manual sistem latihan dan fasiliti untuk pengguna

1

MANUAL SISTEM LATIHAN DAN FASILITI

UNTUK PENGGUNA

Versi: 2.0

Tarikh: 15 Mac 2021

Manual Sistem Latihan dan Fasiliti Untuk Pengguna

2

ISI KANDUNGAN

1. MODUL DAN FUNGSI-FUNGSI UTAMA PENGGUNA................................................................... 4

2. PANDUAN ............................................................................................................................... 4

A. LOG MASUK DAN TAKWIM KURSUS ........................................................................................ 5

A1 - Log Masuk Sistem .............................................................................................................................. 5

A2 – Takwim / Kalender Kursus ................................................................................................................ 6

A3 – Mohon Kursus .................................................................................................................................. 7

A4 – Status Permohonan Kursus ............................................................................................................... 8

A5 – Kemaskini Profil dan Ubah Kata Kekunci .......................................................................................... 9

B. PERMOHONAN DAN PENGESAHAN PERMOHONAN KURSUS .................................................. 11

B1 – Semak Status Permohonan Kursus ................................................................................................. 11

B2 - Sahkan Hadir .................................................................................................................................... 13

B3 - Mencetak Surat Jemputan dan Slip CREaTE Lodge (Asrama) .......................................................... 14

B4 – Kemaskini Nama KUB untuk mendapatkan kelulusan Permohonan Kursus .................................. 15

C. HADIR BERKURSUS - MENGISI BORANG G, DAN MENCETAK SIJIL KEHADIRAN BEKURSUS ........ 16

C1 - Mengisi Borang G ............................................................................................................................. 16

C2 – Cetak Sijil Kehadiran ........................................................................................................................ 19

D. MEREKOD PEMBELAJARAN UMUM/ KURSUS LUAR / PEMBELAJARAN KENDIRI ...................... 20

D1 - Merekod Pembelajaran Umum ....................................................................................................... 20

D2 - Merekod Kursus Luar ....................................................................................................................... 22

D3 - Merekod Pembelajaran Kendiri ....................................................................................................... 24

E. LAPORAN BUKU LOG ............................................................................................................. 26

E1 – Semak Buku Log............................................................................................................................... 26


3

SENARAI GAMBARAJAH

Gambarajah 1: Skrin Log Masuk .................................................................................................................... 5

Gambarajah 2: Takwim/Kalender Kursus CREaTE ........................................................................................ 6

Gambarajah 3: Kod Warna Kursus ............................................................................................................... 6

Gambarajah 4: Maklumat Kursus ................................................................................................................. 8

Gambarajah 5: Jadual Status Kursus Yang Dipohon ...................................................................................... 8

Gambarajah 6: Kemaskini Profil Pengguna .................................................................................................. 9

Gambarajah 7: Kemaskini Profil Pengguna ................................................................................................ 10

Gambarajah 8: Jadual Status Kursus Yang Dipohon .................................................................................... 11

Gambarajah 9: Senarai Kursus Yang Dimohon ............................................................................................ 13

Gambarajah 10: Senarai Peserta Kursus Induk Dalaman ............................................................................ 13

Gambarajah 11: Status Kursus Yang Dimohon ............................................................................................ 14

Gambarajah 12: Status Kursus Yang Dimohon ........................................................................................... 15

Gambarajah 13: Paparan Tukar KUB........................................................................................................... 15

Gambarajah 14: Senarai Sijil dan Lampiran ................................................................................................ 16

Gambarajah 15: Penilaian Prestasi Staf (Lampiran G) ................................................................................ 17

Gambarajah 16: Ikon Sijil Kehadiran Berkursus .......................................................................................... 17

Gambarajah 17: Maklumbalas Penilaian - Lampiran J ................................................................................ 18

Gambarajah 18: Ikon Sijil Kehadiran Berkursus .......................................................................................... 19

Gambarajah 19: Contoh Sijil Kehadiran Berkursus ..................................................................................... 19

Gambarajah 20: Senarai Pembelajaran Umum .......................................................................................... 20

Gambarajah 21: Tambah Pembelajaran Umum ......................................................................................... 21

Gambarajah 22: Senarai Aktiviti Kursus Luar .............................................................................................. 22

Gambarajah 23: Tambah Kursus Luar ......................................................................................................... 23

Gambarajah 24: Senarai Pembelajaran Kendiri .......................................................................................... 24

Gambarajah 25: Tambah Pembelajaran Kendiri ......................................................................................... 24

Gambarajah 26: Buku Log ........................................................................................................................... 26


4

1. Modul dan Fungsi-Fungsi Utama Pengguna

Tujuan manual pengguna ini adalah sebagai panduan tentang tatacara penggunaan sistem.

Berikut adalah modul dan fungsi-fungsi yang diberikan kepada pengguna sistem:

i. Semak Takwim dan Mohon Kursus

ii. Semak Permohonan Kursus dan Sahkan Hadir Berkursus

iii. Cetak Surat Jemputan, Slip CREaTE Lodge dan Sijil Penyertaan

iv. Isi Borang G, Penilaian Kursus dan Tenaga Pengejar / Fasiliti Kursus

v. Semak maklumbalas Lampiran J (KUB)

vi. Merekod Pembelajaran Kendiri/ Umum dan Kursus Luar

vii. Semak Kululusan Merekod

viii. Semak Buku Log

ix. Kemaskini maklumat waris

x. Ubah Kata Laluan

2. Panduan

Proses untuk setiap model akan diberikan. Terdapat juga nota, tips, amaran, pintasan keyboard

(keyboard shortcut) dan urutan menu (menu sequence) diberikan untuk memudahkan

pengguna memahami keadaan sesuatu modul dan fungsi sistem dengan lebih tepat.

Tips

Nota

Amaran

Pintasan

Urutan Menu

Kata Kekunci

Pop-up

Klik


5

A. Log Masuk dan Takwim Kursus

Sebelum mula menggunakan Sistem Latihan dan Fasiliti CREaTE, pengguna JKR yang aktif perlu log masuk

ke dalam sistem menggunakan domain yang disediakan menggunakan kata laluan SSO. Setiap pengguna

akan diberikan peranan oleh pihak admin CREaTE berdasarkan permintaan. Dashboard dipaparkan

mengikut peranan setiap pengguna. Bagi memohon kursus induk terbuka yang terdapat di dalam takwim,

pengguna perlu melakukan proses seperti berikut:

Urutan Log Masuk dan membuat permohonan kursus seperti berikut:

A1 – Log Masuk

A2 – Takwim / Kalender Kursus

A3 – Permohonan Kursus (Induk Terbuka)

A4 – Status Permohonan Kursus

A5 – Kemaskini Profil

A1 - Log Masuk Sistem

Login / No KP

Kata Kunci

Gambarajah 1: Skrin Log Masuk

Paparan skrin di atas adalah paparan Log Masuk ke dalam Sistem Aplikasi Bersepadu CREaTE.

Masukkan nombor kad pengenalan pengguna di dalam ruangan No Kad Pengenalan dan Kata Laluan dengan menggunakan ID dan katalaluan Sistem MyKJ.

Sebagai contoh log masuk menggunakan ID 600128105645 (ABD. JAMAL BIN OTHMAN), ID ini adalah pengguna biasa.

Kata kunci = Sila isikan kata laluan SSO pengguna.


6

A2 – Takwim / Kalender Kursus

Menu Tajuk Navigasi Takwim /Kalendar Kursus Halaman Nama Pengguna

Gambarajah 2: Takwim/Kalender Kursus CREaTE

Setelah Log Masuk kedalam sistem, dashboard (mengikut peranan) akan dipaparkan. Berikut adalah ciri-ciri paparan skrin diatas:

Menu - untuk masuk ke fungsi-fungsi sistem, fungsi-fungsi sistem yang diberikan adalah mengikut peranan pengguna.

Tajuk – tajuk skrin yang dipaparkan

Navigasi –untuk ke takwim bagi bulan-bulan lain

Takwim/Kalender Kursus - Takwim yang dipaparkan adalah mengikut bulan semasa

Halaman – seksyen halaman skrin Nama Pengguna – nama dan maklumat profile pengguna yang log masuk

Gambarajah 3: Kod Warna Kursus

i. Kursus-kursus yang dipaparkan diwarnakan mengikut warna kod bidang.


7

A3 – Mohon Kursus

Proses mohon kursus (Induk Terbuka) adalah seperti berikut:

i. Klik pada takwim kursus yang

dikehendaki

ii. Klik pada butang “Mohon Kursus”

iii. Klik pada petak Ketua Unit

untuk memilih ketua unit bagi pengesahan.

iv. Klik “Hantar” untuk

memohon kursus

Apabila permohonan telah

disimpan ke dalam sistem, maklumat teks paparan (dalam petak hijau) menunjukkan permohonan yang berjaya dihantar untuk proses seterusnya iaitu pengesahan.


8

Gambarajah 4: Maklumat Kursus

A4 – Status Permohonan Kursus

Menu: Status Permohonan Kategori Kursus Maklumat Pengesahan

Gambarajah 5: Jadual Status Kursus Yang Dipohon

Untuk melihat status permohonan kursus klik ke menu: Permohonan > Status Permohonan. Dalam jadual ‘Status Kursus Yang Dimohon’, semua permohonan akan disimpan. Tarikh mohon dan Kolum pengesahan bagi KUB, KPPKL, Penyelaras dipaparkan. Jika pengesahan telah dibuat, kolum akan bertanda √ dan tarikh pengesahan tersebut dibuat boleh dilihat.


9

A5 – Kemaskini Profil dan Ubah Kata Kekunci

Peranan dan Maklumat Pengguna

Maklumat pengguna dicapai daripada data My KJ bagi pengguna Jabatan Kerja Raya yang masih aktif. Terdapat maklumat tertentu yang boleh dikemaskini didalam sistem.

Untuk mengubah atau mengemaskini maklumat profil, proses adalah seperti berikut:

Klik pada ruangan nama pengguna disebelah atas kanan.

Klik pada ruangan “Lihat Profil”

Klik butang “Edit Maklumat Keluarga”

Kemaskini maklumat keluarga pada ruangan yang disediakan dan klik “Hantar”

Gambarajah 6: Kemaskini Profil Pengguna

Kemaskini Profil

Tukar Kata Laluan

Log Keluar


10

Gambarajah 7: Kemaskini Profil Pengguna

Untuk tukar kata laluan :

Letak kursor pada nama di sebelah atas kanan skrin dan klik ‘Tukar Kata Laluan’

Masukkan Kata Laluan yang baru, masukkan Pengesahan Kata Laluan yang sama dan klik ‘Submit’.

Klik untuk ‘Log Keluar’ dan log semula ke dalam sistem menggunakan kata laluan yang baru.


11

B. Permohonan dan Pengesahan Permohonan Kursus

Semua permohonan kursus perlu mendapat pengesahan daripada KUB, KPPKL dan Penyelaras Kursus. Secara

automatik sistem akan menghantar maklumat kursus untuk pengesahan kepada pegawai berkenaan.

Urutan bagi mendapatkan Surat Jemputan dan Slip CREaTE Lodge (Asrama):

B1 – Semak Status Permohonan Kursus

B2 - Sahkan Hadir

B3 - Mencetak Surat Jemputan dan Slip Asrama

B4 - Kemaskini nama KUB untuk mendapatkan kelulusan Permohonan Kursus

B1 – Semak Status Permohonan Kursus

Berikut adalah skrin Status Kursus Yang Dimohon. Maklumat dan penerangan mengenai jadual status permohonan adalah seperti berikut:

i. Untuk ke skrin Status Kursus Yang Dipohon, klik pada menu: Permohonan > Status Permohonan ii. Pemohon boleh melihat status setiap pengesahan yang telah dibuat oleh KUB/KPPKL/Penyelaras dalam

kolum yang tersedia.

Menu: Status Permohonan Tarikh Mohon Status Pengesahan

Gambarajah 8: Jadual Status Kursus Yang Dipohon


12

Sudah disahkan

Belum disahkan

iii. iv.

Untuk melihat tarikh pengesahan, klik pada tanda √ pada kolum KUB/KPPKL/Penyelaras. Pemohon hanya boleh sahkan kehadiran setelah ketiga-tiga pegawai (KUB/KPPKL/Penyelaras) sahkan permohonan kursus.

Ikon Sahkan Kehadiran


13

B2 - Sahkan Hadir

Status Permohonan Gambarajah 9: Senarai Kursus Yang Dimohon

i. Masuk ke skrin : Permohonan > Status Permohonan

Klik pada tanda Tick “ ” (Sahkan Kehadiran)

Gambarajah 10: Senarai Peserta Kursus Induk Dalaman

Untuk sahkan kehadiran, pilih input yang dikehendaki dan klik butang “Sahkan”.

Jika staf memilih untuk hadir, Surat Jemputan akan wujud dalam kolum Tindakan. Jika staf memilih untuk

keperluan CREaTE Lodge, Slip CREaTE Lodge akan wujud dalam kolum Tindakan.


14

B3 - Mencetak Surat Jemputan dan Slip CREaTE Lodge (Asrama)

Ikon Surat Jemputan Ikon Slip Asrama Menu: Status Permohonan

Gambarajah 11: Status Kursus Yang Dimohon

i. Masuk ke skrin: Permohonan > Status Permohonan. (Untuk kursus yang Sah Hadir)

Klik ikon Surat Jemputan dan Slip Asrama. Setelah PDF dibuka, pengguna boleh menyimpan / mencetak dokumen tersebut.


15

B4 – Kemaskini nama KUB untuk mendapatkan kelulusan Permohonan Kursus

Berikut adalah skrin Status Kursus Yang Dimohon. Maklumat dan penerangan mengenai jadual status permohonan adalah seperti berikut:

i. Untuk ke skrin Status Kursus Yang Dipohon, klik pada menu: Permohonan > Status Permohonan ii. Pemohon boleh kemaskini nama Ketua Unit Bahagian (KUB) untuk mendapatkan kelulusan

Permohonan Kursus.

Gambarajah 12: Status Kursus Yang Dimohon

iii. Klik pada ikon di bawah kolum Tindakan.

Gambarajah 13: Paparan Tukar KUB

iv. Pilih nama KUB dan klik butang Tukar untuk meneruskan kemaskini.


16

C. Hadir Berkursus - Mengisi semua Lampiran dan

Mencetak Sijil Kehadiran Bekursus

Bagi mendapatkan sijil kursus, pemohon perlu melengkapkan lampiran (Borang G, Borang Penilaian

Kursus, Borang Penilaian Penceramah) selepas tamat berkursus. Penyelaras Kursus perlu mengesahkan

kehadiran. Berikut adalah proses yang perlu dilakukan oleh pemohon untuk mendapatkan Sijil

Kehadiran:

Urutan bagi mendapatkan Sijil Kursus seperti berikut:

C1 - Mengisi Borang G, Borang Mengisi Maklumbalas Borang Penilaian Penceramah dan Borang

Penilaian Penceramah

C2 – Mencetak Sijil Kehadiran

C1 - Mengisi Borang G

Menu: Sijil Dan Lampiran

Borang G

Gambarajah 14: Senarai Sijil dan Lampiran

i. Masuk ke skrin: Sijil & Lampiran > Sijil Dan Lampiran Klik pada ikon Borang G


17

Borang G yang telah berjaya dihantar

Borang Penilaian Tenaga Pengajar berjaya dihantar

Ikon atau Borang G hanya akan dipaparan dalam kolum tindakan selepas kursus dijalankan.

Gambarajah 15: Penilaian Prestasi Staf (Lampiran G)

ii. Penilaian Prestasi Staf (Lampiran G) akan dipaparkan.

Lengkapkan maklum balas Klik “Hantar”

iii. Maklumat semua Borang disimpan dan dihantar untuk pengesahan Sijil (oleh Penyelaras Kursus)

Gambarajah 16: Borang – Borang dalam Kolum Tindakan

Setelah berjaya menghantar Borang G, ikon ditanda “√” dalam kolum Lampiran.

Borang Penilaian Lampiran J dinilai oleh KUB selepas 6 bulan hadir berkursus.

Borang Penilaian Kursus dan Fasiliti berjaya dihantar


18

iv. Pengguna juga perlu mengisi maklumbalas Borang Penilain Kursus, Tenaga Pengajar dan Fasiliti v. Setelah 6 bulan berkursus, KUB akan mendapat notifikasi untuk mengisi maklumbalas Lampiran J peserta,

Lampiran J ini boleh disemak oleh peserta dalam kolum Tindakan.

Gambarajah 17: Maklumbalas Penilaian - Lampiran J


19

C2 – Cetak Sijil Kehadiran

Setelah semua lampiran lengkap diisi, penyelaras kursus akan mendapat notifikasi untuk mengesahkan Sijil Kehadiran Berkursus. Apabila Penyelaras telah mengesahkan sijil tersebut, pemohon akan dapat melihat ikon Sijil pada Senarai Sijil dan Lampiran seperti dibawah:

Sijil Dan Lampiran Ikon Sijil Kehadiran Bekursus

Gambarajah 18: Ikon Sijil Kehadiran Berkursus

i. Masuk ke skrin: Sijil & Lampiran > Sijil dan Lampiran ii. Iklik pada ikon Sijil

Gambarajah 19: Contoh Sijil Kehadiran Berkursus


20

D. Merekod Pembelajaran Umum/ Kursus Luar / Pembelajaran

Kendiri

Sistem menyediakan modul bagi merekod pembelajaran umum, kursus luar dan pembelajaran kendiri,

maklumat ini kemudiannya akan dipaparkan dalam modul kelulusan KUB/ KPPKL. Berikut adalah fungsi-

fungsi sistem yang terdapat dalam modul ini:

Urutan merekod pembelajaran umum, kursus luar dan pembelajaran kendiri:

D1 – Merekod Pembelajaran Umum

D2 – Merekod Kursus Luar

D3 – Merekod Pembelajaran Kendiri

D1 - Merekod Pembelajaran Umum

Pembelajaran Umum

Gambarajah 20: Senarai Pembelajaran Umum

i. Masuk ke skrin: Merekod > Pembelajaran Umum ii. Klik butang “+Tambah Pembelajaran Umum”


21

Gambarajah 21: Tambah Pembelajaran Umum

iii. Masukkan maklumat berikut:

Tajuk Kursus Jenis Aktiviti

Bidang

Kompetensi

Penganjur

Objektif

Lokasi

Jumlah Masa Kursus (jam)

Tarikn Mula - Tarikh Tamat Ketua Unit

iv. Klik butang “Tambah“.

v. Seterusnya maklumat Pembelajaran Umum akan disenaraikan untuk proses pengesahan oleh KUB.


22

D2 - Merekod Kursus Luar

Kursus Luar

Gambarajah 22: Senarai Aktiviti Kursus Luar

i. Masuk ke skrin: Merekod > Kursus Luar ii. Klik butang “+Tambah Kursus Luar”


23

Gambarajah 23: Tambah Kursus Luar


Tajuk Kursus

Penganjur

Objektif


Yuran (RM)

Mata CPD

Tempat

Lokasi

Tarikh Mula - Tarikh Tamat Dokumen Sokongan (PDF)

iv. Klik butang “Tambah“.

v. Seterusnya maklumat Kursus Luar akan disenaraikan untuk proses pengesahan oleh KPPKL.


24

D3 - Merekod Pembelajaran Kendiri

Pembelajaran Kendiri

Gambarajah 24: Senarai Pembelajaran Kendiri

i. Masuk ke skrin: Merekod > Senarai Pembelajaran Kendiri ii. Klik butang “+Tambah Pembelajaran Kendiri”

Gambarajah 25: Tambah Pembelajaran Kendiri


25


Tajuk Pembelajaran

Jenis Aktiviti

Bidang

Kompetensi Objektif


Tarikh Mula-Tarikh Tamat

Dokumen Sokongan (PDF)

iv. Klik Butang “Tambah” v. Seterusnya maklumat Pembelajaran Kendiri akan disenaraikan untuk proses pengesahan KPPKL. vi. vii.


26

E. Laporan Buku Log

Berikut adalah laporan yang akan dijana oleh sistem untuk semua pengguna:

E1 – Buku Log

E1 – Buku Log

Gambarajah 26: Buku Log

i. Klik Buku Log – Pilih Tahun ii. Klik Jana Buku Log

manual sistem latihan dan fasiliti untuk pengguna

Documents