garis panduan pelaksanaan amalan eksa jp perak (v1_2015) (1)

Garis Panduan Amalan | 1

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA

JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA

NEGERI PERAK

1. TUJUAN

1.1 Memberi pemahaman berhubung Pelaksanaan Amalan EKSA kepada warga JP Perak.

1.2 Memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan EKSA di JP Perak.

1.3 Menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalaman Amalan EKSA JP Perak.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Perkembangan globalisasi dan liberalisasi ekonomi dunia menuntut setiap organisasi dan warganya berubah mengikut kehendak pasaran dan tuntutan pelanggan. Organisasi tidak mempunyai pilihan selain memperbaiki proses dan sistem penyampaian dengan mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan kaedah atau pendekatan yang digunakan.

2.2 Amalan EKSA merupakan salah satu daripada inisiatif kualiti yang amat berkesan dalam usaha untuk menjadikannya sebagai satu budaya dalam kalangan warga JP Perak dan EKSA merupakan penambahbaikan daripada Amalan 5S yang dilaksanakan sebelum ini. Amalan EKSA ini dapat memperkukuhkan lagi sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 JP Perak dan pengurusan kualiti yang lain.

2.3 JP Perak telah mendapat pengiktirafan dan pensijilan 5S daripada MAMPU pada

Oktober 2013 untuk tempoh dua (2) tahun iaitu sehingga Oktober 2015. Pensijilan tersebut melibatkan semua pejabat di JP Perak. Rasionalnya amalan EKSA ini diteruskan membawa banyak kebaikan dari segi produktiviti kerja dan persekitaran tempat kerja yang lebih bersih dan tersusun di samping dapat memupuk budaya Amalan EKSA dalam kalangan anggota JP Perak keseluruhannya.

2.4 Dalam tahun 2014 pihak MAMPU telah mempromosikan pelaksanaan EKSA di

semua Sektor Awam iaitu Penjenamaan Semula Amalan 5S kepada EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor Awam.


2.5 JP Perak telah mula melaksanakan EKSA secara berperingkat mulai Oktober 2014 melalui penerangan pengenalan kepada JK Induk 5S (pada masa itu masih 5S). Pelaksanaan EKSA JP Perak telah dilancarkan secara rasmi pada 27 Mac 2015. Logo EKSA telah diperkenalkan semasa pelancaran tersebut.

3. LOGO EKSA

MAKSUD LOGO KOTAK EMPAT SEGI Bermaksud persekitaran kerja Jabatan Perangkaan Malaysia Negeri Perak

WARNA HIJAU & BENTUK SEHELAI DAUN Melambangkan Alam Semulajadi yang menggambarkan kesuburan, unsur hidup dan realistik dalam melaksanakan ‘EKSA’

HURUF ‘E ’ Bermaksud Ekosistem & Alam

LAKARAN TULISAN ‘ksa’

Bermaksud Kondusif Sektor Awam

WARNA BIRU Melambangkan Ketenangan, Semangat dan Harapan serta Aktif dalam melaksanakan EKSA di Jabatan Perangkaan Malaysia Negeri Perak

LATAR ‘5’ JALUR CONDONG KE KIRI

Bermaksud Kesinambungan elemen 5S ke arah penambahbaikan dengan 5 tujuan penjenamaan semula dalam pembentukan EKSA dan menyokong pewujudan persekitaran kerja yang kondusif

WARNA JINGGA Melambangkan seperti matahari yang memberikan Harapan, Sinar serta Optimis yang mana merupakan warna Korporat Jabatan Perangkaan Malaysia

PERKATAAN ‘EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM’ Memberi maksud daripada singkatan ‘EKSA’

PERKATAAN ‘JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA NEGERI PERAK’ Memberi maksud di mana Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dilaksanakan


4. PENGENALAN EKSA

4.1 EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor Awam adalah penjenamaan semula

Pelaksanaan Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan sektor awam.

4.2 Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang Sama untuk mewujudkan

persekitaran kerja yang berkualiti, secara sistematik dan praktikal.

4.3 Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang berkesan dapat meningkatkan kualiti

perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.

4.4 EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan

Standard MS ISO 9001, dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber

berkaitan Persekitaran Kerja.

4.5 EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej

korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.

5. OBJEKTIF PENJENAMAAN SEMULA

Rajah 1: Objektif penjenamaan semula EKSA


6. HALA TUJUAN AMALAN EKSA JP PERAK

6.1 Polisi Amalan EKSA JP Perak

Mewujudkan Persekitaran Kerja Yang Kondusif, Selamat Dan Seragam Bagi

Melahirkan Budaya Kerja Unggul Dan Produktif selaras dengan Visi dan Misi

Jabatan.

Rajah 2: Polisi

6.2 Objektif Amalan EKSA JP Perak

Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, selamat dan seragam;

Mewujudkan budaya kerja yang sistematik; dan

Memupuk semangat kerjasama yang dinamik dalam kalangan warga JP

Perak.


6.3 Strategi Pelaksanaan EKSA

Menggemblengkan semua sumber yang ada secara optimum;

Memupuk budaya kerja yang baik dalam kalangan warga Jabatan; dan

Mengadakan program dan aktiviti berbentuk pengkayaan ilmu dan

pengalaman kepada seluruh warga JP Perak secara berjadual.

6.4 Memahami Konsep Amalan EKSA Berpandukan Amalan 5S

Seiri Sort Sisih Menyisih fail/dokumen tidak aktif dengan fail

baru yang masih aktif.

Seiton Set In Order Susun Menyusun fail/dokumen/bahan/alatan pejabat

supaya mudah diambil/diguna.

Seiso Shine Sapu Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang

kerja/bilik serta peralatan kerja individu.

Seiketsu Standardise Seragam Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik

mesyuarat/peralatan pejabat.

Shitsuke Sustain Sentiasa

Amal

Mengamalkan selalu aktiviti sisih, susun, sapu

dan seragam.

Rajah 3: Konsep Amalan EKSA Berpandukan Amalan 5S

6.5 Prinsip Amalan EKSA Berpandukan Amalan 5S

6.5.1 SISIH : Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan dokumen dan

barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

Rajah 4: Sisih


Rajah 5 : Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan

Rajah 6 : Tag Kuning

Kegunaan:

Barang yang akan diedarkan ke lokasi lain

dalam tempoh tertentu.

Rajah 7 : Tag Merah

Kegunaan:

Peralatan, Mesin yang rosak, diselenggara,

menunggu pelupusan dan sebagainya.


Kaedah Tag Kuning:

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai.

Melekat/Melabel Tag Kuning ke atas barang/peralatan/rekod yang telah dikenal pasti.

Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadap barang yang dilabel Tag Kuning.

Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk penentuan sama ada pelupusan atau

penyimpanan.

Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning.

Kaedah Tag Merah:

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan.

Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/peralatan/rekod yang telah dikenal pasti.

Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan kawasan pengumpulan

barang/peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi dan seterusnya melaksanakan pelupusan.

Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah.

6.5.2 SUSUN : Merujuk kepada prinsip ‘Setiap barang ada tempatnya dan

setiap tempat ada barangnya’. Penekanan SUSUN tertumpu

kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan

dan selamat. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya,

barang yang digunakan hendaklah diSUSUN mengikut

keperluan penggunaan.

Rajah 8: Susun


Rajah 9 : Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan

Rajah 10 : Contoh susunan alat tulis dalam laci

6.5.3 SAPU : Suatu tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan

bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi

peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi

penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat

kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan

perkhidmatan. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari

bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.


Rajah 11: Sapu

Rajah 12 : Tindakan Melaksanakan Amalan Sapu

Rajah 13 : Contoh Aktiviti Amalan Sapu


6.5.4 SERAGAM : Bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada

ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA diperingkat

ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman

prosedur, susun atur dan piawai.

Rajah 14 : Seragam

Rajah 15 : Tindakan Melaksanakan Amalan Seragam


Rajah 16 : Contoh Pelaksanaan Amalan Seragam

6.5.5 SENTIASA AMAL : Usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama iaitu

Susun, Sisih, Sapu dan Seragam disamping

melaksanakan penambahbaikan berterusan di JP

Perak. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan

penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta

disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat

dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

PANDUAN UNTUK MENGEKALKAN

AMALAN EKSA

KESAN PELAKSANAAN SENTIASA

AMAL

• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan.

• Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan secara berkala.

• Memastikan aktiviti promosi berterusan.

• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga JP Perak.

• Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

• Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan EKSA JP Perak.

• Warga Jabatan sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksanakan Amalan EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.

• Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan.

• Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik Amalan EKSA di tempat kerja.

• Peningkatan kecekapan dan keberkesanaan proses kerja.

Rajah 17: Sentiasa Amal


Rajah 18: Contoh Pelaksanaan Sentiasa Amal

7. FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

Rajah 19: Faedah Pelaksanaan Sentiasa Amal


8. KUNCI KEJAYAAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA DI JP PERAK

Rajah 20: Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan EKSA

9. PELAKSANAAN EKSA

9.1 Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) dapat dilaksanakan secara tersusun

melalui pewujudan pendekatan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-

perkata berikut:

1. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dengan terma rujukan yang jelas.

2. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan EKSA

3. Mewujudkan sektor / zon kerja EKSA.

4. Mengadakan program-program latihan berkaitan EKSA.

5. Memantau keberkesanan pelaksanaan EKSA secara berterusan.

6. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara berterusan.


9.2 Tahap pelaksanaan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan

atasan JP Perak melalui mekanisme yang sedia ada.

Rajah 21: Struktur Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA


a. Peranan Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA

b. Peranan Fasilitator EKSA


c. Peranan Setiausaha I EKSA

d. Peranan Setiausaha II EKSA


e. Peranan Jawatankuasa Promosi EKSA

f. Peranan Jawatankuasa Latihan EKSA


g. Peranan Jawatankuasa Audit EKSA

h. Peranan Ketua Zon EKSA


i. Peranan Ahli Kumpulan Zon EKSA

LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON EKSA


LANGKAH 3 : SUDUT EKSA


FAIL SETIAUSAHA INDUK FAIL SETIAUSAHA JK KERJA FAIL SETIAUSAHA ZON

1. Maklumat Asas EKSA JP

Perak

Polisi

Objektif

Strategi


Perak

Polisi

Objektif

Strategi


Perak

Polisi

Objektif

Strategi

2. Carta Organisasi

JK Induk

JK Kerja

Zon-zon

2. Carta Organisasi

JK Induk

JK Kerja

2. Carta Organisasi

JK Induk

Zon

3. Logo dan Pelan Lantai Zon 3. Peranan & Tanggungjawab 3. Logo Zon

4. Peranan & Tanggungjawab 4. Carta Perbatuan

JK Induk

JK Kerja

4. Pelan Lantai

5. Carta Perbatuan

JK Induk

JK Kerja

Zon-zon

5. Laporan Aktiviti 5. Carta Perbatuan

JK Induk

Zon

6. Laporan Aktiviti

JK Induk

JK Kerja

Zon-zon

6. Lain-lain 6. Laporan Aktiviti

7. Laporan Audit 7. Laporan Audit

8. Lain-lain 8. Lain-lain

LANGKAH 4: FAIL SETIAUSAHA EKSA


LANGKAH 5: LATIHAN EKSA

LANGKAH 6: PELANCARAN EKSA


LANGKAH 7: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN


Rajah 21: Contoh Laporan Audit Dalaman


10. GARIS PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN EKSA JP PERAK

BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

1.

KEPERLUAN UTAMA

PELAKSANAAN

Sudut EKSA

(Sudut Induk)

Carta Organisasi JK Induk dan JK Zon;

Polisi / Objektif / Strategi JK Induk

EKSA;

Objektif, Motto dan Logo Zon EKSA;

Carta Perbatuan JK Induk & JK Zon;

Nama Zon EKSA;

Pelan Lantai Zon EKSA;

Gambar aktiviti sebelum dan selepas

pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan

EKSA;

Laporan Aktiviti Zon;

Laporan Audit;

Sudut EKSA hendaklah berimej

korporat dengan hiasan yang tidak

keterlaluan atau berlebih-lebihan

supaya tidak kelihatan seperti konsep

taska/tadika;

Tidak mengunakan tulisan yang fancy

dan bewarna-warni; dan

Kaedah penyaluran penyampaian :

secara fizikal dengan menggunakan

ruang pejabat (seperti dinding /

papan kenyataan);

secara maya; dan

Kedua-dua di atas.

2.

RUANG PEJABAT

Persekitaran

Lantai bersih dari kekotoran;

Sampah-sarap tidak bertaburan di atas

lantai sama ada di sudut-sudut atau di


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

bawah peralatan perabot dan

perhiasan;

Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan

atau sebarang kecacatan yang

berpotensi mengancam keselamatan

anggota Jabatan;

Tiada barang yang tidak diperlukan

diletakkan di atas lantai;

Wayar berselirat diikat (twist & tie) ,

dikemaskan dan dilabelkan bagi setiap

peralatan (jika perlu);

Pastikan lampu dan plug elektrik masih

berfungsi dan dilabelkan mengikut

kesesuaian.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan

perlu diletakkan di tempat yang strategik

serta mudah dilihat oleh orang ramai.

Kotak kitar semula boleh diwujudkan

dan digunakan secara gunasama.

Peralatan Pejabat

Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan

baik dan sentiasa boleh digunakan

dengan selamat;

Peralatan pejabat sentiasa dilap dan

dibersihkan supaya tidak berdebu,

bersih dan disusun supaya kelihatan

kemas;

Peralatan yang rosak perlu dilabelkan

dengan jelas dan menyatakan isu

kerosakan serta tarikh penyelenggaraan

(pelupusan/baik pulih) dan diasingkan;

Semua perabot dan peralatan pejabat

tersusun kemas, berkeadaan baik serta

tidak mengancam keselamatan anggota

Jabatan;


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Susun atur perabot dan peralatan yang

kreatif dan menarik untuk mewujudkan

suasana yang lebih selesa, ceria dan

lebih kondusif serta tidak mengancam

keselamatan; dan

Teknik susunan peralatan boleh

memendekkan masa memproses

sesuatu kerja.

Contohnya :

Kabinet Fail diletakkan berhampiran

dengan work station pegawai.

Hiasan Dalaman

Hiasan yang bersesuaian dengan imej

Jabatan, mudah dan jimat

diselenggarakan serta kedudukannya

tidak mengancam keselamatan anggota

Jabatan;

Maklumat korporat boleh dipamerkan

tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti

dan sentiasa dikemaskini.

Contohnya :

Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, dasar

kualiti dan sebagainya.

Bidai cermin tingkap/blind sentiasa

kelihatan tersusun rapi dan bersih;

Dinding yang kotor akibat kesan

tampalan dibersihkan sebaiknya;

Penggunaan hiasan pokok bunga

plastik tidak keterlaluan dari segi kuantiti

dan perlu dibersihkan bagi mengelak

habuk terperangkap;

Penggunaan pokok bunga hidup tidak

digalakkan;

Pastikan semua hiasan yang dibuat

tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

berada dalam keadaan baik supaya

tidak mencacatkan pemandangan; dan

Susun atur hiasan sentiasa kemas,

tersusun, menyenangkan pergerakan

dan tidak mengancam keselamatan

anggota Jabatan.

Bilik Server Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas,

tersusun, bersih, tidak berdebu dan

selesa;

Sistem pengurusan yang diamalkan

perlu memenuhi ciri-ciri keselamatan

pengguna (tatacara yang ditetapkan

dalam peraturan keselamatan);

" BUKU / FAIL LOG PELAWAT " daftar

masuk bilik server disediakan bagi

memastikan bilik server sentiasa

berkunci;

Alat pemadam api disediakan (CO2),

dilabel mengikut penggunaan;

Server dan rak server dilabel mengikut

penggunaan;

Memastikan alat penghawa dingin

sentiasa berfungsi dengan baik;

Pamerkan Senarai Aset Alih Kerajaan

(KEW.PA-7);dan

Nama dan gambar pegawai yang

bertanggungjawab dipamerkan di pintu

bilik server.

Tanda amaran “Dilarang Masuk”

dipamerkan dengan jelas

Bilik Fail / Kabinet

Fail

Bilik fail / kabinet fail perlu berada dalam

keadaan bersih, kemas, dan tidak


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

berhabuk;

Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail

perlu disediakan dan dipamerkan di

ruang yang strategik;

Kabinet fail perlu dilabelkan dengan

jenis dokumen dan diletakkan indeks;

Fail perlu disusun semula di tempat asal

selepas digunakan;

Satu sistem pergerakan fail perlu

diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail

yang sedang digunakan.

Fail-fail terperingkat yang digunakan

perlu disimpan di dalam kabinet besi

berpalang/mobile cabinet. Indeks bagi

fail-fail terperingkat tidak perlu

dilekatkan di luar kabinet;

Senarai nama pegawai-pegawai yang

dibenarkan mengendalikan fail

terperingkat perlu dipamerkan untuk

perhatian kakitangan lain;


(KEW.PA-7); dan

Nama dan gambar pegawai

bertanggungjawab bagi menguruskan

kebersihan bilik fail dipamerkan.

Ruang Kaunter

Persekitaran kaunter perlu sentiasa

bersih, tidak berdebu dan tersusun

kemas;

Memastikan peralatan pejabat dan

kemudahan yang disediakan sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan

dengan selamat.

Maklumat korporat JP Perak atau

sebahagian boleh dipamerkan tetapi

tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan

sentiasa dikemaskini.


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Contohnya :

Carta Organisasi, Piagam Pelanggan,

pemberitahuan atau arahan yang perlu

disampaikan kepada pelanggan;

Sentiasa mengamalkan perkhidmatan

yang mesra pelanggan;

Sekiranya perkhidmatan kaunter

melibatkan borang-borang yang

berkaitan, ianya perlulah disusun

dengan teratur dan dilabelkan.

Sofa atau kerusi perlu disediakan di

ruang menunggu untuk pelanggan;

Maklumat pegawai bertugas

dipaparkan;

Sediakan loceng dan letakkan arahan “

SILA TEKAN LOCENG JIKA INGIN

BERURUSAN”;


(KEW.PA-7);

Nama dan gambar bertanggungjawab

bagi menguruskan kebersihan ruang

kaunter dipamerkan;

Keperluan utama yang perlu ada di

kaunter utama (pentadbiran) adalah

seperti berikut :

Buku kedatangan pelawat;

Peti cadangan; dan

Borang aduan / peti cadangan

3.

BILIK PEGAWAI /

RUANG KERJA

Pintu Bilik Pegawai

Dokumen yang perlu dipamerkan :

Tanda nama penuh;

Jawatan;

Waktu Bekerja Berperingkat (WBB);

dan

Info Pergerakan Pegawai.


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Dinding Bilik/

Partition Pegawai


(KEW.PA-7);

Surat Aku Janji

Maklumat/nota berkaitan kerja sahaja

dibenarkan ditampal / digantung pada

dinding dan partition.

Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A3

untuk ruang hiasan.

Lantai


Tidak terdapat barang yang tidak

diperlukan bertaburan di atas lantai di

sekitar ruang kerja;

Atas Meja

Dokumen yang perlu dipamerkan :

Tanda nama penuh;

Jawatan;

Waktu Bekerja Berperingkat (WBB);

Info Pergerakan Pegawai;

Surat Aku Janji dan

Senarai Aset Alih Kerajaan

(KEW.PA-7).

Monitor/CPU/Printer;

Tray MASUK / KELUAR / SDP;

Kalendar (1 sahaja dibenarkan)

Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4

untuk tapak hiasan (optional);

Terdapat telefon dan buku direktori

(optional);


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Maklumat berkaitan kerja sahaja

dipamerkan di bawah cermin atas meja;

Cap hendaklah dilabel dengan

sistematik (nombor);

Suis/plug dilabel mengikut sumber

(monitor/cpu/printer dll);

Alat tulis diletakkan di dalam pen stand

dalam kuantiti yang munasabah;

Meletakkan Fail Meja pegawai /

pekeliling / dokumen / rujukan (yang

berkaitan) (optional);

Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas

meja pegawai pada satu tempoh

tugasan (mengikut prosedur

pengurusan fail terperingkat). Fail-fail

tersebut hendaklah disusun dengan

kemas dan teratur pada setiap masa;

Tidak dibenarkan makan di meja; dan

Tidak dibenarkan meletak bekas

makanan / minuman di atas meja.

Tepi/Bawah

Meja

Tong sampah :

Kedudukan/lokasi dilabel (dengan

simbol)

Pastikan sampah tidak melimpah

Kasut / selipar diletakkan di tempat khas

(maksimum 2 pasang) (jika perlu);

Hanya 1 kotak dibenarkan bersaiz kotak

A4 untuk kegunaan pelbagai;

Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik)

perlu diikat dengan kemas (twist & tie).

Laci Meja / Kabinet

Laci Atas : Alat tulis;


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

wujudkan petak-petak peralatan

mengikut keperluan bagi mengisi

alat tulis

alat tulis diletakkan dalam

kuantiti munasabah

Laci Tengah : Rasmi (cap/dokumen

kerja); dan

Laci Bawah: Peribadi (contoh: beg

tangan, dompet, telefon bimbit dan

lain-lain).

Sekiranya bilangan laci meja yang

dibekalkan tidak seragam (kurang atau

lebih) maka keutamaan penyimpanan

adalah kepada peralatan kegunaan

harian pejabat seperti alat tulis buku

catatan dokumen rasmi.

Cap yang aktif dilabel dan disenaraikan

dan cap terkawal perlu disimpan (cap

nama pegawai, alamat Jabatan dll); dan

Barang yang berkaitan dengan urusan

rasmi dan barang peribadi tidak boleh

bercampur.

Kerusi

Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun

rapi ketika tidak digunakan;

Blazer / vest / shawl boleh disangkut

dengan kemas di belakang kerusi

(salah satu dibenarkan) ; dan

Pastikan kerusi berada pada tahap

selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih.

Hiasan Bilik

Pegawai

Hiasan perlu berimej korporat dan tidak

keterlaluan dari segi kuantiti;

Perlu sentiasa bersih, kemas, teratur

dan terjaga;


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Blazer/vest/shawl/tie digantung di

tempat penggantung khas/belakang

kerusi dan sentiasa dalam keadaan

kemas dan rapi.

Komputer dan

Pencetak


perlu diikat dengan kemas (twist & tie);

Komputer dan pencetak haruslah dijaga

supaya tidak berhabuk dan boleh

digunakan;

Memastikan suis komputer dan

pencetak ditutup (switch off) sebelum

pulang (shut down);

Wallpaper dan screen saver desktop

komputer/komputer riba diseragamkan;

Dokumen / nota / magnet / barang

perhiasan tidak boleh diletakkan /

dilekatkan pada monitor / cpu /

keyboard (kecuali label aset); dan

Memastikan pengguna mematuhi Dasar

Keselamatan ICT Jabatan.

Pelabelan

dan

Penetapan Lot

Setiap peralatan gunasama dan mudah

alih sahaja dilabel dan disediakan lot

yang bersesuaian.

Pelabelan peralatan perlu terselindung;

dan

Pelabelan peralatan / fail perlu seragam

mengikut zon masing-masing.

4.

BILIK / RUANG MESIN


Peralatan sentiasa berada dalam

keadaan baik, berfungsi dan perlu


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

dilabelkan;

Mesin dan peralatan diletakkan di

tempat yang sesuai dan selamat serta

tidak menghalang pergerakan proses

kerja;

Kertas-kertas yang hendak dilupuskan /

kitar semula diletakkan di dalam kotak

dan diasingkan mengikut kertas putih

dan kertas warna;

Jadual penyelenggaraan mesin perlu

disediakan untuk pemantauan mesin

kecuali mesin yang disewa (mengikut

kesesuaian);

Wayar diikat (twist & tie) , dikemaskan

dan dilabelkan bagi setiap peralatan;


(KEW.PA-7); dan

Nama dan gambar pegawai

bertanggungjawab dipamerkan.

5.

STOR /

BILIK INVENTORI

Pelan lantai stor disediakan;

Tanda amaran “Dilarang Masuk”

dipamerkan dengan jelas;

Pastikan stor sentiasa bersih, tidak

berdebu, tersusun kemas dan tiada

sampah atau barang-barang yang tidak

diperlukan;

Mempunyai alat pemadam api yang

mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan

berkeadaan baik;

Terdapat tanda / label / abjad

bersesuaian bagi tiap-tiap bahan /

komponen barangan (mengikut

Tatacara Pengurusan Stor);

Mempunyai rekod yang sesuai untuk


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

merekod barang tersebut

diambil/dicapai/dicari;

Peralatan sokongan pengurusan stor

termasuk tangga dan troli berada dalam

keadaan baik dan ditentukan tempat

khas;

Sudut informasi

(contoh : tatacara permohonan barang)

boleh diwujudkan dan ditempatkan di

kawasan yang mudah dilihat;

Tanda arah, petunjuk dan peringatan

perlu diletakkan di tempat yang strategik

serta mudah dilihat oleh orang ramai;

Barang-barang disusun mengikut

kaedah

“First In First Out” (FIFO) (penanda

aras minima);

Stok yang asalnya berada di dalam

bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya

hendaklah kekal penyimpanannya dan

hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;

Setiap bekas hendaklah mengandungi

satu jenis stok barang yang sama;

Bagi barang-barang yang tercerai

hendaklah diletakkan di dalam bekas

yang berukuran bersesuaian dan tidak

boleh dibungkus tetapi hendaklah

disusun dengan kemas;

Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak

bercampur dengan bahan yang masih

boleh digunakan;

Kad petak (bin card) mestilah berada

bersama-sama dengan barang;



BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

(KEW.PA-7); dan


bertanggungjawab dipamerkan.

6.

TEMPAT UMUM

Kaunter / Ruang

Menunggu

Kaunter Utama (Unit Pentadbiran)

berimej korporat dan memenuhi kriteria

berikut :

- Sistem maklumbalas pelanggan

- Carta Organisasi Jabatan

- Borang Kepuasan Pelanggan

- Bahan bacaan informasi

- Info mengenai agensi / piagam

pelanggan

Pastikan peralatan / kemudahan /

perabot disusun dengan teratur dan

boleh digunakan dengan baik;

Sentiasa memastikan kawasan sekitar

bersih, tidak berhabuk, kemas dan

menyenangkan tetamu;

Kemudahan tanda arah/petunjuk yang

disediakan mencukupi, informatif dan

efektif;

Bahan bacaan boleh disediakan dan

dipastikan sentiasa diselenggara; dan


bertanggungjawab (Person In Charge;

PIC) serta no. telefon PIC dipamerkan.

Peti Bantuan Kecemasan disediakan

dan diletakkan di ruang yang sesuai.

Bilik Solat

Pastikan peralatan/kemudahan disusun

dengan teratur dan boleh digunakan

dengan baik;

Sentiasa memastikan lantai tidak

berdebu , tidak basah dan sentiasa

bersih untuk keselesaan ramai;


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Almari/kabinet/rak/penyidai adalah

dibenarkan mengikut keperluan;

Telekung, kain pelikat dan sejadah

hendaklah dilipat dan disusun atau

digantung dengan kemas;

Buku-buku/bahan bacaan agama

sentiasa disusun kemas dan teratur di

dalam almari/kabinet/rak yang

disediakan;

Selipar/kasut disusun rapi dan kemas

pada tempatnya;

Arah kiblat yang sah dipamerkan

dengan jelas dan mudah dilihat;

Jadual waktu solat boleh disediakan

untuk panduan masuk waktu solat bagi

kemudahan warga Jabatan;


(KEW.PA-7); dan


bertanggungjawab (Person in Charge;


Pintu masuk hendaklah dilabelkan

dengan perkataan.

Cth: Bilik Solat.

Bilik Mesyuarat /

Bilik Perbincangan

Pelan Bilik Mesyuarat/Perbincangan

disediakan

Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak

berdebu dan tiada kekotoran;

Peralatan/kemudahan dalam keadaan

sempurna dan boleh digunakan dengan

baik;

Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa

bersih, tidak berhabuk dan disusun

kemas ketika tidak digunakan;


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Maklumat berkaitan mesyuarat

hendaklah dipamerkan di pintu masuk

bilik mesyuarat.

Contoh : Penggunaan papan tanda (slot in

board);

Hiasan berbentuk korporat boleh

menaikkan suasana bilik dan perlu ada

penyelenggaraan yang berkala;

Contoh : Gambar, maklumat

pencapaian Jabatan, penyataan

kualiti/hala tuju, piagam pelanggan,

program Jabatan dan lain-lain.

White board (papan putih) hendaklah

dibersihkan selepas mesyuarat selesai;

Pastikan pemadam dan marker pen

diletakkan di tempat yang disediakan;

Jam dinding perlu diletakkan di tempat

yang sesuai dan berfungsi dengan baik;

Wujudkan etika penggunaan ruang dan

peralatan;

Kemudahan tanda arah/keterangan

petunjuk amaran peringatan yang

disediakan mencukupi dan efektif;

Pastikan suis penghawa dingin ditutup

(off) sebelum meningggalkan bilik

perbincangan;


perlu diikat dengan kemas (twist & tie);


(KEW.PA-7); dan


bertanggungjawab (Person In Charge;



BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Bilik Latihan


setiap peralatan;

White board (papan putih) hendaklah

dibersihkan selepas latihan selesai;




Pastikan barang-barang elektrik,

elektronik dan power supply ditutup

(switch off) sebelum meninggalkan bilik

latihan;

Semua kerusi dan meja disusun kemas

selepas digunakan; dan




Perpustakaan

Pelan perpustakaan disediakan

Berkeadaan kemas dan bersih serta

menyenangkan pelanggan;

Mempunyai sistem susunan buku yang

teratur dan mudah untuk dicapai

(seperti rak/tanda/label/abjad/bahan);

Peralatan/kemudahan yang disediakan

berkeadaan baik;




Pelabelan yang sesuai dan mudah

dibaca;

Kedudukan kerusi, meja dan peralatan


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

yang ada dalam keadaan tersusun dan

selesa;

Tong sampah disediakan, diletakkan di

tempat yang bersesuaian dan sentiasa

bersih;


(KEW.PA-7);




Pantri

Pelan Pantri disediakan

Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak

berbau;

Semua peralatan/perabot dan perkakas

disusun kemas dan teratur setelah

digunakan;

Perkakas/alatan yang disimpan di

dalam kabinet/almari/rak dilabelkan

dengan nama perkakas dan

diseragamkan mengikut kesesuaian;

Perkakas/alatan yang minima seperti

peti sejuk, microwave, cerek elektrik,

bread toaster dan water dispenser boleh

disediakan di pantri;

Bahan makanan seperti gula, susu dan

sebagainya diletakkan dalam bekas

tertutup dan dilabelkan;

Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan

tidak tersumbat dan tiada sisa

makanan;

Tong sampah bertutup disediakan;

Suis peralatan elektrik ditutup setelah

digunakan;


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN


peralatan;

Menyediakan satu sudut informatif

untuk mempamerkan pemberitahuan

ataupun apa-apa arahan yang

berkaitan;


(KEW.PA-7); dan



PIC) serta no. telefon PIC yang

mengurus dan memantau kebersihan

pantri dipamerkan.

7.

KESELAMATAN

PERSEKITARAN

Pelan Tindakan

Kecemasan

i. Penyediaan Pelan Tindakan kecemasan

yang mengandungi;

Arahan keselamatan

Latihan pengungsian bangunan (fire-

drill)

Tanda amaran

Pelan laluan kecemasan dan tempat

berkumpul

Tanda arahan laluan kecemasan

ii. Menyediakan Lampu Kecemasan yang

mudah dilihat, berfungsi dengan baik

dan tiada halangan.

Pendawaian /

Kabel

Memastikan pendawaian

elektrik/telefon/kabel

komputer/mesin/peralatan dalam

keadaan kemas, teratur dan selamat.

Memastikan plug dilabel mengikut

kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Peralatan

Mencegah

Kebakaran

Memastikan alat pemadam api menepati

kriteria berikut;

Penyelenggaran secara berkala.

Mempunyai tatacara penggunaan.

Berkeadaan bersih.

Diletakkan di tempat yang sesuai dan

mudah dicapai.

Disediakan ownership/pegawai yang

selia berserta nombor telefon pegawai

yang berkaitan.

Laluan Kecemasan

Memastikan pintu rintangan api sentiasa

ditutup.

Memaparkan tanda arah “KELUAR”

dengan jelas.

Pendawaian tambahan tanpa tauliah

yang boleh mendatangkan bahaya

seperti lintar pintas dan sebagainya

adalah tidak dibenarkan.

Peralatan yang rosak perlu dilaporkan

kepada pihak pengurusan dan

diselenggara dengan segera.

Tangga laluan kecemasan tidak

dihalang dengan sebarang

objek/alatan/bahan yang boleh

menggangu laluan kecemasan.

Tanda-tanda amaran keselamatan

dipamerkan dengan jelas dan mudah

dilihat.

8.

LAMPU DAN SOKET

Memastikan semua lampu; bersih,

berfungsi dan dalam keadaan baik.


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

Memastikan soket elektrik berfungsi dan

dalam keadaan baik.

Disediakan pelan lampu bagi

memudahkan pengesanan.

9.

PENGURUSAN KUNCI

Memastikan anak kunci dilabel/ditanda

dan memenuhi tatacara keselamatan.

Memastikan anak kunci disimpan di

dalam ruang penyimpanan yang

selamat.

Memastikan senarai anak kunci

disimpan dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.

Menyediakan buku log peminjaman

kunci dan kemaskini.

10.

AMALAN HIJAU

(GO-GREEN)

Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi

menyokong kempen guna semula, kitar

semula dan penjimatan.

i. Melaksanakan program penjimatan

tenaga/sumber secara menyeluruh

seperti :

Notis/arahan penjimatan tenaga.

Penggunaan lampu/peralatan save

energy.

Penetapan suhu optimum.

Penjimatan kertas.

Penjimatan air.

Kempen hijau.

ii. Melaksanakan aktiviti kitar semula.

iii. Menyediakan analisis penjimatan

seperti: Kos, masa, Tenaga pekerja dan


BIL. KATEGORI SUB

KATEGORI KETERANGAN

ruang.

11.

KREATIVITI DAN

INOVASI

i. Melaksanakan inovasi / best practice

yang boleh meningkatkan produktiviti

dan kualiti kerja warga JP Perak.

ii. Melaksanakan program kreativiti dan

inovasi seperti: kreativiti mengguna

barangan terpakai, barang terpakai

untuk hiasan dan hiasan/kegunaan

EKSA.

iii. Berikut contoh kreativiti dan inovasi

yang telah dilaksanakan:

Formula Pengurusan Fail Kabinet,

Laci dan Poket (KLP) bagi

membantu pencarian fail kurang

daripada 30 saat.

Formula KLP juga telah diubah suai

untuk pencarian barang di stor

dengan menukar konsep pencarian

iaitu rak, aras dan bakul.

Kreativiti rekod kedatangan pelawat

/pengguna /

e-daftar digunakan dalam

pengurusan kaunter.

Penyimpanan wayar agar kemas

dan tersusun.

Kreativiti Pergerakan Staf.

Nota kaki :

Semua bilik dan peralatan guna sama perlu disediakan Ownership / pegawai selia dengan

disertakan nama dan nombor telefon pegawai terlibat.


11. PENGUATKUASAAN DAN PEMAKAIAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN

AMALAN EKSA JP PERAK

Garis Panduan Pelaksanaan Amalan EKSA JP Perak berkuatkuasa mulai dari tarikh ia

dikeluarkan. Pemakaian Garis Panduan ini adalah meliputi pejabat JP Perak di Ipoh, Pejabat

Operasi Taiping dan Pejabat Operasi Teluk Intan supaya pelaksanaan Amalan EKSA

dapat diselaraskan dan diseragamkan. Garis panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke

semasa mengikut keperluan, perubahan dan kesesuaian pelaksanaan Amalan EKSA JP

Perak.

12. PENUTUP

Buku Garis Panduan EKSA JP Perak yang disediakan ini memberi panduan kepada warga

Jabatan dalam pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta

selamat. Melalui Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), warga Jabatan secara

bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi

kerja yang berkualiti. EKSA juga memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-

menolong yang tinggi yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian JP

Perak kepada para pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan imej

Jabatan. Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu warga JP Perak melaksanakan

pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakannya sehingga

menjadi satu amalan yang berterusan.

DISEDIAKAN: JK INDUK EKSA JP PERAK

TARIKH: 22 JUN 2015


LAMPIRAN A

KOMPONEN KRITERIA AUDIT EKSA:

KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

KOMPONEN C: TEMPAT UMUM

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

garis panduan pelaksanaan amalan eksa jp perak (v1_2015) (1)

Documents