manual kualiti syariah - psp.edu.my · pdf filec senarai prosedur kualiti dan arahan kerja vii...

DISEDIAKANOLEH

DILULUSKANOLEH

JAWATAN

Pengurus Kualiti

Pengarah

TARIKH 14 Nov 2017 16 Nov 2017

KELUARAN PINDAAN TARIKH BERKUATKUASA

01 00 17 Nov 2017

MANUAL KUALITI SYARIAH PSP

PSP-PK-MK

MANUAL KUALITI SYARIAH

PSP-PK-MKMANUALKUALITI

Keluaran

01

Tarikh Berkuatkuasa 17 Nov 2017 Pindaan 00

A. SENARAI PEMEGANG DOKUMEN

BIL.

PEMEGANG DOKUMEN

1.

Pengarah

2.

Timbalan Pengarah (Akademik)

3.

Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

4.

Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik

5.

Ketua Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

6.

Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

7.

Ketua Jabatan Perdagangan

8.

Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer

9.

Ketua Jabatan Pengajian Am

10.

Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar

11.

Pegawai Peperiksaan

12.

Pegawai Latihan dan Pendidikan Lanjutan

13.

Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri

14.

Ketua Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan

15.

Pegawai Pembangunan dan Senggaraan

16.

Pegawai Pengurusan Kualiti

17.

Pegawai Teknologi Maklumat

Promising SustainableProgression

Mukasurat I daripada ix


Mukasurat ii daripada ix

BIL.

PEMEGANG DOKUMEN

18.

Pegawai Psikologi

19.

Pegawai Multimedia &Sumber

20.

Pegawai Eksekutif Tertinggi

21.

Penolong Akauntan

22.

Pustakawan

23.

Pengurus Kolej Kediaman Pelajar

24.

Pegawai Perhubungan Awam

25.

Ketua Juruaudit Dalaman


Mukasurat iii daripada ix

B. KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN M/SURAT

A SENARAI PEMEGANG DOKUMEN i

B KANDUNGAN iii

C SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA vii

1.0

BAHAGIAN I

PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 1

1.2 Tujuan 1

1.3 Kandungan Manual Kualiti 2

1.4 Terminologi dan definisi 2

2.0

BAHAGIAN II

MAKLUMAT ORGANISASI

KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG 1

2.1 Latarbelakang 4

2.2 Fungsi Politeknik Seberang Perai 4

2.3 Visi Politeknik Seberang Perai 5

2.4 Misi Politeknik Seberang Perai 5

2.5 Matlamat Pendidikan Politeknik Seberang Perai 5

2.6 Carta Politeknik Seberang Perai 6

2.7 Perkhidmatan Yang Diberikan 7

2.8 Pelanggan 7

2.9 Pihak Berkepentingan (Stakeholder) 7

2.10 Nilai Teras Politeknik Seberang Perai 7

2.11 Nilai Teras Syariah 7

2.12 Piagam Pelanggan Politeknik Seberang Perai 8


Mukasurat iv daripada ix

3.0

BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

POLITEKNIK SEBERANG PERAI



3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti 9

3.2 Dasar Kualiti 10

3.3 Objektif Kualiti 10

3.4 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti 11

3.5 Objektif Kualiti Dan Kaedah Pengukuran 11

3.6 Ringkasan Proses 11

4.0

BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

SEKSYEN 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am 15

4.2 Keperluan Dokumentasi 16

4.2.1 Am 16

4.2.2 Manual Kualiti 18

4.2.3 Kawalan Dokumen 19

4.2.4 Kawalan Rekod 22

SEKSYEN 5 – Tanggungjawab Pengurusan


5.1 Komitmen Pengurusan 23

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan 23

5.3 Dasar Kualiti Politeknik Seberang Perai 24

5.4 Perancangan 24


Mukasurat v daripada ix


5.4.1 Objektif Kualiti 24

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 24

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 25

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa 25

5.5.2 Wakil Pengurusan (WP) 25

5.5.3 Komunikasi Dalaman 25

5.6 Kajian Semula Pengurusan 26

5.6.1 Am 26

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan 27

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan 28

SEKSYEN 6 – Pengurusan Sumber

KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG 5 & 6

6.1 Bekalan Sumber 29

6.2 Pengurusan Sumber Manusia 29

6.2.1 Am 29

6.2.2 Keupayaan, Kesedaran dan Latihan 30

6.3 Infrastruktur 31

6.4 Persekitaran Kerja 32

SEKSYEN 7 – Proses Penyampaian Pengurusan Pengajaran dan Latihan

KOD AMALAN AKREDITASI PROGRAM (EDISI PERTAMA 2010) : BIDANG 2,3,4 &7

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada

Pelanggan

33

7.2 Proses-proses Berkaitan Dengan Pelanggan 34

7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan PPL 34

7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan PPL 35

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan 36

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses 37


Mukasurat vi daripada ix


7.4 Perolehan 37

7.4.1 Proses Perolehan 37

7.4.2 Maklumat Perolehan 38

7.4.3 Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima 38

7.5 Pemberian Perkhidmatan Proses PPL 39

7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses PPL 39

7.5.2 Pengesahan Ke Atas Pengurusan Pengajaran dan Latihan 40

7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan 41

7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Hakmilik Pelanggan 42

7.5.5 Pemuliharaan 42

7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 43

SEKSYEN 8 – Pengukuran, Analisis Dan Penambahbaikan


8.1 Am 44

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 44

8.2.1 Kepuasan Hati Pelanggan 44

8.2.2 Audit Dalaman 45

8.2.3 Pemantauan Dan Pengukuran Proses-Proses 46

8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran PencapaianPPL 47

8.3 Kawalan Terhadap PPL Yang Tidak Menepati Kehendak

Ditetapkan

48

8.4 Analisis Data 50

8.5 Penambahbaikan 51

8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh 51


Mukasurat vii daripada ix

C. SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA

Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

BIL

NOMBORDOKUMEN

TAJUK

1.

PSP-PK-PS-01

Penyediaan BelanjawanTahunan

2.

PSP-PK-PS-02

Kawalan Dokumen

3.

PSP-PK-PS-03

Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan

4.

PSP-PK-PS-04

Pengendalian Aduan dan Maklumbalas

Pelanggan

5

PSP-PK-PS-05

Pengendalian Audit Dalaman

6.

PSP-PK-PS-06

Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf

7.

PSP-PK-PS-07

Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur dan Peralatan

8

PSP-PK-PS-08

Pengurusan Penyelenggaraan Komputer dan Perkakasan

9.

PSP-PK-PS-09

Kawalan Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan

Kualiti Berterusan

10.

PSP-PK-PS-10

Pengurusan Risiko


Mukasurat viii daripada ix

Prosedur Kualiti Pengurusan Pengajaran dan Latihan

BIL

NOMBORDOKUMEN

TAJUK

1.

PSP-PK-PPL-01

Perancangan Aktiviti PPL

2.

PSP-PK-PPL-02

Penyediaan Jadual Waktu

3.

PSP-PK-PPL-03

Pengurusan Pendaftaran Pelajar

4.

PSP-PK-PPL-04

Pengendalian Pengajaran

PSP-AK-(PK-PPL-04)-01 Penyediaan Rancangan Pengajaran dan Pembelajaran

PSP-AK-(PK-PPL-04)-02

Penyediaan dan Pelaksanaan Kuliah


Penyediaan dan Pelaksanaan Amali


Penyediaan dan Pelaksanaan Projek


Pemantauan Kehadiran Pelajar


Penangguhan dan Penggantian Pengajaran


Pelaksanaan Penilaian Berterusan


Analisis Pencapaian Akademik Pelajar

5.

PSP-PK-PPL-05

Pengurusan Kokurikulum

6.

PSP-PK-PPL-06

Pelaksanaan Latihan Industri


Mukasurat xi daripada ix

Prosedur Kualiti Pengurusan Pengajaran dan Latihan

BIL

NOMBORDOKUMEN

TAJUK

7.

PSP-PK-PPL-07

Pengurusan Peperiksaan


Penyediaan Kertas Peperiksaan


Pelaksanaan Penilaian


Pemprosesan Keputusan Peperiksaan


Pengurusan Persijilan

8.

PSP-PK-PPL-08

Perkhidmatan Pengurusan Psikologi

dan Kerjaya

9.

PSP-PK-PPL-09

Pengurusan Disiplin Pelajar

10.

PSP-PK-PPL-10

Penilaian Proses Pengajaran dan Pembelajaran


Mukasurat 1 daripada 51

BAHAGIAN I

PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Politeknik Seberang Perai. Manual

Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif penubuhan politeknik,

selaras dengan kehendak dan keperluan Sistem Pengurusan Kualiti dan piawaian

MQA. Ianya mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan dasar serta prinsip-

prinsip asas yang memandu pelaksanaan Pengurusan Pengajaran dan Latihan

(PPL) dalam bidang Kejuruteraan, Teknologi Maklumat dan Perdagangan. Manual

ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen

Sokongan yang berkaitan dengannya.

1.2 Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:

a. Menerangkan maklumat asas Organisasi Pengurusan Politeknik

Seberang Perai.

b. Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam PPL dalam bidang

Kejuruteraan, Teknologi Maklumat dan Perdagangan.

c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam PPL dalam

bidang Kejuruteraan, Teknologi Maklumat dan Perdagangan.



1.3 Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi EMPAT (4) bahagian yang terdiri daripada:

Bahagian I Pengenalan

Bahagian II Maklumat Organisasi

Bahagian III Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Seberang Perai

Bahagian IV Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti

1.4 Terminologi dan definisi

Terminologi Definisi

KPT Kementerian Pendidikan Tinggi

JPP Jabatan Pendidikan Politeknik; satu jabatan di bawah

Kementerian Pendidikan Tinggi yang bertanggungjawab terhadap

program pendidikan teknikal dan vokasional di Malaysia

SPP Sektor Pengurusan Politeknik; satu bahagian yang diwujudkan di

bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap pengurusan

Politeknik KPT

PSP Politeknik Seberang Perai

Pengarah Merujuk kepada Pengarah Politeknik Seberang Perai

PPL Pengurusan Pengajaran dan Latihan

Ketua Jabatan Pegawai yang dilantik untuk mengetuai jabatan akademik

Ketua Unit Pegawai yang dilantik untuk mengetuai unit yang diwujudkan di

politeknik

JKKK Jawatankuasa Kerja Kualiti dianggotai oleh Pengurus Kualiti,

Jawatankuasa Pengurusan Kualiti (JKPK) dan wakil yang dilantik

oleh Ketua Jabatan dan Ketua Unit



Terminologi Definisi

JKPK Ahli-ahli jawatankuasa seperti di dalam struktur organisasi Unit

Pengurusan Kualiti

BLPK Bahagian Latihan dan Pembangunan Kerjaya; satu bahagian di

bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap latihan dan

kemajuan staf di JPP

BPPK Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kurikulum; satu bahagian

di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap penyediaan dan

perkembangan kurikulum di politeknik

CD Cakera Padat



BAHAGIAN II

MAKLUMATORGANISASI

2.1 Latarbelakang

Politeknik Seberang Perai merupakan politeknik ke-10 ditubuhkan oleh

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

Peranan utama Politeknik Seberang Perai ialah untuk menyediakan tenaga

pekerja yang berkualiti dalam bidang kejuruteraan, teknologi maklumat dan

perdagangan. Kursus-kursus di Politeknik ditawarkan kepada lepasan Sijil

Pelajaran Malaysia dan Sijil Pelajaran Malaysia (Vokasional) dan lulusan

Politeknik.

2.2 Fungsi Politeknik Seberang Perai

Memberi pendidikan dan latihan di peringkat Diploma kepada lulusan SPM dan

setaraf dengannya serta lulusan sijil Politeknik/KolejKomuniti KPT dalam bidang

kejuruteraan, teknologi maklumat dan perdagangan bagi memenuhi tenaga kerja

terlatih negara.



2.3 Visi Politeknik Seberang Perai

To Become a Premier TVET Institution In Line with Industrial Development

2.4 Misi Politeknik Seberang Perai

To Produce Holistic Graduates with Entrepreneurial Skills through Dynamic and

Internationally Recognised TVET Programmes In Line with Industrial Needs

2.5 Matlamat Pendidikan Politeknik Seberang Perai

Matlamat pendidikan adalah untuk menghasilkan graduan:

1. Berpengetahuan

2. Berkemahiran

3. Berkemahiran insaniah

Dokumen Berkaitan

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang1

PSP-PK-MKMANUALKUALITI

Keluaran

04

TarikhBerkuatkuasa Pindaan 00

2.6 Carta Organisasi

( Rujuk Lampiran 1)





2.7 Perkhidmatan Yang Diberikan

Politeknik Seberang Perai menyediakan perkhidmatan pemberian latihan dalam

bidang kejuruteraan, teknologi maklumat dan perdagangan kepada lulusan

SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik/KolejKomuniti pada

peringkat diploma.

2.8 Pelanggan

Pelanggan kepada Sistem Pengurusan Kualiti adalah pelajar yang berdaftar di

Politeknik Seberang Perai.

2.9 Pihak Berkepentingan (Stakeholder)

Pihak berkepentingan dalam sistem pengurusan kualiti ini adalah ibubapa

pelajar, JPP, Kementerian Pendidikan Tinggi dan bakal majikan.

2.10 Nilai Teras Politeknik SeberangPerai

Proactive (Proaktif), Sustainable (Lestari) dan Progressive (Progresif)

2.11 Nilai Teras Syariah

PSP telah mewujudkan satu nilai yang menjadi tonggak kepada pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti iaitu:

MUSYAWARAH

Setiap kakitangan PSP membuat keputusan secara kolektif melalui mesyuarat dan penglibatan anggota serta bersedia menerima pandangan dalam memastikan setiap keputusan adalah tepat dan mematuhi Hukum Syara’. Sebarang tugas akan dilaksanakan secara berkumpulan dan bersama menjana fikiran dan tenaga bagi melicin, memantap dan mematuhi objektif kualiti. Allah SWT berfirman:



Maksudnya: “Dan juga bagi orang yang menyahut perintah tuhan mereka serta mendirikan solat (dengan sempurna) dan urusan mereka dijalankan secara bermesyuarat sesama mereka. Mereka juga menafkahkan sebahagian daripada apa yang kami beri kepada mereka” (Surah al Syura: 38)

2.12 Piagam Pelanggan Politeknik Seberang Perai

4. Proses pendaftaran pelajar diselesaikan pada hari yang sama pelajar

sampai untuk mendaftar.

5. Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa 14 hari bekerja

selepas semester pengajian berakhir.

6. Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan

kepada pengadu dalam masa 14 hari bekerja selepas aduan diterima.

7. Melaksanakan 100% penyeliaan keatas semua pelajar yang sedang

menjalani latihan industri pada satu-satu semester.

Dokumen Berkaitan

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang1



BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

POLITEKNIK SEBERANG PERAI

3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Politeknik Seberang Perai melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi proses

pemberian latihan di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan, teknologi

maklumat dan perdagangan bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik

dan memenuhi kehendak negara yang berasaskan prosedur kualiti MS ISO

9001:2015 dan piawaian MQA.

Skop pelaksanaan sistem pengurusan kualiti tidak meliputi kehendak seksyen

yang berikut:

a) Seksyen 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses

PSP hanya menggunapakai rekabentuk kurikulum yang telah disediakan oleh

BPPK.

b) Seksyen 7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

PSP tidak menggunakan peralatan yang perlu ditentu ukur yang memberi kesan

kepada PPL.

c) Seksyen 7.5.2 : Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran Dan Penyediaan

Perkhidmatan

PSP tidak menjalankan pengesahan proses bagi penyediaan perkhidmatan

memandangkan sistem sedia ada memadai/mencukupi untuk mengenalpasti

perkhidmatan yang ditawarkan.



3.2 Dasar Kualiti

“Dasar kualiti Politeknik Seberang Perai adalah membangunkan potensi pelajar

Politeknik Seberang Perai ke arah kecemerlangan di dalam bidang kejuruteraan,

teknologi maklumat dan perdagangan melalui penambahbaikan yang

menyeluruh secara berterusan. Politeknik Seberang Perai komited untuk

memastikan kehendak pelanggan dipenuhi melalui pencapaian objektif-objektif

kualiti yang disemak secara berkala bagi memastikan keberkesanan sistem

termasuk komitmen bagi mematuhi keperluan Syariah dan tidak bercanggah

dengan fatwa diguna pakai yang dikeluarkan oleh Majlis Fatwa. Dasar ini

disebarkan untuk difahami oleh semua peringkat kakitangan.”

3.3 Objektif Kualiti

Kecemerlangan Politeknik Seberang Perai

Kecemerlangan Akademik

1. Memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada

90% bagi setiap semester.

2. Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang

lulus mencapai PNM 3.00 atau lebih untuk setiap program bagi setiap

semester.

Kecemerlangan Staf

1. Memastikan setiap staf menghadiri kursus/menjalani latihan mengikut

keperluan pekeliling semasa.

Kecemerlangan Proses

1. Memastikan semua prosedur dan keperluan Syariah dilaksanakan dengan

berkesan /mencapai petunjuk prestasi yang ditetapkan.



3.4 Penerangan Mengenai Sistem MS 1900:2014

Sistem Pengurusan Kualiti PSP dilaksanakan bermula dari membuat

perancangan aktiviti, penyediaan bajet, pengurusan pendaftaran pelajar,

pengendalian dan penilaian pengajaran, penilaian pelajar dan pengurusan

persijilan.

3.5 Objektif Kualiti dan Kaedah Pengukuran

Dalam usaha mencapai objektif kualiti, parameter kuantitatif seperti indikator

pencapaian pelajar dan perkhidmatan pentadbiran diwujudkan, diukur dan dikaji

semula oleh Jawatankuasa Kerja Kualiti bagi mencapai hasrat penambahbaikan

yang berterusan.

3.6 Ringkasan Proses

Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dalam proses PPL bermula dengan

proses-proses perancangan aktiviti dan pengurusan pendaftaran pelajar. Ini

diikuti oleh pelaksanaan proses PPL, proses penilaian pelajar sehingga pelajar

menamatkan pengajian. Pelajar yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan

oleh Lembaga Penganugerahan Diploma Politeknik akan dianugerahkan diploma

mengikut bidang program yang telah didaftar oleh pelajar semasa kemasukan ke

Politeknik Seberang Perai seperti di dalam Carta Aliran Proses di lampiran1.



Proses Sokongan

Pihak PSP akan memastikan bekalan sumber yang mencukupi disediakan dalam

bajet tahunan supaya perancangan sistem Pengurusan Kualiti dapat

dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

Aktiviti PPL dirancang bermula dari penyediaan jadual waktu. Pelaksanaan PPL

dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang masing-masing

berdasarkan kurikulum kursus berkenaan dan dirancang melalui penyediaan

rancangan pengajaran dan pembelajaran. Kemajuan pelaksanaannya dikawal

oleh Ketua Jabatan ataupun Ketua Program dan penilaian proses pengajaran

dan peralatan dijalankan sepanjang semester mengikut takwim.

Pemantauan melalui audit dalaman dan luaran juga dilaksanakan bagi

memastikan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Penemuan

audit dalaman dan luaran digunakan untuk membaiki kelicinan p e r j a l a n a n

sistem.

Kajian semula pengurusan mengkaji keseluruhan aspek dalam sistem

pengurusan kualiti bagi mengenalpasti kekuatan dan kelemahan perlaksanaan

proses pengajaran, keperluan atau sumber baru yang diperlukan supaya

tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan secara berterusan. Hasil kajian

semula pengurusan akan menjadi input kepada perlaksanaan s i s t em

pengurusan kualiti seterusnya.



Proses Kawalan

Proses-proses kawalan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dijalankan oleh

proses kawalan dokumen, audit dalaman, rekod kualiti, maklum balas

pelanggan, analisa data, kawalan terhadap ketidakpatuhan, tindakan pembetulan

dan tindakan pencegahan.

Penambahbaikan Berterusan

Unsur-unsur penambahbaikan untuk pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

PSP dibincangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan berdasarkan

proses kawalan dokumen, audit dalaman, rekod kualiti, maklum balas

pelanggan, analisa data, kawalan terhadap ketidakpatuhan, tindakan pembetulan

dan tindakan pencegahan.

Kurikulum

Kurikulum bagi setiap program yang ditawarkan di Politeknik Seberang Perai

dibangunkan oleh BPPK. Kurikulum berkenaan mengambil kira keperluan

pasaran kerja serta permintaan daripada majikan/syarikat yang berkaitan.

Kurikulum tersebut akan digunapakai sehingga pihak pembangunan kurikulum

SPP JPP membuat pindaan.

Dokumen Berkaitan

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang



BAHAGIAN IV

KEPERLUAN

SISTEM MS1900:2014

SEKSYEN 4 : Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan Am

PSP mewujud, mendokumen, melaksana dan menyelenggara sistem

pengurusan kualiti menurut keperluan Syariah dan meningkatkan

keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan prosedur kualiti

MS1900 :2014 dan piawaian MQA.

Untuk itu PSP;

a. Mewujudkan proses-proses keseluruhan PPL dalam sistem Pengurusan

Kualiti. Turutan dan hubungkait di antara proses-proses adalah seperti dalam

carta di Rajah1.

b. Menentukan urutan dan saling tindakan proses itu.

c. Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi dan

kawalan ke atas proses-proses tersebut.

d. Menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan

pemantauan proses-proses tersebut.

e. Memantau dan menilai proses-proses melalui audit dalaman d a n

pemantauan oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan.

f. Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke

atas proses-proses tersebut.



Jika PSP memilih untuk menggunakan pihak luar (outsource) bagi melaksanakan mana-mana proses yang memberi kesan terhadap keakuran produk, PSP hendaklah memastikan kawalan terhadap proses itu, iaitu pembekal, sub kontraktor dan pihak berkepentingan lain yang terlibat mematuhi keperluan Syariah

4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am

Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Seberang Perai adalah

merangkumi:

a. Penyataan berdokumen polisi kualiti dan objektif kualiti

b. Manual Kualiti

c. Titik Kawalan Kritikal Syariah yang didokumentasikan

d. Prosedur-prosedur berdokumen dan rekod yang diperlukan oleh piawaian

akreditasi MQA

e. Dokumen-dokumen dan rekod yang diperlukan oleh PSP untuk memastikan

kelancaran Sistem Pengurusan Kualiti yang digunapakai

Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan kepada EMPAT

(4) peringkat dokumen iaitu:

i. Manual Kualiti

ii. Prosedur Kualiti & Arahan Kerja

iii. Dokumen Sokongan

iv. Rekod

Manual Kualiti

Dokumen yang mengandungi dasar dan objektif organisasi, penerangan

ringkas mengenai Sistem Pengurusan Kualiti termasuk penyataan-penyataan

pematuhan terhadap seksyen-seksyen yang dinyatakan.



ProsedurKualiti

Dokumen yang menggariskan tujuan dan turutan langkah dalam proses kerja

bagi melaksanakan sesuatu aktiviti dengan terperinci dari aspek cara dan

sebab ia dilaksanakan serta bila dan siapa yang melaksanakannya.

ArahanKerja

Dokumen yang memperincikan langkah-langkah yang dinyatakan dalam

Prosedur Kualiti.

Dokumen Sokongan

Dokumen yang menjadi rujukan / panduan serta perlu dipatuhi dalam

melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah didokumenkan dalam dokumen kualiti.

Rekod

Hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan.

Struktur dokumen ini digambarkan oleh Rajah 2 berikut:

RAJAH2 : Hirarki Dokumentasi

Menerangkan

Dasar dan objektif kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyen-seksyen

MANUAL KUALITI

PROSEDURKUALITI & ARAHAN KERJA

Menerangkan

Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Langkah-langkah melaksanakan tugas secara terperinci

DOKUMEN SOKONGAN

Menerangkan

Dokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

REKOD Menerangkan

Hasil dari aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan



4.2.2 Manual Kualiti

PSP menyediakan Manual Kualiti yang mengandungi perkara-perkara berikut:

a. Dasar dan Objektif Kualiti;

b. Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di para 3.1 dalam Bahagian III;

c. Pernyataan mengenai justifikasi bagi keperluan seksyen (rujuk 3.1)

yang tidak dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti;

d. Rujukan kepada prosedur-prosedur yang diwujudkan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti seperti yang dinyatakan dalam 4.1 hingga 8.5.3 di

dalam Bahagian IV;dan

e. Pernyataan dan kaitan diantara proses-proses seperti yang dinyatakan

dalam para 4.1 dalam Bahagian IV

4.2.3 Kawalan Dokumen

Dokumen kualiti yang dikawal di dalam Sistem Pengurusan Kualiti ialah:

a. Manual Kualiti

b. Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

c. Dokumen Sokongan;dan

d. Rekod

Dokumen-dokumen ini dikawal melalui cara berikut:

Dokumen Baru

a. Dokumen kualiti yang perlu dikawal ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti,

Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan;

b. Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan diletakkan di

sharing folder UPK atau dimasukkan ke dalam intranet PSP.

c. S a l i n a n d o k u m e n a k a n d i s a l i n dalam bentuk “read-onlyCD”

d. Satu Senarai Induk Dokumen Kualiti dalaman dan luaran yang

mengandungi nama semua dokumen kualiti yang digunakan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti dan status terkini dokumen berkenaan. Senarai ini

dikemaskini dari semasa ke semasa apabila berlaku perubahan keatas

status dokumen-dokumen tersebut.



PindaanDokumen

a. Setiap anggota boleh memberikan cadangan pindaan kepada dokumen

kualiti. Cadangan pindaan mesti dikemukakan kepada Pegawai Pengurusan

Kualiti dengan menggunakan Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti;

b. Sebarang pindaan ke atas Manual Kualiti hendaklah mendapat kelulusan

Pengarah, manakala sebarang pindaan ke atas Prosedur Kualiti dan Arahan

Kerja hendaklah mendapat kelulusan Wakil Pengurusan;

c. Semua pindaan yang telah dibuat dicatatkan di dalam Rekod Pindaan

Dokumen Kualiti;

d. Pindaan ke atas Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja dibuat

dengan menambah nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa yang baru

dicatatkan.

e. Jika pindaan melebihi 50% daripada keseluruhan kandungan dokumen bagi

manual kualiti dan setiap prosedur kerja maka dokumen kualiti baru akan

dikeluarkan dengan menambah bilangan keluaran dan tarikh kuatkuasa yang

baru.

f. Pemberitahuan Dokumen-dokumen yang telah dipinda akan dilakukan melalui

saluran email kepada pemegang- pemegang dokumen;

Dokumen Sokongan danRujukan

a. Dokumen Sokongan dan Rujukan yang telah disahkan oleh Wakil

Pengurusan boleh dibuat salinan untuk digunakan oleh pensyarah.

b. Senarai dokumen sokongan dan rujukan disenaraikan dalam Senarai

Induk Dokumen Sokongan.

c. Senarai induk ini dikemaskini apabila berlaku perubahan keatas status

dokumen yang digunapakai.

Pengurus Kualiti bertanggungjawab terhadap pengurusan dokumen kualiti. DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-02 Kawalan Dokumen PSP-

PK-PS-07 Kawalan Rekod Kualiti



4.2.4 Kawalan Rekod

a. Prosedur Kawalan Rekod Kualiti (PSP- PK-PS-07) disediakan bagi

mengenalpasti, menerima, mengumpul, mengindeks, mengguna,

memfail, menyimpan, menyelenggara, menghantar, mendapatkan

semula dan melupuskan rekod-rekod kualiti.

b. Rekod-rekod kualiti diberi nombor rujukan mengikut prosedur berkaitan,

berdasarkan bilangan lampiran dan tarikh kuatkuasa bagi tujuan

pengenalan.

c. Senarai rekod kualiti disediakan mengandungi maklumat-maklumat

berkaitan rekod kualiti, nombor rujukan, lokasi, cara penyimpanan,

tempoh simpanan, pegawai bertanggungjawab dan cara pelupusan.

Organisasi hendaklah memastikan pelupusan rekod yang mengandungi

ayat Al-Quran dijalankan selaras dengan keperluan Syariah.

d. Prosedur pengendalian rekod mematuhi peraturan, pekeliling, undang-

undang, arahan dan dasar kerajaan yang sedia ada.

e. “Back-up” rekod diperlukan bagi rekod yang disimpan secara elektronik.

f. PSP menggunakan sistem doket dalam bentuk softcopy bagi mengawal

dan mengenalpasti pergerakan rekod.

DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-07 Kawalan Rekod Kualiti



SEKSYEN 5 : Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan

Pengarah member komitmen dalam membangun,melaksana dan menambahbaik

keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan melalui:

a. Menyampaikan kepada semua kakitangan di PSP mengenai pentingnya

bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta keperluan

peraturan dan perundangan.

b. Mewujudkan dasar kualiti.

c. Memastikan objektif-objektif kualiti diwujudkan.

d. Menjalankan, memastikan dan mempengerusikan Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan.

e. Menubuhkan Penasihat Syariah untuk memberi nasihat tentang isu berkaitan Syariah

f. Memastikan nilai organisasi diwujudkan, dilaksanakan, dipantau serta diukur.

g. Memastikan sumber yang diperlukan disediakan.

5.2 Tumpuan Kepada Pelanggan

Pengarah memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti dan dipenuhi dengan

tujuan meningkatkan kepuasan hati pelanggan.

Piagam pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang

diberikan oleh Politeknik Seberang Perai kepada para pelajar.

Saluran untuk menerima cadangan dan maklumbalas pelanggan disediakan

untuk mengetahui tahap kepuasan hati pelanggan.

DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-04 Pengendalian Aduandan Maklumbalas Pelanggan

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010): Bidang 8



5.3 Dasar Kualiti (rujuk3.2) 5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti (rujuk3.3)

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

Pengarah memastikan:

a. Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dan mencapai objektif kualiti

dan patuh keperluan Syariah. Hal ini hendaklah termasuk keperluan

Syariah dalam pengurusan kewangan, pengurusan sumber manusia,

prosedur pemerolehan, pengeluaran dan pemasaran. Perancangan

hendaklah selaras dengan proses penyediaan belanjawan tahunan di

mana semua sumber yang diperlukan bagi pencapaian objektif kualiti

telah dikenalpasti. Perkara-perkara berikut juga perlu dikenalpasti :

i. Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan di PSP.

ii. Tanggungjawab dan kuasa bagi melaksanakan perancangan

penambahbaikan proses.

iii. Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur.

iv. Petunjuk bagi menilai pencapaian usaha penambahbaikan serta

keperluan dan kaedah bagi mengusahakan penambahbaikan.

v. Keperluan-keperluan dokumen dan rekod.

b. Sistem Pengurusan Kualiti akan dikekalkan dan dipelihara walaupun

perubahan-perubahan ke atas sistem pengurusan kualiti dirancang dan

dilaksanakan.



5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

a. Pengarah bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan

kuasa semua staf yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktiviti-

aktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dan

bertanggungjawab bagi memastikan kepatuhan kepada keperluan

Syariah dalam organisasi.

b. Pengarah bertanggungjawab memastikan kuasa dan tanggungjawab

semua staf yang mengurus, melaksana dan meluluskan kerja yang

memberi kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dinyatakan dalam

Fail Meja atau prosedur-prosedur yang diluluskan dalam Sistem

Pengurusan Kualiti dan disampaikan kepada pegawai-pegawai yang

berkaitan.

c. Pengarah bertanggungjawab memastikan kuasa dan tanggungjawab

patuh syariah turut disampaikan kepada pegawai-pegawai yang

berkaitan.

5.5.2 Wakil Pengurusan (WP)

Pengarah melantik Timbalan Pengarah (Akademik) sebagai Wakil Pengurusan.

Wakil Pengurusan mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut:

a. Mewujud dan menyelenggarakan proses-proses yang diperlukan dalam

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

b. Memastikan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti berjalan lancar.

c. Memastikan keperluan pelanggan yang berkaitan dengan Sistem

Pengurusan Kualiti yang dilaksanakan adalah difahami dan diketahui

oleh warga kerja PSP.



Pegawai pematuhan Syariah: a) memastikan keakuran berterusan keperluan Syariah dalam segala aktiviti

dalam PSP; b) memantau pelaksanaan keperluan Syariah; dan c) melaporkan kepada pengurusan atasan mengenai perkara Syariah, termasuk

ketakpatuhan Syariah.

NOTA: 1. Tanggungjawab seseorang wakil pengurusan dan pegawai pematuhan

Syariah bolehlah termasuk hubungan dengan pihak luar mengenai perkara yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.

2. Wakil pengurusan dan Pegawai Pematuhan Syariah bolehlah orang yang sama.

3. PSP mewujudkan unit pematuhan Syariahnya.

5.5.1 Komunikasi Dalaman

Pengarah mewujudkan saluran komunikasi pada setiap peringkat melalui

mesyuarat, memo dalaman, mel elektronik, notis, pengumuman rasmi,

perhimpunan bulanan dan apa jua platform dan medium yang bersesuaian bagi

memastikan maklumat disampaikan kepada kakitangan.



5.6 Kajian Semula Pengurusan

5.6.1 Am

a. Pengarah bertanggungjawab mengadakan Kajian Semula Pengurusan

bagi menjamin kesesuaian, kecukupan serta keberkesanan Sistem

Pengurusan Kualiti.

b. Sekiranya kajian semula pengurusan dibuat melalui mesyuarat,

mesyuarat ini hendaklah dipengerusikan oleh Pengarah. Dalam

ketiadaan Pengarah, mesyuarat hendaklah dipengerusikan oleh

Timbalan Pengarah.

c. Semakan ini merangkumi penilaian peluang-peluang bagi peningkatan

serta keperluan kepada perubahan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti,

termasuk dasar dan objektif kualiti selaras dengan keperluan Syariah.

d. Keanggotaan Kajian Semula Pengurusan peringkat Politeknik Seberang

Perai adalah seperti berikut:

Pengerusi : Pengarah

Ahli-ahli : Timbalan Pengarah (Akademik),

Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik),

Semua Ketua Jabatan / Ketua Unit dan Pegawai

yang dijemput.

Setiausaha : Setiausaha Kualiti

Pegawai Pematuhan Syariah : Pegawai yang mempunyai

Kelulusan bidang Syariah

e. Sistem Pengurusan Kualiti dinilai dan dikaji sekurang-kurangnya dua kali

setahun( 12 bulan) oleh Kajian Semula Pengurusan.

f. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengambil tindakan terhadap

tindakan susulan mesyuarat.

g. Laporan bagi Kajian Semula Pengurusan akan disimpan dan

diselenggara.



5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Input kepada kajian semula pengurusan hendaklah meliputi maklumat

mengenai:

a. Penemuan audit kualiti.

b. Aduan dan maklumbalas pelanggan.

c. Pencapaian proses dan objektif kualiti

d. Keputusan pemantauan dan pengukuran nilai (kerja, individu, organisasi)

e. Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.

f. Tindakan susulan dari Kajian Semula Pengurusan terdahulu.

g. Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada Sistem

Pengurusan Kualiti.

h. Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan bagi sistem

pengurusan kualiti.

i. Penilaian prestasi pembekal.

DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-01 Penyediaan BelanjawanTahunan

PSP-PK-PS-03 Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan

PSP-PK-PS-04 Pengendalian Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

PSP-PK-PS-05 Pengendalian Audit Dalaman

PSP-PK-PS-06 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf

PSP-PK-PPL-01 Perancangan Aktiviti PPL

PSP-PK-PPL-07 Pengurusan Peperiksaan



5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Hasil kajian semula pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-

tindakan yang berkaitan dengan:

a. Peningkatan keberkesanan sistem Pengurusan Kualiti dan proses-

prosesnya

b. Penambahbaikan kepada PPL berkaitan dengan kepuasan pelanggan.

c. Keperluan sumber

Rekod Kajian Semula Pengurusan disimpan dan diselenggarakan.

Keputusan Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan

kepada anggota organisasi.



SEKSYEN 6 : Pengurusan Sumber

6.1 Bekalan Sumber

Politeknik Seberang Perai merancang dan mendapatkan sumber-sumber yang

mencukupi untuk melaksanakan kerja-kerja dalam sistem pengurusan kualiti

melalui bajet tahunan. Sumber yang dimaksudkan termasuklah bilangan

personel yang mencukupi dan terlatih, belanja mengurus, kemudahan di tempat

kerja yang mencukupi, bahan dan keperluan yang mencukupi untuk proses PPL

dan lain-lain peralatan pejabat serta infrastruktur yang sesuai dan memastikan

sumber adalah daripada punca yang halal.

Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS-01 Penyediaan Belanjawan Tahunan

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 &6 6.2 Pengurusan Sumber Manusia

6.2.1 Am

a. Semua kakitangan yang menjalankan tugas yang memberi kesan

kepada kualiti perkhidmatan hendaklah berkeupayaan melalui

pendidikan, latihan, kemahiran serta pengalaman yang bersesuaian.

b. Pengesahan terhadap kualiti perkhidmatan yang diberikan adalah

dengan melibatkan semua warga kerja PSP samada yang terl ibat

secara langsung atau tidak langsung dalam Sistem Pengurusan Kualiti.



6.2.2 Keupayaan, Latihan dan Kesedaran

a. PSP akan menentukan keperluan kompetensi yang diperlukan oleh

kakitangan yang diberi tanggungjawab dalam pelaksanaan sesuatu

tugas yang berkaitan dengan keperluan perkhidmatan.

b. Timbalan Pengarah / Ketua Jabatan secara berterusan mengkaji semula

kepakaran yang ada pada anggotanya berbanding tugas-tugas yang

perlu dilaksanakan oleh mereka. Jurang kepakaran d i k e s a n melalui

Kajian Semula Pengurusan dan Analisis Keperluan Latihan.

c. PSP akan menyediakan latihan dan tindakan-tindakan lain yang

dirasakan perlu untuk memenuhi keperluan kompetensi kakitangan.

d. Penilaian latihan dan penilaian keberkesanan ke atas latihan-latihan dan

tindakan-tindakan yang diberi kepada kakitangan akan diambil dan

dinilai oleh PSP.

e. Pihak pengurusan PSP juga akan meningkatkan kecekapan dan

keberkesanan organisasi melalui:

i. Penglibatan kakitangan dalam proses menentukan objektif kualiti

dan peningkatan berterusan terhadap SPK.

ii. Memastikan setiap kakitangan sedar akan kepentingan tugas-

tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada

pencapaian objektif-objektif kualiti.

iii. Memberi pengiktirafan kepada kakitangan.

iv. Mengkaji semula keperluan-keperluan kompetensi dan sumber

kakitangan secara berterusan.

v. Mewujudkan suasana kerja yang menggalakkan kakitangan

menghasilkan inovasi.

vi. Menggalakkan budaya kerja berpasukan.

vii. Mewujudkan saluran untuk menerima cadangan dan pendapat

daripada kakitangan.

f. Menyelenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan pendidikan,

latihan, kemahiran dan pengalaman.

DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-06 Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 &6 6.3 Infrastruktur

PSP menyedia dan menyelenggara infrastruktur yang diperlukan bagi menepati

keperluan PPL. Infrastruktur merangkumi:

a. Bangunan, kawasan kerja, tempat solat (musolla), kemudahan

mengambil wuduk dan kemudahan lain yang berkaitan untuk orang

Islam menunaikan kewajipan agama yang memenuhi keperluan Syariah.

b. Peralatan yang berkaitan dengan proses Pengurusan Pengajaran

dan Latihan termasuk perkakasan dan perisian.

c. Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi dan

teknologi maklumat.

d. Kedai makan dalam premis organisasi itu hendaklah menyediakan

makanan dan minuman halal. Makanan dan minuman tak halal (jika ada)

hendaklah diasingkan sewajarnya bagi mengelakkan apa-apa

kontaminasi bersilang.

Dokumen Berkaitan PSP-PK-PS-08 Pengurusan Penyelenggaraan

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 & 6 6.4 Persekitaran Kerja

PSP akan menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang sedia ada dan

perlu ada bagi menjamin kualiti perkhidmatan yang diperlukan.

Dokumen Berkaitan


PSP-PK-PS-08 Pengurusan Penyelenggaraan

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 5 & 6



SEKSYEN 7 : Proses Penyampaian Perkhidmatan PPL 7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

PSP merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi

pengurusan dan PPL yang dinyatakan dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti.

Perancangannya hendaklah tekal dengan keperluan Syariah dan proses lain

dalam sistem pengurusan kualiti (lihat 4.1).

Dalam perancangan, PSP menentukan

a. Keperluan Syariah, Objektif kualiti dan keperluan PPL

b. Keperluan untuk menentukan proses, menyediakan dokumen dan sumber

khusus untuk PPL.

c. Keperluan verifikasi, pengesahan, pemantauan, penyemakan semula

skrip jawapan peperiksaan, pengukuran, pemeriksaan dan penilaian PPL

selaras dengan titik kawalan kritikal Syariah.

d. Rekod seperti borang kehadiran pelajar, Rancangan Pengajaran dan

Pembelajaran dan borang markah diperlukan sebagai bukti pelaksanaan

PPL yang memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.

e. Penugasan personel yang khusus dalam penyediaan, pengendalian,

pemprosesan, penyimpanan makanan dan produk pengguna yang tak

halal.

DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-01 hingga Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan PSP-PK-PS-10

PSP-PK-PPL-01 hingga Prosedur Kualiti PPL PSP-PK-PPL-10

Kod Amalan Akreditasi Program (Edisi Pertama 2010) : Bidang 2, 3, 4 dan 7



7.1 Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan PPL

Dasar Pengambilan Pelajar

Dasar pengambilan pelajar ke Politeknik Seberang Perai adalah ditentukan

oleh Kementerian Pendidikan Malaysia.

PSP menentukan:

a. Keperluan bagi memenuhi kehendak melalui maklumat dalam Dokumen

Permohonan Kemasukan Pelajar.

b. Keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelajar tetapi diketahui perlu untuk

kegunaan tertentu pelajar seperti bantuan kewangan pelajar,

perpustakaan, pengurusan psikologi dan kerjaya.

c. Keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan

pelaksanaan PPL:

i. Arahan Perbendaharaan dan Peraturan Perbendaharaan

ii. Arahan Perkhidmatan

iii. Akta Rahsia Rasmi / Arahan Keselamatan Dalam Negeri

iv. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

v. Dokumen Kurikulum dan Struktur Kursus

vi. Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

vii. Perintah-Perintah Am

viii. Akta Acara Kewangan

ix. Perlembagaan Persekutuan

x. Akta Institusi-Institusi Pelajaran 1976 (Tatatertib)



d. Keperluan-keperluan lain yang ditentukan oleh PSP yang terdiri

daripada peraturan peperiksaan, disiplin pelajar dan panduan

pendaftaranpelajar.

DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-01 Penyediaan Belanjawan Tahunan

PSP-PK-PS-03 Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan


PSP-PK-PPL-02 Penyediaan Jadual Waktu

PSP-PK-PPL-04 Pengendalian Pengajaran

PSP-PK-PPL-08 Perkhidmatan Pengurusan Psikologi dan Kerjaya

PSP-PK-PPL-09 Pengurusan Disiplin Pelajar


7.2.2 Semakan Semula Keperluan-keperluan Perkhidmatan PPL

PSP menyemak keperluan-keperluan PPL sebelum membuat komitmen untuk

melaksanakan PPL. Semakan ini dijalankan sebelum proses pengambilan

pelajar dilaksanakan. PSP memastikan

a. Kapasiti pelajar di dalam kampus adalah bersesuaian dengan

kemudahan yang disediakan dan selaras dengan keperluan Syariah.

b. Perbincangan dengan pegawai berkaitan dilaksanakan sekiranya

terdapat perbezaan antara kapasiti dan jumlah enrolmen yang

ditetapkan JPP

c. Jumlah enrolmen pelajar adalah bersesuaian dengan kapasiti sedia ada.

d. Kontrak pengajian yang adil kepada semua pihak yang terlibat.

e. Organisasi dan pelajar saling bersetuju dengan keperluan kontrak

pengajian.



Rekod berkaitan semakan semula keperluan perkhidmatan PPL disimpan dan

diselenggara dengan baik. Sebarang perubahan dalam pelaksanaan PPL akan

dimaklumkan kepada kakitangan dari semasa ke semasa. Jika keperluan

perkhidmatan tidak mematuhi Syariah, organisasi hendaklah menyemak

keperluan itu dengan pelajar bagi memastikan kepatuhan Syariah.

DokumenBerkaitan


PSP-PK-PPL-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar



7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

a. PSP akan menyalurkan maklumat berkaitan dengan peluang-peluang

pengajian dan program yang ditawarkan melalui Laman web dan brosur

berpandukan kaedah yang diterangkan dalam prosedur kualiti.

Maklumat produk adalah benar, sah dan tidak mengelirukan.

b. Sebarang pertanyaan berkaitan program oleh pelajar di rujuk kepada

Jabatan Hal Ehwal Pelajar atau jabatan akademik berkenaan.

Pertanyaan, pengendalian kontrak dan pesanan, termasuk pindaannya

adalah telus.

c. Menerima dan merekodkan maklum balas yang diterima termasuk

aduan pelanggan.



DokumenBerkaitan




7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Proses

Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para3.1)

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan

a. Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang dibuat hendaklah

memenuhi dan menepati spesifikasi yang disediakan oleh PSP. Organisasi

hendaklah memastikan produk yang dibeli memenuhi keperluan pembelian

yang ditetapkan dan memenuhi keperluan Syariah.

b. Proses perolehan hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam

Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan perbendaharaan yang

dikuatkuasakan.

c. PSP akan memilih pembekal yang layak untuk membekalkan produk atau

perkhidmatan berdasarkan kepada kriteria-kriteria yang ditetapkan oleh

PSP dan berasaskan keupayaan mereka membekalkan produk selaras

dengan keperluan organisasi dan keperluan Syariah.

d. Senarai lengkap pembekal yang terpilih akan disediakan oleh PSP.

e. Pemantauan dan penilaian prestasi pembekal dipantau dan dinilai

berdasarkan kepada perkhidmatan yang disediakan. Pemantauan dan

penilaian keseluruhan terhadap prestasi pembekal akan dilaksanakan

mengikut semester dan dilaporkan dalam Laporan Analisa Prestasi

Pembekal.

f. Pembekal yang mencapai kriteria kurang dari 80% akan disenarai hitamkan.

Pengesahan penyenaraihitaman ini akan diperakukan oleh Penolong

Akauntan.

g. Rekod-rekod berkaitan hasil penilaian prestasi pembekal disimpan dan

diselenggara.



DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-03 Pengurusan Perolehan Bekalan /Perkhidmatan

7.4.2 Maklumat Perolehan

a. PSP akan menyediakan spesifikasi perolehan secara terperinci di dalam

dokumen perolehan yang disediakan termasuk pesanan tempatan,

sebut harga dan tender untuk dibekalkan kepada pembekal.

b. Perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar hendaklah

mengenalpasti kelayakan personel yang diperolehi.

PSP akan memastikan keperluan perolehan mencukupi melalui Penyediaan

Belanjawan Tahunan.



7.4.3 Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima

Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa bagi

memastikan ianya mematuhi kehendak spesifikasi yang ditetapkan dalam

dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh

Pegawai Perolehan atau Pembantu Tadbir (Stor). PSP hendaklah

menentusahkan proses yang dikenal pasti sebagai titik kawalan kritikal Syariah

bagi memastikan pematuhan terhadap keperluan Syariah.





7.5 Pemberian Perkhidmatan PPL 7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses PPL

Pengurusan dan pelaksanaan PPL di peringkat sijil dan diploma dipastikan

terkawal melalui pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat

dan kriteria yang telah ditetapkan.

PSP merancang dan melaksanakan PPL kepada pelajar secara terkawal

dengan memastikan:

a. Terdapat maklumat menerangkan dengan jelas jenis-jenis program yang

akan dijalankan termasuklah titik kawalan kritikal Syariah.

b. Pelaksanaan proses pengurusan dan pelaksanaan PPL juga dikawal

melalui pematuhan kepada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan

Kerja yang telah diluluskan serta dokumen sokongan yang berkaitan dan

adanya arahan kerja mengenai Penyediaan Pengajaran dan

Latihan(PPL) didokumentasikan dengan baik dan tersedia untuk

pensyarah, apabila diperlukan.

c. Penggunaan peralatan termasuk alat bantu mengajar adalah

bersesuaian dan mencukupi.

d. Item penilaian pelajar digunakan sebagai alat pengukuran dan

pemantauan.

e. Pemantauan dan pengukuran pencapaian pelajar dilakukan melalui

penilaian berterusan dan penilaian akhir

f. Pelajar yang telah memenuhi syarat-syarat penganugerahan Diploma

akan dianugerahkan Diploma.

Organisasi hendaklah memastikan peralatan dan barisan pemasangan khusus yang digunakan [7.5.1 c)] adalah memenuhi keperluan syariah.

NOTA. Sebagai panduan, lihat standard yang berkaitan, contohnya MS 1500, MS 2200-1 dan MS 2300



DokumenBerkaitan


PSP-PK-PPL-05 Pengurusan Kokurikulum


PSP-PK-PPL-10 Penilaian Proses Pengajaran



7.5.2 Pengesahan Ke Atas Proses PPL

Tidak diaplikasikan (Rujuk Para 3.1)

7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan

a. Pelajar-pelajar yang mendaftar di PSP diberi nombor pendaftaran.

Nombor pendaftaran pelajar direkod dan digunapakai sepanjang proses

pengurusan dan pelaksanaan PPL di PSP.

b. Nombor pendaftaran yang diberikan kepada pelajar tidak akan diberi

kepada pelajar yang lain walaupun pelajar tersebut telah meninggalkan

PSP.

c. Kursus Program dikenalpasti melalui nombor kod kursus. Nombor ini

digunakan dalam proses pengurusan dan pelaksanaan PPL seperti

jadual waktu, peperiksaan dan rancangan mengajar.

d. Kertas jawapan peperiksaan pelajar diberi nombor khas untuk

merahsiakan identiti calon daripada pemeriksa kertas jawapan.

e. Sijil atau Diploma yang dianugerahkan kepada lulusan diberikan nama

dan nombor kad pengenalan pemegang sijil atau diploma berkenaan.

f. Rekod-rekod berkaitan pelajar semasa dalam sesi pengajian akan diberi

penandaan mengikut individu dan program.



Dokumen Berkaitan PSP-PK-PPL-02 Penyediaan Jadual Waktu







7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Hak milik Pelanggan

Harta hak milik pelanggan seperti kertas jawapan peperiksaan, laporan projek,

laporan latihan industri, laporan pemeriksaan kesihatan (asal), data-data

peribadi dan lain-lain:-

i. Dikenalpasti dengan no. pendaftaran / no. kad pengenalan.

ii. Disimpan dengan baik sepanjang tempoh penyimpanan.

iii. Direkod dan statusnya dinyatakan.

Sebarang kerosakan keatas hak milik pelanggan akan dimaklum kepada

pelanggan. PSP hendaklah memelihara harta pelanggan semasa harta itu di

bawah kawalan PSP atau digunakan oleh PSP serta hendaklah mematuhi

keperluan Syariah.

DokumenBerkaitan



PSP-PK-PPL-06 Pelaksanaan Latihan Industri


7.5.5 Pemuliharaan

Pengendalian

Kertas Peperiksaan, skrip jawapan, peralatan peperiksaan, lembaran markah,

slip keputusan peperiksaan dan diploma dikendalikan oleh pegawai yang

dipertanggungjawabkan untuk mengelakkan kehilangan, kerosakan atau

kebocoran.



Penyimpanan dan Pemuliharaan

a. Kertas peperiksaan, markah penilaian, peralatan peperiksaan dan

barangan perolehan disimpan di tempat yang sesuai dan selamat untuk

jaminan perlindungan.

b. Kertas soalan, kertas jawapan peperiksaan, kertas jawapan pelajar, slip

keputusan peperiksaan, sijil/diploma dipakej untuk memastikan

keselamatan.

Setiap penyimpanan dan pemuliharaan yang dilakukan akan mempunyai

identifikasi yang bersesuaian.

Penghantaran /Penyerahan

Slip keputusan peperiksaan serta diploma dihantar / diserahkan /dicapai

kepada pelajar mengikut kaedah yang sesuai dan selamat dan memastikan

keakuran terhadap keperluan produk dan keperluan Syariah.

DokumenBerkaitan




7.6 Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

PSP tidak menggunakan peralatan yang perlu ditentu ukur yang memberi

kesan kepada PPL.



SEKSYEN 8 : Pengukuran, Analisis Dan Penambahbaikan

8.1 Am

PSP merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis

serta penambahbaikan yang diperlukan bagi;

a. membuktikan pelaksanaan PPL menepati keperluan dan memenuhi keperluan Syariah

b. memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti.

c. memastikan tindakan penambahbaikan yang menyeluruh secara

berterusan dan berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

Kaedah-kaedah yang bersesuaian ditentukan dan digunapakai bagi tujuan

pemantauan, pengukuran dan analisis keberkesanan pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

PSP memantau maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan terhadap

PSP sama ada telah memenuhi keperluan-keperluan pelanggan dalam

pelaksanaan PPL. Maklumat diperolehi melalui:

i. Soalselidik

ii. Penilaian proses pengajaran

iii. Maklumbalas pelanggan

iv. Laporan media



Dokumen Berkaitan PSP-PK-PPL-10 Penilaian Proses Pengajaran

PSP-PK-PS-04 Pengendalian Aduan dan Maklum balas Pelanggan 8.2.2 AuditDalaman

a. Wakil Pengurusan bertanggungjawab untuk merancang dan

menjadualkan Audit Dalaman sekurang-kurangnya 2 kali setahun bagi

memastikan Sistem Pengurusan Kualiti menepati perancangan,

memenuhi keperluan titik kawalan kritikal Syariah dan dilaksanakan

dengan baik dan berkesan.

b. Program Audit Dalaman dirancang dengan mengambilkira dan memberi

penekanan kepada status dan kepentingan proses dan bidang yang

diaudit disamping rekod-rekod keputusan audit yang lepas.

Perancangan, pelaksanaan, rekod dan laporan berkaitan audit dalaman

akan didokumenkan.

c. Pelaksanaan program audit adalah mengikut kriteria, skop, kekerapan

dan kaedah yang ditetapkan.

d. Audit dalaman dijalankan oleh anggota yang terlatih dan bebas dari

aktiviti yang diaudit.

e. Tindakan segera, tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan

penambahbaikan akan diambil tindakan dengan segera, tanpa

kelengahan oleh pihak yang bertanggungjawab bagi bidang atau proses

yang diaudit.

f. Audit susulan akan dijalankan (jika perlu) terhadap tindakan pembetulan

yang telah diambil bagi mengesahkan tindakan yang diambil. Laporan

Audit Susulan akan dilaporkan kepada pihak pengurusan.

g. Laporan Audit Dalaman dan Analisa Audit yang disediakan akan

dilaporkan oleh Wakil Pengurusan dalam Kajian Semula Pengurusan.

DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-05 Pengendalian Audit Dalaman



8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses-Proses

PSP telah membangunkan rangkakerja (framework) untuk memantau proses

yang merangkumi pemantauan keatas enrolmen/pengambilan, kehadiran

pelajar ke kuliah dan amali, pengurusan bilik kuliah/bengkel/makmal,

pengendalian pengajaran dan proses penilaian pencapaian pelajar.

Sekiranya hasil yang dirancangkan tidak dicapai, tindakan pembetulan yang

bersesuaian akan dilaksanakan dengan segera bagi memastikan para pelajar

mematuhi syarat-syarat lulus yang ditetapkan oleh politeknik.

Teknik-teknik yang digunakan adalah dengan menggunakan tempoh masa

menyempurnakan sesuatu tugas, penggunaan senarai semak, semakan dan

pemerhatian dengan merujuk panduan yang berkaitan.

DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-01 hingga Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan PSP-PK-PS-10

PSP-PK-PPL-01 hingga Prosedur Kualiti PPL PSP-PK-PPL-10



8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran Pencapaian PPL

Pencapaian pelajar dipantau melalui kehadiran ke kuliah / amali dan penilaian

kursus. Kehadiran pelajar direkod dan dipantau. Tindakan yang sesuai akan

diambil mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi memastikan

pelajar mengikuti perjalanan kursus yangditetapkan.

Pencapaian pelajar dipantau melalui Penilaian Berterusan dan Peperiksaan

Akhir. Bukti terhadap kepatuhan pelaksanaan PPL akan disimpan dan

direkodkan.

Keputusan dan status pencapaian pelajar dibincangkan oleh Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik Seberang Perai dan Lembaga Peperiksaan dan

Penganugerahan Sijil / Diploma Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi

Malaysia. Keputusan dan status pencapaian pelajar tidak akan diserahkan

kepada pelajar sekiranya tidak mendapat kelulusan dari Jawatankuasa

Peperiksaan Politeknik Seberang Perai.

Pelajar yang dikenalpasti lemah akan menjalani sesi bimbingan dan kaunseling

yang dijalankan oleh pensyarah atau Unit Pengurusan Psikologi dan Kerjaya

bagi memperbaiki pencapaian pelajar.

Rekod berkaitan penilaian pelajar disimpan dan diselenggara. DokumenBerkaitan

PSP-PK-PS-01 hingga Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

PSP-PK-PS-10



8.3 Kawalan Ketidakpatuhan

PSP memastikan pelaksanaan PPL yang tidak memenuhi keperluan dan

mengawal ketidakpatuhan tersebut dari berlaku dan berulang seperti:

1. Pelajar yang tidak menepati syarat kehadiran akan dikenakan tindakan

mengikut peraturan yang dikuatkuasakan

2. Pensyarah dinilai sebagai tidak menepati peratus skor yang ditetapkan

akan dicerap

3. Pelajar yang tidak memenuhi keperluan Penganugerahan Diploma

Politeknik.

Satu prosedur telah didokumenkan untuk menggariskan kawalan serta

tanggungjawab dan kuasa pihak yang berkaitan terhadap PPL dan PS yang tidak

memenuhi keperluan.

Sekiranya berlaku ketakakuran terhadap keperluan Syariah, pegawai pematuhan

Syariah hendaklah mengambil tindakan segera membetulkan dan melaporkannya

kepada pengurusan atasan, tanpa kelengahan tak wajar.

PSP akan mengawal ketidakpatuhan termasuk tak akur terhadap keperluan

Syariah berdasarkan kepada kaedah-kaedah yang bersesuaian dengan:

a. Menyingkirkan punca penyebab ketidakpatuhan

b. Mengambilira keperluan pelaksanaan proses PPL dan PS

c. Mengambil tindakan terhadap kesan ataupun potensi kesan

ketidakpatuhan yang akan berlaku terhadap pelaksanaan PPL dan PS.

Dokumen Berkaitan

PSP-PK-PS- 04 Pengendalian Aduan Maklumbalas Pelanggan

PSP-PK-PS- 05 Pengendalian Audit Dalaman

PSP-PK-PS- 09 Kawalan Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan Kualiti Berterusan

PSP-PK-PPL- 04 Pengendalian Pengajaran

PSP-PK-PPL- 05 Pengurusan Kokurikulum

PSP-PK-PPL- 07 Pengurusan Peperiksaan

PSP-PK-PPL- 10 Penilaian Proses Pengajaran dan Pembelajaran



8.4 Analisis Data

Data-data berikut dikumpul dan dianalisis bagi menilai kesesuaian serta

keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti; pematuhan terhadap keperluan

syariah. Data-data ini dikumpul untuk menentukan tindakan penambahbaikan

berterusan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti boleh dilaksanakan:

a. Penilaian pelajar

b. Keakuran terhadap keperluan pelajar serta keperluan Syariah (lihat 8.2.4)

c. Penilaian proses pengajaran

d. Kemudahan pembelajaran yang disediakan

e. Perkhidmatan sokongan seperti bantuan kewangan pelajar dan

pengurusan psikologi dan kerjaya.

f. Penemuan audit

g. Cadangan peningkatan sistem pengurusan kualiti dari kakitangan

h. Laporan prestasi pembekal yang meliputi spesifikasi, ketepatan masa

dan tempoh pembayaran.

Data-data berkenaan dianalisis melalui kaedah-kaedah seperti histogram,

peratusan, jumlah, kekerapan dan perbandingan. Penganalisaan data akan

memberi maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di bawah:

i. Kepuasan pelanggan

ii. prestasi kualiti PPL

iii. ciri-ciri dan arah aliran (Trend) proses termasuk peluang-peluang untuk

pelaksanaan langkah pencegahan

iv. prestasi pembekal

DokumenBerkaitan


PSP-PK-PS- 03 Pengurusan dan perolehan Bekalan/Perkhidmatan


PSP-PK-PS-05 Pengendalian Audit Dalaman

PSP-PK-PS-09 Kawalan Ketidakpatuhan

PSP-PK-PS-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar

PSP-PK-PS-05 Pengurusan Kokurikulum

PSP-PK-PS-07 Pengurusan Peperiksaan

PSP-PK-PS-08 Perkhidmatan Pengurusan Psikologi dan Kerjaya

8.5 Penambahbaikan 8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh

PSP membuat penambahbaikan yang menyeluruh ke atas Sistem Pengurusan Kualiti melalui penganalisisan data dan membuat

perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan objektif kualiti. PSP mengumpul data melalui Kajian Semula Pengurusan,

cadangan daripada pelanggan,tindakan pembetulan, tindakan pencegahan serta penilaian semula proses. PSP hendaklah memastikan

proses penambahbaikan yang berterusan serta tindakan pembetulan dan pencegahan, mendukung dan mengekalkan keperluan Syariah.

DokumenBerkaitan PSP-PK-PS-9 Kawalan Ketidakpatuhan dan Penambahbaikan Kualiti Berterusan

8.5.2 Tindakan Pembetulan PSP akan mengambil tindakan menyingkirkan punca ketidakpatuhan bagi mencegah ia berulang. Tindakan pembetulan yang diambil

adalah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang dikenalpasti.

i. PSP akan menyemak ketidakpatuhan yang berlaku melalui kaedah-kaedah seperti audit dalaman, aduan pelanggan dan

kajiselidik kepuasan pelanggan

j. Penentuan punca ketidakakuran akan dikenalpasti melalui pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan dan membuat

cadangan tindakan pembetulan

k. Tindakan pembetulan dilaksanakan berdasarkan maklumat yang dikenalpati melalui rekod ketidakpatuhan, aduan pelanggan,

audit dalaman dan Kajian Semula Pengurusan

l. Tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur

atau Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan/ Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan/ Mesyuarat Pengurusan Akademik dan Mesyuarat Pengurusan Sokongan Akademik.

m. Rekod tindakan pembetulan disimpan dan diselenggara

n. Keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksakana, dinilai oleh Pengarah/Timbalan Pengarah(Akademik)/ Timbalan

pengarah (Sokongan Akademik)/Ketua Jabatan/Ketua Unit.

Dokumen Berkaitan

PSP-PK-PS-09 Kawalan Ketidakpatuhan

8.5.3 Tindakan Pencegahan

PSP akan mengambilkira tindakan yang perlu diambil bagi menyingkirkan punca ketidakpatuhan yang mungkin berlaku.

Tindakan pencegahan yang diambil adalah bersesuaian dengan kesan ketidakpatuhan yang mungkin berlaku.

PSP mewujudkan prosedur yang meliputi:

a. Pengenalpastian ketidakpatuhan yang mungkin berlaku dan puncanya, pengumpulan maklumat mengenai ketidakpatuhan

dan membuat cadangan tindakan pencegahan.

b. Tindakan pencegahan diambil berdasarkan maklumat yang dikenalpasti melalui rekod ketidakpatuhan dan penilaian

keperluan bagi mengambil tindakan untuk pencegahan berlakunya ketidakpatuhan serta cadangan bagi meningkatkan

sistem pengurusan kualiti.

c. Tindakan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur

atau Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada akan dibentangkan dalam dalam Mesyuarat Pengurusan/ Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan/ Mesyuarat Pengurusan Akademik dan Mesyuarat Pengurusan Sokongan Akademik

d. Rekod tindakan pencegahan disimpan dan diselenggara

e. Keberkesanan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan, dinilai oleh Pengarah/ Timbalan Pengarah (Akademik) /

Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)/ Ketua Jabatan / Ketua Unit.

Dokumen Berkaitan

PSP-PK-PS-10 Penambahbaikan Kualiti Berterusan

Lampiran 1

CARTA ALIRAN PROSES PPL DAN HUBUNGKAIT ANTARA PROSES

Lampiran 2

manual kualiti syariah - psp.edu.my · pdf filec senarai prosedur kualiti dan arahan kerja vii...

Documents