manual headcount kehadiran pelajar

MANUAL PENGGUNAAN

SISTEM TADBIR URUS DISIPLIN MURID

SEKOLAH-SEKOLAH DAERAH KLUANG

SISTEM HEAD COUNT KEHADIRAN MURID

Disediakan oleh

KUMPULAN ezi-D

SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN

PEJABAT PELAJARAN DAERAH KLUANG

Manual Penggunaan Sistem Head Count Kehadiran Murid 2

PENGHARGAAN

Tn Hj Mohamed Hatta bin Md Salleh, Pengelola Cemerlang JPN Johor

Tn Hj Roslan bin Hayon, Penyelia Kanan Disiplin SPK JPN Johor

Tn Hj Shaharuddin bin Hj Sharif, Pegawai Pelajaran Daerah Kluang

En Md Said bin Md Daimon, Penolong PPD SPS PPD Kluang

En Shahat bin Md Shah, Penolong PPD SPK PPD Kluang

Para Penolong PPD SPK PPD Negeri Johor

En Mohd Joehadi bin Parcho, Pegawai Khas Dadah PPD Kluang

Tn Hj Wahid bin Bilaji, Pengetua SMK Tinggi Kluang

Pn Hjh Tumirah binti Samat, Pengetua SMK Seri Intan, Kluang

Para Jurulatih Utama SPK Daerah Negeri Johor

En Yazid bin Md Said, Ketua Unit HEM SPK JPN Johor

Tn Hj Shahrom bin Sukari, Timbalan Ketua Sektor SPK JPN Johor

En Abdul Aziz bin Hj Redwan, Ketua Sektor SPK JPN Johor

Tn Hj Markom bin Giran, Timbalan Pengarah Pelajaran Johor

Tn Hj Sufa’at bin Tumin, Pengarah Pelajaran Johor

Sektor Pembangunan Kemanusiaan, Pejabat Pelajaran Daerah Kluang


ISTILAH TEKNIKAL

HC Headcount

SMM Sistem Maklumat Murid

STUDM Sistem Tadbir Urus Data Disiplin Murid

SHcKM Sistem Headcount Kehadiran Murid

TOV Take Off Value

OTR Operational Target Value

ATR Actual Target Value

ETR Expected Target Value



PENGENALAN

Sistem Head Count Kehadiran Murid merupakan rentetan keperluan mentadbir urus

data disiplin murid. Permasalahan yang kerap kali timbul dalam kalangan pentadbir dan guru

adalah kesukaran untuk mengurus pengeluaran surat amaran ponteng yang bukan sahaja

mengambil masa dan tenaga yang banyak, malahan menimbulkan kekalutan dalam

pengurusan akibat faktor kesilapan manusia dan faktor korelasi yang rapat antara kehadiran

murid dan pencapaian akademiknya telah menjadi satu dorongan untuk membangunkan satu

sistem yang bukan sahaja mesra pengguna, tetapi juga dapat menjimatkan masa, kos dan

tenaga.

Oleh itu, atas kesedaran ini, Tuan Pengarah Pelajaran Johor, Tuan Haji Sufa’at bin

Tumin telah meminta Kumpulan pada 8 November 2008 untuk memikirkan dan

membangunkan satu sistem yang akan mengurus headcount kehadiran murid di peringkat

negeri Johor. Hasil daripada beberapa sesi perbincangan dan pencambahan minda dalam

kalangan pegawai pendidikan dan guru yang dilakukan di peringkat sekolah, pejabat

pelajaran daerah dan jabatan pelajaran negeri, satu sistem yang dikenali sebagai SISTEM

HEAD COUNT KEHADIRAN MURID (SHcKM) telah dibangunkan.

Kumpulan telah menyiapkan SHcKM mengikut jadual dan telah

membentangkan SHcKM dalam mesyuarat mingguan pada 23 Januari 2009 di JPN Johor

yang telah dipengerusikan oleh Tuan Pengarah Pelajaran Johor. Hasil daripada pembentangan

yang dilakukan oleh Ketua Sektor Pembangunan Kemaanusiaan JPN Johor, En Abdul Aziz

bin Hj Redwan dan dibantu oleh Tuan Haji Mohamed Hatta bin Md Salleh, SHcKM di bawah

SISTEM TADBIR URUS DATA DISIPLIN MURID (STUDM) telah diminitkan untuk

diguna pakai di sekolah-sekolah dalam negeri Johor pada tahun 2009. Satu majlis pelancaran

STUDM peringkat negeri Johor akan dirancang untuk diadakan pada awal tahun 2009.

ORGANISASI KUMPULAN Penasihat : Tn Hj Mohamed Hatta bin Md Salleh Ketua : En Md Said bin Md Daimon AJK : En Mohd Joehadi bin Parcho

Tn Hj Mohammad Zaki bin Hj Hamzah En Suhaimi bin Paiman Tn Hj Shaharudin Basri bin Hj Ibrahim En Mohamed Yusope bin Hassan En Mohd Azan bin Mohd Nor En Mohamad Mazlan bin Husin



KEPERLUAN SISTEM Keperluan sistem yang disarankan adalah berikut:

• Microsoft Windows XP® atau Vista®

• Microsoft Office Home atau Professional Edition® 2003

• Intel Centrino® 2.0 GHz

• 2GB RAM

• 1024 x 768 SVGA High Color (32 bit)

• 40MB ruang pemacu keras

INSTALASI SISTEM SHcKM

Tarikh yang terdapat pada setup menunjukkan tarikh versi AuditPelajar Setup. Anda

disarankan untuk mendapatkan tarikh versi yang terkini. Proses instalasi sistem SHcKM

boleh merujuk prosedur instalasi dalam manual STUDM.

PENGOPERASIAN SISTEM SHcKM

Untuk melancarkan SHcKM, anda perlulah klik dua kali pada ikon ePonteng.

Letak ikon ini sama ada pada desktop atau Start Menu>All Programs>>SSDM. Hal ini akan

membawa anda terus ke MENU UTAMA SHcKM. Secara umum, SHcKM ini mempunyai

tiga komponen, iaitu:

• Komponen 1 : Tadbir Urus Kehadiran Murid

• Komponen 2 : Tadbir Urus Head Count Kehadiran

• Komponen 3 : Utiliti Eksport Dan Import



KOMPONEN 1 : TADBIR URUS KEHADIRAN MURID

Pada permulaan pengoperasian SHcKM, sistem akan memaparkan satu arahan untuk

pengguna terlebih dahulu memilih sekolah dari Senarai Sekolah (SMM). Sistem ini amat

mesra pengguna dengan hanya menggunakan paparan visual yang mudah, menarik dan

berwarna membolehkan pengguna mengikut prosedur tertentu dalam beberapa langkah yang

mudah dan ringkas.

Berpandukan MENU UTAMA SHcKM, pengguna akan memilih sekolah yang dikehendaki.

Senarai Sekolah (SMM)

Ruangan Alamat

Sekolah

Komponen 2

Komponen 1

Komponen 3

Hal ini akan menyebabkan satu paparan senarai semak pengeluaran surat amaran

ponteng muncul yang bertujuan untuk memberi peringatan kepada pengguna sama ada

seseorang pelajar itu telah atau belum dikeluarkan surat amaran ponteng.



Seterusnya, pengguna boleh memilih kelas dari Senarai THN/TKT. Hal ini akan

menyebabkan Senarai Pelajar Dalam Kelas muncul secara automatik. Pengguna juga

disarankan untuk mengemaskinikan maklumat no. telefon, no. faks, dan rujukan surat amaran

ponteng.

Untuk memasukkan tarikh ponteng pelajar mengikut hari semasa, pengguna boleh

klik ruangan di bawah TARIKH dalam Senarai Pelajar Dalam Kelas. Tarikh semasa akan

dimasukkan secara automatik. Jika pengguna ingin memasukkan tarikh sebelum, maka

pengguna perlu menaip tarikh tersebut dalam ruangan itu.

Apabila pengguna selesai mengisi tarikh ponteng pelajar, pengguna perlulah klik

butang PROSES untuk mendaftar tarikh tersebut dalam sistem.

Jika pelajar tidak hadir berkenyataan atau mewakili sekolah, pengguna boleh klik dua

kali pada nama pelajar tersebut dalam Senarai Pelajar (PONTENG). Satu paparan Maklumat

Berkenyataan muncul, pengguna boleh memilih tarikh pelajar tidak hadir berkenyataan atau

mewakili sekolah. Pengguna perlulah mengisi maklumat, seperti tanda , Berkenyataan,



Catatan, WakilSekolah dan Peringkat. Senarai tarikh-tarikh pelajar tidak hadir ke sekolah

boleh didapati dengan klik butang CETAK.

Senarai pelajar yang tidak hadir pada tarikh-tarikh yang tertentu boleh diperoleh

dengan memilih (pastikan klik dua kali dalam ruangan Tarikh Laporan untuk menghilangkan

kalender) atau menaip sendiri tarikh dalam ruangan Tarikh Laporan dan kemudian, klik

butang LAPORAN HARIAN. Pelaporan bulanan dan tahunan boleh diperoleh dengan

memilih bulan dalam senarai bulan dan klik butang CARTA TAHUN.

Berikut merupakan contoh pelaporan yang pengguna dapati. Untuk mencetak,

pengguna perlulan klik butang tetikus sebelah kanan untuk muncul paparan cetak. Kemudian,

pengguna memilih [Print...].



Contoh pelaporan bulanan dan tahunan

Pengguna boleh mencetak surat amaran ponteng untuk pelajar yang telah memenuhi

kriteria pengeluaran surat amaran ponteng dengan memilih nama pelajar dalam Senarai

Pelajar (PONTENG), kemudian klik butang PONTENG BERTURUT atau TIDAK

BERTURUT.

Sebagai contoh ponteng tidak berturut, satu paparan AMARAN PONTENG TIDAK

BERTURUT muncul. Maklumat pelajar, alamat surat-menyurat, bilangan rujukan surat

amaran ponteng, dan tarikh-tarikh ponteng mengikut bilangan hari.

Pengguna perlu memasukkan maklumat , AMARAN PERTAMA dan bilangan

surat amaran ponteng yang pertama. Seterusnya, sistem secara automatik memaparkan butang

AMARAN PERTAMA. Klik butang AMARAN PERTAMA akan menghasilkan satu surat

amaran ponteng yang pertama. Seperti biasa, untuk mencetak surat ini, pengguna perlu klik

butang tetikus sebelah kanan dan memilih [Print...]. Untuk pengeluaran surat amaran ponteng

yang seterusnya, pengguna boleh mengikut langkah-langkah dalam pengeluaran surat amaran

ponteng yang pertama.



Langkah 1

Langkah 2

Langkah 3

Klik burang pintu menyebabkan kes ponteng dipindahkan ke dalam STUDM.



KOMPONEN 2 : TADBIR URUS HEAD COUNT KEHADIRAN

Untuk memulakan Headcount Kehadiran Murid, pengguna perlu memilih sekolah dari

Senarai Sekolah (SMM). Kemudian, pengguna perlu melengkapkan maklumat dalam

Bilangan Hari Persekolahan, iaitu jumlah hari persekolahan tahun lalu, jumlah hari

persekolahan dalam penggal 1 dan jumlah hari persekolahan dalam penggal 2.

Seterusnya, pengguna diminta untuk klik butang HC SEKOLAH untuk mendaftar

senarai headcount sekolah tersebut. Satu paparan menyatakan ‘Adakah anda hendak

maklumat HEAD COUNT diperbaharui?’ muncul, pengguna perlu klik butang OK untuk

meneruskan proses atau klik butang CANCEL jika ingin membatalkan proses.

Jika pengguna menekan butang OK, satu paparan menyatakan ‘Maklumat HEAD

COUNT telah diperbaharui.’ muncul. Kemudian, pengguna klik butang OK untuk

menamatkan proses.



Jika terdapat kesilapan semasa memasukkan maklumat dalam Bilangan Hari

Persekolahan, pengguna boleh membetulkan maklumat tersebut, kemudian klik butang

Update OTR. Satu paparan menyatakan ‘Adakah anda hendak maklumat OTR HEAD

COUNT diperbaharui?’, pengguna perlu klik butang OK untuk meneruskan proses atau klik

butang CANCEL jika ingin membatalkan proses.



Seterusnya, jika pengguna menekan butang OK, satu paparan menyatakan ‘Maklumat

OTR HEAD COUNT telah diperbaharui.’ muncul. Kemudian, pengguna klik butang OK

untuk menamatkan proses.

Untuk menambah beberapa orang pelajar baru selepas proses mendaftar headcount

sekolah, pengguna boleh klik butang Tambah Murid. Satu paparan untuk pengguna



memasukkan maklumat pelajar baru muncul. Klik butang TAMBAH REKOD untuk

memasukkan maklumat pelajar baru atau klik butang pintu untuk menamatkan proses.

Untuk memasukkan data bilangan hari persekolahan mengikut individu pelajar,

pengguna perlu terlebih dahulu klik butang HC KELAS. Satu paparan yang menyenaraikan

nama pelajar dalam kelas bersama-sama maklumat headcount kehadiran yang perlu

dilengkapkan. Pengguna boleh klik butang pintu untuk menamatkan proses atau klik butang

CETAK HEAD COUNT untuk mendapatkan laporan headcount kehadiran bagi setiap

pelajar.



Contoh pelaporan headcount kehadiran pelajar

Untuk mendapatkan pelaporan lain dalam komponen 2 ini, pengguna perlu klik

butang PELAPORAN HEAD COUNT KEHADIRAN. Satu paparan yang menunjukkan

Laporan Head Count dengan item-item seperti Head Count Kehadiran, KEDATANGAN,

BANTUAN, senarai Maklumat Berkenyataan dan senarai Maklumat Wakil Sekolah.

Pelaporan pertama, pengguna klik butang Head Count Kehadiran akan menghasilkan

Pelaporan Head Count Kehadiran sekolah. Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus

sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].

Pelaporan kedua, pengguna klik butang KEDATANGAN akan memaparkan satu

paparan yang mengandung item-item seperti Senarai Tarikh dan STATISTIK KEHADIRAN

pada tarikh yang dipilih. Klik tarikh pada Senarai Tarikh akan menunjukkan STATISTIK

KEHADIRAN dan satu pelaporan kehadiran harian sekolah untuk cetakan. Seperti biasa

juga, pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan

memilih [Print…].



Contoh pelaporan head count kehadiran sekolah

Contoh paparan head count kehadiran seharian sekolah

Contoh pelaporan head count kehadiran seharian sekolah boleh cetak



Contoh pelaporan head count kehadiran seharian sekolah

Pelaporan ketiga, pengguna klik butang BANTUAN akan menghasilkan pelaporan

Senarai Penerima Bantuan (Tidak Hadir). Seperti biasa, pengguna perlu klik butang tetikus

sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].

Pelaporan keempat, pengguna memilih item dalam Maklumat Berkenyataan akan

menghasilkan pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan. Seperti biasa, pengguna perlu klik

butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih [Print…].

Pelaporan kelima, pengguna memilih item dalam Maklumat Wakil Sekolah akan

menghasilkan pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan yang mewakil sekolah. Seperti biasa,

pengguna perlu klik butang tetikus sebelah kanan untuk mencetak laporan dengan memilih

[Print…].



Contoh pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan

Contoh pelaporan Senarai Pelajar Berkenyataan yang mewakili sekolah



KOMPONEN 3 : UTILITI EKSPORT DAN IMPORT

Pengguna boleh eksport atau backup data dengan klik butang eksport, kemudian pengguna

boleh memilih mana-mana pemacu untuk meneruskan proses eksport atau backup data.

Begitu juga, pengguna boleh import data dengan klik butang import, kemudian pengguna

boleh memilih mana-mana pemacu untuk meneruskan proses import data.


manual headcount kehadiran pelajar

Documents