laporan perlaksanaan dan pencapaian objektif...

LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT

JULAI - DISEMBER 2007 UNIT PROMOSI

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian

Catatan

1.0 Prosedur

Penerbitan Buletin Perpustakaan

Buletin Perpustakaan diterbitkan mengikut jangkamasa yang ditetapkan iaitu 3 bulan sekali atau 4 kali setahun (Januari-Mac, April-Jun, Julai-September dan Oktober-Disember)

Buletin telah dihasilkan sepenuhnya oleh P (P1) dan percetakan luar iaitu:

i. Jilid 18, Bil.1, Jan-Mac 2007 ii. Buletin Keluaran Khas

Pengisytiharan Dasar Akses Terbuka UTM (500 naskhah)

iii. Jilid 18, Bil.2, April-Jun 2007

iv. Jilid 18, Bil.3, Julai-September 2007

v. Jilid 18, Bil.4, Oktober - Disember 2007 (dalam proses diterbitkan)

Kelewatan keluaran Oktober– Disember 2007 adalah disebabkan penanggungjawab terlibat dalam urusan rasmi yang perlu diselesaikan dahulu. Sehingga laporan ini ditulis, draf buletin telah ditunjukkan kepada KKM dan dijangka siap pada awal Februari 2008.

Buletin PSZ pada tahun ini telah banyak memuatkan berita dan maklumat berhubung kemudahan dan perkhidmatan perpustakaan. Cadangan Penambahbaikan Memuatkan artikel yang menarik dengan penyertaan dari masyarakat kampus. Perubahan pada ‘layout’ yang lebih menarik juga perlu demi menggalakkan minat warga UTM membacanya. Penerbitannya juga diharap dapat dipercepatkan agar tumpuan kepada sasaran edaran dapat diberikan.


JULAI - DISEMBER 2007

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian

Catatan

2.0 Prosedur

Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan

Buku Panduan Perpustakaan (versi Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris) diterbitkan dalam bentuk cetak sebelum permulaan sesi baru pada setiap semester sementara objektif kualiti Buku Panduan Perpustakaan versi ‘online’ adalah memastikan maklumat terkini dapat diakses melalui portal PSZ.

Bagi tahun 2007, P(P1) telah membuat pembaharuan sedikit terhadap ‘layout’ dan ‘design’ dengan beberapa perubahan di mana sesuai. Penerbitan Buku Panduan selesai sepenuhnya dalam bulan Julai. Kini, kedua-dua versi buku panduan telah boleh diakses dari portal PSZ mulai Julai 2007.

Cadangan Penambahbaikan Buku Panduan yang lebih bentuk yang lebih menarik perlu diterbitkan demi imej dan nama PSZ.


JULAI - DISEMBER 2007

Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian

Catatan

3.0 Prosedur

Perkhidmatan Halaman Kandungan

(i) Memastikan proses

penghantaran Halaman

Kandungan kepada pemohon dibuat dalam masa 7 hari bekerja untuk jurnal bercetak dan jurnal atas talian bermula dari tarikh penerimaan jurnal bercetak di Buku Rekod Penerimaan Jurnal sehingga tarikh surat penghantaran Halaman Kandungan.

(ii) Memastikan

penghantaran judul jurnal memenuhi 80% permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun.

Laporan Julai – Disember 2007.

i) Penghantaran Halaman Kandungan kepada pemohon telah dibuat dalam masa kurang dari 7 hari bekerja.

ii) Jumlah keseluruhan

penghantaran Halaman Kandungan berjaya memenuhi lebih dari 80% permintaan pemohon setahun iaitu 92.3%.

Rujuk Lampiran I Rujuk Lampiran II

Cadangan Penambahbaikan 1.0 Soalselidik mengenai perkhidmatan ini kepada semua pemohon akan dibuat melalui kaedah ‘online’ dan cetak termasuk

keahlian korporat. 2.0 Kajian semula keperluan judul bagi perkhidmatan akan dibuat kepada semua penerima perkhidmatan ini bagi melihat

keperluan judul semasa.

Lampiran I

Bulan

Penerimaan

Jurnal Bercetak

Penghantaran

Halaman Kandungan

Bil. Hari

Memproses

Jumlah

Penghantaran

Format Jurnal

Julai

25.07.2007

30.07.2007

4 hari

2 hari

103

84

Bercetak

Atas talian

Ogos

22.08.2007

30.08.2007

5 hari

3 hari

50

85

Bercetak

Atas talian

September

20.09.2007

26.09.2007

5 hari

3 hari

64

93

Bercetak

Atas talian

Oktober

25.10.2007

30.10.2007

3 hari

3 hari

43

75

Bercetak

Atas talian

November

19.11.2007

22.11.2007

4 hari

2 hari

63

62

Bercetak

Atas talian

Disember

24.12.2007

28.12.2007

4 hari

2 hari

26

73

Bercetak

Atas talian

Jumlah

821

Lampiran II

Bulan

Format Jurnal

Jumlah Penghantaran

Januari-Jun Bercetak Atas talian

294 497

Julai-Disember Bercetak Atas talian

349 472

Jumlah Penghantaran Januari-Disember

2007

Bercetak & Atas talian

1612

Jumlah penghantaran yang sepatutnya

Januari-Disember 2007

Bercetak & Atas talian

1746

Jumlah peratus yang berjaya memenuhi permintaan pemohon Halaman Kandungan setahun dikira seperti berikut: Jumlah penghantaran Januari-Disember 2007 ________________________________________________________ X 100 Jumlah penghantaran yang sepatutnya Januari-Disember 2007 1612 ____ X 100 = 92.3% 1746


JULAI - DISEMBER 2007 UNIT RUNDING MAKLUMAT

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 4.0 Prosedur

Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Daripada PSZ Kepada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

5.0 Prosedur

Menguruskan Perkhidmatan Interlibrary Loan (ILL Kepada PSZ Daripada PSZ Cawangan dan Institusi Luar)

Memastikan bahan permohonan melalui ILL dibekalkan kepada pelanggan dalam tempoh yang ditetapkan. PSZ Cawangan Kuala Lumpur – 3 minggu dari tarikh permohonan. Institusi tempatan dan Singapura – 1 bulan dari tarikh permohonan. BLDSC dan luar- 2 bulan dari tarikh permohonan. Bahan akan dibekalkan dalam jangkamasa 5 hari bekerja bagi bahan yang berstatus available (ada di rak).

Laporan Julai – Disember 2007.

Tempoh Perolehan Bahan ILL

i) ILL Dari PSZ Cawangan KL.

< 3 minggu – 98%

> 3 minggu – 2%

ii) ILL Dari Institusi Tempatan dan

Singapura

< 1 bulan – 93%

> 1 bulan – 7%

iii) ILL Dari BLDSC

< 2 bulan – 100% Tempoh Pembekalan Bahan ILL ke Institusi Luar.

1 hingga 5 hari – 100%

-

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari PSZ Cawangan KL.

Hari

Bilangan

Peratus

< 3 minggu

51

98%

> 3 minggu

1

2%

Jumlah

52

100%

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari Institusi Tempatan dan Singapura.

Hari

Bilangan

Peratus

< 1 bulan

142

93%

> 1 bulan

10

7%

Jumlah

152

100%

Tempoh Proses Pembekalan Bahan ILL dari BLDSC

Hari

Bilangan

Peratus

< 2 bulan

13

100%

> 2 bulan

0

-

Jumlah

13

100%

Tempoh Pembekalan Bahan ILL Ke Institusi Luar

Hari

Bilangan

Peratus 1 34 9% 2 85 24% 3 26 7% 4 203 57% 5 10 3%

Jumlah 358 100% Cadangan Penambahbaikan : 1. ‘Proses ILL Online’ akan dimasukkan dalam skop prosedur.


JULAI – DISEMBER 2007

Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian

Catatan

6.0 Prosedur

Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan

i) Memastikan semua maklumbalas diakui penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas bagi aduan, dan penghargaan dalam masa 2 hari bekerja. ii) Memastikan tempoh tindakan edaran kepada Pustakawan tidak melebihi daripada tiga (3) hari bekerja.

Laporan Julai – Disember 2007. a) Borang Maklumbalas i) Objektif bagi perakuan penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas berjaya dicapai mengikut tempoh. ii) Tempoh edaran bagi semua maklumbalas berjaya dicapai di dalam tempoh Daripada 19 maklumbalas, 16 adalah kategori perkhidmatan, 2 merupakan kategori koleksi dan 1 adalah staf. Sebanyak 37 isu yang diterima iaitu aduan sebanyak 31 isu, cadangan 1 dan penghargaan sebanyak 5 isu. Laporan keseluruhan Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Borang Maklumbalas.

Rujuk Jadual 1 Rujuk Jadual 2 Rujuk Jadual 3 Rujuk Lampiran 1

Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian

Catatan

b) Maklumbalas melalui emel dan Modul Online Reference Desk i) Objektif bagi perakuan penerimaan serta melayan pertanyaan ringkas berjaya dicapai mengikut tempoh. ii) Tempoh edaran bagi semua maklumbalas berjaya dicapai di dalam tempoh 15 maklumbalas yang diterima. Sebanyak 2 isu yang diterima iaitu penghargaan sebanyak 14 isu dan cadangan sebanyak 1 isu. Laporan keseluruhan maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan Melalui Emel dan Modul Online Reference Desk

Rujuk Jadual 4 Rujuk Jadual 5 Rujuk Jadual 6 Rujuk Lampiran 2

Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian

Catatan

b) Maklumbalas melalui emel ( pertanyaan secara umum) Sebanyak 141 emel diterima diklasifikasi sebagai pertanyaan perpustakaan secara umum. Ianya dikategori sebagai maklumbalas perpustakaan disebabkan tertumpu kepada pertanyaan secara umum.

Maklumbalas yang diterima adalah melibatkan kategori perkhidmatan dan kemudahan (122), koleksi (13) dan lain-lain (6). Statistik bagi jumlah penerimaan emel yang diterima mengikut saluran yang disediakan.

Perincian Kategori Emel Mengenai Perpustakaan Secara Umum.

Rujuk Jadual 7 Rujuk Jadual 8 Rujuk Jadual 9

Prosedur

Objektif Kualiti

Pencapaian

Catatan

Cadangan Penambahbaikan Mulai 01 Februari 2008 tambahan bagi objektif kualiti iatu :

i) Memastikan status maklumbalas

diperolehi dalam masa 3 hari bekerja setelah borang diedarkan kepada jabatan berkenaan.

ii) Memastikan pelanggan diberi

maklumbalas 2 hari bekerja selepas menerima maklumbalas daripada jabatan berkenaan

BILANGAN HARI JUMLAH

1 Hari 18

2 Hari 1

Melebihi 2 hari -

JUMLAH 19

Jadual 1 : Perakuan Penerimaan Serta Melayan Pertanyaan Ringkas Mengikut Bilangan Hari

Bagi Borang Maklumbalas


1 Hari 17

2 Hari 2

3 Hari -

Melebihi 3 hari -

JUMLAH 19

Jadual 2 : Peredaran Borang Kepada Pustakawan Mengikut Bilangan Hari bagi Borang Maklumbalas

JENIS PERSOALAN KATEGORI

MAKLUMBALAS

BIL.

M/BALAS ADUAN

(a) CADANGAN

(b) PENGHARGAAN

(c)

JUMLAH

(a+b+c)

PERKHIDMATAN

DAN KEMUDAHAN

16 28 - 3 31

KOLEKSI 2 2 - 1 3

STAF 1 1 1 1 3

LAIN-LAIN - - - - -

JUMLAH 19 31 1 5 37

Jadual 3 : Bilangan Borang Maklumbalas Mengikut Kategori serta Aduan, Cadangan dan Penghargaan


1 Hari 14

2 Hari 1

Melebihi 2 hari -

JUMLAH 15

Jadual 4 : Perakuan Penerimaan Serta Melayan Pertanyaan Ringkas Mengikut

Bilangan Hari bagi Emel dan Modul Online Reference Desk


1 Hari 15

2 Hari -

3 Hari -

Melebihi 3 hari -

JUMLAH 15

Jadual 5: Peredaran emel Kepada Pustakawan Mengikut Bilangan Hari bagi Emel

dan Modul Online Reference Desk

JENIS PERSOALAN KATEGORI

MAKLUMBALAS

BIL.

M/BALAS ADUAN

(a) CADANGAN

(b) PENGHARGAAN

(c)

JUMLAH

(a+b+c)

PERKHIDMATAN &DAN KEMUDAHAN 13 - 1 12 13

KOLEKSI - - - - -

STAF 2 - - 2 2

LAIN-LAIN - - - - -

JUMLAH 15 - 1 14 15

Jadual 6 : Bilangan Maklumbalas Emel Mengikut Kategori serta Aduan , Cadangan dan Penghargaan

KATEGORI

JUMLAH EMEL

PERKHIDMATAN DAN KEMUDAHAN

122

KOLEKSI

13

LAIN-LAIN

6

STAF

0

JUMLAH

141

Jadual 7 : Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Kategori

SALURAN

JUMLAH EMEL

INFOLAN2 - PATRON FUNCTIONS (GeoWeb)

131

APLIKASI PERPUSTAKAAN ( Ask the Librarian)

1

EMEL UMUM (“PUBLIC EMAIL)

9

JUMLAH

141

Jadual 8 : Bilangan Maklumbalas Emel (Umum) Mengikut Saluran

Jadual 9 : Perincian Kategori Emel Mengenai Perpustakaan Secara Umum

Bil.

Perincian bagi Kategori

Jumlah

1.0

Kemaskini Rekod Patron

49

2.0

Pembaharuan

49

3.0

Tempahan

12

4.0

Koleksi : Pangkalan data atas talian, kertas peperiksaan dan buku

13

5.0

Bantuan pencarian maklumat pengguna

6

6.0

Dendaan

3

7.0

“Blocks” di rekod patron

3

8.0

Pemulangan

3

9.0

“History Patron”

1

10.0

Semak Harga Buku dan kehilangan buku

2

Jumlah Keseluruhan

141

Lampiran 1

MAKLUMBALAS PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN (PSZ 27.1 PIN.1/2002) JULAI HINGGA DISEMBER 2007.

BIL PERSOALAN JUMLAH PENGHARGAAN ADUAN CADANGAN TINDAKAN CATATAN 1.0

Perkhidmatan dan kemudahan

16

1.0. Pembelian Aplikasi ‘Endnote’ i) Keperluan penggunaan

‘Software Endnote’ penting untuk penyelidikan

ii) Berharap agar

dipercepatkan pembelian aplikasi tersebut kerana penting dalam penulisan masa kini

iii) Banyak Universiti di

dalam dan luar negeri telah menawarkan perkhidmatan ini kepada pelajar dan pekerja mereka.

1 a) Siasatan : Endnote Desktop Software ini akan diperolehi secara percuma dengan langganan pangkalan data Web of Science yang dijangkakan akan bermula selewat-lewatnya pada bulan September 2007. Untuk makluman ianya di dalam proses terakhir menunggu kelulusan daripada Kementerian Kewangan Malaysia b) Hasil Siasatan : Pada 19/07/07, vendor Web Of Science memberi pengesahan bahawa Endnote Desktop Software adalah termasuk di dalam pakej pembelian. Kelulusan daripada Kementerian Kewangan dijangka akan diperolehi dalam masa terdekat ini.

1. Endnote Desktop Software masih belum disediakan untuk pengguna. Walaubagaimanapun pangkalan Web of Science telah tersedia untuk pengguna mulai Oktober 2007. Link bagi judul ini telah diletakkan di portal PSZ. (No siri 1/2007 bertarikh 17 Julai 2007 yang diterima pada tarikh yang sama.


BIL PERSOALAN JUMLAH PENGHARGAAN ADUAN CADANGAN TINDAKAN CATATAN

2.0 Terima kasih atas perkhidmatan yang baik daripada PSZ.

2.0 Namun saya harap PSZ dapat memperbaiki dari aspek: i) Karpet di aras 3 – berbau. ii) Papan tanda (signage) perlu diseragamkan samada Bahasa Malaysia/ B. Inggeris sahaja. iii) Serikan suasana PSZ dengan ‘kehijauan’ @ pokok-pokok hijau. Harap dapatdipertimbangkan dan diambil tindakan.

2 a) Hasil Siasatan : i) Karpet berbau disebabkan bahan shampo yang digunakan oleh syarikat pencuci ii) Papan tanda perlu dimajukan kepada Jabatan Pengurusan Koleksi. iii) Permohonan telah dimajukan kepada Pejabat Harta Bina/ Pokok dibekalkan oleh jabatan berkenaan b) Pembetulan i) PE telah memaklumkan bulan Ogos 2007 kepada Pejabat Harta Bina untuk semakan semula bahan yang digunakan. 10 unit “air freshner” telah diletakkan di kawasan berkenaan pada September 2007. Masalah telah dapat dikurangi. Sehingga Oktober 2007 ianya telah dapat diatasi.

Perkara (i) telah selesai. Bagi perkara (ii) akan dilihat bagi tahun 2008 dan (iii) dicadangkan supaya PSZ membeli pokok yang bersesuaian dengan PSZ. (No siri 3/2007 bertarikh 23 Julai 2007 yang diterima pada tarikh yang sama.



3.0 . Library did not open on time say 8 am but I wait until 9.30 am the library still no open.Feel very disappointed.Hope no next time

ii) JPK perlu membuat permohonan bagi penggunaan bahasa yang seragam bagi ‘singage”. Permohonan telah dimajukan oleh PE kepada Unit Harta Bina serta dibangkitkan semasa Mesyuarat Semakan Pengurusan PSZ Bil.2/2007 pada Ogos 2007. Maklumbalas Pejabat Harta Bina adalah keutamaan bagi tahun 2007 untuk “signage” bagi UTM. iii) Maklumbalas masih belum diterima daripada Pejabat Harta Bina berkaitan permohonan bagi penambahan pokok hijau. Walaubagaimanapun PSZ bercadang akan membeli sendiri pokok yang bersesuaian. 3.0 Hasil siasatan a)Pihak PSZ telah menerima fax pada 23 Julai 2007 bagi aduan yang dikemukakan secara online melalui SSACD pada 22 Julai 2007.

Selesai. (No siri 4/2007 bertarikh 23 Julai 2007 yang diterima pada tarikh yang sama.



b)Pada 22 Julai 2007 (Ahad) PSZ dibuka sepertimana mengikut waktu perpustakaan iaitu pada jam 8.00 pagi hingga 5.00 petang. Ini dibuktikan dengan rekoh kehadiran staf, rekod pengambilan kunci di Unit Keselamatan dan rakaman cctv PSZ. c) Pada 21 Julai 2007 (Sabtu) PSZ ditutup sempena “Cuti Hol Almarhum Sultan Johor”. Makluman bagi penutupan telah dimaklumkan 2 minggu lebih awal iaitu pada 07 Julai 2007 di portal PSZ dan semua tempat makluman di dalam dan luar PSZ. d) Pihak PSZ juga telah memaklumkan penerimaan aduan melaui emel bertarikh 23 Julai 2007 dan memohon kerjasama untuk pihak pengadu memberi maklumat mengenai tarikh tepat insiden berlaku. Ini adalah kerana ianya tiada dinyatakan di dalam aduan.



e) Emel yang dihantar kepada [email protected] telah diikembalikan oleh sistem pada tarikh yang sama. f) Semakan dengan pihak CICT emel [email protected] daripada Fakulti Sains sepertimana yang tercatat di SSACD mendapati tiada penama emel di bawah nama berkenaan di UTM. g) Hasil siasatan PSZ telah dimajukan kepada Unit Pengurusan Kualiti melalui surat memaklumkan supaya ianya dikeluarkan daripada SSACD memandangkan PSZ dibuka pada tarikh berkenaan. Surat juga di”cc” untuk TNC(A). Pihak PSZ memandang serius perkara ini.



4.0 a) Saya bersyukur kerana boleh membaca surat khabar dengan percuma

4.0 Perkhidmatan ‘ sudut bacaan akhbar’ amat kurang memuaskan kerana lokasi di aras 2 : i) Tempat duduk tidak mencukupi ii) Jadi, pelajar

mengambil surat kahabar dan baca jauh daripada sudut bacaan akhbar.

iii) Perkara ini menjejaskan perkhidmatan bacaan akhbar apabila pelajar yang mereka ambil.

iv) Ada “si sellfish’ yang mengambil surat khabar pada satu masa, menyebabkan pihak lain tiada suratkhabar untuk dibaca langsung.

v) Ada ‘gang’ yang terdiri daripada lebih satu orang, apabila ambil suratkahbar jauh dari sudut bacaan, mereka menyembang di meja mereka, tetapi tidak

4.0 Saya berharap pihak librarian akan mengambil tindakan yang sewajarnya. Contoh : Mengubah sudut bacaan akhbar ke tempat lain. Eg dalam sebuah bilik tertutup, atau aras 3 seperti dahulu.

4.0 a) Siasatan: Lokasi sudut bacaan di aras 2 adalah bersifat sementara. Lokasi sudut bacaan akhbar dipindahkan dar Aras 3 ke Aras 2 pada 04 Julai 2007 untuk memberi laluan kepda pameran sempena pelancaran UTM IR pada 10 Julai 2007. Tempoh pameran tersebut akan dilanjutkan sehingga 31 Ogos 2007. Makluman kepada pengguna telah dihebahkan melalui notis mulai 4 Julai 2007 sehingga kini Papan Kenyataan, e-borad serta Portal PSZ (bahagian latest news)

Selesai. Sudut suratkhabar telah kembali ke lokasi asal di Aras 3 pada 3 September 2007. (No siri 5/2007 bertarikh 23 Julai 2007 yang diterima pada tarikh yang sama.



Membaca dan “menghargai” suratkhabar yang mereka ambil. Entah mereka betul-betul nak baca ke tak

b) Hasil Siasatan: i) Siasatan telah dilakukan pada 25 Julai 2007 jam 8.30 pagi. Didapati kapasiti tempat duduk agak terhad, terdapat 13 kerusi di kawasan sudut bacaan akhbar. ii) Notis “Sila letak semula suratkhabar di sini” sedia ada di rak suratkhabar. iii) Pihak PSZ melanggan 2 naskah suratkhabar berikut untuk kegunaan pengguna; i. Utusan Malaysia-2 naskah ii. Berita Harian-2 naskah iii.New Straits Times-2 naskah iv. Sin Chew Jit Poh-2 naskah v. Tamil Nesan- 2 naskah iv.The Star – 2 naskah c) Pembetulan : Sudut bacaan akhbar akan kembali ke tempat asal di Aras 3 setelah selesai pameran pada 31 Ogos 2007.



d) Pencegahan : Pencegahan jangka pendek : i) 11 kerusi telah ditambah di ruang sudut bacaan akhbar tersebut dan ruang tersebut telah diubahsuai untuk keselesaan pengguna. Ubahsuai kedudukan kerusi telah dilakukan pada 25 Julai 2007 jam 8.45 pagi. ii) Makluman untuk mendapatkan kerjasama pengguna akan diletakkan di tempat yang sesuai di kawasan sudut bacaan akhbar. Notis yang sedia ada akan dikemaskini dengan menggunakan warna dan tulisan yang besar dan jelas. iii) Label judul suratkhabar akan diletakkan di rak suratkhabar untuk memudahkan pengguna mengesan dan meletak semula ke tempatnya.



5.0 Received verbal complaints from students attending Library Skills Class of the unpleasant/smell/odor at the computer area Level 3 (near Media Counter). Immediate action needs to be taken as it may affect our patrons study comfort. Thanks.

iv) Pantauan dari semasa ke semasa akan dibuat di kawasan sudut bacaan akhbar untuk memastikan keselesaan pengguna. 5.0 Hasil Siasatan : i)Karpet berbau disebabkan bahan shampo yang digunakan oleh syarikat pencuci i) PE telah memaklumkan bulan Ogos 2007 kepada Pejabat Harta Bina untuk semakan semula bahan yang digunakan. 10 unit “air freshner” telah diletakkan di kawasan berkenaan pada September 2007. Masalah telah dapat dikurangi. Sehingga Oktober 2007 ianya telah dapat diatasi.

Selesai. (No siri 7/2007 bertarikh 26 Julai 2007 yang diterima pada 27 Julai 2007.



6.0 As a student we expect everytime we get into the library, there will be in smell of strech especially at the computer floor, 3rd floor. I expect some periodic maintenance especially an the carpet and chairs (cushion materials) like washing the carpets for the sake of comfort. Therefore, I hope that PSZ would look into this matter seriously 7.0 The Machine “Coca-Cola” is faulty & when I tried a few coins wasted & no return. Please take necessary actions to handle it. Thanks

6.0 Hasil Siasatan : i) Karpet berbau disebabkan bahan shampo yang digunakan oleh syarikat pencuci i) PE telah memaklumkan bulan Ogos 2007 kepada Pejabat Harta Bina untuk semakan semula bahan yang digunakan. 10 unit “air freshner” telah diletakkan di kawasan berkenaan pada September 2007. Masalah telah dapat dikurangi. Sehingga Oktober 2007 ianya telah dapat diatasi. 7.0 No feedback from the Executive officer regarding the matter. URM has called 4 times on September, October, and Dicember to PE on the status of the outstanding matter.

Selesai. (No siri 8/2007 bertarikh 15 August 2007 yang diterima pada 17 August 2007. Outstanding (No siri 9/2007 bertarikh 29 August 2007 yang diterima pada 30 August 2007.



8.0 The librarian on duty at the enquiry ounter is very friendly.I’m very comfortable using this library .It is a friendly library as far as I’m concerned.

8.0 The following is clearly displayed at the counter. “Patron are advised NOT to return items/books on the same borrowing day.” I believe ‘Patron” should be ‘Patrons’. This is an abvious subject – verd agreement problem. I hope the library will pay more attention to details. I remember correcting the label, “Tempat Meletak Beg” a few years agao and action was taken. 9.0 I would like to informing you from one month ago make problem for door and from one week ago maked problem for air condition in the room that is 24 hour. Please inform for solve this problem. Thank a lot.

8.0 a) Investigation : The feedback was found in the suggestion on 30 Oct 2007 – JPM b) Root cause : Typing error/human error c) Corrective Action : The word ‘patron’ has been changed to ‘patrons’ d) Preventive Action: All notices should be checked by the Head of Collection, Dept. before it is displayed on the notice board/counter. 9.0 a) Investigation : We have investigated the problems of 24 hours room on the 30 October 2007 b) Root cause : There are problems on the door and the air conditioner.

Completed. (No siri 11/2007 bertarikh 24 Oktober2007 yang diterima pada 30 Oktober 2007 Completed. The door and the air conditioner have been rectified. (No siri 12/2007 bertarikh 30 Oktober 2007 yang diterima pada 30 Oktober 2007



c) Corrective Action : SLK repot to Pejabat Hartabina have been done. Door have been repaired. I unit split air-conditioner unit is in good condition while the other is under maintenance. Report number of door is AK-16479-07. Report number of air-conditioner is JH-07159-07. d) Preventive Action We’ll check and monitor 24 hours room everyday to ensure the condition of the room is well maintained. The maintenance of air conditioner is still outstanding. The contractor has informed that due to undergraduate supply the rectification will take some time.

P(RM1) has called patron on 13 Nov 07 to update on the feedback received by financial, building safety and maintenance unit dated 12 Nov 07. Patrons email address was given during conversation ([email protected])



10. Most of PC in internet area will be shutted down automatically. Why? I’ve spent for almost an hours in front of PC to search about PSM info, then suddenly shuts down and restart back. Then all my data has gone!! We really frustrated!! This is my 4th time I face this kind of terrible experience. Really Bad!! Is There any observation from PSZ staff to look into it?? Pelase…help..me..! Time happened : 3.15pm, 30/10/07, PC. No : 3/17

10 a)Investigation : "Automatic updates" under the PC No: 3/17 (Complaint on 31 Oct 2007) and PC 3-06 (complaint on 06 Nov 2007) under "on" conditions. Due to the setting, the PCs will be shut down automatically. b) Root cause: Due to the above setting, the PCs will be shut down automatically. As for setting the usage hours, PSZ has not set limitation on usage hours of Internet PCs. Random checking has been made on 31 Oct 2007 under few internet PCs and as a result PCs which have "on" setting under "Automatic updates"will shut down automatically. c) Correction Action. i) Automation Development Department has rectified "Automatic updates" under the PC No: 3/17 (Complaint on 31 Oct 2007 via customer feedback form Series No;13/07) on 31 Oct 2007 and

Completed. (No siri 13/2007 bertarikh 30 Oktober 2007 yang diterima pada 30 Oktober 2007



PC 3-06. The setting has been changed to "off" and after testing the PCs (No: 3/17 and PC 3-06), are now running smoothly. ii) For immediate action starting 02 Nov 2007, all Internet , Infolan2 and assignment PCs's at Level 3 will be checked by the technician from Department of Automation Development to rectify the setting under "automatic update". iii) Until 13 Nov 2007, 168 PCs have been checked and the project is still in progress. d) Preventive Action After the project completed, Department of Automation Development will conduct annual maintenance project for all PCs in PSZ during semester break which will start from 26 Nov until December



11.0 Terima kasih atas layanan yang cemerlang dab berbudi bahasa dari PSZ, UTM. Program Tunas Pendidikan Pencegahan Dadah berjaya dijalankan di PSZ. Terima kasih atas bahan (maklumat) yang diberikan oleh PSZ. Kekalkan prestasi yang cemerlang demi kekuatan organisasi.

12.0 Hi dear responsible, I want to inform you that during 11 month that I stay here I saw a lot of problem in this library that I want totally your services is not high quality that you write above. Now I want to tell please solve the problem for 24 room that the door need to

12.0 a) Investigation : i) Investigated of the problem on door & light was conducted on 12th November. ii) Computer specification – Pentium III

Selesai. (No siri 14/2007 bertarikh 30 Oktober 2007 yang diterima pada 30 Oktober 2007 Completed. (No siri 15/2007 bertarikh 09 November 2007 yang diterima pada 11 November 2007



lubricant and that lamp make noise place and we don’t have enough desk for study. Always we have problem or internet and the computer is so old and always hanging. I’m not statisfied from your service and I hope you understand me.

b) Corrective Action: i) PKP reported the problems to Pej. Hartabina under SLK report. Report number of door is AK-17006-07 and for light is ED-14719-07 the copies of report are attached. ii) Activities conducted by JBA are maintenance of the PC’s for longer usage., update patches for OS (Windows), antivirus, Installation on selected for software for the PC, segragate PC’S to 3 categories (Internet, INFOLAN2 and Assignment). JBA will request 300 PC’s from CICT to replace the existing PC’S –2007 iii) JPK has provided additional 6 carrels and 6 chairs at 24 study room for study purpose. b) Preventive Action: The problem of the light have been repaired on 13/11/07 and the door on 21/11/07.



13.0 a)There is no soap in toilets in 5th level. b)There is no lamps in toilets in 5th level c)The PC’s are very old and working with them is very hard because the speed is very slow. d) There is no aircond in 24 hours Library e) This is international university, but in library nothing is like international university. It is shameful that in UTM there is no soap in toilets or having these old PC’s

13 a) Investigation: i) We have already investigated the problems of soap, lamp and air-conditioner on 12th November (Tuesday) ii) Computer specification for PC is Pentium III b) Root Cause : i)Light at toilet always trip because of maintenance work (lights changing) at level 5. Due to the activity, it has an effect of light tripping. ii) Activities conducted by JBA are maintenance of the PC’s for longer usage., update patches for OS (Windows), antivirus, Installation on selected for software for the PC, segragate PC’S to 3 categories (Internet, INFOLAN2 and Assignment). JBA will request 300 PC’s from CICT to replace the existing PC’S –2007

Completed. (No siri 16/2007 bertarikh 11 November 2007 yang diterima pada 12 November 2007



c) Corrective Action Report to Pej. Hartabina have been done about the problem of no lights in toilet and also air-conditioner problem. For your information, we reported the problem of air conditioner on 1/11/07.The maintenance work have been delay because of contractor need to prepare the spare part of air-conditioner. Regarding the soap, the cleaner contactor have a schedule to refill the soap twice a week. d) Preventive Action : Air conditioner have been repaired totally on 17/11/07. We have discussed with cleaner contractor about the schedule of soap refill. The times of refill will be increased to three times per week. Lights also have been repaired. The trips problem will be reduced when the maintenance activity at level 5 completed.



14.Terdapat bekas makanan nasi beriani di atas meja aras 4 sebelah FAB (kerusi tinggi/lembut) pada 15/11/07 jam 9.00 pagi. Sebelah tangga ia telah mengundang serangga perosak di kawasan berkenaan. Laporan diterima dari staf pembersihan pada 16/11/07 jam 12.00 tengahari.

14 a)Hasil siasatan : Hasil siasatan terhadap staf USK mendapati tiada staf USK/JPK yang terlibat membawa makanan di tempat bacaan pelajar. b) Pencegahan : i)Mengendalikan rondaan secara berkala.Laporan rondaan oleh staf yang bertanggungjawab akan dilaporkan kepada Pembantu Kanan yang bertugas (Kump.Floating)/KPK ii) Meminta pihak PKP memaklumkan kepada pekerja kontrak samada staf yang membuat pembersihan dan pekerja membaiki bangunan mematuhi arahan tidak makanan/minum di dalam Perpustakaan.

Selesai. (No siri 17/2007 bertarikh 16 November 2007 yang diterima pada hari yang sama.



15.0 Dear sir, We will appreciate if you make all the plug which existed at second floor working by power. Because we like studying through our computers and used electronic dictionary which existed in it. In addition the second floor is considered the best for us to studying quietly. As I would to inform you that I am here to studying in PhD. My Regards

a) Investigation : The maintenance of the electrical work is under the responsibility of Pejabat Hartabina and the appointed contactor Zulaz Engineering Sdn Bhd b) Corrective Action : i) PKP have reported to Pejabat Hartabina on 22 November 2007 to check all plug pointss at level 2. ii) Zulaz’s contractor have checked all plug points at level 2 on 28/11/2007. There are five plug points which have no supply and have been rectified.

Selesai. (No siri 18/2007 bertarikh 19 November 2007 yang diterima pada 20 November 2007.



16.0 Hi dear responsible, I want to inform you that we have a lot of problem in the library that I think there is nobody to lesson or request very good. Now I want to inform you about the air condition in the library. Sometimes wheather is so cold and sometimes is hot but what can we do? Nothing because the center of air condition fundamental have problem and you adjust temperature in the standard. What we can do? Nothing because your answer will was, we can’t adjust temperature and with this manner you should spend a lot of electrical or any fuel without a good condition. I hope any responsible solve our problem

16. a) Investigation : PKP have checked the temperature of air conditioner in PSZ. Due to the centralized air conditioner, the problem in controlling the temperature for this library cannot be applicable. b) Corrective action: For the case, PKP has reported to Director of, Pejabat Hartabina to take immediate action on the matter. The reference number of that letter is UTM.04/11.17/4 Jld. 15 (71) c) Corrective Action Pejabat Hartabina will take action soonest possible. PKP will monitor the maintenance work and make sure the library is comfortable for users.

Selesai. (No siri 19/2007 bertarikh 19 November 2007 yang diterima pada 20 November 2007.



Staf

1

1.0 Pihak patron telah memberi maklumbalas pada emel bertarikh 29 Julai 2007. Terima kasih di atas maklumbalas daripada pihak PSZ.Ini menunjukkan PSZ tidak memperkecilkan aduan atau memandang ringan masalah para pelajar.Oleh kerana pihak saya adalah merupakan pelanggan PSZ saban hari dan merupakan rumah kedua saya.Saya sangat harap feedback yang positif daripada pihak PSZ. Terima kasih kerana servis yang baik.

1.0 Pekerja-pekerja di PSZ yang bertugas untuk menyusun buku pada rak-rak di tingkat 4,5 menyusun buku dengan kasar dan menghentak-hentakkan buku sehingga menghasilkan bunyi bising dan menganggu ketenteraman

1.0 a.Diharap pada masa akan datang tidak akan berulang.Saya akan memantau ke atas feedback yang pihak anda berikan samada masih berlaku lagi .

1.0 a) Siasatan : Bunyi ‘hentakan’ adalah terhasil dari aktiviti penyisihan buku di rak (sorting shelve) yang dilaksanakan setiap hari dari Isnin – Jumaat (7.30 pagi – 4.00 petang), kecuali Sabtu, Ahad & Malam b) Hasil Siasatan : Aktiviti pengasingan dilakukan di rak besi dengan pantas dan ramai staf terlibat (10 orang) setiap aras (4/5). Aktiviti ini menghasilkan bunyi seperti ‘hentakan’. c) Pembetulan : Mengasingkan buku cara ‘meletakkan’ bukan ‘membaling’. d) Pencegahan : Menyediakan kemudahan seperti mesin pengasingan di rak (sorting machine) di kawasan rak yang kerap dipinjam.

Selesai. (No siri 1/2007 bertarikh 23 Julai 2007 yang diterima pada tarikh yang sama.



Koleksi

2

1.0 Buku terbitan

Malaysia kurang dibeli. Banyak buku dari luar. Banyak lagi terbitan buku Malaysia yang ilmiah yg boleh dibeli di PSZ.Kita perlu sokong intelek tempatan untuk memberi peluang ilmu & teknologi kita diperkembangkan. ”BELILAH BUKU KITA LEBIH BANYAK” Terima kasih PSZ

1.0 a) Siasatan : Borang telah dimasukkan ke dalam peti aduan dan diambil oleh staf URM pada 24/07/07. P(RM1) telah menelefon pada jam 8.30 pagi untuk dapatkan maklumat terkini namun patron memaklumkan koleksi di PSZ banyak di dalam Bahasa Inggeris. b) Hasil Siasatan i)Terima kasih di atas cadangan tersebut, sebenarnya pihak PSZ tidak pernah meminggirkan buku ilmiah terbitan tempatan. Untuk makluman saudara, pembelian buku di PSZ adalah melalui cadangan staf akademik mengikut bidang yang ditawarkan oleh UTM dan bidang teras UTM adalah sains dan teknologi. Oleh itu,

Selesai. (No siri 6/2007 tiada bertarikh tetapi dikeluarkan dari peti cadangan pada 24 Julai 2007.



2.0 PSZ memberi perkhidmatan yang professional kerana masih buka pada waktu malam semasa bulan Ramadhan berbanding dengan CICT yang langsung tak buka pada waktu malam.

2.0 Susah nak cari buku sebagai contoh, buku call number LB17.A23 1987 adalah status available, tapi tidak ada di rak buku

kebanyakkan buku bidang sains dan teknologi tidak banyak diterbitkan oelh penerbit antarabangsa seperti McGraw Hill, Pearson Education, Ashgate dan lain-lain. Manakaln penerbit tempatan seperti Venton Publishing menerbitkan buku bidang sains komputer dan Bahasa Malaysia. Walaubagaimanapun buku rujukan am serta buku bidang sains social yang terdapat di pasaran tempatan (terbitan tempatan) masih terus dibeli terutamanya mendapat cadangan daripada fakulti. 2.0 a) Siasatan : Semakan di INFOLAN2 mendapati bahan berstatus ‘available’ dan mempunyai 1 naskah milik PSZSKD.

Selesai. (No siri 10/2007 bertarikh 18 Sept 2007 diterima pada 19 Sept 2007.



b) Hasil Siasatan : Staf URM telah menyemak rak bagi ‘call number’ berkaitan dan berjaya mengesan bahan ini. Bahan telah diserahkan kepada pengguna pada 19/09/07. Pengguna telah dimaklumkan melalui panggilan telefon dan telah berjumpa P(RM1) pada tarikh yang sama.Penerangan mengenai tindakan pihak PSZ bagi menangani masalah bahan tiada dapat dikesan dirak telah diperincikan. Selain itu pengguna turut dimaklumkan mengenai tindakan yang boleh diambil oleh pengguna sekiranya menghadapi masalah yang sama.

Lampiran 2

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN RUJUKAN MELALUI EMEL DAN MODUL ONLINE REFERENCE DESK

DARI JULAI HINGGA DISEMBER 2007


Perkhidmatan dan Kemudahan

13

1.0.Sistem Pengurusan yang baik. Pada pandangan saya,kualiti perkhidmatan di PSZ adalah excellent. Tahniah pada PSZ Patron :En Shafudin Emel” [email protected] 2.0 Thank you for showing me that it has actually been processed. My apology for my anxious and persistent query. It’s just that it has been 2 months of waiting and I am hoping I can have it soon for my thesis write up. Thank you. Patron: Goh Siao Yen Emel:[email protected]

a) Pihak ILL iaitu Cik Zaimah telah memaklumkan status bahawa permohonan telah dihantar ke BATC pada 24 Julai 2007 kepada staf pada 24 Julai 2007. 2 a) Pertanyaan cadangan belian yang diterima oleh En Mohd Fuad semasa bertugas di MPP pada 27 Julai 2007. b) Penyelaras MPP telah majukan emel kepada Pn Haslina Hussin untuk tindakan pada 28 Julai 2007. c) Pada 30 Julai 2007 patron telah diemel oleh Pn Haslina Hussin dengan status terkini cadangan belian.

Selesai. No siri : PE04/2007 bertarikh 25 Julai 2007 yang diterima pada hari yang sama. Selesai. No siri : PE05/2007 bertarikh 27 Julai 2007 yang diterima pada 28 Julai 2007.

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN RUJUKAN MELALUI EMEL DAN MODUL ONLINE REFERENCE DESK DARI JULAI HINGGA DISEMBER 2007


3.0 Thank you so much for your assistance.I appreciate it. The best that I received from universities in Malaysia. Patron : Foo Lee Hoon Ruth Emel:[email protected]

3a) JPM menerima emel pada 13 April 2007 bagi permohonan pelajar dari University of Manchester, UK untuk melakukan rujukan di PSZ. b) Maklumat umum seperti akses ke UTM bagi pengangkutan awam dan penginapan di JB telah diemel kepada pelajar oleh Cik Haslina Othman pada tarikh yang sama. c) Pada 9 Ogos 2007, pelajar telah datang ke PSZ untuk rujukan. d) Bahan yang dirujuk adalah terdiri daripada 4 tesis UTM PHD yang tiada dapat dikesan di Bilik Rujuk Tesis.

Selesai. No siri : PE06/2007 bertarikh 10 Ogos 2007 yang diterima pada hari yang sama.



4.0 Thank you for your email. Patron: Prof Ir Dr Siti Hamisah Tapsir Emel:[email protected]

e) Staf URM telah berjaya mengesan 3 daripada judul bercetak. Unit Media dan UPDD telah membantu di dalam rujukan kepada MFL dan IR bagi judul yang tiada dapat dikesan. f) Naskah keempat telah berjaya dikesan oleh staf URM walaubagaimanapun patron telah selesai merujuk MFL dan IR. 4a) Permohonan artikel telah dimajukan kepada JPM pada 09 Ogos 2007. b) Artikel berkenaan telah diemel kepada TNC(A) pada 15 Ogos 2007.




5.0. TQ for the excellent service.Keep up the good job. Patron: PM Dr Mohamad Noh Ahmad Emel:[email protected] 6.0. Saya bagi pihak rakan-rakan mengucapkan berbanyak terima kasih kerana sudi membantu kami dalam melaksanakan tugasan bagi subjek SHL 4203 (seliaan PM Khairi Izwan) berkaitan perkhidmatan di MPP. Kerjasama cik amat kami hargai. Patron: Siti Hajar Mohamed Husin [email protected]

5a) Permohonan artikel telah dimajukan semasa Cik Haslina Othman bertugas di Hari Bertemu Pelanggan FKE bertarikh 14 Ogos 2007. b) Artikel yang diperlukan telah diemel kepada staf pada 15 Ogos 2007. 6 a) Satu kumpulan pelajar terdiri daripada 3 orang telah mengadakan temubual bagi kajian yang dijalankan. Cik Haslina Othman mengendalikan temubual dan keperluan maklumat bagi kajian ini.

Selesai. No siri : PE08/2007 bertarikh 15 Ogos 2007 yang diterima pada hari yang sama. Selesai. No siri : PE09/2007 bertarikh 15 Ogos 2007 yang diterima pada hari yang sama.



7.0 Thank you for your speedy reply. Now I realize that PSZ is a world class library. I studied in the USA and know exactly how they work.Our library is much more faster than theirs.Hopefully this excellent performance will be a consistent performance if not better. Patron: Dr Hamdan Said Emel:[email protected]

7a) Pihak Pn Kamariah Mohamed Jong menerima emel pertanyaan daripada staf pada 17 Ogos 2007 bagi “inputing” di IR dan “publication and citation” b) Maklumbalas emel berkaitan IR telah dimajukan oleh UPDD pada tarikh yang sama. Bagi pertanyaan “publication and citation” dimajukan kepada Pn Siti Nisrin. c) Maklumbalas pada 17 Ogos 2007 telah dimajukan kepada staf oleh Pn Siti Nisrin dengan memaklumkan pihaj JSP membantu memasukkan maklumat secara manual. Walaubagaimanapun staf dimaklumkan untuk memajukan artikel penulisan kepada En Yahya Pakih bagi tujuan ini.




8.0 Terima kasih banyak-banyak atas maklumat yang diberikan. Kami akan buat yang terbaik dalam tugasan ini. Kami sudah menyampaikan salam cik kepada pensyarah kami, Pn Nor Azura. Terima kasih banyak-banyak. Patron: Noor Faezah Mohamed . Emel:[email protected] 9.0 Terima kasih di atas makluman yang diberikan. Saya sangat menghargai bantuan daripada pihak PSZ. Patron: Goh Siao Yen Emel:[email protected]

8a) Satu kumpulan pelajar UiTM, Shah Alam telah mengadakan temubual bagi kajian yang dijalankan. Cik Haslina Othman mengendalikan temubual dan keperluan maklumat bagi kajian ini. 9a) Pengguna telah dimaklumkan melalui emel oleh Unit Runding Maklumat bahawa permohonan melalui Borang hijau bagi bahan segera QA372.C72 1994 r telah siap dan boleh diambil di kaunter sirkulasi. b. Patron telah emel kepada En Abd Rahman (URM) pada 20 Ogos 2007 memaklumkan telah mengambil judul bagi jilid

Selesai. No siri : PE11 /2007 bertarikh 30 Ogos 2007 yang diterima pada hari yang sama. Selesai. No siri : PE12/2007 bertarikh 31 Ogos 2007 yang diterima pada hari yang sama.



c. Beliau bertanya mengenai judul yang sama bagi jilid ke 2 di mana koleksi yang sediada di PSZ adalah jilid ke 3 (sudah lama) sementara jilid 1 yang sedang dipinjam oleh beliau. d. URM (Cik Haslina) telah emel kepada Unit Perolehan (Pn Zaleha) pada 20 Ogos 2007 memajukan keperluan patron dan mohon untuk semakan sekiranya terdapat pesanan yang telah dibuat oleh staf akademik. Sekiranya tiada dicadangkan untuk cadangan belian bagi jilid ke 2. e. Pn Zaleha telah memberi maklumbalas mengenai status terkini bagi jilid ke2 di mana pembelian telah dimajukan serentak dengan jilid 1 tetapi pihak pembekal



10. Saya ingin mencadangkan supaya pihak PSZ mengadakan satu sistem di mana selepas sesuatu pinjaman buku/bahan di PSZ dilakukan dan dalam tempoh seminggu/3 hari sebelum tarikh pulang, PSZ memberi peringatan kepada peminjam tentang arahan pemulangan atau arahan ‘renew’ melalui email dan seterusnya melalui surat (automatik). Dalam hal ini, berkemungkinan Kakitangan akademik yang mendapat kemudahan pinjaman bahan dari PSZ bagi sesetengahnya dalam tempoh 3 bulan, maka beliau mungkin tidak sedar atau mungkin lupa akan tarikh pulang bahan dan demikian menyebabkan kos kepada pinjaman berkenaan

berjaya membekalkan jilid 1. Unit Buku telah membuat ‘followup” bagi jilid ke 2. Sebarang status terkini akan dimaklumkan kepada pengguna. 10 a) Pihak KPK meminta En Nordin untuk mengemaskini emel patron dan meminta memberi maklumbalas bahawa PSZ menghantar peringatan melalui emel. b) En Nordin telah memberi maklumbalas melalui emel pada 09 Oktober 2007 kepada patron. Makluman mengenai sistem peringatan yang dihantar secara emel mengikut tempoh yang ditetapkan juga turut dimaklumkan kepada pengguna.




11. Thank you so much. Really appreciate it. Patron: Prof Ir Dr Siti Hamisah Tapsir Emel:[email protected] 12. Terima kasih di atas layanan mesra di dalam talian telefon sebentar tadi. Berikut merupakan butiran diri saya bagi memohon peminjaman/ booking bagi buku “Action Plan for IELTS self-study

sama ada dari segi kewangan atau kegagalan peminjam lain hendakkan bahan berkenaan. Jikalau sistem ini ada dilaksanakan di PSZ tanpa saya ketahui, suka saya memohon supaya nama saya dimasukkan di dalam sistem berkenaan. Patron: Pn Npraini Abdul Talib Emel:[email protected]

11a) Permohonan maklumat telah dimajukan kepada JPM pada 07 November 2007. b) Artikel “Malaysia is 21st most competitive” telah diemel kepada TNC(A) pada tarikh yang sama 12 a) Staf telah menelefon ke MPP bagi mendapatkan maklumat mengenai buku bagi judul berkaitan. Beliau memaklumkan amat memerlukan judul berkenaan yang berstatus “available” tetapi memohon kerjasama

Selesai. No siri : PE15/2007 bertarikh 07 November 2007 yang diterima pada hari yang sama. Selesai. No siri : PE17/2007 bertarikh 19 November 2007 yang diterima pada hari yang

ANALISIS MAKLUMBALAS PERPUSTAKAAN PERTANYAAN RUJUKAN MELALUI EMEL DAN MODUL ONLINE REFERENCE DESK

DARI JULAI HINGGA DISEMBER 2007


pack general training module”. Segala kerjasama daripada pihak saudari sya dahului dengan ucapan terima kasih. Patron: En. Shaparas Daliman Emel:[email protected] 13. Thank you so much for your help. I really appreciate it.

PSZ untuk melakukan pencarian dan meletakkan di MPP. Beliau akan mengambil judul berkenaan dan meminjam pada waktu rehat di antara 1.00 hingga 2.00 petang. b) Bahan telah diletakkan di MPP setelah dilakukan pencarian oleh En Abd Rahman dan telah dipinjam oleh staf akademik 13 a) Patron telah emel kepada PKP pada 21 Disember 2007 memaklum buku beliau akan tamat pada hari yang sama.Walaubagaimanapun beliau tiada berjaya melakukan pembaharuan secara atas talian. b) En. Khalid Yusof telah memberi maklumbalas melalui emel pada 27 Disember 2007 bahawa bahan telah dilakukan proses pembaharuan dan tarikh tamat adalah 10 Januari 2008. Ini adalah pembaharuan yang terakhir dan patron dimaklumkan supaya memulangkannya di kaunter.

sama. Selesai. No siri : PE18/2007 bertarikh 26 November 2007 yang diterima pada 21 November 2007.



Staf

2

1.0 Good job to all library staff.

2.0 I‘ve mentioned this to En Yahya before, I’ll say it again directly to you. Thank you for your hardwark and excellent effort at the PSZ. I personally see thay En Effendy and En Yahya stand out in terms of hardwork and excellent effort in many things that you do at PSZ, although many of the staff are doing a great job too. I’m saying thank you because we students are the beneficiaries. I hope one day you and En Yahya will be given due recognition, increment or promotion. Come to think of it, I may write down in my commendation of the staff at UTM if the feedback form is available.

a) En Noor Effendy menerima soalan rujukan melalui emel pada tarikh 10 November 2007 berkaitan NSTP online. b) Maklumbalas bagi NSTP online melalui emel bertarikh 12 November 2007 kepada patron. c)Patron memberi maklumbalas melalui emel pada 12 November 2007.

Selesai. No siri : PE13/2007 bertarikh 28 Sept 2007 yang diterima padatarikh yang sama. Selesai. No siri : PE16/2007 bertarikh 10 November 2007 yang diterima padatarikh yang sama.


JULAI - DISEMBER 2007 UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT

Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan

7.0 Prosedur

Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat

Memastikan maklumbalas pelajar yang menghadiri kelas kemahiran mencapai 50% tahap kepuasan.

Laporan Julai – Disember 2007. a) Tahap kepuasan pelajar terhadap

kelas kemahiran asas adalah seperti

berikut:

i) Kelas Kemahiran Asas: 58.8%

ii) Kelas Kemahiran Lanjutan: 60.8%

iii) UQP1211:Asas Kemahiran Pencarian

Maklumat: 69.3%

b) Tahap kepuasan pelajar terhadap

fasilitator kelas kemahiran adalah

seperti berikut:

i) Kelas Kemahiran Asas: 57%

ii) Kelas Kemahiran Lanjutan: 79.7%

iii) UQP1211:Asas Kemahiran Pencarian

Maklumat: 90.6%

Laporan terperinci adalah seperti di Lampiran 1.

Cadangan Penambahbaikan :

1. Semua modul kelas kemahiran akan dikaji semula mengikut perkembangan semasa.

Lampiran 1

Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat Kajian dibuat berdasarkan borang penilaian yang diedarkan kepada pelajar yang menghadiri kelas kemahiran asas dan kelas

kemahiran lanjutan dari Julai – Disember 2007.

Analisis data dilaksanakan dengan menggunakan kaedah analisis deskriptif. Dalam kaedah ini, skor yang diberikan oleh pelajar

untuk Soalan 1 hingga Soalan 5 dalam borang penilaian akan dijumlahkan. Jumlah skor ini akan dikategorikan kepada tiga

tahap kepuasan, iaitu Rendah, Sederhana dan Tinggi seperti di Jadual 1.

Jadual 1: Kategori Jumlah Skor

Jumlah Skor Tahap 5 hingga 12 Rendah 13 hingga 20 Sederhana 21 hingga 28 Tinggi

Kelas Kemahiran Asas

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas kemahiran asas adalah seperti di Jadual 2.

Jadual 2: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Asas Tahap Kekerapan

( n = 1760 ) Peratus (%)

Rendah 18 1.0 Sederhana 1035 58.8

Tinggi 707 40.2 Jumlah 1760 100

Min : 20.23 Minimum : 5 Sisihan Piawai : 2.741 Maksimum: 25 Jadual 2 menunjukkan 58.8% (1035 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Asas yang

dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap sederhana. Hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 1% (18 orang pelajar) mempunyai

tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Asas yang mereka ikuti.

Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas adalah pada tahap sederhana tinggi di

mana purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 20.2 dan sisihan piawaian ialah

2.7.

Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah diberikan oleh pelajar. Jadual di atas menunjukkan

jumlah skor terendah adalah 5 manakala jumlah skor yang tertinggi adalah 25, iaitu menyamai jumlah skor yang

sebenar. Ini memberi gambaran positif mengenai tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Asas yang

dianjurkan.

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5. Jadual 3: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan

1 (sangat tidak

setuju)

2 (tidak setuju)

3 (tiada

pendapat)

4 (setuju)

5 (sangat setuju)

Jumlah

1. Selepas menghadiri kelas kemahiran, saya yakin boleh menggunakan kemudahan perpustakaan dengan lebih baik.

6

(0.3%)

38

(2.2%)

232

(13.2%)

1113

(63.2%)

371

(21.1%)

1760

(100%)

44 (2.5%) 1484 (84.3%) 2. Isi kandungan modul kelas kemahiran menepati kehendak saya.

8

(0.5%)

33

(1.9%)

373

(21.2%)

1013

(57.6%)

333

(18.9%)

1760

(100%) 41 (3.4%) 1346 (76.5%) 3. Peralatan media/audio visual adalah jelas dan tiada gangguan teknikal.

15

(0.9%)

60

(3.4%)

354

(20.1%)

836

(47.5%)

495

(28.1%)

1760

(100%) 75 (4.3%) 1331 (75.6%) 4. Bilik yang disediakan sesuai sebagai tempat pembelajaran.

7

(0.4%)

37

(2.1%)

157

(8.9%)

899

(51.1%)

660

(37.5%)

1760

(100%) 44 (2.5%) 1559 (88.6%) 5. Pada pendapat saya, kelas kemahiran ini adalah berkesan.

9 (0.5)

31 (1.8%)

272 (15.5%)

975 (55.4%)

473 (26.9%)

1760 (100%)

40 (3.3%) 1448 (82.3%) Jadual 3 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran asas. Dari analisa yang dibuat peratus pelajar yang berpuas hati dengan kelas kemahiran asas yang diadakan adalah tinggi.

Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 4 (setuju) dan 5 (sangat setuju) melebihi 70%.

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas

Lima (5) soalan dalam borang penilaian membenarkan pelajar menilai fasilitator yang memberi taklimat dalam kelas

kemahiran tersebut. Untuk menganalisis data ini, satu jadual ‘cross tabulation’ diwujudkan. Jadual ini mengandungi

initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5.Jumlah skor dikategorikan kepada

3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi.

Jadual 4: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Asas

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator Fasilitator 1

(rendah) 2

(sederhana) 3

(tinggi)

Jumlah pelajar

HZ 0 23 46 69 HS 1 69 48 118 HH 1 48 45 94 HN 1 26 64 91 HO 0 18 18 36 JA 0 20 54 74 JI 0 30 17 47

KMJ 0 28 24 52 KY 0 23 50 73

MFMY 0 0 0 0 MN 1 11 3 15

MRK 2 50 66 118 MMY 0 16 25 41 NAS 1 18 04 59 NEH 2 47 35 84 NAM 1 29 42 72

NHDK 1 50 94 145 NY 0 37 30 67 NS 0 12 52 64 SS 0 21 18 39 SN 0 17 58 75 YH 0 0 0 0 YP 1 72 59 132 ZD 0 10 14 24

ZA 0 32 69 101 ZR 1 36 33 70

Jumlah

13 (0.7%)

743 (42.2%)

1004 (57%)

1760 (100%)

Berdasarkan Jadual 4, secara keseluruhannya fasilitator kelas kemahiran asas telah melaksanakan tugas dengan baik. Tahap

kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap yang tinggi iaitu 57% (1004 orang pelajar). Perincian skor

setiap soalan untuk penilaian fasilitator kelas kemahiran asas secara individu adalah seperti di Lampiran 2. Initial dan nama

fasilitator adalah seperti di Lampiran 5.

Subjek Ko-Kurikulum UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat (i) Tahap kepuasan pelajar terhadap kelas UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap kelas UQP1211 adalah seperti di Jadual 5.

Jadual 5 : Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas UQP1211 Tahap Kekerapan

( n = 96 ) Peratus (%)

Rendah

Sederhana

0 26

0.0 25.7

Tinggi 70 69.3

Jumlah 96 100 Min : 22.24 Minimum : 16 Sisihan Piawai : 2.247 Maksimum: 25 Jadual 5 menunjukkan 69.3% (70 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas UQP1211 yang

dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi, manakala 25.7% (26 orang pelajar) mempunyai tahap kepuasan yang

sederhana terhadap Kelas UQP1211 yang mereka ikuti.

Purata jumlah skor yang diberikan oleh pelajar ketika membuat penilaian adalah 22.2 dan sisihan piawaian ialah 2.2.

Nilai minimum menunjukkan jumlah skor yang paling rendah iaitu 16 dan nilai maksimum ialah 25, jumlah skor yang

sebenar.

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5. Jadual 6: Skor Soalan 1 hingga 5

Soalan

1 (sangat tidak

setuju)

2 (tidak setuju)

3 (tiada

pendapat)

4 (setuju)

5 (sangat setuju)

Jumlah

1. Selepas menghadiri kelas kemahiran, saya yakin boleh menggunakan kemudahan perpustakaan dengan lebih baik.

0

(0%)

0

(0%)

2

(2%)

40

(39.6%)

54

(53.5%)

96

(100%)

0 (0%) 94 (93.1%) 2. Isi kandungan modul kelas kemahiran menepati kehendak saya.

0

(0%)

0

(0%)

3

(3%)

44

(43.6%)

49

(48.5%)

96

(100%)

0 (0%) 93 (92.1%) 3. Peralatan media/audio visual adalah jelas dan tiada gangguan teknikal.

0

(0%)

1

(1%)

17

(16.8%)

44

(43.6%)

34

(33.7%)

96

(100%)

1 (1%) 78 (77.3%) 4. Bilik yang disediakan sesuai sebagai tempat pembelajaran.

0

(0%)

2

(2%)

5

(5%)

40

(39.6%)

49

(48.5%)

96

(100%)

2 (2%) 89 (88.1%) 5. Pada pendapat saya, kelas kemahiran ini adalah berkesan.

0

(0%)

0

(0%)

2

(2%)

30

(29.7%)

64

(63.4%)

96

(100%)

0 (0%) 94 (93.1%)

Perincian skor untuk soalan 1 hingga 5 adalah seperti di Jadual 6. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar

memilih skor 4 (setuju) dan 5 (sangat setuju) melebihi 70 %.

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211



Nama Fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan kepada 3

tahap kepuasan, iaitu rendah, sederhana dan tinggi.

Jadual 7 : Skor Penilaian Fasilitator Kelas UQP1211

Tahap kepuasan terhadap pengajaran

fasilitator UQP1211

Fasilitator 2.00

(sederhana) 3.00

(tinggi)

Jumlah pelajar

Noraziah 2 28 30 Nazrinda 1 31 32

Salina 6 28 34 Jumlah 9

(9.4%) 87

(90.6%) 96

(100%)

Berdasarkan skor di Jadual 7, secara keseluruhannya fasilitator kelas UQP1211 telah menjalankan tanggungjawab

dengan baik. 90.6% (87 orang pelajar) pelajar memberi skor tahap kepuasan yang tinggi kepada pengajaran fasilitator

kelas UQP1211. Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 3.

Kelas Kemahiran Lanjutan

(i) Tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan pelajar secara keseluruhan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah seperti di Jadual 8.

Jadual 8: Tahap Kepuasan Pelajar Terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap Kekerapan ( n = 1165 )

Peratus (%)

Rendah

6

0.5

Sederhana 451 38.7 Tinggi 708 60.8

Jumlah 1165 100

Min : 21.5 Minimum : 5 Sisihan Piawai : 2.67 Maksimum: 25

Jadual 3 menunjukkan 60.8% (708 orang pelajar) menyatakan tahap kepuasan terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang

dianjurkan oleh PSZ adalah pada tahap tinggi. 38.7% (451 orang pelajar) pelajar menyatakan tahap kepuasan terhadap

kelas adalah pada tahap yang sederhana, manakala hanya sebilangan kecil pelajar iaitu 0.5% (6 orang pelajar)

mempunyai tahap kepuasan yang rendah terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan yang mereka ikuti.

Secara keseluruhannya, tahap kepuasan pelajar terhadap Kelas Kemahiran Lanjutan adalah pada tahap tinggi di mana

purata jumlah skor yang diberikan pelajar adalah 21.5 dan sisihan piawai ialah 2.7. Nilai minimum iaitu skor yang paling

rendah adalah 5 manakala nilai maksimum adalah 25, jumlah skor yang sebenar.

(ii) Jumlah skor untuk Soalan 1 hingga Soalan 5.

Jadual 9: Skor Soalan 1 hingga 5

Jadual 9 menunjukkan skor untuk soalan 1 hingga 5 untuk tahap kepuasan pelajar terhadap kelas kemahiran lanjutan

yang mereka ikuti. Analisa terperinci mendapati kekerapan pelajar memilih skor 4 (setuju) dan 5 (sangat setuju) melebihi

80%.

Soalan

1 (sangat tidak

setuju)

2 (tidak setuju)

3 (tiada

pendapat)

4 (setuju)

5 (sangat setuju)

Jumlah

1. Pengetahuan dan kemahiran saya yang saya pelajar dari kelas kemahiran membantu saya membuat tugasan dengan lebih baik.

3

(0.3%)

8

(0.7%)

32

(2.7%)

552

(47.4%)

570

(44.9%)

1165

(100%)

11 (1%) 1122 (92.3%) 2. Isi kandungan modul kelas kemahiran menepati kehendak saya.

3

(0.3%)

11

(0.9%)

61

(5.2%)

616

(52.9%)

474

(40.7%)

1165

(100%) 14 (1.2%) 1090 (93.6%) 3. Peralatan media/audio visual adalah jelas dan tiada gangguan teknikal.

10

(0.9%)

55

(4.7%)

138

(11.8%)

521

(44.7%)

441

(37.9%)

1165

(100%) 65 (5.6%) 962 (82.6%) 4. Jangkamasa kelas kemahiran adalah mencukupi.

16

(1.4%)

73

(6.3%)

124

(10.6%)

547

(47%)

405

(34.8%)

1165

(100%) 89 (7.7%) 952 (81.8%) 5. Bilik yang disediakan sesuai sebagai tempat pembelajaran.

4

(0.3%)

12

(1%)

42

(3.6%)

418

(35.9%)

689

(59.1%)

1165

(100%) 16 (1.3%) 1107 (95%)

(iii) Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan



initial nama fasilitator serta skor yang diberi oleh pelajar dari soalan 1 hingga soalan 5. Jumlah skor dikategorikan

kepada 3 tahap kepuasan iaitu rendah, sederhana dan tinggi.

Jadual 10: Skor Penilaian Fasilitator Kelas Kemahiran Lanjutan

Tahap kepuasan terhadap pengajaran fasilitator Fasilitator 1

(rendah) 2

(sederhana) 3

(tinggi)

Jumlah pelajar

HO 2 33 118 153 JA 1 21 59 81

MFMY 0 24 149 173 MMY 0 18 112 130 NAS 1 26 129 156 SS 0 32 110 142 ZD 0 20 128 148 ZR 2 35 87 124

NEH 0 7 23 30 SN 0 1 13 14 YP 0 13 1 14

JUMLAH 6 (0.5%)

230 (19.7%)

929 (79.7%)

1165 (100%)

Berdasarkan pada skor di Jadual 10, fasilitator kelas kemahiran lanjutan telah menjalankan tugas mereka dengan baik

di mana tahap kepuasan pelajar terhadap pengajaran fasilitator berada di tahap tinggi iaitu 79.7% (929 orang pelajar).

Perincian skor setiap soalan untuk penilaian fasilitator secara individu adalah seperti di Lampiran 4.

Kesimpulannya, secara keseluruhannya fasilitator-fasilitator kelas kemahiran asas dan kelas kemahiran lanjutan telah

berjaya melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan baik.

i) Cadangan penambahbaikan program kelas kemahiran perpustakaan

Cadangan penambahbaikan dari pelajar yang menghadiri kelas kemahiran perpustakaan diambilkira dan cadangan

penambahbaikan adalah seperti berikut:

Kelas Kemahiran Asas

a) Penambahbaikan tayangan video untuk kegunaan kelas kemahiran asas.

b) Penambahbaikan dari segi kandungan maklumat modul agar lebih tepat, padat & ringkas.

UQP1211: Asas Kemahiran Pencarian Maklumat

a) Bilangan pelajar dalam setiap seksyen dihadkan kepada 25 orang sahaja.

b) Lawatan ke perpustakaan akademik sebagai salah satu aktiviti kelas.

Kelas Kemahiran Lanjutan

a) Penambahbaikan dari segi kandungan maklumat modul dengan memberi contoh yang lebih terperinci mengikut

bidang.

b) Kaedah pengajaran lebih kepada pencarian maklumat dari pangkalan data atas talian.

laporan perlaksanaan dan pencapaian objektif...

Documents