jabatan perdana menteri -...

1

JABATAN PERDANA MENTERI

2


Dokumen ini disediakan bagi menjelaskan kaedah menguruskan peminjaman bahan bacaan Perpustakaan Jabatan Perdana Menteri (JPM) supaya mematuhi Peraturan Peminjaman Bahan Bacaan Perpustakaan JPM.

2.0 SKOP

Prosedur kerja ini diguna pakai oleh Seksyen Perpustakaan, Bahagian Khidmat Pengurusan, JPM bagi menguruskan perkhidmatan sirkulasi bermula dari terimaan permohonan pinjaman sehingga pemulangan bahan bacaan.

3.0 RUJUKAN

3.1 Buku Panduan Perpustakaan JPM 3.2 Manual Circulation 3.3 Manual Prosedur Kerja 3.4 Fail Meja

4.0 DEFINISI

4.1 Bahan Bacaan

Mengandungi monograf, terbitan rasmi, terbitan bersiri dan multimedia.

4.2 Monograf

Buku yang meliputi semua bidang perkara seperti karya am, falsafah, agama, sains sosial, bahasa, sains jati, teknologi, sains gunaan, kesenian, kesusasteraan, geografi dan sejarah.

4.3 Terbitan Bersiri

Buku yang lengkap dengan sejumlah volume yang ditentukan sebelumnya terdiri daripada bahan-bahan bercetak, bukan bercetak, elektronik dan dalam talian seperti, majalah, surat khabar, laporan tahunan, buku tahunan, buku panduan, jurnal, indeks, abstrak, statistik, warta kerajaan dan akta.

4.4 Multimedia

Bahan tidak bercetak dalam pelbagai bidang perkara dan format seperti kaset, video, cakera padat, cakera audio, cakera video digital.

4.5 Peminjam

Merujuk kepada seluruh warga JPM, merupakan pelanggan kepada Perpustakaan JPM yang terdiri daripada kakitangan peringkat Pengurusan Tertinggi, Pengurusan dan Profesional serta Sokongan.

1.0 OBJEKTIF

3


5.0 SINGKATAN

5.1 Jawatan

PUS - Pustakawan PenP - Penolong Pustakawan PPK - Pembantu Pustakawan Kanan PemP - Pembantu Pustakawan PO - Pembantu Operasi

5.2 Pentadbiran

JPM - Jabatan Perdana Menteri

ILMU - Integrated Library Management Utility

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PUS/PenP/PPK/ PemP/PO

1. Menerima bahan bacaan perpustakaan daripada peminjam.


2. Mengenal pasti jenis bahan bacaan dan tentukan kategori pinjaman.

3. Mengambil tindakan berikut:

i. Sekiranya bahan monograf, terbitan bersiri (laporan, majalah, jurnal dan akta) dan multimedia pinjaman dibuat secara automasi, kemas kini pada slip pinjaman dan Sistem ILMU; dan

ii. Sekiranya bahan terbitan bersiri (majalah percuma)

dan bahan pinjaman berkelompok Perpustakaan Negara Malaysia (PNM) pinjaman dibuat secara manual dan kemas kini pada slip pinjaman.

PUS/PenP/PPK/

PemP/PO 4. Menyemak status keahlian peminjam sama ada layak

atau tidak layak melalui searching pada Sistem ILMU.


5. Sekiranya peminjam layak membuat pinjaman:

i. Keluarkan slip pinjaman daripada bahan, contoh slip seperti di Lampiran 1; dan

ii. Terus ke proses kerja no.8. bagi pinjaman

4


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

secara manual. PUS/PenP/PPK/

PemP/PO 6. Masukkan no. barcode bahan dalam Sistem ILMU bagi

pinjaman automasi.

7. Mengambil tindakan berikut sekiranya Sistem ILMU mengeluarkan nota sekatan transaksi pinjaman:

i. Maklumkan kepada peminjam; dan ii. Selesaikan masalah, jika tidak pinjaman tidak

dibenarkan.


8. Tuliskan maklumat peminjam dan tarikh pemulangan pada slip pinjaman


9. Cop/tulis tarikh pemulangan pada buku


10. Serah bahan kepada Peminjam.


PemP

PEMULANGAN BAHAN BACAAN

11. Terima bahan bacaan dan semak status pinjaman sama ada secara manual atau automasi.

i. Pinjaman manual semak dan masukkan slip pinjaman ke dalam poket pada bahan dan kemaskini buku rekod pinjaman manual;

ii. Pinjaman automasi semak dan masukkan slip pinjaman ke dalam poket pada bahan kemaskini rekod dalam Sistem ILMU; dan

iii. Bahan dipulangkan proses tamat; 12. Semak rekod pinjaman secara harian untuk

penghantaran surat/notis peringatan bagi bahan yang belum dipulangkan selepas tamat tempoh:

i. Pinjaman manual semak buku rekod pinjaman; dan

ii. Pinjaman automasi semak rekod pinjaman dalam Sistem ILMU.

PUS/PenP/PemP 13. Hantar Surat/Notis Peringatan Pinjaman Tamat

Tempoh kepada peminjam yang belum memulangkan bahan setelah tamat tempoh.

i) Pinjaman automasi dan manual:

5


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

i. Peringatan 1 - dikeluarkan sehari (1) selepas tamat tempoh pinjaman. Contoh seperti di Lampiran 2 dan Lampiran 5.

ii. Peringatan 2 - dikeluarkan 7 hari selepas surat

peringatan pertama. Contoh seperti di Lampiran 3 dan Lampiran 6.

iii. Peringatan 3 - dikeluarkan 14 hari selepas surat

peringatan kedua. Contoh seperti di Lampiran 4 dan Lampiran 7.

PUS/PenP 14. Menyekat kelayakan pinjaman peminjam jika masih gagal memulangkan bahan bacaan selepas 14 hari surat/notis Peringatan 3 dikeluarkan.

PUS/PenP 15. Menukar status kelayakan peminjam yang disekat kepada boleh pinjam selepas bahan bacaan dipulangkan.

7.0 LAMPIRAN

Lampiran 1 - Slip Pemulangan (Terbitan Bersiri) Lampiran 2 - Surat/Notis Peringatan 1 Pinjaman (Automasi) Lampiran 3 - Surat/Notis Peringatan 2 Pinjaman (Automasi) Lampiran 4 - Surat/Notis Peringatan 3 Pinjaman (Automasi) Lampiran 5 - Surat/Notis Peringatan 1 Pinjaman (Manual) Lampiran 6 - Surat/Notis Peringatan 2 Pinjaman (Manual) Lampiran 7 - Surat/Notis Peringatan 3 Pinjaman (Manual) 8.0 REKOD KUALITI

BIL

REKOD LOKASI

TEMPOH

1. Statistik peminjaman, pemulangan dan pembaharuan bahan

Kabinet fail

5 Tahun

2. Rekod pinjaman manual

Kaunter Perkhidmatan dan Kabinet

fail

5 Tahun

3. Rekod pinjaman bahan (Slip Tarikh Pemulangan)

Bahan

berkenaan

-

6


BIL

REKOD LOKASI

TEMPOH

4. Salinan surat peringatan pinjaman tamat tempoh

Kabinet fail

5 Tahun

9.0 ALIRAN KERJA

Kenal pasti jenis bahan dan tentukan kategori pinjaman

Layak?

Ya

Tidak Maklumkan peminjam

Masukkan no. barcode bahan ke Sistem ILMU

Keluarkan slip pinjaman daripada bahan

Tuliskan maklumat peminjam dan tarikh pemulangan pada slip

MULA

Terima Bahan

Semak status peminjam

Serah bahan kepada peminjam

Hantar surat peringatan tamat tempoh

Status pemulangan?

Status?

Belum

pulangkan

TAMAT

Pulang mengikut

tempoh

Pulang bahan

Tidak pulang bahan 14 hari selepas surat peringatan 3 dikeluarkan

Sekat kelayakan peminjaman

Cop/Tulis tarikh pemulangan

Manual

Pulang bahan

Tukar status kelayakan

TAMAT

Tiada

Ada Nota Sekatan?

Maklumkan peminjam

Selesai?

Ya

Tidak

TAMAT

7


Lampiran 1

8


Lampiran 2

Lampiran 3

9


Lampiran 3

Lampiran 4

10


11


Lampiran 5

SEKSYEN PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI

BLOK B1, ARAS 4 & ARAS 1, KOMPLEKS JPM, 62502 PUTRAJAYA

TEL. : 03-88723677 FAKS : 03-88883805

Ruj. Kami : JPM.100-13/1/5 ( ) Tarikh :

................................................

................................................

................................................

................................................ Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan, NOTIS PINJAMAN TAMAT TEMPOH Dengan hormatnya, izinkan Perpustakaan JPM memaklumkan bahawa bahan bacaan yang dipinjam oleh Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan telah tamat tempohnya. Mohon jasa baik Y.Bhg. Tan Sri/Datuk/Dato’/Datin/Tuan/Puan memulangkan bahan bacaan tersebut ke Perpustakaan JPM untuk pengemaskinian rekod pinjaman. Bahan bacaan tersebut adalah seperti berikut:

Bil. Judul Bahan No. Kelas/ Bilangan

Tarikh Pinjam

Tarikh Tamat Tempoh

Catatan

Peringatan 1

Sekian, terima kasih.

"Kualiti Dijulang Prestasi Terbilang"

"Memartabatkan Akauntabiliti Membudayakan Integriti"

"Bangsa Membaca Bangsa Berjaya" Saya yang menurut perintah,

MANORRAZILA BINTI MIOR NAZRI Ketua Unit Perkhidmatan Maklumat

Seksyen Perpustakaan Jabatan Perdana Menteri

12


Lampiran 6

SEKSYEN PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI

BLOK B1, ARAS 4 & ARAS 1, KOMPLEKS JPM, 62502 PUTRAJAYA TEL. : 03-88723677 FAKS : 03-88883805


................................................

................................................

................................................



Tarikh Pinjam

Tarikh Tamat Tempoh

Catatan

Peringatan 2







13


Lampiran 7

SEKSYEN PERPUSTAKAAN, BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI BLOK B1, ARAS 4 & ARAS 1, KOMPLEKS JPM, 62502 PUTRAJAYA

TEL. : 03-88723677 FAKS : 03-88883805


................................................

................................................

................................................



Tarikh Pinjam

Tarikh Tamat Tempoh

Catatan

Peringatan 3







jabatan perdana menteri -...

Documents