manual dan garis panduan eksa jpwpl ( klik di sini )

Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan

®2014 i

PRAKATA

Salam sejahtera dan salam 1 Malaysia,

Seiring dengan transformasi perkhidmatan awam, pihak MAMPU telah

mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang kini

dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).

Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi

berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi–agensi sektor awam

melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi

amalan seluruh warga agensi sektor awam.

Secara khususnya, penjenamaan semula ini dilaksanakan bertujuan untuk

membolehkan agensi Kerajaan meningkatkan imej korporat, menggalakkan

aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Go

Green dan menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan

tuntutan stakeholders. Selain itu kriteria-kriteria penilaian telah ditambahbaik

bagi memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian

organisasi/agensi Kerajaan.

Panduan ini diterbitkan bertujuan sebagai garis panduan bagi semua warga

kerja Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan untuk

melakasanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas,

bersih dan tersusun. Jika amalan 5S dilaksanakan ianya akan meningkatkan

tahap pengurusan dan penyelenggaraan pejabat ke arah yang lebih baik

disamping dapat mengurangkan pembaziran.

Komitmen dan penglibatan warga Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan

Labuan (JPWPL) dalam melaksanakan amalan 5S merupakan asas kepada

peningkatan kualiti dan produktiviti Jabatan. Melalui amalan ini ia dapat

membentuk disiplin diri yang baik, semangat kerja berpasukan serta

mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran tempat kerja.

Urusetia Amalan 5S JPWPL

ii

ISI KANDUNGAN M/S

PRAKATA i

BAHAGIAN SATU: APA ITU 5S?

Pengenalan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S 1

Memahami Konsep Amalan 5S 1-2

Hasil yang Dijangka daripada Amalan 5S 2-3

BAHAGIAN DUA: HALA TUJU AMALAN 5S JPWPL

Latar Belakang Amalan 5S JPWPL 4

Dasar Amalan 5S JPWPL 4

Motto/Slogan 5S JPWPL 4

Falsafah Amalan 5S 4

Logo 5S JPWPL dan Keteranggannya 5

Objektif Pelaksanaan Amalan 5S JPWPL 5

BAHAGIAN TIGA : PELAKSANAAN AMALAN 5S JPWPL

Langkah 1: Pembentukan JK Induk 5S JPWPL 6

Struktur Pelaksanaan Amalan 5S JPWPL 7

Tanggungjawab Jawatankuasa dan Ahli 8-11

Langkah 2: Mewujudkan Zon Kerja 5S 12

Langkah 3: Mengadakan Program Latihan Amalan 5S 12

Langkah 4: Pelancaran Amalan 5S 12

Langkah 5: Pelaksanaan Amalan 5S 13

BAHAGIAN EMPAT : LANGKAH–LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

SISIH (DASAR TAG MERAH) 14-16

SISIH (DASAR TAG KUNING) 16-17

SUSUN 18-19

SAPU 20

iii

SERAGAM 21

SENTIASA AMAL 21

BAHAGIAN LIMA : PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

KEPERLUAN UTAMA

Sudut 5S Induk 22

Sudut 5S Zon 22

RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

Fizikal : Lantai 23

Dinding dan Siling 23

Lampu dan Soket 23-24

Susun Atur Peralatan 24-25

Keadaan Peralatan 25-26

Pelabelan dan Papan Tanda / Tanda Arah 26

Perhiasan 27

Keperluan Umum 26-27

Ruang Kerja : Meja Kerja/Kubikel 27

Bilik Pegawai 27

Stor Peralatan Pejabat 27-28

Bilik Fail 29-30

Sudut / Bilik Cetak / Dokumentasi 30

Bilik / Ruang Pemandu 31

Bilik Server / Terperingkat 31

TEMPAT UMUM

Lobi Utama /Ruang Hadapan 32

Kaunter Utama 32

Ruang Menunggu 33

Laluan Utama / Koridor 33

Bilik Mesyuarat 33

Perpustakaan / Pusat Sumber / Sudut Bacaan 34

Surau/ Bilik Solat 34

Pantri / Tempat Minum 35

iv

Tandas 35

KESELAMATAN PERSEKITARAN

Pelan Tindakan Kecemasan 36

Pendawaian / Kabel 36

Peralatan Pencegahan Kebakaran 36

Laluan / Tangga Kecemasan 36

Kunci 36-37

KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT

Tempat Letak Kenderaan 37

Kawasan Persekitaran 37

TEMPAT-TEMPAT KHUSUS

Bilik Kuliah / Latihan / Perbincangan 38

Dewan / Auditorium 38

Dewan Makan / Kafetaria 38

Garaj 38

Gelanggang 38

BAHAGIAN ENAM : TATACARA PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 5S 39

Langkah 1 : Membentuk kumpulan pasukan Audit Dalaman 40

Langkah 2 : Latihan Audit Amalan 5S 40

Langkah 3 : Membentuk Kriteria Audit 40

Langkah 4 : Mengaudit Prestasi Pelaksanaan Amalan 5S 40

Langkah 5 : Menilai Keputusan Audit 40

PENUTUP

41

LAMPIRAN

Lampiran : Kriteria – kriteria Penilaian 5S Ekosistem Kondusif

Sektor Awam (EKSA)

42-90


®2014 1

BAHAGIAN SATU : APA ITU 5S?

PENGENALAN KEPADA AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S

Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang diperkenal oleh

syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an dalam

mewujudkan persekitaran di tempat kerja yang berkualiti dari segi kekemasan,

keselesaan dan keselamatan di samping dapat menerapkan budaya bagi

amalan penambahbaikan yang berterusan.

Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan

tahun 1980-an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-

syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam

mengamalkan Amalan 5S.

MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S

Amalan 5S merupakan alat

pengurusan persekitaran berkualiti

yang dipelopori oleh Jepun

dengan penumpuan kepada lima

(5) langkah tindakan pelaksanaan

yang bermula dengan huruf

awalan ‛S‟ yang bermatlamatkan

pengurusan amalan kebersihan

yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan

Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud

Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi

mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan

atau dikenali sebagai “Kaizen” dalam Bahasa Jepun.

Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara

sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam

aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi

menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi

diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam

organisasi.


®2014 2

Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang

berkesan kerana:

a. Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti

dan produktif;

b. Hasil kebersihan,

kekemasan dan keselamatan

yang nyata;

c. Lebih banyak idea kreatif

dan inovatif diketengahkan oleh

pekerja untuk penyelesaian

masalah dan penambahbaikan;

d. Semua pekerja akan lebih

berdisiplin dan beretika untuk

menghasilkan prestasi kerja yang lebih

baik;

e. Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;

f. Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

g. Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

HASIL YANG DIJANGKA DARIPADA AMALAN 5S

1. Penjimatan Kos:

a. Penjimatan penggunaan inventori;

b. Menghalang kerosakan ke atas inventori;

c. Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan

d. Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam

sesuatu urusan kerja.

2. Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

a. Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;

b. Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan

mentah/proses; dan

c. Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.


®2014 3

3. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

a. Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin,

peralatan dan kemudahan-kemudahan yang

digunapakai;

b. Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin,

peralatan dan kemudahan-kemudahan; dan

c. Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin,

peralatan dan kemudahan-kemudahan.

4. Jaminan kualiti:

a. Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan;

b. Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas

dan selamat; dan

c. Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan

berkesan.

5. Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

a. Menghapuskan keadaan yang membahaya;

b. Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

c. Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan

kecederaan dan kemalangan;

d. Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan

e. Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

6. Meningkatkan motivasi pekerja:

a. Perhubungan yang baik antara anggota;

b. Membentuk disiplin yang tinggi; dan

c. Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.


®2014 4

BAHAGIAN DUA :

HALA TUJU AMALAN 5S JPWPL

LATAR BELAKANG AMALAN 5S JPWPL

Bagi merangsang persekitaran kerja yang bersih, kemas dan selamat

untuk keberkesanan operasi, pembentukan hala tuju pelaksanaan amalan 5S

JPWPL adalah sejajar dengan hasrat penjenamaan semula amalan 5S oleh

pihak MAMPU dengan menggunakan pendekatan elemen-elemen yang

telah ditambahbaik melalui konsep Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

yang lebih berimej korporat dan mewujudkan persekitaran hijau melalui

pembudayaan Go Green.

DASAR AMALAN 5S JPWPL

“ Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan Labuan beriltizam

membudayakan persekitaran kerja yang berkualiti dalam memastikan

penyampian perkhidmatan yang cekap dan berkesan kepada

pelanggan”

MOTTO/SLOGAN AMALAN 5S JPWPL

“ Persekitaran Kondusif Memacu Perkhidmatan Cemerlang”

FALSAFAH AMALAN 5S

“ Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”


®2014 5

LOGO 5S JPWPL DAN KETERANGANNYA

MAKNA LOGO 5S

BULATAN - Bertulis Sisih, Susun, Sapu, Seragam, Sentiasa

Amal (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)

Melambangkan perpaduan, kesepakatan, kerjasama

dan semangat sepasukan antara semua warga

JPWPL dalam menjayakan Amalan 5S.

Logo JPWPL & KPM – Melambangkan JPWPL sentiasa

bekerjasama dengan KPM.

Pengertian Warna:

Kuning – Kesetiaan menuju setiap sasaran ‘S’.

Merah – Melambangkan semangat waja untuk mengatasi segala cabaran

dan rintangan dalam mengamalkan Amalan 5S.

Putih – Melambangkan kesempurnaan, kebersihan dan keselesaan dalam

mengamalkan 5S.

Biru – Bijaksana serta berfikiran positif ketika melakukan tugas yang mendorong

ke arah kemajuan.

OBJEKTIF PELAKSANAAN AMALAN 5S JPWPL

Bagi memastikan pembudayaan persekitaran kerja yang berkualiti, berikut

merupakan ciri-ciri kualiti di tempat kerja yang hendak dicapai:-

1. Mewujudkan suasana bersih, kemas, tersusun dan teratur serta selamat;

2. Mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif dan mudah untuk

diselenggara;

3. Meningkatkan motivasi dan disiplin;

4. Memupuk semangat berpasukan dan bekerjasama;

5. Memupuk nilai dan tanggungjawab terhadap kemudahan dan fasiliti

pejabat; dan

6. Membina pembaikan yang berterusan di dalam peningkatan kualiti

organisasi.


®2014 6

BAHAGIAN TIGA:

PELAKSANAAN AMALAN 5S JPWPL

PELAKSANAAN AMALAN 5S JPWPL

Amalan 5S dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan

pendekatan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara

berikut:-

1. Menubuhkan Jawatankuasa Induk Pelaksanaan Amalan 5S

dengan terma rujukan yang jelas;

2. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan amalan 5S;

3. Mewujudkan sektor/zon kerja 5S;

4. Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan 5S;

5. Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan 5S secara

berterusan; dan

6. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah

penambahbaikan secara berterusan.

Tahap pelaksanaan Amalan 5S perlu dilaporkan dan disebarkan untuk

makluman semua warga Jabatan melalui mekanisme yang sedia ada.

LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA INDUK 5S JPWPL

Objektif pembentukan Jawatankuasa Induk 5S JPWPL ialah sebagai

asas untuk mewujudkan budaya kerja yang cemerlang melalui

penambahbaikan yang berterusan dan di samping untuk meningkatkan

penyertaan semua peringkat warga Jabatan dalam melaksanakan amalan

5S dan mengekalkan persekitaran tempat kerja yang kondusif. Struktur

Jawatankuasa Induk 5S JPWPL dan tanggungjawab dan peranan mereka

adalah di dalam rajah dan jadual disebelah.


®2014 7

STRUKTUR JAWATANKUASA INDUK 5S JPWPL


®2014 8

TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN

JAWATANKUASA DAN AHLI 5S JPWPL

STRUKTUR DAN AHLI TANGGUNGJAWAB

Jawatankuasa Induk

Amalan 5S JPWPL

Pengerusi:

Pengarah Pendidikan

JPWPL

Setiausaha:

Penyelaras 5S JPWPL

(Unit Khidmat

Pengurusan)

Ahli:

Jawatankuasa Kecil:-

Jawatankuasa Latihan;

Jawatankuasa Promosi;

Jawatankuasa Audit;

dan

Jawatankuasa

Keselamatan dan

Kesihatan Persekitaran;

Ketua – ketua Sektor;

Fasilitator – fasilitator

Zon; dan

Ketua – ketua Zon.

1. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan

Amalan 5S;

2. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan

5S;

3. Menetapkan dasar, peraturan serta garis

panduan;

4. Mengenalpasti zon – zon pelaksanaan Amalan 5S;

5. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber

kewangan;

6. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil

dan fasilitator;

7. Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan;

8. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan

dengan bantuan Jawatankuasa Kecil; dan

9. Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S

melalui contoh amalan terbaik.

10. Mempengerusi mesyuarat Jawatankuasa Induk 5S

sekurang-kurangnya 3 kali setahun.

Penyelaras /

Setiausaha Amalan 5S

JPWPL

Pegawai yang dilantik

oleh Pengerusi JK Induk

Amalan 5S JPWPL

1. Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Induk

Amalan 5S JPWPL;

2. Menyelaras program Amalan 5S;

3. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan

Amalan 5S;

4. Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan

dengan pelaksanaan Amalan 5S;

5. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan

dan audit; dan

6. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan

Amalan 5S dalam organisasi.

7. Mengedar minit mesyuarat untuk tindakan.


®2014 9


8. Menyimpan rekod-rekod pelaksanaan Amalan

5S seperti mesyuarat, lawatan, pengauditan dan

lain lain.

Jawatankuasa Latihan

Pegawai yang dilantik :

Pengerusi : Pegawai

yang dilantik oleh

Pengerusi JK Induk

Amalan 5S JPWPL

Ahli : Pegawai yang

dilantik oleh Ketua Zon

di kalangan ahli bagi

setiap zon

1. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan

bagi memupuk Amalan 5S kepada semua warga

kerja dalam Jabatan;

2. Memastikan setiap warga kerja diberikan latihan

yang berkaitan.

Jawatankuasa

Promosi


Pengerusi: Pegawai

yang dilantik oleh

Pengerusi JK Induk

Amalan 5S JPWPL

Ahli : Pegawai yang



setiap zon

1. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi

5S;

2. Mengenalpasti aktiviti / kempen promosi bagi

memupuk kesedaran penyertaan bagi

menjayakan pelaksanaan Amalan 5S; dan

3. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang

telah dilaksanakan.

4. Mengemaskini papan kenyataan induk 5S.

Jawatankuasa Audit


Pengerusi: Pegawai

yang dilantik oleh

Pengerusi JK Induk

Amalan 5S JPWPL

Ahli : Pegawai yang



setiap zon

1. Menyediakan kriteria – kriteria audit 5S;

2. Menyediakan Instrumen untuk diluluskan dalam

mesyuarat Jawatankuasa Induk.

3. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S;

4. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit

dalaman 5S; dan

5. Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa

ke semasa mengikut keperluan.


®2014 10


Jawatankuasa

Keselamatan dan

Kesihatan

Persekitaran


Pengerusi: Pegawai

yang dilantik oleh

Pengerusi JK Induk

Amalan 5S JPWPL

Ahli : Pegawai yang



setiap zon

1. Merancang program – program keselamatan dan

kesihatan di peringkat Jabatan;

2. Mengeluarkan garis panduan keselamatan di

tempat kerja; dan

3. Memantau dan memeriksa keselamatan ruang,

peralatan dan sistem di Jabatan.

Fasilitator Zon


oleh JK Induk 5S JPWPL

1. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua

dan ahli kumpulan;

2. Memastikan semua ahli kumpulan di dalam zon

mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan;

3. Menjadi perantara untuk menyampaikan

maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan

kumpulan; dan

4. Menyelaras dan memantau aktiviti kumpulan.

Ketua Zon


oleh JK Induk 5S JPWPL

1. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di

peringkat zon;

2. Membentuk Jawatankuasa di peringkat zon untuk

menganggotai program dan aktiviti di peringkat

Jawatankuasa Kecil;

3. Melaksanakan aktiviti-aktiviti 5S di peringkat zon;

4. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam

pelaksanaan aktiviti 5S;

5. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan

ahli kumpulan;

6. Memberikan maklum balas mengenai status

pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator; dan

7. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar

kepada ahli-ahli dalam zon.


®2014 11


Ahli – ahli kumpulan

zon

Semua pegawai dan

kakitangan sokongan di

zon berkenaan

1. Memberikan komitmen secara berterusan;

2. Menyertai aktiviti 5S secara aktif;

3. Bekerjasama dalam kumpulan; dan

4. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea

bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.


®2014 12

LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON KERJA 5S

Jawatankuasa Induk 5S Jabatan Pendidikan W.P. Labuan akan

menentukan kawan zon – zon untuk dipertanggungajwabkan kepada

kumpulan serta memudahkan pelaksanaan Amalan 5S. Pembahagian kawasan

diwujudkan berdasarkan pelan lokasi untuk kemudahan rujukan kumpulan 5S.

Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:

a. Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon

kecil hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz Jabatan

(jumlah zon hendaklah tidak terlalu banyak bagi tujuan penyelarasan

dan pemanatauan yang lebih sistematik);

b. Menentukan kumpulan untuk setiap zon dan bilangan keahlian

kumpulan setiap zon; dan

c. Mempamerkan struktur kumpulan dan kawasan / zon masing –

masing dengan mengambil kira hala tuju amalan 5S Jabatan yang

berimejkan korporat;

LANGKAH 3: MENGADAKAN PROGRAM LATIHAN AMALAN 5S

Program Latihan Amalan 5S bertujuan untuk menyebarkan metodologi

Amalan 5S dan melatih warga Jabatan dengan pengetahuan asas

pelaksanaan 5S. Latihan – latihan amalan 5S yang perlu diikuti oleh warga

Jabatan adalah amat penting bagi meningkatkan kefahaman dan kesedaran

berkaitan Amalan 5S, konsep amalan pelaksanaan 5S dan pelaksanaan atau

tatacara audit dalaman 5S.

LANGKAH 4: PELANCARAN AMALAN 5S

Pelancaran Amalan 5S diadakan untuk merasmi dan menyampaikan

hasrat pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S di Jabatan. Pihak

Pengurusan hendaklah terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan

sokongan pada kepada pelaksanaan Amalan 5S dengan menetapkan sasaran

– sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif Amalan 5S dan juga

menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.


®2014 13

LANGKAH 5: PELAKSANAAN AMALAN 5S

Pelaksanaan Amalan 5S merangkumi 5 langkah yang terdiri daripada

sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal. Maksud bagi setiap langkah

Amalan 5S ini adalah seperti berikut:

Bahasa

Jepun

Bahasa

Inggeris

Bahasa

Melayu Maksud Contoh

Seiri Sort Sisih 1. Menyisih barang-barang

yang tidak perlu;

2. Mengasingkan dan

melupuskan barang-

barang yang tidak

diperlukan di tempat kerja

secara sistematik.

Membuang

sampah

Seiton Set in Order Susun 1. Kekemasan:

2. Menyusun barang-barang

yang diperlukan secara

kemas dan sistematik

supaya mudah diambil dan

dikembalikan di tempat asal

selepas digunakan.

Mencapai

dokumen dalam

tempoh 30 saat.

Seiso Shine Sapu 1. Pembersihan:

2. Membersihkan dan

memeriksa tempat kerja

secara terperinci supaya

tiada debu atau kotoran di

atas lantai, peralatan dan

persekitaran tempat kerja.

Tanggungjawab

harian untuk

pembersihan

ruang dan

peralatan kerja

individu.

Seiketsu Standardise Seragam 1. Keseragaman:

2. Mewujudkan piawaian

amalan terbaik di tempat

kerja dan memastikan

piawaian tersebut dipatuhi

di samping memastikan

tempat kerja itu bersih dan

teratur sepanjang masa.

Tempat

penyimpanan

peralatan dan

dokumen yang

jelas.

Shitsuke Sustain Sentiasa

Amal

1. Disiplin:

2. Melatih pekerja untuk

mengamal sistem Amalan

5S secara berterusan

supaya menjadi tabiat dan

budaya kerja organisasi.

Lakukan

Amalan 5S

secara harian.


®2014 14

BAHAGIAN EMPAT :

LANGKAH – LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S

Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan. Sisih

memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pembuangan

barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Berikut adalah

panduan untuk melaksanakan aktiviti sisih secara berkesan:

a. Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan Tag Kuning;

b. Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu; dan

c. Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Arahan

Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

Rajah : Cara amalan SISIH di Tempat Kerja

SISIH


®2014 15

Contoh:

i. rekod / dokumen yang telah melebihi

tempoh penyimpanan yang

ditetapkan.

ii. Barang yang telah tidak berfungsi.

iii. Barang yang sudah tidak digunakan.

Panduan Pelaksanaan SISIH terbahagi kepada kaedah DASAR TAG MERAH dan

DASAR TAG KUNING. Berikut merupakan langkah-langkah bagi pelaksanaan

kedua-dua dasar tersebut:

DASAR TAG MERAH

Langkah 1:

Mewujudkan Dasar

Tag Merah

i. Menetapkan kawasan pengumpulan barang-

barang yang tidak perlu dan seterusnya

merancang pelupusan barang-barang tersebut;

ii. Menentukan kriteria bagi item yang hendak

dilupuskan; dan

iii. Menyediakan tag merah yang sesuai.

Langkah 2:

Menentukan

Sasaran Tag Merah

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang

hendak dilupuskan.

Langkah 3: Melekat /

melabel Tag Merah

i. Setelah mengenalpasti item yang hendak

dilupuskan, tag merah hendaklah dilekatkan /

dilabelkan pada item berkenaan; dan

ii. Aktiviti ini hendaklah disempurnakan sekurang-

kurangnya satu (1) minggu sebelum

pelaksanaan penyisihan.

Langkah 4:

Mengumpulkan item

yang tidak

diperlukan / hendak

dilupuskan

Semua item yang telah dilekatkan atau dilabelkan tag

merah hendaklah dikumpulkan di kawasan yang telah

ditentukan untuk dibuat penilaian sebelum dilupuskan.


®2014 16

Panduan:

iv. Adakah item tersebut diperlukan?;

v. Berapa kerap penggunaannya?; dan

vi. Berapakah jumlah yang diperlukan?

DASAR TAG MERAH

Langkah 5:

Membuat Penilaian

Terhadap Barangan

yang telah

diberikan Tag Merah


merah hendaklah dinilai dan membuat keputusan

agar tidak melanggar arahan atau prosedur yang

sedang berkuatkuasa sebelum dilupuskan.

Langkah 6:

Membuat Catatan

atau Dokumentasi

Hasil daripada

Aktiviti Tag Merah

Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Merah

hendaklah direkodkan.

DASAR TAG KUNING

Langkah 1:

Mewujudkan Dasar

Tag Kuning

i. Menetapkan kawasan pengumpulan barang-

barang yang tidak pasti keperluannya dan

seterusnya merancang pelupusan atau

penyimpanan barang-barang tersebut;

ii. Menentukan kriteria bagi item yang hendak

dilupuskan; dan

iii. Menyediakan tag kuning yang sesuai.


®2014 17

DASAR TAG KUNING

Langkah 2:

Menentukan

Sasaran Tag Kuning

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang

hendak dinilai.

Langkah 3: Melekat /

melabel Tag Kuning

Aktiviti Tag Kuning ini hendaklah disempurnakan

sekurang- kurangnya sebelum pelaksanaan aktiviti

penyisihan. Aktiviti Tag Kuning ini dibuat secara

berterusan.

Langkah 4:

Mengumpulkan item

yang telah di tag

kuning


kuning hendaklah dikumpulkan di kawasan yang telah

ditentukan untuk dibuat penilaian.

Langkah 5:

Membuat Penilaian

Terhadap Barangan

yang telah

diberikan Tag

Kuning


kuning hendaklah dinilai. Tarikh untuk dilupuskan atau

disimpan hendaklah ditetapkan.

Langkah 6:

Membuat Catatan

atau Dokumentasi

Hasil daripada

Aktiviti Tag Kuning

Barang-barang yang telah dilekatkan Tag K u n i n g

hendaklah direkodkan.


®2014 18

Merujuk kepada slogan “Setiap barang mempunyai tempatnya

dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu

kepada kaedah penyusunan yang cekap, berkesan dan selamat. Ini

akan mewujudkan kerja yang kemas dan produktif. Selepas melaksanakan Seiri

dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan

penggunaan. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:

i. Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO);

ii. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada peralatan dan

perkakasan;

iii. Menyimpan dan menyusun alat berdekatan mesin mengikut urutan operasi

mesin;

iv. Menyimpan barang-barang mengikut kategori; dan

v. Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat.

Rajah : Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja

SUSUN


®2014 19

Nota :

1. Contoh item yang selalu digunakan:

a. Fail aktif diletakkan dekat dengan tempat kerja:

i. situasi semasa bekerja – fail berada di atas meja

ii. situasi selepas waktu kerja – fail disusun semula ke tempat asal

dengan mengikut tatacara pengurusan fail.

b. Alat Tulis perlu sentiasa berada di meja kerja dalam keadaan kemas

dan teratur.

c. Fail Meja perlu sentiasa berada di atas meja.

d. Bahan-bahan Rujukan Pegawai untuk tugas (generik dan functional).

2. Contoh item jarang digunakan :

Fail separa aktif (tertakluk kepada norma kerja) disimpan mengikut

prosedur pengurusan peringkat fail dalam keadaan kemas dan teratur

bagi mudah dicapai.

3. Contoh item yang tidak digunakan :

a. Fail tutup – mengikut tatacara pengurusan fail;

b. Local Order – mengikut tatacara perolehan (penyimpanan selama 7

tahun);

c. Rujukan : Tatacara Pengurusan Stor (PP/TPS), Panduan Pengurusan

Pejabat (PP), Tatacara Pengurusan Aset (PP/TPA); dan

d. Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian pencarian

barang dalam tempoh yang minima (15– 60 saat).


®2014 20

memberikan penekanan kepada penjagaan

kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa

dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan

perkhidmatan. Pembersihan setiap hari diperlukan untuk memastikan ruang

kerja sentiasa kemas dan bersih.

Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk

melaksanakan SAPU secara berkesan:

LANGKAH – LANGKAH PELAKSANAAN AKTIVITI SAPU

Langkah 1:

Mengagihkan Tugasan

Pembersihan.

Penjagaan kebersihan tempat kerja hendaklah menjadi

tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan

hendaklah dijelaskan dengan:

i. Mengenalpasti kawasan yang perlu diwujudkan hak milik

(ownership); dan

ii. Mengadakan jadual giliran pembersihan untuk k awasan

yang telah ditentukan (daily rosters).

Langkah 2:

Menentukan hak milik

(ownership) bagi

setiap ahli.

Menentukan hak milik bagi setiap ahli untuk kawasan yang

telah dikenalpasti.

Langkah 3:

Menentukan kaedah

pembersihan yang

akan digunakan.

Mewujudkan sistem pembersihan yang akan diamalkan

dengan:

i. Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan;

Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan

bersesuaian;

ii. Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan; dan

iii. Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

Langkah 4:

Menyediakan

peralatan dan bahan

– bahan untuk kerja-

kerja pembersihan

Keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan

disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila

diperlukan.

Langkah 5:

Melaksanakan kerja

pembersihan

Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui:

i. Melaksanakan aktiviti pembersihan mengikut piawaian yang

telah diwujudkan;

ii. Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap

semua peralatan;

iii. Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan

berfungsi; dan

iv. Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan

untuk tindakan penyelenggaraan.

SAPU


®2014 21

SERAGAM

SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang

pertama secara berterusan. Peringkat ini dapat dilaksanakan

dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan piawaian

yang sesuai. Selain itu, aktiviti penanda arasan amalan terbaik perlu dilaksanakan ke

arah penambahbaikan berterusan. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan

keseragaman secara cekap:

i. Mewujudkan senarai semak tugasan menggunakan teknik 5W1H; (Who, What,

Where, Why, When, dan How)

ii. Mewujudkan senarai semak peraturan inventori;

iii. Mengadakan prosedur kerja pembersihan; dan

iv. Mengadakan Jadual Penyelenggaraan.

ialah usaha membudayakan amalan 4S (Seiri, Seiton, Seiso,

Seiketsu) di tempat kerja ke arah penambahbaikan berterusan.

SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan seluruh

warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat

dilaksanakan secara berkesan dan cekap. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan

Amalan 5S:

i. Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan

mengadakan latihan yang berterusan;

ii. Memastikan audit dalaman amalan 5S dilaksanakan mengikut jadual;

iii. Memastikan aktiviti promosi berterusan;

iv. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan untuk usaha yang

ditunjukkan oleh warga Jabatan; dan

v. Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

SENTIASA

AMAL


®2014 22

BAHAGIAN LIMA : PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN

AMALAN 5S JPWPL

KEPERLUAN UTAMA

SUDUT 5S INDUK

Berikut merupakan perkara utama yang perlu ada di sudut 5S Induk:

1. Polisi atau Dasar Amalan 5S JPWPL;

2. Slogan atau Motto 5S JPWPL;

3. Logo 5S dan keterangannya;

4. Carta Organisasi Induk;

5. Carta perbatuan (Gantt Chart) Pelaksanaan Amalan 5S;

6. Pelan Lantai dan nama Zon-Zon di JPWPL;

7. Rekod bergambar aktiviti 5S (sebelum dan selepas);

8. Informasi atau promosi yang berkaitan dengan Amalan 5S; dan

9. Tarikh sudut dikemaskini dan tandatangan pengerusi 5S.

SUDUT 5S ZON

Bagi sudut zon 5S perlu memaparkan semua yang tersenarai di sudut induk

dengan penambahan item yang berikut:

1. Carta Organisasi Zon

2. Carta Perbatuan (Jadual mesyuarat atau perjumpaan kumpulan dan aktiviti

zon )

3. Pelan Lantai

4. Rekod Bergambar Sebelum dan selepas.

5. Informasi atau promosi y ang berkaitan dengan Amalan 5S; dan

6. Fungsi ahli setiap zon.

7. Tarikh dikemaskini dan tandatangan ketua zon.


®2014 23


Bagi piawaian di ruang tempat kerja / pejabat, ianya terbahagi kepada dua

elemen iaitu fizikal dan ruang kerja. Berikut merupakan piawaian bagi kedua-dua

elemen tersebut:-

FIZIKAL : LANTAI

1. Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin;;

ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai

iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak; dan

iv. Tong sampah disediakan.

2. Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan

dipatuhi.

FIZIKAL : DINDING DAN SILING

1. Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan

baik.

2. Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.

FIZIKAL : LAMPU DAN SOKET

1. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

3. Setiap suis dan soket perlu ada label petunjuk.

4. Setiap lampu perlu dilabelkan sepadan dengan

label suis.

5. Setiap soket yang terdedah perlu diletakkan

tanda peringatan “AWAS”.

6. Tanda peringatan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” perlu

dilabelkan pada/ berdekatan dengan suis lampu.


®2014 24

7. Tanda peringatan “SILA TUTUP SUIS SOKET SEBELUM MENINGGALKAN

PEJABAT” perlu dilabelkan pada/ berdekatan dengan soket.

FIZIKAL : SUSUN ATUR PERALATAN

1. Susunan laci meja / mobile pedestal hendaklah seragam. Berikut

merupakan piawaian untuk susun atur bagi laci meja / mobile pedestal:-

i. Laci paling atas – alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti

pegawai;

ii. Laci tengah – dokumken-dokumen rasmi (cth: planner, diari, buku

catatan )

iii. Laci bawah – barang peribadi (cth: beg tangan, dompet, telefon

bimbit)

iv. Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang

atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan

kegunaan harian pejabat

2. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/partition dalam keadaan teratur

dan kemas:

i. Di atas meja:

a. Satu tray bertingkat sahaja dan dilabelkan

masuk/keluar/dalam tindakan.

b. Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada

satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail

terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan

kemas dan teratur pada setiap masa; dan

c. Laci mini untuk menyimpan alatan yang berkaitan dengan

tugasan harian; (setiap laci perlu dilabelkan).

Nota:

Fail perlu sentiasa disusun semula di tempat asal selepas digunakan

dan sebelum pulang, fail-fail perlu disimpan semula di dalam Bilik Fail

atau di tempat yang berkunci dan selamat. Dilarang sama sekali

membiarkan mana-mana fail dibiarkan di atas meja di kawasan

ruang kerja (workstation) khususnya.


®2014 25

ii. Di bawah meja:

a. Bakul sampah yang disediakan perlu memastikan ianya

tidak berbau dan bersih.

b. Sediakan ruangan khas untuk meletak sepasang kasut dan

sepasang selipar sahaja.

c. Wayar/kabel elektrik dan ICT disusun kemas dengan

menggunakan bahan-bahan yang sesuai. Ianya hendaklah

tersusun rapi dan tersorok serta tidak memudaratkan

pandangan dan keselamatan.

iii. Skrin komputer/CPU/Papan kekunci/Tetikus/Pencetak:

a. Semua peralatan ini diletakkan secara teratur dan tersusun

di tempat yang sesuai; dan

b. Pastikan komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu

bekerja atau sebelum pulang.

FIZIKAL : KEADAAN PERALATAN DAN MESIN

1. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray dalam

laci.

2. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan;

3. Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam

ruang tertentu / laci;

4. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas;

5. Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama. (yang

bersesuaian);

6. Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas;

7. Mesin dan peralatan diletakkan di tempat yang sesuai dan selamat serta

tidak menghalang pergerakan proses kerja;

8. Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan

jangka hayat mesin;

9. Pastikan tiada barang yang diletakkan di atas atau di bawah mesin;


®2014 26

10. Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau

dilupuskan;

11. Perlu meletakkan tanda peringatan “AWAS” pada bahagian yang

merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain; dan

12. Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan

mesin.

FIZIKAL : PELABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH

1. Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel

yang seragam.Perkara yang perlu dipamerkan di dinding bilik / partition

pegawai adalah seperti berikut:-

i. Tanda nama penuh pegawai;

ii. Gambar pegawai; dan

iii. Status pergerakan pegawai

2. Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan

seksyen/unit.

3. Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas

dan mudah dibaca.

4. Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategik dan mudah

dilihat.

FIZIKAL : PERHIASAN

1. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat;

dan

2. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

baik.

FIZIKAL : KEPERLUAN UMUM

1. Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang

mudah dilihat.


®2014 27

2. Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang

mudah dilihat (sekiranya melebihi 2 suis).

3. Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di semua bilik/ruang.

4. Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik

gunasama berserta nombor telefon untuk dihubungi.

5. Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik gunasama

dengan jelas.

6. Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan dengan segera (jika ada).

RUANG KERJA : MEJA KERJA/KUBIKEL

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

2. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

Nota: Rujuk piawaian susun atur peralatan

RUANG KERJA : BILIK PEGAWAI

1. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

2. Memastikan susunan perabot kemas.

3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

Nota: Rujuk piawaian susun atur peralatan

RUANG KERJA : STOR PERALATAN PEJABAT

1. Memastikan stor memenuhi kriteria

berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Susunan kemas dan teratur

2. Menyediakan sistem rekod inventori

yang jelas dan teratur bagi


®2014 28

memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

3. Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan

dari stor untuk dipatuhi warga kerja.

4. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa

dikemaskini.

5. Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan

di dalam stor.

6. Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

7. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan perlu dipamerkan di tempat

yang mudah dilihat.

8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan

troli berada dalam keadaan baik dan berfungsi. Semua peralatan

berkenaan dipakir di tempat yang dikhaskan apabila tidak digunakan.

9. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut

tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk

kegunaan mengikut kaedah “ First-In-First-Out”(FIFO).

10. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada

prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa.

11. Tanda amaran “DILARANG MASUK TANPA KEBENARAN” dan jadual waktu

pengeluaran barangan stor dipamerkan dengan jelas di pintu masuk stor.

12. Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya

hendaklah dikekalkan penyimpanannya dan hendaklah dilabel.

13. Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas

yang bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun

dengan kemas.

14. Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang

masih boleh digunakan.

15. Setiap pengeluaran barang-barang di stor dibuat sendiri oleh pegawai-

pegawai yang diberi kuasa sahaja.


®2014 29

RUANG KERJA : BILIK FAIL

1. Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Tersusun; dan

iv. Kemas

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,

baik dan kemas.

3. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi

memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.

4. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

5. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap

fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail;

ii. Nombor susunan fail

6. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori

fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup. (cth: kad daftar pengguna dan kad

keluar masuk fail).

7. Pelan susun atur / pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan

di ruang yang strategik.

8. Tanda amaran “DILARANG MASUK TANPA KEBENARAN” dipamerkan

dengan jelas di pintu bilik fail.

9. Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet

besi berpalang. Indeks fail-fail terperingkat tidak perlu diletakkan di luar

cabinet.

10. Senarai nama-nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat

perlu dipamerkan.

11. Kawalan makhluk / haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual.

12. Pemunya / ownership perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik

fail.

13. Dilarang sama sekali makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.


®2014 30

14. Tangga mudah alih, troli dan kerusi sentiasa berada di dalam keadaan

baik dan diparkir di tempat khas apabila tidak digunakan.

RUANG KERJA : SUDUT / BILIK CETAK / DOKUMENTASI

1. Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Tersusun;

iv. Kemas; dan

v. Selamat

2. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,

baik dan kemas.

3. Pastikan lantai sudut/bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak

berlubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada,

sila pastikan ia dibaiki dengan cepat.

4. Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu

dilabelkan.

5. Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh

dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran

atau di tempat yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan

disimpan semula.

6. Kertas-kertas yang hendak dilupuskan atau tidak digunakan lagi, perlu

terus dirincih dengan menggunakan mesin perincih yang terdapat di

dalam sudut/bilik cetak.

7. Etika penggunaan di dalam bilik cetak perlu diletakkan atau

dipamerkan di lokasi yang sesuai.


®2014 31

RUANG KERJA : BILIK / RUANG PEMANDU

1. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan

baik.

2. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej

korporat.

RUANG KERJA : BILIK SERVER / TERPERINGKAT

1. Bilik server dan bilik kebal merupakan kawasan larangan dan hanya

pegawai yang diberikan kuasa atau mandat sahaja yang dibenarkan

masuk ke kawasan berkenaan.

2. Memastikan bilik server/ terperingkat memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Tersusun;

iv. Kemas; dan

v. Selamat

3. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan

memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan

dalam peraturan keselamatan).

4. Label hendaklah dilekatkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat

oleh orang ramai agar tidak sewenangnya individu yang tidak

mempunyai kuasa masuk ke Kawasan Larangan tanpa kebenaran.


®2014 32

TEMPAT UMUM

LOBI UTAMA /RUANG HADAPAN

1. Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih,

kemas, ceria selaras dengan imej korporat.

2. Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti

contoh-contoh berikut:

i. Visi;

ii. Misi;

iii. Maklumat Pengurusan Atasan; dan

iv. Moto dan Piagam Pelanggan

3. Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama:

i. Buku kedatangan pelawat;

ii. Direktori pegawai ;

iii. Sudut informasi untuk pelanggan; dan

iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

KAUNTER UTAMA

1. Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pelanggan;

ii. Direktori warga agensi;

iii. Borang-borang / brosur berkaitan;

iv. Bahan bacaan/ informasi;

v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan;

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

2. Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

3. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang

kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

4. Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

5. Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini.


®2014 33

RUANG MENUNGGU

1. Menyedia dan memastikan sofa/ tempat

duduk dan bahan bacaan dalam keadaan

baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan

imej korporat.

2. Memastikan semua peralatan dan hiasan

dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

3. Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

LALUAN UTAMA / KORIDOR

1. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih

dan teratur.

2. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

BILIK MESYUARAT

1. Memastikan semua peralatan seperti kerusi,

meja, mikrofon, skrin komputer, projektor, jam dinding

dan peralatan-peralatan yang berkaitan berada

dalam keadaan baik.

2. Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih,

kemas dan selamat.

3. Memastikan peralatan PA System mempunyai panduan penggunaannya.

4. Mempunyai arahan penjimatan penggunaan tenaga dan arahan

keselamatan.

5. Mempunyai pencahayaan dan pengudaraan yang baik.

6. Rekod penggunaan bilik mesyuarat diselenggara.

7. Jadual penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan di tempat yang sesuai.

8. Mempunyai gambar-gambar pemimpin yang terkini.


®2014 34

PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER / SUDUT BACAAN

1. Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber / Sudut Bacaan bersih,

kemas dan teratur.

2. Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang

memudahkan pelanggan.

3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan

bahan bacaan.

SURAU/ BILIK SOLAT

1. Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh

digunakan dan dalam keadaan bersih:

i. Telekung/Kain Pelekat;

ii. Sejadah; dan

iii. Tempat sangkut sejadah/telekung

2. Menyediakan kemudahan berikut:

i. Tanda arah kiblat;

ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan;

iii. Tempat letak/ rak kasut; dan

iv. Selipar

3. Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan

baik.

4. Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.

5. Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan).

6. Memastikan tempat wudhu' bersih.


®2014 35

PANTRI / TEMPAT MINUM

1. Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh

digunakan.

2. Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

TANDAS

1. Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

2. Memastikan bau tandas menyenangkan.

3. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

4. Memastikan pengudaraan tandas baik.

5. Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan

penggunaan tandas.

6. Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

i. Cecair pencuci tangan;

ii. Tisu tangan;

iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari;

iv. Cermin Muka; dan

v. Bahan pewangi

7. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.


®2014 36


PELAN TINDAKAN KECEMASAN

1. Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:

i. Arahan Keselamatan;

ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill);

iii. Tanda Amaran;

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul; dan

v. Tanda arah laluan kecemasan.

2. Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat serta tiada halangan.

PENDAWAIAN / KABEL

1. Memastikan pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer / mesin /

peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN

1. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala;

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan;

iii. Berkeadaan bersih; dan

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.

2. Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh digunakan.

3. Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik.

LALUAN / TANGGA KECEMASAN

1. Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.

2. Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.

3. Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.

KUNCI

1. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara

keselamatan.


®2014 37

2. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang

selamat.

3. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.

4. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.

KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT

TEMPAT LETAK KENDERAAN

1. Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja,

pelawat dan OKU.

2. Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan.

3. Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang jelas.

4. Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih.

KAWASAN PERSEKITARAN

1. Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaan baik.

2. Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaan baik.

3. Memastikan taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam

keadaan baik dan boleh digunakan (jika ada).

4. Menyediakan sistem kawalan laluan yang berkesan.

5. Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di

sekitar kawasan.

6. Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidak dibiarkan panjang.

7. Menyediakan tong/ bakul sampah bersesuaian dan secukupnya

8. Memastikan kawasan/ tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan

diuruskan dengan baik.

9. Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik dan bersih.


®2014 38

TEMPAT-TEMPAT KHUSUS

BILIK KULIAH / LATIHAN / PERBINCANGAN

1. Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

2. Memastikan semua peralatan dilabel dengan betul, disusun dengan kemas

dan berada dalam keadaan baik.

3. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

DEWAN / AUDITORIUM




3. Memastikan info yang dipaparkan dalam keadaan baik dan terkini.

DEWAN MAKAN / KAFETARIA




3. Memastikan susunan perabot kemas.

GARAJ

1. Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.

2. Memastikan petak parkir kenderaan disediakan.

GELANGGANG

1. Memastikan kawasan gelanggang bersih, dalam keadaan baik dan

selamat digunakan.

2. Menyedia dan memaparkan peraturan/etika penggunaan gelanggang.




®2014 39

BAHAGIAN ENAM :

TATACARA PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 5S

Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di semua zon di Jabatan

sebagai penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu

dijadualkan secara berkala seperti secara bulanan atau mingguan. Pengauditan

ini amat diperlukan untuk memastikan setiap bahagian dalam organisasi

mengetahui kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan secara

berterusan ke atas pelaksanaan Amalan 5S. Penilaian Audit Dalaman Amalan

5S ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang dikenalpasti supaya dapat

mewujudkan persaingan yang sihat dalam organisasi.

Penilaian Audit Dalaman biasanya akan menggerakkan organisasi untuk

membaik pulih secara berterusan ke atas kualiti dan keberkesanan terhadap

perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Aktiviti audit yang

terancang dan berterusan dapat membantu warga JPWPL untuk sentiasa

bersedia menghadapi auditan 5S sebenar oleh pihak MAMPU bagi

mendapatkan dan mengekalkan pensijilan Amalan 5S.


®2014 40

TATA CARA AUDIT DALAM 5S JPWPL

Langkah 1 : Membentuk kumpulan pasukan Audit Dalaman

Kumpulan Pasukan Audit Dalaman perlu dibentuk untuk melaksanakan tugas

dan tanggungjawab seperti berikut:

i. Menyediakan kriteria Audit Dalaman 5S;

ii. Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman 5S;

iii. Menyediakan laporan dan analisis keputusan Audit Dalaman 5S; dan

iv. Menyemak kriteria Audit Dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut

keperluan.

Langkah 2 : Latihan Audit Amalan 5S

Tujuan latihan Audit Dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi

Amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan

tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan

Amalan 5S.

Langkah 3 : Membentuk Kriteria Audit

Kriteria Audit Dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian zon yang akan

dinilai serta tidak bercanggah dengan garis panduan yang telah ditetapkan di

dalam konsep Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Setelah menentukan

pelbagai kriteria untuk di audit, maka perlu didokumenkan dalam bentuk

borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel

penilai. Contoh borang audit dalaman Amalan 5S boleh dirujuk di Lampiran.

Langkah 4 : Mengaudit Prestasi Pelaksanaan Amalan 5S

Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit secara

berjadual mengikut kesesuaian masa. Sektor atau zon yang telah bersedia boleh

diaudit dengan menggunakan borang audit.

Langkah 5 : Menilai Keputusan Audit

Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap

sudut Amalan 5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat

mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama zon dan menimbulkan rasa

bangga pada ahli kumpulan zon yang terbabit. Penilaian dan persaingan ini

boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran boleh ditawarkan

secara bulanan pada setiap zon atau individu yang berjaya dalam pelbagai

kategori. (Contohnya : Ruang kerja terbaik).


®2014 41

PENUTUP

Amalan 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa amal adalah

sangat penting dalam program peningkatan kualiti pengurusan JPWPL yang

dilaksanakan secara berterusan.

Amalan 5S akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga JPWPL

seperti bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja sepasukan,

bangga dan sayangkan organisasi. Melalui amalan ini dapat mengubah

pandangan dan persepsi terhadap kerja dan persekitaran tempat kerja yang

akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan staf JPWPL

secara keseluruhannya. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke

semasa akan memartabatkan perkhidmatan JPWPL dan seterusnya mendapat

pengiktirafan dan persijilan daripada MAMPU. Melalui Amalan 5S, JPWPL akan

berusaha memenuhi permintaan pelanggan yang semakin mencabar.

Penyampaian maklumat Amalan 5S melalui mesyuarat, taklimat dan

bengkel dapat member kefahaman yang lebih jelas kepada seluruh warga JPWPL

tentang peranan dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan. Amalan ini tidak

mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua warga JPWPL menjiwai

kepentingan dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat yang

satu.


®2014 42

LAMPIRAN 1:

KRITERIA-KRITERIA

PENILAIAN 5S EKOSISTEM

KONDUSIF SEKTOR AWAM

(EKSA)


®2014 43

PENILAIAN 5S MENGIKUT

PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM(EKSA)

Bagi ke arah persijilan amalan 5S JPWPL, kriteria penilaian audit yang

digunakan adalah menggunakan kriteria yang telah dibangunkan oleh pihak

MAMPU berpandukan kepada garis panduan yang menepati ciri-ciri atau

konsep Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Selain itu juga penggunaan

kriteria-kriteria ini supaya selaras dengan hala tuju Jabatan iaitu

mempersijilkan amalan 5S ini dengan pihak MAMPU.

Mengikut konsep EKSA, kriteria-kriteria yang dibangunkan bertujuan

bagi memastikan penilaian dilaksanakan mengikut standard yang

ditetapkan berasaskan etika kerja yang tinggi. Kriteria-kriteria terbahagi

kepada komponen generik dan komponen khusus. Komponen generik

terpakai kepada semua premis jabatan dan agensi sektor awam manakala

bagi komponen khusus, jabatan atau agensi sektor awam boleh memilih

mana-mana kriteria yang bersesuaian dengan keadaan atau jenis

perkhidmatan yang diberikan. Berikut merupakan perincian bagi setiap

komponen.

KOMPONEN GENERIK: KOMPONEN A


®2014 44

KOMPONEN GENERIK: KOMPONEN B

FIZIKAL

KEPERLUAN UMUM


®2014 45

RUANG KERJA

KOMPONEN GENERIK: KOMPONEN C (TEMPAT UMUM)

Ruang kerja pemandu


®2014 46

.... SAMBUNGAN KOMPONEN C

KOMPONEN GENERIK: KOMPONEN D

Sudut Bacaan


®2014 47

KOMPONEN GENERIK: KOMPONEN E

KOMPONEN KHUSUS : KOMPONEN F (TEMPAT UMUM)

Bilik Perbincangan

KOMPONEN GENERIK : KOMPONEN A (KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN)

KOMPONEN

SKOR

SKOR

MARKAH 1 2 3 4 5

A1) Dasar / Polisi 5S

1 Menyediakan Garis Panduan selaras

dengan Dasar 5S agensi.

Garis panduan

tidak disediakan

Garis panduan

disediakan

kepada

sebahagian

warga agensi

Garis panduan

disediakan kepada

semua warga

agensi

2 Menyebar Dasar dan Garis Panduan 5S

serta memastikan semua warga kerja

memahaminya.

Dasar dan Garis

Panduan 5S tidak

disebarkan

Dasar dan

Garis Panduan

5S disebar dan

difahami oleh

sebahagian

warga

Dasar dan Garis

Panduan 5S disebar

dan difahami oleh

semua warga

3 Memastikan Amalan 5S diamal dan

dipatuhi oleh semua warga agensi.

Amalan 5S tidak

diamal dan dipatuhi

oleh warga agensi

Amalan 5S

diamal dan

dipatuhi oleh

sebahagian

warga agensi

Amalan 5S diamal

dan dipatuhi oleh

semua warga

agensi

4 Memastikan dokumentasi berkaitan

pelaksanaan 5S termasuk perkara

berikut disusun dengan teratur dan

sentiasa dikemaskini:

i. Minit mesyuarat

ii. Surat lantikan

Jawatankuasa

iii. Laporan aktiviti

Jawatankuasa

Dokumentasi tidak

teratur dan tidak

dikemaskini

Sebahagian

dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

Semua dokumentasi

teratur dan

dikemaskini

KOMPONEN

SKOR

SKOR

MARKAH 1 2 3 4 5

A1) Dasar / Polisi 5S

5 Mewujudkan keseragaman

pelaksanaan 5S seperti ketetapan

agensi/ garis panduan yang

dibangunkan oleh agensi.

Tiada keseragaman Keseragaman

pada

sebahagian

agensi

Keseragaman pada

keseluruhan agensi

6 a) Menyedia dan memaparkan SUDUT

5S di tempat yang strategik (secara

maya atau fizikal) dan mengandungi

perkara-perkara berikut:

i. Dasar 5S agensi

ii. Carta organisasi

iii. Gambar aktiviti SEBELUM &

SELEPAS

iv. Pelan lantai

v. Carta Perbatuan semasa

vi. Informasi/ hebahan

vii. Tarikh kemaskini sudut 5S

Sudut 5S tidak

disediakan.

Sudut 5S

disediakan

tetapi hanya

mengandungi

dua perkara

seperti

dicadangkan

Sudut 5S

disediakan

tetapi hanya

mengandungi

3-4 perkara

seperti

dicadangkan

Sudut 5S

mengandungi

semua perkara

seperti

dicadangkan

Sudut 5S

mengandungi

semua perkara

seperti dicadang

serta dipaparkan

secara kreatif dan

inovatif

b) Memastikan maklumat dan bahan

yang dipaparkan sentiasa dikemaskini

dan dalam keadaan baik.

Tidak terkini dan

tidak berada dalam

keadaan baik

Sebahagian

sahaja yang

terkini dan

dalam

keadaan baik

Terkini dan berada

dalam keadaan

baik

A2) Jawatankuasa Pelaksana 5S

7 a) Membentuk dan melantik

Jawatankuasa Pelaksana Ekosistem

5S yang terdiri sekurang-kurangnya 3

Jawatankuasa seperti berikut:

i. JK Latihan

ii. JK Promosi

iii. JK Audit

JK Pelaksana tidak

dibentuk dan tidak

dilantik

JK Pelaksana

dibentuk dan

dilantik tetapi

hanya

mempunyai 1-2

jawatankuasa

yang disyorkan

JK Pelaksana

dibentuk serta

dilantik dan

mempunyai semua

jawatankuasa yang

disyorkan

KOMPONEN

SKOR

SKOR

MARKAH 1 2 3 4 5

b) Melantik fasilitator terlatih sebagai

pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem

5S.

Fasilitator tidak

dilantik

Fasilitator

dilantik tapi

tidak terlatih

Fasilitator telah

dilantik dan terlatih

8 Merancang dan melaksana

program/aktiviti Ekosistem 5S secara

berkala seperti berikut:

i. Menyedia dan mengemaskini

carta perbatuan aktiviti.

ii. Menyebar maklumat latihan,

promosi dan audit.

iii. Melaksana program pengayaan

ilmu.

Program/aktiviti

Ekosistem tidak

dirancang dan

dilaksanakan

Program/aktiviti

Ekosistem

dirancang

tetapi tidak

dilaksanakan

Program/aktiviti

Ekosistem dirancang

dan dilaksanakan

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

9 Melibatkan pengurusan atasan sebagai

penaung/penasihat Ekosistem 5S.

Pengurusan atasan

bukan

penaung/penasihat

Ekosistem 5S

Pengurusan atasan

sebagai

penaung/penasihat

Ekosistem 5S

A3) Penglibatan Pengurusan Atasan

10 Melibatkan pengurusan atasan dalam

aktiviti 5S seperti program

kesedaran/pendedahan dan lawatan.

Program tidak

dilaksanakan

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan

yang kurang

aktif

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan

yang aktif

tanpa

penglibatan

pengurusan

atasan

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan

yang aktif

dengan

sebahagiannya

melibatkan

pengurusan

atasan

Mempunyai

program

kesedaran/

pendedahan yang

aktif dengan

penglibatan

pengurusan atasan

sepenuhnya

KOMPONEN

SKOR

SKOR

MARKAH 1 2 3 4 5

11 Membentang dan melaporkan

pelaksanaan aktiviti 5S dalam mesyuarat

pengurusan.

Aktiviti 5S tidak

dibentang dan

dilaporkan dalam

mesyuarat

pengurusan

Sebahagian

aktiviti 5S

dibentang dan

dilaporkan

dalam

mesyuarat

pengurusan

Semua aktiviti 5S

dibentang dan

dilaporkan dalam

mesyuarat

pengurusan

A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)

12

Melaksana audit pematuhan/ audit

dalam secara berterusan sama ada

oleh jawatankuasa dalaman atau

agensi luar/lain sekurang-kurangnya 2

kali setahun.

Audit Dalam tidak

dilaksanakan

Audit Dalam

dilaksanakan

sekali dalam

satu tahun

Audit Dalam

dilaksanakan

mengikut jadual

13

Menyebarkan hasil/ laporan Audit

Dalam untuk makluman dan tindakan

susulan warga agensi.

Hasil/ laporan Audit

Dalam tidak

disebarkan

Hasil/ laporan

Audit Dalam

disebarkan

kepada

sebahagian

warga

Hasil/ laporan Audit

Dalam disebarkan

kepada semua

warga

14

Mengemukakan laporan Penilaian

Kendiri kepada MAMPU selepas setahun

menerima pensijilan (hanya untuk

pensijilan semula).

Laporan Penilaian

Kendiri tidak

dikemukakan

kepada

MAMPU

Laporan Penilaian

Kendiri

dikemukakan

kepada MAMPU

KOMPONEN

SKOR

SKOR

MARKAH 1 2 3 4 5

A5) Pengiktirafan

15

Melaksanakan program pengiktirafan

Ekosistem 5S di peringkat agensi seperti

contoh-contoh anugerah berikut:

i. Zon Terbaik

ii. Bilik Terbaik

iii. Bahagian Terbaik

iv. Workstation Terbaik

v. Tandas Terbaik

vi. Hasil kreativiti terbaik

vii. Anugerah Go Green terbaik

Program

pengiktirafan tidak

dilaksanakan

1 hingga 2

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Sekurang-

kurangnya tiga

program

pengiktirafan

dilaksanakan

Empat program

pengiktirafan

dilaksanakan

Lima atau lebih

program

pengiktirafan

dilaksanakan

16

Menerima pengiktirafan dan

ditandaaras sama ada di peringkat

jabatan, daerah, negeri, kebangsaan

atau lain-lain.

Tiada pengiktirafan

diterima/ tidak

ditandaaras oleh

agensi lain

Menerima

pengiktirafan

tetapi tidak

ditandaaras

oleh agensi lain

Menerima

pengiktirafan dan

ditandaaras oleh

agensi lain

17

Menyebar dan mempamerkan

maklumat mengenai program

pengiktirafan kepada semua warga

agensi.

Program

pengiktirafan tidak

disebarkan

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada

sebahagian

warga

Program

pengiktirafan

disebar dan

dipamerkan

kepada semua

warga

KOMPONEN

SKOR

SKOR

MARKAH 1 2 3 4 5

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18

Melaksanakan inovasi/Best Practice

yang boleh meningkatkan produktiviti

dan kualiti kerja warga.

Program inovasi/

Best Practice tidak

dilaksanakan

Program inovasi/

Best Practice

dilaksanakan

19

Melaksanakan program kreativiti dan

inovasi seperti contoh-contoh berikut:

i. Kreativiti mengguna barangan

terpakai.

ii. Barang terpakai untuk hiasan

iii. Hiasan/ kegunaan 5S

Program kreativiti

dan inovasi tidak

dilaksanakan

Program kreativiti

dan inovasi

dilaksanakan

A7) Tindakan Penjimatan / Go Green

20

a) Melaksanakan program penjimatan

tenaga/sumber secara menyeluruh

seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.

ii. Penggunaan lampu/ peralatan save

energy.

iii. Penetapan suhu optimum.

iv. Penjimatan kertas.

v. Penjimatan air.

vi. Kempen hijau.

Tidak melaksanakan

program

penjimatan tenaga

Melaksana

sekurang-

kurangnya dua

program

penjimatan

tenaga

Melaksana

sekurang-kurangnya

tiga program

penjimatan tenaga

KOMPONEN

SKOR

SKOR

MARKAH 1 2 3 4 5

b) Melaksanakan program kitar semula

peringkat agensi.

Tiada

program/usaha kitar

semula

dilaksanakan.

Program/usaha kitar

semula

dilaksanakan

c) Menyediakan analisis penjimatan,

sebagai contoh:

i. Kos

ii. Masa

iii. Tenaga Pekerja

iv. Ruang

Tiada analisis

penjimatan

disediakan

Analisis penjimatan

disediakan

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)

Jumlah Markah : /120X 100% = %

(Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X 100%)

KOMPONEN B


1 2 3 4 5

MARKAH FIZIKAL

B1) Lantai

1

Memastikan lantai memenuhi kriteria

berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai

iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak

iv. Tong sampah disediakan

Tidak bersih

Bersih dan

memenuhi satu

kriteria

Bersih dan

memenuhi dua

kriteria

Bersih dan

memenuhi tiga

kriteria

Bersih dan

memenuhi

kesemua kriteria

2

Menyedia program pemantauan dan

memastikan jadual pembersihan

dipatuhi.

Tiada program

pemantauan

Menyediakan

program

pemantauan

tetapi tidak

dipatuhi

Menyediakan

program

pemantauan

dan dipatuhi

B2) Dinding dan Siling

3

Memastikan dinding dan siling bersih

dari kekotoran dan dalam keadaan

baik.

Dinding kotor dan

rosak

Dinding dalam

keadaan baik

tetapi tidak

bersih

Dinding dalam

keadaan baik

dan bersih

4

Menyediakan hiasan yang

bersesuaian dan selaras dengan imej

korporat.

Hiasan

keterlaluan dan

tidak bersesuaian

Hiasan

sederhana

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan

bersesuaian

dan selaras

dengan imej

korporat

B3) Lampu Dan Soket

5 Memastikan semua lampu bersih,

berfungsi dan dalam keadaan baik.

Ada lampu yang

rosak

Semua lampu

berfungsi

Semua lampu

berfungsi dan

dalam

keadaan baik

6 Memastikan soket elektrik berfungsi

dan dalam keadaan baik.

Soket elektrik

tidak berfungsi

Sebahagian

soket elektrik

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

Semua soket

elektrik

berfungsi dan

dalam

keadaan baik

KEPERLUAN UMUM

B4) Susun Atur Peralatan

7

Menyeragamkan susunan laci meja/

mobile pedestal.

Susunan laci

meja/ mobile

pedestal tidak

seragam

Sebahagian

susunan laci

meja/ mobile

pedestal

seragam

Semua susunan

laci meja/

mobile pedestal

seragam

8

Memastikan peralatan kerja di ruang

kerja/partition dalam keadaan teratur

dan kemas:

i. CPU

ii. Tray IN/ OUT

iii. Folder/ fail

iv. Perhiasan tidak keterlaluan

v. Kedudukan laci

Semua peralatan

tidak teratur dan

tidak kemas

Sebahagian

peralatan

teratur dan

kemas

Semua

peralatan

teratur dan

kemas

B5) Keadaan Peralatan

9

Menyusun alat tulis dengan kemas

dan teratur di atas meja/ tray dalam

laci.

Alat tulis tidak

disusun dengan

kemas dan

teratur

Sebahagian alat

tulis disusun

dengan kemas

dan teratur

Semua alat tulis

disusun dengan

kemas dan

teratur

10 Memastikan semua peralatan dalam

keadaan baik dan boleh digunakan.

Semua peralatan

tidak dalam

keadaan baik

dan tidak boleh

digunakan

Sebahagian

peralatan dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

Semua

peralatan

dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

11

Memastikan tanda/label bersesuaian

bagi barang yang disimpan dalam

ruang tertentu / laci.

Tiada

tanda/label bagi

barang yang

disimpan

Sebahagian

barang yang

disimpan

bertanda/berlab

el

Semua barang

yang disimpan

bertanda/berla

bel

12 Memastikan semua peralatan bebas

daripada debu, bersih dan kemas.

Semua peralatan

berdebu, tidak

bersih dan tidak

kemas

Sebahagian

peralatan

berdebu, tidak

bersih dan tidak

kemas

Semua

peralatan tidak

berdebu, bersih

dan kemas

13

Mempamerkan tatacara

penggunaan untuk peralatan

gunasama. (yang bersesuaian)

Tiada tatacara

penggunaan

dipamerkan

Mempamerkan

tatacara

penggunaan

pada

sebahagian

peralatan

gunasama

Mempamerkan

tatacara

penggunaan

dengan jelas

dan mudah

difahami pada

semua

peralatan

gunasama

14 Mempamerkan arahan/notis bagi

memastikan peralatan disusun kemas.

Tiada

arahan/notis

dipamerkan

Arahan/notis

dipamerkan di

sebahagian

tempat (yang

bersesuaian)

Arahan/notis

dipamerkan di

semua tempat

(yang

bersesuaian)

B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah

15

Menyediakan tanda nama

pegawai/kakitangan pada bilik atau

kubikel yang seragam.

Tiada tanda

nama pada bilik/

kubikel

Sebahagian

bilik/ kubikel

memaparkan

tanda nama

pegawai yang

seragam

Semua bilik/

kubikel

memaparkan

tanda nama

pegawai yang

seragam

16

Menyediakan label yang bersesuaian

dan seragam bagi menunjukkan

seksyen/unit.

Tidak berlabel

Label lengkap,

jelas tetapi tidak

seragam

Label lengkap,

jelas dan

seragam

17

Menggunakan papan tanda/tanda

arah dengan tulisan yang sesuai, jelas

dan mudah dibaca.

Saiz yang tidak

sesuai dan sukar

dibaca

Saiz yang sesuai

tetapi sukar

dibaca

Saiz yang sesuai

dan mudah

dbaca

18

Meletakkan papan tanda/tanda arah

di kedudukan strategik dan mudah

dilihat.

Semua papan

tanda di

kedudukan tidak

strategik dan

sukar dilihat

Sebahagian

papan tanda

pada

kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

Semua papan

tanda pada

kedudukan

strategik dan

mudah dilihat

B7) Perhiasan

19

Menyediakan perhiasan yang

minimum dan selaras dengan imej

korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

20

Memastikan perhiasan yang

digunakan tidak berdebu dan dalam

keadaan baik.

Perhiasan

berdebu dan

usang

Sebahagian

perhiasan dalam

keadaan baik

dan tidak

berdebu

Perhiasan

dalam

keadaan baik,

bersih, dan

tidak berdebu

B8) Keperluan Umum

21

Menyedia dan memaparkan pelan

lantai di bilik/ruang gunasama yang

mudah dilihat.

Pelan lantai tidak

disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

pelan lantai

yang jelas

difahami

Semua

bilik/ruang

menyediakan

pelan lantai

yang jelas

difahami

22

Menyedia dan memaparkan pelan

lampu di bilik/ruang gunasama yang

mudah dilihat (sekiranya melebihi 2

suis).

Pelan lampu

tidak disediakan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

pelan lampu

yang jelas

difahami

Semua

bilik/ruang

menyediakan

pelan lampu

yang jelas

difahami

23 Memaparkan senarai inventori (KEW-

PA 7) di semua bilik/ruang.

KEW-PA7 tidak

dipaparkan

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 tetapi

tidak dikemaskini

Sebahagian

bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 dan

dikemaskini

Semua

bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 tetapi

tidak dikemaskini

Semua

bilik/ruang

menyediakan

KEW-PA 7 dan

dikemaskini

24

Melantik Pegawai Bertanggungjawab

(PIC) bagi setiap ruang/bilik

gunasama berserta nombor telefon

untuk dihubungi.

PIC tidak dilantik

bagi setiap

ruang/bilik

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tidak

mempunyai

nombor untuk

dihubungi

Sebahagian

ruang/bilik

mempunyai PIC

dan mempunyai

nombor untuk

dihubungi

Semua

ruang/bilik

mempunyai PIC

tetapi tiada

nombor untuk

dihubungi

Semua

ruang/bilik

mempunyai PIC

dan nombor

untuk dihubungi

25

Menyedia dan memaparkan

etika/tatacara penggunaan bilik

gunasama dengan jelas.

Etika/tatacara

bilik tidak

disediakan

Etika/tatacara

bilik disediakan

tetapi tidak jelas

Etika/tatacara

bilik disediakan

dengan jelas

26

Merencanakan inisiatif/ tindakan

proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan dengan segera (jika ada).

Tiada inisiatif

Merencanakan

inisiatif/tindakan

pembaikan

proaktif

RUANG KERJA

B9) Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja

27 Memastikan meja kerja kemas dan

peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian

meja kerja

kemas dan

peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas

dan peralatan

disusun dengan

baik

28 Menyediakan perhiasan yang


korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

B10) Bilik Pegawai

29 Memastikan meja kerja kemas dan

peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian

meja kerja

kemas dan

peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas

dan peralatan

disusun dengan

baik

30 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak

disusun kemas

Sebahagian

perabot disusun

kemas

Semua perabot

disusun kemas

31



korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

B11) Stor Peralatan Pejabat

32

Memastikan stor memenuhi kriteria

berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Susunan kemas dan teratur

Tidak memenuhi

kriteria

Memenuhi dua

kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

33

Menyediakan sistem rekod inventori

yang jelas dan teratur bagi

memudahkan capaian barangan

dengan cepat dan pantas.

Tidak

menyediakan

sistem

Sistem kurang

jelas dan tidak

teratur

Sistem jelas dan

teratur

34 Menyediakan label pada setiap

barang/bahan. Tiada label

Sebahagian

barang berlabel

Semua barang

berlabel

35

Menyediakan etika penggunaan dan

peraturan pengambilan barangan

dari stor untuk dipatuhi warga kerja.

Tidak

menyediakan

etika

penggunaan

Etika

penggunaan

disediakan

tetapi tidak

dipaparkan

kepada warga

kerja

Etika

penggunaan

disediakan dan

dipaparkan

kepada warga

kerja

36

Menyediakan kad inventori stok

dengan maklumat yang sentiasa

dikemaskini.

Tidak

menyediakan

kad inventori

Sebahagian

barang sahaja

memaparkan

kad inventori

dan tidak

dikemaskini

Sebahagian

barang

memaparkan

kad

inventori,dan

dikemaskini

Semua barang

memaparkan

kad inventori,

tetapi tidak

dikemaskini

Semua barang

memaparkan

kad inventori

dan sentiasa

dikemaskini

37

Memastikan tiada bahan/peralatan

yang tidak diperlukan turut disimpan

di dalam stor.

Terdapat bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dan

tidak disusun

dengan kemas

Terdapat

bahan/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dan

disusun dengan

kemas

Tiada barang/

peralatan tidak

diperlukan

disimpan dalam

stor

38 Menyediakan penanda aras minima

barang dalam stor.

Tiada penanda

aras minima

Penanda aras

minima

disediakan pada

sebahagian

barang sahaja

Penanda aras

minima

disediakan

pada semua

barang

B12) Bilik Fail

39

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria

berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

Tidak memenuhi

kriteria

Memenuhi

sebahagian

kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

40

Memastikan peralatan, kabinet dan

rak berada dalam keadaan teratur,

baik dan kemas

Tidak teratur, baik

dan kemas

Sebahagian

peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

Peralatan,

kabinet, dan

rak dalam

keadaan

teratur, baik

dan kemas

41

Memastikan fail disusun kemas

dengan teknik susunan yang berkesan

bagi memudahkan carian/ capaian

dalam tempoh 30 saat.

Fail berselerak

dan tidak teratur.

Fail disusun

kemas tetapi

tidak teratur

Fail disusun

kemas dan

teratur

42

Menyediakan senarai indeks dan

nombor fail.

Senarai indeks

dan nombor fail

tidak disediakan

Senarai indeks

dan nombor fail

disediakan

43

Menyediakan label yang jelas dan

mudah dilihat pada setiap

fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

Tiada label Sebahagian

sahaja berlabel.

Setiap fail/

dokumen

berlabel

44

Menyediakan sistem kawalan dan

pergerakan fail untuk semua kategori

fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail tidak

disediakan

Sistem kawalan

dan pergerakan

fail disediakan,

tetapi tidak

dikemaskini

Sistem kawalan

dan

pergerakan fail

disedia dan

dikemaskini

B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

45

Memastikan sudut/ bilik

cetak/dokumentasi memenuhi kriteria

berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

Tidak memenuhi

kriteria.

Hanya 2 kriteria

dipenuhi

Hanya 3 kriteria

dipenuhi

Hanya 4 kriteria

dipenuhi

Memenuhi

kesemua kriteria

tersebut.

46

Memastikan peralatan, kabinet dan

rak berada dalam keadaan teratur,

baik dan kemas

Tidak teratur, baik

dan kemas

Sebahagian

peralatan,

kabinet dan rak

dalam keadaan

teratur, baik dan

kemas

Peralatan,

kabinet, dan

rak dalam

keadaan

teratur, baik

dan kemas

B14) Ruang Kerja Pemandu

47 Memastikan meja kerja kemas, bersih

dan peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas, tidak

bersih dan

peralatan tidak

disusun dengan

baik

Sebahagian

meja kerja

kemas, bersih

dan peralatan

disusun dengan

baik

Semua meja

kerja kemas,

bersih dan

peralatan

disusun dengan

baik

48



korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak berimej

korporat

Hiasan minima

tetapi tidak

selaras dengan

imej korporat

Hiasan minima

dan selaras

dengan imej

korporat

B15) Bilik Server/Terperingkat

49

Memastikan bilik server/ terperingkat

memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

Tidak memenuhi

kriteria.

Memenuhi satu

kriteria

Memenuhi dua

kriteria

Memenuhi 3-4

kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

JUMLAH SKOR (KOMPONEN B)

Jumlah Markah : /245 X 100% = %


KOMPONEN C

TEMPAT UMUM

1 2 3 4 5 MARKAH

C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan

1

Memastikan persekitaran lobi

utama/ruang hadapan sentiasa bersih,

kemas, ceria selaras dengan imej

korporat.

Persekitaran lobi

kotor, tidak

kemas tidak

ceria dan tidak

selaras dengan

imej korporat

Persekitaran lobi

bersih dan

kemas tetapi

kurang ceria

dan tidak selaras

dengan imej

korporat

Persekitaran

lobi bersih,

kemas ceria

selaras dengan

imej korporat

2

Mempamerkan maklumat korporat

berkaitan agensi yang terkini seperti

contoh-contoh berikut:

i. Visi;

ii. Misi;

iii. Maklumat Pengurusan Atasan;

iv. Moto dan

iv. Piagam Pelanggan

Tiada maklumat

dipaparkan

Sebahagian

maklumat yang

dipaparkan

terkini

Semua

maklumat yang

dipaparkan

terkini

3

Menyediakan perkara-perkara berikut di

lobi utama:

i. Buku kedatangan pelawat

ii. Direktori pegawai

iii. Sudut informasi untuk pelanggan

iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan

imej korporat

Tidak

menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

Menyediakan 1-

3 perkara yang

disyorkan

Menyediakan

semua perkara

yang disyorkan

C2) Kaunter Utama

4

Memastikan kaunter utama berimej

korporat dan memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pelanggan

ii. Direktori warga agensi

iii. Borang-borang / brosur berkaitan

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Info mengenai agensi/ piagam

pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya

ada)

Kaunter menyediakan satu

kriteria yang disyorkan

Kaunter

menyediakan

dua kriteria

yang disyorkan

Kaunter

menyediakan

semua kriteria

yang disyorkan

5 Memastikan kaunter sentiasa bersih,

kemas dan ceria.

Kaunter tidak bersih, tidak

kemas dan tidak ceria

Kaunter bersih

dan kemas

tetapi tidak

ceria

Kaunter bersih,

kemas dan ceria

6

Memastikan usaha-usaha delighting the

customer seperti persekitaran yang

kondusif dan kemudahan sokongan

dilaksanakan.

Usaha-usaha delighting

the customer tidak

dilaksanakan

Usaha-usaha

delighting the

customer

dilaksanakan

7 Menyediakan perkhidmatan yang mesra

pelanggan.

Perkhidmatan yang tidak

mesra pelanggan

Perkhidmatan

yang mesra

pelanggan

8 Menyedia dan memaparkan carta aliran

perkhidmatan yang dikemaskini. Tidak disediakan

Carta aliran

perkhidmatan

disediakan

tetapi tidak

dikemaskini

Carta aliran

perkhidmatan

disedia dan

dikemaskini

C3) Ruang Menunggu

9

Menyedia dan memastikan sofa/ tempat

duduk dan bahan bacaan dalam

keadaan baik, bersih, teratur dan ceria

selaras dengan imej korporat.

Sofa/tempat duduk dan

bahan bacaan tidak

disediakan

Sofa/tempat

duduk

disediakan

tetapi tiada

bahan

bacaan

Sofa/tempat

duduk dan

bahan bacaan

bersesuaian

disediakan

10

Memastikan semua peralatan dan hiasan

dalam keadaan bersih, kemas dan

teratur.

Semua peralatan kotor,

tidak kemas dan tidak

teratur

Sebahagian

peralatan

bersih, kemas

dan teratur

Semua peralatan

bersih, kemas dan

teratur

11 Menyediakan tong sampah yang

bersesuaian dan mencukupi.

Tong sampah tidak

disediakan

Tong sampah

disediakan

tetapi tidak

bersesuaian

dan tidak

mencukupi

Tong sampah

yang bersesuaian

dan mencukupi

disediakan

C4) Laluan Utama/Koridor

12

Memastikan susunan peralatan atau

hiasan sepanjang laluan kemas, bersih

dan teratur.

Semua susunan peralatan

atau hiasan tidak kemas,

tidak bersih dan berserabut

Sebahagian

susunan

peralatan

atau hiasan

kemas, bersih

dan teratur

Semua susunan

peralatan atau

hiasan kemas,

bersih dan teratur

13 Memastikan tiada halangan di semua

laluan dan pintu kecemasan.

Terdapat halangan di

semua laluan dan pintu

kecemasan

Terdapat

halangan di

sebahagian

laluan dan

pintu

kecemasan

Tiada halangan

di semua laluan

dan pintu

kecemasan

C5) Bilik Mesyuarat

14

Memastikan semua peralatan seperti

kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer,

projektor berada dalam keadaan baik.

Semua peralatan tidak

berfungsi

Sebahagian

peralatan

berfungsi

dengan baik

Semua peralatan

berfungsi dengan

baik

15 Memastikan persekitaran bilik mesyuarat

bersih, kemas dan selamat.

Persekitaran bilik kotor,


selamat

Persekitaran

bilik bersih dan

kemas tetapi

tidak selamat

Persekitaran bilik

bersih, kemas dan

selamat

C6) Perpustakaan/Pusat Sumber

16 Memastikan ruang perpustakaan/Pusat

Sumber bersih, kemas dan teratur.

Ruang perpustakaan kotor,


teratur

Ruang

perpustakaan

bersih tetapi

tidak kemas

dan tidak

teratur

Ruang

perpustakaan

bersih, kemas dan

teratur

17

Menyediakan sistem

susunan/capaian/label bahan bacaan

yang memudahkan pelanggan.

Sistem susunan/ capaian

tidak disediakan

Sistem

susunan/

capaian/ label

menyukarkan

pelanggan

Sistem susunan/

capaian/ label

memudahkan

pelanggan

18

Menyediakan sistem rekod kawalan untuk

memudahkan pemantauan bahan

bacaan.

Tiada sistem rekod kawalan

Sistem rekod

kawalan

disedia, tetapi

tidak

dikemaskini

Sistem rekod

kawalan disedia

dan dikemaskini

C7) Surau/Bilik Solat

19

Memastikan barang-barang/ peralatan

berikut dalam keadaan baik, boleh

digunakan dan dalam keadaan bersih:

i. Telekung/Kain Pelekat;

ii. Sejadah; dan

iii. Tempat sangkut sejadah/telekung

Peralatan dalam keadaan

tidak baik dan tidak

memenuhi kriteria yang

disyorkan

Sebahagian

peralatan

dalam

keadaan baik

dan

memenuhi

kriteria yang

disyorkan

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan

memenuhi semua

kriteria yang

disyorkan

20

Menyediakan kemudahan berikut:

i. Tanda arah kiblat

ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan

bacaan

iii. Tempat letak/ rak kasut

iv. Selipar

Hanya satu kemudahan

disediakan

Dua

kemudahan

disediakan

Semua

kemudahan

disediakan

21 Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan

sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.

Al-Quran/ bahan bacaan


dalam keadaan baik

Sebahagian

Al-Quran/

bahan

bacaan

kemas dan

dalam

keadaan baik

Semua Quran/

bahan bacaan

kemas dan

dalam keadaan

baik

22 Memastikan surau/bilik solat sentiasa

bersih, teratur, kemas dan selesa.

Surau berkeadaan tidak

bersih, berdebu dan tidak

selesa

Surau

berkeadaan

bersih, tidak

berdebu

tetapi tidak

selesa

Surau

berkeadaan

bersih, tidak

berdebu dan

selesa

23 Memastikan surau tidak berbau (bau

yang menyenangkan)

Bau surau tidak

menyenangkan

Bau surau

menyenangkan

24 Memastikan tempat wudhu' bersih. Tempat wudhu' kotor

Tempat wudhu'

bersih

C8) Lif

25 Memastikan lif berada dalam keadaan

baik, bersih dan berfungsi. Lif rosak & kotor

Sebahagian lif

dalam

keadaan baik

dan bersih

Semua lif dalam

keadaan baik

dan bersih

26 Menyediakan maklumat pegawai untuk

dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.

Tiada maklumat pegawai

disediakan

Maklumat

pegawai ada

disediakan

27 Memaparkan nama bahagian/seksyen

bagi setiap aras dengan jelas. Tidak disediakan

Disediakan

tetapi kurang

jelas

Disediakan

dengan jelas

28

Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan

Mesin Angkat mengesahkan

penyelenggaraan lif secara berkala

Tidak dipaparkan

Dipaparkan

C9) Pantri / Tempat Minum

29

Memastikan peralatan berada dalam

keadaan baik, tersusun dan boleh

digunakan.

Peralatan tidak terurus dan

tidak boleh digunakan

Sebahagian

peralatan

dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

Semua peralatan

dalam keadaan

baik dan boleh

digunakan

30 Memastikan pantri bersih, tidak berdebu

dan dalam keadaan terurus.

Pantri dalam keadaan

tidak bersih, berdebu dan

tidak terurus

Pantri dalam

keadaan

bersih, tidak

berdebu

tetapi tidak

terurus

Pantri dalam

keadaan bersih,

tidak berdebu

dan terurus

C10) Tandas

31 Memastikan persekitaran tandas bersih

dan kering.

Persekitaran tandas

kotor dan basah

Persekitaran

tandas bersih

dan kering

32 Memastikan bau tandas menyenangkan. Bau yang tidak

menyenangkan

Tidak berbau/

bau

menyenangkan

33 Memastikan peralatan tandas berfungsi

dengan baik.

Semua peralatan

tidak berfungsi

Sebahagian

peralatan

berfungsi

dengan baik

Semua

peralatan

berfungsi

dengan baik

34 Memastikan pengudaraan tandas baik. Pengudaraan tidak

baik

Pengudaraan

baik

35

Memaparkan pemakluman seperti jadual

tugas, etika dan peraturan penggunaan

tandas

Tiada pemakluman

disediakan

Sebahagian

maklumat

dipaparkan

Pemakluman

disediakan

36

Menyediakan peralatan tambahan

seperti berikut:

i. Cecair pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari

iv. Cermin Muka

v. Bahan pewangi

Menyediakan satu

peralatan yang

disyorkan

Menyediakan

dua peralatan

yang

disyorkan

Menyediakan

tiga peralatan

yang disyorkan

Menyediakan

empat

peralatan

yang

disyorkan

Menyediakan

semua

peralatan yang

disyorkan

37 Menyediakan tandas OKU dan berfungsi

dengan baik. Tiada tandas OKU

Tandas OKU

disediakan

tetapi tidak

berfungsi

dengan baik

Tandas OKU

disediakan dan

berfungsi

dengan baik

JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)

Jumlah Markah : /185 X 100% = % check markah


KOMPONEN D


1 2 3 4 5 MARKAH

D1) Pelan Tindakan Kecemasan

1

Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang

mengandungi:

i. Arahan Keselamatan.

ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).

iii. Tanda Amaran.

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat

berkumpul.

v. Tanda arah laluan kecemasan.

Tiada Pelan

Tindakan

Kecemasan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

2 kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi 3

kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

4 kriteria yang

disyorkan

Pelan Tindakan

Kecemasan

mengandungi

kesemua kriteria

yang disyorkan

2 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah

dilihat serta tiada halangan.

Tiada lampu

kecemasan

Ada lampu

kecemasan

tetapi

terhalang

Ada lampu

kecemasan

dan tidak

terhalang

D2) Pendawaian/ Kabel

3

Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel

komputer/mesin/peralatan dalam keadaan

kemas, teratur dan selamat.

Pendawaian

dalam

keadaan tidak

kemas, tidak

teratur dan

tidak selamat

Sebahagian

pendawaian

dalam

keadaan

kemas, teratur

dan selamat

Semua

pendawaian

dalam

keadaan

kemas,teratur

dan selamat

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

4

Memastikan alat pemadam menepati kriteria

berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii.Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah

dicapai

Tiada alat

pemadam api

disediakan

Alat Pemadam

Api menepati

sebahagian

kriteria yang

disyorkan

Alat Pemadam

Api menepati

kesemua kriteria

yang disyorkan

5 Memastikan gelung hos pemadam api

disediakan dan boleh digunakan.

Tiada gelung

hos pemadam

api disediakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan

tetapi tidak

boleh

digunakan

Gelung hos

pemadam api

disediakan dan

boleh

digunakan

6 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan

dalam keadaan baik

Terdapat

halangan

Tiada halangan

D4) Laluan/Tangga Kecemasan

7 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup Tidak ditutup Ditutup

8 Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.

Tiada tanda

arah KELUAR

yang jelas

Sebahagian

tanda arah

KELUAR

dipaparkan

dengan jelas

Semua tanda

arah KELUAR

dipaparkan

dengan jelas

9 Memastikan tiada halangan di laluan/

tangga/pintu kecemasan.

Terdapat

halangan di

laluan/tangga

kecemasan

Tiada halangan

di

laluan/tangga

kecemasan

D5) Kunci

10 Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan

memenuhi tatacara keselamatan.

Anak kunci

tidak

dilabel/ditanda

Anak kunci

dilabel/ditanda

tetapi tidak

memenuhi

tatacara

keselamatan

Anak kunci

dilabel/ditanda

dan memenuhi

tatacara

keselamatan

11 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang

penyimpanan yang selamat.

Anak kunci

tidak disimpan

di dalam peti

keselamatan

Anak kunci

disimpan di

dalam peti

keselamatan

12 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan

selamat oleh pegawai bertanggungjawab.

Senarai anak

kunci tidak

disimpan

Senarai anak

kunci disimpan

dengan

selamat

13 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan

dikemaskini.

Buku log

peminjaman

kunci tidak

disediakan

Buku log

peminjaman

kunci

disediakan

tetapi tidak

dikemaskini

Buku log

peminjaman

kunci

disediakan dan

dikemaskini

JUMLAH SKOR (KOMPONEN D)



KOMPONEN E

KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

1 2 3 4 5 MARKAH

E1) Tempat Meletak Kenderaan (Bangunan

Agensi di Kawasan Sendiri)

1

Menyediakan tempat meletak kenderaan

yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan

OKU.

Tiada tempat

meletak

kenderaan

disediakan untuk

pekerja, pelawat

dan OKU

Tempat meletak

kenderaan

disediakan,

tetapi tidak

sesuai untuk

pekerja, pelawat

dan OKU

Tempat

meletak

kenderaan

sesuai untuk

pekerja,

pelawat dan

OKU

2 Menyediakan tanda/ garisan yang jelas

antara lot-lot yang disediakan.

Garisan antara

lot-lot yang

disediakan tidak

jelas

Sebahagian

garisan antara

lot-lot

disediakan

dengan jelas

Semua garisan

antara lot-lot

yang

disediakan jelas

3 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat

yang jelas.

Tunjuk arah

laluan pelawat

disediakan

Tunjuk arah

laluan pelawat

disediakan

tetapi kurang

jelas

Tunjuk arah

laluan pelawat

disediakan

dengan jelas

4 Memastikan kawasan persekitaran dalam

keadaan baik dan bersih.

Semua kawasan

persekitaran

tidak berada

dalam keadaan

baik & bersih

Sebahagian

kawasan

persekitaran

berada dalam

keadaan baik &

bersih

Semua

kawasan

persekitaran

berada dalam

keadaan baik

& bersih

E2) Kawasan Persekitaran (Bangunan Agensi di Kawasan Sendiri)

5 Memastikan lampu jalan berfungsi dan

dalam keadaan baik.

Lampu jalan

tidak disediakan

Sebahagian

lampu jalan

berfungsi dan

dalam keadaan

baik

Semua lampu

jalan berfungsi

dan dalam

keadaan baik

6 Memastikan jalan tidak berlubang dan

dalam keadaan baik.

Jalan berlubang

dan tidak dalam

keadaan baik

Jalan tidak

berlubang dan

dalam

keadaan baik

7

Memastikan taman permainan dan

peralatan di taman permainan dalam

keadaan baik dan boleh digunakan (jika

ada).

Taman

permainan dan

peralatan di

taman

permainan

dalam keadaan

tidak baik dan

tidak boleh

digunakan

Taman

permainan dan

peralatan di

taman

permainan

dalam

keadaan baik

dan boleh

digunakan

8 Menyediakan sistem kawalan laluan yang

berkesan.

Sistem kawalan

keluar masuk

tidak disediakan

Sistem kawalan

keluar masuk

disediakan

tetapi tidak

berkesan

Sistem kawalan

keluar masuk

yang berkesan

disediakan

9

Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi

dan tiada pokok rosak / mati di sekitar

kawasan.

Tanaman/

pokok tidak

dijaga dengan

rapi

Sebahagian

tanaman pokok

dijaga dengan

rapi

Semua

tanaman

pokok dijaga

dengan rapi

10 Memastikan kawasan berumput bersih dan

rumput tidak dibiarkan panjang.

Kawasan

padang kotor

dan rumput

panjang

Sebahagian

kawasan

padang bersih

dan rumput

tidak dibiarkan

panjang

Kawasan

padang bersih

dan rumput

tidak dibiarkan

panjang

11 Menyediakan tong/ bakul sampah

bersesuaian dan secukupnya .

Tong/ bakul

sampah tidak

bersesuaian dan

tidak mencukupi

Tong/ bakul

sampah sesuai

dan mencukupi

12

Memastikan kawasan/ tong pengumpulan

sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan

dengan baik.

Kawasan/ tong

pengumpulan

sampah tidak

bersih, berbau

dan tidak

diuruskan

dengan baik

Kawasan/ tong

pengumpulan

sampah bersih,

tidak berbau

dan diuruskan

dengan baik

13 Memastikan pondok pengawal dalam

keadaan baik dan bersih. Pondok

pengawal tidak

kemas dan kotor

Pondok

pengawal

dalam

keadaan baik

& bersih

E3) Kawasan Persekitaran (Agensi Berkongsi Bangunan/ Kawasan)

14 Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang

jelas.

Tunjuk arah

laluan pelawat

disediakan

Tunjuk arah

laluan pelawat

disediakan

tetapi kurang

jelas

Tunjuk arah

laluan pelawat

disediakan

dengan jelas

15 Memastikan laluan ke pintu masuk tidak

terhalang.

Laluan ke pintu

masuk terhalang

Laluan ke pintu

masuk tidak

terhalang

16 Menyediakan perhiasan minima selaras dengan

imej korporat agensi.

Hiasan yang

keterlaluan dan

tidak terurus

Hiasan minima

dan menonjolkan

imej korporat

JUMLAH SKOR (KOMPONEN E)



KOMPENAN F

KRITERIA KHUSUS EKSA 1 2 3 4 5 MARKAH

F1) Bilik Kuliah/Latihan/Perbincangan

1 Memastikan persekitaran bilik bersih, kemas dan

selamat.

Persekitaran bilik

tidak bersih,

tidak kemas dan

tidak selamat

Persekitaran

bilik bersih,

kemas tetapi

tidak selamat

Persekitaran bilik

bersih, kemas

dan selamat

2

Memastikan semua peralatan dilabel dengan

betul, disusun dengan kemas dan berada dalam

keadaan baik.

Semua

peralatan tidak

dilabel dengan

betul, tidak

teratur dan tidak

berada dalam

keadaan baik

Sebahagian

peralatan

dilabel

dengan betul,

disusun

dengan kemas

dan berada

dalam

keadaan baik

Semua

peralatan

dilabel dengan

betul, disusun

dengan kemas

dan berada

dalam keadaan

baik

3 Memastikan info yang dipaparkan dalam

keadaan baik dan terkini.

Info yang

dipaparkan

tidak dalam

keadaan baik

dan tidak terkini

Sebahagian

info yang

dipaparkan

dalam

keadaan baik

tetapi tidak

terkini

Semua info yang

dipaparkan

dalam keadaan

baik dan terkini

F2) Dewan/Auditorium


selamat.

Persekitaran bilik

tidak bersih,

tidak kemas dan

tidak selamat

Persekitaran

bilik bersih,

kemas tetapi

tidak selamat

Persekitaran bilik

bersih, kemas

dan selamat

5



keadaan baik.

Semua

peralatan tidak

dilabel dengan

betul, tidak

teratur dan tidak

berada dalam

keadaan baik

Sebahagian

peralatan

dilabel

dengan betul,

disusun

dengan kemas

dan berada

dalam

keadaan baik

Semua

peralatan

dilabel dengan

betul, disusun

dengan kemas

dan berada

dalam keadaan

baik

6 Memastikan info yang dipaparkan dalam

keadaan baik dan terkini.

Info yang

dipaparkan

tidak dalam

keadaan baik

dan tidak terkini

Sebahagian

info yang

dipaparkan

dalam

keadaan baik

tetapi tidak

terkini

Semua info yang

dipaparkan

dalam keadaan

baik dan terkini

F3) Dewan Makan/Tempat Makan /Kafetaria/Kantin


selamat.

Persekitaran bilik

tidak bersih,

tidak kemas dan

tidak selamat

Persekitaran

bilik bersih,

kemas tetapi

tidak selamat

Persekitaran bilik

bersih, kemas

dan selamat

8



keadaan baik.

Semua

peralatan tidak

dilabel dengan

betul, tidak

teratur dan tidak

berada dalam

keadaan baik

Sebahagian

peralatan

dilabel

dengan betul,

disusun

dengan kemas

dan berada

dalam

keadaan baik

Semua

peralatan

dilabel dengan

betul, disusun

dengan kemas

dan berada

dalam keadaan

baik

9 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak

disusun kemas

Sebahagian

perabot

disusun kemas

Semua perabot

disusun kemas

F4) Garaj

10 Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan

selamat.

Persekitaran

garaj tidak

bersih, tidak

kemas dan tidak

selamat

Persekitaran

garaj bersih,

kemas tetapi

tidak selamat

Persekitaran

garaj bersih,

kemas dan

selamat

11 Memastikan petak parkir kenderaan disediakan.

Garisan antara

lot-lot yang

disediakan tidak

jelas

Sebahagian

garisan antara

lot-lot

disediakan

dengan jelas

Semua garisan

antara lot-lot

disediakan

dengan jelas

F5) Gelanggang

12 Memastikan kawasan gelanggang bersih, dalam

keadaan baik dan selamat digunakan

Kawasan

gelanggang

tidak bersih,

tidak berada

dalam keadaan

baik, dan tidak

selamat

digunakan.

Sebahagian

kawasan

gelanggang

bersih, berada

dalam

keadaan baik

dan selamat

digunakan.

Seluruh

kawasangelang

gang bersih

dan berada

dalam keadaan

baik

13 Menyedia dan memaparkan peraturan/etika

penggunaan gelanggang.

Peraturan/etika

penggunaan

gelanggang

tidak disediakan

Peraturan/etika

penggunaan

gelanggang

disedia dan

dipaparkan

14



keadaan baik.

Semua

peralatan tidak

dilabel dengan

betul, tidak

teratur dan tidak

berada dalam

keadaan baik

Sebahagian

peralatan

dilabel

dengan betul,

disusun

dengan kemas

dan berada

dalam

keadaan baik

Semua

peralatan

dilabel dengan

betul, disusun

dengan kemas

dan berada

dalam keadaan

baik

JUMLAH SKOR (UMUM)

Jumlah Markah : /70X 100% = %


JAWATANKUASA PENYEDIAAN MANUAL PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM

KONDUSIF SEKTOR AWAM

ISI KANDUNGAN

AZNIZA AZMI ( KETUA )

SAMSUDIN YALLA

MAZIATI ABDULLAH

ROSMARIATI AGITA ERO BT. ABD.RAHMAN

JUMIATIH ABD HALIM

GRAFIK DAN SUSUN ATUR

SAMSUDIN YALLA ( KETUA )

AZMAN AKHMAD

CETAKAN DAN EDARAN

MAZIATI ABDULLAH

manual dan garis panduan eksa jpwpl ( klik di sini )

Documents