LAPORAN PERANCANGAN SISTEM

Disusun untuk melengkapi tugas praktik

Mata kuliah Sistem Akuntansi

Tahun Akademik 2014/2015

Kafe “DAPUK JATI”

Disusun Oleh

Kelas H

Kelompok 6

1. Munawaroh 140810301148

2. Wardhatun Nafisah 140810301054

3. FaiqQotur 140810301164

4. Santika Arnindy 140810301023

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS JEMBER

2015

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan

Rahmat, Inayah, Taufik dan HinayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan

penyusunan laporan perancangan sistem yang kami peroleh dari data setelah

melakukan wawancara dan penelitian di kafe “Dapuk Jati” dalam bentuk maupun

isinya yang sangat sederhana. Semoga laporan ini dapat dipergunakan sebagai

salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.

Harapan saya semoga laporan ini membantu menambah pengetahuan dan

pengalaman bagi para pembaca, sehingga penulis dapat memperbaiki bentuk

maupun isi laporan ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.

Laporan perancangan sistem ini penulis akui masih banyak kekurangan

karena pengalaman yang penulis miliki sangat kurang. Oleh kerena itu penulis

harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang

bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan perancangan sistem ini.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Jember, 23 Mei 2015

Penulis

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem adalah suatu jaringan atau prosedur yang dibuat menurut pola yang

terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Perusahaan pada

umumnya membutuhkan sistem yang baik untuk mengelola usahanya, karena

dengan adanya sistem yang baik maka perusahaan akan berjalan dengan lancar

serta perusahaan akan memperoleh keuntungan yang banyak. Keuntungan yang

diperoleh perusahaan tersebut akan diproses ke dalam Sistem Akuntansi

Penerimaan Kas.

Dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas akan berkaitan erat dengan

penjualan baik tunai maupun kredit. Namun dalam penelitian yang kami lakukan

kali ini lebih menekankan ke Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai. Jika

sistem tidak terstruktur dengan baik maka akan berpengaruh besar terhadap

jumlah kas yang diterima oleh perusahaan. Maka dari itu perusahaan

membutuhkan suatu Sistem Akuntansi Penerimaan Kas, karena dengan adanya

sistem penerimaan kas tersebut dapat menghasilkan informasi-informasi yang

baik, akurat, dan relevan mengenai jumlah penerimaan kas yang diterima.

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah kumpulan dari sub-sub sistem

yang saling bekerja sama dan bertanggungjawab untuk mengolah transaksi

penerimaan kas, baik dari penjualan tunai maupun penerimaan kas dari piutang

dagang.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut laporan perancangan sistem

yang kami buat mencaup suatu rumusan masalah yang menyangkut tentang:

1. Bagaimana deskripsi usaha/perusahaan yang diteliti?

2. Apa nama sistem yang diamati?

3. Jelaskan deskripsi kegiatan mengenai sistem yang diamati?

4. Gambarkan mengenai struktur dari usaha yang diamati?

5. Sebutkan apa saja fungsi/divisi/bagian dari sitem yang diamati?

6. Apa saja dokumen yang digunakan dan jelaskan fungsinya?

7. Catatan akuntansi apa saja yang digunakan dan apa fungsinya?

8. Apa saja jaringan prosedur yang membentuk sistem dan apa fungsinya?

9. Bagaimana unsur pengendalian internnya?

1.3 TUJUAN PENELITIAN

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Untuk mempermudah manajemen untuk mencatat segala transaksi yang

tejadi, khususnya transaksi penerimaan kas.

2. Untuk mempermudah manajemen dalam pengambilan keputusan.

3. Untuk mempermudah perusahaan dalam melihat seberapa besar omzet

yang didapatkan perusahaan pada periode tertentu.

4. Untuk melatih kami sebagai mahasiswa dalam perancangan sistem

akuntansi yang baik dan benar.

1.4 MANFAAT PENELITIAN

Manfaat dari penelitian ini yaitu:

1. Mengetahui seberapa besar tingkat pemahaman mahasiswa dalam mata

kuliah Sistem Akuntansi

2. Menambah wawasan bagi mahasiswa mengenai langkah-langkah

penyusunan suatu sistem

3. Memberiks kemudahan bagi perusahaan dalam pencatatan transaksi yang

terjadi

BAB 2. PEMBAHASAN

2.1 Deskripsi Usaha

Usaha kafe “DAPUK JATI” yang terletak di Jalan Kalimantan yang

berada di depan kampus Universitas Jember berdiri pada tanggal 24 Desember

2014. Pendirinya yaitu pasangan suami istri yang masih muda, yaitu Nanang

Restu Priyawanto dan Ayu Dyah Pramawati. Usaha ini didirikan berawal dari

hobi memasak sang istri dan kemudian muncul ide untuk membuat usaha yang

bergerak di bidang kuliner. Pertama mereka berdua bermaksud untuk mendirikan

sebuah depot rumah makan, tetapi akhirnya semua konsep yang sudah dibuat

tidak jadi dilaksanakan dan beralih ke usaha kuliner dalam bentuk kafe.

Modal yang mereka dapatkan yaitu berasal dari ibu bapak Nanang, setelah

menerima modal teersebut mereka berdua kemudian mendirikan kafe “DAPUK

JATI” tersebut dan kemudian mencari lokasi yang mereka anggap strategis. Lalu

dipilihlah lokasi di Jalan Kalimantan depan kampus Universitas Jember yang

notabennya merupakan tempat yang strategis untuk para mahasiswa

menghabiskan waktunya untuk bersantai sejenak setelah melaksanakan kewajiban

menuntut ilmu.

Setelah mendapatkan lokasi uang sesuai tersebut kemudian mereka mulai

merancang konsep kafe seperti apa yang akan mereka dirikan untuk lebih

memantapkannya lagi, menentukan menu, dan training pegawai, serta

merencanakan sistem pemasarannya. Usaha mereka tidak hanya dijalankan oleh

mereka berdua saja, mereka juga dibantu oleh seorang teman merekadan beberapa

karyawan lainnya.

Usaha ini sudah berlangsung hampir 6 bulan lebih, rencananya bulan

depan mereka akan mengembangkan usaha mereka dengan membuka cabang kafe

“DAPUK JATI” di daerah Banyuwangi yang kemudian disusul dengan membuka

cabang yang kedua di Bali. Setelah mereka membuka anak cabang sebanyak 3

tempat atau lebih mereka akan membuat sistem frenchising.

2.2 Nama Sistem yang Diamati

Dalam praktik yang diberikan oleh dosen kami dengan mata kuliah Sistem

Akuntansi ini kami meneliti sebuah kafe “DAPUK JATI” yang berlokasikan di

Jalan Kalimantan kami merancang sebuah SISTEM AKUNTANSI

PENERIMAAN KAS dari kafe tersebut. Usaha kafe ini baru saja dimulai,

sehingga dari praktik penelitian ini kami tidak mendapatkan sistem dari kafe

tersebut karena pemilik dari usaha tersebut masih malakukan semua pencatatan

secara manual. Misalnya saja dalam transaksi penjualannya, setiap kali terjadi

terjadi transaksi penjualan dicatat dalam nota yang kemudian dikumpulkan lalu

diakumulasikan menjadi satu dan setiap akhir bulan mereka baru menghitungnya.

Mengapa kelompok kami memilih untuk merancang sistem penerimaan kas dari

pada sistem yang lain? Setelah kami melakukan penelitian di kafe tersebut dengan

teknik wawancara kami mendapati bahwa transaksi yang frekuensinya paling

sering terjadi yaitu transaksi penerimaan kasnya yang berasal dari penjualan

mereka. Maka dari situ kelompok kami berpikir untuk merancang sebuah sistem

penerimaan kas yang masih sederhana karena pengalaman kami yang masih

begitu terbatas dalam merancang sebuah sistem.

2.3 Deskripsi Kegiatan

Penjualan tunai dilaksanakan oleh suatu perusahaan dengan mewajibkan

kepada para konsumen/pembeli untuk melakukan transaksi pembayaran pada

waktu terjadinya transaksi pembelian pada saat itu juga, yaitu dengan

menggunakan uang tunai/kas (uang logam maupun kertas). Setelah para

konsumen/pembeli membayar barang belanjaan mereka maka oleh perusahaan

transaksi penjualan tunai tersebut kemudian dicatat/dibukukan.

Sumber penerimaan kas terbesar dari perusahaan yaitu berasal dari

transaksi penjualan secara tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang

baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:

1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank dalam

jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk

melakukan internal check.

2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui kartu kredit, yang

melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi

penerimaan kas.

2.4 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI KAFE “DAPUK JATI”

Manajer Utama

Nanang Restu Priyawanto

Manajer Kedua

Ayu Dyah Pramawati

karyawan karyawankaryawankaryawan

2.5 Fungsi/Divisi/Bagian yang Terkait

Dalam perancangan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai

ini kami menganalisis ada beberapa fungsi/divisi/bagian yang secara langsung

berkaitan dengan sistem yang kami rancangkan ini, yaitu:

a. Fungsi Penjualan (bagian order penjualan)

b. Fungsi Produksi,

c. Fungsi Kasa, dan

d. Fungsi Akuntansi.

2.6 Dokumen yang digunakan Beserta Fungsinya

a. Surat Order Pesanan

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penjualan setelah mereka

menerima order pembelian dari pembeli yang datang. Yang berisi data-

data atau rincian mengenai produk (makanan dan minuman) yang dipesan

oleh pembeli, kuantitas yang diminta, harga per unit produk (makanan dan

minuman), serta jumlah total dari pesanan pembeli. Surat order pesanan ini

oleh bagian order penjualan dibuat rangkap tiga. Salinan dokumen yang

lembar ketiga oleh bagian order penjualan langsung diarsipkan oleh fungsi

penjualan, lalu salinan dokumen lembar kedua diserahkan ke bagian

akuntansi yang digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan

transaksi penerimaan kas, dan lembar asli (pertama) diserahkan ke bagian

produksi yang kemudian digunakan untuk melayani pesanan dari

pelanggan yang kemudian apabila setelah bagian produksi selesai

dokumen tersebut kemudian diserahkan ke bagian kasa.

b. Bukti Setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kasa sebagai bukti penyetoran kas

ke bank. Bukti setor ini dibuat rangkap tiga dan disetorkan oleh fungsi kas

ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank dari hasil penjualan

tunai. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah

ditandatangani dan di cap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.

Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan

dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan

transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan

kas.

2.7 Catatan Akuntansi yang Digunakan

a. Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk

mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai sumber, yaitu misalnya

transaksi penjualan tunai. Dengan menggunakan dokumen sumber yaitu

bukti setor bank yang diterima dari fungsi kasa dan juga salinan surat order

pesanan lembar kedua yang diterima dari fungsi kasa.

2.8 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Setelah melakukan penelitian tersebut kami menganalisis jaringan

prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai tersebut

yaitu sebagai berikut:

1. Prosedur Order Penjualan

2. Prosedur Order Produksi

3. Prosedur Penerimaan Kas

4. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

Deskripsi Prosedur:

1. Prosedur Order Penjualan

Dalam fungsi ini fungsi penjualan menerima order pembelian dari

pembeli yang datang ke kafe, lalu fungsi penjualan membuat surat order

pesanan rangkap tiga. Surat order pesanan lembar pertama oleh fungsi

penjualan diserahkan ke fungsi produksi, lalu salinan lembar kedua

diserahkan ke fungsi kasa, dan salinan lembar ketiga oleh fungsi penjualan

diarsip sendiri sebagai bukti.

2. Prosedur Order Produksi

Dalam prosedur ini fungsi produksi menerima surat order pesanan

lembar pertama dari fungsi penjualan lalu kemudian fungsi produksi

memproduksi pesanan dari pembeli. Setelah barang pesanan jadi lalu

fungsi produksi mengirim pesanan ke bagian penjualan untuk diantar ke

pembeli. Lalu dokumen surat order pesanan lembar pertama oleh fungsi

produksi dikirim ke bagian kasa.

3. Prosedur Penerimaan Kas

Fungsi ini bertugas menerima pembayaran kas tunai dari pembeli

dengan membubuhkan cap lunas dan tanda tangan pada dokumen surat

order pesanan lembar pertama yang diterima dari fungsi produksi yang

kemudian diserahkan ke pembeli dan surat order pesanan lembar kedua

yang diterima dari fungsi penjualan yang kemudian diserahkan ke fungsi

akuntansi.

4. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

Bagian akuntansi menerima surat order pesanan lembar kedua yang

telah dibubuhi tanda tangan dan diberi cap lunas oleh fungsi kasa lalu

fungsi akuntansi mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas dan

kemudian bukti tersebut di arsip menurut tanggal.

2.9 Unsur Pengendalian Intern

1. ORGANISASI

a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi penjualan

yang merupakan fungsi operasi harus dipisah dari fungsi kas yang

merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan

setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksankan oleh dua

fungsi yang saling mengecek.

b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Berdasarkan unsur

sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus

dipisahkan dari kedua fungsi pokok, hal ini dimasudkan untuk

menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian data

akuntansi.

2. SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN

a. Penerimaan order dari pembeli dilakukan oleh fungsi penjualan

dengan menggunakan surat order permohonan transaksi penjualan

tunai dimulai dengan diterbitkannya surat order pesanan. Dengan

formulir ini fungsi penerimaan kas dan fungsi penjualan akan

menyerahkan makanan/minuman kepada pembeli.

b. Penerimanaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan

membubuhkan cap lunas dan tanda tangan pada surat order

pesanan lembar pertama dan kedua.

c. Pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas dokumen

sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung ynag lengkap.

Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen

sumber yang valid. Kevalidan dokumen sumber dibuktikan

dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang

lengkap, yang telah diotorisasi oleh pegawai yang berwenang.

2. PRAKTIK YANG SEHAT

a. Surat order pesanan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Dalam organisasi,

setiap transaksi keuangan hanya akan dilakukan jika telah

mendapatkan otorisasi yang berwenang.

b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan ke bank

pada hari sesudah terjadinya transaksi. Penyetoran segera sejumlah

kas yang diterima akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat

diuji ketelitian dan keandalannya.

c. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kasa secara

periodik dan mendadak akan diperiksa oleh fungsi pemeriksaan

intern (manajemen). Tujuannya yaitu untuk mengurangi risiko

penggelapan kas yang diterima oleh kasir.

2.10 FLOWCHAT/DIAGRAM ALIR DOKUMEN

Berikut ini akan ditampilkan flowchart/diagram alir dokumen sistem

penerimaan kas dari penjualan tunai:

1. Bagian Penjualan

SOP 3

mulai

Menerima order dari pembeli

SOP 2SOP 1

1

2

T

Membuat surat order

pesanan

2. Bagian Produksi

............ Memproses pesanan pelanggan

1

SOP 1

2

3. Bagian Kasa

Diserahkan ke pembeli ....... Bersama uang

Diserahkan ke bank

Bukti setor bank 3

Bukti setor bank 2

Bukti setor bank 3

Bukti setor bank 2

SOP 2

SOP 2 SOP 1

1 2

Menerima pembayaran dari pembeli

Membubuhkan stempel dan tanda

tangan

SOP 1

3

Mengisi bukti setor

ke bank

Bukti setor bank 1

Menyetor kas ke bank

Bukti setor bank 1

4

4. Bagian Akuntansi

3

Jurnal Penerimaan Kas

SOP 2

T

4

Bukti 2

Setor Bank

Jurnal Penerimaan Kas

T

selesai

BAB 3. KESIMPULAN

Perusahaan yang besar identik dengan sistem pencatatan keuangannya yang sudah bagus dan berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya. Dengan adanya sistem pencatatan yang handal, suatu perusahaan dapat melakukan kegiatan pencatatan dengan baik, efisien dan akurat. Sehingga data-data keuangan yang dihasilkan pun dapat dipercayai keandalannya. Seorang analisi sistem sebelummerancang suatu sistem yang baru ataupun memperbaiki kinerja dari sistem yang sudah ada, sebelumnya dia harus melakukan beberapa tahapan-tahapan untuk merancang suatu sistem. Yang mana dari tahapan-tahapan tersebut kita tidak boleh melewatkan salah satu dari mereka, karena kesemua tahapan-tahapan tersebut nantinya akan menghasilkan sebuah data yang akan digunakan oleh seorang analis sistem untuk merancang sistem auntansi tersebut. Dengan dirancangnya suatu sistem yang bagus maka harus juga dibarengi dengan perancangan suatu sistem pengendalian intern yang bagus pula. Karena sistem pencatatan akuntansi yang bagus kalu tidak adanya dukungan dari sistem pengendalian intern yang bagus pula maka sistem pencatatan tersebut menjadi percuma.

LAMPIRAN 1

1. SURAT ORDER PESANAN

Kafe “DAPUK JATI”Jalan Kalimantan

Tanggal :No :

Surat Order Pesanan

No. Meja :

No Nama Pesanan Jumlah Harga Total

Petugas

( )

LAMPIRAN 2

2. JURNAL PENERIMAAN KAS

Kafe “DAPUK JATI”Jurnal Penerimaan Kas

Periode

Halaman:

Tanggal Keterangan No Bukti Kas (D) Penjualan (K)

Petugas

( )

LAMPIRAN 3

3. NOTA KONTAN