1

D. PENGURUSAN STOR

1.0 PENDAHULUAN

1.1 Tafsiran

1.1.1 Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, merekod,

penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

1.1.2 Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau untuk

digunakan terus bagi tujuan operasi atau penyelenggaraan.

1.1.3 Antara contoh-contoh stok termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat

ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan,

penyiaran, domestik, dokumen yang dikawal dan sebagainya.

1.2 Objektif

Pengurusan Stor hendaklah dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan

bagi memastikan:

1.2.1 Stok sentiasa ada apabila dikehendaki dan menepati kehendak pelanggan;

dan

1.2.2 Kualiti stok sentiasa terjamin dengan cara memberi perlindungan,

penjagaan dan penyelenggaraan yang sewajarnya semasa dalam

simpanan.

2

1.3 Kategori Stor

1.3.1 Stor dibahagikan kepada tiga (3) kategori iaitu:

i. Stor Pusat

a. Stor Pusat merupakan tempat yang menyedia, menyimpan,

mengurus, mengawal dan membekalkan stok secara

berpusat kepada semua Stor Utama/ Unit di Pusat

Tanggungjawab (PTj).

b. Stor Pusat mempunyai peruntukan dan melaksanakan

perolehan berpusat.

c. Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Pusat Alat Tulis Pejabat

Bendahari dan Stor Pusat Cenderahati di Canselori.

ii. Stor Utama

a. Stor Utama merupakan tempat untuk menyedia,

menyimpan, mengurus, mengawal dan membekalkan

barang-barang kepada Stor Unit dan pelanggan akhir.

b. Stor Utama mempunyai peruntukan dan melaksanakan

perolehan sendiri.

c. Antara contoh Stor Utama ialah Stor Alat Tulis dan Stor

Bahan Guna Habis, Ubat dan Bahan Cetakan.

iii. Stor Unit

a. Stor Unit merupakan tempat untuk menyimpan dan

membekalkan stok kepada pelanggan akhir.

3

b. Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor

Pusat atau Stor Utama.

c. Tiada perolehan dilaksanakan oleh Stor Unit.

d. Antara contoh Stor Unit ialah stor di bilik jurutera pengajar

di makmal.

1.4 Fungsi Stor

1.4.1 Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan

memperakukan serahan barang-barang oleh pembekal;

1.4.2 Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-lokasi yang ditetapkan

dengan menggunakan ruang stor secara optimum;

1.4.3 Menjaga dan menyenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan

boleh digunakan;

1.4.4 Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan;

1.4.5 Menyenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara

tepat, teratur dan kemas kini;

1.4.6 Merancang dan mengurus penokokan stok bagi memastikan kedapatan

stok mengikut paras yang ditetapkan;

1.4.7 Mengendali penghantaran stok kepada pelanggan;

1.4.8 Menjalankan pengiraan stok bagi mengesan dan mengenal pasti sebarang

kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak,

usang, luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak;

4

1.4.9 Menyediakan sistem kawalan keselamatan, kebakaran dan

penyelenggaraan kebersihan stor;

1.4.10 Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/ obselete, rosak,

luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak

bergerak atau melebihi keperluan termasuk barang simpanan supaya

prestasi stor tidak terjejas dan mengelakkan pembaziran ruang

penyimpanan; dan

1.4.11 Menguruskan tindakan hapus kira ke atas stok yang hilang.

1.5 Pengurusan Organisasi Stor

1.5.1 Organisasi sesebuah Stor Pusat atau Utama hendaklah seberapa praktik

mempunyai empat (4) bahagian utama iaitu:

i. Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun;

ii. Bahagian Terimaan;

iii. Bahagian Simpanan; dan

iv. Bahagian Pengeluaran.

1.6 Fungsi Bahagian Utama Stor

1.6.1 Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun (BBKA)

i. Pembekalan

Merancang dan menguruskan perolehan bekalan stok untuk

keperluan pelanggan.

5

ii. Kawalan Stok

a. Menyedia dan mengemas kini Katalog dan Kod barang-

barang;

b. Menyemak dan menentukan bahawa setiap Borang

Permohonan Stok adalah teratur dan betul;

c. Menentukan kuantiti stok yang akan dikeluarkan;

d. Merekodkan penerimaan dan pengeluaran stok;

e. Menentukan dan menguruskan kuantiti penokokan stok;

f. Menguruskan pemeriksaan stok;

g. Menguruskan pelupusan stok;

h. Menguruskan kehilangan dan hapus kira stok; dan

i. Menyediakan Laporan Suku Tahun dan Tahunan

Pengurusan Stor.

iii. Akaun

Bertanggungjawab mengurus akaun dan kewangan stor.

iv. Pangkalan Data

Bertanggungjawab mengawal selia data dan penyediaan rekod

keseluruhan.

6

1.6.2 Bahagian Terimaan (BT)

i. Bertanggungjawab untuk memeriksa dan menerima barang-barang

daripada pembekal dengan memastikan langkah-langkah yang

ditetapkan sebelum mengesahkan penerimaan.

ii. Memastikan pemeriksaan dilaksanakan bagi barang-barang

simpanan sebelum membuat terimaan.

1.6.3 Bahagian Simpanan (BS)

i. Bertanggungjawab ke atas penerimaan dan penyimpanan stok

seperti berikut:

a. Mengendali dan menyelenggara stok semasa dalam

simpanan;

b. Mencatatkan penerimaan dan pengeluaran di Kad Petak;

c. Memastikan keselamatan dan kebersihan stor/ stok

terpelihara; dan

d. Menjalankan urusan pengiraan stok sekurang-kurangnya di

setiap sukuan tahunan.

ii. Barang simpanan hendaklah disimpan dengan kaedah yang

bersesuaian mengikut kategori barang tersebut.

1.6.4 Bahagian Pengeluaran

Bertanggungjawab mengeluarkan barang-barang kepada pelanggan

mengikut permohonan yang telah diluluskan sahaja.

7

1.7 Pengurusan Kawalan Stok

1.7.1 Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok berada pada paras

keperluan yang sesuai supaya dapat disediakan untuk keperluan

pelanggan.

1.7.2 Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga

pembelian dan modal yang terlibat hendaklah diambil kira supaya stok

berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.

1.7.3 Pengurusan kawalan stok yang cekap dan berkesan dapat memberikan

faedah-faedah berikut:

i. Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat

dipenuhi;

ii. Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang

terikat dalam bentuk stok;

iii. Perhatian lebih tertumpu kepada barang-barang yang tinggi kadar

pengeluarannya;

iv. Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan

usang dapat dikurangkan; dan

v. Ruang simpanan dapat dioptimumkan.

1.7.4 Katalog

i. Katalog bermaksud satu senarai stok dalam pegangan yang

mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai nombor kod,

perihal barang, unit pengukuran dan harga.

8

ii. Semua Stor Pusat hendaklah merujuk kepada katalog dalam laman

sesawang Pejabat Bendahari atau PTj berkaitan bagi mendapatkan

maklumat stok.

iii. Katalog hendaklah disediakan oleh semua stor untuk:

a. Dimaklumkan kepada pengguna bagi tujuan permohonan

stok; dan

b. Menyeragamkan stok supaya bilangan penjenisan stok

yang fungsinya sama dapat dikurangkan.

1.7.5 Kategori Kumpulan Stok

i. Semua Stor Pusat dan Utama hendaklah menentukan kumpulan

stok seperti berikut:

a. Kumpulan A mengandungi 30% daripada stok yang

disimpan dan mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi;

dan

b. Kumpulan B mengandungi 70% bakinya.

ii. Tindakan berikut hendaklah diambil dalam menentukan Kumpulan

A dan Kumpulan B kepada stok iaitu:

a. Semua stok yang disimpan hendaklah disenaraikan

mengikut seksyen seperti seksyen alat tulis, alat ganti,

makmal, elektrik, bahan kimia, ubat-ubatan dan

seumpamanya dan butiran maklumat stok dilengkapkan di

Borang Penentuan Kumpulan Stok;

b. Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi

tempoh dua (2) tahun lepas;

9

c. Daripada senarai itu, 30% daripada stok yang mempunyai

nilai pembelian tahunan tertinggi hendaklah dimasukan ke

dalam Kumpulan A dan selebihnya 70% ke dalam

Kumpulan B; dan

d. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor yang

menguruskan stor hendaklah memberi tumpuan kepada

stok dalam Kumpulan A bagi tujuan mengurangkan stok

bernilai tinggi disimpan berlebihan.

iii. Kajian semula ke atas pembahagian Kumpulan A dan Kumpulan B

boleh dilakukan pada setiap permulaan tahun. Apabila nilai

pembelian stok bertambah atau berkurangan, Pegawai Stor

hendaklah menentukan kumpulan baharu bagi stok yang

berkenaan.

iv. Pegawai Stor hendaklah mengawal stok dalam Kumpulan A bagi

mengelakkan stok disimpan berlebihan.

1.7.6 Paras Stok

i. Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu

masa oleh semua kategori stor dan ditentukan seperti berikut:

a. Paras Stok Maksimum

Kuantiti stok tertinggi yang disimpan pada satu-satu masa.

b. Paras Menokok Stok

Kuantiti stok yang menunjukkan telah sampai masa untuk

memesan stok baharu kerana baki stok yang ada hanya

10

cukup untuk menampung pengeluaran dalam tempoh

pesanan dan serahan.

c. Paras Stok Minimum

Kuantiti stok terendah yang disimpan pada satu-satu masa.

ii. Dalam menentukan paras stok, kadar penggunaan bulanan adalah

dikira dengan mengambil purata pengeluaran bagi dua belas (12)

bulan terakhir sebelum bulan pesanan baharu dibuat.

Paras Stok = Jumlah Kuantiti Pengeluaran Setahun

Bagi Tahun Sebelumnya__________

12 Bulan

iii. Paras stok bagi barang-barang yang dibeli di pasaran tempatan

atau diperoleh dari Stor Pusat dengan tempoh serahannya tidak

melebihi satu (1) bulan, stok yang harus disimpan pada satu-satu

masa adalah seperti berikut:

a. Kuantiti Stok Maksimum - 3 bulan penggunaan

b. Angka Menokok Stok - 2 bulan penggunaan

c. Kuantiti Stok Minimum - 1 bulan penggunaan

iv. Paras stok bagi kes-kes yang melibatkan wabak penyakit, bencana

alam, keselamatan dan seumpamanya hendaklah ditentukan oleh

Ketua PTj berkenaan mengikut keperluan dan kesesuaian. Namun

begitu, tidak perlu ditetapkan parasnya tetapi hendaklah dipastikan

stok sentiasa ada dan tidak disimpan melebihi tarikh luput.

11

v. Bagi barang-barang yang diimport, paras stok yang boleh disimpan

pada sesuatu masa adalah mengikut kesesuaian ruang setelah

mengambil kira tempoh serahan, nilai dan kepentingannya. Stok

maksima tidak boleh melebihi dua belas (12) bulan penggunaan

kecuali dengan kelulusan Ketua PTj.

vi. Paras stok hendaklah dikaji semula apabila;

a. berlaku perubahan tempoh serahan bekalan bagi

mengelakkan kehabisan stok;

b. stok yang dikeluarkan kurang daripada empat (4) kadar

pusingan;

c. membuat pesanan baharu; atau

d. berlaku kecemasan atau keadaan yang memerlukan stok

tambahan seperti kejadian wabak, bencana alam dan

sebagainya. Sekiranya keadaan pulih semula, paras stok

hendaklah mengikut paras asal yang telah ditetapkan.

vii. Barang-barang yang mahal dan boleh dibeli di pasaran tempatan

hendaklah disimpan mengikut keperluan dan kesesuaian.

viii. Pemesanan pertama kali bagi barang-barang baharu hendaklah

dibuat sekadar keperluan sahaja. Paras stok hanya ditentukan

selepas tempoh setahun stok tersebut direkodkan.

ix. Paras stok perlu dikemaskini pada setiap permulaan tahun.

x. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor yang menguruskan stor

perlu menentu paras menokok bagi memastikan stok dapat

dibekalkan kepada pengguna terakhir.

12

1.8 Prestasi Stor

1.8.1 Prestasi sesebuah stor boleh diukur melalui:

i. Kadar Pusingan Stok

a. Kadar Pusingan Stok hendaklah dibuat pengiraan secara

tahunan mengikut jumlah nilai stok;

b. Semua Stor hendaklah mencapai kadar pusingan stok

tahunan sekurang-kurangnya empat (4) kadar pusingan;

c. Stor yang diuruskan dengan baik merupakan stor yang

mencapai kadar pusingan tertinggi dan dapat memenuhi

keperluan pengguna;

d. Stok yang aktif adalah stok yang mempunyai empat (4)

kadar pusingan atau lebih dalam setahun manakala yang

kurang daripada empat (4) kadar pusingan adalah stok

yang tidak aktif;

e. Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya

stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak. Stok usang/

tidak bergerak adalah stok yang tidak dikeluarkan selepas

dua (2) tahun daripada tarikh penerimaannya; dan

f. Stok yang dibeli untuk projek pembangunan/ projek- projek

khas tidak perlu diambil kira semasa menyediakan kadar

pusingan stok

1.8.2 Paras Simpanan

Stok yang disimpan tidak boleh melebihi paras yang telah ditetapkan

kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan.

13

1.8.3 Paras Perkhidmatan

Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai

paras perkhidmatan yang baik.

14

2.0 PENERIMAAN

2.1 Objektif

2.1.1 Memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi

yang ditetapkan;

2.1.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan

2.1.3 Memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik,

sempurna dan selamat untuk digunakan.

2.2 Pegawai Stor

2.2.1 Ketua PTj hendaklah melantik Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor

yang bertanggungjawab untuk mengawal rekod keluar masuk barang di

stor.

2.2.2 Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor perlu memastikan stor berada

dalam keadaan teratur, kemas dan barang-barang stor tidak mempunyai

perbezaan baki di Kad Petak.

2.3 Pegawai Penerima Stok

2.3.1 Ketua PTj hendaklah melantik Penolong Pegawai Stor atau Wakil

Penerima Stok yang akan bertanggungjawab untuk menerima dan

memeriksa barang-barang yang diterima.

2.3.2 Bagi barang-barang teknikal, Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima

Stok yang dilantik hendaklah seorang pegawai bertauliah yang memiliki

kepakaran dalam bidang tertentu.

2.3.3 Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok adalah

bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa stok yang diterima

15

daripada pembekal serta meneliti spesifikasi dan syarat-syarat yang telah

ditetapkan.

2.4 Peraturan Penerimaan

2.4.1 Peraturan ini merangkumi penerimaan barang-barang melalui perolehan,

pindahan, hadiah, lucut hak dan lain-lain. Langkah-langkah penerimaan

adalah seperti berikut:

i. Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor.

ii. Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan

teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.

2.4.2 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima barang-

barang:

i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan

barang-barang yang diterima adalah betul;

ii. Barang-barang hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau

diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya;

iii. Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Penolong

Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok selepas pemeriksaan

berjaya dilaksanakan dengan menggunakan Pesanan Tempatan

atau Borang Terimaan Barang-Barang (BTB);

iv. Borang Penolakan Barang-Barang (BPB) hendaklah disediakan

oleh Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok jika

terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi

spesifikasi dan dihantar kepada pembekal;

16

v. Pegawai Stor dan Penolong Pegawai Stor perlu memastikan

proses penerimaan stok dilakukan serta merta sebaik sahaja ia

dihantar oleh pembekal;

vi. Bagi semua stor penerimaan barang-barang daripada pembekal

hendaklah direkodkan terus di Kad Daftar dan Kad Petak;

vii. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah

memastikan barang-barang yang diterima disertakan manual

penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada; dan

viii. Bagi barang-barang yang diterima daripada pembekal melalui

kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Penolong Pegawai

Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah menerima dokumen-

dokumen seperti Pesanan Tempatan, Nota Serahan, Invois, Surat

Jaminan dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan untuk tujuan

pengesahan.

2.5 Pengujian Kualiti

2.5.1 Kualiti barang-barang yang diterima melalui pembelian dari sesuatu

kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam perjanjian. Penolong

Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan perkara-

perkara berikut dipatuhi:

i. Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal;

ii. Barang-barang yang tidak menepati kualiti hendaklah

dikembalikan; dan

iii. Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak.

17

2.6 Penerimaan Di Luar Kawasan Stor

2.6.1 Penerimaan di luar kawasan stor hendaklah dilaksanakan dalam keadaan

berikut:

i. Ukuran atau keadaan fizikal barang tidak sesuai diserahkan di

kawasan stor; dan

ii. Mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti

penyerahan di tapak projek dan sebagainya.

2.7 Peraturan Penerimaan Daripada Stor

2.7.1 Penerimaan barang-barang daripada stor perlulah mematuhi langkah-

langkah seperti berikut:

i. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah

memastikan barang-barang diterima daripada stor disertakan

dengan Borang Permohonan Stok yang telah diluluskan;

ii. Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok hendaklah

memeriksa dan mengesahkan barang-barang yang diterima sama

seperti yang dipesan; dan

iii. Pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Penolong

Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok selepas pemeriksaan

berjaya dilaksanakan dengan menggunakan Borang Permohonan

Stok.

18

2.8 Barang-Barang Yang Dikembalikan

2.8.1 Semua stor boleh menerima stok yang dikembalikan oleh pemesan atau

pelanggan akhir dengan mengambil tindakan berikut:

i. Direkodkan semula dalam Kad Daftar Stok dan Kad Petak sebagai

stok belum guna; dan

ii. Bagi stok separa guna hendaklah direkod menggunakan borang

yang disediakan oleh stor bagi tujuan kawalan keluar-masuk.

2.8.2 Sekiranya stok yang diterima adalah melalui pembekal, pemulangan

adalah tertakluk dalam kontrak pembekalan yang telah disahkan dan jika

tidak dinyatakan maka stok tersebut hendaklah dilupuskan mengikut

tatacara pelupusan.

2.9 Pelabelan Barang-Barang Diterima

Penolong Pegawai Stor atau Wakil Penerima Stok di semua jenis stor hendaklah

melabelkan semua bekas menyimpan stok bagi memudahkan penyimpanan.

2.10 Penerimaan barang-barang import di tempat pendaratan, Penolong Pegawai Stor

atau Wakil Penerima Stok hendaklah memastikan;

2.10.1 Bungkusan barang-barang berkenaan tidak mempunyai sebarang tanda

kerosakan atau terusik;

2.10.2 Sekiranya terdapat tanda tersebut, bungkusan itu hendaklah dibuka dan

diperiksa dengan serta-merta di hadapan agen penghantaran atau

wakilnya dan hendaklah dibandingkan dengan butir-butir yang terdapat

dalam invois atau nota hantaran/ pembungkusan; dan

2.10.3 Jika barang-barang tersebut didapati berlaku kerosakan atau kehilangan

atau tidak cukup bekal dan sebagainya yang berlaku ke atas stok yang

diterima, sijil kerosakan hendaklah diperoleh daripada pembekal.

19

2.11 Penerimaan Barang-Barang Mudah Terbakar Atau Kimia

Barang-barang mudah terbakar atau kimia yang diterima hendaklah dihantar terus

ke stor barang-barang mudah terbakar atau kimia untuk disimpan.

2.12 Tuntutan

2.12.1 Tuntutan berkaitan penerimaan barang-barang yang rosak, tidak cukup

bekal, berkualiti rendah, luput dan sebagainya hendaklah merujuk kepada

syarat-syarat perjanjian dalam kontrak surat setuju terima dan/ atau

peraturan yang berkuat kuasa.

2.12.2 Tuntutan juga boleh dilaksanakan dengan membuat penggantian tanpa

melalui proses pelupusan yang telah ditetapkan.

20

3.0 MEREKOD STOK

3.1 Objektif

3.1.1 Mengetahui kedudukan stok simpanan;

3.1.2 Memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat; dan

3.1.3 Mengawal paras stok.

3.2 Tempoh Rekod

Setiap stok hendaklah direkodkan segera dari tarikh pengesahan penerimaan dan

dihantar ke Pejabat Bendahari bersama-sama Permohonan Pembayaran.

3.3 Stok Yang Perlu Direkodkan

Stok yang perlu direkodkan adalah stok yang diterima melalui pembelian dengan

peruntukan Universiti, yang diterima melalui hadiah, pindahan dan melalui proses

perundangan.

3.4 Jenis-jenis Rekod

3.4.1 Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai

Stor atau Penolong Pegawai Stor yang menguruskan stor dengan

mematuhi penggunaan rekod seperti berikut:

i. Penggunaan rekod hendaklah mengikut jenis stor iaitu:

a. Kad Daftar Stok di Stor Pusat dan Stor Utama; dan

b. Kad Petak di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit

21

ii. Kad Daftar Stok dan Kad Petak boleh dicetak sendiri dengan

menggunakan format yang sama.

3.5 Kad Daftar

3.5.1 Semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Penolong

Pegawai Stor yang tidak terlibat dengan perekodan Kad Petak dan

disahkan oleh Pegawai Stor dengan menggunakan Kad Daftar Stok.

3.5.2 Segala butiran Kad Daftar ini hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.

3.6 Penempatan Kad Petak

3.6.1 Kad Petak hendaklah ditempatkan bersama stok oleh Penolong Pegawai

Stor atau pegawai yang dinamakan.

3.6.2 Kad Petak bagi bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang

disimpan diruang sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang

bersesuaian atau berasingan.

3.7 Kaedah Merekod

3.7.1 Setiap penerimaan dan pengeluaran direkodkan dengan kaedah yang

bersesuaian menggunakan Kad Daftar Stok dan Kad Petak.

3.7.2 Semua Kad Daftar Stok dan Kad Petak hendaklah dikemas kini setiap kali

transaksi penerimaan dan pengeluaran.

3.7.3 Satu Kad Daftar Stok dan Kad Petak digunakan untuk merekod satu item

stok dengan mengikut nombor kad yang berturutan.

3.7.4 Bagi Kad Daftar Stok dan Kad Petak untuk stok yang mempunyai tarikh

luput boleh diasingkan bagi memudahkan pemantauan.

22

3.7.5 Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-

apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi:

i. Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja;

ii. Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan

iii. Pembetulan di tandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.

3.8 Penggunaan Rekod Melalui Sistem Elektronik

3.8.1 Sistem merekod/melapor secara elektronik hendaklah mematuhi peraturan

yang ditetapkan seperti berikut:

i. Format Kad Daftar Stok dan Kad Petak yang sama hendaklah

diguna pakai; dan

ii. Dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa.

3.9 Pendaftaran

3.9.1 Semua pendaftaran stok akan dilaksanakan melalui Sistem Maklumat

Kewangan Bersepadu atau sistem rekod yang bersesuaian atau

Permohonan Pembayaran atau Surat Makluman atau Surat Kelulusan.

3.9.2 Dokumen bagi menyokong pendaftaran stok adalah seperti berikut:

i. Stok yang dibeli

a. Pesanan Tempatan;

b. Nota Serahan;

c. Invois;

d. Dokumen Kontrak;

e. Surat/ Kad Jaminan;

23

f. Manual Pengguna; atau

g. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

ii. Stok yang diterima daripada pelbagai sumber lain untuk direkodkan

atau didaftarkan:

a. Salinan Daftar Stok jika diterima secara pindahan atau

serahan;

b. Surat Kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang

sedang berkuat kuasa berserta maklumat lengkap stok

berkaitan;

c. Salinan Perintah Lucut Hak bagi stok yang diterima

berikutan Perintah Lucut Hak Mahkamah;

d. Surat Kelulusan bagi Stok Lucut Hak yang digunakan

semula oleh Universiti;

e. Salinan dokumen-dokumen pembelian atau dokumen

penggantian atau apa-apa kelulusan khas; dan

f. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

iii. Stok yang belum direkodkan atau didaftarkan

a. Sekiranya tiada punca maklumat, rekod stok tersebut

hendaklah berasaskan maklumat pada fizikal stok

berkenaan atau dokumen yang diperoleh yang

berkaitan dengan syarat stok tersebut boleh digunakan.

b. PTj boleh menggunakan maklumat yang diperoleh daripada

pemberi/ penyumbang.

24

c. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor hendaklah

mengemukakan semua maklumat stok tersebut jika tiada

dalam senarai Katalog kepada Pejabat Bendahari untuk

didaftarkan.

iv. Rekod Komponen/ Alat Ganti Yang Masih Boleh Guna

a. Komponen atau alat ganti yang telah diluluskan pelupusan

melalui kaedah tukar ganti (cannibalize) hendaklah

dimasukkan ke dalam stor.

b. Satu senarai berasingan hendaklah disediakan bagi tujuan

rekod.

v. Nilai semasa stok boleh dirujuk melalui garis panduan perakaunan

yang ditetapkan atau harga jualan secara atas talian seperti

Mudah.com.my, Lelong.com.my, e-bay.com dan sebagainya.

3.10 Pengemaskinian Rekod

3.10.1 Daftar stok hendaklah dikemas kini seperti berikut:

PERKARA PENGEMASKINIAN

1) Kumpulan Stok Setiap 2 tahun pada setiap awal tahun

2) Pergerakan Aktif/ Tidak Aktif pada setiap awal tahun

3) Paras Stok Pada setiap awal tahun

4) Lokasi Penyimpanan Apabila berlaku perubahan lokasi

25

3.11 Laporan Kedudukan Stok

3.11.1 Ketua PTj dikehendaki menyediakan dengan lengkap Senarai Daftar Stok

secara suku tahunan dan dihantar kepada Pejabat Bendahari sebelum 7hb

bulan berikutnya; dan

3.11.2 Laporan Kedudukan Stok akan dilaporkan kepada Jawatankuasa

Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).

26

4.0 PENYIMPANAN

4.1 Objektif

4.1.1 Memastikan stok disimpan di tempat yang sesuai dan selamat.

4.1.2 Memudahkan pengendalian dan pengeluaran.

4.1.3 Penggunaan ruang yang optimum.

4.2 Susun Atur

4.2.1 Ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambil kira

faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, pemeriksaan dan

kekemasan stor.

4.2.2 Stor perlu mempunyai susun atur yang sistematik dan praktik untuk

membolehkan aktiviti pengurusan stor berjalan dengan lancar, selamat,

mudah dan menjimatkan masa.

4.2.3 Susun atur perlu mengambil kira penggunaan ruang untuk memudahkan

staf dan alat pengendalian barang-barang bergerak dengan selamat.

4.2.4 Rak-rak yang sesuai atau boleh diubahsuai hendaklah digunakan bagi

penyimpanan barang-barang mengikut jenis, disusun pada setiap rak,

tingkat atau petak supaya teratur dan kemas.

4.2.5 Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak

yang bersesuaian.

4.3 Lokasi dan Letakan Stok

4.3.1 Lokasi stok hendaklah diwujudkan bagi memudahkan penyimpanan,

pengeluaran dan pemeriksaan. Tindakan berikut perlu diambil:

27

i. Carta lokasi stok perlu disediakan dan dikemas kini dari semasa ke

semasa; dan

ii. Lokasi stok hendaklah direkodkan di Kad Daftar Stok.

4.3.2 Stor hendaklah mengamalkan Letakan Stok Tetap. Jika tidak dapat

dipraktikkan maka Letakan Stok Sementara dibenarkan dalam keadaan

berikut:

i. Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan;

ii. Stok yang baharu diterima belum sempat disusun; atau

iii. Ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran dan berat.

4.3.3 Letakan Stok Sementara hendaklah diberikan tanda pengenalan mengenai

perihal stok supaya memudahkan penyimpanan atau pengeluarannya.

4.3.4 Letakan Stok Sementara dikecualikan daripada mewujudkan kod lokasi

penyimpanan stok.

4.4 Penyimpanan Stok

4.4.1 Menggunakan ruang simpanan secara optimum.

4.4.2 Menyusun dengan cara teratur agar tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan oleh kakitangan dan alat pengendalian barang-barang.

4.4.3 Menyusun bagi memudahkan kerja-kerja pengeluaran secara Masuk-

Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD).

4.4.4 Menyimpan di tempat penyimpanan yang sesuai dengan mengambil kira

jenis stok tertentu seperti berikut:

28

i. Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu

yang rendah;

ii. Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas; dan

iii. Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan

stok tertentu menjadi keras.

4.4.5 Penyimpanan stok secara amnya bergantung kepada jenisnya dan ruang

stor yang ada, tertakluk kepada perkara-perkara berikut:

i. Ruang stor hendaklah dibahagikan kepada unit/seksyen atau

kumpulan barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat

Tulis, Alatan Makmal dan sebagainya.

ii. Setiap lokasi stok hendaklah ditentukan mengikut susunan

penyimpanan dengan memberi kod lokasi penyimpanan stok

seperti contoh berikut:

Kategori Stor Unit/ Seksyen Baris Rak Tingkat Petak Lokasi Stok

1) Stor Pusat Unit A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01

2) Stor Utama/ Unit Seksyen A 01 RB01 01 01 A-01-RB01-01-01

a. Unit/ Seksyen

Merupakan tempat/lokasi penyimpanan stok samada

mengikut kategori, jenis atau mana-mana yang sesuai.

Contoh: Unit A: Alat Tulis Seksyen B: Alat Ganti

29

b. Baris

Tempat penyimpanan stok yang disusun berbaris. Kod baris

bermula daripada nombor 1.

c. Rak

Jenis tempat penyimpanan stok seperti Rak Besi (RB), Rak

Kayu (RK), Palet Kayu (PK), Kabinet Besi (KB) dan lain-lain.

Kod rak bermula daripada 1.

d. Tingkat

Tingkat rak yang bermula daripada bawah ke atas dengan

kod 1.

e. Petak

Lokasi stok yang ditempatkan di setiap tingkat.

f. Lokasi Stok

Merupakan gabungan Unit/ Seksyen, Baris, Rak, Tingkat

dan Petak.

iii. Setiap lokasi stok hendaklah dilabelkan kod lokasi penyimpanan

stok dan perihal stok tersebut.

4.4.6 Jika tidak dapat dipraktikkan maka penyimpanan adalah berdasarkan

kepada jenis, bahan kandungan atau pembuatannya dan keadaan

fizikalnya. Peraturan-peraturan penyimpanan yang ditetapkan dalam

manual penggunaan hendaklah dipatuhi bagi mengekalkan kualiti stok.

30

4.5 Stok Dalam Bungkusan Asal

4.5.1 Stok yang diterima dalam pelbagai jenis bungkusan seperti kotak, tin,

plastik dan sebagainya bolehlah dikekalkan penyimpanannya dalam

bungkusan asalnya dengan memastikan label maklumat stok dapat dilihat.

4.5.2 Setiap bungkusan itu hendaklah mengandungi hanya stok yang

mempunyai kod dan rupa bentuk yang sama.

4.6 Stok Yang Mudah Tercerai

4.6.1 Stok yang mudah tercerai seperti aksesori pakaian seragam, alat ganti dan

seumpamanya hendaklah dimasukkan ke dalam bekas yang berukuran

sama.

4.6.2 Disimpan mengikut bilangan atau unit yang memudahkan pengeluaran.

4.6.3 Stok yang mudah tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun

dengan kemas.

4.7 Stok Berharga Dan Menarik

4.7.1 Stok yang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang

selamat di bawah kawalan Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor.

4.7.2 Arahan Keselamatan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak

berlakunya kehilangan atau kerosakan.

4.7.3 Pengeluaran hendaklah dibuat sendiri oleh Penolong Pegawai Stor

melainkan dalam hal-hal tertentu sahaja.

31

4.8 Penyimpanan Dadah Berbahaya, Racun Dan Bahan Psikotropik

4.8.1 Penyimpanan dadah berbahaya, racun dan bahan psikotropik hendaklah

mematuhi peraturan penyimpanan di bawah Peraturan Dadah Berbahaya

1952 dan Peraturan Racun 1952 dan Peraturan Bahan Psikotropik 1989.

4.9 Stok berunsur keselamatan seperti alat-alat persenjataan, peta-peta dan

seumpamanya hendaklah disimpan mengikut Peraturan Keselamatan yang

ditetapkan.

4.10 Stok Yang Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan Lembab

4.10.1 Stok yang boleh terjejas akibat hawa panas dan lembap hendaklah

disimpan dalam bilik atau tempat berhawa dingin atau peti sejuk yang suhu

dan kelembapannya boleh dikawal.

4.10.2 Stok yang tidak tahan lembap hendaklah disimpan dalam bilik kering atau

nyah-lembapan.

4.11 Stok yang tahan kepada cuaca panas, hujan dan sukar dialih hendaklah disimpan

di tempat lapang yang berpagar.

4.12 Stok Barang-Barang Berat

4.12.1 Stok barang-barang berat hendaklah disimpan di rak paling bawah bagi

tujuan keselamatan.

4.12.2 Susunan atau tindanan barang tidak terlalu tinggi dan faktor-faktor berikut

hendaklah diambil kira:

i. Senang dikendalikan dan memudahkan pengeluaran stok mengikut

sistem MDKD;

32

ii. Kemungkinan peti-peti di lapisan bawah ditindih oleh peti yang lebih

berat;

iii. Barang-barang tersebut mudah dijilat api;

iv. Memudahkan pengiraan, pemeriksaan dan pemeriksaan; dan

v. Susunan atau lapisan yang paling selamat adalah setinggi di antara

dua (2) hingga tiga (3) meter, melainkan jika fork lift digunakan.

4.12.3 Susunan atau tindanan stok barang hendaklah diselang-selikan supaya

lebih kukuh.

4.12.4 Landasan, belantan atau palet hendaklah diletakkan di bawah susunan

atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan

lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan

mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan.

4.12.5 Landasan, belantan atau palet hendaklah diatur dengan jarak yang sesuai

bagi memastikan barang-barang yang disusun atau ditindan tidak

tergelunsur atau tergelincir.

4.12.6 Ruangan di antara tindanan hendaklah cukup luas untuk dijadikan lorong

bekerja atau berjalan dan juga sebagai laluan kecemasan jika berlaku

kebakaran.

4.12.7 Ukuran palet yang sesuai hendaklah digunakan untuk menindan barang-

barang bagi mengelak pembaziran ruang.

4.12.8 Barang-barang hendaklah ditindan seberapa tinggi yang boleh dan tidak

membahayakan keselamatan pekerja jika menggunakan alat

pengendalian barang seperti fork lift atau kren.

33

4.13 Stok Bertarikh Luput

4.13.1 Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya

mengarahkan pihak pembuat atau pembekal melabelkan tarikh luput stok.

4.13.2 Tarikh luput stok hendaklah dicatatkan di kotak, bekas atau bungkusannya

bagi memudahkan Pegawai Stor mengenal pasti dan memantau semua

stok bertarikh luput.

4.13.3 Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan dalam penyimpanan stok.

4.13.4 Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat stok yang masuk

kemudian tetapi tarikh luput tempohnya lebih awal daripada stok yang

masuk dahulu.

4.13.5 Senarai Stok Bertarikh Luput hendaklah disediakan oleh Pegawai Stor

dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama.

4.13.6 Kedudukan stok hendaklah dikemas kini dalam tempoh enam (6) bulan

sebelum tamat tarikh luput dalam minggu pertama setiap bulan dengan

mencatatkan baki stok dan tarikh dikemas kini. Contoh: stok yang tarikh

luputnya dalam bulan Julai 2017 hendaklah dikemas kini dalam minggu

pertama bulan Januari 2017.

4.13.7 Sekiranya stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam (6) bulan

sebelum tamat tarikh luput, tindakan berikut hendaklah diambil ke atas stok

tersebut:

i. Mengemukakan satu senarai kepada Stor Pusat atau Stor Utama

supaya dapat ditawarkan kepada stor-stor lain yang

memerlukannya; atau

ii. Mengeluarkan bagi tujuan latihan, pengembangan, pembangunan

dan seumpamanya; atau

34

iii. Memulangkan kepada pembekal tertakluk kepada syarat-syarat

perjanjian; atau

iv. Melupuskan mengikut peraturan pelupusan yang sedang berkuat

kuasa.

4.14 Stok Bahan Kimia Dan Mudah Terbakar

4.14.1 Melabel Bekas

i. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia atau bahan mudah

terbakar hendaklah diberi tanda pengenalan secukupnya.

ii. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang pada bekas-

bekas tersebut menggunakan dakwat yang tidak mudah padam.

iii. Bekas-bekas yang mengandungi bahan kimia dan bahan mudah

terbakar hendaklah dilabelkan untuk menunjukkan jenis

kandungannya dan langkah-langkah keselamatan perlu diambil

semasa mengendalikannya. Contoh: Jika kalsium karbid

digunakan, bekasnya hendaklah dilabelkan atau menggunakan

simbol keselamatan seperti berikut:

“BAHAYA”

“MUDAH TERBAKAR”

“SIMPAN DI TEMPAT KERING KANDUNGAN MUNGKIN MENGELUARKAN GAS BERACUN MUDAH TERBAKAR JIKA LEMBAB”

35

TOP

iv. Bahan kimia yang berlainan jenis hendaklah disimpan dalam bekas

yang berasingan. Bekas-bekas tersebut hendaklah ditegakkan dan

di luarnya hendaklah ditandakan seperti berikut:

4.14.2 Penyimpanan

i. Semua bahan kimia atau bahan mudah terbakar dalam bentuk

cecair, gas, hablur dan serbuk yang mudah terbakar, mengkakis

serta melecur hendaklah disimpan di stor berasingan, lengkap

dengan alat pencegah kebakaran dan alat bantuan rawatan

kecemasan. Peraturan penyimpanan dan pengendalian bahan

kimia hendaklah mengikut arahan semasa yang berkuat kuasa.

ii. Semua jenis asid hendaklah disimpan jauh daripada stok mudah

terbakar atau stok yang boleh terjejas akibat wapnya dan dielakkan

dari tersentuh logam atau air kerana ia akan bertindak balas.

iii. Cecair di dalam tong yang sangat mudah terbakar (pada suhu

kurang dari 23ºC) hendaklah dialas tinggi dari paras lantai supaya

senang dilihat jika bocor dan bertujuan mencegah kebakaran.

iv. Minyak petrol dan diesel dalam kuantiti pukal hendaklah disimpan

jauh dari bangunan stor dan jika perlu ia disimpan dalam tangki

bawah tanah.

v. Stok barang keselamatan seperti peluru, bahan letupan atau

seumpamanya perlu ditempatkan di bangunan berasingan yang

mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan semasa yang

berkuat kuasa.

36

4.14.3 Pengendalian

i. Pengendalian stok mudah terbakar dan bahan kimia seperti

memunggah, membuka, membungkus, mengangkut dan

seumpamanya hendaklah dilakukan dengan berhati-hati.

ii. Cecair yang mudah meruap seperti astilin, karbon dioksida,

hidrogen, nitrogen, petrol, alkohol, ether, spirit dan seumpamanya

hendaklah disimpan di dalam bekas ditutup rapat kerana ia mudah

terbakar dan boleh segera sejat atau keras jika terdedah kepada

udara.

iii. Bahan mudah terbakar seperti kalsium karbid, berilium, kalsium

fosfat dan seumpamanya hendaklah disimpan di tempat yang

kering, mempunyai peredaran udara dan dijauhkan dari api dan air

kerana mudah terbakar serta jika terkena air boleh mengeluarkan

gas yang memabukkan.

iv. Bahan kimia seperti kalsium klorida, soda api, karbon tetraklorida,

kalium hidroksida, kuprum sulfat, ammonia klorida dan lain-lain

termasuk racun dan baja hendaklah disimpan di tempat yang

mempunyai peredaran udara, dingin dan kering kerana jika terkena

air, ia akan rosak dan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu

hendaklah digunakan untuk mengalas bekas-bekas tersebut.

v. Jika berlaku kebocoran pada bekas-bekas, tin atau tong yang boleh

dikesan dari bau gas, pemeriksaan serta merta hendaklah

dilakukan. Bekas yang rosak hendaklah dikeluarkan dari stor dan

dikembalikan kepada pembekal.

vi. Semasa mengendalikan bahan tersebut langkah-langkah berikut

hendaklah dipatuhi:

37

a. Pakaian Keselamatan yang diluluskan hendaklah

digunakan;

b. Bahan kimia yang mengeluarkan wap yang memabukkan

hendaklah dituang atau digunakan di luar bangunan. Arah

tiupan angin hendaklah diambil kira;

c. Pengeluaran bahan kimia hendaklah dibuat dalam bekas

asalnya yang belum dibuka. Sekiranya pengeluaran dibuat

secara agihan, pendedahan bekas-bekas tersebut

hendaklah sesingkat mungkin; dan

d. Semua peraturan penggunaan dan keselamatan yang

ditetapkan oleh pengeluar hendaklah dipatuhi.

4.14.4 Gas Mampat Dalam Tabung

i. Gas yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah

dikawal rapi kerana ada antaranya yang memabukkan, boleh

membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen

atau sebagainya.

ii. Tabung besi waja yang berisi gas mampat hendaklah disimpan di

tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan ”Coir Jacket”

jika ada.

iii. Tabung gas tersebut hendaklah:

a. Dilindungi daripada bahang panas;

b. Jauhkan dari minyak, geris atau bahan-bahan yang mudah

terbakar; dan

38

c. Elakkan daripada terhempas atau pecah apabila

mengendali atau mengangkutnya kerana boleh

mengakibatkan ia meletup dan membahayakan.

iv. Injap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan

penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap hendaklah

dilaporkan kepada pembekal dengan segera.

v. Tabung-tabung tersebut hendaklah dilekat dan dikunci tegak ke

dinding.

vi. Pegawai Stor atau Penolong Pegawai Stor hendaklah memastikan

Gas Mampat ini diuruskan mengikut peraturan yang telah

ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan atau Akta atau apa-apa

sahaja peraturan yang sedang berkuat kuasa.

4.14.5 Penerimaan Dan Pengeluaran Stok Mudah Terbakar Dan Bahan Kimia

i. Stok mudah terbakar dan bahan kimia yang diterima hendaklah

dihantar terus ke stor bahan mudah terbakar untuk disimpan.

ii. Pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia hendaklah

dibuat daripada tempat simpanannya sahaja, dibawah penyeliaan

seorang Pegawai Stor.

4.15 Penyelenggaraan Stok

4.15.1 Stok perlu disenggara dari semasa ke semasa supaya sentiasa dalam

keadaan baik dan boleh guna. Bagi tujuan tersebut langkah-langkah

berikut hendaklah dipatuhi:

i. Menyapu minyak tertentu untuk mengelakkan karat;

ii. Mengekalkan bungkusan asal untuk mengelakkan debu;

39

iii. Menyembur ubat serangga untuk mengawal serangan dari

serangga; dan

iv. Stok bagi barang yang mempunyai ciri-ciri keselamatan hendaklah

mematuhi peraturan atau arahan semasa yang sedang berkuat

kuasa.

40

5.0 PENGELUARAN

5.1 Pengeluaran stok hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau Penolong

Pegawai Stor.

5.2 Kaedah pengeluaran

5.2.1 Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-

Dahulu (MDKD) dengan memastikan stok yang diterima dahulu

dikeluarkan dahulu.

5.2.2 Sistem pengeluaran yang cekap dan teratur dapat mengelakkan perkara-

perkara berikut:

i. Pengeluaran tanpa kebenaran;

ii. Pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dan tidak seperti yang

dipesan; dan

iii. Stok yang telah lama disimpan tidak dikeluarkan.

5.3 Permohonan Stok Antara Stor

5.3.1 Permohonan stok antara stor hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (Stor) bagi pengeluaran stok alat tulis.

5.3.2 Borang Permohonan Stok hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Stor

untuk kelulusan.

5.3.3 Penolong Pegawai Stor atau pegawai yang dinamakan hendaklah

mengambil tindakan ke atas Borang Permohonan Stok yang diterima

seperti berikut:

i. Mempertimbangkan permohonan stok yang dikemukakan.

41

ii. Menentukan kuantiti pengeluaran;

iii. Mendapatkan kelulusan pengeluaran;

iv. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak; dan

v. Menyimpan secara sistematik.

5.4 Permohonan Stok oleh Individu

5.4.1 Permohonan stok oleh individu kepada stor hendaklah menggunakan

Borang Permohonan Stok (Individu).

5.4.2 Pegawai Penerima akan mengambil tindakan ke atas Borang Permohonan

Stok yang diterima seperti berikut:

i. Mempertimbangkan permohonan stok yang dikemukakan.

ii. Menentukan kuantiti pengeluaran;

iii. Mendapatkan kelulusan pengeluaran;

iv. Mencatatkan pengeluaran di Kad Petak; dan

v. Menyimpan secara sistematik.

5.5 Pesanan Stok Yang Tidak Dapat Dibekalkan

5.5.1 Sekiranya pesanan disahkan tidak dapat dibekalkan oleh Stor Utama,

Pegawai Stor hendaklah membuat perolehan mengikut tatacara perolehan

semasa yang berkuat kuasa.

5.5.2 Pegawai Stor perlu menyertakan bersama permohonan yang tidak

diluluskan semasa membuat perolehan stok tersebut.

42

5.5.3 Bagi stok yang tidak disediakan oleh Stor Pusat/ Stor Utama, permohonan

bagi stok tersebut perlu dikemukakan dengan menggunakan Borang Barang-Barang Standard.

5.6 Kawalan ‘Keluar-Masuk’ Stok Guna Sama

5.6.1 Stok yang dikeluarkan bagi tujuan guna sama hendaklah disimpan semula

ditempat atau lokasi tertentu setelah selesai penggunaannya.

5.6.2 Borang kawalan keluar masuk stok hendaklah disediakan mengikut format

yang disediakan sebagai rekod penggunaan.

5.6.3 Sekiranya stok ini tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan dan

mempunyai nilai jualan hendaklah dijual secara jualan sisa stok atau

barang-barang terpakai.

5.7 Jualan Sisa Stok Terpakai

5.7.1 Sisa stok terpakai yang mempunyai nilai jualan atau hasil daripada lebihan

pembelajaran, kajian, penyelidikan, penyelenggaraan, latihan, program

dan pameran hendaklah dijual dan disimpan setelah mendapat kelulusan

Ketua PTj.

5.7.2 Penjualan sisa stok terpakai hendaklah dilaksanakan seperti berikut:

i. Penjualan sisa stok terpakai yang dikategorikan sebagai buangan

terjadual di bawah Akta Alam Sekitar boleh dijual terus kepada

mana-mana syarikat yang dilantik oleh Jabatan Alam Sekitar.

ii. Bagi sisa stok terpakai yang bukan dikategorikan sebagai buangan

terjadual, jualan terus boleh dibuat kepada mana-mana syarikat

yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang

membeli barang lusuh (perlu permit) tertakluk kepada beratnya

satu (1) ribu kilogram (1,000 kg) dan ke bawah.

43

5.7.3 Bagi sisa stok terpakai yang beratnya melebihi satu (1) ribu kilogram (1,000

kg) hendaklah mengikut proses pelupusan stok.

5.7.4 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Hasil Universiti.

5.7.5 Sekiranya sisa stok ini disimpan, stok ini hendaklah direkodkan dan

didaftarkan dalam Kad Daftar Stok.

5.8 Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok

5.8.1 Produk yang dihasilkan bagi tujuan program latihan, kajian, penyelidikan

dan seumpamanya hendaklah direkodkan menggunakan format yang

disediakan oleh Universiti seperti di lampiran.

5.8.2 Produk yang dihasilkan melalui stok dan hendak didaftarkan sebagai aset

atau stok Universiti perlu mematuhi syarat-syarat berikut:

i. Mendapatkan perakuan standard piawaian oleh Pegawai Perakuan

Pelupusan (PEP) bagi peralatan Mekanikal, Teknikal, Elektrik,

Elektronik dan Perkakasan Komputer.

ii. Mendapatkan kelulusan Ketua PTj bagi peralatan selain Mekanikal,

Teknikal, Elektrik, Elektronik dan Perkakasan Komputer seperti

perabot, kraf tangan dan lain-lain.

5.8.3 Produk yang dihasilkan melalui stok boleh dibuat jualan secara terus

dengan mendapatkan kelulusan Ketua PTj mengikut harga yang

ditetapkan oleh PTj.

5.8.4 Hasil jualan hendaklah dikreditkan dalam Akaun Hasil Universiti.

5.8.5 Sekiranya Produk Yang Dihasilkan Melalui Stok ini disimpan, produk ini

hendaklah didaftarkan dan diproses di bawah peraturan Aset Alih.

44

6.0 PEMERIKSAAN 6.1 Objektif

6.1.1 Memastikan ketepatan rekod dan fizikal stok;

6.1.2 Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;

6.1.3 Memastikan stok usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak

bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan

pelupusan; dan

6.1.4 Memastikan kehilangan stok diambil tindakan hapus kira.

6.2 Pemeriksa Stor

6.2.1 Bendahari adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang

sesuai untuk menjalankan pemeriksaan Stor Pusat di peringkat Universiti.

6.2.2 Ketua PTj adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang

sesuai untuk menjalankan pemeriksaan Stor Utama atau Stor Unit di PTj.

6.2.3 Pemeriksa Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak

melebihi dua (2) tahun.

6.3 Keanggotaan Pemeriksa Stor

6.3.1 Terdiri daripada dua (2) orang pegawai;

6.3.2 Pegawai tidak bertugas di stor yang diperiksa;

6.3.3 Pegawai mempunyai pengetahuan atau berpengalaman dalam

pengurusan stor (jika perlu); dan

45

6.3.4 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta gred 19 ke atas atau

yang setaraf.

6.4 Tugas-tugas Pemeriksa Stor

6.4.1 Melaksanakan pemeriksaan mengikut tempoh yang telah ditetapkan ke

atas Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit setahun sekali dalam tahun

semasa bermula 1 Oktober dan berakhir pada 31 Disember;

6.4.2 Menentukan tiada berlaku sebarang transaksi stok semasa pemeriksaan

dilaksanakan;

6.4.3 Memeriksa dan mengira baki fizikal stok dan membuat perbandingan

dengan rekod di Kad Petak;

6.4.4 Menyediakan dan melengkapkan Laporan Pemeriksaan Fizikal Stok dan Laporan Pemeriksaan Pengurusan Stor;

6.4.5 Membuat pengesahan dengan mencatatkan tarikh dan satu garisan merah

pada akhir transaksi di Kad Petak berserta tandatangan oleh pegawai

pemeriksa; dan

6.4.6 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan laporan-laporan tersebut

kepada Pegawai Stor.

6.5 Tanggungjawab Pegawai Stor

6.5.1 Mengurus pelantikan Pegawai Pemeriksa Stor PTj;

6.5.2 Menyemak laporan-laporan pemeriksaan yang diterima dan menyediakan

Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan untuk

pengesahan Ketua PTj;

46

6.5.3 Melaksanakan dan mengambil tindakan ke atas syor Pemeriksa Stor sama

ada melalui proses pindahan, pelupusan, hapus kira atau pelarasan stok.

6.5.4 Mengemukakan Laporan Pemeriksaan Fizikal Stok, Laporan Pemeriksaan

Pengurusan Stor, Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan kepada Pejabat Bendahari pada setiap 15 Januari tahun

berikutnya.

6.6 Tanggungjawab Ketua PTj

6.6.1 Ketua PTj hendaklah menyemak laporan pemeriksaan yang telah

dikemukakan oleh pegawai Pemeriksa Stor.

6.6.2 Ketua PTj hendaklah mengambil tindakan ke atas syor Pemeriksa Stor

sama ada melalui proses pindahan, pelupusan, hapuskira atau pelarasan

stok.

6.6.3 Ketua PTj hendaklah mengesahkan pemeriksaan stor telah dijalankan

melalui Sijil Pemeriksaan Stor dan Laporan Tahunan Pemeriksaan yang

disediakan oleh Pegawai Stor PTj.

6.6.4 Memastikan laporan pemeriksaan stor dihantar kepada Pejabat Bendahari

pada tempoh yang telah ditetapkan.

6.7 Naib Canselor atau Pengerusi JKPAU boleh mengarahkan JPAU untuk membuat

pemeriksaan Stor.

6.8 Pelarasan Stok

6.8.1 Pelarasan Stok boleh dilaksanakan apabila:

i. Terdapat kesilapan merekod samada kuantiti atau nilai pada Kad

Petak; atau

47

ii. Stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh,

bocor, sejat atau seumpamanya.

6.8.2 Stok hendaklah disenaraikan dalam Penyata Pelarasan Stok dan

dikemukakan untuk kelulusan Ketua PTj.

6.8.3 Setelah mendapat kelulusan Ketua PTj, Pegawai Stor hendaklah

mengemaskini kuantiti atau nilai pada Baki Akhir di Kad Petak.

6.9 Mengambil Alih Tugas Stor

6.9.1 Apabila berlaku pertukaran Pegawai Stor, tindakan berikut hendaklah

diambil:

i. Menyedia Perakuan Ambil Alih Stor dalam tempoh dua (2)

minggu dari tarikh mengambil alih stor;

ii. Membuat semakan di Kad Daftar dan Kad Petak bagi memastikan

baki stok adalah sama dengan fizikal stok;

iii. Perakuan Ambil Alih hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh

kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua PTj;

dan

iv. Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah

melakukan tindakan pelarasan stok jika terdapat stok lebih atau

kurang.

6.10 Laporan Pemeriksaan

6.10.1 Laporan Pemeriksaan Stor hendaklah disediakan dan dilaporkan kepada

Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).

48

7.0 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

7.1 Langkah-Langkah Keselamatan

7.1.1 Langkah-langkah Keselamatan yang perlu dilaksanakan adalah seperti

berikut:

i. Keselamatan dan kebersihan stor hendaklah sentiasa diberi

perhatian oleh Ketua PTj dengan mematuhi Arahan Keselamatan

Universiti.

ii. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang

sesuai, mencukupi dan berkesan bagi memastikan keselamatan

stor dan stok terpelihara.

iii. Stor hendaklah terhindar daripada bahaya banjir atau bahang

matahari dan juga selamat daripada ancaman makhluk perosak.

iv. Ketua PTj hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi

Pembantu Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.

v. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara

seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas

angin.

vi. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang

belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang-

barang rosak, usang dan sebagainya.

vii. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari

semasa ke semasa.

49

7.2 Kawalan Keselamatan Stor

7.2.1 Kawalan keselamatan stor yang perlu diwujudkan adalah seperti berikut:

i. Bangunan stor seberapa boleh hendaklah ditempatkan secara

berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem

keselamatan yang sempurna dan berkesan.

ii. Sistem keselamatan yang sesuai adalah bergantung kepada

keperluan dan kesesuaian penempatan Stor Pusat, Stor Utama

dan Stor Unit dengan mematuhi ciri-ciri berikut:

a. sekeliling kawasan stor hendaklah dipagar;

b. kawalan 24 jam oleh Pengawal Keselamatan;

c. pemasangan lampu-lampu limpah (flood lights) pada waktu

malam;

d. pemasangan alat-alat amaran (sistem penggera);

e. tanda-tanda keselamatan di tempat-tempat tertentu; dan

f. peraturan penjagaan dan penyimpanan kunci mematuhi

Arahan Keselamatan Universiti yang berkuat kuasa.

7.3 Kawalan Kebakaran

7.3.1 Kawalan kebakaran yang perlu diwujudkan adalah seperti berikut:

i. Stor perlu dilengkapkan dengan sistem kawalan kebakaran yang

sesuai dan memadai seperti fire alarm, smoke detector, water

sprinkler dan lain-lain;

50

ii. Alat-alat pemadam api seperti fire extinguisher dan hose reel perlu

ditempatkan di kawasan strategik dan diperiksa oleh Jabatan

Perkhidmatan Bomba dan Penyelamat mengikut peraturan yang

berkuat kuasa;

iii. Mempamerkan pelan lantai yang menunjukkan arah keluar masuk

dan pemasangan tanda KELUAR (EXIT); dan

iv. Mempamerkan tanda-tanda amaran seperti ”Dilarang Merokok”, “Mudah Terbakar” dan sebagainya.

7.4 Kebersihan

7.4.1 Ketua PTj atau Pegawai Stor hendaklah memastikan stor sentiasa bersih

supaya kualiti stok terjamin.

7.4.2 Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara

berkala.

51

8.0 PINDAHAN

8.1 Objektif

8.1.1 Memastikan penggunaan stok secara optimum;

8.1.2 Menjimatkan perbelanjaan Universiti; dan

8.1.3 Membolehkan pemilik baharu mengguna pakai stok tersebut.

8.2 Pindahan bermaksud proses untuk memindahkan stok antara Stor Pusat atau Stor

Utama PTj dengan Stor Pusat atau Stor Utama PTj yang lain.

8.3 Proses Pindahan

8.3.1 PTj boleh membuat pindahan stok yang dimilikinya untuk dipindahkan

kepada PTj yang lain dengan justifikasi yang munasabah.

8.3.2 Permohonan

i. Pindahan Stok hendaklah berdasarkan kepada permohonan

daripada PTj dengan menggunakan Borang Pindahan Stok.

ii. Ketua PTj hendaklah mempertimbangkan dan meluluskan

permohonan pindahan stok.

8.3.3 Setiap stok hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh

pengesahan penerimaan.

8.3.4 PTj Pemberi hendaklah mengemaskini Daftar Stok dan Kad Petak bagi

stok yang dipindahkan dengan perkataan “DIPINDAHKAN, KEPADA .......................... dan ditarikhkan ..............”

52

8.3.5 Stor Penerima hendaklah mendaftarkan semula stok tersebut dalam Kad

Daftar Stok dan Kad Petak.

8.3.6 PTj Pemberi hendaklah mengemukakan Borang Pindahan Stok dan Daftar

Stok asal kepada PTj penerima dan salinan ke Pejabat Bendahari.

53

9.0 PELUPUSAN

9.1 Objektif

9.1.1 Memastikan PTj tidak menyimpan stok yang rosak, luput tempoh

penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau

melebihi keperluan;

9.1.2 Menjimatkan ruang simpanan;

9.1.3 Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Universiti; dan

9.1.4 Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari.

9.2 Borang Permohonan Pelupusan Stok hendaklah dimohon oleh Stor Pusat dan

Stor Utama sahaja.

9.3 Justifikasi Pelupusan

9.3.1 Stok boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut:

i. Usang

ii. Rosak dan tidak boleh digunakan

iii. Luput tempoh penggunaan;

iv. Tidak lagi diperlukan oleh PTj;

v. Disyorkan selepas pemeriksaan stor;

vi. Perubahan teknologi; dan

vii. Melebihi keperluan.

54

9.4 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stor (JKPPS)

9.4.1 JKPPS hendaklah dilantik menggunakan Surat Lantikan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok oleh Ketua PTj (nilai permohonan kurang

daripada RM50,000.00) dan Naib Canselor (nilai permohonan melebihi

daripada RM50,000.00) untuk membuat pemeriksaan ke atas stok yang

hendak dilupuskan.

9.4.2 JKPPS dilantik di atas nama jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi

dua (2) tahun iaitu:

i. Dua (2) orang pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam

pengurusan stor berkenaan. Pegawai yang tidak terlibat secara

langsung bermaksud stok tersebut bukan di bawah tanggungjawab

pegawai yang dilantik sebagai JKPPS;

ii. Seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan

seorang pegawai gred 29 dan ke atas atau yang setaraf;

iii. Pegawai daripada PTj lain boleh dilantik jika perlu; dan

iv. Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa stok jika perlu.

9.4.3 Tugas-tugas JKPPS adalah seperti berikut:

i. Memeriksa stok dan rekod yang berkaitan;

ii. Melaksanakan pemeriksaan pada masa dan tarikh yang

dijadualkan oleh Urus setia Pelupusan PTj/ Universiti iaitu dalam

tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan;

iii. Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam stok yang

hendak dilupuskan telah dikeluarkan;

55

iv. Memastikan Stok Keselamatan dilupuskan mengikut Akta/

Peraturan pihak berkuasa yang berkenaan; dan

v. Menyedia dan melengkapkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stor seperti berikut:

a. Nyatakan keadaan stok dengan jelas termasuk gambar;

b. Syor kaedah pelupusan dan justifikasi;

c. Menyemak maklumat dan menandatangani; dan

d. Mengemukakan kepada Urus setia Pelupusan PTj/

Universiti pada tempoh yang ditetapkan. JKPPS hendaklah

memaklumkan kepada Urus setia Pelupusan PTj/ Universiti

jika berlaku kelewatan.

9.5 Proses Pelupusan

9.5.1 Penolong Pegawai Stor hendaklah melengkapkan Borang Permohonan

Pelupusan Stok seperti berikut:

i. Mengenal pasti dan menyenaraikan stok yang hendak dilupuskan;

ii. Disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut jenis stok

atau nilai perolehan stok;

iii. Mengemukakan Borang Permohonan Pelupusan Stok yang

lengkap kepada Pegawai Stor PTj; dan

iv. Justifikasi tambahan hendaklah dilampirkan sekiranya stok yang

dilupuskan kurang daripada tempoh jangka hayat stok daripada

tarikh didaftarkan.

56

9.5.2 Ketua PTj hendaklah menyediakan prosedur dalaman bagi menguruskan

proses permohonan pelupusan stok sama ada secara bulanan atau suku

tahunan. Penetapan ini hendaklah dimaklumkan secara bertulis kepada

Pejabat Bendahari.

9.5.3 Tindakan Pegawai Stor PTj

i. Permohonan Pelupusan Melebihi daripada RM50,000.00

a. Menyemak dan memastikan Borang Permohonan

Pelupusan Stok diisi dengan lengkap berserta dokumen

sokongan yang berkaitan;

b. Mendapatkan pengesahan daripada Ketua PTj;

c. Mengemukakan permohonan dan dokumen yang berkaitan

kepada Pejabat Bendahari;

d. Membantu Urus setia Pelupusan Universiti menguruskan

pelupusan stok melalui kaedah yang diluluskan;

e. Mendapatkan tandatangan Sijil Pelupusan Stok daripada

Ketua PTj dan mengemukakan semula kepada Pejabat

Bendahari dalam tempoh yang ditetapkan;

f. Sijil Pelupusan Stok asal akan disimpan bersama-sama

dokumen sokongan seperti berikut:

(i) Surat Akuan Penerimaan bagi stok yang dilupuskan

melalui kaedah hadiah/ pindahan.

(ii) Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan

melalui kaedah jualan.

57

(iii) Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan bagi

Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal.

(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok yang dilupuskan

melalui kaedah musnah.

g. Mengemaskini rekod Daftar Stok dan Kad Petak; dan

h. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan

dengan sistematik.

ii. Permohonan Pelupusan Kurang daripada RM50,000.00

a. Menyemak dan memastikan borang permohonan diisi

dengan lengkap berserta dokumen sokongan yang

berkaitan;

b. Menyediakan Senarai Daftar Stok yang hendak dilupuskan;

c. Mengeluarkan surat lantikan JKPPS dan menyediakan

jadual pemeriksaan Pelupusan Stok;

d. Mendapatkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa

Pelupusan Stok daripada JKPPS dan menyediakan

Laporan Akhir untuk kelulusan Ketua PTj;

e. Mendapatkan kelulusan daripada Ketua PTj termasuk:

(i) Sijil Kelulusan Pelupusan Stok;

(ii) Perlanjutan tempoh pelupusan; dan

(iii) Meminda kaedah pelupusan.

58

f. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang

diluluskan;

g. Melantik saksi bagi kaedah pelupusan secara musnah;

h. Melengkapkan dan mendapatkan tandatangan Sijil

Pelupusan Stok daripada Ketua PTj;

i. Sijil Pelupusan Stok asal akan disimpan bersama-sama

dokumen sokongan seperti berikut:

(i) Surat Akuan Penerimaan bagi stok yang dilupuskan

melalui kaedah hadiah/ pindahan.

(ii) Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan

melalui kaedah jualan.

(iii) Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan bagi

Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal.

(iv) Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok yang dilupuskan

melalui kaedah musnah.

j. Menghantar salinan dokumen pelupusan yang telah selesai

dilaksanakan iaitu Borang Permohonan Pelupusan Stok,

Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok, Sijil

Kelulusan Pelupusan Stok, Sijil Pelupusan Stok dan

dokumen-dokumen yang berkaitan kepada Pejabat

Bendahari tidak melebihi satu bulan dari tarikh Sijil

Pelupusan Stok ditandatangan.

iii. Mengemaskini rekod Daftar Stok dan Kad Petak; dan

59

iv. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan dengan

sistematik.

9.5.4 Tindakan Urus setia Pelupusan Stok Universiti

i. Menyemak permohonan dan dokumen sokongan yang diterima

lengkap dan teratur;

ii. Menyediakan Senarai Stok yang hendak dilupuskan;

iii. Melantik JKPPS dan mengaturkan jadual pemeriksaan pelupusan

stok;

iv. Mendapatkan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Stok

daripada JKPPS dan menyediakan Laporan Akhir untuk kelulusan

Pihak Berkuasa Melulus;

v. Mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus

termasuk:

a. Sijil Kelulusan Pelupusan Stok;

b. Perlanjutan tempoh pelupusan; dan

c. Meminda kaedah pelupusan.

vi. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan;

vii. Melantik saksi bagi kaedah pelupusan secara musnah;

viii. Menyediakan dan mendapatkan Sijil Pelupusan Stok daripada PTj

pemohon yang lengkap;

60

ix. Sijil Pelupusan Stok asal akan disimpan bersama-sama dokumen

sokongan seperti berikut:

a. Surat Akuan Penerimaan bagi stok yang dilupuskan melalui

kaedah hadiah/ pindahan.

b. Salinan resit jualan bagi stok yang dilupuskan melalui

kaedah jualan.

c. Salinan resit jualan/ Borang Akuan Penerimaan bagi

Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal.

d. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok yang dilupuskan melalui

kaedah musnah.

x. Menyerahkan Sijil Pelupusan Stok dan mengeluarkan arahan

kepada PTj untuk pengemaskinian rekod Daftar Stok;

xi. Membantu Urus setia Pelupusan PTj menguruskan pelupusan stok

PTj; dan

xii. Memastikan dokumen berkaitan pelupusan difailkan dengan

sistematik.

9.6 Tempoh Tindakan Pelupusan

9.6.1 Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang telah diluluskan hendaklah

dilaksanakan dalam tempoh enam (6) bulan daripada tarikh kelulusan.

9.6.2 Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat sebelum pelupusan

dilaksanakan, Urus setia Pelupusan hendaklah memohon semula

kelulusan yang baharu kepada Pihak Berkuasa Melulus kerana kelulusan

terdahulu adalah terbatal.

61

9.6.3 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan

kepada Pihak Berkuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh

kelulusan pelupusan yang pertama.

9.6.4 Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi

satu (1) bulan.

9.7 Pinda Kaedah Pelupusan

9.7.1 Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan

dengan justifikasi oleh JKPPS atau Urus setia Pelupusan Universiti/

Pegawai Stor PTj kepada Pihak Berkuasa Melulus sebelum tamat tempoh

kelulusan pelupusan.

9.7.2 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah memberi kelulusan yang baharu dan

tempoh pelupusan selama enam (6) bulan akan dikira dari tarikh kelulusan

yang baharu.

9.8 Kaedah Pelupusan

9.8.1 JKPPS hendaklah memastikan syor yang dipilih adalah bersesuaian dan

Pihak Berkuasa Melulus hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang

telah disyorkan oleh JKPPS atau mencadangkan kaedah sesuai untuk

dilaksanakan dan memberikan pulangan paling menguntungkan Universiti.

9.8.2 Kriteria memilih kaedah pelupusan hendaklah disesuaikan mengikut

keadaan stok tersebut, tiada unsur kepentingan peribadi dan memenuhi

justifikasi pelupusan.

9.8.3 Urus setia Pelupusan Universiti/ Pegawai Stor PTj hendaklah memastikan

proses pelupusan dilaksanakan mengikut kelulusan dan diselesaikan

dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan.

62

9.8.4 Segala dokumen yang berkaitan dengan kaedah pelupusan hendaklah

disediakan, dilengkapkan dan difailkan bersama-sama dokumen

pelupusan yang lain.

9.8.5 Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:

i. Jualan secara

a. Tender;

b. Sebut Harga; dan

c. Lelong.

ii. Buangan Terjadual (E-Waste) dan Sisa Pepejal;

iii. Jualan Sisa;

iv. Tukar Barang atau Perkhidmatan;

v. Tukar Beli;

vi. Tukar Ganti;

vii. Hadiah;

viii. Serahan; dan

ix. Musnah.

9.9 Kaedah Pelupusan Secara Jualan

9.9.1 Tender

i. Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu stok atau secara

keseluruhannya melebihi RM500,000.00 pada satu-satu masa.

ii. Dokumen Tender

a. Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Stok; b. Borang Tender Pelupusan Stok; dan c. Jadual Tender Pelupusan Stok.

63

iii. Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan

Tawaran Tender Pelupusan Stok.

iv. Kenyataan tender yang mengandungi maklumat seperti di

hendaklah diiklankan melalui akhbar harian utama Bahasa Melayu.

Tender juga boleh dipaparkan dalam laman sesawang Universiti.

v. Masa yang secukupnya hendaklah diberi bagi membolehkan

petender mengkaji tawaran dan membuat persediaan bagi semua

tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-

kurangnya empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender dijual.

vi. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang perseorangan

dengan menggunakan Borang Tender Pelupusan Stok.

vii. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai di Borang Pelupusan

Stok.

viii. Tawaran harga dikemukakan menggunakan sampul berlakri dan

dimasukkan ke dalam peti tender pada atau sebelum tarikh dan

waktu tutup yang ditetapkan (12.00 tengah hari). Tender yang lewat

diterima tidak boleh dipertimbangkan.

ix. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa

semula.

x. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, tender boleh

dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan daripada

Pihak Berkuasa Melulus.

xi. Dalam memproses tender, Naib Canselor hendaklah memastikan

bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang

menguruskan tender tidak mempunyai sebarang kepentingan

64

persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai tender

tersebut.

xii. Jika Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan

tender mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau

kepentingan terletak hak, Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain

berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut

secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan tender itu.

Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual

dan analisis tender kepada Lembaga Perolehan.

xiii. Pegawai dari PTj yang melupuskan stok tidak dibenarkan

menyertai tender kerana mungkin wujudnya kepentingan

persendirian atau kepentingan terletak hak.

xiv. Tempoh Sah Laku Tender

a. Tempoh sah laku tender adalah sembilan puluh (90) hari

bagi tender tempatan bermula dari tarikh tender ditutup.

b. Sekiranya pelanjutan tempoh sah laku tawaran tender

diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh

tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi

Lembaga Perolehan Universiti.

xv. Deposit Tender

a. Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran

tertakluk kepada maksimum RM10,000 hendaklah

disertakan bersama tawaran. Deposit tender hendaklah

diuruskan seperti berikut:

65

(i) Dibuat dalam bentuk tunai/ Wang Pos/ Draf Bank/

Jaminan Bank daripada bank yang berlesen dan

diakaunkan.

(ii) Deposit tender bagi petender yang berjaya

hendaklah diselaraskan dengan harga jualan stok.

(iii) Bagi petender yang menyertai tawaran tetapi tidak

berjaya, deposit hendaklah dikembalikan sebaik

sahaja tawaran tender tersebut disetuju terima oleh

petender yang berjaya atau selepas tamatnya

tempoh sahlaku tender, mengikut mana yang

terdahulu.

(iv) Deposit tender akan dirampas sekiranya syarat

dalam pelawaan tender telah ditetapkan bahawa

petender yang enggan menandatangani sesuatu

kontrak selepas tendernya disetuju terima atau

menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat

atau gagal mengambil stok mengikut tempoh yang

ditetapkan dalam syarat tender.

xvi. Pembuka Tawaran Tender

a. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender

(i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah

dianggotai dua (2) orang pegawai terdiri daripada

pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional

atau setaraf. Keahlian Jawatankuasa Pembuka

Tender sama seperti Jawatankuasa Pembuka

Tender di bawah urusan Perolehan Universiti.

66

(ii) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari.

b. Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender

(i) Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah

memastikan perkara-perkara yang dinyatakan di

bawah dilaksanakan dengan sempurna:

- Peti tawaran dibuka secepat mungkin

selepas tender ditutup;

- Setiap tawaran tender yang diterima, dibuka

dan disemak nombor siri dengan rekod

penjualan dokumen;

- Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap

dokumen dan senarai harga serta

ditandatangani ringkas;

- Lembaran yang menyatakan harga dan apa-

apa pindaan yang terdapat dalam tawaran

tender hendaklah ditandatangani ringkas;

- Menyenaraikan semua tawaran yang

diterima dengan menggunakan Jadual

Tender Pelupusan Stok; dan

- Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah

mengemukakan Jadual Tender bersama-

sama dengan dokumen-dokumen tawaran

kepada Urus Setia Tender berkenaan.

67

xvii. Penilaian Tender

a. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Tender

(i) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Tender

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari;

dan

(ii) Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah

dianggotai dua (2) orang pegawai, di mana seorang

daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai

Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf.

b. Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan

dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh tiga

puluh (30) hari dari penilaian tender dikemukakan kepada

Jawatankuasa Penilaian.

c. Laporan Penilaian Tender hendaklah ditandatangani oleh

semua Ahli Jawatankuasa.

xviii. Perakuan Tender

a. Ketua PTj hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga

Perolehan Universiti sedia ada berdasarkan Laporan

Penilaian Tender. Perakuan hendaklah berdasarkan

tawaran harga yang tertinggi.

b. Urusetia Perolehan Tender hendaklah menyediakan Kertas

Tender untuk pertimbangan Lembaga Perolehan Universiti.

c. Perakuan hendaklah disertakan dengan salinan iklan

tender, jadual pembukaan tender dan dokumen-dokumen

lain yang berkaitan.

68

xix. Pertimbangan dan Keputusan Lembaga Perolehan

a. Lembaga Perolehan Universiti sedia ada hendaklah

menimbang tender-tender dan memilih tawaran yang

tertinggi.

b. Dalam memilih tawaran yang tertinggi, Lembaga Perolehan

Universiti hendaklah memastikan harga tawaran yang

diterima tidak kurang daripada 70% harga simpanan.

c. Sekiranya harga tawaran kurang daripada 70% harga

simpanan, Lembaga Perolehan Universiti boleh

menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut

berdasarkan justifikasi yang kukuh atau mempelawa

semula tender.

d. Urusetia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah

merekodkan segala keputusan penting seperti nombor

tender, tarikh keputusan tender, nama/ kod petender yang

berjaya, harga tawaran, sebab-sebab penerimaan/

penolakan dan sebagainya.

e. Urusetia Lembaga Perolehan Universiti hendaklah

mendapatkan tandatangan Ahli Lembaga Perolehan

Universiti sebaik sahaja keputusan dibuat.

f. Keputusan muktamad Lembaga Perolehan Universiti

hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan

menyatakan nama syarikat yang berjaya dan harga tawaran

secepat mungkin selepas Surat Setuju Terima (SST)

dikeluarkan/ ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan

di dalam laman sesawang Universiti masing-masing.

69

g. Dalam keadaan dimana SST telah dikeluarkan kepada

petender yang berjaya dipilih dan petender berkenaan

menolak tawaran berkenaan atau tidak mengembalikan

SST dalam tempoh yang ditetapkan, maka perkara ini

hendaklah dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan

Universiti untuk memilih petender lain dalam tempoh sah

laku tender.

xx. Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan

Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan dan

dimaklumkan kepada Lembaga Perolehan Universiti dengan

menyatakan sebab-sebab pembatalan.

9.9.2 Sebut Harga

i. Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu (1) stok

atau secara keseluruhannya tidak lebih RM500,000.00 pada satu-

satu masa.

ii. Dokumen Sebut Harga

a. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Stok; b. Borang Sebut Harga Pelupusan Stok; dan c. Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok.

iii. Sebut harga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima

(5) syarikat atau orang perseorangan. Walau bagaimanapun sebut

harga bagi jualan sisa hendaklah dipelawa daripada syarikat dan

tidak dibenarkan kepada orang perseorangan.

iv. Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Stok hendaklah

seberapa boleh disebarkan secara meluas dengan menggunakan

borang Borang Sebut Harga Pelupusan Stok. Sebut Harga juga

boleh dipaparkan dalam laman sesawang Universiti.

70

v. Pelawaan sebut harga bagi jualan stok hendaklah menggunakan

Borang Sebut Harga Pelupusan Stok.

vi. Universiti hendaklah mempamerkan Kenyataan Tawaran Sebut

Harga Pelupusan Stok di papan kenyataan, selain daripada

mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah

dikenal pasti.

vii. Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari

berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa

dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.

viii. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada

melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.

ix. Satu (1) daftar sebut harga hendaklah diselenggarakan untuk

mencatat senarai edaran sebut harga yang telah mengambil sendiri

sebut harga.

x. Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk

pengawalan.

xi. Harga simpanan stok adalah berdasarkan nilai di Borang Sebut

Harga Pelupusan Stok.

xii. Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, sebut harga boleh

dipelawa semula.

xiii. Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, sebut harga

boleh dipelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan

daripada Pihak Berkuasa Melulus.

71

xiv. Dalam memproses sebut harga, Naib Canselor hendaklah

memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang

menguruskan sebut harga tidak mempunyai sebarang kepentingan

persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai sebut harga

tersebut.

xv. Jika Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan

sebut harga mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau

kepentingan terletak hak, Naib Canselor atau pegawai-pegawai lain

berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis

dan menarik diri daripada menguruskan sebut harga itu.

xvi. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual

dan analisis sebut harga kepada Jawatankuasa Sebut Harga.

xvii. Urus Setia Pelupusan tidak dibenarkan menyertai sebut harga

kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau

kepentingan terletak hak.

xviii. Tempoh Sah Laku Sebut Harga

a. Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak

melebihi sembilan puluh (90) hari dari tarikh tutup sebut

harga.

b. Jika tempoh pelanjutan sah laku tawaran diperlukan,

permohonan pelanjutan hendaklah dikemukakan sebelum

tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi

Lembaga Perolehan Universiti/ Pihak Berkuasa Melulus

Pelupusan.

72

xix. Deposit Sebut Harga

a. Deposit Sebut Harga sebanyak 5% daripada harga tawaran

tertakluk kepada maksimum RM5,000 hendaklah

disertakan bersama tawaran. Deposit Sebut Harga

hendaklah diuruskan seperti berikut:

(i) Dibuat dalam bentuk tunai/Wang Pos/ Draf Bank/

Jaminan Bank daripada bank yang berlesen dan

diakaunkan.

(ii) Deposit Sebut Harga bagi penyebut harga yang

berjaya hendaklah diselaraskan dengan harga

jualan stok.

(iii) Bagi penyebut harga yang menyertai tawaran tetapi

tidak berjaya, deposit hendaklah dikembalikan

sebaik sahaja tawaran Sebut Harga tersebut

disetuju terima oleh penyebut harga yang berjaya

atau selepas tamatnya tempoh sahlaku Sebut

Harga, mengikut mana yang terdahulu.

(iv) Deposit Sebut Harga akan dirampas sekiranya

syarat dalam pelawaan Sebut Harga telah

ditetapkan bahawa penyebut harga yang enggan

menandatangani sesuatu kontrak selepas Sebut

Harganya disetuju terima atau menarik balik

tendernya sebelum keputusan dibuat atau gagal

mengambil stok mengikut tempoh yang ditetapkan

dalam syarat Sebut Harga.

73

xx. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

a. Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga yang dilantik oleh Bendahari.

b. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri

daripada dua (2) pegawai yang mana seorang daripadanya

hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan

dan Profesional atau setaraf.

c. Keahlian Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga sama

seperti Jawatankuasa Pembuka Sebut Hargdi bawah

urusan Perolehan Universiti.

xxi. Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

a. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan;

b. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut

harga;

c. Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan

harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan

bertindih dalam tawaran sebut harga;

d. Merekodkan pada Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok

dengan mencatatkan kod penyebut harga dan harga yang

ditawarkan; dan

e. Menyerahkan sebut harga kepada Urus Setia Perolehan.

74

xxii. Penilaian Sebut Harga

a. Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga

hendaklah dibuat secara bertulis oleh Bendahari yang

menguruskan sebut harga.

b. Keahlian Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah

dianggotai dua (2) orang pegawai, seorang Pengerusi dan

seorang ahli.

c. Penilaian Sebut Harga hendaklah disiapkan dalam tempoh

empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga

dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.

d. Laporan Penilaian Sebut Harga hendaklah ditandatangani

oleh semua Ahli Jawatankuasa.

e. Setelah Laporan Penilaian Sebut Harga diterima oleh Urus

setia Sebut Harga, Kertas Sebut Harga hendaklah

disediakan.

xxiii. Jawatankuasa Sebut Harga bagi jualan stok hendaklah

menggunakan Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan Universiti

yang sedia ada.

xxiv. Pertimbangan Sebut Harga

a. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut

harga dan memilih sebut harga yang menawarkan harga

tertinggi. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah berpuas

hati semua penyebut harga telah diberi peluang yang

saksama;

75

b. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bermesyuarat untuk

memutuskan sebut harga. Pertimbangan sebut harga

secara edaran tidak dibenarkan;

c. Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh

Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas

pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas;

d. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat

suara. Keputusan yang tidak sebulat suara hendaklah

dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti

berkenaan untuk keputusan; dan

e. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah memastikan harga

tawaran yang diterima adalah yang tertinggi. Sekiranya

harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga

simpanan, Jawatankuasa Sebut Harga boleh

menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut

berdasarkan justifikasi yang kukuh atau mempelawa

semula sebut harga.

xxv. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

a. Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga,

penyebut harga yang berjaya, Surat Setuju Terima (SST)

hendaklah dikeluarkan dengan serta merta;

b. Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran,

deposit sebut harga tidak akan dikembalikan.

Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang

tawaran-tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebut

harga semula; dan

76

c. Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah dipamerkan di papan kenyataan dengan

menggunakan Jadual Sebut Harga Pelupusan Stok.

9.9.3 Lelong

i. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas stok

berikut:

a. Mempunyai nilai pasaran;

b. Kuantiti yang banyak; dan

c. Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.

ii. Dokumen Lelongan

a. Kenyataan Jualan Lelongan Stok; dan b. Senarai Stok Yang Dilelong.

iii. Tatacara Lelongan

a. Lelongan bagi pelupusan Stok boleh dilaksanakan dengan:

(i) Kaedah Sebut Harga/ Tender; atau

(ii) Khidmat Jurulelong

b. Khidmat Jurulelong

(i) Jurulelong daripada pihak swasta boleh dilantik

sekiranya tiada kepakaran di Universiti untuk

melaksanakan lelongan tertakluk kepada syarat-

syarat berikut:

77

- Mempunyai lesen lelongan dengan Pihak

Berkuasa berkenaan; dan

- Pelantikan perkhidmatan jurulelong tertakluk

peraturan perolehan yang berkuatkuasa.

c. Kenyataan lelongan hendaklah mengandungi maklumat

terperinci mengenai stok yang akan dilelong. Tarikh, waktu

dan tempat lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas.

d. Kenyataan lelongan hendaklah diberi publisiti meluas dan

dipamerkan di papan kenyataan. Bagi maksud

mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis itu

mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan

akan diadakan.

e. Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada nilai

semasa stok.

f. Urusan lelongan hendaklah diadakan di ruang terbuka atau

dewan di mana kemudahan yang sesuai hendaklah

disediakan untuk urusan melelong.

g. Stok yang hendak dilelong hendaklah dipamerkan untuk

dilihat oleh orang ramai dalam tempoh dua (2) hari dengan

harga simpanan dipamerkan pada stok yang dilelong.

h. Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu

mendaftar dengan Urus setia Pelupusan Stok dengan

memberikan nama penuh, nombor Kad Pengenalan dan

alamat kepada Urus setia Pelupusan Stok semasa lelongan

dilakukan.

78

i. Deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan atau

maksimum RM1,000 hendaklah dibayar kepada Urus setia

Pelupusan Stok melalui Bank Draf/ Wang Pos dan ditulis

atas nama Bendahari UTeM.

j. Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran

penuh pada hari yang sama atau dalam tempoh tujuh (7)

hari dari tarikh lelongan kepada Universiti.

k. Stok hendaklah diambil oleh pembida yang berjaya selepas

bayaran penuh dibuat dan dalam tempoh empat belas (14)

hari dari tarikh lelongan.

l. Jika pembida enggan membuat bayaran penuh dan

mengambil stok selepas tempoh yang ditetapkan, maka

deposit tidak akan dikembalikan dan stok tersebut akan

dilelong semula.

m. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70%

harga simpanan, Pihak Berkuasa Melulus boleh

menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut atau

pembidaan semula diadakan.

9.10 Kaedah Pelupusan Secara Buangan Terjadual (E-Waste) Dan Sisa Pepejal

9.10.1 Stok yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Jadual Pertama,

Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005,

hendaklah dikendalikan dan dilupuskan mengikut Peraturan-Peraturan

Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005 yang berkuat kuasa.

9.10.2 Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual adalah

seperti yang disenaraikan di bawah Jadual Pertama, Peraturan-Peraturan

Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005.

79

9.10.3 Stok yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah dilupuskan

mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2007.

Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai:

i. Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak

dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang timbul daripada

penggunaan apa-apa proses;

ii. Apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah,

lusuh, tercemar atau selainnya rosak; atau

iii. Apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau mana-mana

undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh pihak berkuasa yang

dilupuskan.

9.10.4 Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh Universiti yang

melupuskan stok tersebut dan hendaklah mematuhi sepenuhnya peraturan

perolehan perkhidmatan.

9.10.5 Universiti hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan

Pengurusan Sisa Pepejal Negara bagi mendapatkan keterangan lanjut

mengenai perkara ini atau akta yang berkaitan.

9.10.6 Sekiranya kuantiti stok yang banyak dalam jangka masa panjang,

Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat kelulusan Pihak

Berkuasa Melulus Universiti.

9.11 Kaedah Pelupusan Secara Jualan Sisa

9.11.1 Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi stok selain

daripada Buangan Terjadual dan Sisa Pepejal.

9.11.2 Stok yang boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah stok yang

tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya.

80

9.11.3 Penjualan sisa stok hendaklah dilaksanakan seperti berikut:

i. Jualan Terus

a. Nilai perolehan asal bagi satu stok atau secara

keseluruhannya sehingga lima puluh ribu ringgit

(RM50,000).

b. Kajian Pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan

sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada

syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit).

c. Pemilihan syarikat dan keputusan jualan terus hendaklah

mendapat pertimbangan dan kelulusan Pihak Berkuasa

Melulus.

ii. Sebut Harga

a. Nilai perolehan asal bagi satu (1) stok atau secara

keseluruhannya melebihi lima puluh ribu ringgit (RM50,000)

sehingga lima ratus ribu ringgit (RM500,000).

b. Mempelawa sekurang-kurangnya lima (5) syarikat

tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit) atau

bidang-bidang lain yang berkaitan.

c. Pelaksanaan Sebut Harga sama seperti Kaedah Jualan

Secara Sebut Harga.

81

iii. Tender

a. Nilai perolehan asal bagi satu (1) stok atau secara

keseluruhannya melebihi lima ratus ribu ringgit

(RM500,000.00) hendaklah dipelawa secara tender terbuka

kepada syarikat tempatan yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang

Lusuh (Perlu Permit).

b. Pelaksanaan Tender sama seperti Kaedah Jualan

SecaraTender.

9.11.4 Jualan Sisa hanya boleh ditawarkan kepada syarikat sahaja dan tidak

boleh ditawarkan kepada orang perseorangan.

9.11.5 Harga simpanan bagi jualan sisa adalah dikecualikan. Pemilihan syarikat

adalah berdasarkan tawaran yang tertinggi.

9.11.6 Sekiranya kuantiti sisa stok yang banyak dalam jangka masa panjang,

Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat kelulusan Pihak

Berkuasa Melulus Universiti.

9.12 Kaedah Pelupusan Secara Tukar

9.12.1 Kaedah pelupusan secara tukar barang atau perkhidmatan merupakan

pertukaran stok dari jenis yang sama atau berbeza atau pertukaran stok

dengan perkhidmatan.

9.12.2 Kaedah tukar barang atau perkhidmatan dilaksanakan berasaskan:

i. Pertukaran stok atau perkhidmatan adalah berasaskan nilai terbaik

tanpa melibatkan kos tambahan;

82

ii. Nilai stok hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam

bidang berkenaan;

iii. Pertukaran stok atau perkhidmatan hendaklah mengikut keperluan

sebenar Universiti;

iv. Pelantikan syarikat tertakluk kepada peraturan perolehan yang

berkuat kuasa; dan

v. Syarikat pengeluar atau agen pembekal stok baharu hendaklah

bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.

9.12.3 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar barang hendaklah

mempunyai justifikasi.

9.13 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Beli

9.13.1 Kaedah pelupusan secara tukar beli dilaksanakan bagi stok yang masih

boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh PTj dan

tiada PTj lain yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang

berniaga dalam bidang berkaitan.

9.13.2 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli hendaklah

mempunyai justifikasi.

9.13.3 Kaedah tukar beli dilaksanakan berasaskan:

i. Stok yang sama jenis;

ii. Stok lama perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang;

iii. Penggantian stok hendaklah disahkan oleh pegawai yang

mempunyai kepakaran (jika perlu);

83

iv. Harga jualan dirundingkan antara PTj dengan pembekal dan

mendapatkan kelulusan daripada Pihak Berkuasa Melulus;

v. Nilai semasa ditaksir oleh pegawai yang mempunyai kepakaran

atau mengikut nilai pasaran;

vi. Peruntukan yang mencukupi; dan

vii. Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai

syarat dalam dokumen pelawaan tender atau sebut harga dan juga

dalam perjanjian kontrak perolehan.

9.14 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Ganti

9.14.1 Kaedah pelupusan secara tukar ganti boleh dilaksanakan ke atas stok

yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan komponen-komponen

tertentu seperti komponen kenderaan atau perkakasan komputer

dikeluarkan dan dipasang sebagai alat atau komponen ganti bagi

pembaikan jentera atau kenderaan atau perkakasan komputer yang lain.

9.14.2 Pelupusan secara tukar ganti dilaksanakan berasaskan:

i. Stok yang sama jenis dan kegunaannya; dan

ii. Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh pegawai yang

berkepakaran.

9.14.3 Stok yang ditukar ganti hendaklah dimasukkan ke dalam rekod secara

berasingan dengan menggunakan tatacara pengurusan dan kawalan stok.

84

9.15 Kaedah Pelupusan Secara Hadiah

9.15.1 Pelupusan Stok secara hadiah boleh dilaksanakan dari Universiti kepada:

i. Pertubuhan atau persatuan yang diiktiraf oleh Kerajaan

Persekutuan dan Negeri; dan

ii. Rumah-rumah ibadat, rumah-rumah kebajikan masyarakat dan

seumpamanya yang diiktiraf oleh Kerajaan Persekutuan dan

Negeri;

9.15.2 Stok yang boleh dilupuskan secara hadiah adalah:

i. Stok boleh digunakan lagi tetapi tidak diperlukan lagi oleh

Universiti; atau

ii. Stok boleh diguna sebagai bahan latihan dan pameran.

9.15.3 Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

i. Disokong dengan surat permohonan daripada organisasi,

pertubuhan sukarela atau persatuan-persatuan lain;

ii. PTj hendaklah mengemukakan surat permohonan dari pemohon

yang diterima kepada Urus setia Pelupusan Universiti;

iii. Urus setia Pelupusan Universiti akan memaklumkan kepada PTj ke

atas pengurusan penyerahan hadiah stok kepada pemohon;

iv. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh

pemohon; dan

85

v. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Pihak

Berkuasa Melulus beserta Sijil Pelupusan Stok selepas stok

diterima oleh pemohon.

9.16 Kaedah Pelupusan Secara Serahan

9.16.1 Pelupusan Stok secara serahan boleh dilaksanakan dari Universiti kepada:

i. Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa

Tempatan dan Badan Berkanun;

ii. Kumpulan sasaran seperti petani, penternak dan nelayan; dan

iii. Syarikat Penyelenggaraan bagi penggantian stok.

9.16.2 Kaedah pelupusan secara serahan dilaksanakan:

i. PTj hendaklah mengemukakan surat permohonan dari pemohon

yang diterima kepada Urus setia Pelupusan Universiti;

ii. Urus setia Pelupusan Universiti akan memaklumkan kepada PTj ke

atas pengurusan penyerahan stok kepada pemohon;

iii. Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh

penerima;

iv. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Pihak

Berkuasa Melulus beserta Sijil Pelupusan Stok selepas stok

diterima oleh pemohon;

v. Salinan Daftar Stok hendaklah diserahkan kepada Kerajaan

Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan

Badan Berkanun.

86

9.17 Kaedah Pelupusan Secara Musnah

9.17.1 Kaedah pelupusan secara musnah hendaklah menjadi pilihan terakhir

setelah mendapati semua kaedah seperti jualan, hadiah dan sebagainya

tidak sesuai untuk dilaksanakan.

9.17.2 Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi stok yang

tiada nilai jualan atau nilai sisa atau stok yang berunsur keselamatan

dengan cara berikut:

i. Ditanam;

ii. Dibakar;

iii. Dibuang;

iv. Ditenggelam; atau

v. Diletup/ diledak/ dilebur.

9.17.3 Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum pelupusan secara

musnah dilaksanakan:

a. Mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada Pihak Berkuasa

yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan

Alam Sekitar, Jabatan Laut atau Pihak Berkuasa Lain mengikut

mana yang berkenaan;

b. Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak

Berkuasa yang berkenaan;

c. Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti hendaklah

ditanggalkan atau dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan

akan datang;

87

d. Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek, dirincih

dan sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya tiada mana-

mana pihak dapat mengambil dan menjual semula atau bagi stok

yang mempunyai unsur-unsur keselamatan, tiada sebarang

maklumat dapat diakses;

e. Ketua PTj atau Pegawai Stor PTj yang melupuskan stok atau Urus

setia Pelupusan Universiti hendaklah melantik dua (2) orang

pegawai gred yang bersesuaian untuk menyaksikan bahawa stok

tersebut telah dimusnahkan; dan

f. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok hendaklah disediakan

apabila pemusnahan telah selesai dilaksanakan dan

dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus.

9.17.4 Sekiranya kuantiti stok yang banyak hendak dimusnahkan dalam jangka

masa panjang, Universiti boleh mewujudkan kontrak dengan mendapat

kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Universiti.

9.18 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, Universiti hendaklah menggunakan

peraturan yang telah ditetapkan.

9.19 Kaedah-kaedah Lain

Kaedah-kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan hendaklah mendapat

kelulusan daripada Naib Canselor melalui Pejabat Bendahari berdasarkan

cadangan kaedah dan justifikasi daripada JKPPS.

88

9.20 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan

9.20.1 Sijil Pelupusan Stok disediakan dan dikemukakan kepada Pihak Berkuasa

Melulus bersama dokumen sokongan seperti berikut:

i. Resit jualan bagi pelupusan secara jualan;

ii. Surat Akuan Penerimaan bagi kaedah pelupusan secara hadiah/

serahan;

iii. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok bagi pelupusan kaedah

pemusnahan; dan

iv. Akuan penerimaan/ Resit Jualan bagi pelupusan secara Buangan

Terjadual/ Sisa Pepejal.

9.20.2 Semua daftar dan senarai Stok hendaklah dikemaskini.

9.21 Laporan Pelupusan Stok

9.21.1 Laporan Pelupusan Stok hendaklah disediakan dan dilaporkan dalam

Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).

89

10.0 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA 10.1 Objektif Hapus Kira

10.1.1 Menyelaras rekod stok;

10.1.2 Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan

stok;

10.1.3 Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan

keselamatan stok Universiti; dan

10.1.4 Membolehkan tindakan surcaj dan tatatertib dikenakan ke atas kecuaian

pegawai.

10.2 Proses Hapus Kira

10.2.1 Melaporkan Kehilangan

Apabila terdapat apa-apa kehilangan stok, tindakan yang perlu diambil

adalah:

i. Kesalahan Jenayah

a. Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah

melaporkannya kepada Ketua PTj (Naib Canselor jika

Ketua PTj) dan Pegawai Stor PTj dengan serta-merta.

b. Membuat Laporan Polis tidak lewat 24 jam jika ia

mempercayai kehilangan tersebut berpunca daripada

kesalahan jenayah.

90

ii. Kesalahan Bukan Jenayah

a. Laporan Polis hendaklah dibuat dalam tempoh dua (2)

hari bekerja dari tarikh kehilangan dikenalpasti.

b. Ketua PTj hendaklah mengarahkan Pegawai Stor atau

pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang

menjaga stok membuat Laporan Polis.

iii. Surat penjelasan perlu disediakan sekiranya berlaku kelewatan

pemakluman ke atas kehilangan yang berlaku kepada Naib

Canselor dan dihantar bersama-sama dengan Laporan Awal

Kehilangan Stok.

10.2.2 Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Stok

i. Ketua PTj atau Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Stok bagi kehilangan Stok yang telah berlaku di

PTjnya dan di bawah kawalannya.

ii. Bagi kehilangan yang melibatkan Ketua PTj, Laporan Awal

Kehilangan Stok hendaklah disediakan Pegawai Stor PTj yang

berkaitan atau pegawai yang dilantik oleh Universiti.

iii. Ketua PTj atau Pegawai Stor atau pegawai yang dilantik

hendaklah menghantar Laporan Awal Kehilangan Stok dan

salinan Laporan Polis terus kepada Naib Canselor dan Bendahari

selewat-lewatnya dua (2) hari bekerja dari tarikh Laporan Polis.

iv. Salinan Laporan Awal dan Laporan Polis hendaklah dihantar

kepada Pengarah Keselamatan.

91

10.2.3 Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Stok

i. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh

Bendahari dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh terima

Laporan Awal Kehilangan Stok.

ii. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri

daripada:

a. Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan

bukan dari jabatan/ bahagian/ unit yang sama.

b. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri

daripada:

(i) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu

dan bukan dari jabatan/ bahagian/ unit yang sama.

(ii) Terdiri daripada dua (2) orang pegawai daripada

Kumpulan Pengurusan dan Profesional di gred

bersesuaian.

(iii) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan stok

atau pengurusan kewangan jika perlu.

iii. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat adalah

seperti berikut:

a. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan

dengan mengambil tindakan seperti berikut:

(i) Mengenal pasti pegawai-pegawai yang

bertanggungjawab ke atas kehilangan;

92

(ii) Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau

mana-mana pegawai yang difikirkan perlu;

(iii) Meneliti rekod-rekod stok, Laporan Polis termasuk

laporan siasatan dan Laporan Awal;

(iv) Melawat dan memeriksa tempat kejadian (jika

perlu);

(v) Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat

kejadian, salinan dokumen-dokumen yang

berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu);

dan

(vi) Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk

melengkapkan siasatan.

b. Mengenalpasti sama ada peraturan Pengurusan Stok

Universiti dan Arahan Keselamatan Universiti dan

peraturan dalaman (jika ada) dipatuhi;

c. Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan

berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai,

kegagalan mematuhi peraturan yang disengajakan,

kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai

pengetahuan dalam peraturan Pengurusan Stok

Universiti;

d. Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga

berlakunya kehilangan;

e. Mengenalpasti risiko keselamatan serta mengesyorkan

langkah-langkah kawalan dan pencegahan;

93

f. Menyatakan sama ada tindakan surcaj patut dikenakan

atau tidak dengan memberikan justifikasi; dan

g. Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir

Kehilangan Stok.

10.2.4 Menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Stok

i. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan

Laporan Akhir Kehilangan Stok dan mengemukakan kepada

Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira dalam tempoh satu (1) bulan

dari tarikh pelantikan.

ii. Laporan Akhir Kehilangan Stok hendaklah disertakan dengan

dokumen sokongan seperti:

a. Salinan Daftar Stok;

b. Salinan Daftar Pergerakan Stok;

c. Gambar lokasi kejadian;

d. Laporan Penyiasatan Polis (jika ada);

e. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat

termasuk pegawai yang bertanggungjawab bagi

kehilangan stok tersebut; dan

f. Dokumen-dokumen berkaitan.

iii. Surat penjelasan perlu disediakan dan diluluskan oleh Pihak

Berkuasa Melulus sekiranya melebihi tempoh penghantaran

Laporan Akhir Kehilangan Stok.

94

10.2.5 Pihak Berkuasa Melulus hendaklah:

i. Meneliti semua laporan dan dokumen-dokumen yang telah

dihantar oleh Jawatankuasa Penyiasat dan disediakan oleh Urus

setia Kehilangan Aset Universiti.

ii. Memanggil mana-mana staf yang boleh membantu dalam

mendapatkan maklumat berkaitan dengan kehilangan Stok.

iii. Setelah Pihak Berkuasa Melulus berpuas hati dengan hasil

siasatan, Pihak Berkuasa Melulus adalah bertanggungjawab

untuk:

a. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang

dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali

jika terdapat kecuaian atau penipuan atau kecurian oleh

pegawai.

b. Bagi tindakan tatatertib, ulasan dan kelulusan hendaklah

dihantar kepada Ketua Pegawai Operasi dan Penasihat

Undang-undang bersama salinan Laporan Awal dan

Akhir; atau

c. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang

tanpa surcaj dan tatatertib; atau

d. Meluluskan tindakan menghapus kira stok yang hilang

dengan penggantian.

e. Sekiranya Pihak Berkuasa Melulus tidak berpuas hati

dengan hasil siasatan, maka Pihak Berkuasa Melulus

boleh mengarahkan siasatan semula dengan mengambil

tindakan seperti berikut:

95

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh

Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang lain untuk

menjalankan siasatan semula.

10.2.6 Tindakan Selepas Kelulusan

i. Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan dalam Daftar Stok

dan mengemaskini rekod-rekod yang berkaitan;

ii. Melengkapkan Sijil Hapus Kira Aset Tak Ketara oleh PTj dalam

tempoh 2 minggu dari tarikh kelulusan Pihak Berkuasa Melulus;

iii. Syor surcaj atau tatatertib hendaklah dibawa kepada

Jawatankuasa Tatatertib oleh Pejabat Pendaftar/ Penasihat

Undang-undang dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

Pihak Berkuasa Melulus Kehilangan Aset; dan

iv. Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/

tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada Pihak Berkuasa

Melulus Kehilangan Aset dalam tempoh enam (6) bulan dari

tarikh kelulusan Pihak Berkuasa Melulus Kehilangan Aset.

10.3 Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira Stok

10.3.1 Unit Rekod Aset dan Stor, Pejabat Bendahari bertanggungjawab sebagai

Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira Universiti.

10.3.2 Tugas-tugas Urus setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah seperti

berikut:

i. Mendapatkan maklumat mengenai stok yang hilang melalui

Daftar Stok;

96

ii. Menerima dan menyemak Laporan Awal Kehilangan Stok yang

diterima;

iii. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat;

iv. Mendapatkan dan menyemak Laporan Awal Kehilangan Stok

daripada Jawatankuasa Penyiasat;

v. Menyemak laporan-laporan dan dokumen sokongan yang akan

disediakan kepada Pihak Berkuasa Melulus lengkap dan teratur;

vi. Mendapatkan kelulusan hapus kira kepada Pihak Berkuasa

Melulus dalam tempoh satu (1) bulan daripada Laporan Akhir

Kehilangan Stok diterima;

vii. Memaklumkan keputusan kepada PTj untuk tindakan kemas kini

rekod berkaitan;

viii. Memaklumkan syor surcaj kepada Urus setia Pihak Berkuasa

Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;

ix. Menyediakan dan mendapatkan Sijil Hapus Kira Stok yang

lengkap daripada PTj dan mengemukakan kepada Pihak

Berkuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh

kelulusan hapus kira; dan

x. Mendapatkan maklum balas kedudukan tindakan surcaj daripada

Urus setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya

kepada Pihak Berkuasa Melulus.

10.4 Laporan Hapus Kira Stok

10.4.1 Laporan Hapus Kira Stok hendaklah dilaporkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU).