daftar isi - e-dokumen.kemenag.go.ide-dokumen.kemenag.go.id/files/zzf4ntd71339134557.pdf · program...

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA

1

DAFTAR ISI

TUGAS POKOK DAN FUNGSI KEPALA PERPUSTAKAAN

IAIN SUMATERA UTARA ......................................................................................... 3

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KEPALA PERPUSTAKAAN .. 7

TUGAS POKOK DAN FUNGSI WAKIL KEPALA PERPUSTAKAAN

IAIN SUMATERA UTARA ....................................................................................... 11

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) WAKIL KEPALA

PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA .................................................... 13

TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF BAGIAN PENDAFTARAN ANGGOTA

PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ....................................................... 16

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAFTARAN ANGGOTA

PERPUSTAKAAN ................................................................................................. 17

TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF BAGIAN SURAT KETERANGAN BEBAS

PUSTAKA PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA ..................................... 21

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) SURAT KETERANGAN

BEBAS PUSTAKA ................................................................................................ 22

TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF ADMINISTRASI BAGIAN SERAH

TERIMA SUMBANGAN KARYA ILMIAH DOSEN PERPUSTAKAAN IAIN

SUMATERA UTARA ................................................................................................ 25

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) SERAH TERIMA KARYA

ILMIAH DOSEN IAIN -SU ................................................................................... 26

TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENGEMBANGAN KOLEKSI ............................. 30

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGEMBANGAN KOLEKSI

............................................................................................................................... 31

TUGAS POKOK DAN FUNGSI PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA.................... 34

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGOLAHAN KOLEKSI

PERPUSTAKAAN ................................................................................................. 35

TUGAS POKOK DAN FUNGSI KOORDINATOR URUSAN SIRKULASI


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KOORDINATOR URUSAN

SIRKULASI ........................................................................................................... 41

TUGAS POKOK DAN FUNGSI KOORDINATOR URUSAN KOMPUTERISASI



2

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) KOORDINATOR URUSAN

KOMPUTERISASI ................................................................................................. 45

TUGAS POKOK DAN FUNGSI PELAYANAN REFERENSI .................................. 54

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAYANAN REFERENSI . 55

TUGAS POKOK DAN FUNGSI PELAYANAN FOTOKOPI .................................... 58

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAYANAN FOTOKOPI ... 59

TUGAS POKOK DAN FUNGSI KORDINATOR URUSAN PEMELIHARAAN


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMELIHARAAN BAHAN

PUSTAKA .............................................................................................................. 63

TUGAS POKOK DAN FUNGSI STAF PENYUSUNAN BUKU DI RAK


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) STAF PENYUSUNAN BUKU

DI RAK PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA...................................... 69


3

TUGAS POKOK DAN FUNGSI

KEPALA PERPUSTAKAAN

IAIN SUMATERA UTARA

NAMA JABATAN:

Kepala Perpustakaan

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei

2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Pimpinan IAIN Sumatera Utara

MENERIMA LAPORAN DARI:

Wakil Kepala Perpustakaan, Kasubag Tata Usaha,

Kour Pengadaan, Kour Pengolahan, Kour Sirkulasi,

Kour Referensi dan Kour Komputerisasi

TUJUAN POSISI:

Memimpin organisasi perpustakaan dan menjamin jalannya operasional layanan

informasi dan keperpustakaan sesuai dengan rencana kegiatan program dan

pengembangan

TUGAS:

1. Mengembangkan penguatan lembaga perpustakaan (capacity building)

2. Membuat perencanaan program pengembangan perpustakaan IAIN Sumatera Utara

3. Melaksanakan fungsi pengawasan terhadap kinerja staf perpustakaan

4. Mengembangkan sumber daya manusia staf perpustakaan

5. Mengembangkan program kerjasama dengan instansi lain

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf: 24 orang

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan: Rp. 700.000/bulan

Pendapatan:

PERSYARATAN

PENGETAHUAN/PENGALAMAN:

1. Berpendidikan minimal: S.2 Ilmu Perpustakaan

dan atau S.2 bidang lain + S.1 Ilmu Perpustakaan

2. Golongan: III/d

3. Mengikuti diklat:

a. Manajemen, khususnya Manajemen

Perpustakaan

b. Pengembangan koleksi perpustakaan

c. Organisasi informasi


4

AKTIVITAS KUNCI BIDANG PRESTASI

KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Mengembangkan

penguatan lembaga

perpustakaan (capacity

building)

1. Mengusulkan

pengangkatan Wakil

Kepala perpustakaan

kepada pimpinan IAIN

Sumatera Utara

- SK Wakil Kepala

Perpustakaan

2. Mengusulkan keterlibatan

Kepala Perpustakaan

dalam anggota Senat

Institut untuk

mendapatkan bargaining

position dalam

pengembangan

perpustakaan pada tingkat

pengambilan kebijakan

-

2. Membuat perencanaan

program pengembangan

perpustakaan IAIN

Sumatera Utara

1. Mengembangkan rencana

strategis (Renstra)

pengembangan

perpustakaan jangka

panjang

Renstra Perpustakaan

2010-2015

2. Membuat rencana program

kerja tahunan

Rencana program

kerja tahunan

3. Melaksanakan fungsi

pengawasan terhadap

kinerja staf perpustakaan

1. Melaksanakan monitoring

pelaksanaan kinerja staf

pada bidang masing-

masing

2. Melaksanakan pengendalian

pemanfaatan anggaran agar

efektif dan efisien

3. Melaksanakan rapat

kordinasi bulanan untuk

mendengarkan dan

memecahkan permasalahan

serta hambatan yang

dihadapi oleh staf dalam

melaksanakan tugas rutin

mereka

Dokumen presensi staf

dalam rapat kordinasi

bulanan

4. Memberikan penilaian

kinerja staff perpustakaan

untuk kepentingan

DP3 staff

perpustakaan


5


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

peningkatan karir mereka

4. Mengembangkan sumber

daya manusia staf

perpustakaan

1. Mengirimkan pustakawan

untuk mengikuti program-

program pendidikan dan

pelatihan ke instansi-

instansi penyelenggara

baik didalam maupun

diluar daerah Sumatera

Utara.

Nota Tugas kepada

staff untuk mengikuti

program pendidikan

dan pelatihan

2. Melaksanakan program

mentoring kepada staff

perpustakaan untuk

meningkatkan

pengetahuan dan skill

mereka dalam

melaksanakan tugas

pokok dan fungsi masing-

masing

3. Melaksanakan studi

banding ke lembaga-

lembaga perpustakaan lain

baik dalam maupun luar

negeri untuk peningkatan

wawasan dan

keterampilan pustakawan,

memberikan paradigma

baru dalam memaknai

profesi pustakawan

- Laporan hasil studi

banding

4. Melibatkan pustakawan

dalam kegiatan penelitian

kelompok melalui dana

DIPA untuk memberi

peluang berkompetisi

dengan tenaga dosen

- Laporan penelitian

5. Pengembangan pelatihan

internal bagi pustakawan

dalam berbagai bidang

untuk meningkatkan

profesionalisme

-


6


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

pustakawan

5. Mengembangkan program

kerjasama dengan instansi

lain

1. Melibatkan para

pustakawan dalam

organisasi Ikatan

Pustakawan Indonesia

wilayah Sumatera Utara

- Surat Keterangan

(SK)

Kepengurusan IPI

- Kartu Anggota IPI

2. Melibatkan para

pustakawan dalam Forum

Perpustakaan Perguruan

Tinggi Indonesia (FPPTI)

3. Mengembangkan

kerjasama dengan Libray

of Congress dalam

pengiriman jurnal Iqra’

terbitan lokal

perpustakaan IAIN

Sumatera Utara

4. Mengembangkan

kerjasama dengan Asia

Foundation dalam

pengembangan koleksi

perpustakaan

Penerimaan koleksi

perpustakaan dari

Asia Foundation

5. Mengembangkan

kerjasama dengan

Kedutaan Amerika dalam

bentuk pelaksanaan

program American Corner

- MOU tahun 2008


7

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

KEPALA PERPUSTAKAAN

Level Dokumen:

Standard Operating Procedures

Kode:

A1.1

Tanggal Pembuatan : 3 Mei 2011

Tanggal Revisi : -

Disetujui Oleh : REKTOR IAIN SUMATERA UTARA

Pelaksana : KEPALA PERPUSTAKAAN

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah untuk menjadi pedoman tugas pokok Kepala

Perpustakaan dalam melaksanakan tanggungjawab kepemimpinannya selama

dalam masa jabatannya sebagai Kepala perpustakaan

B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN & WAKTU

Ruang lingkup SOP:

1. Penguatan lembaga

2. Perencanaan

3. Pengawasan

4. Pengembangan Sumber Daya Manusia

5. Pengembangan kerjasama

Jenis Kegiatan:

Penguatan lembaga

Waktu:

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar bagi Kepala perpustakaan dalam menjalankan

tugas pokok dan fungsinya

D. PENGGUNA

Pengguna SOP ini adalah:

1. Pimpinan IAIN Sumatera Utara

2. Kepala Perpustakaan

3. Para Kordinator Urusan


8

4. Staff perpustakaan

E. PROSEDUR :

1. Mengusulkan pengangkatan Wakil Kepala perpustakaan kepada

pimpinan IAIN Sumatera Utara

a. Menulis surat usulan pengangkatan Wakil Kepala

Perpustakaan kepada Rektor IAIN Sumatera Utara.

b. Mengirimkan surat usulan Wakil Kepala Perpustakaan ke

Biro Rektor

c. Mengkonfirmasi persetujuan usulan pengangkatan Wakil

Kepala Perpustakaan kepada Pembantu Rektor I

2. Mengusulkan keterlibatan Kepala Perpustakaan dalam anggota Senat

Institut untuk mendapatkan bargaining position dalam pengembangan

perpustakaan pada tingkat pengambilan kebijakan

a. Mendiskusikan rencana usulan memasukkan Kepala

Perpustakaan sebagai anggota Senat Institut didalam Statuta

IAIN Sumatera Utara kepada Pembantu Rektor I

b. Jika disetujui, membuat surat tertulis kepada Rektor IAIN

Sumatera Utara tentang usulan keterlibatan epala

Perpustakaan dalam anggota Senat Institut.

3. Mengembangkan rencana strategis (Renstra) pengembangan

perpustakaan jangka panjang

a. Mengumpulkan informasi kondisi perpustakaan yang ada saat

ini

b. Menginventaris kebutuhan program pengembangan

perpustakaan untuk lima tahun kedepan

c. Menyusun draf rencana strategis

d. Mereview draf rencana strategis yang telah disusun untuk

penyempurnaan

e. Melakukan revisi terhadap draf

f. Melaporkan kepada Rektor IAIN Sumatera Utara untuk

mendapatkan persetujuan

g. Menyimpan dokumen rencana strategis pengembangan

perpustakaan IAIN Sumatera Utara sebagai pedoman

menyusun program kerja tahunan

4. Membuat rencana program kerja tahunan

a. Menerima formulir permintaan usulan program tahunan dari

Biro Rektor

b. Membaca rencana strategis jangka panjang yang akan

dikembangkan pada perpustakaan IAIN Sumatera Utara

c. Menyusun draf rencana program tahunan sesuai dengan

format permintaan dari Biro Rektor


9

d. Mendiskusikan draf rencana program tahunan dengan Wakil

Kepala perpustakaan

e. Penyempurnaan usulan rencana program tahunan

f. Mencetak hasil penyempurnaan rencana program tahunan

g. Menandatangani usulan program kerja tahunan

h. Mengirimkan ke Biro Rektor sesuai dengan waktu yang telah

ditetapkan

5. Melaksanakan monitoring pelaksanaan kinerja staf pada bidang

masing-masing

6. Melaksanakan pengendalian pemanfaatan anggaran agar efektif dan

efisien

7. Melaksanakan rapat kordinasi bulanan untuk mendengarkan dan

memecahkan permasalahan serta hambatan yang dihadapi oleh staf

dalam melaksanakan tugas rutin mereka

a. Mengkordinasikan kepada kasubag Tata Usaha untuk

pelaksanaan rapat kordiasi

b. Kasubag Tata Usaha membuat pengumuman dan undangan

kepada staff untuk melaksanakan rapat pada wahtu yang telah

ditentukan

c. Kasubag Tata Usaha membuat daftar hadir rapat

d. Membuka acara rapat kordinasi

e. Mendengarkan masukan-masukan dari para staf perpustakaan

peserta rapat mengenai pelaksanaan kerja dan hambatan-

hambatan yang dihadapi dalam pekerjaan

f. Mencatat masukan-masukan dari staff untuk follow-up

g. Merespon hal-hal yang dapat dipecahkan bersama dalam rapat

h. Menutup rapat.

8. Memberikan penilaian kinerja staff perpustakaan untuk kepentingan

peningkatan karir mereka

a. Menerima usulan DP 3 staff dari Kasubag tata Usaha

b. Memberikan bobot penilaian setiap unsur kinerja pada draf DP 3

baru berdasarkan bobot nilai pada DP 3 lama

c. Menyerahkan kembali kepada kasubag tata Usaha untuk

diperbaiki dan dicetak

d. Menerima penyempurnaan DP 3 baru dari kasubag Tata Usaha

e. Menandatangani DP 3.

9. Mengirimkan pustakawan untuk mengikuti program-program

pendidikan dan pelatihan ke instansi-instansi penyelenggara baik

didalam maupun diluar daerah Sumatera Utara.

a. a. Menerima brosur kegiatan pelatihan bagi pustakawan

b. b. Menetapkan pustakawan yang relevan untuk mengikuti

program pelatihan


10

c. c. Meminta kelengkapan berkas kepada pustakawan yang

akan dikirim untuk mengikuti Diklat

d. d. Mengirimkan kelengkapan berkas pustakawan ke instansi

pelaksana Diklat

e. e. Jika sudah mendapatkan undangan dari instansi

penyelengara diklat, menginstruksikan Kasubag Tata Usaha

untuk mempersiapkan surat Nota Tugas

f. f. Menandatangani Surat Nota Tugas

10. Melaksanakan program mentoring kepada staff perpustakaan untuk

meningkatkan pengetahuan dan skill mereka dalam melaksanakan

tugas pokok dan fungsi masing-masing

11. Melaksanakan studi banding ke lembaga-lembaga perpustakaan lain

baik dalam maupun luar negeri untuk peningkatan wawasan dan

keterampilan pustakawan, memberikan paradigma baru dalam

memaknai profesi pustakawan

12. Melibatkan pustakawan dalam kegiatan penelitian kelompok melalui

dana DIPA untuk memberi peluang berkompetisi dengan tenaga

dosen

13. Pengembangan pelatihan internal bagi pustakawan dalam berbagai

bidang untuk meningkatkan profesionalisme pustakawan

14. Melibatkan para pustakawan dalam organisasi Ikatan Pustakawan

Indonesia wilayah Sumatera Utara

15. Melibatkan para pustakawan dalam Forum Perpustakaan Perguruan

Tinggi Indonesia (FPPTI)

16. Mengembangkan kerjasama dengan Libray of Congress dalam

pengiriman jurnal Iqra’ terbitan lokal perpustakaan IAIN Sumatera

Utara

17. Mengembangkan kerjasama dengan Asia Foundation dalam

pengembangan koleksi perpustakaan

18. Mengembangkan kerjasama dengan Kedutaan Amerika dalam bentuk

pelaksanaan program American Corner

F. REFERENSI

1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan

2. Keputusan Menteri Agama RI No. 487 Tahun 2002 tentang STATUTA

IAIN Sumatera Utara

3. TUPOKSI Perpustakaan IAIN Sumatera Utara

4. SK Rektor


11


WAKIL KEPALA PERPUSTAKAAN

IAIN SUMATERA UTARA

NAMA JABATAN:

Wakil Kepala Perpustakaan

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Kepala Perpustakaan


TUJUAN POSISI:

Membantu Kepala Perpustakaan mengkordinir dan pelaksanaan tugas-tugas

operasional perpustakaan

TUGAS:

1. Membantu Kepala Perpustakaan membuat perencanaan pengembangan

perpustakaan

2. Mengkordinir tugas-tugas operasional perpustakaan

3. Menerima dan merekapitulasi laporan unit-unit perpustakaan

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN


Berpendidikan minimal: S1 Ilmu Perpustakaan + S2

pada bidang lain

Golongan: III/d

Mengikuti diklat:


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Membuat perencanaan

pengembangan

perpustakaan

1. Membuat TOR kegiatan

2. Membuat RAB

3. Membuat SK kegiatan

4. Mengkordinir kegiatan-

kegiatan perpustakaan


12


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

2. Mengkordinir tugas-tugas

operasional perpustakaan

1. Mengawasi pelaksanaan

Layanan Teknis dan

Layanan Pengguna

3. Menerima dan

merekapitulasi laporan unit-

unit perpustakaan


13


WAKIL KEPALA PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA

I. Proses perencanaan pengembangan perpustakaan

1. Pengarahan Kepala Perpustakaan terhadap proses perencanaan

pengembangan perpustakaan

Level Dokumen:


Kode:


Tanggal Revisi : -

Disetujui Oleh : Kepala Perpustakaan

Pelaksana : Wakil Kepala Perpustakaan

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan azaz,dalam

proses perencanaan pengembangan perpustakaan


Ruang lingkup SOP: 1. TOR Kegiatan

2. Rincian Anggaran Biaya Kegiatan

3. SK Kepanitiaan

4. Pelaksanaan kegiatan

Jenis Kegiatan: Perencanaan Pengembangan Perpustakaan

Waktu:

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar untuk merencanakan kegiatan pengembangan

perpustakaan

D. PENGGUNA



2. Wakil Kepala Perpustakaan


14

E. PROSEDUR

1. Kepala Perpustakaan memberi tugas kepada wakil kepala perpustakaan

untuk melaksanakan kegiatan perencanaan kegiatan pengembangan

perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menerima instruksi Kepala Perpustakaan

b. Merancang kegiatan yang akan dilaksanakan

c. Kepala Perpustakaan menyetujui rancangan kegiatan

d. Membuat TOR kegiatan

e. Membuat Rincian Anggaran Biaya Kegiatan

f. Mengevaluasi kegiatan yang akan dilaksanakan

g. Input data

h. Cetak SK kegiatan

i. Memberikan laporan kepada Kepala Perpustakaan

2. Kepala Perpustakaan mengawasi Wakil Kepala ketika melaksanakan

kegiatan perencanaan kegiatan pengembangan perpustakaan

3. Kepala Perpustakaan membantu wakil kepala perpustakaan dalam

melaksanakan kegiatan perencanaan kegiatan pengembangan perpustakaan

4. Ka.Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas perencanaan kegiatan

pengembangan perpustakaan

F. DIAGRAM ALUR PROSEDUR

tidak

ya

Mulai

Melakukan rancangan

kegiatan

Setuju?

Instruksi Kepala Perpustakaan

utk mengerjakan perencanaan


15

tidak

ya

Membuat TOR kegiatan

Membuat Rincian Anggaran

Biaya Kegiatan

Evaluasi rencana perencanaan

kegiatan

Selesai

Input data

Cetak SK Kegiatan

Setuju?

Beri laporan kepada

Kepala Perpustakaa


16


STAF BAGIAN PENDAFTARAN ANGGOTA

PERPUSTAKAAN IAIN SUMATERA UTARA

NAMA JABATAN:

Staf Administrasi

Pendaftaran Anggota

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Kepala Sub Tata Usaha


TUJUAN POSISI:

Memberikan penjelasan proses administrasi pendaftaran menjadi anggota

perpustakaan

TUGAS:

1. Mencetak formulir anggota

2. Mencetak KTA

3. Menyimpan data anggota dalam database

4. Memberikan KTA kepada anggota perpustakaan

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN


Berpendidikan minimal:

Golongan:

Mengikuti diklat:


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Mencetak formulir anggota 1. Memberikan formulir

keanggotaan kepada

pengguna

2. Memeriksa kelengkapan

persyaratan

3. Input data anggota

2. Mencetak KTA


17


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

3. Menyimpan data anggota

dalam data base

4. Memberikan KTA kepada

anggota perpustakaan


PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN

I. Proses pendaftaran anggota perpustakaan

1. Pengarahan staf dalam proses pendaftaran anggota perpustakaan

Level Dokumen:

Standard Operating Procedures Kode:


Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Staf Administrasi Pendaftaran Anggota

Perpustakaan

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan

azaz,keamanan, pendaftaran keanggotaan perpustakaan


Ruang lingkup SOP:

Mahasiswa, Pegawai dan Dosen IAIN-SU

Jenis Kegiatan: Pendaftaran Anggota Perpustakaan


18

Waktu:

7 hari kerja

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan

pendaftaran anggota perpustakaan

D. PENGGUNA


1. Mahasiswa

2. Pegawai

3. Dose

E. PROSEDUR :

1. Ka. Sub. Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan

pendaftaran anggota baru perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-langkah

sebagai berikut:

a. Mencetak formulir anggota perpustakaan

b. Memberikan formulir kepada calon anggota

c. Calon anggota mengisi formulir

d. Memeriksa kelengkapan persyaratan

e. Menunda pembuatan kartu apabila persyaratan tidak lengkap

f. Memeriksa arsip keanggotaan, bila calon anggota mempunyai data yang

lengkap

g. Permohonan ditolak bila calon anggota sudah terdaftar jadi anggota

h. Input data anggota

i. Cetak Kartu Tanda anggota

j. Menyimpan data anggota dalam database

k. Memberikan Kartu Anggota kepada Anggota Perpustakaan

2. Ka. Sub. Tata Usaha mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan

pendaftaran anggota perpustakaan

3. Ka.Sub. Tata Usaha membantu staf dalam melaksanakan kegiatan

pendaftaran anggota

4. Ka.Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan pendaftaran anggota


Mulai


19

tidak

ya

T

ya

Memberikan formulir

kepada calon anggota

Calon anggota mengisi

formulir

Memeriksa kelengkapan

persyaratan

Lengkap?

Tunda

Memeriksa arsip keanggotaan

Sudah

ada?

Tolak

Mencetak formulir anggota


20

Input data anggota

Cetak KTA

Menyimpan data

anggota dalam database

Memberikan KTA

pada anggota

Selesai


21


STAF BAGIAN SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA


NAMA JABATAN:

Staf Administrasi

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei

2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:



TUJUAN POSISI:

Untuk menjamin bahawa mahasiswa yang tamat dari IAIN –SU tidak memiliki pinjaman

buku

TUGAS:

1. Mencetak formulir keterangan bebas pustaka

2.Memeriksa pinjaman anggota

3.Mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



Golongan:

Mengikuti diklat:


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Mencetak formulir anggota 1. Memberikan formulir

SKBP kepada anggota

2. Memeriksa kelengkapan

persyaratan

2. Memeriksa Pinjaman

anggota

1. Mengecek apakah anggota

masih memiliki sangkut

paut dengan bagian


22


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

sirkulasi, mis,memiliki

denda keterllambatan,

menghilangkan buku, dsb

3. Mengeluarkan SKBP


SURAT KETERANGAN BEBAS PUSTAKA

I. Proses Mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka

1. Pengarahan staf dalam proses mengeluarkan Surat Keterangan Bebas

Pustaka

Level Dokumen:


Kode:


Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Staf Administrasi

A. TUJUAN


azaz,keamanan,Surat Keterangan Bebas Pustaka


Ruang lingkup SOP: Mahasiswa S1,S2, dan S3 yang telah menyelesaikan studi di IAIN-SU

Jenis Kegiatan:

Mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka

Waktu:

3 hari kerja


23

C. DEFINISI


mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka

D. PENGGUNA


1. Mahasiswa

2. KTU Perpustakaan


E. PROSEDUR :

1. Ka. Sub. Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan

kegiatan mengeluarkan Surat Keterangan Bebas Pustaka perpustakaan

IAIN-SU, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Mencetak formulir SKBP

b. Memberikan formulir kepada anggota

c. Anggota mengisi formulir

d. Memeriksa kelengkapan persyaratan

e. Menunda pembuatan SKBP apabila persyaratan tidak lengkap

f. Memeriksa arsip keanggotaan, bila anggota mempunyai data yang

lengkap

g. Permohonan ditolak bila anggota masih memiliki sangkut paut

dengan bagian sirkulasi

h. Cetak SKBP

2. Ka. Sub. Tata Usaha mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan

mengeluarkan SKBP

3. Ka.Sub. Tata Usaha membantu staf dalam melaksanakan kegiatan

mengeluarkan SKBP

4. Ka. Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan mengeluarkan SKBP


Mulai

Mencetak formulir SKBP


24

tidak

ya

T

ya

Memberikan formulir

kepada anggota

Anggota mengisi formulir

Memeriksa kelengkapan

persyaratan

Lengkap?

Memeriksa arsip keanggotaan

Ada sangkut

paut dgn bag.

Sirkulasi?

Tolak

Tunda


25

tidak


STAF ADMINISTRASI BAGIAN SERAH TERIMA

SUMBANGAN KARYA ILMIAH DOSEN


NAMA JABATAN:

Staf Administrasi

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Kepala Sub.Bagian tata Usaha


TUJUAN POSISI:

Mendokumentasikan hasil karya ilmiah yang dibuat oleh dosen IAIN-SU serta


TUGAS:

i. Mencatat karya ilmiah yang masuk

ii. Mengirimkan ke bagian Pengadaan

iii. Mengeluarkan surat penyerahan karya ilmiah kepada dosen yang bersangkutan

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



Golongan:

Mengikuti diklat:


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Menerima karya ilmiah

Dosen

1. Memberikan formulir

isian kepada dosen

Cetak SKBP Selesai


26


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

2. Mencek kelengkapan

persyaratan penyerahan

karya ilmiah

3. Input data

4. Cetak serah terima karya

ilmiah

2. Mengirim ke bagian

Pengadaan untuk di proses

1. Menuliskan kode karya

ilmiah besertaq tanggal

dan tahun

3. Mengeluarkan berita acara

penyerahan

1. Input data

2. Simpan data


SERAH TERIMA KARYA ILMIAH DOSEN IAIN -SU

I. Proses serah terima karya ilmiah

1. Pengarahan Kepala Sub. Bagian Tata Usaha terhadap proses serah terima

karya ilmiah

Level Dokumen:


Kode:


Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Staf Administrasi

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan azaz,serah

terima karya ilmiah



27

Ruang lingkup SOP: 1. Penelitian

2. Makalah

3. Diktat

Jenis Kegiatan:

Serah terima karya ilmiah

Waktu:

3 hari kerja

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan serah

terima karya ilmiah

D. PENGGUNA



2. KTU Perpustakaan

3. Dosen

4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Ka.Sub.Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan

serah terima karya ilmiah Dosen perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

a. Menerima karya ilmiah dari Dosen

b. Memberi formulir isian kepada Dosen

c. Mengecek kelengkapan persyaratan serah terima karya ilmiah

d. Menuliskan kode karya ilmiah pada dokumen

e. Mengirimkan karya ilmiah ke bagian Pengadaan

f. Input data

g. Cetak serah terima karya ilmiah

h. Menyerahkan Surat keterangan serah terima karya ilmiah kepada Dosen

i. Catat dalam ekspedisi

2. Ka.Sub.Tata Usaha mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan serah terima

karya ilmiah

3. Ka.Sub.Tata Usaha membantu staf dalam melaksanakan kegiatan serah terima

karya ilmiah Dosen

4. Ka.Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan serah terima karya

ilmiah Dosen


28


tidak

ya

Mulai

Dosen mengisi formulir

Petugas mengecek

kelengkapan persyaratan

Lengkap?

Menuliskan kode pada karya

ilmiah beserta tanggal dan tahun

Mengirim karya ilmiah

ke Pengadaan

Menerima karya ilmiah

dari dosen


29

Input data

Cetak surat keterangan telah

menyerahkan karya ilmiah

Selesai

Serahkan surat keterangan

serah terima karya ilmiah

Catat dalam ekspedisi


30


PENGEMBANGAN KOLEKSI

NAMA JABATAN:

Staf Pengembangan koleksi UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Kepala Perpustaakaan


TUJUAN POSISI:

Membantu pengembangan koleksi dalam rangka melaksanakan kegiatan

pengembangan koleksi

TUGAS:

1.Pengadaan koleksi

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN


Berpendidikan minimal: S1 Ilmu Perpustakaan

Golongan: III/c

Mengikuti diklat:


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Pengadaan koleksi

1. Menghimpun katalog buku

terbaru dari penerbit/toko

buku

2. Meminta daftar usulan

pengadaan buku pada

jurusan dan prodi

3. Seleksi bahan pustaka

4. Membuat daftar usulan

pengadaan koleksi

5. Daftar usulan pengadaan

Kebutuhan informasi

pengguna

perpustakaan dapat

terpenuhi


31


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

koleksi diserahkan ke

bagian perencanaan

6. Bagian umum melakukan

pembelian buku melalui

rekanan

2. Inventarisasi koleksi 1. Memberi stempel

perpustakaan dan stempel

inventaris pada halaman

buku

2. Memasukkan data buku

kedalam buku induk

3. Memberi nomor induk

buku


PENGEMBANGAN KOLEKSI

1. Pengembangan koleksi

Level Dokumen:


Kode:

A1.1

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi : -

Disetujui Oleh : Direktur Perpustakaan

Pelaksana : Koordinator Urusan pengembangan koleksi

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah memberikan penjelasan mengenai prosedur dalam




32

Ruang lingkup SOP: 1. Katalog penerbit

2. Daftar usulan dari jurusan dan prodi

3. Seleksi bahan pustaka

4. Daftar usulan pengadaan koleksi/daftar pesanan

5. Bagian umum

6. Rekanan

Jenis Kegiatan: Pengembangan koleksi

Waktu:

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar untuk memutakhirkan koleksi dengan

mengikuti terbian-terbitan terbaru sehingga dapat menyediakan koleksi

terbaru yang berkualitas bagi pengguna perpustakaan

D. PENGGUNA


1. Kepala perpustakaan,

2. Wakil kepala perpustakaan,

3. Kour pengembagan koleksi

4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Petugas menghimpun catalog buku terbaru dari penerbit/took buku

2. Petugas meminta daftar usulan pengadaan buku dari jurusan, prodi.

Dosen dan mahasiswa.

3. Perpustakaan menerima daftar usulan pengadaan buku dari jurusan dan

prodi

4. Petugas memilih koleksi yang akan dibeli dan mencatat dalam desiderata

5. Jika koleksi yang diusulkan sudah ada dan jumlahnya sudah memadai,

maka usulan koleksi tersebut dibatalkan.

6. Jika koleksi yang diusulkan sudah ada dan jumlahnya terbatas, maka

diajukan dalam daftar tambahan koleksi yang akan dibeli.

7. Jika koleksi tersebut belum ada dalam koleksi perpustakaan maka koleksi

tersebut diajukan dalam daftar rencana pengadaan.


33

8. Buat daftar rencana pengadaan buku (RAB).

9. Daftar rencana pengadaan buku dikonsultasikan kepada jurusan dan

prodi.

10. Perpustakaan menyerahkan daftar pesanan ke bagian umum

11. Bagian umum melakukan pembelian buku melalui rekanan

F. Alur Kerja

Tidak Ya

Mulai

Himpun catalog buku dari

penerbit/took buku

Terima daftar usulan dari jurusan/prodi

Pilih buku yang akan dibeli

Ada di

koleksi?

Hapus dari daftar usulan Catat dalam desiderata

Buat daftar rencana

pengadaan buku

Konsultasikan kepada

jurusan/prodi

Serahkan dokumen

pengadaan ke bag. umum

Beli buku melalui rekanan

Selesai


34


PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

NAMA JABATAN:

Staf pengolahan koleksi

perpustakaan

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:



TUJUAN POSISI:

Membantu proses pengolahan bahan pustaka dalam rangka melaksanakan kegiatan

pengolahan koleksi perpustakaan

TUGAS:

1.Menentukan nomor klasifikasi dan tajuk subyek

2.Membuat deskripsi katalog

3.Input data

4.Membuat kelengkapan buku

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN


1. Berpendidikan minimal:

2. Golongan:



KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1.Pengolahan koleksi

perpustakaan

1. Inventarisasi buku baru

2. Menentukan nomor

klasifikasi buku

3. Membuat tajuk subjek

Seluruh koleksi

perpustakaan yang

masuk dapat dengan

segera dimanfaatkan


35


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

4. Membuat deskripsi

katalog

5. Menginput data

6. Membuat kelengkapan

buku

7. Penyimpanan buku ke rak

oleh pengguna


PENGOLAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

1. Pengolahan koleksi perpustakaan

Level Dokumen:


Kode:

A1.1

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Koordinator Urusan pengolahan koleksi

perpustakaan

A. TUJUAN


pengolahan koleksi perpustakaan


Ruang lingkup SOP: 1. Klassifikasi dan tajuk subjek

2. Katalogisasi

3. Input data

4. Kelengkapan bahan pustaka

Jenis Kegiatan:


36

Pengolahan koleksi perpustakaan

Waktu:

C. DEFINISI

Menyiapkan koleksi buku perpustakaan yang baru untuk dapat dimanfaatkan

oleh pengguna

D. PENGGUNA




3. Kour pengolahan bahan pustaka

4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Buku diterima dari pembelian, hadiah, dan tukar menukar

2. Petugas memberi stempel perpustakaan dan stempel inventaris pada

halaman buku

3. Petugas mengentrikan data buku ke buku induk

4. Petugas mengechek data buku pada catalog computer (OPAC)

5. Jika buku sudah ada,tulis nomor klassifikasi buku dan langsung diberi

nomor induk.

6. Jika tidak ada tentukan nomor klassifikasi

7. Petugas melakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II, tentukan

tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan

data bibliografis lainya.

8. Petugas menentukan tajuk subyek dan kata kuncinya

9. Simpan data catalog buku di database komputer

10. Petugas memberi label call number pada punggung buku

11. Petugas memberi label barcode pada buku

12. Petugas menempatkan buku di rak sesuai nomor klasifikasi

F. Alur Kerja


37

Tidak Ya

Tidak

Ya

Buku baru: pembelian,hadiah dan tukar

menukar

Beri stempel perpus dan

stempel inventaris

Mengentrikan data buku ke

buku induk

Ada?

Tentukan tajuk entri utama

Penentuan tajukentri

tambahan

Tentukan entri judul dan

anak judul

edisi

Cek data buku ke catalog computer

(OPAC)

Mulai

Ada?

Buat data edisi


38

Tidak

Ya

Ya Tidak

Simpan

data

Kolasi

Impressum

Seri

ada?

Buat data seri

Catatan

ada?

Buat data catatan

Penentuan nomor

klasifikasi

Penentuan subek/kata

kunci

Nomor induk


39


KOORDINATOR URUSAN SIRKULASI


NAMA JABATAN:

Koordinator Urusan

Sirkulasi

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei

2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Kepala Perpustakaan


Staf Pelaksana

TUJUAN POSISI:

Membantu Kepala Perpustakaan untuk mengkoordinasikan kegiatan sistem sirkulasi

TUGAS:

1. Melaksanakan sistem peminjaman buku

2. Melaksanakan sistem pengembalian buku

3. Melaksanakn system perpanjangan buku

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



2. Golongan:



KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

Beri label dan barcode

buku

Selesai Penyimpanan buku

ke rak


40


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Melaksanakan sistem

peminjaman buku

1. Melayani anggota

yang hendak

meminjam buku

2. Melayani pertanyaan

anggota yang

berhubungan dengan

koleksi, dan sistem

peminjaman

3. Menyimpan data

transaksi peminjaman


pengembalian buku

1. Melayani anggota

yang hendak

mengembalikan buku

2. Memberitahukan

kepada anggota denda

yang harus dibayar

apabila terjadi

keterlambatan

pengembalian

3. Menyimpan data

transaksi

pengembalian


perpanjangan buku

1. Melayani anggota

yang hendak

mengembalikan buku

2. Memberitahukan

kepada anggota denda

yang harus dibayar

apabila terjadi

keterlambatan

pengembalian

3. Memeriksa data

peminjaman, apabila

buku yang hendak di

perpanjang sudah 2

(dua) kali

perpanjangan, maka

perpanjangan tidak

dapat dilakukan.


41


KOORDINATOR URUSAN SIRKULASI

I. Koordinasi dalam kegiatan Peminjaman buku

1. Pengarahan staf dalam kegiatan Peminjaman buku

Level Dokumen:


Kode:

A1.1


Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Koordinator Urusan Sirkulasi

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Sirkulasi untuk

mengarahkan staf dalam kegiatan peminjaman buku

B. RUANG LINGKUP DAN JENIS KEGIATAN

Ruang lingkup SOP: 1. Koleksi perpustakaan

2. Pengguna dan Anggota perpustakaan

3. Petugas Urusan Sirkulasi

4. Dokumen pelaporan Urusan Sirkulasi

Jenis Kegiatan: Pelaksanaan kegiatan peminjaman buku

C. DEFINISI


peminjaman buku

D. PENGGUNA




3. Ko-Ur Sirkulasi


42

4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan peminjaman

buku, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pengunjung mengambil buku di rak

b. Pengunjung menyerahkan KTA dan buku kepada petugas

peminjaman

c. Petugas memeriksa kesesuaian KTA dengan mahasiswa

d. Jika sudah selesai, petugas memproses buku yang akan dipinjam

e. Petugas memeriksa kesesuaian No. Induk buku yang ada di kantong

buku dengan No. Induk di kartu buku

f. Petugas mengambil slip due-date pada buku

g. Petugas menstempel tanggal kembali pada slip pengembalian

yang ada di lembar belakang buku

h. Petugas menstempel tanggal kembali pada kartu buku yang

diambil dari kantong buku

i. Petugas menyatukan kartu buku dan KTA dengan klip

j. Petugas menyerahkan buku kepada pengguna

k. Proses peminjaman selesai

2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan peminjaman buku

3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan peminjaman buky jika

terjadi kesulitan.

4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan peminjaman buku


Mulai

Cari data buku pada

katalog komputer (OPAC)

Ambil buku dirak sesuai

nomor panggil buku


43

A

Terdaftar

?

Cek data

pinjaman

anggota

Aktivasi

keanggotaan

perpustakaan

Masih ada

tagihan?

Kembalikan dulu

pinjaman

Scan barcode buku

yang akan dipinjam

Simpan

Data


44


KOORDINATOR URUSAN KOMPUTERISASI


NAMA JABATAN:

Koordinator Urusan

Komputerisasi

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei

2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Kepala Perpustakaan


Staf Pelaksana

TUJUAN POSISI:

Membantu Kepala Perpustakaan Untuk Mengkoordinasikan kegiatan komputerisasi

TUGAS:

1. Pemeliharaan software yang dioperasionalkan

2. Pemeliharaan hardware

3. Pemeliharaan jaringan


45

4. Penyusunan Panduan Sistem Informasi

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



2. Golongan:



KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN

YANG

DIBUTUHKAN

1. Pemeliharaan software yang

dioperasionalkan

1. Perbaikan Sistem

Automasi Perpustakaan

SIMPUS

2. Up-date sistem Automasi

Perpustakaan SIMPUS

3. Install Operating System

(OS) komputer

4. Install program antivirus

2. Pemeliharaan Hardware

1. Perbaikan Hardware

komputer

2. Up-Grade hardware

komputer

3. Pemeliharaan Jaringan

1. Perbaikan Jaringan

2. Mengganti perangkat-

perangkat jaringan yang

rusak


KOORDINATOR URUSAN KOMPUTERISASI

I. Koordinasi dalam kegiatan Pemeliharaan software yang dioperasionalkan

1. Pengarahan staf dalam kegiatan Perbaikan Sistem Automasi Perpustakaan

SIMPUS


46

Level Dokumen:


Kode:

A1.1


Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Koordinator Urusan Komputerisasi

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah memandu koordinator Urusan Komputerisasi untuk

mengarahkan staf dalam kegiatan perbaikan sistem automasi perpustakaan

SIMPUS


Ruang lingkup SOP:

6. Software SIMPUS

7. Hardware

8. Petugas Urusan Komputerisasi

9. Dokumen pelaporan Urusan Komputerisasi

Jenis Kegiatan:

Perbaikan sistem automasi perpustakaan SIMPUS

Waktu:

3 hari kerja

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan perbaikan

sistem automasi perpustakaan SIMPUS

D. PENGGUNA




7. Ko-Ur Komputerisasi

8. Staf

E. PROSEDUR :

1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan perbaikan

sistem automasi perpustakaan SIMPUS, dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada software sistem

automasi Perpustakaan SIMPUS

b. Mengidentifikasi kerusakan software sistem automasi Perpustakaan

SIMPUS


47

c. Memperbaiki kerusakan software sistem automasi Perpustakaan

SIMPUS

d. Jika mengalami kesulitan berkaitan dengan perbaikan software SIMPUS

maka melaporkan kepada pihak UIN Surabaya

e. Memperbaiki kerusakan software SIMPUS berhubungan dengan koneksi

jaringan

f. Jika mengalami kesulitan yang berhubungan dengan jaringan maka

melaporkan kepada bagian PUSKOM

g. Melaporkan perbaikan yang dilakukan kepada masing-masing bagian

h. Evaluasi perbaikan software sistem Automasi Perpustakaan SIMPUS

2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan perbaikan sistem

Automasi perpustakaan SIMPUS

3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan perbaikan sistem

Automasi perpustakaan SIMPUS jika terjadi kesulitan.

4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan perbaikan sistem automasi

perpustakaan SIMPUS

2. Pengarahan staf dalam kegiatan Up-Date Sistem Automasi Perpustakaan

SIMPUS

Level Dokumen:


A1.2


Tanggal Revisi : -



A. TUJUAN


mengarahkan staf dalam kegiatan Up-date sistem automasi perpustakaan

SIMPUS

B. RUANG LINGKUP, JENIS KEGIATAN

Ruang lingkup SOP: 1.Software SIMPUS

2.Hardware

3.Petugas Urusan Komputerisasi

4.Dokumen pelaporan Urusan Komputerisasi

Jenis Kegiatan: Up-date sistem automasi perpustakaan SIMPUS


48

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan Up-date

sistem automasi perpustakaan SIMPUS

D. PENGGUNA





4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan Up-date

sistem automasi perpustakaan SIMPUS, dengan langkah-langkah sebagai

berikut:

a. Mencari versi terbaru sistem automasi perpustakaan yang berbasis

Windows ataupun Web dari berbagai sumber

b. Mengidentifikasi software-software sistem automasi Perpustakaan yang

cocok untuk Perpustakaan IAIN-SU

c. Meng-Up date/mengganti software yang sudah using dengan software

versi terbaru

d. Evaluasi software versi baru.

2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan Up-date sistem

Automasi perpustakaan

3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan Up-date sistem

Automasi perpustakaan jika terjadi kesulitan.

4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan Up-date sistem automasi

perpustakaan versi baru

3. Pengarahan staf dalam kegiatan Install Operating System (OS) Komputer

Level Dokumen:


Kode:

A1.3


Tanggal Revisi : -




49

A. TUJUAN


mengarahkan staf dalam kegiatan menginstall Operating System (OS)

komputer


Ruang lingkup SOP:

1.Software Komputer

2.Hardware



Jenis Kegiatan:

Kegiatan menginstall Operating System (OS) komputer

C. DEFINISI


menginstall Operating System (OS) komputer

D. PENGGUNA





4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan menginstall

Operating System (OS) komputer, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada komputer

b. Install Operating System yang terbaru

c. Evaluasi hasil install

2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan meng-install OS

3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan meng-install OS

apabila terjadi kesulitan

4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan meng-Install OS


50

4. Pengarahan staf dalam kegiatan Perbaikan hardware dan up-grade

komputer

Level Dokumen:


Kode:

A1.4


Tanggal Revisi : -



A. TUJUAN


mengarahkan staf dalam kegiatan perbaikan hardware dan up-grade komputer


Ruang lingkup SOP: 1.Software Komputer

2.Hardware



Jenis Kegiatan: Kegiatan perbaikan hardware dan up-grade komputer

C. DEFINISI

SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan perbaikan

hardware dan up-grade komputer

D. PENGGUNA





4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan perbaikan

hardware dan up-grade komputer, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada komputer


51

b. Mengecek kerusakan pada hardware, apabila hardware harus diganti

maka dilakukan up-grade komputer

c. Mendaftar perangkat-perangkat apa saja yang rusak dan melaporkannya

kepada kepala perpustakaan

d. Evaluasi hasil perbaikan hardware dan up-grade komputer

2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan perbaikan hardware

dan up-grade komputer

3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan perbaikan hardware dan

up-grade komputer apabila terjadi kesulitan

4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan perbaikan hardware dan up-grade

komputer.

5. Pengarahan staf dalam kegiatan Pemeliharaan Jaringan

Level Dokumen:


Kode:

A1.5


Tanggal Revisi : -



A. TUJUAN


mengarahkan staf dalam kegiatan pemeliharaan jaringan


Ruang lingkup SOP: 1.Software Komputer

2.Hardware



Jenis Kegiatan: Kegiatan pemeliharaan jaringan

C. DEFINISI


pemeliharaan jaringan


52

D. PENGGUNA





4. Staf

E. PROSEDUR :

1. Ko-ur memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan kegiatan

pemeliharaan jaringan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menerima laporan tertulis mengenai kerusakan pada jaringan komputer

b. Mengecek kerusakan pada jaringan komputer

c. Memperbaiki kerusakan jaringan

d. Apabila kerusakan jaringan terlalu sulit, maka staf menghubungi puhak

yang lebih ahli dengan persetujuan dari Ko-ur komputerisasi dan kepala

perpustakaan

e. Mengganti kabel-kabel jaringan yang sudah rusak

f. Evaluasi hasil pemeliharaan jaringan

2. Ko-ur mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan pemeliharaan jaringan

3. Ko-ur membantu staf dalam melaksanakan kegiatan pemeliharaan jaringan

4. Ko-ur melakukan evaluasi atas kegiatan pemeliharaan jaringan.


53

Diagram Alur Prosedur Kegiatan Komputerisasi

Tidak

Ya

Ya

Tidak

Mulai

Menerima laporan

kerusakan

sofware hardware jaringan

Mengecek kerusakan

Terjadi

Kerusakan

Bisa

ditangani

Kosultasikan Dengan

Pimpinan Perpustakaan

Pendokumentasian &

Pengarahan

Selesai


54


PELAYANAN REFERENSI

NAMA JABATAN:

Staf Pelayanan referensi UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:



TUJUAN POSISI:

Membantu pelayanan referensi dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan

referensi

TUGAS:

1.memberikan pelayanan khusus koleksi referensi

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



5. Golongan:



KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Pelayanan referensi

1. Mencatat spesifikasi

pertanyaan

2. Menentukan sumber

informasi atas pertanyaan

3. Cari buku ke rak sesuai

nomor klasifikasi

4. Jika ada serahkan pada

pengguna

5. Jika tidak beri buku

alternative lain

6. Jika ingin di fotokopi

serahkan kartu

anggota/KTP

Kebutuhan informasi

pengguna

perpustakaan dapat

terpenuhi dengan baik


55


PELAYANAN REFERENSI 1. Pelayanan referensi

Level Dokumen:


A1.1

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Koordinator Urusan pelayanan referensi

A. TUJUAN


pelayanan referensi


Ruang lingkup SOP:

10. Spesifikasi pertanyaan pengguna

11. Menentukan Sumber informasi

12. Pencarian buku di rak

13. Baca di tempat/fotokopi

Kegiatan:

Pelayanan referensi

Waktu:

C. DEFINISI

Memanfaatkan koleksi referensi sebagai sumber informasi untuk menjawab

pertanyaan dari pengguna


56

D. PENGGUNA




3. Kour pelayanan referensi

4. Staf

5. mahasiswa

E. PROSEDUR :

1. Petugas menerima bon permintaan dari pengguna

2. Petugas mencatat spesifikasi pertanyaan .

3. Petugas menentukan sumber informasi sesuai dengan jenis pertanyaan

4. Cari buku ke rak sesuai nomor klasifikasi

5. Jika koleksi tidak ada, maka petugas mencatat dalam daftar buku yang

tidak ditemukan dan beri buku alternative lain.

6. Jika koleksi ada, serahkan kepada pengguna .

7. Jika mau fotokopi minta kartu anggota

F. Alur Kerja

Mulai

Terima bon permintaan

koleksi

Catat spesifikasi pertanyaan

Tentukan sumber informasi

Cari buku di rak sesuai nomor

klasifikasi


57

Tidak

Ya

Ya Tidak

Tidak

Ya

Ada ?

Catat dalam buku yang

tidak ditemukan

Baca ditempat

Terima KTA/KTP

Fotokopi buku

Serahkan KTA/KTP selesai

Beri buku alterative lain

Fotokopi?

Ada?

Beritahu pemustaka

Shelving buku Catat dalam buku yang

tidak ditemukan

A


58


PELAYANAN FOTOKOPI

NAMA JABATAN:

Staf Pelayanan

referensi/sirkulasi

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:



TUJUAN POSISI:

Membantu pelayanan fotokopi dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan

referensi/sirkulasi

TUGAS:

1.memberikan pelayanan khusus fotokopi

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



2. Golongan:



KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Pelayanan Fotokopi 1. Pengguna mencari buku

dirak sesuai nomor

klasifikasi

2. Petugas meminta

KTA/KTP

3. Pengguna mengisi bon

pinjam fotokopi

4. Buku di fotokopi oleh

pengguna

5. Petugas melakukan

pencatatan koleksi yang

Kebutuhan informasi

pengguna

perpustakaan dapat

terpenuhi dengan baik


59


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

di fotokopi

6. Petugas mengembalikan

KTA/KTP pengguna

7. Melakukan penyimpanan

buku (shelving) ke rak


PELAYANAN FOTOKOPI

1. Pelayanan fotokopi

Level Dokumen:


Kode:

A1.1

Tanggal Pembuatan :

Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Koordinator Urusan pelayanan referensi

A. TUJUAN


pelayanan fotokopi


Ruang lingkup SOP: 14. Pencarian buku di rak

15. Minta KTA/KTP pengguna

16. Pengisian bon pinjam fotokopi

17. Fotokopi buku

18. Pengembalian KTA/KTP pengguna

Kegiatan:

Pelayanan referensi


60

Waktu:

C. DEFINISI

Pelayanan fotokopi kepada mahasiswa, dosen dan karyawan sesuai ketentuan

yang berlaku

D. PENGGUNA




3. Kour pelayanan referensi

4. Staf

5. mahasiswa

E. PROSEDUR :

1. Pengguna mencari data di catalog computer(OPAC)

2. Pengguna mencari buku di rak sesuai dengan nomor klasifikasi

3. Jika buku ada, petugas meminta KTA/KTP pengguna

4. Jika tidak ada, catat dalam daftar buku yang tidak ditemukan

5. Pengguna mengisi bon pinjam fotokopi .

6. Buku di fotokopi oleh pengguna

7. Petugas mengembalikan KTA/KTP

8. Petugas melakukan pencatatan koleksi yang di fotokopi

9. Penyimpanan buku(shelving) ke rak


61

F. Alur Kerja

Mulai

Cari data buku di catalog

computer (OPAC)

Ambil buku di rak sesuai

dengan nomor klasifikasi

Ada?

Minta KTA/KTP

pengguna

Catat dalam daftar buku

yang tidak ditemukan

Isi bon pinjam

fotokopi

Buku di fotokopi

Kembalikan

KTA/KTP

Catat koleksi

yang di fotokopi

Penyimpanan

buku/shelving ke rak Selesai


62


KORDINATOR URUSAN PEMELIHARAAN


NAMA JABATAN:

Kour Pemeliharaan

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:

Kepala perpustakaan


TUJUAN POSISI:

Untuk menjamin bahwa bahan pustaka terhindar dari kerusakan

TUGAS:

1. Menyiapkan ruangan khusus

2. Bahan pustaka diberi penutup sehingga tidak dibiarkan terbuka begitu saja.

3. Bahan pustaka disimpan di dalam rak-rak yang sudah disediakan

4. Membersihkan rak-rak penyimpanan secara teratur.

5. Selalu merapihkan rak-rak penyimpanan agar bahan pustaka tersusun rapi.

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



Golongan:

Mengikuti diklat:


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Mencegah kerusakan

bahan pustaka

1. Membersihkan buku dan

rak tempat penyimpanan

buku secara berkala

2. Meletakkan buku pada


63


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

almari yang telah

ditentukan

3. Insektisida

4. Sinar matahari harus

dicegah langsung masuk

melalui cendela,karena

Sinar matahari langsung

bisa merusak buku

2. Perbaikan bahan pustaka 1. buku yang telah rusak

sampulnya harus segera

diperbaiki

2. Menambal buku yang

berlubang, sobek, atau

hilang

3. Melindungi bahan pustaka 1.Menjilid dan membendel

buku.


PEMELIHARAAN BAHAN PUSTAKA

I. Proses Pemeliharaan bahan pustaka

1. Pengarahan Kordinator dalam proses pemeliharaan bahan pustaka

Level Dokumen:


Kode:


Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Staf Pemeliharaan bahan pustaka

A. TUJUAN


64


azaz,pemeliharaan bahan pustaka


Ruang lingkup SOP: Bahan pustaka yang ada diperpustakaan IAIN -SU

Jenis Kegiatan:

Pemeliharaan bahan pustaka

Waktu:

4 hari kerja

C. DEFINISI


Pemeliharaan bahan pustaka

D. PENGGUNA



2. KTU Perpustakaan

3. Kour Pemeliharaan

4. Staf Pemeliharaan

E. PROSEDUR :

1. Kordinator urusan Pemeliharaan memberi tugas kepada staf untuk

melaksanakan kegiatan pemeliharaan bahan pustaka perpustakaan IAIN-

SU, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Mengecek bahan pustaka di rak

b. Mengambil buku yang rusak untuk diperbaiki

c. Mengecek kondisi buku apakah ada halaman buku yang hilang

d. Mempotocopy lembaran yang hilang

e. Menyampul buku yang rusak

f. Menjilid buku

g. Menyusun buku kembali ke rak sesuai nomor klasifikasi

2. Kordinator mengawasi staf ketika melaksanakan kegiatan pemeliharaan

buku

3. Kordinator urusan membantu staf dalam melaksanakan pemeliharaan bahan

pustaka

4. Kordinator urusan melakukan evaluasi atas kegiatan pemeliharaan bahan

pustaka


65


tidak

ya

Mulai

Mengambil bahan pustaka

yang rusak

Cek kondisi bahan pustaka

Lembaran

hilang?

Foto copy lembaran yang hilang

Sampul buku

Cek bahan pustaka dari

ruang baca


66

Jilid buku

Susun buku di rak

sesuai klasifikasi

Selesai


67


STAF PENYUSUNAN BUKU DI RAK


NAMA JABATAN:

Staf Administrasi

UNIT KERJA:

PERPUSTAKAAN

Tanggal: 3 Mei 2011

BERTANGGUNG JAWAB

KEPADA:



TUJUAN POSISI:

Untuk menjamin kerapian susunan buku di rak

TUGAS:

1. Mengumpulkan buku yang sama kelas

2.Mengangkat buku ke ruangan masing-masing

3.Menyusun buku di rak berdasarkan nomor kelas

DIMENSI POSISI:

Jumlah Staf:

Biaya Operasi:

Biaya Investasi:

Tunjangan:

Pendapatan:

PERSYARATAN



8. Golongan:



KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

1. Mengumpulkan buku

berdasarkan klasifikasi


dari ruang sirkulasi

berdasarkan nomor

klasifikasi


dari ruang baca

berdasarkan nomor


68


KUNCI

RINCIAN AKTIVITAS

(FORMULIR B)

TOLOK UKUR

KINERJA &

LAPORAN YANG

DIBUTUHKAN

klasifikasi

5. Memeriksa kembali

kesesuaian

6. Memisahkan buku rusak

2.Mengangkat buku ke ruang

baca

3. Menyusun buku di rak



69


STAF PENYUSUNAN BUKU DI RAK


I. Proses Menyusun buku di rak

1. Pengarahan KTU dalam proses menyusun buku di rak

Level Dokumen:



Tanggal Revisi : -


Pelaksana : Staf Penyusunan buku di rak

A. TUJUAN

Tujuan SOP ini adalah menjaga kelancaran,ketertiban,ketaatan azaz,kerapian

penyusunan buku di rak


Ruang lingkup SOP:

Semua buku-buku yang ada di ruang baca sirkulasi dan referensi

Jenis Kegiatan: Menyusun buku di rak

Waktu:

Setiap hari kerja

C. DEFINISI SOP ini adalah prosedur standar untuk mengkoordinasikan kegiatan

penyusunan buku di rak

D. PENGGUNA


Staf penyusunan buku di rak


70

E. PROSEDUR :

1. Ka. Sub. Tata Usaha memberi tugas kepada staf untuk melaksanakan

kegiatan menyusun buku di rak perpustakaan IAIN-SU, dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

a. Mengumpulkan buku berdasarkan nomor klasifikasi

b. Memisahkan buku yang rusak

c. Mengangkat buku ke ruang baca

d. Menyusun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi

2. Ka. Sub.Tata Usaha melakukan evaluasi atas kegiatan menyusun buku di

rak


ya

tidak

Mulai

Angkat buku ke ruang baca

Menyusun buku


Mengumpulkan buku


Pemeliharaan Buku rusak?


71

Ditetapkan di : M e d a n

Pada tanggal : 3 Mei 2011

Rektor,

Prof. Dr. Nur A. Fadhil Lubis, MA

NIP. 19541117 198503 1 004

daftar isi - e-dokumen.kemenag.go.ide-dokumen.kemenag.go.id/files/zzf4ntd71339134557.pdf · program...

Documents