agenda mesyuarat kajian semula pengurusan ...reg.upm.edu.my/eiso/portal/mksp iso/mksp...

265
AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM) 2018 SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK/QMS) KALI KE 8 PADA 19 APRIL 2018 (KHAMIS) 1.0 ALUAN PENGERUSI 2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Minit MKSP ISO Tahun 2017/Kali Kedua (QMS KALI KE 7 sahaja) 3.0 TINDAKAN SUSULAN MESYUARAT LEPAS Tindakan Susulan MKSP ISO 2017/Kali Kedua (QMS KALI KE 7 sahaja) 4.0 PERUBAHAN ISU LUARAN DAN DALAMAN UNIVERSITI YANG RELEVAN TERHADAP SPK 5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN KEBERKESANAN SPK 5.1 Maklum Balas Pelanggan/Pihak Berkepentingan 5.2 Kajian Kepuasan Pelanggan 5.3 Pencapaian Objektif Kualiti SPK a) Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 2017 dan Penetapan KPI 2018 b) Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras 2017 c) Pencapaian Piagam Pelanggan 2017 i) Proses Utama Universiti ii) Proses Sokongan dan Operasi Sokongan 5.4 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan 5.5 Penemuan Audit a) Laporan Keberkesanan Penutupan Audit Pemantauan 2 oleh SIRIM b) Laporan Audit Dalaman QMS 2018 5.6 Prestasi Penyedia Luar 6.0 KECUKUPAN SUMBER 6.1 6.2 Sokongan Sumber Manusia Sokongan Sumber Kewangan 7.0 KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKAN RISIKO DAN PELUANG 8.0 PELUANG PENAMBAHBAIKAN 9.0 HAL-HAL LAIN

Upload: others

Post on 30-Oct-2020

18 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AGENDAMESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM) 2018

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK/QMS) KALI KE 8

PADA 19 APRIL 2018 (KHAMIS)

1.0 ALUAN PENGERUSI

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARATMinit MKSP ISO Tahun 2017/Kali Kedua(QMS KALI KE 7 sahaja)

3.0 TINDAKAN SUSULAN MESYUARAT LEPASTindakan Susulan MKSP ISO 2017/Kali Kedua(QMS KALI KE 7 sahaja)

4.0 PERUBAHAN ISU LUARAN DAN DALAMAN UNIVERSITIYANG RELEVAN TERHADAP SPK

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN KEBERKESANAN SPK

5.1 Maklum Balas Pelanggan/Pihak Berkepentingan5.2 Kajian Kepuasan Pelanggan5.3 Pencapaian Objektif Kualiti SPK

a) Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 2017 dan Penetapan KPI 2018b) Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras 2017c) Pencapaian Piagam Pelanggan 2017

i) Proses Utama Universitiii) Proses Sokongan dan Operasi Sokongan

5.4 Ketakakuran dan Tindakan Pembetulan

5.5 Penemuan Audit

a) Laporan Keberkesanan Penutupan Audit Pemantauan 2 oleh SIRIM

b) Laporan Audit Dalaman QMS 2018

5.6 Prestasi Penyedia Luar

6.0 KECUKUPAN SUMBER6.16.2

Sokongan Sumber ManusiaSokongan Sumber Kewangan

7.0 KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKAN RISIKO DAN PELUANG

8.0 PELUANG PENAMBAHBAIKAN

9.0 HAL-HAL LAIN

Page 2: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

3.0 TINDAKAN SUSULAN MESYUARAT LEPAS ........................................................................

Tindakan Susulan MKSP ISO

Tahun 2017/Kali Kedua (QMS KALI KETUJUH)

Page 3: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 1 -

LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) ISO UPM TAHUN 2017(QMS ISO 9001 KALI KETUJUH)

BIL.MINIT PERINCIAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

/TINDAKANSTATUS

PELAKSANAAN/PENCAPAIAN

7.4 - ISU LUARAN DAN DALAMAN UNIVERSITI1. 7.4 (d) mengambil perhatian bahawa semakan/pemantauan berkala

isu luaran dan dalaman dan pihak berkepentingan akandilaksanakan sekali setahun iaitu pada setiap akhir tahun danakan dibawa untuk pelaporan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti(JKK) kali pertama pada tahun berikutnya sebagaimana yangtelah dipersetujui dalam Mesyuarat JKK Kali ke-36 (Khas) pada10 Ogos 2017. Bagi tahun 2017, hanya laporan pemantauansetengah tahun iaitu bagi tempoh Julai hingga Disember 2017akan dibawa dan dibentangkan dalam Mesyuarat JKK KaliPertama tahun 2018 mengambilkira tempoh bermulanyakuatkuasa Standard MS ISO 9001:2015 adalah pada 1 Jun2017.

Ketua Bahagian PengurusanKualiti Perkhidmatan

(KBPKP), CQA

Maklum balas Pusat JaminanKualiti :Telah dibentangkan pada Mesyuarat JKKKali Pertama pada 6 Februari 2018.

2. 7.4 (e) mengambil perhatian bahawa laporan perubahan isu dalamandan luaran sepertimana keperluan klausa 9.3.2 (Input KajianSemula) Standard MS ISO 9001:2015 hanya dapat dilaporkanpada MKSP tahun berikutnya memandangkan ianya pertamakali diwujudkan pada tahun 2017.

Ketua Bahagian PengurusanKualiti Perkhidmatan

(KBPKP), CQA

Maklum balas Pusat JaminanKualiti :Akan dibentangkan pada MKSP QMS2018 pada 19 April 2018.

7.5 - PRESTASI DAN KEBERKESANAN PENGURUSAN ISO7.5.1.1 - Penemuan Audit QMS7.5.1.1 (b) - Audit Dalaman QMS 2017

3. 7.5.1.1(b)x.1 mengambil perhatian terhadap empat (4) kelemahan yangdilaporkan oleh Ketua Juruaudit Dalaman UPM, iaitu:

pengurangan peruntukan kewangan kepada PTJ memberikesan kepada pelaksanaan program dan aktiviti di PTJterutama aktiviti penyelenggaran/ baik pulih. PTJ perlu

Ketua PTJ Maklum balas Ketua PTJ :

FBSB :Diambil tindakan dalam perancangantahun 2018.

Page 4: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 2 -

merancang dan melaksana aktiviti penjimatan dan pendanaanpendapatan supaya proses perkhidmatan di PTJ tidak terjejas.

FSKTM :Telah dilaksanakan aktivitipenyelenggaran/baik pulih denganmenggunakan peruntukan dari tabungamanah 62112 sekiranya peruntukanmengurus tidah mencukupi.

Perancangan penjanaan akandibengkelkan bagi tujuan penambahanpendapatan dengan mengenakansewaan makmal komputer dandewan/bilik seminar.

FPAS :Pengurusan Kewangan Fakultidibincangkan di dalam MesyuaratPengurusan Fakulti. Seminar/ Program/bengkel telah dirancang bagi tahun 2018bagi membantu fakulti menjanapendapatan.

IPSAS :1. Telah mengenal pasti senarai

keutamaan program & aktiviti.2. Telah membuat perancangan

peruntukan perbelanjaanmengikut objek am/objek bagitahun 2018 berdasarkan rekodperbelanjaan tahun 2017 padahujung tahun.

3. Memaklum dan membincangkanperkara tersebut semasaMesyuarat Pengurusan IPSAS.

Page 5: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 3 -

Bahagian Pentadbiran, Pej. NC :

Bahagian Pentadbiran, Pejabat NaibCanselor telahpun membuatperancangan kewangan dan akanmelaksanakan aktiviti penjimatan agarfungsi PTJ tidak terjejas. Perancangankewangan ini telah mengambil kiracadangan daripada pihak SeksyenKewangan Canselori.

PSASPSAS melaksanakan aktiviti penjimatandan penjanaan pendapatan melaluipenganjuran seminar/bengkel dansewaan ruang/bilik telah dilaksanakan.

CADeCADe telah melaksanakan aktivitipenjimatan perbelanjaan dan telahmerangka aktiviti pendanaan melaluipenawaran latihan, bengkel dan seminardalam pengajaran dan pembelajarankepada pegawai akademik luar UPM(dalam dan luar negara) bermula pada2018.

Pejabat BursarLangkah penjimatan telah dimulakan diPejabat Bursar dan beberapa portfoliopenjimatan baharu telah dikenalpastiseperti pelaksanaan perolehan kertas A4menggunakan kontrak pusatberdasarkan pekeliling Pejabat Bursar Bil.2 2018 iaitu Pelaksanaan PerolehanKertas A4 (80 Gsm) Secara KontrakPusat Universiti Putra Malaysia Serdang,Selangor.

Page 6: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 4 -

Strategi penjanaan dan penjimatan UPMmenjadi salah satu fokus utama bagitahun 2018 dan telah dimaklumkankepada semua warga UPM melalui teksucapan Yang Berbahagia Datin PadukaDato’ Naib Canselor UPM di dalamPerutusan Naib Canselor 2018 yang telahdiadakan pada 23 Februari 2018.

Bagi merealisasikan agenda ini, PejabatBursar telah menyediakan Strategi 2018dengan melibatkan pelaksanaanpenjanaan pendapatan di semua pusattanggungjawab (PTJ) UPM denganmenetapkan KPI kewangan kepadasemua PTJ dan penjimatan kos secarakeseluruhan sebagai strategi jangkapendek untuk menampung defisituniversiti. Pelan ini telah dibentangkan diMesyuarat Pegawai Kanan pada 5 Mac2018.

CQA :Perancangan kewangan berdasarkanagihan peruntukan dengan langkahpenjimatan dan keutamaan kepadapelaksanaan pengurusan aktiviti kualitiuniversiti.

BKU :BKU telah melaksanakan aktivitipenjimatan perbelanjaan dan telahmerangka aktiviti pendanaan melalui1) Pengurangan kadar kerja lebih masa2) Penjanaan melalui kutipan saman,kadmatrik rosak/hilang( TELAH DILULUSKAN OLEH JPU)

Page 7: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 5 -

1) Papan tanda tunjuk arah2) Pelekat kenderaan Pelajar dan Staf3) Pelekat kenderaan Pelajar dan Staf(hilang /rosak)4) Pas Sementara5) Khidmat Lalulintas (untuk pemohonagensi luar sahaja)(DALAM PROSES KELULUSAN)

TPU:Telah membuat perancanganpengurusan kewangan bagi peruntukantahun 2018.

4. 7.5.1.1(b)x.2.1 perlu memberi perhatian dan tindakan segera ke atas NCRyang berulang seperti:

penyediaan rekod berkaitan pengajaran dan pembelajaran;

TWP Prasiswazah dan TWPSiswazah

Maklumbalas TWP Siswazah :Mencadangkan agar prosesmelengkapkan fail kursus dimasukkansebagai salah satu kriteria pemarkahanLaporan Penilaian Prestasi TahunanPensyarah.

Maklumbalas TWP Prasiswazah :

Pihak peneraju proses utamaprasiswazah memurnikan rekodkualiti fail kursus, iaitu menjadikan lima(5) daripada 17 item di dalam fail kursusadalah merujuk on-line (SMP), tanpaperlu memasukkan salinan keras kedalam fail berkenaan. Pelaksanaanberkenaan adalah melalui cadanganpindaan dokumen (CPD ) yang berkuatkuasa pada 24 April 2018.

5. 7.5.1.1(b)x.2.2. penggunaan dokumen lapuk masih lagi berlaku; Semua TWP Maklum balas Semua TWP :

TWP Kolej : Tindakan telah diambil.

Page 8: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 6 -

TWP iDEC :Tiada dokumen lapuk digunakan.

TWP FBSB :Hebahan melalui emel kepada pekerjaFakulti.

TWP FSKTM :FSKTM tidak menyimpandokumen/borang dalam bentuk salinanhard copy yang dicetak dari sistem.

Hanya dokumen yang diperlukan untukurusan semasa sahaja akan dicetaksekiranya perlu.

TWP FPAS :Dokumen atau borang yang digunakanperlu dicetak daripada sistem SPKsemasa diperlukan.

TWP IPSAS :Tidak menyediakan salinan keras tetapisemua staf perlu memuat turundokumen semasa daripada Portal e-ISO.

TWP ITAFoS :Staf menggunakan borang yang dimuatturun daripada Portal e-ISO

TWP (PP) PEJABAT NC :Membuat hebahan kepada staf agarlupuskan borang/dokumen lapuk yangada dalam simpanan danborang/dokumen terkini boleh dicapaimelalui Portal e-ISO.

Page 9: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 7 -

TWP PSAS :Peringatan supaya tidak menggunakandokumen lapuk dibuat melalui e-melkepada semua staf setiap kali pindaandokumen dikuatkuasakan.

TWP CADeStaf telah diingatkan dari masa kesemasa dan yang terkini semasaTaklimat Pengurusan dan Kewanganpada 19 Januari 2018.

TWP Pejabat BursarTidak menyimpan dokumen secarasalinan keras. Dokumen perlu dimuatturun dari Portal e-ISO apabiladiperlukan.

TWP CQADokumen dimuat turun daripada Portale-ISO mengikut keperluan bagimemastikan tiada sebarangsimpanan/cetakan dokumen luput.

TWP TPU:Hebahan telah dibuat melalui emelkepada semua staf untuk perkaraberkenaan.

TWP PEJ. TNCAA:Dokumen terkini dimuat turun daripadaPortal e-ISO dan digunapakai mengikutkeperluan bagi memastikan tiadasebarang simpanan/cetakan dokumenluput.

Page 10: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 8 -

6. 7.5.1.1(b)x.2.3. laporan kemajuan penyelidikan lewat/tidak dihantar; TWP Pejabat Timbalan NaibCanselor

Penyelidikan dan Inovasi

Maklum balas :1. Penyelidik terlibat akan membuat

pembentangan Laporan KemajuanPenyelidikan (LKP) bermula 16 Macsehingga 15 April 2018 di setiap PTJmasing-masing.

2. Pemantauan berterusan LKP danLAP menggunakan Sistem PRIMSyang sedang dibangunkan (dijangkasiap Oktober 2018). Memandangkanmodul pemantauan sistem PRIMSmasih dalam pembangunan, UnitPemantauan Penyelidikan RMC telahmemajukan templet dan senaraiprojek yang perlu dipantau bagipenghantaran laporankemajuan/akhir geran dari penajaluar (KPT/MOSTI) kepada pegawaipemantau di PTJ bagi setiap kitaranpemantauan.

3. Cadangan Pindaan Dokumen (CPD)bagi Garis Panduan PengurusanPenyelidikan dan Inovasi untukPejabat TNCPI iaitu di bahagian5.3.5 Pemantauan Projek, (j) akanberkuatkuasa selepas BengkelSemakan Dokumen Peneraju ProsesP&I yang akan diadakan pada 12Februari 2018.

7. 7.5.1.1(b)x.2.4. infrastruktur bangunan kolej kediaman yang diserah uruskepada PJS Dev. Sdn. Bhd. dan UPM Holdings tidakdiselenggara dengan baik;

TWP Pejabat Timbalan NaibCanselor (Hal Ehwal Pelajar

dan Alumni) &TWP Kolej

Maklum balas TWP Kolej :Pertemuan Khas JawatankuasaPengurusan Universiti (JPU), PengerusiJemaah Pengetua dan PJS Dev. Sdn.Bhd. pada 9 Ogos 2017. Antara perkarayang dipersetujui ialah:-

a) PJSD telah mengecat dalam bilikpelajar yang melibatkan 611 bilikpelajar,

Page 11: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 9 -

b) PJSD telah menukar tilambaharu di blok yang melibatkan611 bilik pelajar,

c) Staf Kolej telah bergotongroyong memangkas dahan pokokbunga pagar bersebelahanDewan Putra 2 pada 9-11 Ogos2017,

d) Kolej Serumpun telahmengadakan semakan inventoridi bilik-bilik pelajar sebagaipersediaan pendaftaran pelajarbaharu seperti berikut;- K12 pada 08 Ogos 2017- K14 pada 15 Ogos 2017- K16 pada 15 Ogos 2017- K15 pada 16 Ogos 2017

Satu sesi mesyuarat di antara TNC(HEPA), KMR dan UPMH telah diadakanpada 23 Oktober 2017 bagimembincangkan kemudahan di KMR.Perkara yang dibincangkan;

a) Penggantian langsirb) Penukaran perabotc) Tandas tersumbatd) Alat pencegahan kebakarane) Tingkap berkarat dan tidak boleh

dilaras

8. 7.5.1.1(b)x.2.5 alat pemadam api luput tarikh. TWP Pejabat Pembangunandan Pengurusan Aset

Maklum balas :Penyelenggaraan alat pemadam apiadalah dibawah tanggungjawab PTJmasing-masing.

Bagi alat pemadam api, penyelengaraanberkala dibuat setahun sekali yangdibuat secara berkontrak atau tidakberkontrak. Bagi penyelenggaran berkala

Page 12: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 10 -

ini adalah dipantau oleh PTJ sendiri samaseperti penyelengaraan kenderaanPTJ. Disamping itu pemeriksaan Tempatkerja oleh PPKKP tahunan telahtermasuk elemen alat pemadam api danjuga pemeriksaan kendiri tempatkerja secara berkala yang mana ianyadilaporkan di dalam MesyuaratKKP PTJ. Sepatutnya jika semuatindakan dilaksana dgn sempurna, tidakmungkin berlaku alat pemadam api telahluput tarikh kecuali PTJ tidak mengambiltindakan segera ke atas penemuan.

9. 7.5.1.1(b)x.3 pelaksanaan proses berkaitan keselamatan dan kesihatanpekerjaan di PTJ perlu dipertingkatkan.

Pengarah, PejabatPengurusan Keselamatandan Kesihatan Pekerjaan

Maklum balas :PPKKP melakukan penguatkuasaan dansemakan ke atas PTJ melalui SesiPemeriksaan Keselamatan dan KesihatanPekerjaan yang mana satu (1) kalisetahun setiap PTJ.

10. 7.5.1.1(b)x.4 UPM perlu meneliti struktur di Pusat Jaminan Kualiti agarproses pemantauan keberkesanan pelaksanaan ISO dapatdimantapkan.

Pengarah, Pusat JaminanKualiti &

TWP Pejabat Pendaftar

Maklum balas CQA :Pemantapan Struktur Organisasi CQAdengan kekangan bilangan sumbermanusia sedia ada ditangani menerusipendekatan ‘multitasking’ denganpenstrukturan terkini pada 14 Mac 2018bertujuan membantu memantapkanperanan CQA. Keperluan sumbermanusia yang masih terdapatkelompongan sebagaimana StrukturOrganisasi CQA yang telah diluluskan,diusulkan kepada Pejabat Pendaftar.

Maklum balas Pejabat Pendaftar :Setiap PTJ bertanggungjawab menelitistruktur organisasi masing-masingdengan mengambilkira fungsi organisasidan agihan kerja optimum.

Page 13: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 11 -

Perolehan kelulusan pengisian sumbermanusia daripada JPA adalah sangatterhad dengan keutamaan agihankepada entiti baharu seperti HospitalPengajaran.

PTJ yang menghadapi kekurangan stafdisarankan untuk melihat agihan tugasstaf secara multitasking, dan menelitisemula operasi kerja supaya lebih lean.

7.5.2 - PRESTASI PROSES, KEBERKESANAN DAN KEPATUHAN PERKHIDMATAN7.5.2.1 – Pencapaian Objektif Kualiti QMS7.5.2.1(a) - Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 2016 dan Penetapan KPI 2017

11. 7.5.2.1(a)ii. mengambil perhatian semua ketidakpatuhan kepadapencapaian KPI yang ditemui telah dan sedang diambiltindakan pembetulan untuk penambahbaikan berterusan bagimemastikan tindakan yang diambil adalah berkesan.

Semua PenerajuKPI UPM

Maklum balas PSAS :Semua tindakan pembetulan telahdiambil tindakan.

Maklumbalas Bahagian Akademik :Pencapaian KPI Akademik telahdibentangkan kepada semua PegawaiUtama pada 16 Januari 2018 dantindakan pembetulan telah dan sedangdilaksanakan oleh fakulti yangmerupakan pemilik proses.

12. 7.5.2.1(a)viii. mengambil perhatian mana-mana sasaran KPI Q2 yangberpotensi tidak mencapai sasaran yang ditetapkan akandiambil tindakan pencegahan bagi memastikan KPI yangditetapkan mencapai sasaran.

Semua PenerajuKPI UPM

Maklumbalas Bahagian Akademik :Tindakan pencegahan untuk memenuhisasaran KPI dilaksanakan oleh PemilikProses di fakulti.

Maklum balas SPS:Bilangan Graduan PhD 378 (500):- memastikan peperiksaan akhir pelajar

disegerakan bagi mana-mana pelajaryang telah mengemukakan tesis;

- memantau proses penghantaranpembetulan tesis oleh pelajar;

- memajukan senarai nama pelajaryang telah dilantik ahli JK Peperiksaan

Page 14: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 12 -

Tesis kepada Fakulti/Institut untukperingatan proses penghantaran tesis;dan

- pembentangan pencapaian graduandibentangkan dalam mesyuaratpengurusan untuk melihat pencapaianterkini dan tindakan susulan (jikaberkaitan).

Peratus GOT :- Proses peperiksaan akhir pelajar yang

masih dalam tempoh GOTdisegerakan agar tidak melangkauisemester berikutnya; dan

- memajukan senarai nama pelajaryang telah dilantik ahli JK PeperiksaanTesis kepada Fakulti/Institut untukperingatan proses penghantaran tesis.

Bilangan Pascasiswazah antarabangsatidak tercapai.- Giat menyertai aktiviti promosi

antarabangsa.SPS telah menyertai 6 pameranpendidikan di luar negara bagimempromosikan program pengajiansiswazah.

- Mengeluarkan surat tawaran denganlebih cepat.Mesyuarat JKKPPS diadakan lebihkerap bagi memastikan keputusanpermohonan dapat dikeluarkandengan segera. SPS juga bercadanguntuk memansuhkan JKKPPS bagimempercepatkan lagi proseskelulusan permohonan.

- Pengurusan VAL dan Visa pelajarhendaklah dimantapkan. SPS sentiasa

Page 15: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 13 -

bekerjasama dengan iPUTRA untukmembantu urusan VAL terutama bagiproses pengecaman dan pengesahancalon pelajar.

Pejabat Bursar : Rujuk KPI Q2

7.5.2.1(b) - Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras13. 7.5.2.1(b)iii. mengambil perhatian laporan perincian laporan pencapaian

Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras bagi tempohJanuari hingga Jun 2017 sebagaimana Lampiran 11.Mesyuarat meminta melaksanakan kawalanketakakuran/tindakan pencegahan/penambahbaikan terhadaplaporan yang tidak mencapai sasaran.

Ketua PTJ dan PenerajuProses yang berkaitan(Pejabat Bursar, PKU,

PKKSSAAS, FPV, Penerbit &Pejabat PUU)

Maklum balas : Pejabat PUUPegawai telah meletak jawatan berkuatkuasa 31 Julai 2017 dan pegawai baharuyang menggantikannya telah diberipenerangan mengenai Garis PanduanPelanggaran Kontrak Perkhidmatan dansenarai dokumen lengkap untuk notistuntutan dikeluarkan dalam tempoh 7hari bekerja.

Maklum balas : Penerbit UPMPemantauan ke atas proses pengurusanpenerbitan diteruskan dari semasa kesemasa dan sasaran telah dicapai dalamtempoh Januari – Disember iaitu 86.2%.

Maklum balas : Pejabat BursarPindaan akan dibuat ke atas sasaran2018 bagi laporan Penilaian PrestasiPembekal bagi proses perolehan iaitu :

i. Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kali setahun(bagi markah 95% dan ke atas)dipinda kepada markah 90%.

ii. Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kali setahun- 50% dan ke bawah (kurangmemuaskan) dipinda daripada0% kepada 10%.

Page 16: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 14 -

Maklum balas : PKKSSAASKebiasaan bagi sasaran KPI tempahanDewan Besar, Panggung Percubaan danPerkhidmatan Kebudayaan akan mecapai100% pada sukuan keempatmengambilkira diawal tahun kekuranganmendapat tempahan daripada pihak luar.

14. 7.5.2.1 (c) Pencapaian Piagam Pelanggan

iv. mengambill perhatian cadangan penambahbaikan yangdilaporkan, iaitu:

paparan laporan pencapaian PiagamPelanggan perlu diaparkan pada setiaplaman sesawang PTJ. Terdapat PTJyang memaparkan keseluruhan laporanyang di paparkan pada laman sesawangutama UPM.

Semua Ketua PTJ Maklum balas :CQA : Telah dipaparkan PiagamPelanggan CQA yang terkini (Februari2018).

BKU :Telah dilaksanakan.

TPU:Laporan Pencapaian Piagam Pelanggantelah dipaparkan pada laman sesawangTPU.

Bahagian Akademik: Telah paparkanPiagam Pelanggan yang terkini.

pembangunan Piagam Pelanggan perludisahkan dalam mana-manaperbincangan atau mesyuarat utamaPTJ bagi tujuan pemakluman semua ahliPTJ.

Maklum balas :CQA : Piagam Pelanggan CQA denganpindaan terkini melalui kelulusanMesyuarat Pengurusan CQA pada 14 Mac2018. Turut dikomunikasikanpemakluman bersama pekerja CQAmenerusi emel.

BKU : Mesyuarat bersetuju denganPiagam Pelanggan BKU seperti berikutdan berkuatkuasa serta merta.

Page 17: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 15 -

1. Masa diambil untukmengeluarkan PelekatKenderaan tidak melebihi 10minit.

2. Masa diambil untukmengeluarkan Pas Pekerja 3 haribekerja.

3. Masa diambil untukmengeluarkan Kad Kampus 3hari bekerja.

4. Masa diambil untuk memprosesNotis Kesalahan Lalulintas yangditerima tidak melebihi 10 minit.

5. Proses penyediaan danpemasangan Papan TandaTunjuk Arah dalam tempoh 3hari.

Tarikh mesyuarat dijalankan pada 15 Mei2017 dalam Minit Mesyuarat 1.16.

pelaporan piagam pelanggan telahdimasukkan sebahagian daripadapemarkahan penilaian laman web PTJbagi anugerah Hari Kualiti dan InovasiPerkhidmatan 2017.

Maklum balas :CQA: Dimasukkan sebagai elemenPemarkahan Anugerah PenarafanBintang Pengurusan Pentadbiran - HKIPUPM 2018.

7.6 - KOMUNIKASI, MAKLUM BALAS PELANGGAN/ PIHAK BERKEPENTINGAN DAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN7.6.1 - Maklum Balas Pelanggan

15. 7.6.1(e)i. mengambil perhatian dan tindakan berhubung cadanganberikut:

memperluaskan capaian Sistem Maklum Balas Pelanggan (U-Respons) kepada Pegawai Khidmat Pelanggan UPM Holdingsekoran adanya maklum balas seperti pertanyaan dan aduandaripada pengguna berkaitan entiti berkenaan; dan PKPU

Maklum balas :Mesyuarat bagi mewujudkan satu groupemail bagi UPM Holdings, UPMConsultancy & Services Sdn Bhd danUPM Education & Training Sdn Bhd akandibuat pada 23 April 2018.

Kaedah sedia ada ialah denganmenghantar surat rasmi / emelmemaklumkan aduan kepada UPM

Page 18: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 16 -

Holdings, UPM Consultancy & ServicesSdn Bhd dan UPM Education & TrainingSdn Bhd.

16. 7.6.1(e)ii. mewujudkan soalan lazim untuk rujukan semua penggunaSistem U-Respons sebagai salah satu kaedah bagimengurangkan jumlah pertanyaan yang berulang.

Maklum balas :Pengumpulan soalan lazim dalam sistemU-Respon akan dibuat bersama denganmaklumbalas TPKP sebagai penggunasistem pada 16 sehingga 27 April 2018.

Bengkel naik taraf sistem U-Respon pada28 Mei 2018 bersama IDEC akan turutmembincangkan tujuan mewujudkanmenu soalan lazim pada interface sistemdan button checking bagi mengujikestabilan sistem.

7.6.2 - Maklum balas Pihak Berkepentingan17. 7.6.2(c)i. mesyuarat mengambil perhatian dan tindakan terhadap dua

(2) cadangan penambahbaikan berikut, iaitu:

membangunkan soal selidik kajian pihak yang berkepentinganyang mencakupi keseluruhan keperluan pihak yangberkepentingan sepertimana yang dinyatakan dalam Lampiran1a-h dalam Manual Kualiti (UPM/PGR/MK); dan

PKPU

Maklum balas :Bengkel membangunkan Soal SelidikKajian Pihak Berkepentingan akan dibuatpada 27-28 Jun 2018 mengambil kiraperancangan edaran Soal Selidik akandibuat pada Dis 2018.

18. 7.6.2(c)ii. melaksanakan kajian keperluan pihak yang berkepentinganterhadap peneraju proses utama universiti.

7.6.4 - Kajian Kepuasan Pelanggan19. 7.6.4(f)i. mengambil perhatian terhadap cadangan penambahbaikan

pada pelaksanaan KKP pada masa hadapan seperti berikut:

kemudahan fizikal lain adalah termasuk kemudahan ruangmenunggu, kaunter penyembut tetamu, papan tanda arah,bilik mesyuarat, lif, surau, tandas dan kemudahan untukOrang Kelainan Upaya (OKU);

PKPU

Maklum balas :Bengkel Pengurusan Pelanggan akandibuat pada 4 Mei 2018 memandangkania tidak dapat dilaksanakan pada Dis2017 kerana berlaku pertukaran danpenamatan kontrak staf.

Page 19: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 17 -

20. 7.6.4(f)ii terdapat 47 aduan berkaitan kemudahan fizikal danperkhidmatan pelanggan di kaunter atau telefon. Peratusaduan yang dianalisa mendapati skop sokongan (n=68,60.7%) lebih tinggi berbanding skop yang lain dimanamasing-masing 18 di bawah skop pra siswazah, 17 di bawahskop pascasiswazah dan sembilan (9) di bawah skoppenyelidikan dan Inovasi.

Bengkel akan merangkumi penekanankepada penambahbaikan kemudahanfizikal, perkhidmatan pelanggan dikaunter atau telefon.

21. 7.6.4(f)iii. cadangan penambahbaikan lain yang diperolehi adalah terdiridaripada kemudahan tandas di PTJ, kemudahan tempatmeletakkan kenderaan dan kemudahan surau. Peratuscadangan yang dikemukakan adalah terdiri daripada skopsokongan (n=69, 55.2%) dan di bawah kategori kemudahanfizikal awam sebanyak 50 cadangan (40%).

7.7 – PELAKSANAAN PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG7.7.1 - Pengenalpastian Risiko dalam Proses/Prosedur Kerja

22. 7.7.1(f)i. mengambil perhatian berhubung cadangan tindakanpenambahbaikan seperti berikut:

mengenalpasti dan menyenaraikan proses kerja/SOP sebenarmengikut peneraju (proses utama, sokongan dan operasi),merekod dan melaksana RBT dalam semua proses kerjatersebut;

KBPKP/ Semua TimbalanWakil Pengurusan PP/PTJ

Maklum balas BKU :Cadangan mengadakan kursus/bengkelpada 6 Februari 2018.

Maklum balas FBSB :Akan hadir dalam sesi bengkelberkenaan.

Maklum balas FSKTM :Semua urusan/proses kerja dijalankanmengikut prosedur dan standard yangditetapkan peneraju proses sebagaimanaprosedur ISO.

Fakulti sentiasa memantau aktiviti agarselari dan mematuhi prosedur yangditetapkan.

Page 20: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 18 -

Maklumbalas FPAS:Proses kerja di PTJ mengikut prosedurISO yang berkuatkuasa. Penyataan risikodan pihak berkepentingan telahdiluluskan di peringkat JawatankuasaPengurusan Fakulti dan telah dihebahkankepada warga fakulti pada 26 Mac 2018melalui emel.

Maklum balas IPSAS :Telah mengadakan perbincangan untukmengenal pasti Risiko dalam proses kerjaberkaitan Skop Siswazah dan SkopPenyelidikan & Inovasi.

Maklum balas Pejabat NC :PNC telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/Pemantapan QMS:Konteks Organisasi dan Tindakanmenyatakan Risiko PTJ pada 25-26Januari 2018 yang telah dianjurkan olehPusat Jaminan Kualiti.

Maklum balas PSAS:Pengenalpastian risiko dalamproses/prosedur kerja akan dilakukandalam Bengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan Kualiti (QMS) :Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab (PTJ) pada 25 dan 26 Januari2018.

Maklum balas SPS:SPS telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti(QMS): Konteks Organisasi dan Tindakan

Page 21: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 19 -

Menyatakan Risiko PTJ - Skop PraUniversiti, Pra Siswazah & Siswazahpada 23-24 Januari 2018 yang telahdianjurkan oleh Pusat Jaminan Kualiti,UPM.

Pemurnian semula telah dibincangkandan dipersetujui di dalam MesyuaratPengurusan Sekolah Pengajian Siswazahpada 21 Februari 2018 dan telah diwar-warkan kepada semua staf melalui emelpada 28 Februari 2018 dan telahdimaklumkan di dalam MesyuaratSemakan Keberkesanan Proses (MSKP)Peneraju Proses Pengajian SiswazahTahun 2018 pada 26 Februari 2018.

Maklum balas CQA:Menganjur dan menyelaras pelaksanaanBengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti(QMS): Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko PTJ pada 23-26Januari 2018 mengikut skop/entitiperkhidmatan.

Maklum balas TPU:Penyediaan dokumentasi telahdisediakan dan disahkan dalamMesyuarat Pengursan pada 15 Mac 2018.

Maklum balas Bahagian Akademik:Penyataan risiko dan pihakberkepentingan telah dibincangkan dandiluluskan di peringkat MesyuaratPengurusan BK dan BAKD pada 19Februari 2018.

Page 22: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 20 -

23. 7.7.1(f)ii. senarai risiko yang telah dikenalpasti kini, dianalisis kawalansedia ada dan strategi tindakan, ditentukan sama ada untukmengelak risiko, terima risiko kerana peluang, hapus sumberrisiko atau pindahkan risiko, dan dibawa untuk kelulusanMesyuarat Jawatankuasa Kualiti UPM; dan

Maklum balas BKU:Pengenalpastian risiko dalam proses/prosedur kerja akan dilakukan dalamBengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan kualiti (QMS):Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko PusatTanggungjawab (PTJ) pada 13 dan 14Februari 2018.

Maklum balas FBSB :Akan hadir dalam sesi bengkelberkenaan.

Maklum balas IPSAS :Maklumat telah dibawa ke BengkelPenyediaan/Pemantapan DokumentasiSistem Pengurusan Kualiti (QMS):Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab mengikut Skop pada 23 & 24Januari 2018 dan 25 & 26 Januari 2018.

Maklum balas Pejabat NC:PNC telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/Pemantapan QMS:Konteks Organisasi dan Tindakanmenyatakan Risiko PTJ pada 25-26Januari 2018 yang telah dianjurkan olehPusat Jaminan Kualiti.

Pemurniaan akan diadakan pada 12Februari 2018 bagi semua entiti dibawah Pejabat Naib Canselor.

Maklum balas PSAS:Pengenalpastian risiko dalamproses/prosedur kerja akan dilakukan

Page 23: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 21 -

dalam Bengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan Kualiti (QMS) :Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab (PTJ) pada 25 dan 26 Januari2018.

Maklum balas Bahagian Akademik:Penyataan risiko dan pihakberkepentingan telah dikenalpasti dandibincangkan di peringkat MesyuaratPengurusan BK dan BAKD pada 19Februari 2018.

24. 7.7.1(f)iii. risiko positif (peluang) juga akan dikenalpasti daripada senarairisiko yang dikemaskini. Maklum balas BKU:

Cadangan mengadakan kursus/bengkelpada 6 Februari 2018.

Maklum balas FBSB :Akan hadir dalam sesi bengkelberkenaan.

Maklum balas IPSAS :Akan mengenal pasti risiko positif darisemasa ke semasa dan merujuk jugakepada hasil keputusan BengkelPenyediaan/Pemantapan DokumentasiSistem Pengurusan Kualiti (QMS):Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab mengikut Skop pada 23 & 24Januari 2018 dan 25&26 Januari 2018.

Maklum balas Pejabat NC:PNC telah membuat perbincangan dalamBengkel Penyediaan/Pemantapan QMS:Konteks Organisasi dan Tindakanmenyatakan Risiko PTJ pada 25-26

Page 24: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 22 -

Januari 2018 yang telah dianjurkan olehPusat Jaminan Kualiti.

Pemurnian diadakan pada 12 Februari2018 bagi semua entiti di bawah PejabatNaib Canselor.

Maklum balas PSAS:Pengenalpastian risiko dalamproses/prosedur kerja akan dilakukandalam Bengkel Penyediaan/PemantapanDokumentasi pengurusan Kualiti (QMS) :Konteks Organisasi dan TindakanMenyatakan Risiko Pusat TanggungJawab (PTJ) pada 25 dan 26 Januari2018.

Maklumbalas Bahagian Akademik:Senarai risiko (positif) telah dikenalpastidan dibincangkan di peringkat MesyuaratPengurusan BK dan BAKD pada 19Februari 2018.

7.8.2 - Status Tindakan Pembetulan25. 7.8.2(c)i. mengambil perhatian laporan status tindakan pembetulan

yang masih perlu diambil tindakan bagi memastikankeberkesanan tindakan, iaitu:

tindakan pembetulan QMS yang tidak berkesan berkaitan KPIuntuk mengekalkan kedudukan laman web UPM padakedudukan tiga teratas;

TWP Perpustakaan SultanAbdul Samad

Maklum balas :Laporan status tindakan pembetulanberkaitan KPI untuk mengekalkankedudukan laman web UPM padakedudukan tiga teratas adalah sepertiberikut:

1. Membina Laman Web baharuUPM yang mula digunakan padaawal April 2017

Laman web baharu UPM dan semuaPusat Tanggungjawab di UPMdirasmikan pada 3 April 2017

Page 25: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 23 -

2. Memperbanyakkan kandunganyang dapat menarik pihak luarmembuat pautan ke Laman WebUPM/PTJ.

Pihak CosComm telah memuat naikberita dan artikel yang terkinisepanjang masa dan secaraberterusan pada Laman Web utamaUPM.

3. Membuat pertukaran pautandengan organisasi/ individu luarsecara berterusan.

Pihak CosComm telah mengambiltindakan membuat pertukaran pautanmelalui M.O.U dan juga lawatan daridelegasi dalam dan luar negara.[124 lawatan delegasi luar negara, 23MOU/MOA Luar Negara(Akademik/Pertukaran Pelajar), 28MOU/MOA Dalam Negara]

4. Mewujudkan menu Alumni dimenu pelanggan (web Fakultidan Institut sahaja)

Menu alumni telah diwujudkan secaraautomatik pada setiap MenuPelanggan web Fakulti dan Institut .Ini adalah satu langkah bagimeningkatkan kriteria impact padaWebometrics.

5. Membangunkan page khas untukAlumni UPM (staf dan pelajar)

Page 26: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 24 -

Perbincangan awal telah diadakandengan pihak Pusat Alumni UPM pada21 April 2017. Hasil perbincanganialah Pusat Alumni UPM kurangbersetuju untuk menbangunkan pagekhas untuk Alumni UPM (staf danpelajar) kerana melibatkan privasialumni.

6. Menambah jumlah penulisandalam format HTML dan PDF diLaman Web UPM / PTJ

a) Laman web berpusat yang barutelah mempunyai ruangan untukmenulis artikel peringkat PTJ

b) Penilaian laman web PTJmemerlukan setiap PTJ membuatartikel dalam laman web masing-masing

Keberkesanan Tindakan Pembetulanyang dibuat akan dilaporkan setelahkedudukan laman web UPM bagi tempohpenilaian Julai – Disember 2017 yangakan diumumkan pada penghujungJanuari 2018.

7.10 - PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN7.10.1 - Pembentukan dan Semakan Dasar

26. 7.10.1(c) mengambil maklum semakan terhadap Dasar Kualiti dibuatoleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU) dan dasar kini dibuatpada 20 Jun 2017 berdasarkan keperluan standard baharuISO 9001:2015. Mesyuarat mengambil perhatian apa-apadasar atau polisi mengenai pengurusan kualiti Universiti PutraMalaysia yang berkuat kuasa sebelum ini adalah dimansuhkan.

Page 27: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 25 -

Mesyuarat meminta Dasar Kualiti terkinidipaparkan/digunapakai di semua Pusat Tanggungjawab.

Semua Ketua PTJ & TWP Maklum balas Ketua PTJ / TWP:

Kolej : Telah ambil maklum.

iDEC : Edaran keratan Dasar Kualititerkini kepada semua staf.

FBSB : Telah diambil tindakan.

FSKTM : Telah dilaksanakan.

FPAS : Dihebahkan kepada semua stafmelalui emel.SPS: Kad kecil Dasar Kualiti dan ObjektifKualiti UPM terkini telah diedarkankepada semua staf SPS dan telahdipaparkan di bilik-bilik mesyuarat, lobiSPS serta di setiap unit.

IPSAS : Dasar Kualiti terbaharu telahdipaparkan di ruang papan kenyataanIPSAS.

Pejabat NC :Tindakan telah diambil dan dipaparkandalam laman sesawang Pejabat NaibCanselor dan Kad Kecil Dasar Kualiti danObjektif Kualiti diedarkan pada staf diPTJ.

Pejabat PUU :Dasar Kualiti terkini telah dipaparkan diPejabat Penasihat Undang-Undang.

Pejabat Bursar:Telah diambil maklum dan diemelkankepada semua warga Pejabat Bursar.

Page 28: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 26 -

PSAS :Dasar Kualiti terkini telah dimaklumkankepada semua staf PSAS melalui e-melpada 16 Januari 2018. Kad kecil DasarKualiti dan Objektif kualiti terkini telahdiedarkan kepada staf PSAS.

CADe :Dasar Kualiti terkini telah dipaparkan dandigunapakai di CADe.

CQA :Dasar Universiti Putra Malaysia (SistemPengurusan Kualiti) 2017 dibuat pada 20Jun 2017 dipaparkan pada Portal e-ISOjuga dipaparkan di CQA.

BKU : Telah diambil tindakan.

TPU:Hebahan telah dibuat kepada semua stafmelalui emel.

Bahagian AkademikDasar Kualiti terkini (dibuat pada 20 Jun2017) telah dipaparkan di papankenyataan dan digunapakai di PTJ.

27. 7.10.1(e) mengambil perhatian selain daripada 3 dasar ISO (QMS, ISMSdan EMS) yang digunakan di UPM, terdapat juga dasar lainyang digunakan di UPM yang dirujuk dan berkaitan, sepertiDasar Kelestarian Hijau dan lain-lain. Mesyuaratmencadangkan supaya dasar terpakai di UPMdimaklum/dihebah kepada warga universiti.

Pejabat Pendaftar danPejabat Strategi Korporat

dan Komunikasi

Maklum balas Pejabat Pendaftar:Perkeliling dan Surat Pekeliling dasaryang diterima dari kerajaan untukdigunapakai di UPM dihebahkanmenerusi surat pemakluman kepadaKetua PTJ dan peneraju dasar, sertadimuatnaik di laman web PejabatPendaftar. Setiap peneraju dasarberkaitan bertanggungjawab untukmembuat hebahan dan memberi arahanpenguatkuasaan dasar kepada warga

Page 29: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 27 -

universiti.

Maklum balas Pejabat StrategiKorporat dan Komunikasi:Edaran maklumat dilakukan melaluiBuletin, Info UPM dan edaran ke PTJbagi dasar-dasar yang diguna pakai diUPM.

Dasar Hijau telah diedarkan sejak 11April 2011 dan maklumat bolehdiperolehi di Laman Web UPM.

7.10.2 - Perubahan yang Memberi Kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti28. 7.10.2(b)i. mengambil perhatian 13 perubahan yang memberi kesan

kepada Sistem Pengurusan Kualiti yang dilaporkan masihdalam proses tindakan pelaksanaan, iaitu:kuat kuasa ISO 9001:2015;

Pengarah,Pusat Jaminan Kualiti

Maklum balas :Kuat kuasa Sistem Pengurusan Kualiti MSISO 9001:2015 pada 1 Jun 2018.

29. 7.10.2(b)ii. inisiatif visibiliti pertanian; Dekan, Fakulti Pertanian Inisiatif Visibiliti Pertanian adalah sepertiberikut:

1. Program Pertanian Bandaran2. Program Inkubasi Usahawantani3. Promosi Media Massa ,

Buletin ,Surat Khabar,Facebook,Laman Web, PameranMAHA, Pecipta

4. Promosi di peringkat kebangsaandan antarabangsa

5. eDUPARK6. Produk Inovasi berasaskan

pertanian PadiU,Hibrid redTalapia,Rumput SATIRI, PutraJ58, Zappa Bacto ten,Biogreen,Putra Tani

7. Konferensi,seminar dan Forum didalam bidang pertanian diperingkat kebangsaan danantarabangsa seperti IPIMA,

Page 30: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 28 -

FAnres, IAC.8. Agripolis9. AgriQuest Newsletter.10. Farm Run 2017, Vivarium11. Program Jaringan Industri dan

Masyarakat12. Mobiliti Pelajar Inbound dan

Outbound13. Lawatan dari pelbagai Universiti

dalam dan luar negara.14. Program UPM Agrobank

Certification Program15. Program 2u2i

30. 7.10.2(b)iii. program pemindahan ilmu dan kepakaran penyelidikan; Timbalan Naib Canselor(Penyelidikan dan Inovasi)

Maklum balas :RMC telah menjalankan beberapa siriprogram pemindahan ilmu dankepakaran penyelidikan sepertimanaberikut;1. Program Pemerkasaan Panel Penilai

UPM;2. Bengkel Penulisan Proposal Kepada

Penyelidik Muda;3. Industry Collaboration Engangement

(ICE) Day;4. Distinguished Lecture &

Collaboration Series.

Bagi tahun 2018, program berikut telahdirancang sebagai tambahan kepadaprogram-program yang telah dijalankandi atas iaitu ;5. Program RLR (Regulation - Literate

Researcher);6. Forum “Winning and Managing High

Impact Research Grants”;7. Bengkel “Logical Framework

Analysis”; dan8. Writing Enculturation Workshop

Series.

Page 31: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 29 -

31. 7.10.2(b)iv. Geran Putra Berimpak; Maklum balas :Kesan daripada masalah ekonomi global,dana penyelidikan dari sektor swasta danantarabangsa semakin terhad. Bagimembantu penyelidik cemerlangmenjalankan aktiviti penyelidikan, GeranPutra Berimpak diperkenalkan untukmemberi peluang kepada penyelidikcemerlang memohon geran universitisecara individu.

32. 7.10.2(b)v. Penawaran program 2u2i, iaitu program PembelajaranBerasaskan Kerja (Work-Based Learning);

Timbalan Naib Canselor(Akademik danAntarabangsa)

Maklum balas :Perubahan kepada SPK tentang 2u2imasih belum diukur kerana pelajarkohort 2u2i pertama (Bacelor SainsPengurusan Ladang) belum bergraduatiaitu masih di tahun ke-2 pengajian.

33. 7.10.2(b)vi. Pengurusan Tabung Kutipan dan Agihan Dana Wakaf IlmuUPM;

Pengarah, WAZAN Maklum balas :

Rujuk Lampiran WAZAN [Minit7.10.2(b)vi] berkaitan pengurusantabung kutipan dan agihan dana WakafIlmu.

34. 7.10.2(b)vii. Pelaksanaan Pengurusan Risiko UPM yang menyeluruh; Pengarah CoSComm Maklum balas :

Rujuk Lampiran CoSComm [Minit7.10.2(b)vii.] berkaitan pelaksanaanPengurusan Risiko UPM yangmenyeluruh.

35. 7.10.2(b)viii. Pemantapan pelaksanaan program Summer School; Timbalan Naib Canselor(Akademik danAntarabangsa)

Maklum balas :(i) UPM telah menjadikan Program

Summer School sebagai KPI baharubagi fakulti pada tahun 2018.

(ii) Semua fakulti telah menyediakan

Page 32: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 30 -

pakej program masing-masing danakan ditawarkan bermula Jun-Oktober 2018.

(iii) Promosi program ini telahdilaksanakan bermula Februari2018.

(iv) Maklumat lanjut boleh didapati dilaman web iPUTRA diwww.intl.upm.edu.my

36. 7.10.2(b)ix. Siri Program Temu Mesra Alumni; Pengarah, Pusat Alumni Maklum balas :(i) Pusat Alumni telah melaksanakan

46 Program Temu Mesra bagi tahun2017 bertujuan menambahpendanaan bagi menyokongprogram/aktiviti Pusat Alumni.

(ii) Sumbangan tunai yang diterimamelalui Program Temu MesraAlumni adalah sebanyakRM40,298.75.

(iii) Sumbangan ‘inkind’ dalam bentukbarangan yang diterima melaluiProgram Temu Mesra Alumni adalahsebanyak RM18,500.00.

(iv) Pusat Alumni turut berjayamendapatkan penajaan biasiswamelalui Program Temu MesraAlumni bagi tahun 2017 adalahsebanyak RM285,000.00.

37. 7.10.2(b)x. Program Penajaan Biasiswa Pendidikan Kolaborasi AntaraUPM-Yayasan Sime Darby;

Timbalan Naib Canselor(Jaringan Industri dan

Masyarakat)

Maklum balas :Setakat Disember 2017, telah berjayamenaja 7 orang pelajar : 3 pelajarMaster dan 4 pelajar Ph.D

38. 7.10.2(b)xi. Bengkel Pemantauan Geran Putra IPB dan Geran RACE; Pengarah RMC Maklum balas :17 Bengkel Pemantauan Geran IPB telahdijalankan di RMC bermula April 2017sehingga Ogos 2017.

Page 33: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017 - 31 -

Mengikut tatacara pemantauan yangbaharu, Bengkel Pemantauan LaporanAkhir Geran Putra (bagi projek yangtidak mencapai KPI) akan dijalankan diPTJ masing-masing bermula 15 Mac – 15April 2018 (Kitaran 1) dan 15 Sept. – 15Okt 2018 (Kitaran 2). Laporanpembentangan akan dimajukan ke RMCuntuk tindakan susulan kepada projekyang masih berstatus ‘Tidak MencapaiKPI.’

39. 7.10.2(b)xii. Pelaksanaan amalan pembelajaran berimpak tinggi ini (HIEPsatau High Impact Educational Practices), Service/CommunityBased Learning (SL);

Pengarah CADE Maklum balas :100 peratus program pengajianprasiswazah dan asasi yang menjalanisemakan kurikulum telah mengandungi 5daripada 9 elemen HIEPs.Setakat 31 Januari 2018 sejumlah 65daripada 72 program telah mendapatkelulusan Senat manakala 2 programdalam semakan Senat dan 5 programlagi dalam semakan JKKU. Maklumatterperinci adalah seperti di LampiranCADe.

40. 7.10.2(b)xiii. Penstrukturan pentadbiran UPM Kampus Bintulu. Dekan/ PentadbiranKampus Bintulu

Maklum balas :Penstrukturan baharu UPMKB telahberkuatkuasa pada 1 Mac 2018 denganpelantikan Pengarah UPMKB sebagaiketua pengurusan kampus cawangan.

7.11 - PELUANG PENAMBAHBAIKAN41. 7.11(c) mengambil perhatian terhadap cadangan tarikh pelaksanaan

tindakan bagi peluang penambahbaikan yang perlu dipantauoleh peneraju QMS dan ISMS yang terlibat.

QMS SAHAJA: TWP TNCPI/TWP TNCJINM

Maklumat cadangan tarikh pelaksanaandan status tindakan pemantauan telahdinyatakan.[Rujuk Lampiran 7.11(c)]

Page 34: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAMPIRAN WAZAN [Minit 7.10.2(b)vi.]

LAPORAN TAHUNAN 2017PUSAT PENGURUSAN WAKAF, ZAKAT DAN ENDOWMEN (WAZAN)

A. PENDAHULUAN

Penubuhan Pusat Pengurusan Wakaf, Zakat dan Endowmen (WAZAN) UPM yangberkuatkuasa pada 1 Oktober 2016 yang lalu adalah sangat tepat khususnya bagimenggerakkan transformasi pengurusan filantropi UPM secara efisyen dan efektif.Penubuhannya juga adalah selaras dengan hasrat YB Menteri Pendidikan Tinggidalam membina potensi serta momentum penjanaan pendapatan alternatif UniversitiAwam (UA) seperti yang digariskan dalam Buku Ungu, Kementerian Pengajian Tinggi(KPT).

B. PELAKSANAAN DAN PENCAPAIAN

UPM telah menubuhkan Pusat Pengurusan Wakaf, Zakat dan Endowmen (WAZAN)dengan harapan WAZAN dapat menguruskan tabung secara profesional. Melaluistruktur baharu yang meletakkan pengurusan wakaf, zakat dan endowmen di bawahsatu PTJ khusus, ia akan menjadi salah satu usaha jangka panjang UPM dalammerealisasikan kelestarian kewangan dengan lebih telus.

Alhamdulillah, sehingga 31 Disember 2017, sejumlah RM9,039,750.52 telah berjayadikumpulkan ke dalam tabung Dana Wakaf Ilmu UPM hasil penjanaan dansumbangan ramai menerusi pelbagai saluran kemudahan yang disediakan di manaRM7,850.569.10 merupakan jumlah kutipan manakala RM1,189,181.42 merupakanhasil mudharabah. Sebahagian hasil kutipan telah dimanfaatkan untuk biasiswa,dermasiswa, fasiliti masjid dan lain-lain.

Sepanjang tahun 2017, kutipan tahunan wakaf adalah sebanyak RM853,545.38 dimana jumlah tersebut meningkat sebanyak 17.78% dari tahun sebelumnya (RujukRajah 1). Manakala kutipan zakat yang berjaya dikumpul adalah sebanyakRM6,440.833.79 di mana jumlah tersebut meningkat sebanyak 12.31% dari tahunsebelumnya (Rujuk Rajah 2). Dari segi agihan wakaf pula, jumlah yang telahdibelanjakan secara kumulatif (2012 hingga 2017) adalah sebanyak RM882,707.83di mana jumlah agihan ini termasuk pembelian kipas gergasi di Masjid UPM yangbernilai RM163,200.00. Manakala agihan zakat bagi tahun 2017 adalah sebanyakRM2,346,520.11 (Rujuk Rajah 3) dan diagihkan kepada 4,939 orang penerima(Rujuk Rajah 4).

Page 35: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Di antara peranan dan sumbangan WAZAN :

(i) Pakar Rujuk Wakaf di Pusat Kajian Pengurusan Pembangunan Islam (ISDEV)Universiti Sains Malaysia (USM) dalam penilaian penyelidikan wakaf dan zakatpelajar pasca siswazah

(ii) Pakar Rujuk Wakaf di Yayasan IQRA’ dalam membangunkan cadanganpenubuhan Wakaf Korporat

(iii) Panel Penasihat, Kementerian Pendidikan Tinggi (KPT) dalam membangunkanGaris Panduan Penubuhan Wakaf Universiti Awam (Wakaf@UA);

(iv) Penulis dan Ahli Kumpulan Buku Ungu, KPT [Purple Book : (UniTP) – EnhancingUniversity Income Generation Endowmen and Waqf

(v) Ketua Kumpulan “KPT National Roadshow Team” yang bertanggungjawab untukmemberi penerangan dan sebagai pemudahcara kepada Universiti Awam dalammenjalin kolaborasi program wakaf bersama Majlis Agama Islam Negeri (MAIN)masing-masing

(vi) Ketua Sekretariat Pengurusan Wakaf IPT Selangor

(vii) Setiausaha Jawatankluasa Penaja Majlis Wakaf Universiti Awam dan IPTMalaysia

(viii) Ketua Fasilitator Penyediaan Buku Panduan Pengurusan Wakaf InstitusiPendidikan

(ix) Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Zakat IPT Selangor.

Selain itu, WAZAN juga berjaya menghasilkan program yang memberi kesan positifkepada masyarakat melalui program-program seperti berikut :

(i) Program WAZAN PrihatinProgram ini adalah lebih berkonsepkan kafalah iaitu penajaan secara langsung dimana pihak WAZAN menawarkan senarai pelajar asnaf cemerlang daripadakalangan keluarga yang amat daif untuk ditaja secara terpilih dan konsisten olehmana-mana individu atau organisasi. Menerusi Skim tersebut, pihak pendermaboleh mengagihkan sumbangan penajaan mereka mengikut cara dan kaedahyang boleh ditentukan sendiri oleh mereka di mana pihak WAZAN akanmemainkan peranan sebagai pengantara dan pemudahcara. Bagi tahun 2017,jumlah kutipan tabung WAZAN Prihatin adalah sebanyak RM63,400.00 danjumlah agihan pula adalah sebanyak RM5,400.

Page 36: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

(ii) FreeshopPremis sehenti yang menerima sumbangan pelbagai barangan baharu danterpakai untuk dimanfaatkan oleh sesiapa sahaja yang memerlukan. PenubuhanFreeshop merupakan kesinambungan penyeri tambahan dalam memperkasabudaya berbakti yang bukan sahaja berperanan sebagai mekanisme kebajikanbagi membantu golongan yang memerlukan.

(iii) FreemealsJuadah sarapan pagi percuma kepada para pelajar yang memerlukan sepertigolongan asnaf dan musafir yang dalam kesulitan.

(iv) FreefuelsProjek khas pemberian minyak percuma kepada penduduk sekitar Serdangterutamanya golongan pelajar UPM di mana ianya khas untuk motosikalberkuasa 150cc dan ke bawah sahaja.

(v) Projek 5:2:2:1Pakej bantuan khas keperluan barangan dapur untuk mereka yang menghadapikesulitan kewangan, merangkumi set 5kg beras, 2kg tepung, 2kg gula dan 1 tinsusu.

(vi) Free TuitionTerbuka kepada para pelajar yang memerlukan kelas bimbingan Al-Quran danbimbingan akademik secara percuma.

C. MELANGKAH KE HADAPAN

Di antara projek-projek wakaf yang sedang berjalan ialah :

(i) Fasiliti Masjid UPMPada tahun 2017, WAZAN telah memperuntukkan sejumlah RM163,200.00 bagipembelian kipas gergasi untuk kegunaan wakaf fasiliti Masjid UPM. Selain itu,WAZAN juga berhasrat untuk pemasangan karpet baharu dan sistem siarayayang dianggarkan berjumlah 1.3 juta.

(ii) Projek Wakaf Teratak Pak Ngah Atan

Teratak Pak Ngah Atan adalah sebuah kediaman banglo satu tingkat yangterletak di Golf Heights, Seremban, Negeri Sembilan yang dimiliki oleh Puan HjhHasnah Udin, seorang pesara Universiti Putra Malaysia (UPM). Beliau telahberniat untuk mewakafkan kediaman kepada UPM bagi kegunaan program/

Page 37: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

aktiviti warga emas. Selain daripada WAZAN, projek ini melibatkan beberapapihak iaitu MyAgeing™ dan Fakulti Reka Bentuk dan Senibina.

(iii) Projek Wakaf Fasiliti Ambulans

WAZAN dengan kerjasama Pusat Kesihatan Universiti (PKU) UPM berhasratuntuk memiliki ambulans baru kerana ambulans PKU yang sedia ada berusialebih 10 tahun dan memerlukan kos yang tinggi bagi tujuan peyelenggaraan.Ambulans baharu yang lengkap dengan fasiliti terkini dan canggih adalah sangatpenting dan amat diperlukan dengan kadar yang segera bagi mempertingkatkanperkhidmatan PKU dalam memenuhi keperluan masyarakat. Kos anggaran yangdiperlukan adalah sebanyak RM250,000.00

Manakala projek-projek yang akan berjalan adalah Projek Wakaf FasilitiPerpustakaan dan Wakaf Hospital Pengajar UPM.

Page 38: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

1

LAMPIRAN CoSComm [Minit 7.10.2(b)vii.]

KERTAS UNTUK MAKLUMANMESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

LAPORAN STATUS PELAKSANAAN PENGURUSAN RISIKO UPM

TUJUAN

1. Kertas ini bertujuan untuk melaporkan pelaksanaan Pengurusan Risikodi Universiti Putra Malaysia (UPM).

LATAR BELAKANG

2. Hala tuju UPM adalah untuk menjadi sebuah universiti bereputasiantarabangsa dan ia diterjemahkan melalui Pelan Strategik UPM 2014-2020 (PSUPM) yang bertemakan “Putra Global 200” (PG200). PG200merujuk kepada pencapaian 200 universiti terbaik dunia berdasarkanpenilaian QS World University Ranking.

3. Sesuai dengan visinya untuk menjadi sebuah universiti bereputasiantarabangsa, UPM akan sentiasa memastikan operasi dan strategikuniversiti tidak akan terjejas akibat risiko yang tidak dijangka. Oleh itu,pelaksanaan Pengurusan Risiko Universiti (PRU) akan menyokonglima (5) matlamat Pelan Strategik UPM 2014-2020 iaitu (i)mempertingkatkan kualiti dan daya saing graduan; (ii) menjanakan nilaimelalui ekosistem RDCE yang mantap dan lestari; (iii) melonjakperkhidmatan jaringan industri dan masyarakat; (iv) memperkasakanUPM sebagai pusat kecemerlangan pertanian, dan (v)mempertingkatkan kualiti tadbir urus.

STATUS PELAKSANAAN PENGURUSAN RISIKO DI UPM

4. Pelaksanaan Pengurusan Risiko di UPM merangkumi lima (5) bidangutama seperti berikut:

(a) Tadbir Urus Pengurusan Risiko UPM

Struktur pentadbiran dan pelaksanaan Pengurusan Risiko UPMterdiri dari (i) Jawatankuasa Pengurusan Risiko (ii) JawatankuasaKerja Pengurusan Risiko (iii) Jawatankuasa Kerja PengurusanRisiko Pusat Tanggungjawab, dan (iv) Jawatankuasa Audit RisikoUniversiti (Lampiran 1). Setiap Jawatankuasa mempunyai peranandan tanggungjawab seperti yang disenaraikan di Lampiran 2.

Dasar Pengurusan Risiko UPM yang baharu telah diperakukan olehJawatankuasa Pengurusan Universiti melalui minit Mesyuarat568.04(a) sebagaimana disahkan pada 16 Mac 2016. Dasar PRU

Page 39: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

2

ini telah dibentangkan untuk pertimbangan dan kelulusanMesyuarat Lembaga Pengarah Universiti ke-117. (Lampiran 3).

(b) Latihan dan Pembangunan

Dalam usaha membudayakan risiko di kalangan warga UPM,CoSComm sebagai Sekretariat Pengurusan Risiko UPM telahmengadakan pelbagai aktiviti latihan kepada staf dan peneranganmengenai Pengurusan Risiko yang melibat Peneraju Utama,Pemilik Proses Kerja dan Pusat Tanggungjawab.

(c) Garis Panduan Pengurusan Risiko UPM

CoSComm telah menjadikan Malaysian Standard MS ISO31000:2010 (Risk Management – Principles & Guidelines) sebagairujukan utama dalam menyediakan Garis Panduan PengurusanRisiko UPM. Garis Panduan PRU telah menjadi rujukan semuaPeneraju Utama, Pemilik Proses Kerja dan Pusat Tanggungjawabbagi memastikan ancaman atau peluang risiko untuk berlaku dapatdiurus dengan baik. Garis Panduan PRU telah diterbitkan dandilancar semasa Majlis Perutusan Naib Canselori pada 24 Februari2017.

(d) Daftar Risiko UPM

CoSComm dengan kerjasama Pusat Pembangunan Maklumat danKomunikasi (iDEC) sedang berusaha membangunkan Daftar RsiikoUPM atas talian yang dkenali sebagai PUTRAeRISK. PetunjukPrestasi Utama (KPI) setiap peneraju utama, pemilik proses kerjadan pusat tanggungjawab menjadi input kepada PUTRAeRisk.PUTRAeRISK merupakan satu sistem yang terdiri dari senaraiPetunjuk Prestasi Utama (KPI), kategori risiko, tahap risiko, kaedahkawalan risiko. Peringkat permulaan setiap Petunjuk PrestasiUtama (KPI) untuk tahun 2014-2017 telah dipecah mengikut sukuan(Q1-Q4) dan dianalisis bagi melihat arah (trend) tahap semasarisiko di UPM.

(e) Sistem Pengurusan Kualiti dan Pengurusan Risiko

Pengurusan Risiko juga adalah salah satu elemen penting yangditerapkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti (SPK). Ianyamelibatkan proses peralihan MS ISO 9001:2008 kepada MS ISO9001:2016 (pemikiran berasaskan risiko), Sistem PengurusanKeselamatan Maklumat ISMS (MS ISO/IEC 27001:2013) danSistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) MS ISO 14001:2015 versibaharu

Page 40: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

3

KESIMPULAN

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diminta mengambil maklum mengenai statuspelaksanaan Pengurusan Risiko di UPM.

Page 41: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

4

Lampiran 1

STRUKTUR PENTADBIRAN DAN PELAPORAN PENGURUSAN RISIKO UPM

Lembaga Pengarah Universiti (LPU)

Jawatankuasa Pengurusan RisikoUniversiti (JPRU)

Jawatankuasa Kerja PengurusanRisiko Universiti (JPRU)

Jawatankuasa Kerja PengurusanRisiko Pusat Tanggungjawab

(JKPRUPTJ)

JawatankuasaAudit Risiko

Universiti(JARU)

Arahan

Pelaporan

Page 42: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5

Lampiran 2

TERMA DAN RUJUKAN STRUKTUR PENTADBIRAN DAN PELAKSANAANPENGURUSAN RISIKO UPM

JAWATANKUASA TERMA DAN RUJUKAN

Jawatankuasa RisikoUniversiti (JPRU)

• Melapor dan menasihat Lembaga Pengarah Universiti mengenai Sistem Pengurusan RisikoUniversiti.

Jawatankuasa KerjaPengurusan RisikoUniversiti (JKPRU)

• Melaporkan tahap risiko aktiviti/fungsi kritikal mengikut skop untuk mencapai KPI/Pelan Strategik UPM 2014- 2020

• Mengawal Risiko (Kaedah 4T) dengan mengambil tindakan pembetulan pada aktiviti/fungsikritikal yang tidak mencapai KPI/Pelan Strategik UPM 2014-2020.

[RISIKO KATEGORI STRATEGIK]

Jawatankuasa KerjaPengurusan RisikoPTJ (JK PRUPTJ)

• Mengenal pasti, menganalisis, menilai, melaksana aktiviti kawalan risiko berdasarkanprosedur/garis panduan/arahan kerja Pusat Tanggungjawab.

• Membentangkan Laporan Pengurusan Risiko dalam Mesyuarat Pengurusan PTJ.

[RISIKO KATEGORI OPERASI]

Jawatankuasa AuditRisiko Universiti(JARU)

• Mengendalikan penilaian keatas pelaksanaan Pengurusan Risiko Universiti.

Page 43: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

6

Lampiran 3

DASAR PENGURUSAN RISIKO UPM

PADA menjalankan kuasa yang diberikan oleh seksyen 20(1) PerlembagaanUniversiti Putra Malaysia, Lembaga Pengarah membuat Dasar yang berikut:

DASAR UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA(PENGURUSAN RISIKO) 2016

Universiti Putra Malaysia beriltizam untuk mengurangkan potensi risikodalam aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan bagi membantu pencapaianmatlamat dan objektif Universiti. Pengurusan risiko akan dilaksanakandengan sistematik meliputi tindakan berikut:

(1) menentukan konteks pengurusan risiko untuk memastikanbahawa semua parameter luaran dan dalaman, termasuklahmaklum balas pemegang taruh dipertimbangkan dalampengurusan risiko dan penentuan skop dan kriteria risiko;

(2) mengenal pasti risiko yang dijangka berlaku termasuk punca,bagaimana dan asas kewujudan risiko;

(3) membuat analisis untuk menentukan sama ada risiko tersebutdalam keadaan terkawal atau tidak, dan kesan risiko tersebut;

(4) membuat penilaian, dan menentukan tahap keutamaan untukmenangani risiko berkenaan;

(5) merangka dan melaksanakan pelan pengurusan untuk mencegah,mengawal dan merawat risiko berkenaan untuk menangani risikodengan berkesan; dan

(6) memantau, menilai dan menambah baik setiap langkah dantindakan untuk memastikan keberkesanannya.

ACADEMICIAN PROF. EMERITUS TAN SRI DATO’ DR. SYED JALALUDIN SYED SALIM

PengerusiLembaga Pengarah

Universiti Putra Malaysia

IN exercise of the powers conferred by section 20(1) of the Constitution ofUniversiti Putra Malaysia, the Board makes the following Policy:

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA(RISK MANAGEMENT) POLICY 2016

Universiti Putra Malaysia is committed in reducing potential risks in theplanned and implemented activities to facilitate the achievement of theUniversity’s goals and objectives. Risk management shall systematically beimplemented encompassing the following actions:

(1) determine the risk management context to ensure that all internaland external parameters, including taking into consideration theresponse of the stakeholders in the risk management anddetermining the scope and criteria of risks;

(2) identify the risks which may occur, including their causes, howand the basis of existence of such risks;

(3) carry out analysis to determine whether the risk is controllable ornot, and the effect thereof;

(4) carry out assessment, and determine the level of priority inhandling the risks;

(5) develop and implement a management plan to prevent, controland treat the related risks to handle the risks efficiently; and

(6) monitor, evaluate and improve every step and action to ensure itseffectiveness.

ACADEMICIAN PROF. EMERITUS TAN SRI DATO' DR. SYED JALALUDDIN SYED SALIM

ChairmanBoard of Directors

Universiti Putra Malaysia

Page 44: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

1 | 1 0

SENARAI PROGRAM BAHARU/SEMAKAN YANG MELALUI SEMAKAN KURIKULUMDI BAWAH NOMENKLATUR BAHARU (SETAKAT 31 JANUARI 2018)

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

Fakulti Pertanian1. Bacelor Sains Pertanian

- 136 kreditBacelor Sains PertanianBachelor of Agricultural Science- 126 kredit

28.6% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

2. Bacelor Sains Hortikultur- 136 kredit

Bacelor Sains HortikulturBachelor of Horticultural Science- 126 kredit

28.7% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

3. Bacelor Sains (Perniagaantani)- 130 kredit

Bacelor Sains PerniagaantaniBachelor of Science in Agribusiness- 129 kredit

35.38% Senat 60825/6/2015

LPU11721/2/2017

Belum diperoleh

4. Bacelor Sains (Akuakultur)- 133 kredit

Bacelor Pertanian (Akuakultur)Bachelor of Agriculture(Aquaculture)- 127 kredit

29.3% Senat 58115/8/2013

LPU 988/10/2013

JPT(A)1000/021/003/01 jld.6 (19) 19 Mei

2016

5. Bacelor Pertanian (SainsTernakan)- 136 kredit

Bacelor Pertanian (Sains Ternakan)Bachelor of Agriculture (AnimalScience)- 133 kredit

54.41% Senat 58920/3/2014

LPU 1027/10/2014

JPT(A)1000/021/003/01 jld.6 (19) 19 Mei

2016

6. Bacelor Sains PengurusanPerladanganBachelor of Science PlantationManagement(Program Baharu)

Senat 60825/6/2015

LPU107 25/8/2015 12/11/2015

Page 45: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

2 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

Fakulti Perhutanan7. Bacelor Sains Perhutanan

- 138 kreditBacelor Sains PerhutananBachelor of Forestry Science- 129 kredit

45.1% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

8. Bacelor Sains Teknologi Kayu- 135 kredit

Bacelor Sains dan Teknologi KayuBachelor of Wood Science andTechnology- 126 kredit

47.5% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

9. Bacelor Sains Taman DanRekreasi- 138 kredit

Bacelor Sains Taman Dan RekreasiBachelor of Parks and RecreationScience- 126 kredit

39.13 Senat 6366/9/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

Fakulti Perubatan Veterinar10. Doktor Perubatan Veterinar

- 188 kreditDoktor Perubatan VeterinarDoctor of Veterinary Medicine- 189 kredit

Senat 59514/8/2014

LPU 10410/2/2015

Belum diperoleh

Fakulti Ekonomi dan Pengurusan11. Bacelor Ekonomi

- 122 kreditBacelor EkonomiBachelor of Economics- 122 kredit

36.9% Senat 62318/8/2016

Belum diperoleh Belum diperoleh

12. Bacelor Perakaunan- 142 kredit

Bacelor PerakaunanBachelor of Accountancy- 140 kredit

22.6% Senat 61124/8/2015

Belum diperoleh Belum diperoleh

13. Bacelor Pentadbiran Perniagaan- 125 kredit

Bacelor Pentadbiran PerniagaanBachelor of Business Administration- 124 kredit

55.2% Senat 62430/8/2016

Belum diperoleh Belum diperoleh

Page 46: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

3 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

Fakulti Kejuruteraan14. Bacelor Kejuruteraan (Awam)

- 136 kreditBacelor Kejuruteraan AwamBachelor of Civil Engineering- 129 kredit

34.1% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

15. Bacelor Kejuruteraan (Elektrikdan Elektronik)- 134 kredit

Bacelor Kejuruteraan Elektrik danElektronikBachelor of Electrical and ElectronicEngineering- 127 kredit

17.90% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

16. Bacelor Kejuruteraan (Kimia)- 133 kredit

Bacelor Kejuruteraan KimiaBachelor of Chemical Engineering- 129 kredit

33.3% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

17. Bacelor Kejuruteraan (Pertaniandan Biosistem)142 kredit

Bacelor Kejuruteraan Pertanian danBiosistemBachelor of Agricultural andBiosystems Engineering- 128 kredit

41.55% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

18. Bacelor Kejuruteraan(Mekanikal)- 135 kredit

Bacelor Kejuruteraan MekanikalBachelor of Mechanical Engineering- 126 kredit

41.48% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

19. Bacelor Kejuruteraan (AeroAngkasa)- 137 kredit

Bacelor Kejuruteraan Aero AngkasaBachelor of Aerospace Engineering- 129 kredit

37.23% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

20. Bacelor Kejuruteraan (Prosesdan Makanan)- 135 kredit

Bacelor Kejuruteraan Proses danMakananBachelor of Process and FoodEngineering- 129 kredit

37% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

21. Bacelor Kejuruteraan (SistemKomputer dan Komunikasi)- 133 kredit

Bacelor Kejuruteraan SistemKomputer dan KomunikasiBachelor of Computer andCommunication SystemsEngineering- 126 kredit

27.9% Senat 62318/8/2016

LPU1168/12/2016

Belum diperoleh

Page 47: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

4 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

Fakulti Pengajian Pendidikan22. Bacelor Sains (Pembangunan

Sumber Manusia)- 125 kredit

Bacelor Sains PembangunanSumber Manusia- 125 kredit

18.4% Senat 6338/5/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

23. Bacelor Pendidikan (PendidikanJasmani)- 135 kredit

Bacelor Pendidikan JasmaniBachelor of Physical Education- 126 kredit

40.74% Senat 6376/9/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

24. Bacelor Pendidikan (Bimbingandan Kaunseling)- 137 kredit

Bacelor Pendidikan Bimbingan danKaunselingBachelor of Education in Guidanceand Counselling- 138 kredit

38% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

25. Bacelor Pendidikan (PengajaranBahasa Malaysia SebagaiBahasa Pertama)- 134 kredit

Bacelor Pendidikan BahasaMelayu- 127 kredit

24.6% Senat 6348/6/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

26. Bacelor Pendidikan PengajaranBahasa Inggeris SebagaiBahasa Kedua- 132 kredit

Bacelor Pendidikan PengajaranBahasa Inggeris Sebagai BahasaKeduaBachelor of Education in TeachingEnglish as A Second Language- 127 kredit

28.74% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

27. Bacelor Pendidikan (SainsRumah Tangga)- 135 kredit

Bacelor Pendidikan Sains RumahTanggaBachelor of Education in HomeScience- 131 kredit

31.13% Senat 6376/9/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

28. Bacelor Pendidikan (SainsPertanian)- 135 kredit

Bacelor Pendidikan Sains PertanianBachelor of Education inAgricultural Science- 131 kredit

39.7% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

29. Bacelor Kaunseling Senat 628 LPU JPT(A)1000/021/003/0

Page 48: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

5 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

Bachelor Of Counselling- 121 kredit

Program Baharu

20/12/2016 21/2/2017 1 Jld.6 (34)28/8/2017

Fakulti Sains dan Teknologi Makanan30. Bacelor Sains dan Teknologi

Makanan132 kredit

Bacelor Sains dan TeknologiMakananBachelor of Food Science andTechnology- 126 kredit

22.2% Senat 61124/8/2015

LPU 11721/2/2017

Belum diperoleh

Fakulti Sains31. Bacelor Sains (Kepujian) Major

Biologi– 120 kredit

Bacelor Sains Biologi denganKepujian- 123 kredit

27.5% Senat 61124/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

32. Bacelor Sains (Kepujian) MajorFizik- 120 kredit

Bacelor Sains Fizik denganKepujian- 124 kredit

25% Senat 61124/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

33. Bacelor Sains (Kepujian) MajorSains Bahan- 120 kredit

Bacelor Sains dalam Sains Bahandengan Kepujian- 124 kredit

24.2% Senat 61124/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

34. Bacelor Sains (Kepujian) MajorInstrumentasi- 120 kredit

Bacelor Sains dalam SainsInstrumentasi dengan Kepujian- 124 kredit

21.7% Senat 61124/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

35. Bacelor Sains (Kepujian) MajorKimia- 120 kredit

Bacelor Sains Kimia denganKepujian- 125 kredit

26.4% Senat 61013/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

36. Bacelor Sains (Kepujian) MajorKimia Petroleum- 120 kredit

Bacelor Sains Kimia Petroleumdengan Kepujian- 125 kredit

19.2% Senat 61013/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

Page 49: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

6 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

37. Bacelor Sains (Kepujian) MajorKimia Perindustrian- 120 kredit

Bacelor Sains Kimia Perindustriandengan Kepujian-125 kredit

20.8% Senat 61013/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

38. Bacelor Sains (Kepujian) MajorMatematik- 120 kredit

Bacelor Sains Matematik denganKepujian- 126 kredit

11.7% Senat 61124/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

39. Bacelor Sains (Kepujian) MajorStatistik- 120 kredit

Bacelor Sains Statistik denganKepujian- 126 kredit

16.7% Senat 61124/8/2015

LPU 10817/11/2015

JKPT 6/201618/10/2017

Fakulti Ekologi Manusia40. Bacelor Muzik

(Persembahan Muzik)Bachelor of Music (MusicPerformance)- 132 kredit

Bacelor MuzikBachelor of Music- 124 kredit

47.8% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

41. Bacelor Sains (PembangunanManusia)- 121 kredit

Bacelor Sains PembangunanManusiaBachelor of Human DevelopmentScience- 124 kredit

28.2% Senat 61810/3/2016

LPU 11328/6/2016

Belum diperoleh

42. Bacelor Pengajian PenggunaBachelor of Consumer Studies- 123 kredit

Bacelor Pengajian PenggunaBachelor of Consumer Studies- 123 kredit

21.1% Senat 61210/9/2015

LPU 10817/11/2015

Belum diperoleh

43. Bacelor Sains (PembangunanManusia dan TeknologiMaklumat)- 142 kredit

Bacelor Sains PembangunanManusia dengan TeknologiMaklumatBachelor of Human DevelopmentScience with InformationTechnology

28.8% Senat 62221/7/2016

LPU 11416/8/2016

Belum diperoleh

Page 50: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

7 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

- 124 kredit

44. Bacelor Sains (PembangunanManusia dan Pengurusan)- 139 kredit

Bacelor Sains PembangunanManusia dengan PengurusanBachelor of Human DevelopmentScience with Management- 124 kredit

27.2% Senat 62221/7/2016

LPU 11416/8/2016

Belum diperoleh

Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi45. Bacelor Sastera

- Kesusasteraan Melayu

- 124 kredit

Bacelor Sastera KesusasteraanMelayuBacelor Of Arts Malay Literature- 125 kredit

41.1% Senat 6376/9/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

46. Bacelor Sastera- Bahasa dan Linguistik

Melayu

- 124 kredit

Bacelor Sastera Bahasa DanLinguistik MelayuBachelor Of Arts Malay LanguageAnd Linguistics- 125 kredit

41.1% Senat 6376/9/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

47. Bacelor Sastera Bahasa Asing- Perancis

- 124 kredit

Bacelor Sastera Pengajian BahasaPerancisBachelor of Arts in FrenchLanguage Studies- 128 kredit-

34.7% Senat 6376/9/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

48. Bacelor Sastera- Bahasa Inggeris

Dalam semakan JKKU 279

49. Bacelor Sastera- Kesusasteraan Inggeris

Dalam semakan JKKU 279

Page 51: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

8 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

50. Bacelor Sastera Bahasa Asing- Bahasa Mandarin

Dalam semakan JKKU 279

51. Bacelor Sastera Bahasa Asing- Bahasa Arab

Bacelor Sastera Bahasa ArabBachelor Of Arts In ArabicLanguage

32.2% Senat 64418/1/2018

Belum diperoleh Belum diperoleh

52. Bacelor Sastera Bahasa Asing- Bahasa Jerman

Bacelor Sastera Pengajian BahasaJermanBachelor Of Arts In GermanLanguage Studies

34.7% Senat 64418/1/2018

Belum diperoleh Belum diperoleh

Fakulti Rekabentuk dan Senibina53. Bacelor Senibina Landskap

- 130 kreditBacelor Seni Bina LandskapBachelor of Landscape Architecture- 127 kredit

58.4% Senat 63610/8/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan54. Bachelor Sains (Sains

Bioperubatan)Dalam semakan JKKU 279

55. Bachelor Sains (Dietetik) Dalam semakan Senat 642

56. Bachelor Sains (PemakananDan Kesihatan Komuniti)

Dalam semakan Senat 642

57. Bachelor Sains (KesihatanPersekitaran & Pekerjaan)

Dalam semakan JKKU 279

Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat58. Bacelor Sains Komputer

- Sistem Komputer

- 123 kredit

Bacelor Sains Komputer (SistemKomputer)Bachelor of Computer Science(Computer System)- 123 kredit

17.1% Senat 60512/2/2015

LPU 10528/4/2015

JKPT BIL.6/2015(4 September 2015)

Page 52: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

9 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

59. Bacelor Sains Komputer- Multimedia

- 123 kredit

Bacelor Sains Komputer(Multimedia)Bachelor of Computer Science(Multimedia)- 123 kredit

26.8% Senat 60512/2/2015

LPU 10528/4/2015

JKPT BIL.6/2015(4 September 2015)

60. Bacelor Sains Komputer- Rangkaian Komputer

- 123 kredit

Bacelor Sains Komputer(Rangkaian Komputer)Bachelor of Computer Science(Computer Network)

123 kredit

14.7% Senat 60512/2/2015

LPU 10528/4/2015

JKPT BIL.6/2015(4 September 2015)

61. Bacelor Sains Komputer- Kejuruteraan Perisian

- 123 kredit

Bacelor Kejuruteraan PerisianBachelor of Software Engineering- 123 kredit

24.3% Senat 60714/5/2015

LPU 10725/8/2015

JPT(A)1000/021/003/01 jld.6 (19) 19 Mei

2016

Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul62. Bacelor Sains (Kepujian)

Biokimia- 127 kredit

Bacelor Sains Biokimia denganKepujianBachelor of Science inBiochemistry with Honours- 122 kredit

29% Senat 6219/6/2016

LPU 11416/8/2016

Belum diperoleh

63. Bacelor Sains (Kepujian)Mikrobiologi- 127 kredit

Bacelor Sains Mikrobiologi denganKepujianBachelor of Science inMicrobiology with Honours- 126 kredit

24.3% Senat 6219/6/2016

LPU 11416/8/2016

Belum diperoleh

64. Bacelor Sains (Kepujian)Bioteknologi- 135 kredit

Bacelor Sains Bioteknologi denganKepujianBachelor of Science in

43.0% Senat 62221/7/2016

LPU 11416/8/2016

Belum diperoleh

Page 53: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

10 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

Biotechnology with Honours- 126 kredit

65. Bacelor Sains (Kepujian) BiologiSel dan Molekul- 128 kredit

Bacelor Sains Biologi Sel danMolekul dengan KepujianBachelor of Science in Cell andMolecular Biology with Honours- 125 kredit

23.4% Senat 6219/6/2016

LPU 11416/8/2016

Belum diperoleh

Fakulti Pengajian Alam Sekitar66. Bacelor Pengurusan Alam

Sekitar- 135 kredit

Bacelor Pengurusan Alam SekitarBachelor of EnvironmentalManagement- 128 kredit

28.1% Senat 61013/8/2015

LPU 10725/8/2015

JPT(A)1000/021/003/01 jld.6 (19) 19 Mei

2016

67. Bacelor Sains Teknologi AlamSekitar- 131 kredit

Bacelor Sains Teknologi AlamSekitarBachelor of Environmental Scienceand Technology- 122 kredit

29.8% Senat 61013/8/2015

LPU 10725/8/2015

JPT(A)1000/021/003/01 jld.6 (19) 19 Mei

2016

Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (UPMKB)68. Diploma Pertanian

- 103 kreditDiploma PertanianDiploma in Agriculture- 93 kredit

67.95% Senat 63610/2/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

69. Diploma Perikanan- 103 kredit

Diploma PerikananDiploma in Fishery- 93 kredit

61.16% Senat 63610/2/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

70. Diploma Perhutanan- 103 kredit

Diploma PerhutananDiploma in Forestry- 93 kredit

68.9% Senat 63610/2/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

71. Diploma PengurusanPerladangan Makanan- 104 kredit

Diploma Pengurusan PerladanganMakananDiploma of Food Estate

73.08% Senat 63610/2/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

Page 54: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Lampiran CADe : Status Minit 7.10.2(b)xii. Lampiran 1: Maklumat Program Pengajian Prasiswazah Baharu/Semakan Yang Melalui SemakanKurikulum

Di Bawah Nomenklatur Baharu Setakat 31 Januari 2018

11 | 1 0

Bil. Nama Asal Program dan jamkredit bergraduat

Nama Program Selepas SemakanSemula dan jam kredit bergraduat

PeratusPerubahan

Kelulusan Senat Kelulusan LPU Kelulusan JKPT

Management- 93 kredit

Pusat Asasi Sains Pertanian72. Asasi Sains Pertanian

- 53 kreditAsasi Sains Pertanian- 53 kredit

98.1% Senat 6323/4/2017

Belum diperoleh Belum diperoleh

Page 55: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAMPIRAN MINIT 7.11(C)

1

(Tandakan √ pada ruangan yang berkaitan)

√ QMS EMS ISMS

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan TindakanCadangan

TarikhPelaksanaan

Catatan

1. PTJ seringkali menghadapi kesukaran untukmendapatkan laporan kemajuan projek/ laporan akhirpenyelidikan daripada penyelidik bagi Geran Luar yangmelibatkan penggunaan Sistem online iaitu Mygrantsdan MOSTI. Cadangan penambahbaikan:

i. Memandangkan Pejabat TDPA tidak dapatmengakses sistem Mygrants dan SistemMOSTI, RMC dimohon agar dapat mengambiltindakan memaklumkan kepada PTJ sekiranyapenyelidik telah menghantar Laporan ke dalamsistem Mygrants dan Sistem MOSTI.

ii. Peneraju proses dicadangkan menyediakansistem pemantauan penghantaran laporankemajuan /akhir penyelidikan yang dapatdiakses oleh Pejabat TDP/Pegawai Pemantaudi PTJ.

Contoh :Borang Laporan Kemajuan Projek Penyelidikan danBorang Laporan Akhir Penyelidikan yang berasaskanSistem Mygrants (Geran FRGS, PRGS, TRGS, LRGS,

Pihak RMC telah membangunkan SistemPutra Research & Innovation ManagementSystem (PRIMS) untuk memantapkanproses pemantauan projek penyelidikanUPM. Modul pemantauan ini memerlukanpenyelidik memuat naik laporan yangdihantar melalui sistem luar (penaja) untuktujuan penilaian dan rekod PTJ. PTJmempunyai akses ke sistem PRIMS danboleh menjalankan pemantauan melaluisistem tersebut.

2017 Sistem PRIMS telahmula di gunapakai mulaiOktober 2017.Walaubagaimanapunmodul pemantauan bagisistem ini masih lagidalam pembangunanoleh pihak iDEC dandijangka siap padaOktober 2018. Dalamhal ini Unit PemantauanPenyelidikan RMC telahmemajukan projek yangperlu menghantarlaporan kemajuan/akhirgeran dari penaja luar(KPT/MOSTI) kepadapegawai pemantau diPTJ dari semasa kesemasa.

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

Page 56: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAMPIRAN MINIT 7.11(C)

2

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan TindakanCadangan

TarikhPelaksanaan

Catatan

ERGS) dan Sistem MOSTI (Geran Sciencefund)

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikandan Inovasi)

2. Tambah baik Borang Laporan Penilaian Prestasi Projek(PU/PY/BR40/PRESTASI).Cadangan penambahbaikan:

i. Ruang komen pada bahagian Panel Penilai PTJperlu dipecahkan bagi setiap sukuan. Berlakukekeliruan dimana panel tidak mempunyairuang yang cukup untuk membuat penilaianpada setiap sukuan dan mengisi komen untukLKP 2 pada bahagian Tahun Kedua (LaporanKemajuan 3 dan 4)

ii. Pengesahan TDP/Pengarah hanya ada 2(memuaskan dan tidak memuaskan). Perluditambah sederhana.

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikandan Inovasi)

Memandangkan penilaian laporan perludibuat setahun sekali (2 laporandigabungkan penilaiannya) maka, keperluanuntuk menyediakan ruang berasinganadalah tidak perlu.

Contohnya bagi laporan kemajuan 1 danlaporan kemajuan 2, penilaian hanya dibuatoleh panel pada masa laporan kemajuan 2diterima oleh PTJ. Tujuan penilaiandirangkumkan untuk 2 laporan sekali adalahuntuk memudahkan PTJ melaksanakanproses penilaian.

Pihak RMC bersetuju dengan cadanganuntuk menambah status ‘sederhana’ padaBorang Laporan Penilaian Prestasi Projek(PU/PY/BR40/PRESTASI).

2017 Borang LaporanPenilaian Prestasi Projek(PU/PY/BR40/PRESTASI)telah ditambah baikberdasarkan cadangantersebut.

3. UCTC akan mengadakan Bengkel Hala Tuju untukmemantapkan fungsian dan pengenalpastian strategibaharu yang akan menyumbang kepada pencapaian

Dalam proses persediaan untukmengadakan bengkel.

18 hingga 20Ogos 2017

Maklum balasKeberkesanan Tindakandan Status :

Page 57: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAMPIRAN MINIT 7.11(C)

3

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan TindakanCadangan

TarikhPelaksanaan

Catatan

Pelan Strategi UPM UPM 2014-2020 (Matlamat ke 3:Melonjakkan Perkhidmatan Jaringan Industri danMasyarakat)

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (JaringanIndustri dan Masyarakat – Pusat TransformasiKomuniti Universiti - UCTC))

Bengkel Hala Tuju UCTCini telah berjayadilaksanakan pada 18 –20 Ogos 2017 yang lalu.Hasil dari Bengkel HalaTuju tersebut:1. UCTC telah berjaya

menyusun semulakeperluan stafmengikut bidangkepakaran masing-masing. Pada tahun2017 UCTC telahberjaya mencapaiKPI melebihi 200%.(Lampiran 1)

2. Manakala pada awaltahun 2018 pulaUCTC telahmenyusun semulasemua portfoliopenempatan dantugas staf seperti diLampiran 2.

4. Mengadakan latihan kepada pegawai TNCJINM danentiti JINM yang memegang jawatan TPKD, TPAD,TPLS, TPKP, Juruaudit PTJ, Pegawai E-Waste,Pegawai Aset, Pegawai OSH, 5S, Pegawai RekodJabatan (PRJPTJ) dan lain-lain yang berkaitandengan SPK berikutan terdapat pegawai lantikanbaharu atau pertukaran/bersara.

TPLS JINM dan Entiti JINM akanmenyediakan perancangan danpenyelarasan latihan mengikut kesesuaianjawatan yang disandang dalam sistem SPK,OSH dan sebagainya

Oktoberhingga

Disember2017

Menyelaras latihanbersama dengan PejabatPendaftar, Bursar, CQA,OSHA

CQA TPAD/Juruaudit -

Page 58: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAMPIRAN MINIT 7.11(C)

4

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan TindakanCadangan

TarikhPelaksanaan

Catatan

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (JaringanIndustri dan Masyarakat)

Kursus Audit Dalampada 8-9 Feb 2018danperbincangan/pemantauan secara maya(email/whatappgroup) bergantungkeperluan.

TPKD – Perjumpaanberkala

5S – Mesyuarat JK 5SUPM secara berkala

Pejabat Pendaftar TPLS – Mesyuarat

berkala bersamaPenyelaras LatihanStaf PejabatPendaftar

PRJ PTJ – Mesyuaratberkala bersamaPegawai RekodJabatan UPM

PPKKP Penyelaras Sisa (E-

Waste) - Latihanbersama PPKKP

JK OSH PTJ –Mesyuarat berkala 4kali setahun

Page 59: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAMPIRAN MINIT 7.11(C)

5

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan TindakanCadangan

TarikhPelaksanaan

Catatan

5. Memberikan perkhidmatan yang efektif kepadamasyarakat menerusi perkhidmatan pengesanan awalkanser. Ini adalah untuk menjayakan Pelan StrategikUPM 2014-2020 (Matlamat ke 3: MelonjakkanPerkhidmatan Jaringan Industri dan Masyarakat)

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (JaringanIndustri dan Masyarakat - Pusat Sumber danPendidikan Kanser, CaRE UPM)

Menawarkan perkhidmatan pengesananawal kanser menggunakan mesinultrasound. Perkhidmatan ini telahmenyumbang dalam dalam sub-komponenJINM iaitu:

i. Jaringan Industri dan Masyarakat;ii. Aktiviti kesukarelawan menerusi

program “Pengesanan Awal Kanser@ Putra Bakti”; dan

iii. Penjanaan Pendapatan.

Menerusi perkhidmatan ini juga, CaRE UPMturut menyokong perkhidmatan diagnostikyang ditawarkan di PPDN dengan menjadisalah satu feeder rujukan pesakit yangperlu mendapatkan pemeriksaan lanjut diPPDN menerusi CT Scan, MRI dan Pet Scan.

2017 Kertas cadanganmengadakanperkhidmatanpengesanan awal kanser(early cancer detection)telah dibawa keMesyuarat JawatankuasaPengurusan Universiti(JPU) pada 7 November2017 (Minit 623.05(b))dengan keputusanmemperaku kadarbayaran untukdikemukakan kemesyuaratJawatankuasa TetapKewangan Universiti(JKTK).

Kertas cadangan cajperkhidmatan saringanawal kanser untukkelulusan JKTK telahdihantar ke PejabatBursar pada bulanDisember 2017.

Page 60: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

4.0 PERUBAHAN ISU LUARAN DAN DALAMAN UNIVERSITI YANG RELEVAN TERHADAP SPK

Page 61: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AGENDA 4:PERUBAHAN ISU LUARAN DANDALAMAN UNIVERSITIYANG RELEVAN TERHADAP SPK

LAPORAN KETUA BAHAGIANBAHAGIAN PENGURUSAN KUALITI PERKHIDMATAN

Page 62: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 4

PERUBAHAN ISU LUARAN DAN DALAMANUNIVERSITI YANG RELEVAN TERHADAP SPK

..sebagaimanakeperluan

klausa 9.3.2,input kajian

semulapengurusan

Page 63: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Penyediaandokumen

isu dalamandan luaran

telah dilaksana pada23 – 26 Januari2018, mengikut

keperluan dancontoh templet OFI

bersyarat AuditPemantauan 2 oleh

SIRIM pada tahun2017 (tambahbaik

daripada OFI SIRIM2017)

Page 64: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 4

UPM telah memajukan dokumen OFIbersyarat kepada SIRIM (3 PTJ: FEM, PKU &WAZAN) pada 22 Disember 2017, dan telahdiluluskan oleh SIRIM pada 3 Januari 2018.

Templet dokumen Pihak Berkepentingan, IsuDalaman/Luaran serta Penilaian Risiko yangtelah diluluskan oleh SIRIM diguna dalammeneliti & memantapkan semua dokumenmerujuk kepada fungsi PTJ, dan bukan setiapproses yang ada di PTJ, dan dibengkelkan.

Page 65: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 4

S e m a k a n m e n g i k u t P T J / e n t i t i :

Dokumen telah disediakan oleh PTJ,diluluskan dalam Mesyuarat Pengurusan PTJ &disimpan di PTJ dan CQA (dalam portal eISO)

Page 66: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 4

Page 67: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 4

Paparan DokumenSkop Pengurusan Kualiti,Pihak Berkepentingan danIsu Dalaman & Isu Luaranserta penyataan risiko PTJ,mengikut PTJ.

Page 68: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4

Pusat Tanggungjawab (PTJ):FAKULTI EKOLOGIMANUSIA

Nota*: Isu Dalaman (Isu dalam kawalan PTJ & UPM) , Isu Luaran (Isu yang diakibatkan oleh pihak luar)

Pernyataan Isu Pernyataan Risiko Keberkesanan Tindakan

Dalaman/Luaran* Isu Risiko Kawalan Sedia

ada

Penyata Risiko Secara Mudah Strategi Tindakan(Tahap S dan T

sahaja)

Penyata Risiko Secara Mudah Keputusan/Tindakan Terhadap Risiko

Keterukan

Kemungkinan Tahap Keteruk

anKemungki

nan Tahap Terima/ Tolak/ Pindah/Belum Nilai Catatan

Dalaman 1. Program pengajian tidakdikemaskini mengikut tempoh

Graduan kurang menepatikeperluan pasaran kerja.

Pemantauan melalui MesyuaratJawatankuasa Kurikulum Fakulti(JKKF)

3 5 15 (T)

i. Log Pemantauan semakanKurikulum setiap programpengajianii. Fakulti memulakan semakan 3semester sebelum tempohpelaksanaan program.iii. Menjadikan log pemantauansemakan sebagai agenda tetapMesyuarat JKKF.

3 2 6 (S) Terima

Pemantauan akandilaksanakan pada September2018 (Semester 1 Sesi2018/2019)

Dalaman 2.Pelajar tidak ikut skemapengajian

1) Menjejaskan kuotapelajar yang sepatutnyamengambil kursusmengikut skema pengajian2) Pelajar tidak bergraduatmengikut tempoh yangditetapkan (Graduation OnTime – GOT)3) Mengganggu JadualWaktu Kuliah Amali (JWKA)sedia ada

Menyediakan skema pengajianlengkap mengikut pakej sebagaipanduan dan rujukan kepadapelajar

1 4 4 (R) - - - - - -

Dalaman

3. Pengawas peperiksaan bagikursus umum universiti dariPTJ lain tidak hadir tanpamakluman

Menjejaskan kualitipenilaian kursus

1) Surat dan jadual bertugaspengawasan diedarkan awalkepada PYB dan salinan kepadaTDA PTJ berkenaan.

2) Surat makluman ketidakhadiranpembantu pengawas kepadaDekan berkenaan

3 4 12 (S)

i. Surat perlantikan Pengawasakan dikeluarkan oleh PTJmasing-masing.ii.FEM akan memberi taklimatawal kepada semua Pengawasyang terlibat.

3 4 12(S) PindahKongsi

Kongsi risiko kerana tindakankurang berkesan. Diputuskandalam mesyuarat bersamaPTJ terlibat yang turutdihadiri oleh KetuaPentadbiran TNC (AA) padaSeptember (Semester 1 Sesi2018/2019)-

Luaran1. Peruntukan kewanganbelanja mengurus tahunandikurangkan / dipotong

Infrastruktur yang kondusiftidak dapat disediakan Penyelenggaraan secara dalaman 4 3 12 (S)

Meningkatkan peluang FEMmenjana pendapatan darisumber sedia ada sepertikepakaran modal insan danfasiliti fizikal.

4 3 12 (S) Terima Rujuk Pelan Perniagaan FEM2018

Page 69: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4

Dalaman/Luaran* Isu

DalamanProgram pengajian tidakdikemaskini mengikuttempoh

Dalaman Pelajar tidak ikut skemapengajian

Dalaman

Pengawas peperiksaanbagi kursus umumuniversiti dari PTJ laintidak hadir tanpamakluman

Luaran

Peruntukan kewanganbelanja mengurustahunan dikurangkan /dipotong

ISU DALAMAN & ISU LUARAN PRASISWAZAH

Pusat Tanggungjawab (PTJ): Fakulti Ekologi Manusia

Risiko Kawalan Sedia adaPenyata Risiko Secara Mudah

Keterukan Kemungkinan Tahap

Graduan kurang menepati keperluan pasaran kerja. Pemantauan melalui Mesyuarat JawatankuasaKurikulum Fakulti (JKKF) 3 5 15 (T)

1) Menjejaskan kuota pelajar yang sepatutnya mengambilkursus mengikut skema pengajian2) Pelajar tidak bergraduat mengikut tempoh yangditetapkan (Graduation On Time – GOT)3) Mengganggu Jadual Waktu Kuliah Amali (JWKA) sediaada

Menyediakan skema pengajian lengkapmengikut pakej sebagai panduan dan rujukankepada pelajar

1 4 4 (R)

Menjejaskan kualiti penilaian kursus

1) Surat dan jadual bertugas pengawasandiedarkan awal kepada PYB dan salinankepada TDA PTJ berkenaan.

2) Surat makluman ketidakhadiran pembantupengawas kepada Dekan berkenaan

3 4 12 (S)

Infrastruktur yang kondusif tidak dapat disediakanPenyelenggaraan secara dalaman 4 3 12 (S)

PENYATAAN RISIKO

CONTOH

Page 70: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4PERUBAHAN ISU LUARAN DAN DALAMANUNIVERSITI YANG RELEVAN TERHADAP SPK

Perubahan Isu Dalaman & Isu Luarandilaksana dengan merujuk kepada keputusan keberkesanan tindakan dan penilaian risiko, iaitukeputusan/tindakan terhadap risiko setelah strategi tindakan dibuat, dan mendapat keputusan tahap risiko rendahdan terkawal atau menghapus punca risiko.

Pernyataan Isu Pernyataan Risiko

Dalaman/Luaran* Isu Risiko Kawalan Sedia ada

Penyata Risiko Secara Mudah Strategi Tindakan(Tahap S dan T sahaja)Keterukan Kemungkinan Tahap

Dalaman

1. Programpengajian tidakdikemaskinimengikuttempoh

Graduan kurangmenepatikeperluan pasarankerja.

Pemantauan melaluiMesyuaratJawatankuasaKurikulum Fakulti(JKKF)

3 5 15 (T)

i. Log Pemantauan semakanKurikulum setiap program pengajianii. Fakulti memulakan semakan 3semester sebelum tempohpelaksanaan program.iii. Menjadikan log pemantauansemakan sebagai agenda tetapMesyuarat JKKF.

Strategi Tindakan(Tahap S dan T sahaja)

Penyata Risiko Secara Mudah Keputusan/Tindakan Terhadap Risiko

Keterukan Kemungkinan Tahap Terima/ Tolak/ Pindah/ Belum Nilai Catatan

i. Log Pemantauan semakan Kurikulum setiap programpengajianii. Fakulti memulakan semakan 3 semester sebelum tempohpelaksanaan program.iii. Menjadikan log pemantauan semakan sebagai agendatetap Mesyuarat JKKF.

3 2 6 (S) TerimaPemantauan akan dilaksanakan padaSeptember 2018 (Semester 1 Sesi2018/2019)

Page 71: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4Q1 (Jan – Mac) Q2 (April – Jun) Q3 (Julai – Sept.) Q4 (Ogos – Disember)Memantapkan dokumen PihakBerkepentingan danKeperluan/Ekspektasi Mereka &dokumen Isu Luaran dan IsuDalaman & Penyataan Risiko.

Kawalan Sedia Ada dikenalpastidalam penentuan tahap risiko.

Risiko tahap sederhana dan tinggidikawal dengan mengenalpastiStrategi Tindakan yang sesuai @lebih baik daripada kawalan sediaada.

Melaksana Strategi Tindakan yangdiputuskan.

Menilai tahap risiko selepas pelaksanaanstrategi tindakan.Buat keputusan terhadap risiko tersebutsama ada:

1. Terima;2. Pindah;3. Kurangkan; atau4. Elak.

Laksana tindakan berasaskan keputusanterhadap risiko.

Sekiranya tahap risiko rendah, kawal risikosecara berterusan.Dan sekiranya tahap risiko sederhana dantinggi, buat tindakan penambahbaikanterhadap strategi tindakan.

Laporan Penilaian Risiko akan dibentangdalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualitipada 10 Julai 2018

Melaksanakan StrategiTindakan secaraberterusan

Menilai tahap risiko.

Sekiranya tahap risiko rendah,kawal risiko secara berterusan.

Sekiranya tahap risiko masihsederhana dan tinggi, laksanatindakan pembetulan (semakstrategi tindakan dan kenalpastisemula strategi tindakan yanglebih berkesan)

Laporan Penilaian Kawalan Risiko2018 akan dibentang dalamMesyuarat Jawatankuasa Kualitipertama pada tahun 2019

Page 72: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Penyediaan dokumen& Penyataan Risiko

Menilai tahap risiko selepas pelaksanaanstrategi tindakan.Buat keputusan terhadap risiko tersebutsama ada:

1. Terima;2. Pindah;3. Kurangkan; atau4. Elak.

Laksana tindakan berasaskan keputusan terhadaprisiko.

Sekiranya tahap risiko rendah, kawal risikosecara berterusan.Dan sekiranya tahap risiko sederhana dan tinggi,buat tindakan penambahbaikan terhadap strategitindakan.

1.

2.

3.

4.5.

6.

Laporan Penilaian Risiko akan dibentangdalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti

Kali ke-40 (3/2018)pada 10 Julai 2018

April – Jun/ tertakluk padabila strategi tindakan diambil

Minggu 1Julai

Menilai Keberkesanan/Tahap Risiko

Majukan Laporan PenilaianRisiko PTJ kepada CQA pada

6 Julai 2018

..keberkesanankawalan risikodalampencapaianobjektif kualiti

Indikatorisu dikekal/Digugur/tambah

Page 73: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4Perubahan Isu Dalaman & Isu Luarandapat dikenalpasti setelah dapatan pada Q2(bagi tahap risiko rendah dan terkawal, danPTJ setuju untuk hapus punca risiko ).

PTJ boleh ambil keputusan untuk teruskanpemantauan terhadap isu tersebut ataugugurkan isu tersebut.Dan sekiranya terdapat isu baharu, berikutanperubahan dasar, peraturan dll, isu akan jugaditambah.

Pemantauan perubahan isu dalaman/luarandibuat 2 kali setahun sebagaimana dokumenrisiko.

Justeru, perubahan isu dalaman dan isuluaran akan dilapor dalam MesyuaratJKKualiti ke-40, pada 10 Julai 2018.

Menilai tahap risiko selepas pelaksanaanstrategi tindakan.Buat keputusan terhadap risiko tersebutsama ada:

1. Terima;2. Pindah;3. Kurangkan; atau4. Elak.

Laksana tindakan berasaskan keputusan terhadaprisiko.

Sekiranya tahap risiko rendah, kawal risikosecara berterusan.Dan sekiranya tahap risiko sederhana dan tinggi,buat tindakan penambahbaikan terhadap strategitindakan.

4.5.

6.

Laporan penilaian risiko akan dibentangdalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti

Kali ke-40 (3/2018)pada 10 Julai 2018

Minggu 1Julai

Menilai Keberkesanan/Tahap Risiko

..keberkesanankawalan risikodalampencapaianobjektif kualiti

Indikatorisu dikekal/Digugur/tambah

Page 74: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4SYOR:Mesyuarat diminta mengambil perhatian:1. Isu dalaman dan isu luaran bagi setiap PTJ telah diteliti kembali pada awal tahun 2018, setelah

UPM mendapat penemuan OFI bersyarat bagi Audit SIRIM Tahun 2017;

2. Dokumen yang telah ditambahbaik telah diluluskan dalam Mesyuarat Pengurusan PTJ, bersama-sama dokumen SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI DAN PROSES UTAMA, ISU DALAMAN &ISU LUARAN DAN PIHAK BERKEPENTINGAN SERTA PENYATAAN RISIKO & PELUANG;

3. Dokumen tersebut (mengikut PTJ) boleh dirujuk pada Portal eISO, dan terdapat juga di PTJ;

4. Semakan berkala terhadap isu dalaman dan luaran dibuat 2 kali/tahun, dan perubahan direkod;dan

5. Semakan pertama isu dalaman dan isu luaran akan dibuat pada Q2, dan laporan perubahan isudalaman dan isu luaran akan dilaporkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti UPM Kali ke-40pada 10 Julai 2018.

Page 75: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN
Page 76: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN

KEBERKESANAN SPK

----------------------------------------------------------

Page 77: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN

KEBERKESANAN SPK

5.1 MAKLUMBALAS PELANGGAN

/ PIHAK BERKEPENTINGAN

Page 78: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

1LAPORAN MAKLUMBALAS PELANGGAN(U-RESPON)/ PIHAK BERKEPENTINGAN 2017

AGENDA 5.1

Page 79: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

ADUAN

CADANGAN PENGHARGAAN

PERTANYAAN

ADUAN CADANGAN PENGHARGAAN PERTANYAAN

347

74 8

1052

239

38 19

1026

208

26 6

585

KATEGORI MAKLUMBALAS2015 2016 2017

ADMIN - http://u-respons.upm.edu.my

1.PERBANDINGAN KATEGORI MAKLUMBALAS DARI TAHUN 2015 SEHINGGA 2017

TAHUN JUMLAH

2015 1481

2016 1322

2017 825

PELANGGAN - http://upm.edu.my/feedback dan http://upm.edu.my/maklumbalas

Page 80: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

07

615

ORANG AWAM

2.PERBANDINGAN KATEGORI PENGGUNA DARI TAHUN 2015 SEHINGGA 2017

PELAJAR

341567603

585 361

2068

195 150 116

2015

2015

2015

2015

2016

2016

2016

2016

2017

2017

2017

2017

PEMBEKAL

STAFUPM

Page 81: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

3.JUMLAH MENGIKUT KATEGORI MAKLUMBALAS DAN KATEGORI PENGGUNADARI TAHUN 2015 SEHINGGA 2017

2015 2016

2017

2015

KATEGORIMKLMBLS

KATEGORI PENGGUNA

AWAM PELAJAR PEMBEKAL STAF

ADUAN 44 156 0 147

CADANGAN 24 28 8 14

PENGHARGAAN 1 4 0 3

PERTANYAAN 534 427 60 31

2016

KATEGORIMKLMBLS

KATEGORI PENGGUNA

AWAM PELAJAR PEMBEKAL STAF

ADUAN 32 111 1 95

CADANGAN 13 12 3 10

PENGHARGAAN 2 9 0 8

PERTANYAAN 520 453 16 37

2017

KATEGORIMKLMBLS

KATEGORI PENGGUNA

AWAM PELAJAR PEMBEKAL STAF

ADUAN 19 108 0 81

CADANGAN 5 10 1 10

PENGHARGAAN 7 8 0 2

PERTANYAAN 310 235 6 23

Page 82: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PTJ

4.PERBANDINGAN PTJ BERDASARKAN KATEGORI MAKLUMBALAS DARI TAHUN 2015SEHINGGA 2017

ADUAN

CADANGAN

PENGHARGAAN

PERTANYAAN

TAHUN

PTJ

2015 FEP SGS BHG. AKADEMIK

2016 CADE FEP KESELAMATAN

2017 FEP CADE BHG. AKADEMIK

TAHUN PTJ

2015 1. PERPUSTAKAAN2. BURSAR3. BHG.AKADEMIK

2016 1. BHG. KESELAMATAN2. BHEP/PNC

2017 1. BHG. AKADEMIK2. PNC/PERPUSTAKAAN/PKU

TAHUN PTJ

2015 1. KESELAMATAN2. PERPUSTAKAAN/PKU/PPPA

2016 1. FK 2. PNC

2017 1. ALUMNI 2. PNC

TAHUN PTJ

2015 1. BHG. AKADEMIK 2. SGS 3. UPM

2016 1. BHG. AKADEMIK 2. SGS 3. UPM

2017 1. BHG. AKADEMIK 2. SGS 3. BURSAR

1. Penghargaan sebagai Alumniyang dijemput menyumbangkepada UPM.4. Penghargaan atas penajaanYayasan Pak Rashid1. Penghargaan atas penyelesaianmasalah elektrik di kolej

Page 83: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

ADUAN

CADANGAN

PENGHARGAAN

PERTANYAAN

TELAHSELESAI

198

DALAMPROSES

8

TELAHSELESAI

18

DALAMPROSES

08

TELAHSELESAI

6

DALAMPROSES

0

TELAHSELESAI

727

DALAMPROSES

98

5.STATUS TINDAKAN TEMPOH 1 JAN – 31 DIS 2017

DIKEMASKINI 16 APRIL 2018

Page 84: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Orang awam merupakan pengguna tertinggi bagi kategori maklumbalaspertanyaan

Pemegang taruh tertinggi iaitu pelajar ialah pengguna tertinggi memberimaklumbalas untuk aduan, cadangan dan penghargaan 2015 dan 2017

Data menunjukan penurunan bagi setiap kategori pengguna

Data menunjukan peningkatan dan penurunan bagi kategorimaklumbalas penghargaan

Data menunjukan penurunan bagi kategori maklumbalasaduan, cadangan dan pertanyaan

RUMUSAN

6.RUMUSAN DARIPADA DATA MAKLUMBALAS PELANGGAN 2015-2017

Aduan berulang bagi PTJ yg sama adalah berkaitan kerosakan fasiliti, , sistemICT dan kes saman

Pertanyaan berulang bagi PTJ yg sama adalah berkaitan syarat kemasukan,yuran, transkrip, program yg ditawarkan danmode pengajian

Page 85: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

U-Respon 3.028 senarai maklumbalas dan cadangan

penambahbaikan Sistem U-Respon

Penambahbaikan kepada paparancetakan

Penambahbaikan kepadapaparan tindakanTPKP/PYB/TWP

Perubahan keperluan pengguna

Penambahbaikan yang diambil adalahdalam memastikan perkhidmatandapat disampaikan kepada pelangganpada masa yang diperlukan

Penambahbaikanyang berterusan

melalui maklumbalaspelanggan dan

penemuan audit

2018 Bengkel NaikTaraf sistem bagi

memenuhi ekspektasipelanggan dan

memenuhi perubahanpada standard

Sistem U-Respon merupakankerjasama antara CoSCommdan IDEC sejak tahun 2012

2017 Cadangan perubahandaripada U-Respon – Sistem

Pengaduan Awam (SisPA) – TIDAKSELAMAT

U-Respon 2.016 item telahditambahbaik

Bengkel telah diadakanpada 26 – 28 Oktober

2015

Tempohmasa

7.PENAMBAHBAIKAN SISTEM U-RESPON 2012-2018

Kajian sistem sedia ada

Penyediaan dokumencadangan naiktaraf sistem

Pembangunan naik tarafsistem

Pengujian naik taraf sistem

Perubahan danpenambahbaikan

Penyerahan dandeployment

2014

Page 86: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Bengkel Pengurusan Pelanggan untuk Timbalan Penyelaras KepuasanPelanggan pada 4 Mei 2018 akan membantu pemahaman kepada sistem U-Respon bagi membolehkan tindakan yang lebih berkesan

Pelaksanaan gatekeeper “pengesahan maklumbalas melaluiemel saya” dapat mengurangkan maklumbalas yang tidakrelevan/fitnah/ugutan/cemuhan/gosip.

Hebahan kepada pelanggan kaedah memberi maklumbalasdapat membantu pelanggan menyalurkan maklumbalas

PENAMBAHBAIKAN

8.PENAMBAHBAIKAN DARIPADA DATA MAKLUMBALAS PELANGGAN DAN SISTEM2017

Maklumbalas daripada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan akandikumpulkan untuk naik taraf sistem yang akan dibengkelkan pada 28 Mei2018

Page 87: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Mesyuarat diminta mengambil perhatian:

Status tindakan yang belum diambilbagi tahun 2017

9.SYOR

Tindakan pembetulan kepada statusaduan berulang

Tarikh Bengkel Pengurusan Pelanggankepada TPKP

Page 88: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Terima Kasih | Thank You

Page 89: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN

KEBERKESANAN SPK

----------------------------------------------------------

5.2 Kajian Kepuasan Pelanggan

Page 90: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

2 LAPORAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN 2018

AGENDA 5.2

Page 91: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

1. JUMLAH RESPONDEN 2018

PENGAJIAN PRASISWAZAH

PENGAJIAN SISWAZAH

PENYELIDIKAN DAN INOVASI

2018

388PERKHIDMATAN SOKONGAN

2018

378

2018

249

2018

296

2018(Q1)1311

Page 92: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Portal pelajar membantupengurusan maklumat pelajar

4.0

Penggunaan eSMP dalampengurusan akademik pelajar4.03

Dewan/Bilik Peperiksaanadalah bersesuaian 4.01

Penggunaan PutraBlast sebagai sistempengurusan pembelajaran universiti

4.06Pensyarah menjalankan tugas secara

profesional

4.12

2. PENCAPAIAN MENGIKUT SKOP PERKHIDMATAN BAGI TAHUN 2018 (Q1)

5 ITEM SAHAJA DARI 31 ITEM MENDAPAT MEAN 4.0 DAN KE ATAS

PENGAJIAN PRASISWAZAH

38.89 % mendapat skala1 ,2 dan 3 bagi item

Kemudahan wifi/u-spotdi fakulti/Institut

(82.54 % mendapatskala 4 dan 5 bagi

item)

Page 93: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

3. PENCAPAIAN MENGIKUT SKOP PERKHIDMATAN BAGI TAHUN 2018 (Q1)

TIADA ITEM DARI 46 ITEM MENDAPAT MEAN 4.0 DAN KE ATAS

PENGAJIAN SISWAZAH

PENYELIDIKAN DAN INOVASI

TIADA ITEM DARI 16 ITEM MENDAPATMEAN 4.0 DAN KE ATAS

PERKHIDMATAN SOKONGAN

TIADA ITEM DARI 21 ITEMMENDAPAT MEAN 4.0 DAN KE ATAS

79.12% mendapat skala 4 dan 5 bagi item “pensyarahmenjalankan tugas secara profesional”

75.68% mendapat skala 4 dan 5 bagi item “penyaluranmaklumat berkaitan penawaran geran, prosedur dan

garis panduan berkaitan adalah berkesan”82.99% mendapat skala 4 dan 5 bagi item “tahap

kmahiran dan kecekapan dalam menjalankan tugas”

58.23 % mendapat skala1 ,2 dan 3 bagi item

“Kemudahan wifi/u-spotdi fakulti/Institut”

45.27 % mendapat skala 1 ,2dan 3 bagi item “PenggunaanKM Portal dalam pengurusan

maklumat”.

60.05 % mendapatskala 1 ,2 dan 3 bagiitem “Kemudahan

untuk OKU”

Page 94: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PENGAJIAN PRASISWAZAH

4. PERATUSAN PENCAPAIAN INDEKS 2018KATEGORI PENILAIAN PENCAPAIAN %

SKALA 4 DAN 5(%)

SKALA 1,2 DAN 3(%)

2018 2018

KUALITI PERKHIDMATAN 70.3 29.7

KUALITI PENYELIAAN 70.11 29.89

KUALITI PROFESIONALISME 68.08 31.92

KESELURUHAN 69.49 30.51

PENGAJIAN SISWAZAH

KATEGORI PENILAIAN PENCAPAIAN %

SKALA 4 DAN 5 (%) SKALA 1,2 DAN 3 (%)

2018 2018

PERKHIDMATAN DI KAUNTER SPS 65.19 34.81

KUALITI MAKLUMAT DISEDIAKAN SPS 63.05 36.95

KUALITI PERKHIDMATAN DISEDIAKAN SPS SECARA KESELURUHAN 63.28 36.72

KUALTI PERKHIDMATAN DI PTJ 63.57 36.51

KUALITI PENYELIAAN 69.40 30.60

KUALITI PROFESIONALISME 69.88 30.12

KUALITI SUMBER 56.83 43.17

KESELURUHAN 64.46 35.54

Page 95: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PENYELIDIKAN DAN INOVASI

5. PERBANDINGAN PERATUSAN PENCAPAIAN INDEKS 2018

KATEGORI PENILAIAN PENCAPAIAN %

SKALA 4 DAN 5 (%) SKALA 1,2 DAN 3 (%)

2018 2018

URUSAN DI KAUNTER KHIDMATPELANGGAN

81.01 18.99

KEMUDAHAN KOMUNIKASI 77.28 23.75

KEMUDAHAN FIZIKAL 72.45 27.55

KESELURUHAN 76.92 23.43

PERKHIDMATAN SOKONGAN

KATEGORI PENILAIAN PENCAPAIAN %

SKALA 4 DAN 5 (%) SKALA 1,2 DAN 3 (%)

2018 2018

PENGURUSAN PENYELIDIKAN 67.99 33.70

PENGURUSAN INOVASI 58.78 41.22

KESELURUHAN 63.39 37.46

Page 96: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

SKOP

PRASISWAZAH

SISWAZAH

PENYELIDIKAN DAN INOVASI

SOKONGAN

PTJ KOMEN/CADANGAN

FAKULTI BAHASA MODEN DANKOMUNIKASI

TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (ICT)

KEMUDAHAN FIZIKAL

KOMUNIKASI PELANGGAN

FAKULTI EKONOMI PENGURUSAN

FAKULTI EKOLOGI MANUSIA

PTJ

FAKULTIKEJURUTERAAN

FAKULTIPERHUTANAN

FAKULTI SAINS

PTJ KOMEN/CADANGAN

PUSAT PENGURUSAN PENYELIDIKAN PENYAMPAIAN MAKLUMAT YANG LEBIH BERKESAN

PROSES KERJA YANG PANJANG

TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (ICT)PEJABAT TNC PI

PTJ KOMEN/CADANGAN

FAKULTI BAHASA MODEN DN KOMUNIKASIKEMUDAHAN FIZIKAL

KOMUNIKASI PELANGGANFAKULTI BIOTEKNOLOGI DAN SAINS

BIOMOLEKUL

FAKULTI EKOLOGI MANUSIA

FAKULTI SAINS

6. KOMEN/CADANGAN MENGIKUT SKOP PERKHIDMATAN DARIPADA PELANGGAN

Page 97: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Mesyuarat diminta mengambil perhatian:

Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan2018

7.SYOR

Tindakan kepada komen dancadangan dalam memastikan ia tidakberulang

Page 98: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Terima Kasih | Thank You

Page 99: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN

KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.3 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI SPK

a) Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

2017 dan Penetapan KPI 2018

b) Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat

Fungsian dan Aras 2017

c) Pencapaian Piagam Pelanggan 2017

i) Proses Utama Universiti

ii) Proses Sokongan dan Operasi Sokongan

Page 100: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN

KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.3 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI SPK

a) Pencapaian Petunjuk Prestasi Utama (KPI) 2017

dan Penetapan KPI 2018

Page 101: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AGENDA 5:PRESTASI PROSES, KEAKURAN DANKEBERKESANAN SPK

5.3 Pencapaian Objektif Kualiti SPK

LAPORAN WAKIL PENGURUSAN

1

Page 102: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3: Pencapaian Objektif Kualiti SPK

K P I U P M

P e n c a p a i a n P e l a nT i n d a k a n P e r i n g k a tF u n g s i a n d a n A r a s

P i a g a m P e l a n g g a ni ) P r o s e s U t a m a

U n i v e r s i t ii i ) P r o s e s S o k o n g a n d a n

O p e r a s i P e r k h i d m a t a nS o k o n g a n

1.2.

3.

O B J E K T I F K U A L I T I U P M :

3 k a t e g o r i o b j e k t i f k u a l i t iy a n g m e n t e r j e m a h k a n p e n c a p a i a ny a n g d i h a s r a t k a n m e n e r u s i s i s t e mp e n g u r u s a n k u a l i t i

2

Page 103: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

3

Page 104: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5Matlamat

PelanStrategik

UPM

32 KPIUPM

ISU DALAMANUPM & ISU

LUARAN YANGRELEVAN

PIHAKBERKEPENTINGAN

YANG RELEVANDENGAN UPM &

KEPERLUANMEREKA

PIHAK

BERKEPENTINGAN

/PELANGGAN

VISIUPM

3 1

3 kategori objektif kualiti yang ditentu, dan relevandengan fungsi, peringkat dan keputusan SPK 1

2

3

P E M E TA A N S I S T E M P E N G U R U S A N K U A L I T IU N I V E R S I T I P U T R A M A L AY S I A

2

4

Page 105: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Laporan Pencapaian KPI 2017 dan PenetapanSasaran KPI 2018 oleh Pengarah CosComm

Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan ProsesUtama dan Operasi Perkhidmatan Sokonganoleh Pegawai Kepuasan Pelanggan (PKP) UPM

Laporan Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsiandan Aras (PTFA) 2017, dan Penetapan PTFA 2018

oleh Pengarah CQA

5

Page 106: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 (a)

Pencapaian Objektif Kualiti SPK

LaporanPencapaian

KPI 2017 danPenetapanSasaran KPI

2018oleh

PengarahCosComm

: Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

6

Page 107: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPKPI UPM

2017

Laporan Pencapaian

7

Page 108: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

8

Page 109: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

9

Page 110: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

10

Page 111: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

11

Page 112: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

12

Page 113: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

13

Page 114: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

14

Page 115: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

15

Page 116: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

…dibuatpenambahbaikan dan

elemen penambahbaikandiambil kira dalam

penetapan sasaran KPI 2018

yang tidak mencapaisasaran…

16

Page 117: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

17

Page 118: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

18

Page 119: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

19

Page 120: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

20

Page 121: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

21

Page 122: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

22

Page 123: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

23

Page 124: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

24

Page 125: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

25

Page 126: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

26

Page 127: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP

PenetapanSasaranKPI 2018

27

Page 128: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPPenetapan

SasaranKPI 2018

28

Page 129: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSPMesyuarat Kajian Semula Pengurusan dimohon mengambil perhatianberhubung Pencapaian KPI UPM 2017 sebagaimana yang telahdibentang dalam Bengkel Pencapaian KPI Q4 2017 pada 16 Januari2018,

dan

sasaran KPI UPM 2018 yang telah ditentukan, dinilai pencapaianpada Q1 pada Bengkel Penilaian KPI Q1 2018 pada 17 April 2018.

Mengambil perhatian KPI adalah objektif kualiti yang dipantausebagai pengukuran pencapaian apa yang dihasratkan oleh UPM.

LaporanPencapaian

KPI 2017 danPenetapanSasaran KPI

2018oleh

PengarahCosComm

29

Page 130: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN

KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.3 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI SPK

b) Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat

Fungsian dan Aras 2017

Page 131: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AGENDA 5:PRESTASI PROSES, KEAKURAN DANKEBERKESANAN SPK

5.3 Pencapaian Objektif Kualiti SPK

LAPORAN WAKIL PENGURUSAN

Page 132: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Laporan Pencapaian KPI 2017 dan PenetapanSasaran KPI 2018 oleh Pengarah CosComm

Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan ProsesUtama dan Operasi Perkhidmatan Sokonganoleh Pegawai Kepuasan Pelanggan (PKP) UPM

Laporan Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsiandan Aras (PTFA) 2017, dan Penetapan PTFA 2018

oleh Pengarah CQA

Page 133: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5Matlamat

PelanStrategik

UPM

32 KPIUPM

ISU DALAMANUPM & ISU

LUARAN YANGRELEVAN

PIHAKBERKEPENTINGAN

YANG RELEVANDENGAN UPM &

KEPERLUANMEREKA

PIHAK

BERKEPENTINGAN

/PELANGGAN

VISIUPM

3 1

3 kategori objektif kualiti yang ditentu, dan relevandengan fungsi, peringkat dan keputusan SPK 1

2

3

P E M E TA A N S I S T E M P E N G U R U S A N K U A L I T IU N I V E R S I T I P U T R A M A L AY S I A

2

Page 134: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

LaporanPencapaian

Pelan TindakanPeringkat

Fungsian danAras (PTFA)2017, danPenetapanPTFA 2018

oleh PengarahCQA

11 objektif

11 objektif

48 objektif

Page 135: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Pelaporan kali pertama

menggunakan Sistem LPFA &Taklimat Penggunaan Sistemkepada TWP &TPKD penerajuproses telah diadakan pada 13Disember 2017.

Page 136: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Pencapaian Keseluruhan Objektif Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras:

61

9

00

10

20

30

40

50

60

70

Capai Tidak Capai Tidak Diukur

ANALISIS PENCAPAIAN KESELURUHAN

Page 137: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Mengikut Proses Utama, Proses Sokongan danProses Operasi Perkhidmatan Sokongan

9 8

44

2 3 40 0 0

05

101520253035404550

Proses Utama Proses Sokongan Proses Operasi PerkhidmatanSokongan

ANALISIS KESELURUHAN MENGIKUT SKOP

Capai Tidak Capai Tidak Diukur

Page 138: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

3

6

0

54

9

1

3 32 2 2

3

1

32 2

5

12

1 110

10

12

0 0 0 0 0 0 01

2

0 0 0 0 0 01

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20 Analisis Keseluruhan Mengikut Peneraju Proses

Capai Tak Capai Tidak Diukur

Pencapaian Keseluruhan Mengikut Peneraju:

Page 139: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Pelan Fungsian danAras Tahun 2017 yangtidak mencapaisasaran diambiltindakan kawalanketakakuran, danPelan Fungsian danAras Tahun 2018dikemuka mengambilkira kawalan tersebut.

Page 140: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

(A) PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI (11)

No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi Sasaran2017

Pencapaian2017

Perubahan PetunjukPrestasi untuk

Pengukuran 2018(sekiranya Ada)

PenetapanSasaran 2018

1 Pengambilan Pelajar BaharuPrasiswazah

Mendapatkan calon pelajarcemerlang mengikut programpengajian UPM

Peratusan pelajar yang memilih programUPM sebagai pilihan pertama berdasarkanPNGK ≥ 3.0

55% 63.30% -- 65%

Peratusan pendaftaran pelajar baharudengan PNGK 3.5 ke program pengajianbacelor yang ditawarkan

60% 56.70% -- 60%

Peratusan pelajar yang memilih programUPM sebagai pilihan pertama berdasarkanPNGK ≥ 3.5

22% 30.00% -- 35%

2 Pengambilan dan KemasukanPelajar Siswazah

Keputusan permohonan kemasukandimaklumkan kepada calon

Peratusan keputusan yang dikeluarkandalam tempoh 60 hari selepas tarikhpermohonan lengkap diterima

80% 98.50% -- 80%

3 Pendaftaran Pelajar Pelajar mendaftar tidak lewat dariminggu kedua (2) selepas semesterbermula

Peratusan pelajar mendaftar 80% 96.50% -- 80%

4 Penilaian Tesis Pelajar menduduki Viva Voce selepaspenyerahan tesis

Peratusan pelajar menduduki viva dalamtempoh tiga (3) bulan selepas penyerahantesis kepada Sekolah Pengajian Siswazahuntuk pemeriksaan

73% 80.97% -- 73%

5 Pengurusan Bantuan Kewangan Pelajar mendapat keputusanpermohonan bantuankewangan/biasiswa

Peratusan pelajar yang mendapatkeputusan tidak lewat tiga (3) bulanselepas tarikh tutup permohonan

100% 100% Peratusan pelajaryang mendapatkeputusan tidaklewat dua (2) bulanselepas tarikh tutuppermohonan

100%

Page 141: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

6 Penilaian PengajaranKursus/Amali

Meningkatkan kualiti pengajarankursus/amali

Peratusan pensyarah/pensyarahsambilan mendapat skor 3.5 (skalalikert 5) atau lebih untuk penilaianpengajaran (Pensyarah programsepenuh masa dalam kampus) -Prasiswazah

95% 99.67% -- 95%

Peratusan pensyarah/pensyarahsambilan mendapat skor 3.5 (skalalikert 5) atau lebih untuk penilaianpengajaran (Pensyarah programsepenuh masa dalam kampus) -Siswazah

95% 97.80% -- 95%

7 Penilaian Kemajuan bagi PelajarSecara Penyelidikan

Penilaian laporan kemajuan pelajarsecara penyelidikan dibuat melaluionline dan dinilai oleh JawatankuasaPenyeliaan dalam tempoh yang telahditetapkan

Peratusan laporan kemajuan pelajarsecara penyelidikan dibuat secaraonline dalam tempoh dan dinilai olehJawatankuasa Penyeliaan pada setiapsemester

80% 97.55% -- 80%

8 Laboratories Compliance andAccreditation Fully Operationaland Calibrated(Bermula 2018 ditukarkepada

Pengekalan AkreditasiMakmal

Memastikan makmal/penyelidikan/ perkhidmatanprofessional memenuhipiawaian yang ditetapkan

Bilangan makmal yang diakreditasi (ISO17025/ISO 15189)

16 Bil. 15. Bil. -- 16 Bil.

(tiadapenambahan

makmal - berlakuperubahan

standard MS ISO17025:2005

kepada MS ISO17025:2017)

(A) PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI (11)

Page 142: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

(B) PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA,PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL (11)

No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi Sasaran 2017 Pencapaian2017

Perubahan PetunjukPrestasi untuk

Pengukuran 2018(sekiranya Ada)

PenetapanSasaran 2018

1 Pengendalian AduanAwam dan MaklumBalas

Melaksanakan tindakan terhadapaduan dalam tempoh yang ditetapkan- 21 hari sekiranya melibatkan PTJUPM dan 6 bulan hingga setahunsekiranya melibatkan pihak ketiga

Peratusan kes aduanyang diambil tindakandalam tempoh yangditetapkan

90% 91% -- 90%

2 Perolehan Borang penilaian prestasi pembekalsecara online

Laporan keseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kali setahun- 80%

80% 85.78%

Laporan keseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kali setahun- 95% ke atas

10% 9.02%

Laporan keseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kali setahun- 50% (kurangmemuaskan)

0% 0.06% LaporankeseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kalisetahun - 50%dan ke bawah(kurangmemuaskan)

10%

MKSP:AGENDA 5.3: Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Tahun 2018:9 objektif

Page 143: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

(B) PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN,

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL (11)3 Membangunkan

Modal Insan TerbaikMemastikan staf menghadirilatihan

Peratusan staf yang menghadiri latihan 3 harisetahun untuk staf bukan akademik

100% 98.17% -- 100%

4 PenyelenggaraanInfrastruktur

Memastikan bekalan air,elektrik, dan sistem rawatankumbahan berfungsi secaraberterusan

Peratusan gangguan dipulihkan dalam masa 24 jam 90% 96% -- 90%

5 Mengambil ModalInsan Terbaik

Melantik pegawai akademikdari dalam dan luar negaradaripadanya graduan 100universiti terbaik dunia

Melantik pegawai akademik dari dalam dan luarnegara daripadanya graduan 100 universiti terbaikdunia/mengikut bidang kepakaran

20% 24.19% -- 20%

6 Mematuhi KeperluanKeselamatan danKesihatan Pekerjaan(KKP)

Memastikan persekitarankerja yang selamat dan sihat

Peratusan pencapaian program pemantauan KKPyang dilaksanakan berada pada tahap minimumyang ditetapkan

80% 84.70% -- 80%

7 SwaakreditasiProgram Pengajian

Program pengajian yangditawarkan memenuhikeperluan akreditasi yangditetapkan

Proses pertimbangan permohonan akreditasiprogram oleh Jawatankuasa Swaakreditasi ProgramPengajian dilaksanakan dalam tempoh 2 bulan daritarikh pelaksanaan audit program

100% 100% -- 100%

Pemakluman kelulusan akreditasi program kepadafakulti dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikhmesyuarat Jawatankuasa Swaakreditasi ProgramPengajian

100% 100% -- 100%

Program pengajian yang ditawarkan memenuhikeperluan akreditasi yang ditetapkan

100% 100% -- 100%

Tahun 2018:9 objektif

Page 144: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN :PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR(JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BURSAR, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI,TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZSHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ KEDIAMAN, FAKULTI

PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM (48)

4 PelaksanaanPerkhidmatan SesiKaunseling

Memastikan pelajar mendapatperkhidmatan sesi kaunselingindividu(Bermula 2018 ditukar kepada'Meningkatkankeberkesananperkhidmatankaunseling individu')

Peratusan pelajardapat berjumpapegawai psikologidalam hari yang sama(masa bekerja) tanpamembuat temujanji(sesi kaunselingindividu kali pertama)

100% 100% Bermula 2018,petunjuk prestasiini digugurkan

-

Memastikan 80%penilaianperkhidmatan sesikaunselingmencapai min 3.5ke atas

80% 100% PeratusanPenilaianklienmencapai min3.75 ke atas

80%

Tambahbaik Proses Utama – 1 Perubahan Objektif Kualiti 2018 – 2 Petunjuk Prestasi Baharu - 2

Penetapan Sasaran Baru 2018 – 3 Gugur objektif kualiti - 2

Tahun 2018:46 objektif

Page 145: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

12 Pembayaran Membayar dengantepat dan mengikuttempoh

Peratusan pembatalanmelalui EFT

0.60% 0.35% Cadangan untukdigugurkan bagipengukuran tahun2018. -

Peratus membayarsemua tuntutandalam tempoh 14hari

100% 100% -- 100%

Peratus membayarsemua tuntutandalam tempoh 7 hari

70% 70% -- 70%

13 Belanjawan, Perolehan,Pembayaran, PengurusanAset dan Perakaunan(Bermula 2018 ditukarkepada'Belanjawan,Perolehan,Pembayaran,Pengurusan AsetPerakaunan,Pengurusan Hasildan Penjanaan')

Mencapai sasarankualiti mengikutproses utama

Peratuspencapaiansasaran kualitimengikut prosesutama

80% 97.47% -- 80%

(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (48) :

GUGUR

Page 146: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

16 PengukuhanKandunganDigital PSAS

Menambahkandungan digitaldalam UPMIR

Bilanganpertambahanrekod UPMIR

6500 Bil. 7199 Bil. -- 6700 Bil

Peratuspertambahanrekod AGRIS

8% 9.03% -- 8%

(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (48) :

Page 147: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

24 Pelaksanaan,Penyelenggaraan danPemantauan SistemPengurusanPembelajaran

Menyediakan perkhidmatanPutraBLAST kepada pelajar,pensyarah dan pentadbirsistem

Jumlah kursus aktif diPusat Tanggungjawab(PTJ) mempunyaiminimum 13 itemPembelajaran Teradunatau Blended Learning(BL) pada akhir semester

35% 53.44% -- 40%

25 Perancangan danPelaksanaan KajianPengajaran danPembelajaran

Mengukur pelaksanaanmakluman/hebahan cadanganhasil kajian pengajaran danpembelajaran(Bermula 2018 ditukarkepada'mengukur tahap

kepuasan pelajar hasildaripada kajian exitsurvey')

Makluman cadanganpenambahbaikanberdasarkan hasil kajianpengajaran danpembelajaran kepadapihak berkaitan dalamtempoh 14 hari bekerjaselepas dibentangkandalam MesyuaratJawatankuasaPengajaran danPembelajaran(JKPP)/PegawaiKanan/Senat

100% 100% Peratus pelajarmencatatkanpenilaian >6.00 (baik)dari skala 10mata bagikajian exitsurvey pelajartahun akhir

60%

(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN:

Page 148: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

31 PengurusanPenyediaanKemudahanPenginapan danAktiviti Pelajar

Menyediakankemudahan danpersekitaranpenginapan pelajaryang kondusif sertaperalatan aktivitipelajar yangbersesuaian

Indekskeselesaandan petunjukprestasi padapurata 3.5(skala likert5)

82% 92.90% -- 85%

(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN:

Page 149: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK

Rujuk:

Page 150: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4SYOR:

Mesyuarat diminta mengambil perhatian terhadap laporan yang telah dibentang:

1. Laporan Pencapaian Objektif Kualiti SPK bagi Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian danAras (Pelan TFA) tahun 2017 bagi:

a) Proses Utama – 11 petunjuk prestasib) Proses Sokongan - 11 petunjuk prestasic) Proses Operasi Perkhimatan Sokongan – 48 petunjuk prestasi

2. Mulai tahun 2017, Pelaporan Pelan TFA menggunakan Sistem LPFA, yang telah memudahkanpemantauan dan pelaporan. Sistem boleh diguna/dirujuk oleh semua pekerja UPM;

3. 7 Objektif kualiti Pelan TFA 2017 yang tidak dicapai, telah dilaksana tindakan pembetulan; dan

4. 66 Objektif Kualiti Pelan TFA Tahun 2018 telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Kalike-39 yang telah diadakan pada 10 April 2018, dan pelaporan pencapaian dilaksana 2 kali/tahun(maklumat perinci boleh rujuk eISO).

Page 151: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Punca Tindakan Pembetulan

Peratusan pelajar yang memilihprogram UPM sebagai pilihanpertama berdasarkan PNGK ≥ 3.0

55% 63.30% Mencapai sasaran. -- -- -- 65%

Peratusan pendaftaran pelajarbaharu dengan PNGK 3.5 keprogram pengajian bacelor yangditawarkan

60% 56.70% Pencapaian pada tahun 2016 adalah48.14%. Sasaran pencapaiandinaikkan kepada 60% untuk 2017disebabkan dengan kemasukan UMdan USM dalam pemilihan pelajarmelalui BPKP JPT, dijangka peratuscalon menolak tawaran akanmenurun disebabkan tiada lagitawaran berganda. Namun demikianjangkaan pencapaian kepada 60%telah tersasar.

Sasaran pencapaian perlu ditelitisemula untuk tahun 2018.

-- 60%

Peratusan pelajar yang memilihprogram UPM sebagai pilihanpertama berdasarkan PNGK ≥ 3.5

22% 30.00% Mencapai sasaran. -- -- -- 35%

2 Pengambilan dan Kemasukan PelajarSiswazah

Keputusan permohonan kemasukandimaklumkan kepada calon

Peratusan keputusan yangdikeluarkan dalam tempoh 60 hariselepas tarikh permohonan lengkapditerima

80% 98.50% Jumlah permohonan: 4585permohonan Dalam tempoh 60hari: 4516 permohonan Melebihitempoh 60 hari: 69 permohonan

-- -- -- 80%

3 Pendaftaran Pelajar Pelajar mendaftar tidak lewat dariminggu kedua (2) selepas semesterbermula

Peratusan pelajar mendaftar 80% 96.50% Pencapaian: 96.5% Jumlah:10260 dari 10629 orang pelajar

-- -- -- 80%

4 Penilaian Tesis Pelajar menduduki Viva Voce selepaspenyerahan tesis

Peratusan pelajar menduduki vivadalam tempoh tiga (3) bulanselepas penyerahan tesis kepadaSekolah Pengajian Siswazah untukpemeriksaan

73% 80.97% Pencapaian: 80.97% Jumlah:1009 dari 1246 orang pelajar

-- -- -- 73%

5 Pengurusan Bantuan Kewangan Pelajar mendapat keputusanpermohonan bantuankewangan/biasiswa

Peratusan pelajar yang mendapatkeputusan tidak lewat tiga (3) bulanselepas tarikh tutup permohonan

100% 100% Pencapaian GRF: 100% Jumlah:1142 orang pelajar PencapaianGRA: 100% Jumlah: 64 orangpelajar

-- -- Peratusan pelajar yangmendapat keputusan tidaklewat dua (2) bulan selepastarikh tutup permohonan

100%

Peratusan pensyarah/pensyarahsambilan mendapat skor 3.5 (skalalikert 5) atau lebih untuk penilaianpengajaran (Pensyarah programsepenuh masa dalam kampus) -Prasiswazah

95% 99.67% 99.35% untuk peringkatdiploma dan 99.68% untukperingkat ijazah

-- -- -- 95%

Peratusan pensyarah/pensyarahsambilan mendapat skor 3.5 (skalalikert 5) atau lebih untuk penilaianpengajaran (Pensyarah programsepenuh masa dalam kampus) -Siswazah

95% 97.80% Pencapaian: 97.8% -- -- -- 95%

7 Penilaian Kemajuan bagi PelajarSecara Penyelidikan

Penilaian laporan kemajuan pelajarsecara penyelidikan dibuat melaluionline dan dinilai oleh JawatankuasaPenyeliaan dalam tempoh yang telahditetapkan

Peratusan laporan kemajuan pelajarsecara penyelidikan dibuat secaraonline dalam tempoh dan dinilaioleh Jawatankuasa Penyeliaan padasetiap semester

80% 97.55% Pencapaian: 97.7% SemesterPertama 2016/2017 (Sept 2016– Feb 2017) Pencapaian: 97.4%Semester Kedua 2016/2017(Feb 2017 – Sept 2017)

-- -- -- 80%

8 Laboratories Compliance andAccreditation Fully Operational andCalibrated(Bermula 2018 ditukar kepada'Pengekalan Akreditasi Makmal')

Memastikan makmal/ penyelidikan/perkhidmatan professional memenuhipiawaian yang ditetapkan

Bilangan makmal yang diakreditasi(ISO 17025/ISO 15189)

16 Bil. 15. Bil. Dua makmal di IPPH telahditarik balik sijil akreditasidisebabkan staf tidak kompeten.

Tiada garis panduan pengurusanakreditasi makmal.

Membangunkan prosedurpengurusan akreditasi makmal.

-- 16 Bil.

(tiada penambahan makmal- berlaku perubahan

standard MS ISO17025:2005 kepada MS

ISO 17025:2017)

(A) PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI

Tidak Mencapai Sasaran

6 Penilaian Pengajaran Kursus/Amali Meningkatkan kualiti pengajarankursus/amali

1 Pengambilan Pelajar BaharuPrasiswazah

Mendapatkan calon pelajarcemerlang mengikut programpengajian UPM

No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi Sasaran 2017

PencapaianPenggal Kedua Tahun Penilaian (Januari- Disember)

Pencapaian Catatan

Perubahan Petunjuk Prestasiuntuk Pengukuran 2018

(sekiranya Ada)

Penetapan Sasaran2018

Page 152: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Punca Tindakan Pembetulan

1 Pengendalian Aduan Awam danMaklum Balas

Melaksanakan tindakan terhadapaduan dalam tempoh yangditetapkan - 21 hari sekiranyamelibatkan PTJ UPM dan 6 bulanhingga setahun sekiranya melibatkanpihak ketiga

Peratusan kes aduan yang diambiltindakan dalam tempoh yangditetapkan

90% 91% 189/208 -- -- -- 90%

Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kali setahun -80%

80% 85.78% mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kalisetahun -90% dan ke atas

10%

Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kali setahun -95% ke atas

10% 9.02% Pemarkahan diberi oleh pentadbirkontrak atau pegawai di PTJberdasarkan prestasi syarikat danianya di luar kawalan penerajuproses.

Jawatankuasa Perolehan akanmengkaji semula soalan yang lebihbersesuaian.

Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kalisetahun - 80 %

80%

Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kali setahun -50% (kurang memuaskan)

0% 0.06% Sebanyak 7 syarikat telahmemperolehi skor penilaian kurangdaripada 50%.1. Kelewatan semasa penghantaranbekalan di PTJ dan sukar dihubungi.2. Masalah dari segi pengahantarankerana pihak syarikat menggunakanperkhidmatan pihak ketiga (GDEX). 3.Bekalan kurang kualiti.4. Pembekal telah tidak mematuhisyarat-syarat seperti di dalamdokumen kontrak perjanjian.

Perjumpaan bersama pihak syarikatakan diadakan pada bulan Februari2018. Mulai tahun 2017, mana-manasyarikat yang memperolehi skorpenilaian kurang daripada 50%,secara berturut turut untuk perolehandan PTJ yang sama, surat peringatanbeserta notis teguran untuk sekatanakan dikeluarkan kepada syarikattersebut. Seksyen Perolehan PejabatBursar akan meneliti cadangan untukmembuat sekatan ke atas syarikatselepas surat peringatan dikeluarkan.Syarikat yang melanggar mana-manasyarat-syarat kontrak akan diambiltindakan berdasarkan kontrak.

Laporan keseluruhan PenilaianPrestasi Pembekal 2 kalisetahun - 50% dan ke bawah(kurang memuaskan)

10%

3 Membangunkan Modal Insan Terbaik Memastikan staf menghadiri latihan Peratusan staf yang menghadirilatihan 3 hari setahun untuk stafbukan akademik

100% 98.17% -- PTJ melaporkan staf yang tidakmenghadiri latihan kerana:1. Staf akan bersara dalam tahunberkenaan dan tidak lagi berminatuntuk menghadiri latihan.2. Mempunyai terlalu banyak cutisakit (MC) sehingga tidakmempunyai masa untuk menghadirilatihan.

1. Mengemukakan kertas kerja keJKLU untuk kelulusan bagipengecualian pengiraan.2. Melakukan intervensi bersamaPTJ dengan membuat pemantauandan memberikan peringatan.

-- 100%

4 Penyelenggaraan Infrastruktur Memastikan bekalan air, elektrik, dansistem rawatan kumbahan berfungsisecara berterusan

Peratusan gangguan dipulihkandalam masa 24 jam

90% 96% Mencapai sasaran -- -- -- 90%

5 Mengambil Modal Insan Terbaik Melantik pegawai akademik daridalam dan luar negara daripadanyagraduan 100 universiti terbaik dunia

Melantik pegawai akademik daridalam dan luar negara daripadanyagraduan 100 universiti terbaikdunia/mengikut bidang kepakaran

20% 24.19% Mencapai sasaran -- -- -- 20%

6 Mematuhi Keperluan Keselamatandan Kesihatan Pekerjaan (KKP)

Memastikan persekitaran kerja yangselamat dan sihat

Peratusan pencapaian programpemantauan KKP yang dilaksanakanberada pada tahap minimum yangditetapkan

80% 84.70% mencapai sasaran -- -- -- 80%

Proses pertimbangan permohonanakreditasi program olehJawatankuasa SwaakreditasiProgram Pengajian dilaksanakandalam tempoh 2 bulan dari tarikhpelaksanaan audit program

100% 100% mencapai sasaran. -- -- -- 100%

Pemakluman kelulusan akreditasiprogram kepada fakulti dalamtempoh 7 hari bekerja dari tarikhmesyuarat JawatankuasaSwaakreditasi Program Pengajian

100% 100% mencapai sasaran. -- -- -- 100%

Program pengajian yang ditawarkanmemenuhi keperluan akreditasiyang ditetapkan

100% 100% mencapai sasaran. -- -- -- 100%

(B) PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL

Tidak Mencapai Sasaran

7 Swaakreditasi Program Pengajian Program pengajian yang ditawarkanmemenuhi keperluan akreditasi yangditetapkan

2 Perolehan Borang penilaian prestasi pembekalsecara online

No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi Sasaran 2017Pencapaian Catatan

PencapaianPenggal Kedua Tahun Penilaian (Januari- Disember) Perubahan Petunjuk Prestasi

untuk Pengukuran 2018(sekiranya Ada)

Penetapan Sasaran2018

Page 153: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Punca Tindakan Pembetulan

1 Pemantauan Laporan Pelan strategiUPM

Menyediakan Laporan PencapaianSuku Tahun KPI UPM mengikuttempoh

Peratusan laporan pencapaian sukutahun KPI UPM disediakan dalamtempoh 5 hari bekerja dari tamattempoh pengemaskinian data dalamPutra Cockpit

100% 100% mencapai sasaran -- -- -- 100%

2 Pengauditan Melaksanakan pengauditan mengikutprogram audit yang diluluskan

Peratusan pengauditan dijalankanmengikut program audit termasuktugas tambahan tahun semasa

90% 91.40% mencapai sasaran -- -- -- 90%

3 Pembangunan Pelajar Meningkatkan kebolehpasarangraduan

Peratusan graduan bekerja(termasuk yang melanjutkanpengajian) berdasarkan kelayakandalam bidang pengajian dalamtempoh 6 bulan bergraduar

85% 85.10% Objektif kualiti tercapai denganpencapaian petunjuk prestasi,iaitu dalam tempoh enam bulanselepas bergraduat 85.1%graduan memperoleh pekerjaanberdasarkan kelayakan dalambidang pengajian.

-- -- -- 85%

Peratusan pelajar dapat berjumpapegawai psikologi dalam hari yangsama (masa bekerja) tanpamembuat temujanji (sesi kaunselingindividu kali pertama)

100% 100% Objektif kualiti tercapai dengan100% pelajar dapat berjumpapegawai psikologi dalam hariyang sama (masa bekerja)tanpa perlu membuat temujanji(sesi kaunseling individu kalipertama.

-- -- -- 100%

Memastikan 80% penilaianperkhidmatan sesi kaunselingmencapai min 3.5 ke atas

80% 100% Objektif kualiti tercapai dengan100% penilaian perkhidmatankaunseling mencapai min 3.5

-- -- -- 80%

5 Pelaksanaan Permohonan BantuanZakat oleh Pelajar

Memaklumkan keputusanpermohonan bantuan zakat kepadapelajar

Memaklumkan keputusanpermohonan zakat pelajar atastalian dalam tempoh 21 hari bekerjaselepas tarikh sah permohonan

95% 99.63% mencapai sasaran -- -- -- 95%

6 Jaringan Kerjasama Industri Meningkatkan bilangan kerjasamastrategik UPM-Industri

Peratusan pencapaian jaringankerjasama industri baharu daripadakeseluruhan jaringan industri padatahun semasa

5% 54.00% 54.00% (Jumlah pencapaianbilangan industri baharu Jan-Disember 2017 adalah: JumlahJaringan: 5,026 Industri Baharu:2,716

-- -- -- 5%

7 Jaringan Kerjasama Komuniti Menembusi sekurang-kurangnya 42daerah daripada 146 daerah setiaptahun

Peratusan pencapaian projekkomuniti berdasarkan daerah darikeseluruhan daerah (SeluruhMalaysia) pada tahun semasa

30% 55.10% 81 daerah telah dicapaisehingga Disember 2017(55.1%)

-- -- -- 30%

8 Kenaikan Pangkat Keputusan kenaikan pangkat stafdimaklumkan kepada pemohonselewat-lewatnya 10 hari bekerjaselepas Minit Mesyuarat PihakBerkuasa Melantik diterima atauarahan Pihak Berkuasa Melantik

Peratusan keputusan yangdimaklumkan

100% 100% Mencapai sasaran -- -- -- 100%

9 Cuti Belajar Pengisian kouta biasiswa yangdiperuntukkan oleh KPM

Peratusan pengisian kouta 100% 100% Mencapai sasaran -- -- -- 100%

10 Persaraan Memastikan pesara mendapat GCRpada gaji terakhir sebelum bersaramengikut jadual pembayaran gajiyang ditetapkan oleh kerajaan

Peratusan pesara mendapat GCR 100% 100% Mencapai sasaran -- -- -- 100%

Jumlah pendapatan yang diperoleh RM 26000000 RM28000000

mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- -- RM 26000000

Jumlah pendapatan yang diperoleh RM 309000000 RM 439490000 mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- -- RM 309000000

Peratusan pembatalan melalui EFT 0.60% 0.35% mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- Cadangan untuk digugurkan bagipengukuran tahun 2018.

(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BURSAR, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL

SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN

KOMUNIKASI, KOLEJ KEDIAMAN, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM

Tidak Mencapai SasaranPetunjuk Prestasi Sasaran 2017

PencapaianPenggal Kedua Tahun Penilaian (Januari- Disember)

Pencapaian Catatan

12 Pembayaran Membayar dengan tepat danmengikut tempoh

11 Penjanaan Pendapatan Memperoleh pendapatan daripadapelaburan

4 Pelaksanaan Perkhidmatan SesiKaunseling

Memastikan pelajar mendapatperkhidmatan sesi kaunseling individu

No. Proses Utama Objektif Kualiti Perubahan Petunjuk Prestasi

untuk Pengukuran 2018(sekiranya Ada)

Penetapan Sasaran2018

Page 154: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Peratus membayar semua tuntutandalam tempoh 14 hari

100% 100% mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- -- 100%

Peratus membayar semua tuntutandalam tempoh 7 hari

70% 70% mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- -- 70%

13 Belanjawan, Perolehan, Pembayaran,Pengurusan Aset dan Perakaunan(Bermula 2018 ditukar kepada'Belanjawan, Perolehan,Pembayaran, Pengurusan AsetPerakaunan, Pengurusan Hasildan Penjanaan')

Mencapai sasaran kualiti mengikutproses utama

Peratus pencapaian sasaran kualitimengikut proses utama

80% 97.47% mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- -- 80%

14 Indeks Akauntabiliti Mendapat skor sekurang-kurangnya 4bintang di dalam Audit PengurusanKewangan (IA)

Pencapaian di dalam Laporan AuditPengurusan Kewangan (IA) olehpihak Audit Negara

5 Bil. 5 Bil. Memperolehi 93.1 markah bagikeseluruhan proses iaituPengurusan, Pembayaran,Belanjawan, Kutipan Hasil, danPerolehan

-- -- -- 5 Bil.

Bilangan pertambahan rekod UPMIR 6500 Bil. 7199 Bil. Capai -- -- -- 6700 Bil

Peratus pertambahan rekod AGRIS 8% 9.03% Capai -- -- -- 8%

Bilangan kes jenayah di dalamkampus - 25 kes sebulan

25 Bil. 4 Bil. pencapaian 4 kes sebulan -- -- -- 25 Bil.

Bilangan kes kemalangan jalanrayadi dalam kawasan kampus - 5 kessebulan

5 Bil. 1 Bil. Pencapaian 1 kes sebulan -- -- -- 5 Bil.

Mendapatkan kelahiran ternakan 15 Bil. 38 Bil. Pencapaian dicapai melebihisasaran yang ditetapkan(253.3%) keseluruhan ternakandi TPU.

-- -- -- 15 Bil.

Mengeluarkan anak benih tanaman 12600 Bil. 21347 Bil. Sasaran pencapaian telahdicapai pada Q3 tahun 2017.Bagi keseluruhan tahun 2017pencapaian keseluruhanmelebihi sasaran awal yangditetapkan dengan sebanyak169.4%. Pecahan pencapaianmengikut target Bahagian:1) Bhg. Pemasaran:14,853/6000 pokok2) Bhg. Tanaman : 2,900/4000pokok3) Hortikultur & Bukit Ekspo :3,561/2000 pokok4) Bhg. Puchong : 33/600 pokok

-- -- -- 12600 Bil.

Mengekalkan pensijilan dari agensiluar bertauliah

2 Bil. 2 Bil. MyMyGAP (Ternakan) telahdisambung @renew sehinggatahun 2019, MyGAP(Akuakultur) telah disambung@renew sehingga tahun 2018,MyGAP (Tanaman) masih dalamproses menunggu pihak JbtPertanian menjalankan Audit.SPBT tidak mengeluarkan sijil,walau bagaimanapun pensijilanskim masih diteruskan dandokumen @Borang perakuandikira sah oleh Jbt.Pertanian

-- -- -- 2 Bil.

17 Kawalan Keselamatan Harta BendaUniversiti dan Keselamatan WargaKampus

Mengawal keselamatan harta bendaUniversiti dan keselamatan wargakampus

18 Menyedia dan MemantapkanPrasarana Sokongan Pengajaran danPenyelidikan serta PenjanaanPendapatan

Menambahbaik prasarana termasukhaiwan ternakan, tanaman danakuakultur bagi tujuan memantapkansokongan pengajaran danpenyelidikan serta penjanaanpendapatan Taman PertanianUniversiti

Pengurangan penjimatan utilitidisebabkan pada tahun 2016 UPMtelah menerima bayaran tuntutanyang dibuat ke atas caj meter airyang dikongsi bersama JabatanPertanian.

Portfolio penjimatan baharu akanditambah bagi tahun 2018 dandipelbagaikan bagi merealisasikanpenjimatan yang disasarkan.

16 Pengukuhan Kandungan Digital PSAS Menambah kandungan digital dalamUPMIR

15 Kawalan Kos Mengoptimumkan sumber kewangankepada aktiviti yang lebih strategik

Jumlah penjimatan mengikut aktivitikawalan kos

RM 2000000 RM 1850000 --

12 Pembayaran Membayar dengan tepat danmengikut tempoh

RM 2000000--

Page 155: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

19 Konsultasi Perubatan Memastikan pelanggan mendapatrawatan selewat-lewatnya 30 minitselepas selesai proses pendaftaran

Peratusan pelanggan mendapatrawatan

90% 88% -- Bilangan pesakit kronik yangmendapat rawatan di PKUbertambah. Rawatan pesakit kronikmemerlukan masa yang lebih lamadan lebih teliti bagi memastikanpesakit jelas tentang rawatan yangdiberikan. - Pelanggan dari kategoriantarabangsa juga meningkatterutamanya dari negara China yangmempunyai masalah berkomunikasidalam Bahasa Inggeris. Inimenyebabkan Pegawai Perubatanperlu meluangkan masa bagimenjelaskan keperluan perihalperubatan mereka. - Dua (2) orangPegawai Perubatan tidak bekerjakerana mempunyai masalahkesihatan. Ini menyebabkan nisbahpesakit kepada Pegawai Perubatanmeningkat dan seterusnyamempengaruhi waktu menungguuntuk mendapat konsultasiperubatan.

Berdasarkan statistik beberapatahun yang lepas, PKU tidak dapatmencapai sasaran 90% yangditetapkan. Pelbagai usaha telahdilakukan tetapi masih tidakmencapai sasaran kerana faktorutama adalah bergantung kepadajenis pelanggan yang dirawat.Memandangkan faktor ini bukandalam kawalan PKU, PKU bersetujuuntuk menurunkan sasaran yangditetapkan dari 90% ke 85%.

-- 85%

20 Konsultasi Pergigian Rawatan pergigian dapat diselesaikandalam tempoh 40 minit

Peratusan rawatan pergigian 90% 96% Mencapai sasaran yangditetapkan.

-- -- -- 90%

Kutipan RM500,000.00 setahun keAkaun Tabung Amanah PKKSSAAS

90% 100% PKKSSAAS telah mendapatkutipan sebanyak RM512,739.88 bagi keseluruhanperkhidmatan yang disediakanpada tahun 2017.

-- -- -- 90%

Mendapat skala likert 4.5 daripada500 responden pelbagai kategori

4.5 Bil. 4.7 Bil. Sasaran 4.7 telah dicapaidaripada 501 responden.

-- -- -- 4.5 Bil.

Menerima tempahan dari pelbagaiagensi kerajaan dan swasta iaitu 90penggunaan bagi Dewan Besar danPanggung Percubaan setahun

90 Bil. 88 Bil. PKKSSAAS telah mencapai 88tempahan bagi Dewan Besar danPanggung Percubaan bagi tahun2017 daripada sasaran 90 tempahan.Ini berpunca daripada kelembapanekonomi yang menyebabkanpelanggan kurang melaksanakanprogram/majlis diluar.

Memperluaskan rangka promosi bagisewaan Dewan Besar dan PanggungPercubaan kepada pihak swasta danagensi kerajaan seperti TV3, RTM,Astro dan lain-lain badan swasta dankerajaan.

-- 90 Bil.

Menerima 30 tempahanperkhidmatan kebudayaan daripelbagai agensi kerajaan danswasta

30 Bil. 30 Bil. Khidmat Kebudayaan telahmencapai 100% iaitu sebanyak30 tempahan dari sasaran.

-- -- -- 30 Bil.

Mendapat skala likert 4.5 daripada30 tempahan perkhidmatankebudayaan setahun

4.5 Bil. 4.9 Bil. PKKSSAAS telah mencapai 4.9pada skala likert daripadasasaran 4.5 bagi tahun 2017

-- -- -- 4.5 Bil.

22 Proses Pengendalian Solat FardhuBerjemaah dan Solat Jumaat

Menjamin solat fardhu 5 waktuberjemaah dan solat jumaatdilaksanakan dengan sempurna

Peratusan Imam dan Bilal yangmenghadiri kursus dan latihanpemantapan kompetensi mencapaitahap yang memuaskan

100% 100% 100% kehadiran pada tahapmemuaskan.

-- -- -- 100%

23 Pengurusan Jenazah Menjamin pengendalian pengurusanjenazah dilaksanakan dengansempurna

Mencapai tahap kepuasanperkhidmatan pada skala 4 (skalalikert 5) bagi pengurusan jenazah

100% 100% skala 4 dan skala 5 tercapai100%

-- -- -- 100%

24 Pelaksanaan, Penyelenggaraan danPemantauan Sistem PengurusanPembelajaran

Menyediakan perkhidmatanPutraBLAST kepada pelajar,pensyarah dan pentadbir sistem

Jumlah kursus aktif di PusatTanggungjawab (PTJ) mempunyaiminimum 13 item PembelajaranTeradun atau Blended Learning (BL)pada akhir semester

35% 53.44% Kursus LAX di bawah CALC tidakdiambil kira dalam pencapaialBL

-- -- -- 40%

25 Perancangan dan Pelaksanaan KajianPengajaran dan Pembelajaran

Mengukur pelaksanaanmakluman/hebahan cadangan hasilkajian pengajaran dan pembelajaran(Bermula 2018 ditukar kepada'mengukur tahap kepuasanpelajar hasil daripada kajian exitsurvey' )

Makluman cadanganpenambahbaikan berdasarkan hasilkajian pengajaran danpembelajaran kepada pihakberkaitan dalam tempoh 14 haribekerja selepas dibentangkan dalamMesyuarat JawatankuasaPengajaran dan Pembelajaran(JKPP)/Pegawai Kanan/Senat

100% 100% Makluman cadanganpenambahbaikan berdasarkanhasil kajian exit surveydibentangkan dalam Mesy.Jawatankuasa Pengajaran danPembelajaran (JKPP) pada 6April 2017, 3 Ogos 2017 dan 19Dis 2017.

-- -- Peratus pelajar mencatatkanpenilaian > 6.00 (baik) dariskala 10 mata bagi kajian exitsurvey pelajar tahun akhir

60%

21 Pengurusan Dewan danPerkhidmatan Kebudayaan

Kutipan akaun amanah melaluiaktiviti penggunaan Dewan Besar danPanggung Percubaan serta melaluipenggunaan perkhidmatan kumpulankebudayaan (RM500,000.00 setahundan ia adalah ketetapan olehUniversiti)

Page 156: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

26 Penyelenggaraan ICT Memastikan penyelenggaraan ICTdilaksanakan dalam tempoh yangdipersetujui

Melaksanakan penyelenggaraan ICTmengikut jadual yang telahditetapkan berdasarkan butiran asetPTJ

90% 93.50% Jumlah penyelenggaraankeseluruhan adalah sebanyak7342 unit. Jumlah mengikutjadual sebanyak 6865 unit dantidak mengikut jadual adalahsebanyak 460 unit. Jumlahpenyelenggaraan tidakmengikut jadual adalahdisebabkan pembekal memberipenumpuan kepadapenyelenggaraan pembaikanyang akan tempat tempohjaminan sebelum tempohkontrak kami berakhir. Walaubagaimanapun, pembekaltelahpun memberikan tarikh danjadual terbaru.

-- -- -- 90%

Tempoh pemulihan adalah sepertiberikut: Masalah Sistem ICTdiperbaiki secara dalaman- 2 jambagi Sistem Rangkaian, 5 jam bagiSistem Utama Universiti, 2 hari bagibaikpulih peralatan ICT

90% 94.50% Terdapat sebanyak 5160 jumlahaduan dalaman yang telahdibaikpulih bagi tahun 2017.

-- -- -- 90%

Tempoh pemulihan adalah sepertiberikut: Masalah Sistem ICTdiperbaiki oleh pihak luar - 2 haribagi Sistem Aplikasi dan PangkalanData, 14 hari untuk peralatan ICT

90% 92.50% Terdapat sebanyak 204 jumlahaduan luaran yang telahdibaikpulih bagi tahun 2017.

-- -- -- 90%

28 Pembangunan ICT Memastikan pembangunan ICTdilaksanakan

Peratusan permohonanpembangunan ICT dilaksanakandalam tempoh yang dipersetujui

85% 93% Sebanyak dua belas (12) sistemaplikasi telah dilaksana dandiserahkan kepada pengguna.Lapan (8) buah sistem dalampembangunan termasuk dua (2)projek transformasi kelulusanJawatan Kuasa PengurusanUniversiti iaitu ProjekTransformasi Sumber Manusiadan Projek PutraASIS.

-- -- -- 85%

29 Perkhidmatan Sokongan ICT Memastikan permohonanperkhidmatan ICT dilaksanakan

Memastikan kepuasan pelangganmencapai tahap sangat memuaskan

80% 96.60% Jumlah perkhidmatan sokonganICT yang telah diterima padatahun 2017 adalah sebanyak10570.

-- -- -- 80%

30 Perkhidmatan Rawatan Haiwan Mempertingkatkan kualiti rawatanhaiwan

Peratusan responden pada tahapkepuasan skala 4 (skala likert 5)

80% 82.96% 82.96 % sasaran tercapai -- -- -- 80%

31 Pengurusan Penyediaan KemudahanPenginapan dan Aktiviti Pelajar

Menyediakan kemudahan danpersekitaran penginapan pelajar yangkondusif serta peralatan aktivitipelajar yang bersesuaian

Indeks keselesaan dan petunjukprestasi pada purata 3.5 (skalalikert 5)

82% 92.90% Telah mencapai indekskeselesaan dan petunjukprestasi pada purata 3.5*Pencapaian ini merupakan Q42017. **Bermula 2017 KajianKepuasan Pelanggan dijalankansekali setahun sahaja

-- -- -- 85%

32 Pengendalian Aduan Kerosakan KecilPenginapan Pelajar

Memastikan aduan kerosakan keciloleh pelajar diambil tindakan dalamtempoh masa yang ditetapkan

Aduan kerosakan kecil diambiltindakan dalam tempoh dua (2) haribekerja

85% 91.90% Pengendalian aduan kerosakankecil Kolej Kediaman UPM 2017telah mencapai sasaran.

-- -- -- 85%

33 Pengurusan Penerbitan Buku KaryaAsli

Meningkatkan tahap kecekapanproses penerbitan buku karya asli

Tempoh penerbitan buku karya aslitidak melebihi 9 bulan bagi setiapjudul selepas Pengarang membuatpembetulan berdasarkan laporanPenilai

85% 86.20% Penerbit UPM telah mencapaisasaran 85% proses penerbitanbuku siap mengikut tempoh.

-- -- -- 85%

27 Baik Pulih ICT Sistem ICT berfungsi secaraberterusan, boleh dipercayai danefektif

Page 157: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Masa yang diambil untuk tindakanterhadap pelanggaran kontrakperkhidmatan staf

100% 67% Pejabat ini telah mengeluarkan 3Notis Tuntutan:a) 1 notis tuntutan dikeluarkanmelebihi tempoh 7 hari bekerjakerana Pegawai baharu masih dalamproses memahami perjalanan danprosedur kerja; danb) 2 notis tuntutan dikeluarkan dalamtempoh 7 hari bekerja.

Pegawai telah meletak jawatanberkuat kuasa 31 Julai 2017 danpegawai baharu yangmenggantikannya telah diberipenerangan mengenai Garis PanduanPelanggaran Kontrak Perkhidmatandan senarai dokumen lengkap untuknotis tuntutan dikeluarkan dalamtempoh 7 hari bekerja:1) Surat Tawaran Cuti Belajar;2) Perjanjian Cuti belajar;3) Surat Peletakan Jawatan;4) Surat Pengesahan PeletakanJawatan;5) Surat Penamatan Perkhidmatan;6) Salinan Invois; dan7) bukti akuan mengepos.

-- 100%

Tahap bayaran yang dibuat 80% 100% JUMLAH KUTIPAN BAGI TAHUN20171) JANUARI 2017 : RM36,500.102) FEBRUARI 2017 :RM59,869.173) MAC 2017 : RM50,750.104) APRIL 2017 : RM38,962.10 5)MEI 2017 : RM34,600.006) JUN 2017 : RM32,250.007) JULAI 2017 : RM36,030.00 8)OGOS 2017 : RM32,040.00 9)SEPTEMBER 2017 : RM27,250.0010) OKTOBER 2017 :RM29,982.0011) NOVEMBER 2017 :RM23,010.0012) DISEMBER 2017 :RM24,250.00Jumlah Keseluruhan Kutipan :RM425,493.47

-- -- -- 80%

34 Tuntutan Pelanggaran KontrakPerkhidmatan Staf

Mengambil tindakan terhadappelanggaran kontrak perkhidmatandengan menghantar notis tuntutandalam tempoh 7 hari bekerja setelahmenerima arahan dan dokumen yanglengkap daripada Pejabat Pendaftar

Page 158: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN DAN

KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.3 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI SPK

c) Pencapaian Piagam Pelanggan 2017

i) Proses Utama Universiti

ii) Proses Sokongan dan Operasi Sokongan

Page 159: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

3LAPORAN PENCAPAIAN PIAGAM PELANGGAN2017

AGENDA 5.3 (C)

Page 160: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

SISWAZAH

PRA-SISWAZAH

Pejabat Timbalan NaibCanselor (Penyelidikan

dan Inovasi)

PIAGAM

PELANGGAN

PROSES UTAMA

1. PIAGAM PELANGGAN

PIAGAM

PELANGGAN

PROSES SOKONGAN

PP PROSESSOKONGAN

SKOP PIAGAM PELANGGAN PTJ

UTAMA PRA-SISWAZAH

http://www.upm.edu.my/upload/dokumen/20170803103648PIAGAM_PELANGGAN_PRASISWAZAH.pdf

FAKULTI

SISWAZAH

http://www.upm.edu.my/upload/dokumen/20170803103736PIAGAM_PELANGGAN_PASCASISWAZAH.pdf

FAKULTI

INSTITUT

PENYELIDIKAN DAN INOVASI

http://www.upm.edu.my/upload/dokumen/20170803103819PIAGAM_PELANGGAN_PENYELIDIKAN_DAN_INOVASI.pdf

FAKULTI

INSTITUT

SOKONGAN ENTITI MASING-MASING PERKHIDMATAN

PUSAT ASASISAINS

PERTANIAN

Page 161: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

0303

2121

0101

2525

SISWAZAH

PRA-SISWAZAH

Pejabat Timbalan NaibCanselor (Penyelidikan dan

Inovasi)

PIAGAM

PELANGGAN

PROSES UTAMA

2. LAPORAN PIAGAM PELANGGAN PROSES UTAMA

24

Page 162: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

JumlahPP yangdicapai

JumlahPP yangdicapai

JumlahPP yangtidakdicapai

JumlahPP yangtidakdicapai

JumlahPPbelumbolehdiukur

JumlahPPbelumbolehdiukur

Jumlah PPtidakmenyatakan %pencapaian

Jumlah PPtidakmenyatakan %pencapaian

Jumlah PPyang masihmenunggukeputusanmesyuaratPTJ

Jumlah PPyang masihmenunggukeputusanmesyuaratPTJ

3. LAPORAN PIAGAM PELANGGAN PROSES SOKONGAN

85 30 02 02 03

MOHONDIGUGUR

01JUMLAH PP

PROSESSOKONGAN

123 122JUMLAH PP

TERKINI

15 PP TELAHDIBERI

MAKLUMBALAS

1 PP TELAH DIBERIMAKLUMBALAS

2 PP TELAHDIBERI

MAKLUMBALAS

DIKEMASKINI 16 APRIL 2018

Page 163: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PTJ tidak menghantar laporan lengkap kerana masih menunggu pengesahanmesyuarat PTJ.PTJ tidak menghantar laporan lengkap kerana masih menunggu pengesahanmesyuarat PTJ.0101

Piagam Pelanggan yang masih menggunakan bahasa yang tidak mempunyaipengukuran yang jelas seperti “memberi perkhidmatan yang cepat, cekap danmemenuhi kepuasan pelanggan”.

Piagam Pelanggan yang masih menggunakan bahasa yang tidak mempunyaipengukuran yang jelas seperti “memberi perkhidmatan yang cepat, cekap danmemenuhi kepuasan pelanggan”.

0202

Piagam Pelanggan dan kaedah pengukuran yang tidak jelas.Piagam Pelanggan dan kaedah pengukuran yang tidak jelas.0303

4. HASIL SEMAKAN PIAGAM PELANGGAN 2017

Page 164: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Mesyuarat diminta mengambil perhatian:

Rujukan Piagam Pelanggan bagientiti masing-masing

5.SYOR

Tindakan kepada Piagam Pelangganyang tidak dicapai

Tindakan pembetulan kepada PiagamPelanggan yang perlu ditambahbaik

Page 165: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Terima Kasih | Thank You

Page 166: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN

DAN KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.4 KETAKAKURAN DAN

TINDAKAN PEMBETULAN

Page 167: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

KETAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN | AGENDA 5.4[BAGI TEMPOH 16 OGOS 2017 – 31 MAC 2018]

1

1. TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

(MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) tentang ketakakuran dan tindakan pembetulan

bagi tempoh bagi tempoh 15 Ogos 2017 hingga 30 Mac 2018.

2. LAPORAN

Laporan ketakakuran dan tindakan pembetulan direkodkan apabila ketakakuran berlaku

jika tidak mencapai sasaran Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM, Pelan Tindakan

peringkat Fungsian dan Aras, dan Piagam Pelanggan UPM. Ketakakuran yang ditemui

perlu diambil tindakan pembetulan yang berkesan bagi memastikan ketakakuran tidak

berulang.

Pelaporan bagi KPI UPM sukuan keempat (Q4) 2017 telah dibentang semasa Bengkel

Penilaian Pencapaian KPI Sukuan Keempat 2017 dan Penetapan KPI 2018 yang telah

diadakan pada 16 Januari 2018. Tindakan keatas KPI yang tidak mencapai sasaran

telah dikenal pasti dan diambil tindakan bagi tujuan penetapan KPI UPM tahun 2018.

Selain itu, pelaporan bagi Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras dan juga

pencapaian Piagam Pelanggan tahun 2017 telah dibentang pada Mesyuarat

Jawatankuasa Kualiti kali ke-38 pada 6 Februari 2018. Tindakan pembetulan telah

dikenal pasti bagi Pelan Tndakan dan Piagam Pelanggan yang tidak mencapai sasaran

yang ditetapkan.

3. SYOR

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dimohon mengambil maklum tindakan keatas

mana-mana KPI, Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras dan juga Piagam

Pelanggan tahun 2017 yang tidak mencapai sasaran telah dilaporkan dalam Bengkel

Penilaian Pencapaian KPI dan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti UPM. Pelaporan juga

merujuk kepada Agenda 5.3 Pencapaian Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti

sebagaimana yang telah dibentangkan.

AGENDA 5.4: KETAKAKURAN DAN TINDAKAN PEMBETULAN

Page 168: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN

DAN KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.5 PENEMUAN AUDIT

a) Laporan Keberkesanan

Penutupan Audit Pemantauan 2 oleh SIRIM

b) Laporan Audit Dalaman QMS 2018

Page 169: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN

DAN KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.5 PENEMUAN AUDIT

a) Laporan Keberkesanan

Penutupan Audit Pemantauan 2 oleh SIRIM

Page 170: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AGENDA 5.5 (a):KEBERKESANAN PENUTUPANAUDIT PEMANTAUAN 2 OLEHSIRIM

LAPORAN WAKIL PENGURUSAN UPM

Page 171: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.5 (a)

KEBERKESANAN PENUTUPAN AUDITPEMANTAUAN 2 OLEH SIRIM

Audit oleh pihak ketiga(Badan pensijilan SIRIM)dilaksanakan pada setiaptahun untuk memastikan

UPM mendapat danmengekalkan

pensijilan bagi SistemPengurusan Kualiti (QMS)

ISO 9001:2015 nomborpensijilan AR2020

AUDIT BADAN PENSIJILAN

AUDITPEMANTAUAN

SEMAKAN 2TAHUN 2017

11 - 26September 2017

3 NCR

25OFI

Bukti penutupantelah dihantarke SIRIM pada

22/12/2017(Dalam tempoh3 bulan selepas

tarikhmesyuaratpenutupan)

Pengesahanbukti tindakan

OFI akan dibuatoleh SIRIM

semasa Auditakan datang

NCR: laporan ketakakuranOFI: Peluang Penambahbaikan

Pemantauan tindakan melaluiMesyuarat JK Kualiti UPM secara berkala

Page 172: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PTJ DIAUDIT PADA TAHUN 2017

3

1. Pusat Jaminan Kualiti;2. Pusat Pengurusan Wakaf, Zakat dan

Endowmen;3. Pusat Sains Marin;4. Pusat Kesihatan Universiti;5. Pusat Pembangunan Keusahawanan dan

Kebolehpasaran Graduan;6. Pusat Transformasi Komuniti Universiti;7. Pusat Hubungan dan Jaringan Industri;8. Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan

Salahuddin Abdul Aziz Shah;9. Pusat Antarabangsa;10.Pusat Sumber Pendidikan Kanser;11.Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa;12.Fakulti Kejuruteraan;13.Fakulti Sains;14.Fakulti Pengajian Alam Sekitar;

15. Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi;16. Institut Biosains;17. Institut Kajian Perladangan;18. Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan;19. Taman Pertanian Universiti;20. Kolej 5;21. Kolej 11;22. Kolej 15;23. Kolej 16;24. Kolej Mohamad Rashid;25. Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi;26. Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir

Akademik;27. Bahagian Keselamatan; dan28. UPM Kampus Bintulu.

28PTJ

Page 173: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

KEBERKESANAN PENUTUPAN AUDIT TAHUN 2017

4

NCR-1 FP-SELESAIPPKKP-SELESAI

FP: Fakulti PertanianPPKKP: Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan

Page 174: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

...KEBERKESANAN PENUTUPAN AUDIT TAHUN 2017

5

NCR-2 FP-SELESAI

FP: Fakulti Pertanian

Page 175: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

...KEBERKESANAN PENUTUPAN AUDIT TAHUN 2017

6

NCR-3 (a)CALC - SELESAIFK – TindakanPembetulan tidakBerkesan (Berulang NCRAudit Dalaman 2018)

CALC: Pusat Pemajuan Kompetensi BahasaFK: Fakulti Kejuruteraan

Page 176: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

...KEBERKESANAN PENUTUPAN AUDIT TAHUN 2017

7

NCR-3 (b) BAKD-SELESAI

BAKD: Bahagian Kemasukan & Bahagian Urus Tadbir Akademik

Page 177: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AUDIT BADAN PENSIJILAN (SIRIM)

8

Audit Pensijilan Semula

8-11 , 17-18& 21 – 24Mei 2018

Tahun 2018

Pinda tarikhbaharu

21 – 25&

28 – 31Mei 2018

Page 178: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 5.5 (b)

SYOR:

Mesyuarat diminta mengambil perhatian:

1. keperluan pelaksanaan Audit Badan pensijilan adalah untuk pengekalanpensijilan QMS ISO 9001:2015;

2. tindakan pembetulan bagi penemuan audit Pemantauan Semakan 2 padatahun 2017 yang perlu dilaksana secara berkesan bagi memastikanpenemuan yang sama tidak berulang;

3. perubahan tarikh audit Pensijilan Semula Tahun 2018 yang telahdikomunikasikan kepada semua warga UPM.

Page 179: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN

DAN KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.5 PENEMUAN AUDIT

b) Laporan Audit Dalaman QMS 2018

Page 180: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AGENDA 5.5 (b):AUDIT DALAMAN SISTEMPENGURUSAN KUALITI (QMS)TAHUN 2018

LAPORAN KETUA JURUAUDIT DALAMAN

Page 181: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 5.5 (b)

AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSANKUALITI (QMS) TAHUN 2018

UPM hendaklahmenjalankan audit

dalaman secaraberkala bagi

memastikan UPMakur terhadap

keperluan SistemPengurusan Kualiti

dan StandardAntarabangsa ISO

9001:2015

..sebagaimanakeperluan

klausa 9. 2,Audit Dalaman

Page 182: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

OBJEKTIF AUDIT

3

Menentukan sama ada UPM melaksanakanPengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standardMS ISO 9001:2015 dengan efektif selaras denganDasar Kualiti dan Objektif Kualiti UPM;

Melihat penambahbaikan yang bersesuaian bagipeningkatan berterusan; dan

Bersedia untuk menghadapi Audit PensijilanSemula, oleh badan pensijilan (SIRIM)

Page 183: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

4

“Perkhidmatan pengajian pendidikan diperingkat tertiary, pengurusan dan

pelaksanaan penyelidikan, perhubunganindustri dan masyarakat, pengurusan

pembangunan pelajar dan alumni, danperkhidmatan korporat

Skop SPK yang merangkumi semua aktiviti pengajarandan pembelajaran prauniversiti, prasiswazah (kecuali prapersediaan Diploma Sains) dan siswazah, pengurusan danpelaksanaan penyelidikan, dan perkhidmatan sokongan

SKOP AUDIT

Page 184: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

KRITERIA AUDIT

5

Audit Dalaman dijalankan berdasarkandokumen dan rujukan berikut:

i. Standard MS ISO 9001:2015

ii. Dokumentasi QMS UPM

iii. Akta dan Peraturan berkaitan

iv. SOP / Rujukan lain

Page 185: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

KAEDAH AUDIT

6

Semakan maklumat -dokumen

11

Pemerhatian pelaksanaanaktiviti

22

Pengujian fungsi peralatan33

Temubual auditi44

Review

Observe

Test

Interview

Page 186: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

7

LokasiAudit

Semua PTJdi Kampus Serdang(termasuk di PD)

Kampus Bintulu

Page 187: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

BAHASA PENULISAN DAN TEMPOH SEMAKAN

8

Bahasa Malaysia

Semakan akan dibuat bermula dari27 September 2017

hingga kini(Selepas audit badan pensijilan lepas).

Walau bagaimanapun Audit SIRIM akan datangboleh membuat semakan bermula rekod

3 tahun lepas (bermula Oktober 2015) keranaaudit pensijilan semula

Page 188: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PEMBAHAGIAN JURUAUDIT

9

521 orang Juruadit Dalaman pada tahun 2018

Page 189: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

SKOP AUDIT

10

1. Konteks organisasi (Isu dalaman, isu luarandan pihak berkepentingan), tanggungjawabpengurusan, maklumat yang didokumenkan(dokumen dan rekod), Kawalan KetakakuranProduk/Perkhidmatan, Tindakan Pembetulan,Komunikasi (Dasar Kualiti dan ObjektifKualiti), dan pernyataan risiko dan peluang

Page 190: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

FOKUS SKOP AUDIT

11

2. Fakulti diaudit skop Perkhidmatan Utama(Prasiswazah, Siswazah dan Penyelidikan),skop Sokongan (Pengurusan Keselamatan danKesihatan Pekerjaan, Penentukuran danVerifikasi Peralatan, Pengurusan danKeselamatan Makmal, cuti, kewangan, latihandan sebagainya)

Page 191: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

FOKUS SKOP AUDIT

12

3. Institut diaudit skop Perkhidmatan Utama(Siswazah dan Penyelidikan) dan skopSokongan (Pengurusan Keselamatan danKesihatan Pekerjaan, Penentukuran danVerifikasi Peralatan, Pengurusan danKeselamatan Makmal, cuti, kewangan, latihandan sebagainya)

Page 192: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

FOKUS SKOP AUDIT

13

4. Entiti Perkhidmatan diaudit skop OperasiPerkhidmatan Sokongan dan skop Sokonganyang berkaitan PTJ berkenaan (contoh: cuti,kewangan, latihan, pengurusan pelanggan dansebagainya)

Page 193: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

14

PENEMUAN AUDIT

Page 194: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

15

PENEMUAN AUDIT

Page 195: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PERBANDINGAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN

0

20

40

Bil.

60

100

80

OFINCR

120

140160

180

2017

157

2017

152

2017 - 20182017 - 2018

2018

164

2018

154

NCR – Peningkatansebanyak 7 NCR

OFI – Peningkatansebanyak 2 OFI

Page 196: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Ketakakuran mengikut PTJNCRNCR

Fakulti Sains (13) Sekolah PengajianSiswazah (13)Fakulti Pertanian (11)

Fakulti Bioteknologi& Sains Biomelekul

(10)

Page 197: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Peluang Penambahbaikan mengikut PTJOFIOFI

Fakulti Sains (8)

Taman PertanianUniversiti (8)

Fakulti Sains PertanianMakanan (7) Pejabat TNCPI (7)

Pusat Asasi SainsPertanian (7)

Page 198: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Ketakakuran mengikut KlausaNCRNCR

8.5.1 Kawalan PenyediaanPengeluaran & Perkhidmatan

(60)

7.5.3 Kawalan MaklumatDidokumentasikan (28) 8.5.4

Pemeliharaan (8)

7.1.3 Prasarana(7)

7.1.4 Persekitaranuntuk Operasi Proses (7)

Page 199: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Peluang Penambahbaikan mengikut KlausaOFIOFI

7.5.2 Mewujudkan &Mengemaskini (25)

7.5.3 Kawalan MaklumatDidokumentasikan(16)

5.3 Peranan, tanggungjawabdan bidang kuasa organisasi

(11)

10.3 PenambahbaikanBerterusan (15)

7.1.3 Prasarana (10)

Page 200: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Ketakakuran mengikut ProsesNCRNCR

Prasiswazah(30)

Pengurusan Makmal(24)

Pengurusan Keselamatan& Kesihatan Pekerjaan

(12)

Penyelidikan &Inovasi (12)

Siswazah (20)

Page 201: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Peluang Penambahbaikan (OFI) mengikut ProsesOFIOFI

Prasiswazah (19)

Pengurusan (15)Siswazah (14)

Penyelidikan &Inovasi (13)

TamanPertanian

Universiti (11)

Page 202: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PERINCIAN LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN

Page 203: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PERINCIAN LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN

Page 204: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PERINCIAN LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN

Page 205: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PERINCIAN LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN

Page 206: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

PERINCIAN LAPORAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN

Page 207: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

1. Perancangan bagi memastikan pengekalan Pensijilan Sistempengurusan Kualiti ISO 9001 termasuk proses peralihan daripadastandard versi 2008 kepada 2015 dilaksanakan dengan teratur.

KekuatanKekuatan

2. PTJ telah mengenalpasti risiko secara menyeluruh berdasarkan fungsiPTJ, isu dalaman, isu luaran dan pihak berkepentingan.

3. Komitmen pihak Pengurusan Universiti dan Pusat Jaminan Kualitiserta Pengurusan PTJ dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualitiadalah sangat baik.

4. UPM telah mengenalpasti untuk memperluaskan skop denganmenambah pengurusan pelaksanaan akreditasi makmal yang akandiletakkan di bawah Bahagian Pengurusan Kualiti Akademik danAkreditasi, Pusat Jaminan Kualiti (akan kuatkuasa dalam JawatanKuasa Kualiti pada hujung April 2018)

Page 208: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

KelemahanKelemahan

1. UPM perlu memberi perhatian dan tindakan segera ke atas NCR yangberulang iaitu:(a) Penyediaan rekod berkaitan:

i. pengajaran dan pembelajaran (Prasiswazah dan Siswazah);dan

ii. Pengurusan makmal(b) Pengurusan penyimpanan bahan kimia di makmal.

2. UPM telah melaksana Audit Dalaman dengan baik pada tahun 2017dan pasukan Audit telah melaporkan 157 NCR dan 152 OFI. Namunterdapat 42 NCR tiada bukti pelaksanaan tindakan pembetulan dalamSistem audit dalaman (PortalCQA).

Page 209: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

...Kelemahan...Kelemahan

3. Kebanyakan PTJ tidak mematuhi pelaksanaan proses kerja. Contohfail kursus dan ia didapati masih berulang dengan penambahansebanyak 12 NCR berbanding tahun 2017 (48 Tahun 2017 dan 60Tahun 2018).

4. Masih terdapat Piagam Pelanggan yang tidak dikemaskini dalamlaman web PTJ yang mana merupakan salah satu kategori Objektif

Kualiti UPM.

5. Masih terdapat dokumen dalam Sistem eISO yang tidak disemak olehPeneraju Proses walaupun semakan sepatutnya dibuat dalam tempohtiga (3) tahun, menyebabkan prosedur/Garis Panduan/Arahan Kerjatersebut tidak relevan diguna pakai.

Page 210: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

1. Audit Dalaman QMS kali ini telah dilaksanakan mengikut perancangandengan baik. Terima kasih kepada semua Juruaudit (521 orang) danAuditi yang telah memberi komitmen yang tinggi;

KesimpulanKesimpulan

2. Kebertanggungjawaban pihak pengurusan tertinggi PTJ yangditekankan dalam Standard 9001:2015, memerlukan peningkatanpenglibatan secara terus dalam perancangan, pelaksanaan,pemantauan dan penambahbaikan berterusan;

3. Secara keseluruhannya, QMS telah dilaksanakan di UPM berdasarkansistem yang telah dibangunkan dan UPM bersedia menghadapi auditBadan Pensijilan (Persijilan Semula) setelah penambahbaikan yangdicadangkan dari penemuan audit dapat dilaksanakan.

Page 211: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Penutupan NCRPenutupan NCR

PTJ hendaklah mengambil tindakan dalamtempoh 21 hari bekerja atau tarikh yang

ditetapkan dan dipersetujui antaraJuruaudit dan Auditi

Page 212: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 5.5 (b)

SYOR:

Mesyuarat diminta mengambil perhatian:

1. pelaksanaan audit dalaman dan laporan penemuan audit yang telahdilaporkan semasa Mesyuarat Penutupan Audit pada 9 April 2018;

2. penemuan audit dalaman perlu diambil tindakan oleh PusatTanggungjawab (PTJ) berkaitan (bagi PTJ yang menerima NCR dan OFI)dalam tempoh yang telah ditetapkan;

3. kelemahan hasil penemuan audit dalaman yang perlu diambil tindakanbagi memastikan keberkesanan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti diUPM.

Page 213: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5.0 PRESTASI PROSES, KEAKURAN

DAN KEBERKESANAN SPK

---------------------------------------------------- 5.6 PRESTASI PENYEDIA LUAR

Page 214: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN PRESTASI PENYEDIA LUAR | AGENDA 5.6

1

1. Tujuan

Kertas ini bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Kajian Semula PengurusanUniversiti (MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) tentang laporan keseluruhanpenilaian prestasi pembekal luar (Penyedia Luar) bagi tahun 2017.

2. Latar belakang

Penilaian ini dibuat secara atas talian menggunakan sistem Penilaian PrestasiPembekal dan Agensi Pelancongan di alamat http://spps.upm.edu.my/SPPS/ keatas semua pembekal UPM oleh pentadbir kontrak di Pusat Tanggungjawab (PTJ)berdasarkan prestasi kerja pembekal. Penilaian yang dibuat akan dicetak dandilampirkan bersama-sama dokumen sokongan yang lain ketika proses bayarandibuat. Pejabat Bursar akan membuat analisa penilaian prestasi pembekalsebanyak 2 kali setahun iaitu bagi tempoh Januari hingga Jun dan Julai hinggaDisember dengan tujuan untuk memantau kualiti bekalan/perkhidmatan/kerjayang dilaksana oleh pembekal adalah mengikut keperluan spesifikasi yangdiperlukan. Bagi tahun 2017, sebanyak 35,548 transaksi pembekal telah dibuatpenilaian dan ringkasan penilaian markah yang telah dibuat adalah sebagaimanaJadual 1.

Jadual 1 : Bilangan Transaksi Pembekal Mengikut Skala Markah

MARKAH BIL. %

95% dan ke atas 2,866 8.99

Melebihi 80% sehingga 94% 27,357 85.77

Melebihi 51% sehingga 79% 1,653 5.18

50% dan ke bawah (KurangMemuaskan) 20 0.06

JUMLAH TRANSAKSI 31,896 100.00

AGENDA 5.6 LAPORAN KESELURUHAN PENILAIAN PRESTASIPEMBEKAL LUAR

Page 215: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN PRESTASI PENYEDIA LUAR | AGENDA 5.6

2

Secara keseluruhannya, bagi tahun 2017, sebanyak 2,866 transaksi iaitu 8.99%daripada 31,896 transaksi pembekal telah mendapat skor penilaian 95% dan keatas, 27,357 transaksi mendapat skor 80%-94%, dan 1,653 transaksi mendapatskor di antara 51%-79%. Hanya 20 transaksi iaitu 0.06% diberi markah 50% danke bawah dan dibuat pemantauan untuk penambahbaikan pada masa akandatang.

Analisa proses penilaian prestasi dibuat mengikut jenis perolehan iaitubekalan/perkhidmatan/kerja berdasarkan kriteria sebagaimana di Lampiran 1.

3. Pemantauan Pembekal dengan Skor Penilaian Kurang 50

Bagi tahun 2017, seramai 12 orang pembekal telah memperolehi skor penilaiankurang daripada 50%. Di antara sebab pembekal diberi penilaian markah kurangmemuaskan ini adalah kerana:

(a) Kelewatan semasa penghantaran bekalan di pusat tanggungjawab dan sukardihubungi.

(b) Aduan kerosakan oleh PTJ lambat diperbetulkan oleh syarikat.

(c) Masalah dari segi penghantaran kerana syarikat menggunakan pihak ketiga(GDEX).

(d) Bekalan yang dihantar kurang kualiti.

(e) Pembekal tidak mematuhi syarat-syarat seperti di dalam dokumen kontrakperjanjian.

Pejabat Bursar telah mengadakan perbincangan dengan pembekal-pembekal inipada 30 Ogos 2017 dan 25 Januari 2018. Pada sesi perbincangan tersebut,pembekal turut dimaklumkan mengenai penilaian yang telah dibuat ke atasmereka dan implikasi sekiranya prestasi mereka masih di tahap kurangmemuaskan. Hasil perbincangan, pembekal bersetuju untuk menambah baikprestasi mereka pada masa akan datang.

4. Syor

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dimohon mengambil perhatian berhubunglaporan mengenai penilaian prestasi pembekal luar sebagaimana keperluanstandard, klausa 9.3.2 (c).

Page 216: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN PRESTASI PENYEDIA LUAR | AGENDA 5.6

3

LAMPIRAN 1

Kriteria Penilaian Prestasi Mengikut Jenis Perolehan

Bekalan

1. Bekalan telah disempurnakan mengikut spesifikasi berdasarkan kualiti dan kuantitiyang telah ditetapkan.

2. Bekalan dihantar dalam tempoh yang telah ditetapkan.

3. Perkhidmatan yang diberikan semasa urusan perolehan bekalan dijalankan.

4. Perkhidmatan selepas jualan (after sales service).

5. Keupayaan syarikat dari segi tenaga kerja dan peralatan semasa urusanpenghantaran bekalan.

Perkhidmatan

1. Perkhidmatan telah disempurnakan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.

2. Perkhidmatan mengikut kualiti yang telah ditetapkan.

3. Perkhidmatan dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan.

4. Perkhidmatan yang diberikan semasa urusan perolehan dijalankan.

5. Perkhidmatan yang diberikan semasa tempoh kontrak dilaksanakan.

6. Keupayaan syarikat dari segi tenaga kerja dan peralatan.

7. Pembekal mempunyai pengalaman luas dalam perkhidmatan yang berkaitan.

Kerja

1. Kerja telah disempurnakan mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.

2. Kerja mengikut kualiti yang telah ditetapkan.

3. Kuantiti bahan yang digunakan untuk menjalankan kerja-kerja ini.

4. Kerja yang dilaksanakan siap mengikut jadual.

Page 217: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN PRESTASI PENYEDIA LUAR | AGENDA 5.6

4

5. Komitmen yang diberikan semasa kerja-kerja dijalankan.

6. Tenaga kerja dan peralatan yang digunakan dalam melaksanakan kerja-kerja.

7. Keupayaan syarikat dari segi kewangan semasa kerja-kerja dilaksanakan.

8. Pengalaman kerja-kerja yang lepas dan semasa.

Page 218: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

6.0 KECUKUPAN SUMBER --------------------------------------------------------

6.1 Sokongan Sumber Manusia

6.2 Sokongan Sumber Kewangan

Page 219: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

6.0 KECUKUPAN SUMBER --------------------------------------------------------

6.1 Sokongan Sumber Manusia

Page 220: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

1

1. Tujuan

Kertas ini bertujuan untuk memaklumkan kepada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan(MKSP) UPM tentang status sumber manusia UPM dari 1 Januari 2017 sehingga 31Disember 2017 dan urus tadbir sumber manusia bagi memastikan kecukupan sokongansumber manusia sepanjang 2017 sepertimana keperluan standard, klausa 9.2.3 (d).

2. Latar Belakang

Kepentingan sumber manusia diberi penekanan dalam Pelan Strategik Universiti PutraMalaysia (UPM) 2014-2020 di bawah Matlamat ke-5 iaitu Mempertingkat Kualiti TadbirUrus. Universiti perlu memastikan kapasiti tenaga manusia berada di tahap optimum darisegi bilangan dan kemahiran staf dan keupayaan penyampaian perkhidmatan. Dalamperolehan dan pengemblengan sumber manusia, UPM tertakluk kepada dasar, arahan,prosedur dan pemantauan oleh pihak kerajaan antaranya Kementerian Pengajian Tinggi,Jabatan Perkhidmatan Awam dan Kementerian Kewangan Malaysia, maka sumbermanusia UPM perlu diuruskan dengan berkesan.

3. Bilangan Sumber Manusia Berdasarkan Kumpulan Perkhidmatan

Bilangan keseluruhan staf UPM bertaraf tetap dan kontrak pada 2017 adalah seramai5,744 orang, berbanding dengan 5,962 orang pada 2016 dengan peratus penurunanadalah sebanyak 3.7%. Penurunan bilangan staf tidak menjejaskan penyampaianperkhidmatan kerana UPM memastikan kecukupan staf akademik berdasarkan keperluanbidang pengajaran dan penyelidikan manakala kekurangan staf bukan akademikditampung dengan lantikan kontrak untuk keperluan kritikal serta staf melaksanakankerja secara multitasking. Maklumat bilangan staf adalah pada Jadual 1.

Jadual 1: Bilangan Staf UPM (Tetap dan Kontrak), 2016-2017 secara Perbandingan

Kumpulan 2016 2017

Pengurusan Tertinggi 169 155Pengurusan dan

Profesional2654 2596

Pelaksana 3139 2993Jumlah 5962 5744

AGENDA 6.1: LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA

Page 221: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

2

4. Tenaga Akademik

4.1 PensyarahJumlah keseluruhan pensyarah pada 2017 adalah seramai 1,654 orang dengan1,580 (95.5%) bertaraf tetap, 74 (4.5%) bertaraf kontrak dengan pecahannyakumpulan seperti pada Jadual 2.

Jadual 2: Bilangan dan Peratusan Pensyarah Mengikut Jawatan dan Taraf Jawatan, 2017

4.2 Tenaga Akademik Selain Pensyarah

Selain dari pensyarah, UPM telah melantik seramai 151 tenaga akademik terdiridaripada Kursi, Felo Penyelidik, Felo Perunding, Pengajar Khas, Tenaga Adjung,Pasca Doktoral dan Amal Putra yang telah memberikan sumbangan positifkepada pelaksanaan fungsi teras Universiti iaitu pengajaran dan pembelajaran,penyelidikan dan pembangunan Universiti. Universiti juga telah mewujudkanskim perkhidmatan Amal Putra yang mula dilaksanakan pada 1 Mac 2017 untukpegawai akademik dan bukan akademik yang ingin terus memberikan khidmatbakti dalam bidang kepakaran kepada UPM secara sukarela tanpa imbuhankewangan selepas bersara dari perkhidmatan tetap atau kontrak di UPM.Perincian tenaga akademik selain pensyarah adalah seperti lampiran 3.

TarafJawatanJawatan

Tetap Kontrak Jumlah JumlahKeseluruhan

Peratus(%)

Profesor 115 27 142 152 9.2Profesor (Perubatan) 10 10

Profesor Madya 353 20 373 410 24.8Profesor Madya

(Perubatan)32 5 37

Pensyarah Kanan 819 19 838 1036 62.6Pensyarah Perubatan 113 2 115

Pensyarah 82 1 83Pesyarah Perubatan

Pelatih56 56 56 3.4

Jumlah 1580 74 1654 1654 100

Page 222: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

3

Jadual 3: Bilangan Tenaga Akademik Selain Pensyarah Mengikut Jawatan 2017

Jawatan Jumlah Peratus (%)Kursi 1 0.6

Felo Penyelidik 27 17.9Felo Perunding 6 4Pengajar Khas 34 22.5

Tenaga Adjung 3 2Pasca Doktoral 74 49

Amal Putra 6 4Jumlah 151 100

4.3 Bilangan Tenaga Akademik Berkelayakan PhD

Bilangan Pensyarah yang berkelayakan PhD adalah seramai 1,494 orang daripada1,654 orang, iaitu 90.3%. Manakala bilangan keseluruhan tenaga akademiktermasuk jawatan selain Pensyarah yang kelayakan PhD adalah seramai 1,630orang dari 1,805 orang iaitu 90.3% seperti Jadual 4. Dengan dasar pengambilantenaga akademik dengan kelayakan PhD, penyampaian fungsi pengajaran danpenyelidikan disasarkan lebih berkesan dan memberi impak dalam penarafan danaktiviti pengantarabangsaan.

Jadual 4: Bilangan Tenaga Akademik Berkelayakan PhD 2015-2017

Perkara 2015 2016 2017

Jumlah Keseluruhan TenagaAkademik dengan Phd

1588 1572 1630

Jumlah Keseluruhan TenagaAkademik

1812 1770 1805

Peratus Keseluruhan dengan Phd 87.6 88.8 90.3 %

Page 223: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

4

4.4 Tenaga Akademik Antarabangsa

Pada tahun 2017, terdapat seramai 90 orang tenaga akademik antarabangsa, iaitu6.8% daripada keseluruhan tenaga akademik berkhidmat dengan UPM dalampelbagai jawatan yang turut memberi menyumbang kepada pencapaian danprestasi UPM pada 2017.

5. Staf Bukan Akademik

Keseluruhan staf bukan akademik adalah seramai 3,939 orang, iaitu 3,355 (85.2%)bertaraf tetap, 483 (12.3%) bertaraf kontrak, manakala 101 (2.6%) adalah Tutor yangberstatus sementara, seperti jadual 5. Jumlah staf bukan akademik jika dibandingkandengan 2016, terdapat pengurangan seramai 253 orang (6%) staf bukan akademik.

Jadual 5: Perbandingan Staf Bukan Akademik Mengikut Kumpulan dan Taraf Jawatan 2017

6. Pelantikan Staf

Seramai 136 staf telah dilantik untuk mengisi kekosongan jawatan disebabkan persaraandan pemberhentian, serta kekosongan jawatan kerana staf meninggal dunia. Untukmemperkukuh sumber manusia, UPM telah melantik seramai 179 staf kontrakmelibatkan 98 staf di bawah skim perkhidmatan JPA dan 81 staf berdasarkan SkimDalaman UPM serta 33 staf sambilan yang terdiri daripada pelbagai jawatan sepertidalam Jadual 6.

Taraf Tetap Kontrak/Sementara Jumlah

TahunKumpulan

2016 2017 2016 2017 2016 2017

JUSA 3 3 1 4 3P&PBukanAkademik

707 692 170 150 877 842

Pelaksana 2763 2660 376 333 3139 2993Tutor 172 101 172 101

Jumlah 3473 3355 719 584 4192 3939

Page 224: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

5

Jadual 6: Bilangan Pengisian Jawatan Bertaraf Tetap dan Kontrak Berdasarkan Kumpulan,2017

Kumpulan Jawatan BertarafTetap

Bertaraf Kontrak Sambilan JumlahSkimJPA

SkimDalaman

UPMPengurusan dan Profesional(Akademik)

97 9 60 166

Pengurusan dan Profesional(Bukan Akademik)

9 29 21 1 60

Pelaksana 30 60 32 122Jumlah 136 98 81 33 348

179

7. Pemantapan Sumber Manusia

7.1 Latihan Staf UPM 2017

Universiti telah menambahbaik dan mewujudkan garis panduan programpembangunan sumber manusia agar program latihan memberi impak khususnyadalam mempertingkatkan kemahiran dan keupayaan sumber manusia, sepertijadual 7.

Jadual 7: Garis Panduan BaharuBil Garis Panduan1. Garis Panduan Penguatkuasaan Kadar Penalti Bagi Ketidakhadiran Latihan2. Garis Panduan Kursus Pengkhususan/Program Diploma Lanjutan (Pos Basik), Universiti

Putra Malaysia3. Garis Panduan Persediaan Persaraan4. Garis Panduan Pemantauan Staf yang Telah Melapor Diri Setelah Menamatkan Tempoh

Cuti Belajar5. Garis Panduan Latihan Pasca Kedoktoran

Page 225: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

6

Jadual 8: Semakan dan Penambahbaikan Garis Panduan

Bil Garis Panduan1. Garis Panduan Latihan Profesional, Universiti Putra Malaysia2. Garis Panduan Latihan Sangkutan, Universiti Putra Malaysia3. Garis Panduan Latihan Pasca Kedoktoran4. Garis Panduan Latihan Sub Kepakaran5. Garis Panduan Latihan Penyelidikan6. Garis Panduan Cuti Sabatikal7. Garis Panduan dan Peraturan Cuti Belajar Bagi Pegawai Bukan Akademik, Universiti

Putra Malaysia

7.2 Pelaksanaan Aktiviti Latihan

Perancangan latihan tahun 2017 telah distruktur semula dengan keutamaandiberikan kepada latihan yang paling diperlukan dan sesuai dengan peruntukanlatihan yang diberikan oleh pihak universiti yang melibatkan latihan yang sepertiberikut:

a) Hala tuju dan perancangan UPMb) Keperluan kompetensi staf (umum/teknikal)c) Minit mesyuarat dan laporan berkenaand) Keperluan pensijilan universitie) Himpunan Bakat/Pelan Penggantianf) Potensi penjanaan pendapatang) Maklumbalas daripada Naib Canselor/Pegawai Kanan/Wakil

Skim/Persatuan

Sepanjang tahun 2017, sebanyak 200 latihan telah dilaksanakan oleh PejabatPendaftar dan Pelaksana Latihan yang merangkumi latihan dalaman (in-house)yang dirancang melalui takwim latihan tahun 2017 dan latihan secara ad-hoc.Peratus pelaksanaan adalah seperti Rajah 3.

Page 226: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

7

Rajah 3: Peratusan Latihan yang Dilaksanakan Mengikut Bidang pada Tahun 2017

8. Pembangunan Organisasi

8.1 Mewujudkan Sumber Tenaga Optimum

Universiti sedang menjalankan projek formulasi dan penyusunan staf bagimemastikan tenaga kerja adalah optimum di setiap PTJ. Projek ini meliputi aktivitiaudit perjawatan, menyusun semula skop kerja staf secara mengenal pasti tahapoptimum sumber tenaga dengan mengukur beban kerja menggunakan instrumenyang dikenali Time Motion Studies (TMS). Untuk fasa 1, projek ini melibatkanjawatan Pembantu Tadbir dan Operasi dan Setiausaha Pejabat. Audit projek rintisini telah berlangsung pada 12-26 Disember 2017. Hasil daripada audit ini beberapapenambahbaikan kepada Borang TMS telah ditambahbaik untuk digunakan padaprojek fasa 2. Audit Sumber Manusia akan bermula pada Mei 2018.

8.2 Penambahbaikan Sistem Kerja

Empat PTJ telah membentuk pasukan lean masing-masing dan berjayamenambahbaik sistem kerja untuk meningkatkan kapasiti dan kebolehupayaanpenyampaian perkhidmatan. PTJ yang terlibat adalah Pusat Kesihatan Universiti,Taman Pertanian Universiti, Bahagian Audit Dalam dan Bahagian Keselamatan.

19%

18%

1%3%14%

6%

9%2%

10%4% 10% 4%

Pengurusan, Pentadbiran dan Kepimpinan Pengajaran dan Pembelajaran

Penyelidikan dan Inovasi Pertanian, Jentera, Perhutanan dan Veterinar

Kewangan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

Pengurusan Kualiti Perkhidmatan dan Akademik Kejuruteraan dan Teknikal

Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Perubatan

Bimbingan Kerjaya, Motivasi & Kesejahteraan Diri Sains

Page 227: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

8

9. Pelan Penggantian

Program Pelan Penggantian berfungsi sebagai satu mekanisma perancangan yangsistematik bagi memastikan pegawai yang mengisi jawatan-jawatan strategik di UPMadalah kompeten. Bagi memastikan kesinambungan kepimpinan di UPM, Seksyen PelanPenggantian telah diwujudkan berkuat kuasa pada 1 April 2017 dan berperanan sepertiberikut:

a) Pengenalpastian Jawatan Strategik, Himpunan Bakat, Kompetensi Jawatan dankeperluan jawatan masa hadapan;

b) Pembinaan Profil Kompetensi Kepimpinan, dan Analisa jurang kompetensi;c) Pelaksanaan Latihan Kepimpinan melalui training needs analysis berdasarkan

jurang kompetensi;d) Pelaksanaan Penilaian Kepimpinan 360 darjah; dane) Penilaian keberkesanan Pelan Penggantian yang dijalankan.

10. Program Kepimpinan Institusi

UPM telah merancang program kepimpinan secara pakatan strategik dengan AKEPTbertujuan untuk membangunkan bakat dalam kepimpinan institusi. Satu ProgramAKEPT-UPM Strategic Leadership Coaching for University Leaders telah dibentukmelibatkan rakan strategik antara Pejabat Pendaftar dan AKEPT untuk merancang danmelaksanakan program pemantapan kepimpinan institusi untuk tempoh 12 bulanbermula Januari 2018.

11. Laluan Kerjaya Baharu Pegawai Akademik

Bermula 1 Jun 2018, UPM akan mula melaksanakan laluan kerjaya baharu pegawaiakademik yang melibatkan trak pengajaran, penyelidikan dan pengamal profesional.

12. Penguatkuasaan Peraturan

Pada tahun 2017, UPM menambahbaik dan membangunkan peraturan dan garispanduan bagi meningkatkan integriti urus tadbir sumber manusia universiti sepertiberikut:

(a) Sistem perakam waktu(b) dasar pemisah (exit policy)(c) Perisytiharan harta

Page 228: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER MANUSIA | AGENDA 6.1(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2017 – 31 DISEMBER 2107)

9

(d) Pekerjaan luar

14. Syor

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dimohon mengambil perhatian berhubung:

a) Laporan mengenai sokongan sumber manusia UPM mengambilkira implikasidasar kerajaan kepada sumber manusia UPM;

b) Strategi dan penambahbaikan sumber manusia mengambil kira kecukupansokongan sumber manusia, sebagaimana keperluan standard, klausa 9.3.2 (d).

Page 229: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

6.0 KECUKUPAN SUMBER --------------------------------------------------------

6.2 Sokongan Sumber Kewangan

Page 230: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER KEWANGAN | AGENDA 6.2

1

1. Tujuan

Kertas ini bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Kajian Semula PengurusanUniversiti (MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) tentang pendapatan danperbelanjaan peruntukan kewangan UPM bagi Januari sehingga Disember 2017 danstrategi tahun 2018.

2. Pendapatan dan Perbelanjaan 2017

Bagi tahun 2017, UPM telah menerima RM439.49 juta geran kerajaan bersamaan71.53% daripada keseluruhan keperluan belanja mengurus UPM berjumlahRM614.43 juta meliputi perbelanjaan emolumen (71.28%), perkhidmatan danbekalan (25.55%), aset (0.67%), pemberian kenaan tetap (2.05%) danperbelanjaan-perbelanjaan lain (0.43%). Baki keperluan mengurus dengan jumlahRM174.94 juta ditampung menggunakan sumber dalaman universiti yang terdiridaripada pelbagai yuran, faedah dan dividen, pelbagai sewa dan lain-lainpendapatan. Jumlah pendapatan dan perbelanjaan UPM bagi tahun 2017 adalahsebagaimana Jadual 1.

Jadual 1 : Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Mengurus UPM 2017

RM (juta) RM (juta)

PendapatanGeran kerajaan yang diterima 439.49Sumber Dalaman 174.94Jumlah Pendapatan 614.43

PerbelanjaanEmolumen 437.82Perkhidmatan dan Bekalan 156.97Aset 4.10Pemberian dan kenaan tetap 12.59Perbelanjaan-perbelanjaan lain 2.65Jumlah perbelanjaan 614.43

AGENDA 6.2: LAPORAN SOKONGAN SUMBER KEWANGAN

Page 231: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER KEWANGAN | AGENDA 6.2

2

Selain daripada peruntukan mengurus, UPM turut menerima geran penyelidikan untukmenjalankan projek-projek penyelidikan di samping menampung perbelanjaan-perbelanjaanpenyelidikan yang berkaitan seperti penyelenggaraan (termasuk kalibrasi) dan lain-lainkeperluan penyelidikan. Bagi tahun 2017, UPM telah menerima secara keseluruhannyaRM90.76 juta geran penyelidikan berdasarkan pecahan di Jadual 2 dan membelanjakan94.48 juta bagi tujuan penyelidikan. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan GeranPenyelidikan bagi tahun 2017 adalah sebagaimana Jadual 2.

Jadual 2 : Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan Geran Penyelidikan UPM

RM (juta) RM (juta)

Pendapatan

Geran kerajaan yang diterima 79.48

Geran bukan kerajaan 8.45

Pendapatan lain-lain 2.83

Jumlah Pendapatan 90.76

Perbelanjaan

Bekalan dan bahan-bahan 35.05

Penyelenggaraan dan pembaikan 5.65

Perkhidmatan ikhtisas 53.78

Jumlah perbelanjaan 94.48

Page 232: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER KEWANGAN | AGENDA 6.2

3

3. Strategi Tahun 2018

Bagi tahun 2018, terdapat peningkatan geran kerajaan yang diterima oleh UPMberbanding tahun 2017 sebanyak RM16.51 juta menjadikan jumlah geran kerajaanyang diterima RM456 juta. Jumlah ini menyumbang 72.04% daripada keperluansebenar perbelanjaan mengurus UPM iaitu RM633 juta. Baki keperluan mengurusberjumlah RM177 juta akan ditampung menggunakan sumber dalaman universititerdiri daripada pelbagai yuran RM66 juta, faedah simpanan tetap RM29 juta, dividenanak syarikat RM2 juta, pelbagai pendapatan RM7.5 juta, dan hasil ladang RM1.5juta yang menyumbang secara keseluruhannya RM106 juta sebagaimana Jadual 3.

Jadual 3 : Penyata Pendapatan Mengurus Bagi Tahun 2018

RM (juta) RM (juta)

Pendapatan

Geran kerajaan yang diterima 456

Sumber Dalaman 177

Jumlah Pendapatan (KeperluanMengurus)

633

Sumber Dalaman Mengurus

Yuran 66

Simpanan Tetap 29

Dividen Anak Syarikat 2

Pelbagai Pendapatan 7.5

Hasil Ladang 1.5

Jumlah Pendapatan Sumber Dalaman 106

GAP/ Sumber Dalaman Perlu Dijana 71

Page 233: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

LAPORAN SOKONGAN SUMBER KEWANGAN | AGENDA 6.2

4

Manakala bagi gap berjumlah RM71 juta, 5 inisiatif telah dikenal pasti bagi membantuuniversiti menjana pendapatan yang diperlukan. Inisiatif ini melibatkan pelaksanaanprogram dan usaha di semua peringkat pusat tanggungjawab di UPM sebagaimana Jadual4.

Jadual 4 : Inisiatif 2018

PROGRAM KUANTITI RM TINDAKAN

T20 16 fAKULTI = 350 PELAJAR 2.10 juta Semua fakulti

Short courses 16 fakulti = 1 jabatan 1kursus/seminar

20 ptj lain

2.56 juta Semua PTJ

Tambahanbilangan pelajarAntarabangsa

KPI KPT 4,000 orang

Sedia ada 3,464 orang

2.84 juta SGS &BahagianAkademik

Summer School 1 program 1 fakulti 0.5 juta PutraAntarabangsa

/ Fakulti

Penjimatankos/inisiatif lainuntuk tampungGAP

10% x kos PTJ 63 juta Semua PTJ

Jumlah 71 juta

4. Syor

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dimohon mengambil perhatian berhubung:

a) Laporan mengenai sokongan sumber kewangan UPM mengambilkira implikasipemberian geran kerajaan dan strategi penjanaan kepada keperluanperuntukan kewangan UPM;

b) Strategi dan penambahbaikan sumber kewangan mengambil kira kecukupansokongan sumber kewangan, sebagaimana keperluan standard, klausa 9.3.2 (d).

Page 234: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

7.0 KEBERKESANAN TINDAKAN

BAGI MENYATAKAN RISIKO

DAN PELUANG

Page 235: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

AGENDA 7:KEBERKESANAN TINDAKAN BAGIMENYATAKAN RISIKO DANPELUANG

LAPORAN KETUA BAHAGIANBAHAGIAN PENGURUSAN KUALITI PERKHIDMATAN

Page 236: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

..sebagaimanakeperluan

klausa 9.3.2,input kajian

semulapengurusan

Page 237: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

..sebagaimanakeperluan

klausa 6.1.1 &6.1.2, tindakan

menyatakanrisiko dan

peluang

Page 238: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

P E M I K I R A N B E R A S A S K A N R I S I KO( R I S K BA S E D T H I N K I N G )

Tidak ditetapkank a e d a h k h u s u s

pentaksiran risiko

Organisas ibertang gungjawabterhadap pemikiranberasaskan r is iko &t indakan berkaitantermasuk mengekal atautidak rekod berkaitansebagai bukti pelaksanaan

MKSP:AGENDA 7

LAMPIRAN A4

Page 239: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

RISIKO..sesuatu isu atau kejadian atau peristiwa yang wujuddan boleh memberi kesan kepada pencapaian visi, misi, objektifatau matlamat sesebuah organisasi.

..kesan ketidaktentuan kepada pencapaian matlamat PelanStrategik UPM, kesan kepada kewangan, kesan terhadapoperasi dan kesan kepada peraturan Universiti.

DEFINISI

=/muka 8…

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

Page 240: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

Page 241: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

UPM telah memajukan dokumen OFIbersyarat kepada SIRIM (3 PTJ: FEM, PKU &WAZAN) pada 22 Disember 2017, dan telahdiluluskan oleh SIRIM pada 3 Januari 2018.

Templet dokumen Pihak Berkepentingan, IsuDalaman/Luaran serta Penilaian Risiko yangtelah diluluskan oleh SIRIM diguna dalammeneliti & memantapkan semua dokumenmerujuk kepada fungsi PTJ, dan bukan setiapproses yang ada di PTJ, dan dibengkelkan.

Page 242: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

KAWALAN RISIKO PENGURUSAN KUALITI

Pelaksanaanberhubung

pemantapandokumen

pengurusan risikoUPM dilaksana pada23 – 26 Januari 2018,

mengikut keperluandan contoh templetOFI bersyarat AuditPemantauan 2 oleh

SIRIM pada tahun2017

Page 243: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

S e m a k a n m e n g i k u t P T J / e n t i t i :

Dokumen telah disediakan oleh PTJ,diluluskan dalam Mesyuarat Pengurusan PTJ &disimpan di PTJ dan CQA (dalam portal eISO)

Page 244: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Maklumat pada 27 Mac 2018

MKSP Dokumen telah disediakan oleh PTJ, diluluskan dalam MesyuaratPengurusan PTJ & disimpan di PTJ dan CQA (dalam portal eISO)Dokumen ini telah disemak semasa Audit Dalaman QMS

CONTOH

Page 245: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

pada 10 APRIL 2018

Penyediaan Dokumen & Penyataan Risiko

1. Kefahaman berkenaan isu dan risiko;2. Kawalan sedia ada yang tiada bukti pelaksanaan;3. Penetapan nilai pada keterukan dan kekerapan yang

tidak pasti/tidak jelas;4. Strategi tindakan kurang tepat;5. Strategi tindakan yang tidak dinyatakan sasaran

tindakan dan pengukuran; dan6. Dokumentasi dikomunikasi, dan kurang berkesan

ISU DAN CABARAN

Page 246: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

pada 10 APRIL 2018

Page 247: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

Page 248: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

Bil.

Semakan & Tindakan Status

1. Semak ruang isu dan risiko. Isu adalah masalah atau kekangan yang dihadapi, manakala risiko adalahkesan/akibat daripada masalah/kekangan yang dikaitkan pencapaian KPI/objektif kualiti.

2. Semak kawalan sedia ada, semak juga sama ada kawalan sedia ada tersebut mempunyaieviden/bukti pelaksanaan.

3. Penetapan nilai pada keterukan dan kekerapan merujuk Matriks Penilaian Risiko. Nyatakan nilaitepat.

4. Semak sekiranya strategi tindakan dikenalpasti bagi risiko sederhana dan tinggi. Semak juga strategitindakan adalah tindakan yang sepatutnya lebih baik daripada kawalan sedia ada.

5. Pastikan strategi tindakan dinyatakan sasaran tindakan (bila).

6. Semak jika dokumentasi telah dikomunikasi, nyatakan tarikh: __________ dan kaedah komunikasi :_________________________________________ .

7. Pada pandangan tuan/puan, adakah dokumen ini dikomunikasi dengan ahli PTJ dengan berkesan?

Senarai Semak: Semakan Dokumen Pihak Berkepentingan, Isu Dalaman dan Luaarn & Penyataan Risiko

Page 249: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

PADA 10 APRIL 2018

Page 250: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

KAWALAN RISIKO PENGURUSAN KUALITI TAHUN 2018Q1 Q2 Q3 Q4Memantapkan dokumen PihakBerkepentingan danKeperluan/Ekspektasi Mereka& dokumen Isu Luaran dan IsuDalaman & Penyataan Risiko.

Kawalan Sedia Adadikenalpasti dalam penentuantahap risiko.

Risiko tahap sederhana dantinggi dikawal denganmengenalpasti StrategiTindakan yang sesuai @ lebihbaik daripada kawalan sediaada.

Melaksana Strategi Tindakanyang diputuskan.

Menilai tahap risiko selepas pelaksanaanstrategi tindakan.Buat keputusan terhadap risiko tersebutsama ada:

1. Terima;2. Pindah;3. Kurangkan; atau4. Elak.

Laksana tindakan berasaskan keputusanterhadap risiko.

Sekiranya tahap risiko rendah, kawal risikosecara berterusan.Dan sekiranya tahap risiko sederhana dantinggi, buat tindakan penambahbaikanterhadap strategi tindakan.

Laporan penilaian risiko akandibentang dalam MesyuaratJawatankuasa Kualiti pada10 Julai 2018

Melaksanakan StrategiTindakan secaraberterusan

Menilai tahap risiko.

Sekiranya tahap risiko rendah,kawal risiko secara berterusan.

Sekiranya tahap risiko masihsederhana dan tinggi, laksanatindakan pembetulan (semakstrategi tindakan dankenalpasti semula strategitindakan yang lebih berkesan)

Laporan Penilaian KawalanRisiko 2018 akan dibentangdalam MesyuaratJawatankuasa Kualiti pertamapada tahun 2019

RUJUK:MESYUARAT JAWATANKUASA KUALITI UPM KALI KE-39

Page 251: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

Penyediaan dokumen& Penyataan Risiko

Menilai tahap risiko selepas pelaksanaanstrategi tindakan.Buat keputusan terhadap risiko tersebutsama ada:

1. Terima;2. Pindah;3. Kurangkan; atau4. Elak.

Laksana tindakan berasaskan keputusan terhadaprisiko.

Sekiranya tahap risiko rendah, kawal risiko secaraberterusan.Dan sekiranya tahap risiko sederhana dan tinggi,buat tindakan penambahbaikan terhadap strategitindakan.

1.

2.

3.

4.5.

6.

Laporan penilaian risiko akan dibentangdalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti

Kali ke-40 (3/2018)pada 10 Julai 2018

April - Jun

Minggu 1Julai

Menilai Keberkesanan/Tahap Risiko

Majukan laporan penilaianrisiko PTJ kepada CQA pada

6 Julai 2018

..JUGATERMASUKMAKLUMATKEBERKESANANKAWALANRISIKO

Page 252: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP:AGENDA 7

KEBERKESANAN TINDAKAN BAGI MENYATAKANRISIKO DAN PELUANG

Penyataan Peluang (risiko positif) dimasukkandalam Manual Kualiti. KPI sebagai objektif kualitimerupakan elemen peluang yang jelas dalampencapaian matlamat pelan strategik universiti (iaitu apayang dihasratkan daripada SPK)

Rujuk nota 2 dalam klausa 6.1.2:

Page 253: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

MKSP :AGENDA 4SYOR:

Mesyuarat diminta mengambil perhatian:1. Dokumen pengurusan risiko bagi setiap PTJ telah diteliti kembali pada awal tahun 2018, setelah UPM mendapat

penemuan OFI bersyarat bagi Audit SIRIM tahun 2017;

2. Dokumen yang telah ditambahbaik iaitu pengurusan risiko baharu berasaskan skop PTJ telah disedia dan diluluskandalam Mesyuarat Pengurusan PTJ, bersama-sama dokumen SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI DAN PROSESUTAMA, ISU DALAMAN & ISU LUARAN DAN PIHAK BERKEPENTINGAN SERTA PENYATAAN RISIKO & PELUANG;

3. Dokumen tersebut (mengikut PTJ) boleh dirujuk pada portal eISO, dan terdapat juga di PTJ;

4. Semakan berkala terhadap keberkesanan tindakan bagi menyatakan risiko dibuat 2 kali/tahun, dan perubahandirekod;

5. Semakan pertama keberkesanan tindakan bagi menyatakan risakan dibuat pada Q2, dan akan dilaporkan dalamMesyuarat Jkuasa Kualiti UPM kali ke-40 pada 10 Julai 2018; dan

6. Penyataan peluang iaitu KPI UPM telah dimasukkan dalam Manual Kualiti, dan perubahan penyataan peluang akanberasaskan Bengkel KPI UPM.

Page 254: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

8.0 PELUANG PENAMBAHBAIKAN

-------------------------------------------

Page 255: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

1

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

1. TUJUAN

Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan ahli Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan (MKSP) Universiti Putra Malaysia (UPM) mengenai peluang

penambahbaikan di UPM yang sedang dan akan dilaksanakan.

2. LAPORAN

Laporan peluang penambahbaikan ini direkodkan berdasarkan maklumat yang

diperoleh daripada pemantauan proses produk/perkhidmatan dan maklumat

daripada Perutusan Naib Canselor tahun 2018. Sebanyak enam (6) peluang

penambahbaikan (OFI) yang telah direkodkan sebagaimana Lampiran.

3. SYOR

Mesyuarat adalah Ahli MKSP UPM dimohon mengambil maklum senarai peluang

penambahbaikan yang sedang dan akan dilaksanakan di UPM.

AGENDA 8.0: PELUANG PENAMBAHBAIKAN

Page 256: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

2

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Lampiran

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

1 Memperluaskan skop geran penyelidikan isu semasasedia ada yang merangkumi aspek fizikal kampuskepada soal nilai dan budaya kerja yang bolehmeningkatkan lagi tahap integriti dan prestasi wargaUPM.(Sumber: Perutusan Naib Canselor 2018 – ms 42).

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikandan Inovasi)

Melaksanakan mengikut fasa iaitu:

Fasa 1: Kelulusan 1 Januari 2018 – Projek“Sustainable Transportation System in UPMSerdang Campus”

Fasa 2: Pembukaan dan hebahan isu mulai3 Januari 2018. 1 Projek telah disokonguntuk kelulusan.

Sepanjangtahun

Page 257: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

3

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

2 Memperkukuh sumbangan UPMKB sebagai pusatpenyelidikan dengan membangunkan pusat hab ladaterkemuka di Malaysia “Putra Sarawak Pepper Farm”bagi membangunkan industri lada di Malaysia melaluiaktiviti penyelidikan, latihan komuniti dan usaha niagakomersil berasaskan lada.(Sumber: Perutusan Naib Canselor 2018 – ms 67)

Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikandan Inovasi)

Melaksanakan sembilan (9) sub projek dibawah “Sarawak Pepper Farm” iaitu:

1. Enhancement in rooting and growth ofpepper (Piper nigrum L.) seedlings byauxins, sugars, and plant growth-promoting rhizobacteria

Ketua projek: Dr. Zakry Fitri bin Ab Aziz

No Aktiviti Pelaksanaan1 Preparing general plan 19/10-31/12/2017

2 Preparing materials 1/1/2018

3 Developingexperimental plot

1/2/2018

2. Use of compost to improve nutrientsuptake and use efficiency in PepperCultivation at Universiti Putra MalaysiaBintulu Sarawak Campus

Ketua projek: Dr. Latifah Omar

No Aktiviti Pelaksanaan1 Sample collection for

composting at MukahSago Factory Sarawak

15 Mac 2018

19 Oktober2017 hingga 18Oktober 2020

18 Oktober2017hingga 17

Oktober 2020

Laporan kemajuanprojek telahdilaporkan dalamMesyuaratTranslasionalSarawak PepperFarm UPMKB pada28 Februari 2018

Page 258: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

4

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

3. Technology Adoption in Pepper (pipernigum) Farming at UPM BintuluCampus for Seedlings and SupportPoles

Ketua projek: Mr. Semsolbahri Bokhari

No Aktiviti Pelaksanaan1 Preparing pepper

cuttings and seedlingsDec 2017 -Jan2018

2 Land Preparation (5acres):

- Site visit andrequest forquotation

6/2/ 2018

3 Determine the growthrate of seedlings

10/1 & 10/2/2018

4 Developing ofsegmented and hybridconcrete support poles

15/1 & 1/2/2018

4. Improving Flower Synchronization in

18 Oktober2017 hingga 18Oktober 2020

Page 259: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

5

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

Black pepper

Ketua projek: Dr. Noorasmah Saupi

No Aktiviti Pelaksanaan1 Kajian status masalah

ketidakseragamanpembungaan pada ladahitam

1 Februari 2018

2 Kajian mengenalpastibunga dan kaedahpembungaan lada hitam

1 Mac 2018

5. Control of Phytophthora Foot RotDisease in Black Pepper bySupplementation of Cu, Zn, B, andSalicylic Acid

Ketua projek: Dr. Wan Asrina WanYahaya

No Aktiviti Pelaksanaan- - -

6. Molecular Characterization of

1 Januari 2018hingga 1 Januari

2020

1 Mac 2018hingga 28 Mac

2021

18 Oktober2017 hingga 17

Page 260: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

6

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

Phytophthora capsici on Pepper inSarawak for Development of Rapid In-situ Detection Kit

Ketua projek: Dr. Kwan Yee Min

No Aktiviti Pelaksanaan1 Field sampling 25 Januari 2018

2 Morphological andmolecular identification

5 Februari 2018

7. Molecular and morphological changesduring early and medium stages ofroot-knot nematode (Meloidogyneincognita) parasitism in Pepper

Ketua projek: Assoc. Prof. Dr. PatriciaKing

No Aktiviti Pelaksanaan1 Field sampling and

census for Root knotnematode

16 Januari 2018

2 Propagating nematodein lab condition

18 Januari 2018

3 Molecular andmorphologicalidentification

24 Januari 2018

8. Investigation of Piper nigrum L. as

Oktober 2020

18 Oktober2017 hingga 17Oktober 2020

01 Januari 2018hingga 31

Page 261: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

7

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

Functional Food Ingredient

Ketua projek: Assoc. Prof. Dr. ShahrulRazid

No Aktiviti Pelaksanaan1 Sample preparation 1 Januari 2018

9. Socio-economic characteristics anddevelopment of pepper planters inSarawak

Ketua projek: Dr. Adrian Daud

No Aktiviti Pelaksanaan1 Preliminary report of

baseline2017

2 Drafting and revisingquestionnaire

9 Februari 2018

Disember 2020

18 Oktober2017 hingga 17Oktober 2020

Page 262: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

8

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

3. Memperkemas dan menambahbaik perkhidmatankebajikan pelajar bagi meningkatkan kesejahteraankehidupan pelajar universiti.(Sumber: Perutusan Naib Canselor 2018 – ms 57-59)

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal EhwalPelajar & Alumni – Bahagian Hal Ehwal Pelajar)

Melaksanakan pendekatan Thinking of Youprogram kebajikan pelajar melalui SeksyenKebajikan Pelajar, BHEP dan programprogram khas seperti;

i. Projek kaca mata (memberi bantuankaca mata percuma melaluisumbangan bagi kesejahteraanmereka belajar);

ii. Program Food Delivery untukmemberi kemudahan pelajarmendapatkan makanan danmemberikan peluang keusahawanankepada pelajar;

iii. Program Ziarah Luar Kampus (ZLK)untuk mendekati mahasiswa luarkampus dan mengenal pasti masalahyang mereka hadapi;

iv. Program free meal pada setiap pagiJumaat untuk pelajar pelajar yangmemerlukan sarapan pagi;

v. Program My Putra Deposit bagimembantu pelajar luar kampusmembayar deposit rumah sewa.

Jan 2018(beterusan)

Feb 2018(beterusan)

Mac 2018(berterusan)

Program dan aktivitidilaksanakan secaraberterusan danditambah baik darisemasa ke semasa.

My Putra Depositdalam perbincangandengan pihak Bursaruntukpelaksanaannya.

4. Memudahkan interaksi dan komunikasi pelajar. Melaksanakan program yang mendekati Minda Putra -

Page 263: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

9

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

(Sumber: Perutusan Naib Canselor 2018 – ms 57-59)

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal EhwalPelajar & Alumni – Bahagian Hal Ehwal Pelajar)

pelajar dan mempertingkat kemahirankomunikasi pelajar, seperti:

i. Minda Putra – Program langsungmedia sosial yang membincangkanisu isu berkaitan pelajar danmelibatkan pelajar sebagai panel;

ii. E News Letter – memuatkan aktivitiaktiviti Bahagian Hal Ehwal Pelajar,pelajar pelajar dan turut memuatkanelemen pendidikan kepada pelajar;

iii. Apps Thinking of You – aplikasidibangunkan bagi memudahkaninteraksi dan komunikasi pelajardalam mendapatkan bantuan danperkhidmatan daripada BahagianHal Ehwal Pelajar.

MulaiSeptember 2017

Mulai November2017

Berterusan dan telahdiadakan sebanyak10 episod untukmusim yangpertama dan sudahmencapai empatepisod bagi musimyang keduasehingga Mac 2017dan masihberterusan.

E News Letter -sudah dua terbitandan berterusandenganpenambahbaikan

Apps Thinking ofYou sedangdibangunkan dengankerjasama IDEC.Dijangka akan bolehdigunakan pada2018.

Page 264: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

10

PELUANG PENAMBAHBAIKAN | AGENDA 8.0[BAGI TEMPOH 15 OGOS 2017 – 30 MAC 2018]

Bil Keterangan Peluang Penambahbaikan (OFI) Pelaksanaan Tindakan CadanganTarikh

Pelaksanaan

Catatan

5. Pembinaan kemahiran kehidupan melalui aktivitisahsiah, kepimpinan, keusahawanan, kesukarelawandan kemasyarakatan.(Sumber: Perutusan Naib Canselor 2018 – ms 57-59)

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal EhwalPelajar & Alumni – Bahagian Hal Ehwal Pelajar,Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajardan CEM)

Melaksanakan aktiviti kemahiran kehidupandengan inisiatif Putra Ikon. Program-program kemahiran insaniah dilaksanakanmelalui aktiviti kokurikulum berkredit dantidak berkredit. Elemen elemen Putra Ikonyang dilaksanakan adalah seperti berikut;

i. Putra Fitii. Putra Mobilityiii. Putra Volunteriv. Putra Talentv. Putra Visibility

Mei 2018Dirancang untukdilancarkan pada Mei2018 dan akandigarapkan kepadapelajar pelajar barukemasukan SesiPertama 2018/2019

6. Menjadikan kolej kediaman sebagai pusatpembelajaran kedua dengan gabungjalin elemenakademik dan kemahiran insaniah.(Sumber: Perutusan Naib Canselor 2018 – ms 57-59)

(Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal EhwalPelajar & Alumni – Bahagian Hal Ehwal Pelajardan Kolej Kolej Kediaman)

Membangun Sistem E Pengurusan Kolejyang memudahkan tadbir urus prasaranadan aktiviti aktiviti pelajar kolej.

MulaiSeptember 2018

Sistem sedangdibangunkan dengankerjasama IDEC danpelajar pelajarBacelor SainsKomputer yangmenjalani latihanindustri. Telah 80%siap.

Page 265: AGENDA MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN ...reg.upm.edu.my/eISO/portal/mksp iso/MKSP 2018/Laporan...Tindakan Susulan Minit MKSP ISO UPM TAHUN 2017-1- LAPORAN STATUS TINDAKAN SUSULAN

9.0 HAL – HAL LAIN

-------------------------------------------