Garden of Innovation

Oleh

Shahril b Dato’ Ismail

Pegawai Daerah

Pejabat Daerah & Tanah

Kerian, Perak

(Mantan Pegawai Daerah Hilir Perak)

Kandungan• Ringkasan Eksekutif Jabatan

• Garden Of Innovation PDT Hilir Perak

• Penerangan Inovasi

• Pengiktirafan

• Perancangan Masa Hadapan

Ringkasan Eksekutif Jabatan

• Pejabat Daerah & Tanah Hilir Perak merupakan sebuah jabatan kerajaanyang fungsi utamanya ialah berkaitan dengan pengurusan pentadbirantanah dan daerah bagi daerah Hilir Perak.

• Agensi ini terbahagi kepada tiga fungsi utama. Fungsi pertama ialahurusan pentadbiran dan kewangan.

• Fungsi kedua ialah pengurusan tanah dan fungsi yang ketiga merupakanpembangunan luar bandar.

• Antara perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan ialah pelupusantanah, pembangunan tanah,pendaftaran, kutipan hasil sertapenguatkuasaan & teknikal tanah, pungutan lesen hiburan, pengurusanbencana dan pengurusan projek projek luar bandar.

• 71% perkhidmatan yang disediakan oleh agensi ini adalah dibawahpentadbiran tanah. Oleh itu banyak inovasi inovasi baru tertumpu dipentadbiran tanah.

Ringkasan Eksekutif Jabatan

• Agensi ini diketuai oleh Pegawai Daerah Hilir Perak(M54) Tuan Shahril Bin Dato’ Ismail dan dibantu olehseorang Ketua Penolong Pegawai Daerah.

• Bilangan kakitangan adalah seramai 158 yang terdiridaripada 8 orang pegawai dan 150 kakitangansokongan.

• Jabatan ini telah mula melaksanakan pelbagai inovasisejak tahun 2008 bagi menyahut seruan dan kehendakstakeholder yang memerlukan perkhidmatan kerajaanyang lebih efisyen dan pantas.

• Jabatan ini juga telah menyertai banyak pertandinganinovasi diperingkat negeri dan juga nasional.

Mati

Matang

Nurseri

i10 1Kaunter

MEN

T-Survey

Skuad 766

Terowong

P2K

Centralized

Attest Station

ADU-1

Aerial

Surveillance SEM

E-SiasatanSandy

Sistem Lampu

Jalan Kampung

E-File BKP

Makmal

Inovasi

Garden of Innovation

Inovasi Peringkat Matang

� i bermaksud internal one stop centredan 10 mengambil sempena tahun ianyadilancarkan di pentadbiran ini iaitutahun 2010.

� Tujuan sistem ini diwujudkan adalahuntuk memudahkan pemantauan prosespermohonan tanah dari penerimaanpermohonan sehinggalah fail itu ditutup.

� Sistem ini berteraskan konsep “SmartPartnership” diantara manusia , sistemmanual sedia ada dan penggunaan ICT.

� Pejabat Daerah & Tanah Hilir Perak telah memulakanoperasi 1Kaunter yang merangkumi hampir semuaperkhidmatan yang ditawarkan oleh pentadbiran inibermula pada 1 Disember 2009.

� Idea 1Kaunter ini berasaskan daripada banyak aduandari pihak pelanggan yang terpaksa pergi ke beberapaunit berasingan di tingkat pejabat yang berlainan untukmembuat sesuatu urusan.

� Tujuan 1Kaunter ini diwujudkan adalah bagimemudahkan orang ramai untuk berurusan denganpentadbiran ini tanpa perlu lagi pergi ke unit-unit yangmenawarkan perkhidmatan secara berasingansekaligus menjimatkan masa dan mempercepatkanproses kerja.

i10

1Kaunter

MakmalInovasi

Untuk perbincangan rasmi dan tidak rasmi

dan sebagai pusat pencambahan idea idea

baru inovasi untuk semua unit.

Inovasi Peringkat Matang

� MEN (Mobile Enforcement Notice) adalah notis pemberitahuan yang digunakan oleh unit penguatkuasaan dan teknikal PDT Hilir Perak dalam proses penguatkuasaan undang-undang Kanun Tanah Negara.

� Notis ini adalah berkonsep “mobile” dalambentuk buku kecil hampir sama saiz seperti bukusaman pihak PDRM ataupun JPJ.

� Ianya digunakan bagi menggantikan suratperingatan rasmi jabatan yang digunakansebelum ini.

� MEN dapat meringkaskan proses peringatan pelanggaran undang undang KTN dan mudah dikeluarkan oleh pegawai penguatkuasaan tanpa perlu pulang ke pejabat untuk membuat surat rasmi terlebih dahulu.

� Skuad 766 adalah satu skuad khas yang terdiri daripada penolong pegawai tanah kanan yang telah diwartakan sebagai penolong pentadbir tanah yang menyediakan khidmat penyaksian (attest-station) diluar dari pejabat.

� Perkhidmatan Skuad 766 ini disediakan kepada pelangganyang tidak mampu dapat ke pejabat untuk membuatpenyaksian di pejabat atas dasar sakit, kurang upayaataupun atas sebab sebab tertentu di kawasan Hilir Perak.

� 766 merupakan singkatan dari no telefon jabatan ini 05-6221766.

� Pada masa ini, 4 pegawai telah dilantik dan sentiasa bersedia pada waktu pejabat untuk melakukan khidmat ini menggunakan dua kenderaan jabatan iaitu Toyota Hilux dan juga motosikal jabatan.

MENSkuad 766

Inovasi Peringkat Matang

� Centralized Attest-Station merupakan

idea pentadbiran ini dalam usaha

melicinkan proses penyaksian urusan

tanah dimana urusan ini ditempatkan di

1Kaunter.

� Dengan wujudnya inovasi ini, pelanggan

tidak perlu lagi mencari pegawai di unit

unit berasingan untuk mendapatkan

khidmat penyaksian.Mereka hanya perlu

datang ke 1Kaunter di mana pegawai

penyaksian berada.

� T – Survey adalah aplikasi telefon pintar untuk pelanggan 1Kaunter PDT Hilir Perak melakukan penilaian ringkas terhadap kualiti perkhidmatan yang diberikan.

� Inovasi ini direka untuk membolehkan pentadbiran inimenilai dan menambah baik semua kaunter perkhidmatan di1Kaunter secara asas berdasarkan laporan survey yang diterima.

� Pelanggan boleh menjawab terus survey dengan memuatturun aplikasi T-Survey ke telefon pintar mereka melalui QR code yang diletakkan di setiap kaunter. Bagi pelanggan yang tidak mempunyai telefon pintar, 2 tablet disediakan di mejapengurus 1Kaunter bagi memudahkan mereka menjawabsurvey ringkas ini.

Centralized Attest Station

T-Survey

TerowongP2K

Terowong P2K (Pelupusan To Kaunter dicipta

bagi menggerakan fail permohonan tanah dari

unit Pelupusan terus ke 1Kaunter tanpa kerani

kaunter perlu naik ke unit Pelupusan di tingkat 2

untuk mengambil fail tersebut apabila pelanggan

datang membayar notis 5A.

Inovasi Peringkat Nurseri

� Inovasi Aerial Surveillance ini bermula pada2012 apabila pentadbiran ini bersetuju untukmenguji kaedah aerial surveillance bagimembantu unit Penguatkuasaan & Teknikaltanah dalam menyelesaikan masalahpemantauan dan laporan tanah daripadaudara.

� Pentadbiran ini menggunakan drone kawalanjauh yang di kawal oleh aplikasi telefon pintarataupun tablet bagi menjimatkan kosperolehan dan memudahkan latihan kepadakakitangan yang terlibat dalam mengendalikanaset ini.

� SEM (Smart Event Management) merupakan inovasi

pentadbiran ini dalam menyelesaikan masalah pengurusan

kad jemputan majlis majlis yang dianjurkan oleh pentadbiran

ini.

� Inovasi ini direka untuk mengatasi masalah kelewatan

pengedaran kad jemputan yang sering berlaku disebabkan

pengedaran kad secara manual dan tiada sistem

pemantauan yang cekap.

� Sistem SEM ini yang berasaskan Microsoft Access juga

memudahkan pemantauan dan memastikan semua jemputan

menerima kad jemputan tepat pada masanya .

Aerial Surveillance

SEM

ADU-1

�ADU-1 merupakan satu sistem pengurusan aduan awam secara lebih efisyen dimana pemantauan akuan penerimaan & penyelesaian aduan dapat dibuat dengan lebih bersistematik.

� Inovasi ini menggunakan aplikasi telefon pintardimana setiap no telefon pegawai akan didaftarkansecara rangkaian dengan sistem ADU-1.

�Setiap aduan yang diterima akan disalurkan kepadasemua no telefon pegawai yang berada di dalamrangkaian sistem ADU-1 ini untuk tindakan selanjutnyasecara pantas dan efektif oleh pegawaibertanggungjawab.

Inovasi Peringkat Nurseri

� Sandy 1.0 merupakan sistem database berasaskan Microsoft Access untuk pengurusan data berkenaan pengusaha dan pengeluaran permit pasir oleh pentadbiran ini.

� Database Sandy 1.0 yang disimpan di dalamfolder dropbox yang membolehkan ianyadiakses secara real time oleh pegawai dankakitangan terlibat dalam urusan permit pasirdimana sahaja mereka berada.

� Inovasi ini memudahkan semakan data permit pasir dilakukan terutamanya untuk membuatlaporan berkala kepada PTG dan juga untuktindakan penguatkuasaan.

� E-Siasatan merupakan format siasatan lelongan berbentuk software Microsoft Access bagi memudahkan pentadbir tanah menjalankan siasatan lelong tanpa menggunakan buku siasatan manual.

� Inovasi ini adalah untuk meringkaskan format buku siasatanmanual dan memudahkan penyimpanan rekod.

� Dapat menjimatkan masa pentadbir tanah dalam menulisbuku siasatan dan lebih kemas serta mengikut format standard dari buku siasatan biasa.

� Pentadbir tanah hanya perlu memasukan maklumat yang diperlukan kedalam software access tanpa perlu lagimenulis berulang kali perkara yang sama.

SandyE-Siasatan

Pengiktirafan

• Pada tahun 2012, jabatan ini telah berjaya mendapat tempat kedua dalam penyertaan

AIPDT peringkat Negeri Perak melalui inovasi sistem i-10. Kini, pada tahun 2013 sistem

i-10 dan konsep 1Kaunter yang mula diperkenalkan oleh Pejabat Daerah & Tanah Hilir

Perak telah mula diguna pakai oleh semua pejabat daerah & tanah negeri Perak setelah

pihak kerajaan negeri Perak memperakui keberkesanannya dalam memperbaiki sistem

penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

• Tahun 2013 juga jabatan ini telah berjaya menjadi johan AIDPT peringkat kebangsaan

(kategori PDT) dan johan AIPDT peringkat negeri Perak menerusi inovasi inovasi yang

telah diperkenalkan dan dipraktiskan sejak tahun 2010.

Perancangan Masa Hadapan• Jabatan ini telah mewujudkan tabung inovasi di setiap unit bagi

membolehkan semua kakitangan untuk berkongsi inovasi baru

dan menggalakan pencambahan idea dari setiap peringkat.

• Jabatan ini juga berhasrat untuk menyertai United Nation Public

Service Award (UNPSA) pada tahun 2014.

Sekian,Terima Kasih