LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN

BERTERUSAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 19/2017

26 SEPTEMBER 2017

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017

1

1.0 LATAR BELAKANG

Penambahbaikan berterusan adalah penting dalam usaha penjaminan kualiti sesebuah organisasi.

Bagi organisasi yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti yang berlandaskan piawai MS ISO

9001:2015, penambahbaikan berterusan adalah keperluan yang dinyatakan dalam Fasal 10.3 -

Penambahbaikan Berterusan.

Salah satu langkah yang telah diambil oleh Universiti Malaya bagi memastikan proses

penambahbaikan berterusan dalam Sistem Pengurusan Kualitinya adalah melalui projek

penambahbaikan berterusan yang dilaksanakan pada peringkat Pusat Tanggungjawab (PTj).

Perkara yang dipilih untuk Projek Penambahbaikan Berterusan telah dikenal pasti oleh PTj melalui

maklum balas pelanggan atau ketakakuran yang diterima atau masalah berulang yang dihadapi

dalam menjalankan sesuatu aktiviti di PTj masing-masing.

Mulai tahun 2017, Projek Penambahbaikan Berterusan difokuskan mengikut Proses Teras PT01 –

PT10. Peringkat permulaan, QMEC telah mengenalpasti projek penambahbaikan yang

dilaksanakan mengikut Proses Teras tersebut:

(i) PT01 - Pengajaran & Pembelajaran

(ii) PT04 - Pengurusan Infrastuktur & Harta Benda

(iii) PT07 - Pengurusan Hal Ehwal Pelajar & Alumni.

Pemilik proses teras (PT) diminta untuk mengemukakan cadangan projek penambahbaikan

dengan menggunakan Borang Cadangan yang telah disediakan. Cadangan Projek

Penambahbaikan Berterusan yang diterima dari pemilik PT akan dinilai oleh Panel Penilai yang

dilantik oleh Pengurusan Tertinggi UM. Panel akan membuat keputusan sama ada projek yang

dikemukakan lulus, lulus bersyarat (perlu membuat pembetulan) atau ditolak.

Bagi tujuan pemantauan, Pemilik PT diminta mengemukakan laporan kemajuan dan laporan akhir

projek. Borang Cadangan, Laporan Kemajuan dan Laporan Akhir Projek Penambahbaikan

Berterusan dipaparkan di laman web QMEC untuk rujukan dan kegunaan sem. Sebagai langkah

tambahan terhadap pemantauan projek, setiap pemilik PT akan melaporkan status pelaksanaan

projek masing-masing pada Mesyuarat Pengurus Kualiti bersama Wakil Pengurusan.

2.0 STATUS DAN KATEGORI PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN

Jadual 1 menunjukkan status projek Penambahbaikan Berterusan di antara 8 September 2016

hingga 15 September 2017. Majoriti projek penambahbaikan telah tamat (63%). Penurunan

bilangan projek penambahbaikan adalah selari dengan pendekatan baru projek penambahbaikan

mengikut proses teras dan bukan lagi mengikut PTj.

Rajah 1 Status Projek Penambahbaikan Berterusan pada 15 September 2017 Jadual 2 menunjukkan senarai penuh projek penambahbaikan mengikut status di antara 8

September 2016 hingga 15 September 2017 mengikut PTj. Sejumlah 19 projek direkodkan dari 17

PTj. Projek-projek ini merupakan projek yang dilaksanakan sebelum bermulanya pendekatan baru

projek penambahbaikan mengikut proses teras.

Jadual 2 Status Projek Penambahbaikan Berterusan dari 8 September 2016 sehingga 15

September 2017.

(a) Senarai Projek yang berstatus "Tamat".

Bil PTj Tajuk Projek Kategori

1. Fak. Sains Komputer dan Tek. Maklumat

Sistem Maklumat Bersepadu Sistem/Proses

2. Bahagian Perkhidmatan Pendaftar

Penambahbaikan Sistem Pengambilan & Pemulangan Pakaian Akedemik Istiadat Konvekesyen

Sistem/Proses

Sedang berjalan, 3, 15%

Tamat, 12, 63%

Batal, 2, 11%

Lulus bersyarat, 2, 11%

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017

3

3. Fak. Bahasa Linguistik Keberkesanan Kursus Universiti Komunikasi Bahasa Inggeris

Sistem/Proses

4. Kolej Kediaman Ke 9 Penambahbaikan Kemudahan Ruang Belajar & Interaksi Berkonsep Santai

Infrastruktur

5. Kolej Kediaman Pertama

Pengkomposan Sisa Domestik Sistem/Proses

6. Institut Asia Eropah (AEI)

Projek Membina Kemahiran Mengurus dan Mengendalikan Seminar Bertaraf Sederhana

Sistem/Proses

7. Kolej Kediaman Ungku Aziz (KK11)

Manual Pengurusan Projek Pelajar Kolej Kediaman Ungku Aziz (MAPPUA)

Sistem/Proses

8. Fak. Pergigian Penambahbaikan Penyelenggaraan Lif-lif di Menara Pascaijazah dan Penyelidikan, Fak. Pergigian

Infrastruktur

9. Kolej Kediaman Keempat

SOP Kewangan Kolej Sistem/Proses

10. Fak. Perubatan

Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertaulian ISO 17025 di Fakulti Perubatan, Universiti Malayan- Fasa ke 2

Infrastruktur

11. Fak. Perubatan Maklum Balas Pensyarah dalam Proses Pembelajaran dan Pembelajaran (P&P)

Sistem/Proses

12. Institut Pengurusan Pemantauan dan Penyelidikan

Pemantauan Prestasi Pusat Penyelidikan: Teras Penyelidikan & Teras Perkhidmatan

Sistem/Proses

(b) Senarai projek yang berstatus "Sedang berjalan”.

Bil PTj Tajuk Projek Kategori

1. Kolej Kediaman Ke 12 Cadangan Menambahbaik Ruang Rekriasi & Ruang Belajar di Kolej Kediaman Raja Dr Nazrin Shah

Sistem/Proses

2. QMEC Development of Assessment Guidebook fo Quality Assurance in Teaching and Learning

Sistem/Proses

3. QMEC Penambahbaikan SKMS Sistem/Proses

(c) Senarai projek yang berstatus "Lulus Bersyarat”. Pemilik proses teras diminta mengemukakan

projek yang telah dikemaskini.

Bil PTj Tajuk Projek Kategori

1. Jab. Pembangunan dan Penyelenggaraan Harta Benda

Aplikasi Geographic Informations System di JPPHB UM

Sistem/Proses

2. Hal Ehwal Pelajar dan Alumni

Perkhidmatan Shuttle Bus Yang Cekap & Mengikut Jadual

Sistem/Proses

(d) Senarai projek yang berstatus "Batal”.

Bil PTj Tajuk Projek

Kategori

1. Kolej Kediaman Ke10 Penyelarasan Sistem Dokumentasi Aktiviti Pelajar-pelajar Kolej Kediaman Tun Ahmad Zaidi (KK10)

-

2. Pusat Asasi Sains Sistem inventori Bahan Kimia -

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017

5

Jadual 3 dan Rajah 2 merumuskan bilangan Projek Penambahbaikan Berterusan

mengikut kategori. Secara amnya, sebahagian besar Projek Penambahbaikan

Berterusan adalah berkaitan dengan Proses/Sistem (82%), manakala yang lainnya

adalah Infrastruktur sebanyak (18%).

Jadual 3 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori.

KATEGORI BILANGAN PERATUS

Infrastruktur 3 18

Sistem/Proses 14 82

Jumlah 17 100

Rajah 2 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. (Status pada 15

September 2017)

Infrastruktur; 3; 18%

Sistem/Proses; 14; 82%

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017

6

3.0 PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN TAMAT BAGI TAHUN 2016 SEHINGGA 15

SEPTEMBER 2017.

Sebanyak 12 projek telah tamat dari tempoh 8 September 2016 hingga 15 September 2017.

Jadual 4 Projek Penambahbaikan Berterusan yang berstatus tamat sehingga 15 September 2017.

Bil PTj Tajuk Projek Tarikh Tamat

1. Fak. Sains Komputer dan Tek. Maklumat

Sistem Maklumat Bersepadu 12 September 2017

2. Bahagian Perkhidmatan Pendaftar

Penambahbaikan Sistem Pengambilan & Pemulangan Pakaian Akedemik Istiadat Konvekesyen

7 September 2017

3. Fak. Bahasa Linguistik

Keberkesanan Kursus Universiti Komunikasi Bahasa Inggeris

12 September 2017

4. Kolej Kediaman Ke 9

Penambahbaikan Kemudahan Ruang Belajar & Interaksi Berkonsep Santai

12 September 2017

5. Kolej Kediaman Pertama

Pengkomposan Sisa Domestik 7 September 2017

6. Institut Asia Eropah (AEI)

Projek Membina Kemahiran Mengurus dan Mengendalikan Seminar Bertaraf Sederhana

21 April 2017

7. Kolej Kediaman Ungku Aziz (KK11)

Manual Pengurusan Projek Pelajar Kolej Kediaman Ungku Aziz (MAPPUA)

5 Oktober 2016

8. Fak. Pergigian Penambahbaikan Penyelenggaraan Lif-lif di Menara Pascaijazah dan Penyelidikan, Fak. Pergigian

23 Mac 2017

9. Kolej Kediaman Keempat

SOP Kewangan Kolej 22 Mac 2017

10. Fak. Perubatan

Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertaulian ISO 17025 di Fakulti Perubatan, Universiti Malayan- Fasa ke 2

21 April 2017

11. Fak. Perubatan Maklum Balas Pensyarah dalam Proses Pembelajaran dan Pembelajaran (P&P)

7 Ogos 2017

12. Institut Pengurusan Pemantauan dan Penyelidikan

Pemantauan Prestasi Pusat Penyelidikan: Teras Penyelidikan & Teras Perkhidmatan

15 September 2017

PUSAT PENGURUSAN DAN PENAMBAHBAIKAN KUALITI

LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL.19/2017

7

4.0 RUMUSAN

Secara amnya, PTj telah merancang dan melaksanakan Projek Penambahbaikan Berterusan.

Namun begitu, PTj haruslah memastikan usaha berterusan dilakukan untuk mengenalpasti dan

menjalankan projek penambahbaikan berterusan yang mempunyai impak besar terhadap

proses kerja utama di PTj masing-masing. Usaha ini harus diteruskan di peringkat PTj

walaupun pendekatan baru projek penambahbaikan berdasarkan proses teras dijalankan. PTj

masih digalakkan untuk meneruskan aktiviti penambahbaikan dari masa ke semasa.

Berdasarkan Projek Penambahbaikan Berterusan dari PTj yang telah tamat, didapati ia

mempunyai impak besar terhadap proses kerja utama di PTj. Ini termasuklah projek

penambahbaikan daripada PTj di bawah Jabatan Pendaftar (Bahagian Pentadbiran Pendaftar)

yang bertajuk Penambahbaikan Sistem Pengambilan Dan Pemulangan Pakaian Akademik

Istiadat Konvokesyen di mana telah memenangi piala emas di peringkat kebangsaan iaitu

Pingat Emas di National Innovation and Invention Competition Through Exhibition 2017

(iCompEX’17) dan Innovation Research, Invention and Application Expo 2017 (I-RIA 2017).