KPM

25. Bilangan kolejbertaraf 5bintang

2 Q4 Q4 Q4 3(64 bilik)

PS 2014

HAL EHWAL PELAJAR


9


Sasaran2014


KPI


26. Jaringan Industridan Komuniti

2487 2000 602 1167 1,640 3,115 PS 2014

i) BilanganJaringan Industri

1800 528 994 1,389 2,698

ii) Bilanganjaringan Industriberimpak tinggi(5 bintang)

70 3 5 8 17

iii) BilanganJaringan Komuniti

59 200 74 173 251 417

iv) Projek Komunitiberimpak tinggi(4-5 bintang).

10(Jaringan)

7 8 13 33

JARINGAN INDUSTRI & MASYARAKAT


Sasaran2014


KPI


27. Bilangan GeranPenyelidikan danPengembanganberkaitan JINM

40(Geran)

35 50 61 92 KPI KPM

28. Memasyarakatkankepakaran Universitimelalui JINMi) Bilangan staf terlibat

dengan industri (3-5bintang); dan

ii) Bilangan staf terlibatdengan komuniti (2-5bintang)

587 450(staf)

290(Staf)

32(Staf)

153

86

75

943

239

311

1,653

342

497

1,311

439

872

PS 2014



10


Sasaran2014


KPI


29. Bilangan ProgramAngkat

16(16

fakulti)

Q2, Q4 2 16 34 PS 2014

30. Bilangan programJINM UPM di arenaantarabangsa

8(Program)

Q2, Q4 3 6 18 PS 2014

31. PenjanaanPendapatan (i + ii)(i)Jumlahsumbangankewangan atau nilaiyang setara (in-kind)(ii) Jumlahpendapatan untukTabung Amanahuntuk aktiviti JINM

RM52.8juta

RM 40juta

RM39.5juta

RM 0.5juta

RM16.1juta

RM16.1juta

RM29.4juta

RM29.4juta

RM34.8juta

RM34.8juta

RM48.28juta

RM48.1juta

PS 2014

Q2, Q4 0 0 RM0.18juta

PS 2014



Sasaran2014



32. Peratus stafakademikdengankelayakanPhD:

a) Stafakademikb) Stafakademik &penyelidik

83.56%

82.85%

85%

83%

KPI KPM

84.18% 83.86% 85.50% 86.32%

83.30% 83.32% 85.23% 85.80%

SUMBER MANUSIA


11


Sasaran2014



33. KeberkesananSumberManusia :i. Nisbah stafdan pelajar

1:17 1:10 1:16 1:16.7 1:16.7 1:10.8

QSRANKING

ii. % stafakademikantarabangsa

8% 17% 11.09% 5.34% 5.39% 16.1%

SUMBER MANUSIA


Sasaran2014



iii. Nisbah stafakademik dan stafbukan akademik

1:3 1:3 1:2.4 1:2.57 1:2.54 1:2.54Akademik :

1810Bukan

akademik :4602

iv. % staf bukanakademik dalamlatihan

88.53% 80% 11.03% 37.35% 78.84% 86.53% QSRANKING

v. % Mobiliti stafbukan akademik(outbound)

0.8% 10% 1.8%(79 orang)

7.75% 10.17% 13.08%

34. Bilangan inovasidalamperkhidmatan

- 4 2 2 7 11 -

SUMBER MANUSIA


12


Sasaran2014



35. Percentage ofinternalincome vs.total annualbudgeti. Geran

Kerajaanii. Sumber

Dalaman

15.4%

RM551juta

RM100juta

16%

RM625juta

RM120juta

22%

RM156juta

RM43.5juta

13%

RM313juta

RM47.7juta

16%

RM460.3juta

RM90 juta

14%

RM617.7juta

RM100.7juta

KPIKPM

PENGURUSAN KEWANGAN

PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN


Sasaran2014



36. Peratus tajukyang diperlukandalam koleksi

88.17% 85% Q4 Q4 Q4 83.61% PS 2014

37. Pertambahankandungandigital dalamportal UPMIR

34.62% 4000 1628 2889 3982 5,312(29.8%)

PS 2014


13


Sasaran2014


KPI


38. % pertambahanrekod pertanianMalaysia dalampangkalan dataAgris

5% Q2,Q4

14.7% Q4 8.58%(530 rekod)

PS 2014

49. % pelajarmencapaimarkah >80%dalam post testprogram literasimaklumat

70% Q2,Q4

97.37% Q4 95.76%(3572/3730)

PS 2014

PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN

Terima Kasih | Thank You


PRODUK/PERKHIDMATAN

5.2: Laporan Semakan PencapaianKPI UPM Q1/2015

[Kertas 11]

KERTAS 11 – KPI UPM Q1/2015

1

PENCAPAIAN KPISUKU PERTAMA (Q1)

2015AUDITORIUM, BANGUNAN CANSELORI PUTRA | 17 APRIL 2015

KPI 2015

• Jumlah keseluruhan KPI 2015 : 50 KPI• KPI yang dilaporkan pada Q1 : 39 KPI

10

13

9

6

43 5

Akademik

Penyelidikan & Inovasi

Hal Ehwal Pelajar

Jaringan Industri &MasyarakatSumber Manusia

Pengurusan Kewangan

PerkhidmatanPerpustakaan & ICT


2

PENCAPAIAN Q1 2015

JARINGANINDUSTRI &

MASYARAKAT

AKADEMIK

SUMBER MANUSIA PENGURUSANKEWANGAN

PERKHIDMATANPERPUSTAKAAN &

ICT

UPM


49.4

HAL EHWALPELAJAR

69.5 90.7

81.7 97.6 100

79.8

70

RINGKASAN PENCAPAIAN Q1 2015KPI ≥100% 99%-75% 74%-0 Pelaporan

pada Q2/Q3/Q4JUMLAH

AKADEMIK 4 1 2 3 10PENYELIDIKAN & INOVASI 3 - 9 1 13

HAL EHWAL PELAJAR 2 1 1 5 9JARINGAN INDUSTRI &MASYARAKAT 5 - 1 - 6

SUMBER MANUSIA 2 1 1 4PENGURUSANKEWANGAN 1 2 - - 3

PERKHIDMATANPERPUSTAKAAN & ICT 3 - - 2 5

JUMLAH 20 5 14 10 50


3


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015 Kategori KPI Catatan

1. Bilangan GraduanPhD DikeluarkanSetiap Tahun

391 450 135 KPI KPM -

2. Peratus Graduan PhDyang MenamatkanPengajian DalamTempoh 7 Semester

22.2% 25% 28.9% KPI KPM -

3. Bilangan enrolmenpelajar siswazahantarabangsa

4158 4500(35%)

3709(29.23%)

KPI KPM -

4. Bilangan enrolmenpelajar prasiswazahantarabangsa

468(3.4%)

650(5%)

Q3 QSRANKINGS

-

AKADEMIK


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

5. Bilangan kolaborasiperkongsian programdengan universitiantarabangsa

12 18 14 PS 2014 -2020

-

6. Bilangan programyang mendapatakreditasiantarabangsa

27 33 Q4 PS 2014 -2020

-

7. Peratusan Kursusyang menggunakanpendekatan berinovasi

30% 40% 69% PS 2014 -2020

KPI BAHARU

AKADEMIK


4


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

8. Bilangan pelajarantarabangsamengikuti programinbound di UPM

1143(6 minggu : 329orang (1.31%))

1500(QS : 450(1.8%))

324 QSRANKING

-

9. Bilangan pelajar UPMmengikuti programoutbound di luarnegara

717(6 minggu : 482orang (1.93%))

1000(QS : 625(2.5%))

96 QSRANKING

-

10. Bilangan pelajardengan pendapatankeluarga pada bawah40% (yang memenuhikelayakan kemasukanminimum) dalam jarak40km radius.

256(170 Diploma,

86 Bacelor)

100 Q3 KPI KPM -

AKADEMIK


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

11. Publications inindexed journals

2696 4800 500 KPI KPM -

12. Percentage ofpublication in Quartile1 and 2 Journal

51.85% 60% 199 KPI KPM -

13. Geran Awam RM60 juta RM50 juta RM10.2juta

PS 2014-2020

-

14. Geran Swasta RM3.3 juta RM10 juta NIL PS 2014-2020

-

15. Geran Antarabangsa RM0.3 juta RM5 juta NIL PS 2014-2020

-

16. Pendapatan :• Perkhidmatan

makmal• Inisiatif aEdupark• Lain-lain

RM4 juta RM0.9M PS 2014-2020



5


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

17. Paten 91 64 9 PS 2014-2020

-

18. IPR lain 74 160 NIL PS 2014-2020

-

19. Produk yangdikomersilkan

13 8 NIL PS 2014-2020

-

20. Technology KnowHow

16 NIL PS 2014-2020

KPI BAHARU



Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

21. Income fromCommercializedproducts technologyknow how

RM 0.37 juta RM1.5 juta 0 PS 2014-2020

-

22. Number of staffinvolved in jointresearch projectsi) national level 39 80 58

PS 2014-2020

KPI BAHARU

ii) international level 32 60 38 KPI BAHARU

23. Impak daripada hartaintelek(Creative ProductivityIndex)

RM3 juta Q4 PS 2014-2020



6


Cadangan2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

24. Peratus graduan yangmemperoleh pekerjaan didalam dan luar negarasemasa Konvokesyen

82.2% 83% Q4 KPI KPM -

25. Kepimpinan pelajar(Pengukuran untukkeseluruhan pelajar)

86.52% 87% Q4 KPI KPM -

26. Peratus pelajar melibatkandiri dalam aktiviti yangbertunjangkan aspek jati diri- 60% pemimpin pelajar- 40% bukan pemimpin

25% 35% 63% PS 2014-2020

-

HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI


Cadangan2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

27. Bilangan usahawanpelajar yang berjayamenubuhkan syarikatyang mendaftar denganSuruhanjaya SyarikatMalaysia (SSM).

52 60 5 PS 2014 -

28. Bilangan pelajarprasiswazah yangmendapat penajaan Endowmen/ biasiswa

dalaman Biasiswa Luar UPM

40 80 22 KPI KPM -

29. Sumbangan Alumni(Kerusi Profesor)

RM1 juta Q4 PS 2014-2020

KPI BAHARU



7


Cadangan2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

30. Bilangan kolej (bilik)bertaraf 5 bintang secaraberperingkat

3 Kolej64 bilik

10% bilikdari setiap

kolej

2.02% PS 2014-2020

-

31. Penilaian KepuasanPelajar (PerkhidmatanHEPA)- skala 3.5 dari 5

80% Q2, Q4 PS 2014-2020

KPI BAHARU

32. Jaringan kerjasamaAlumnii) Aktiviti Domestikii) Aktiviti Antarabangsa

204

Q4 PS 2014-2020

KPI BAHARU



Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

33. Jaringan Industri danKomuniti

3,115 2000 763 PS 2014 -2020

-

i) Bilangan JaringanIndustri

2,698 1800 649 PS 2014 -2020

-

ii) Bilangan jaringanIndustri berimpaktinggi(5 bintang)

17 55 6 PS 2014 -2020

-

iii) Bilangan JaringanKomuniti

417 200 114 PS 2014 -2020

-

iv) Projek Komunitiberimpak tinggi(4-5 bintang)

33 25 11 PS 2014 -2020

-



8


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

34. Bilangan GeranPenyelidikan danPengembanganberkaitan JINM

92 50 32 PS 2014 –2020

-

35. Memasyarakatkankepakaran Universitimelalui JINMi) Bilangan staf

terlibat denganindustri (3-5bintang); dan

ii) Bilangan stafterlibat dengankomuniti (2-5bintang)

1,311

439

872

475 350

66

307

PS 2014 -2020

-



Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

36. Bilangan ProgramAngkat

34 32 10 PS 2014 -2020

-

37. Bilangan programJINM UPM di arenaantarabangsa

18 9 11 PS 2014 -2020

-

38. PenjanaanPendapatan (i + ii)(i) Jumlah sumbangan

kewangan atau nilaiyang setara (in-kind)

(ii) Jumlah pendapatanuntuk TabungAmanah untukaktiviti JINM

RM48.28 juta

RM48.1 juta

RM0.18 juta

RM42 juta

RM41.45juta

RM0.55juta

RM7.12 juta

RM7.09 juta

RM0.03 juta

PS 2014 -2020

-



9


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

39. Peratus staf akademikdengan kelayakanPhD:

i) Staf akademik

ii) Staf akademik &penyelidik

86.32%

85.80%

87%

87%

86.63%

86.4%

KPI KPM -

40. Keberkesanan sumbermanusia :

-

i) Nisbah staf danpelajar

1:10.8 1:10 1:15.02 QSRANKING

ii) % staf akademikantarabangsa

16.1% 18% 9.87% QSRANKING

SUMBER MANUSIA


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

iii) Nisbah stafakademik dan stafbukan akademik

1:2.54 1:2.50 1:2.48 PS 2014-2020

-

iv) % staf bukanakademik dalamlatihan

86.53% 85% 7.94% PS 2014-2020

-

v) % Mobiliti stafbukan akademik(outbound)

13.08% 20% 9.14% PS 2014-2020

-

41. Bilangan inovasidalam perkhidmatan

11 10 2 PS 2014 -2020

-

SUMBER MANUSIA


10


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

42. KeselamatanKampus

i. Kadar JenayahDalam Kampus

ii. KemalanganDalam Kampus

< 25 kessebulan

< 5 kessebulan

6.67

2

KPI UPM KPI BAHARU

SUMBER MANUSIA


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

43. Jumlah penjanaan pelaburan,dividen anak syarikat danpelbagai hasil berbandingjumlah sumber dalaman

RM30.08juta

RM42juta

RM10.13juta

PS 2014-2020

KPIBAHARU

44. Jumlah pendapatan yuranpengajian berbandingkeseluruhan sumber dalaman

RM63.5 juta RM73juta

RM26 juta PS 2014-2020

KPIBAHARU

45. Jumlah penjanaan sumberdalaman melalui portfolio PusatPenjanaan Utama danUnlocking Aset

RM20 juta RM20juta

RM4.87juta

PS 2014-2020

KPIBAHARU

PENGURUSAN KEWANGAN


11


Sasaran2015

PencapaianQ1 2015

KategoriKPI Catatan

46. Webometrics ranking of UPMwebsite in Malaysia

2nd Top 3 1st PS 2014-2020

KPIBAHARU

47. Webometrics ranking of UPMInstitutional Repository in Malaysia

Top 3 2nd PS 2014-2020

KPIBAHARU

48. Percentage of students achieving≥ 80% scores in informationliteracy program post test

95.76%(3572/3730)

70% Q4 PS 2014-2020

-

49. Increase of Malaysian agriculturalrecords in AGRIS data base

8.58%(530 rekod)

6% Q4 -

50. Assurance of ICT servicesaccessibility

PS 2014-2020

KPIBAHARU

i) Application Systems 95% 99%ii) Network 95% 100%iii) Internet Bandwidth 95% 100%

PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN & ICT

AGENDA 6.0PRESTASI PENCAPAIANALAM SEKITAR (EMS)

[Kertas 12]

1

KERTAS 12PRESTASI PENCAPAIAN ALAM SEKITAR

Prestasi pencapaian alam sekitar di UPM dapat diukur melalui laporan penemuan audit

dalaman, penilaian kepatuhan yang dilaksanakan oleh Jawatankuasa Penilaian

Kepatuhan (JKPK), dan analisis pencapaian objektif alam sekitar.

Setelah meneliti hasil penemuan dan laporan pencapaian tersebut, secara

keseluruhannya mendapati pelaksanaan dan pemantauan EMS di bawah skop

pengajaran dan pembelajaran menunjukkan peningkatan yang baik dengan pelaksanaan

penambahbaikan secara berterusan. Walaubagaimanapun, semua penemuan

ketakakuran dan peluang penambahbaikan yang ditemui sedang diambil tindakan bagi

memastikan pelaksanaan EMS di UPM adalah berkesan. Laporan perincian hasil

penemuan dan pencapaian alam sekitar di UPM boleh dirujuk di bawah laporan berikut:

(1) Laporan Ketua Juruaudit Dalaman Sistem Pengurusan Alam Sekitar;

(2) Laporan penilaian kepatuhan dengan keperluan perundangan dan

Keperluan lain;

(3) Laporan pencapaian objektif dan sasaran alam Sekitar.

AGENDA 6.0:

PRESTASI PENCAPAIAN ALAM SEKITAR

AGENDA 7.0LAPORAN

SEMAKAN PENCAPAIANOBJEKTIF

DANSASARAN ALAM SEKITAR

[Kertas 13]

1

MKSP ISO UPM (QMS DAN EMS)AGENDA 7.0: PENCAPAIAN OBJEKTIF DAN SASARAN ALAM SEKITAR

1. TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk mendapat pertimbangan dan ketetapan Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Sistem Pengurusan ISO Universiti Putra Malaysia

(UPM) bagi kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan prestasi pencapaian yang

dinyatakan dalam laporan pencapaian objektif dan sasaran alam sekitar bagi tahun

2014.

2. LAPORAN PENCAPAIAN

Objektif alam sekitar di UPM dibangunkan hasil daripada penilaian aspek impak alam

sekitar yang signifikan iaitu:

(a) Penjimatan penggunaan kertas;

(b) Penjimatan tenaga elektrik;

(c) Memantau pelepasan asap bas bahan bakar diesel;

(d) Pengendalian bahan kimia mengikut amalan terbaik;

(e) Pengendalian radioaktif mengikut peraturan dan perundangan yang

ditetapkan;

(f) Pengendalian bahan beracun mengikut peraturan dan perundangan yang

yang ditetapkan; dan

(g) Pengendalian sisa buangan terjadual mengikut peraturan dan perundangan

yang ditetapkan.

Laporan semakan pencapaian telah dibuat semasa Mesyuarat Jawatankuasa ISO UPM

(JKISO) kali ke-21 yang telah diadakan pada 5 Februari 2015. Tindakan pembetulan

telah dikenalpasti bagi objektif yang tidak mencapai sasaran. Perincian laporan

pencapaian adalah seperti pada Kertas 13.

LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF DAN SASARAN ALAM SEKITAR

2

MKSP ISO UPM (QMS DAN EMS)AGENDA 7.0: PENCAPAIAN OBJEKTIF DAN SASARAN ALAM SEKITAR

3. SYOR

Mesyuarat diminta meneliti laporan pencapaian objektif dan sasaran alam sekitar yang

dan membuat keputusan mengenai status ketakakuran bagi memastikan keberkesanan

tindakan dalam Sistem Pengurusan Alam Sekitar di UPM.

1

KERTAS 13LAPORAN SEMAKAN PENCAPAIAN OBJEKTIF DAN SASARAN ALAM SEKITAR

PENCAPAIAN OBJEKTIF SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR (EMS) MS ISO 14001TAHUN 2014

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Bil Objektif Peneraju Base line Sasaran Pencapaian Tindakan Pembetulan/Catatan

1. Penjimatanpenggunaan kertas Pejabat Bursar

100%(Berdasarkan penggunaan

tahun sebelumnya)2% 23% -

2. Penjimatan tenagaelektrik

PejabatPembangunan

dan PengurusanAset

100%(Berdasarkan bacaan meter

tahun sebelumnya)10% 4.3%

Punca:Sasaran 10% hanyalah untukskop Pengajaran danPembelajaran yangmenyebabkan kesukaranuntuk diukur kerana sistemelektrik bagi setiap PTJmelibatkan semua aktiviti diUPM bukan sahaja kepadaskop Pembelajaran danPengajaran

Tindakan Pembetulan:i. PPPA akan mengkaji

semula objektif dansasaran bagi penjimatanelektrik.

ii. PPPA berusaha untukmeningkatkanpenjimatan elektriksecara keseluruhan danbukan kepada skopPembelajaran danPengajaran sahaja.Antara aktiviti yang

2



dijalankan ialah melantiksyarikat ESCO untukmenjalankan aktivitipenjimatan (PTJ yangterlibat adalah FakultiPerubatan Vaterinar danFakulti Perubatan).

3.Memantau pelepasanasap bas bahan bakardiesel

Bahagian HalEhwal Pelajar

100%(Berdasarkan pemeriksaan

kenderaan (bas) secaraberkala oleh PUSPAKOM)

100% 100% -

4.

Pengendalian bahankimia mengikutamalan terbaik(Pengukuranberdasarkan laporananalisis makmal SS02yang dihantar olehPTJ terlibat)

PejabatPengurusanKeselamatandan Kesihatan

Pekerjaan

100% ( rekod stokinventori bahan kimiadisediakan dan stokdikemaskini setiap 6bulan sekali)

100% 100%

(Pencapaian 4 PTJ sahaja)

11 PTJ terlibat (347 MakmalKimia)

Berdasarkan Semakan keatas 4 laporan rumusananalisis makmal SS02 yangditerima mendapati 100%pematuhan iaitu:

1. Fakulti Sains & TeknologiMakanan

2. Fakulti PerubatanVeterinar

3. Fakulti Bioteknologi &Sains Biomolekul

4. Pusat Asasi SainsPertanian

100% bahan kimiadisimpan mengikutperaturan (dari segipengasingan danpelabelan di makmal)

5.

Pengendalianradioaktif mengikutperaturan danperundangan yangditetapkan(Pengukuran

PejabatPengurusan

Keselamatan danKesihatanPekerjaan

Denda sifar bagi ProgramPelindungan Sinaran(berdasarkan lesen masing-masing – UPM(PPKKP),PKU, UVH, PPDN.

100%

100%

(tiada denda direkodkanpada Laporan Audit AELBbertarikh 15 April 2014

3



berdasarkan laporanaudit oleh LPTA/KKMsemasa prosespembaharuanlesen/adhoc audit)

6.

Pengendalian bahanberacun mengikutperaturan danperundangan yangyang ditetapkan

TamanPertanianUniversiti

100% inventori bahanberacun dikawal selia

100% bahan beracundisimpan mengikutperaturan

100%

100%

Analisis tidakdilaksanakan

Punca:Kurang kefahaman terhadapkaedah pengukuranpengendalian danpenyimpanan bahan beracun

Tindakan Pembetulan:Taklimat kepada semua PTJyang terlibat denganpengendalian danpenyimpanan bahan beracun

7.

Pengendalian sisabuangan terjadualmengikut peraturandan perundanganyang ditetapkan(Pengukuranberdasarkanpermohonanpelupusan sisa dariPTJ dan laporanpelupusan sisa darikontraktor yangdilantik)

PejabatPengurusan

Keselamatan danKesihatanPekerjaan

100% melaksanakan prosespelupusan sisa buanganterjadual tidak melebihi180hari/20 tan metrikpenyimpanan sisa

100%

100% PTJ yang terlibattelah melaksanakanproses pelupusan dalamtempoh yang ditetapkan

(laporan terperinci silarujuk Laporan PencapaianPelan Tindakan Peringkatdan Aras dibawah SkopQMS)

AGENDA 8.0STATUS

TINDAKAN PENCEGAHAN DANTINDAKAN PEMBETULAN

Sistem Pengurusan Kualiti(QMS)

Sistem Pengurusan AlamSekitar (EMS)

1

MKSP ISO UPMAGENDA 8.0: Status Tindakan Pencegahan dan Tindakan Pembetulan

1. TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan (MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) tentang laporan status tindakan

pencegahan dan tindakan pembetulan bagi tempoh 2 Mei 2014 hingga 30 Mac 2015

untuk Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) dan tempoh 15 September 2013 hingga 30

Mac 2015 untuk Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS)

2. LATARBELAKANG

Tindakan pencegahan diambil bagi mengelakkan ketakakuran berlaku. Ia

merangkumi proses mengenal pasti pola ketidakpatuhan berlaku yang boleh

menjejaskan mutu perkhidmatan atau prestasi alam sekitar. Kaedah UPM

menentukan tindakan pencegahan adalah menerusi pencapaian Petunjuk Prestasi

Utama (KPI), laporan objektif dan sasaran alam sekitar, komunikasi/maklumbalas

pelanggan, pemerhatian data dan sebagainya. UPM telah mengenal pasti di peringkat

awal ketakakuran yang berpotensi berlaku dan seterusnya akan merancang tindakan

pencegahan.

Manakala Tindakan pembetulan perlu dibuat apabila ketakakuran berlaku jika tidak

mengikut standard pencapaian KPI/pengukuran sasaran proses/Prosedur/Arahan

Kerja/ Kepuasan Pelanggan di UPM. Sebarang ketakakuran yang ditemui direkodkan

dan perlu mengenalpasti punca ketakakuran dan mengambil tindakan pembetulan

yang berkesan bagi memastikan ketakakuran tidak berulang.

3. LAPORAN

Status tindakan pencegahan adalah seperti pada Kertas 14 manakala status

tindakan pembetulan adalah seperti pada Kertas 15.

STATUS TINDAKAN PENCEGAHAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN

2

MKSP ISO UPMAGENDA 8.0: Status Tindakan Pencegahan dan Tindakan Pembetulan

4. SYOR

Mesyuarat diminta-

(a) menyemak dan membuat keputusan mengenai status tindakan pencegahan yang

telah dilaksanakan oleh Peneraju untuk penambahbaikan di UPM.

(b) menyemak dan membuat keputusan mengenai status tindakan pembetulan yang

telah dilaksanakan oleh Peneraju serta keberkesanan tindakannya dalam Sistem

Pengurusan Kualiti dan Sistem Pengurusan Alam Sekitar di UPM.

AGENDA 8.1STATUS

TINDAKAN PENCEGAHAN

[Kertas 14]

1

STATUS TINDAKAN PENCEGAHAN | KERTAS 14[QMS: BAGI TEMPOH 2 MEI 2014 – 30 MAC 2015]

[EMS: BAGI TEMPOH 15 SEPT. 2013 – 30 MAC 2015]

(Tandakan √ pada ruangan yang berkaitan)

√ QMS EMS

BilProses Perkhidmatan yang

Dijangka BerlakuKetidakpatuhan/ Kecacatan

Punca PenyebabKemungkinan Berlaku

ketidakpatuhan/ KecacatanTindakan Pencegahan Tanggung

jawabStatus/Catatan

1. Berkemungkinan sasaran enrolmen5% pelajar prasiswazahantarabangsa tidak tercapai pada2015/2016.

(Pejabat TNC AA)

1. Promosi kurang berkesan2. Sistem akademik di China

yang agak kompleks

Menubuhkan Off-shore OfficeUPM di China untukmempromosi, menyelaras danmeningkatkan pengambilanpelajar.

TNC AA Off-shoreOffice UPM diChina telahdilantik pada14 April 2015.Sementara itu,mesyuarat JPUke-525 telahmeluluskanpelantikanenam (6) agenuntukpengambilanpelajarantarabangsa.

TINDAKAN PENCEGAHAN

2







jawabStatus/Catatan

2. Memastikan UPM mematuhiperaturan dan ketetapan kerajaandalam pelaksanaan Goverments andService Tax (GST) yang dilaksanakanmulai 01 April 2015

(Pejabat Bursar)

Kelemahan sistem kemudahandan infrastruktur

Penyampaian maklumat yangkurang berkesan kepada wargaUPM

Menaiktaraf sistem kewanganSAGA dari version 7.4 kepada8.2 selaras dengan pelaksanaanGST.

Memberi kefahaman tentangGST dengan mengadakantaklimat/bengkel berkenaandengan polisi dan peraturan GSTkepada warga UPM khususnyakepada staf yang terlibat denganpelaksanaan GST

Memastikan operasi berjalandengan lancar tertakluk kepadapolisi dan peraturan semasakerajaan berkenaan dengan GST

Menstruktur semula staf yangterlibat untuk pelaksanaan GST

Mewujudkan bilik gerakan untukproses pelaksanaan GST secaraberpusat dan diuruskan secarabersama untuk melancarkanoperasi GST

Bursar Pelaksanaanpada 01 April2015.

1




QMS √ EMS





jawabStatus/Catatan

1. Sasaran bagi objektif penjimatankertas berkemungkinan tidaktercapai.

Sasaran objektif adalahberdasarkan penggunaan tahunsebelumnya yang kurang sesuaiuntuk jangka masa panjang danmengganggu operasi.

Menukar baseline sasarankepada nisbah staf dan pelajar :bilangan penggunaan kertas(rim).

Bursar

2. Berkemungkinan berlakupembaziran bahan kimia disebabkanperolehan yang tidak dirancang.

Pembelian bahan kimia dibuatoleh semua PTJ secaraberasingan.

Penggunaan gunasamabahan kimia melaluipemantauan yang dibuatdalam Sistem e-Stok.

Bursar

TINDAKAN PENCEGAHAN

AGENDA 8.2STATUS

TINDAKAN PEMBETULAN

[Kertas 15]

1

STATUS TINDAKAN PEMBETULAN | KERTAS 15[QMS: BAGI TEMPOH 2 MEI 2014 – 30 MAC 2015]



√ QMS EMS

Bil Proses Perkhidmatan yangTidak Patuh/Cacat

Punca Penyebab Berlakuketidakpatuhan/ Kecacatan Tindakan Pembetulan Tarikh tindakan Catatan

1. Terdapat 20 daripada 74 programpengajian prasiswazah telah tamatpusingan 5 tahun pada Semester 1Sesi 2014/2015 merujuk kepadaketetapan Senat (Mesyuarat ke-492 pada 9 November 2006);Prosedur Pembentukan ProgramBaharu danPenstrukturan/Semakan SemulaProgram Prasiswazah(UPM/PU/PS/P001); dan ProsedurSwa Akreditasi Penuh ProgramPengajian (UPM/OPR/PNC-BPK/P004).(Pejabat TNC AA)

a) Kurang kesedaran kepentinganmenyemak semula programpengajian setelah tamat pusingan5 tahun.

b)c) Pihak fakulti keliru dengan

kompilasi dasar-dasar jaminankualiti di antara KementerianPendidikan Malaysia (KPM) danAgensi Kelayakan Malaysia (MQA)Bil. 1/201 hingga Bil. 3/2013terutamanya pelaksanaannomenclature baharu.

Melaksanakan Bengkel DasarBaharu Kurikulum danPenamaan Semula ProgramPengajian UPM pada 20 dan 21Oktober 2014 danmenyediakan jadualperancangan semakan semuaprogram dengan menyasarkansemakan program dapatdisiapkan selewat-lewatnyaSeptember 2015.

Semester 1 Sesi2015/2015(September2015)

Semakan programmemerlukanbeberapa peringkatkelulusan termasukJKKU, Senat dan LPU.Dijangka semakanprogram diselesaikanpada bulanSeptember 2015.

2. Paparan Notis Majlis Konvokesyendalam laman web dalam tempoh30 hari dan 25 hari bekerja melaluipenghantaran pos sebelum MajlisKovokesyen ke-38 tidak mematuhiPiagam Pelanggan BahagianKemasukan dan Bahagian UrusTadbir Akademik.(Pejabat TNC AA)

Data graduan siswazah berubahuntuk agihan graduan mengikutsesi konvokesyen yang perludimasukkan ke dalam notis. Datamaklumat yang diperolehi pada30 September 2014.

Makluman awal tarikh padalaman web dan kemaskinimaklumat jika perlu akandilaksanakan pada MajlisKonvokesyen ke-39 tahun2015.

September 2015

TINDAKAN PEMBETULAN

2





3. Tidak mencapai KPI PelanTindakan Peringkat Fungsian danAras Januari – Disember 2014 bagiProses Utama Prasiswazah. KPIyang tidak tercapai adalah satu (1)daripada enam (6) KPI iaitu :peratusan pendaftaran pelajarbaharu dengan PNGK 3.5 keprogram pengajian bacelor yangditawarkan.(Pejabat TNC AA)

Tawaran berganda antara UPUdan USM telah menyukarkanpihak UPM membuatperancangan pengambilanpelajar.

Mempertingkat programpromosi di semua KolejMatrikulasi bagi meningkatkanjumlah pemohon yangmempunyai CGPA 3.500 danke atas untuk memohonprogram, di UPM. Programpromosi telah bermula padabulan November 2014sehingga 12 April 2015 denganjumlah promosi 32 lokasiberbanding 19 lokasi padatahun 2013/2014.

Sepanjang tahun2014

Promosi dilaksanakansecara berterusan

4. Dokumen ISO 9001:2008 bagiproses prasiswazah tidak selarasdengan Kaedah-Kaedah UPM(Perkara Akademik Prasiswazah)2014.(Pejabat TNC AA)

a) Kelulusan Kaedah UPM (PerkaraAkademik Prasiszawah) 2014yang dijangka pada Ogos 2014telah ditangguhkan pada 9Disember 2014 dan dokumenberkenaan berkuat kuasa pada 12Januari 2015 iaitu selepas tarikhSemesetr Pertama sesi 2014/2015bermula (Sepetember 2014) danselepas tarikh pindaankeseluruhan dokumenprasiswazah pada 11 Ogos 2014.

b) Surat rasmi daripada PUUmengenai kuat kuasa dokumenditerima pada 16 Mac 2015.

a) Melaksanakan CPD kepadasemua dokumen prasiswazahyang merujuk kepada KaedahUPM (Perkara Akademik) 2003(Pindaan 2005).

b) Mengadakan roadshow KaedahUPM (Perkara AkademikPrasiswazah) 2014 kepadasemua Dekan/TimbalanDekan/Penolong Pendaftar(Akademik) Fakulti

a) CPD berkuatkuasa pada 8 Mei2015.

b) Roadshow akandilaksanakanpada 13 April2015.

3





5. Semakan dan makluman JWPdalam laman web diadakan padaminggu ke-12 iaitu pada 2Disember 2014 bercanggah denganProsedur Pengurusan jadual WaktuKuliah dan Amali(UPM/PU/PS/P005).(Pejabat TNC AA)

Staf yang dipertanggungjawabkanberada di luar pejabat keranatelibat dalam aktiviti promosi(Matrikulasi Arau) pada 26 hingga30 Oktober 2014 (minggu ke-11).

Membuat semakan danpengesahan supaya jadualwaktu peperiksaan dimasukkanantara minggu 10 – 11 padasemester yang akan datang

2015

6. KPI pengajaran mengikutrancangan mengajar dicapai 100%setiap semester. Fakulti tidak dapatmemberi bukti pengukuran kepadapencapaian KPI berkenaan.(Pejabat TNC AA)

Peratusan pengajaran mengikutrancangan mengajar sukar diukurkerana terlalu subjektif.

Menggugurkan petunjukprestasi (KPI) di bawah prosesutama PengendalianPengajaran dan Pembelajarandalam Pelan TindakanPeringkat Fungsian dan Aras2014 iaitu KPI PeratusanPengajaran mengikutrancangan mengajar.

2015

7. Memuat turun Nota Kuliah ke PutraLMS di Fakulti Perhutanan.

(Data PutraLMS Usage Report pada27 Oktober 2014; Semester 1,2014/15 hanya mencapai 87.36%,berbanding 94.34% pada Semester2, 2013/14).(Pejabat TNC AA)

a) Masih terdapat Pensyarah yangtidak memuat turun nota kuliahseperti yang dikehendaki.

b)c)d) Masih terdapat kursus yang tidak

berkaitan tidak dikeluarkandaripada sistem tersebut.

a. TD(A&A) membentangkanData PutraLMS Usage Reportdalam Mesyuarat FakultiPerhutanan Ke-232 pada 30Oktober 2014 kepada semuapensyarah.

b. Meminta Pentadbir Putra LMSfakulti memantau datamemuat turun Nota Kuliah kePutra LMS dari semasa kesemasa bagi Semester 2,

Fakultimensasarkanpencapaian 100%dalam PutraLMSUsage Reportbagi Semester 2,2014/15

4





2014/2015, dan mengemaskinikursus yang perlu dikeluarkandaripada sistem tersebut.

8. Proses Perkhidmatan PembekalanDokumen bagi permohonan luardiproses dalam tempoh 5 haribekerja dari tarikh permohonanditerima tidak mencapai sasaran90%.(Perpustakaan Sultan AbdulSamad)

Pegawai bertanggungjawab cutisakit yang lama dan tiadapengganti.

a) Pegawai penyeliamembantu memprosespermohonan sekiranyapegawai bercuti lama,menghadiri kursus, cuti sakitlama.b) Pegawai yang diberitanggungjawab membantumengambil dan memulangkanbahan di rak melaksanakantugas tersebut.

2015

9. Proses perolehan bahan diPerpustakaan Kampus BintuluSarawak bagi membelanjakansemua peruntukan yang diagihkanuntuk pembelian bahan tidakmencapai sasaran ≥80%.(Perpustakaan Sultan AbdulSamad)

Tidak membuat pemantauanpembekalan secara berkala.

a) Membuat pemantauanperolehan buku setiap 3 bulan.b) Bahan yang tidak dapatdibekalkan ditawarkan kepadapembekal lain.

Ditutup denganberkesan pada 30Jun 2014

10. Sasaran bagi Pencapaian PiagamPelanggan (PerkhidmatanSiswazah) bagi tahun 2014 tidaktercapai iaitu:

5





a) Memaklumkan keputusanpermohonan penangguhanpengajian dalam tempoh 14 haribekerja selepas permohonanlengkap diterima. Peratusan :82.5% (174 daripada 211permohonan penangguhanpengajian)

Terdapat permasalahan berkaitansistem i-GIMS kerana perubahanpada sistem lama kepada sistembaharu yang mengalamigangguan pengesahanpermohonan pelajar.

Penambahbaikan Sistemi-GIMS Fasa 2.

2015 Sumber: PencapaianPiagam PelangganUPM 2014

b) Memaklumkan keputusanpermohonan pelanjutan tempohpengajian dalam tempoh 14 haribekerja selepas permohonanlengkap diterima. Peratusan :83.5% (209 daripada 251permohonan pelanjutan tempohpengajian)

Terdapat permasalahan berkaitansistem i-GIMS kerana perubahanpada sistem lama kepada sistembaharu yang mengalamigangguan pengesahanpermohonan pelajar.

Penambahbaikan Sistemi-GIMS Fasa 2.


c) Memaklumkankeputusaneperiksaan semesterkepada pelajar dalam tempohenam (6) minggu selepas hariterakhir minggu peperiksaan.Peratusan : 92.2% (8814daripada 9563 keputusanpeperiksaan semester kepadapelajar)

a) Terdapat beberapa pensyarahyang lewat memasukkan markahdan gred serta memohonpenangguhan untuk memasukkanmarkah selepas tempoh secarabersurat kepada Dekan SPS.

b) Terdapat juga pelajar yang tidakmenjelaskan yuran dan tidakboleh mengemaskini markah/greddalam sistem iGIMS.

a) Menghantar notis danperingatan untuk tidakmengulangi perkara yangsama.

b) Peringatan kepada pelajaruntuk menjelaskan yuranselewat-lewatnya pada mingguke-12.


6





d) Memastikan pelajar mendudukiviva voce dalam tempoh tiga (3)bulan selepas penyerahan tesiskepada Sekolah PengajianSiswazah untuk peperiksaan.Peratusan : 50.3% (98 daripada195 pelajar menduduki vivavoce)

(Sekolah Pengajian Siswazah)

Kelewatan pemeriksamengemukakan laporan dankesukaran untuk mengaturkanviva voce.

Mengurangkan komposisipemeriksa untuk pelajarMaster dari tiga (3) ke dua (2)orang pemeriksa selarasdengan keperluan MQA. Inisecara tidak langsung sebagailangkah untukmempercepatkan proses vivadan mengatasi permasalahanuntuk menetapkan tarikh viva.


11. Bilangan Jaringan IndustriBerimpak Tinggi (5 Bintang)

(Pejabat TNC JINM)

Ramai staf masih dalam peringkatawareness berkenaan denganpenarafan bintang serta aktivitijaringan industri.

a) Mewujudkan jawatan TimbalanPengarah CiRNeT bagimembantu memantau danmemberi kefahamanpelaksanaan JINM berimpak.

b) Mengurangkan sasaran ProjekBeimpak Tinggi dari 70 kepada55 pada tahun 2015.

c) Mengadakan bengkelpenerangan jaringan industrikepada pegawaibertanggungjawab di PTJ.

2015 Sumber KPI JINMQ4/2014

12. Pencapaian KPI 2014 Bursar“Peratus Sumber Dalaman VSJumlah Bajet Tahunan” tidakmencapai sasaran yang ditetapkan.KPI 2014 : Sasaran 16%

Pencapaian 14%

(Pejabat Bursar)

Penetapan KPI 2014 yangdisyorkan oleh pihak kementerianyang mana jumlah disasar RM120juta melebihi kemampuan/keupayaan portfolio penjanaanUniversiti. Peningkatan untukportfolio tertakluk kepadapeneraju yang berbeza.

Menambahbaik KPI 2015dengan memberi fokus kepadaportfolio yang menyumbangkepada pendapatan mengurusbagi menjana sumber dalamanUniversiti.

2015 Laporan PencapaianKPI Q4 2014.Laporan PencapaianKPI Q1 2015. –PembentanganLaporan Q1 2015telah dibuat pada 17April 2015 kepada

7





Pegawai KananUniversiti .

13. Pencapaian Pelan TindakanFungsian dan Aras 2014 bagikategori Operasi PerkhidmatanSokongan iaitu Pelaburan danMendapatkan Peruntukan BelanjaMengurus tidak mencapaiansasaran yang ditetapkan.

(Pejabat Bursar)

PelaburanPendapatan dari pelaburanberkurang kerana dana pelaburanadalah dari geran kerajaan yangditerima di mana pada tahun2014 agihan geran adalahmengikut suku tahun berbandingsetiap setengah tahun padasebelumnya. Tempoh pelaburanyang singkat menjejaskanpendapatan dari pelaburan.

Geran MengurusGeran mengurus tidak dicapaipada tahun 2014 keranapemotongan geran mengurussebanyak 10% oleh KementerianPendididkan Malaysia.

PelaburanMengurangkan sasaranpelaburan sebanyak RM2 jutaselaras dengan penguruangangeran kerajaan

Geran MengurusMenambahbaik formula agihanbajet untuk PusatTanggungjawab (PTJ) selarasdengan pengurangan gerankerajaan.

a) Memberi fokus kepadapenjanaan sumber dalamanoleh PTJ bagi membolehkanPTJ menggunakan peruntukanakaun amanah untukmenampung kekuranganbelanja mengurus.

2015Petikan MinitMesyuarat JPU ke 521pada 23 Julai 2014.Minit 521.06 (a):Formula AgihanPeruntukan BelanjaMengurus BagiInstitut di UPM Tahun2014.

Petikan MinitMesyuarat JPU ke 536(04 Mac 2015).Minit 521.06 (a):Formula AgihanPeruntukan BelanjaMengurus UntukPusat TanggungjawabAkademik Tahun2015.Makluman dalam JPUke-524 telah dibuatpada 10 Sept 2014-Petikan Minit 524.05(p).

1




QMS √ EMS


Punca Penyebab Berlakuketidakpatuhan/ Kecacatan Tindakan Pembetulan Tarikh

tindakan Catatan

1. Objektif dan sasaran bagipenjimatan elektrik tidaktercapai.

(Pejabat Pembangunandan Pengurusan Aset)

Sasaran 10% hanyalah untukSkop Pengajaran danPembelajaran yangmenyebabkan kesukaran untukdiukur kerana sistem elektrikbagi setiap PTJ melibatkansemua aktiviti di UPM bukansahaja kepada SkopPembelajaran dan Pengajaran.

i. PPPA akan mengkaji semula objektif dansasaran bagi penjimatan elektrik.

ii. PPPA berusaha untuk meningkatkanpenjimatan elektrik secara keseluruhandan bukan kepada Skop Pembelajarandan Pengajaran sahaja. Antara aktivitiyang dijalankan ialah:Melantik Syarikat ESCO untukmenjalankan aktiviti penjimatan (PTJyang terlibat adalah Fakulti PerubatanVaterinar dan Fakulti Perubatan danSains Kesihatan).

2015

2. Pengukuran pengendalianbahan beracun mengikutperaturan dan perundanganyang ditetapkan tidakdilaksanakan.(Taman PertanianUniversiti)

Kurang kefahaman terhadapkaedah pengukuranpengendalian dan penyimpananbahan beracun.

Taklimat kepada semua PTJ yang terlibatdengan pengendalian dan penyimpananbahan beracun.

2015

TINDAKAN PEMBETULAN

AGENDA 9.0PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN

KEPADASISTEM PENGURUSAN KUALITI

[Kertas 16]

MKSP ISO UPMAGENDA 9.0: Perubahan yang Memberi Kesan kepada SPK

1. TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk mendapat pertimbangan dan kelulusan Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan (MKSP) ISO Universiti Putra Malaysia (UPM) mengenai

perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti UPM bagi

tempoh yang dilaksanakan mulai tempoh 2 Mei 2014 hingga 30 Mac 2015.

2. LAPORAN

Laporan perubahan yang memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti ini

merangkumi aspek perubahan yang dilihat dari segi penstrukturan organisasi,

perubahan terhadap proses kerja melalui teknologi dan inovasi, pelan tindakan

Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM dan sebagainya yang memberi kesan kepada sistem

penyampaian perkhidmatan dan pencapaian universiti. Status perubahan yang telah

dibuat iaitu sebanyak 9 telah dilaksanakan secara berterusan dan sebanyak 5 dalam

proses pelaksanaan. Perincian laporan perubahan yang memberi kesan kepada

Sistem Pengurusan Kualiti adalah seperti pada Kertas 16.

3. SYOR

Mesyuarat adalah diminta mengambil makluman senarai perubahan yang telah

dilaksanakan di UPM yang memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti.

PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA SISTEM PENGURUSANKUALITI

1

PERUBAHAN MEMBERI KESAN KEPADA SISTEM PENGURUSAN KUALITI | KERTAS 16[QMS: BAGI TEMPOH 2 MEI 2014 – 30 MAC 2015]

Bil Perubahan yang TelahDibuat Kesan

Status(Tandakan √ pada ruangan yang berkenaan)

CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan1. Membangunkan portal

Maklumat PertanianMalaysia (MyAgri)(Perpustakaan SultanAbdul Samad)

Memudahkan pengumpulan,penyimpanan dan penyediaanperkhimatan maklumat dalam bidangpertanian di Malaysia.

√

2. Membangunkan portalUPM eThesis(Perpustakaan SultanAbdul Samad)

Memudahkan capaian tesis digital pelajarMaster dan PhD UPM secara intranet.

√

3. Mempromosikan GarisPanduan IntegritiAkademik InstitusiPengajian Tinggi Malaysia(Unit Integriti, PNC)

Membina dan memupuk budaya integritidalam kalangan akademik di semuauniversiti berasaskan kepada enam (6)nilai teras utama iaitu amanah,bijaksana, akauntabiliti, hormat, telus,dan adil.

√ Pemakluman Garis panduan inidibuat melalui Buletin Uniputrapada 12/8/2014.

PERUBAHAN MEMBERI KESAN KEPADA SISTEM PENGURUSAN KUALITI

2




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan4. Garis Panduan Skim Pasca

Doktoral Universiti PutraMalaysia(Pejabat TNCPI)

1. Panduan kepada permohon untukmemohon Program Pasca Doktoral diUniversiti Putra Malaysia. GarisPanduan mengandungi perkara-perkara berikut:i. Bidang Penyelidikanii. Syarat Permohonaniii. Syarat Kelayakan

Penyeliaiv. Permohonanv. Pemilihanvi. Tugas dan

Tanggungjawabvii. Kadar Gaji dan Elaunviii. Kemudahan Lainix. Perlantikanx. Pas Pengajianxi. Perjanjian Kerahsiaanxii. Petunjuk Prestasixiii. Pelantikan Semulaxiv. Cukai Pendapatan

2. Bagi memastikan pelantikan PascaDoktoral mengikuti kriteria-kriteriayang telah ditetapkan dalam garispanduan.

√

3




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan5. Garis Panduan Perlantikan

Penolong Penyelidik,Pembantu Penyelidik(Pentadbiran Penyelidik)dan Siswazah PenyelidikUniversiti Putra Malaysia(Pejabat TNCPI)

1. Panduan untuk memohon jawatanPenolong/ Pembantu Penyelidik (SkimDalaman) .

2. Memastikan ekosistem berkaitanmodal insan dapat dipertingkatkanbagi memastikan kualiti penyelidikandan penerbitan.

3. Memberikan pilihan kepadapensyarah/ penyelidik untuk melantikPenolong/ Pembantu Penyelidikmengikut kelayakan bagi menjalankanpenyelidikan dan seterusnya akanmeningkatkan dan mempercepatkankualiti penyelidikan.

√ Telah Lulus JawatankuasaPengurusan Universiti (JPU) dandalam proses permohonankelulusan Jawatankuasa TetapKewangan (JKTK)

6. Penambahbaikan SyaratLantikan, KPI dan SyaratPerkhidmatan FeloPenyelidik(Pejabat TNCPI)

1. Penambahbaikan kepada syaratlantikan felo penyelidik bagimendapatkan calon yang berkualiti.

2. Penetapan KPI yang berkaitandengan penyelidikan dan pencapaiancemerlang sebelum pelantikan danprestasi bagi memenuhi KPI FeloPenyelidik yang telah ditetapkan.

√ Kertas Cadangan dimajukankepada Jawatankuasa Pemilih(Penyelidikan)

4




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan7. Membangunkan sistem

permohonan danpengurusan jawatan PascaDoktoral/ Felo Penyelidik/Felo Perunding/ PenolongPenyelidik/ PembantuPenyelidik(Pejabat TNCPI)

1. Bagi memantau peruntukanperbelanjaan bagi pelantikan pegawaidan hasil kepada penyelidikan danpenerbitan

2. Memudahkan permohonan jawatansecara online

√

8. Naik taraf Sistem UPMIP(Intelektual Property)(Putra Science Park)

1. Memudahkan permohonan IP secaraonline

2. Peringatan untuk memperbaharuipetan setiap tahun mengikut tahappengkomersialan

3. Pemantauan kepada maklumat IPUPM

4. Pembahagian IP kepada sub klusteryang berkaitan.

√

9. Projek Lean – LantikanPegawai Akademik Gred51/53(Pejabat Pendaftar)

1. Tempoh proses pelantikandikurangkan daripada 6 bulankepada 3 bulan

2. Mengurangkan pembaziranpenggunaan kertas dan kospercetakan

√ Dijalankan secara berperingkat.Keseluruhan projek masih belumlengkap sepenuhnya di manabeberapa kaizen(penambahbaikan) masihberjalan seperti SistemPermohonan SPJA Online danSistem Lapor Diri Online.

5




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan10. Projek Lean – Cuti Belajar

(Pejabat Pendaftar)1. Proses permohonan

dipermudahkan dimana pemohonboleh muat turun dokumenberkaitan dari sistempermohonan cuti belajar

2. Tempoh pemohon mendapatkeputusan dari KPM dipendekkandaripada 3 bulan kepada 1 ½bulan dari tarikh dokumendimajukan ke KPM.

√ Projek masih belum lengkapsepenuhnya.

Beberapa siri perbincangandengan IDEC masih perludilakukan dalam usaha untukmenambahbaik sistempermohonan cuti belajar sediaada dan mewujudkan modulbaru (pemantauan pegawai cutibelajar).

11. Penambahbaikan prosespencen(Pejabat Pendaftar)

Penambahbaikan sistem

e-Ihram :

a) Proses pengeluaran suratPemberian Taraf Berpencen.

Membuat penambahbaikan denganmembangunkan modul pengeluaransurat Pemberian Taraf Berpencensecara cetakan terus (online)

b) Proses pengeluaran pengeluaransurat maklum balas penerimaandokumen pencen.

Membuat penambahbaikan denganmembangunkan modul pengeluaransurat maklum balas penerimaandokumen pencen secara cetakanterus (online).

√

√

Dilaksanakan mulai Julai 2014.Pelaksanaan secara berterusan.Proses kerja menjadi lebih cepatdan mengurangkan kesilapan.

Proses kerja menjadi lebih cepatdan mengurangkan kesilapan.

Dilaksanakan mulai Februari2015. Pelaksanaan secaraberterusan. Proses kerjamenjadi lebih teratur dan cepat

6




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan12. Mengubah kaedah agihan

peruntukan menguruskepada PTJ selarasdengan pemotongangeran mengurus olehkerajaan

(Pejabat Bursar)

Peruntukan universiti dapat diagihkankepada PTJ secara optimum mengikutgeran belanja mengurus yang diluluskanoleh agensi pusat.

√ Pelaksanaan pada Januari 2015.Petikan Minit Mesyuarat JPU ke521 pada 23 Julai 2014Minit 521.06 (a) :FormulaAgihan Peruntukan BelanjaMengurus Bagi Institut di UPMTahun 2014JPU bersetuju formula agihanperuntukan belanja mengurusInstitut di UPM melibatkanperutukan asas sebanyakRM350,000.00berdasarkan trendperbelanjaan 2011-2013,peruntukanRM1,000,000.00 sebagai insentifdiagihkan berdasarkanpencapaian Myra 2013 setiapinstitut dan menggunakanIndikator Prestasi tahun 2014

Petikan Minit Mesyuarat JPU ke536 pada 04 Mac 2015Minit 521.06 (a) :FormulaAgihan Peruntukan BelanjaMengurus Untuk PusatTanggungjawab AkademikTahun 2015.

7




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan13. Pemberian Elaun Gantian

Kereta Rasmi JawatanKepada Pegawai UtamaUPM bagi:

a. menggantikankemudahan keretarasmi universitimodel ProtonPerdana yang telahberusia melebihi 8tahun dan tidakekonomik untukdipakai.

b. UPM tidak perlumenanggung kospenyelenggaraanyang semakinmeningkat selarasdengan usiakenderaan.

(Pejabat Bursar)

Mengeluarkan Pekeliling Bursar Bil. 6.Tahun 2014 : Pengurusan Kereta RasmiUniversiti- Pemberian Elaun GantianKereta Rasmi Jawatan Kepada PegawaiUtama UPMMenarik balik kemudahan kereta rasmijawatan dan membuat bayaran ElaunGantian Kereta Rasmi Jawatan KepadaPegawai Utama UPM.Melakukan semakan dan pemeriksaankenderaan sedia ada untuk tindakanselanjutnya

√ Pelaksanaan mulai 01 Disember2014. Bayaran elaun telahdibuat melalui bayaran gaji.

AGENDA 10.0PERUBAHAN YANG MEMBERI KESANKEPADA SISTEM PENGURUSAN ALAM

SEKITAR

10.1 – DAFTAR UNDANG-UNDANG 10.2 - ASPEK IMPAK 10.3 - LAIN-LAIN PERUBAHAN

AGENDA 10.0PERUBAHAN YANG MEMBERI

KESAN KEPADA SISTEMPENGURUSAN ALAM SEKITAR

10.1: DAFTAR UNDANG-UNDANG

[Kertas 17]

1

PERUBAHAN MEMBERI KESAN KEPADA ALAMSEKITAR | AGENDA 10.0[EMS: BAGI TEMPOH 15 SEPT. 2013 – 30 MAC 2015]


√ 1. Daftar Undang-Undang dan Keperluan lain 2. Aspek Impak 3. Lain-lain



CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan1. Pindaan Daftar Undang-

Undang berkuatkuasa 11September 2014.i. menambah

Environmental Quality(Amendment) Act2012 [Act A1441]kerana ini adalahpindaan baru kepadaEnvironment QualityAct;

ii. menggugurkanEnvironment Quality(Clean Air)Regulations 1978[P.U.(A) 309/2000]kerana ia telah luput;

Rujukan terkini senarai daftar undang-undang dan keperluan lain yangberkaitan selaras dengan keperluan skopalam sekitar UPM

√ -

AGENDA 10.0: PERUBAHAN MEMBERI KESAN KEPADA ALAM SEKITAR

2




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakaniii. menggugurkan

Environment Quality(Prescribed Premises)(Crude Palm Oil)Order 1977 [P.U.(A)199/77] berdasarkanteguran AuditorSIRIM kerana ia tidakterpakai denganaktiviti UPM;

iv. menggugurkanEnvironment Quality(Prescribed Activities)(EnvironmentalImpact Assesment)Order 1987 [P.U.(A)362/87] berdasarkanteguran AuditorSIRIM kerana ia tidakterpakai denganaktiviti UPM;

3




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakanv. menambah

Environmental Quality(Compounding ofOffences) Rules 1978[P.U.(A) 281/78]sebagai maklumancara pembayarankompaun;

vi. menggugurkanEnvironment Quality(Prescribed Premises)(Scheduled WastesTreatment andDisposal Facilities)Order 1989 [P.U.(A)140/89] berdasarkanteguran AuditorSIRIM kerana ia tidakterpakai denganaktiviti UPM;

4




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakanvii. menggugurkan

Environment Quality(Prescribed Premises)(Scheduled WastesTreatment andDisposal Facilities)Order 1989 [P.U.(A)141/89] berdasarkanteguran AuditorSIRIM kerana ia tidakterpakai denganaktiviti UPM; dan

viii. menambahEnvironmental Quality(Sewage) Regulations2009 [P.U.(A)432/2009]

(Pejabat PenasihatUndang-Undang)

5




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan2. Pindaan Daftar Undang-

Undang berkuatkuasa 23Januari 2015

i. MenambahEnvironment Quality(Clean Air)Regulations 2014[P.U.(A) 151/2014].

ii. Natural ResourcesAnd EnvironmentOrdinance (Chapter84) (Law of Sarawak)1958

iii. Water Ordinance1994 (The WaterSupply Regulations1995


Rujukan terkini senarai daftar undang-undang dan keperluan lain yangberkaitan selaras dengan keperluan skopalam sekitar UPM

√

6




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan3. Membina senarai semak

(“Check Points”) untukkegunaan ahliJawatankuasa PenilaianKepatuhan (JKPK)berdasarkan DaftarUndang-Undang


Memudahkan ahli JKPK membuatpenilaian kepatuhan terhadap aktiviti danlaporan yang dikemukakan oleh penerajuproses

√

AGENDA 10.0PERUBAHAN YANG MEMBERI KESANKEPADA SISTEM PENGURUSAN ALAM

SEKITAR

10.2: ASPEK IMPAK

[Kertas 18]

1

PERUBAHAN MEMBERI KESAN KEPADA ALAMSEKITAR | KERTAS 18[EMS: BAGI TEMPOH 15 SEPT. 2013 – 30 MAC 2015]


1. Daftar Undang-Undang dan Keperluan lain / 2. Aspek Impak 3. Lain-lain



CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan1. Menambah aktiviti

PenyelenggaraanKompleks Renang didalam senarai daftarAspek dan ImpakPersekitaran

Sisa bahan kimia (klorin) yang digunakanbagi aktiviti pembersihan kolam bolehmemberi kesan kepada alam sekitar iaituunsur tanah dan air

√ Kawalan telah dilaksanakanmengikut Prosedur PengurusanSisa Terjadual

2. Menambah aktivititernakan haiwan di dalamsenarai daftar Aspek danImpak Persekitaran

1. Sisa ubatan yang digunakan dalamaktiviti rawatan kesihatan haiwanboleh memberi impak kepada alamsekitar iaitu unsur tanah.

2. Darah hasil daripada aktivitipenyembelihan haiwan bolehmemberi kesan kepada alam sekitariaitu air akan tercemar.

√ 1. Kawalan telah dilaksanakanmengikut ProsedurPengurusan Sisa Terjadual.

2. Kawalan telah dilaksanakan dimana air yang tercemar darahbinatang akan melalui SistemRawatan Kumahan sebelumdibebaskan ke saliran yangberhampiran


2

PERUBAHAN MEMBERI KESAN KEPADA ALAMSEKITAR | KERTAS 18[EMS: BAGI TEMPOH 15 SEPT. 2013 – 30 MAC 2015]



CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan3. Menambah aktiviti

pencucian bas di dalamsenarai daftar Aspek danImpak Persekitaran

Bekas syampu yang digunakan untukmembasuh bas boleh memberi kesankepada alam sekitar (unsur tanah danair).

√ Kawalan telah dilaksanakanmengikut Prosedur PengurusanSisa Terjadual.

4. Menambah aktivitipenyelenggaraan alatelektrik di dalam senaraidaftar Aspek dan ImpakPersekitaran

Bahan buangan aksesori elektrik sepertisel kering, mentol, lampu kalimantang,komputer dan lain-lain memberi kesankepada alam sekitar iaitu tanah dansumber asli.

√ Menyediakan Garis PanduanPelupusan e-Waste(SOK/OSH/GP09/E-WASTE)berkuatkuasa pada 12/12/2014.

AGENDA 10.0PERUBAHAN YANG MEMBERI

KESAN KEPADA SISTEMPENGURUSAN ALAM SEKITAR

10.3: LAIN-LAIN PERUBAHAN

[Kertas 19]

1



1. Daftar Undang-Undang dan Keperluan lain 2. Aspek Impak √ 3. Lain-lain

Bil Perubahan yangTelah Dibuat Kesan


CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan1. Program Hari Tanpa

Bermotor UPM(Pejabat TNC HEPA)

Memberi kesedaran kepada pelajardan juga warga UPM mengenaikepentingan pelaksanaan greenagenda di UPM serta menyokongagenda Kampus Hijau.

√ a. Pelancaran pada 4 April 2015.b. Memperkenalkan laluan

berbasikal, laluan pejalan kakiberbumbung sertapenggunaan bas dalamkampus menggunakan gas.

c. Dilaksanakan pada setiap hariSabtu mulai jam 7 pagi hingga10 pagi.

d. Program fasa pertamamelibatkan kawasan di sekitarkolej-kolej kediaman lembahiaitu Kolej Kedua; Kolej TunDr. Ismail; Kolej Canselor;Kolej Kelima; Kolej Keenam;Kolej Sultan Alaeddin SuleimanShah; Kolej Tun Perak danKolej Pendeta Za’ba.


2




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan2. Penarafan UI-

Greenmetric WorldUniversity Rankingmelalui penyediaanpelbagai aktivitipengajaran,penyelidikan,kokurikulum dan sistempengurusan kualitiberteraskan pengurusanalam sekitar yangberkesan(Pejabat StrategiKorporat danKomunikasi)

Membuktikan komitmen UPMterhadap pemuliharaan danpemeliharaan alam sekitar yangmemberi kesan kepada pencapaianpenarafan iaitu berada padakedudukan ke-41 terbaik di duniaberdasarkan usaha kelestariankampus dan pengurusan alamsekitar. (19 Januari 2015) danuniversiti ke-3 terbaik di rantauAsia Tenggara dan ke-4 terbaikAsia dalam kajian penandaarasankelestarian antarabangsa.

√ 40 indikator yang meliputi 6 skoputama, iaitu infrastruktur (15%),tenaga dan perubahan cuaca(21%), sisa buangan (18%), air(10%), pengangkutan (18%) danpendidikan (18%) dalam penarafankelestarian alam sekitar.

3. Melaksanakan ProgramPenanaman Pokok 2015di Hutan Simpan AyerHitam, Puchong.(Pejabat TNC HEPA)

Melahirkan generasi yang pekakepada alam sekitar dan memupukkesedaran dalam kalanganmahasiswa dan mahasiswagenerasi Y.

√ Program dianjurkan olehSekretariat Alam Sekitar, KolejSepuluh, Universiti Putra Malaysia.Sebanyak 300 pokok telah ditanamoleh para pelajar UPM.

3




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan4. Melaksanakan Program

Penanaman Pokok Khasyang dikenali sebagaiPutra Sarjana 2014.(Sekolah PengajianSiswazah)

1. Memberi pendedahandalam memulihara alamsekitar alam sekitar untukgenerasi akan datang.

2. Memberi pendedahankepada pelajar pascasiswazah UPM tentangkepentinganmempertingkatkanpersekitaran hijau.

√ Pendedahan dalam memuliharapersekitaran melalui pembukaansebuah dusun mangga.Pelaksanaan pada 22 Mac 2014.

5. Menganjurkan MajlisSambutan Hari Bumi2014(Pejabat NaibCanselor)

Memupuk kesedaran alam sekitarkepada orang ramai dalampemuliharaan dan pemeliharaanalam sekitar.

√ a. Sambutan Hari Bumi 2014dianjurkan oleh JabatanAlam Sekitar, KementerianSumber Asli dan AlamSekitar dengan kerjasamaKementerian Pelajaran danUniversiti Putra Malaysia(UPM).

b. Diadakan pada 22 April2014 di Dewan Banquet,Universiti Putra Malaysiadengan tema 'BandarHijau’.

4




CatatanTelah

DilaksanakanSedang

Dilaksanakan6. Menjalankan Kempen

Kesedaran PenjimatanElektrik(PejabatPembangunan danPengurusan Aset)

Menjimatkan penggunaan tenagaelektrik.

√ Kempen secara berterusan mulai15 Julai 2013

7. Menjalankan KempenKesedaran PenjimatanKertas(Pejabat Bursar)

Menjimatkan penggunaan kertasdengan mengambil kira konsep3R–Reduce, Reuse and Recycle.

√ Kempen secara berterusan mulai15 Julai 2013

AGENDA 11.0PELUANG PENAMBAHBAIKAN

[Kertas 20]

MKSP ISO UPMAGENDA 11.0: Peluang Penambahbaikan

1. TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk mendapat pertimbangan dan kelulusan Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan (MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) mengenai peluang

penambahbaikan di UPM yang akan dilaksanakan.

2. LAPORAN

Laporan peluang penambahbaikan ini direkodkan daripada hasil penemuan kajian

kepuasan pelanggan, pemantauan proses produk/perkhidmatan, analisis data, hasil

laporan pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM dan sebagainya. Sebanyak

empat (4) peluang penambahbaikan yang telah direkodkan di bawah Sistem Pengurusan

Kualiti (QMS) manakala tiada laporan peluang penambahbaikan bagi Sistem Pengurusan

Alam Sekitar (EMS). Laporan penuh adalah seperti pada Kertas 20.

3. SYOR

Mesyuarat adalah diminta mengambil makluman senarai peluang penambahbaikan yang

akan dilaksanakan di UPM.

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

1

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | KERTAS 20[QMS: BAGI TEMPOH 2 MEI 2014 – 30 MAC 2015]



√ QMS EMS

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan TindakanCadangan

TarikhPelaksanaan

Catatan

1. Proses kawalan rekod perlu disemak dan dikaji semulamemandangkan terdapat sebilangan rekod khususnyarekod penilaian pengajaran pensyarah tidakdiselenggara.(Pejabat TNC AA)

Urus setia bagi proses utama prasiswazah diBahagian Urus Tadbir Akademik membuatsemakan rekod penilaian pengajaranpensyarah dan kandungan fail kursus. Hasildaripada semakan didapati bahawamaklumat Penilaian Pengajaran Pensyarahtelah sedia direkod di dalam IntergratedSupport System yang boleh diakses olehpentadbir fakulti yang dilantik. Manakalapemantauan kursus/pengajaran bagi setiapsemester mengikut kohort pelajar turutboleh dipantau melalui Laporan HasilPembelajaran Program (PO) dan Kursus(CO) melalui Programme OutcomesSummatiive Evaluation (POSE) di dalamSistem PutraOBE yang telah dimulakanpada Semester 1 Sesi 2014/2015 dan akanditambah baik dari semasa ke semasa.

31 Mac 2015

AGENDA 11.0: PELUANG PENAMBAHBAIKAN

2




TarikhPelaksanaan

Catatan

2. Meningkatkan penglibatan (membudayakan) pegawaiakademik dalam Jaringan Industri dan Masyarakat(JINM) menerusi pelaksanaan Sistem PenilaianPrestasi Tahunan Bagi Komponen Jaringan Industridan Masyarakat yang akan dilaksanakan bermula2015. Ini adalah untuk menjayakan Pelan StrategikUPM 2014-2020 (Matlamat ke 3: MelonjakkanPerkhidmatan Jaringan Industri dan Masyarakat)(Pejabat TNC JINM)

Sistem Penilaian Prestasi Tahunan (SPPT)Pegawai Akademik bagi komponen JINMmelibatkan khidmat dan sumbangan dalamempat (4) bidang tugas dalam sub-komponen JINM iaitu:(a) Jaringan Industri dan Masyarakat(b) Projek /aktiviti industri atau

komuniti,(c) Pengiktirafan dalam Aktiviti JINM,

dan(d) (d) Penjanaan Pendapatan.(e)

Struktur SPPT yang diperkenalkan tersebuttelah mengambil kira pelaksanaan tanpamenjejaskan tumpuan pegawai akademikkepada kepentingan fungsi Akademik danPenyelidikan dan Inovasi UPM.

2015 Telah mendapatkelulusan MesyuaratJawatankuasaPengurusanUniversiti ke-530bertarikh 10Disember 2014[kertas JPU Bil.530/2]

3. Melonjakkan pencapaian dalam QS Ranking(Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi)

(a) Meningkatkan Employer Reputation,melalui pendekatan lebih agresifdengan mengadakan hubungan baikdengan pihak majikan atau pihakindustri. Selain itu pangkalan dataAlumni UPM dan industri perludimantapkan agar promosi jenamaUPM dapat dilaksanakan secaralangsung dan berterusan kepadaAlumni UPM dan pihak industri.

2015 Berdasarkan petikanminit JPU kali ke-524pada 10/9/2014

3




TarikhPelaksanaan

Catatan

(b) Faculty Student Ratio, melaluimekanisme pengiraan bilangan pelajardan staf mengikut pengiraan Full-timeEquivalent (FTE).


(c) Meningkatkan prestasi danmemperkukuhkan kedudukan dalambeberapa aspek kritikal seperti:

i. meningkatkan jumlah pengambilanpelajar antarabangsa pada peringkatprasiswazah dan pascasiswazah.


ii. mengkaji semula pelantikan tenagapengajar luar negara terutamanyadalam melihat kesesuaian, signifikandan kepentingan dalam persekitaranuniversiti yang menyokong kepadakemajuan akademik danpengantarabangsaan.

iii. meningkatkan jumlah papers perfaculty dan citations per faculty.Komponen ini merupakan duaindikator untuk memperbaiki kuantitidan kualiti penyelidikan,termasuklah memberi penekanankepada ISI-indexed journals danpenerbitan yang berimpak tinggi.

4




TarikhPelaksanaan

Catatan

iv. memperkukuhkan bidangpenyelidikan dan pengajianterutamanya bidang kebitaraansupaya UPM dapat memperbaikikedudukan dalam ranking bysubject.

4. Memberi perkhidmatan yang efektif kepadamasyarakat dari aspek kesihatan(Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan)

Pembangunan Unit Pakar KesihatanBergerak bagi wanita, kanak-kanak danwarga emas


mesyuarat kajian semula pengurusan (mksp) iso …reg.upm.edu.my/eiso/portal/mksp iso...

Documents