majlis perbandaran klang...yang berkaitan melalui medium persuratan. di samping itu juga penyampaian...

MANUAL MPK BIL : 04 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL :

PROSEDUR KERJA BAGI PENGURUSAN

SURAT MENYURAT

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 04 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Prosedur Kerja Bagi Pengurusan Surat Menyurat 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA BAHAGIAN 6

5.0 SUMBER KUASA 6

6.0 SKOP KERJA 7-9

7.0 PROSES KERJA 10

8.0 PENUTUP 10

9.0 LAMPIRAN


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya

Terbilang di Malaysia menjelang 2015 maka

menjadi tugas kita bersama sebagai warga kerja

MPK untuk berusaha membuat penambahbaikan

agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu

tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Cetusan idea bagi menerbitkan manual prosedur kerja bagi

pengurusan surat menyurat dapat dilihat sebagai salah satu impak

yang besar dalam penghasilan mutu perkhidmatan yang effisien di

mana tindakan yang pantas dapat dilaksanakan bagi mengatasi isu-isu

yang berkaitan melalui medium persuratan.

Di samping itu juga penyampaian pengurusan surat menyurat yang

effisien dilihat sebagai salah satu daripada kriteria bagi memenuhi

piagam pelanggan di jabatan masing-masing selaras dengan misi dan

visi Majlis.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto

yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita

berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam

semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya

status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar

bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya

memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat

memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat

umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan Bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Alhamdulliah, dipanjangkan himpunan kesyukuran ke

hadrat Allah S.W.T atas limpah kurnia, taufik dan

hidayahNya serta selawat dan salam kepada Junjungan

Besar Nabi Muhammad S.A.W telah mengizinkan untuk

menerbitkan manual ini sepertimana yang telah

dirancang.

Majlis Perbandaran Klang dalam mengorak langkah pembangunan serta

membudayakan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan melalui

beberapa agenda yang telah dirancang oleh pihak pengurusan tertinggi

Majlis.

Majlis dalam usaha untuk membuat satu perubahan melalui perkhidmatan

yang diberikan kepada warga Klang bagi mencapai matlamat dan misi Majlis

iaitu „Ke Arah Mewujudkan Bandaraya Terbilang Di Malaysia Menjelang

2015’.

Akhir bicara, semoga Majlis dalam mencapai kecemerlangan yang

diusahakan, kegemilangan yang bakal digenggam dan keterbilangan bangsa

yang akan dikagumi selaras dengan polisi serta dasar kerajaan Persekutuan

dan Negeri bagi memperhebatkan lagi daya produktiviti serta sanggahan

kerja yang diamanahkan untuk pelaksanakan yang tepat, kemas dan

mencapai matlamat Majlis.

Sekian. Terima Kasih. Wassalam.

Zaireezal bin Ahmad Zainuddin Pengarah Khidmat Pengurusan Majlis Perbandaran Klang


2013


1.0 TUJUAN MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai garis panduan pengurusan surat menyurat yang

effisien mengikut pekeliling yang ditetapkan. 1.3 Memastikan arahan pengurusan surat menyurat dipatuhi dan

dilaksanakan dengan sempurna oleh pegawai berkenaan. 1.4 Meningkatkan tahap penguasaan dan kecekapan pegawai

berkenaan.

2.0 LATAR BELAKANG

i) Jabatan Khidmat Pengurusan bertanggungjawab menguruskan urusan surat menyurat di Majlis yang diterima dari pejabat pos dan agensi luar.

ii) Jabatan merupakan nadi penggerak bagi urusan tersebut di mana perlu mengagihkan setiap surat yang diterima ke jabatan berkenaan.

iii) Terdapat kategori surat yang diterima melalui jabatan seperti dari pejabar pos, faks, courier dan secara terus dari agensi luar seperti Pejabat Daerah & Tanah.

iv) Jabatan Khidmat Pengurusan perlu memastikan surat-surat tersebut diterima oleh jabatan bertanggungjawab bagi memastikan setiap tindakan dapat dilaksanakan dengan effisien melalui piagam pelanggan jabatan masing-masing.


2013


3.0 DEFINISI

3.1 Buku Daftar Surat (Am 10 – Pin. 3/80)

Buku ini mengandungi rekod penerimaan surat.

3.2 Buku Hantaran Tempatan (Am 109 – Pin 3/82)

Buku ini mengandungi rekod penghantaran dalaman mengikut

jabatan.

3.3 Buku Daftar Faks

Buku ini mengandungi butiran mengenai faks yang diterima

seperti tarikh, tajuk surat dan rujukan jabatan.

3.4 Buku Daftar Cek

Buku ini mengandungi tarikh, nombor pos daftar dan nama

penerima.

4.0 Carta Bahagian

(seperti lampiran 1)

5.0 SUMBER KUASA

i) Pekeliling Peraturan-Peraturan Am (General Order)

ii) Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)

iii) Akta Perancang Bandar dan Desa 1976 (Akta 172)

iv) Akta Jalan Parit dan Bangunan 1974 (Akta 173)


2013


6.0 SKOP KERJA

6.1 Tatacara Pengurusan Surat Dari Pejabat Pos

6.1.1 Penerimaan Surat

a) Pembantu Am Pejabat akan mengambil surat daripada Pejabat Pos pada setiap hari bekerja dan dikelaskan oleh Pembantu Tadbir.

b) Surat-surat yang diterima akan dikelaskan mengikut

spesifikasi berikut:-

i) Sekiranya surat tersebut atas nama persendirian, PT akan memasukkan surat tersebut ke dalam peti surat jabatan dan akan diambil oleh PAP jabatan.

ii) Bagi surat am yang dialamatkan kepada Majlis

Perbandaran Klang, PT akan membuka surat tersebut dan melaksanakan mengikut garis panduan berikut:-

c) Cop penerimaan beserta tarikh di atas surat.

d) Semakan oleh pegawai bagi menentukan jabatan

berkenaan.

6.1.2 Pendaftaran Surat

a) PT akan mendaftarkan semua surat-surat tersebut ke dalam Buku Daftar Surat dan merekodkan perkara berikut:-

Tarikh terima No. Fail Tarikh Surat Daripada Perkara Dirujuk Kepada

b) Setelah semua surat didaftarkan, surat-surat tersebut

akan dikelaskan mengikut jabatan dan direkodkan dalam Buku Hantaran Tempatan.


2013


6.1.3 Penghantaran Surat

a) Penghantaran surat melalui Buku Hantaran Tempatan hendaklah dicatatkan perkara berikut:-

Tarikh Daripada Tajuk Surat Siap Direkod Diterima Oleh

b) Edaran Buku Hantaran Tempatan bagi setiap jabatan

akan dibuat oleh Pembantu Am Pejabat pada hari yang sama setelah surat siap direkod.

c) Penerima Buku Hantaran Tempatan di setiap jabatan

hendaklah melengkapkan butiran seperti berikut:-

Tarikh dan masa terima Tandatangan

d) Setelah selesai membuat edaran di setiap jabatan,

Buku Hantaran Tempatan tadi hendaklah disimpan dengan baik dan teratur.

6.2 Tatacara Pengurusan Surat Melalui Faks

6.2.1 Penerimaan Surat

a) Cop penerimaan beserta tarikh di atas surat.

b) Semakan oleh pegawai bagi menentukan jabatan berkenaan.

6.2.2 Pendaftaran Surat

a) Faks yang diterima akan direkod oleh Pembantu

Tadbir ke dalam Buku Daftar Faks yang mengandungi tajuk surat dan jabatan berkenaan.

b) Kemudian surat akan direkod dalam Buku Hantaran

Tempatan. 6.2.3 Penghantaran Surat

a) Penghantaran surat melalui Buku Hantaran Tempatan hendaklah dicatatkan perkara berikut:-

Tarikh


2013


Daripada Tajuk Surat Siap Direkod Diterima Oleh

b) Edaran Buku Hantaran Tempatan bagi setiap jabatan akan dibuat oleh Pembantu Am Pejabat setelah surat siap direkod.

c) Penerima Buku Hantaran Tempatan di setiap jabatan

hendaklah melengkapkan butiran seperti berikut:-

Tarikh dan masa terima Tandatangan

d) Setelah selesai membuat edaran di setiap jabatan,

Buku Hantaran Tempatan tadi hendaklah disimpan dengan baik dan teratur.

6.3 Tatacara Penghantaran Surat / Cek Berdaftar

6.3.1 Terima surat / cek dari jabatan.

6.3.2 Tuliskan nama penerima di hadapan dan belakang Pelekat Pos Daftar.

*Pelekat Pos Daftar dibeli daripada Pejabat Pos 6.3.3 Tanggalkan Pelekat Pos Daftar dan tampalkan di

bahagian hadapan sampul surat yang berkenaan. 6.3.4 Lekatkan di bahagian belakang Sampul Surat Kad Akuan

Terima Surat. *Kad ini hendaklah diambil dari Pejabat Pos

6.3.5. Sekiranya surat daftar itu cek, rekodkan terlebih dahulu nombor cek, nombor pendaftaran, nama dan alamat penerima di dalam Buku Daftar Cek Keluar.

6.3.6 Rekodkan surat / cek berdaftar di dalam Buku Pos

Kiriman Berdaftar. 6.3.7 Serahkan kepada Pembantu Am Pejabat untuk ditimbang

bagi memastikan berat surat untuk difranking harga sebelum dihantar ke Pejabat Pos.


2013


7.0 PROSES KERJA

7.1 Tatacara Pengurusan Surat Dari Pejabat Pos (lampiran 2)

7.2 Tatacara Pengurusan Surat Melalui Faks (lampiran 3) 7.3 Tatacara Penghantaran Surat / Cek Berdaftar (lampiran 4)

8.0 PENUTUP

Buku manual ini dihasilkan sebagai panduan dan rujukan bagi jabatan-

jabatan dalaman di Majlis Perbandaran Klang terhadap tatacara

pengurusan surat menyurat. Walau bagaimanapun sebarang

perubahan dari sudut penambahbaikan akan dikemaskini dari semasa

ke semasa untuk menghasilkan sistem penyampaian perkhidmatan

yang berkesan.


2013


9.0 LAMPIRAN


2013


majlis perbandaran klang...yang berkaitan melalui medium persuratan. di samping itu juga penyampaian...

Documents