TAJUK : PENAMBAHBAIKAN PENGELUARAN PERINTAH KES SULH DI

MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH PERSEKUTUAN (e-F.O.S

[Electronic Fast. Order. Sulh])

JABATAN : MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH PERSEKUTUAN

PENGENALAN

Arahan Amalan No 1 Tahun 2008 menyatakan penyediaan perintah yang

dikeluarkan oleh Mahkamah hendaklah dibuat dalam tempoh 14 hari selepas

pengendorsan perintah oleh Hakim. Berdasarkan Arahan Amalan No 1 Tahun

2010, terdapat 19 daripada 99 kod kes mal diklasifikasikan dalam kategori

kes Sulh.

Penambahbaikan Pengeluaran Perintah Kes Sulh Di Mahkamah Syariah

Wilayah Persekutuan (MSWP) adalah projek yang memfokuskan gerak kerja

untuk mempercepatkan Pengurusan Kes Sulh dari 14 hari ke 1 jam bermula

daripada pengendorsan Perjanjian Penyelesaian sehingga Perintah Bersih

dikeluarkan.

Projek ini dilaksanakan di Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan Kuala

Lumpur, Putrajaya dan Labuan berkuatkuasa serentak pada 1 Mac 2016.

LAPORAN INOVASI

1. Tujuan Projek Inovasi

Majlis Sulh ialah satu majlis yang dipengerusikan oleh Pegawai Sulh dan

dihadiri oleh pihak-pihak yang bertikai untuk sesi rundingan bersama

secara damai, adil, sukarela dan tanpa melalui perbicaraan dalam

Mahkamah. Pada tahun 2015, sebanyak 409 daripada 563 pengeluaran

perintah kes Sulh melebihi tempoh 14 hari di MSWP.

Projek sistem e-F.O.S dibina bagi tujuan mempercepatkan Pengurusan

Kes Sulh dari 14 hari ke 1 jam bermula daripada Pengendorsan

Perjanjian Penyelesaian sehingga Perintah Kes Sulh dikeluarkan. Antara

objektif e-F.O.S adalah mempercepatkan penyerahan perintah kes sulh

kepada Pelanggan, memuaskan kehendak Pelanggan, meningkatkan

cara kerja yang lebih efisyen dan berkesan dan membantu meningkatkan

imej MSWP melalui penyampaian perkhidmatan yang lebih baik.

Perintah kes Sulh dapat diberikan kepada pelanggan pada hari yang

sama perjanjian penyelesaian ditandatangan oleh pihak-pihak. Pengguna

sistem e-F.O.S dapat menyediakan perintah dan diendors oleh Hakim

yang berbidang kuasa pada hari yang sama.

2. Proses Pelaksanaan Inovasi

Dalam merangka gerak kerja untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan,

MSWP telah mengadakan satu aktiviti yang dinamakan Aktiviti Fokus

Utama (KFA) bagi mengenalpasti isu-isu yang boleh ditambah baik dalam

MSWP melalui perbincangan, perbahasan, pembentangan, percambahan

fikiran dan rujukan kepada undang-undang yang melibatkan pelbagai

kategori jawatan di MSWP, Peguam Syarie yang beramal di Wilayah

Persekutuan dan Jabatan Bantuan Guaman.

Proses KFA tersebut dimulakan dengan mengenalpasti definisi, objektif,

skop, sasaran dan diakhiri dengan syor atau cadangan penyelesaian.

Hasil daripada KFA tersebut, MSWP telah mengenal pasti dua isu utama

bagi tujuan mempercepatkan Pengurusan Kes Sulh, iaitu seperti yang

berikut:

i) Dari 90 Hari Ke 20 Hari Bermula Daripada Pendaftaran Kes

Sehingga Pengendorsan Perjanjian Penyelesaian; dan

ii) Dari 14 Hari Ke 1 Jam Bermula Daripada Pengendorsan Perjanjian

Penyelesaian Sehingga Perintah Bersih Dikeluarkan.

MSWP bersetuju untuk menjadikan salah satu dari dua keputusan utama

dalam KFA tersebut untuk menjadi salah satu daripada projek inovasi

MSWP bagi tahun 2016. Tajuk yang dipilih adalah Penambahbaikan

Pengeluaran Perintah Kes Sulh Di Mahkamah Syariah Wilayah

Persekutuan Dari 14 Hari Ke 1 Jam Bermula Daripada Pengendorsan

Perjanjian Penyelesaian Sehingga Perintah Bersih Dikeluarkan.

Satu kumpulan telah ditubuhkan dan dinamakan sebagai Kumpulan

JAWHARI bagi melaksanakan projek inovasi tersebut. Kumpulan

JAWHARI adalah terdiri daripada 2 orang Fasilitator dan 12 orang ahli

serta dinaungi oleh YAA Ketua Hakim Syarie.

Kumpulan JAWHARI turut diamanahkan untuk menyertai semua aktiviti

berkaitan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) bagi tahun 2016. Kumpulan

JAWHARI telah menyertai 3 projek inovasi anjuran Perbadanan

Produktiviti Malaysia (MPC) dan 2 Anugerah Inovasi peringkat Jabatan

Perdana Menteri (JPM) serta 1 pameran sempena Hari Inovasi peringkat

JPM.

3. Proses Sebelum dan Selepas

Sebelum Projek:

Bagi projek inovasi yang bertajuk Penambahbaikan Pengeluaran Perintah

Kes Sulh Di MSWP, MSWP telah mengenalpasti punca kelewatan

pengeluaran perintah kes Sulh iaitu:

Bilangan Pembantu Dewan tidak mencukupi bagi membolehkan

perintah bersih dikeluarkan dalam masa 1 jam

Beban Tugas Yang Banyak.

Perjanjian penyelesaian Sulh dan terma perjanjian yang tidak selaras

yang tidak menepati kriteria perintah menyebabkan Pembantu Dewan

perlu membuat pindaan

Pengendorsan Perintah Yang Lambat

Gangguan Berkaitan Sistem E-Syariah Menyebabkan Perintah

Terpaksa Dijana Secara Manual

Selain itu, berdasarkan data yang diperolehi dari sistem e-syariah,

didapati sebanyak 409 pengeluaran perintah kes sulh telah melebihi

tempoh 14 hari dari tarikh pengendorsan di mahkamah seperti yang telah

ditetapkan dalam Arahan Amalan Mahkamah Syariah No 1 Tahun 2008

dan Prosedur Kerja Dokumen Kualiti PKU 05 MS ISO 9001:2008.

Sebelum projek inovasi ini dijalankan, Carta Alir Sulh menunjukkan

proses kerja pengeluaran perintah dilaksanakan oleh 16 orang Pembantu

Dewan Mahkamah yang bertanggungjawab untuk menguruskan semua

urusan berkaitan pengurusan fail-fail di Dewan Mahkamah termasuk juga

pengeluaran perintah bagi kes Sulh yang berjaya diselesaikan dalam

Majlis Sulh.

Selepas Projek:

MSWP telah membuat penambahbaikan terhadap perkara-perkara yang

dikenalpasti sebagai punca kelewatan pengeluaran perintah kes Sulh.

Penambahbaikan yang dibuat adalah seperti yang berikut:

Menyediakan templat perintah kes Sulh yang standard;

Penyelarasan terma perjanjian dan ayat perintah;

Senarai tugas di dalam fail meja Pembantu Sulh ditambah;

Pindaan kepada carta alir penyediaan draf perintah dan perintah

bersih dalam fail meja pembantu sulh; dan

Pindaan Proses Kerja Utama Sulh (PKU 10) MS ISO 9001:2008

dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan pada 31 Mei 2016 dan

telah disahkan oleh Ketua Hakim Syarie MSWP

Berdasarkan carta statistik pengeluaran perintah kes Sulh selepas projek

inovasi dilaksanakan, didapati 100% perintah kes Sulh di MSWP berjaya

dikeluarkan dalam tempoh 1 jam selepas pengendorsan perjanjian

penyelesaian dan tiada perintah kes Sulh dikeluarkan melebihi 1 hari

selepas pengendorsan perjanjian penyelesaian.

4. Elemen Penurunan Kuasa

Pada 19 November 2015, persetujuan diperolehi daripada YAA Datuk

Ketua Hakim Syarie MSWP untuk memilih tajuk projek iaitu

Penambahbaikan Pengeluaran Perintah Kes Sulh Di Mahkamah Syariah

Wilayah Persekutuan.

Pada 20 Mei 2016, surat arahan daripada YAA Datuk Ketua Hakim Syarie

MSWP dikeluarkan berkenaan penggunaan sistem e-F.O.S di Mahkamah

Syariah Wilayah-Wilayah Persekutuan.

5. Impak Inovasi terhadap Jabatan

Kejayaan pelaksanaan projek sistem e-F.O.S ini memberikan impak positif

dan membantu menjimatkan kos Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan.

a. Elemen Inovatif / Kreativiti

Pembangunan templat sistem e-F.O.S. iaitu satu templat khas bagi kes

Sulh yang dicipta bagi tujuan pengeluaran perintah bersih kes Sulh

yang seragam dan sistematik.

b. Elemen Keberkesanan

Berdasarkan carta statistik pengeluaran perintah kes Sulh selepas

projek inovasi dilaksanakan, didapati 100% perintah kes Sulh di MSWP

berjaya dikeluarkan dalam tempoh 1 jam selepas pengendorsan

perjanjian penyelesaian dan tiada perintah kes Sulh dikeluarkan

melebihi 1 hari selepas pengendorsan perjanjian penyelesaian.

c. Elemen Signifikan

Menjimatkan masa pengeluaran perintah dan memudahkan proses

pihak-pihak dalam memperolehi perintah kes yang berjaya

diselesaikan melalui Majlis Sulh dari tempoh 14 hari kepada 1 jam

bermula daripada pengendorsan perjanjian penyelesaian sehingga

perintah bersih dikeluarkan.

Inovasi ini juga membantu mencapai Objektif Kualiti MSWP, Objektif

KPI Menteri dan KPI Jabatan serta mencapai visi dan misi MSWP.

d. Elemen Relevan

Memberikan perkhidmatan yang terbaik dan pantas kepada pelanggan

Mahkamah dan meningkatkan imej MSWP kepada masyarakat.

6. Pengiktirafan diterima

i. Mini Konvensyen Team Excellence Wilayah Tengah 2016 anjuran Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) Tempat : Grand Dorsett, Subang Jaya, Selangor Tarikh : 26 April 2016 Anugerah : 1) Anugerah Emas 2) Anugerah ICC Muda Terbaik

ii. Konvensyen Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Peringkat Jabatan Perdana Menteri Tempat : Jabatan Perdana Menteri, Putrajaya Tarikh : 8 - 10 Ogos 2016 Anugerah : Johan

iii. Konvensyen Team Excellence Wilayah Timur 2016 anjuran Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) Tempat : Hotel Perdana, Kota Bharu, Kelantan Tarikh : 23 - 24 Ogos 2016 Anugerah : Anugerah Emas

iv. Konvensyen Team Excellence Peringkat Kebangsaan (Annual Productivity & Innovation Conference And Exposition (APIC)) 2016 anjuran Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) Tempat : Pusat Konvensyen Antarabangsa Putrajaya Tarikh : 25 - 27 Oktober 2016 Anugerah : Anugerah Emas 3 Bintang

v. Hari Inovasi dan Kecemerlangan JPM 2016 (HIK 2016) anjuran Jabatan Perdana Menteri Tempat : Dewan Sri Siantan, Kompleks Perbadanan Putrajaya Tarikh : 1 November 2016 Anugerah : Tempat Ketiga Pameran Terbaik

vi. Majlis Persada Inovasi Perkhidmatan Awam Tahun 2016 (mewakili Jabatan Perdana Menteri) Tempat : Ayer Keroh, Melaka Tarikh : 14 - 15 November 2016

7. Gambar-gambar berkaitan

8. Implikasi Kewangan (jika ada)

Keseluruhan penjimatan adalah berjumlah penjimatan RM401,343.40 setahun,

iaitu seperti yang berikut:

i. Penjimatan Kos Gaji Pembantu (LS19) Setahun - RM 382,432.50

ii. Penjimatan Kos Draf Perintah - 2,252 helai kertas bersamaan RM 63.00

iii. Penjimatan Kos Kertas Perintah - 1,689 helai kertas bersamaan

RM1,689.40

iv. Penjimatan masa 812.5 hari bersamaan 19,502.32 jam

v. Penjimatan emolumen Hakim Mahkamah Tinggi - RM 5,188.00

vi. Penjimatan emolumen Hakim Mahkamah Rendah - RM1,970.50

vii. Penjimatan kos pembangunan sistem RM10,000.00 .