kata-kata aluan pembangunan.pdf · pengurusan projek: perancangan dan pembelian peralatan 5 fasa...

BAHAGIAN PEMBANGUNAN

PROSEDUR STANDARD

Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard (Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan, khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa, latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan tugas seharian.

Seperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam KKM. Di samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam pengurusan kewangan oleh pihak Jabatan Audit Negara.Ini termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan, perakaunan dan lain-lain. Di samping itu, aktiviti-aktiviti naziran, lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Di samping itu, tindakan punitif juga telah diambil terhadap anggota KKM yang didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang ditetapkan.

Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan semua pihak akan menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di KKM.

Sekian, terima kasih.

DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM

DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM

Bahagian Pembangunan_1.3-Faizal.indd 1 9/6/13 11:04 AM


PROSEDUR STANDARD 1

SENARAI KANDUNGAN

Perkara Muka Surat

Cawangan Pengurusan Projek dan Sumber: Pemilihan dan Kelulusan Projek Pembangunan Rancangan Malaysia Lima Tahun Secara Rolling Plan

2

Pengurusan Projek: Perancangan dan Pembelian Peralatan 5

Fasa Pelaksanaan Projek 9

Fasa Pasca-Pelaksanaan Projek 11

Kelulusan Kos Projek PDA/ATDA 13

Unit Tanah: Pemohonan Tanah Kerajaan 15

Pengambilan Balik Tanah 19

Penyewaan Premis Demis Kementerian Kesihatan Malaysia 25

Pewartaan, Tukarfungsi dan Pengubahsuaian Rumah Kerajaan 30

Cawangan Pemantauan dan Penilaian Projek: Pemantauan Projek Pembangunan oleh Anggota Pentadbiran, KSU dan Pengurusan Tertinggi

34

Pemantauan Projek Pembangunan (Dalam Pembinaan) 37

Pemantauan Projek Siap dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP) 40

Penilaian Projek 43

Kemasukan dan Kemaskini Data SPP II 46



PROSEDUR STANDARD2

CAWANGAN PENGURUSAN PROJEK DAN SUMBER: PEMILIHAN DAN KELULUSAN PROJEK PEMBANGUNAN RANCANGAN MALAYSIA LIMA TAHUN SECARA ROLLING PLAN

PUNCA KUASA:

1. Surat Pekeliling Am 5/20042. Garis Panduan Kedua Rancangan Malaysia Kesepuluh, Penyediaan Pelan Pelaburan Sektor Awam,

2011-2012 bertarikh 17 November 20093. Pekeliling Perbendaharan Bil. 2 Tahun 20114. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 20125. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 2 Tahun 2009:

Garis Panduan dan Peraturan Pemilihan Tapak, Perancangan Bangunan dan Keperluan Peralatan6. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 3 Tahun 2009:

Garis Panduan Pengurusan Nilai7. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008: Pelaksanaan Industrialised Building

System (IBS) dalam Projek Kerajaan8. Pekeliling Unit Kerjasama Awam Swasta, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 1 Tahun 2009:

Garis Panduan Kerjasama Awam Swasta (Public Private Partnership - PPP)

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. Mengeluarkan surat arahan kepada JKN untuk mengemukakan senarai cadangan projek di bawah Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) bagi setiap Rolling Plan.

i. Surat Pekeliling Am 5/2004ii. Garis Panduan Kedua Rancangan

Malaysia Kesepuluh, Penyediaan Pelan Pelaburan Sektor Awam, 2011-2012 Bertarikh 17 November 2009

iii. Pekeliling Perbendaharan Bil. 2 Tahun 2011

iv. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2012

v. Penyediaan Maklumat Melalui SPPII Modul e-Permohonan oleh Setiap Negeri

2. Kajian keatas senarai projek cadangan berdasarkan kriteria yang dikenalpasti.

i. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 2 Tahun 2009: Garis Panduan dan Peraturan Pemilihan Tapak, Perancangan Bangunan dan Keperluan Peralatan;

ii. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 3 Tahun 2009: Garis Panduan Pengurusan Nilai;



PROSEDUR STANDARD 3


iii. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008: Pelaksanaan Industrialised Building System (IBS) dalam Projek Kerajaan

iv. Pekeliling Unit Kerjasama Awam Swasta, Jabatan Perdana Menteri Bilangan 1 Tahun 2009: Garis Panduan Kerjasama Awam Swasta (Public Private Partnership - PPP)

3. Semakan senarai projek-projek pembangunan yang dikemukakan oleh JKN dengan Pengarah Kesihatan Negeri, UPEN/Pejabat Pembangunan Negeri dan Ketua-Ketua Program untuk mengenal pasti senarai projek keutamaan setiap negeri.

4. Lawatan tapak bagi mengenalpasti kesesuaian jika perlu.

5. Kemukakan senarai projek keutamaan untuk kelulusan dan perakuan kelulusan Pengurusan Tertinggi.

6. Kemukakan senarai projek keutamaan kepada YBMK untuk dimuktamadkan.

7. Mengemukakan senarai projek kepada UPE untuk pertimbangan dan kelulusan.

i. Perakuan Melalui SPPII Modul e-Permohonan



PROSEDUR STANDARD4

CARTA ALIRAN: PEMILIHAN DAN KELULUSAN PROJEK PEMBANGUNAN RANCANGAN

MALAYSIA LIMA TAHUN SECARA ROLLING PLAN

Tidak

Mula

Kemukakan Senarai untuk Pertimbangan dan Kelulusan UPE

Keluarkan Surat Arahan kepada JKN

Ya

Kelulusan dan Perakuan PengurusanTertinggi

Kaji SenaraiProjek

Tamat



PROSEDUR STANDARD 5

PENGURUSAN PROJEK: PERANCANGAN DAN PEMBELIAN PERALATAN

PUNCA KUASA:

1. Arahan Perbendaharaan2. Surat Pekeliling Perbendaharaan

BIL. PROSES SENARAI SEMAK

1. Menerima senarai cadangan peralatan yang diperlukan bagi projek-projek yang hampir 60% – 70% daripada JKN/Institusi.

2. TSUB Kanan Pembangunan minit kepada TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) untuk tindakan tapisan.

3. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) meneliti senarai dan mengemukakan kepada KPSU (Peralatan) untuk semakan.

4. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) mengarahkan KPSU (Peralatan) untuk menyemak dan memberi pengesahan bahawa siling yang diluluskan adalah selaras dengan jumlah kos peralatan yang ditapis.

5. KPSU (Peralatan) mengadakan perbincangan dengan TSUB Kanan Pembangunan untuk pengesahan ke atas cadangan senarai peralatan yang telah dikemukakan oleh pihak JKN/Institusi.

6. KPSU (Peralatan) mengesahkan siling yang diluluskan kepada TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk).

7. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) memperakukan kelulusan senarai peralatan kepada TSUB Kanan Pembangunan.



PROSEDUR STANDARD6

BIL. PROSES SENARAI SEMAK

8. TSUB Kanan Pembangunan meluluskan senarai peralatan yang dikemukakan.

9. SUB Kanan/TSUB Kanan Pembangunan meluluskan peruntukan berdasarkan senarai peralatan yang diluluskan dan memperakukan pengeluaran waran peruntukan kepada Cawangan Belanjawan, Bahagian Kewangan bagi tujuan pengeluaran waran peruntukan.

i. Tulis Surat Perakuan Pengeluaran Waran kepada Cawangan Belanjawan

10. TSUB (Perancangan Teknikal dan Rekabentuk) mengarahkan KPSU (Peralatan) untuk mengambil tindakan mengemukakan surat kelulusan kepada Cawangan Belanjawan, Bahagian Kewangan mengenai kelulusan yang diberi.

i. Tulis Surat Kelulusan kepada Cawangan Belanjawan



PROSEDUR STANDARD 7

CARTA ALIRAN: PERANCANGAN DAN PEMBELIAN PERALATAN

Terima Senarai ProjekJangka Siap daripada JKN

Tidak

Tidak

Cadangan

Ya

Mula

Proses Penilaian

Kandungan

PengesahanSiling

Unit Peralatan Terima Senarai

Senarai dan Pengesahan Siling



PROSEDUR STANDARD8

Tidak

Ya

Senarai Kelulusan Dikeluarkan

Perakuan Pengesahan Waran

Memo Dikeluarkan ke BahagianBelanjawan untuk Penyedian

PengesahanKelulusan

Tamat



PROSEDUR STANDARD 9

FASA PELAKSANAAN PROJEK

PUNCA KUASA:

1. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja Raya Bilangan 1 Tahun 19932. Guidelines for the Preparation and Submission of Preminary Detailed Abstract, as Tendered Detailed

Abstract and ss Completed Detailed Abstract for Building Works

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. Menghadiri Kick-Off Meeting. i. Menyediakan Laporan Status Semasa Projek

ii. Tulis Surat kepada JKR Mengenai Kelulusan

2. Menghadiri lawatan tapak dan menyediakan laporan status.

3. Terima ATDA yang telah dikaji semula oleh JKR jika ada.

4. Mengadakan Mesyuarat JK PDA/ATDA untuk kelulusan ATDA yang telah dikaji semula.

5. Panjangkan kelulusan ATDA kepada JKR.

6. Mengemaskini status fizikal dan kewangan projek.



PROSEDUR STANDARD10

CARTA ALIRAN: FASA PELAKSANAAN PROJEK

Mula

Tamat

Menghadiri Kick-Off Meeting

Terima ATDA daripada JKR

Mesyuarat JK PDA/ATDA

Panjang Kelulusan ATDA kepada JKR

Kemaskini Laporan Fizikal dan Kewangan



PROSEDUR STANDARD 11

FASA PASCA-PELAKSANAAN PROJEK

PUNCA KUASA:

1. Dokumen Kontrak2. Arahan Perbendaharaan


1. Mengadakan pemerhatian ke atas projek. i. Semak Tarikh CPC dan Tarikh Penyerahan Sebenar kepada Pengguna

ii. Pastikan Kerja-kerja Pembinaan Siap Sepenuhnya

2. Mengenalpasti kecacatan dan kemukakan kepada JKR untuk pembaikan.

3. Menerima pengesahan daripada JKR mengenai tarikh serah projek.

4. Memohon Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan mengadakan pemeriksaan akhir ke atas projek. Jika mematuhi piawaian, terima cadangan serah projek. Jika sebaliknya, maklumkan JKR mengenai penolakan tarikh serah projek.

5. Menghadiri penyerahan projek.

6. Menerima CPC daripada JKR dan daftarkan.

7. Menghadiri mesyuarat kemajuan bulanan projek.

8. Memastikan salinan CMGD telah diterima.

9. Menerima ACDA daripada JKR selepas tutup akaun untuk rekod.



PROSEDUR STANDARD12

CARTA ALIRAN: FASA PASCA-PELAKSANAAN PROJEK

Mula

Tamat

Ujian dan Pemerhatian keatas Projek

Kenal Pasti Kecacatan

Makluman Tarikh Serah daripada JKR

Mohon Pemeriksaan oleh BPK

Menghadiri Penyerahan Projek

Terima CPC daripada JKR

Menghadiri Mesyuarat Kemajuan Tapak

Terima CMGD

Terima ATDA daripada JKR




KELULUSAN KOS PROJEK PDA/ATDA

PUNCA KUASA:

1. Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kerja Raya Bilangan 1 Tahun 19932. Guidelines for the Preparation and Submission of Preminary Detailed Abstract, as Tendered Detailed

Abstract and as Completed Detailed Abstract for Building Works3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 Panduan Pengurusan Mesyuarat

dan Urusan Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK/TINDAKAN

1. Terima permohonan PDA/ATDA. i. Merekodkan PDA/ATDA yang Dikemukakan oleh Agensi Pelaksana

2. a) Semak permohonan PDA.

b) Semak permohonan ATDA.

i. Borang PDA - JKR atau BPKii. Kos yang Diluluskan UPE - Unit Projek

dan Kelulusan Kosiii. Lukisan, SOA dan Justifikasi

(jika melebihi dari kos UPE luluskan) - JKR atau BPK

iv. Maklumat Penjawatan (jika perlu)

i. Borang ATDA - JKR atau BPKii. Kos PDA yang Diluluskan - Unit Projek

dan Kelulusan Kosiii. Lukisan, SOA dan Justifikasi (jika

melebihi dari kos UPE luluskan) - JKR atau BPK

3. Mesyuarat Jawatankuasa PDA/ATDA untuk kelulusan.

i. Sediakan Kajian Perbandingan Kos (jika perlu)

ii. Pembentangan Kajian di Mesyuarat

4. Terima keputusan daripada Jawatankuasa PDA/ATDA.

i. Sediakan Surat Piawai Jawapan

5. Maklum keputusan kepada Agensi Pelaksana. i. Sedia dan Hantar Surat Keputusan Maklum kepada Agensi Pelaksana (JKR dan BPK)

ii. Hantar ke UPE (jika melebihi dari kos 10% UPE luluskan)

iii. Pohon NOC (jika kurang 10% dari kos UPE luluskan)

6. Rekod surat keputusan.



PROSEDUR STANDARD14

CARTA ALIRAN: KELULUSAN KOS PROJEK PDA/ATDA

Mula

Kuiri

Kuiri

TidakLengkap

Maklumke Agensi Pelaksana

Maklumke Agensi

Pantau

Semak Permohonan

Semak Kos/Kertas Kajian

Mesyuarat PDA/ATDA

Lengkap

Lulus

Lulus

TidakLulus Lulus/

Tidak Lulus

Lengkap/Tidak Lengkap

Maklum kepadaAgensi Pelaksana

UPE : KosTambahan

Dalam Tempoh 21hariI. Semak Kos UPE LulusII. Semak Kos PDA LulusIII.Sediakan Kajian Perbandingan (jika perlu)IV.Sediakan Draf Surat Standard Kelulusan

Terima Permohonan

Tamat




UNIT TANAH: PEMOHONAN TANAH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Perlembagaan Persekutuan2. Pekeliling JKPTG Bilangan 3 Tahun 20083. Kaedah-Kaedah Tanah Negeri4. Akta PTP 1957 5. MTM Bilangan 496. Kanun Tanah Negara


1. Menerima permohonan tanah daripada JKN.

2. Menyemak permohonan. • Sekiranya tidak lengkap, kembalikan

semula kepada JKN.• Sekiranya lengkap, lawatan tapak dibuat

oleh BPP.

i. Borang MH 9536 (diisi oleh JKN)ii. ANNEX 1 (diisi oleh JKR)iii. Borang ‘Sitting Application’ (diisi oleh

JKN Sarawak)iv. Pelan Tanah Lengkapv. Ulasan dari Jabatan-Jabatan Teknikalvi. Ulasan dari Jabatan Alam Sekitar

(melebihi 50 ekar)vii. Persetujuan Jawatankuasa

Pembangunan Daerahviii. Gambar Lokasi/Tapak

3. Menyediakan ‘Kertas Pertimbangan’ untuk Mesyuarat JKPPT KKM untuk perakuan.

4. Mesyuarat JKPPT KKM mempertimbangkan• Sekiranya tidak bersetuju, JKN diminta

kemuka semula tapak cadangan baru.• Sekiranya bersetuju, mohon pengesahan

status tanah dan jumlah yuran pendaftaran dari JKPTG Negeri.

5. Mohon pengesahan status tanah dan jumlah yuran pendaftaran dari JKPTG Negeri.

i. Borang Pengesahan Status

6. Terima pengesahan status tanah kerajaan negeri dan jumlah yuran pendaftaran daripada JKPTG Negeri.



PROSEDUR STANDARD16


7. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk menyediakan waran peruntukan dan cek yuran pendaftaran kepada JKPTG.

i. Borang KEW-Tii. Borang Pengesahan Status

8. Menghantar permohonan pemberi milikan ke JKPTG (Borang Jadual 1 Aturan 2 & Pelan Tapak (Pahang & Wilayah Persekutuan guna Borang Khas Jadual 1) dan cek fee pendaftaran.

i. Borang Jadual 1ii. Pelan Lengkapiii. Cek Fee Pendaftaran

9. Terima arahan bayaran (Notis 5A) daripada JKPTG.

10. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk mengeluarkan bayaran kepada PTD.

i. Borang KEW-Tii. Notis 5A

11. Hantar sesalinan resit bukti pembayaran premium ke JKPTG.

12. Terima salinan hakmilik daripada JKPTG.

13. Hantar salinan hakmilik ke JKN untuk rekod.

14. Fail.




CARTA ALIRAN: PERMOHONAN TANAH KERAJAAN

TidakLengkap

TidakSetuju

Mohon Pengesahan Status

PermohonanDikembalikankepada JKN

Sedia Kertas Pertimbangan

Lengkap

Setuju

Terima Permohonan dari JKN

Lawatan Tapak

SemakPermohonan

PertimbanganJKPPT

Mula

JKN DipohonKemukakan

TapakCadangan

Baru

Terima Pengesahan Status

Kemuka Memo Bayaran



PROSEDUR STANDARD18

Permohonan Hakmilik

Terima Notis 5A

Kemuka Memo Bayaran

Sesalinan Resit ke JKPTG

Terima Hakmilik

Sesalinan Hakmilik ke JKN

Kemaskini

Tamat




PENGAMBILAN BALIK TANAH

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling JKPTG Bilangan 3 Tahun 20082. Akta Pengambilan Tanah 19603. Manual Pengambilan Tanah4. Kanun Tanah Negara


1. Menerima permohonan tanah daripada JKN.

2. Menyemak permohonan. • Sekiranya tidak lengkap, kembalikan

semula kepada JKN.• Sekiranya lengkap, lawatan tapak dibuat

oleh BPP.

i. Borang MH 9536 (diisi oleh JKN)ii. ANNEX 1 (diisi oleh JKR)iii. Pelan Tanah Lengkapiv. Sijil Carian Rasmi/Persendirianv. Ulasan dari Jabatan-Jabatan Teknikalvi. Ulasan dari Jabatan Alam Sekitar

(melebihi 50 ekar)vii. Persetujuan Jawatankuasa

Pembangunan Daerahviii. Gambar Lokasi/Tapak

3. Menyediakan ‘Kertas Pertimbangan’ untuk Mesyuarat JKPPT KKM untuk perakuan.

4. Mesyuarat JKPPT KKM mempertimbangkan• Sekiranya tidak bersetuju, Kertas

Pertimbangan tersebut di tolak.• Sekiranya bersetuju, kemuka permohonan

pengambilan balik tanah kepada JKPTG.

5. Mengemukakan permohonan pengambilan balik tanah secara online melalui E-TAPP dan manual kepada JKPTG (Borang Jadual 1 Seksyen 4 dan 8) untuk dipanjangkan kepada PTD.

i. Borang Jadual 1 (Seksyen 4 & 8)ii. Pelan Lengkap

6. Menerima Borang E dari JKPTG Negeri/PTD (Menghadiri Bicara Tanah bagi pengambilan tanah).

7. Menerima Borang H dari JKPTG Negeri/ PTD, pemberitahu pemberian pampasan pengambilan tanah.



PROSEDUR STANDARD20


8. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk pembayaran pampasan kepada tuan tanah • Sekiranya terima tanpa bantahan, memo

bayaran pampasan kepada tuan tanah dikeluarkan kepada Unit Kewangan.

• Sekiranya terima dengan bantahan, JKPTG Negeri/PTD akan merujuk ke Mahkamah Tinggi. Dalam masa yang sama, memo bayaran pampasan mengikut amaun Borang H dikeluarkan kepada Unit Kewangan.

• Jika KJP tidak bersetuju dengan keputusan Mahkamah Tinggi, rayuan boleh dibuat kepada Mahkamah Persekutuan.

• Menerima daripada JKPTG Negeri/PTD Perintah Mahkamah Tinggi/Persekutuan mengenai bantahan amaun samada terdapat pertambahan/pengurangan/kekal mengenai amaun pampasan. Memo Bayaran Pempasan tambahan dikeluarkan kepada Unit Kewangan.

i. Borang KEW-Tii. Borang Hiii. Arahan Mahkamah

9. Memaklumkan JKPTG bahawa pembayaran telah dilakukan melalui salinan resit bayaran.

10. Menerima Borang K dari JKPTG (Pemberitahuan bahawa tanah telah diambil milik dan kebenaran memasuki tapak awal).

11. Mendapatkan pengesahan status tanah daripada JKPTG Negeri.

i. Borang Pengesahan Daftar

12. Mengemukakan permohonan pemberi milikan/perizaban kepada JKPTG (Borang Jadual 1 Aturan 2 & Pelan Tanah). Pahang & Wilayah Persekutuan menggunakan Borang Khas Jadual 1.

i. Borang Pengesahan statusii. Cek Fee Pendaftaraniii. Borang Kiv. Pelan Lengkapv. Borang Jadual 1

13. Menerima arahan pembayaran premium (Notis 5A) daripada JKPTG (jika ada).

14. Mengemukakan memo kepada Unit Kewangan, BPP untuk bayaran Notis 5A kepada PTD.

i. Borang KEW-Tii. Notis 5A





15. Hantar sesalinan resit bukti Pembayaran Premium ke JKPTG.

16. Menerima dokumen hakmilik daripada JKPTG.

17. Mengemukakan salinan hak milik kepada JKN untuk direkod.

18. Fail.



PROSEDUR STANDARD22

CARTA ALIRAN: PERMOHONAN PENGAMBILAN BALIK TANAH

TidakLengkap

TidakSetuju

Permohonan kepada JKPTG

PermohonanDikembalikankepada JKN

Sedia Kertas Pertimbangan

Lengkap

Setuju

Terima Permohonan dari JKN

Lawatan Tapak

SemakPermohonan

Keputusan

Mula

JKN DipohonKemukakanCadangan

TapakBaru

Hadir Bicara Tanah

Pemberitahu Pemberian Pampasan




Salinan ResitBayaran ke JKPTG

Pengesahan StatusTanah

PermohonanPemberi Milik

Rayuan ke MahkamahPersekutuan

Terima PerintahMahkamah

Terima denganBantahan

Terima tanpaBantahan

Kemuka MemoBayaran

RujukMahkamah Tinggi

A B

Terima Borang K

TidakSetuju

Setuju



PROSEDUR STANDARD24

Kemuka MemoBayaran

Salinan ResitPremium ke JKPTG

Terima DokumenHakmilik

Terima

TidakTerima

Notis5A

Kemaskini

Salinan Hakmilikkepada JKN

Tamat




PENYEWAAN PREMIS DEMIS KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

PUNCA KUASA:

1. Arahan PTP Bilangan 1 Tahun 20132. Arahan TKSU(P)/20113. Keputusan Mesyuarat JKPPT Bilangan 8 Tahun 20114. KTN


1. Terima permohonan daripada JKN/PTJ yang setara.

2. Semak permohonan dan kelayakan. i. Lampiran A

3. Sediakan kertas pertimbangan untuk kelulusan Mesyuarat JKPPT.

4. Pembentangan kertas pertimbangan di Pra Mesyuarat JKPPT.

5. Pembentangan kertas pertimbangan yang dipersetujui dan diangkat ke Mesyuarat JKPPT untuk kelulusan.

6. Memaklumkan keputusan permohonan kepada JKN.

i. Dalam Tempoh 3 Hari Selepas Keputusan Mesyuarat

7. Menerima dan menyemak draf perjanjian daripada JKN.

8. Memanjangkan draf perjanjian yang telah disemak kepada PTP untuk semakan dan persetujuan.

9. Menerima perjanjian daripada PTP untuk ditandatangani oleh oleh penyewa melalui JKN.

10. Menerima dan memanjangkan perjanjian yang telah ditandatangani oleh penyewa untuk tandatangan PTP.

11. Menerima dan memanjangkan perjanjian yang telah ditandatangani oleh PTP kepada penyewa untuk dimatikan setem.



PROSEDUR STANDARD26


12. Menerima dan memanjangkan perjanjian yang telah dimatikan setem kepada PTP untuk direkodkan.

13. Rekod dan kemaskinikan daftar. i. Terima Resitii. Bayar Deposit

14. Pemantauan penyewaan.




Senarai Semak Dokumen Penyewaan Permis Demis

Tajuk:

Tarikh:

Borang Jadual Premis Demis (JPD)

Semua tawaran lengkap yang diterima oleh pihak hospital (Lampiran Q; Salinan Sijil Pendaftaran Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan; Sijil Pendaftaran Kewangan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan; Sijil Pendaftaran SSM dan lain-lain dokumen yang berkaitan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan)

Perakuan Kewangan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu; Kedudukan Kewangan Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu

Profile Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu; Latar Belakang Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu

Notis Kenyataan Tawaran Sewaan daripada pihak hospital; Surat Permohonan Penyewaan daripada Syarikat/Perbadanan/Pertubuhan/Individu (mana yang berkenaan)

Salinan Perjanjian terdahulu

Salinan Perjanjian Penyewaan yang berkaitan

Salinan Surat Tawaran (sekiranya telah diawardkan)

Surat Laporan daripada Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta

Laporan Pejabat Keselamatan Kerajaan

Laporan Keselamatan Jabatan Bomba

Pelan Layout Kedudukan Ruang yang ingin disewa

Gambar Ruang yang ingin disewa (bewarna)

Ulasan pihak JKN /Hospital berkenaan permohonan tersebut; Keputusan Mesyuarat Pemilihan Sebutharga dan lain-lain yang berkaitan

TL: Tidak Lengkap; /: Dokumen Dikemukakan; X: Dokumen Tidak Dikemukakan; TB: Tidak Berkenaan

Tarikh Sebutharga Tutup : _______________________

Tarikh Sebutharga Tamat : _______________________



PROSEDUR STANDARD28

CARTA ALIRAN: URUSAN PENYEWAAN PREMIS DEMIS DI BAHAGIAN PERANCANGAN

DAN PEMBANGUNAN KKM

Semak Permohonan dan Kelayakan

Sediakan Kertas Pertimbangan untuk Kelulusan Mesyuarat JKPPT

Memaklumkan Keputusan Permohonan kepada JKN

Menerima dan Menyemak Draf Perjanjian daripada JKN

PerbentanganKertas Pertimbangan

di Pra Mesyuarat

Perbentangan Kertas Pertimbangan yang Dipersetujui dan

Diangkat ke Mesyuarat JKPPTuntuk Kelulusan

Tolak

Tolak

Setuju

Setuju

JKPPT

Mula

Terima Permohonan daripada JKN/PTJ yang Setara




Menerima Perjanjian daripada PTP untuk Ditandatanganioleh Penyewa Melalui JKN

Menerima dan Memanjangkan Perjanjian yang telahDitandatangani oleh Penyewa untuk Tandatangan PTP

Menerima dan Memanjangkan Perjanjian yang telahDitandatangani oleh PTP kepada Penyewa untuk Dimatikan Setem

Menerima dan Memanjangkan Perjanjian yang telah DimatikanSetem kepada PTP untuk Direkodkan

Rekod dan Kemaskinikan Daftar

Pemantauan Penyewaan

Setelah Perjanjian Sewaan Tamat, PTJ MengeluarkanKenyataan Sewaan yang Baru

Tamat

Memanjangkan Draf Perjanjian yang telah Disemak kepada PTP untuk Semakan dan Persetujuan



PROSEDUR STANDARD30

PEWARTAAN, TUKARFUNGSI DAN PENGUBAHSUAIAN RUMAH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Surat Pekeliling Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia Bilangan 5 Tahun 2011 – Panduan Pengurusan Rumah Kerajaan di Kementerian Kesihatan Malaysia

2. Perintah Am Bab E – Rumah dan Bangunan Pejabat Kerajaan 1974


1. Terima permohonan daripada JKN atau PTJ yang setara.

2. Semak permohonan. i. Lampiran A

3. Menyediakan Kertas Pertimbangan dan membentangkan di Pra Mesyuarat JKPPT.

4. Pembentangan kertas pertimbangan yang dipersetujui dan diangkat ke Mesyuarat JKPPT untuk kelulusan.

5. Mengeluarkan surat keputusan Mesyuarat JKPPT.

6. Rekod dan kemaskini daftar.




Lampiran A

SENARAI SEMAK PEWARTAAN RUMAH/KUARTERS KERAJAAN

Permohonan Tukarfungsi Rumah Kerajaan No. XXXXX kepada XXXXXXX di XXXXXX

Surat Permohonan daripada Jabatan Kesihatan Negeri

Surat Permohonan daripada Hospital/PKD berserta justifikasi lengkap permohonan

Maklumat mengenai latar belakang dan spesifikasi kuarters/rumah kerajaan sedia ada serta sejarah pembinaan dan kos (sekiranya ada). ** Maklumat tambahan - Nyatakan bilangan kuarters yang sedia ada di dalam lokasi permohonan, jumlah penghuni kuarters sedia ada, jumlah kuarters yang masih belum di isi dan tarikh sejak mula baki kuarters tidak diisi **

Pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan lantai bangunan

Pelan lokasi bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan tanah

Gambar bewarna bangunan kuarters/rumah kerajaan dan ruang luar dan dalaman

Justifikasi berkenaan perancangan fungsi baru penggunaan kuarters/rumah kerajaan tersebut

TB Pelan layout/pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan bagi perancangan fungsi baru penggunaan beserta keluasan lantai bangunan

TB Anggaran kos pengubahsuaian dan skop kerja

Salinan hakmilik dan maklumat berkaitan tapak kuarters/rumah kerajaan

TB Surat persetujuan serah kuarters/rumah kerajaan (sekiranya ada)

Ulasan pihak JKN, Hospital atau Ketua Jabatan berkenaan permohonan

Ulasan dan Kebenaran Jabatan Kerja Raya

TB Laporan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

TB Laporan Keselamatan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

TB Ulasan Pihak Berkuasa Tempatan

TB Ulasan daripada lain-lain agensi berkaitan (sekiranya ada)

Ulasan daripada Jawatankuasa Kuarters yang bertanggungjawab berkaitan kuarters

Ulasan Ketua Program berkaitan permohonan

√ : Dokumen Telah Dikemukakan X : Dokumen Tidak Dikemukakan

TL : Dokumen Tidak Lengkap TB : Dokumen Tidak Berkaitan



PROSEDUR STANDARD32

Lampiran B

SENARAI SEMAK TUKARFUNGSI DAN PENGUBAHSUAIAN RUMAH/KUARTERS KERAJAAN

Permohonan Tukarfungsi Rumah Kerajaan No. XXXXX kepada XXXXXXX di XXXXXX

Surat Permohonan daripada Jabatan Kesihatan Negeri

Surat Permohonan daripada Hospital/PKD berserta justifikasi lengkap permohonan

Maklumat mengenai latar belakang dan spesifikasi kuarters/rumah kerajaan sedia ada serta sejarah pembinaan dan kos (sekiranya ada). ** Maklumat tambahan - Nyatakan bilangan kuarters yang sedia ada di dalam lokasi permohonan, jumlah penghuni kuarters sedia ada, jumlah kuarters yang masih belum di isi dan tarikh sejak mula baki kuarters tidak diisi **

Pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan lantai bangunan

Pelan lokasi bangunan kuarters/rumah kerajaan sedia ada beserta keluasan tanah

Gambar bewarna bangunan kuarters/rumah kerajaan dan ruang luar dan dalaman

Justifikasi berkenaan perancangan fungsi baru penggunaan kuarters/rumah kerajaan tersebut

Pelan layout/pelan bangunan kuarters/rumah kerajaan bagi perancangan fungsi baru penggunaan beserta keluasan lantai bangunan

Anggaran kos pengubahsuaian dan skop kerja

Salinan hakmilik dan maklumat berkaitan tapak kuarters/rumah kerajaan

Surat persetujuan serah kuarters/rumah kerajaan (sekiranya ada)

Ulasan pihak JKN, Hospital atau Ketua Jabatan berkenaan permohonan

Ulasan dan Kebenaran Jabatan Kerja Raya

Laporan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

Laporan Keselamatan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia

Ulasan Pihak Berkuasa Tempatan

Ulasan daripada lain-lain agensi berkaitan (sekiranya ada)

Ulasan daripada Jawatankuasa Kuarters yang bertanggungjawab berkaitan kuarters

Ulasan Ketua Program berkaitan permohonan

√ : Dokumen Telah Dikemukakan X : Dokumen Tidak Dikemukakan

TL : Dokumen Tidak Lengkap TB : Dokumen Tidak Berkaitan




CARTA ALIRAN: PEWARTAAN, TUKARFUNGSI DAN PENGUBAHSUAIAN

RUMAH KERAJAAN

Ya

Lengkap?Tidak

Semak Permohonan

Menyediakan Kertas Pertimbangan dan Membentangkan diMesyuarat JKPPT

Jawatankuasa JKPPT Menimbang Permohonan

Mengeluarkan Surat Keputusan Mesyuarat JKPPT

Tamat

Mula

Terima Permohonan daripada JKN Negeri

KembalikanDokumen kepada

JKN Negeriuntuk Dilengkapkan



PROSEDUR STANDARD34

CAWANGAN PEMANTAUAN DAN PENILAIAN PROJEK: PEMANTAUAN PROJEK PEMBANGUNAN OLEH ANGGOTA PENTADBIRAN, KSU DAN PENGURUSAN TERTINGGI

PUNCA KUASA:

1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara2. Keputusan Mesyuarat JKTN, JPN, JPPP


1. Menghantar laporan bulanan kemajuan pelaksanaan projek.

i. Kemaskini Laporan Status Pelaksanaan Projek

2. Terima cadangan lawatan.

3. Merancang dan menyelaras lawatan pemantauan dengan memaklumkan kepada JKN, Agensi Pelaksana, ICU, EPU, perunding/kontraktor bagi urusan logistic, lawatan tapak dan taklimat.

i. Draf Surat kepada JKN, Agensi Pelaksana, ICU, EPU

ii. Selaras Urusan Logistic, Lawatan Tapak dan Taklimat Bersama JKN

4. Menyediakan laporan latar belakang projek yang akan dilawati dan menghantar laporan berkenaan selewat-lewatnya sehari sebelum tarikh lawatan.

i. Kemaskini Maklumat Projek yang akan Dilawati

5. Membuat lawatan pemantauan di tapak projek didahului dengan taklimat oleh agensi pelaksana/perunding atau kontraktor.

6. Mencatat perbincangan dan keputusan yang diambil semasa taklimat dan lawatan tapak.

i. Soal Jawabii. Tindakan Intervensiiii. Kenalpasti Isu dan Masalah

7. Menyediakan laporan lawatan mengenai:(i) Masalah berbangkit.(ii) Tahap keseriusan pelaksanaan.(iii) Pandangan dan syor.

i. Penyediaan Laporan Lawatan dalam Tempoh 3 Hari dari Tarikh Lawatan





8. Menghantar laporan lawatan pemantauan kepada Agensi Pelaksana, ICU, pemilik program dan bahagian-bahagian berkaitan di KKM serta memaklumkan ke dalam mesyuarat JTPK (jika perlu).

i. Laporan Dihantar dalam Tempoh 7 Hari dari Tarikh Lawatan

9. Tindakan susulan terhadap laporan yang dihantar.

ii. Susul Maklum Balas dari Agensi Pelaksana dan Bahagian-bahagian Berkaitan

iii. Maklum kepada YBMK/TYBMK, KSU, Agensi Pelaksana dan ICU



PROSEDUR STANDARD36

CARTA ALIRAN: PEMANTAUAN PROJEK OLEH ANGGOTA PENTADBIRAN, KSU

DAN PENGURUSAN TERTINGGI

Merancang dan Menyelaras Jadual Lawatan

Terima Tarikh Cadangan Lawatan ke Projek yang akan Dilawati

Memaklumkan kepada Agensi Pelaksana, JKN dan ICU bagi Urusan Logistic, Lawatan Tapak dan Taklimat

LewatJadual

AgensiPelaksana

ProjekSakit

- Catat Perbincangan dan Keputusan- Kesan Isu/Masalah- Kemukakan Cadangan - Penyelesaian

Lapor kepada Agensi Pelaksana/ICU/Bahagian Berkaitan/JKN,Tindakan Susulan

Masalah/Isu dapat Diselesaikan dan Meneruskan Aktiviti Pemantauanhingga Projek Siap Sepenuhnya

PFI IkutJadual

TindakanIntervensi

Mula

Tamat

Tiada Isu




PEMANTAUAN PROJEK PEMBANGUNAN (DALAM PEMBINAAN)

PUNCA KUASA:

1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara2. Keputusan Mesyuarat JKTN, JPN, JPPP


1. Menerima kelulusan senarai projek dari EPU dan mengemaskini Maklumat Am dan Aktiviti Projek dalam SPP II.

i. Kemaskini Maklumat Am dan Maklumat Aktivit dalam SPP II

2. Mengikuti perkembangan pelaksanaan projek melalui SPP II, maklum balas dari lawatan pemantauan, laporan dari agensi pelaksana dan laporan dari agensi pusat dan laporan dari JKN.

i. Kemaskini Maklumat yang Diperolehi dalam SPP II

ii. Bagi Projek yang Dilaksanakan oleh CKK, JKR, Pastikan Butiran Asas Projek Dikemaskini, iaitu Selain dari Butiran yang di “lock” yang Perlu di Kemaskini oleh Pihak CKK, JKR Sendiri

3. Merancang dan menyelaras aktiviti pemantauan mengikut status pelaksanaan dengan penekanan kepada projek lewat, projek sakit, projek bermasalah, dan projek dalam DLP.

i. Menyediakan Takwim Lawatan Pemantauan untuk Tempoh Suku Tahun dengan Keutamaan kepada Projek Sakit, Projek Lewat Jadual, Projek Bermasalah dan Projek DLP

ii. Tetapkan Pegawai yang akan Membuat Lawatan Berasaskan Negeri Dibawah Tanggung Jawab Pengawai “liaison”

4. Sebelum melakukan lawatan pemantauan di tapak projek dapatkan maklumat terkini dari agensi pelaksana dan JKN dan mengenal pasti isu dan masalah yang dihadapi.

i. Dapatkan Maklumat Terkiniii. Menghubungi JKN bagi Menyelaras

Lawatan Pemantauan (termasuk mengatur taklimat) dan Urusan Logistic

iii. Pastikan Pegawai JKN Hadir Samaiv. Maklum kepada Pegawai Pembangunan

(pegawai ICU) Diperingkat Negeri untuk Hadir Sama

5. Membuat lawatan pemantauan di tapak projek di dahului dengan taklimat oleh agensi pelaksana/perunding atau kontraktor.

i. Sesi Taklimat

6. Tindakan intervensi dengan mengemukakan pandangan dan syor bagi mengatasi masalah dan isu-isu yang dibangkitkan.

i. Soal Jawabii. Tindakan Intervensiiii. Kenalpasti Isu dan Masalah



PROSEDUR STANDARD38


7. Menyediakan laporan lawatan pemantauan yang mengandungi:

i. Pemerhatian lawatan.ii. Masalah berbangkit.iii. Tahap keseriusan pelaksanaan.iv. Pandangan dan syor.

i. Penyediaan Laporan Lawatan dalam Tempoh 3 Hari dari Tarikh Lawatan

8. Menghantar laporan lawatan pemantauan kepada Agensi Pelaksana, ICU, KSU, pemilik program dan Bahagian-bahagian berkaitan di KKM serta memaklumkan ke dalam mesyuarat JTPK (jika perlu).

i. Laporan Dihantar dalam Tempoh 7 Hari dari Tarikh Lawatan

ii. Susul Maklum Balas dari Agensi Pelaksana dan Bahagian-bahagian Berkaitan

iii. Maklum kepada KSU, SUBK dan ICU




CARTA ALIRAN: PEMANTAUAN PROJEK

Menyediakan jadual lawatan dan mendapatkan maklumat tambahandari SPPII, maklumbalas terkini dan laporan dari Agensi Pelaksana

Mengenal Pasti Projek yang akan Dilawati(keutamaan projek sakit dan lewat jadual)

Memaklumkan kepada Agensi Pelaksana, JKN dan ICUmengenai cadangan lawatan

LewatJadual

AgensiPelaksana

ProjekSakit

- Kesan Isu/Masalah- Laporan kepada ICU- Laporan kepada Agensi Pelaksana- Laporan ke JTPK- Kemukakan Cadangan - Penyelesaian

Masalah/Isu dapat Diselesaikan dan Meneruskan Aktiviti Pemantauanhingga Projek Siap Sepenuhnya

PFI IkutJadual

TindakanIntervensi

Mula

Tamat

Tiada Isu



PROSEDUR STANDARD40

PEMANTAUAN PROJEK SIAP DALAM TEMPOH TANGGUNGAN KECACATAN (DLP)

PUNCA KUASA:

1. Dokumen Kontrak2. Arahan Perbendaharaan


1. Agensi pelaksana menyerah fasiliti kesihatan kepada pengguna selepas CPC dikeluarkan kepada kontraktor.

i. Semak Tarikh CPC dan Tarikh Penyerahan Sebenar kepada Pengguna

ii. Pastikan Kerja-kerja Pembinaan Siap Sepenuhnya

2. Pemilik atau pengguna menerima fasiliti kesihatan.

3. Rujuk dokumen kontrak bagi mengetahui syarat, terma dan spesifikasi bagi menilai pematuhan oleh pihak kontraktor.

i. KKM/JKN Menyediakan Salinan Kontrak kepada Pengguna

4. Mencatat bacaan meter penggunaan terakhir elektrik, air dan gas (jika ada) oleh pihak kontraktor serta mengambil alih tugas kawalan keselamatan.

5. Menubuhkan jawatankuasa atau core team yang bertanggung jawab dalam pengurusan kerja-kerja pembaikan seperti menerima aduan, pengesahan pembaikan, kerja-kerja penyelenggaraan, mesyuarat penyelarasan dan kemaskini rekod.

i. Borang Aduanii. Buku Rekod Pembaikan Kecacataniii. Minit Mesyuarat Penyelarasaniv. No. Tel Agensi Pelaksana dan Kontraktor

6. Pemeriksaan kerja-kerja fizikal termasuk landskap.

i. Pemeriksaan Seluruh Bangunan dan Kawasan

7. Pemeriksaan kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

i. Pemeriksaan Sumber Elektrik, Peralatan Perkakasan Elaktrik dan Mekanikal Berfungsi dengan Baik untuk Seluruh Bangunan dan Kawasan

8. Pemeriksan peralatan. i. Semua Peralatan Diuji Sepenuhnya, Termasuk Peralatan yang Belum Digunakan

ii. Tempoh Jaminan





9 Melapor kepada Agensi Pelaksana atau kontraktor melalui borang aduan sebarang kerosakan atau kecacatan untuk diperbaiki (termasuk kerosakan yang berulang).

10 Mengesahkan pembaikan kecacatan diakhir tempoh DLP.

i. Tandatangan Pengesahan



PROSEDUR STANDARD42

CARTA ALIRAN: PEMANTAUAN PROJEK SIAP DALAM TEMPOH KECACATAN (DLP)

NOTA:1. Pengguna Dilarang Melakukan Kerja-kerja Tambahan Semasa Tempoh DLP

(menyebabkan tempoh DLP terbatal)2. Tiada Kos Pembaikan Dikenakan Semasa Tempoh DLP3. Kacacatan Serius Seperti Keretakan Struktur Perlu Dilapor kepada Bahagian

Pembagunan4. Pengguna Dilarang Menandatangani Sijil Perakuan Memperbaiki Kecacatan Jika

Kontraktor Gagal Melakukan Kerja Pembaikan

Pengguna/pemilik membuatpemeriksaan kecacatan

Agensi Pelaksana Menyerah Fasiliti Kesihatan yang telah Siap

Mula

Tamat

MemastikanKerja-kerja Pembinaan

Siap Sepenuhnya

Terima Penyerahan Projek

Elektrikal &Mekanikal

Kerja-KerjaFizikal

Peralatan

Tidak

Ya

Sediakan SenaraiKecacatan

KecacatanDibaiki TamatTiada

Kecacatan




PENILAIAN PROJEK

PUNCA KUASA:

1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara2. Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2012


1. Unit Pelaksanaan dan Penyelarasan (ICU), JPM mencadangkan senarai projek yang perlu dibuat penilaian outcome. Kadangkala KKM diminta memberikan cadangan projek.

i. Menyemak Senarai Projek Berkaitanii. Memaklumkan Persetujuan atau

Cadangan kepada ICUiii. Kriteria Berasaskan kepada Pekeliling

Bilangan 1 Tahun 2012

2. Mendapatkan tarikh pembentangan di Jawatankuasa Penilaian Outcome Pusat (ICU).

i. Menulis Surat kepada ICU bagi Mendapatkan Tarikh Pembentangan di JKPO

3. Merancang dan menyelaras kajian penilaian outcome yang perlu dilaksanakan oleh JKN dan Ketua Program.

i. Terima Tajuk-tajuk dari JKN/Ketua Program

4. Memberikan panduan (taklimat) mengenai penilaian outcome (sekiranya perlu).

5. Merancang bagi mengadakan bengkel pembentangan penilaian outcome oleh wakil-wakil dari JKN dan pemilik program dari KKM.

i. Memaklumkan kepada JKN dan Ketua Program Tarikh Bengkel dan Tajuk yang akan Bentangkan/Mendapatkan Cadangan Tajuk dari Mereka

6. Berhubung dengan Agensi Pusat (ICU, EPU, Jabatan Audit dan MOF) untuk hadir ke Bengkel Penilaian Outcome yang diadakan.

i. Penilaian oleh Panel Penilai

7. Mengenalpasti kekurangan dan memperbaiki laporan berdasarkan teguran dan pindaan daripada pihak ICU dan EPU.

i. JKN dan Ketua Program Memperbaiki Kelemahan dan Menghantar Semula kepada Urus Setia

8. Mengadakan sesi bilateral antara wakil JKN/ketua program kertas penilaian outcome terpilih yang telah ditambah baik.

9. Menyelaras pembentangan di peringkat KKM(JTPK) dan JKPO Pusat.

10. Membantu JKN dan pemilik program memasukkan Laporan Penilaian Outcome ke dalam modul Khas di dalam SPPII.



PROSEDUR STANDARD44

CARTA ALIRAN: PENILAIAN PROJEK

Mula

Terima Senarai Projek dari ICU atau KKMMencadangkan Senarai Projek kepada ICU

Dapatkan Tarikh Pembentangan kepadaJKPO dari ICU

Merancang dan Menyelaras Kajian yang akan Dilaksanakan oleh JKN atau Pemilik Program

Memberi Panduan/Taklimat kepada JKNatau Pemilik Program (jika perlu)

Mengadakan Bengkel Bersama AgensiPusat bagi Memilih Kertas Penilaian Terbaik

Mengenal PastiKelemahan dan Membuat

Pembaikan

JKN/PemilikProgram




Tamat

Membantu JKN dan Pemilik Program MemasukkanLaporan Penilaian Outcome ke Modul Khas SPP II

Sesi Bilateral dengan ICU

Pembentangan di JKTP dan JKPO



PROSEDUR STANDARD46

KEMASUKAN DAN KEMASKINI DATA SPP II

PUNCA KUASA:

1. Arahan No.1 Majlis Tindakan Negara


1. Memasukkan Maklumat Am bagi projek-projek yang telah diluluskan oleh EPU.

i. Terima Senarai Projek dari EPUii. Cari/Terima Maklumat Am Projek dari

Projek Brif dan dari Pihak Pencadang

2. Kemaskini Maklumat Am sekiranya terdapat maklumat tambahan mengenai pelaksanaan.

i. Pastikan Semua Maklumat Am Projek telah Diterima

3. Memantau kemasukan dan pengemaskinian maklumat oleh pegawai JKN dan Agensi Pelaksana.

i. Menyemak SPP II bagi Menentukan Status Kemasukan dan Pengemaskinian Data

4. Memberikan panduan (taklimat) mengenai kemasukan dan pengemaskinian data SPP II (sekiranya perlu).

i. Latihan dan Taklimat

5. Mengenal pasti masalah berbangkit berkaitan kemasukan dan pengemaskinian data SPP II dan memaklumkan kepada ICU, JPM.

i. Kumpul Senarai Masalah Berbangkit yang Diterima dari JKN

ii. Selesaikan Masalah Berbangkit. iii. Rujuk Masalah yang Tidak Dapat

Diselesaikan kepada ICU, JPM

6. Merancang aktiviti data cleaning dibuat secara berkala dengan kerjasama ICU, JPM.

i. Sediakan Takwim bagi Sesi Data Cleaning

ii. Pastikan Semua Pihak yang Terlibat di Peringkat JKN dan KKM Hadir

7. Menyelaras penyediaan laporan bulanan status terkini pelaksanaan projek pembangunan berasaskan maklumat SPP II mengikut format yang telah ditetapkan untuk edaran kepada YBMK, KSU, TKSU, KPK, TKPK, SUBK DAN TSUBK.

i. Pastikan Laporan Mematuhi Format yang telah Ditetapkan

ii. Laporan Bulanan Dikeluarkan dan Diedar Mengikut Waktu dan Tempoh yang telah Ditetapkan




CARTA ALIRAN: KEMASUKAN DAN PENGEMASKINIAN DATA SPP II

Mula

Memantau Kemasukan Maklumat AmProjek yang Diluluskan oleh EPU

Kemaskini Maklumat Am Sekiranya TerdapatMaklumat Tambahan Mengenai Perlaksanaan

Mengadakan Perjumpaan dengan Pegawai Pembangunan JKN, Pemilik Program dan

Unit Kewangan bagi Taklimat Kemasukan Data SPP II

Menyelaras dan Memastikan Pegawai Pembangunan JKN, Agensi Pelaksana,

Pemilik Program dan Unit Kewangan Mengemaskini Data Aktiviti dan Maklumat Kewangan SPP II

Teliti Laporan dari ICU, Arahan-arahan Terkinidan Sistem bagi Memastikan Maklumat

dalam SPP II Sentiasa Terkini

Semak Maklumatdalam SPP II bagi Memastikan Ketepatan

dan Sentiasa Terkini

Mengadakan SesiData Cleaning

dengan KerjasamaICU

Tamat

Meneruskan Aktiviti Mengemaskini Pemantauan hinggaPenutupan Akaun Projek


kata-kata aluan pembangunan.pdf · pengurusan projek: perancangan dan pembelian peralatan 5 fasa...

Documents