mesyuarat semakan pengurusan iso ke-2reg.upm.edu.my/eiso/portal/mksp iso/mksp 2018...kepada semua...

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 1 -

LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) ISO UPM TAHUN 2017(QMS ISO 9001 KALI KETUJUH)

BIL.MINIT PERINCIAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

/TINDAKANSTATUS

PELAKSANAAN/PENCAPAIAN

7.4 - ISU LUARAN DAN DALAMAN UNIVERSITI1. 7.4 (d) mengambil perhatian bahawa semakan/pemantauan berkala

isu luaran dan dalaman dan pihak berkepentingan akandilaksanakan sekali setahun iaitu pada setiap akhir tahun danakan dibawa untuk pelaporan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti(JKK) kali pertama pada tahun berikutnya sebagaimana yangtelah dipersetujui dalam Mesyuarat JKK Kali ke-36 (Khas) pada10 Ogos 2017. Bagi tahun 2017, hanya laporan pemantauansetengah tahun iaitu bagi tempoh Julai hingga Disember 2017akan dibawa dan dibentangkan dalam Mesyuarat JKK KaliPertama tahun 2018 mengambilkira tempoh bermulanyakuatkuasa Standard MS ISO 9001:2015 adalah pada 1 Jun2017.

Ketua Bahagian PengurusanKualiti Perkhidmatan

(KBPKP), CQA

Maklum balas Pusat JaminanKualiti :Telah dibentangkan pada Mesyuarat JKKKali Pertama pada 6 Februari 2018.

2. 7.4 (e) mengambil perhatian bahawa laporan perubahan isu dalamandan luaran sepertimana keperluan klausa 9.3.2 (Input KajianSemula) Standard MS ISO 9001:2015 hanya dapat dilaporkanpada MKSP tahun berikutnya memandangkan ianya pertamakali diwujudkan pada tahun 2017.

Ketua Bahagian PengurusanKualiti Perkhidmatan

(KBPKP), CQA

Maklum balas Pusat JaminanKualiti :Akan dibentangkan pada MKSP QMS2018 pada 19 April 2018.

7.5 - PRESTASI DAN KEBERKESANAN PENGURUSAN ISO7.5.1.1 - Penemuan Audit QMS7.5.1.1 (b) - Audit Dalaman QMS 2017

3. 7.5.1.1(b)x.1 mengambil perhatian terhadap empat (4) kelemahan yangdilaporkan oleh Ketua Juruaudit Dalaman UPM, iaitu:

pengurangan peruntukan kewangan kepada PTJ memberikesan kepada pelaksanaan program dan aktiviti di PTJterutama aktiviti penyelenggaran/ baik pulih. PTJ perlu

Ketua PTJ Maklum balas Ketua PTJ :

FBSB :Diambil tindakan dalam perancangantahun 2018.


merancang dan melaksana aktiviti penjimatan dan pendanaanpendapatan supaya proses perkhidmatan di PTJ tidak terjejas.

FSKTM :Telah dilaksanakan aktivitipenyelenggaran/baik pulih denganmenggunakan peruntukan dari tabungamanah 62112 sekiranya peruntukanmengurus tidah mencukupi.

Perancangan penjanaan akandibengkelkan bagi tujuan penambahanpendapatan dengan mengenakansewaan makmal komputer dandewan/bilik seminar.

FPAS :Pengurusan Kewangan Fakultidibincangkan di dalam MesyuaratPengurusan Fakulti. Seminar/ Program/bengkel telah dirancang bagi tahun 2018bagi membantu fakulti menjanapendapatan.

IPSAS :1. Telah mengenal pasti senarai

keutamaan program & aktiviti.2. Telah membuat perancangan

peruntukan perbelanjaanmengikut objek am/objek bagitahun 2018 berdasarkan rekodperbelanjaan tahun 2017 padahujung tahun.

3. Memaklum dan membincangkanperkara tersebut semasaMesyuarat Pengurusan IPSAS.


Bahagian Pentadbiran, Pej. NC :

Bahagian Pentadbiran, Pejabat NaibCanselor telahpun membuatperancangan kewangan dan akanmelaksanakan aktiviti penjimatan agarfungsi PTJ tidak terjejas. Perancangankewangan ini telah mengambil kiracadangan daripada pihak SeksyenKewangan Canselori.

PSASPSAS melaksanakan aktiviti penjimatandan penjanaan pendapatan melaluipenganjuran seminar/bengkel dansewaan ruang/bilik telah dilaksanakan.

CADeCADe telah melaksanakan aktivitipenjimatan perbelanjaan dan telahmerangka aktiviti pendanaan melaluipenawaran latihan, bengkel dan seminardalam pengajaran dan pembelajarankepada pegawai akademik luar UPM(dalam dan luar negara) bermula pada2018.

Pejabat BursarLangkah penjimatan telah dimulakan diPejabat Bursar dan beberapa portfoliopenjimatan baharu telah dikenalpastiseperti pelaksanaan perolehan kertas A4menggunakan kontrak pusatberdasarkan pekeliling Pejabat Bursar Bil.2 2018 iaitu Pelaksanaan PerolehanKertas A4 (80 Gsm) Secara KontrakPusat Universiti Putra Malaysia Serdang,Selangor.


Strategi penjanaan dan penjimatan UPMmenjadi salah satu fokus utama bagitahun 2018 dan telah dimaklumkankepada semua warga UPM melalui teksucapan Yang Berbahagia Datin PadukaDato’ Naib Canselor UPM di dalamPerutusan Naib Canselor 2018 yang telahdiadakan pada 23 Februari 2018.

Bagi merealisasikan agenda ini, PejabatBursar telah menyediakan Strategi 2018dengan melibatkan pelaksanaanpenjanaan pendapatan di semua pusattanggungjawab (PTJ) UPM denganmenetapkan KPI kewangan kepadasemua PTJ dan penjimatan kos secarakeseluruhan sebagai strategi jangkapendek untuk menampung defisituniversiti. Pelan ini telah dibentangkan diMesyuarat Pegawai Kanan pada 5 Mac2018.

CQA :Perancangan kewangan berdasarkanagihan peruntukan dengan langkahpenjimatan dan keutamaan kepadapelaksanaan pengurusan aktiviti kualitiuniversiti.

BKU :BKU telah melaksanakan aktivitipenjimatan perbelanjaan dan telahmerangka aktiviti pendanaan melalui1) Pengurangan kadar kerja lebih masa2) Penjanaan melalui kutipan saman,kadmatrik rosak/hilang( TELAH DILULUSKAN OLEH JPU)


1) Papan tanda tunjuk arah2) Pelekat kenderaan Pelajar dan Staf3) Pelekat kenderaan Pelajar dan Staf(hilang /rosak)4) Pas Sementara5) Khidmat Lalulintas (untuk pemohonagensi luar sahaja)(DALAM PROSES KELULUSAN)

TPU:Telah membuat perancanganpengurusan kewangan bagi peruntukantahun 2018.

4. 7.5.1.1(b)x.2.1 perlu memberi perhatian dan tindakan segera ke atas NCRyang berulang seperti:

penyediaan rekod berkaitan pengajaran dan pembelajaran;

TWP Prasiswazah dan TWPSiswazah

Maklumbalas TWP Siswazah :Mencadangkan agar prosesmelengkapkan fail kursus dimasukkansebagai salah satu kriteria pemarkahanLaporan Penilaian Prestasi TahunanPensyarah.

Maklumbalas TWP Prasiswazah :

Pihak peneraju proses utamaprasiswazah memurnikan rekodkualiti fail kursus, iaitu menjadikan lima(5) daripada 17 item di dalam fail kursusadalah merujuk on-line (SMP), tanpaperlu memasukkan salinan keras kedalam fail berkenaan. Pelaksanaanberkenaan adalah melalui cadanganpindaan dokumen (CPD ) yang berkuatkuasa pada 24 April 2018.

5. 7.5.1.1(b)x.2.2. penggunaan dokumen lapuk masih lagi berlaku; Semua TWP Maklum balas Semua TWP :

TWP Kolej : Tindakan telah diambil.


TWP iDEC :Tiada dokumen lapuk digunakan.

TWP FBSB :Hebahan melalui emel kepada pekerjaFakulti.

TWP FSKTM :FSKTM tidak menyimpandokumen/borang dalam bentuk salinanhard copy yang dicetak dari sistem.

Hanya dokumen yang diperlukan untukurusan semasa sahaja akan dicetaksekiranya perlu.

TWP FPAS :Dokumen atau borang yang digunakanperlu dicetak daripada sistem SPKsemasa diperlukan.

TWP IPSAS :Tidak menyediakan salinan keras tetapisemua staf perlu memuat turundokumen semasa daripada Portal e-ISO.

TWP ITAFoS :Staf menggunakan borang yang dimuatturun daripada Portal e-ISO

TWP (PP) PEJABAT NC :Membuat hebahan kepada staf agarlupuskan borang/dokumen lapuk yangada dalam simpanan danborang/dokumen terkini boleh dicapaimelalui Portal e-ISO.


TWP PSAS :Peringatan supaya tidak menggunakandokumen lapuk dibuat melalui e-melkepada semua staf setiap kali pindaandokumen dikuatkuasakan.

TWP CADeStaf telah diingatkan dari masa kesemasa dan yang terkini semasaTaklimat Pengurusan dan Kewanganpada 19 Januari 2018.

TWP Pejabat BursarTidak menyimpan dokumen secarasalinan keras. Dokumen perlu dimuatturun dari Portal e-ISO apabiladiperlukan.

TWP CQADokumen dimuat turun daripada Portale-ISO mengikut keperluan bagimemastikan tiada sebarangsimpanan/cetakan dokumen luput.

TWP TPU:Hebahan telah dibuat melalui emelkepada semua staf untuk perkaraberkenaan.

TWP PEJ. TNCAA:Dokumen terkini dimuat turun daripadaPortal e-ISO dan digunapakai mengikutkeperluan bagi memastikan tiadasebarang simpanan/cetakan dokumenluput.


6. 7.5.1.1(b)x.2.3. laporan kemajuan penyelidikan lewat/tidak dihantar; TWP Pejabat Timbalan NaibCanselor

Penyelidikan dan Inovasi

Maklum balas :1. Penyelidik terlibat akan membuat

pembentangan Laporan KemajuanPenyelidikan (LKP) bermula 16 Macsehingga 15 April 2018 di setiap PTJmasing-masing.

2. Pemantauan berterusan LKP danLAP menggunakan Sistem PRIMSyang sedang dibangunkan (dijangkasiap Oktober 2018). Memandangkanmodul pemantauan sistem PRIMSmasih dalam pembangunan, UnitPemantauan Penyelidikan RMC telahmemajukan templet dan senaraiprojek yang perlu dipantau bagipenghantaran laporankemajuan/akhir geran dari penajaluar (KPT/MOSTI) kepada pegawaipemantau di PTJ bagi setiap kitaranpemantauan.

3. Cadangan Pindaan Dokumen (CPD)bagi Garis Panduan PengurusanPenyelidikan dan Inovasi untukPejabat TNCPI iaitu di bahagian5.3.5 Pemantauan Projek, (j) akanberkuatkuasa selepas BengkelSemakan Dokumen Peneraju ProsesP&I yang akan diadakan pada 12Februari 2018.

7. 7.5.1.1(b)x.2.4. infrastruktur bangunan kolej kediaman yang diserah uruskepada PJS Dev. Sdn. Bhd. dan UPM Holdings tidakdiselenggara dengan baik;

TWP Pejabat Timbalan NaibCanselor (Hal Ehwal Pelajar

dan Alumni) &TWP Kolej

Maklum balas TWP Kolej :Pertemuan Khas JawatankuasaPengurusan Universiti (JPU), PengerusiJemaah Pengetua dan PJS Dev. Sdn.Bhd. pada 9 Ogos 2017. Antara perkarayang dipersetujui ialah:-

a) PJSD telah mengecat dalam bilikpelajar yang melibatkan 611 bilikpelajar,


b) PJSD telah menukar tilambaharu di blok yang melibatkan611 bilik pelajar,

c) Staf Kolej telah bergotongroyong memangkas dahan pokokbunga pagar bersebelahanDewan Putra 2 pada 9-11 Ogos2017,

d) Kolej Serumpun telahmengadakan semakan inventoridi bilik-bilik pelajar sebagaipersediaan pendaftaran pelajarbaharu seperti berikut;- K12 pada 08 Ogos 2017- K14 pada 15 Ogos 2017- K16 pada 15 Ogos 2017- K15 pada 16 Ogos 2017

Satu sesi mesyuarat di antara TNC(HEPA), KMR dan UPMH telah diadakanpada 23 Oktober 2017 bagimembincangkan kemudahan di KMR.Perkara yang dibincangkan;

a) Penggantian langsirb) Penukaran perabotc) Tandas tersumbatd) Alat pencegahan kebakarane) Tingkap berkarat dan tidak boleh

dilaras

8. 7.5.1.1(b)x.2.5 alat pemadam api luput tarikh. TWP Pejabat Pembangunandan Pengurusan Aset

Maklum balas :Penyelenggaraan alat pemadam apiadalah dibawah tanggungjawab PTJmasing-masing.

Bagi alat pemadam api, penyelengaraanberkala dibuat setahun sekali yangdibuat secara berkontrak atau tidakberkontrak. Bagi penyelenggaran berkala


ini adalah dipantau oleh PTJ sendiri samaseperti penyelengaraan kenderaanPTJ. Disamping itu pemeriksaan Tempatkerja oleh PPKKP tahunan telahtermasuk elemen alat pemadam api danjuga pemeriksaan kendiri tempatkerja secara berkala yang mana ianyadilaporkan di dalam MesyuaratKKP PTJ. Sepatutnya jika semuatindakan dilaksana dgn sempurna, tidakmungkin berlaku alat pemadam api telahluput tarikh kecuali PTJ tidak mengambiltindakan segera ke atas penemuan.

9. 7.5.1.1(b)x.3 pelaksanaan proses berkaitan keselamatan dan kesihatanpekerjaan di PTJ perlu dipertingkatkan.

Pengarah, PejabatPengurusan Keselamatandan Kesihatan Pekerjaan

Maklum balas :PPKKP melakukan penguatkuasaan dansemakan ke atas PTJ melalui SesiPemeriksaan Keselamatan dan KesihatanPekerjaan yang mana satu (1) kalisetahun setiap PTJ.

10. 7.5.1.1(b)x.4 UPM perlu meneliti struktur di Pusat Jaminan Kualiti agarproses pemantauan keberkesanan pelaksanaan ISO dapatdimantapkan.

Pengarah, Pusat JaminanKualiti &

TWP Pejabat Pendaftar

Maklum balas CQA :Pemantapan Struktur Organisasi CQAdengan kekangan bilangan sumbermanusia sedia ada ditangani menerusipendekatan ‘multitasking’ denganpenstrukturan terkini pada 14 Mac 2018bertujuan membantu memantapkanperanan CQA. Keperluan sumbermanusia yang masih terdapatkelompongan sebagaimana StrukturOrganisasi CQA yang telah diluluskan,diusulkan kepada Pejabat Pendaftar.

Maklum balas Pejabat Pendaftar :Setiap PTJ bertanggungjawab menelitistruktur organisasi masing-masingdengan mengambilkira fungsi organisasidan agihan kerja optimum.


Perolehan kelulusan pengisian sumbermanusia daripada JPA adalah sangatterhad dengan keutamaan agihankepada entiti baharu seperti HospitalPengajaran.

PTJ yang menghadapi kekurangan stafdisarankan untuk melihat agihan tugasstaf secara multitasking, dan menelitisemula operasi kerja supaya lebih lean.

7.5.2 - PRESTASI PROSES, KEBERKESANAN DAN KEPATUHAN PERKHIDMATAN7.5.2.1 – Pencapaian Objektif Kualiti QMS7.5.2.1(a) - Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 2016 dan Penetapan KPI 2017

11. 7.5.2.1(a)ii. mengambil perhatian semua ketidakpatuhan kepadapencapaian KPI yang ditemui telah dan sedang diambiltindakan pembetulan untuk penambahbaikan berterusan bagimemastikan tindakan yang diambil adalah berkesan.

Semua PenerajuKPI UPM

Maklum balas PSAS :Semua tindakan pembetulan telahdiambil tindakan.

Maklumbalas Bahagian Akademik :Pencapaian KPI Akademik telahdibentangkan kepada semua PegawaiUtama pada 16 Januari 2018 dantindakan pembetulan telah dan sedangdilaksanakan oleh fakulti yangmerupakan pemilik proses.

12. 7.5.2.1(a)viii. mengambil perhatian mana-mana sasaran KPI Q2 yangberpotensi tidak mencapai sasaran yang ditetapkan akandiambil tindakan pencegahan bagi memastikan KPI yangditetapkan mencapai sasaran.

Semua PenerajuKPI UPM

Maklumbalas Bahagian Akademik :Tindakan pencegahan untuk memenuhisasaran KPI dilaksanakan oleh PemilikProses di fakulti.

Maklum balas SPS:Bilangan Graduan PhD 378 (500):- memastikan peperiksaan akhir pelajar

disegerakan bagi mana-mana pelajaryang telah mengemukakan tesis;

- memantau proses penghantaranpembetulan tesis oleh pelajar;

- memajukan senarai nama pelajaryang telah dilantik ahli JK Peperiksaan


Tesis kepada Fakulti/Institut untukperingatan proses penghantaran tesis;dan

- pembentangan pencapaian graduandibentangkan dalam mesyuaratpengurusan untuk melihat pencapaianterkini dan tindakan susulan (jikaberkaitan).

Peratus GOT :- Proses peperiksaan akhir pelajar yang

masih dalam tempoh GOTdisegerakan agar tidak melangkauisemester berikutnya; dan

- memajukan senarai nama pelajaryang telah dilantik ahli JK PeperiksaanTesis kepada Fakulti/Institut untukperingatan proses penghantaran tesis.

Bilangan Pascasiswazah antarabangsatidak tercapai.- Giat menyertai aktiviti promosi

antarabangsa.SPS telah menyertai 6 pameranpendidikan di luar negara bagimempromosikan program pengajiansiswazah.

- Mengeluarkan surat tawaran denganlebih cepat.Mesyuarat JKKPPS diadakan lebihkerap bagi memastikan keputusanpermohonan dapat dikeluarkandengan segera. SPS juga bercadanguntuk memansuhkan JKKPPS bagimempercepatkan lagi proseskelulusan permohonan.

- Pengurusan VAL dan Visa pelajarhendaklah dimantapkan. SPS sentiasa


bekerjasama dengan iPUTRA untukmembantu urusan VAL terutama bagiproses pengecaman dan pengesahancalon pelajar.

Pejabat Bursar : Rujuk KPI Q2

7.5.2.1(b) - Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras13. 7.5.2.1(b)iii. mengambil perhatian laporan perincian laporan pencapaian

Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras bagi tempohJanuari hingga Jun 2017 sebagaimana Lampiran 11.Mesyuarat meminta melaksanakan kawalanketakakuran/tindakan pencegahan/penambahbaikan terhadaplaporan yang tidak mencapai sasaran.

Ketua PTJ dan PenerajuProses yang berkaitan(Pejabat Bursar, PKU,

PKKSSAAS, FPV, Penerbit &Pejabat PUU)

Maklum balas : Pejabat PUUPegawai telah meletak jawatan berkuatkuasa 31 Julai 2017 dan pegawai baharuyang menggantikannya telah diberipenerangan mengenai Garis PanduanPelanggaran Kontrak Perkhidmatan dansenarai dokumen lengkap untuk notistuntutan dikeluarkan dalam tempoh 7hari bekerja.

Maklum balas : Penerbit UPMPemantauan ke atas proses pengurusanpenerbitan diteruskan dari semasa kesemasa dan sasaran telah dicapai dalamtempoh Januari – Disember iaitu 86.2%.

Maklum balas : Pejabat BursarPindaan akan dibuat ke atas sasaran2018 bagi laporan Penilaian PrestasiPembekal bagi proses perolehan iaitu :

i. Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kali setahun(bagi markah 95% dan ke atas)dipinda kepada markah 90%.

ii. Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kali setahun- 50% dan ke bawah (kurangmemuaskan) dipinda daripada0% kepada 10%.


Maklum balas : PKKSSAASKebiasaan bagi sasaran KPI tempahanDewan Besar, Panggung Percubaan danPerkhidmatan Kebudayaan akan mecapai100% pada sukuan keempatmengambilkira diawal tahun kekuranganmendapat tempahan daripada pihak luar.

14. 7.5.2.1 (c) Pencapaian Piagam Pelanggan

iv. mengambill perhatian cadangan penambahbaikan yangdilaporkan, iaitu:

paparan laporan pencapaian PiagamPelanggan perlu diaparkan pada setiaplaman sesawang PTJ. Terdapat PTJyang memaparkan keseluruhan laporanyang di paparkan pada laman sesawangutama UPM.

Semua Ketua PTJ Maklum balas :CQA : Telah dipaparkan PiagamPelanggan CQA yang terkini (Februari2018).

BKU :Telah dilaksanakan.

TPU:Laporan Pencapaian Piagam Pelanggantelah dipaparkan pada laman sesawangTPU.

Bahagian Akademik: Telah paparkanPiagam Pelanggan yang terkini.

pembangunan Piagam Pelanggan perludisahkan dalam mana-manaperbincangan atau mesyuarat utamaPTJ bagi tujuan pemakluman semua ahliPTJ.

Maklum balas :CQA : Piagam Pelanggan CQA denganpindaan terkini melalui kelulusanMesyuarat Pengurusan CQA pada 14 Mac2018. Turut dikomunikasikanpemakluman bersama pekerja CQAmenerusi emel.

BKU : Mesyuarat bersetuju denganPiagam Pelanggan BKU seperti berikutdan berkuatkuasa serta merta.


1. Masa diambil untukmengeluarkan PelekatKenderaan tidak melebihi 10minit.

2. Masa diambil untukmengeluarkan Pas Pekerja 3 haribekerja.

3. Masa diambil untukmengeluarkan Kad Kampus 3hari bekerja.

4. Masa diambil untuk memprosesNotis Kesalahan Lalulintas yangditerima tidak melebihi 10 minit.

5. Proses penyediaan danpemasangan Papan TandaTunjuk Arah dalam tempoh 3hari.

Tarikh mesyuarat dijalankan pada 15 Mei2017 dalam Minit Mesyuarat 1.16.

pelaporan piagam pelanggan telahdimasukkan sebahagian daripadapemarkahan penilaian laman web PTJbagi anugerah Hari Kualiti dan InovasiPerkhidmatan 2017.

Maklum balas :CQA: Dimasukkan sebagai elemenPemarkahan Anugerah PenarafanBintang Pengurusan Pentadbiran - HKIPUPM 2018.

7.6 - KOMUNIKASI, MAKLUM BALAS PELANGGAN/ PIHAK BERKEPENTINGAN DAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN7.6.1 - Maklum Balas Pelanggan

15. 7.6.1(e)i. mengambil perhatian dan tindakan berhubung cadanganberikut:

memperluaskan capaian Sistem Maklum Balas Pelanggan (U-Respons) kepada Pegawai Khidmat Pelanggan UPM Holdingsekoran adanya maklum balas seperti pertanyaan dan aduandaripada pengguna berkaitan entiti berkenaan; dan PKPU

Maklum balas :Mesyuarat bagi mewujudkan satu groupemail bagi UPM Holdings, UPMConsultancy & Services Sdn Bhd danUPM Education & Training Sdn Bhd akandibuat pada 23 April 2018.

Kaedah sedia ada ialah denganmenghantar surat rasmi / emelmemaklumkan aduan kepada UPM


Holdings, UPM Consultancy & ServicesSdn Bhd dan UPM Education & TrainingSdn Bhd.

16. 7.6.1(e)ii. mewujudkan soalan lazim untuk rujukan semua penggunaSistem U-Respons sebagai salah satu kaedah bagimengurangkan jumlah pertanyaan yang berulang.

Maklum balas :Pengumpulan soalan lazim dalam sistemU-Respon akan dibuat bersama denganmaklumbalas TPKP sebagai penggunasistem pada 16 sehingga 27 April 2018.

Bengkel naik taraf sistem U-Respon pada28 Mei 2018 bersama IDEC akan turutmembincangkan tujuan mewujudkanmenu soalan lazim pada interface sistemdan button checking bagi mengujikestabilan sistem.

7.6.2 - Maklum balas Pihak Berkepentingan17. 7.6.2(c)i. mesyuarat mengambil perhatian dan tindakan terhadap dua

(2) cadangan penambahbaikan berikut, iaitu:

membangunkan soal selidik kajian pihak yang berkepentinganyang mencakupi keseluruhan keperluan pihak yangberkepentingan sepertimana yang dinyatakan dalam Lampiran1a-h dalam Manual Kualiti (UPM/PGR/MK); dan

PKPU

Maklum balas :Bengkel membangunkan Soal SelidikKajian Pihak Berkepentingan akan dibuatpada 27-28 Jun 2018 mengambil kiraperancangan edaran Soal Selidik akandibuat pada Dis 2018.

18. 7.6.2(c)ii. melaksanakan kajian keperluan pihak yang berkepentinganterhadap peneraju proses utama universiti.

7.6.4 - Kajian Kepuasan Pelanggan19. 7.6.4(f)i. mengambil perhatian terhadap cadangan penambahbaikan

pada pelaksanaan KKP pada masa hadapan seperti berikut:

kemudahan fizikal lain adalah termasuk kemudahan ruangmenunggu, kaunter penyembut tetamu, papan tanda arah,bilik mesyuarat, lif, surau, tandas dan kemudahan untukOrang Kelainan Upaya (OKU);

PKPU

Maklum balas :Bengkel Pengurusan Pelanggan akandibuat pada 4 Mei 2018 memandangkania tidak dapat dilaksanakan pada Dis2017 kerana berlaku pertukaran danpenamatan kontrak staf.


20. 7.6.4(f)ii terdapat 47 aduan berkaitan kemudahan fizikal danperkhidmatan pelanggan di kaunter atau telefon. Peratusaduan yang dianalisa mendapati skop sokongan (n=68,60.7%) lebih tinggi berbanding skop yang lain dimanamasing-masing 18 di bawah skop pra siswazah, 17 di bawahskop pascasiswazah dan sembilan (9) di bawah skoppenyelidikan dan Inovasi.

Bengkel akan merangkumi penekanankepada penambahbaikan kemudahanfizikal, perkhidmatan pelanggan dikaunter atau telefon.

21. 7.6.4(f)iii. cadangan penambahbaikan lain yang diperolehi adalah terdiridaripada kemudahan tandas di PTJ, kemudahan tempatmeletakkan kenderaan dan kemudahan surau. Peratuscadangan yang dikemukakan adalah terdiri daripada skopsokongan (n=69, 55.2%) dan di bawah kategori kemudahanfizikal awam sebanyak 50 cadangan (40%).

7.7 – PELAKSANAAN PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG7.7.1 - Pengenalpastian Risiko dalam Proses/Prosedur Kerja

22. 7.7.1(f)i. mengambil perhatian berhubung cadangan tindakanpenambahbaikan seperti berikut:

mengenalpasti dan menyenaraikan proses kerja/SOP sebenarmengikut peneraju (proses utama, sokongan dan operasi),merekod dan melaksana RBT dalam semua proses kerjatersebut;

KBPKP/ Semua TimbalanWakil Pengurusan PP/PTJ

Maklum balas BKU :Cadangan mengadakan kursus/bengkelpada 6 Februari 2018.

Maklum balas FBSB :Akan hadir dalam sesi bengkelberkenaan.

Maklum balas FSKTM :Semua urusan/proses kerja dijalankanmengikut prosedur dan standard yangditetapkan peneraju proses sebagaimanaprosedur ISO.

Fakulti sentiasa memantau aktiviti agarselari dan mematuhi prosedur yangditetapkan.


Maklumbalas FPAS:Proses kerja di PTJ mengikut prosedurISO yang berkuatkuasa. Penyataan risikodan pihak berkepentingan telahdiluluskan di peringkat JawatankuasaPengurusan Fakulti dan telah dihebahkankepada warga fakulti pada 26 Mac 2018melalui emel.

Maklum balas IPSAS :Telah mengadakan perbincangan untukmengenal pasti Risiko dalam proses kerjaberkaitan Skop Siswazah dan SkopPenyelidikan & Inovasi.

Maklum balas Pejabat NC :PNC telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/Pemantapan QMS:Konteks Organisasi dan Tindakanmenyatakan Risiko PTJ pada 25-26Januari 2018 yang telah dianjurkan olehPusat Jaminan Kualiti.

Maklum balas PSAS:Pengenalpastian risiko dalamproses/prosedur kerja akan dilakukandalam Bengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan Kualiti (QMS) :Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab (PTJ) pada 25 dan 26 Januari2018.

Maklum balas SPS:SPS telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti(QMS): Konteks Organisasi dan Tindakan


Menyatakan Risiko PTJ - Skop PraUniversiti, Pra Siswazah & Siswazahpada 23-24 Januari 2018 yang telahdianjurkan oleh Pusat Jaminan Kualiti,UPM.

Pemurnian semula telah dibincangkandan dipersetujui di dalam MesyuaratPengurusan Sekolah Pengajian Siswazahpada 21 Februari 2018 dan telah diwar-warkan kepada semua staf melalui emelpada 28 Februari 2018 dan telahdimaklumkan di dalam MesyuaratSemakan Keberkesanan Proses (MSKP)Peneraju Proses Pengajian SiswazahTahun 2018 pada 26 Februari 2018.

Maklum balas CQA:Menganjur dan menyelaras pelaksanaanBengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti(QMS): Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko PTJ pada 23-26Januari 2018 mengikut skop/entitiperkhidmatan.

Maklum balas TPU:Penyediaan dokumentasi telahdisediakan dan disahkan dalamMesyuarat Pengursan pada 15 Mac 2018.

Maklum balas Bahagian Akademik:Penyataan risiko dan pihakberkepentingan telah dibincangkan dandiluluskan di peringkat MesyuaratPengurusan BK dan BAKD pada 19Februari 2018.


23. 7.7.1(f)ii. senarai risiko yang telah dikenalpasti kini, dianalisis kawalansedia ada dan strategi tindakan, ditentukan sama ada untukmengelak risiko, terima risiko kerana peluang, hapus sumberrisiko atau pindahkan risiko, dan dibawa untuk kelulusanMesyuarat Jawatankuasa Kualiti UPM; dan

Maklum balas BKU:Pengenalpastian risiko dalam proses/prosedur kerja akan dilakukan dalamBengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan kualiti (QMS):Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko PusatTanggungjawab (PTJ) pada 13 dan 14Februari 2018.


Maklum balas IPSAS :Maklumat telah dibawa ke BengkelPenyediaan/Pemantapan DokumentasiSistem Pengurusan Kualiti (QMS):Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab mengikut Skop pada 23 & 24Januari 2018 dan 25 & 26 Januari 2018.

Maklum balas Pejabat NC:PNC telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/Pemantapan QMS:Konteks Organisasi dan Tindakanmenyatakan Risiko PTJ pada 25-26Januari 2018 yang telah dianjurkan olehPusat Jaminan Kualiti.

Pemurniaan akan diadakan pada 12Februari 2018 bagi semua entiti dibawah Pejabat Naib Canselor.

Maklum balas PSAS:Pengenalpastian risiko dalamproses/prosedur kerja akan dilakukan


dalam Bengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan Kualiti (QMS) :Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab (PTJ) pada 25 dan 26 Januari2018.

Maklum balas Bahagian Akademik:Penyataan risiko dan pihakberkepentingan telah dikenalpasti dandibincangkan di peringkat MesyuaratPengurusan BK dan BAKD pada 19Februari 2018.

24. 7.7.1(f)iii. risiko positif (peluang) juga akan dikenalpasti daripada senarairisiko yang dikemaskini. Maklum balas BKU:

Cadangan mengadakan kursus/bengkelpada 6 Februari 2018.


Maklum balas IPSAS :Akan mengenal pasti risiko positif darisemasa ke semasa dan merujuk jugakepada hasil keputusan BengkelPenyediaan/Pemantapan DokumentasiSistem Pengurusan Kualiti (QMS):Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab mengikut Skop pada 23 & 24Januari 2018 dan 25&26 Januari 2018.

Maklum balas Pejabat NC:PNC telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/Pemantapan QMS:Konteks Organisasi dan Tindakanmenyatakan Risiko PTJ pada 25-26


Januari 2018 yang telah dianjurkan olehPusat Jaminan Kualiti.

Pemurnian diadakan pada 12 Februari2018 bagi semua entiti di bawah PejabatNaib Canselor.

Maklum balas PSAS:Pengenalpastian risiko dalamproses/prosedur kerja akan dilakukandalam Bengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan Kualiti (QMS) :Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab (PTJ) pada 25 dan 26 Januari2018.

Maklumbalas Bahagian Akademik:Senarai risiko (positif) telah dikenalpastidan dibincangkan di peringkat MesyuaratPengurusan BK dan BAKD pada 19Februari 2018.

7.8.2 - Status Tindakan Pembetulan25. 7.8.2(c)i. mengambil perhatian laporan status tindakan pembetulan

yang masih perlu diambil tindakan bagi memastikankeberkesanan tindakan, iaitu:

tindakan pembetulan QMS yang tidak berkesan berkaitan KPIuntuk mengekalkan kedudukan laman web UPM padakedudukan tiga teratas;

TWP Perpustakaan SultanAbdul Samad

Maklum balas :Laporan status tindakan pembetulanberkaitan KPI untuk mengekalkankedudukan laman web UPM padakedudukan tiga teratas adalah sepertiberikut:

1. Membina Laman Web baharuUPM yang mula digunakan padaawal April 2017

Laman web baharu UPM dan semuaPusat Tanggungjawab di UPMdirasmikan pada 3 April 2017


2. Memperbanyakkan kandunganyang dapat menarik pihak luarmembuat pautan ke Laman WebUPM/PTJ.

Pihak CosComm telah memuat naikberita dan artikel yang terkinisepanjang masa dan secaraberterusan pada Laman Web utamaUPM.

3. Membuat pertukaran pautandengan organisasi/ individu luarsecara berterusan.

Pihak CosComm telah mengambiltindakan membuat pertukaran pautanmelalui M.O.U dan juga lawatan daridelegasi dalam dan luar negara.[124 lawatan delegasi luar negara, 23MOU/MOA Luar Negara(Akademik/Pertukaran Pelajar), 28MOU/MOA Dalam Negara]

4. Mewujudkan menu Alumni dimenu pelanggan (web Fakultidan Institut sahaja)

Menu alumni telah diwujudkan secaraautomatik pada setiap MenuPelanggan web Fakulti dan Institut .Ini adalah satu langkah bagimeningkatkan kriteria impact padaWebometrics.

5. Membangunkan page khas untukAlumni UPM (staf dan pelajar)


Perbincangan awal telah diadakandengan pihak Pusat Alumni UPM pada21 April 2017. Hasil perbincanganialah Pusat Alumni UPM kurangbersetuju untuk menbangunkan pagekhas untuk Alumni UPM (staf danpelajar) kerana melibatkan privasialumni.

6. Menambah jumlah penulisandalam format HTML dan PDF diLaman Web UPM / PTJ

a) Laman web berpusat yang barutelah mempunyai ruangan untukmenulis artikel peringkat PTJ

b) Penilaian laman web PTJmemerlukan setiap PTJ membuatartikel dalam laman web masing-masing

Keberkesanan Tindakan Pembetulanyang dibuat akan dilaporkan setelahkedudukan laman web UPM bagi tempohpenilaian Julai – Disember 2017 yangakan diumumkan pada penghujungJanuari 2018.

7.10 - PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN7.10.1 - Pembentukan dan Semakan Dasar

26. 7.10.1(c) mengambil maklum semakan terhadap Dasar Kualiti dibuatoleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan dasar kini dibuatpada 20 Jun 2017 berdasarkan keperluan standard baharuISO 9001:2015. Mesyuarat mengambil perhatian apa-apadasar atau polisi mengenai pengurusan kualiti Universiti PutraMalaysia yang berkuat kuasa sebelum ini adalah dimansuhkan.


Mesyuarat meminta Dasar Kualiti terkinidipaparkan/digunapakai di semua Pusat Tanggungjawab.

Semua Ketua PTJ & TWP Maklum balas Ketua PTJ / TWP:

Kolej : Telah ambil maklum.

iDEC : Edaran keratan Dasar Kualititerkini kepada semua staf.

FBSB : Telah diambil tindakan.

FSKTM : Telah dilaksanakan.

FPAS : Dihebahkan kepada semua stafmelalui emel.SPS: Kad kecil Dasar Kualiti dan ObjektifKualiti UPM terkini telah diedarkankepada semua staf SPS dan telahdipaparkan di bilik-bilik mesyuarat, lobiSPS serta di setiap unit.

IPSAS : Dasar Kualiti terbaharu telahdipaparkan di ruang papan kenyataanIPSAS.

Pejabat NC :Tindakan telah diambil dan dipaparkandalam laman sesawang Pejabat NaibCanselor dan Kad Kecil Dasar Kualiti danObjektif Kualiti diedarkan pada staf diPTJ.

Pejabat PUU :Dasar Kualiti terkini telah dipaparkan diPejabat Penasihat Undang-Undang.

Pejabat Bursar:Telah diambil maklum dan diemelkankepada semua warga Pejabat Bursar.


PSAS :Dasar Kualiti terkini telah dimaklumkankepada semua staf PSAS melalui e-melpada 16 Januari 2018. Kad kecil DasarKualiti dan Objektif kualiti terkini telahdiedarkan kepada staf PSAS.

CADe :Dasar Kualiti terkini telah dipaparkan dandigunapakai di CADe.

CQA :Dasar Universiti Putra Malaysia (SistemPengurusan Kualiti) 2017 dibuat pada 20Jun 2017 dipaparkan pada Portal e-ISOjuga dipaparkan di CQA.

BKU : Telah diambil tindakan.

TPU:Hebahan telah dibuat kepada semua stafmelalui emel.

Bahagian AkademikDasar Kualiti terkini (dibuat pada 20 Jun2017) telah dipaparkan di papankenyataan dan digunapakai di PTJ.

27. 7.10.1(e) mengambil perhatian selain daripada 3 dasar ISO (QMS, ISMSdan EMS) yang digunakan di UPM, terdapat juga dasar lainyang digunakan di UPM yang dirujuk dan berkaitan, sepertiDasar Kelestarian Hijau dan lain-lain. Mesyuaratmencadangkan supaya dasar terpakai di UPMdimaklum/dihebah kepada warga universiti.

Pejabat Pendaftar danPejabat Strategi Korporat

dan Komunikasi

Maklum balas Pejabat Pendaftar:Perkeliling dan Surat Pekeliling dasaryang diterima dari kerajaan untukdigunapakai di UPM dihebahkanmenerusi surat pemakluman kepadaKetua PTJ dan peneraju dasar, sertadimuatnaik di laman web PejabatPendaftar. Setiap peneraju dasarberkaitan bertanggungjawab untukmembuat hebahan dan memberi arahanpenguatkuasaan dasar kepada warga


universiti.

Maklum balas Pejabat StrategiKorporat dan Komunikasi:Edaran maklumat dilakukan melaluiBuletin, Info UPM dan edaran ke PTJbagi dasar-dasar yang diguna pakai diUPM.

Dasar Hijau telah diedarkan sejak 11April 2011 dan maklumat bolehdiperolehi di Laman Web UPM.

7.10.2 - Perubahan yang Memberi Kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti28. 7.10.2(b)i. mengambil perhatian 13 perubahan yang memberi kesan

kepada Sistem Pengurusan Kualiti yang dilaporkan masihdalam proses tindakan pelaksanaan, iaitu:kuat kuasa ISO 9001:2015;

Pengarah,Pusat Jaminan Kualiti

Maklum balas :Kuat kuasa Sistem Pengurusan Kualiti MSISO 9001:2015 pada 1 Jun 2018.

29. 7.10.2(b)ii. inisiatif visibiliti pertanian; Dekan, Fakulti Pertanian Inisiatif Visibiliti Pertanian adalah sepertiberikut:

1. Program Pertanian Bandaran2. Program Inkubasi Usahawantani3. Promosi Media Massa ,

Buletin ,Surat Khabar,Facebook,Laman Web, PameranMAHA, Pecipta

4. Promosi di peringkat kebangsaandan antarabangsa

5. eDUPARK6. Produk Inovasi berasaskan

pertanian PadiU,Hibrid redTalapia,Rumput SATIRI, PutraJ58, Zappa Bacto ten,Biogreen,Putra Tani

7. Konferensi,seminar dan Forum didalam bidang pertanian diperingkat kebangsaan danantarabangsa seperti IPIMA,


FAnres, IAC.8. Agripolis9. AgriQuest Newsletter.10. Farm Run 2017, Vivarium11. Program Jaringan Industri dan

Masyarakat12. Mobiliti Pelajar Inbound dan

Outbound13. Lawatan dari pelbagai Universiti

dalam dan luar negara.14. Program UPM Agrobank

Certification Program15. Program 2u2i

30. 7.10.2(b)iii. program pemindahan ilmu dan kepakaran penyelidikan; Timbalan Naib Canselor(Penyelidikan dan Inovasi)

Maklum balas :RMC telah menjalankan beberapa siriprogram pemindahan ilmu dankepakaran penyelidikan sepertimanaberikut;1. Program Pemerkasaan Panel Penilai

UPM;2. Bengkel Penulisan Proposal Kepada

Penyelidik Muda;3. Industry Collaboration Engangement

(ICE) Day;4. Distinguished Lecture &

Collaboration Series.

Bagi tahun 2018, program berikut telahdirancang sebagai tambahan kepadaprogram-program yang telah dijalankandi atas iaitu ;5. Program RLR (Regulation - Literate

Researcher);6. Forum “Winning and Managing High

Impact Research Grants”;7. Bengkel “Logical Framework

Analysis”; dan8. Writing Enculturation Workshop

Series.


31. 7.10.2(b)iv. Geran Putra Berimpak; Maklum balas :Kesan daripada masalah ekonomi global,dana penyelidikan dari sektor swasta danantarabangsa semakin terhad. Bagimembantu penyelidik cemerlangmenjalankan aktiviti penyelidikan, GeranPutra Berimpak diperkenalkan untukmemberi peluang kepada penyelidikcemerlang memohon geran universitisecara individu.

32. 7.10.2(b)v. Penawaran program 2u2i, iaitu program PembelajaranBerasaskan Kerja (Work-Based Learning);

Timbalan Naib Canselor(Akademik danAntarabangsa)

Maklum balas :Perubahan kepada SPK tentang 2u2imasih belum diukur kerana pelajarkohort 2u2i pertama (Bacelor SainsPengurusan Ladang) belum bergraduatiaitu masih di tahun ke-2 pengajian.

33. 7.10.2(b)vi. Pengurusan Tabung Kutipan dan Agihan Dana Wakaf IlmuUPM;

Pengarah, WAZAN Maklum balas :

Rujuk Lampiran WAZAN [Minit7.10.2(b)vi] berkaitan pengurusantabung kutipan dan agihan dana WakafIlmu.

34. 7.10.2(b)vii. Pelaksanaan Pengurusan Risiko UPM yang menyeluruh; Pengarah CoSComm Maklum balas :

Rujuk Lampiran CoSComm [Minit7.10.2(b)vii.] berkaitan pelaksanaanPengurusan Risiko UPM yangmenyeluruh.

35. 7.10.2(b)viii. Pemantapan pelaksanaan program Summer School; Timbalan Naib Canselor(Akademik danAntarabangsa)

Maklum balas :(i) UPM telah menjadikan Program

Summer School sebagai KPI baharubagi fakulti pada tahun 2018.

(ii) Semua fakulti telah menyediakan


pakej program masing-masing danakan ditawarkan bermula Jun-Oktober 2018.

(iii) Promosi program ini telahdilaksanakan bermula Februari2018.

(iv) Maklumat lanjut boleh didapati dilaman web iPUTRA diwww.intl.upm.edu.my

36. 7.10.2(b)ix. Siri Program Temu Mesra Alumni; Pengarah, Pusat Alumni Maklum balas :(i) Pusat Alumni telah melaksanakan

46 Program Temu Mesra bagi tahun2017 bertujuan menambahpendanaan bagi menyokongprogram/aktiviti Pusat Alumni.

(ii) Sumbangan tunai yang diterimamelalui Program Temu MesraAlumni adalah sebanyakRM40,298.75.

(iii) Sumbangan ‘inkind’ dalam bentukbarangan yang diterima melaluiProgram Temu Mesra Alumni adalahsebanyak RM18,500.00.

(iv) Pusat Alumni turut berjayamendapatkan penajaan biasiswamelalui Program Temu MesraAlumni bagi tahun 2017 adalahsebanyak RM285,000.00.

37. 7.10.2(b)x. Program Penajaan Biasiswa Pendidikan Kolaborasi AntaraUPM-Yayasan Sime Darby;

Timbalan Naib Canselor(Jaringan Industri dan

Masyarakat)

Maklum balas :Setakat Disember 2017, telah berjayamenaja 7 orang pelajar : 3 pelajarMaster dan 4 pelajar Ph.D

38. 7.10.2(b)xi. Bengkel Pemantauan Geran Putra IPB dan Geran RACE; Pengarah RMC Maklum balas :17 Bengkel Pemantauan Geran IPB telahdijalankan di RMC bermula April 2017sehingga Ogos 2017.


Mengikut tatacara pemantauan yangbaharu, Bengkel Pemantauan LaporanAkhir Geran Putra (bagi projek yangtidak mencapai KPI) akan dijalankan diPTJ masing-masing bermula 15 Mac – 15April 2018 (Kitaran 1) dan 15 Sept. – 15Okt 2018 (Kitaran 2). Laporanpembentangan akan dimajukan ke RMCuntuk tindakan susulan kepada projekyang masih berstatus ‘Tidak MencapaiKPI.’

39. 7.10.2(b)xii. Pelaksanaan amalan pembelajaran berimpak tinggi ini (HIEPsatau High Impact Educational Practices), Service/CommunityBased Learning (SL);

Pengarah CADE Maklum balas :100 peratus program pengajianprasiswazah dan asasi yang menjalanisemakan kurikulum telah mengandungi 5daripada 9 elemen HIEPs.Setakat 31 Januari 2018 sejumlah 65daripada 72 program telah mendapatkelulusan Senat manakala 2 programdalam semakan Senat dan 5 programlagi dalam semakan JKKU. Maklumatterperinci adalah seperti di LampiranCADe.

40. 7.10.2(b)xiii. Penstrukturan pentadbiran UPM Kampus Bintulu. Dekan/ PentadbiranKampus Bintulu

Maklum balas :Penstrukturan baharu UPMKB telahberkuatkuasa pada 1 Mac 2018 denganpelantikan Pengarah UPMKB sebagaiketua pengurusan kampus cawangan.

7.11 - PELUANG PENAMBAHBAIKAN41. 7.11(c) mengambil perhatian terhadap cadangan tarikh pelaksanaan

tindakan bagi peluang penambahbaikan yang perlu dipantauoleh peneraju QMS dan ISMS yang terlibat.

QMS SAHAJA: TWP TNCPI/TWP TNCJINM

Maklumat cadangan tarikh pelaksanaandan status tindakan pemantauan telahdinyatakan.[Rujuk Lampiran 7.11(c)]

mesyuarat semakan pengurusan iso ke-2reg.upm.edu.my/eiso/portal/mksp iso/mksp 2018...kepada semua...

Documents