jabatan kimia malaysia laporan audit dalam eksa · no.borang : eksa 3/1 tarikh dikeluarkan : ......
TRANSCRIPT
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
JABATAN KIMIA MALAYSIA
Nama Zon: BRILLIANT BLUE
No.Fail Rujukan : ADE 207-03-ZON BRILLIANT
BLUE
Tarikh Laporan : 8 JUN 2017
Ketua Zon: EN.HAIRUL NIZWAN ABDUL MANAP Ketua Audit :AMINAH BINTI HUSIN
Juruaudit :HASLINA ABDULLAH
AHMAD SHAMSUL IRWAN MOHD ZAKI
SAIFUL ANUAR MOHD KESAH
NORHAYA JAAFAR
Audit standard: Garispanduan EKSA MAMPU dan Jabatan serta komponen penilaian EKSA
Bilangan Penemuan : 73 Bilangan Penambahbaikan : 45
1. Latar belakang Audit (Pasukan Audit, Tarikh Audit, Skop Audit)
Pasukan Audit:
Tarikh Audit: 7-8 Jun 2017
Skop Audit: Semua bilik, ruang dan persekitaran bangunan serta bangunan selain dari makmal di mana ia termasuklah surau, tandas dan lain-lain bagi pematuhan komponen penilaian EKSA yang ditetapkan oleh MAMPU. Audit dalam EKSA ini adalah yang pertama dijalankan bagi mendapatkan penemuan dan cadangan penambahbaikan bagi persijilan EKSA Jabatan Kimia Malaysia.
Penemuan audit telah dimaklumkan secara lisan kepada Ketua Zon dan PIC yang berkenaan semasa audit dijalankan.
LAPORAN AUDIT DALAM EKSA
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
2. Latarbelakang Zon dan Kekuatan Sistem Pengurusan Makmal dalam perlaksanaan EKSA (Kekuatan dan Kelemahan Sistem dan Perubahan Pengurusan )
Zon Brilliant Blue adalah Zon sistem EKSA bagi gabungan Bahagian Penyelidikan Dan Jaminan Kualiti (PJK), Bahagian Pembangunan Maklumat & Teknologi (PMT) serta Pusat Latihan Kimia (PLKM). Puan Zaiton Ariffin adalah Pengarah Bahagian PJK, Puan Rosnah Rohani adalah Pengarah Bahagian PMT manakala Puan Norizan Jaafar adalah Pengarah Pusat Latihan Kimia. En Hairul Nizwan Abdul Manap telah dilantik sebagai Ketua Zon manakala Puan Yamuna Dewi a/p Govindarajoo telah dilantik sebagai fasilitator. Beliau telah mendapat latihan formal dari MOSTI.
Hasil dari audit yang dijalankan didapati:
Komponen A- Keperluan Utama Perlaksanaan
Perlaksanaan bagi mematuhi kriteria komponen ini didapati memuaskan di mana kebanyakan keperluan telah dipatuhi cuma perlu sedikit penambahbaikan terutamanya dari segi mengujudkan SUDUT EKSA secara fizikal. Keperluan kriteria bagi perlaksanaan kendiri dan pengiktirafan belum dilaksanakan lagi di peringkat Jawatankuasa Perlaksana.
Komponen B- Ruang Tempat Kerja/ Pejabat
Pencapaian bagi pematuhan kriteria komponen B adalah kurang memuaskan. Penambaikan perlu dilakukan terutama dari segi penyeragaman saiz label di ruang kerja, susun atur peralatan dan pelan lantai dan pelan lampu serta kemaskini semua dokumen yang berkaitan seperti Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7).
Komponen C- Tempat Umum
Pencapaian bagi komponen C adalah baik di mana kebanyakan kriteria EKSA telah dipatuhi.
Komponen D- Keselamatan Persekitaran
Kebanyakkan kriteria EKSA bagi komponen ini telah dipatuhi dengan memuaskan tetapi perlu penambaikan bagi memastikan tiada halangan di laluan/ tangga kecemasan dan kawalan penggunaan kunci.
Komponen E- Kawasan Persekitaran Jabatan
Pencapaian untuk komponen ini adalah cemerlang tetapi perlukan sedikit penambahbaikan terutamanya bagi menyediakan tunjuk arah pelawat yang jelas.
Secara keseluruhannya, audit yang dijalankan di Zon Brilliant Blue mendapati sebanyak 46 penambahbaikan
dan 72 penemuan yang telah dibangkitkan dari sejumlah 118 kriteria penilaian EKSA.
Ringkasan pencapaian bagi Zon Brilliant Blue adalah seperti berikut
BIL KOMPONEN PENEMUAN PENAMBAHBAIKAN JUMLAH
A Keperluan Utama Perlaksanaan 14 10 24
B Ruang Tempat Kerja/ Pejabat 42 5 47
C Tempat Umum 7 18 25
D Keselamatan Persekitaran 7 7 14
E Kawasan Persekitaran Bangunan 2 6 8
Jumlah Keseluruhan 72 46 118
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
3. Hasil auditan (Penemuan dan Penambahbaikan) Zon Brilliant Blue telah mula melaksanakan EKSA di Bahagian tersebut. Kerjasama dari wargakerja adalah amat memuaskan dalam usaha untuk mencapai semua kriteria EKSA yang ditetapkan dipatuhi sepenuhnya.
Hasil dari penilaian audit tersebut sebanyak 46 penambahbaikan dan 72 penemuan didapati. Di antara penambaikan dan penemuan tersebut adalah seperti berikut:
Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan – 10 Penambahbaikan Sudut EKSA Maya diwujudkan.
Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan – 14 Penemuan Tiada sudut EKSA fizikal dan slot falsafah EKSA tiada maklumat. Gambar-gambar aktiviti tidak dinyatakan tarikh dan lokasi. Disyorkan untuk penambahbaikan Carta organisasi hanya memasukkan wakil bahagian dan tidak perlu memasukkan semua kakitangan ke dalam carta serta diwujudkan jawatan bendahari.
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
Perlu diwujudkan buku hasil jualan di sudut “GO GREEN”
Komponen B : Ruang Tempat Kerja/ Pejabat – 5 Penambahbaikan Alat tulis disusun kemas dalam laci Laporan disusun kemas dalam fail dan kubikel ditandakan dengan baik.
Komponen B : Ruang Tempat Kerja/ Pejabat - 42 Penemuan
Karpet dan langsir (blind) didapati kotor, dinding dipenuhi pelekat lama yang tidak ditanggalkan.
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
Tray tiada label (masuk, keluar, dalam tindakan) Kipas rosak (tapak kipas pecah)
Laci kubikel didapati rosak dan susun atur alat tulis di dalam laci tidak kemas dan berselerak.
Penambahbaikan perlu dengan menyusun peralatan tajam di bahagian belakang.
Cop resmi tidak disusun kemas, tidak dilabel Saiz label kubikel tidak seragam
Dan tiada senarai indeks bagi cop tersebut
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
Peralatan gunasama tidak ada tatacara penggunaan dipamerkan dan tidak ditanda lokasi “rumah”
Plag tidak dilabel dengan sempurna dan kabel/ wayar dibiarkan berselirat.
Didapati jaket/kot dan selendang disangkut di atas kerusi. Kasut tidak diletakkan dalam kotak atau
tempat khas untuk kasut.
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
Barangan di dalam stor pejabat tidak disusun kemas, tidak berlabel dan tiada sistem rekod inventori
disediakan.
-Tiada pelan lantai zon/ruang, Pelan lampu mengelirukan dan KEWPA.7 tidak dikemaskini
perbezaan kod warna tidak jelas
Kabinet fail tidak berlabel dan tiada indeks senarai dokumen disediakan.
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
Komponen C: TEMPAT UMUM - 18 Penambahbaikan
Kalender tahunan dan semua peralatan bilik mesyuarat lengkap dan berfungsi serta disediakan tempat
meletak payung yang sesuai.
Bilik Seminar yang tersusun kemas, bersih dan semua peralatan berfungsi dengan baik.
Alat kelengkapan sembahyang yang tersusun kemas, bersih dan tidak berbau.
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
Komponen C: TEMPAT UMUM - 7 Penemuan Label PENGERUSI dan URUS SETIA dilekatkan di atas meja mesyuarat. Dicadangkan diletakkan secara menegak supaya mudah dilihat.
Lokasi tong sampah di pantri tidak sesuai. Tiada ‘rumah’ bagi perkakasan dapur dan makanan tiada tarikh luput
Komponen D: KESELAMATAN PERSEKITARAN- 7 Penambahbaikan Tanda arah laluan kecemasan yang jelas Gelung hos pemadam api disediakan dan Berfungsi dengan baik.
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
Kunci yang tersusun kemas dan berlabel di dalam kotak kunci keselamatan.
Komponen D: KESELAMATAN PERSEKITARAN- 7 Penemuan Alat Pemadam Api tiada tatacara penggunaan, Lokasi “GO GREEN” perlu diubah kerana ia
tiada label ID dan tidak dinyatakan tarikh luput. menghalang laluan keluar kecemasan.
No.Borang : EKSA 3/1
Tarikh
dikeluarkan
: 01 Jun 2017
Authorisation : TKP (O)
Mukasurat __ drp ___
4. Kesimpulan Audit
Secara keseluruhannya pencapaian Zon Brilliant Blue adalah amat baik dalam melaksanakan EKSA di mana semua wargakerja telah memberi kerjasama dan komitmen yang tinggi dalam usaha untuk mencapai sasaran persijilan EKSA pada September 2017. Rumusan pencapaian Zon Brilliant Blue adalah seperti berikut:
MARKAH PURATA KESELURUHAN
BIL KOMPONEN MARKAH
A Keperluan Utama perlaksanaan 65.0
B Ruang Tempat Kerja/Pejabat 55.7
C Tempat Umum 88.8
D Keselamatan persekitaran 75.7
E Kawasan Persekitaran bangunan 90.0
JUMLAH KESELURUHAN 75.0
Progress Audit: (untuk di isi oleh Ketua Juru Audit) Audit Mula; Tarikh: 07/06/2017 Audit Tamat; Tarikh: 08/06/2017 Tindakan Pembetulan diambil : Tarikh: 10/08/2017*
Makluman kepada Pengarah Saya mengesahkan bahawa semua pembuktian bagi penemuan audit akan diserahkan kepada Jawatan Kuasa Induk bagi penambahbaikan penemuan audit didalam tempoh yang telah di tetapkan diatas.* Pengerusi Zon: ……………………………………………………............................. ..... Tarikh: …………………………….. (Nama dan Tandatangan)