1

Bil. Fail :

IBU PEJABAT JPS MALAYSIA

SURAT PEKELILING JPS Bil. 4/2012

MANUAL PENGURUSAN TENDER DAN PENYEDIAAN DOKUMEN

KONTRAK KERJA

1.0 TUJUAN

Surat Pekeliling ini adalah untuk memaklumkan penggunaan manual pengurusan

tender dan penyediaan dokumen kontrak kerja bagi projek biayaan Kerajaan

Persekutuan.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 SP JPS.UB 3/1995 telah menggariskan peraturan penyediaan dokumen

tender dan dokumen kontrak serta penyelarasan proses kerja yang terlibat

dengannya.

2.2 Walau bagaimanapun terdapat beberapa peraturan terbaru yang

dikeluarkan oleh pihak Kementerian Kewangan seperti SPP Bil. 5 Tahun

2007, SPP Bil. 5 Tahun 2009 dan SPP Bil. 10 Tahun 2010 serta surat

Arahan Perbendaharaan bertarikh 18Mac 2011, dengan itu Surat

Pekeliling Jabatan perlu dikemaskinikan.

2

3.0 CARA PELAKSANAAN

3.1 Sebagai langkah untuk memantapkan pengurusan tender dan penyediaan

dokumen kontrak yang berkualiti, pekeliling-pekeliling dan proses kerja

semasa telah dikaji semula dan seterusnya dikemaskini sepertimana

dalam manual untuk penambahbaikan .

3.2 Dengan ini semua pihak yang terlibat dalam penyediaan dokumen tender

dan kontrak hendaklah mematuhi sepenuhnya manual yang ditetapkan

mengikut surat pekeliling ini.

4.0 KUAT KUASA

Penggunaan manual ini berkuat kuasa mulai dari tarikh Surat Pekeliling ini

dikeluarkan.

5.0 PEMBATALAN

Dengan berkuat kuasanya surat pekeliling ini,Surat Pekeliling berikut adalah

dibatalkan;

(i) SP JPS Bil 13/2010, Bil 4/1999 dan Bil 3/1998

(ii) SPJPS .UB.3/1995 dan SPJPS .UB.3/1993

(iii) Surat Arahan KP JPS bertarikh 23 Nov 1991

(iv) SP JPT.CUB Bil 1/1989

(v) SP JPT Bil 3/1987 dan

(vi) Lampiran A kepada SPJPS bil 5/2011 dibatalkan dan digantikan dengan

Lampiran 1C kepada manual ini.

Sekian. Terima kasih.

Tarikh: 31 Julai 2012

3

GARISPANDUAN PENGURUSAN TENDER DAN PENYEDIAAN DOKUMENKONTRAK

KANDUNGANMUKASURAT

SENARAI KANDUNGAN i

BAB 1 -PENYEDIAAN DOKUMENTENDER 5-7

BAB 2 -URUSAN PENGIKLANANTENDER 8-11

BAB 3 -

URUSAN PENJUALAN,PENERIMAAN DAN PEMBUKAANTENDER 12-17

BAB 4 - SURAT NIAT 18

BAB 5 -

SURATSETUJUTERIMATENDER 19

BAB 6 -PENYEDIAAN DOKUMENKONTRAK 20-21

SENARAI LAMPIRAN ii

SENARAI RUJUKAN -Surat PekelilingPerbendaharaan

Buku Pentadbiran Kontrak Kerja Raya Edisi Ketiga 2010

4

SENARAI LAMPIRAN

BAB 1LAMPIRAN 1A - Senarai Semakan Penyediaan Dokumen TenderLAMPIRAN 1B - Senarai Semakan Mengemukakan TenderLAMPIRAN 1C - Penentuan Pegawai Penguasa/Pengarah Projek dan Pegawai

Diberi Kuasa Untuk Mengambil Tindakan bagi Pihak Kerajaan

BAB 2LAMPIRAN 2A - Contoh Iklan TenderLAMPIRAN 2B - Surat Iklan tenderLAMPIRAN 2C - Maklumat mengenai projek yang hendak diiklan

BAB 3LAMPIRAN 3A - Kelas Pendaftaran bagi Kontraktor Kerja Awam &

Pengkelasan Kontraktor Untuk Kerja ElektrikLAMPIRAN 3B - Kepala dan Sub kepala Untuk Pendaftaran Kontraktor Awam

PKKLAMPIRAN 3C - CIDB Registration Requirements and ProceduresLAMPIRAN 3D - Jadual Tender

BAB 4LAMPIRAN 4A - Contoh Surat Niat

BAB 5LAMPIRAN 5A - Surat Setujuterima Tender (JKR 203D- Pin.1/2011)LAMPIRAN 5B - Surat Akuan Pembida BerjayaLAMPIRAN 5C - Surat Pemberitahuan Penerimaan Tender

BAB 6LAMPIRAN 6A - Kandungan Dokumen KontrakLAMPIRAN 6B - Senarai Semakan Penyediaan Dokumen Kontrak

5

BAB 1 - PENYEDIAAN DOKUMEN TENDER

1 PENDAHULUAN

1.1 Dokumen Tender merupakan dokumen yang digunakan untuk perolehan kerja

yang dianggarkan melebihi RM500,000.00 berdasarkan tatacara yang diluluskan

oleh Kerajaan.

1.2 Dokumen Tender yang mencukupi hendaklah disediakan untuk Petender. Pada

kebiasaannya, Dokumen Tender yang dijual tidak mengandungi dokumen yang

lengkap di mana dokumen tersebut boleh dirujuk dalam Dokumen Meja Tender.

1.3 Dokumen Meja Tender hendaklah disediakan sekurang-kurangnya dua (2) salinan

iaitu:-

a) Satu (1) salinan untuk dipamerkan di Unit Tender di mana tender tersebut

dipanggil

b) Satu (1) salinan lagi untuk disimpan di pejabat Pegawai Penguasa/Wakil

Pegawai Penguasa.

Dokumen Meja Tender yang dipamerkan di Unit Tender hendaklah dikembalikan

kepada Pejabat yang menyedia Dokumen Tender setelah tender ditutup untuk

rujukan dan simpanan (sehingga penyelesaian Akaun Muktamad).

1.4 Senarai Semakan Penyediaan Dokumen Tender adalah sebagaimana Lampiran

1A. Manakala Senarai Semakan Dokumen Wajib/Sokongan seperti Lampiran 1B

hendaklah dikepil bersama Dokumen Tender untuk diisi oleh petender.

1.5 Bagi Dokumen Tender yang disediakan oleh Perunding, Bahagian yang

memanggil tender adalah bertanggungjawab untuk menyemak dan memastikan

Dokumen Tender tersebut adalah lengkap. Ia bertujuan bagi mengelakkan

pengeluaran ‘Addendum’ di sepanjang tempoh penjualan tender.

6

2 KANDUNGAN DOKUMEN MEJA TENDER / DOKUMEN TENDER

2.1 Dokumen Meja Tender/Dokumen Tender yang disediakan berasaskan Senarai

Kuantiti (JKR 203A) / Lukisan dan Spesifikasi (JKR 203) hendaklah mengandungi

perkara-perkara seperti di dalam jadual di bawah.

SECTION PERKARA

DOKUMEN MEJATENDER DOKUMEN TENDER

JKR 203 JKR 203A JKR 203 JKR 203A

Notis/Iklan Tender √ √ √ √Senarai semakan (dijilid berasingan)

i). Senarai semakan mengemukakan tender; √ √ √ √

ii). Senarai semakan kandungan dokumen tender; √ √ √ √iii). Senarai semakan dokumen untuk penilaian tender

(Kelas A); ATAU√ √ √ √Senarai semakan dokumen untuk penilaian tender

(Kelas B,C,D&E)

A Arahan Kepada Petender √ √ √ √

B Borang TenderB1 - Borang Tender (JKR 203B - Pin. 5/2008) – (Jika Senarai

Kuantiti digunakan); ATAU √ √

- Borang Tender (JKR 203C - Pin. 5/2008) – (Jika Lukisandan Spesifikasi digunakan) √ √

B2 - Surat Akuan Pembida √ √ √ √C Surat Setujuterima Tender

C1- Surat Setujuterima Tender (JKR203D-Pind.1/2011) √ √ √ √C2 - Surat Akuan Pembida Berjaya √ √ √ √

D Syarat-Syarat Kontrak (Conditions of Contract)D1 - Standard Form of Contract PWD 203A ( Rev. 2010)

(Jika Senarai Kuantiti digunakan); ATAU √

- Standard Form of Contract PWD 203 ( Rev. 2010)(Jika Lukisan dan Spesifikasi digunakan) √

D2 - Special Provision to the Conditions of ContractVariation of Price √ √ √ √

E Spesifikasi √ √

F Bills of QuantitiesF1 - Preambles to the Bills of Quantities √ √F2 - Bills of Quantities (Jika Senarai Kuantiti digunakan);

ATAU √ √

- Summary of Tender (Jika Lukisan dan Spesifikasidigunakan) √ √

F3 - Preambles and Schedule of Daywork Rates √ √ √ √F4 - Schedule of Rates (Jika Lukisan dan Spesifikasi

digunakan) √ √

G Senarai Lukisan (List of Drawings) √ √ √ √

H Borang Jaminan (Form of Guarantee)H1 - Performance Bond √ √ √ √H2 - Advance Payment √ √ √ √

7

J Dokumen Sokongan /Wajib (Supporting Documents)

Borang A - Maklumat Am Latarbelakang Petender √ √ √ √

Borang B - Data-data Kewangan (Financial Data) √ √ √ √Borang BA - Bank/Financial Institution Report On

Financial Standing Of Tenderer √ √ √ √

Borang C - Rekod pengalaman kerja (ExperinceRecord) √ √ √ √

Borang D - Senarai Kontrak Semasa (List Of CurrentContracts) √ √ √ √

Borang DA - Laporan Penyelia Projek Atas Prestasi KerjaSemasa Petender √ √ √ √

Borang E - Kakitangan Teknikal (Techincal Staf) √ √ √ √Borang F - Keempunyaan loji dan peralatan

pembinaan utama (List Construction Plantand Equipment)

√ √ √ √

Borang G - Surat Pengakuan Kebenaran Maklumat DanKeesahan Dokumen Yang DikemukakanOleh Petender

√ √ √ √

* Bagi kerja Bangunan masukkan lukisan yang dirujuk di dalam Senarai Kuantiti (Bills ofQuantities) sahaja.

3 PERKARA-PERKARA YANG DILARANG UNTUK DIMASUKKAN KE

DALAM DOKUMEN TENDER

3.1 Peruntukkan bagi item ‘Contigency Sum’.

3.2 Item ‘Rate Only’ pada Senarai Kuantiti (Bills of Quantities).

8

BAB 2 - URUSAN PENGIKLANAN TENDER

2.1 IKLAN TENDER

2.1.1 Semua pelawaan tender tempatan hendaklah diiklankan dalamsekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu.Kandungan iklan tender hendaklah jelas, kemas, ringkas dan tidakmendatangkan apa-apa keraguan atau pembaziran.

2.1.2 Iklan tender akan disiarkan dalam akhbar pada hari Selasa danKhamis sahaja. Sekiranya cuti am jatuh pada hari-hari tersebut,maka iklan tender akan disiarkan pada keesokan hari iaitu hariRabu atau Jumaat di mana berkenaan.

2.1.3 Contoh Iklan Tender hendaklah dibuat dalam format seperti diLampiran 2A. Kandungan iklan tender hendaklah menyatakanperkara-perkara berikut:

(a) Pejabat yang memanggil tender;

(b) No. Tender/ Tajuk tender yang diiklankan;

(c ) Taraf Tender, sama ada terbuka dan/atau khas Bumiputeraserta Jenis Syarikat;

(d) Syarat-syarat kelayakan petender:

Berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dibawah kelas, kepala dan subkepala yang berkenaan danLembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia(LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan;

(e) Tempat, tarikh dan masa dokumen tender dijual;

(f) Tempat, tarikh dan masa bagi lawatan tapak/premis (jikaberkenaan);

(g) Harga, cara bayaran dan jawatan penerima bayarandokumen tender; dan

(h) Tempat, tarikh dan waktu tender diterima dan ditutup.

2.1.4 Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menghantar sesalinaniklan tender berdasarkan format di Lampiran 2C kepada BahagianUkur Bahan dan Pengurusan Kontrak(BUBPK), Ibu Pejabat JPS

9

Malaysia sekurang-kurangnya dua (2) hari sebelum hari iklan ituhendak disiarkan untuk dimasukkan ke dalam laman web JPSMalaysia dan pautan (hyperlink) kepada laman webMyGovernment Portal (www.gov.my).

2.1.5 Bagi tender yang dikendalikan oleh perunding, peraturanpengiklanan Kerajaan adalah tertakluk sepenuhnya. Selaindaripada itu, tempat penjualan dan penyerahan dokumen tenderhendaklah di Jabatan yang mengendalikan perolehan tersebut.

2.2 URUSAN PERMOHONAN IKLAN

2.2.1 Bagi memastikan iklan dapat disiarkan pada hari-hari yangdinyatakan di para 2.1.2, semua surat memohon tender diiklankanhendaklah sampai ke pejabat akhbar harian utama tidak lewatdaripada tiga (3) hari sebelum hari iklan itu hendak disiarkan dandisalinkan kepada Urusetia Tender BUBPK, Ibu Pejabat JPSMalaysia.

2.2.2 Semua permohonan iklan hendaklah dibuat menggunakan formatseperti terdapat di Lampiran 2B dan 2C.

2.2.3 Cara Mengisi Lampiran 2C adalah seperti berikut:-

(a) Pejabat Yang Memanggil Tender.

Maklumat yang diberi hendaklah ringkas tetapi lengkap.Contoh: Bahagian Bangunan dan Infrastruktur, Ibu PejabatJPS Malaysia, ditulis sebagai Bhg. Bgn. & Infrastruktur,IPJPS Malaysia; JPS Wilayah Persekutuan Kuala Lumpurditulis sebagai JPS KL, dan sebagainya.

(b) Nombor Tender/ Tajuk Projek (Pembiayaan).

Isikan tajuk projek dan pembiayaan projek di manaberkenaan.

10

(c) Taraf

Isikan taraf sama ada ‘BUMIPUTERA’ atau ‘TERBUKA’

(d) Kelas, Kepala dan Sub Kepala.

Isikan kelayakan kontraktor yang dikehendaki.

(e) Tempat & Tarikh Dokumen Mulai Dijual.

Alamat tempat jualan dokumen hendaklah diringkaskantetapi lengkap. Dokumen Tender bolehlah dijual mulaitarikh disiarkan iklan hingga tarikh tutup tender. Petenderhendaklah diberi sekurang-kurangnya tempoh dua (2)minggu untuk membeli dokumen tender.

(f) Lawatan tapak.

Sekiranya lawatan tapak diwajibkan, butiran lawatanhendaklah dinyatakan di bahagian bawah tender berkenaanseperti contoh di Lampiran 2A.

(g) Harga Dokumen dan Bayaran Atas Nama.

Isikan bayaran untuk dokumen dan nama jawatan yangakan menerima bayaran. Bayaran minimum bagi satu setdokumen tender ialah RM50.00 seperti yang ditetapkandalam SPP Bil. 5/2007.

Bayaran Dokumen

A4 @RM 0.35A3 @RM 0.70

LukisanA3 @RM 0.70A2 @RM 3.50A1 @RM 6.50A @RM 8.00

11

(h) Tempoh Tender.

(i) Tempoh untuk menender hendaklah sekurang-kurangnya dua puluh satu (21) hari dari tarikhdokumen tender mula dijual.

(ii) Bagi tender yang melibatkan lawatan tapak/premis,jabatan hendaklah memastikan bahawa tarikh tutuptender hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari daritarikh lawatan yang ditetapkan.

(iii) Jabatan hendaklah menetapkan jam 12.00 tengahhari pada hari tender ditutup (hari bekerja) sebagaiwaktu terakhir untuk menerima tender. Tender yanglewat diterima dari waktu dan tarikh yangditetapkan tidak boleh dipertimbangkan.

2.2.4 Semua surat iklan tender hendaklah disertakan dengan PesananKerajaan. Rujukan Pesanan dan alamat pejabat yang mengeluarkanPesanan hendaklah dicatatkan dengan jelas untuk menyenangkanurusan pembayaran bil.

12

BAB 3 - URUSAN PENJUALAN, PENERIMAAN DAN PEMBUKAANTENDER

3.1 KELAYAKAN KONTRAKTOR UNTUK MENENDER TENDERKERJA3.1.1 Kontraktor hendaklah berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor

(PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia(CIDB).

3.1.2 Kontraktor-kontraktor didaftarkan di bawah kelas pendaftaranyang berbeza berdasarkan keupayaan kewangan mereka dankepakaran teknikal. Kelas pendaftaran kontraktor bangunan,kejuruteraan awam dan kejuruteraan mekanikal serta kejuteraanelektrikal adalah seperti di Lampiran 3A. Manakala Kepala dansubkepala pendaftaran adalah seperti di Lampiran 3B. Bagi Kelaspendaftaran CIDB adalah sebagaimana di Lampiran 3C.

3.1.3 Kontraktor yang berdaftar dgn CIDB & PUKONSA (Sabah) atauUPKJ (Sarawak) boleh dipelawa bersama-sama kontraktor yangberdaftar dengan PKK & CIDB untuk menyertai perolehan kerjayang menggunakan peruntukan persekutuan di Semenanjung.

3.1.4 Kontraktor yang berdaftar dgn CIDB & PUKONSA atau UPKJdan kontraktor yang berdaftar dengan PKK & CIDB bolehmenyertai perolehan kerja yang menggunakan peruntukanpersekutuan di Sabah/Sarawak atau peruntukan negeri diSabah/Sarawak.

3.2 PENENTUAN KELAYAKAN TARAF TENDER3.2.1 Pejabat yang memanggil tender hendaklah mendapatkan kelulusan

penentuan taraf daripada BUBPK, Ibu Pejabat JPS Malaysia samaada kedudukan tender tersebut adalah Tender Khas bumiputeraatau Tender Terbuka.

3.3 TENDER TERHAD3.3.1 Tender terhad boleh dipelawa dikalangan kontraktor Bumiputera

yang layak dalam keadaan di mana kerja perlu dilaksanakan segeraatau atas sebab-sebab keselamatan. Pemilihan kontraktor-kontraktor yang layak dan kelulusan tender bagi tender tidakmelebihi RM10 juta hendaklah mendapat kelulusan daripadaLembaga Perolehan Kementerian Sumber Asli & Alam Sekitar danbagi tender yang melebihi had nilai yang ditetapkan hendaklahmendapat kelulusan terlebih dahulu daripada KementerianKewangan.

13

Had nilai dan kuasa adalah seperti berikut:Had Nilai (RM) Kuasa Lembaga Perolehan

>10 juta Kementerian Kewangan

Sehingga 10 juta Lembaga Perolehan Kementerian

Sehingga 5 juta Lembaga Perolehan Persekutuan(Sabah/Sarawak)

Sehingga 1 juta Lembaga Perolehan PersekutuanPeringkat Negeri

3.3.2 Setiap permohonan untuk tender terhad hendaklah dibuat denganmemberi butir seperti berikut:(a) Tajuk kerja.(b) Skop kerja.(c) Anggaran kos kerja.(d) Kelas, kepala serta subkepala pendaftaran yang

dikehendaki.(e) Sebab-sebab tender terpilih dicadangkan.(f) Senarai kontraktor yang dicadangkan.(g) Tempoh Siap Inginan.(h) Maklumat kontraktor termasuk alamat, kelas, taraf, rekod

dan penilaian ke atas pengalaman kerja dan prestasi kerjasemasa kontraktor

3.3.3 Memandangkan kemungkinan berlakunya muafakat dalam tenderterhad, semua maklumat yang berkaitan adalah SULIT.

3.4 URUSAN PENJUALAN DOKUMEN TENDER3.4.1 Dokumen tender hendaklah dijual di Unit Tender, BUBPK, Ibu

Pejabat JPS Malaysia atau di peringkat negeri oleh Unit Tender,Pejabat JPS Negeri. Penjualan dokumen hendaklah berasaskansyarat-syarat yang dinyatakan dalam iklan tender.

3.4.2 Jabatan hendaklah mempamirkan dokumen Meja Tender di tempatpenjualan tender untuk membolehkan petender menyemakdokumen tender tersebut sebelum membuat pembelian.

3.4.3 Setiap petender hanya dibenarkan membeli satu dokumen tenderdan mengemukakan satu tender sahaja. Tender alternatif adalahtidak dibenarkan.

14

3.4.4 Jika terdapat sebarang Addenda pada dokumen tender, Bahagianyang menyediakan dokumen tender tersebut mestilahmengeluarkan Addenda melalui Unit Tender, BUBPK, Ibu PejabatJPS Malaysia atau di peringkat negeri oleh Unit Tender, PejabatJPS Negeri.

3.4.5 Pegawai yang menjual dokumen tender hendaklah memastikan:

(a) wakil kontraktor menunjukkan bukti bertulis bahawa beliaudiberi kuasa untuk membeli dokumen tender. Bukti bertulistersebut hendaklah ditandatangani oleh pegawai yangditauliahkan seperti di dalam Sijil Pendaftaran Kontraktorserta mempunyai cop syarikat.

(b) wakil kontraktor menunjukkan salinan asal SijilPendaftaran Kontraktor yang masih berkuatkuasa sehinggatarikh tutup tender atau kontraktor tidak digantung darimemasuki tender.

(c) wakil kontraktor menunjukkan salinan asal Sijil TarafBumiputera bagi tender khas Bumiputera ; dan

(d) petender telah menghadiri taklimat tender atau lawatantapak yang diwajibkan berdasarkan senarai kehadiranlawatan tapak yang dikemukakan oleh pejabat yangmemanggil tender tersebut.

3.4.6 Pegawai yang menjual dokumen tender hendaklah mencatatkannama, alamat, kelas pendaftaran, taraf kontraktor, dan tarikhmenjual tender di atas Borang Jualan Dokumen Tender danmenandatanganinya.

3.4.7 Semua bayaran yang diterima untuk dokumen tender hendaklahdimasukkan ke dalam hasil Kerajaan.

3.5 TEMPOH SAH LAKU TENDER3.5.1 Tempoh sah laku tender yang minima adalah sembilan puluh (90)

hari, yang dikira dari tarikh tender ditutup.

3.5.2 Pejabat yang memanggil tender tidak digalakkan untukmelanjutkan tempoh sah laku tender daripada tempoh sah yangtelah ditetapkan kerana ini boleh menyebabkan petender menarikdiri. Sekiranya perlanjutan tempoh sah laku tender diperlukan,perlanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah lakutamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan

15

Kementerian Sumber Asli & Alam Sekitar atau negeri (sekiranyakeputusan tender dibuat di peringkat negeri).

3.5.3 Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusanPengerusi Lembaga Perolehan Kementerian Sumber Asli & AlamSekitar dan turut memaklumkan sebab-sebab pembatalan.

3.6 URUSAN PENERIMAAN DAN PEMBUKAAN TENDER3.6.1 Penyediaan Anggaran Jabatan (AJ)

(a) Anggaran Jabatan mengenai sesuatu tender hendaklahdisediakan bagi setiap tender yang dipanggil. Anggaran Jabatanini hendaklah disediakan dan disiapkan sebelum tarikh tutupsesuatu tender itu.

(b) Anggaran Jabatan hendaklah disahkan dan ditandatangani olehKetua Jabatan/ Bahagian/ Unit yang berkenaan. Oleh keranaAnggaran Jabatan adalah ‘sulit’, ia tidak boleh diketahui olehkakitangan yang tidak terlibat di dalam penyediaannya atauorang-orang awam.

(c) Anggaran Jabatan disediakan satu (1) salinan sahaja dandimasukkan ke dalam sampul berlakri dengan tajuk‘ANGGARAN JABATAN’ serta tajuk tender berkenaan.Sampul yang berisi Anggaran Jabatan tersebut kemudiannyadimasukkan ke dalam peti tender sebelum masa dan tarikhtutup tender yang ditetapkan.

(d) Anggaran Jabatan yang dimasukkan ke dalam peti tenderhendaklah dibuka, disaksikan dan dijadualkan bersama dengantender-tender yang diterima oleh Jawatankuasa MembukaTender.

(e) Senarai Jadual Tender yang dipamirkan kepada umumhendaklah tidak mengandungi Anggaran Jabatan.

(f) Anggaran Jabatan tidak dibenarkan sama sekali dipinda bagimenyesuaikan dengan harga tender-tender diterima.

3.6.2 Tender-tender (termasuk Anggaran Jabatan) hendaklahdikemukakan pada masa, tarikh dan tempat yang dinyatakan dalamiklan tender, dan dimasukkan ke dalam peti tender berkenaan.

16

3.6.3 Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dianggotai sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai, di mana seorang daripadanyahendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan danProfesional atau setaraf.

3.6.4 Pelantikan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dibuatsecara bertulis oleh Ketua Jabatan/Bahagian yang menguruskantender.

3.6.5 Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di bawah dilaksanakan dengan sempurna:(a) Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas tender

ditutup.

(b) Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka dan disemakkeseluruhan dokumen yang dikemukakan dan pastikanianya mengikut peraturan yang sepatutnya. Catatkansebarang pemerhatian di Jadual Tender.

(c) Nombor siri hendaklah diberi untuk setiap dokumen yangditerima, senarai harga, dokumen spesifikasi teknikal dankatalog/brosur petender dan dicatatkan di kulit mukahadapan dokumen serta ditandatangani ringkas.

(d) Setiap dokumen terasing yang dikemukakan oleh petenderhendaklah disatukan dan dicatatkan nombor siri sertaditandatangani ringkas.

(f) Lembaran yang menyatakan harga dan apa-apa pindaanyang terdapat dalam dokumen tender hendaklahditandatangani ringkas.

(f) Menyemak Borang Tender:(i) Catatkan nombor siri petender di muka pertama dan

turunkan tandatangan.

(ii) Pastikan syarikat yang mengemukakan tenderadalah sama dengan syarikat yang membelidokumen tender.

(iii) Semak samada harga tawaran di Borang Tendersama dengan di Ringkasan Tender.

17

(iv) Semak samada harga tawaran yang dicatatkandalam angka sama dengan yang dicatatkan di dalamperkataan. Sekiranya terdapat perbezaan hargatawaran di dalam bentuk angka dan perkataan,harga tender yang diambil adalah yang di dalamperkataan.

(vi) Pastikan setiap kesilapan atau pertindihan tulisan diBorang Tender dan Senarai Kuantiti mempunyaitandatangani ringkas.

(g) Menyedia dan melengkapkan senarai semakan dan borangjadual tender dengan mencatatkan nama petender, kodpetender, amaun yang ditender dan tempoh siap tender.Nama dan jawatan semua ahli Jawatankuasa PembukaTender hendaklah dicatatkan dalam borang jadual tenderdan ditandatangani oleh setiap ahli. Contoh jadual tenderkerja adalah seperti di Lampiran 3D.

3.6.6 Selain daripada jadual tender kerja, satu senarai yang berasinganyang menyenaraikan hanya harga-harga tender yang diterima dantempoh siap kerja kendaklah disediakan dan ditampal di papannotis untuk makluman petender-petender dan orang awam.

3.6.7 Sebarang tender yang diterima selepas masa yang ditentukan tidakboleh dibuka. Catatan hendaklah dibuat pada Jadual Tendertentang masa penerimaan dan dalam keadaan mana ia diterima,untuk dikemukakan kepada Lembaga Perolehan TenderKementerian Sumber Asli & Alam Sekitar.

3.7 URUSETIA TENDER3.7.1 Urusetia Tender bertanggungjawab menguruskan semua urusan

tender dari mula sehingga proses tender selesai. Sebagai panduan,antara tugas-tugas urusetia adalah seperti berikut:(a) Menguruskan iklan atau pelawaan tender;(b) Menyediakan rekod penjualan dokumen tawaran;(c) Menutup peti tender pada tarikh dan masa tutup yang

ditetapkan;(d) Menjaga keselamatan peti tender dan dokumen tender;(e) Menguruskan pembukaan tender; dan(f) Menguruskan penilaian tender.

18

BAB 4 - SURAT NIAT

4.1 Surat Niat merupakan surat tawaran kepada pentender yang menyatakanhasrat/niat tertakluk kepada persetujuan selepas perbincangan di antara pihakKerajaan dengan petender berkaitan syarat dan terma yang ditetapkan olehKerajaan. Walau bagaimanapun ia tidak mengikat Kerajaan dan kontraktorkepada satu kontrak yang sah.

4.2 Sekiranya Kerajaan bercadang menerima sesuatu tawaran tetapi dengan beberapasyarat dan terma tertentu yang perlu dipatuhi terlebih dahulu maka Surat Niathendaklah dikeluarkan. Contoh surat niat ada di Lampiran 4A.

19

BAB 5 – SURAT SETUJUTERIMA TENDER

5.1 Surat Setujuterima Tender ialah surat yang mengesahkan penerimaansesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalamdokumen tender, syarat yang telah dipersetujui dalam Surat Niat dan apa-apa syarat lain yang telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.Apa-apa syarat yang telah dipersetujui sebelumnya hendaklah dinyatakandengan jelas dan persetujuan tersebut merupakan sebahagian daripadaperjanjian kontrak.

5.2 Apabila kelulusan diterima dari Lembaga Perolehan/JawatankuasaKhas/Perbendaharaan (melebihi RM 100 juta), pengesahan peruntukanhendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Bahagian yangbertanggungjawab sebelum Surat Setujuterima dikeluarkan denganmenggunakan Borang JKR 203D- Pind.1/2011 Contoh surat setujuterimaada di Lampiran 5A.

5.3 Surat Setujuterima Tender hendaklah dikeluarkan kepada kontraktor yangberjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga Perolehandiperolehi dan dalam tempoh sah laku tender.

5.4 Pegawai yang boleh menandatangani Surat Setujuterima Tenderhendaklah pegawai awam yang diberi kuasa di bawah Seksyen 2 AktaKontrak Kerajaan 1949 (Akta 120).

5.5 Pegawai yang menandatangani kontrak hendaklah pegawai yangmenandatangani Surat Setujuterima Tender.

5.6 Surat Akuan Pembida Berjaya

Surat Akaun Pembida Berjaya hendaklah diserahkan bersama samadengan Surat Setujuterima Tender. Contoh surat akaun pembida Berjayaada di Lampiran 5B.

5.7 Surat Pemberitahuan Penerimaan Tender

Surat Pemberitahuan Penerimaan Tender ialah surat iringan yangdikemukakan bersama-sama dengan Surat Setujuterima Tender danmempunyai tarikh pengeluaran surat yang sama.Contoh suratpemberitahuan penerimaan tender ada di Lampiran 5C.

5.8 Surat Setujuterima Tender hendaklah diedarkan kepada pihak yangberkaitan seperti tersenarai dalam Surat Setujuterima Tender.

20

BAB 6 - PENYEDIAAN DOKUMEN KONTRAK

6.1 PendahuluanDokumen Kontrak merupakan dokumen yang merekodkan terma-termakontrak bagi menjelaskan hak dan tanggungjawab pihak-pihak yangberkontrak secara bertulis dan sangat penting dalam pelaksanaan kerjapembinaan. Antara faktor Dokumen Kontrak diperlukan adalah sepertiberikut:(a) memperjelaskan skop kerja bagi sesuatu pembinaan ;(b) menetapkan harga kontrak dan tempoh siap; dan(c) menggariskan tindakan dan langkah-langkah yang boleh diambil

sekiranya terdapat sebarang kemungkiran atau pertikaian oleh mana-mana pihak.

6.2 Pejabat yang menyediakan Dokumen Tender adalah pihak yangbertanggungjawab untuk menyediakan Dokumen Kontrak

6.3 Kandungan Dokumen KontrakPada asasnya kandungan Dokumen Kontrak adalah sama denganDokumen Meja Tender. Sebarang pindaan mestilah ditandatangani olehkedua-dua pihak iaitu Kontraktor dan pegawai yang menyediakannya.

Senarai kandungan Dokumen Kontrak adalah seperti di Lampiran 6A danSenarai Semakan Penyediaan Dokumen Kontrak adalah sebagaimana diLampiran 6B.

6.4 Tandatangan Dokumen KontrakDokumen Kontrak hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa oleh Menteri Sumber Asli & Alam Sekitar bagi pihak Kerajaan(Rujuk Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan1949 [Akta 120] semasa) dengan Kontraktor. Kontrak hendaklahditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syaratdipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya empat (4) bulandari tarikh Surat Setujuterima Tender.

6.5 Pengedaran Dokumen KontrakSenarai edaran Dokumen adalah seperti di Lampiran 6C.

21

6.6 Mematikan Setema) Semua Dokumen Kontrak yang berdasarkan Borang Kontrak JKR Siri

203 adalah dikecualikan daripada bayaran duti setem dengan syaratpengecualian hendaklah diperolehi daripada Pejabat Pemungut DutiSetem, Lembaga Hasil Dalam Negeri. Oleh itu, semua pejabat yangbertanggungjawab menyediakan Dokumen Kontrak hendaklahmembuat permohonan rasmi pengecualian tersebut kepada PejabatPemungut Duti Setem yang berhampiran.

b) Dokumen yang perlu dibuat pengecualian ialah Dokumen KontrakASAL dan Dokumen Kontrak PENDUA yang telah ditandatangani.

6.7 Dokumen ASAL Bon Pelaksanaan, Gerenti Bagi Wang Pendahuluan,Resit Bayaran Premium, Polisi Insuran dan Surat PERKESO tidak perludijilidkan bersama Dokumen Kontrak tetapi sebaliknya hendaklahdisimpan di pejabat Pegawai Penguasa/ Wakil Pegawai Penguasa. Satusalinan bagi setiap dokumen berkenaan hendaklah disimpan di dalam failpejabat yang menyelia projek.

6.8 Dokumen Kontrak yang ditandatangani diperingkat Ibu Pejabat danKementerian hendaklah dimajukan kepada BUBPK. Dokumen hendaklahdikemukakan dalam bentuk satu (1) naskah ASAL dan satu (1) naskahPENDUA. Dokumen yang perlu disertakan bersama adalah sepertiberikut:-

a) Satu (1) salinan keputusan Lembaga Perolehanb) Satu (1) salinan pengesahan peruntukanc) Satu (1) salinan pelan kontrakd) Satu (1) salinan sijil PKKe) Satu (1) salinan surat PERKESOf) Satu (1) salinan insuran kerjag) Satu (1) salinan iklanh) Satu (1) salinan Gerenti Wang Jaminan Perlaksanaan (jika Ada)i) Satu (1) salinan Gerenti Bayaran Wang Penduluan (jika Ada)j) Dokumen Meja Tender