buku garis panduan - pejabat kesihatan daerah kota … garis... · 9 jawatankuasa promosi eksa -...

BUKU

GARIS PANDUAN

Jom Eksa

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI JOHOR

(EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)

BIL PERKARA M/S

1 Prakata Pengarah 3

2 Tujuan 4

3 Pengenalan 4

4 Objektif Pelaksanaan EKSA 5

5 Dasar EKSA 6

6 Logo Dan Slogan EKSA 6

7 Faedah & Kunci Kejayaan EKSA 7

8 Jawatankuasa Pelaksana EKSA - Carta Organisasi 8

9 Jawatankuasa Promosi EKSA - Carta Organisasi 9

10 Jawatankuasa Audit EKSA - Carta Organisasi 10

11 Jawatankuasa Latihan EKSA - Carta Organisasi 11

12 Jawatankuasa Keselamatan EKSA - Carta Organisasi 12

13 Jawatankuasa Keceriaan & Keseragaman EKSA - Carta Organisasi 13

14 Peranan Jawatankuasa 14-16

15 Keseragaman EKSA di Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 17-39

16 Penutup 40

ISI KANDUNGAN

Jom Eksa Garis Panduan EKSA PKD Kota Tinggi


Assalamualaikum wbt.

Salam EKSA, Salam Sihat Satu Malaysia

Syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah rahmat dan kurnia-Nya. Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi telah Berjaya menerbitkan Buku Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam ( EKSA ). Seiring dengan langkah transformasi perkhid-matan awam bagi meningkatkan tahap penyampaian perkhid-matan, terhadap usaha-usaha untuk memantapkan penguru-san organisasi melalui Program Amalan EKSA.

Syukur ke hadrat Ilahi, atas limpah rahmat dan kurnia-Nya. Pejabat Kesihatan Daerah

Kota Tinggi telah Berjaya menerbitkan Buku Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif

Sektor Awam ( EKSA ). Seiring dengan langkah transformasi perkhidmatan awam bagi meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, terhadap usaha-usaha untuk memantapkan pengurusan organisasi melalui Program Amalan EKSA

EKSA merupakan istilah baharu program 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan dan penambahbaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula program ini selari dengan perubahan dan kehendak sesame. Amalan EKSA dapat membantu warga Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi bekerja dalam persekitaran kerja yang kondusif dan selesa.

Garispanduan ini merupakan panduan bagi melaksanakan aktiviti EKSA ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Amalan EKSA ini juga akan meningkatkan tahap pengurusan dan penyelenggaraan pejabat kearah yang lebih baik di samping dapat mengurangkan pembaziran. Komitmen dan penglibatan semua warga Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi dalam melaksanakan Amalan EKSA ini merupakan asas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti jabatan. Amalan ini membentuk displin diri yang baik, semangat kerja berpasukan, bekerjasama disamping mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran di tempat kerja.

Sesungguhnya pengurusan persekitaran kerja merupakan satu mekanisma pengurusan kawalan kualiti yang terbukti keberkesnaannya dalam mewujudkan suasana persekitaran yang kondusif, selamat dan membantu dalam penghasilan output yang cekap dalam organisasi.

Akhir kalam, besarlah harapan saya agar Garis Panduan Pelaksanaan EKSA ini dapat membantu warga kerja Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi mewujudkan persekitaran kerja yang lebih baik Kondusif Responsif Produktif.

( DR HJH NORHAMIMAH BT HJ ABDULLAH ) Pakar Perubatan Kesihatan Awam MMC 27747 Pegawai Kesihatan Daerah Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi, Johor

PRA KATA PEGAWAI KESIHATAN

3

PANDUAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

PEJABAT KESIHATAN DAERAH KOTA TINGGI

Tujuan manual ini disediakan bagi memberi panduan kepda warga kerja Pejabat

Kesihatan Daerah Kota Tinggi dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor

Awam ) bagi menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif, Manual

ini adalah piawaian tindakan pembersihan, kekemasan , keselamatan dan keseragaman

secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian

di peringkat Zon

Sehingga hari ini, pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempertingkatkan kualiti

penyampaian perkhidmatan seperti Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001, Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovasi Dan Kreatif

dan sebagainya. Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan

awam, pemantapan pengurusan persekitarantempat kerja kearah meningkatkan imej

dan profesionalisme organisasi perlu dilaksanakan.

Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam dan sistematik berdasarkan

pelaksanaan amalan EKSA merupakan satu pendekatan yang diterima dan

dipraktikkan secara universal. Pelaksanaan amalan EKSA dapat membantu warga kerja

Pejabat Kesihatan Kota Tinggi merancang dan melaksanakan usaha-usaha

menghasilkan persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti

penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

4

TUJUAN

PENGENALAN


5

OBJEKTIF EKSA PKDKT

Mengujudkan persekitaran kerja yang sentiasa bersih, kemas dan selamat

Meningkatkan Kualiti kerja dan produktiviti semua warga kerja PKDKT

Mengurangkan pembaziran sumber, ruang, masa, kos dan tenaga

Menambahbaik budaya kebertanggungjawaban di kalangan warga PKDKT

Meningkatkan semangat berpasukan

Menambahbaik imej korporat PKDKT


DASAR EKSA

“Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi komited mengamalkan budaya organisasi berprestasi tinggi melalui penyediaan persekitaran kerja yang kondusif dan budaya kerja yang positif”


LOGO & SLOGAN EKSA

PENERANGAN LOGO

LAMBANG BULAN SABIT - Melambangkan Klinik dan Fasiliti Kesihatan EKSA EKOSITEM KONDUSIF SEKTOR AWAM LAMBANG HATI DAN TANGAN - Lambang Kementerian Kesihatan Malaysia ( Kami Sedia Membantu ) LAMBANG HATI MERAH - Melambangkan hati yang tenang, berkeyakinan, keikhlasan, keselesaan

didalam menjalankan tugas harian. DAUN HIJAU - Melambangkan Inovasi dan pencambahan buah fikiran yang berteraskan

amalan hijau (go green)

SLOGAN EKSA

- Kondusif Responsif Produktif 6

FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA

7


KUNCI KEJAYAAN EKSA

CARTA ORGANISASI

JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA

DR HJH NORHAMIMAH BT HJ ABDULLAH

( PENASIHAT )

DR RAHAYU BT M. YUSOF

( PENGERUSI )

DR NORLIZA BT PAIDI

( TIMB. PENGERUSI )

DR AHMAD KHALIS B. MOHAMED MUNAWAR

( PENYELARAS )

PN NORHAFFINI BT AWANG

( SETIAUSAHA )

DR YAZID BIN AHMAD

( KETUA )

DR FAZILAHTON BT RAJULIN

( KETUA )

DR DEWI JULIANA BT MOHD NAMSAH

( KETUA )

DR RAZALI BIN MAULOD

( KETUA )

PN RUZIA HANIM BT MOHD ISA

( KETUA )

JAWATANKUASA AUDIT

JAWATANKUASA LATIHAN

JAWATANKUASA KESERAGAMAN

JAWATANKUASA KESELAMATAN

JAWATANKUASA PROMOSI


8

CARTA ORGANISASI

JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

DR FAZILAHTON BT RAJULIN

( KETUA )

ABDUL MANAN BIN OTHMAN

BULETIK / GRAFIK PROGRAM / PROMOSI SIARAYA / PUBLISITI

SITI RUHANA BT SALEHAN NOREHAH BT MUIN

MASLIANA BT MOHAMED DOM

( SETIAUSAHA )


9

CARTA ORGANISASI

JAWATANKUASA AUDIT EKSA

DR DEWI JULIANA BT MOHD NAMSAH

( KETUA )

NURUL HUDA BT YASIM

AJK AJK AJK

DR ONG CHIN WOON JARIAH BT HJ ABU BAKAR

SARAWATI BT ABD MAJID

( SETIAUSAHA )


10

CARTA ORGANISASI


JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

DR RAZALI BIN MAULOD

( KETUA )

NUR FARAH NADIA BT JASMA

AJK AJK AJK

DR IDA JULAILI BT MOKHTAR MURNY BT ISMAIL

NOREZAH BT AHMAD

( SETIAUSAHA )

11

CARTA ORGANISASI


JAWATANKUASA KESELAMATAN EKSA

DR YAZID BIN AHMAD

( KETUA )

MAZHAR BIN SHARIF

AJK AJK

BALKIS BT ABD JALIL

NORZAHRATUL BT NORDIN

( SETIAUSAHA )

12

CARTA ORGANISASI


JAWATANKUASA KESERAGAMAN & KECERIAAN EKSA

PN RUZIA HANIM BT MOHD ISA

( KETUA )

FAIZAL BIN JAAFAR

EDITOR EDITOR EDITOR

ROSZANAH BT KAMIS YUSRI BIN ROSLAN

13


PERANAN JAWATANKUASA

PERANAN JAWATANKUASA INDUK

Menentukan hala tuju keseluruhan dalam perlaksanaan EKSA

Membentuk Pelan Perlaksanaan

Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber kewangan

Menentukan Polisi , Garis Panduan dan Peraturan

Mengenalpasti AJK dan ketua Zon

Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah

Mengawas dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA

Memberi galakan untuk penyertaan dalam Aktiviti EKSA

Melatih dan membimbing warga kerja ke arah pembentukan amalan EKSA

PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN

Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada anggota

Memberi latihan dan panduan kepada kakitangan

Bertindak sebagai pemudahcara kepada Jawatankuasa Penyelaras untuk

menjalankan aktiviti EKSA

14



PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi

Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA

Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak

Mengenalpasti aktiviti / kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan untuk

menjayakan perlaksanaan EKSA

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

PERANAN JAWATANKUASA AUDIT

Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA

Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan pembetulan diambil

dengan memberi cadangan penambahbaikan

Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu

Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu amalan EKSA

Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang

dikenalpasti semasa proses audit

Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan

15



PERANAN JAWATANKUASA KECERIAAN/KESERAGAMAN EKSA

Mengenalpasti kawasan/ruang yang memerlukan penambahbaikan untuk keceriaan

Mereka dan menyediakan semua bahan / tagging untuk keseragaman semua Zon

EKSA

Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan konsep keceriaan terus

diamalkan

Menggantikan tagging lama yang lusuh / using dengan tagging baru

Sentiasa memastikan / mengingatkan warga Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk

terus mengekalkan keceriaan EKSA

PERANAN JAWATANKUASA KESELAMATAN

Menyelaras maklumat keselamatan jabatan dari segi auditan keselamatan fizikal, dokumen dan komputer

Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan audit keselamatan dan

kesihatan

Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan ketidakpatuhan mengikut zon

Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yang mematuhi Kriteria E

Membantu Ketua-Ketua Zon dalam mereka bentuk bahan untuk keceriaan.

16

Tujuan * Mewujudkan sudut EKSA yang seragam ( MAYA / FIZIKAL )

Impak * Maklumat terkini dapat dikongsi kepada semua pelanggan

dalaman dan luaran

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. LATAR BELAKANG WARNA

Pemilihan warna tidak melebihi 3 ton warna dan mengelakkan warna

terang/striking bagi mengekalkan imej korporat) Semua sub zon hen-

daklah mematuhi warna zon yang ditetapkan oleh zon utama masing-

masing

2. SUSUNAN KANDUNGAN

Kandungan yang diperlukan

Dasar EKSA

Carta Organisasi

Gambar aktiviti sebelum & selepas

Pelan lantai

Carta Perbatuan

Informasi/hebahan

Tarikh kemaskini

3. Maklumat dan bahan yang dipaparkan hendaklah sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik

1. SUDUT EKSA

Garis panduan EKSA yang dikeluarkan oleh pihak mampu menjadi panduan

utama PKD Kota Tinggi dalam penyediaan garispanduan EKSA Jabatan. PKD

Kota Tinggi menggunakan garispanduan ini sepenuhnya dalam pelaksanaan

EKSA Jabatan

SUDUT EKSA SECARA FIZIKAL


17

PENYERAGAMAN EKSA

SUDUT EKSA MAYA / LAPORAN AKTIVITI EKSA

PENYERAGAMAN EKSA

SUDUT EKSA SECARA MAYA


18

Tujuan * Mewujudkan zon yang seragam seluruh daerah

Impak * Memudahkan pengenalpastian zon

Pelaksanaan &

Keseragaman

1 ZON DI KK / PKD

Nama batu yang berkuasa ( batu permata ) - gemstone

PENYERAGAMAN EKSA

1 Pejabat Kesihatan Turquoise

2 KKIA Amethyst

3 KK Air Tawar 2 Olivine

4 KK Bandar Mas Topaz

5 KKS Opal

6 KKBP Amber

7 KKP Zircon

8 KKSR Emerald

9 KKBD Violet

10 KKW Sapphire

11 KKLH Capri

12 KKTS Ruby

13 KKSB Azore

14 KKBB Spinel

15 KKBT Aquamarine

16 KKAT5 Tourmaline


19


Impak * Memudahkan pengenalpastian sub zon

Pelaksanaan &

Keseragaman

1 SUB ZON DI KK / PKD

Sub Zon - Pejabat Kesihatan ( Nama Herbs )

Sub Zon Unit di Klinik Kesihatan ( Mengekalkan Nama Asal )

3. PENETAPAN SUB ZON

PENYERAGAMAN EKSA

1 Tingkat Atas Rosemery

2 Tingkat Bawah Oregano

3 Bangunan Bawah Taraggon

1 OPD

2 MCH

3 Farmasi

4 Makmal

5 Fiso / Rehab / OT

6 X-Ray


20



Pelaksanaan &

Keseragaman


Sub Zon Klinik Desa ( Nama Bunga )

PENETAPAN SUB ZON

PENYERAGAMAN EKSA

1 KD Air Tawar 4 Carnation

2 KD Semenchu Sunflower

3 KD Teluk Ramunia Magnolia

4 KD Punggai Jasmine

5 KD Sibol / Pengeli Orchid

6 KD Linggiu Hibiscus

7 KD Petri Jaya Clover

8 KD Tenggaroh Selatan 1 Lotus

9 KD Tanjung Serindit Marigold

10 KD Pasir Gogok Daisy

11 KD Linting Tulip

12 KD Aping Timur Daffodil

13 KD Aping Barat Lily

14 KD Tanjung Surat Veronica

15 KD Air Tawar 3 Lavender

16 KD Air Tawar 1 Freesia

17 KD Teluk Sengat Aster

18 KD Tanjung Buai Veronica


21



Pelaksanaan &

Keseragaman


Sub Klinik Desa ( Nama Bunga )

PENETAPAN SUB ZON

PENYERAGAMAN EKSA

19 KD Sungai Ara Iris

20 KD Batu 4 Calendula

21 KD Semangar Lantana

22 KD Sungai Telor Petunia

23 Klinik 1 Malaysia Bougainvillea

24 KD Sedili Kecil Lilac

25 KD Gembut Fantasia

26 KD Mawai Thistle

27 KD Pasir Raja Bluebell

28 KD Bukit Ramun Geranium

29 KD Sungai Sayong Goldfinger


22

Tujuan * Mewujudkan fail EKSA yang seragam

Impak * Memudahkan pengenalan terhadap EKSA dan memudahkan tugas

mengendalian fail

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. KULIT FAIL

Kulit fail keras putih ukuran 50mm berwarna putih

Jenis Font Arial dan Saiz bebas berwarna hitam

2. PEMISAH FAIL / PEMILIHAN WARNA

Pemisah fail - warna hijau

Label Tepi - warna biru

Label Hadapan - warna biru




masing

3. KANDUNGAN FAIL

Dasar EKSA

Carta Organisasi

Carta Perbatuan

Pelan lantai

Minit Mesyuarat

Laporan Aktiviti EKSA

Kriteria Audit

Latihan

Penyata Kewangan

4. FAIL EKSA ( INDUK / ZON )

PENYERAGAMAN EKSA


23

Tujuan * Mewujudkan fail yang seragam

Impak * Memudahkan pengenalan dan memudahkan tugas mengendalian dan

pencarian fail , Penyeragaman pengurusan fail seluruh daerah

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. KULIT FAIL

Kulit fail keras putih ukuran 50mm/40mm/25mm berwarna putih

Jenis Font Arial dan Saiz bebas berwarna hitam

2. PEMISAH FAIL / PEMILIHAN WARNA

Pemisah fail

Label Tepi

Label Hadapan




masing

3 Tamplate penyelarasan ini boleh dimuatturun di laman web Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

www.pkdkt.com

5. FAIL AM ( 50mm / 40mm / 25mm)

PENYERAGAMAN EKSA


24

Tujuan * Untuk memastikan pengawalan, kekemasan dan kebersihan ka-

wasan

Impak *

*

Amalan Go Green di setiap bahagian

Membudayakan aktiviti kitar semula di PKD Kota Tinggi

Keseragaman 1. AMALAN GO GREEN

SUDUT KITAR SEMULA / SUDUT HIJAU

Setiap bahagian diwajibkan untuk mewujudkan sudut kitar semu-

la berdasarkan kreativiti masing-masing ( tidak ditetapkan )

Sudut hendaklah di kawasan yang bersesuaian

Setiap zon diwajibkan membuat sekurang-kurangnya 1 sudut

kitar semula / sudut hijau

Pertandingan Sudut Kitar Semula Terbaik

2. PENJIMATAN TENAGA

Memaparkan notis arahan penjimatan elektrik (save energy)

Notis Penetapan suhu optimum (aircond)

Notis Penjimatan Air

Notis diseragamkan untuk seluruh zon dan tamplate ini boleh

didapati di laman web www.pkdkt.com

6. PENJIMATAN & GO GREEN

PENYERAGAMAN EKSA


25

Tujuan * Mewujudkan ruang pejabat dan bilik pegawai yang kemas dan ter-

atur

Impak * Memudahkan pengesanan kedudukan pegawai dan pencapaian

peralatan pejabat

Keseragaman 1. CARTA PERGERAKAN PEGAWAI ( dipintu / partition atau tempat

yang bersesuaian yang mudah dilihat )

Diselaraskan berdasarkan butiran berikut:-

Nama Pegawai

Jawatan

Gambar

Petunjuk - Ada

- Tiada

- Mesyuarat

- Kursus

Warna mengikut warna korporat bahagian dan perlu selaras

diselaraskan mengikut zon dan reka bentuk berdasarkan kreativiti

2. HIASAN / MEJA

Hiasan yang tidak keterlaluan dan berlambangkan imej korporat

Hiasan tidak berdebu, berhabuk dan sentiasa didalam keadaan baik

Sudut peribadi hanya dihadkan kepada 2 item

Meja kerja mesti sentiasa kemas jika tidak digunakan. Perkara yang dibenarkan berada diatas meja kerja:-

Desktop dan keyboard

Printer

Bekas Pen, Pensil & Alat tulis yang sering digunakan

Kalendar tahun semasa

Telefon

Buku Nota

Tray Keluar Masuk ( Label Keluar , Masuk & SDP )

Tray Cop

Bateri Backup

Nama & Jawatan - Pengenalan Pegawai di Meja

7. RUANG TEMPAT KERJA ( PEJABAT / BILIK PEGAWAI )

PENYERAGAMAN EKSA


26

Keseragaman 3. Lantai ruang kerja atau bilik pegawai sentiasa berada dalam

keadaan bersih dan kemas

4. Dokumen rujukan disimpan didalam fail berlabel dan mudah diambil

5. KEW PA7 - senarai asset dilokasi hendaklah di letakkan di ruang pejabat dan mudah dilihat

6. Kabinet fail (Jika Ada) perlu dilabelkanmengikut tingkat yang ada dan PERIBADI di tingkat paling bawah. Senarai kandungan fail didalam Kabinet hedaklah dibuat untuk memudahkan carian fail

7. Kerusi tamu dan kerusi kerja hendaklah disusun dengan kemas sekiranya tidak digunakan

8. Hanya sehelai Blazer atau selendang disangkut dengan kemas di ru-ang penyangkut atau belakang kerusi yang diduduki pegawai

9. Wayar atau kanel elektrik diikat dengan kemas menggunakan black tape / casing conduit / flexible hose / spiral hitam dan dilabelkan untuk kemudahan

10. Dibenarkan hanya sepasang Kasut / Selipar diletakkan dibawah meja dengan kemas

8. RUANG TEMPAT KERJA ( PEJABAT / BILIK )PEGAWAI )

PENYERAGAMAN EKSA

9


27

Tujuan * Mewujudkan stor yang kemas dan teratur

Impak * Memudahkan pengesanan pencarian barang dengan cepat

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. SISTEM REKOD & IVENTORI

Mempunyai system rekod dan iventori yang jelas dan teratur bagi

memudahkan pencapaian barang dengan cepat dan pantas

Mempunyai label disetiap letak barang

Menyediakan sudut informasi tatacara permohonan barang di luar

stor

Menyediakan Kad inventori stok dengan makluman yang sentiasa

dikemaskini

Memastikan tiada barang yang tidak diperlukan disimpan didalam

stor

Tanda “ DILARANG MASUK” hendaklah dipamerkan dengan jelas

Menyediakan penanda aras minimum

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Dipatuhi

9. STOR PERALATAN PEJABAT

PENYERAGAMAN EKSA

10. BILIK FAIL

Tujuan * Memastikan bilik fail bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas

Impak * Memudahkan pengesanan pencarian fail diambil dalam masa 30 saat

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Peralatan, Kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan

kemas

Fail disusun dengan kemas dan mudah dicapai dalam tempoh 30

saat

Label yang jelas yang mengandungi:-

Tajuk Fail

Nombor susunan fail

Fail mempunyai no indeks

Menyediakan kawalan dan pergerakan fail

Etika penggunaan bilik fail disertakan

Tanda “ DILARANG MASUK” hendaklah dipamerkan dengan jelas

Setiap cabinet dan rak hendaklah dilabel dengan kemas dan

berimej korporat

Bilik Fail / Rekod tidak perlu dilabelkan


28

Tujuan * Pengurusan bilik Server diambil berat

Impak * Mengelakkan berlaku server “down”

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Bilik server tidak berdebu dan tersusun kemas

Suhu bilik ditetapkan mengikut keperluan peralatan

Hanya pegawai bertanggungjawab dibenarkan masuk ke bilik

server

Berkunci setiap masa

Sentiasa memastikan bilik server didalam keadaan selamat

Bilik Server tidak perlu dilabelkan

11. BILIK SERVER/TERPERINGKAT

PENYERAGAMAN EKSA

12. LOBI UTAMA / RUANG HADAPAN / KAUNTER

Tujuan * Mewujudkan ruang hadapan yang kemas dan selesa

Impak * Kepuasan yang diberikan kepada pelanggan

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Berimej korporat dan menyediakan kriteria berikut:

Sistem maklumbalas pelanggan

Direktori pegawai ( Carta Organisasi )

Visi / misi / maklumat pengurusan atas / moto

Piagam pelangan

Menyediakan buku kedatangan pelawat

Perhiasan tidak keterlaluan dan imej korporat ( mengikut pilihan 3

warna zon masing)

Mempunyai Maklumat kadar bayaran

Memastikan usaha “delighting the customer” seperti kemudahan

kondusif dan kemudahan sokongan

Petugas kaunter mestilah berpakaian kemas dan bagi yang beruniform hendaklah berpakaian lengkap dan memakai tanda

nama


29

Tujuan * Memastikan pelanggan dan orang awam berpuas hati dengan

Impak * Mengekalkan keselesaan pengguna

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Tempat duduk ruang menunggu selesa, berkeadaan baik dan

sentiasa bersih

Mempunyai bahan bacaan

Perhiasan yang bersih, tidak berdebu dan disusun dengan teratur

Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi

Sentiasa memastikan bilik server selamat

13. RUANG MENUNGGU

PENYERAGAMAN EKSA

14. BILIK MESYUARAT

Tujuan * Penambahbaikan berterusan

Impak * Bilik akan sentiasa didalam keadaan bersih

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin

computer, projector berada didalam keadaan baik

Keadaan bilik bersih, kemas dan selamat

Perhiasan yang tidak keterlaluan

Keadaan wayar tersusun dan kemas

Tatacara Penggunaan Bilik Mesyuarat hendaklah di pamerkan

Perhiasan yang tidak keterlaluan, berimej korporat dan mematuhi 3

ton warna zon masing-masing


30

Tujuan * Surau sentiasa bersih

Impak * Mengekalkan keselesaan pengguna

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Menyediakan jadual solat sebagai panduan masuk waktu solat bagi

kemudahan warga jabatan

Menyediakan kemudahan seperti sejadah, telekung, al-quran dan

selipar

Barang-barang yang disediakan hendaklah disangkut dan dilipat

ditempat yang disediakan dengan kemas

Tong sampah yang bersesuaian

Menyediakan tanda arah kiblat

Memastikan surau tidak berbau

Memastikan tempat wuduk bersih

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi menguruskan dan meman-

tau kebersihan surau/bilik solat

15. SURAU

PENYERAGAMAN EKSA

16. TANDAS

Tujuan * Menyediakan kemudahan tandas yang sempurna

Impak * Tandas akan sentiasa dijaga dan bersih

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering

Memastikan bau tandas sentiasa menyenangkan

Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik

Memastikan pengudaraan tandas baik

Memaparkan makluman jadual tugas, etika penggunaan tandas

Menyediakan peralatan berikut :-

Tisu

Sabun pencuci tangan Bakul sampah

Cermin muka

Pewangi

Penyediaan tandas OKU yang berfungsi dengan baik

Peralatan pembersihan tandas hendaklah disusun dengan kemas

Hiasan yang minima dan tidak keterlaluan


31

Tujuan * Memastikan kekemasan bilik rawatan dan kemudahkesanan

peralatan

Impak * Memudahkan proses merawat pesakit, mempercepatkan prosedur

perawatan dan meningkatkan kepuasan pelanggan

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat

Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul, disusun

dengan kemas dan berada dalam keadaan baik

Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal,

domestic dan alatan tajam

Menyediakan senarai ubat troli kecemasan

Memastikan ubat tidak rosak atau luput tarikh

Memastikan Standard operation procedure dipatuhi

17. BILIK RAWATAN

PENYERAGAMAN EKSA

18. PETI SEJUK

Tujuan * Memastikan pengurusan peti sejuk dititikberatkan

Impak * Jangka hayat peti sejuk bertahan lama, bahan dan ubat-ubatan yang

disimpan tidak rosak

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Setiap bahan dilabelkan(jika perlu), disusun kemas dan berada

dalam keadaan baik

Memastikan suhu peti sejuk direkod dan dikemaskini

Pelabelan peti sejuk dilakukan mengikut fungsi iaitu peti sejuk

ubat / peti sejuk vaksin / peti sejuk domestic / peti sejuk sample

Susunan peti sejuk yang bersesuaian bagi membolehkan

pengudaraan yang baik

Penyelenggaraan yang berkala mestilah dilakukan

Dihadapan pintu hendaklah dilabelkan “BUKA JIKA PERLU”


32

Tujuan * Memastikan kekemasan bilik X-Ray dan kemudahkesanan

Impak * Memudahkan pemberian perkhidmatan x-ray kepada pelanggan &

Pelaksanaan &

Keseragaman

* Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat



Memastikan suhu bilik direkod dan dipantau mengikut Standard

Operating Procedure

Memastikan SOP dipatuhi

19. BILIK X-RAY

PENYERAGAMAN EKSA

20. STOR UBAT FARMASI

Tujuan * Memastikan kesemua item ubat dan bukan ubat diuruskan dengan sem-

Impak * Kemudahkesanan item yang diperlukan, penggunaan ruang yang

optimum dan mengelakkan pembaziran

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Memastikan stor memenuhi kriteria seperti berikut:-

Bersih

Tidak berbau

Susunan Kemas dan teratur

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memu-

dahkan capaian barang dengan cepat dan pantas

Peralatan dilabel dengan betul, disusun kemas dan teratur

Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari

stor

Menyediakan kad petak (Kew PS.4) stok dengan maklumat yang sentiasa

dikemaskini

Memastikan tiada bahan atau peralatan yang tidak diperlukan turut disim-

pan di dalam stor

Menyediakan penanda aras minimum dan maksimum barang dalam stor

Memastikan suhu peti sejuk direkodkan dan dikemaskini

Ubat disusun mengikut system “First in first Out” FIFO atau “Expiry First

out” FEFO

Rak dan cabinet dilabel dengan kemas

Mematuhi Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan


33

Tujuan * Memastikan kekemasan bilik makmal dan kemudahkesanan

peralatan

Impak * Memudahkan pemberian perkhidmatan makmal kepada pelanggan

Pelaksanaan &

Keseragaman

* Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat



Menyediakan tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal,

domestic, alatan tajam dan bahan buangan berbahaya

Mematuhi SOP makmal yang ditetapkan

21. BILIK MAKMAL

PENYERAGAMAN EKSA

22. STOR BAKAS

Tujuan * Memastikan kesemua peralatan yang disimpan diuruskan dengan

Impak * Kemudahkesanan item yang diperlukan, penggunaan ruang yang opti-

mum dan mengelakkan pembaziran dan kemalangan

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Stor memenuhi keperluan berikut:-

Bersih

Tidak berdebu


Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi

memudahkan capaian barang dengan cepat dan pantas


Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang

dari stor

Menyediakan kad petak (Kew PS.4) stok dengan maklumat yang

sentiasa dikemaskini

Memastikan tiada bahan atau peralatan yang tidak diperlukan turut

disimpan di dalam stor

Mematuhi tatacara pengurusan stor kerajaan


34

PENYERAGAMAN EKSA

24. STOR VEKTOR

Tujuan * Memastikan kesemua peralatan yang disimpan diuruskan dengan

Impak * Kemudahkesanan item yang diperlukan, penggunaan ruang yang

optimum dan mengelakkan pembaziran

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Memastikan stor memenuhi kriteria seperti berikut:-

Bersih

Tidak berbau


Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi

memudahkan capaian barang dengan cepat dan pantas


Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang

dari stor

Menyediakan kad petak (Kew PS.4) stok dengan maklumat yang

sentiasa dikemaskini

Memastikan tiada bahan atau peralatan yang tidak diperlukan turut

disimpan di dalam stor

Mematuhi tatacara pengurusan stor kerajaan

23. BILIK BERSALIN (ABC)

Tujuan * Memastikan kekemasan bilik bersalin dan kemudahkesanan

peralatan

Impak * Memudahkan proses pengendalian ibu bersalin

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat



Menyediakan tirai bagi setiap katil pesakit atau ruang khas

Menyediakan ruang menunggu bagi waris yang kemas dengan

hiasan yang minima berimej korporat

Menyediakan senarai ubat di troli kecemasan

Memastikan ubat tidak rosak dan luput tarikh


35

PENYERAGAMAN EKSA

25. PERALATAN / LABEL UMUM

Tujuan * Penyeragaman menyeluruh

Impak * Memberi penerangan yang jelas kepada semua bahagian

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. LABEL SUIS LAMPU DAN KIPAS Menggunakan pelan lampu dimana plan suis lampu/kipas / aircond

mestilah disediakan bagi suis yang lebih dari 1 Tampal pelan diatas suis lampu Suis ditandakan dengan warna yang sama dengan pelan lampu /

kipas Warna dihadkan kepada 4 warna sahaja:-

i. Merah ii.Kuning iii.Biru iv.Hijau

Warna petunjuk di suis diletakkan di bawah tempat suis

Labelkan visual “JIMATKAN ELEKTRIK”

2 PINTU Label pintu masuk utama ( TOLAK / TARIK )

Peringatan sebelum meninggalkan pejabat “ sekiranya anda orang terakhir pastikan”

Semua suis lampu dan elektrik ditutup Semua pintu telah dikunci

Peringatan perlu dilaminate

Peringatan hendaklah ditampal pada paras mata (eye level)

Tamplate boleh dimuatturun di laman web www.pkdkt.com

3 ASPEK KESELAMATAN

Pintu kecemasan : kenalpasti pintu kecemasan dan tampal ‘signage’

laluan keluar / kecemasan

Tong sampah + “ Dilarang membuang sampah merata-rata”

Kawasan + “ Kawasan Larangan Merokok”

Signage + “ Untuk Kakitangan Sahaja”

Pastikan pintu kecemasan tidak dihalang

TA

RIK

TO

LA

K


36

PENYERAGAMAN EKSA

26. PERALATAN / LABEL UMUM

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. S.O.P / ETIKA / PERATURAN Perlu ada visual dan penerangan

Mesin Photostat / Riso Faksimili Mesin Laminating Mesin Pemotong Kertas ( Meletakkan etika penggunaan dan cara penjimatan)

Pelan lantai disetiap unit ditampal dipintu masuk dan tempat yang mudah dilihat

Mempamerkan arahan / notis bagi memastikan peralatan disusun kemas

2 WORKSTATION

Laci pegawai / staff dilabel:

Alatulis - laci pertama

Dokumen - laci kedua@ketiga

Peribadi - laci ketiga@terakhir

Laci Alat Tulis

Petunjuk ditampal

Perlu seragam mengikut bahagian / Zon

Rubber stamp / Cop

Petunjuk ditampal dan dinomborkan serta dicop contoh

Perlu seragam mengikut bahagian / Zon

Rak Dokumen

Dinomborkan mengikut dokumen yang berkaitan

Tempat Letak Kasut ( Rak )

Kemas & tersusun

Plug

Ditag pada wayar di bawah kepala plus, dilabel & dilaminate

Peralatan tidak perlu ditag nama

Peralatan Mudah Alih

Perlu dilabelkan tempat penyimpanan


37

PENYERAGAMAN EKSA

27. KOMPUTER / KOMPUTER RIBA

Tujuan * Mewujudkan Wallpaper dan Screen Saver bagi Komputer /

Komputer Riba yang seragam

Impak * Penyeragaman pada semua computer / computer riba pegawai & ka-

kitangan warga PKD Kota Tinggi

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Wallpaper desktop komputer / komputer riba diseragamkan

Dibuat Setahun sekali

Boleh dimuat turun di laman web www.pkdkt.com

Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja


38

PENYERAGAMAN EKSA

28. PEGAWAI YANG MENJAGA

Tujuan * Untuk memastikan pengawalan, kekemasan dan kebersihan

kawasan

Impak * Mudah untuk membuat pemantauan berterusan

Pelaksanaan &

Keseragaman

1. Size sticker 10cm x 25cm

Saiz gambar passport

Tulisan Arial

Ditampal dipintu kawasan penyeliaan

Maklumat PIC ( Gambar / Nama / Kawasan Seliaan )


39

Semua

KEJAYAAN

Bermula dengan

PERCUBAAN

FIKIRKAN BOLEH ..


40 TARIKH DIKEMASKINI : 11 OGOS 2016

buku garis panduan - pejabat kesihatan daerah kota … garis... · 9 jawatankuasa promosi eksa -...

Documents