akademi bomba dan penyelamat malaysia …fram.bomba.gov.my/wilayahtengah/images/2020/iso...mesyuarat...

AKADEMI BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA Tarikh :

26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MS ISO : 9001 : 2015 ABPM/PK/01 Muka Surat 1/14

AKADEMI BOMBA DAN

PENYELAMAT MALAYSIA

ABPM/PK/01

PELAKSANAAN KURSUS

Tarikh: 26 FEBRUARI 2020 No Keluaran : 05

SALINAN TERKAWAL

DisediakanOleh :

PKPjB MD ALI BIN ISMAIL

Tarikh :

26 FEBRUARI 2020

Tandatangan :

Diluluskan Oleh :

TPjB DATO’ HJ. SOIMAN BIN JAHID

Tarikh :

26 FEBRUARI 2020

Tandatangan :


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


REKOD PINDAAN

BIL. KELUARAN/PINDAAN

TARIKH BAHAGIAN/ MUKA

SURAT KETERANGAN RINGKAS

PINDAAN

1 2 3 4

02

03

04

05

16.01.2018

14.12.2018

16 Disember 2019

26 Februari 2020

Keseluruhan i) Lampiran F-ABPM-11-1 Laporan Kursus ii) Lampiran F-ABPM-13-1 Laporan Keputusan Peperiksaan/Penilaian Akhir

MS 8 para 6.9.2 MS 1,6, Lampiran F-ABPM-11-1(Laporan Kursus) & Lampiran F-ABPM-12-1 (Laporan Sulit)

Pindaan dibuat hasil dari teguran audit SIRIM meminta no indeks dokumen dan kandungan prosedur dikemaskini, Borang Penilaian Penceramah dan Borang Soal Selidik Pelanggan di kemaskini supaya gambaran secara menyeluruh berkaitan SPK ABPM. Perlu dibuat pindaan berdasarkan Laporan audit pemantauan Sirim dan penambahbaikan sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001 : 2015. Pindaan dibuat setelah Bengkel Maklumbalas diatas diadakan pada 13 & 14 Disember 2018 di ABPM Wilayah Tengah. Pindaan dipersetujui melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) pada 16 Disember 2019 di ABPM Wilayah Timur, Terengganu. Dibuat pindaan berdasarkan Laporan audit pemantauan Sirim dan penambahbaikan sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001 : 2015. Pindaan dibuat setelah Bengkel Maklumbalas diatas diadakan pada 25 & 26.2.2020 di ABPM Wilayah Tengah.


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


1. OBJEKTIF

Memastikan pelaksanaan kursus-kursus di Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia dijalankan dengan teratur dan berkesan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai di Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia bagi melaksanakan kursus-kursus kepada Pegawai Bomba.

3. DEFINISI

3.1 Kursus - 3.1.1 Mandatori Kursus yang dimestikan dihadiri oleh semua pegawai

bomba berdasarkan jawatan dan pangkat yang disandang.

- 3.1.2 Semasa / Functional Kursus yang dianjurkan dari semasa ke semasa yang

bertujuan untuk menyampaikan pengetahuan, kemahiran dan kepakaran kepada anggota berikutan dengan penemuan baru, perubahan keadaan, peningkatan teknologi, pengenalan dasar baru serta sebagai program remedi sekiranya ada kelemahan.

- 3.1.3 Suntikan Kursus di Akademi yang dianjurkan oleh di Ibu Pejabat

JBPM tidak tertakluk kepada Prosedur Kualiti ABPM.

- 3.1.4 Kursus-kursus yang telah dijadualkan seperti yang terdapat di dalam Rancangan Projek Latihan ABPM.

- 3.1.5 Program-program Jabatan yang dijadualkan seperti yang terdapat di dalam Rancangan Projek Latihan di ABPM tidak dikira sebagai kursus. (Contoh : Bengkel, Seminar, Konvensyen, Majlis, dan lain-lain.)

3.2 Tenaga Pengajar / Jurulatih

- Tenaga Pengajar / Jurulatih yang terdiri daripada kakitangan Akademi Bomba dan Penyelamat Malaysia

3.3 Penceramah Luar - Penceramah Luar yang terdiri daripada kakitangan JBPM dari negeri-negeri/bahagian/unit atau kakitangan daripada jabatan kerajaan yang lain atau kakitangan swasta.


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


4. SINGKATAN

4.1 Pengarah

- Pgh

4.2 Komandan

- KOM

4.3 Ketua Pengajian -

KPj

4.4 Ketua Cawangan

-

KC

4.5 Ketua Unit

- KU

4.6 Tenaga Pengajar

- TP

4.7 Hal Ehwal Pelatih

- HEP

4.8 Ketua Unit Pengurusan Asrama

- KUPA

4.9 Penyelaras Kursus

- PyK

4.10 Penolong Penyelaras Kursus

- PPyK

4.11 Pegawai Yang Dilantik

- PYD

4.12 Urusetia

- US

4.13 Unit Data dan Teknologi Maklumat

- ICT

5. RUJUKAN

5.1 Arahan Tetap Komandan Bil 9/2008 (Pindaan Bil.5/2007) – Manual Penyelaras Kursus

5.2 Rancangan Projek Latihan ABPM

5.3 Perintah Tetap

5.3.1 Perintah Tetap Bil 2/1989 (Pindaan 1/1997) – Tatacara Mengikuti Kursus Di Pusat Latihan Bomba Dan Penyelamat Malaysia

5.4 Dasar Latihan Jabatan Bomba Dan Penyelamat Malaysia

5.5 Arahan Tetap Komandan Bil. 4/2008 – Penilaian Penceramah

5.6 Arahan Tetap Komandan Bil. 6/2008 (Pin. Bil. 5/2008) – Penilaian Kursus

5.7 Arahan Tetap Komandan Bil. 7/2008 – Penilaian Keberkesanan Kursus


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

BIL. TINDAKAN TANGGUNGJAWAB PERANTARA

6.1 PENYEDIAAN RANCANGAN PROJEK LATIHAN

6.1.1 Arahan dari Komandan untuk menyediakan

Rancangan Projek Latihan 3 bulan sebelum tahun

semasa berakhir.

KPj

6.1.2 6.1.2.1

Penyediaan Rancangan Projek Latihan

hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 30 hari dari tarikh arahan penyediaan.

KPj

6.1.2.2

Penyediaan Rancangan Projek Latihan

adalah berdasarkan kepada perkara-

perkara berikut; i. Dasar Latihan Jabatan

ii. Batas-batas Peruntukan Kewangan iii. Cadangan Perolehan Bekalan dan

Perkhidmatan tahun berikut

iv. Jumlah kakitangan di ABPM v. Kemudahan-kemudahan Latihan di

ABPM berdasarkan Keperluan / Permintaan Pelanggan

6.1.2.3

Rancangan Projek Latihan yang telah disiapkan hendaklah dikemukakan

kepada Cawangan Pengurusan Akademi, Bahagian Latihan, Ibu

Pejabat JBPM.

KOM

6.1.3 Mendapatkan pengesahan daripada Pgh.

Bahagian Latihan.


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



A. PROSES SEBELUM KURSUS DIJALANKAN

6.2 TERIMA ARAHAN

6.2.1 Terima arahan untuk melaksanakan kursus - kursus berpandukan:

6.2.1.1

Rancangan Projek Latihan ABPM

KPj/Pyk

6.2.1.2

Kursus Asas. Rujuk Arahan Komandan Bil 01/2018

KPj/Pyk

6.2.1.3 Kursus Arahan Ibu Pejabat Putrajaya dan arahan semasa. Rujuk Arahan Komandan Bil 07/2007

KPj/Pyk

6.2.2

.

Sekiranya kursus di Para 6.2.1.1 tidak dapat

dijalankan seperti yang telah dijadualkan disebabkan oleh faktor-faktor tak dapat

dielakkan seperti kekurangan bilik asrama, pegawai latihan serta bilik kuliah tidak

mencukupi, terdapat aktiviti/program lain

Jabatan berjalan serentak dan lain-lain, surat memaklumkan penangguhan perlu dihantar

kepada Komandan.

KPj/Pyk

Memo Makluman

Penangguhan/ Pembatalan

Kursus S-ABPM-1-1

6.3 PELANTIKAN PENYELARAS DAN PENOLONG PENYELARAS

6.3.1 Mengeluarkan Surat Pelantikan Penyelaras dan Penolong Penyelaras.

KOM Memo Pelantikan Sebagai

Penyelaras dan

Penolong Penyelaras

S-ABPM-2-1 6.3.2 Menyediakan maklumat Jadual Kursus yang

mengandungi:

PyK/PpyK

6.3.2.1 Tajuk Kursus

6.3.2.2 Tarikh dan Masa

6.3.2.3 Jadual Kursus 6.3.2.4 Peraturan-peraturan Kursus

6.3.3 Membuka folder yang mengandungi No. Rujukan Fail Kursus dan serah kepada

penyelaras kursus.

HEP / Pyk


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



6.3.4

Memohon keperluan bagi melaksanakan kursus 21 hari sebelum kursus dijalankan kepada

Unit HEP.

PyK/ PPyK Memo Permohonan

Menyediakan Keperluan Bagi

Melaksanakan Kursus

S-ABPM-3-1

6.3.5.1 Bilik Kuliah / Bilik Gerakan /

Auditorium

6.3.5.3 Penginapan dan Makan - minum

6.3.5

Memohon keperluan peralatan operasi dengan

merujuk :-

6.3.5.1 PS02 - Pengurusan Logistik PyK / PPyK

6.2.6.1

6.2.6.2

6.3.5.2 PS05 - Pengendalian, Penyelenggaran / Pembaikan Simulator – tidak kurang 10 hari

sebelum penggunaan Simulator.

6.4

MOHON SENARAI CALON PESERTA KURSUS

6.4.1 Mengeluarkan surat edaran kepada Bahagian-

Bahagian di Ibu Pejabat / Negeri-Negeri / Zon / Balai mohon pencalonan peserta kursus tidak

kurang daripada 60 hari sebelum kursus dilaksanakan.

HEP Surat Permohonan

Pencalonan Peserta Kursus

S-ABPM-4-1

6.5

TERIMA SENARAI CALON PESERTA KURSUS

6.5.1

Menerima senarai calon peserta kursus dari bahagian-bahagian di Ibu Pejabat / Negeri-

Negeri / Zon / Balai dalam masa 21 hari dari

tarikh pengesahan penerimaan surat yang telah diedarkan dan direkodkan.

HEP

6.6 PEMILIHAN DAN PENETAPAN PESERTA KURSUS

6.6.1 Memilih dan menetapkan nama peserta kursus dari senarai calon peserta kursus seperti di

para 6.5.1 dalam masa tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan senarai calon-calon.

HEP

6.6.2 Sekiranya terdapat nama-nama calon telah mengikuti Kursus tersebut atau tidak layak,

pihak penganjur boleh mencadang mana-mana calon yang layak untuk mengikuti kursus

berdasarkan senarai kakitangan jabatan.

HEP


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6.7 SURAT PANGGILAN KURSUS

6.7.1 Surat Panggilan Kursus diedarkan ke bahagian-bahagian Ibu Pejabat / Negeri-Negeri / Zon /

Balai 21 hari sebelum kursus bermula.

HEP Surat Panggilan Kursus

S-ABPM-5-1

6.7.2 Satu salinan surat panggilan kursus diserahkan

kepada Penyelaras.

HEP/Pyk

6.8 PENYEDIAAN KEPERLUAN BAGI PELAKSANAAN KURSUS

6.8.1 HEP mengeluarkan memo penyediaan keperluan bagi pelaksanaan kursus (jika

berkaitan) kepada :

HEP

6.8.1.1 Ketua Unit Pengurusan Asrama –

Penginapan

6.8.1.2 Pengurus Sajian – Makan Minum

6.8.1.3 KUICT/ Caw. Logistik – Alat Bantuan Mengajar

6.9 PELANTIKAN PENCERAMAH / TENAGA

PENGAJAR

6.9.2 – Edarkan surat pelantikan Penceramah dan Tenaga Pengajar beserta jadual 7 hari sebelum kursus bermula kepada;

6.9.1.1 Penceramah/Tenaga Pengajar/Jurulatih

6.9.1.2 Penceramah Jemputan

PyK/ PpyK Memo Pelantikan

Sebagai Tenaga Pengajar/

Jurulatih

S-ABPM-6-1 Surat Penceramah

Jemputan S-ABPM-7-1


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



B. PROSES SEMASA KURSUS BERJALAN

6.10 PENDAFTARAN PENGINAPAN

6.10.1 Proses pendaftaran penginapan peserta-

peserta kursus dijalankan pada hari lapor diri di Akademi. Rujuk PS 03 Pengurusan Asrama – Penginapan.

KUPA

6.10.2 Sekiranya terdapat calon yang tidak hadir

tanpa sebab, penyelaras perlu memaklumkan ketidakhadiran kepada HEP untuk tindakan

pemakluman melalui surat kepada Pengarah

Negeri untuk tindakan lanjut.

PyK/HEP

6.11

TAKLIMAT KURSUS DAN DISIPLIN

6.11.1 Menjalankan taklimat kursus dan disiplin berdasarkan jadual kursus.

PyK/ PPyK

6.11.2 Pengedaran borang-borang berikut:- PyK/ PPyK

6.11.2.1 Borang Senarai Nama Mutlak

Peserta Kursus F-ABPM-1-3

Borang Senarai

Nama Mutlak Peserta Kursus F-

ABPM-1-3

6.11.2.2 Jadual Kursus Jadual Kursus

6.11.2.3 Borang Pelepasan Tanggungjawab F-ABPM-2-2

Borang Pelepasan Tanggungjawab

F-ABPM-2-2 6.11.2.4 Borang Penilaian Penceramah

F-ABPM-3-2

Borang Penilaian

Penceramah

F-ABPM-3-2 6.11.2.5 Borang Soal Selidik Maklum Balas

Pelanggan F-ABPM-7-2

Borang Soal

Selidik Maklum Balas Pelanggan

F-ABPM-7-2

6.11.2.6 Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus F-ABPM-8-1

Borang Kehadiran Harian Peserta

Kursus F-ABPM-8-1


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6.12 PENYERAHAN PERALATAN/KEPERLUAN KURSUS

6.12.1 Mengambil peralatan/keperluan kursus yang

telah dimohon. Rujuk PS 02 - Pengurusan Logistik dan PS 05 - Pengendalian, Penyelenggara dan Pembaikan Simulator (jika berkaitan).

PyK/ PPyK

6.12.2 Serah peralatan / keperluan kursus kepada

peserta kursus (jika berkaitan).

6.13 PERJALANAN KURSUS

Jalankan kursus mengikut Jadual Kursus yang telah ditetapkan bagi aktiviti berikut (jika berkaitan):

PyK/ PPyK

6.13.1 Teori

6.13.2 Amali

6.13.3 Semakan / Pembentangan Kertas Kerja

6.13.4 Peperiksaan. Rujuk PK 03 – Pelaksanaan Peperiksaan

6.14 PENGUMPULAN PERALATAN KURSUS DAN

BORANG-BORANG

6.14.1 Mengumpul peralatan dan borang-borang

yang berkaitan dari peserta kursus di hari terakhir kursus.

PyK/PPyK/KUPA

6.15 PENUTUPAN KURSUS

6.15.1 Penutupan Kursus akan diadakan pada hari

akhir kursus. (jika berkaitan)

PyK/ PPyK

6.16 PENGUMPULAN PERALATAN ASRAMA DAN

CHECK OUT

6.16.1 Proses pengumpulan peralatan asrama dan

check out dijalankan. Rujuk PS 03 – Pengurusan Asrama

KUPA


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



C. PROSES SELEPAS KURSUS TAMAT

6.17 PENYEMAKAN KERTAS JAWAPAN PEPERIKSAAN

6.17.1 Kertas Jawapan Peperiksaan hendaklah siap disemak sebelum laporan kursus dikeluarkan.

(jika berkaitan) Rujuk PK 03 – Pelaksanaan Peperiksaan.

PYD

6.18 PERMOHONAN SIJIL

6.18.1 Memohon kelulusan Komandan bagi

pengeluaran sijil berserta dengan laporan sulit (jika berkaitan), senarai mutlak dan

keputusan peperiksaan (jika berkaitan).

PYD/PyK/ PPyK

6.18.2 Bagi kursus-kursus semasa yang tiada

peperiksaan, permohonan pengeluaran sijil hendaklah diserahkan pada hari pertama

kursus kepada HEP beserta perkara-perkara

berikut;

Salinan Senarai


ABPM-1-3

Memo

Permohonan Pengeluaran Sijil

S-ABPM-8-1

Memo

Pemulangan Sijil S-ABPM-8-2

6.18.2.1 Salinan Senarai Nama Mutlak


6.18.2.2 Memo Permohonan Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1

6.18.2.3 Memo Pemulangan Sijil kepada

peserta yang hadir kurang 80% S-ABPM-8-2

6.18.3 Bagi kursus-kursus semasa yang melibatkan

peperiksaan, permohonan pengeluaran sijil

hendaklah diserahkan dalam tempoh 14 hari selepas tarikh tamat kursus kepada HEP

beserta perkara-perkara berikut;

6.18.3.1 Laporan Sulit Peserta Kursus

F-ABPM-12-1

Laporan Sulit

Peserta Kursus

F-ABPM-12-1

6.18.3.2 Salinan Senarai Nama Mutlak


Salinan Senarai


ABPM-1-3

6.18.3.3 Memo Permohonan Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1

Memo Permohonan

Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1

6.18.3.4 Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus F-ABPM-8-1

Borang Kehadiran Harian Peserta

Kursus F-ABPM-

8-1


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


6.19 LAPORAN KURSUS

Bagi kursus-kursus semasa yang tiada peperiksaan,

laporan kursus hendaklah diserahkan dalam masa 14 hari selepas tarikh tamat kursus, manakala bagi

kursus-kursus yang melibatkan peperiksaan laporan kursus hendaklah diserahkan dalam masa 21 hari

selepas tarikh tamat kursus kepada HEP berserta

dengan maklumat-maklumat berikut :-

PyK/ PpyK

Laporan Kursus

F-ABPM-11-1

6.19.1 Borang Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus

F-ABPM-1-3

6.19.2 Borang Penilaian Penceramah F-ABPM-3-2

6.19.3 Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus

F-ABPM-8-1

6.19.4 Laporan Sulit Peserta Kursus F-ABPM-12-1

6.19.5 Keputusan Peperiksaan F-ABPM-13-1 (Jika Berkaitan)

6.19.6 Borang Senarai Peserta Pilihan Tidak Hadir

S-ABPM-15a-0

6.19.7 Satu salinan Memo Permohonan Pengeluaran

Sijil S-ABPM-8-1

6.19.8 Borang Pelepasan Tanggungjawab F-ABPM-2-2

Tertakluk kepada kursus, perkara di para 7, Rekod kualiti yang berkaitan boleh juga diadakan dalam

laporan sekiranya berkaitan.

6.20 ANALISIS PENILAIAN

6.20.1 Borang Penilaian Penceramah perlu dianalisis menggunakan borang F-ABPM-19-0.

Borang F-ABPM-19-0.

6.20.2 Suatu analisis keberkesanan kursus hendaklah dilaksanakan bagi menilai kursus-

kursus yang dilaksanakan di akademi

berdasarkan Arahan Tetap Komandan Bil. 7/2008.

KPj/HEP

6.21 REKOD

Rekodkan maklumat kursus.

HEP Rekod Kursus

B-ABPM-1-0


26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


7. REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

PENYIMPANAN

7.1 Memo Makluman Penangguhan / Pembatalan

Kursus S-ABPM-1-1 Pengajian/HEP 5 Tahun

7.2 Memo Pelantikan Sebagai Penyelaras dan Penolong Penyelaras S-ABPM-2-1

Pengajian /HEP 5 Tahun

7.3 Memo Permohonan Menyediakan Keperluan Bagi Melaksanakan Kursus S-ABPM-3-1

Pengajian /HEP 5 Tahun

7.4 Surat Permohonan Pencalonan Peserta Kursus

S-ABPM-4-1 Pengajian /HEP 5 Tahun

7.5 Surat Panggilan Kursus S-ABPM-5-1 Pengajian/HEP 5 Tahun

7.6 Memo Pelantikan Tenaga Pengajar / Jurulatih

S-ABPM-6-1 Pengajian /HEP 5 Tahun

7.7 Surat Penceramah Jemputan

S-ABPM-7-1 Pengajian/HEP 5 Tahun

7.8 Memo Permohonan Pengeluaran Sijil S-ABPM-8-1

Pengajian/HEP 5 Tahun

7.9 Memo Permohonan Pemulangan Sijil S-ABPM-8-2


7.10 Borang Senarai Nama Mutlak Peserta Kursus

F-ABPM-1-3 Pengajian /HEP 5 Tahun

7.11 Borang Pelepasan Tanggungjawab


7.12 Borang Penilaian Penceramah


7.13

Borang Pengumpulan Data bagi Penilaian

Penceramah – Peserta F-ABPM-19-0


7.14 Borang Soal Selidik Pelanggan

F-ABPM-7-2 Pengajian/HEP 5 Tahun

7.15 Borang Kehadiran Harian Peserta Kursus F-ABPM-8-1


7.16 Laporan Kursus F-ABPM-11-1



26.02.2020

No Indeks :

PK/01

PERLAKSANAAN KURSUS

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

PENYIMPANAN

7.17 Laporan Sulit Peserta Kursus


7.18 Laporan Keputusan Peperiksaan


7.19

Senarai Nama Peserta Pilihan Yang Tidak Hadir

Kursus Tanpa Sebab S-ABPM-15a-0


7.20 Rekod Kursus B-ABPM-1-0

HEP 5 Tahun

akademi bomba dan penyelamat malaysia …fram.bomba.gov.my/wilayahtengah/images/2020/iso...mesyuarat...

Documents