1

KRITERIA 2: HURAIAN DAN BUTIR-BUTIR INOVASI

Gambar 2.1: Contoh BAT L8 Manual Sebelum Inovasi Edemand

2.1 LATARBELAKANG INOVASI

1. DBA merupakan salah satu depot utama yang bertanggunjawab dalam melaksanakan pembekalan alat ganti kepada kapal-kapal yang beroperasi dan kapal-kapal yang menjalani rutin pasang pulih (refit). Selain daripada itu, DBA juga membekalkan keperluan alat ganti kepada unit-unit pangkalan yang memerlukan di mana salah satu kaedah ialah dengan mengisi BAT L8 (seperti gambar 2.1) untuk permohonan bertaraf KECEMASAN, UTAMA dan BIASA sejak TLDM ditubuhkan lagi (pindaan terakhir adalah pada tahun 1990). Selain daripada itu 2 kaedah lain untuk membuat permohonan alat ganti adalah seperti berikut:a. Kawat. Permohonan yang dilakukan melalui perhubungan semboyan ketika kapal beroperasi dilaut dan tidak dapat balik ke pangkalan.b. MIS/SMIS. Permohonan secara online dari kapal kelas New Generation Patrol Vessel (NGPV) melalui aplikasi Management Information System (MIS) dan Ship Management Information System (SMIS) atau dikenali sebagai PV MIS/SMIS. Kapal akan memajukan permohonan terus ke DBA dengan menggunakan aplikasi sistem ini. DBA akan mencetak BAT L 8 untuk tujuan perolehan.

2. Walau bagaimanapun, kebanyakan permohonan alat ganti oleh kapal adalah menggunakan BAT L8, terutama kapal yang sedang menjalani rutin refit dan kapal-kapal dalam pembaikkan dan tidak dapat berlayar akibat daripada kerosakkan peralatan utama.

3. Seperti mana yang semua sedia maklum, tahap kesiagaan kapal bergantung kepada keupayaan DBA dalam melaksanakan pembekalan alat ganti bagi membaiki segala kerosakan yang dihadapi. Tahap kesiagaan operasi kapal bergantung sepenuhnya terhadap pengoperasian peralatan dan sistem kapal. Kategori kesiagaan kapal adalah seperti berikut:a. Kategori Satu. Semua peralatan beroperasi sepenuhnya.

b. Kategori Dua. Kerosakan kecil kepada peralatan tetapi peralatan sokongan beroperasi sepenuhnya. Masalah menjejaskan keupayaan pengoperasian dan penembakan ke tahap minimum.

c. Kategori Tiga. Kerosakan peralatan. Pengoperasian sesuatu sistem diperolehi dari peralatan sokongan. Keupayaan beroperasi dan menembak berada di tahap yang tidak boleh diterima.

d. Kategori Empat. Kerosakan peralatan yang menyebabkan sesuatu sistem tidak beroperasi dan seterusnya tiada keupayaan operasi dan menembak. Keselamatan kapal akan terjejas.

e. Kategori Lima. Kapal tidak dapat beroperasi kerana menjalani rombak pulih dan pembaikan kecemasan.

2.2 TATACARA PERMOHONAN BAT L8 SEBELUM INOVASI EDEMAND1.Setiap unit pemohon yang menggunakan BAT L8 sebagai medium untuk membuat perolehan alat ganti perlu melaksanakan perkara berikut sebelum menghantar BAT L8 ke DBA:

2.2.1 PERSEDIAAN BAGI UNIT YANG MEMOHON1.Maklumat-maklumat berikut perlu diisi di dalam BAT L8 oleh unit yang memohon diruangan yang disediakan:a.Tandatangan: Hanya Pegawai Memerintah dibenarkan melantik pegawai yang diberi kuasa menandatangani borang permohonan dengan memajukan 4 contoh tandatangan kepada Depot berkaitan sebaik sahaja menerima perjawatan. b.Unit Pemohon. Pastikan nama unit Pemohon diisi dengan betul.c.Unit Pengguna. Pastikan nama unit pengguna diisi dengan betul.d.Nombor Permohonan dan Tarikh: Nombor Permohonan unit dan tarikh permohonan diisi.e.Alat Induk/Sistem: Nama Alat Induk atau Sistem bagi barang yang dimohon perlu diisi.f.Nombor Kenalan. Nombor kenalan barangan yang dimohon perlu diisi dengan betul.g.Nama Barang: Approved Item Name atau nama Barang Sebenar diisi dalam ruangan ini.h.Buku Rujukan dan Muka Surat. Bagi memudahkan proses perolehan sekiranya ketiadaan stok, ruangan ini perlu diisi dengan betul.i.Darjah Keutamaan Permohonan. Pastikan darjah keselamatan bersesuaian dengan keperluan barang yang diterima. Darjah Keutamaan permohonan yang biasa digunakan seperti berikut:(1) Permohonan Biasa. Permohonan yang bersifat biasa yang mana di mana pengendalian khas atau segera tidak diperlukan.(2) Permohonan Utama. Permohonan bersifat segera di mana jika tidak dipenuhi dalam masa yang dikehendaki akan menjejaskan operasi kapal atau unit, atau melengahkan tarikh siap kapal yang menjalani Refit atau Slipping.(3) Permohonan Kecemasa. Permohonan yang memerlukan tindakan segera dan jika tidak dipenuhi akan mengakibatkan perkara-perkara berikut:(a) Menjejaskan kecekapan operasi kapal atau unit dan menyekat keupayaan mereka dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diarahkan.(b) Menjejaskan keselamatan kapal/unit atau anggota-anggota di dalamnya.(c) Melengahkan tarikh siap kapal yang sedang menjalani refit/slipping yang mana akan menambahkan perbelanjaan pada Kerajaan.(d) Melengahkan penyiapan pembaikan kapal atau peralatan kecemasan dengan keupayaan yang terhad dalam melaksanakan tugas yang telah diarahkan.

j.Jenis Barang. Tandakan kotak yang berkaitan dengan jenis barang yang dimohon sama ada:(1)A-Permanent/Returnable(2)B-Pakai Habis

k.Jenis Permohonan. Tandakan kotak yang berkaitan dengan jenis permohonan iaitu sama ada bagi:(1)A-Permohonan Berulang.(2)B-Pakai Tidak Berulang.

l.Klasifikasi Permohonan. Tandakan kotak berkaitan dengan jenis permohonan iaitu sama ada bagi:(1)A-Permohonan Bukan Refit.(2)B-Permohonan Refit.(3)C-Permohonan Pinjaman.

m.Kebenaran Permohonan. Rujukan seperti Jadual Peralatan dan sebagainya di mana terdapat hak memohon barangan tersebut. Jika pihak stor meragui, nombor rujukan dan tarikh surat kuasa permohonan hendaklah disertakan.

n.Tarikh Dikehendaki. Hanya perlu diisi jika barangan diperlukan sebelum jangka masa tertentu. Perkataan seperti ASAP (as soon as possible) tidak boleh digunakan dan tidak membawa sebarang makna yang khusus.

o.Sebab Permohonan. Tandakan kotak yang berkaitan. Huraian abjad-abjad berkenaan adalah seperti berikut:(1)A-Untuk memenuhi skala/Alat Ganti Penggantian Cemas Kenderaan Bermotor (FAMTO).(2)B-Menukar peralatan yang rosak.(3)C-Untuk penambahan Skala.(4)D-Pembayaran.(5)E-Penggantian alatan yang hilang.(6)F-Untuk pembaikan di bengkel atau limbungan.(7)G-Penerimaan pinjaman.(8)H-Pengisian stok.p.Destinasi Barang. Nyatakan Lokasi di mana pesanan barang akan dihantar. Jika barangan diambil oleh unit, perkataan u/c yang membawa makna unit collection diisi.q.Kuantiti Dikehendaki. Kuantiti barangan yang diperlukan.r.Unit Kiraan. Pastikan yang unit pengeluaran telah bersesuaian dengan apa yang telah digunakan oleh Depot.s.Pengesahan Pegawai Yang Meminta. Tandatangan, pangkat, nama dan nombor tentera pegawai yang memohon.

Gambar 2.2: Contoh BAT L8 Lengkap

2.2.3 CARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN KEPADA DBA1. Cara mengemukakan permohonan kepada DBA untuk mendapatkan bekalan adalah bergantung kepada jenis keutamaan sesuatu keperluan itu.a. PERMOHONAN KECEMASAN/UTAMA(1) Majukan BAT L8 yang lengkap dan mempunyai keutamaan seperti tercatat di dalamnya. Borang Permohonan hendaklah disertakan dengan 2 salinan Borang Penjelasan Keutamaan Permohonan.(2) Kapal yang tidak mempunyai Pegawai Teknikal hendaklah berhubung terus dengan staf Depot Senggara Armada TLDM.(3) Permohonan dari kapal-kapal yang beroperasi yang dikirim tangan atau pos hendaklah diserahkan kepada DBA. Salinan No.5 BAT L8 yang mengandungi tarikh dan nombor kawalan hendaklah diambil sebagai pengesahan peneyerahan permohonan.(4) Bagi kapal-kapal dan pangkalan yang berada di Wilayah Laut 1 dan 2 hendaklah memajukan permohonan menggunakan BAT L8 atau kawat semboyan.

b. PERMOHONAN BIASA(1) Majukan BAT L8 yang lengkap dan mempunyai keutamaan seperti tercatat di dalamnya. Borang Penjelasan Keutamaan Permohonan tidak diperlukan.(2) Permohonan dari kapal-kapal yang beroperasi yang dikirim tangan atau pos hendaklah diserahkan kepada DBA. Salinan No.5 BAT L8 yang mengandungi tarikh dan nombor kawalan hendaklah diambil sebagai pengesahan peneyerahan permohonan.(3) Bagi kapal-kapal dan pangkalan yang berada di Wilayah Laut 1 dan 2 hendaklah memajukan permohonan menggunakan BAT L8 atau kawat.

2.3 INOVASI EDEMAND

Gambar 2.3 Paparan Antara Muka Edemand

2.3.1 PENGENALAN EDEMAND1.Edemand adalah satu sistem atas talian yang menggantikan Borang Angkatan Tentera Logistik 8 (BAT L8) yang digunakan oleh unit-unit pemohon ke DBA.2.Edemand telah diperkenalkan sejak 1 Jan 13 dan digunapakai secara menyeluruh oleh semua unit TLDM yang membuat permohonan ke DBA. Bermula dari 1 Jan hingga 30 Apr 13 sistem ini telah diuji dan sedikit penambahbaikan telah dilaksanakan. Sejak dari itu Edemand digunapakai hingga ke hari ini menggantikan BAT L8 konvensional.

Gambar 2.4: Pengarahan Untuk Penggunaan Sistem Edemand.

Gambar 2.5: Makluman Kerja-Kerja Penambahbaikan Selepas Ujian Selesai.

TUJUAN DILAKSANAKAN1.Secara asasnya Edemand digunakan bagi menggantikan penggunaan BAT L8 manual yang perlu diisi oleh setiap unit pengguna seterusnya dihantar ke DBA untuk permohonan alat ganti samaada permohonan dalam kategori biasa atau refit.2.Bertindak dari aduan dan juga permasalah yang sering dihadapi oleh unit pemohon dan juga staf dari Bahagian Materiel DBA sendiri maka sistem ini diwujudkan.

HURAIAN MENGENAI SISTEM EDEMAND1.Perubahan yang telah dibawa dengan menggunakan Edemand adalah sangat ketara terutama dalam penjimatan masa dalam memproses permohonan itu sendiri. Perbandingan diantara BAT L8 manual dengan Edemand adalah seperti berikut:Proses KerjaBAT L8 ManualEdemand

Mengisi PermohonanMenulis secara manual dengan menggunakan pen.Menaip secara terus disetiap ruangan yang disediakan.

Buku Rujukan bagi alat ganti baruPerlu dibuat salinan bercetak dan dikepilkan bersama dengan BAT L8Buku Rujukan hanya perlu diimbas dan kemudian dimuat naik ke pangkalan data

Tandatangan Pegawai MemerintahPegawai Memerintah perlu hadir ke pejabat untuk menandatangani setiap BAT L8.Pegawai Memerintah hanya perlu menekan butang lulus disetiap permohonan tidak kira dimana jua berada dan pada bila-bila masa.

Penghantaran Permohonan ke DBASetiap BAT L8 yang telah lengkap dikumpul dan dibungkus kemudian dihantar melalui pos.Selepas PM menekan butang lulus, permohonan terus sampai ke DBA dan boleh diproses

Pendaftaran dalam SPIAV2Staf Bahagian Material perlu menaip semula semua permohonan satu persatu ke dalam sistemSetiap maklumat dicopy paste seterunya diproses secara terus menggunakan komputer

Makluman sekiranya permohonan ditolakStaf Bahagian Material perlu kumpul, bungkus dan pos kepada unit asal penggunaSetiap permohonan ditolak dapat dilihat dipaparan status permohonan secara terus didalam Edemand.

Maklumbalas status terkini setiap permohonanSurat Rasmi atau kawat semboyan perlu dihantar ke DBA untuk maklumat status terkini Setiap pergerakkan dan status terkini permohonan dapat dilihat dalam paparan status Edemand

Menghubungi Staf Bahagian MaterialMelalui Surat Rasmi atau telefonMenggunakan perbualan secara langsung diatas talian

Membuat pembatalan permohonanMenggunakan kawat semboyan dan surat rasmi.Tekan butang batal di dalam sistem dan staf Bahagian Material akan mengambil tindakan lanjut.

PELAKSANAAN EDEMAND1.Edemand dilaksanakan secara menyeluruh oleh semua unit pangkalan atau kapal yang membuat permohonan ke DBA. Ini termasuk staf Bahagian Materiel yang mengendalikan permohonan dalam kategori biasa dan kategori refit.2.Penggunaan BAT L8 manual dan kawat bagi setiap permohonan dalam kategori biasa dan refit adalah tidak dibenarkan kepada semua unit kapal dan unti pangkalan.

2.1 PERMASALAHAN SEBELUM INOVASI (huraian lebih terperinci)1.Sepanjang penubuhan DBA dalam melaksanakan keperluan pembekalan alat ganti kepada kapal-kapal yang beroperasi mahupun kapal-kapal yang menjalani rutin pasang pulih termasuk keseluruhan unit-unit TLDM, banyak permasalahan yang dihadapi terutama dalam memproses permohonan.2.Dibawah adalah senarai permasalahan yang dikenal pasti selepas brain storming oleh ahli kumpulan dimana sering dihadapi oleh DBA dalam memproses setiap permohonan yang diterima:a. Permohonan diterima tidak lengkapb. Bungkusan Pos BAT L8 yang dihantar mengambil masa yang lama untuk sampai ke DBA.c. Kos penghantaran ditanggung oleh Pegawai Sendirid. Permohonan dikumpulkan terlebih dahulu sebelum dihantar serentak menyebabkan terlalu lama masa untuk dikumpulkan.e. Staf DBA yang memproses permohonan perlu memasukkan secara manual ke dalam SPIAV2 dan sering berlaku kesilapan kemasukkan data.f. Memproses permohonan yang banyak mengambil terlalu banyak masa.d. BAT L8 manual menggunakan ruang yang besar untuk disimpan.e. BAT L8 manual perlu dihantar kembali ke unit asal sekiranya terdapat kesilapan pada permohonan.f. BAT L8 mudah rosak dan hilang sewaktu berpindah tugas staf.g. BAT L8 manual memerlukan tenaga kerja yang ramai diisi oleh unit pengguna.h. Keperluan Pegawai Memerintah untuk hadir di pejabat bagi menangatangani BAT L8 sebelum dihantar ke DBA.i. Rekod manual bagi setiap BAT L8 yang diterima adalah terlalu mengambil masa yang lama.