surat menyurat
TRANSCRIPT
SURAT MENYURAT SURAT MENYURAT DAN FAILDAN FAIL
Pentadbiran pejabat Pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod diuruskan melalui rekod bertulis dan surat bertulis dan surat menyurat merupakan menyurat merupakan aspek penting.aspek penting.
PENERIMAAN SURATPENERIMAAN SURAT
Melayani surat-surat yang diterimaMelayani surat-surat yang diterima
Memeriksa surat-surat masukMemeriksa surat-surat masuk
Memasukkan surat-surat ke dalam Memasukkan surat-surat ke dalam failfail
REKOD SURAT-REKOD SURAT-
SURAT MASUKSURAT MASUK
Daftar surat-surat yang diterimaDaftar surat-surat yang diterima
Daftar surat-surat berpengelasan Daftar surat-surat berpengelasan peringkat keselamatanperingkat keselamatan
(a)(a) rekod tarikh tanda tangan rekod tarikh tanda tangan pengirim suratpengirim surat
(b)(b) no. fail surat dimasukkanno. fail surat dimasukkan
MINIT FAILMINIT FAIL
Menulis minitMenulis minit
Cara-cara menulis minitCara-cara menulis minit
Minit untuk mendapat keputusan Minit untuk mendapat keputusan atau tindakanatau tindakan
BENTUK SURAT RASMIBENTUK SURAT RASMI JelasJelasKepala surat rasmiKepala surat rasmiSalamanSalamanNo. rujukan failNo. rujukan failTajukTajukNo. perenggan dan lampiranNo. perenggan dan lampiranSatu perkara sahajaSatu perkara sahajaLampiran ditandakanLampiran ditandakanTanda nama ringkas penulis/ptrTanda nama ringkas penulis/ptr
KIRIMAN SURATKIRIMAN SURAT
Jabatan lainJabatan lain
Orang ramai atau perseoranganOrang ramai atau perseorangan
Firma/Badan Berkanun/PertubuhanFirma/Badan Berkanun/Pertubuhan
PeguamPeguam
REKOD SURAT-REKOD SURAT-
SURAT KELUARSURAT KELUAR
Dihantar dengan tanganDihantar dengan tangan
Secara berdaftarSecara berdaftar
SISTEM FAILSISTEM FAIL
Sistem fail adalah sebahagian Sistem fail adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang daripada pengurusan rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut kelasifikasi penyimpanan mengikut kelasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila diperolehi dengan cepat apabila dikehendakidikehendaki
Setiap organisasi sama ada berbentuk Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil perniagaan atau profesional, kecil atau besar memerlukan penyimpanan atau besar memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan pada rekod yang baik untuk rujukan pada kemudian hari.kemudian hari.
Faktor-faktor mustahak mengenai Faktor-faktor mustahak mengenai produk, perkhidmatan, data statistik, produk, perkhidmatan, data statistik, data pekerja, perlu didapatkan melalui data pekerja, perlu didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara fail-fail yang disimpan secara sistematik.sistematik.
Satu proses kelasifikasi, penyusunan Satu proses kelasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleghi dengan segera dapat diperoleghi dengan segera apabila dikehendaki. . apabila dikehendaki. .
APAKAH SISTEM FAILAPAKAH SISTEM FAIL
SISTEM PENGKELASAN FAILSISTEM PENGKELASAN FAIL
Abjad
Nombor
Abjad dan nombor
KEPERLUAN TERHADAPKEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK SISTEM FAIL YANG BAIK
Kepadatan
Asesibiliti
Ekonomi
Keanjalan
Lokasi
Rujukan silang
Retention
Kelasifikasi
PENGURUSAN REKOD-PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAANREKOD KERAJAAN
Rekod-rekod kerajaan termasuk surat, Rekod-rekod kerajaan termasuk surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.urusan rasmi mereka.
APAKAH DIA REKOD- REKOD KERAJAAN
KEGUNAAN REKODKEGUNAAN REKOD
Bahan sejarah
Proses pentadbiran
Bukti
Rujukan
Penyelidikan/Kajian
PENGURUSAN REKODPENGURUSAN REKOD
Memelihara rekod yang kekalMemisah dan memindah serta menghapus rekod yang tidak berguna lagiMengadakan jadual untuk menunjuk tempoh penggunaan rekodMengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk simpanan rekod
Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasiAdakan satu buku peraturan mengenai sistem penyimpanan rekod sebagai panduanMenyelia dan melatih kakitangan rekodMengulangkaji dari masa kesemasa sistem rekod
MEMELIHARA REKODMEMELIHARA REKOD
Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, bumbong tidak bocor, dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.
Terhindar dari banjir dan bahang matahari
Awasi bahaya tikus, anai-anai dan serangga.
Bersihkan dengan alat hampagas supaya habuk tidak berkumpul
Rekod-rekod yang basah dianginkan untuk kering
Rekod-rekod yang koyak ditampal
Sediakan alat pemadam api
Bilik rekod tidak digunakan sebagai tempat makan, minum, merokok atau menyimpan asid, dakwat dan minyak.
MENJAGA DAN MENJAGA DAN MENYIMPAN REKODMENYIMPAN REKOD
Pemeliharaan rekod-rekod kerajaan – seksyen 4(1)(d) Undang-undang Arkib Negara 1955
Menjaga rekod-rekod
Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod
Membersihkan tempat simpanan rekod
Membersih tempat simpan rekod dan kawasannya
Penggunaan racun serangga
Mengawasi anai-anai
Larangan makan
Mengawasi daripada api
Menyimpan rekod-rekod di tempat yang sesuai
Rekod-rekod yang tidak digunakanMenjaga failMenyelit semula fail tertanggalMembaiki muka surat yang koyakMembersih rekod-rekodLangkah-langkah menghapuskan serangga Mengeringkan rekod basahMenyelamatkan rekod-rekod terendam air
Selamat Maju Jaya…Selamat Maju Jaya…
Terima Kasih…Terima Kasih…