kualiti pengurusan fail panitia mengikut

8/18/2019 Kualiti Pengurusan Fail Panitia Mengikut

1/15

Bidang Panitia

Struktur sekolah terdiri daripada pelbagai organisasi atau unit. Namun unit yang

utama dalam pentadbiran sekolah di sekolah antaranya adalah unit Kurikulum,

unit Hal Ehwal Murid dan unit Kokurikulum. Diri unit utama inilah berkembangpelbagai unit-unit lain di bawahnya. Bagi bidang panitia, struktur organisasinya

berada di bawah unit Kurikulum kerana tugas panitia adalah untuk memastikan

keemerlangan akademik murid-murid di sekolah dapat dikekalkan. !ni

menun"ukkan bahawa pengurusan kurikulum dengan pengurusan panitia saling

berkaitan antara satu sama lain. #engurusan panitia ber$ungsi untuk menyokong

pengurusan kurikulum. %ika pengurusan panitia tidak ditadbir dengan baik akan

memberi kesan yang "elas kepada pengurusan kurikulum.

Bilangan panitia wu"ud mengikut bilangan mata pela"aran yang dia"ar di

sesebuah sekolah. Maka dengan sebab itulah wu"ud panitia mata pela"aran.

Setiap panitia mata pela"aran akan mewu"udkan struktur organisasi.

&alaubagaimanapun, organisasi panitia boleh digabungkan dengan panitia yang

lain. Biasanya perkara sebegini berlaku di sekolah-sekolah terpenil dan terletak

dipedalaman yang muridnya sedikit dan bilangan gurunya "uga sedikit.

Sebagai ontoh, saya menga"ar di Sek Keb Kampung #okas yang terletak di

daerah Semporna. Sekolah ini mempunyai bilangan murid seramai '() orang

yang merangkumi murid-murid di prasekolah sehingga tahun ). Manakala

bilangan guru terdiri daripada *+ orang. Bilangan mata pela"aran yang

ditawarkan di sekolah ini adalah sebanyak sepuluh matapela"aran. Namun

organisasinya tidak menapai sepuluh panitia kerana terdapat panitia pela"aran

bergabung dengan panitia lain untuk mewu"udkan satu organisasi seara

bersama.

Hala tu"u bagi kesemua panitia hendaklah menepati isi dan misi sekolah. leh

itu, penolong kanan kurikulum akan mengadakan taklimat atau mesyuarat

pengurusan kurikulum pada awal tahun. #enolong kanan akan membentangkan

target yang ingin diapai pada tahun tersebut dan meranang beberapa program

bagi meningkatkan penapaian akademik di sekolah supaya menapai

keemerlangan yang membanggakan.

Ker"asama daripada semua pihak khususnyan guru-guru sangat diperlukan bagi

menapai sesuatu target. idak ada gunanya "ika peranangan saha"a yang baik

tetapi pelaksaannya tidak tidak baik. /ita-ita yang diidam-idamkan hanyalah


2/15

angan-angan semata-mata. Bagi menermelangkan akademik di sekolah, ketua

panitia perlu memikul tanggung"awab ini untuk mengurus panitianya dengan

dengan sebaik mungkin.

Tugas-tugas ketua panitia

Ketua panitia biasanya dilantik oleh pentadbir atau dilantik melalui adangan

daripada guru-guru dari panitia masing-masing. Ketua panitia boleh "uga

dikatakan sebagai pengurus dalam panitia masing-masing. #engurus bermaksud

orang yang melaksanakan tugas melalui orang lain. Menurut Eerard 0'(1)2

mende3nisikan pengurus sebagai seseorang yang4

'. ahu apa yang dikehendaki berlaku dan apa yang menyebabkan ia

berlaku.*. Bertanggung"awab mengawal sumber dan memastikan ia digunakan bagi

sesuatu yang berman$aat.5. Menggalakkan keberkesanan dalam ker"a yang dilakukan dan menari

peningkatan yang berterusan.6. Bertanggung"awab bagi prestasi unit yang diuruskannya dan ia men"adi

sebahagian daripadanya.7. Menentukan suasana atau nada yang sesuai bagi membolehkan orang

memberikan sumbangan.

&alaupun dia seorang ketua panitia, dia "uga perlu menga"ar seperti panitianya

yang lain. !ni akan mewu"udkan ker"a berpasukan dalam organisasinya. Sebagai

ketua dia "uga dapat memahami dan merasai apa yang dihadapi oleh panitianya.

Seara keseluruhannya tugas-tugas panitia adalah antaranya seperti berikut4

'. Memperbaiki dan mempertingkatkan mutu dan keberkesanan penga"aran-

pembela"aran.*. Berikhtiar dan berusaha untuk mendapatkan strategi-strategi penga"aran

yang inoati$ dan boleh mendorong serta menggerakkan keenderungan

para pela"ar terhadap pembela"aran.5. Memperbaiki prestasi pela"ar-pela"ar dalam peperiksaan 0berasaskan

sekolah dan awam2 dalam mata pela"aran berkenaan berpandukan atau

berasaskan kepada prestasi 8 sasaran yang ditun"ukkan dalam ranangan

akademik sekolah.6. Mewu"udkan semangat beker"asama di antara panitia mata pela"aran

dengan persatuan atau kelab akademik.7. Memperolehi sukatan pela"aran yang terbaru atau kemaskini untuk

kegunaan ahli-ahli panitia.


3/15

). Menyediakan ranangan menga"ar untuk ketiga-tiga penggal dalam tahun

peperiksaan. 9anangan penga"aran ini diselaraskan di antara guru dalam

sesuatu tingkatan 8 dar"ah dan "uga antara tingkatan 8 dar"ah di mana ada

kaitan.

:. Memilih dan menadangkan kepada pentadbir sekolah buku teksuntuk

digunakan oleh pela"ar-pela"ar berdasarkan kepada kesesuaian buku itu

dari segi kehendak sukatan pela"aran dan tahap kebolehan mereka.1. Memilih dan menadangkan buku-buku ru"ukan atau bahan-bahan baaan

tambahan yang sesuai dengan keperluan pembela"aran para pela"ar dan

kegunaan guru-guru untuk dibekalkan di pusat sumber sekolah.(. Menyelaraskan soalan-soalan u"ian dan peperiksaan 0berasaskan sekolah2

yang disediakan bagi tiap-tiap tingkatan atau dar"ah dan"ika perlu

menubuhkan bank soalan.'+.Mengka"i dan menganalisis keputusan peperiksaan pela"ar-pela"ar dalam

tiap-tiap peperiksaan berasaskan sekolah 0khususnya peperiksaan

pertengahan dan akhir tahun2 dan mengambil langkah-langkah untuk

mengatasi kelemahan-kelemahan pembela"aran dan pembela"aran.''.Mengadakan mesyuarat panitia seara berkala, sekurang-kurangnya sekali

sepenggal dan mengadakan per"umpaan-per"umpaan seara ;ad-ho; bila

dan "ika perlu.'*.Mengatur per"umpaan atau mesyuarat dengan ahli-ahli panitia 0seara

$ormal atau tidak $ormal2 untuk memikir dan membinangkan masalah-masalah atau isu-isu yang berkaitan, seperti masalah-masalah yang

berhubung dengan kaedah penga"aran dan menari penyelesaian kepada

masalah-masalah atau isu-isu tersebut.'5.Bertukar-tukar pengalaman dan pengetahuan baru yang diperolehi setelah

mengikuti kursus atau seminar dengan ahli-ahli yang lain.'6.Mewu"udkan semangat saling beker"asama dengan persatuan di sekolah

dan men"alinkan hubungan ker"a yang boleh membantu bagi menapai

matlamat penga"aran dan pembela"aran.

'7.Beker"asama dan bertukar-tukar 3kiran, pengalaman dan kepakaran

dengan panitia-panita di sekolah-sekolah berhampiran atau sekawasan.').Beker"asama dengan lain-lain panitia dan membantunya dalam usaha ke

arah mema"ukan pela"ar-pela"ar yang lemah dalam mata-mata pela"aran

tertentu.':.Melantik seorang setiausaha dari kalangan ahli untuk menyediakan minit

mesyuarat dan mengedarkan minit itu kepada semua ahli panitia.'1.Menyelenggarakan $ail-$ail panitia dan semua minit atau laporan

mesyuarat, surat menyurat dan rekod-rekod yang berkaitan.


4/15

Masalah yang dihadapi oleh panitia

%ika diperhatikan kepada tugas-tugas panitia, kita lihat banyak perkara yang

patut dilaksanakan panitia. leh itu "ika ianya tidak ditadbir urus dengan segala

tugasan dalam panitia akan menghadapi masalah.

Saya ingin berkongsi masalah yang dihadapi di sekolah saya sendiri dalam

pengurusan panitia. Saya ingin meng$okuskan kepada pengurusan $ail panitia.

Saya men"adikan pengurusan $ail ini sebagai suatu masalah dan ianya perlu

diselesaikan dengan baik.

leh yang demikian, saya ingin men"elaskan sedikit sebanyak tentangperkembangan pengurusan $ail panitia khususnya bagi panitia pendidikan !slam

kerana saya "uga merupakan ahli dalam panitia tersebut. Saya mendapati semua

$ail panitia telah dilabelkan dengan kod yang tertentu.


5/15

Selain itu masalah yang berlaku di sekolah saya terutama dalam bidang panitia

ialah maklumat di dalam $ail tidak dikemaskini dari semasa ke semasa. Biasanya

isi ini berkaitan dengan surat menyurat dan bank soalan. Segala maklumat perlu

dikemaskini dengan seepat mungkin kerana dikhuatiri maklumat yang terkini

dan penting teriir dari simpanan. leh itu, ketua panitia akan meminta

setiausahanya untuk memastikan $ail panitia sentiasa dikemaskini. Disebabkan

$ail panitia diletakkan di pe"abat sekolah, setiausaha perlu membuka satu $ail

untuk simpanannya sendiri. Segala maklumat atau surat menyurat akan

disimpan di dalam $ail setiausaha panitia untuk sementara waktu sebelum

dimasukkan ke dalam $ail panitia.

Dalam pengurusan $ail panitia memerlukan rekod keluar dan masuk maklumat

yang ada pada $ail panitia. Saya mendapati di sekolah saya tidak terdapat rekod

keluar dan masuk maklumat di dalam $ail panitia khususnya $ail surat menyurat.

Biasanya $ail surat menyurat yang banyak menggunakan rekod kerana surat

berkaitan kursus, bengkel atau mesyuarat hendaklah disimpan didalamnya itu.

leh itu, setiausaha penitia perlu membuat rekod pada $ail supaya kita dapat

mengetahui pergerakan maklumat di dalamnya.

Selain itu, isu yang berkaitan dengan pengurusan $ail panitia di sekolah saya

ialah kurang pemantauan dilakukan terhadap $ail panitia. #emantauan pentinguntuk memastikan maklumat di dalam $ail menukupi dan ditadbir dengan baik.

#emantau bukanlah hanya tertumpu kepada "emaah na>ir semata-mata. Malah

ketua panitia serta pentadbir sekolah "uga boleh melakukan pemantau terhadap

$ail panitia. Dengan adanya pemantauan ini, orang yang bertanggung"awab

dalam pengurusan $ail akan sentiasa bersedia dengan maklumat terkini dan

memastikan keadaan $ail lengkap sebelum pemantauan dibuat.

Setelah pemantauan dibuat, setiausaha panitia perlu membuat laporanpemantauan serta mengambil tindakan berkaitan dengan penambahbaikan hasil

daripada pemantauan yang dibuat. #emantauan ini perlu diteruskan supaya

kualiti pengurusan $ail dapat dikekalkan dalam keadaan yang baik.

leh yang demikian, bagi meningkatkan kualiti pengurusan $ail panitia ini

hendaklah melakukan penambahbaikan supaya masalah-masalah yang dihadapi

dapat diselesaikan dengan segera dan maklumat di dalam $ail dapat membantu

guru-guru atau pentadbir mengetahui in$o terkini yang berlaku di dalam

sesebuah panitia di sekolah.


6/15

Pengurusan Fail Yang Berkualiti Mengikut 8 Demensi David Garvin.

Daid @arin merupakan seorang tokoh dalam bidang pengurusan kualiti.

Namun beliau menumpukan kepada kualiti dan mutu sesuatu produk. Beliau

telah memperkenalkan 1 demensi tentang kualiti. Demensi bermaksud

pandangan seseorang terhadap sesuatu. leh itu mengikut Daid @arin, beliau

menilai sesuatu produk melalui 1 demensi. Bagi Daid @arin sesuatu produk

dianggap berkualiti apabila sesuatu produk itu memenuhi 1 demensinya itu.

Berikut adalah 1 Demensi @arin4

'. #enapaian 0 performance2*. /iri-iri 0features25. Boleh diperayai 0reliability 26. Ketepatan 0conformance27. Berpan"angan 0durability 2

). Berguna8dapat digunakan 0serviceability 2:. Mempunyai nilai estetika 0aesthetics21. Menapai kualiti 0 perceived quality 2

Demensi Daid @arin ini sesuai dalam sektor perindustrian untuk mengeluarkan

produk yang berkualiti sebenarnya. &alaubagaimanapun, pendekatannya itu

boleh diadaptasikan dalam pengurusan pendidikan untuk menapai kualiti yang

emerlang. Be>anya sektor perindustrian banyak mengurus sumber bahan

manakala dalam pengurusan pendidikan banyak mengurus sumber bahan dan

manusia. Bagi sekolah produknya adalah pela"ar dan sukar diukur dengan tepat.

Dalam bidang pengurusan $ail panitia ini, pendekatan 1 demensi @arin ini boleh

digunakan kerana dalam pengurusan $ail ini melibatkan sumber bahan. leh itu,

pengurusan $ail yang berkualiti mengikut demensi @arin hendaklah memenuhi

kesemua demensinya itu dan dengan itu barulah boleh dikatakan pengurusan

$ail panitia di sekolah itu berkualiti. Maka pengurusan $ail hendaklah memenuhi

dimensi berikut4


7/15

'. #enapaian 0Performance2

=ail yang berkualiti perlu ditadbir dengan ekap oleh seseorang yang mahir.

Biasanya yang mengurus $ail panitia ialah setiausaha panitia. Beliaulah yang

mengetahui ara mentadbir dan mengurus $ail panitia dengan baik.

#enapaian pengurusan $ail dapat dilihat melalui se"auh mana lengkapnya $ail

tersebut dan memudahkan pengguna untuk mendapatkan maklumat.

Sebagai ontoh, pentadbir ingin mendapatkan maklumat dalam $ail panitia

dan maklumat tersebut dapat diberikan dengan segera dan lengkap.

*. /iri-iri 0features2

=ail yang dibuat hendaklah mempunyai iri-iri yang menggambarkan sesuatu

di dalamnya itu. leh itu, dalam penyediaan $ail haruslah menun"ukkan

identitinya seperti meletakkan label pada setiap $ail. Selain itu, $ail "uga boleh

diletakkan lambang sekolah sebagai daya tarikan. Hal ini dapat menarik

minat dan boleh member gambaran awal kepada pengguna untuk

mengetahui maklumat di dalamnya itu. Sebagai ontoh, pelawat atau na>ir

ingin memantau $ail panitia dan mereka boleh melihat pada rak penyimpanan

$ail disusun rapi. =ail-$ailnya dilabel dengan kod panitia masing-masing

beserta lambang sekolah menun"ukkan semua $ail ini mempunyai identitinya

tersendiri. Dari "auh pemantau dapat melihat dan mengetahui $ail-$ail yang

dipaparkan itu. Selain itu, dengan adanya label ini memudahkan pengguna

untuk menari $ail tersebut dengan mudah.

5. Boleh diperayai 0reliability 2

!si kandungan dalam $ail mestilah mempunyai maklumat yang benar. leh itu

setiausaha mestilah dapat mengenalpasti maklumat atau dokumen samada

benar atau palsu. %ika terdapat maklumatnya yang palsu boleh men"e"askan

tahap kebolehperayaan 0reliability 2 dalam pengurusan $ail sekaligus boleh

men"e"askan kualiti pengurusan $ail bagi pandangan @arin. %ika terdapat


8/15

maklumat yang palsu, melalui demensi ini pemantau dapat mengetahui

panitia mengurus $ail berada pada tahap yang lemah dan menun"ukkan ara

ker"a yang bertangguh. ?pabila pemantauan dibuat, mereka akan mengisi

apa saha"a tanpa selidik terlebih dahulu.

6. Ketepatan 0conformance2

=ail panitia yang disediakan hendaklah mengikut piawai yang telah ditetapkan

oleh sekolah ataupun "abatan. leh itu $ail yang dibuat hendaklah seragam

dengan $ail-$ail panitia yang lain. Manakala isi kandungan dalam $ail

hendaklah menepati "enis atau ta"uk $ail dan mempunyai maklumat yang

berkaitan. Dengan itu, setiausaha mestilah dapat mengenalpasti maklumat

samada ianya berkaitan ataupun tidak untuk diisi dalam $ail. %ika salah

mengisi maklumatnya boleh men"e"askan tahap ketepatan 0conformance2

maklumat dalam pengurusan $ail. leh itu, dalam pengurusan $ail perlu

menggunakan $ail semak supaya memudahkan setiausaha dan "uga

pemantau untuk menyemak dan mendapatkan maklumat di dalamnya

dengan tepat. Ketepatan ini boleh dilihat apabila pentadbir atau pemantau

meminta $ail untuk melihat maklumat di dalamnya dan maklumat tersebut

bertepatan dengan apa yang mereka inginkan.

7. Berpan"angan 0durability 2

=ail panitia boleh digunakan dalam "angka masa yang pan"ang. leh itu, $ail

hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan tidak hilang dari simpanan.

Bagi memastikan penggunaan $ail yang lama, pen"agaan $ail hendaklah diberi

penekanan oleh setiausaha panitia. Hal ini kerana "ika $ail tersebut hilang

atau rosak, maklumat-maklumat di dalamnya turut musnah dan sukar untuk

diari ganti. Masalah akan timbul apabila maklumat yang diingini tidak dapat

diperolehi kerana $ail tidak di"aga dengan baik sehingga maklumat yang

penting di dalamnya rosak seperti basah terkena air hu"an. Maklumat yang

diperlukan oleh pengguna akan men"adi lambat. Selain itu, apabila

berlakunya pertukaran guru, maklumat di dalam $ail dapat diteruskan oleh

guru yang mengambil alih tempatnya dan masih dapat digunakan dengan

baik.


9/15

). Berguna8 dapat digunakan 0serieability2

Demensi ini pula memastikan $ail panatia yang berkualiti hendaklah

memudahkan pelanggan. Maklumat di dalamnya disusun dengan sistematik

bagi membantu pelanggan untuk mendapatkan maklumat. Dalam

penyusunan $ail pula, ia hendaklah boleh diubah dan disusun semula dengan

mudah serta mudah dialihkan tempat. Selain itu "ika terdapat kerosakan ke

atas $ail, panitia boleh membaiki semula dengan mudah dan tidak

memerlukan kos yang tinggi. Sebagai ontoh, "ika berlaku pertukaran kod

dan "uga $ail sudah lama. #anitia boleh memperbaharuinya dengan mudah.

:. Mempunyai nilai estetika 0aesthetics2

=ail yang mempunyai nilai estetika adalah $ail yang menarik dan kemas.

Demensi ini merupakan kesinambungan daripada demensi di atas iaitu

berguna 0serviceability 2. Ketrampilan $ail bukan semata-mata pada

kandungannya tetapi kekemasan luaran $ail "uga perlu diambil perhatian. =ail

yang antik dan kemas menun"ukkan bahawa $ail ini di"aga dengan baik dan

sentiasa dikemaskini dari semasa ke semasa. Selain itu "uga, kebersihan

tempat penyimpanan "uga harus di"aga supaya bebas daripada habuk dan

sampai. =ail yang antik dan kemas akan memberi suasana yang kondusi$

dan memudahkan bagi pelanggan menggunakannya. %ika kekemasan tidak

di"aga boleh menyebabkan pengguna berasa kurang minat untuk

mendapatkan maklumat didalamnya. Selain itu, ianya menun"ukan ime" bagi

sesebuah panitia samada mementingkan kebersihan tempat ker"a ataupun

tidak.

1. Menapai kualiti 0 perceived quality 2

Demensi ini merupakan persepsi pelanggan terhadap kualiti pengurusan $ail.

leh itu penilaian daripada pelanggan diperlukan untuk melihat se"auhmana

kualiti pengurusan $ail ini memberi perkhidmatannya kepada pelanggan. %ika

pelanggan memu"i dengan perkhidmatan ini menun"ukkan bahawa

pengurusan $ail ini telah menapai kualiti yang baik. Hal ini keranaperkhidmatan yang baik akan memberi kepuasan kepada pelanggannya. Bagi


10/15

pengurusan $ail ini akan memberi perkhidmatan untuk memenuhi pelanggan

untuk mendapatkan maklumat dengan tepat dalam masa yang singkat.

Selain itu, pemantauan perlu dilakukan untuk menilai tahap kualiti dan

penambahbaikan. Di samping itu "uga, pemantauan ini dilakukan supaya

kualiti yang baik dapat dikekalkan.

Penambahbaikan pengurusan ail dengan penerapan model !ai"en

Bagi memantapkan lagi dalam pengurusan $ail panitia ini, model Kai>en boleh

diterapkan supaya pengurusan $ail dapat ditadbir urus dengan laner dan

sempurna. Kai>en telah memperkenalkan amalan 7S dalam amalan beker"a.

?malan 7S ini banyak memberi $aedah kepada peker"a kerana dengan

mengamalkan 7S ini tempat ker"a men"adi bersih dan tersusun. Selain itu hasil

ker"a dapat oleh semua orang samada dalaman dan "uga luaran. ?khirnya

peker"a suka dengan tempat ker"a kerana amalan 7S ini dapat mendisplinkan diri

dan memberi suasana tempat ker"a yang kondusi$.

Selain itu, amalan 7S ini "uga men"adikan peker"a dapat beker"a dengan

sistematik dan terurus. Dalam pengurusan $ail amalan 7S dianggap sangat

sesuai supaya pengurusan $ail dapat diurus dengan sistematik dan berkesan

dalam memberikan maklumat kepada pelanggan dengan maklumat yang terkini.

7S yang diperkenalkan oleh Kai>en adalah seperti berikut4

'. Seiri-sisih*. Seiton-susun5. Seiso-sapu6. Seiketsu-seragam7. Shitsuke-sentiasa amal

#engurusan $ail akan menapai tahap kualiti dengan 1 demensi @arin apabila

pengurusan ini dapat mengamalkan 7S ini. Hal ini kerana semua amalan 7S ini

akan menghasilkan kualiti yang menepati semua 1 demensi @arin. leh itu, kita

akan huraikan amalan 7S ini dalam pengurusan $ail yang berkualiti.


11/15

'.Seiri-sisih

Dalam pengurusan $ail, panitia hendaklah sentiasa mengemaskini maklumat di

dalam $ail. %ika terdapat maklumat yang telah lama dan tidak digunapakai.

Maklumat itu boleh dilupuskan dari $ail. Biasanya maklumat yang bolehdilupuskan adalah maklumat yang telah melebihi 5 tahun. Selain itu, sisih "uga

boleh diamalkan kepada luaran $ail itu sendiri. %ika $ail sudah kelihatan buruk

atau rosak, panitia perlu menukarkannya dengan yang baru supaya $ail yang

dipaparkan sentiasa dalam keadaan yang kemas.

*. Seiton-Susun

Maksud seiton ini ialah menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan

disimpan. leh itu amalan ini sangat sesuai untuk digunakan dalam pengurusan

$ail panitia yang berkualiti. =ail hendaklah disusun di tempat yang selamat dan

bebas daripada benana seperti terkena air hu"an. Selain itu "uga $ail perlu

diletakkan di tempat yang mudah diapai supaya urusan mendapat maklumat di

dalamnya lebih epat dan tepat. Dalam penyusunan $ail ini hendaklah disusun

dengan sistematik dengan adanya label yang "elas bagi memudahkan untuk

mengenali "enis $ail dari "auh. Selain itu "uga, $ail-$ail haruslah disusun dengan

kemas dan teratur dan tidak kelihatan berselerak. Hal ini sangat penting untuk

memastikan $ail tidak hilang dari simpanan. Di samping itu "uga, isi kandungan

dalam $ail "uga tidak ketinggalan untuk disusun dengan baik. Kandungan dalam

$ail perlu disusun mengikut senarai semak dan bagi $ail yang melibatkan surat

menyurat perlu disusun dengan tarikh terkini di bahagian atas. Dalam

penyusunan $ail "uga perlu disusun dengan tertib mengikut bilangan atau tertib

kod $ail.

5. Seiso-sapu

Seiso bermaksud menui tempat ker"a dengan rapi supaya tiada habuk di

lantai, mesin dan peralatan. ?malan seiso memastikan kebersihan tempat ker"a

sentiasa di"aga supaya memberi keselesaan peker"anya. Dalam pengurusan $ail,

seiso "uga penting untuk memastikan kebersihan $ail sentiasa di"aga. leh itu,

perlu ada orang yang membersihkan $ail, rak dan kawasan di sekitarnya dari

segala habuk dan sampah. Kebersihan perlu di"aga supaya ime" pengurusan


12/15

dapat dikekalkan dan disukai oleh pelanggannya. %ika $ail dalam keadaan yang

bersih dan kemas akan member keselesaan kepada pelanggan untuk

mendapatkan maklumat dan dapat memotiasikan setiausaha panitia untuk

mengemaskini maklumat di dalamnya.

6. Seiketsu-seragam

Seiketsu bermaksud untuk menyeragamkan dalam memelihara kebersihan dan

penyusunan sepaan"ang masa serta mudah mengamalka seiri, seiton dan seiso.

?malan ini adalah bertu"uan untuk menyeragamkan semua perkara dan

mengelakkan daripada berlaku ketidakadilan di tempat ker"a. Dalam pengurusan

$ail "uga memerlukan keseragaman dengan menyediakan $ail yang mengikut

piawai yang ditetapkan. %enis $ail yang digunakan hendaklah seragam dengan

$ail panitia yang lain. Selain itu, kebersihan $ail dan tempat penyimpanan $ail

"uga haruslah sentiasa dibersihkan dengan sempurna supaya semua $ail sentiasa

kelihatan bersih dan kemas. Selain itu amalan keseragaman ini "uga boleh

digunakan dalam $ormat penyusan $ail. leh itu $ail panitia hendaklah mengikut

$ormat yang telah ditetapkan dan seragam dengan panitia yang lain.

7.Shitsuke-sentiasa amal

Shitsuke bermaksud berdisplin dan melatih peker"a mematuhi peraturan dan

bertabiat baik di tempat ker"a seara berterusan. ?malan ini men"adi prinsip

kepada 7S supaya kesemua amalan dalam 7S ini sentiasa digunakan di tempat

ker"a. Dalam pengurusan $ail "uga memerlukan displin supaya kualiti dalam

pengurusan $ail ini dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. leh itu,

sebagai setiausaha panitia yang bertanggung"awab terhadap pengurusan $ail ini

hendaklah sentiasa mematuhi peraturan dan melaksanakan tugas dengan penuh

amanah. Di samping itu, dalam proses pengurusan $ail yang berkualiti ini, panitia

hendaklah sentiasa mengamalkan 7S Kai>en ini dalam mengurus $ail panitia.


13/15

#arta $lir Pengurusan Fail Panitia


14/15

%uraian

• ?mal

an 7S Kai>en digunakan dalam proses pelaksanaan pengurusan $ail yang

berkualiti.

• 1 demensi Daid @arin digunakan untuk menilai kualiti pengurusan $ail.

!esimpulan

#engurusan yang berkualiti akan memberi kesan yang baik kepada organisasinya

bagi menapai matlamat yang diinginkan. #elanggan yang menggunakan

perkhidmatan yang berkualiti akan berasa berpuas hati dengan perkhidmatan

yang diberikan. Selain itu dengan pengurusan yang berkualiti dapat memberikan

7SK?!AEN

1DEMENS!D?!D@?9!N


15/15

keselesaan kepada peker"a untuk beker"a dengan baik dan dapat meningkatkan

prestasi ker"a mereka.

Bagi menapai kualiti dalam peker"aan kita, kita hendaklah mengamalkan dan

menerapkan pendekatan-pendekatan yang dibuat oleh tokoh-tokoh kualitisupaya produk atau hasilnya memuaskan hati semua pihak. Selain itu, dengan

mengutamakan kualiti dalam ker"a akan men"adikan ker"a kita dapat

dilaksanakan dengan sistematik dan teratur.

kualiti pengurusan fail panitia mengikut

Documents