kertas penerangan 1 bkp 304 mesyuarat

26
KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG 71600 JELEBU NEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS KERTAS PENERANGAN NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN KOD / NAMA KURSUS BKP 304 / MEETING TAHAP 2 SEMESTER 3 STANDARD PEMBELAJARAN 1. MENGURUSKAN MESYUARAT 2. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT 3. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT 4. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to: 1. Set up meeting room 2. Provide drinking water and sweets 3. Provide stationery 4. Ensure meeting room facilities are in working condition. NO KOD BKP 304-1-KP1 Muka : 1 Drp : 15 TAJUK : ARRANGE FORMAL MEETING

Upload: alizaridwan

Post on 23-Jun-2015

7.155 views

Category:

Education


5 download

DESCRIPTION

KOMPETENSI 1 - PENGURUSAN MESYUARAT

TRANSCRIPT

Page 1: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

KOLEJ VOKASIONAL KUALA KLAWANG KM 3 JALAN TITI KUALA KLAWANG71600 JELEBUNEGERI SEMBILAN DARUL KHUSUS

KERTAS PENERANGAN

NAMA PROGRAM KESETIAUSAHAAN PENTADBIRAN

KOD / NAMA

KURSUSBKP 304 / MEETING

TAHAP 2

SEMESTER 3

STANDARD

PEMBELAJARAN

1. MENGURUSKAN MESYUARAT

2. MENYEDIAKAN NOTIS MESYURAT

3. MENYEDIAKAN AGENDA MESYUARAT

4. MENYEDIAKAN MINIT MESYUARAT

OBJEKTIF MODUL At the end of the course, the student should be able to:

1. Set up meeting room

2. Provide drinking water and sweets

3. Provide stationery

4. Ensure meeting room facilities are in working condition.

NO KOD BKP 304-1-KP1 Muka : 1 Drp : 15

TAJUK : ARRANGE FORMAL MEETING

TUJUAN :

Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan jenis-jenis mesyuarat dan persiapan sebelum mesyuarat dijalankan seperti pemilihan tempat mesyuarat, menyediakan hidangan ringan, menyediakan alat tulis dan susun atur kedudukan ahli mesyuarat.

Page 2: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 2 Drp: 15

1 PENGENALAN

Dalam kehidupan manusia sehari-hari, seseorang individu itu tidak boleh

hidup sendirian. Ia terpaksa mencari kawan kerana manusia tidak dijadikan untuk

hidup sendirian. Apabila terdapat seorang rakan, setiap kerja yang dilaksanakan

biasanya akan dikongsi bersama. Individu pertama akan bertanya pendapat

individu kedua apabila ia hendak melaksanakan sesuatu. Begitu juga sebaliknya.

Tanpa merujuk kepada orang lain untuk mendapatkan pandangan kedua,

seseorang itu akan digelar sebagai kera sumbang yang tidak tahu berkawan.

Apabila jumlah manusia bertambah, dengan menggunakan satu bahasa yang

difahami oleh kumpulan mereka, mereka mula mengadakan permuafakatan dalam

menjalankan tugas-tugas masing-masing. Dari situ, lahirlah struktur pentadbiran

dalam masyarakat.

2 PENGERTIAN MESYUARAT

Mesyuarat berasal daripada bahasa Arab yang membawa makna berhimpun,

berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakat untuk melakukan

sesuatu pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai, “Perundingan

(untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan).” Secara

amnya maksud mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk

mendapatkan buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan bagi

mendapatkan satu keputusan.

Keputusan yang diperolehi biasanya dicapai selepas berlakunya perbahasan

atau percambahan fikiran oleh ahli-ahli mesyuarat dan biasanya keputusan yang

dicapai itu adalah kata sepakat atau persetujuan oleh sebilangan besar anggota

atau ahli-ahli yang hadir bermesyuarat. Ahli-ahli minoriti yang tidak bersetuju

dengan keputusan yang dicapai hendaklah lazimnya akur akan keputusan yang

dicapai oleh suara ramai.

Page 3: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 3 Drp: 15

3 JENIS-JENIS MESYUARAT

JENIS-JENIS MESYUARAT

▲ Rajah 1 : Jenis-jenis mesyuarat

3.1 Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Agung Tahunan ialah mesyuarat utama dalam siri mesyuarat

sesebuah pertubuhan/persatuan/perkumpulan kerana ia melibatkan semua

anggota yang berdaftar. Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut peruntukan

undang-undang negara di bawah akta Pendaftar Pertubuhan bagi semua

persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang diwujudkan di luar sekolah. Namun

begitu persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu mengadakan

mesyuarat agung tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli.

Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang

secara menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan. Mengikut

undang-undang tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan

kepada semua ahli dalam masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap persatuan, biasanya 1/3 atau ½

daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan mesyuarat agung

dilaksanakan.

Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Jawatan KuasaMesyuarat Unit / Jabatan

Mesyuarat PengurusanMesyuarat Ahli Lembaga Pengarah

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara

Page 4: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 4 Drp: 15

Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah:

i. Aluan Pengerusi.

ii. Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu.

iii. Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan.

iv. Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru.

v. Membincangkan usul dan cadangan.

vi. Ucapan penangguhan.

vii. Hal-hal lain.

3.2 Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah

Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah ialah mesyuarat untuk membuat keputusan yang penting melibatkan dasar dan polisi organisasi. Mesyuarat ini hanya dihadiri oleh Ahli Lembaga Pengarahyang terdiri daripada individu-individu yang dilantik untuk merancang dasar dan polisi syarikat. Mesyuarat ini di adakan secara berkala seperti yang dirancang oleh syarikat.

3.3 Mesyurat Pengurusan

Mesyuarat pengurusan ialah mesyuarat yang membuat perancangan untuk organisasi secara terperinci untuk melaksanakan dasar yang telah ditetapkan oleh Ahli Lembaga Pengarah. Ahli mesyuarat terdiri daripada pihak pengurusan atasan seperti Pengarah, Timbalan Pengarah, Pengarah Urusan, Pengurus, Ketua Jabatan dan lain-lain. Mesyuarat ini dijalankan secara berkala dan lebih kerap berbanding mesyuarat mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah.

3.4 Mesyuarat Unit / Jabatan

Mesyuarat ini diadakan untuk melaksanakan perancangan yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan. Mesyuarat ini dihadiri oleh ketua-ketua jabatan dan staf yang berkenaan. Mesyuarat ini dijalankan secar berkala tetapi lebih kerap daripada mesyuarat pengurusan.

3.5 Mesyuarat Jawatan Kuasa

Terdapat 3 jenis mesyuarat jawatan kuasa iaitu:

Page 5: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 5 Drp: 15

3.5.1 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk

Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat

Jawatankuasa Kerja amat penting sebagai nadi persatuan atau

pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah segala perancangan

dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan, diperinci untuk

dilaksanakan. Melalui mesyuarat inilah Jawatankuasa Kecil yang

bersesuaian dengan corak projek ditubuhkan.

Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui

perbincangan dengan semua ahli jawatankuasa lain. Kekerapan

mesyuarat ini amat bergantung kepada keperluan. Lagi banyak

projek yang hendak dilaksanakan, lagi kerap jawatankuasa ini

bersidang. Lagi banyak kebuntuan dan kekangan atau masalah,

kerap jugalah jawatankuasa ini memerah otak. Notis untuk

mesyuarat ini disampaikan oleh setiausaha, biasanya satu minggu

daripada tarikh mesyuarat. Kuorom mesyuarat biasanya 1/3

daripada jumlah semua ahli jawatankuasa.

3.5.2 Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ialah mesyuarat yang paling

bawah. Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas

tertentu untuk dilaksanakan, misalnya Jawatankuasa Makanan,

Jawatankuasa Persiapan, Jawatankuasa Buku Cenderamata,

Jawatankuasa Penjurucaraan, Jawatankuasa Sambutan dan

sebagainya.

Ahli Jawatankuasa ini mungkin terdiri daripada lima atau

enam orang sahaja. Angka sebenarnya tidaklah tetap kerana jumlah

ahlinya bergantung kepada kecil besarnya projek yang hendak

dilaksanakan dan juga banyak sedikitnya tugas yang hendak

dilaksanakan. Agendanya hanyalah berbincang cara hendak

melaksanakan tugas yang diberikan kepada jawatankuasa tersebut

termasuk jumlah kewangan yang diperlukan untuk dibentangkan

Page 6: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 6 Drp: 15

dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan dalam tempoh

masa terdekat.

Dalam Jawatankuasa Kecil, semua orang akan menjalankan

tugas walaupun di kalangan anggota terdapat pengerusi dan

setiausaha yang bertugas menyelaraskan Jawatankuasa

berkenaan.

3.5.3 Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc, sebagaimana namanya

dikendalikan secara tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini

dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu persatuan, yakni sebelum

tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan

perjalanan persatuan seperti mendaftarkannya dan sebagainya.

Mesyuarat dikatakan secara adhoc juga apabila sekumpulan

pelajar dikerahkan untuk melaksanakan sesuatu projek, sama ada

penting atau tidak dalam jangka waktu yang amat singkat.

Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk

mengendalikan tugas-tugas yang juga dibincangkan dalam

mesyuarat berkenaan.

4 BILIK MESYUARAT

4.1 Bilik mesyuarat perlu kelihatan ringkas tetapi kemas. Contoh peralatan yang

sesuai diletakkan di bilik mesyuarat ialah Liquid Crystal Dislpay (LCD), skrin

tayangan, alat audio visual, mikrofon dan sebagainya.

4.2 Bilik mesyuarat hendaklah dihias dengan gubahan bunga yang sesuai di atas

meja dan bunga hidup di sudut bilik. Dinding bilik mesyuarat biasanya

diwarnakan dengan warna yang cerah dan ceria.gambar pemimpin, gambar

hiasan, carta organisasi dan jam dinding juga sesuai dijadikan hiasan.

Page 7: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 7 Drp: 15

4.3 Tempahan bilik mesyuarat mestilah dibuat berdasarkan ahli mesyuarat yang

akan menghadiri sesuatu mesyuarat. Jika mesyuarat yang mempunyai ramai

ahli seperti mesyuarat agung tahunan, bilik mesyuarat biasa tidak sesuai

dijadikan tempat mesyuarat. Setiausaha juga perlu memastikan bilangan ahli

mesyuarat sebelum membuat tempahan bilik bagi mengelakkan sebarang

masalah.

4.4 Berikut adalah contoh-contoh bilik mesyuarat:

Gambar 1 : Contoh Bilik Mesyuarat 1

Gambar 2 : Contoh Bilik Mesyuarat 2

Page 8: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 8 Drp: 15

Gambar 3 : Contoh Bilik Mesyuarat 3

Gambar 4 : Contoh Bilik Mesyuarat 4

Page 9: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 9 Drp: 15

5 PERSIAPAN SEBELUM MESYUARAT BERLANGSUNG

5.1 Pemilihan tempat mesyuarat

5.1.1 Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk

mengadakan mesyuarat, seseorang setiausaha perlu peka dan

memahami kehendak mesyuarat yang akan diadakan.

5.1.2 Selain mengetahui jenis mesyuarat yang diadakan, beliau juga perlu

mendapatkan bilangan ahli mesyuarat yang bakal hadir.

5.1.3 Pemilihan tempat mesyuarat berdasarkan kepada:

5.1.3.1 Jenis mesyuarat

5.1.3.2 Bilangan ahli mesyuarat

5.1.3.3 Jemputan ahli mesyuarat

5.1.3.4 Jangka masa mesyuarat berlangsung

5.1.3.5 Keperluan dalam mesyuarat seperti penggunaan bahan

elektronik seperti pembesar suara, LCD Projektor, audio

dan sebagainya.

5.1.4 Selain dari keperluan mesyuarat, seseorang setiausaha juga perlu

memastikan keadaan bilik mesyuarat bersih, nyaman dan teratur.

Selain daripada itu beliau juga perlu memastikan bilangan kerusi ahli

mesyuarat mencukupi dan dalam keadaan yang baik (tidak rosak).

5.1.5 Susunan kerusi ahli mesyuarat hendaklah tidak terlalu rapat bagi

menjamin keselesaan ahli ketika mesyuarat itu berlangsung.

5.1.6 Setiausaha juga perlu memastikan penghawa dingin dan alat

kawalan suhu berfungsi dengan baik.

5.1.7 Selain daripada itu, setiausaha juga perlu peka dengan kedudukan

sius lampu dan suis litar utama.

Page 10: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 10 Drp: 15

5.1.8 Sekiranya prasarana asas tempat@bilik tersebut tidak berfungsi,

setiausaha perlu meminta bantuan dari unit penyelenggaraan untuk

membaiki sebelum mesyuarat berlangsung.

5.1.9 Sebaiknya sebelum mengesahkan kepda pengurus atau ketua

jabatan @ unit yang mengarahkan untuk mengadakan mesyuarat,

seorang setiausah pperlu mengadakan lawatan tapak ke tempat

mesyuarat bagi memastikan prasarana dan keperluan mesyuarat

dapat dipenuhi.

5.1.10 Sekiranya tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian, dalam

penyelenggaraan atau telah ditempah setiausaha perlu

memaklumkan kepada pengurus supaya beliau boleh

mempertimbangkan alternative lain.

5.2 Menyediakan hidangan ringan

5.2.1 Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk

ahli mesyuarat sekiranya diminta oleh ketua, pengurus atau individu

yang merancang mesyuarat.

5.2.2 Sekiranya setiausaha menerima arahan, maka beliau perlu bijak

menguruskan jenis hidangan ringan yang bersesuaian dengan masa

dan bilangan ahli mesyuarat.

5.2.3 Sekiranya terdapat menu pilihan dari ketua yang mengendalikan

mesyuarat, setiausaha perlu memastikan menu tersebut mampu

dihidangkan dengan betul dan tidak mengganggu perjalanan

mesyuarat.

5.2.4 Antara yang dititikberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan

adalah:

5.2.4.1 Sensitiviti kaum/bangsa/agama

Page 11: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 11 Drp: 15

5.2.4.2 Masa mesyuarat berlangsung sama ada pagi, tengah hari,

petang atau malam.

5.2.4.3 Jenis hidangan yang bersesuaian – tidak memerlukan

penggunaan peralatan yang rumit.

5.2.4.4 Jenis minuman yang bersesuaian

5.2.4.5 Faktor kesihatan / alahan pada jenis hidangan. Contohnya

alahan kepada makanan laut, kekacang dan sebagainya.

5.2.4.6 Tempat menghidangkan juadah.

5.2.5 Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan

minuman panas, seorang setiausaha perlu memastikan suhu

minuman tersebut tidak terlalu panas dan dihidangkan dalam kuantiti

yang betul (tidak terlalu penuh dalam cawan yang berpiring).

Minuman itu hendaklah dibawa dengan tertib dan tidak tergopoh-

gopoh agar tidak berlaku insiden tertumpah minuman di meja

mesyuarat.

5.2.6 Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan

menggunakan pembantu untuk menhidangkan kepada ahli

mesyuarat.

5.2.7 Sekiranya makanan disediakan didalam dulang, pastikan ianya

dibalut dengan “clear wrap” agar tidak terdedah dan sediakan

bilangan piring yang mencukupi.

5.2.8 Contoh jenis makan yang sesuaia dihidangkan ketika mesyuarat

adalah seperti berikut:

Page 12: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 12 Drp: 15

Gambar 5 : Air Mineral Gambar 6 : Teh dan kopi

Gambar 7 : Kuih karipap Gambar 8 : Mihun goreng

5.3 Menyediakan alat tulis

5.3.1 Seorang setiausaha perlu memastikan keperluan alat tulis seperti pen,

kertas, fail kertas, kalkulator, marker dan lain-lain keperluan alat tulis

mencukupi.

5.3.2 Alat tulis seperti pen, pensil dan fail kertas yang berisi beberapa

keping kertas kosong A4 hendaklah diletakkan di atas meja setiap

tempat duduk ahli mesyuarat.

5.3.3 Sebelum menyusun keperluan alat tulis, beliau perlu memastikan

bilangan untuk setiap ahli mesyuarat mencukupi dan alat tulis tersebut

berfungsi.

5.3.4 Sekiranya terdapat dokumen lain yang perlu diedarkan bersama alat

tulis itu, beliau perlu memastikan dokumen tersebut disusun dengan

baik dan bilangan muka surat dokumen tersebut mencukupi.

Page 13: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1

1

2

3

4Pengerusi

Tetamu jemputan

Setiausaha

Pegawai yang ingin membentang

AJK / Ahli mesyuarat

AJK / Ahli mesyuarat

Meja urus setia

Kudapan

Muka : 13 Drp: 15

5.4 Susun atur kedudukan ahli mesyuarat

5.4.1 Selain dari keadaaan fizikal atau tempat mesyuarat seseorang

setiausaha juga perlu mengetahui formality susunan kedudukan

mengikut hirarki jawatan dalam organisasi.

5.4.2 Sekiranya mesyuarat itu adalah mesyuarat dari unit/jabatan dan

menjemput pengurus maka susunan kedudukan hirarki perlu betul dan

tidak melanggar hirarki perjawatan.

5.4.3 Sebaiknya sebelum mesyuarat berlangsung, setiausaha perlu

menyediakan label tempat duduk bagi setiap ahli mesyuarat.

5.4.4 Contoh susunan ahli mesyuarat.

Rajah 9 : Pelan dan kedudukan ahli mesyuarat

Page 14: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 14 Drp: 15

SOALAN

1. Nyatakan maksud mesyuarat.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

2. Senaraikan lima jenis mesyuarat.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

3. Senaraikan tiga jenis mesyuarat jawatan kuasa.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

4. Nyatakan maksud bagi mesyuarat-mesyuarat di bawah:

a) Mesyuarat ahli lembaga pengarah.

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

b) Mesyuarat unit / jabatan.

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

c) Mesyuarat jawatan kuasa adhoc/sementara.

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

Page 15: KERTAS PENERANGAN 1 BKP 304 MESYUARAT

NO KOD / CODE NO. BKP 304-1-KP1 Muka : 15 Drp: 15

5. Nyatakan tiga jenis peralatan yang sesuai diletakkan di bilik mesyuarat.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

6. Nyatakan tiga cara menghias bilik mesyuarat.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

7. Nyatakan tiga kriteria yang dipertimbangkan untuk memilih tempat mesyuarat.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

8. Nyatakan tiga perkara yang dititik beratkan semasa menghidang makanan dalam

mesyuarat.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

9. Nyatakan tiga perkara yang perlu diambil kira dalam menyediakan alat tulis

kepada ahli mesyuarat.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

10.Jika perlatan di dalam bilik mesyuarat tidak dapat berfungsi dengan baik semasa

mesyuarat dijalankan, apakah yang perlu dilakukan oleh setiausaha.

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................