Unit 1 : Pengenalan Kokurikulum

1. Apakah Gerko?

Gerak Kerja Kokurikulum

2. Definisi Dan Konsep KokurikulumProses pembelajaran melalui aktiviti, gerak kerja dan pengalaman pendidikan terancang yang dilakukan di luar bilik darjah.Lebih berasaskan kepada aspek-aspek pembelajaran bukan akademik (mata pelajaran sekolah)

Menekankan aspek-aspek yang tersirat :

nilai murni; bakat; kepemimpinan; tanggungjawab/peranan.

Masa pelaksanaan , kebiasaannya pada sebelah petang atau hujung minggu.

3. Falsafah Pendidikan Kokurikulum

Gerak kerja kokurikulum diasaskan berdasarkan keyakinan bahawa :

1. Semua murid/pelajar mempunyai bakat dan minat yang boleh dimajukan;2. Semua murid/pelajar boleh dididik dan mendidik diri sendiri dan rakan sebaya;3. Semua murid/pelajar harus mempunyai perseimbangan di antara unsur-unsur jasmani, emosi, rohani, dan intelek (JERI);4. Sekolah bertanggungjawab melahirkan murid/pelajar untuk keperluan agama, keluarga, masyarakat dan negara;5. Masyarakat dan agensi-agensi lain (kerajaan dan bukan kerajaan) juga bertanggungjawab dan boleh memainkan peranan dalam mendidik murid/pelajar.

4. Matlamat

1. Menyemai perasaan muhibah dan intergrasi nasional di kalangan generasi muda, khususnya murid/pelajar.2. Meningkatkan disiplin murid/pelajar.3. Menyediakan pengalaman yang menyeluruh dan seimbang dengan pendidikan formal.4. Menanam dan memupuk kepemimpinan, sahsiah dan amalan kemasyarakatan di kalangan murid/pelajar.5. Menyumbang usaha membina iklim, budaya dan tempat yang menarik serta menyeronokkan.6. Menyeimbangkan perkembangan intelek (akademik) dengan perkembangan jasmani, emosi dan rohani.7. Mengisi masa lapang yang berfaedah.

5. Objektif

Dapat menyedia dan membentuk personaliti murid/pelajar yang memiliki sifat-sifat berikut :

Kepercayaan kepada Tuhan; Beradab dan bertatasusila; Taat/Patuh; Bertanggungjawab; Jujur/Amanah; Mengawal diri; Tolong menolong; Menjaga kebersihan; Bertimbang rasa dan bertolak ansur; Bercita-cita; Sentiasa gembira dan riang; Berkeyakinan diri dan cekal hati; Berfikiran tajam, logik dan rasional; Berkemahiran; Berdikari; dan Berfikiran kritis dan kreatif.

6. Komponen Gerko

Terbahagi kepada tiga bidang utama, iaitu :

Badan/Unit Beruniform; Kelab dan Persatuan; Sukan dan Permainan.

Bidang Badan/Unit Beruniform

1. Pergerakan Pengakap (Unit Pengakap Kanak-kanak; Unit Pengakap Muda; Unit Pengakap Remaja; Kumpulan Latihan Malaysia);2. Kadet Pandu Puteri (Unit Tunas Puteri; Unit Pandu Puteri; Unit Renjer);3. Persatuan Bulan Sabit Merah (Pasukan Link dan Belia);4. Pasukan St. John Ambulans (SJAM Junior; SJAM Kadet);5. Pergerakan Puteri Islam;6. Pasukan Wataniah;7. Pasukan Kadet Bersatu Malaysia;8. Pasukan Kadet Bomba;9. Pasukan Kadet Polis;

Bidang Kelab dan Persatuan

Berasaskan Akademik, antaranya :

Persatuan Bahasa dan Kesusasteraan (Melayu; Inggeris; Cina; Tamil); Persatuan Sains dan Matematik; Persatuan Sejarah; Persatuan Biologi; Kelab Ekonomi; Kelab Komputer.

Berasaskan Perkhidmatan, Hobi dan Kebajikan, antaranya :

Kelab Bimbingan dan Kaunseling; Kelab Fotografi; Kelab Perpustakaan/Pusat Sumber; Kelab Seni dan Drama; Persatuan Kembara; Persatuan Pengguna; Persatuan Pelajar Islam.

Bidang Sukan dan Permainan

Berasaskan sukan/olahraga :

Gimnastik/Gimrama ; Olahraga ; Renang; Seni mempertahankan diri (Silat Olahraga; Tae Kwan Do).

Berasaskan permainan :

Bola sepak; Petangue; Tenis; Sepak takraw; Ragbi; Ping pong; Skuash; Badminton. Hoki Bola Jaring dll

Pelaksanaan Dan Pengurusan Kokurikulum

Unit 2 : Penubuhan Unit-Unit Kokurikulum di Sekolah

PUNCA KUASAPerkara 50 : Semua murid hendaklah digalakkan mengambil bahagian secara aktif. Guru hendaklah didedahkan kepada pendekatan yang menarik dalam mengurus kegiatan ko apabila mereka menjalani kursus latihan perguruan. Guru yang telah banyak berjasa dalam kegiatan ko hendaklah diberi pengiktirafan yang sewajarnya.

Perkara 51 : Untuk meninggikan lagi mutu pasukan seragam hendaklah diperakukan guru yang memimpin hendaklah yang telah menerima latihan kepimpinan dan pengendalian.

PERLUKAH DIADAKAN KOKURIKULUM DI SEKOLAH

Pelaksanaan kokurikulum di sekolah adalah WAJIB (rujuk Seksyen 18,Akta Pendidikan 1996 ) kalau gagal, ia adalah satu kesalahan.

Denda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjara tidak melebihi 3 bulan @ kedua2nya sekali (rujuk Akta 550)- jika dilakukan secara berterusan, denda harian tidak lebih RM 500 dan seterusnya setiap kali kesalahan itu dilakukan (AKTA 550).

APA PERANAN GURU

Penyertaan semua guru adalah dikehendaki bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan gerak kerja PPS di sekolah.Rujuk subperkara 5.2-Surat pekeliling Ikhtisas Bil 1/1985 KP(BS)8591/Jilid 11(29)- 2 Jan 1985

APA YANG PERLU DILAKUKAN OLEH PIHAK SEKOLAH

Penyertaan setiap pelajar sekolah kerajaan atau bantuan kerajaan mestilah mengambil bahagian sekurang-kurangnya salah satu gerak kerja pakaian seragam ( badan beruniform ), satu kelab/persatuan dan satu sukan/permainan.(Rujuk Subperkara 5.1 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.1/1985 KP(BS)8591/Jld.11(29)-2 Jan 1985.

Subperaturan 4(d) Peraturan-peraturan Pendidikan(persatuan Sekolah 1998 - Perlunya Guru Besar/Pengetua sekolah setelah menerima permohonan secara bertulis menubuhkan PPS di sekolah masing-masing.

Mesti mematuhi peraturan pelajaran(persatuan sekolah) 1998 Warta Karajaan.

Perlu didaftarkan sebagai unit gabungan. Sesuatu pasukan yang ditubuhkan berasaskan sesuatu akta yang telah diluluskan oleh Parlimen

Contoh: PKBM (akta 417) dan Pasukan Kadet Polis (Akta Polis 1967)- Sekolah Menengah sahaja. Ada sekolah tidak daftar masalah yuran

SEKOLAH YANG TIDAK ADA KEMUDAHAN

Menggalakan pelajar melakukan kerja-kerja amal untuk masyarakat setempat seperti gotong-royong memperbaiki kawasan sekolah dengan menekankan perpaduan kaum, ketatanegaraan, moral dan sebagainya yang sesuai bagi pendidikan menyeluruh dan pembentukan keperibadian. (Rujuk Subperkara 5.3- Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 1/1985,KP(BS)8591/Jld.11(29)-2 Jan 1985.

MASA KEGIATAN

Penyertaan pelajar dalam aktiviti adalah WAJIB.Oleh sebab itu, kehadiran pelajar dalam aktiviti mesti direkodkan.(Rujuk Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 1/1986 KP(BS)8591/Jld.11(41) 15 Jan 1986. Ini berdasarkan Warta Kerajaan bertarikh 31 Disember 1997 menyatakan mengenai penyertaan murid-murid dalam aktiviti kokurikulum.

MASA YANG DIPERLUKANSekolah Menengah180 min. ( Tingkatan Peralihan 1-3 dan 6)180 min. -Ting. 4 & 5 ( Sastera )140 min. -Ting. 4 & 5 (Sains SRT/Pertanian)100 min. Ting. 4 & 5 ( Sekolah Teknik)

Sekolah Rendah120 min. Tahun 5 & 660 min. Tahun 3 & 4

DASAR 1Murid 1Sukan

Dasar 1Murid 1Sukan (1M 1S) mewajibkan setiap murid menyertai sekurang- kurangnya satu aktiviti sukan di sekolah. Dasar ini menyokong pelaksanaan Falsafah Pendidikan Kebangsaan yang memberikan tumpuan ke arah melahirkan insan yang seimbang dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani.

Dasar ini selaras dengan Dasar Sukan Negara yang memberikan penekanan kepada Sukan Untuk Semua dan Sukan Untuk Kecemerlangan. Matlamat dasar ini memberikan perhatian yang utama kepada murid yang kurang aktif supaya mereka melibatkan diri dalam aktiviti sukan. Pada masa yang sama, bakat murid yang berpotensi akan digilap dan dibangunkan melalui program Sukan Prestasi Tinggi Sekolah (SPTS).

Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) melaksanakan Dasar 1Murid 1Sukan agar setiap murid menikmati manfaat bersukan dengan harapan dapat membentuk generasi yang membudayakan sukan seiring dengan keperluan akademik.Rasional

Dasar 1Murid 1Sukan mendokong Dasar Sukan Untuk Semua dan Sukan Untuk Kecemerlangan. Dasar ini menitikberatkan penglibatan semua murid dalam pelbagai aktiviti sukan. Dasar ini dibentuk atas rasional kegiatan sukan adalah sebahagian daripada transformasi pendidikan yang diusahakan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM).

Sukan seharusnya mendapat pengiktirafan, sokongan dan galakan yang sama sebagaimana juga yang diberikan kepada keperluan asas yang lain seperti akademik dan kegiatan kokurikulum supaya dapat melahirkan murid yang seimbang dari segi kesejahteraan minda dan jasmani.

Dasar ini juga menyumbang kepada penggalakan pertandingan yang sihat, semangat muhibah, kesefahaman, toleransi dan meningkatkan nilai moral dan fizikal yang memberikan satu landasan yang betul dalam mengintegrasikan pelbagai kumpulan etnik kepada satu bangsa yang bersatu padu serta memupuk semangat cinta akan negara.

Dasar 1Murid 1Sukan dapat memberikan peluang secara menyeluruh kepada semua murid melibatkan diri dalam sukan secara lebih terurus dan terancang serta mengimbangkan fokus atau penekanan dalam melahirkan insan secara holistik.

Matlamat

Dalam jangka masa yang panjang, dasar ini berhasrat untuk melahirkan modal insan yang sihat dan cergas melalui penyertaan yang menyeluruh dalam kalangan murid melalui kegiatan sukan sepanjang tahun. Pelaksanaan dasar ini akan membantu bagi mengatasi masalah disiplin dan mengurangkan masalah obesiti dalam kalangan murid.

Membangunkan modal insan melalui penyertaan yang menyeluruh dalam kalangan murid melalui kegiatan sukan sepanjang tahun serta memupuk budaya bersukan dalam kalangan murid sekolah agar menjadi ahli masyarakat yang mengamalkan gaya hidup sihat dan cergas.

Konsep

Dasar 1Murid 1Sukan ialah program pembangunan sukan di sekolah yang mewajibkan setiap murid dari Tahap 2 di sekolah rendah hingga ke Tingkatan 6 di sekolah menengah mengikuti sekurang-kurangnya satu aktiviti sukan yang dikendalikan secara terancang dan sistematik. Dasar 1Murid 1Sukan berteraskan prinsip-prinsip asas perkembangan fizikal Murid. Justeru, Dasar 1Murid 1Sukan diwujudkan untuk merealisasikan Falsafah Pendidikan Kebangsaan agar;i. memberikan akses kepada semua murid untuk mendapatkan faedah daripada penglibatan dalam sukan khususnya kepada murid yang kurang aktif atau tidak aktif;ii. membangunkan program sukan sekolah ke arah meningkatkan penyertaan murid sekurang-kurangnya dalam satu jenis sukan di sekolah;iii. memberikan peluang kepada semua murid yang berbakat dan berpotensi dalam sukan untuk digilap ke tahap yang lebih tinggi;

1.0 Pengenalan

Laporan Jawatankuasa Kabinet Mengkaji Dasar Pelajaran Kebangsaan (1979) memberi perakuan :Sekolah-sekolah digalakkan menubuhkan persatuan atau kelab yang boleh mendatangkan faedah kepada pelajar. Pemilihan persatuan atau kelab yang hendak ditubuhkan itu hendaklah berasaskan kepada kemudahan yang ada dan kesesuaian dengan suasana dan persekitaran serta keperluan tempatan.

Murid/Pelajar wajib menyertai tiga bidang Gerko di sekolah .

Manakala tugas sebagai guru penasihat, guru sukan atau sebagai jurulatih Gerko dianggap sebagai tugas rasmi guru.

Prosedur penubuhan persatuan di sekolah terbahagi kepada dua kategori :

Penubuhan persatuan yang tiada badan induk; Penubuhan persatuan yang mempunyai badan induk.Penubuhan persatuan yang tiada badan induk :

Persatuan yang tidak mempunyai badan induk di luar institusi pendidikan untuk mengawasi dan mengelolanya secara khusus, contohnya FAM, MSSD bebas untuk menubuhkan persatuan berkenaan;

Ditubuhkan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Kokurikulum Sekolah oleh pengetua atau guru besar atau ;

Guru yang mempunyai minat, kepakaran dan ilmu berkaitan sesuatu bidang Gerko yang belum ditubuhkan di sekolah membuat perudingan dengan pengetua atau guru besar;

Contoh persatuan dalam kategori ini ialah Persatuan Bahasa Melayu, Kelab Badminton, Kelab Olahraga, Kelab Senifoto, Kelab Komputer, Kelab Bola Sepak.

Persatuan-persatuan ini tidak perlu mendaftar dengan badan induk yang terdapat di luar institusi pendidikan.

Penubuhan persatuan yang mempunyai badan induk :

Persatuan yang bergabung dan mempunyai badan induk di luar institusi pendidikan untuk mengelola dan menyelaraskannya di peringkat daerah, negeri, negara perlu mendapat kebenaran, pengesahan dan pendaftaran daripada badan induk persatuan berkenaan;

Pengetua, guru besar atau guru penasihat perlu mengadakan perbincangan awal dengan badan induk persatuan berkenaan;

Mengisi borang permohonan;

Menghantar borang permohonan kepada pegawai yang mengendalikan badan induk berkenaan;

Membuat pendaftaran anggota peringkat dalaman sementara menunggu kelulusan pendaftaran;

Memperoleh kelulusan atau sijil pendaftaran.

Mendaftar anggota secara rasmi kepada badan induk berkenaan; dan melaksana dan menjalankan aktiviti persatuan.

2.0 Perlembagaan dan Peraturan

Setiap persatuan perlu mempunyai perlembagaan dan peraturan atau undang-undang yang diluluskan dalam mesyuarat agung.

Persatuan yang mempunyai badan induk menggunakan perlembagaan yang dibuat oleh badan induk berkenaan;

Fungsi perlembagaan dan peraturan ialah sebagai panduan untuk menggerak dan melicinkan perjalanan persatuan.

Juga sebagai tempat rujukan jika timbul sebagai masalah.

Terkandung peranan dan tanggungjawab setiap AJK.Terkandung beberapa perkara, seperti :Nama dan alamat persatuan;Matlamat;Lencana atau logo;Cogan kataKeahlian/Keanggotaan;Jawatankuasa Induk/Kecil (bilangan, tugas dan sebagainya);Kewangan;Pembatalan dan pembubaran persatuan;Larangan dalam persatuan;Pindaan perlembagaan; danMesyuarat persatuan.

3.0 Pelantikan Jawatankuasa

Setiap persatuan perlu melantik jawatankuasa yang berperanan untuk memimpin dan mengurus persatuan.

Cara pelantikan jawatankuasa berbeza mengikut perlembagaan dan peraturan persatuan masing-masing.Terdapat dua cara pelantikan jawatankuasa:dipilih dalam Mesyuarat Agung; danDijalankan secara undi, sama ada dengan mengangkat tangan atau undi rahsia (kertas undian);Jawatan yang dipertandingkan :

Pengerusi;Timbalan Pengerusi;Setiausaha;Bendahari;AJK Induk / Kerja.

dilantik oleh pihak tertentu (pemimpin atau penguasa).melalui perbincangan atau ujian tertentu;berpandukan pencapaian dan kebolehan pelajar;Contoh, pelantikan Ketua Patrol dalam Pergerakan Pengakap.Nama jawatan berbeza mengikut perlembagaan.

4.0 Bidang Tugas Anggota Jawatankuasa (AJK)

Guru Penasihat / Jurulatih :Memberi nasihat, panduan dan bimbingan;Melaksana dan menentukan polisi Kementerian Pendidikan, Jabatan Pendidikan Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah dan sekolah;Menghadiri dan memberi nasihat dalam mesyuarat;Memberi latihan dan tunjuk ajar kepada anggota, terutama dalam badan beruniform; danMenjadi pengantara antara pentadbir sekolah dengan anggota persatuan.

Pengerusi / Ketua Kumpulan :Mengurus dan mentadbir persatuan mengikut perlembagaan persatuan atau melaksanakan keputusan mesyuarat;Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa kerja;Merancang, melaksana dan menyelia aktiviti persatuan; danMenjalankan tugas sebagaimana ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan.

Naib Pengerusi / Penolong Ketua Kumpulan :Membantu pengerusi atau ketua kumpulan dalam pengurusan dan pentadbiran persatuan;Menjadi pengerusi mesyuarat dan menjalankan tugas pengerusi semasa ketiadaan pengerusi; danMenjalankan tugas sebagaimana ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan.

Setiausaha:Menyimpan pendaftaraan keanggotaan;Bertanggungjawab dalam urusan surat menyurat dengan badan luar, pentadbir sekolah dan anggota persatuan;Mengundang dan mengedar surat panggilan mesyuarat;Bekerjasama dengan pengerusi bagi mentadbir dan mengurus program; Mencatat minit-minit mesyuarat; danMenjalankan tugas sebagaimana ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan.

Penolong Setiausaha:Membantu setiausaha mentadbir dan mengurus persatuan;Menjalankan tugas setiausaha semasa ketiadaan setiausaha; Menjalankan tugas sebagaimana ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan.

Bendahari:Menyimpan rekod dan stok harta persatuan;Memungut dan menyimpan penyata pembayaran yuran anggota;Memungut dan meyimpan penyata keluar masuk wang persatuan;Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan; danMenjalankan tugas sebagaimana ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan.

Ketua Sekawan / Patrol / Biro:Mengetuai satu kumpulan kecil anggota bagi melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan mengikut sekawan/patrol/biro;Menjaga kebajikan anak buah dalam kumpulan;Menjadi perantara antara Pengerusi / Ketua Kumpulan, Penolong Penasihat dan Guru Penasihat / Jurulatih dengan anak buah.Menjalankan tugas mengikut ketetapan yang diperuntukkan dalam perlembagaan persatuan; danMembantu pengerusi dan setiausaha persatuan melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut perlembagaan persatuan.

PENUBUHAN KELAB

Dalam menubuhkan sesebuah persatuan di sekolah, pihak sekolah perlulah mengenal pasti beberapa kriteria yang perlu diambil perhatian terlebih dahulu. Antara kriteria tersebut adalah seperti yang berikut :

I. Mengenal pasti kepakaran yang ada (guru yang bakal dilantik)

Dalam memilih dan melantik guru penasihat kelab sukan sekolah, pihak pengurusan perlulah mengambil kira aspek-aspek kepakara sedia ada daripada guru-guru itu sendiri. Kepakaran ini merujuk kepada penglibatan guru tersebut dari bangku sekolah lagi, di Institut Pendidikan Guru (IPG) atau di Universiti.

Sememangnya bukan semua guru mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang sukan, namun sekurang-kurangnya pengalaman sejak dari bangku sekolah juga boleh dijadikan asas kepada pertimbangan bagi pelantikan seorang guru itu sebagai guru penasihat sesebuah kelab sukan sekolah.

II. Kemudahan prasarana sukan yang ada di sekolah

Prasarana merupakan satu elemen yang mempengaruhi pelaksanaan program sukan di sekolah. Sekolah yang mempunyai padang akan mempunyai kelebihan yang banyak dalam menyusun atur program sukan khususnya sukan-sukan yang sering menjadi amalan di sekolah tersebut. Bagi sekolah yang mempunyai gelanggang, perlu bijak menyusun program- program sukan yang berasaskan gelanggang manakala sekolah yang mempunyai dewan tertutup pula mempunyai kelebihan tersendiri dalam merancang program sukan di sekolah.

III. Peralatan sukan yang sedia ada di sekolah

Peralatan sukan juga mempengaruhi pelaksanaan program sukan di sekolah. Pelbagai aspek perlu dilihat secara menyeluruh dalam menyediakan peralatan sukan di sekolah. Pihak sekolah mungkin boleh mempertimbangkan aspek bilangan jenis sukan yang akan diwujudkan dalam sekolah, bilangan murid yang akan menyertai sesuatu jenis sukan dan bilangan guru penasihat yang boleh menyelenggarakan sesuatu peralatan sukan itu. Sesuatu jenis peralatan sukan ini juga mungkin akan dipengaruhi oleh harga dan jangka hayat alatan tersebut.

IV. Budaya sukan kegemaran yang menjadi pilihan murid di sekolah

Pemilihan jenis-jenis sukan untuk kelab sukan di sekolah sangat dipengaruhi oleh budaya sukan di sekolah berkenaan atau mungkin dipengaruhi oleh persekitaran masyarakat dalam komuniti tersebut. Pemilihan sukan-sukan itu perlulah bersesuaian dengan budaya sedia ada bagi memudahkan penglibatan murid secara menyeluruh.

V. Bilangan guru dan bilangan murid

Bilangan guru dipengaruhi oleh pengalaman guru tesebut sama ada sebagai seorang ahli sukan mahu pun guru penasihat atau jurulatih. Bilangan guru dalam satu-satu jenis sukan dipengaruhi oleh bilangan murid yang menyertai kelab sukan tersebut. Penyertaan murid dalam satu-satu kelab sukan juga perlu dikawal agar ahli kelab tidak terlalu ramai. Contohnya, kelab sukan bola sepak dan badminton pasti menjadi pilihan utama murid di Malaysia. Oleh itu, guru penasihat perlu bijak mengagih-agihka

Unit 3 : Sistem Fail dan Surat Menyurat

1.0 DEFINISI:

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL YANG DIWUJUDKAN BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

2.0 Kepentingan Pengurusan Fail

Surat dan dokumen lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi Kerajaan/Sekolah dalam menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan.

Penggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

3.0 Ciri-Ciri Umum Sistem Fail

1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan.

2. Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan.

3. Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi.

4. Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi.

5. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum.

6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.

7. Sistem fail perlu menggunakan ruang yang paling minimum.

4.0 Pengkelasan Fail

Fail boleh dikategorikan kepada 2 kumpulan;

i. Fail urusan am (house keeping files) ;

Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel.

ii. Fail urusan fungsian (functional files);

Fail urusan fungsian pula mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.

5.0 Kategori Fail

Rajah 1 : Kulit Fail Terbuka (Am 435-Pin.1/80) Rajah 2 : Kulit Fail Terhad (Am 435-Pin.1/80)

Rajah 3 : Kulit Fail Sulit (Am 436) Rajah 4 : Kulit Fail Rahsia (Am 437)

Rajah 5 : Kulit Fail Rahsia Besar (Am 438) Rajah 6 : Sampul Kecil (Am 435A-Pin.1/82)

6.0 Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan (subject classification and coding)

Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan.

Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail. Jabatan dan agensi boleh mendapat khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara bagi penyediaan Pengkelasan Perkara dan Pengkodan.

7.0 Pengkelasan Fail (memberi tajuk fail)

FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:

01/ KURIKULUM02/ KO-KURIKULUM03/ HAL EHWAL PELAJAR04/ PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN05/ KEWANGAN DAN AKAUN06/ PENTADBIRAN AM SEKOLAH07/ PERHUBUNGAN MASYARAKAT08/ KEMUDAHAN FIZIKAL09/ ASRAMA10/ AUDIT

8.0 Kod Fail

DMA/01/01/001

DMA = Kod IPG/01 = Tajuk Besar /01 = Perkara /001 = Aktiviti

Contoh:

Tajuk Besar - KurikulumPerkara - PeperiksaanAktiviti - UAK (Ujian Akhir Tahun)

9.0 Fail Timbul (Float File)

Fail timbul boleh digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan, pegawai-pegawai penyelia atau pegawai-pegawai atasan mengenai sesuatu tindakan yang telah diambil. Sekiranya pengedaran maklumat di jabatan dan agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), fail timbul tidak perlu diwujudkan.

10.0 Fail Sementara (Sampul Kecil Am 435A-Pin.1/82)

1. Fail sementara hanya boleh dibuka apabila:

i). surat atau dokumen yang diterima atau diwujudkan memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan;

Atau

ii). lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama.

2. Nombor rujukan fail dan tajuk fail bagi fail sementara mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. Isi kandungan berserta kulit fail sementara hendaklah dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal telah diperolehi atau tindakan serentak telah selesai dilakukan.

3. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.

11.0 Pembukaan Fail

Apabila sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail mengenainya belum ada, maka fail baru hendaklah dibuka.

Tajuk dan nombor rujukan fail serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail.

Fail yang dibuka ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan.

12.0 Penyenggaraan Fail / Pelaksaan

1. Setiap fail mestilah mengandungi :

1.1 Kertas minit

1.2 Kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun seturut mengikut tarikh transaksi.

1.3 Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan:

dakwat merah bagi surat dan dokumen lampiran yang diterima;

dakwat biru atau hitam bagi surat keluar.

2. Kertas minit adalah penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan.

Minit pendek seperti minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit.

Manakala minit panjang yang memerlukan penerangan lanjut hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan.

Kertas Minit (Borang Am )

Merekod Kandungan Surat Keluar / Surat Masuk

Kandungan Masuk - Dakwat MERAH

Kandungan Keluar - Dakwat HITAM / BIRU

Mengkandungkan Surat Dalam Fail

Catatkan bilangan kandungan fail di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan itu diletakkan dalam bulatan.

CONTOH :

CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN (DAKWAT MERAH).

3. Surat rasmi yang didaftar atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter (contoh terbitan, laporan dan sebagainya) atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza seperti peta, pelan dan lukisan.

4. Lampiran yang dikeluarkan ini hendaklah dicatatkan dengan nombor kod fail dan nombor lampiran fail berkenaan, serta disimpan di bilik fail. Slip pengganti dokumen ini hendaklah dikandungkan di dalam fail yang mana tercatat maklumat tempat simpanan dokumen tersebut. Ini untuk memudahkan pengesanan semula dokumen.

13.0 Penyimpanan FailFail terbuka perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai. Ia hendaklah disusun seturut mengikut nombor rujukan fail. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan.

14.0 Pergerakan Fail

Fail yang didaftarkan hendaklah diselenggara dari segi kandungan dan pergerakan fail tersebut.

Pengeluaran dan pengedaran fail kepada pihak yang memerlukan hendaklah dicatat dalam ruangan pergerakan fail di bahagian hadapan fail.

Penggunaan pen dakwat merah untuk penerimaan semula dan pen dakwat biru / hitam untuk pengeluaran / pengedaran fail kepada pengguna. Ini adalah bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.15.0 Simpan Dalam Perhatian

Kaedah Simpan Dalam Perhatian (SDP / KIV) hendaklah digunakan bagi memudahkan tindakan susulan (follow up) ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan.

16.0 Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik

Selaras dengan perkembangan ICT, jabatan dan agensi digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod di jabatan masing-masing.

Sistem pengurusan maklumat dan rekod elektronik membolehkan penyimpanan dan capaian maklumat dan rekod secara maya (virtual).

i). Pembangunan Sistem Aplikasi BerkomputerJabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara semasa membangunkan sistem aplikasi berkomputer bagi memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, disenggara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban.

17.0 Penutupan Fail

Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.

Di atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan DITUTUP PADA 2.3.2008 JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal.

Di atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan Jilid 2 (Jld. 2).18.0 Pelupusan Fail

Jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail.