Komunikasi merupakan satu proses transaksional. Lima kriteris transaksional:1. Dinamik (proses yang berubah, bukan static)2. Berterusan – tidak jelas permulaan dan

pengakhiran3. Bulat (circular) – apabila komunikasi dianggap

proses menyalurkan mesej dari sumber kepada penerima. Berbentuk bulatan kerana setiap peserta mempunyai fungsi dan saling mempengaruhi antara satu sama lain

4. Tidak berulang – reaksi dan tindakbalas boleh diulang tetapi tidak ada individu yang melakukan sesuatu dengan cara yang benar-benar sama

5. Tidak dapat ditarik balik (apa yang dikatakan tidak dapat dihilangkan)

• Proses dua hala, berterusan, mempunyai kesan tingkah laku (seseorang yang dikenali sebagai sumber dengan niat @ tujuan mengkodkan & menyalurkan mesej melalui saluran kepada penerima yang dikehendaki untuk melahirkan tingkahlaku @ sikap tertentu

• Sukar mendefinisikan komunikasi disebabkan sifat yang kompleks dan multidisiplin

• Frank Dance – tiga titik definisi konseptual kritikal komunikasi – asas persamaan kepada 15 koomponen konsep komunikasi

• Tahap pemerhatian• Memasukkan @ mengeluarkan unsure-unsur

berkenaan• Faktor penilaian normative

• Komunikasi mempunyai tujuan dan fungsi• Fungsi komunikasi ialah

1. Memberi maklumat2. Menunjuk/mempengaruhi3. Memahami4. Membuat keputusan

• Elemen utama komunikasi1. Sumber2. Mesej3. Saluran4. Penerima5. Maklumbalas

Sumber (individu @ kumpulan) – menentukan niat/tujuan, memastikan penerimaan & mentafsir maklumbalas daripada penerima, mengubahsuai mesej setelah menerima maklumbalas dan memperbetulkan mesej yang gagal ditafsir

Mengkod mesej

Mesej• Hasil proses enkod (encode)• Status set symbol (lisan/bukan lisan) mewakili

pemikiran sumber dalam tempoh masa tertentu• Boleh disampaikan dengan pelbagai cara• Membawa makna

Saluran (media)• Penghubung sumber dan penerima• Elemen fizikal penyeluran maklumat• Cth: lisan bersemuka, surat, majalah, radio, mel

elektronik, telefon dan lain-lain• Elemen pemilihan saluran• Kesesuaian dengan sasaran @ penerima• Kesesuian bentuk mesej

Individu @ kelompok yang menerima mesej

Individu ynag ditujukan mesej oleh sumber & mungkin menerima mesej secara tidak langsung

Mentafsirkan mesej dalam bentuk bermakna (dekod/proses dalaman)

Andaian Terhadap

Sistem Simbol Peribadi

Sumber Enkod Saluran DekodPenerim

a

Sistem Simbol Sumber

Andaian Terhadap Sistem Simbol

Sumber

• Proses mesej-mesej menggambarkan reaksi penerima melalui pendengaran dan memerhatikan isyarat dari penerima

• Sumber dan penerima berkongsi memberikan maklumbalas

• Sumber – maklumbalas melibatkan secara sedar @ tidak sedar kepada isyarat lisan & bukan lisan

• Penerima – maklumbalas melibatkan penyaluran maklumat secara sedar, jelas dan dengan halangan yang paling minimum

Empat jenis komunikasi:

1. Komunikasi Massa2. Komunikasi Organisasi3. Komunikasi Kumpulan Kecil4. Komunikasi Diadik (berdua)

• Komunikasi Massa

Tiga ciri utama:1. Diarah kepada sasaran yang relatifnya

besar, heterogenous, anonymous2. Disalurkan secara awam, ditentukan

supaya mencapai sasaran dalam masa serentak

3. Komunikasi cenderung beroperasi dalam organisasi yang kompleks ynag melibatkan kos yang besar

Komunikasi Organisasi

Proses saling kebergantungan antara individu dicipta dan pertukaran-pertukaran mesej, interpretasi, perlindungan makna bagi tujuan membentuk dan merealisasikan misi yang dicipta bersama

Komunikasi Kumpulan Kecil• Kumpulan 3 – 30 orang• Saiz kumpulan (lebih banyak ahli,

kurang berkesan) mempengaruhi:o Penglibatan ahlio Kepimpinano Tindakbalas ahlio Keupayaan ahli untuk mencapai

persetujuan bersamao Struktur kumpulano Keberkesanan prestasi kumpulan

Kelebihan kumpulan besari. Semakin banyak kepelbagaian

kemahiran dan keupayaan serta pengetahuan

ii. Lebih banyak potensi tenaga untuk mencapai sesuatu tugas

iii.Lebih banyak peluang untuk bertemu dengan ahli-ahli lain yang berpengetahuan, menarik dan mempunyai personality yang pelbagai

Kekurangan bila saiz terlalu besari. Semakin tinggi kemungkinan untuk

wujud subkumpulanii. Semakin tidak samarata penglibataniii. Semakin tinggi kemungkinan dominasi

penglibatan oleh ahli yang banyak bercakap

iv. Semakin tinggi keperluan terhadap pemimpin

v. Semakin tinggi kemungkinan bagi kepimpinan untuk mengambilalih fungsi-fungsi kumpulan yang mustahak

vi.Semakin tinggi kesukaran untuk mencapai persetujuan bersama

Bentuk komunikasi melibatkan sebilangan kecil individu yang boleh berinteraksi dengan eksklusif antara satu sama lain, mesej boleh diadaptasikan dengan spesiifk antara sumber dan penerima serta berupaya untuk mendapatkan maklumbalas semerta.

• Interaksi interpersonal dicirikan melalui andaian peserta terhadap satu sama lain bahawa individu adalah unik dan berbeza dari kumpulannya

• Komunikasi ini melibatkan jumlah individu yang kecil iaitu antara dua atau tiga orang

• Sumber & penrima ynag terlibat berinteraksi secara eksklusif, mesej yang disalurkan diadaptasikan selaras dengan cirri-ciri penerima

• Mudh untuk menilai sama ada mesej difahami, mesej boleh diubahsuai & diadaptasikan selaras dengan penerima

• Tafsiran semerta: mesej ynag disalurkan dapat ditakrifkan dengan segera kerana ianya melibatkan hubungan bersemuka

MODEL-MODEL KOMUNIKASI

Model Lasswell (1948) Model Osgood 91954) Model Schramm (1954) Model Newcomd Symmentry (1953)

Model Lasswell (1948)

Siapa Berkata Apa Melalui Saluran Apa Kepada Siapa Dengan Kesan Apa Terhadap

Penerima

The Mathematical Theory of Communication

Shahnon an Weaver (1949)• Berdasarkan konsep matematik (rajah 3)• Memerhatikan sumber maklumat

menghasilkan mesej yang boleh dikomunikasikan samada dalam bentuk lisan, tulisan, muzik dsb.

• Transmitter (penyalur) menterjemahkan mesej kepada signal yang bersesuaian kepada penerima

• Sumber maklumat: otak,• Penyalur: suara di saluran melalui udara

(saluran)

Information Source

Transmitter

Receiver Destination

Noise Source

message signal received signal

message

• Penerima bertindakbalas dalam bentuk mentafsirkan semula mesej dari isyarat

• Destinasi: orang yang mesej ditujukan• Entropy & redundancy – perlu seimbang

untuk keberkesanan komunikasiEntropy: maklumat yang hilang, salah

faham dllRedundancy: pengulangan/pertindanan• Semakin banyak gangguan dalam saluran

semakin tinggi keperluan redundancy untuk mengurangkan entropy

• Diubahsuai dari model Shahnon & Weaver, membentuk model komunikasi yang boleh diaplikasi dalam kejuruteraan

• Meletakkan peranan menerima dan menyalur maklumat seorang dan mengambilkira maksud symbol

• Setiap individu mempunyai ‘speech community’ (proses komunikasi yang lengkap), menekankan sosial semulajadi dalam berkomunikasi dan mendefinisikan mesej sebagai keseluruhan output bagi unit sumber yang menjadi input bagi destinasi

• Tidak banyak beza dengan Osgood (lihat rajah 4)

• Model pertama: menganggap komunikasi sebagai interaksi antara dua manusia

• Model kedua: memperkenalkan bahawa komunikasi berkesan hanya berlaku apabila sesuatu dikongsi bersama

• Model ketiga: interaksi antara kedua-kedua pihak dalam enkod, mentafsir, dekod, menyalur dan menerima isyarat

Source Encoder

Signal

Decoder Source

source

enco

der signal

decoder

dest

inati

on

Encoder

Interpreter

decoder

message

message

Decoder

Interpreter

encoder

1

2

3

Field of experiance Field of experiance

• Theodare Newcomb (1953) – komunikasi sebagai suatu saspek psikologi sosial berkaitan interaksi antara manusia

• Model mudah mengandaikan bahawa individu A menyalurkan maklumat kepada individu tentang sesuatu, X

• Mengandaikan orientasi A (sikap – terhadap B dan terhadap X adalah mengandungi 4 koordinasi

i. Orientasi A terhadap X termasuk kedua-dua sikap terhadap X sebagai objek untuk didekati @ diletakkan (cirri oleh tanda dan intensif) & atribusi kognitif (kepercayaan & struktur kognitif)

ii. Orientasi A terhadap B dalam citarasa yang samaiii. Orientasi B terhadap Xiv. Orientasi B terhadap A

Rajah 5: Model Semetri Newcomd

Simbol atau pesan verbal adalah semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih. Bahasa dapat juga dianggap sebagai sistem kod verbal (Deddy Mulyana, 2005).

Bahasa dapat didefinisikan sebagai simbol, dengan aturan untuk mengkombinasikan simbol-simbol tersebut, yang digunakan dan difahami.

Jalaluddin Rakhmat (1994), mendefinisikan bahasa secara fungsional dan formal. Secara fungsional, bahasa diertikan sebagai alat yang dimiliki bersama untuk mengungkapkan gagasan. Ia menekankan dimiliki bersama, karana bahasa hanya dapat difahami apabila ada kesepakatan di antara anggota-anggota kelompok sosial untuk menggunakannya.

Secara formal, bahasa diertikan sebagai semua kalimah yang terbayangkan, yang dapat dibuat menurut peraturan tatabahasa. Setiap bahasa mempunyai peraturan bagaimana kata-kata harus disusun dan dirangkaikan supaya memberi arti.

Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah nonverbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara teori komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal dapat dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan sehari-hari.

Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu menerima dan membezakan emosi yang disampaikan orang melalui sentuhan. Sentuhan dengan emosi tertentu dapat mengkomunikasikan sebagai contoh, kasih sayang, takut, marah, bercanda, dan tanpa perhatian.

Bau-bauan, terutama yang menyenangkan (wangian) telah berabad-abad lamanya digunakan, ia juga untuk menyampaikan pesan; contohnya, menandai wilayah mereka, mengidentifikasikan keadaan emosional, pencitraan, dan menarik lawan jenis.

Perbendaharaan kata Hubungan perkataan – fikiran – benda Perhatian selektif Kegagalan untuk memberikan

maklumbalas Pemikiran bipolar Bypassing: memberi maklumat

sepintas lalu Kecenderungan untuk menilai

• Peranan asas komunikasi adalah untuk menyampaikan mesej kepada individu, masyarakat dan kelompok masyarakat

• Schramm, Lener et. Al. menyenaraikan matlamat komunikasi untuk memesatkan pembangunan1. Proses komunikasi melalui media massa boleh

mewujudkan iklim perubahan untuk memperkenalkan nilai baru, sikap baru dan perlakuan baru sesuai untuk pemodenan.

2. Proses komunikasi melalui media massa boleh mengajar kemahiran baru “daripada celik huruf kepada pertsnian, kepada kebersihan kepada membaiki kereta dan seterusnya”.

3. Media massa bertindak sebagai wadah sumber pengetahuan.

4. Media massa unik kerana keupayaan menimbulkan pengalaman yang dikehendaki melalui pendedahan terhadapnya @ pengalaman pindahan

5. Komunikasi boleh meningkatkan tahap aspirasi @ hajat ingin maju.

6. Komunikasi boleh membuat rakyat lebih cenderung untuk menyertai pengambilan dasar @ keperluan dalam masyarakat

7. Komunikasi boleh mengubah struktur kuasa dalam sesuatu masyarakat yang bersifat tradisional dengan membawa pengetahuan kepada rakyat

8. Komunikasi boleh membantu rakyat mencari nilai & norma baru serta keharmonian dalam sesuatu keadaan @ suasana peralihan

9. Komunikasi dapat mewujudkan suatu suasana kenegaraan @ kekitaan

10. Komunikasi boleh membantu sebilangan besar rakyat supaya sedar akan kepentingan diri mereka

11. Komunikasi memudahkan perancangan & perlaksanaan rancangan-rancangan pembangunan yang seiring keperluan rakyat

12. Komunikasi boleh membuatkan pembangunan ekonomi, sosial & politik sebagai suatu proses berterusan

• Schramm merumuskan tugas utama komunikasi dalam perubahan sosial: Menyampai kepada masyarakat maklumat

pembangunan nasional Memberikan kesempatan kepada masyarakat

mengambil bahagian dalam proses pembuatan keputusan dll

Mendidik tenaga kerja yang diperlukan untuk pembangunan

Interaksi dan komunikasi yang hanya menggunakan akal atau hanya menggunakan perasaan akan menjadi tidak berkesan. Seseorang yang berkomunikasi dengan berkesan akan menggunakan kesemua deria manusia dengan bijaksana. Sekiranya ia tidak digunakan dengan sebaiknya, keadaan komunikasi berikut mungkin boleh berlaku : menerima mesej seadanya, mendengar tetapi tidak dapat menangkap mesej dengan jelas melihat seadanya, tanpa peka kepada mesej tambahan yang dilahirkan melalui mimik muka, pergerakan badan, tangan dan sebagainya tidak mengambil endah dan tidak peka kepada emosi yang dilahirkan atau emosi yang disembunyikan tidak cuba memahami perasaan tersebut

i. Kemahiran Tingkah Lakuii. Kemahiran Menimbulkan Minat Orangiii. Kemahiran Memberi Perhatianiv. Kemahiran Mendengarv. Kemahiran Pemerhatianvi. Kemahiran Mengemukakan Soalanvii. Kemahiran Memberi Refleksi Perasaanviii. Kemahiran Memberi Maklumbalas

Manusia dianugerahkan dengan deria dan fizikal antara lain untuk berinteraksi dan bergaul antara satu sama lain. Berikut merupakan kemahiran-kemahiran yang ada di dalam kemahiran tingkah laku :

Komunikasi mata Kedudukan tubuh dan pergerakan Mimik muka dan air muka Ketrampilan Suara

Untuk anda didengar, anda seharusnya mahir memupuk minat orang terhadap apa yang anda ucapkan. Antara cara yang boleh digunakan untuk menarik dan menimbulkan minat orang lain ialah :

Libatkan pendengar Menghiburkan Mengenal pasti keistimewaan orang lain Membawa topik perbualan yang anda mahir

Ia bermula dari awal dengan memberi perhatian kepada mereka yang bercakap. Melalui pendengaran aktif, pendengar akan mengutip semua maklumat yang dihasilkan. Melalui tumpuan perhatian dan pemerhatian, ia dapat menghasilkan suasana yang sesuai kepada penghantar mesej untuk terus memberi maklumat dalam menghasilkan mesej yang lengkap. Mendengar dengan aktif Menumpukan sepenuh perhatian dengan pertembungan mata Mata tidak liar ke sana kemari, tidak kerap melihat jam atau meninjau-ninjau keluar Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang yang bercakap Memberi maklum balas lisan atau bukan lisan yang positif seperti perkataan ‘ya’ atau mengangguk-angguk kecil

Mendengar adalah asas penting dalam komunikasi lisan Ia membantu pengumpulan maklumat atau mesej dan memperbaiki kefahaman tentang kelakuan orang lain Mendengar yang dimaksudkan ialah kemahiran mendengar secara aktif dan komprehensif yang melibatkan beberapa deria yang utama iaitu telinga, mata, mulut dan hati

Telingauntuk mendengar dengan aktif apa yang dicakapkan, suara dan nada suara yang boleh menggambarkan perasaan

Matauntuk melihat komunikasi bukan lisan yang nyata dan tidak nyata

Mulutuntuk bersuara mengemukakan pertanyaan atau memberi maklumbalas

Hatiuntuk sama-sama memahami perasaan yang lahir bersamanya dengan ikhlas

1. Keadaan sekitar yang tidak sesuai seperti cuaca, bising dan sebagainya

2. Keadaan kesihatan diri3. Kutip maklumat yang anda gemar sahaja4. Prasangka5. Masalah lebih penting untuk difikirkan6. Kesimpulan sendiri7. Terlalu panjang8. Tidak bersetuju9. Memberi maklumbalas palsu10. Penilaian ke atas peribadi penghantar

Pemerhatian boleh membantu mengesan maklumat bukan lisan yang dilahirkan atau tersembunyi Seorang pendengar/pemerhati yang mahir dapat melihat dan membaca apa yang ada di dalam perasaan seseorang Gambaran mimik muka adalah yang paling hampir dengan perasaan Gambaran air muka yang bersahaja atau air muka yang berubah secara tiba-tiba boleh memberikan mesej dengan baik Mata juga memainkan peranan penting dalam memberi gambaran minda dan perasaan. Contohnya : seorang yang sudah bosan dengan perbualan biasanya akan kerap melemparkan pandangan ke tempat lain, meninjau-ninjau atau melihat jam Orang yang ikhlas biasanya dapat dilihat melalui gambaran mata yang jernih, tenang dan tepat

Gaya anda berdiri dan duduk kadangkala dapat menggambarkan perasaan hati dan minda anda ketika itu - Orang lain kadangkala membuat tanggapan bahawa anda tidak berminat untuk mendengar sekiranya anda kelihatan mengiring - Anda juga dianggap agak defensif sekiranya anda berpeluk tubuh

Keadaan sekitar juga memainkan peranan, seperti keadaan tempat duduk yang tidak selesa atau suhu bilik yang panas Melihat mimik muka orang yang bercakap samada kelihatan gembira, sedih atau sebagainya Membaca gambaran perasaan dari suara dan nada suara yang digunakan

Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan maklumbalas dan memberi maklumbalas Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang lebih lanjut mengenai mesej atau perasaan disebalik mesej Kemukakan soalan yang tepat bagi mendapatkan maklumbalas yang tepat. Soalan yang tepat akan membawa kepada pengetahuan dan kefahaman Terdapat tiga (3) jenis soalan yang boleh dikemukakan iaitu :i)Soalan tertutup

- memerlukan jawapan pendek samada ‘ya’ atau ‘tidak’- tidak membawa banyak maklumat- menghadkan perbincangan

ii ) Soalan terpimpim- mempengaruhi pendapat atau perasaan penerima

supaya sependapat dengan penghantar

iii) Soalan terbuka- memerlukan penerima memberikan pandangan

atau perasaannya sendiri tanpa dipengaruhi- memungkinkan perbincangan lebih lanjut

Kemahiran membaca perasaan orang lain adalah penting untuk mendapatkan mesej yang tepat Menggunakan kaedah merumus dan mengulangi apa yang dikatakan dalam ayat sendiri (rephrasing atau paraphrasing) Tujuannya ialah bagi mendapatkan kesahihan mengenai kefahaman anda tentang perasaannya dan dalam masa yang sama anda seolah-olah bersama dengannya menyelami perasaan tersebut

Maklumbalas hendaklah diberi dengan cara jelas supaya tindakan dapat diambil oleh kedua-dua belah pihak bagi memperbaiki lagi ketepatan mesej Antara perkara-perkara yang boleh diambil perhatian ialah :i)hendaklah diberi dengan jelas dan tepat supaya bleh difahami dan tindakan susulan boleh diambil selanjutnyaii)tidak bersifat abstrak atau berselindung sehingga menyukarkan pihak satu lagi untuk mentafsir dan memahami

iii) tidak menyentuh peribadi individu, sepatutnya kepada tatakelakuannya

iv) tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan sebaliknya membina

v) tidak membangkitkan tentang motif seseorang sebaliknya menyatakan tentang pengamatan

vi) tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan tentang apa yang berlaku

vii) penghantar tidak seolah-olah berleter sebaliknya berkongsi maklumat

viii) penghantar dan penerima mengalu-alukan maklumbalas dengan menghargai maklumbalas tersebut

ix) penghantar dan penerima bersikap positif dan terbuka dengan maklumbalas supaya tiada maklumbalas palsu

x) penghantar dan penerima hendaklah membincangkan maklumbalas dan mengambil keputusan yang dipersetujui bersama

xi) penghantar dan penerima peka dengan maklumbalas, semak ketepatannya dan ambil tindakan susulan

Sebelum sesi kaunseling dimulakan, kaunselor seharusnya menyemak rekod-rekod klien untuk mendapatkan maklumat yang dianggap berguna. Kaunselor juga harus menyemak diskripsi tugas klien. Ini mungkin berguna untuk membantu dalam menilai prestasi dan proses membina matlamat kemudian nanti. Selain itu, kaunselor juga hendaklah menyediakan tempat dan masa yang sesuai untuk berbincang tanpa banyak gangguan.

Seterusnya dalam satu sesi kaunseling yang berjaya, kaunselor haruslah cuba menjadikan klien berasa selesa pada awal setiap sesi. Nyatakan sebab pertemuan dengan jelas, sambil menekankan yang kaunselor berasa prihatin dengan keadaan yang dihadapi oleh klien dan bersedia memberikan bantuan. Jika tidak klien akan berasa terancam dan menjadi defensif.

Dorongan minima diperlukan untuk memberikan sokongan dan dorongan kepada klien untuk meneruskan perbincangan. Dorongan minima merupakan respons atau ungkapan ringkas ataupun pergerakan positif yang menggalakkan klien terus bercakap dan memberikan penjelasan.

Di antara contoh dorongan minima adalah seperti “hm…m,teruskan, “lepas itu”, “kemudian”, “jadi”, “terangkan lagi”, “oh….”, sentuhan, angguk kepala, kerutan di dahi, senyuman, ya dan lain-lain lagi.

Tujuan:-Memberansangkan klien untuk terus bercerita-Menunjukkan kaunselor mendengar-Menunjukkan kaunselor faham dan mengikuti

apa yang diperkatakan oleh klien. Ishammuddin Hj. Ismail (1999) menjelaskan

tujuan melakukan mendorong minima;a. kaunselor memberi perhatianb. menolong penerokaan kendiri klienc. supaya klien terus bercakapd. mempengaruhi arus perbualan

Kemahiran mendengar merupakan satu kemahiran yang paling asas dan penting dalam sesi kaunseling. Dalam hal ini, kaunselor perlu lebih banyak meluangkan masanya mendengar daripada menyampuk percakapan klien. Untuk benar-benar memahami apa yang telah diperkatakan oleh klien,kaunselor perlu memberikan tumpuan dan pemerhatian yang sepenuhnya untuk mendengar semua percakapan klien tersebut.

Selain dari tutur kata, gerak geri klien semasa bercakap juga patut dilihat dan didengar sama. Dikatakan bahawa segala tingkah laku klien itu turut memainkan peranan yang penting dalam menyampaikan makna sesuatu pengucapannya itu.

Gerak geri bukan lisan seseorang dikatakan dapat menggambarkan perasaannya yang sebenar. Ini termasuklah perasaan hatinya, pemikiran mental dan fizikalnya. Ia dapat menunjukkan sama ada klien berada dalam keadaan yang selesa ataupun sebaliknya.

Mendengar merupakan kemahiran yang paling penting dalam proses kaunseling. Pemahaman yang tepat hanya akan diperolehi dengan adanya pendengaran yang baik. Di dalam konteks kaunseling, terdapat beberapa perkara yang perlu di dengar iaitu isi kandungan yang diperkatakan, perasaan yang dilahirkan melalui tingkah laku tanpa lisan dan juga mendengar perasaan yang dinyatakan.

Oleh itu dikatakan proses mendengar melibatkan seluruh deria yang terdapat pada diri kaunselor.

Telinga digunakan untuk mendengar apa yang diperkatakan, mata untuk melihat bagaimana gerak laku semasa perkataan atau ayat dituturkan, hidung juga turut menghidu bau-bau yang ada di sekeliling dan kadang kala deria sentuhan, bersalaman dan sebagainya.

Apabila kita memberikan tumpuan sepenuh pada klien tanpa berbelah bahagi, ini bererti kita menyediakan diri untuk mendengar. Di sini terdapat beberapa panduan dalam meningkatkan kemahiran seperti dinyatakan di bawah;

Kaunselor mesti memahami tujuan klien berada di situ

Untuk mendapatkan maklumat yang terperinci, kaunselor perlu memberi fokus bukan sahaja kepada perkataan tetapi juga kepada nada dan cara yang diperkatakan.

Kaunselor perlu mengelak daripada membuat penilaian kepada klien terlebih awal.

Kaunselor perlu lebih tahan berhadapan dengan gangguan-gangguan sama ada yang datang dari luar seperti bunyi bising atau gangguan dari dalam diri seperti bisik-bisikan hati sendiri.

Oleh yang demikian, amat penting bagi kaunselor mendengar dan memahami dengan lebih peka, sama ada dari segi suara mahupun tingkah laku bukan lisan klien. Dengan berbuat demikian, barulah kaunselor dapat benar-benar memahami mesej klien dengan lebih sempurna.

Secara tidak langsung, tindakan ini dapat menunjukkan kesediaan kaunselor untuk berhadapan dengan klien. Kaunselor boleh menunjukkan kemahiran mendengarnya dengan beberapa cara seperti berikut ;

1. Menyatakan semula Kaunselor menyebut semula apa yang

telah dikatakan oleh kliennya dengan tepat

2. Menggambarkan semula Kaunselor akan memfokus pada isi

kandungan serta perasaan klien. Akan tetapi, kaunselor perlulah menggunakan perkataannya sendiri supaya menunjukkan kaunselor benar-benar faham dan mendengar percakapan klien tadi.

3. Memberikan respons

Jones (2004) menjelaskan terdapat 10 kemahiran mendengar dengan aktif iaitu seperti di bawah;

Kemahiran 1: Memiliki sifat menghormati dan menerima

Kemahiran 2 : Memahami sudut pandangan klien Kemahiran 3 : Menghantar mesej suara yang baik Kemahiran 4 : Menghantar mesej badan yang baik Kemahiran 5: Gunakan kata-kata pembuka, ganjaran

dan soalan terbuka. Kemahiran 6: Parafrasa Kemahiran 7: Membuat refleksi perasaan Kemahiran 8: Menunjukkan kefahaman konteks

perbualan Kemahiran 9: Mengurus resistan di peringkat awal Kemahiran 10 : Elakkan perkataan jangan

Soalan merupakan kaedah yang paling banyak digunakan dalam sesebuah sesi kaunseling. Ini adalah kerana ia merupakan cara yang paling mudah untuk mendapatkan sesuatu maklumat. Biasanya, soalan akan ditanya oleh kaunselor dan dijawab oleh klien.

Soalan-soalan yang dikemukakan haruslah berkaitan dengan usaha menggalakkan klien menjelajah dan memahami perasaannya. Di samping itu, soalan yang ditanya perlu mempunyai tujuan yang tertentu dan berupaya untuk menarik perhatian klien untuk meluahkan perasaan dan masalahnya tanpa merasa dirinya terggugat.

Namun, kaunselor perlu pastikan bahawa soalan yang hendak ditanya itu sesuai, mudah difahami dan memudahkan klien untuk menjawabnya dengan penuh rela. Selain itu, soalan boleh juga digunakan untuk menggalakkan atau mengurangkan percakapan klien. Dalam usaha kaunselor memahami lebih lanjut perkara yang ingin dirundingkan oleh klien, menyoal adalah satu cara yang perlu dilaksanakan.

Matlamat menyoal adalah untuk mendapatkan maklumat dengan cepat, mendapatkan maklumat lanjut dan akhir sekali untuk mendapatkan kepastian. Di dalam sesi kaunseling terdapat dua bentuk soalan yang dapat digunakan iaitu soalan tertutup dan soalan terbuka.

Kemahiran menyoal juga boleh menambahkan keupayaan kaunselor untuk mengumpul maklumat dengan lebih spesifik. Ia membantu kaunselor memahami butir-butir klien dengan lebih mendalam bagi membolehkannya membuat keputusan yang tepat berdasarkan maklumat yang tepat itu.

Terdapat dua jenis soalan yang boleh digunakan oleh kaunselor iaitu soalan jenis terbuka dan tertutup.

Soalan tertutup ini ialah soalan yang menghadkan kepada satu atau beberapa perkataan sahaja dan jawapan ini dapat memberikan maklumat yang khusus. Contohnya “adakah anda datangbekerja semalam?. Dan siapakah yang pergi bersama awak ke Langkawi?

Tujuan mengadakan soalan tertutup kepada klien adalah untuk mendapatkan kepastian bagi sesuatu fakta dan mendapatkan maklumat yang khusus. Selain itu, soalan tertutup juga dapat memberhentikan orang daripada terlalu banyak bercakap serta memberi arah tertentu di dalam perbincangan.

Soalan tertutup adalah soalan yang khas yang cukup sekadar dijawab dengan gerak balas yang ringkas, tepat dan padat. Ia lebih spesifik dan memerlukan jawapan yang mempunyai satu atau dua perkataan sahaja, seperti ‘ya’ atau ‘tidak’. Contoh soalan tertutup ialah “Kamu akan datang esok”? Soalan ini berguna kerana mengambil masa yang singkat sekali untuk mendapatkan jawapan yang tepat dan padat.

Soalan jenis ini bertujuan menjemput perbincangan, penjelasan dan huraian yang panjang lebar. Ia tidak memerlukan jawapan yang khusus. Soalan terbuka ini dapat menimbulkan rasa selesa pada diri klien dan rasa diterima. Matlamat bertanyakan soalan terbuka adalah untuk menggalakkan penerokaan dan pengembangan kepada perkara yang sedang dirundingkan.

Selain itu, soalan terbuka dapat memberi ruang kepada klien meluahkan perasaannya mengikut arah yang dipilihnya sendiri dan dikhususkan oleh kaunselor. Oleh itu klien lebih dapat mengawal perundingan. Soalan terbuka juga membolehkan klien memberi maklumat tanpa menimbulkan rasa defensif dan membolehkan klien mengeluarkan pendapat sendiri.

Walau bagaimanapun kaunselor perlu memastikan bahawa tidak terlalu banyak soalan ditanya pada satu masa. Ini adalah kerana klien akan keliru dan tidak tahu soalan mana yang hendak dijawab terlebih dahulu. Soalan yang bermula dengan “mengapa” yang memerlukan klien membuat penjelasan perlu dielak kerana mungkin akan menakutkan klien. Soalan-soalan sensitif juga harus dielakkan.

Kemahiran memparafrasa ini ialah respons kaunselor setelah mendengar isi dan memerhati tingkah laku klien. Pemahaman kaunselor ini dinyatakan dalam bentuk ayat yang agak pendek tetapi tepat dan padat maksudnya. Parafrasa ialah respons kaunselor setelah mendengar isi dan memerhatikan tingkah laku klien. Matlamat utama ialah memudahkan penerokaan ke atas klien.

Membuat parafrasa adalah penting untuk menunjukkan kaunselor mendengar dan memahami apa yang dikatakan oleh klien. Parafrasa sangat sesuai digunakan di peringkat awal hubungan kaunseling kerana parafrasa merupakan pernyataan semula kenyataan dan mesej yang dibawa oleh klien untuk mendapatkan kepastian.

Selain itu parasfrasa juga digunakan untuk membuat refleksi kepada apa yang dikatakan oleh klien. Tujuan utama parafrasa digunakan oleh kaunselor adalah untuk menunjukkan kepada klien bahawa mesej yang diberikan mula difahami oleh kaunselor. Ia juga bagi memastikan yang kaunselor mendapat mesej yang betul dari klien serta memberi peluang kepada klien mendengar kembali apa yang dirasa dan dikatakannya.

Namun begitu, kaunselor perlu mahir dalam membuat parafrasa. Kaunselor perlu memastikan bahawa maksud asal mesej klien itu tidak berubah. Parafrasa juga boleh dilakukan oleh kaunselor untuk membantu klien yang tiba-tiba sahaja terputus atau hilang mesej asasnya. Ini adalah kerana klien mungkin akan terkeluar dari tajuk perbincangan sekiranya parafrasa tidak dibuat. Tujuannya adalah untuk mengingatkan klien bahawa beliau sepatutnya menyambung semula topik perbincangan tadi.

Contoh :Klien : “Saya tahu dia seorang yang

baik. tapi…saya belum bersedia untuk menerimanya…tetapi saya juga susah hendak menolaknya.”

Kaunselor : “ Nampaknya, anda dalam dilema, belum bersedia menerima dia tapi juga susah hendak menolaknya.”

Refleksi isi ialah pernyataan semula oleh kaunselor mengenai idea yang disampaikan oleh klien. Idea ini dinyatakan semula oleh kaunselor dengan menggunakan perkataan yang ringkas, padat dan tepat.

Refleksi isi yang tepat membolehkan klien berasa bahawa beliau didengari dengan betul dan difahami. Akan tetapi terdapat perhatian yang harus diketahui oleh kaunselor tersebut.

Contohnya jangan membuat refleksi isi yang terlalu panjang dan jangan menggunakan perkataan yang sama berulang-ulang kali.

Kemahiran merefleksi perasaan ialah penyataan semula oleh kaunselor tentang perasaan dan sikap yang dinyatakan oleh klien.

Tujuan kaunselor melakukan refleksi perasaan adalah untuk memberi tumpuan kepada klien mengenai perasaanatau sikap yang sedang dialami oleh klien.

Selain itu, ia juga meningkatkan segala tanda-tanda perasaan yang ada pada diri klien dan akhir sekali memberiruang untuk klien mengeluarkan perasaan dengan cara yang baik dan memberi kelegaan kepadanya.

Kemahiran ini hanya dilaksanakan setelah terbentuk hubungan yang baik antara klien dengan kaunselor. Semasa kemahiran konfrontasi dijalankan, kaunselor harus menggunakan nada yang lembut yang mengandungi unsur-unsur ambil berat agar mesej yang disampaikan tidak tersalah tafsir oleh klien.

Biasanya kemahiran konfrontasi akan digunakan oleh kaunselor kepada klien dalam situasi-situasi tertentu seperti dinyatakan di bawah;

a. Terdapat percanggahan antara apa yang dikatakan oleh klien tentang dirinya dengan apa yang dilakukannya.

b. Apabila terdapat percanggahan di antara apa yang dikatakan pada satu masa dengan apa yang dikatakan pada masa yang lain.

c. Tingkah laku bertentangan dengan apa yang dikatakan

d. Pengalaman kaunselor dengan klien bertentangan dengan apa yang dikatakan oleh klien mengenai dirinya

e. Menyatakan tentang tingkah laku klien yang didapati tidak sesuai, sebagai maklumat tambahan mengenai diri klien.

Tujuan kaunselor mengadakan kemahiran konfrantasi adalah untuk memberikan klien satu pandangan lain dalam usaha meneliti diri dan membantu mengurangkan blind sport dalam membantu klien melihat dirinya dengan lebih tepat

Contoh:“Tadi anda kata anda ingin berjaya,

tetapi nampaknya anda langsung tiada persediaan untuk berjaya”.

Merumus adalah pernyataan atau pengikatan semula bahagian isi dan perasaan penting yang telah dikatakan oleh klien dalam sesi kaunseling tersebut. Rumusan adalah lebih meluas jika dibandingkan dengan parafrasa.

Kemahiran merumus ini bertujuan untuk menyedarkan klien dan mengimbas kembali apa yang telah dibincangkan semasa sesi kaunseling itu.

Kaunselor boleh membuat rumusan sama ada di permulaan, di tengah atau pun di akhir sesi kaunseling.

Namun kebiasannya, rumusan dibuat pada hujung sesi kaunseling, iaitu membuat rumusan keseluruhan.

Di samping itu, kaunselor juga boleh membuat rumusan di tengah-tengah sesi kaunseling itu sekiranya klien itu sudah hendak masuk ke topik pebincangan yang baru.

Hal ini adalah supaya klien dan kaunselor tidak keliru dan mencampur adukkan semua topik yang telah diperbincangkan.

Ishamuddin Hj. Ismail (1999) menjelaskan tujuan merumus ialah;

a. Menghubungjalinkan beberapa elemen daripada mesej klien

b. Mengenal pasti satu paten atau tema yang konsisten atau yang selalu timbul berhubung kait dengan mesej tersebut.

c. Supaya klien mendengar semula kata-katanya.d. Supaya tidak ada berlaku distorsi (distortion)e. Sesuai digunakan apabila sesi terhenti atau

terbantutf. Dalam kesenyapan yang berpanjangan, rumusan

boleh mempercepatkan proses kaunseling.g. Sintesis aspek-aspek emosi, tingkah laku dan

pemikiran klien.

-Rumusan untuk memulakan sesiContoh;“Pada sesi yang lalu, kita telah

bincangkan tentang perasaan Azura terhadap ibu mertua serta perselisihan faham dengannya ketika melahirkan anak. Azura merasakan diri Azura bersalah dan bimbang.Sejak itu, hubungan Azura dengan mertua tidak baik. Kita juga bincangkan pelan tindakan pada minggu itu. Bagaimana?. Adakah berjalan dengan baik?.

-Rumusan pertengahan sesiContoh;“Setakat ini, saya lihat perancangan Kamal

tidak berjalan dengan lancar. Sekali lagi, Kamal rasa bersalah apabila melihat idea itu dimanipulasi. Namun, satu idea boleh dilakukan. Kamal telah dapat berbincang dengan Lina tentang bidang tugasnya, dan inilah kali pertama anda boleh bercakap tanpa bertengkar. Kamal nampaknya mungkin dapat membuat perancangan susulan pada minggu hadapan. Adapan ini benar?.

-Rumusan di akhir sesiContoh;“Di dalam sesi ini, kita telah

berbincang mengenai perasaan Anita terhadap ibu mertua dengan lebih terperinci. Beberapa perkara yang perlu diberi perhatian. Pertama, pelan yang kita bincangkan tidak berjalan dengan baik, tapi Anita dapat bercakap dengan mentua tentang satu perkara tanpa menjerit. Seperti dibincangkan, kita telah kenal pasti beberapa tingkah laku Anita yang perlu diubah seperti lebih relaks dan mengubah topik bila Anita rasakan diri Anita mula nak marah. Saya juga gembira dengan idea Anita di akhir sesi ini mengenai cara bercakap dengan ibu tentang sesuatu isu. Adakah ini mencukupi untuk sesi ini?.