lampiran 1 permohonan pencerahan · pdf filejadual arahan kerja pegawai pengawal bagi ......

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH

1

LAMPIRAN 1

PERMOHONAN PENCERAHAN MENGENAI PEKELILING DAN PERATURAN

BIL. SOALAN JAWAPAN KEPADA BAHAGIAN / PERSON IN CHARGE

1. PENURUNAN KUASA MENANDATANGANI RESIT

PEJABAT

Peraturan:

Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal Bagi

Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Di Sekolah

Yang Tidak Bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ)

Berkuatkuasa Mulai 3 September 2016 dan Jadual

Arahan Kerja Pegawai Pengawal Bagi Pengurusan

Kewangan Dan Perakaunan Di Sekolah Yang Bertaraf

Pusat Tanggungjawab (PTJ) Berkuatkuasa Mulai 3

September 2016

(2) Tugas

(3) Pegawai

(4) Arahan

b. Resit (RP.01) ii. Penandatangan

Pengetua GB

RP01

Situasi:

- Sekolah menganjurkan Pertandingan Belapan

pada hari Sabtu.

- Setiap sekolah yang bertanding dikehendaki

membayar yuran penyertaan RM5.00 seorang

murid semasa hari pertandingan diadakan.

BAHAGIAN AKAUN


2


- Guru Besar tidak dapat hadir pada hari tersebut

kerana Cuti Kecemasan/Cuti Sakit.

Soalan:

i. Bolehkan Guru Penolong Kanan (Pentadbiran)

atau Guru Penolong Kanan (HEM) (salah

seorang) diberikan kuasa untuk menandatangani

Resit Pejabat pada hari pertandingan

berlangsung?

ii. Jika boleh, siapakah pihak yang boleh

menurunkan kuasa kepada Guru Penolong

Kanan (GPK) tersebut memandangkan dalam

Jadual Arahan Kerja Pengawal Pengawal tiada

menyatakan mengenai penurunan kuasa kepada

GPK?

Jawapan:

i & ii. Merujuk kepada Para 4.3.2, Tatacara

Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

(TPPKWS) menjelaskan bahawa :

“Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran

khusus secara bertulis kepada pegawai-pegawai

yang membuat pungutan bagi pihaknya...”

2. PEROLEHAN HARTA MODAL MENGGUNAKAN

WANG SUWA

Peraturan:

i. TPPKWS Perenggan 11.8 menyatakan:

Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan

peruntukan daripada KWK, KWS atau KWA untuk

membuat perolehan harta modal dengan mematuhi

pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Bagi perolehan


3


yang menggunakan peruntukan KWS, sekolah perlu

mendapatkan kelulusan KPTJ sebelum perolehan

dilakukan.

ii. Pekeliling Perbendaharaan AM2.1 – Harta Modal

Bernilai RM2,000 seunit.

BAHAGIAN AKAUN


4


Soalan:

i. Adakah pembelian aset bernilai rendah bawah

RM2,000 seunit menggunakan duit SUWA tidak

perlu lagi mendapat kelulusan KPTJ?

ii. Adakah TPPKWS menerima pakai peraturan

pekeliling semasa dari segi harga perolehan yang

terkini – RM2,000?

iii. Atau adakah perolehan harta modal melebihi

RM2,000 atau bawah RM2,000 jika

menggunakan duit SUWA masih perlu mohon

kelulusan KPTJ?

Jawapan:

i. Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Am

2.2, harta modal bernilai RM2,000 perlu

mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

Walau bagaimapun, Para 11.8, TPPKWS

menjelaskan bagi perolehan menggunakan

Kumpulan Wang SUWA, Sekolah perlu

mendapatkan kelulusan Ketua PTJ terlebih

dahulu.

ii dan iii. Pengurus Sekolah dibenarkan

menggunakan peruntukan daripada Kumpulan

Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau

Kumpulan Wang Asrama untuk membuat perolehan

harta modal dengan mematuhi pekeliling yang

sedang berkuatkuasa.

3. BAYARAN MAJALAH SEKOLAH

i) Jika sekolah kutip bayaran majalah sekolah tetapi

sehingga bulan Disember majalah tidak dapat

dicetak, adakah duit bayaran majalah yang telah

dikutip perlu dipulangkan semula kepada pelajar?

i) Kutipan bayaran majalah sekolah adalah bagi

tujuan memberi majalah kepada pelajar. Sekiranya

majalah sekolah memang tidak dapat dicetak dan

diedarkan, maka sekolah perlu memulangkan wang

yang telah dikutip kepada pelajar. Pulangan balik

kutipan perlu merujuk kepada para 5.6, TPPKWS.

BAHAGIAN AKAUN


5


4. BAYARAN SEWAAN KEPADA PEMBEKAL

Adakah sekolah perlu mohon kelulusan dari Pendaftar

untuk membuat perjanjian sewaan seperti sewaan

penapis air, mesin fotostat, printer dan lain-lain.

Kuasa memetrai kontrak perlu mengikut Jadual

Arahan Kerja Pegawai Pengawal yang sedang

berkuatkuasa.

BAHAGIAN AKAUN

5. SEWAAN VENDING MACHINE DI SEKOLAH

Situasi:

Pihak sekolah telah membuat perjanjian dengan sebuah

syarikat untuk meletakkan vending machine di sekolah

berkenaan. Kontrak tersebut dimeterai untuk tempoh 3

tahun dan bayaran sewaan kepada pihak sekolah adalah

seperti berikut:

i. RM250 sebulan – masuk akaun kelab guru.

ii. RM20 sebulan – masuk akaun SUWA sebagai

bayaran elektrik.

Soalan:

i. Adakah hasil sewaan tersebut dibenarkan masuk

ke akaun kelab guru?

Merujuk kepada Surat Kelulusan Kementerian

Kewangan KK/BP12/441/239(3) bertarikh 30 April

2001 membenarkan semua sekolah mengutip hasil

termasuk sewaan dan diakaunkan ke dalam

Kumpulan Wang SUWA berasaskan garis panduan

BAHAGIAN AKAUN


6


ii. Adakah Pengurus Sekolah dibenarkan

memeterai kontrak tersebut tanpa merujuk atau

mendapatkan kelulusan PPD atau JPN terlebih

dahulu?

iii. Mohon pandangan dengan penggunaan elektrik

di sekolah berkenaan.

perakaunan dan kewangan sekolah. Ini bermakna

hasil sewaan tersebut tidak dibenarkan diakaunkan

dalam akaun kelab guru.

ii. Kuasa memetrai kontrak perlu mengikut Jadual

Arahan Kerja Pegawai Pengawal yang sedang

berkuatkuasa..

iii. Tidak berkenaan. Sila rujuk kepada jawapan 5.i

di atas.

6. KELULUSAN MENGUTIP YURAN PENYERTAAN

Peraturan:

i. Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil 2/92 –

semua jenis bayaran termasuk yuran sekolah

yang dikenakan kepada murid perlu terlebih

dahulu mendapat kelulusan daripada Pendaftar

Negeri.

- Hanya Pendaftar sahaja yang berkuasa

memberi kelulusan itu. Kuasa itu tidak

diperturunkan kepada mana-mana

pegawai lain.

BAHAGIAN AKAUN


7


ii. Seksyen 5(6) Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

bahawa Pendaftar atau Penolong Pendaftar

boleh menjalankan semua kuasa dan fungsi yang

diberikan kepada Ketua Pendaftar oleh atau di

bawah Akta ini, tertakluk kepada apa-apa sekatan

yang boleh dikenakan oleh Ketua Pendaftar.

Situasi:

PPD telah mengeluarkan surat melantik Sekolah ABC

sebagai tuan rumah Kejohanan Bola Tampar Peringkat

Daerah. Semua sekolah yang bertanding diwajibkan

membayar yuran penyertaan kepada sekolah ABC.

Soalan:

i. Adakah Sekolah ABC perlu memohon

kebenaran untuk mengutip yuran penyertaan

tersebut daripada Pendaftar Negeri?

ii. Atau adakah memadai dengan surat lantikan

daripada PPD tersebut, ianya juga dianggap

sebagai surat kebenaran bagi Sekolah ABC

mengutip yuran penyertaan?

i. Perlu. Perkara ini termaktub dalam para 3.4.3,

TPPKWS di bawah wang yang dikutip khas

untuk sesuatu tujuan. Ini merangkumi lain-lain

kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.

ii. Surat lantikan daripada PPD tersebut tidak

bermaksud surat kebenaran bagi Sekolah ABC

mengutip yuran penyertaan.


8


iii. Bolehkah Pendaftar Negeri (Pengarah JPN)

menurunkan kuasa kepada Timbalan

pengarah JPN dan Pegawai Pendidikan

Daerah atau Ketua Sektor sebagai Penolong

Pendaftar?

iii. Tiada penurunan kuasa yang diberikan oleh

Pendaftar Negeri (Pengarah JPN) kepada

Timbalan pengarah JPN dan Pegawai

Pendidikan Daerah atau Ketua Sektor sebagai

Penolong Pendaftar termaktub di dalam

TPPKWS ini.

7. KELULUSAN KPTJ

Peraturan:

TPPKWS Perenggan 3.4.3 (c) – Perbelanjaan selain

daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan mendapat

kelulusan daripada Ketua PTJ.

Soalan:

i. Siapakah Ketua PTJ?

[JPN – Pengarah JPN]

[Bhg. – Pengarah Bhg.]

ii. Bolehkah Ketua PTJ tersebut menurunkan kuasa

secara bertulis kepada pegawai lain (Timbalan

Pengarah JPN atau Ketua Sektor)?

Jawapan :

i. Dalam definisi Ketua PTJ, Pengarah Bahagian

dan Pengarah Pendidikan Negeri adalah

termasuk di dalam senarai Ketua PTJ.

ii. Tiada penurunan kuasa boleh diberikan oleh

Ketua PTJ kepada pegawai lain (Timbalan

Pengarah JPN atau Ketua Sektor) termaktub di

dalam TPPKWS ini.

BAHAGIAN AKAUN


9


8. PENURUNAN WARAN PENGURUSAN SUKAN MSSM

ATAS NAMA GURU PENYELARAS

Soalan:

Isu berkenaan wang pengurusan sukan MSSM yang

dimasukkan dalam akaun sekolah (wang tumpang) dan

surat daripada Unit Sukan JPN di mana wang telah

diturunkan/dimasukkan atas nama guru penyelaras dan

melantik guru tersebut untuk menguruskan wang dan

pembayaran bagi program sukan yang telah

dirancangkan. Pihak sekolah telah mengeluarkan wang

tersebut atas nama guru penyelaras tersebut seperti di

surat JPN untuk mengurus, menjalankan program dan

membuat pembayaran bagi program tersebut. Tiada nota

minta, pesanan sekolah dan bil/invois pembekal. Adakah

sekolah dibenarkan mengeluarkan wang atas nama guru

penyelaras dan proses perolehan tidak mengikut tatacara

kewangan sekolah.

Merujuk kepada para 5.7, TPPKWS sekolah

dibenarkan mengeluarkan wang untuk dibahagi-

bahagikan bagi aktiviti/program yang telah

diluluskan.

Walau bagaimanapun, sekiranya perbelanjaan

melibatkan proses perolehan seperti perkhidmatan

katering atau sewaan peralatan, maka tatacara

kewangan yang berkuatkuasa perlu dipatuhi.

BAHAGIAN AKAUN


10


9. PEROLEHAN MELALUI MAJLIS GURU BESAR DAN

PENGETUA(MGB)

Peraturan:

1PP dan TPPKWS ada menetapkan setiap perolehan

yang dibuat oleh sekolah perlu dibuat kajian pasaran.

Situasi:

- Pihak MGB ada mengeluarkan arahan kepada

pihak sekolah supaya semua perolehan kertas A4

dan dokumen-dokumen berkaitan seperti buku

rekod mengajar, buku rekod kehadiran murid dan

sebagainya dibuat melalui Koperasi MGB.

Soalan:

i. Bolehkah arahan tersebut dikeluarkan dan pihak

sekolah tidak membuat kajian pasaran bagi tujuan

perolehan tersebut.

Merujuk kepada para 1.3, 11.1 dan 11.4.2, TPPKWS

Pengurus Sekolah hendaklah mematuhi peraturan-

peraturan perolehan yang berkuatkuasa.

BAHAGIAN AKAUN

10. GARIS PANDUAN (GP) BKAP 1MALAYSIA KEPADA

MURID DI SEKOLAH KERAJAAN DAN SEKOLAH

BANTUAN KERAJAAN - Kelulusan Pembentangan

Bajet Tahun 2017 , 23 Okt 2016 .

Peraturan:

Perenggan 10.1

BAHAGIAN AKAUN


11


Kekurangan Peruntukan – pihak sekolah diminta

mendahulukan peruntukan sedia ada sekolah seperti

wang Kumpulan Sumbangan Wang Awam (SUWA) dan

lain peruntukan sekiranya peruntukan asal tidak

mencukupi.

Situasi:

GP tidak memperjelaskan tatacara perakaunan bagi

penggunaan peruntukan sedia ada sekolah dan sumber

lain yang digunakan sebagai pendahuluan BKAP.

Soalan:

i. Jika sekolah dahulukan dari peruntukan sedia ada

sekolah seperti wang sumbangan SUWA atau

lain-lain peruntukan di KWK / KWA, perlukah

dipindah peruntukan tersebut ke KWK - Subsidiari

BKAP terlebih dahulu sebelum dibuat bayaran

kepada pelajar?

ii. Sekiranya peruntukan sedia ada di sekolah

seperti SUWA / lain-lain peruntukan KWK/KWA

tidak dapat menampung perbelanjaan tersebut,

pihak sekolah telah mendapatkan pendahuluan

daripada PIBG atau lain-lain sumber. Adakah

wang tersebut boleh diakaunkan terus ke dalam

i. Sekolah perlu memindah peruntukan dari

SUWA atau lain-lain peruntukan di KWK / KWA

ke KWK - Subsidiari BKAP terlebih dahulu

sebelum bayaran dibuat.

ii. Pendahuluan daripada PIBG atau lain-lain

sumber perlu diakaunkan di KWS- SUWA/

Sumbangan terlebih dahulu dan kemudian

dipindah ke KWK- Subsidiari BKAP untuk

dibuat bayaran


12


akaun KWK –Subsidiari BKAP atau perlu

diakaunkan di KWS- SUWA/ Sumbangan terlebih

dahulu dan kemudian dipindah ke KWK-

Subsidiari BKAP untuk dibuat bayaran kepada

pelajar ?

iii. Pendahuluan daripada peruntukan sedia ada

sekolah dan juga daripada pihak PIBG atau

sumber lain untuk menampung kekurangan

peruntukan BKAP, yang belum dibayar balik

sehingga berakhir tahun kewangan 2017,

perlukah ditimbulkan Akaun Belum Terima dan

Akaun Belum Bayar mengikut keadaan

sewajarnya.

iii. Berdasarkan garis panduan Bantuan Khas Awal

Persekolahan 1 Malaysia, sekolah hendaklah

mengemukakan permohonan peruntukan

tambahan BKAP 1M kepada Bahagian

Kewangan KPM melalui JPN/PPD pada atau

sebelum 15 Mac tahun semasa. Bagi

permohonan kes tercicir, permohonan perlu

dikemukakan kepada Bahagian Kewangan

KPM selewatnya pada/sebelum 31 Mei 2017.

Permohonan yang diterima selepas tarikh

tersebut tidak akan dipertimbangkan.

Berdasarkan garis panduan di atas, Akaun

Belum Terima (Bahagian Kewangan, KPM) dan

Akaun Belum Bayar (PIBG dan lain-lain

sumber) perlu diwujudkan. Walau

bagaimanapun, bagi Akaun Belum Terima akan

gugur selepas 31 Mei 2017 sekiranya tiada

tindakan permohonan tambahan peruntukan

dibuat.


13


11.

TIKET PENERBANGAN UNTUK PELAJAR BAGI

AKTIVITI KOKUM/SUKAN DALAM & LUAR NEGARA

Peraturan:

SPK BIL.2 TAHUN 2011

Kadar Kelayakan Makan dan Penginapan

Murid/Atlet/Pelajar Di KPM Yang Terlibat Dalam

Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum Dan Sukan

Dalam Atau Luar Negara

Perenggan 9 – Permohonan kelulusan perolehan tiket

penerbangan untuk murid /atlet/pelajar ke lokasi

pelaksanaan aktiviti kurikulum, kokurikulum dan sukan di

dalam atau luar negara hendaklah dikemukakan ke

Bahagian Kewangan, KPM untuk kelulusan 14 hari

sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti-aktiviti tersebut.

Perenggan 10 – Pembelian tiket penerbangan perlu

menggunakan Waran Perjalanan Udara (WPUA) dan

kelas penerbangan yang ditetapkan untuk

murid/atlet/pelajar adalah kelas ekonomi sahaja.

Perenggan 11 – Pembayaran tiket penerbangan untuk

perjalanan murid/atlet/pelajar hendaklah dibuat secara

pukal di bawah OS 42000 (Pemberian Dalam Negeri)

BAHAGIAN AKAUN


14


Soalan:

Adakah pembelian tiket penerbangan untuk pelajar

menggunakan peruntukan KWS (Sewa Kantin) tertakluk

kepada peraturan ini, sama ada perlu kelulusan atau tidak

dibenarkan dan hanya dibenarkan seperti di perenggan

10 dan 11.

Pembelian tiket penerbangan untuk pelajar

menggunakan peruntukan KWS (Sewa Kantin) tidak

perlu kelulusan seperti mana para 3.4.3, TPPKWS.

Walau bagaimanapun, dasar penjimatan yang

terkandung dalam Langkah-Langkah

Mengoptimumkan Perbelanjaan Tahun 2016 adalah

terpakai bagi pembelian tiket tersebut.

lampiran 1 permohonan pencerahan · pdf filejadual arahan kerja pegawai pengawal bagi ......

Documents