6000 pengurusan stor

1

KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN

TAKLIMAT/CERAMAH

PENGURUSAN STORPENGURUSAN STOR

2

KANDUNGAN SESSI

OBJEKTIF SESSIUntuk: Menerangkan tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal

/Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset selaras dengan akta, arahan, peraturan dan panduan Kewangan semasa;

Menekankan aspek-aspek penting tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset;

Menerangkan isu dan masalah Pengursan Aset yang ditimbulkan oleh Ketua Audit Negara;

Mendapatkan maklumbalas/syor peserta kursus bagi meningkatkan tahap Pengurusan Aset.

3

PENGURUSAN ASET(Pendekatan Perbincangan)

PENGURUSAN HARTA MODAL,

INVENTORI,BEKALAN PEJABAT &

PENGURUSANSTOR

PEREKODAN,PENYIMPANAN, PENGGUNAAN &PENYELENGGARAAN

PENGURUSAN PELUPUSAN

& HAPUSKIRA

ARAHAN, PERATURAN& PANDUAN

TUGAS & TANGGUNGJAWABKETUA JABATAN

CONTOH KES / PERBINCANGAN / ULASAN & SYOR /RUMUSAN

4

PENGURUSAN ASETMULA AKHIR

P

E

R

O

L

E

H

A

N

T

E

N

D

E

R

K

O

N

T

R

A

K

P

E

S

A

N

A

N

HARTA MODAL &

INVENTORI (Barang Tak Luak)

Penggunaan Penyelenggaraan

PEMERIKSAAN

Stor

Barang

Ter-

pakai

P

E

L

U

P

U

S

A

N

BARANGAN STOR

(Barang Gunahabis)

Terimaan

Simpanan

Keluaran

( Pelanggan)

PENGIRAAN/ PEMERIKSAAN/

VERIFIKASI STOK

BEKALAN PEJABAT

( Barang Gunahabis)

Terimaan Simpanan

(Stok operasi)

Keluaran

P

E

N

O

K

O

K

A

N

STOK

5

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 2001

• Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori tidak kemaskini;

• 479 unit harta modal yang dibeli bagi tempoh 1999 hingga 2000 tidak direkod dalam daftar;( Di 8 Jabatan Negeri /Institut);

• Tiada bukti menunjukan pemeriksaan fizikal telah dibuat terhadap harta modal;

• Verifikasi stok tidak dilakukan ( 3 jabatan);

• Harta Modal tidak ditanda dengan Hak Milek Kerajaan ( 6 Jabatan /Pusat);

6


• Harta Modal tidak ditanda dengan Hak Milik Kerajaan ( 6 Jabatan Negeri / Pusat);

• 20 unit Peralatan makmal / kelengkapan pejabat bernilai RM428,729 masih belum digunakan – alasan : kemudahan asas belum dipasang/anggota tidak mencukupi)

• Daftar Harta Modal tidak ikut bersama dengan harta modal yang dipindahkan secara tetap ke daerah ( 3 Jabatan Negeri);

• Harta Modal yang rosak belum diperakui untuk dilupus;

7

PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET

KERAJAAN

PENGURUSAN STOR• Simpanan melebihi keperluan;

• Kehilangan terus berlaku / stok usang;

• Verifikasi Stok / pemeriksaan stok tidak dilaksanakan;

• Ruang stor yang sempit & ketiadaan/kekurangan peralatan pengendalian (MHE);

• Kakitangan kurang mahir.

8

PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET

KERAJAAN

PELUPUSAN & HAPUSKIRA

• Kelewatan melantik Lembaga Pemeriksa dan Lembaga lewat melaksanakan pemeriksaan;

• Kes-kes kehilangan lewat dilaporkan kepada Kem. Kewangan;

• Kelewatan memaklumkan tindakan tatatertib dan surcaj yang diambil setelah mendapat kelulusan dari Kementerian Kewangan.

.

9


RUMUSAN & SYOR AUDIT

Tahap Pengurusan kewangan di Jabatan …………. adalah memuaskan . Bagaimanapun kelemahan yang berlaku dalam pengurusan Harta Modal & Inventori perlu di atasi dengan segera.

10

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM( A.P. 167.1 -Prosedur Perolehan Bekalan,

Perkhidmatan dan Kerja )

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyeng-garaan dan pengawalan am barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal olehnya.

11

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM( A.P. 167.2 - Prosedur Perolehan Bekalan,

Perkhidmatan dan Kerja )

Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya.

12

TAFSIRAN BARANG-BARANG AWAM

Seksyen 3 Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak –1972)Termasuklah loji,kelengkapan,perabut, radas, bahan-bahan dan bekalan yang dibeli dengan wang Kerajaan untuk kegunaan atau disimpan dalam stok.

13

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA

MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

MEMASTIKAN URUSAN MENYELENGGARA DAFTAR DAN REKOD HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT DILAKSANAKAN DENGAN TERATUR, CEKAP DAN BERKESAN.

• Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod.

• Menetapkan tempoh penyediaan rekod / daftar berkaitan sebaik sahaja aset diterima;

• Menetapkan pegawai yang bertanggungjawab menandatangani daftar/rekod aset;

• Memastikan penyimpanan daftar/rekod aset yang teratur dan selamat.

• Melantik pegawai bagi memeriksa daftar/rekod aset.

14

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA

MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

MEMASTIKAN URUSAN MENYELENGGARA DAFTAR DAN REKOD HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT DILAKSANAKAN DENGAN TERATUR, CEKAP DAN BERKESAN.

• Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod.

• Bagi Jabatan yang menguruskan pembelian aset secara pusat – pegawai & kakitangan di Bahagian/Unit yang bertanggungjawab mengurus pembelian hendaklah menyediakan daftar dan di tandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Bahagian/Unit berkaitan.(Tujuan menandatangani daftar adalah untuk mengesahkan butir-butir aset)Apabila harta modal di keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, Kad Daftar Harta Modal hendaklah dihantar bersamanya kepada pejabat yang menerima. Tanggungjawab terhadap harta modal termasuk menyelenggara daftar adalah dibawah pejabat yang menerima.

15

PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI &

BEKALAN PEJABAT• PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2

TAHUN 1991.

• Merupakan Core Circular bagi perekodan maklumat asas Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat.

• Pekeliling yang memberi definisi aset dan menerangkan mengenai borang-borang yang perlu digunakan bagi merekod jenis-jenis aset.

• Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan boleh memantau pelaksanaan PP ini di Jabatan masing-masing melalui senarai semak yang terdapat dalam SPP 12 Tahun 1995.

16

JENIS DAN DEFINISI ASET(*PP2/91)*HARTA MODAL

BERNILAI RM500 ATAU

LEBIH KE ATAS SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN(*)

*INVENTORI

BERNILAI KURANG RM500 SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN (perabut, permaidani, langsir tanpa mengira kos)

*BEKALAN PEJABAT

BARANG LUAK/TAK LUAK BERNILAI RENDAH DAN

TIDAK EKONOMI DIKESAN

ITEM STOR

BARANG BELUM GUNA & PERLU DISIMPAN BAGI KEPERLUAN OPERASI, PENYELENGGARAAN DLL.

ASET TAK

ALEH

TANAH &

BANGUNAN

ASET-ASET LAIN

- perisisian komputer,

- tanaman,

- ternakan / haiwan.

17

PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

PP 2 TAHUN 1991 SEBAGAI ASAS PENYEDIAAN BORANG-BORANG BAGI MEWUJUDKAN MAKLUMAT YANG LENGKAP DAN KEMASKINI .

• Keperluan merekod butir-butir asas harta modal, inventori dan bekalan pejabat secara komprehensif meliputi maklumat seperti:

• jenis, keterangan, kos, penempatan, pelupusan , t/tangan pegawai bertanggungjawab, tarikh -tarikh pemeriksaan dll.( Penyediaan rekod aset bergantung juga kepada kedapatan dan penyaluran dokumen-dokumen asas?)

• Penambahan kepada aset( cth: peningkatan memori CPU, aksesori kenderaan)

• Rekod lokasi - penempatan dan pemindahan.• Peminjaman dan pemulangan.

18

JENIS-JENIS BORANG PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI, BEKALAN PEJABAT & STOR

KEW 312

• KEW 312A

• KEW 313

• KEW 314

• KEW 315

• PENGURUSAN STOR

• KEW 300 - J3• KEW 300 - J4

• Maklumat Asas Harta Modal.

• Maklumat Penyelenggaraan Harta Modal.

• Daftar Inventori

• Daftar Stok Bekalan Pejabat.

• Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori.

• Kad Kawalan Stok• Kad Petak ( Bin Card)

19

DAFTAR HARTA MODAL KEW 312KEM. / JAB. :Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)……..BAHAGIAN :…Unit Kewangan………………………………… ( Bil. Kad :21/00 )

BUTIR-BUTIR HARTA

BAHAGIAN A

Kategori : Peralatan Fotografi Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima : RM1999

Jenis : Kamera Digital 2.11 Megapixels No. Pesanan Kerajaan : A567890 – 12.1.00

Jenama dan Model : Canon S10 Pembekal : Compugates Sdn Bhd.

Jenis dan No. Engin : C21264951 No. Rujukan Fail : UPM/IRPA 234.00

No. Casis / Siri Pembuat : -

No. Siri Pendaftaran : UPM IRPA 12

Aksesori : Storage Disc

Tanda tangan Pegawai yang Bertanggungjawab ……………………………………. Tarikh :………………. PENEMPATAN

Lokasi Bhg. Pent’d

Tarikh 20.1.00

T/tangan

PEMERIKSAAN HARTA MODAL PELUPUSAN

Tarikh

T/tangan

( MAKLUMAT TEMPOH WARANTI ? )

Tarikh : Rujukan : Tandatangan :

20

KEMENTERIAN / JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan Jenis, Jenama dan Model : Mesin Fotostat Fuji

No. Siri Pendaftaran : BPPK 45

Tarikh, Servis / Pembaikan

Butir-butir Servis Pembaikan

No. Pesanan Kerajaan / No. Inden

Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan

Kos T/tangan

21.6.01 Membaiki roller dan mengganti toner

4951212 Seksyen Bekalan RM235.00

Memantau / mengesan apabila kos penyelenggaraan melebihi harga perolehan asal.

KEW 312 A

BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL

21

DAFTAR INVENTORI KEW 313KEMENTERIAN /JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan

Bil. Butiran Kuantiti No. Pesanan Kerajaan

Tarikh Dibeli

Kos Seunit

No. Siri Pendaf- taran

Lokasi Pelupusan Catatan Tanda/ tangan

1

Kabinet Besi

5

568231

21.1.20

RM 220

KB 1,2,3,4,5

Bhg. Pentd.

Rujukan BPK 2/ 34

Tarikh 1.3.20

Nota : Borang ini hanya untuk mendaftar inventori dan tidak boleh digunakan bagi transaksi keluar /masuk inventori.

22

DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT KEW 314KEMENTERIAN/JABATAN : Pebendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Seksyen Bekalan

JENIS : Disket Komputer 3.5” UNIT UKURAN : Kotak (1 dozen) Harga / Kos Seunit:…………..

Bil. No. Pesanan

Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Tarikh Kuantiti Penerima

Terimaan Keluaran Baki Nama Tanda- tangan

1 456721 Bhg. Sistem Maklumat

5.6.20

2

8

Zainal bin Abidin

Daftar tidak menyediakan maklumat mengenai harga belian / kos barang.

23

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW315Jenis : Overhead Projector Jenama dan Model : Canon 45 No. Siri Pembuat: 1234 No. Siri Pendaftaran: BPPK 12

Pegawai Mengeluar

Bil. Nama Peminjam

Tarikh

Ketika Dikeluarkan Ketika Dipulangkan

Dikeluar kan

Jangka Di pulangkan

Tanda- tangan Peminjam Tanda-

tangan Tarikh

Tanda- tangan

Tarikh

Catatan

1

Ismail Ibrahim

17.9.01

20.9. 01

17.9.01

Daftar untuk pinjaman sementara dan bukan untuk tujuan pemindahan tetap.

24

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENYELENGGARAAN ASET

MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR

Surat Pekeliling Am 2 /1995( SURAT PEKELILING JABATAN PERDANA MENTERI )

• Surat Pekeliling menekankan mengenai :• Penyelengaraan Pemulihan ( Corrective

maintenance ) • Penyelenggaraan Pencegahan ( Preventive

Maintenance )• Tumpuan kepada: Preventive Maintenance - memeriksa,

menservis, membaiki dan mengganti komponen mengikut jadual bertujuan mengurangkan kerosakan dan peralatan boleh beroperasi dengan cekap secara berterusan.

25


MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR

• Butir-butir penylenggaraan dan kos dicatat dengan lengkap dan kemaskini di dalam rekod penyelenggaraan;

• Butir-butir kos yang lengkap dan kemaskini bagi menyokong kes-kes pelupusan - apabila rekod dapat menunjukan jumlah kos penyelenggaraan melebihi kos perolehan asal harta modal;

26


ARAHAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DI PUTRAJAYA

(PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN 2003)

Penyelenggaraan Banguan Gunasama dipertanggungjawabkan kepada JKR _ WP Putrajaya.

J/kuasa Penyelaras yang dipengerusikan oleh KSN dan wakil setiap jabatan, MAMPU, Pej. Ketua Keselamatan Kerajaan perlu diwujudkan bagi membantu JKR-WPP;

Garis panduan dijadikan terma dalam perjanjian jika kementerian/jabatan menggunakan khidmat kontraktor.

27

PENGURUSAN STOR

PERANANPERANANUNTUK MENGURUSKAN UNTUK MENGURUSKAN PENYIMPANAN STOK BARANG- PENYIMPANAN STOK BARANG- BARANG TERTENTU SELARAS BARANG TERTENTU SELARAS DENGAN DASAR-DASAR YANG DI DENGAN DASAR-DASAR YANG DI TETAPKAN OLEH KERAJAAN ATAU TETAPKAN OLEH KERAJAAN ATAU ATAS SEBAB-SEBAB TERTENTU YANG ATAS SEBAB-SEBAB TERTENTU YANG MEMERLUKAN STOK DISIMPAN. MEMERLUKAN STOK DISIMPAN.

28

PENGURUSAN STOR

OBJEKTIFOBJEKTIFSemua Jabatan boleh menetapkan objektif yangsama seperti berikut bagi stor-stor di bawah kawalannya iaitu:

Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan ( readilly available) seperti dan

apabila dikehendaki oleh pelanggan.

Menyimpan stok barang-barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa barangberada dalam simpanan.

29

PENGURUSAN STOR

Berikutan kajian Peningkatan Pengurusan Stor dan Aset Kerajaan oleh perunding yang dilantik oleh Kementerian Kewangan, jenis stor disyor dikenalpasti sebagai:

• STOR MATERIAL SPESIFIK (SMS)

Stor yang menyimpan barang-barang teknikal khusus untuk jabatan berkenaan.

• STOR BARANG GUNASAMA

Stor yang menyimpan barang-barang kegunaan umum.

• STOR/STOK OPERASI

Stor yang menyimpan barang untuk keperluan guna terus atau jangka pendek.

30

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR

MENGAWASI AKTIVITI PEROLEHAN DAN PENGURUSAN STOR.

• MEMASTIKAN PEMBELIAN MENGIKUT PERANCANGAN.Mengiktiraf / memahami hubungkait di antara fungsi Pengurusan Perolehan dengan Pengurusan Stor khususnya apabila Bahagian Stor ditugaskan untuk: a. Memperaku dan mengesah penerimaan barang - barang yang dipesan.b. Menyimpan dan menyenggara barang-barang.

c. Menyediakan kuantiti menokok stok.

31

PANDUAN PANDUAN PENTING MENGAWAL STOK( Tatacara Pengurusan Stor )

BARANG MAHAL ( Panduan 115)Barang yang boleh dibeli di pasaran tempatan - tidak perlu distok kecuali terdesak dan pemesanan dibuat hanya apabila perlu.

PERUBAHAN PARAS STOK (Panduan 116)Boleh diubah untuk menyesuaikan keperluan apabila berlaku kecemasan atau keadaan memerlukan stok berlebihan – seperti berlakunya wabak penyakit, banjir dsbg.

32

PANDUAN PANDUAN PENTING MENGAWAL STOK( Tatacara Pengurusan Stor )

STOK BARANG IMPORT ( Panduan 117)Boleh disimpan mengikut budibicara Ketua Jabatan – ambilkira masa penyerahan; nilai & kepentingnya;Stok maksima tidak melebihi 12 bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan.

BARANG BARU (Panduan 119)Pemesanan/permintaan pertama kali dibuat sekadar keperluan minima – sehingga boleh ditentukan angka keperluan sebenar atau permintaan lebih realistik dapat ditentukan.

33

KAD KAWALAN STOK KEW. 300 – J3

Ke

Luar

an

Tahunan

1999 2000 2001……

Harga

Keluaran

Seunit

Paras

Stok

Unit Unit Kuantiti Pesanan

(Ekonomi/Tetap)

RM 1,000 1,200 1,800 Mak-sima

20 No. Vokeb:

K 50 60 90 Unit

Terimaan/Keluaran

Meme-san

10 No, Kod : CE 203004

Pem-

belian

Tahunan

RM 1,200 1,500 2,000 Mini- ma

5 Tempat: Stor Cat L2/T2

K 60 75 100 Keluaran

Suku Tahun

Semasa

Pertama Kedua Ketiga Keempat

RM RM RM RM

Item Stor:Cat Emulsi 5L

Kumpulan: A

Gerakan :Cepat No. Lejer: No.Kad:G12Tarikh No.

RujukanTempat

Hantaran No. Pesanan

Kerajaan

Terimaan Keluaran Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Harga K RM K RM Tarikh No. Rujukan

Kuantiti Kuntiti diterima

Seunit Jumlah

34

KAD PETAK KEW. 300 – J4

Nombor Kod: CP4002 Lokasi : Stor Cat L2/T2

Perihal Barang : Cat, Emulsi, Putih Tin 5 Liter Kumpulan : Menarik

Nombor Rujukan/

Unit Keluaran: Tin 5 liter

No.

Garisan

No. BTB atau BPPB Terima Keluar Baki Tarikh dan Tanda Tangan Penyelenggara Stor

Baki dibawa ke hadapan 40

1 JPT 2/2001 15 35 12.2.2001

2 Pesanan 23456 10 45 3.4.2001

3 JPt 7/2001 3 42 24.5.2001

4

5

6

35

PEMANTAUAN KE ATAS PENGURUSAN STOROLEH PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN

• Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dikehendaki memantau Kadar Pusingan Stok yang dicapai oleh Bahagian Stor bagi menentukan kelarisan penggunaan barang-barang yang disimpan.( Penyata Kadar Pusingan Stok disediakan mengikut Panduan 121 Tatacara Pengurusan Stor (Lampiran KEW 300-N )

• Stor yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah menandakan terdapat barang-barang yang tidak laris penggunaannya dan keperluan / justifikasi menyimpan

stok barang berkenaan perlu dikaji semula.

36

KONSEP STOK SIFAR (ZERO BASED WAREHOUSING)

1. DASAR PERTAHANAN NEGARA

2. KEPENTINGAN / KETENTERAMAN AWAM

3. PENYELENGGARAAN UTILITI / KEMUDAHAN AWAM

4. KECEMASAN

5. TEMPOH TUNGGUSERAHAN

6.STOK SIFAR/

STOK OPERASI

KE ARAH MENCAPAI STOK

SIFAR

37

PEMANTAUAN PENGURUSAN STOR OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN

• Perbendaharaan memantau prestasi pengurusan stor Jabatan-jabatan bagi mengenalpasti Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah (kurang dari 4 kadar pusingan)

• Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah disyor mengkaji / merasionalisasikan kedudukan pengurusan/fungsi stor dalam konteks menggabung, mengecil atau menutup stor.

• Pengurusan Stok di Jabatan-jabatan disyor menuju ke arah mencapai ‘Stok Sifar’ atau hanya menyimpan ‘Stok Operasi.( konsep “ high availability and low inventory”)

38

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR

• MEMASTIKAN VERIFIKASI STOK DAN PEMERIKSAAN STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN

• Melantik Pemverifikasi / Pemeriksa Stok;• Verifikasi Stok adalah tanggungjawab Pegawai Pengawal manakala

Pemeriksaan Stok adalah tanggungjawab Ketua Jabatan;• Bagi tujuan verifikasi barang-barang dalam stor dikelaskan seperti

berikut:o Sangat menarik – diverifikasi dua kali setahun;o Menarik – diverifikasi sekali setahun;o Tidak menarik – di verifikasi sekali dalam dua tahun.

• Pemeriksaan Stok oleh Ketua Jabatan:• Memeriksa kesemua jenis stok dalam tempoh 1 tahun.

39

TANGGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN STOR

Semasa menverifikasi stok, Pegawai Pemverifikasi dikehendaki melaporkan kedudukan barang-barang dalam stor dari aspek berikut:

• Stok yang didapati lebih;

• Pergerakan barang – lambat / tidak bergerak ( tidak laris) ( tidak bergerak – tiada pengeluaran selama 3 tahun dari tarikh transaksi terakhir)

• Keusangan( obsolete / obsolescent) ) /kemorosotan.

• Kekurangan / perselisihan stok yang ditemui.

40

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI

PENGAWAL/KETUA JABATAN DALAM • Melaksanakan kuasa yang diwakilkan oleh Menteri Kewangan /

Pihak Berkuasa;• Melantik Lembaga Pemeriksa;

Mengikut jawatan/ kepakaran;Mengesyorkan pelupusan paling sesuai /terbaik;Pelupusan dengan mengambil kira kesan kapada alam sekitar;Pelupusan barang keselamatan;

• Menubuhkan urusetia Pengurusan Pelupusan untuk :Merancang/menyedia jadual pelupusan;Menyedia kertas /maklumat;Menyelaras tindakan / proses dengan berbagai bahagian.unit di bawah Kementerian;Menyusul dengan pihak melulus / pelaksana kelulusan;Menyedia laporan mengenai Pengurusan Pelupusan.

41

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRAPERWAKILAN KUASA BI BAWAH SEKSYEN 17 AKTA

TATACARA KEWANGAN 1967(Warta Kerajaan P.U(B)513)

Ketua Setiausaha Timbalan Ketua Setiausaha Setiausaha Bahagian ( Pentadbiran

/Kewangan/ Khidmat Sokongan/Operasi)

Semua Kementerian

Ketua Pengarah Timbalan Ketua Pengarah Pengarah Bahagian ( Pentadbiran /

Kewangan/Khidmat Sokongan/Operasi )

Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat

Ketua Jabatan

Nota : Tidak termasuk lain-lain jawatan yang dinyatakan dengan khusus.

Semua Jabatan di peringkat Ibu Pejabat & Negeri

Kuasa bagi melupus & menghapuskira aset/barang yang mempunyai nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000.00 setiap satu atau jumlah RM500,000.00 keseluruhan.

42

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN DALAM

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA

• PERKARA-PERKARA YANG PERLU JUGA DIBERI PERHATIAN:• Kos melupus?

Kos penggunaan khidmat pakar?Kos persediaan?

• Keperluan stor barang/peralatan terpakai (return store ) bagi barang / peralatan yang hendak dilupus?

Keberkesanan kos pengurusan secara pusat atausebaliknya?

PENGLIBATAN PEGAWAI & KAKITANGAN DALAM URUSAN PELUPUSAN

Minit,keputusanmesyuarat,

laporan ,Teguran

Audit

dll.

Kesediaanrekod,

kemaskini

Dapatkansijil-sijil

(TEB dll.)

Lantik Lembaga

Pemeriksa

Lokasi, pengen-dalian,

pengum-pulan,

penanda-an,

TANPA

LEMBAGA

LEMBAGA

PEMERIKSA

Pegawai,

Pemveri-fikasi Stok

.

LaporanLembagaPemeriksa

LaporanKes Kepada PengawaiPengawal/ Kem. Kewangan

Patuhisegala

keputusan( Tempoh

Pelaksana-an)

Saksi,Resit,

Akuan terima

(hadiah)

SIJIL

Catatandalamruang

tertentudalamDaftarHarta Modal

&Inventori

SalinanSijil

kepadaPerben-

Daharaan

Laporan Sukutahun

TAMAT

1.ARAHAN

8.MAKLUM

2.PERSEDIAAN

3. PEMERIKSAAN

4.LAPORAN

6.PELAK-SANAAN

5.KELULUSAN

PegawaiPengawal

PERBENDAHARAAN

7.KEMAS-

KINIREKOD

44

PENGURUSAN PELUPUSAN ASET

HARTA MODAL INVENTORI /

BEKALAN PEJABAT

BARANGAN STOR

BAHAN BERCETAK

Loji/kenderaan/mesin dll.

Komputer

Sistem Komputer

Komputer Peribadi

Pemeriksaan Teknikal,

Lembaga Pemeriksa

Tanpa Lembaga

(tidak melebihi RM20,000 setiap satu/ jumlah tidak melebihi RM300,000)

Kelulusan Peg. Pengawal /Perbendaharaan

( Tertakluk kepada nilai perolehan asal)

Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer – LPPK - bagi Nilai RM10,000 setiap satu atau jumlah RM 100,000 kesemuanya

Kelulusan /Peg. Pengawal /Perbendaharaan

Pemeriksaan Teknikal (LPPK) – ( Ahli BTK – Kem. Pendidikan

Agihan ke Sekolah-sekolah

Pindah ke MIMOS

(untuk di perbaiki)

Lupus cara biasa

( rosak –tidak boleh baiki

Kelulusan Pegawai Pengawal (Tanpa mengira nilai perolehan asal )

Lembaga Pemeriksa /Tanpa Lembaga Pemeriksa

(Tertakluk kepada nilai perolehan asal)

Kelulusan Peg. Pengawal / Perbendaharaan

(tertakluk kepada nilai)

Lembaga Pemeriksa

( Barang belum guna)

Kelulusan Peg. Pengawal/

Perbendaharaan

( Tertakluk kepada nilai perolehan asal)

Pelupusan mengikut tempoh

Kelulusan drp. Ketua Arkib Negara dll.

PENGLIBATAN PEGAWAI & KAKITANGAN DALAM URUSAN HAPUSKIRA

Dua hariBekerja

DariTarikh

Kehilangandiketahui

OlehKetua Pejabat/Ketua Jabatan

Dalam tempoh satu (1)bulan

DariTarikh

KehilanganDiketahui

Salinan kePerbendaharaan

LantikanOlehPeg.

Pengawal

Lebih tinggi Dari jawatan

PegawaiTerlibat.

Siasatan BerpandukanLaporan Awal

Gambar,Lakaran,

MenyokongSiasatan;

Salinan suratLantikan

Ke Perbenda-

haraan

Laporan terperinci

tanpa menungu laporan

Polis;

Siasatanperlu

rapi bagi menentukan

akaunta-biliti

terhadap kehilangan;

Salinan Laporan

Ke Perbenda-

haraan;

Syor tindakanSurcaj –

Perlu/Tak perlu.

Rekod aset dikemas

-kini

Syor tindakanSurcaj

dikemuka-kepada

LembagaTatatertibberkaitan;

KeputusanTindakanKepada

Perbenda-raan

1LAPORAN

POLIS

2LAPORAN

AWAL

3LANTIK

PEGAWAIPENYIASAT

4LAPORAN

AKHIR

6PELAK-SANAAN

5SYOR/

KEPUTUSAN

TindakanTatatertib,

Sprt. amaran,KelulusanHapuskira;

TindakanSurcaj / atau

Tidakatau

Lain-lainSyor

7MAKLUM

46

ISU-ISU BERKAITAN KEHILANGAN / HAPUSKIRA

• Penyiasatan kurang rapi –• Keterangan mengenai bagaimana kehilangan

berlaku tidak begitu jelas atau terlalu ringkas;• Penyiasatan tidak disokong dengan maklumat

lain seperti lakaran, gambar dll;• Syor mengatasi / mengelakkan kejadian berlaku

tidak bagitu mantap;• Hasil siasatan polis tidak diperolehi atau kes

ditutup tanpa sebarang hasil sisatan atas sebab-sebab tertentu;

47

ISU BERKAITAN KEHILANGAN/HAPUSKIRA

• Kehilangan peralatan komputer/ICT semakin meningkat;

Peralatan komputer/ICT – 35 kes

Telefon bimbit - 18 kes

• Pegawai kakitangan yang meminjam peralatan tidak diberi peringatan awal mengenai tanggungjawab mengjaga keselamatan peralatan;

48

ASET ALIH YANG DILUPUS TAHUN 2003

NILAI PEROLEHAN ASAL

(RM)

HASIL PELUPUSAN

( PELUPUSAN MELALUI JUALAN )

(RM)

NILAI ASET YANG DI LUPUS SECARA

MUSNAH

(RM)

121,415,721.00 7,714,226.69 43,006,886.71

Peratusan 6.35% 35.42%

Maklumat mengikut laporan yang diterima daripada 21 Kementerian;

4 Kementerian tidak mengemukakan laporan

49

ASET ALIH YANG DIHAPUSKIRA TAHUN 2004

Bilangan

Kes

NILAI ASET

(Harga perolehan asal)

(RM)

Amaun Surcaj

(RM)

Catatan

62 3,064,944.36 152,841.38

Sebanyak 8 kes telah selesai dan 54 kes masih dalam tindakan /proses oleh Pegawai Pengawal

50

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI & STOR

• MEMASTIKAN SEMUA BENTUK PEMERIKSAAN KE ATAS HARTA MODAL, INVENTORI & STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN DAN LAPORAN/PENYATA YANG BERKAITAN DIKEMUKAKAN KEPADA KEMENTERIAN KEWANGAN

PENGURUSAN STOR:Penyata Kadar Pusingan Stok - (Lampiran KEW 300-N)Sijil Verifikasi Stok -(Lampiran KEW 300-T)HARTA MODAL & INVENTORI:Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/Inventori-(Lampiran KEW300-W)

( * Tatacara Pengurusan Stor – Panduan 21, 199, 221 & 239 )

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA:Laporan Pelupusan Harta Benda Kerajaan;Laporan Hapus Kira Harta Benda Kerajaan (Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002)

Laporan Pelupusan Komputer ( Ruj. K.KEW/BKP/PA/535/457(10) – 7 Jan. 2002)

51

LAMPIRAN N KEW. 300 -NKADAR PUSINGAN STOK

( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2000 )

RM

a Nilai stok pada akhir 1999 50,000

b

Nilai terimaan bagi tahun 2000

60,000

c Nilai keluaran bagi tahun 2000

100,000

d Nilai stok pada penghujung tahun 2000(a+b – c)

(50,000+60,000 –80,000 )

30,000

e Kadar Pusingan Stok C a + d 2

100,000 50,000+30,000 2 100,000 40,000

2.5

52

LAMPIRAN T KEW. 300-T

( Panduan 199)SIJIL VERIFIKASI STOK

Saya mengesahkan bahawa di dalam suku tahun berakhir pada………………………………………………

semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan

198 seperti berikut :

(i) Barang-barang Tidak Menarik Diverifikasi pada :………………………………………………………

(ii) Barang-barang Menarik diverifikasi pada :………………………………………………………

(iii) Barang-barang sangat Menarik diverifikasi pada :………………………………………………………

Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok ( Kew. 300U-1) disertakan dalam tiga salinan.*

Tarikh:…………………………………………. …………………………………………

Pegawai Pengawal

( Tandatangan & cop )

*Potong yang mana tidak berkenaan

53

KEW 300-U1

LAMPIRAN U-1(Panduan 200)

LAPORAN VERIFIKASI STOK

LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK di Stor Institut Kemahiran Belia Negara pada 15 Feb. 2002

No. Kod

Perihal Barang

Tarikh di Periksa

Unit Kuantiti Nilai Sebab- sebab

Syor Pegawai Pengawal

Ulasan Ketua Setiausaha Perbendaharaan / Pegawai Kewangan Negeri

Catitan

Se unit Jumlah

A. Stok Lebih

123 Beg Seminar

15. Feb. 2002

Se

buah

7 RM25 RM175 Tidak diambil oleh peserta

Masuk ke dalam stok

Bersetuju

B. Stok Kurang

C. Stok Tak Boleh Guna

D. Stok Usang

Tandatangan………………………………………

( Pegawai Pengawal)

Kementerian /Jabatan…………………………………………

54

KEW 300W

LAMPIRAN W

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI

Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir pada…………… semua barang-barang dalam stok /inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga salinan*

Tarikh………………….. ………………………

Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan

Nota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputi loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri.

55

LAMPIRAN ALAPORAN PELUPUSAN HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU

TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN

BIL

(1)

JABATAN

(2)

BILANGAN ITEM DI PERTIMBANGKAN

(3)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM)

(4)

HASIL PELUPUSAN

(RM )

(5)

MUSNAH

NILAI ASAL (RM)

(6)

1.

2.

Biro Tata Negara

Istana Negara

Satu lot perabot ( kerusi/ meja /alamari dll.)

Dua set Pinggan Mangkok Bone China

RM 30,000.00

RM 15,000.00

RM500.00

-

-

RM15,000.00

JUMLAH RM45.000.00 RM500.00 RM15,000.00

Nama:…………………………………………………

Tandatangan:……………………………………….

Jawatan:……………………………………………..

Tarikh:……………………………………………….

56

LAMPIRAN BLAPORAN HAPUSKIRA HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU

TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN

BIL

(1)

PERIHAL KEHILANGAN

(2)

NILAI PEROLEHAN ASAL

(3)

TINDAKAN YANG DIKENAKAN (4)

Tindakan Tata tertib ( Nama Pegawai & Jenis Hukuman)

(a)

Surcaj ( Nama Pegawai & amaun yang dikenakan)

(b)

TEMPOH PENYELESAIAN

( 5)

1. Komputer Note Book jenis Compaq 5000

RM12,000.00 Amaran RM5,000.00 2 Tahun

JUMLAH RM12,000.00

Nama:…………………………………………………

Tandatangan:……………………………………….

Jawatan:……………………………………………..

Tarikh:……………………………………………….

57

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL / KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN ASET

• MENUBUHKAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

• ( Keputusan Mesyuarat Perbendaharaan dengan Pegawai Pengawal pada 12 April 1995 – Surat Perbendaharaan betarikh 19 Jun 1995 )

• Pengerusi – Pegawai Pengawal atau Timbalan;• Melantik urusetia / pegawai aset untuk menyelaras

dengan Jabatan/Bahagian/Unit terlibat dan mendapatkan maklumat dan maklumbalas bagi tujuan mesyuarat Jawatankuasa.

• Bermesyuarat sebanyak 4 kali setahun bagi membincang isu/masalah Pengurusan Aset dan memberi syor bagi mengatasinya.

• Melaporkan kepada Kementerian Kewangan / pihak berkuasa berkaitan keputusan yang dicapai di mesyuarat-mesyuarat yang diadakan.

58

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN

(JKPAK)

URUSETIA/Pegawai Aset Kem enterian

P e g aw a i A se t Jb t.

A H LIK e tu a Jab a ta n /

T im b a lan



T im b a lan



T im b a lan



T im b a lan

P E N G E R U S IP eg aw a i Pen g aw a l/

T im ba lan

59


SYOR: AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

1. Pembentangan/Perbincangan Laporan-laporan berikut::

i. Pengurusan menyelenggara rekod/daftar aset – bilangan dan nilai pegangan aset terkumpul /semasa;

ii. Pemeriksaan hartamodal & inventori( penemuan & syor)

iii. Verifikasi Stok – (penemuan dan syor );iv. Kedudukan laporan dan penyata Pengurusan Aset

yang perlu dikemukakan kepada Kementerian Kewangan;

60


SYOR: AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

2. Kedudukan kes Pelupusan/ Hapuskira – bilangan dan nilai pelupusan ,

i. Bilangan kes:a. selesai; b. baru;c. lewat ( sebab-sebab kelewatan);

ii. Kes-kes kehilangan- perlantikan pegawai penyiasat, hasil siasatan/kedudukan kes, dll,

61


SYOR : AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

3. Isu dan masalah Pengurusan Aset & Stori. Kebajikan Kakitangan Pengurusan Aset

– Keselesaan tempat bekerja.– Penyediaan peralatan ( materials handling equipments) bagi

memudahkan kerja-kerja pengedalian fizikal disamping menjamin keselamatan kakitangan;

– Latihan & kemahiran.

ii. Pemberian Elaun Insentif kepada kakitangan yang layak.

62

KES-KES PENGURUSAN ASET

• Pelupusan barang logam dengan membuang ke dalam laut tidak dipatuhi sepenuhnya;( Pelupusan tidak disaksikan atau saksi terlibat dalam penyelewengan?)

• Sebutharga kenderaan ‘berjenama’ hanya dari 3 syarikat dengan harga tertinggi RM3000.00( Salahguna kuasa / bertentangan dengan objektif pelupusan)

• Syarikat enggan mengambil kenderaan yang dipersetujui untuk dibeli setelah mendapati kos pembaikan melebihi harga belian.

• ( Syarikat hilang wang deposit )

63


• Pembayaran bil bagi barang yang tidak diterima;

(Tiada ‘check & balance’ semasa proses menerima barang?)

• Kehilangan kenderaan semasa dibawa balik ke rumah.( Arahan kepada pemandu?)

• Kemalangan ke atas kenderaan Jabatan semasa diguna atas urusan peribadi.( Salahguna aset )

64


• Kehilangan jentera berat di tapak projek;( Kelemahan kawalan keselamatan di kawasan yang luas)

• Kehilangan kenderaan setelah mendapat kelulusan untuk dilupus

• ( Kehilangan tidak dilapor kepada Polis)

• Bekalan plaster yang didapati tidak boleh melekat.( Bagaimana pemeriksaan kualiti dilakukan? )

65


• Kos menyelenggara kenderaan semakin meningkat;( Pegawai/kakitangan mengambil kesempatan menghantar kenderaan ke bangkel yang sama )

• Laporan Verifikasi Stok sepanjang masa yang tidak menunjukan sebarang perselisihan stok;( Perselisihan/perbezaan stok merupakan risiko ‘biasa’ dalam Pengurusan Stor)

66

PENGURUSAN ASET

RUMUSANPENGURUSAN REKOD & DAFTAR

• Menentukan Bahagian/Unit / Pegawai yang bertanggungjawab terhadap menyedia dan menyelenggara rekod/daftar;

• Memastikan rekod/daftar aset disediakan segera sebaik sahaja aset disah dan diperaku diterima;

• Rekod diperiksa dan hasil/penemuan pemeriksaan dilaporkan kepada Ketua Jabatan.

67

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN

PENGGUNAAN DAN PENYELENGGARAAN

• Memastikan penggunaan untuk tujuan sebenar;

• Mengoptimumkan penggunaan/ latihan kepada kakitangan;

• Tanggungjawab menyemak dan memperaku kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan oleh kontraktor;

• Butir-butir penyelenggaraan dan kos di rekod secara kemaskini termasuk untuk tujuan menganggar belanjawan dan pelupusan.

68

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN• PENGURUSAN STOR

• Mewujudkan stok simpanan selaras dengan dasar / faktor-faktor tertentu;

• Memantau prestasi stor bagi memastikan kelarisan penggunaan barang-barang;

• Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi barang-barang/gunasama yang mudah diperolehi dengan tujuan supaya stor-stor Jabatan berkemungkinan boleh digabungkan, dikecilkan atau hanya menyimpan stok operasi sahaja( stor ditutup)

69

PENGURUSAN ASET

RUMUSANPELUPUSAN DAN HAPUSKIRA

• Mewujudkan urusetia bagi merancang dan menyelaras dengan semua Bahagian/ Jabatan di bawah Kementerian;

• Urusetia berhubung / menyusul dengan pihak-pihak terlibat bagi melicinkan tindakan dan proses;PEMERIKSAAN ASET / VERIFIKASI STOK

• Menyediakan rancangan dan jadual;• Melantik pegawai mengikut jawatan;• Laksana secara berpasukan dan susun jadual

mengikut Bahagian / Unit.• Memastikan semua Laporan/Penyata Pengurusan

Aset di kemukakan kepada Kementerian Kewangan.

70

PENGURUSAN ASET

RUMUSANPEMANTAUAN PENGURUSAN ASET SECARA MENYELURUH

• Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Aset dan lantik Pegawai Aset;

• Menetapkan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset mengikut lat masa yang sesuai;

• Mendapatkan semua laporan berkaitan pengurusan aset mengikut arahan dan peraturan yang ditetapkan;

• Membentangkan laporan di mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset;

• Membincang syor/cadangan mengatasi isu/kelemahan Pengurusan Aset.

71

PENGURUSAN ASET

SESSI SOAL JAWAB

&

PERBINCANGAN

72

UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT LANJUT SILA LAWATI

LAMAN WEB PERBENDAHARAAN

http://www.treasury.gov.myhttp://www.treasury.gov.my

73

SEKIAN

TERIMA KASIH

6000 pengurusan stor

Documents