master subdocument kfk

January 9, 2013 [MS WORD 2011 - MASTER AND SUBDOCUMENT(S)]

Sumitra Kan Fong Kuen, Jabatan Teknologi Pendidikan IPGK Tun Hussein nn, Batu Pahat, Johor Darul Tazim Page 1

Master dan Subdocuments Usaha untuk pengabungan fail-fail ke

dalam fail utama. Dalam scenario menyediakan dokumen secara berpasukan, Ketua Kumpulan merupakan

Master

Ahli-ahli yang lain dikenali sebagai Subdocument(s).

Ia memerlukan rangkaian yang membolehkan file sharing berlaku antara anggota pasukan.

Dengan menggunakan linking method nama dan kedudukan fail itu amat penting. Apabila

ahli-ahli mengemaskinikan subdocumentnya, kandungannya dalam file master terus

dikemaskinikan.

Namun, sekiranya Master copy telah ditetapkan sebagai FINAL version, Master telah

memutuskan link (Unlink), sebarang pindaan selanjutnya pada subdocument tidak

membawa sebarng kesan kepada fail master.

Ketua boleh membuat pindaan fail yang diusahakan oleh ahli.

Walau bagaimanapun, semasa ahli sedang mengerjakan subdocument, Ketua tidak dapat

membuat sebarang pindaan ke atas subdocument tersebut.

Fitur Track changes itu penting bagi membolehkan Ketua dan ahli menjejak perubahan

yang berlaku pada dokumen.

Ketualah yang menetapkan struktur dan format master document, menjana Table of

Content (TOC).

Latihan Menyediakan Fail Master dan Subdocuments: Prosedur secara umum:

1. Sediakan fail-fail Master , Sub1, dan Sub2.

2. Save dan close sub1 & sub2.

3. Pada fail Master- tetapkan rangka / struktur am dokumen, e.g. tajuk-tajuk Pengenalan,

Bab 1, Bab 2

*Link disediakan bagi menghubungkaitkan dengan fail-fail subdocuments.

4. Masukkan subdocuments ke dalam fail master .

5. Generate table of Content (TOC).

Master

INTRO

Bab1

Ba2

Sub 2 Sub 1



Tindakan Master: 1. Paparkan fail master dalam Outline View.

Menu Bar > View Tab> Document Views Group Tools > Outline

Figure 1 Kedudukan butang Outline View

Hasilnya:

Figure 2 Master document dalam mod Outline View

2. Untuk membolehkan anda mengenalpasti subdocument yang diperlukan:

Menu bar > Outlining Tab>Master document Group Tools > Show Document Button

Figure 3Show Document memaparkan sumber maklumat (subdocuments) yang sedia ada.

3. Letakkan cursor di bawah tajuk yang releven bagi mewujudkan Insertion Point.



Figure 4 Kenalpasti Insertion Point untuk menyelitkan subdocument.

4. Apabila dialog box Insert Subdocuments terpapar, klik untuk memilih subdocument yang

berkenaan, kemudian klik Open.

Figure 5 Memilih subdocument.

5. Subdokumen Sub1 akan terpapar di bawah Insertion point (cursor di bawah tajuk yang

berkenaan)

Letakkan cursor pada insertion point.



Figure 6 Subdocument kelihatan "Embed" dalam Master document.

6. Ulangi proses yang sama untuk memasukkan subdocument yang lain.

7. Save& close fail master.

8. Membuka semula fail master.

9. Paparan sekarang menunjukkan subdokumen berbentuk pautan.

Figure 7 Pautan ke subdocument.

Subdocument telah

dimasukkan ke dalam

Master document.

Subdocument ditunjukkan dalam

bentuk pautan.



Anda boleh memaparkan subdocument ialah melalui cara mengeklik pada Outlining Tab >

Master documents Group Tools > Expand Subocument Button.

Figure 8 Kedudukan butang Expand Document

Hasilnya:

Figure 9 Subdocument telah dikembangkan.

Sekiranya anda ingin menguncupkan subdocument, boleh klik pada butang Collapse Subdocument.

Figure 10 Kedudukan butang Collapse Subdocument

10. Tutup dan membuka semula master document.



Figure 11 Section Break wujud bagi subdocument yang dimasukkan ke dalam master document.

11. Tetapkan semua tajuk sebagai style Heading 1 (Ctrl+Alt+1)

12. Kembali ke Normal ataupun Print Layout View.

Generate TOC

Menu Bar > References Tab > Table of Content Group Tools > Table of contents

Secara automatik, Wujudnya Section

Break untuk subdocument.



Figure 12 Menjana jadual isi kandungan (Table of content)

Hasilnya:

Figure 13 Table of content dalam master document.

Kes 1: Ahli mengemaskinikan subdocument. Perbandingan: Document Asal



Figure 14 Master document sebelum ahlinya mengemaskinikan subdocument.

Selepas ahli membuat pindaan pada subdocument, pindaan tersebut terpapar dalam master

document.

Figure 15 Subdocument dalam master document telah dikemaskinikan secara automatik selepas pindaan dibuat.

Save and close master document.



Kes 2 Unlink Apabila master memutuskan bahawa proses penyuntingan patut tamat dan mengelaskan ia sebagai

Final version, beliau perlu memutuskan pautan dengan subdocument supaya tidak dibenarkan

perubahan dalam subdocument yang embed dalam master document lagi.

Menu Bar > Outlining Tab > Master Document Group Tool > Unlink Button.

Figure 16 Kedudukan butang Unlink

Sekiranya ahli mengemaskini subdocumentnya lagi, kesannya tidak berlaku pada master document

lagi.

Figure 17 Ahli mengubahsuai subdocumentnya,

Figure 18 Master document tetap tidak berubah.



Save dan close master document.



Kes 3 Reestablish link Buka semula Master.

Delete subdocument yang lama.

Figure 19 Buang subdocument yang lama.

Letakkan cursor di bawah tajuk yang berkenaan dan insert semula subdocument tersebut.

Figure 20 Mewujudkan semula pautan dengan subdocument.

Insert subdocument versi terkini.



Figure 21 Master document mengandungi subdocument versi yang terkini sekali lagi.

Kes 4 Track Changes



Review > Comment

Pastiikan subdoc tutp.

Master Boleh lakukan dalam Outline view ataupun Layout View, etc.

File Sharing.

master subdocument kfk

Documents