hak cipta terpelihara © 2002 perpustakaan negara malaysia...

SekitarPerpustakaanBil.34/2002 ISSN 0127-1172

KANDUNGAN

Performance Indicators For AcademicLibraries In Malaysia.Rosna Taib

Inforest: Model Sistem Capaian Maklumat Pintar.Fadhilah Mat YaminFadzilah SirajWan Rozaini Sheikh Osman

Warkah Raja-raja Melayu Di Pusat Manuskrip Melayu.Siti Mariani bt S.M. Omar

Peranan Profesional MaklumatDi Perpustakaan Akademik Di Malaysia.Wan Ab. Kadir Wan DollahAsmad Rizal Umar

Pengautomasian Pusat Sumber Sekolah Menengah:Pengalaman Pusat Sumber SekolahSmk Hulu Kelang Di Negeri SelangorDarul Ehsan.Tiew Wai Sin

Hak Cipta Terpelihara © 2002 – Perpustakaan Negara Malaysia


SIDANG PENGARANGBil. 34/2002

PENASIHATY. Bhg. Dato' Zawiyah Baba

KETUA PENGARANGNorpishah Mohd Noor

PENGARANGAbdul Rahman Sudin

KOORDINATOR PENERBITFadhilah Aini Md Yusof

PENYUSUNAzeemunissa Abdul Majid Khan

Zulkifli SamadRuzilah Ehsan

SUMBANGAN PENULISAN BOLEHDIMAJUKAN KEPADA:

Koordinator PenerbitSekitar Perpustakaan

Bahagian Hal Ehwal KorporatAras 6, Blok Tengah

Perpustakaan Negara Malaysia03-2687 1700 Faks: 03-2694 2490Tel

EDARAN DIBUAT OLEH:

Bahagian PenerbitanPerpustakaan Negara Malaysia

232, Jalan Tun Razak50572 KUALA LUMPUR



KANDUNGAN HALAMAN

Performance Indicators For AcademicLibraries In MalaysiaRosna Taib

Inforest: Model Sistem CapaianMaklumat PintarFadhilah Mat Yamin, Fadzilah Siraj,Wan Rozaini Sheikh Osman

Warkah Raja-Raja Melayu DiPusat Manuskrip MelayuSiti Mariam SM. Omar

13

Peranan Profesional MaklumatDi Perpustakaan Akademik Di MalaysiaWan Ab. Kadir Wan Dollah, Asmad Rizal Umar

Pengautomasian Pusat Sumber Sekolah Menengah: 33Pengalaman Pusat Sumber Sekolah SMK HuluKelang Di Negeri Selangor Darul EhsanTiew Wai Sin



Performance Indicators forAcademic Libraries in Malaysia

Rosna Taib**

ABSTRACTThe performance of an academic library is one of the criteria for accreditation of an academic

programme and ranking of a university, PERPUN, through its task force, is looking into the designof an instrument to measure performance indicators of academic libraries in Malaysia. After

examining similar efforts in other parts of the world, the task force adopted the ISO 11620"Information and documentation - Library performance indicators." The task force will do a pilot

run of the instrument before applying it to the member libraries.

THE ACADEMIC LIBRARY

An academic library is the seat of knowledgein a university or college. It welcomes thebirth of a new knowledge, nurtures the

existing one and preserves the old knowledge. It iswhere rationale and reasoning intertwine, opposingideologies co-exist and the old and new sciencesreinforce each other. It contributes to thedevelopment of the scholar through the strength ofits collection, its services, technology and its staff.

The library is one of the criteria for accreditation,evaluation and rating of academic programmes aswell as ranking of universities and colleges. Theacademic library supports directly and contributesto the success of an academic programme, more sothan other support services of a university or college.Besides being accountable to the parent organizationi.e the university or college, a library is expected toprove the value of its contribution to achieving theoverall goals of the parent constituency. The library'sservices are expected to support the educational lifeof students while its collections are expected to meetcurricular, research and service needs of students andfaculty with particular attention to special programmeor objectives of the parent organization.

The accreditation process takes into consideration notonly the size of a library's collection, but moreimportantly how well the library helps to prepare thestudents for their future careers. Managementgenerally favours the young professionals who couldwork independently and show certain level of abilityin conducting search for facts and in report writing.Employers do expect for at least knowledge level onefrom graduates of accredited schools or programmes.This is especially true in the present scenario ofinformation profusion where it is imperative oneknows how to evaluate the value of a certain piece ofinformation.

With the rapid development of information andcommunication technology (ICT), there is increasingdemand for some form of distance education. Thisdevelopment is the added impetus that has led to thevirtual library concept. The form and servicesprovided by this kind of library would certainly beof greater importance in the accreditation process.University ranking can boost the standing of auniversity or bring it down in the eyes of the publicand the university's stakeholders. This has drivenuniversity management to identify niche areas wherethey could excel.

** Pustakawan, Perpustakaan Sultanah Zanariah Universiti Teknologi [email protected],utm.my

* Based on paper presented al PPM/PSZ Conference on Knowledge Management in the Digital World: Harnessing Information Skills forCompetitive Edge. Johor Bahru, 22-24 October 2001.



THE QUALITY FACTOR

A library has to align itself with the criteria by whichuniversities and academic programmes are judged.Without doubt this will lead to a discussion on theefficiency and effectiveness of the library. Efficiencyis the measure of the utilization of resources in orderto realize a library's objectives. Effectiveness is thedegree to which a library's objectives are realized.Both efficiency in its performance and effectivenessin satisfying stated and implied needs of its customersconstitute the quality by which a library is known.The term "measure" to some people implies thatsomething can be measured in a direct way."Indicator" is considered more relevant in the contextof performance and evaluation. PerformanceIndicator is therefore defined as the verbal ornumerical expression derived from library statisticsand other data used to characterize the performanceof a library.

There are several models of performancemeasurement found in the literature on this topic,among them stressing on goal attainment, systemresource, internal process and constituencysatisfaction. Generic measures include input, outputand service domain while derived measures refer tooperational performance, operational effectiveness,cost effectiveness and impact. Yet other modelsmeasure process, organization, interaction and access.It is interesting to note in one of the articles writtenin the nineties, the question was posed whether theISO 9000 could be adopted as an indicator of quality.To date at least three academic libraries in Malaysiahave been certified to the ISO i.e. PerpustakaanSultanah Zanariah of Universiti Teknologi Malaysia,Perpustakaan Sultanah Bahiyah of Universiti UtaraMalaysia and Universiti Sains Malaysia Library.

The need for evaluation of academic library serviceswas first discussed at an international forum duringthe International Federation of Library Associations(IFLA) Conference in 1988. The expressed aim wasto convince the funding authorities of the relevanceof the libraries' goals and to show their effectivenessto obtain the required financial support for theirservices. The first draft of guidelines and indicators

that have been tested in some libraries was presentedat IFLA 1993. This draft, plus comments and resultsof further testing were incorporated in an internationalstandard on performance indicators for librariesproduced by The International Organization forStandardization i.e. ISO 11620 Information anddocumentation - Library performance indicators in1998. The objective of these indicators is "to functionas tools to assess the quality and effectiveness ofservices provided by a library and of other activitiesundertaken by a library, and to assess the efficiencyof resources allocated by the library to such servicesand other activities." The standard claims to havebeen thoroughly tested by widespread use in librariesor by explicit testing by researchers. The standardshave been formulated, guided by the followingcriteria:

• Informative content• Reliability• Validity

AppropriatenessPracticality

• Comparability.

At least 29 indicators have been put together,covering major activities of a library such asproviding and retrieving of documents, lending anddelivery of documents, enquiry, reference andinformation searching, facilities and technicalservices. Each indicator has a unique, descriptivename, and an explicit objective, staled in terms ofthe service, activity or use of resources to beevaluated. The scope and definition of each indicatorare specified. The standard also cautions that theindicators should be used in the context of themission, goals and objectives of the library and ifcomparison is to be made, it should be between likeentities only. The indicators are only tools forplanning and decision-making, facilitating control inthe management process and as a basis for referenceand dialogue between library staff, funding bodiesand the user community.

In the United States of America, two prevailingstandards seem to be used. Between the Associationof College and Research Libraries (ACRL) and the



Regional Association of Schools and Colleges,twenty (20) areas of library management areaddressed as criteria for purposes of accreditation.

LIBRARY PERFORMANCE IN MALAYSIA

An earlier study of library performance indicatorswas done as a short-term research project by a teamcomprising librarians and academic staff of UniversitiTeknologi Malaysia (UTM) in 1995. The studyinvolved 17 academic libraries in Malaysia,Singapore, Thailand and Hong Kong. Respectingconfidentiality, requested by the respondents, the datawere used only in UTM for purposes of assessingthe standing of its library in different aspects oflibrary management. Although the exercise was notrepeated, it nevertheless has given a good indicatorwho UTM could benchmark its Library with.

In 1997 "Asiaweek" conducted a ranking ofuniversities in Asia, leaving mixed feelings in somequarters. That was the first time any ranking ofuniversities has been done in this region and for manyof the universities, it was also the first time to beranked against others. The magazine has since thensuccessfully done so every year1. In some ways it isan event anticipated by many in the middle of eachyear. About the same time too Lembaga AkreditasiNegara (LAN) or the National Accreditation Boardwas set up. Both Asiaweek and LAN consider thelibrary as one of the criteria in the ranking, with LANgiving more details on how the libraries were to beevaluated. LAN announced that amongst its firstassignments was to do a ranking of the universitiesin Malaysia. Although this exercise has not beendone yet, it would be proprietary to be prepared forit.

Persidangan Perpustakaan Universiti dan Negara(PERPUN) or Conference of University and NationalLibraries has taken the initiative to set up a task forceto come out with some set of indicators which wouldreflect how they felt academic libraries should be

evaluated. With increasing cost of library materialsand decreasing resources given to libraries, there is areal need to justify for budget allocation and to provehigh quality and performance of services. The TaskForce on Performance Indicators2 met several timesand discussed how best Malaysian academic librariescould be evaluated. They examined the indicatorsused in the United States as found in the ACRLStandards for College Libraries and the accreditationcriteria as stipulated by the Regional Association ofSchools and Colleges. They also examined thesituation in the United Kingdom and also took notethat a series of workshops were conducted in Europeon the implementation of performance indicators.Several projects were conducted in Europe under theEU Telematics for Libraries initiative as a result ofadopting the ISO indicators.

ISO 11620 seems to have incorporated most of thecriteria laid down by all these parties. Consideringit is an international standard and adopted in severalcountries, the Task Force has decided to use it asbase for coming out with an instrument that could beused by all participating libraries. The hope ofPERPUN is so that there would be an instrument thatcould be used for self-evaluation as well as forcomparison of similar kind of libraries. The TaskForce recognized that different libraries requiredifferent indicators to suit their needs and no one setof indicators will suit all libraries. Therefore it wasdecided that the application of this instrument willbe done as a pilot project between the public-fundedlibraries first since there are similarities in goals andobjectives as well as funding and control practicesamong them. They all are accountable in general tothe same Ministry and are governed by similar set ofrules and regulations. The instrument could beextended to the private universities and colleges,depending on the success of the pilot run.Modifications will have to be done to the instrumentto suit it to the environment of private institutions.

1 Asiaweek ceased publication at the end of 200J.2 Author is Chairperson of Task Force on Performance Indicators set up by PERPUN.



ADOPTION OF ISO 11620

The ISO 11620 contains 29 indicators residing onseveral data sets. The standard is divided into twosections, one for the qualitative measure and the otherfor quantitative measure. The qualitative aspectmeasures customer satisfaction under the headingUser Perception. The quantitative section attemptsto measure inputs of the library against the populationor other variables. Using the standard closely asguideline, the Task Force was able to produce a draftinstrument that could be used in all PERPUN memberlibraries. The Task Force decided to concentrate firston indicators for the performance of activities andservices. This is because most libraries regularlycollect statistical data of their resources and output.By doing so, usefulness of existing data could bemaximized, increasing understanding of trends andpatterns and hence contribute to the decision makingprocess. Draft questionnaires, which would try toelicit information on both the quantitative andqualitative aspects of library service and products,were prepared. To date only the draft on thequantitative indicators have been deliberated. Inprinciple. PERPUN, at a meeting in February 2002,has agreed to adopt the instrument presented by theTask Force.

The Task Force's guiding principles in selecting andinterpreting the ISO standard is that any indicatoradopted must be useful in the decision-makingprocess and the method to obtain data on theseindicators should not be too complicated norobtrusive. Library management is hard put as it iswith the demands from its clientele and all itsconstituents without having more weight added toits already heavy burden. Most important, anindicator should answer the question for whatpurpose do we collect data and formulate into anindicator? If it does not help the management inplanning its resources, its services and forecast thefuture, the indicator is not valid. Another premiseestablished by the Task Force was that theseindicators are for the use of the public-fundeduniversity libraries that are all automated and areheavy users of information technology. Since theseindicators are measurement of performance in a

certain year, all one-time expenditures for purposesof asset building, are excluded in the calculation of alibrary's expenditure

The Task Force started its assignment by establishinga common understanding of terminologies and theirdefinitions. This is required of the ISO standard,which is actually only a guide that could be adoptedby different kinds of libraries, at different levels ofdevelopment and operating in different kinds ofenvironment. Even in a group of homogeneouslibraries like those of public-funded universitylibraries, a discussion on terminologies and theirdefinitions could lead to long debates. The TaskForce also discussed and agreed on the samplingmethod to be used for certain indicators.

CRITIQUE OF ISO 11620

Understandably it must have been a colossal task tocome out with the standard, but it is for the very reasonthat it has several setbacks. In the measurement of theactivities, services and library management, ISO 11620is quite thorough. So it came as a surprise that it couldnot offer any measure on certain aspects of librarymanagement and activities that are important to alibrary especially today. This includes areas of UserEducation, Promotion of Services and the Availabilityand Use of Human Resources. Most libraries havesome clear ideas on the measure of performanceindicators in other more traditional library activitiesand services and have looked forward to a guide froman international body like the InternationalOrganization of Standards. In the absence of reliableindicators in ISO 11620, The Task Force hasformulated indicators for these three areas of concern.A first test of an indicator is that the method ofderiving the indicator should meet the objective ofthe indicator. The objective of the Median Time ofDocument Retrieval from Open Areas is "to assesswhether self-explanatory sign-posting and correctshelving allow prompt access to documents." Butthe method of collecting the data requires a test personto check a random listing of titles against thecatalogue and to retrieve them from the shelves.Distance covered, whether climbing of stairs is



involved and whether the materials are near thestaircase or in the distant corner of the floor wouldaffect the speed of retrieval. This kind of indicatoris better elicited through the use of questionnaire andtherefore belongs to the User Perception part of thestandard.

The use of proxy users or surrogates for certainindicators is a worrying proposition, It is certainlyan obtrusive method and it is not good managementpractice to expose the weakness of the library staffto "outsiders". This practice could also underminethe confidence of library patrons on the capability ofthe library staff. The Task Force is of the opinionthat a library manager who is concerned on thecompetencies of his/her staff could easily conductthis test internally.

The standard does not make any distinction betweenthe different kinds of enquiry and reference questionsa library gets from its customers. Ambiguity shouldbe avoided in a good standard. The Task Force hasidentified four types of enquiries that are normallyreceived by academic libraries i.e. directional,instructional, quick reference and information search.These different types of enquiries take differentamount of library staff time and resources, thereforeimpacting staff deployment and resource allocation.

Computers are widely used in academic libraries andincreasingly, more information is offered as non-printmaterials, especially in machine-readable forms. Inan environment where library users have beenexposed to the quick search on OPAC through theuse of keywords and free-text indexing, a test oninformation retrieval distinctly by "title" and"subject" is quite irrelevant. Similarly the indicatorAutomated System Availability does not reflect thestage of library development in Malaysia. It is thegeneral practice for a server to run twenty-four hoursnon-stop and therefore making the catalogue moreaccessible. After all this is the raison d'etre forautomation. This indicator is better replaced by aratio of computers to the number of users andexpenditure on electronic materials per user to reflectthe use of electronic resources and services inlibraries. Indeed the absence of indicators for the

application of information technology is verynoticeable, considering the heavy investment ininformation technology especially by academiclibraries in Malaysia. The same sentiment is felt inEurope where several projects are underway toaddress the need of all libraries to develop and utilizeperformance measures for the new networked,electronic environment, alongside traditionalmeasures.

CONCLUSION

The use of the standard ISO 11620 is a good start tomeasure the performance of academic libraries inMalaysia provided some modifications are done.Such exercise should measure and incorporate libraryvalue into processes that involve the universitiesconcerned such as academic accreditation,educational assessment and rating of certainprogrammes. Consequently it contributes to theorganizational analysis and decision-making processof the universities. This could well be the beginningof benchmarking among academic libraries inMalaysia.

A set of performance indicators should necessarilypay attention equally to the traditional analysis ofdata of services and products as well as to establishinguser satisfaction as a performance indicator. Afterthe initial round of applying the instrument asformulated by the Task Force, the next step foracademic libraries in Malaysia is to develop outcomemeasures that convey customer expectation andmeasure both user satisfaction and the impact oflibrary services on their customers.



REFERENCES

ACRL College Libraries Section. StandardsCommittee. Standards for college libraries: adraft. h t t p : / / w w w . a l a . o r g / a c r l / g u i d e s /standraft.html/. 15th January 2000.

Blagden, John and Jane Barton (1998). Can youcompare one university's library performancewith another? Proceedings of the 2nd NorthumbriaInternational Conference on PerformanceMeasurement in Libraries and InformationServices, Northumberland. England. 7-11 Sep.1997. Newcaslle-upon-Tyne: InformationNorth,1998.

Bowden, Lisa (2000). EQUINOX : Deliverable 2.1.2Annual Report.http://equinox.deu.ie/reports/annual2/d212.html. 27thth August 2001.

Brinkley, Monica (2001). The EQUINOX Project.Library performance measurement and qualitymanagement system.http://www.exploit-lib.org/issue3/equinox/. 27th August 2001.

Brophy, Peter et al. (2000). EQUINOX : performanceindicators for electronic library services, http://equinox.deu.ie/reports/pilist.html. 27th August2001.

Brophy, Peter (1989). Performance measurement inacademic libraries: a polytechnic perspective.British Journal of Academic Librarianship, vol.4 no.2 1989:99-110.

Calvert, Philip J. (Jul. 1998). A different time, adifferent country: an instrument for measuringservice quality in Singapore's polytechniclibraries. Journal of Academic Librarianship, vol.24 no.4 : 296-304.

Clarke, Zoe, Alan MacDougall, Shelagh Fisher(1998). An opportunity for software developmentin library quality management and performancemeasurement: the ECLIPSE experience.Proceedings of the 2nd Northumbria InternationalConference on Performance Measurement inLibraries and Information Services,Northumberland, England, 7 -11 Sep. 1997.Newcastle-upon-Tyne: Information North : pp.405412.

Coleman. Paul and Ada D. Jared (Nov. 1994).Regional Association criteria and the "Standardsfor college libraries": the informal role ofquantitative input measures for libraries inaccreditation. Journal of Academic Librarianship,pp. 273-277.

Ebbinghouse, Carol (1999). Library standards:evidence of library effectiveness andaccreditation. Searcher, vol. 7 no. 8: pp. 20-26.

Harnesk, Jakob (1998). The ISO standard on libraryperformance indicators (ISO 11620). Proceedingsof the 2'"' Northumbria International Conferenceon Performance Measurement in Libraries andInformation Services, Northumberland, England,7-11 Sep. 1997. Newcastle -upon-Tyne:Information North : pp. 61-70.

International Organization for standardization (1998).Information and documentation - Libraryperformance indicators. Geneve. (InternationalStandard, Reference number ISO 11620:1998(E)).

Jacobs, N.A. (1995) and R.C.Young (1995).Measuring book availability in an academiclibrary: a methodological comparison. Journalof Documentation, vol. 51 no.3: pp.281-290.

Kyrillidou, Martha and Julia Blixrud (2001). Currentcontext for performance indicators in highereducation: introduction, http://www.arl.org/stats/arlstat/context98.html.

Poll, Roswitha and Peter te Boekhorst (1996).Measuring quality: international guidelines forperformance measurement in academic libraries.Munchen: K.G.Saur. (IFLA Publication, 76).

Pritchard, Sarah M. (1996). Determining quality inacademic libraries. Library trends, vol. 44no.3: pp. 572-594.

Sabariah Din et al. (1996). Library usage study(academic libraries in Malaysia). (Unpublished).

Willemse, John (1998). Performance assessment inIFLA and United Kingdom academic libraries.South African Journal of Library & InformationScience, vol. 66 no. 4: pp. 161-166.



InFOREST:Model Sistem Capaian Maklumat Pintar

Fadhilah Mat Yamin, Fadzilah Siraj,Wan Rozaini Sheikh Osman*

ABSTRAKIsu kerelevanan dokumen merupakan isu yang sering ditimbulkan pada masa kini. Ini kerana

maklumat yang terlalu banyak menyukarkan pengguna, untuk membuat pemilihan yang tepat. Olehitu, kertas kerja ini membincangkan InForest, model sistem capaian maklumat pintar yang

menggunakan teknik kepintaran buatan, iaitu rangkaian neural dalam menyusun dokumen di webmengikut keperluan pengguna. Model ini mempamerkan kepintarannya dengan wujudnya agen

maklumbalas (FedGent) bagi menyusun dokumen di web.

Kata kunci: Sistem Capaian Maklumat, KerelevananDokumen, Kepintaran Buatan, Rangkaian Neural,Rangkaian Rambatan Balik.

PENGENALAN

Perluasan penggunaan internet dan WWWmenggalakkan penciptaan pelayan dan alatanpencarian maklumat yang membolehkan penggunamencari dan mencapai maklumat dengan mudah.Enjin carian merupakan alat yang digunakan bagimencari (atau mengesan) maklumat (atau dokumen)di WWW. Pertambahan dan peningkatan saizpangkalan dokumen bagi enjin carian memberi kesankepada pencarian maklumat. Walau bagaimanapun,jumlah halaman web yang telah diindekskan olehenjin carian sedia ada seperti Altavista dan Excitemasih jauh dari mencukupi. Terdapat berjuta-jutahalaman web yang belum diindeks dan beribu-ribuhalaman baru telah dibangunkan. Situasi inimenunjukkan enjin carian sedia ada masih tidak dapatmemenuhi keperluan pengguna maklumat yangpelbagai. Oleh itu, kertas kerja ini akanmembincangkan isu utama dalam capaian maklumatiaitu kerelevanan dokumen. Model sistem capaianmaklumat pintar juga dibincangkan.

ISU KERELEVANAN DOKUMENDALAM CARIAN MAKLUMAT

Kerelevanan adalah proses menyusun semuladokumen mengikut senarai keutamaan (Fadhilah etal., 2001). Kerelevanan merupakan konsep yangpenting dalam sains maklumat (Pao, 1989). Walaubagaimanapun, kerelevanan sesuatu dokumen adalahsukar diukur kerana ia bergantung kepada keperluanindividu. Secara teori, sesebuah sistem capaianmaklumat yang lengkap hanya akan mencapaidokumen yang padan dengan queri. Oleh itu,dokumen yang sama mungkin mempunyai tahapkerelevanan yang berbeza bagi dua individu.Keadaan ini menimbulkan masalah dalampembangunan sistem capaian maklumat. TedapatSegolongan penyelidik seperti Bar Hillel (dlm. Pao,1989) berpendapat bahawa kerelevanan tidak bolehdiukur dan isu mengenainya adalah tidak timbul.Menurut Budzik et al. (2001), kerelevanan boleh ditentukan dengan membandingkan perkataan dalamqueri dengan perkataan di dalam dokumen.Sekiranya queri yang dimasukkan oleh penggunaterdapat dalam dokumen maka dokumen tersebutdikatakan relevan dengan queri berkenaan. Sistemcapaian maklumat seharusnya boleh mencapai semuadokumen yang relevan dan membuang semua

* Sekolah Teknologi maklumat. Universiti Utara Malaysia. 06010 Sintok, Kedah.Email : [email protected],. [email protected],[email protected]



dokumen yang tidak berkaitan atau yang kurang relevandengan queri pengguna (Harter, 1986). Kebanyakanenjin carian seperti Altavista (www.altavista.com)misalnya, berjaya memaparkan dokumen yang relevanpada bahagian atas paparan disusuli dengan dokumenyang kurang relevan pada bahagian bawah. MenurutJansen (1996), Altavista menyusun dokumenberdasarkan kepada beberapa kriteria iaitu:

• Semua queri yang dimasukkan oleh penggunaterdapat dalam halaman yang dipaparkan.

• Kekerapan queri yang dimasukkan penggunawujud dalam halaman.

• Queri yang dimasukkan oleh pengguna mempunyaiunsur yang hampir sama dengan kata kunci padahalaman.

• Queri yang dimasukkan oleh pengguna hampirsama dengan kata kunci pada bahagian awalhalaman.

Selain itu, Altavista menggunakan algoritma yangmemberikan nilai yang tinggi dan unik kepada queriyang selalu dan jarang digunakan. Disamping itu, nilaiyang tinggi juga diberikan kepada queri yang wujuddalam tajuk sesuatu dokumen. Beberapa pendekatanheuristik juga telah digunakan bagi mengukurkerelevanan dokumen iaitu (Feinstein et al., 1997):

• Kekerapan queriBilangan queri yang wujud akan diambil kira untukmengukur kerelevanan dokumen dengan queriberkenaan. Apabila bilangan kekerapan queri yangwujud tinggi dalam sesuatu dokumen, makadokumen itu dianggap mempunyai kerelevananyang tinggi.

• Bilangan hubungan {hyperlink)Bilangan hubungan yang merujuk kepada sesuatudokumen mempengaruhi kerelevanan dokumen.Semakin banyak hubungan dari dokumen lain yangmerujuk kepadanya (dokumen) maka dokumentersebut dianggap sebagai relevan.

• Pemberat queriQueri yang masukkan oleh pengguna akan

diberikan satu pemberat. Seandainya pemberattersebut mempunyai nilai yang tinggi, makadokumen itu dikira sebagai relevan. Meadow etal., (2000) membincangkan mengenai pemberat

yang diberikan kepada kekunci bagi menentukankerelevanan dokumen.Terbalikan kekerapan queriKerelevanan dokumen juga boleh diukur denganmengambilkira queri yang tidak kerap wujud dalamsesuatu dokumen. Teknik ini adalah terbalik kepadateknik kekerapan queri.

MODEL SISTEM CAPAIANMAKLUMAT PINTAR

Dalam kajian ini, tumpuan diberikan kepada carianmaklumat dalam bentuk teks. Oleh itu, beberapa atributtelah dikenalpasti (Rajah 1). Attribut-attribut tersebutialah URL. tajuk, abstrak, kata kunci, pengenalan,kandungan, kesimpulan dan bibliografi. Kesemuaattribut tersebut merupakan perwakilan unik bagikeseluruhan dokumen. Selain itu, attribut lain sepertinama pengarang, tahun penerbitan, dimana dokumentersebut diterbitkan dan jenis dokumen juga bolehdigunakan untuk menentukan kerelevanan sesuatudokumen. Ini kerana maklumat tersebut mempunyai

http://www.url.com/index.html

2.0 SISTEM MAKLUMAT DAN WWW

3.0 PENCAPAIAN MAKLUMAT

4.0 KESIMPULAN

Rajah 1: Pemilihan dan Perwakilan Attribut

RUJUKANAhmad Jaafar (1990). Sistem Capaian Maklumat dan Anda. Majalah Siswa,

Dewan Bahasa dan Pustaka, Kuala Lumpur.Kasim Selamat (2000). Teknologi Maklumat. Dewan Kosmik. Dewan

Bahasa dan Pustaka., Kuala Lumpur.

7

8

6

5

Sistem Capaian Maklumat Pintar dan World Wide Web

AbstrakSistem capaian maklumat merupakan alatan penting dalam perkembangandunia maklumat, ini kerana maklumat yang disimpan di WWW adalahpelbagai dan terlalu banyak. Keadaan ini menyebabkan pengurusanmaklumat di WWW menjadi semakin rumit.,.

Kata K u n c i : Sistem capaian maklumat. WWW.pengurusan maklumat

1.0 PENGENALANMaklumat merupakan unsur utama dalam kemajuan dan perkembangansesebuah negara dalam era elektronik. Ini kerana sesiapa sahaja yangberjaya menguasai maklumat akan berjaya menguasai...

2 3



hubungan samada secara langsung atau tidak langsungdengan dokumen tersebut.

Pembangunan Prototaip dibahagikan kepada duaperingkat utama iaitu pembangunan enjin carian ringkasdan Implementasi rangkaian rambatan balik sebagaiagen maklumbalas (Rajah 2). Enjin carian ringkasyang dibangunkan adalah berdasarkan kepada modelsenibina asas Van Rijsbergen (1979). Model ini terdiridaripada tiga subsistem utama iaitu input, pemprosesdan pangkalan dokumen. Input merupakan bahagianantaramuka bagi tujuan bawa naik data {upload) kedalam pangkalan data. Selain itu, antaramuka jugamembolehkan pengguna membuat carian dalampangkalan dokumen dengan menggunakan kata kunci.Bahagian pemproses pula merupakan bahagian yangakan memadankan pertanyaan pengguna dengandokumen yang disimpan di dalam pangkalan dokumen.Manakala pangkalan dokumen adalah storan yangdigunakan bagi menyimpan dokumen.

Simulator (BPSim) dan bahagian aplikasi rangkaian.BPSim dibangunkan secara berasingan dan digunakanuntuk belajar corak data bagi menentukan nilaikerelevanan. Hasil daripada latihan tersebut iaitupemberat (berfungsi sebagai pengetahuan kepada enjincarian) akan disimpan dan digunakan dalam aplikasirangkaian. Bahagian aplikasi rangkaian dibangunkandan "dipasang" dalam prototaip enjin carian. Fungsiutama bahagian ini ialah untuk mengira nilaikerelevanan setiap dokumen yang dipulangkan olehsistem berdasarkan pengetahuan yang telah disimpan(pemberat).

Rajah 3: Perwakilan Attribut ke dalamRangkaian Rambatan Balik

Rajah 2: Senibina Sistem

Implementasi rangkaian rambatan balik merupakanaplikasi tambahan utama kepada prototaip enjin carianmaklumat ringkas yang dibangunkan pada peringkatawal (Rajah 3). Aplikasi ini bertujuan untukmeningkatkan keupayaan enjin carian tersebut menilaidokumen yang dipulangkan kepada pengguna. Aplikasiini terbahagi kepada dua bahagian iaitu simulatorrangkaian rambatan balik atau Backpropagation

KESIMPULAN

Model sistem capaian maklumat pintar atau InForestyang dibincangkan di atas merupakan satu contohaplikasi teknik kepintaran buatan, iaitu rangkaian neuraldalam sistem capaian maklumat. Prototaip bagi modeltersebut masih dalam pembangunan dan dijangka akandapat membantu meningkatkan capaian maklumat yangrelevan.

AplikasiRangkaian

Neural

Pemberat(pengetahuan)

Latihan

Perwakilan

Perwakilan

DokumenKekunci

UploadUpload

PenggunaKekunci

Hasil

Dokumen yangtersusun

WWW



RUJUKAN

Budzik, J., Hammond, K. J., dan Birnbaum, L.(2001). Information Access in Context.Knowledge Based System, 37-53.

Fadhilah Mat Yamin, Fadzilah Siraj dan Wan RozainiSheikh Osman (2001). PengukuranKerelevanan Dokumen MenggunakanRangkaian Neural. Artificial IntelligenceSeminar (AIS) 2001, Universiti UtaraMalaysia, Sintok pada 1-3 Nov.

Feinstein et al., (1997). Relevancy Ranking of WebPages Using Shallow Parsing. Proceedingsof the Practical Application of KnowledgeDiscovery and Data Mining (PADD97), ms:125-136.

Harter, S., P. (1986). Online Information Retrieval:Concepts, Principles and Techniques. Libraryand Information Science Series, ms: 3.

Jansen, J. (1996). Using an Intelligent Agent toEnhance Search Engine Performance, http://www.firstmonday.dk/issues2_3/jansen/05Sept. 2001.

Marzuki Khalid (1994). Rangkaian Neural DanPenggunaannya. Seminar Sains MatematikDalam Industri MDI'94; Simbiosis AntaraMatematik Dengan Industri, ms : 18-32,Universiti Teknologi Malaysia, Johor.

McCallum, A. K., Nigam, K., Rennie, J., danSeymore, K. (1999a). Automating theConstruction of Internet Portals with MachineLearning. Kluwer Academic Pub.

McCallum, A. K., Nigam, K., Rennie, J., danSeymore, K. (1999b). A Machine LearningApproach to Building Domain-SpecificSearch Engines. The Sixteenth InternationalJoint Conference 0 Artificial Intelligence.

McCallum, A. K., Nigam, K., Rennie, J., danSeymore, K. (1999c). Building Domain-Specific Search Engines with MachineLearning Techniques. AAAI-99 SpringSymposium.

Meadow, C. T., Boyce, B. R., dan Kraft, D. H. (2000).Text Information Retrieval System (2nd

Edition). Academy Press.

Mizzaro, S. (1996). How Many Relevances inInformation Retrieval? In C. W. Johnson andM. Dunlop (eds), Proceedings of theWorkshop Information Retrieval and HumanComputer Interaction', GIST TechnicalReport GR96-2, Glasgow University, TheBritish Computer Society, Glasgow, UK, ms:57-60.

Mizzaro, S. (1996). On The Foundations ofInformation Retrieval. Proceedings of theConference AICA'96 (24-27 September).

Moukas, A. (1996). Amalthaea: InformationDiscovery and Filtering using a MultiagentEvolving Ecosystem. Proceedings of theConference on Practical Applications ofAgents and Multiagent Technology, London.

Muniyandi, R., C. (2000). Neural Networks: AnExploration in Document Retrieval System.TENCON Proceedings: Intelligent Systemsand Technologies for the New Millennium 24-27 Sept. Vol. I, ms. 156-161.

Noriha Muhammad. (2000). Perubahan TeknikPencarian Maklumat: Perbandingan SistemManual dan Digital di Perpustakaan UKM.Tesis Ijazah Sarjana Teknologi Maklumat,UKM, Bangi.

Nur Izura Hj. Udzir, Md. Nasir Sulaiman, Ali Mamat,Ramlan Mahmod dan Fatimah Ahmad. (1997).Rangkaian Neural Dalam Dapatan PangkalanData. National Conference on Research andDevelopment in Computer Science and itsApplications, ms : 93-97.

Pannu, A. S., dan Sycara, K. (1996). Learning TextFiltering Preferences. Symposium onMachineLearning And lnformation Access.AAAI 96Symposium Series, March, 1996, Stanford. CA.

Pao, M., L. (1989). Concepts of InformationRetrieval. Library of Congress Cataloging-in-Publication Data.



WARKAH RAJA-RAJA MELAYU DI PUSATMANUSKRIP MELAYU

Siti Mariani bt S.M.Omar*

PENGENALAN

Manuskrip Melayu telah diisytiharkan sebagaiwarisan dokumen negara oleh UNESCO Memory ofthe World Programme yang perlu diselamatkan dandipulihara. Sejak ditubuhkan pada tahun 1985, PusatManuskrip Melayu, Perpustakaan Negara Malaysiatelah memberi tumpuan kepada pelaksanaan fungsimengesan dan memperolehi manuskrip Melayudalam apa jua bentuk dari dalam dan luar negara, disamping menjalankan fungsi-fungsinya yang laindalam memartabatkan manuskrip Melayu sebagaikhazanah ilmu Melayu yang tidak boleh dicari ganti.Jumlah manuskrip yang telah dikumpul sehingga Mei2001 menjangkau kepada 2960 naskhah meliputimanuskrip karya penulisan lama dan warkah lamayang kebanyakannya dalam bahasa Melayu.Himpunan koleksi yang paling tinggi diklasifikasikankepada kitab agama, kitab perubatan tradisional,petua, azimat, hikayat, syair, sekumpulan kecilmanuskrip nazam, sejarah, undang-undang danketatanegaraan.

Dasar utama perolehan adalah pembinaan koleksimanuskrip Melayu berbentuk karya penulisan lama.Namun, manuskrip Warkah lama tidak diketepikansebagai bahan yang sama penting untuk diperolehidan disimpan sebagai bahan penyelidikan.

Warkah Melayu lama merupakan manuskrip terawalyang dihasilkan oleh masyarakat zaman silam untukpelbagai tujuan dan kepentingan. Ianya digunakansebagai saluran komunikasi dan sebagai saluranperhubungan ikatan silaturahim antara kerajaan,pembesar, antara pembesar dengan pemerintah Baratdan antara pembesar-pembesar di Kepulauan Melayu.

Oleh itu, warkah Melayu lama merupakan sumbersejarah yang amat penting bagi sesuatu negeri yangmenggambarkan keadaan ekonomi, sosial, politik dansejarah pada zaman ianya ditulis.

Keintelektualan orang Melayu terserlah daripadapenggunaan kata puji-pujian dan isi kandungan yangdisusun indah, teratur dan halus. Penguasaan bahasaArab oleh masyarakat Melayu yang terpancar di katapuji-pujian membuktikan kebolehan merekamemahami dan menulis bahasa tersebut. WarkahMelayu yang sering dihias dengan iluminasi yangmempesonakan mempunyai identiti tersendirimerupakan manifestasi kesenian Melayu pada masaitu. Kemahiran dan pengetahuan dari segi teknikiluminasi ini terbukti dengan penggunaan hiasanperada emas pada warkah sebagai lambangkeagungan dan kebesaran pengirim. Kehalusan seniorang Melayu pada masa itu juga dapat dilihat padacap mohor yang sering digunakan sebagai identifikasidan status pengirim surat. Sementara, isi kandunganwarkah memberi gambaran peristiwa yang bersejarahpada zaman itu yang membentangkan hasrat penuliskepada penerima.

KOLEKSI WARKAH DI PUSATMANUSKRIP MELAYU

Pusat Manuskrip Melayu, Perpustakaan NegaraMalaysia mempunyai 28 helai warkah Melayu lamadalam koleksinya. Daripada jumlah tersebut 17 helaiwarkah dalam bentuk asal telah dikenalpasti berkaitandengan kesultanan Melayu dan boleh dibahagikankepada 3 kategori seperti berikut :

* Pengarah. Pusat Manuskrip Melayu. Perpustakaan Negara Malaysia.



i. Warkah daripada Gabenor-Jeneral kerajaanpemerintah kepada Sultan

ii. Warkah daripada Sultan kepada Gabenor-Jeneral kerajaan pemerintah

iii. Warkah antara Sultan di Kepulauan Melayu.

Warkah daripada Gabenor-Jeneral kerajaanpemerintah kepada SultanDalam kategori ini terdapat 6 helai warkah yang adadalam simpanan Pusat Manuskrip Melayu.

i. Surat daripada John Hendric Tobias kepadaSeri Paduka Sultan Syarif Uthman ibniAlmarhum Sultan Syarif Abdul Rahman Al-Qadri, Sultan Pontianak bertarikh 5 April1832. (MSS 2285)40.8 x 29 cm.; 23 baris. Ditulis dengan dakwathitam coklat di atas kertas laid berwarna putihcoklat yang dalam keadaan baik. Namun,terdapat tompok kesan kena air di sebelah kirikertas. Tera air: C & I HONIG. Tulisan kecildan kemas. Mempunyai cap mohor berlakridan tanda tangan J.H.Tobias dalam tulisanrumi di sebelah kanan di permulaan surat.Tulisan Ya Qadi al-hajat digunakan sebagaikata permulaan surat.

Dimulakan dengan Bahawa ini warkah al-ikhlas wa tuhfah al-ajnas. John Hendric Tobiasketika menulis surat ini berada di Betawi.Ianya merupakan surat balasan daripada SeriPaduka Sultan yang diterimanya pada 5Jamadilakhir. Beliau menyatakan hasrat inginbertemu dengan Seri Paduka Sultan SyarifUthman. Kata-kata pujian yang ditujukankepada Seri Paduka Sultan amat menarik,.. .yang sahabat kita menerima cinta kasih danSayang dan tiada menaruh sekali-kali lupa danlalai pada tiap-tiap makan dan zaman selama-lamanya hingga ada hayat di dalam dunia iniadanya dan kita pun demikian juga yang tiadasekali-kali putus ingatan dan kerinduan yangsentiasa adanya... Termaktub dan telahmeterai di dalam Bandar negeri Betawi pada5 April 1832.

ii. Surat perlantikan Seri Paduka Raja HajiAbdullah sebagai Raja Muda daripada

Gabenor-Jeneral Nederland-Hindi bertarikh9 Februari 1858. (MSS 2.138)42.5 x 55 cm.; 9 baris. Ditulis dengan dakwathitam di atas kertas laid Eropah berwarna putihkekuningan yang dalam keadaan baik. Tera air:(i) C & T HONIG (ii) Singa memeganglembing, perkataan VRYHEID di bawahnya,di dalam bulatan bermahkota dengan perkataanPROPATRIA EIUSQUE LIBERTATE diantara garis bulatan.

Melalui surat ini yang tertulis di negeri BogorGabenor-Jeneral dari tanah Hindi Nederlandmengisytiharkan Seri Paduka Raja HajiAbdullah dilantik sebagai Raja Muda dengangelaran Sultan Alauddin Riayat Syah YangDipertua Riau. Kandungannya jugamemerintah rakyat Riau taat kepada baginda.Ditulis dalam tulisan jawi disebelah verso dandalam bahasa Belanda dalam tulisan rumi disebelah rekto yang ditulis dengan tulisan yangindah dan berseni.

Surat daripada Sekretari-Jeneral KommissarisNederland-Hindi kepada Seri Paduka SyarifAhmad ibni Almarhum Sultan Syed SyarifAbdul Rahman al-Qadri, Pengiran BendaharaPontianak bertarikh 4 Ogos 1844. (MSS 2479)39.5 x 25 cm.; 19 baris. Ditulis dengan dakwathitam di atas kertas laid Eropah berwarna putihkekuningan. Tulisan kemas dan bergaya. Teraair: PROPATRIA EIUSQUE LIBERTATE.Tanda tangan A.Prins dalam tulisan rumi dibaris permulaan surat.

Sekretari-Jeneral Kommissaris [A.Prins]menulis surat ini di Bogor sebagai membalassurat yang dihantar oleh Seri Paduka SyarifAhmad bertarikh 24 Syawal 1271 H. [10 Julai1855 M.] yang disertakan bersama 3 buahkitab. Beliau mengucapkan terima kasih di ataspemberian kitab itu dan menunggu pemberiankitab lain seperti yang telah dijanjikan. TuanKommissaris memberitahu bahawa beliaumendengar khabar anak Syarif Abu Bakar al-Qadri telah berkahwin dengan putera SeriPaduka Sultan Uthman pada 12 Syawal. Isteridan anak-anak Kommissaris mengirim salamkepada Seri Paduka Sultan. Surat ini diakhiri



dengan kata-kata ...maka kita harap pulasupaya tuhan seru semesta alam akanpanjangkan usia umurnya sahabat kita di dalamdunia ini dan akhirat dengan segala selamatsempurna jua adanya...

iv. Surat daripada Kommissaris Jeneral BurggraafDu Bus de Gisignies kepada Seri PadukaSultan Syed Syarif Uthman ibni AlmarhumSultan Syed Syarif Abdul Rahman al-Qadri,Sultan Pontianak bertarikh 11 Februari 1829.(MSS 2051)49 x 39 cm.; 14 baris. Ditulis dengan dakwathitam pekat di atas kertas laid Eropah berwarnaputih kekuningan. Tulisan kemas dan bergaya.Tera air: J. HONIG & ZOONEN. Mempunyaicap mohor berlakri berwarna merah, perkataanKommissaris General Nederland denganlambang kerajaan Belanda. Tanda tangan DuBus de Gisignies tertera di permulaan barissurat. Kertas dipenuhi dengan iluminasilukisan motif bunga dan rajah bulatan kecilmenggunakan dakwat keemasan. Di kepalasurat dihias dengan lukisan lingkaran daun danbunga. Teks ditulis dalam bingkai bergaris,dengan lukisan bunga di antara baris.Menggunakan perkataan Qawluh al-haqqsebagai kepala surat yang ditulis dalam kotakberbentuk berlian berwarna keemasan.Kommissaris Jeneral Burggraaf Du Bus deGisignies mengkhabarkan kepada Sultan SyedSyarif bahawa beliau bersama-samapengiringnya telah tiba di Betawi pada 3Februari 1829. Beliau telah diutus olehMaharaja Nederland untuk melakukan sesuatuyang berfaedah kepada penduduk Pontianak.Kommissaris de Gisignies menjemput Sultanmenyatakan segala hal ehwalnya keranahendak kami mengira-ngira akan denganbijaksana akan hal ehwal itu...Surat diakhiridengan ayat Diberi di Betawi di dalam istanakami pada 11 harihulan Feruari 1829.

v. Surat daripada Gurnadur-Jeneral Jan JacobRochussen kepada Sultan Syed Syarif Uthmanibni Almarhum Sultan al-Qadri, SultanPontianak bertarikh 14 Mei 1848 M.

vi

bersamaan 22 Jamadilakhir 1265 H. (MSS2717)46 x 38 cm.; 15 baris. Ditulis dengan dakwathitam yang telah kembang di atas kertas laidBelanda yang telah rapuh berwarna putihkekuningan. Kertas koyak di barisan pertamaakibat daripada asid dakwat. Tera air: VANGELDER. Sehelai warkah yang dihias indahdengan iluminasi. Di keliling kertas dilukisbingkai bergaris dua yang dipenuhi denganlukisan lingkaran bunga dan daun di antaragaris berwarna biru dan coklat. Teks ditulisdalam bingkai kecil bergaris dua denganlukisan geometri di antara garis berwarnakeemasan. Di kepala surat lukisan 5 kuntumbunga dan di atas pula perkataan Qawluh al-haqq. Mempunyai cap mohor berlakriberwarna merah di sebelah kanan permulaansurat, tanda tangan Rochussen di bawahnya.Gurnadur-Jeneral Rochussen memaklumkanbahawa pada 12 Mac Raja William ke-2 telahmeninggal dunia. Termaktub warkah ini didalam istana kita di negeri Betawi pada 14Mei 1848 M. bersamaan 22 Jamadilakhir 1265H.

Surat daripada Gabenor-Jeneral Otto VanRees di Betawi kepada Sultan Syarif Yusufdi negeri Pontianak bertarikh 9 April 1877.(MSS 2873)59 x 44 cm.; 27 baris. Ditulis dengan dakwathitam coklat di atas kertas berwarna coklatyang telah rapuh. Kertas koyak dibahagianlipatan. Tulisan besar dan kemas. Tiada teraair. Mempunyai tanda tangan Van Rees disebelah kanan sebaris dengan permulaan suratdalam tulisan rumi. Perkataan Qawluh al-haqqdi kepala surat.Surat daripada ayahanda Seri Paduka YangDipertuan Besar Gabenor-Jeneral Otto VanRees kepada Seri Paduka anakanda SultanSyarif Yusuf yang bertakhta di negeriPontianak. Van Rees membalas surat SultanSyarif yang ditulis pada 7 Mac 1887 yangmemaklumkan mengenai perkahwinanputeranya Pengiran Ratu Syarif MuhammadPaku Negara dengan puteri Seri Paduka Sarif



Ismail bin Sultan Syarif Hamid al-Qadri yangbernama Syarifah Salamah. Van Reesmenyatakan kegembiraan beliau menerimaberita tersebut. Bersama-sama surat ini VanRees mengirim bekas kopi, teh dan gula yangdiperbuat daripada perak sebagai hadiahperkahwinan daripada kerajaan Hindi-Nederland kepada pengantin. Diakhiri denganayat Termaktub dalam istana Seri Padukaayahanda di negeri Betawi pada 9 harihulanApril 1887.

Warkah kepada Gabenor-Jeneral kerajaanpemerintah daripada SultanTerdapat hanya 2 helai warkah kepada Garbenor-Jeneral daripada Sultan.

i. Surat daripada Yang Dipertuan Muda RajaJaafar, negeri Riau kepada Kapten Eloutbertarikh 25 Syawal 1235 H. [17 Ogos 1820M.]. (MSS 2673)44.5 x 36.2 cm.; 15 baris. Ditulis dengandakwat hitam di atas kertas laid Inggerisberwarna putih kekuningan. Tulisan terang dankemas. Tera air: JOHN HAYES 1815. Sehelaiwarkah yang amat cantik yang dipenuhidengan iluminasi menggunakan dakwatkeemasan. Keliling kertas dilukis bingkaibergaris dua yang dihias dengan lukisanlingkaran daun, bunga dan tangkai di antaragaris. Teks pula ditulis dalam satu lagi bingkaikecil yang juga dihias indah. Di atas kepalasurat juga dihiasi dengan lukisan bunga danlingkaran daun dalam bentuk bulatan, diatasnya perkataan Qawluh al-haqq.Mempunyai cap berwarna hitam menggunakanasap pelita dalam bentuk 8 kelopak bunga.Tulisan rumi di keliling bulatan dan tulisanjawi yang tidak jelas di cap mohor.Satu surat persahabatan yang ditujukan kepadaKapten Elout yang berada di Betawi. Suratditulis di Pulau Penyengat pada malam Sabtu,12 Syawal 1235 H. Raja Jaafar mendoakanagar Kapten Elout dalam keadaan sihat dansentosa serta dilanjutkan umurnya. Kata-katayang digunakan amat halus dan indah sepertiyang tertera di awal surat iaitu ... Bahawa ini

surat tulus dan ikhlas serta suci hati heningjernih selagi ada cakerawala, matahari danbulan dengan cahayanya yang tiadaberapa...Baginda mohon maaf kerana tidakmenulis kepada Kapten Elout memaklumkanmengenai kedatangan Raja Laut ke Riauberjumpa baginda. Raja Jaafar menghadapimasalah aur di dalam hingga terlalu keras danketika Raja Laut singgah di Lingga kira-kiraseribu orang meninggal dunia. Kayu yangdiminta oleh Kapten Elout itu ada tetapi belumdihantar oleh orang yang mengambilnya keRiau. Baginda akan menghantarnya padamusim utara(?) dan baginda pula menunggukuda yang akan datang pada musim itu ke Riau.

ii. Surat daripada Sultan Zainal Abidin ibniAlmarhum Sultan Ahmad, negeri Terengganukepada Major Matt W.T.Taylor M.J. KolonelSekretari di Singapura bertarikh 28 Rejab 1321H. [20 Oktober 1903 M.]. (MSS 1536)37.3 x 44.5 cm.; 13 baris. Ditulis dengandakwat hitam di atas kertas laid berwarna putihkekuningan. Tera air: Wanita duduk di ataskereta kuda dalam bulatan bermahkota.Tulisan kecil dan kemas. Mempunyai capmohor bulat berwarna hitam mengguna asappelita dengan perkataan Al-wasir bi-'llah al-malik al-matin Sultan Zainal ibni AlmarhumSultan Ahmad, 1299 H. Perkataan Al-mustahaqq di kepala surat.Sultan Zainal Abidin membalas surat MajorTaylor yang bertarikh 5 Oktober 1903. Didalam surat itu Major Taylor menyatakanbahawa beliau telah menerima sepucuk suratdaripada Encik Engku Wan Ahmad bin EngkuKhatib bertarikh 28 September 1903. ResidenPahang telah memohon Engku Wan Ahmadmembawa surat itu kepada baginda danmeminta menangkap 9 orang yang membunuhorang Perancis di Tembeling, Hulu Pahang.Sultan memaklumkan bahawa 4 orang telahdapat ditangkap iaitu 3 orang Dayak bernamaMat Rasit, Dolah dan Oyal dan seorangMelayu bernama Sutan Kari. Baginda telahmenyerahkan 4 orang itu kepada Encik EngkuWan Ahmad bin Engku Khatib untuk



diserahkan kepada Residen Pahang. Bagindajuga telah memerintah supaya mencari danmenangkap 5 orang yang lain itu.

Warkah antara Sultan di Kepulauan MelayuTerdapat 9 helai warkah yang ditulis antara Sultan diKepulauan Melayu yang meliputi pelbagai isi maksudsebagai tanda hubungan mesra dan mengeratkanpersahabatan dan persaudaraan.

i. Surat daripada Sultan Idris Mursyid al-AzimSyah Yang Dipertuan Negeri Perak kepadaTengku Mahmud ibni Almarhum SultanAhmad di negeri Kelantan bertarikh 26Zulhijjah 1313 H. [9 Jun 1896 M.]. (MSS2141)34 x 42 cm.; 15 baris. Ditulis dengan dakwathitam coklat di atas kertas laid Inggerisberwarna putih coklat. Kertas koyak di lipatanbahagian tengah surat. Tera air: (i) THSAUNDERS (ii) Wanita duduk di atas keretakuda dalam bulatan bermahkota. Tulisankemas.Mempunyai cap berwarna hitam dengantulisan Sultan Idris Perak dalam tulisan rumidi keliling bulatan cap. Di dalamnya ditulisdalam tulisan jawi Paduka Seri Sultan Idris Al-Azim Yang Dipertuan Negeri Perak, 1300 H.Surat dimulakan dengan Qawluh al-haqq dikepala surat.Sultan Idris membalas surat yang diterimadaripada Tengku Mahmud bertarikh 6Zulkaedah 1313 H. [20 April 1896 M.]bersama 2 helai kain sutera dari WanMuhammad Ali. Baginda dalam keadaan sihatdan kerajaan Kelantan juga aman serta sentosa.Baginda mendoakan agar Tengku Mahmudjuga sihat. Baginda menghantar 2 keping kayukemuning untuk dibuat keris bersama-samasurat balasan ini.

ii. Surat daripada Sultan Abdul Rahman MuazamSyah dari Riau-Lingga kepada Sultan ZainalAbidin ibni Almarhum Sultan Ahmad diTerengganu bertarikh 20 Jamadilakhir 1322 H.[2 September 1904 M.J. (MSS 1535)42.6 x 40.5 cm.; 10 baris. Ditulis dengan

III..

dakwat hitam coklat di atas kertas yangmempunyai tera air yang unik yang mungkindikhaskan bagi kegunaan kerajaan Riau iaituKARADJAAN LINGGA RIOUW. Tulisankecil dan kemas. Mempunyai cap berwarnahitam dengan tulisan Al-malik Allah al-mannan al-muwafiq abdihi nasar al-zamanSultan Abdul Rahman Muazam Syah ibniMalik al-Hadi Raja Muhammad YusufAhmad. Di antara dua garis bulatan ditulis VanLingga Riouw En Onderhoorigheden. Tandatangan di bawah cap mohor, mungkin AbdulRahman dalam tulisan jawi.Surat ini ialah surat balasan daripada SeriPaduka anakanda Yang Dipertuan Besar SultanAbdul Rahman Muazam Syah kepada suratyang dihantar oleh Seri Paduka ayahandaSultan Zainal Abidin bertarikh 14 Jamadilakhir1322 H. yang termaktub di Istana Maziah.Sultan Abdul Rahman melahirkan rasasukacita baginda apabila mendapat tahubahawa Sultan Zainal Abidin telah menetapkantarikh kenduri doa selamat. Melalui surat iniSultan Abdul Rahman bersama sanak saudaradan kaum keluarga di Riau mendoakan semogakenduri tersebut dijalankan dengan selamatdan harap dapat hantar berita mengenainya.Surat ini tertulis di Istana Kraton, PulauPenyengat, Riau.

Surat daripada Pengiran Syed MursyidKesuma Negara kepada Sultan Syarif Yusufal-Qadri, Sultan Pontianak bertarikh 29 Rejab1289 H. [2 Oktober 1872 M.]. (MSS 2332)34 x 21.4 cm.; 17 baris. Ditulis dengan dakwathitam di atas kertas laid yang telah koyak dibeberapa baris akibat daripada asid dakwat.Tera air: (i)Trompet (ii) MEYNIER FIUME.Mempunyai cap mohor berwarna hitam dalambentuk 8 kelopak bunga yang bertulis Al-wasiqbi-'llah Pengiran Daftar MuhammadJamaluddin ibni Pengiran Ratu AhmadQamaruddin 1240 H. Tulisan Qawluh al-haqqdi tengah kepala surat.

Surat balasan kepada Seri Paduka ayahandaSyarif Yusuf al-Qadri bertarikh 2 Jamadilakhiryang memaklumkan tentang kemangkatan



Sultan Syarif Hamid. Pengiran Syed Mursyidterkejut mendapat berita tersebut kerana tidakmendengar khabar tentang keuzuran baginda.Pengiran Syed Mursyid mendoakan agarbaginda dikurnia rahmat Allah. Surat diakhiridengan ayat Disunting pada 29 harihulanRejab hari Arba' 1289.

iv. Surat daripada Sultan Muhammad ke-4Kelantan kepada Tengku Long dan TengkuEmbong bertarikh 9 Syaaban 1333 H. [ 14 Mac1915 M.]. (MSS 488)32 x 40.4 cm.; 10 baris. Ditulis dengan dakwatcoklat hitam di atas kertas tebal berwarna putihyang masih dalam keadaan baik. Tulisankurang menarik, condong ke sebelah kanan.Tera air: (i) Seikat batang kayu dalam lilitanseekor ular (ii) WATERLOW & SONSLIMITED. Mempunyai cap mohor berwarnaungu bertulis Sultan Muhammad 1329 H.Dikeliling bulatan mempunyai tulisan dalambahasa Arab. Cap mohor ditutup dengan kertasyang digunting berbunga seperti lukisan capmohor.

Surat daripada Seri Paduka kekanda SultanMuhammad ke-4 yang bertakhta di negeriKelantan kepada Seri Paduka adinda TengkuLong dan Tengku Embong. Bagindamenyatakan bahawa pada 9 Syaaban 1333 H.dipendekkan pertemuan anakanda raja berduadengan Seri Paduka anakanda Tengku Puteridan diceraikan. Baginda telah berusahamenasihatkan mereka tetapi tidak berkesan.Termaktub di Istana Kota Bahru, Kelantan.

v. Surat pengisytiharan harta Engku Nik bintiAlmarhum Raja Patani oleh Raja Kelantan ibniAlmarhum Sultan Muhammad bertarikh 14Zulhijjah 1314 H. [15 Mei 1897 M.]. (MSS2660)93 x 33.7 cm.; 16 baris. Ditulis dengan dakwatcoklat hitam di atas kertas laid berwarna putih.Tulisan kemas dan bergaya. Tera air: (i) Bulansabit berprofil manusia dalam perisai (ii)Burung berkepala 2 yang bermahkota, FNF dibawahnya. Mempunyai cap mohor RajaKelantan berwarna hitam bertarikh 1314.

VI.

Raja Kelantan mengesahkan bahawa EngkuNik binti Almarhum Raja Patani memilikisebidang tanah dusun nyiur dan satu wangin(?) tanah padi di Sungai Pinang dan 2 tanahpadi di Teluk Koyan Ranjuna, daerah Koyandan beberapa lagi tanah, padi dan dusun yangmerupakan pemberian daripada suaminya iaituSultan Mansur ibni Almarhum Sultan Ahmadsemasa beliau masih hidup. Pemberian inidinyatakan di hadapan 2 orang saksi iaitu TuanImam Haji Wan Daud bin Almarhum HajiWan Sulaiman dan Tuan Haji Mahmud Mesitbin Almarhum Haji Wan Muhammad.Keluasan tanah dikira oleh Imam HajiMahmud bin Almarhum Tuan Haji Yaakub,Haji Muhammad Said bin Haji Zainal dan HajiWan Kecit. Sultan Mansur semasa hidupnyatelah memberi surat wasiat kepada Engku Nik.Raja Kelantan melarang tanah-tanah itu dijual,digadai atau diberi kepada orang yang bukandi bawah pemerintahan negeri Kelantan.Sesiapa yang menyalahi larangan ini akandikenakan hukuman iaitu dusun dan segalatanahnya akan dirampas oleh kerajaan. Suratpengisytiharan ini ditulis oleh Tuan HajiMuhammad Said bin Haji Jamal pada 14Zulhijjah 1314 H. [15 Mei 1897 M.]. Di akhirsurat disertakan rajah kawasan tanah denganCatatan keluasannya.

Surat wasiat Raja Ali Yang Dipertuan MudaRiau kepada Raja Haji Abdullah bertarikh 3Zulkaedah 1273 H. [24 Jun 1857 M.]. (MSS1857)34 x 41 cm.; 14 baris. Ditulis dengan dakwathitam coklat di atas kertas laid berwarna putihcoklat. Tulisan kecil dan ditulis rapat. Tera air:PROPATRIA. Mempunyai cap mohorberwarna merah dalam bentuk kelopak bungayang bertulis Al-watiq Raja Muda Ali ibniAlmarhum Yang Dipertuan Muda Raja Jaafar1261 H. Dikelilingnya ditulis Radja AlieOnder-Koning Riouw.

Yang Dipertuan Muda Raja Ali menurunkanwasiat kepada Raja Haji Abdullah pada malamAhad jam 11.00, 3 Zulkaedah 1273 H. Bagindameminta Raja Haji Abdullah memelihara anak



VII.

V111.

dan saudara lelaki dan perempuannya. Apabilabaginda mangkat diwasiatkan supaya tidakmembuat adat istiadat seperti raja-raja kecualiditanam sahaja, mungkin menjemput ResidenRiau hadir di majlis pengkebumian. Wasiatditulis dihadapan saksi pertama iaitu Raja AliHaji, kedua Raja Husin dan ketiga Orang KayaMuda Haji Ibrahim.

Surat daripada Panembahan Paku Negara SuriaKesuma di negeri Tayan kepada Sultan SyarifYusuf ibni Almarhum Sultan Syarif Hamid al-Qadri, Sultan Pontianak bertarikh 25Rabiulawal 1300 H. [3 Februari 1883M.].(MSS 2478)29.8 x 21 cm.; 20 baris. Ditulis dengan dakwathitam coklat di atas kertas berwarna coklat.Tulisan kemas tetapi tidak menarik.Mempunyai cap mohor berwarna hitammengguna asap pelita, dihias dengan lukisandi antara garis bulatan, perkataan PanembahanPaku Negara Suria Kesuma ibni PanembahanAdiningrat 1297 di dalamnya. Bermula denganQawluh al-haqq yang ditulis ditepi sebelah kirisurat.

Surat daripada Panembahan Paku Negara SuriaKesuma yang bertakhta di kerajaan negeriTayan ke hadapan Seri Paduka adinda SultanSyarif Yusuf ibni Almarhum Sultan SyarifHamid al-Qadri yang bertakhta di kerajaanPontianak. Panembahan Paku Negaramembalas surat Sultan Syarif yang menyuruhWan Mustafa meminta tiying (dalam bahasaJawa halus bermaksud orang) dihantar kepadabaginda. Panembahan Paku Negara tidak dapatmenyempurnakan permintaan itu.Panembahan Paku Negara memaklumkanbahawa adinda Pengiran Mangku mempunyaitiying yang diminta dan Wan Mustafa telahmeminta daripadanya.

Surat pengesahan penjelasan hutang daripadaSultan Syed Syarif Uthman ibni AlmarhumSultan Syed Syarif Abdul Rahman, SultanPontianak bertarikh 19 Safar 1268 H. [14Disember 1851 M.J. (MSS 2331)31.5 x 20.7 cm.; 10 baris. Ditulis di atas kertas

anyaman berwarna putih yang masih dalamkeadaan baik. Ditulis dengan dakwat hitam.Tulisan tidak menarik, sukar untuk dibaca.Mempunyai cap mohor hitam menggunakanasap pelita dalam bentuk segi 8. Di dalamnyaditulis Al-wasaf bi-'llah al-maliki SyarifUthman ibni Almarhum Sultan Syarif AbdulRhman Al-Habib Al-Husin Al-Qadri.Paduka Seri Sultan Syed Syarif Uthman ibniAlmarhum al-Habib al-Husin al-Qadri yangbertakhta di negeri Pontianak memeteraisuatu cap mengurniakan penjelasan hutangseorang yang bernama kepada U'basiqTanraba yang telah menerima hutangnyadaripada Sidupa berjumlah 210 Riyal, iaitukebun kelapa yang menghadap ke laut yangdahulunya dimiliki oleh Orang Kaya Sempu',kemudian dimiliki oleh Sicampa' yangmemberinya pula kepada Sidupa dan akhirnyadiberi kepada U'basiq Tanraba. Dengan itu,kebun tersebut tidak boleh dituntut lagi olehSidupa dan keluarganya.

ix. Surat wasiat Raja Haji Abdullah YangDipertuan Muda Riau bertarikh 26 Zulhijjah1274H. [7 Ogos 1858M.1. (MSS 1858)47.5 x 33 cm.; 29 baris. Ditulis dengan dakwathitam di atas kertas laid berwarna putihkekuningan yang bertompok-tompok dibeberapa tempat. Tulisan kemas dan menarik.Tera air: (i) Bulan sabit berprofil manusiadalam perisai (ii) AC.

Merupakan wasiat Raja Haji Abdullah, YangDipertuan Muda Riau kepada anak-anaknyaiaitu Maimunah. Puteri, Muhammad danMohd. Tahir yang ditulis pada hari Sabtu, 26Zulhijjah 1267 H. Wasiat dibahagikan kepada10 fasal. Rumah diberi kepada Maimunah danPuteri. Senjata, kebun, perahu, sampanjongkong diberi kepada Muhammad yangmenjadi ketua keluarga setelah kematian RajaAbdullah. Mohd. Tahir masih belum baligh.Hutangnya akan dijelaskan oleh Muhammadbersama ibunya, Raja Hawa. Hutangnya yangada kaitan dengan urusan kerajaan akandiuruskan oleh Raja Muda. Beliau mintaditanam seperti orang fakir, bukan seperti raja-



raja, dimandikan oleh dua atau tiga orang salihdan diletakkan di satu tempat yang suci semasadimandikan. Doa tahlil dibuat bersama paraulama. Baginda menasihatkan supaya taatkepada syariat Allah. Diberi juga wasiat untukmengamal sifat-sifat yang terpuji dan mulia,di antaranya dilarang berperasaan hasad dandengki sama sendiri dan pentingnya menuntutilmu. Wasiat ini diserahkan kepadaMuhammad bin Abdullah al-Khalidi.

Ciri-ciri Warkah Kesultanan MelayuKoleksi warkah kesultanan Melayu Pusat ManuskripMelayu memaparkan beberapa ciri ilmu suratmenyurat Melayu yang memberikannya status yangistimewa sebagai jenis manuskrip yang paling halusdan indah.

i. Ciri fizikalKesemua warkah yang dibincangkan ditulis diatas sehelai kertas laid Eropah yang berbeza-beza Saiznya berwarna putih kekuningan. Teraair yang didapati dalam kertas menjelaskanbahawa kertas yang digunakan adalah kertasyang diimpot daripada negara England, Italidan Belanda. Hanya sehelai warkah (MSS1535) yang mempunyai tera air khusus untukkegunaan Kerajaan Riau-Lingga. Dakwat yangdigunakan untuk teks adalah warna hitam,tiada satu pun warkah menggunakan dakwatmerah. Bagi jumlah baris pula,kebanyakkannya adalah ditulis dalam barisyang ganjil, sepertimana lazimnya jugaterdapat dalam naskhah manuskrip Melayu.

ii. TulisanWarkah diraja dan juga warkah Gabenor-Jeneral ditulis oleh jurutulis khas yang pakardalam seni khat. Keindahan sesuatu warkahbergantung kepada kepakaran jurutulis dalammenulis pelbagai jenis khat, kebiasaannyajenis naskhi pada bahagian teks, thuluth ataukuhfi pada baris permulaan dan akhir warkah.Namun, dalam koleksi Pusat ManuskripMelayu ada didapati warkah yang tidakmenarik tulisannya, yang mungkin ditulis olehorang biasa (MSS 2478, MSS 2331).

iii. IluminasiHiasan iluminasi pada warkah Melayu lamamenampilkan ketinggian dan kehalusanmasyarakat Melayu. Ia mencerminkanmartabat dan darjat pengirim/penerimawarkah. Hiasan yang sering dipancarkan ialahmotif daun, bunga, tangkai yang berlingkarandi keliling kertas sebagai bingkai dan taburanbunga di seluruh kertas. Dakwat keemasanyang digunakan menambah lagi serinyasesuatu warkah itu. Dalam koleksi PusatManuskrip Melayu dua warkah iaitu MSS2051 daripada Du Bus de Gisignies kepadaSultan Syed Syarif Uthman dan MSS 2717daripada Rochussen juga kepada pembesaryang sama dihias indah rnemandangkan statuspenerima warkah ialah Sultan Pontianak.Begitu juga warkah tanda persahabatandaripada Yang Dipertuan Raja Muda Jaafarkepada Kapten Elout (MSS 2673).

iv. Cap MohorHampir kesemua warkah mempunyai capmohor pengirim. Warkah daripada Sultanmenggunakan cap mohor berwarna hitam,kebiasaannya dalam bentuk 8 kelopak bunga.Di dalamnya ditulis nama, gelaran Sultandalam bahasa Arab yang disertakan dengantahun pemerintahan. Di garisan bulatan pulasama ada dihias atau ditulis nama Sultan dalambahasa Belanda dalam tulisan rumi. Cap mohorini mengganti tanda tangan Sultan kerana tandatangan bukan budaya masyarakat Melayusilam. Warkah disediakan oleh jurutulis,bukan ditulis sendiri oleh Sultan dan denganitu cap mohor penting sebagai pengganti diri.Cap mohor sering menggunakan warna hitam,hanya MSS 488 mengguna warna ungu, seperticap moden dan MSS 1857 menggunakanwarna merah. Cap mohor pihak Belanda pulaberlakri berwarna merah dan di bawahnyaditurunkan tanda tangan untuk membuktikanpenglihatan mereka dalam penyediaan surattersebut.



v. Kepala SuratKepala surat menggunakan Ungkapanberunsur lslam yang pendek dalam bahasaArab dan kebiasaanya ditempatkan ditengahsurat. Kepala surat yang popular ialahQawluh al-haqq. Namun, MSS 2285menggunakan Ya Qadi al-hajat dan MSS1536 menggunakan Al-mustahaq. PilihanUngkapan kepala surat disesuaikan dengantujuan surat ditulis dan hubungan antarapengirim dan penerimanya. Pilihankedudukan ianya ditulis pula ditentukan olehdarjat pengirim/penerima. Menurut R.J.Wilkinson kepala surat yang ditulis di tengahdi atas teks bermakna darjat pengirim/penerima adalah sama. Jika ditulis agak kiriseperti di MSS 2873, darjat pengirim adalahlebih rendah daripada penerima dan bagikepala surat yang ditulis di sebelah kananbermakna darjat pengirim lebih tinggidaripada penerima.

vi. Puji-pujianBeberapa baris awal warkah diperturunkanpuji-pujian yang menyatakan nama, gelarandan alamat pengirim dan penerima warkahyang disusun dalam bahasa yang amat indahdan mulia, yang kadangkala menggunakiasan alam semesta. Puji-pujian inimencerminkan kekayaan bahasa istana viii.kesultanan Melayu pada zaman silam, sepertiyang ternyata di MSS 1536 yang bermuladengan ayat Surat yang amat tulus ikhlasyang tiada menaruh lupa dan lalai melainkancinta ingatan yang kebajikan jua selamanyaselagi ada peredaran cakrawala, mataharidan bulan,

vii. Isi kandunganBahasa pada isi kandungan warkah lebihsederhana, tidak berbunga-bunga danmeleret-leret seperti pada puji-pujian. Iaadalah sumber primer yang menggambarhubungan diplomatik, politik dan ekonomiyang menjadi sumber rujukan penting dalam ix.mengkaji perkembangan bahasa dan ejaanMelayu. Daripada 17 helai warkah yang

dibicarakan ternyata isi kandungan warkahmeliputi politik, diplomatik dan jalinanhubungan mesra. Surat balasan kebiasaannyadinyatakan tarikh ianya diterima olehpengirim dan kenyataan penerima fahamakan maksud surat Misalnya, MSS 2479menyatakan ... adapun dengan segala sukahati kita sudah terima suratnya sahabat kitayang termaktub kepada... MSS 1536menunjukkan hubungan politik di manaResiden Pahang memohon bantuan SultanZainal Abidin Terengganu membantunyamenangkap 9 orang yang membunuh orangPerancis di Tembeling, Hulu Pahang.Kebanyakkan warkah ditulis keranawujudnya jalinan persahabatan, hubunganmesra dan perasaan saling hormatmenghormati di antara Gabenor-Jeneral danSultan dan antara kerabat diraja di KepulauanMelayu. Penggunaan perkataan ayahandadan adinda yang digunakan juga olehGabenor-Jeneral melambangkan peng-hormatan dan memperkukuhkan lagiperhubungan mereka. Raja-raja Melayu pulameninggalkan wasiat melalui warkahmengenai Pembahagian harta yang jugamewasiatkan peraturan Upacarapengkebumian mereka.

HadiahAda kalanya warkah diiringi dengan hadiahsebagai tanda persahabatan. Misalnya dalamMSS 2873 warkah Otto Van Rees kepadaSultan Syarif Yusuf disertakan dengan hadiahbekas gula, kopi dan teh khas untuk pengantin.Sultan Uthman pula telah menghadiahkan 3buah kitab kepada Jeneral KommissarisA.Prins. Kerabat diraja juga menghantarhadiah sesama mereka. Sultan Idris Perakmengirim kayu kemuning untuk dibuat keriskepada Tengku Mahmud yang berada dinegeri Kelantan sebagai balasan hadiahberupa kain sutera daripada Tengku Mahmud.

PenutupWarkah Melayu diakhiri dengan ayat yangmenyatakan tarikh, tempat dan masa ia



ditulis yang dipisahkan daripada isikandungan surat. Perkataan yang lazimdigunakan ialah termaktub, tertulis dan adajuga mengguna diberi, disunting dimana saizperkataan ini lebih besar daripada isikandungan, untuk menandakan akhirnyasurat. Tarikh yang dirujuk ialah tarikh Hijriahbagi warkah diraja dan tarikh Masihi bagiwarkah Gabenor-Jeneral yang diberipersamaannya dalam tarikh Hijriah.

x. Sampul suratWarkah sudah pastinya dikirim dalamsampul surat. Namun, koleksi warkah yangyang diperolehi oleh Pusat ManuskripMelayu tidak disertakan dengan sampulsurat, mungkin telah rosak atau hilang.Warkah Melayu lama mencerminkanketinggian budi bahasa dan sopan santunorang Melayu di samping memperlihatkankehalusan kesenian kita. Banyak yang bolehdikaji dari sekeping Warkah tulus ikhlas yangperlu dikumpul dan dipulihara.

PENUTUP

Koleksi warkah Melayu lama di dalam simpananPusat Manuskrip Melayu, Perpustakaan NegaraMalaysia tidak banyak, namun sedikit sebanyak ianyadapat memberi gambaran kepada kita mengenai senisurat menyurat masyarakat Melayu, peribadipenerima dan pengirim serta sejarah perhubungansultan-sultan dan pemerintah asing pada abad ke-19.Sebagaimana manuskrip Melayu, karya penulisanwarkah Melayu lama yang ditulis tangan ini jugaperlu diselamatkan dan dipulihara supaya ianya tidakterbiar daripada terdedah kepada pelbagai gejala yangboleh merosak dan memusnahkannya. PusatManuskrip Melayu akan terus mempergiatkanperolehan koleksi warkah agar ianya dapat dikumpuldan dipulihara untuk dijadikan bahan kajian danditatap oleh generasi akan datang.



RUJUKAN

Klerck, E.S.De. History of the Netherlands EastIndies. Amsterdam: B.M. Israel Nv, 1975.

Gallop, Annabel Teh. The Legacy of the Malay Letter= Warisan Warkah Melayu. London: TheBritish Library, 1994.

Ab. Razak Ab. Karim. 1999. Penggunaan Cap MohorDalam Warkah-Warkah Melayu Lama: suatutinjauan aspek penggunaan bahasa. JurnalFilologi Melayu, Jilid 7: 1-27.

Catalogue of Malay, Minangkabau and SouthSumatran Manuscripts in The Netherlands;compiled by Teuku Iskandar. Leiden:Universiteit Leiden, 1999.

Gallop, Annabel Teh dan Arps, Bernard. GoldenLetters: writing traditions of Indonesia = SuratEmas: budaya tulis di Indonesia. London: TheBritish Library, 1991.

Rahmat Ghazali. Puji-pujian kalam Warkah klasikMelayu. Dewan Bahasa. Jilid 1, bilangan 3,Mac 2001: 21-30.



PERANAN PROFESIONAL MAKLUMAT DIPERPUSTAKAAN AKADEMIK DI MALAYSIA

Wan Ab. Kadir Wan Dollah*dan

Asmad Rizal Umar**

ABSTRACTThis article tries to discuss the role of the information professional in academic libraries in

Malaysia. It begins with the clarification of the concept of information professional and then ithighlights the main role of the information professional in enhancing the academic library services

in Malaysia

KEYWORDS: Information, lnformation Professional, Academic Library and Malaysia

PENGENALAN

Peranan profesional maklumat dalam penyediaan danpenyebaran maklumat di perpustakaan akademikkhususnya dan kepada seluruh anggota masyarakatumumnya memang tidak dapat dinafikan. Ledakanmaklumat serta kepesatan kemajuan dalam bidangteknologi komunikasi maklumat (ICT) serta dasarkerajaan mewujudkan Koridor Raya Multimedia(MSC) di Malaysia kini telah menjadikan tugasprofesional maklumat lebih mencabar di manamereka perlu memahirkan diri dengan pengetahuanbaru yang serba canggih agar dapat memberikanperkhidmatan yang lebih menarik kepada parapengguna.

Seseorang profesional maklumat mempunyaipelbagai tanggungjawab (multi-dimentionalresponsibilities) yang tidak terbatas kepadapersekitaran perpustakaan semata-mata (four wallsof libraries) rnemandangkan kepesatan sistemelektronik dan sambungan serta pengeluaranmaklumat dalam bentuk elektronik yang semakinberleluasa. Peranan profesional maklumat juga tidaksemata-mata tertumpu kepada perolehan bahan danpengkatalogan serta Pengkelasan malah lebihdaripada itu pengurusan, pentadbiran dan penyebaranmaklumat elektronik secara global.

Perpustakaan akademik merupakan khazanah ilmuyang amat berharga dan tercanggih di negara iniditinjau di segi infrastruktur, koleksi dan pengurusandi samping peruntukan bagi pembangunannya yangbesar. Terdapat perpustakaan utama di setiapUniversiti dan perpustakaan yang lebih khusus dalamfakulti dan juga cawangan-cawangan Universitiberkenaan di seluruh negara. Ia ditubuhkan bagimembantu aktiviti pengajaran, pembelajaran sertapenyelidikan. Perpustakaan akademik di institusipengajian tinggi yang sememangnya menjadi tulangbelakang di dalam menyediakan pelbagai sumbermaklumat melalui pelbagai media seperti media cetakdan elektronik yang memerlukan profesionalmaklumat yang berkemahiran tinggi terutamanya didalam bidang ICT bagi memastikan penyebaranmaklumat yang cepat dan tepat kepada penggunamenjadi satu kenyataan.

PROFESIONAL MAKLUMAT DIPERPUSTAKAAN AKADEMIK

Profesional maklumat adalah suatu karier yangmengkhusus kepada kerja-kerja berkaitan denganmaklumat seperti memilih, mengorganisasi,menyimpan, memulihara dan menyebarkanmaklumat. Mereka perlu memiliki tahap kelulusan

* Pensyarah, Fakulti Pengajian Maklumat, Universiti Teknologi MARA. Shah Alam,** Pustakawan, Bahagian Katalog, Universiti Teknologi MARA, Shah Alam,



akademik tertentu serta mempunyai kemampuan dankemahiran yang khusus untuk melaksana pelbagaitugas dan tanggungjawab. Terdapat pelbagai kategoridan nama jawatan dalam konteks profesionalmaklumat yang termasuk para pengamal(practitioners), pakar maklumat dan ahli sainsmaklumat. Di perpustakaan akademik, nama jawatanyang sering digunakan yang merujuk kepadaprofesional maklumat adalah pustakawan.

Untuk menjadi pustakawan di perpustakaanakademik, seseorang itu perlulah mempunyaikelayakan yang telah ditetapkan atau dikeluarkanoleh sesuatu badan tertentu yang badan tersebut telahmendapat pengiktirafan secara global.

Dalam konteks negara Malaysia, terdapat beberapainstitusi pengajian tinggi yang melatih danmengeluarkan para pustakawan yang profesional. Initermasuklah Universiti Teknologi MARA, UniversitiMalaya, Universiti Kebangsaan Malaysia danUniversiti Islam Antarabangsa. Kelayakan ataupengiktirafan yang diberi merupakan Ijazah SarjanaMuda Kepujian dalam bidang Sains Perpustakaan danMaklumat atau Ijazah Sarjana dalam bidang SainsPerpustakaan dan Maklumat. Dengan adanyakelulusan ini maka seseorang itu layak bertugas ataudigelar sebagai seorang pustakawan yang profesional.

Namun demikian, kelayakan lain seperti IjazahSarjana Muda Kepujian dalam pelbagai bidang danmempunyai Diploma Lanjutan Sains Perpustakaanjuga membolehkan seseorang itu dilantik sebagaipustakawan di perpustakaan akademik. Denganadanya kelayakan seperti yang disebutkan di atasmaka profesional maklumat dapat memberiperkhidmatan yang lebih mantap dan berkesankepada para pengguna di perpustakaan akademik.Jadual 1 dibawah menunjukkan bilangan profesionalmaklumat di perpustakaan akademik di Malaysia:

Jadual 1 : Profesional Maklumat di InstitusiPengajian Tinggi Awam Di Malaysia

Nama Universiti

Universiti Malaya

Universiti Kebangsaan Malaysia

Universiti Sains Malaysia

Universiti Teknologi Malaysia

Universiti Putra Malaysia

Universiti Utara Malaysia

Universiti Islam Antarabangsa

Universiti Malaysia Sabah

Universiti Malaysia Sarawak

Universiti Pendidikan Sultan Idris

Universiti Teknologi MARA(Shah Alam sahaja)

BilanganProfesionalMaklumat

39

36

24

30

32

20

22

3

3

4

43

Jadual di atas menunjukkan bilangan profesionalmaklumat di perpustakaan akademik di InstitusiPengajian Tinggi Awam (IPTA) tempat merekabertugas sebagaimana pada Januari 2000. Iamenunjukkan IPTA yang telah ditubuhkan lebih 20tahun seperti Universiti Teknologi MARA, UniversitiMalaya (UM), Universiti Kebangsaan Malaysia(UKM), Universiti Sains Malaysia (USM) sertaUniversiti Teknologi Malaysia (UTM) mempunyailebih dari 24 orang profesional maklumat. ManakalaIPTA yang baru ditubuhkan iaitu kurang dari 16 tahunseperti Universiti Utara Malaysia (UUM), UniversitiMalaysia Sabah (UMS) dan Universiti MalaysiaSarawak (UNIMAS) mempunyai jumlah profesionalmaklumat yang lebih rendah. Bilangan ini adalah



berkait rapat dengan jumlah koleksi yang terdapat disesuatu perpustakaan akademik itu. Misalnya,Perpustakaan Tun Abdul Razak, UiTM mempunyailebih 600 ribu koleksi pelbagai jenis bahan dengansebanyak 43 orang profesional maklumat.

Kepentingan profesional maklumat di dalammenyediakan perkhidmatan yang berkesan kepadapara pelajar, pensyarah serta penyelidik diperpustakaan akademik adalah ketara. Peranan utamamereka adalah untuk memastikan maklumatdiorganisasikan dengan baik dan pengguna diberitahutentang perkhidmatan yang ditawarkan. Mereka jugaperlulah aktif dan berusaha menggunakan teknologibaru dan cuba mempelbagaikan bahan maklumatuntuk para pengguna.

Jika mereka menganggap diri mereka profesionalmereka perlulah memastikan tahap perkhidmatanyang ditawarkan memuaskan hati semua pihak.Menurut Knox (1989):

'People outside each profession also have aninterest in the quality of professionalperformance, because they are greatly affectedby the decisions made by professionals. Suchdecisions reflect, among other things,traditions, state-of-the-art, guidelines forpractice within each nation, and the interestsome people have in influencing the qualityand distribution of professional practice.' (p.373)

Satu cabaran utama yang perlu dihadapi olehprofessional maklumat adalah perubahan yang pesatdi segi teknologi maklumat. Menurut Dianes Holmes(1990), teknologi maklumat adalah satu perkara yangmenerangkan tentang teknologi yang membolehkankita merekod, menyimpan, memproses, mendapatkankembali dan menghantar maklumat. Ini jugamenerangkan tentang teknologi moden sepertikomputer, faks, tranmisi, mikrografik,telekomunikasi dan mikroelektronik.

Teknologi maklumat (IT) telah berkembang denganmeluas dan pesat serta telah menjadi sebahagiandaripada kehidupan kita. Penggunaan pesat teknologi

maklumat di perpustakaan akademik di institusipengajian tinggi telah membuktikan kesedaranterhadap penggunaan teknologi maklumat dikalangan ahli akademik dan pelajar yang kianbertambah. Teknologi maklumat merupakan sumbermaklumat yang sangat penting dan tidak bolehdiketepikan dan hanya perlu dipelajari, difahami dandipraktikkan supaya kita perlu mahir supaya dapatmenggunakannya dengan berkesan.

Sebagai pustakawan dan profesional maklumat didalam perpustakaan akademik, kemahiran dalammenggunakan teknologi maklumat dapat membantupara pelajar atau para pengguna mengakses bahandengan cepat dan tepat seperti yang diinginkan.Beberapa isu yang memerlukan penyelesaian adalahseperti berikut:

a. Kecanggihan keperluan maklumat daripengguna perlu diberi perhatian danpenekanan.

b. Teknologi maklumat akan menjadisangat sukar dan kompleks.

c. Keperluan untuk merekabentuk semulasistem maklumat dengan menggunateknologi baru di dalam perpustakaanakademik.

d. Tugas profesional maklumat mengawasirangkaian maklumat yang semakincanggih.

e. Implikasi perundangan terhadap aktivitipertukaran maklumat di kalanganrangkaian akan memberi kesan dankesedaran kepada profesional maklumat,saintis maklumat dan pengguna.

f. Peranan profesional maklumat di dalammelatih dan membentuk penggunasupaya dapat menguasai penggunaanteknologi maklumat.

Program seperti pendidikan pengguna, orientasiperpustakaan, kursus kemahiran maklumat ataulibrary skills yang diajar kepada pelajar-pelajarmemungkinkan dapat mengurangkan masalahterhadap isu-isu di atas. Selain dari itu penggunaanoptik-fiber, perkembangan dan penggunaanrangkaian digital dapat membantu di dalammengangani isu-isu tersebut.



Perkhidmatan Rujukan dan Maklumat merupakanperkhidmatan yang sangat penting untuk membantupengguna dalam membuat pencarian maklumat bagitujuan tertentu seperti penyelidikan danpembelajaran. Pengguna akan dibantu serta diajarbagaimana untuk mendapatkan atau mencarimaklumat, mengguna katalog, indeks, abstrak, caramembuat penyelidikan dan dengan inimemungkinkan pengguna dapat mengoptimumkanpenggunaan sumber maklumat dan memaksimumkanpengaksesan maklumat.

Wahyudin Sumpeno (1994) menyatakan bahawaperkhidmatan rujukan dan maklumat ini sebagaisebuah perkhidmatan yang memberi khidmat tunjukatau petunjuk. Manakala William A. Katz pulamenyatakan bahawa perkhidmatan rujukan danmaklumat sebagai perkhidmatan yang menjawabpertanyaan-pertanyaan secara efektif dan efisyen.

Perkhidmatan rujukan dan maklumat ini memberiperkhidmatan bercirikan bantuan secara langsung dansecara profesional. Perkhidmatan yang diberikanmempunyai beberapa tujuan tertentu iaitu:

• membantu pengguna dalam mendapatkanmaklumat

• memastikan pengguna mampumengeksploitasikan sumber-sumber

• Untuk menyesuaikan pengguna dengansuasana di perpustakaan

• Untuk menunjuk ajar cara-cara betulmenggunakan perpustakaan

Oleh itu, dapatlah kiranya dikatakan perkhidmatanrujukan dan maklumat merupakan perkhidmatanyang disediakan untuk membantu pengguna dalamproses pencarian maklumat. Ia merupakanperkhidmatan yang memerlukan profesionalmaklumat berdepan dan berkomunikasi dengan parapengguna di dalam mempastikan merekamemperolehi maklumat yang diperlukan dengantepat dan cepat. Perkhidmatan rujukan dan maklumatadalah perkhidmatan untuk membantu penggunadalam mendapatkan maklumat bagi tujuanpenyelidikan, pembelajaran dan sebagainya.Perkhidmatan ini meliputi apa juga bantuan kepada

pengguna dalam mencari dan mendapatkanmaklumat. Ia meliputi bantuan dalam mendapatkanatau mencari maklumat; menunjukkan caramenggunakan katalog, bibliografi; indeks danabstrak; membimbing cara menyelidik dalamperpustakaan; mendapatkan bahan dari sumber ataupunca luaran dan mendidik pengguna perpustakaanagar tahu menggunakan sumber-sumber maklumatdalam perpustakaan.

Ciri-ciri perkhidmatan yang diberikan kepada duaiaitu bantuan secara langsung dan bantuan secaraperibadi (direct and personal assistance).Perkhidmatan rujukan dan maklumat diwujudkanbagi membantu pengguna dalam mendapatkanmaklumat; memastikan pengguna mampumengekploitasikan sumber-sumber maklumat yangterdapat di perpustakaan; menyesuaikan penggunadengan suasana di perpustakaan, serta menunjuk ajarcara-cara yang betul menggunakan perpustakaan dansumber-sumber di dalamnya.

Beberapa aspek penting perlu diberi perhatian olehpustakawan rujukan dan maklumat dalam memberiperkhidmatan kepada pengguna. Aspek tersebut ialahmemahami proses menjawab pertanyaan, mengaturstrategi menari dan proses mencari, kualiti diri yangbaik serta kebolehan berkomunikasi dengan baik.Jenis-jenis Perkhidmatan Rujukan dan Maklumatadalah seperti berikut:

• Menyediakan Koleksi Rujukan• Menjawab Pertanyaan Rujukan• Mencari Bahan• Menyusun Bibliografi

Mengindeks dan Mengabstrak Bahan• Perkhidmatan Maklumat Semasa• Perkhidmatan Penasihat Pembaca• Perkhidmatan Maklumat Masyarakat

Program Pendidikan Pengguna seperti OrientasiPerpustakaan

• Perkhidmatan Teknologi Maklumat

Cara bagaimana pustakawan rujukan memenuhikehendak pengguna itu adalah pelbagairnemandangkan pengguna yang mempunyailatarbelakang yang berbeza. Kathleen Kluegel



mengutarakan pendapatnya tentang perlunyamewujudkan satu sistem yang mudah digunakan bagimemenuhi harapan pengguna. Beliau berkata:

"In an era when business enterprise areincreasing their marketing efforts to sellinformation directly to users over the WorldWide Web and the Internet, libraries that donot meet users' expectations of ease of use maystep in ensuring a dynamic and vital future forlibrarians, libraries, and the users who relyon them."

Professor Tom Wilson pula mencadangkan tentangbeberapa bentuk bantuan yang perlu diberikan kepadapengguna. Beliau berkata:

"I suspect that the books and journals will playa lesser role and the role of the librarian willbe to provide a learning support system forthe complex computer-mediated interactionsthat will take place among scholars andbetween teachers and learners."

Peranan dan tanggungjawab baru pustakawan rujukanboleh diringkaskan seperti mana berikut:

1. Proaktif dalam menyediakan bahan-bahanrujukan dan maklumat serta perkhidmatan yangbermutu kepada pengguna. Pustakawan rujukantidak perlu menunggu orang lain memberi arahanatau pengguna meminta bantuan.

2. Cadangan perlu dikemukakan kepada pihakatasan tentang keperluan perpustakaan dan pusatmaklumat dalam memenuhi kehendak penggunadari segi peruntukan kewangan dan dasar ataupolisi pembangunan koleksi bahan rujukanberbentuk elektonik.

3. Membentuk program pendidikan dan latihanpelbagai peringkat bagi memastikan individumempelajari yang diperlukannya. 'ModernInformation Professional ialah membantu orangramai bekerja dengan lebih pintar.

4. Pustakawan perlu mengenali siapa penggunamereka, apakah keperluan maklumat merekaberubah serta bagaimana mereka menggunakanmaklumat.

5. Membentuk serta menggunakan kaedah penilaianbaru bagi bahan-bahan elektronik dan digital.Kaedah penilaian yang ada pada masa kinimungkin sudah tidak sesuai lagi pada masa depankerana jumlah maklumat yang begitu banyakserta berubah dengan begitu pantas dan dalampakej yang pelbagai.

6. Pustakawan rujukan sebagai mediator ataufasiliator dan bukan "intermediary" sebagaimanahari ini. Bantuan yang diberikan bukan setakatbantuan secara bersemuka tetapi bantuan darijauh menggunakan rangkaian komunikasi sepertiInternet melalui halaman Web dan World WideWeb.

7. Memberikan maklumat yang membantu kepadapenyelesaian masalah pengguna dan bukansekadar jawapan kepada soalan pengguna.

Pustakawan rujukan perlu dipersiapkan denganmaklumat dalam dunia elektronik. Persediaan iniperlu disediakan sama ada pada peringkat pra-perkhidmatan ataupun pada peringkat dalamperkhidmatan akibat daripada perubahan ciri-cirimaklumat dalam bentuk elektronik.

Di perpustakaan akademik, tugas profesionalmaklumat sangat penting di dalam menyediakan danmemberi perkhidmatan maklumat yang berkesankepada pelajar, pensyarah dan semua pengguna.Dengan pendidikan dan latihan profesional yangdiberi dan dipelajari, profesional maklumatmemainkan peranan sebagai pengurus maklumat danjuga penyampai maklumat kepada pengguna yangmemerlukannya.

Oleh kerana itu profesional maklumat perlu terlebihdahulu membuat penilaian ke atas semua aspeksemasa merancang perlaksanaan sistem maklumatdan perkhidmatan berasaskan teknologi mencaribahan dan maklumat.

a. Persekitaran maklumat dan berhubungkait didalamnya.

b. Perancangan strategik jangka panjangc. Pemasaran/promosid. Ekonomi maklumate. Analisa masyarakat



f. Membuat penyelidikan dalam perpustakaan(library research)

Institusi pengajian tinggi yang menawarkan programberkaitan pengurusan maklumat perlu memainkanperanan yang penting di dalam menyediakan graduanyang mahir di dalam bidang pengurusan maklumat.

Pihak pengurusan pula perlu memberi latihan caramenggunakan dan mengurus sumber-sumber danperalatan teknologi maklumat kepada semuaperingkat kakitangan. Sebagai contoh, latihan bolehdibuat oleh majikan kepada profesionalmaklumat dan kakitangan bawahan seperti pembantuperpustakaan dan kerani.

Ini adalah penting supaya perkhidmatan akan dapatdiberikan kepada pengguna oleh pembantuperpustakaan atau kerani di dalam menggunakanteknologi maklumat sekiranya tiada profesionalmaklumat pada masa itu.

Demonstrasi mengenai penggunaan teknologimaklumat yang terbaru perlu dibuat atau diatursupaya semua pihak iaitu pengurusan dan profesionalmaklumat dapat membuat penilaian serta dapatmempelajari cara penggunaannya. Dengan ituprofesional maklumat dapat membuat kesimpulandan keputusan yang tepat tentang kebaikan danfaedah sesuatu peralatan dan perisian teknologimaklumat itu sebelum perkhidmatan diberikankepada pengguna, ini ialah kerana profesionalmaklumat merupakan agen penting di dalam memberiperkhidmatan tersebut. Setiap komen danmaklumbalas dari mereka perlu diambil tindakan olehpihak pengurus perpustakaan.

Kemudahan latihan dalam penggunaan teknologimaklumat bagi semua profesional maklumat perludirancang dengan teliti, bukan sahaja dari pihakpenjual sistem dan peralatan teknologi maklumat tetapijuga oleh pihak profesional maklumat da pengurusanperpustakaan supaya sesuatu sistem dan peralatanteknologi maklumat tersebut dapat digunakan dengansemaksima yang mungkin.

Penggunaan teknologi maklumat di perpustakaanakademik memerlukan perubahan cara sesuatu kerjaitu dijalankan dan kakitangan perlu menyesuaikandiri dalam keadaan yang baru, selain dari itu pihakpengurusan pula perlu menyemak helaian kerja dankaitannya antara satu sama lain.

Perubahan yang berlaku memerlukan penyemakansemua struktur organisasi dan penyusunan semulamungkin diperlukan seterusnya. Bagi sesebuahperpustakaan akademik, penyusunan semula strukturorganisasi boleh berasaskan satu model konsep yangterdiri daripada 3 komponen, iaitu:-

a. Pengendalian maklumatb. Merekabentuk sistem aksesc. Menilai keperluan pengguna dan memberi

perkhidmatan

a. Pengendalian MaklumatKomponen pertama menguruskan koleksi yangpelbagai dan mengendalikanmaklumat dalam beberapa format. Meskipunkebanyakan aktivitinya tertumpu kepada bahanbercetak, maklumat juga dikendalikan secara atastalian, mikrofis, CD-ROM, on-line database danmultimedia.

b. Merekabentuk Sistem AksesKomponen kedua ini merekabentuk sistem aksesboleh menumpukan perhatian terhadap fail-failberkaitan dengan pembawa maklumat, termasukfail maklumat elektronik dan juga merekabentukelectronic networking untuk memudahkanpengguna mengakses bahan-bahan rujukan danlain-lain.

c. Menilai Keperluan Pengguna dan MemberiPerkidmatanKomponen ini berhubung dengan pengguna danmempunyai pengguna maklumat sebagai tumpuanutama. Sebagai contoh, komponen ini akanmembina profil pengguna dan ianya akandigabungkan ke dalam sistem mendapat semulamaklumat. Kebanyakan profesional maklumat danpustakawan perlu ditempatkan di komponen ini.



Secara umumnya profesional maklumat yang terlibatdalam pengendalian maklumat dan membentuksistem akses akan dipusatkan. Profesional maklumatyang terlibat dalam memberi dan menilaiperkhidmatan akan berselerak, berfungsi dalamkelompok perkhidmatan iaitu rapat dengan kumpulanpengguna masing-masing.

Profesional maklumat yang peka terhadap kumpulanpengguna ini akan menghasilkan perkhidmatan yanglebih bermutu kerana ianya ditujukan khas kepadapengguna tertentu. Sebagai contoh di PerpustakaanTun Abdul Razak (PTAR) UiTM, BahagianAutomasi memberikan penumpuan kepadaperjalanan sistem maklumat manakala BahagianPerkhidmatan Maklumat menumpukan perhatian didalam penyediaan dan pencarian maklumat.

Penggunaan teknologi maklumat di perpustakaanakademik memerlukan profesional maklumatberhadapan dengan komputer dalam tempoh yangagak lama pada masa memberi perkhidmatan kepadapelajar dan pengguna. Oleh itu untuk memastikankesihatan kakitangan tidak terganggu, aspekergonomic dan bahaya dan penjagaan keselamatansemasa bekerja (occupational safety and hazards)perlu diambil kira di dalam penyediaan alat teknologimaklumat kepada profesional maklumat. Merekajuga perlu diberi masa khas untuk merehatkan mataseketika semasa menjalankan atau menggunakankomputer.

Dari segi peralatan teknologi maklumat yang perlu,adalah dicadangkan supaya setiap profesionalmaklumat diberi satu mikrokomputer sebagaiworkstation yang akan digunakan bagi keperluankerja tempatan dan juga hubungan kepada sistem on-line yang lain. Sebagai contoh hubungan dengansistem jaringan Universiti tempatan, SIRIMLINK,dan lain-lain. Di peringkat tempatan, workstation inijuga boleh dihubung dengan CD-ROM networkingdan juga bertindak sebagai terminal kepada sistempengkomputeran perpustakaan.

Dari workstation tersebut juga hubungan bolehdibuat kepada rangkaian dalam kampus, dalam negeridan negara luar. Profesional maklumat juga dapat

mengakses data luar perpustakaan serta dapatmembuat pertukaran data dan dapat berhubungmelalui mel elektronik (e-mail) di dalam dan luarnegara. Dengan itu, profesional maklumat dapatmeningkatkan lagi daya kreativiti dan mutu tugasserta cepat di dalam mengakses data dan maklumat.Walaupun begitu kebebasan yang diberikan perlulahdigunakan sebaik mungkin oleh profesionalmaklumat akademik. Ianya janganlah disalahgunakanwalaupun terdapat kemungkinan berlakunya keadaanini. Pengawasan yang baik dari pihak pengurusanmemungkinkan salahguna workstation atau komputerperibadi itu dapat dielakkan.

Profesional maklumat perlu memastikan tempat yangsesuai di dalam menempatkan terminal-terminalseperti OPAC (Online Public Access Catalogue).Begitu juga kedudukan internet, multimedia,terminal-terminal yang menempatkan stand-alonedatabase seperti GPO (General Periodicals On-Disc)dan BPO (Business Periodicals On Disc) ditempatkandi lokasi atau sudut yang sesuai. Saluran-salurantambahan dalam perpustakaan perlu untukmembolehkan kabel-kabel dipasang untukpenggunaan teknologi maklumat. Pemasangan kabeltambahan di luar bangunan mungkin dapat digunakanuntuk jaringan hubungan dengan kawasan luar.Profesional maklumat juga perlu menyediakan satujanakuasa back-up sekiranya bekalan elektrikterputus. Sistem UPS perlu ada untuk tujuanmengelakkan data dari hilang daripada pengkalandata.

Isu yang penting yang selalu timbul di perpustakaanakademik ialah di mana pelajar tidak tahumenggunakan peralatan teknologi maklumat. Hal inimenyebabkan timbulnya masalah kepada pelajar,pengguna-pengguna dan profesional maklumatsendiri. Sekiranya pelajar tersebut cuba mencarisendiri maklumat, sedangkan beliau tidak tahumenggunakan peralatan teknologi maklumat tersebut,boleh menyebabkan data akan hilang dankemungkinan peralatan teknologi maklumatmengalami kerosakan.

Terdapat juga pengguna yang boleh mencari bahanatau maklumat dengan menggunakan peralatan



teknologi maklumat. Tetapi isu yang timbul di siniialah mereka masih kurang mahir untukmenggunakannya. Ini akan menyebabkan data yangdiperoleh mungkin tidak lengkap. Artikel-artikel jugatidak dapat dicetak. Keadaan ini juga mungkinmenyebabkan perisian komputer akan rosak.Keadaan ini menyebabkan profesional maklumatterpaksa memberi tunjuk ajar kepada pengguna caramenggunakan peralatan tersebut. Sekiranya ramaipengguna yang kurang mahir atau tidak tahumenggunakan teknologi maklumat pada masa yangsama, maka ia akan menyulitkan pegawai yangbertugas untuk menyelesaikan masalah mereka. Olehkerana itu pegawai atau profesional maklumatbertugas perlu meminta pertolongan dari profesionalmaklumat lain sekiranya timbul masalah di atas.Dengan itu pelajar dapat mencari bahan ataumaklumat yang diperlukan oleh mereka.

Selain dari perkara yang dibincangkan di atas, faktor-faktor berikut boleh menyebabkan maklumat tidakboleh diperolehi atau dapat dikesan iaitu: -

i) Pengguna yang nakal boleh mengubahatau menggunakan configuration untuk

mengakses bahan pornografik. Inimemungkinkan berlaku kerosakankepada sistem komputer danmenyebabkan maklumat lain tidak dapatdiakses.

ii) Pengguna tidak tahu membuat pencarianatas talian, (online)

iii) Pengguna tidak tahu membuat pencariandengan menggunakan samada carakeyword search, index search, atauBoolean search.

iv) Pengguna tidak tahu menggunakanmultimedia dan mungkin menyebabkanberlaku kerosakan sistem. Ini bolehmenyebabkan maklumat tidak dapatdiperolehi.

Kesimpulannya, peranan profesional maklumat diperpustakaan akademik adalah penting sejajar denganstatus sesuatu institusi pengajian tinggi itu sendirisebagai pusat kecemerlangan ilmu dalam pelbagaibidang. Para profesional maklumat khususnya parapustakawan perlulah melengkapkan diri denganpengetahuan yang secukupnya untuk meningkatkanperkhidmatan.



RUJUKAN

Katz, William A. Introduction to reference workvolume I: basic information sources. 6th ed. NewYork: McGraw-Hill, Inc., 1992.

Knox, A. B. 'Continuing education of theprofessional'. In Lifelong education for adults:an international handbook. Oxford: PergamonPress, 1989.

Kohl, David F. Cataloging and catalogs: a handbookfor library management .California:. ABC-Clio,1986.

Line, Maurice B. Academic library management.London: Library Association, 1990.

Raja Abdullah Yaacob and Wan Ab. Kadir WanDollah. Self Instructional Material: Informationsources and management. Shah Alam: UiTM,2001.

Shera, Jesse H. The foundations of education forlibrarianship. New York: John Wiley and Son,Inc., 1972.

Wiegand, Wayne A. and Davis, D. G. Encyclopediaof library history. New York: Garland, 1994.



PENGAUTOMASIAN PUSAT SUMBERSEKOLAH MENENGAH:

PENGALAMAN PUSAT SUMBER SEKOLAHSMK HULU KELANG DI

NEGERI SELANGOR DARUL EHSANTiew Wai Sin*

ABSTRAKMelaporkan sejarah pengautomasian Pusat Sumber SMK Hulu Kelang, Gombak, Selangor Darul

Ehsan serta menghuraikan langkah-langkah yang telah diambil untuk menjayakan programberkenaan.

PENGENALAN

Rencana ini bertujuan merakamkan usaha,proses serta pengalaman Pusat SumberSekolah (PSS) SMK Hulu Kelang dalam

menjayakan pengautomasian Pusat Sumber Sekolah(PSS) SMK Hulu Kelang. Rancanganpengautomasian PSS sekolah ini Sebenarnya telahbermula sejak pertengahan tahun 1999 danberlanjutan sehingga awal tahun 2002. Usahapengautomasian Pusat Sumber Sekolah (PSS) SMKHulu Kelang adalah sejajar dengan dasar KementerianPendidikan Malaysia dalam membawa corakpendidikan bertaraf dunia yang lebih maju dan terkini.Justeru itu, Kementerian Pendidikan Malaysia telahmemperkenalkan dunia telekomunikasi dan teknologimaklumat dalam bidang pengajaran dan pembelajarandengan mewujudkan institusi Pusat SumberElektronik. Pusat Sumber Elektronik merupakan satutempat yang menyediakan perkhidmatan dankemudahan serta koleksi bahan pengajaran danpembelajaran secara sistematik dalam pelbagaisumber sama ada cetak atau elektronik. Dalam padaitu, Pusat Sumber Elektronik juga membolehkan parapengguna mendapat maklumat dengan cepat dan tepatke arah membentuk masyarakat Malaysia yang celikmaklumat dan celik komputer. Untuk itu, BahagianTeknologi Pendidikan dengan kerjasama Telekom

Malaysia Berhad dan MIMOS telah memulakanprojek rintis yang dikenali sebagai "RangkaianMunsyi". Dalam projek tersebut sebanyak 14 buahsekolah menengah yang antaranya terletak dalambandar dan luar bandar, berasrama dan tidakberasrama, sekolah agama, sekolah baru dan sekolahyang telah lama ditubuhkan telah dipilih untukmelaksanakan konsep dan penggunaan Pusat SumberElektronik. Menteri Pendidikan Malaysia, Dato SeriMohd Najib bin Tun Abdul Razak telah merasmikanprojek rintis Pusat Sumber Elektronik RangkaianMunsyi pada 18 Mac 1996 di Sekolah MenengahAhmad, Pekan, Pahang. Oleh yang demikian, prosespengautomasian PSS SMK Hulu Kelang adalahlangkah yang positif ke arah mewujudkan PusatSumber Elektronik.

Latar Belakang Sejarah Pss Smk Hulu Kelang

Pusat Sumber Sekolah SMK Hulu Kelang telahdiwujudkan sejak sekolah ini mempunyaibangunannya yang tersendiri pada tahun 1971. KiniPSS SMKHK sudah berusia lebih kurang 31 tahun.PSS memainkan beberapa peranan penting dalamproses pengajaran dan pembelajaran denganmenyediakan pelbagai jenis perkhidmatan kepadasemua penggunanya iaitu para pelajar, guru-guru danstaf sokongan sekolah.

* Penyelaras Pusat Somber Sekolah, Sekolah Menengah Kebangsaan Hulu Kelang, Km 7, Jalan Ulu Kelang, Selangor Darul Ehsan,E-mel: [email protected]



Koleksi Bahan

Setakat tahun ini, koleksi buku ialah sebanyak 7,261buah dengan Pertambahan tahunan lebih kurang 200buah kebanyakannya diperolehi melalui pembelian.Dalam pada itu, jumlah koleksi alat bantu mengajarialah 624 yang merangkumi pita audio, pita video,kit permainan, carta-carta, peta-peta, transparensi,slaid dan lain-lain lagi. Pertambahan tahunan untukbahan bantu mengajar ialah lebih kurang 30 bahansahaja. Seterusnya, PSS juga membuat langgananterbitan bersiri sebanyak 10 judul manakala 17 judulditerima secara percuma. Selain itu, PSS jugamembuat langganan 4 jenis suratkhabar dalamBahasa Melayu, Bahasa Inggeris dan Jawi.

Kakitangan Pss

Dasar dan polisi PSS SMK Hulu Kelang ditentukan olehsatu Jawatankuasa Induk PSS yang dipengerusikan olehPengetua Sekolah manakala sebuah Jawatankuasa KerjaPSS akan melaksanakan segala dasar serta polisi yangtelah ditetapkan oleh Jawatankuasa Induk PSS. Dalampada itu, Pusat Sumber Sekolah pula dikelolakan olehseorang guru yang bertugas sebagai Penyelaras PusatSumber dengan dibantu oleh satu jawatankuasa guru-guru PSS yang terdiri daripada 15 orang guru. Padatahun 2002 terdapat seorang kerani perpustakaan yangbertaraf Pembantu Am Rendah telah bertugas sepenuhmasa di PSS SMK Hulu Kelang. Apabila PSS dibukapada waktu persekolahan, PSS dipertanggungjawabkankepada seramai lebih kurang 10 pengawas PSS yangbertugas mengikut giliran dibawah jagaan keraniperpustakaan dan guru-guru PSS untuk memberiperkhidmatan kepada warga sekolah.

Masalah-Masalah Sistem Manual Semasa

Masalah utama sistem manual semasa ialahpengkatalogan. Sebelum proses pengkatalogan, PSSperlu menghadapi masalah pengemaskinian buku rekodperolehan buku dan bahan bukan buku. Banyak borangdan butir-butir terpaksa dicatat dalam buku-bukutersebut. Selain itu, terdapat masalah hinggakan dalampengkatalogan buku-buku dan bahan bantu mengajar.Ini kerana proses pengkatalogan buku dan bahan bantumengajar mengambil masa dan tenaga kerja yangbanyak. Misalnya, nombor panggilan untuk setiap buku

terpaksa ditentukan dengan menggunakan systempengelasan Perpuluhan Dewey. Selain itu, butir-butirbibliografi termasuk trasing perlu dicatat dalam satu slipkerja. Seterusnya, kad-kad katalog akan ditaip. Selainitu, satu kad senarai rak juga perlu disediakan untuksetiap judul. Semua kad katalog yang telah disediakanakan disusun mengikut abjad dalam satu kabinet secaraterpisah. Tambahan pula, guru-guru PSS terpaksamengajar di kelas dan tidak dapat menyelesaikantunggakan buku-buku pada masa yang ditetapkan.Ekoran daripada tunggakan itu, pengguna-penggunaPSS tidak mendapat mengesan dengan cepat dan tepatkoleksi PSS.

Selain itu, wujud masalah sirkulasi dimana peminjamyang lambat memulangkan buku tidak diingatkandengan cepat kerana kerja mengenalpasti merekamengambil masa dan proses Peringatan agak rumitdilakukan sama ada secara bertulis atau lisan.Tambahan pula, ada peminjam yang memberi alasanbahawa buku pinjaman mereka telah dipulangkantetapi tidak tercatat.

Memandangkan wujudnya pelbagai masalah dalampengurusan PSS adalah wajar diautomasikan PSSdemi kebaikan semua pihak supaya PSS dapatmemainkan peranan yang lebih berkesan sebagaipusat maklumat untuk menjayakan proses pengajarandan pembelajaran.

DEFINISI PENGAUTOMASIAN PSS

Pengautomasian PSS ialah penggunaan komputeruntuk melaksanakan operasi-operasi asaspemerosesan bahan-bahan koleksi seperti perolehandan pengkatalogan serta fungsi sirkulasi bahan-bahanyang sebelum ini dikendalikan secara manual olehkakitangan PSS. Dengan itu, pengautomasian PSSberlaku apabila wujud proses mengintegrasikanteknologi maklumat dan komputer dengan sumberpengurusan dan pentadbiran PSS. Proses inikemudiannya akan melibatkan pengintegrasianteknologi maklumat dengan sumber pengajaran danpembelajaran di dalam dan di luar sekolah ke arahpusat sumber berelektronik yang Semestinya dapatmeningkatkan kecemerlangan dan mutu pendidikandi sekolah.



MATLAMAT PENGAUTOMASIAN PSS

Matlamat utama pengautomasian PSS adalah untukmenaikkan taraf PSS sekolah tradisional kepada PusatSumber Berelektronik supaya dapat memainkanperanan yang lebih berkesan dalammempertingkatkan lagi proses pengajaran danpembelajaran demi mencapai kecemerlangan disekolah.

OBJEKTIF-OBJEKTIFPENGAUTOMASIAN PSS

Objektif pengautomasian PSS adalah untuk:

1. Meningkatkan kecekapan sistem pengurusanorganisasi bahan PSS dari segi perolehan bahan,pengkatalogan, sirkulasi dan perkhidmatanpengguna.

2. Meningkatkan kecekapan sistem pentadbiran danpengurusan PSS dari aspek pengurusan sumbermanusia, pembangunan prasarana, perkakasandan peralatan.

3. Menggalakkan perkembangan literasi komputerdan teknologi maklumat di kalangan kakitangansekolah dan warga sekolah.

4. Memudahkan urusan mengakses maklumat ataudata koleksi PSS.

5. Memudahkan pengurusan analisis data danpenilaian PSS.

SEJARAH MEREALISASIKANPENGAUTOMASIAN PSS

Menyedari bahawa Malaysia sedang giat berkembangke era teknologi maklumat adalah menjadi impiansemua sekolah untuk mengautomasikan PSS mereka.Dewasa ini, dunia komputer menjadi semakin pentingkerana dapat menyimpan dan mengurus semua datadan maklumat dengan cepat serta tepat. Idea danilham untuk mengautomasikan PSS adalah daripadapihak guru PSS yang didukung oleh Penyelaras PusatSumber Sekolah, Encik Tiew Wai Sin, Ketua GuruPerpustakaan, Puan Aliza bt Adnan serta sokonganpadu daripada Puan Meriam bt Yaakub, PengerusiAJK Kerja PSS dan Puan Saripah bt Paidi selakuPengerusi AJK Induk PSS dan Pengetua SMK HuluKelang.

Peninjauan Perisian-perisian Pengautomasian Pss

Pada bulan Mei 1999, Penyelaras PSS, Encik TiewWai Sin dan Ketua Guru Perpustakaan, Puan Aliza btAdnan telah membuat tinjauan Program CDS ISISyang digunapakai oleh Pusat Dokumentasi. BahagianPerancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan,Kementerian Pendidikan Malaysia. Walaupunpenggunaan program CDS ISIS adalah percuma,didapati sukar digunakan kerana terlalu teknikal untukmewujudkan sistem pengautomasian menggunakanCDS ISIS. Setahun kemudian, pada 19.7.2000,Penyelaras PSS dan Ketua Guru Perpustakaan sekalilagi telah melawat Pusat Sumber Pendidikan NegeriWilayah Persekutuan di Jalan Semarak, KualaLumpur dan Pusat Sumber Pendidikan NegeriSelangor di Shah Alam untuk meninjau sistemautomasi yang digunapakai mereka. Namun demikian,didapati kedua-dua sistem mereka tidaklah begitusesuai untuk PSS SMK Hulu Kelang. Seterusnya, pada29.7.2000, beberapa guru PSS telah melawat ke SMKTaman Connaught, Kuala Lumpur untuk melihatsistem automasi UniSumber yang digunapakai disekolah tersebut. Namun demikian, sistem tersebutterlalu mahal untuk diperolehi PSS. Dalam pada itu,guru-guru PSS dan pelajar-pelajar telah mengunjungiPesta Buku Antarabangsa yang diadakan di PusatDagangan Dunia PUTRA. Dalam pesta buku tersebut,Syarikat Multiple Portfolio, Sungai Petani, Kedahtelah memperkenalkan sistem automasi mereka yangbernama "Pustakawan". Oleh kerana kesuntukanmasa, guru-guru PSS hanya mendapat sedikitsebanyak pendedahan terhadap sistem tersebut.

Oleh itu, pada bulan Ogos 2000, pihak PSS SMKHulu Kelang telah menjemput syarikat tersebut untukmembuat penerangan lanjutan tentang programautomasi "Pustakawan". Sistem "Pustakawan"merupakan sebuah sistem yang direka khas untuk digunakan di perpustakaan di sekolah rendah dansekolah menengah oleh Syarikat Multiple Portfolioyang berpusat di Sungai Petani, Kedah denganbantuan dan kerjasama Bahagian TeknologiPendidikan serta Pusat Sumber Pendidikan Negeri..Program ini di bangunkan untuk memenuhi ciri-ciriberikut iaitu cepat, mudah, mesra pengguna danselamat. Sistem ini juga mempunyai ciri-cirikeselamatan agar sistem ini tidak akan dicerobohi



oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Olehitu, setiap pengguna akan diberikan satu katakunciuntuk memasuki sistem ini dan katakunci ini haruslahdirahsiakan. Dengan itu, pihak-pihak luar tidak dapatuntuk mencerobohi sistem tersebut.

Seterusnya, data untuk setiap bahan akan disimpandalam pangkalan data. Bahan-bahan ini mempunyaikod yang unik. Butir-butir bahan atau media ini turutdisimpan untuk memudahkan pencarian bahan kelak.Sistem ini juga membekalkan modul sirkulasi dimanaproses peminjaman dan pemulangan bahan dapatdilakukan dengan cepat dan tepat. Setiap kalipinjaman dilakukan, nombor ahli peminjam, tarikhpinjaman dan tarikh pulangan akan dimasukkan untukmemudahkan pencarian bahan apabila dikehendaki.Ini kerana semua bahan akan diberikan nomborperolehan yang unik. Oleh itu dengan memasukkannombor perolehan dan nombor ahli, transaksipinjaman akan disimpan di dalam pangkalan datauntuk direkodkan. Rekod ini boleh dicapai semulauntuk proses pemulangan dan juga penyemakanpinjaman melalui laporan.

Pemulangan bahan juga menjadi lebih mudah keranadata-data pinjaman telah disimpan di dalampangkalan data dan proses pencapaian akan menjadilebih cepat. Bahan-bahan yang lambat dipulangkanakan dikenakan denda secara automatik. Begitu jugabahan yang telah dihilangkan, harga bahan tersebutakan dipaparkan. Oleh itu pihak pengurusanperpustakaan tidak perlu membazirkan masa mencaridata-data bagi bahan terbabit.

Dalam pada itu, hampir 20 laporan disediakan untukmemudahkan pengurusan pusat sumber. Laporan-laporan ini lengkap dengan maklumat sampingan yangdiperlukan. Laporan-laporan khas seperti kutipandenda, tunggakan ahli dan bahan yang dipinjamdipaparkan dalam laporan. Selain itu, sistem ini turutmenyediakan program untuk memudahkan pencetakanlabel buku dan kad ahli PSS. Dalam pada itu, system"Pustakawan" juga mempunyai Perisian-perisian lainyang berhubung-kait dengan pengurusan danperkhidmatan PSS iaitu katalog awam dalam taliandan S2pN (Perisian Program Nilam). Dengan adanyasemua modul-modul tersebut pengautomasian PSSakan menjadi lebih bermakna, lancar dan cepat

Setelah ditinjau dan dinilai, didapati kos keseluruhansistem tersebut bukanlah terlalu tinggi malahanprosesnya juga tidak terlalu rumit dan sukar.Tambahan pula, sistem tersebut adalah cepat, mudah,mesra pengguna dan selamat untuk digunakan.Dengan itu, setelah berbincang dengan pihakpengurusan sekolah, pihak PSS SMK Hulu Kelangtelah bersetuju membeli sistem automasi tersebutpada 28.9.2000. Dengan itu, sebuah jawatankuasaAutomasi PSS telah ditubuhkan untuk menjayakanprogram pengautomasian PSS SMK Hulu Kelang.

Pelaksanaan Program Pustakawan

Pada fasa ini, pihak sekolah dan PSS SMK HuluKelang telah membuat persediaan awal sepertimembeli perkakasan, menyusunatur perkakasan,menyediakan ruangan untuk komputer danpersediaan merangkaikan sistem supayamemudahkan proses pengautomasian PSS. Dalampada itu, semakan stok dan hapuskira bahan koleksiPSS dijalankan untuk menghapuskira buku-bukulama, buku rosak atau buku yang tidak sesuai lagiuntuk mempercepatkan proses pengautomasian PSS.Pada masa yang sama, latihan pembangunan sumbermanusia turut dilaksanakan untuk membolehkanguru-guru PSS dan pengawas-pengawas PSSmemperolehi pengetahuan serta kemahiranmenggunakan sistem tersebut. Oleh itu, sebuah AJKAutomasi yang mengandungi seramai 15 pengawasPSS didedahkan dan dilatih oleh Penyelaras PSS sertaKetua Guru Perpustakaan untuk membantukemasukan data dalam komputer.Selepas itu, proses mengurus kemasukan datadilakukan dengan semua butiran antara kod perolehanbahan, kod pengkatalogan dan lain-lain dimasukkandalam sistem. Dalam pada itu, AJK Automasi jugadikehendaki mencetak 'bar code' untuk ditampalkandi setiap bahan. Untuk itu, sebuah buku laporanautomasi telah disediakan supaya dapat dipantauperkembangan proses pengautomasian hari demi hari.Fasa inilah yang mengambil masa yang paling lamauntuk memasukkan semua data yang diperlukandalam sistem. Pada masa ini, PSS SMK Hulu Kelangtelah menerima seorang kerani perpustakaan.Kehadiran kerani perpustakaan ini telahmempercepatkan proses kemasukan data danpenyediaan kad pintar pengguna-pengguna PSS SMK



Hulu Kelang. Menjelang akhir tahun 2001.kebanyakan data bahan buku telah dimasukkanmanakala data bahan bukan buku masih belumdimasukkan Ini kerana wujudnya masalah logistikdan kekangan ruangan untuk menyimpan bahan-bahan bukan buku terutamanya di tempat yang sama.Namun demikian, pihak PSS SMK Hulu Kelangsenantiasa berusaha mencari penyelesaian untukmengatasi masalah tersebut. Dalam pada itu. fasaseterusnya ialah menyediakan kad pintar untukmemudahkan proses pinjaman dan pemulangan.Sebelum itu, senarai nama guru, pelajar dan stafsokongan serta gambar-gambar bersaiz kadpengenalan diperolehi. Kemudiannya, data merekadimasukkan, dicetak dan dilaminakan. Kejayaanprogram pengautomasian PSS telah terbukti denganmajlis pelancaran kad pintar pada 4.3.2002. Dalammajlis yang amat bermakna itu, guru-guru, parapelajar serta staf sokongan sekolah telah menerimakad pintar masing-masing daripada Pengetua SMKHulu Kelang.

Fasa seterusnya ialah pelaksanaan modul katalogawam atas talian untuk membolehkan capaian sertamerta rekod-rekod katalog dalam sistem'Pustakawan'. Sebelum itu, proses penyediaanrangkaian LAN (Local Area Network) untukkomputer-komputer PSS terpaksa dilakukan.Seterusnya, taklimat dan orientasi pengguna perludilaksanakan untuk mendedahkan kepada guru-guru,para pengawas PSS serta pelajar-pelajar tentang cara-cara menggunakan katalog awam atas talian atauOPAC. Katalog awam dalam talian yang disediakanmembolehkan pengguna mencari bahan PSS denganpantas dan tepat melalui medan judul, nomborpengelasan, pengarang, penerbit, tajuk perkara danjenis media. Sistem OPAC telah dirasmikan olehPegawai Pendidikan Daerah Gombak pada 23 April2002 yang menandakan kejayaan programpengautomasian PSS SMK Hulu Kelang.

Fasa seterusnya ialah menyediakan dokumentasipengautomasian PSS SMK Hulu Kelang sertapenyediaan risalah-risalah untuk memudahkanpengguna membuat penilaian dan menggunakanperisian tersebut. Selain itu, pengemaskinian failkuasa PSS perlu disediakan supaya guru-guru PSS,para pengawas PSS, kerani perpustakaan dan pihak-

pihak yang berkenaan dapat mengetahui denganlanjut prosedur kerja sistem baru PSS. Walaubagaimanapun, modul pengkatalogan, modulperedaran, dan modul katalog atas talian telah sediadigunapakai, terdapat lain-lain modul yang bolehditambah untuk mempertingkatkan lagi prosespengautomasian PSS. Dalam pada itu, sistem'Pustakawan' senantiasa diubahsuai dandipertingkatkan kecekapannya sehingga sekarangmengikut keperluan dari masa ke semasa. Pihak PSSSMK Hulu Kelang berharap dapat berfungsi sebagaipusat sumber elektronik yang sepenuhnya pada masaakan datang.

Kewangan

PSS SMK Hulu Kelang menghargai Sumbangankewangan secara ikhlas daripada pihak sekolah, guru-guru, warga sekolah dan pihak swasta untukmenjayakan program pengautomasian PSS. Berikutadalah kos yang telah dibelanjakan untuk programpengautomasian PSS SMK Hulu Kelang:

1. Tiga set komputer2. Rangkaian Komputer3. Perisian Pustakawan4. Perisian OPAC5. Laser Scanner6. Mesin Lamina7. RencamJUMLAH

RMRMRMRMRMRMRM

7500.00650.00

1500.00250.00750.00450.00500.00

RM11600.00

Masalah-masalah

Dalam proses pengautomasian PSS SMK HuluKelang, terdapat beberapa masalah yang terpaksadihadapi sebelum projek pengautomasian dapatberjalan dengan lancar. Misalnya, program"Pustakawan" mempunyai beberapa kelemahanantaranya, medan nombor pengelasan hanyamembenarkan dua nombor perpuluhan sahajamenyebabkan masalah ketepatan nombor pengelasanyang lebih terperinci. Dalam pada itu, dalam medantajuk perkara, ianya hanya mampu dimasukkan tajuk-tajuk yang tidak terlalu panjang. Selain itu, apabilakerja mencetak "barcode" bahan, pencetakan hanyadilakukan mengikut nombor perolehan dan tidakdibenarkan dicetak mengikut tarikh masuk data atau



ikut baris rak buku tertentu. Seterusnya, kadang-kalaPSS menghadapi masalah menghubungi pihak vendoryang berpusat di Sungai Petani, Kedah untukmenyelesaikan masalah-masalah software yang tidakdapat diatasi. Walau bagaimanapun, atas inisiatif dankesabaran semua pihak, akhirnya projekpengautomasian PSS SMK Hulu Kelang telah berjayadilaksanakan.

PENUTUP

Kejayaan program pengautomasian PSS SMK HuluKelang adalah berkat usaha padu dan komitmensemua warga sekolah, khasnya guru-guru PSS danpara pengawas PSS yang mengkehendaki sebuahpusat sumber berelektronik sejajar demiperkembangan dunia IT. Walau bagaimanapun,pengautomasian PSS yang sepenuhnya belum

tercapai dan diharapkan dengan kerjasama semuapihak, matlamat pengautomasian sepenuhnya akanterlaksana tidak lama lagi. Dengan demikian SMKHulu Kelang akan mempunyai sebuah Pusat SumberElektronik yang sebenar-benarnya dimanakemudahan memperolehi maklumat dari luarruangnya melalui jaringan telekomunikasi komputerakan dapat memberi manfaat kepada semua wargasekolah. Dalam pada itu, pelajar-pelajar bolehmemperolehi kemudahan melayan Internet dan CD-ROM untuk mendapatkan maklumat yang diperlukanmereka. Seterusnya, sistem kawalan keselamatanelektronik juga boleh dipasang supaya dapatmengesan semua bahan PSS yang di bawa keluarsupaya masalah kehilangan bahan dapat diatasi dandihalang. Dengan itu, barulah wujud Pusat SumberElektronik yang sebenar-benarnya seperti di AmerikaSyarikat yang mempunyai beribu-ribu sekolah yangmana pusat sumber mereka telah diautomatkan.



RUJUKAN

Bahagian Teknologi Pendidikan. 199?, GarisPanduan Pengurusan Pusat Sumber ElektronikSekolah. Kuala Lumpur : Bahagian TeknologiPendidikan, Kementerian Pendidikan Malaysia.

Pusat Sumber Pendidikan Negeri Selangor. 200?.Garis Panduan Pemilihan Perisian Automasi PSSdan Langkah-langkah ImplementasiPengautomasian PSS 1999-2001. Shah Alam :Pusat Sumber Pendidikan Negeri Selangor.

Pusat Sumber Sekolah SMK Hulu Kelang. 2000.Laporan Aktiviti/Program PSS 1999. Ampang :PSS SMK Hulu Kelang.



Pusat Sumber Sekolah SMK Hulu Kelang. 2002.Dokumentasi Pengautomasian PSS SMK Hulu Kelang1999-2002. Ampang : PSS SMK Hulu Kelang.

Syarikat Multiple Portfolio. 1996. PustakawanPanduan Pengguna. Sungai Petani : SyarikatMultiple Portfolio.

Syarikat Multiple Portfolio. 2001. PanduanPengguna Sistem Maklumat PPS Sistem Katalog.Sungai Petani : Syarikat Multiple Portfolio.



hak cipta terpelihara © 2002 perpustakaan negara malaysia...

Documents