TATA NASKAH DINAS DAN PENGURUSAN SURAT

1 Diracik oleh:

Rochmanijar Setiady

PEDOMAN KEARSIPAN

Agar organisasi mampu mengelola arsip dengan baik, perlu mempersiapkan pedoman-pedoman berikut : 1. Pedoman Tata Naskah Dinas 2. Pedoman Pengurusan surat 3. Pedoman Pemberkasan arsip aktif 4. Pedoman klasifikasi Arsip 5. Pedoman Penataan arsip inaktif 6. Pedoman Penyusutan arsip 7. Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) 8. Pedoman Pengelolaan arsip media baru 9. Pedoman ruang simpan arsip 10. Pedoman pemeliharaan dan perawatan arsip 11. Pedoman Pengelolaan arsip secara elektronik

2

INSTRUMEN APA YANG DIPERLUKAN UNTUK MENGELOLA ARSIP DINAMIS ?

1. Pedoman Tata Naskah Dinas 2. Pedoman Pengurusan Surat 3. Pedoman Pemberkasan Arsip Aktif 4. Pedoman Klasifikasi Arsip 5. Pedoman Penataan Arsip Inaktif 6. Pedoman Penyusutan Arsip

3

TATA NASKAH DINAS PERMENPAN NOMOR : 22 TAHUN 2008 TENTANG

PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS

4

NASKAH DINAS

Semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

5

TATA NASKAH DINAS

Pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan

6

TUJUAN

Menciptakan kelancaran komunikasi tulis Internal maupun eksternal yang berdaya guna dan berhasil guna dalam rangka mendukung tertib administrasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di lingkungan Pemerintah

7

Pengertian

Administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan pada buku administrasi, yang terdiri dari: administrasi umum, administrasi keuangan, dan administrasi lainnya.

8

SASARAN

• Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Pemerintahan;

• Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

• Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;

• Tercapainya penyelenggaraan tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna.

9

ASAS

• Asas Daya Guna dan Hasil Guna • Asas Pembakuan • Asas Pertanggungjawaban • Asas Keterkaitan • Asas kecepatan dan Ketepatan • Asas Keamanan

10

1. Naskah Dinas

Semua info tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yg berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan

11

2. Surat Dinas

Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam menyampaikan info kedinasan dan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian naskah dinas atau barang kepada pihak lain di luar instansi/organisasi

3. Lampiran

Bahan keterangan yang disertakan pada surat asli sebagai bukti penguat tambahan terhadap apa yang dinyatakan di dalam surat.

12

4. Tembusan Hasil penggandaan dari naskah sesuai dengan

jumlah pejabat dan atau satuan organisasi yang dipandang perlu mengetahui isi surat dan disebut di dalam naskah asli itu sebagai penerima tembusan.

5. Verbal Konsep

Rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan menetapkan dan berwenang menandatangani surat tersebut. 13

5. Verbal Konsep

Rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan menetapkan dan berwenang menandatangani surat tersebut.

14

NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas • 1. Surat dinas • 2. Nota dinas • 3. Surat pengantar • 4. Surat undangan • 5. Surat edaran • 6. Surat pengumuman • 7. Surat tugas • 8. Surat kuasa • 9. Berita acara • 10.Surat keterangan

15

B. Susunan Naskah Dinas

• Kepala surat • Pembuka surat • Isi surat • Penutup surat

16

BAGIAN-BAGIAN SURAT (1)

• Kepala surat/kop surat • Tanggal surat • Nomor surat • Lampiran • Perihal/Hal/Pokok surat • Alamat yang dituju • Salam pembuka • Paragraf pembuka

17

BAGIAN-BAGIAN SURAT (2)

• Paragraf isi • Paragraf penutup • Salam penutup • Tanda tangan • Nama jelas • Nama jabatan • Tembusan • Inisial

18

Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

19

Contoh Kepala Surat

Tanggal Surat

1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. 2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima

surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2012 Bandung, 31-04-2012 24 Des '11 Jakarta, 27 Dec 2012 Contoh yang tepat: 25 Juni 2012 31 April 2012

21

Nomor Surat

1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

2. Nomor surat juga berfungsi sebagai a. alat petunjuk bagi petugas arsip; b. alat untuk mengetahui unit asal surat; c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-

menyurat pada periode tertentu; d. alat referensi.

3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.

Misalnya: Nomor: 005/399-BPAD/2012 bukan Nomor: 005/399-BPAD/2012,- Nomor: 005/399-BPAD/2012.

22

Lampiran

Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas

23

Perihal/Hal Surat

Perihal/Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2012

Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan

24

Alamat yang Dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Promosi Kesehatan Sekretariat Jenderal Departemen Kesehatan Jl.H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 Kuningan Jakarta Selatan 12950 Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala Pusat Promosi Kesehatan Sekretariat Jenderal Departemen Kesehatan Jalan H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 Kuningan Jakarta Selatan 12950

25

Salam Pembuka

Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat, Bapak ... yang terhormat, Salam sejahtera, Asalamualaikum w.w.,

26

Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya:

1) Sehubungan dengan surat Saudara No. KU.01/03/2/100/208, tanggal 25 Juni 2008, kami beritahukan hal-hal berikut.

2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa .... 3) Surat Saudara No. KU.01.03/2/100/2007, tanggal 25 Juni

2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

27

Contoh yang Tidak Tepat

1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

2. Menjawab surat Saudara Nomor …. Pilihan yang tepat 1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,

dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut. 2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tanggal

…tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

28

Paragraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.

Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

29

Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: 1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. 3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan

terima kasih. 4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

30

Contoh yang Tidak Tepat

1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

2. Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3. Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.

4. Harap maklum adanya.

31

Salam Penutup

Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wassalam,

32

Tanda Tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

33

Nama, Jabatan, dan NIP

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Misalnya: (Tanda tangan) Drs. Hasibuan, M.Si. NIP 19530504 197903 1 006 atau: (Tanda tangan) Drs. H. Acid Syamsuri, MM. Kepala

34

Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Misalnya: Tembusan: 1. Sekretaris Daerah Provinsi Banten; 2. Kepala Biro Hukum; 3. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan. Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1. Kepada Yth. Sekretaris Daerah Provinsi Banten (sebagai laporan) 2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum 3. Kepada Yth. Kepala Biro Umum dan perlengkapan 4. Arsip.

35

Inisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra

36

PENYUSUNAN NASKAH DINAS

37

A. Prinsip

• Jelas • Teliti • Tepat dan akurat • Singkat, padat,dan komunikatif • Logis dan meyakinkan • Sesuai dengan peraturan

38

B. Prosedur

1.Penyusunan konsep a. Disusun oleh Pejabat/ Pegawai b. Diteliti oleh Pejabat Tata Usaha 2. Persetujuan konsep 3. Registrasi naskah dinas

39

Penggunaan Kode Klasifikasi Dalam penomoran Surat

• TANDA TANGAN PEJABAT ESELON I 1. Kode Klasifikasi 2. Kode Unit Pengolah Eselon II 3. No. Urut Surat 4. Tahun pembuatan

• TANDA TANGAN PEJABAT ESELON II 1. Kode klasifikasi 2. No.Urut Surat 3. Nama Instansi / Unit kerja 4. Tahun Pembuatan

40

CONTOH : 41

YM.01.11

POKOK MASALAH

SUB MASALAH

SUB-SUB MASALAH

005/054 -BPAD/2012 KODE KLASIFIKASI NOMOR URUT SURAT

INSTANSI / UNIT KERJA TAHUN PEMBUATAN SURAT

42

Pengetikan

a. Bentuk Naskah Dinas b. Ukuran dan Jenis Kertas c. Bentuk Huruf d. Ruang Tepi e. Kepala Surat Dinas f. Cap/ Stempel Dinas g. Sampul Surat h. Penulisan Alamat Surat i. Pembubuhan Paraf j. Tinta Paraf dan Tanda Tangan

43

PERSYARATAN NASKAH DINAS

Dapat dikatakan naskah dinas, jika : a. Ada Kop surat b. Ada Logo Surat c. Ada format surat yg biasa digunakan(full

block style atau semi-block style) d. Ada tanda tangan kepala Unit Kerja e. Ada stempel/cap dinas pemerintah f. Ada nomor surat keluar

44

Membuat surat, perlu memperhatikan

• Kertas surat : ukuran, jenis, warnadan keasaman

• Tinta : segi keamanan • Bentuk surat mengacu standar • Penggunaan Huruf • Penggunaan Bahasa • Informasi merupakan fakta/Kegiatan yang

akurat

45

Media Surat

• Ukuran dan kualitas kertas permanen : bebas asam dan lignin warna putih, 60 – 80 gram , ph 7

• Amplop : Kep.Dirjen Pos Telkom No. 43/Dirjen/1987 tentang Penerapan standard kertas sampul surat, ukuran sampul surat dan bentuk sampul surat

46

SELESAI

47