buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my filebuku panduan pelaksanaan eksa . 1 isi kandungan...

20
FAKULTI EKONOMI DAN PENGURUSAN UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA BUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

Upload: others

Post on 25-Sep-2019

53 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

FAKULTI EKONOMI DAN PENGURUSAN

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

BUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

Page 2: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

1

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1.

PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU

2

2.

EKSA DI FEP

2

3.

CARTA ORGANISASI EKSA

5

4.

PANDUAN AMALAN EKSA

6

5.

ANUGERAH DAN PENGHARGAAN

6

5.

INISIATIF AMALAN HIJAU

6

Page 3: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

2

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula

amalan 5s Sektor Awam. Langkah penjemaan semula oleh MAMPU ini diperkenalkan

supaya seiring dengan perubahan dan kehendak semasa bagi meningkatkan prestasi

dan daya saing organisasi disamping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif

dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam.

EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5s yang diamalkan sebelum in,

sebaliknya menambahbaik elemen 5s tersebut. Amalan 5s ditambahbaik dengan

menambah lima (5) elemen baharu iaitu

PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU

Page 4: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

3

Amalan EKSA mula diterapkan di kalangan warga FEP bermula tahun 2017. Sejak

itu, EKSA dilaksanakan secara berperingkat sehingga ia dilancarkan secara rasmi

pada 19 Julai 2017 di Dewan Philip Kotler oleh mantan Dekan, Prof. Dr. Annuar Md

Nassir, Dekan FEP. Majlis pelancaran ini secara umumnya mendapat sambutan

warga akademik dan bukan akademik fakulti.

Pelaksanaan EKSA mendapat komitmen tinggi terutama di kalangan ahli

jawatankuasa dan staf bukan akademik FEP. Pada tahun 2017 juga, FEP telah

mendapat markah penuh iaitu 10/10 dalam Penilaian Amalan Kualiti Persekitaran

Tempat Kerja (Skop EKSA) seterusnya membantu melonjakkan penarafan

bintang FEP daripada 3 bintang (2016) kepada 4 bintang (2017) dalam Anugerah

Kualiti Persekitaran Tempat Kerja dan Anugerah Penarafan Bintang Pengurusan

Pentadbiran.

EKSA DI FEP

Page 5: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

4

Page 6: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

5

CARTA ORGANISASI EKSA

Page 7: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

6

1. PEMBAHAGIAN ZON EKSA

a) Pembahagian Zon Tahun 2018

Zon EKSA di FEP dibahagikan seperti berikut:

ZON KETERANGAN RUANG

Satu (Pejabat)

a) Pejabat Timbalan Dekan (Akademik dan Pelajar)

Bilik TD

Bilik S/u

Bilik Pegawai

Ruang Pejabat

Pantri/ruang makan

Kaunter

Bilik Fail

b) Pejabat Timbalan Dekan (Pengajian Siswazah)

Bilik TD

Bilik S/u

Bilik Pegawai

Ruang Pejabat

Pantri/ruang makan

Tandas

Kaunter

Bilik Fail

c) Pejabat Timbalan Dekan (Penyelidikan dan JIM)

Bilik Dekan

Bilik TD

Bilik S/u

Bilik Pegawai

Ruang Pejabat

Pantri/ruang makan

Tandas

Bilik Fail

d) Pejabat Am Dekan Bilik Pegawai

Bilik S/u

Ruang Pejabat

Ruang Fail

Pantri/ruang makan

e) Unit Akreditasi

Bilik Ketua Unit

Bilik Pegawai

Ruang Pejabat

PANDUAN AMALAN EKSA

Page 8: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

7

Pantri/ruang makan

Bilik Fail

f) Kompleks Ketua Jabatan Bilik KJ

Ruang Pejabat

Pantri/ruang makan

Bilik Fail

Dua Setor alat tulis

Stationary

Ruang setor

Tiga Bilik Kuliah dan Latihan

Empat Bilik Mesyuarat

Lima

Umum dan Persekitaran Surau

Parking

Persekitaran fakulti

Setiap zon dilantik seorang ketua bagi mengetuai aktiviti EKSA di zon

masing-masing dan melaporkannya dalam JK EKSA. Rujuk Carta

Organisasi (m/s 5) bagi setiap Ketua Zon.

Aktitivi EKSA dijalakan mengikut carta perbatuan/takwim yang disediakan

semasa Mesyuarat Pertama JK EKSA setiap tahun. Rujuk Lampiran 1

(takwim 2017) dan Lampiran 2 (takwim 2018).

Pelaksaan EKSA buat masa ini dibantu oleh seorang fasilitator UPM iaitu

Encik Mohd Sahrizan Mat Yatim daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar

(BHEP) melalui Lawatan Penanda Aras ke BHEP pada 16 Ogos 2018 dan

Kursus EKSA di FEP pada 24 April 2018.

Page 9: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

8

b) Penstrukturan Semula Zon EKSA Tahun 2019

Melalui cadangan dan saranan penambahbaikan daripada Juruaudit EKSA

mengenai pembahagian zon EKSA di FEP pada penghujung tahun 2018, dilihat

bahawa pembahagian zon sedia ada tidak sistematik dan dilihat hanya

memberikan beban kepada sebahagian staf sahaja. Justeru, melalui lawatan

penilaian Juruaudit ke FEP pada 11 Oktober 2018, mereka mecadangkan agar

pembahagian zon dipecahkan mengikut blok dan diketui oleh pejabat yang

ditetapkan. Justeru pada tahun 2019, FEP telah membuat penstrukturan

semula zon EKSA di FEP seperti berikut:

ZON BLOK KAWASAN YG TERLIBAT PYB

1 Keseluruhan Blok A Termasuk setor teknikal, bilik pemandu, foyer Blok A, kelas, dan lain-lain kemudahan yang ada di Blok A termasuk laluan koridor.

Pejabat TDPS Ketua Zon = Pn Norhayati

2 Keseluruhan Blok B Termasuk surau lelaki dan perempuan, gimnasium, bilik alumni dan lain-lain kemudahan yang ada di Blok B termasuk laluan koridor.

Pejabat TDPJIM dan Pejabat Dekan Ketua Zon = Puan Dalina

3 Keseluruhan Blok C Termasuk kelas-kelas, BMF, foyer Blok C, lain-lain kemudahan yang ada di Blok C termasuk laluan koridor.

KKJ dan Unit Akreditasi Ketua Zon = Puan Ain

4 Keseluruhan Blok D dan E

Termasuk kelas, bilik komputer, bilik mesyuarat, kafe, setor teknikal dan setor alat tulis, surau, lain-lain kemudahan yang ada di Blok D dan E termasuk laluan koridor.

Pejabat TDAP dan Pejabat Am Ketua Zon = Encik Indra

5 Persekitaran fakulti

Di keseluruhan persekitaran fakulti

En Firdaus dan Puan Munirra Ketua Zon = Encik Firdaus

i. Pembahagian zon ini hanyalah bagi tujuan kegunaan EKSA

sahaja. Tidak menggangu fungsian utama seseorang staf yang

telah ditugaskan sebagai PYB di kawasan tersebut. Sebagai

Page 10: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

9

contoh, PYB bagi semua bilik mesyuarat di FEP masih En Nurul

Ariff Mohd Noor, namun bagi tujuan perhiasan, keceriaan dan

penambahan elemen EKSA di kawasan tersebut, ia adalah

dibawah tanggungjawab pejabat di zon masing-masing.

ii. Setiap zon juga sentiasa berhubung antara satu sama lain bagi

mengekalkan keseragaman perhiasan.

iii. Setiap zon amat digalakkan untuk mencari inisiatif bagi

menggunakan barangan terpakai.

2. SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM, SENTIASA AMAL

Aktiviti EKSA dimulai dengan melaksanakan elemen 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu,

Seragam dan Sentiasa amal.

Page 11: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

10

Page 12: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

11

Keberkesanan amalan EKSA secara berperingkat di FEP dapat dilihat seperti berikut:

i. Keseragaman label di semua tempat, ruang dan pejabat:

ii. Sistem penyusunan lebih teratur, mesra pengguna dan sistematik

Label

Rak Borang-borang

Carta Pergerakan Pegawai

Page 13: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

12

iii. Ruang kerja yang lebih kemas dan selesa

Bilik Pemandu

Bilik Pegawai

Papan Maklumat Pegawai

Page 14: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

13

3. MEWUJUDKAN RUANG/SUDUT

Inisiatif EKSA diperluas dengan mewujudkan ruang/sudut kitar semula dan OSH.

Sudut OSH ditempatkan di Pejabat Am Dekan manakala sudut kitar semula

diwujudkan di setiap pejabat.

4. PEMANTAPAN AMALAN EKSA

Bagi menerapkan budaya EKSA seterusnya mempercambah idea dalam

mewujudkan inovasi dikalangan warga FEP, AJK EKSA telah membuat

lawatan penanda aras di Bahagian Hal Ehwal Pelajar UPM (BHEP UPM)

pada 16 Ogos 2017 dan Perpustakaan Sultan Abdul Samad (PSAS) pada

30 April 2019. Melalui lawatan ini, FEP telah didedahkan dengan pelbagai

maklumat mengenai EKSA.

Selain daripada lawatan penanda aras ke PTJ lain, FEP turut menerima

lawatan daripada PTJ lain bagi membuat sesi perkongsian mengenai

amalan EKSA di FEP.

Page 15: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

14

Pada 24 April 2018, Unit Latihan FEP telah menganjurkan kursus EKSA

kepada semua staf yang terlibat secara langsung dalam membudayakan

EKSA di tempat kerja khususnya staf bukan akademik. Semasa kursus

ini, lawatan tapak ke setiap zon juga dijalankan dan sebarang penemuan

bagi tujuan penambahbaikan telah direkodkan.

Bagi memastikan FEP berada di landasan yang betul dalam

melaksanakan EKSA, FEP telah menjalankan beberapa siri audit kendiri

Page 16: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

15

dan audit silang antara PTJ iaitu pada 6 Oktober 2017, 8 Disember 2017,

20 Ogos 2018 dan 28 Ogos 2018. Semasa audit ini, semua komen dan

cadangan penambahbaikan daripada juruaudit direkodkan dan

dilaksanakan secara berperingkat.

5. ANUGERAH DAN PENGHARGAAN

Bagi menghargai usaha komitmen warga FEP dalam melaksanakan amalan

EKSA, fakulti bercadang untuk mewujudkan beberapa bentuk anugerah.

Penilaian bagi tujuan ini telah dijalankan dua kali iaitu pada bulan Julai dan

Disember 2018 dan diberikan semasa Majlis Perhimpunan Bulanan Staf.

Pada tahun 2019, Program Pengiktirafan EKSA telah dijalankan pad 25 April

2019. Pemberian sijil kepada pemenang telah disampaikan oleh Dekan dan

Timbalan Pendaftar FEP. Kategori yang dipertandingkan dan senarai penerima

adalah seperti berikut:

BIL KATEGORI ANUGERAH PENERIMA

1. Ruang Kerja Terbaik Kategori Staf Pelaksana

Staf pelaksana : 1) Nurrul Naim Noordin 2) Muhammad Hafiz Mohd Husni 3) Norhayati Mohamed Yusof Setiausaha: 1) Nurulhana Mat Junan 2) Norsiti Nabila Roslan

2. Ruang Kerja Terbaik Kategori Pegawai Bukan Akademik

1) Pn Siti Nur Ain Rahim 2) Cik Nur Nadjla Ahmad Razei

3. Ruang Kerja Terbaik Kategori Pegawai Akademik

1) Prof. Madya Dr. Azmawani Abd Rahman 2) Pn Norazlina Kamarohim 3) Dr. Dahlia Zawawi 4) Dr. Nur Shazwani Mazlan

4. Ruang Kerja Terbaik Kategori Ahli Pengurusan

1) TDPJIM 2) Dekan

5. Pejabat Terbaik

1) TDPJIM 2) Pejabat Am

6. Zon Terbaik

1) Zon E (Blok E)

7. Anugerah Khas Staf Kreatif 1) Pn Nurulhana Mat Junan 2) En Mohamad Indra Shahril Zainal

Page 17: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

16

Page 18: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

17

6. INISIATIF AMALAN HIJAU

FEP tidak ketinggalan dan menyokong penuh inisiatif amalan hijau. Antara

inisiatif amalan hijau yang dibentuk adalah seperti berikut:

i. Mewujudkan sudut kitar semula di setiap zon.

Page 19: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

18

ii. Memaparkan memo peringatan/penjimatan elektrik/air/kertas.

Page 20: buku panduan pelaksanaan eksa - econ.upm.edu.my fileBUKU PANDUAN PELAKSANAAN EKSA . 1 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1. PENGENALAN EKSA OLEH MAMPU 2 2. EKSA DI FEP 2 3. CARTA

19

iii. Mewujudkan laman hijau di FEP.