ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

HUMAN RESOURCES

Diajukan untuk memenuhi nilai akhir pada mata kuliah ERP

Disusun oleh:

Penulis 1 NIM

Penulis 2 NIM

………… ……….

Kelas ………. Sistem Informasi

STMIK Nusa Mandiri © 2019

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat

serta hidayah kepada kita semua, sehingga berkat Karunia-Nya kami dapat menyelesaikan

makalah “Human Resources”.

Dalam penyusunan makalah ini, kami tidak lupa mengucapkan banyak terimakasih pada

semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas makalah ini sehingga kami

dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dan tidak lupa juga kami ucapkan terima kasih

kepada bapak/ibu dosen yang telah membimbing kami.

Kami juga berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kami sendiri maupun kepada

pembaca umumnya.

Jakarta, November 2019

Penyusun

iii

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ........................................................................................................................ ii

Daftar Isi ................................................................................................................................. iii

Daftar Gambar……………………………………………………………………………...…iv

BAB I PEMBAHASAN

1.1 Latar Belakang ……………………………………………………………………..

1

1.2 Rumusan Masalah …………………………………………………………………..

2

1.3 Tujuan……………………...……………………………………………………….

2

1.4 Tinjauan Pustaka

……………………………………………………………………2

1.4.1 Sistem Informasi Manajemen……………………………………………………2

1.4.2 Enterprise Resource Planning (ERP)……………………….……………………3

1.4.3 Odoo………………………………………………………………………………4

1.4.4 Human Resource………………………………………………………………….4

BAB II PENERAPAN ERP

2.1 Tujuan dan Manfaat ................................................................................................... 6

2.2 Analisa Perancangan Sistem ...................................................................................... 6

2.3 Penerapan …………………………………………………………………………… 7

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan ................................................................................................................ 14

3.2 Saran .......................................................................................................................... 14

iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Siklus Pengembangan Sistem Informasi……………………………………..3

Gambar 1.2 Human Resources…………………………………………………………….5

Gambar 2.1 Proses Human Resource………………………………………………………7

Gambar 2.2 Tampilan Halaman Utama Aplikasi Odoo……………………………………7

Gambar 2.4 Tampilan Setelah Install Modul Recruitment…………………………………8

Gambar 2.5 Pilih Modul Recruitment ……………………………………………………...8

Gambar 2.6 Dasboard Recruitment ………………………………………………………..9

Gambar 2.7 Menambah Posisi baru ………………………………………………………..9

Gambar 2.8 Tampilan Halaman pada menu Job Positions ………………………………..10

Gambar 2.9 Aplikasi perekrutan baru ……………………………………………………..10

Gambar 2.10 Tampilan Menu Applications ……………………………………………….11

Gambar 2.11 Tahap – tahap Perekrutan karyawan ………………………………………..11

Gambar 2.12 Tahap – tahap Perekrut karyawan …………………………………………..12

Gambar 2.13 Tampilan Attachments ………………………………………………………12

Gambar 2.14 Penambahan Data Karyawan Baru ………………………………………….13

Gambar 2.14 List Karyawan ……………………………………………………………….13

v

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Manusia selalu berperan aktif dan signifikan dalam setiap kegiatan organisasi, sebagai

perencana, pelaku dan perintis terwujudnya tujuan organisasi. Baik itu organisasi ekonomi,

politik dan kemasyarakatan tujuan organisasi tersebut tidak mungkin terwujud tanpa peranan

manusia. Bagaimana canggihnya peralatan sekalipun, faktor manusia tetap akan menentukan,

itulah sebabnya SDM dianggap aset yang sangat penting dalam suatu organisasi. Di tengah

era globalisasi dengan perubahan-perubahan yang cepat dan kompleksitas pendidikan yang

makin meningkat. MSDM seperti juga manajemen umum perusahaan, tentunya melalui

proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian. Manajemen Sumber

Daya Manusia (MSDM) dapat di definisi sebagai serangkaian tindakan dalam penarikan,

seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan penggunaan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk

mewujudkan tujuan, baik tujuan individu maupun tujuan organisasi. Sedangkan manajemen

personalia diperlukan untuk mencapai sasaran atau meningkatkan efektivitas SDM dalam

organisasi. Salah satu sistem yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut yaitu

dengan menggunakan sistem informasi Enterprise Resource Planning (ERP) atau

perencanaan sumber daya perusahaan.

Menurut (Erwin & Amras, 2017) “Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan

sistem lintas fungsi yang mengintegrasikan proses setiap lini dalam manajemen perusahaan”.

Sedangkan menurut (Heny & Rony, 2016) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah

“Sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan

meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang

berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah

perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah

bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut”.

ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses penciptaan produk atau jasa perusahaan,

mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan fasilitas produksi sampai dengan terciptanya

produk jadi yang siap ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto, 2002).

PT Usaha Karya Bina merupakan Perusahaan Mandiri yang didirikan pada bulan

Maret 1996 dengan dukungan Catholic Relief Service (CRS) di bawah Proyek Inovasi

Microenterprise yang didanai oleh United States Agency for International Development

(USAID). PT Usaha Karya Bina Mandiri meiliki Group yaitu 10 BPR Ukabima diberbagai

kota dimana data dari 10 BPR Ukabima diolah seluruhnya oleh PT Usaha Karya Bina

Mandiri.

Mengelola Data dengan 10 BPR Ukabima Group tidaklah mudah sehingga dibutuhkan

karyawan yang ahli dan berpengalaman dibidangnya. Sedangkan PT Usaha Karya Bina

Mandiri saat ini belum menerapkan sistem ERP terkhususnya Human Resource pada

Recruitment Karyawan . Padahal penerapan ERP pada suatu perusahaan, akan memperoleh

keuntungan berupa kemudahan perencanaan produksi, proses pemesanan, manajemen

persediaan, khususnya pada saat perusahaan melakukan Recruitment.

2

Setiap perusahaan pasti ingin proses Recruitment berjalan dengan baik. Besar harapan

pelamar kerja atau kandidat terpilih nantinya bisa berkontribusi memajukan perusahaan

mencapai tujuannya dan juga meningkatkan pendapatan secara finansial. Untuk itu,

perusahaan berusaha mempersingkat proses recruitment menjadi lebih efektif dan efisien

dalam menemukan karyawan yang tepat dan berkualitas. Untuk memenuhi kebutuhan diatas

maka Aplikasi Odoo akan mempermudah pada saat perusahaan membutuhkan karyawan

dimana data-data recruitment tersebut juga akan disimpan dalam suatau database.

1.2. Rumusan Masalah

Permasalahan yang dirumuskan dalam makalah ini adalah bagaimana penerapan

Enterprise Resource Planning (ERP )Pada PT Usaha Karya Bina Mandiri dengan konsep

ERP nya adalah Human Resource (HR).

1.3. Tujuan

Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengidentifikasi penerapan Enterprise

Resource Planning (ERP) pada PT Usaha Karya Bina Mandiri.

1.4. Tinjauan Pustaka

1.4.1. Sistem Informasi Manajemen

Di dalam organisasi, apapun jenis dan bentuknya, sistem informasi telah memainkan

peran penting dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan

hingga mendukung organisasi mencapai keunggulan kompetitif yang strategis. Pembahasan

tentang sistem informasi manajemen akan diawali dengan pembahasan tentang konsep sistem.

a. Sistem

Sistem dapat dijabarkan secara sederhana sebagai kelompok elemen yang saling

berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui sebuah

proses yang terorganisasi.

b. Sistem Informasi

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang,

hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,

mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).

Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu :

- Mendukung proses bisnis dan operasional

- Mendukung pengambilan keputusan

- Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil baik mengatasi masalah bisnis

adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini.

3

Gambar 1.1 Siklus Pengembangan Sistem Informasi

1.4.2. Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resource Planning adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan

oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal

perusahaan. ERP memberikan tampilan real-time atas proses bisnis yang terintegrasi seperti

produksi, pemrosesan pesanan, dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software

aplikasi ERP dan database umum. Sistem ERP menelusuri sumber daya bisnis seperti kas,

bahan baku, dan kapasitas produksi serta status dari berbagai komitmen yang dibuat

perusahaan (seperti pesanan pelanggan, pesanan pembelian, penggajian karyawan, dan lain-

lain) mencakup pada seluruh divisi yang telah diatur dalam suatu sistem (O’Brien, 2002).

Banyak perusahaan menemukan nilai bisnis utama dari penggunaan ERP dalam

beberapa cara mendasar. O’Brien (2002) menyatakan bahwa ERP memberikan manfaat bisnis

yang signifikan bagi perusahaan, yaitu :

1. Kualitas dan efisiensi.

ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses

bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas

serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi

2. Penurunan biaya

Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software serta karyawan

pendukung TI

3. Pendukung keputusan

ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting

secara cepat untuk para manajer agar dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam

mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan

4. Kelincahan perusahaan

Mengimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan

fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi

4

1.4.3. Odoo

Secara singkat, Odoo merupakan sebuah software aplikasi bisnis yang mencakup

CRM (Customer Relationship Management) atau menurut pengertiannya sendiri CRM adalah

strategi bisnis yang memadukan proses, manusia dan teknologi. Selain itu, software ini juga

mencakup Project Management, Penjualan (Sales), Manufaktur, Warehouse, serta

Manajemen Keuangan. Odoo juga dilengkapi dengan website builder yang memudahkan

pengguna untuk membuat website tanpa harus memiliki skil programming yang tinggi.

Kemudahan mengikuti perubahan dan integrasi secara menyeluruh ini memenuhi

kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang paling rumit sekalipun. Fleksibilitas dari Odoo

contohnya adalah pada aplikasi yang bisa ditambahkan seiring dengan pertumbuhan dari

perusahaan tersebut, dengan menambahkan satu aplikasi ketika kebutuhan perusahaan

bertambah dan dasar konsumennya berkembang. Dengan adanya komunitas open source,

Odoo diawasi secara aktif oleh para developer berskala besar untuk memenuhi perkembangan

kebutuhan konsumen dan menyediakan aplikasi-aplikasi yang baru dan inovatif. Odo

memiliki beberapa versi yaitu mulai dari versi 8, 9, 10, 11 hingga sekarang versi 12.0.

Beberapa aplikasi yang ada pada Odoo yaitu:

Sales Management

Purchase Management

Customer Relationship Management

Project Management

Warehouse Management

Manufacturing

Accounting & Finance

Reqruitment

E-comerce

Asset Management

Fleet Management

Social Network

Point Sale

Calender

Time Tracking

Employee Appraisals

Manufacturing Resource Planning, dan lain-lain.

5

1.4.4. Human Resource

Manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses menangani berbagai masalah

pada ruang lingkup, karyawan, pegawai, buruh, manager dan tenaga kerja lainnya untuk dapat

menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Bagian atau unit yang biasanya mengurusi SDM adalah department sumber daya.

Gambar 1.2 Human Resources

HR perlu informasi dari departemen lain

Tugas yang berkaitan dengan perekrutan karyawan, manfaat, pelatihan dan kewajiban

ke pemerintah semua tanggung jawab HR

HR perlu perkiraan yang akurat mengenai kebutuhan personil dari semua unit

fungsional

HR perlu mengetahui keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan

tertentu dan seberapa besar perusahaan mampu membayar karyawan.

6

BAB II

PENERAPAN ERP

2.1. Tujuan Dan Manfaat

a. Tujuan

Dari pembahasaan diatas maka penulis bertujuan untuk mengidentifikasi

penerapan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT Usaha Karya Bina

Mandiri. Serta dengan diterapkanya aplikasi oddo dengan modul recruitment ini

dapat memudahlan perusahaan dalam proses recruitment.

b. Manfaat

Dengan diterapkanya sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada

Perusahaan tersebut membuat proses prekrutan karyawan dapat berjalan secara

terstruktur serta data-data recruitment karyawan dapat disimpan dalam suatu

database.

2.2. Analisa Rancangan Sistem

a. Actors

Secara umum bahwa Aktor adalah HRD yang merupakan user sebagai akses

Administrator yang mampu mengelola keseluruhan data recruitment.

b. Use Case

Gambar 2.1 Sistem Penerimaan Karyawan Baru

7

c. Human Process

Adapun cara-cara yang dilakukan dalam proses recruitmen karyawan di

perusahaan yaitu:

1. Identifikasi Kebutuhan Akan Suatu Posisi

2. Rencanakan perekrutan untuk posisi yang diinginkan

3. Publikasi Lowongan

4. Tinjauan lamaran yang masuk

5. Wawancara kandidat berkualitas

6. Periksa referensi dan latar belakang

7. Pilih orang yang berkualitas

8. Buat penawaran dan berikan informasi kepada kandidat yang belum berhasil

9. Negosiasikan rincian gaji dan tanggal mulai kerja

10. Menyambut karyawan baru

Gambar 2.2 Proses Human Resource

8

2.3. Penerapan

Langkah Pertama untuk penerapan OpenERP/Odoo pada modul recqruitmen adalah

instalasi Software Odoo dengan ketentuan versi Odoo tersebut. Setelah install maka akan

tampil halaman dashboard pada aplikasi Odoo.

Gambar 2.3 Tampilan Halaman Utama Aplikasi Odoo

I. Install Modul Recruitment

Gambar 2.4 Install Modul Recruitment

Setelah Install modul tersebut akan tampil Discuss

Gambar 2.5 Tampilan Setelah Install Modul Recruitment

Untuk masuk ke aplikasi sesuai modul yang sudah diinstall, pada kiri atas klik simbol

aplikasi lalu pilih Recruitment.

9

Gambar 2.6 Pilih Modul Recruitment

II. Operasional Modul Recruitment

Berikut tampilan awal untuk memulai langkah awal untuk merekrut karyawan baru.

Gambar 2.7 Dasboard Recruitment

Klik Create untuk membuat posisi pekerjaan baru dan memulai proses perekrutan

Gambar 2.8 Menambah Posisi baru

10

Maka akan terlihat job-job yang sudah di create pada masing-masing posisi.

Selanjutnya tombol Applications pada masing-masing Job untuk membuat aplikasi

baru.

Gambar 2.9 Tampilan Halaman pada menu Job Positions

1. Membuat sebuah aplikasi kerja

Ketika karyawan yang potensial mengirimkan dalam aplikasi, resume, atau pemicu

lain yang memungkinkan HRD untuk mendokumentasikan minat mereka untuk

bekerja dalam perusahaan, maka HRD membuat aplikasi perekrutan

Gambar 2.10 Aplikasi perekrutan baru

11

Bentuk ini memiliki banyak bagian yang akan berpotensi diisi. Secara default,

bagian yang diperlukan untuk aplikasi adalah subjek. Sisa informasi yang lain dapat

dikumpulkan sepanjang proses perekrutan dan wawancara. Setelah dilakukan

penginputan data pada pembuatan aplikasi perekrutan baru setelah disimpan maka

klik menu Applications setelah menu Job Positions. Maka akan tampil seperti

berikut.

Gambar 2.11 Tampilan Menu Applications

Pada gambar diatas Initial Qualification dimana progress nya masih belum

menyeluruh dikarenakan proses pada data tersebut belum maksimal. Selanjutnya

masuk kepada proses Tahap-tahap perekrutan karyawan.

2. Tahapan Perekrutan Karyawan

Klik Data “Hariaty Simangunsong” seperti pada gambar 2.10 maka akan tampil

seperti gambar berikut.

Gambar 2.12 Tahap – tahap Perekrutan karyawan

12

Sebagian besar bagian ini yang cukup jelas. Pada gambar diatas terdapat bagian kanan

atas yaitu progres karyawan ini melalui berbagai tahap. Untuk mengatur pertemuan

dengan calon karyawan maka dilakukan pada tombol Meeting

Gambar 2.13 Tahap – tahap Perekrutan karyawan

Selanjutnya Documents yang digunakan untuk data calon karyawan baru sebagai

lampiran untuk kelengkapan data. Data ini nantinya akan masuk ke menu Resume

and Letters.

Gambar 2.14 Tampilan Attachments

Jika calon karyawan tersebut diterima diperusahaan tersebut maka langkah

selanjutnya Create Employee

13

3. Create Employee

Menu ini digunakan untuk menambahkan data karyawan agar tercatat sebagai

karyawan pada perusahaan tersebut.

Gambar 2.15 Penambahan Data Karyawan Baru

Maka pada menu Employees data karyawan tersebut akan tampil seperti gambar

berikut.

Gambar 2.16 List Karyawan

14

BAB III

KESIMPULAN

3.1 KESIMPULAN

Dari hasil penelitian yang sudah di lakukan penulis maka dapat disimpulkan bahwa:

a. ………………………..

b. ……………………….

c. ……………………….

3.2 SARAN

Berdasarakan kesimpulan di atas, maka penulis bermaksud memberikan saran yang

dapat membantu dalam menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT

Usaha Karya Bina, sebagai nerikut :

a. ………………………..

b. ……………………….

c. ………………….……