BAB 4PENTADBIRAN KEWANGAN

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:•Menerangkan latar belakang pentadbiran kewangan di Malaysia.•Menghuraikan perkara-perkara penting dalam pentadbiran kewangan di Malaysia, iaitu belanjawan, dasar kewangan, bidang kuasa kewangan, dan kawalan-kawalan kewangan.

PENGENALAN

• Malaysia mengamalkan sistem ekonomi terbuka (Ahmad Atory,1996:203).

ELEMEN-ELEMEN PENTING DALAMPENTADBIRAN KEWANGAN

• Belanjawan Negara merupakan anggaran perbelanjaan dan hasil untuksatu-satu tahun kewangan tertentu.

• Dalam konteks Malaysia, Belanjawan Negara dibentangkan di Parlimen pada bulan Oktober atau November setiap tahun oleh Menteri Kewangan (Ahmad Atory, 1983:144).

• Belanjawan Negara telah memainkan beberapa peranan penting dalam pentadbiran kewangan negara kita. Di antara peranan tersebut ialah:a) Mengawal perbelanjaan negara -kerajaan akan

mengagihkan peruntukan berdasarkan kepada anggaran pendapatan dan perbelanjaan yang dibuat sebelumnya.

b) Menstabilkan ekonomi negara - kerajaan boleh menggunakan belanjawan sebagai strategi menghadapi keadaan semasa ekonomi negara dengan memberi penekanan kepada langkah-langkah yang bersesuaian.

c) Mengukur kecekapan dan keberkesanan pengurusan kewangan negara- Menilai kecekapan dan keberkesanan agensiagensi kerajaan

dalam merancang dan menggunakan peruntukan yang diberikan.- Prestasi pengurusan kewangan agensi berkenaan diukur melalui

sejauh mana ia dapat membelanjakan peruntukan pada akhir tahun mengikut perancangan sebelumnya.

- Belanjawan juga bergantung kepada sistem belanjawan yang digunakan.

Tahap-tahap Peralihan Pentadbiran Kewangan Malaysia

1. Sistem Belanjawan Zaman Masyarakat Melayu Tradisi- Hasil yang paling utama ialah dalam bentuk cukai. Cukai

kepala dan cukai pelabuhan yang dipungut oleh Syahbandar ke atas pedagang-pedagang yang singgah di pelabuhan.

- Hasil negara yang dipungut dikawal oleh Raja yang dinamakan Perbendaharaan Negeri.

- Hanya Sultan atas nasihat Bendahara, boleh mengeluarkan harta dan perbendaharaan untuk dibelanjakan mengikut keperluan negara.

2. Sistem Belanjawan Zaman Penjajahan – sistem belanjawan yang digunakan adalah sistem berdasarkan amalan negara penjajah.

3. Sistem Belanjawan Selepas Merdeka - kebanyakan dasar kerajaan termasuk sistem belanjawan masih lagi terikat dengan sistem yang diamalkan oleh British, iaitu kuasa penjajah yang terakhir di Tanah Melayu.

4. Item Belanjawan Lini - tumpuan negara adalah terhadap pembangunan sosial dan ekonomi, terutamanya pembangunan infrastruktur dan luar bandar. Agensi-agensi kerajaan dikehendaki menyenaraikan aktiviti-aktiviti (objek atau item) yang dirancang untuk dilaksanakan, berserta dengan anggaran perbelanjaan yang terperinci.

5. Sistem Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) - Sistem belanjawan lini didapati kurang berkesan kerana terdapat

banyak kelemahan. - Tidak ada mekanisme kawalan untuk menilai kecekapan dan

keberkesanan terhadap peruntukan yang dibelanjakan. - Pada tahun 1968, kerajaan telah memperkenalkan satu sistem

belanjawan yang dikenali sebagai Sistem Belanjawan Program dan Prestasi.

- Sistem berorientasikan pengurusan kerana ini ia melibatkan aktiviti-aktiviti perancangan, pelaksanaan dan penilaian sesuatu projek.

- Ia juga memperlihatkan sejauh mana kecekapan dan keberkesanan agensi-agensi memperoleh, mengorganisasikan, mengawal dan menggunakan sumber-sumber negara yang terhad itu.

• Sistem Belanjawan Program dan Prestasi (SBPP) (samb.)- setiap agensi dikehendaki menyediakan anggaran

belanjawan untuk tahun hadapan dengan menjelaskan secara terperinci objektif-objektif dan strategi-strategi perlaksanaan bagi sesuatu projek.

- Prestasi agensi pada tahun perlaksanaan akan diukur berasaskan kecekapan dan keberkesanan dalam menggunakan sumber ke arah pencapaian objektif mengikut strategi-strategi pelaksanaan yang ditetapkan itu.

6. Sistem Belanjawan DiubahSuai (SBD)- Diperkenalkan oleh kerajaan dalam tahun 1990 dan merupakan

sistem yang digunakan oleh Malaysia sehingga hari ini.- Pengubahsuaian ke atas bidang kuasa melibatkan penurunan kuasa

untuk membuat keputusan kepada peringkat pengurusan bawahan. Kuasa membuat keputusan ini dihadkan kepada pegawaipegawai pada peringkat akauntabiliti yang bersesuaian.

- Pengubahsuaian yang dilakukan adalah bertujuan untuk memberi keberkesanan kecekapan dalam pengurusan kewangan kerana setiap aktiviti dapat di tadbir dan dikawal selia oleh individu yang paling hampir dengan pelaksananya.

• Sistem Belanjawan DiubahSuai (SBD) (samb.)- pengubahsuaian dalam proses pula melibatkan peraturan dan

prosedur dalam agihan peruntukan belanjawan.- Batas Perbelanjaan merupakan satu had perbelanjaan kasar ke atas

sesuatu aktiviti tanpa mengambil kira faktor-faktor lain dan tidak boleh dilampaui oleh agensi yang melaksanakannya.

- Perjanjian Program, iaitu satu persetujuan yang menetapkan tahap prestasi yang ingin dicapai bagi sesuatu peruntukan yang diagihkan.

- Pengubahsuaian dalam proses juga melibatkan aspek penilaian ke atas aktiviti-aktiviti yang dijalankan.

Dasar Kewangan (Fiskal) Negara• Kerajaan mempunyai matlamat

untuk meningkatkan prestasi dan menstabilkan kedudukan ekonomi negara (INTAN 1991:661).

• Terdapat beberapa dasar yang sering digunakan dalam usaha menyelesaikan beberapa masalah ekonomi tertentu, iaitu:

a) Dasar Percukaian –untuk meningkatkan hasil negara atau mempengaruhi kuasa beli orang perseorangan dan organisasi dalam negara.

b) Dasar Perbelanjaan Kerajaan - sikap yang diamalkan oleh kerajaan dalam menghadapi sesuatu

keadaan ekonomi. - Perbelanjaan kerajaan boleh menjadi pengganti utama kepada

semua perbelanjaan yang tidak dapat dipenuhi oleh sektor (firma atau perseorangan) dalam sistem ekonomi se sebuah negara.

- Kerajaan boleh menentukan sama ada ingin atau tidak melakukan perbelanjaan dalam keadaan yang tertentu.

c) Pengendalian Hutang Negara- Pinjaman dalam dan luar negara. - Kerajaan sukar untuk mengagihkan

peruntukan bagi membayar balik pinjaman mengikut jadual yang ditentukan, terutamanya hutang luaryang besar jumlahnya.

- Keadaan akan menjadi lebih buruk sekiranya nilai mata wang negara menjadi semakin rendah berbanding nilai mata wang asas yang digunakan oleh negara pemberi pinjaman.

d) Dasar Perlepasan Cukai - Bertujuan untuk menarik pelaburan

dari luar negara. - Dasar ini digunakan bertujuan untuk

menggalakkan industri berteknologi tinggi tumbuh dan bertapak di negara ini.

Bidang Kuasa Kewangan

• Dalam aspek kewangan Kerajaan Pusat juga mempunyai kuasa yang lebih tinggi daripada kerajaan-kerajaan negeri.

• Hanya Parlimen boleh mengenakan sebarang cukai atau kadar ke atas mana-mana pihak.

• Segala hasil dan pendapatan utama Persekutuan hendaklah dimasukkan dalam Kumpulan Wang Disatukan Persekutuan dan hanya melalui akta Parlimen sahaja membolehkan wang tersebut diagihkan atau dibelanjakan.

Bidang Kuasa Kewangan

• Kerajaan-kerajaan negeri dibenarkan memungut dan membelanjakan apa-apa hasil yang diperoleh dalam bidang kuasanya seperti mana disenaraikan dalam Jadual Ke Sembilan(Senarai Negeri).

• Prosedur memungut dan membelanjakan ini hendaklah selari dengan prosedur yang ditetapkan oleh kerajaan pusat.

• Semua akaun Kerajaan Persekutuan dan negeri hendaklah diaudit dan dilaporkan kepada Ketua Audit Negara.

• Perkara 106 merupakan satu perjawatan peringkat Persekutuan. Ketua Audit Negara akan mengemukakan laporan audit kepada Yang Dipertuan Agong dan dibentangkan di Parlimen.

• Bagi laporan audit Kerajaan Negeri, satu salinan disampaikan kepada Raja atau yang Di Pertua Negeri dan dibentangkan di Dewan Undangan Negeri.

• Kedudukan kerajaan pusat lebih tinggi berdasarkan kedudukan di mana Pegawai Kewangan peringkat negeri adalah bertanggungjawab kepada Ketua Audit Negara di peringkat Persekutuan.

• Jumlah geran yang boleh diberikan kepada negeri dengan berdasarkan dua kriteria utama yang telah ditetapkan, iaitu berdasarkan bilangan penduduk dan kos penyelenggaraan jalan raya negeri.

Kawalan-Kawalan Kewangan

• Kawalan-kawalan kewangan adalah merujuk kepada proses untuk memastikan kewangan negara di tadbir dan diurus dengan cekap, berkesan, dan mengikut peraturan yang ditentukan seperti berikut:

a) Peruntukan Perlembagaan - Perlembagaan merupakan undang-undang tertinggi dan tiada mana-mana pihak boleh membuat undang-undang dalam Persekutuan yang bercanggah dengan perlembagaan.

b) Kawalan Parlimen - Dalam hal kewangan, Parlimen mengeluarkan akta-akta

yang diterima pakai di seluruh Persekutuan.- Badan perundangan yang lebih rendah daripada parlimen,

tidak boleh membuat undang-undang yang bercanggah dengan peruntukan akta berkenaan.

c) Kawalan Eksekutif- Melalui kementerian yang bertanggungjawab dalam hal-

hal kewangan, iaitu Kementerian Kewangan. - Kementerian Kewangan juga dikenali sebagai

Perbendaharaan. - Arahan Perbendaharaan mengeluarkan garis panduan

pengurusan kewangan negara secara terperinci. - Arahan perbendaharaan ini boleh dipinda atau ditambah

mengikut keperluan semasa melalui surat-surat pekeliling yang dinamakan Surat Pekeliling Perbendaharaan.

d) Kawalan Pentadbiran- Kawalan Pentadbiran pula merujuk kepada kawalan

kewangan yang berlaku pada tahap jabatan tertentu.- Pegawai Pengawal dalam hal berkaitan kewangan agensi

masing-masing.

BAB 5PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:•Mendefinisikan konsep-konsep penting dalam pengurusan sumber manusia.•Membincangkan alternatif-alternatif pengrekrutan, kaedahkaedah pengrekrutan, jenis-jenis temuduga, dan jenis-jenis ujian.•Menerangkan maksud dan bentuk pampasan.•Menjelaskan peranan, kaedah, dan kesilapan di dalam penilaian prestasi.•Menerangkan objektif penubuhan kesatuan sekerja, keperluan pekerja menyertai kesatuan sekerja, dan jenis tindakan perusahaan.•Membincangkan faktor-faktor yang mewujudkan masalah disiplin, klasifikasi masalah displin, dan tahap tindakan displin.•Menghuraikan matlamat, faktor, proses, dan teknik-teknik latihan.•Membezakan di antara pengurusan kerjaya dan perancangan kerjaya.•Menjelaskan jenis-jenis dan kepentingan perkembangan kerjaya.

PENGENALAN• Pengurusan sumber manusia hendaklah bermula

daripada peringkat awal sebelum kemasukan pekerja ke dalam organisasi, iaitu pada peringkat pengrekrutan dan pemilihan dan sentiasa berterusan agar mereka terus setia di dalam organisasi tersebut.

• Pengurusan sumber manusia bolehlah didefinisikan sebagai polisi dan praktik yang diperlukan untuk menguruskan segala aspek yang berkaitan dengan sumber manusia termasuk pengrekrutan dan pemilihan pekerja, pampasan, latihan dan pembangunan, penilaian prestasi dan perkembangan kerjaya, serta perhubungan industri dan keselamatan pekerja.

PENGREKRUTAN DAN PEMILIHAN

• Pengrekrutan – proses mengambilan individu yang berkelayakan

untuk mengisi jawatan di sesebuah organisasi.–Membantu organisasi memenuhi tanggungjawab

sosial dan perundangan seperti mengurangkan kesan diskriminasi.

– Dua perkara berkaitan dalam proses pengrekrutan yang perlu dibincangkan ialah alternatif kepada pengrekrutan dan kaedah pengrekrutan:

Alternatif kepada Pengrekrutan• Bagi sesetengah keadaan, pengrekrutan bukanlah

jalan terbaik untuk membantu organisasi mengatasi masalah kekurangan pekerja.

• Sesebuah organisasi boleh menimbangkan alternatifalternatif lain selain daripada pengrekrutan iaitu:– Kerja lebih masa– Subkontrak– Pekerja sementara– Employee Leasing– Kaedah Pengrekrutan

Kaedah Pengrekrutana) Pengrekrutan dalaman

b) Pengrekrutan luaran- Pengiklanan- Agensi mencari pekerjaan swasta dan awam- Pengrekrutan kampus- Acara khas- "Walk-In Interview"

Pemilihan• Merupakan satu proses di mana

sesebuah jabatan atau organisasi memilih daripada senarai pemohon, calon yang paling layak atau berkebolehan untuk menjawat sesuatu jawatan (Mondy dan Noe,1993:208).

• Matlamat proses ini adalah untuk memadankan calon dengan tugas-tugas yang akan dilaksanakan.

• Proses pemilihan selalunya bermula dengan penapisan calon-calon untuk mengeluarkan pemohon-pemohon yang tidak memenuhi kriteria yang ditetapkan.

• Bentuk-bentuk pemilihan adalah seperti berikut:

1) Temu Duga Pekerjaan• Terdapat dua jenis temu duga, iaitu temu duga

tidak berstruktur dan berstruktur. • Di dalam temu duga tidak berstruktur soalan

yang dikemukakan tidak mengikut format yang ditetapkan.

• Temu duga berstruktur, soalan yang dikemukakan adalah soalan-soalan yang telah disediakan terlebih dahulu oleh penemu duga dan bentuk soalan adalah sama bagi setiap calon.

• Teknik yang boleh digunakan di dalam temu duga: temu duga berkumpulan , temuduga panel, temu duga tekanan dan lain-lain.

2) Ujian Pemilihan – langkah pemilihan yang seterusnya ialah mengadakan ujian bagi caloncalon yang berjaya di dalam temu duga.

PAMPASAN• Pampasan merupakan setiap bentuk faedah

yang diterima oleh pekerja sebagai pulangan ke atas kerja yang dilaksanakan (Mondy dan Noe, 1993:442). Pampasan boleh diberi dalam bentuk wang, perkhidmatan atau faedah-faedah lain yang sesuai.

• Merupakan satu alat yang penting untuk menarik serta mengekalkan pekerja-pekerja yang produktif.

• Pampasan boleh dibahagikan kepada tiga bahagian yang utama, iaitu gaji dan upah, insentif, serta faedah-faedah sampingan.

PENILAIAN PRESTASI

• Penilaian prestasi merupakan satu sistem penilaian berkala untuk menilai prestasi dari segi kualiti dan kuantiti kerja yang dihasilkan dan juga tingkah laku individu pekerja (Mondy, Noe, dan Edwards, 1986:55).

• Sistem penilaian prestasi yang baik akan dapat membantu organisasi mencapai objektif yang ditetapkan serta dapat memotivasikan pekerja untuk meningkatkan prestasi mereka.

• Objektif Penilaian Prestasi:- Imbuhan- Pembangunan sumber manusia- Maklum balas prestasi- Meningkatkan motivasi- Perancangan sumber manusia- Pengrekrutan dan pemilihan- Perkembangan kerjaya

Kaedah Penilaian Prestasi

a) Rating scale - Setiap pekerja akan dinilai berasaskan pencapaian mereka terhadap setiap kriteria yang ditetapkan mengikut skala terendah hinggalah tertinggi (Dessler, 1994:334).

b) Critical incidents - Penggunaan teknik ini menghendaki pengurus dan pekerja mencatatkan tingkah laku efektif dan tidak efektif di dalam melakukan sesuatu pekerjaan.

c) Ranking - pekerja akan disenaraikan mengikut turutan prestasi mereka daripada cemerlang ke bawah (Dessler, 1994:34).

d) Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS) - Kaedah ini memerlukan pengurus merekod tingkah laku efektif dan tidak efektif tetapi dengan lebih objektif.

Kesilapan di dalam Penilaian Prestasi

a) Standard yang tidak jelas

b) Kesan halo - penyelia menilai pekerja bawahnya berdasarkan satu ciri tertentu sahaja dan berat sebelah.

c) Kecenderungan memusat - penilaian terhadap pekerja dengan memberi nilai kadaran secara purata atau sama terhadap semua pekerja ataupun penilai.

d) Leniency dan strictnes- "Leniency" terjadi apabila penilai membuat penilaian secara murah hati dan tidak tegas terhadap kriteria prestasi yang ada. "strictness" pula terjadi apabila penilai membuat penilaian dengan tegas dan ketat yang menyebabkan kebanyakan pekerja mendapat markah yang rendah di dalam penilaian tersebut.

e) Berat sebelah - penilai melakukan pertimbangan yang tidak objektif dan bergantung kepada prasangka dan stereotaip.

KESATUAN SEKERJA DAN PERHUBUNGAN INDUSTRI• Satu badan yang dapat mewakili hak-

hak dan kepentingan pekerja perlu diwujudkan bagi menjaga kebajikan mereka.

• Kesatuan Sekerja - Kesatuan sekerja secara umumnya merupakan satu gabungan pekerja yang bekerjasama untuk memperbaiki keadaan kerja mereka (Maimunah, 1994).

• Objektif Penubuhan Kesatuan Sekerja:– Memperbaiki suasana fizikal pekerjaan.– Meminta gaji atau upah yang setimpal

dengan kelulusan dan kemahiran yang ada pada mereka.

– Memperbaiki kemudahan sosial semasa bekerja seperti pengangkutan dan tempat tinggal.

– Mendapatkan hak atau suara dalam kerajaan

– Mewujudkan suasana industri yang demokratik.

• Kepentingan Pekerja Menyertai Kesatuan Sekerja:– Meningkatkan Kuasa Perundingan.– Gaji dan Upah yang Setimpal.– Perlindungan Hak.– Saluran untuk Bersosial.– Jaminan Pekerjaan.– Peluang untuk Menjadi Pemimpin dan

Ketua.

• Perundingan dan Perjanjian Bersama- Perundingan bersama ialah satu proses

di mana pihak pengurusan dan wakil kesatuan sekerja bertemu untuk membuat perundingan tentang syarat-syarat pekerjaan ataupun peraturan-peraturan pekerjaan (Dessler,1994:566).

- Rundingan mencapai kata sepakat, maka perjanjian bersama ditulis dan ditandatangani.

• Tindakan Perusahaan - Merupakan satu tindakan yang dilakukan

oleh ahliahli kesatuan sekerja apabila pertikaian perusahaan tidak dapat diselesaikan secara rundingan.

- Mogok merupakan perbuatan menarik diri dari pekerjaan oleh sekumpulan pekerja.

- Konsep menarik diri daripada pekerjaan termasuk keengganan pekerja untuk terus bekerja ataupun keengganan menerima kerja serta melewatkan perlaksanaan tugas yang bersangkutan.

• Jenis mogok:• Mogok simpati -sekumpulan pekerja

yang tidak terlibat di dalam pertikaian perusahaan membuat keputusan untuk mogok bagi menunjukkan sokongan dan perpaduan dengan kumpulan pekerja yang sah bermogok.

• Mogok Politik atau Umum - Mogok yang ditujukan kepada kerajaan, bukan kepada majikan.

• "Wildcat strike“- mogok tanpa undi atau tanpa mengikut prosedur.

DISIPLIN

• Tatatertib adalah peraturan-peraturan atau tata kelakuan yang perlu dipatuhi oleh kakitangan sesebuah organisasi supaya organisasi dapat mencapai kestabilan dan objektif yang telah ditetapkan (Malaysia Kita, 1991).

• Disiplin juga merupakan suatu latihan terhadap pemikiran dan kelakuan supaya dapat melahirkan para pekerja yang berfikiran rasional, berakhlak, dan bersopan seterusnya dapat mengawal diri agar mematuhi peraturan dan undang-undang yang ditetapkan oleh organisasi.

• Ketidakpatuhan terhadap undang-undang dan peraturan kebiasaannya disebabkan oleh kurang pengetahuan tentang undang-undang, salah faham akan sesuatu arahan, kecuaian, kurang perasaan bertanggungjawab, dan sikap yang sengaja tidak mahu mengikut peraturan.

• Di dalam perkhidmatan awam, tatatertib atau disiplin adalah berkaitan dengan tata kelakuan dan larangan yang dinyatakan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib).

• Tindakan Disiplin- Tindakan disiplin akan diambil apabila berlakunya

pelanggaran terhadap peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan.

- Terdapat tiga syarat bagi memastikan tindakan disiplin yang diambil adalah adil kepada pekerja, iaitu:(i) Peraturan atau undang-undang mestilah digariskan dengan jelas dan

hendaklah diberitahu kepada pekerja.

(ii) Sistem tindakan disiplin dibuat secara progresif, iaitu semua jenis hukuman hendaklah bergantung kepada jenis-jenis kesalahan dan bilangan kesalahan dilakukan.

(iii) Pekerja diberi peluang untuk membuat rayuan.

• Masalah Displin - Masalah displin bukan hanya timbul disebabkan oleh sikap

atau tingkah laku pekerja, tetapi juga disebabkan oleh pengurusan displin yang lemah oleh organisasi.

- Faktor-faktor yang membawa kepada pengurusan displin yang lemah ialah:- Prosedur pengrekrutan yang lemah.- Kekurangan latihan dan pengembangan kerjaya.- Kurang komunikasi di antara pegawai atasan dan bawahan.- Pengawasan yang lemah.- Polisi dan peraturan yang tidak munasabah.

• Klasifikasi Masalah Displin:- Prestasi yang lemah.- Melanggar peraturan dan undang-

undang.- Gangguan emosi.- Penentang atau pemberontak.

• Tahap-Tahap Tindakan Disiplin - tindakan disiplin yang adil mestilah mempunyai sistem yang progresif, iaitu mengikut tahap kesalahan yang dilakukan.

• Bagi kakitangan awam, seksyen 36 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) menggariskan sembilan jenis hukuman atau tindakan disiplin yang boleh dikenakan oleh Lembaga Tatatertib iaitu:

(i) Amaran(ii) Celaan(iii) Denda(iv) Lucut Gaji(v) Hentikan Kenaikan Gaji(vi) Tangguhkan Kenaikan Gaji(vii) Turun Gaji(viii) Turun Pangkat(ix) Buang Kerja

• Sebelum tindakan disiplin diambil terhadap pekerja, siasatan yang menyeluruh perlu dilakukan untuk tujuan keadilan.

LATIHAN DAN PEMBANGUNAN• Pembangunan sumber manusia di dalam sesebuah

organisasi amat penting bagi memastikan bahawa pekerja sentiasa peka terhadap sebarang pembaharuan yang diwujudkan.

• Pembangunan sumber manusia memerlukan usaha yang terancang dan berterusan bagi memperbaiki atau meningkatkan kemahiran pekerja dan seterusnya prestasi organisasi dan usaha ini dapat dilakukan melalui latihan.

• Latihan merupakan satu alat untuk meningkatkan pengetahuan, keupayaan dan kemahiran, serta mengubah sikap pekerja dan seterusnya meningkatkan lagi keyakinan pekerja dalam menjalankan tugas yang lebih mencabar.

• Matlamat Latihan:• Meningkatkan produktiviti dan prestasi

organisasi.• Mengelakkan daripada kemahiran yang

ada pada pekerja menjadi usang.• Menghasilkan pekerja yang berkualiti

dan mempunyai potensi untuk meningkatkan prestasi dalam pekerjaan.

• Faktor-faktor yang Mempengaruhi Latihan

• sokongan daripada pihak pengurusan• kemajuan teknologi• persaingan di antara organisasi• pengetahuan tentang faktor

kemanusiaan

• Proses Latihan- Sebelum sesuatu program latihan dijalankan, perancangan awal hendaklah dilakukan untuk memastikan kelancaran program latihan dan memberikan pulangan yang setimpal dengan kos yang dikeluarkan oleh organisasi. Perancangan program latihan perlu melalui beberapa tahap, iaitu:

a) Identifikasi keperluan latihan - memastikan individu yang memerlukan latihan dan dalam bidang yang ditentukan berdasarkan tanggungjawab dan kesesuaiannya.

b) Menetapkan objektif latihan – Objektif latihan hendaklah jelas, boleh dicapai dan dapat membantu organisasi membuat keputusan tentang kandungan program.

c) Analisis faedah dari segi kos - Analisis yang dilakukan juga memudahkan pihak pengurusan membuat belanjawan bagi program latihan yang hendak diadakan.

d) Mengenal pasti teknik latihan dan memilih fasilitator - teknik latihan yang dipilih hendaklah mengambil kira cara penilaian yang akan digunakan untuk menilai sejauh mana kemahiran atau pengetahuan yang diperolehi oleh pelatih.

e) Mengatur keperluan latihan - Keperluan latihan termasuklah penentuan bilangan peserta, tempat latihan, peralatan dan kelengkapan latihan serta keperluan-keperluan lain.

f) Mengendalikan program latihan - program latihan dijalankan mengikut perancangan yang telah dibuat.

g) Penilaian program latihan -menilai keberkesanan program latihan tersebut serta sejauhmana kemahiran dan pengetahuan yang diperolehi oleh setiap pelatih. Hasil penilaian ini dapat membantu organisasi memperbaiki lagi program latihan yang akan diadakan pada masa akan datang. Selain daripada itu, ia juga dapat digunakan untuk mengukur tahap prestasi pelatih sendiri.

• Teknik Latihan:– Teknik audio visual– Kuliah– Latihan semasa bekerja– Program latihan menggunakan bantuan

komputer

PERKEMBANGAN KERJAYA

• Perkembangan kerjaya merupakan satu proses yang tersusun dan terancang untuk mencapai keseimbangan di antara kehendak kerjaya seseorang pekerja dan juga keperluan tenaga kerja sesebuah organisasi (Leibowitz, Farren, dan Kaye, 1986).

• Ia merujuk kepada usaha untuk membantu individu pekerja merancang kerjaya mereka supaya selari dengan objektif dan perancangan strategik organisasi.

• Perkembangan kerjaya juga merupakan satu sistem yang menghubungkan matlamat kerjaya individu pekerja dengan keperluan organisasi terhadap sumber manusia.

• Berdasarkan kepada definisi ini, terdapat tiga pihak yang terlibat di dalam proses perkembangan kerjaya iaitu pengurusan atasan, pengurus dan juga individu pekerja itu sendiri.

• Perancangan Kerjaya -Perancangan kerjaya ialah proses perancangan yang dilakukan oleh seseorang pekerja seperti memilih pekerjaan dan organisasi yang ingin diceburi.

• Penyediaan perancangan kerjaya oleh individu pekerja adalah penting untuk meningkatkan penyertaan mereka di dalam program-program perkembangan kerjaya yang lain.

• Pengurusan Kerjaya-Pengurusan kerjaya pula ialah suatu program perkembangan kerjaya yang tersusun dan sistematik yang dilaksanakan oleh organisasi untuk membantu perkembangan kerjaya pekerja. Antara tindakan organisasi ialah mewujudkan program-program maklumat kerjaya, kaunseling kerjaya, pembangunan kerjaya, dan peningkatan kerjaya.

• Terdapat tiga elemen yang perlu dianalisis terlebih dahulu oleh organisasi bagi memastikan program-program berkenaan bukan saja tersusun dan sistematik tetapi juga efektif dan benar-benar memberi faedah kepada organisasi dan juga pekerja-pekerja. Elemen-elemen tersebut ialah analisis keperluan organisasi, analisis keperluan pekerjaan dan analisis keperluan individu.

• Jenis-Jenis Program Perkembangan Kerjaya:– Perancangan kerjaya– Program maklumat kerjaya– Kaunseling kerjaya– Program pembangunan kerjaya– Peningkatan kerjaya

BAB 6 BIROKRASI

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:•Mendefinisikan konsep-konsep penting birokrasi.•Membincangkan tiga kecenderungan utama dalam birokrasi.•Menghuraikan ciri-ciri struktur birokrasi.•Menjelaskan tiga model utama birokrasi.•Membincangkan kritikan-kritikan terhadap konsep birokrasi.•Menerangkan konsep-konsep asas birokrasi di Malaysia.•Menghuraikan evolusi perkhidmatan awam di Malaysia.•Menjelaskan tiga peranan utama birokrasi di Malaysia.

PENGENALAN

• Birokrasi adalah satu konsep yang sukar difahami dan sering kali disalahtafsirkan kepada bentuk yang negatif.

• Teori Marx Weber .

KONSEP ASAS BIROKRASI

• Birokrasi sebagai fenomena yang berkaitan dengan organisasi yang besar dan kompleks yang mempunyai ciri-ciri tersendiri.

• Victor Thomson melihat birokrasi sebagai organisasi yang mengandungi pengelasan pekerjaan yang mendalam.

• Kecenderungan birokrasi adalah seperti berikut:

a) Berdasarkan ciri-ciri struktur:i. Jawatan yang berhierarki.

ii. Pengelasan pekerjaan berdasarkan kemahiran dalam sesuatu tugas.

iii. Sistem peraturan yang meliputi hak, tugas, dan tanggungjawab seseorang pemegang jawatan.

iv. Prosedur kerja dalam menghadapi tugas seharian.

v. Tidak ada unsur-unsur berat sebelah dalam hubungan sesama pekerja dan pelanggan.

vi. Pemilihan jawatan dan kenaikan pangkat berdasarkan kebolehan teknikal.

b) Berdasarkan ciri tingkah lakunya.– Ciri-ciri yang diutarakan oleh Friedrich (1963), iaitu objektif

(objectivity), tepat (precision), konsisten (consistency), dan kebijaksanaan (discretion).

– Pegangan yang total terhadap peraturan-peraturan di dalam birokrasi demi mencapai keberkesanan kerja akan mewujudkan tingkah laku negatif seperti kebergantungan terhadap isu-isu teknikal dan pendekatan yang lebih konservatif.

– Ketiadaan kebebasan dalam hubungan (depersonalization of relationships) telah mewujudkan konflik di antara penjawat awam dengan pelanggan-pelanggan.

– Tiada fleksibel dalam pelaksanaan tugas, tiada sifat keprihatinan, tiada ketelusan dalam pekerjaan, tiada unsur delegasi tugas, dan tiada kebijaksanaan dalam tugas.

c) Bentuk pencapaian matlamat. – Birokrasi sebagai sebuah organisasi yang cuba

memaksimumkan kecekapan di dalam pentadbiran atau cuba untuk menginstitusikan tingkah laku sosial yang teratur demi mencapai keberkesanan dalam pentadbiran.

– Kesesuaian sesuatu tingkah laku itu banyak bergantung kepada bagaimana sumbangannya terhadap pencapaian matlamat organisasi.

– Sesebuah organisasi itu di lihat sebagai birokrasi bilamana ia mencapai matlamatnya dan ini bermakna elemen-elemen struktur dan tingkah laku itu akan sentiasa berubah mengikut masa dan keadaan.

STRUKTUR BIROKRASI

a) Hierarki– ciri yang paling penting kerana ia

menggambarkan keupayaan untuk merasionalisasikan kerja-kerja pentadbiran.

– Sistem yang formal ini penting demi menentukan hala tuju, kekuatan, dan kesinambungan dalam sesuatu bentuk pentadbiran.

b) Perbezaan atau Pengkhususan -wujud kerana pembahagian tugas dan ia amat penting dalam mewujudkan kerjasama di antara satu sama lain demi mencapai objektif yang telah ditetapkan. Perbezaan dalam pengkhususan kerja mewujudkan peranan tertentu.

c) Kelayakan atau Kebolehan - penting dalam menjamin supaya peranan yang telah dikhususkan akan mampu dilakukan dengan efektif oleh individu yang memegang peranan tersebut. Kelayakan ini datang melalui persiapan atau pendidikan.

MODEL-MODEL BIROKRASIa) Stateness Model

– Diperkenalkan oleh Heper (1987) melalui penulisannya dalam “The State and Public Bureaucracies.”

i. Kerajaan personalist yang diterajui oleh seorang pemerintah, terdapat dua bentuk birokrasi iaitu personal servant bureaucracy dan machine model bureaucracy.

ii. Kerajaan yang berteraskan ideologi, yang mana pemerintahan adalah di bawah kekuasaan birokrasi atau parti, terdapat dua bentuk birokrasi, iaitu bonapartist bureaucracy dan birokrasi yang dikuasai oleh parti.

ii. Kerajaan mengamalkan dasar liberal, di mana tidak ada kuasa yang dominan dalam pemerintahan negara, model birokrasi yang diamalkan ialah weberian legal-rational bureaucracy.

iii. Kerajaan praetorian di mana tidak wujud sebuah pemerintahan yang bersistematik dan bentuk birokrasi yang terdapat di dalam sistem ini ialah spoils system bureaucracy.

b) Model Klasik (Classic Model)– Model Klasik kadangkala dikenali juga sebagai

model Weber mengambil sempena nama Marx Weber.

– Model ini menggabungkan pendekatan struktur dan tingkah laku dalam pengaplikasiannya.

– Model ini menggunakan ketiga-tiga unsur penting dalam sesebuah pentadbiran birokrasi iaitu hierarki, pengkhususan, dan kelayakan.

– Dari sudut tingkah laku pula, model ini menggunakan konsep rasional, iaitu tingkah laku sesuatu pentadbiran mestilah berlandaskan kepada pengetahuan.

c) Model Prismatik (Prismatic Model)– Model ini lahir berdasarkan

perkembangan yang berlaku di dalam pentadbiran kerajaan di negara-negara membangun.

– Diperkenalkan oleh Riggs pada tahun 1973.

– Masyarakat membangun secara keseluruhan terutama dari sudut tingkah laku sosial.

• Model Prismatik (Prismatic Model) (samb.)– Riggs lebih melihat fungsi birokrasi

di negaranegara membangun dalam konteks yang negatif yang berdasarkan kepada terma dan piawaian dari perspektif barat.

– Birokrasi di negara tersebut sebagai tergolong kepada dua kumpulan iaitu:

i. Kumpulan pertama ialah birokrasi yang mempunyai kuasa yang banyak sehinggakan ia turut mencampuri urusan-urusan politik dan pemerintahan kerajaan.

ii. Kumpulan yang kedua pula ialah birokrasi yang mempunyai kuasa yang banyak akan mengurangkan kecekapan dalam pentadbiran.

– Ini berlaku apabila pembahagian yang tidak rata dalam perkhidmatan, ketidakberkesanan dalam permohonan sesuatu projek, pengambilan berdasarkan kenalan dan ahli keluarga (nepotisme), percubaan untuk melindungi daripada dikenakan tindakan akibat melanggar peraturan, dan ketidaksamaan antara harapan pelanggan dan tindakan sebenar.

KRITIKAN-KRITIKAN TERHADAP KONSEPBIROKRASI

• Idea Weber dalam menerangkan teori birokrasinya melalui konsep rasional sebagai mekanisme untuk mencapai ketepatan dan keteguhan adalah tidak tepat.

• Menurut Merton, peraturan-peraturan yang mengawal penjawat awam akan menjadi penghalang dalam usaha mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

• Faktor tidak dipengaruhi oleh perasaan dalam melakukan hubungan dengan pelanggan akan turut memberi kesan yang negatif apabila pelanggan merasakan bahawa kehendak-kehendak mereka tidak dilayan dengan sepenuhnya.

• Talcott Parson adalah di antara tokoh terkenal yang tidak bersetuju dengan konsep birokrasi berdasarkan teori Weber yang mengklasifikasikan penjawat awam sebagai kumpulan profesional yang mempunyai kuasa untuk memberi arahan (Albrow, 1970).

• Talcott menyatakan bahawa arahan yang diberikan oleh pegawai atasan tidak semestinya sesuai jika pegawai berkenaan tidak mempunyai kepakaran dalam jabatan di bawah pentadbirannya.

• Fungsi birokrasi berlandaskan ketaatan terhadap peraturan sebagai elemen penting dalam konsep rasional tidak akan tercapai apabila pekerja-pekerja bawahan akan lebih selesa mengikuti perintah pihak atasan berdasarkan kesesuaian dan kehendak-kehendak semasa.

• Model birokrasi yang digunapakai dalam pentadbiran sesebuah kerajaan adalah berpaksikan kepada perkembangan politik, ekonomi, dan sosial di negara-negara maju seperti Eropah Barat dan Amerika Syarikat.

• Negara-negara ini kebanyakanya mempunyai ciriciri yang sama jika di lihat dari aspek sosial, politik, mahupun ekonomi.

• Teori birokrasi yang diamalkan di negara tersebut tidak boleh berfungsi dengan baik jika di aplikasi di negara-negara membangun yang mempunyai struktur pemerintahan, sistem sosial, politik, dan ekonomi yang berbeza di antara satu dengan yang lain.

BIROKRASI DI MALAYSIA

• Kerajaan British apabila mereka memulakan dasar kolonialisme ke atas Tanah Melayu.

• Telah memper kemaskan perkhidmatan awam yang ada untuk melicinkan jentera pentadbiran.

• Struktur yang ada kemudiannya telah diteruskan apabila negara mencapai kemerdekaan pada tahun 1957.

• Ahli-ahli di dalam perkhidmatan awam merupakan kakitangan kerajaan yang akan melaksanakan polisi-polisi yang telah digubal oleh kerajaan.

• Kakitangan ini hendaklah bertugas secara bebas, adil, dan berani.

• Mereka mestilah berkecuali dalam memberi sokongan terhadap mana-mana parti politik.

• Kakitangan-kakitangan kerajaan yang bertugas di Perkhidmatan Awam Negeri adalah dilantik oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri masing-masing kecuali negeri Melaka, Pulau Pinang, Negeri Sembilan, dan Perlis di mana kuasa pelantikan adalah di bawah Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Persekutuan.

Evolusi Perkhidmatan Awam di Malaysiaa) Sebelum Kedatangan British

– Di dalam masyarakat feudal, fungsi pentadbiran awam lebih terhad kepada memberi perkhidmatan kepada sultan dan pembesarpembesarnya.

– Keadaan ini mencerminkan bahawa penekanan birokrasi pada ketika itu lebih menjurus kepada penjagaan keselamatan dan keamanan sesuatu daerah atau kawasan daripada ancaman luar, bukan kepada perancangan-perancangan pembangunan.

b) Zaman Penjajahan British– Sejarah perkhidmatan awam di Malaysia adalah

distrukturkan berdasar kepada pengaruh penjajahan British di Tanah Melayu sebelum kemerdekaan.

– Menurut Milne (1969), struktur birokrasi di Malaysia adalah lebih kompleks jika dibandingkan dengan negara-negara ASEAN yang lain seperti Thailand, Burma, dan Filipina kerana pemerintahan kerajaan negeri-negeri Melayu sebelum kedatangan British adalah berpusat di kalangan negeri masing-masing.

– Negeri-negeri ini pula sentiasa berada dalam keadaan yang tidak stabil kerana terlibat dalam peperangan bagi menguasai industri bijih timah mendatangkan keuntungan kepada pemerintah.

– British telah mengambil kesempatan di atas perpecahan ini dengan memulakan pengaruhnya di Tanah Melayu apabila Francis Light menubuhkan tapak perniagaan untuk Syarikat Hindia Timur di Pulau Pinang pada tahun 1786.

– Kepentingan kerajaan British terhadap Tanah Melayu menyebabkan British membentuk sistem pentadbirannya sendiri di negara ini.

– Ini telah menyebabkan tertubuhnya Perkhidmatan Awam Tanah Melayu (Malayan Civil Service).

c) Selepas Merdeka– Masih lagi mempunyai persamaan dengan struktur

pentadbiran sebelumnya. – Ini bermakna, sistem federalisme masih kuat

diamalkan, di mana kuasa hanya tertumpu di kerajaan pusat sahaja.

– Pemecahan kuasa juga berlaku di mana kuasa-kuasa pentadbiran telah dipertanggungjawabkan kepada kerajaan negeri dan kerajaan tempatan bagi melicinkan jentera pentadbiran.

– Sebelum kemerdekaan, perkhidmatan awam Tanah Melayu banyak dikuasai oleh pegawai-pegawai British (expartriates).

PERANAN BIROKRASI

• Proses-proses pemodenan yang berlaku di dalam perkhidmatan awam di Malaysia pada hari ini adalah berasaskan kepada peranan-peranan yang perlu dimainkan sejajar dengan tuntutan semasa.

• Perkhidmatan awam di Malaysia telah melalui tiga tahap penting yang telah menyebabkan berlakunya perubahan dalam peranan perkhidmatan awam seperti berikut:

1) Tahap 1: Pemeliharaan Undang-Undang dan Peraturan (1950-1960)

• Perkhidmatan awam di lihat sebagai kerajaan kerana ia merupakan satu-satunya alat untuk British meneruskan pemerintahan mereka di Tanah Melayu.

• Tugas utama perkhidmatan awam ialah untuk menjaga dan memelihara undang-undang dan peraturan di dalam negara.

• Perkhidmatan awam ini juga bertanggungjawab melaksanakan polisi-polisi British.

2) Tahap 2: Penekanan Terhadap Pentadbiran Penyelenggaraan (1960-1970).

• Permintaan-permintaan yang semakin bertambah terutamanya daripada pihak luar telah menyebabkan perkhidmatan awam berusaha mempertingkatkan keupayaan prestasinya.

• Isu utama yang menjadi tumpuan ialah bagai manakah perkhidmatan awam dapat melakukan proses pemodenan tanpa melibatkan sensitiviti perkauman.

• Dasar-dasar sosioekonomi yang dilancarkan amat mengambil kira pertimbangan komunal.

• Peranan-peranan yang semakin bertambah ini wujud kerana negara Malaysia pada ketika itu baru sahaja mencapai kemerdekaan dan perlu menumpukan kepada pembangunan nasional.

3) Tahap 3: Penekanan terhadap Pentadbiran Pembangunan (1970-1990).• Dasar Ekonomi Baru (DEB) yang diperkenalkan oleh kerajaan pada tahun

1970 adalah bertujuan mengimbangi ketidaksamarataan dalam penguasaan ekonomi di antara penduduk Bumiputera dengan orangorang Cina.

• DEB juga berusaha untuk mengurangkan kadar kemiskinan di kalangan orang-orang Melayu.

• Untuk mencapai matlamat tersebut, perkhidmatan awam terpaksa memainkan peranan penting dalam pembangunan ekonomi negara.

• Dasar-dasar baru juga diperkenalkan bagi melicinkan jentera pentadbiran kerajaan.

• Melalui dasar ini, kerajaan berhasrat menggalakkan lebih banyak perkongsian maklumat mengenai sesuatu perkara agar matlamat kerajaan untuk membangunkan masyarakat dan negara dapat dijalankan dengan lebih berkesan melalui bantuan kepakaran daripada pihak swasta.

TAMATBAB 4, 5 DAN 6.