AMALAN DAN PRESTASI DALAM PEROLEHAN ELEKTRONIK

NORHIDAYAH BINTI MOHAMAD

Tesis ini dikemukakan

sebagai memenuhi syarat penganugerahan

ijazah Sarjana Pengurusan (Teknologi)

Fakulti Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia

Universiti Teknologi Malaysia

JUN 2006

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS

JUDUL : AMALAN DAN PRESTASI DALAM E-PEROLEHAN

SESI PENGAJIAN: 2006/2007

Saya NORHIDAYAH BINTI MOHAMAD ___________

(HURUF BESAR)

mengaku membenarkan tesis (PSM/Sarjana/Doktor Falsafah)* ini disimpan di Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut:

1. Tesis adalah hak milik Universiti Teknologi Malaysia. 2. Perpustakaan Universiti Teknologi Malaysia dibenarkan membuat salinan untuk tujuan

pengajian sahaja. 3. Perpustakaan dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara

institusi pengajian tinggi. 4. **Sila tandakan ( )

(Mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau SULIT kepentingan Malaysia seperti yang termaktub di dalam

AKTA RAHSIA RASMI 1972)

TERHAD (Mengandungi maklumat TERHAD yang telah ditentukan oleh organisasi/badan di mana penyelidikan dijalankan)

TIDAK TERHAD

Disahkan oleh

_______________________________ (TANDATANGAN PENULIS) (TANDATANGAN PENYELIA)

Alamat Tetap:

N0.88B JALAN REJANG 10, SETAPAK JAYA, DR. WAN KHAIRUZZAMAN BIN WAN ISMAIL

53300 KUALA LUMPUR Nama Penyelia

Tarikh: Tarikh: _________________________

CATATAN: * Potong yang tidak berkenaan.

** Jika tesis ini SULIT atau TERHAD, sila lampirkan surat daripada pihak berkuasa/organisasi berkenaan dengan menyatakan sekali sebab dan tempoh tesis ini perlu dikelaskan sebagai SULIT atau TERHAD.

υ Tesis dimaksudkan sebagai tesis bagi Ijazah Doktor Falsafah dan Sarjana secara penyelidikan, atau disertasi bagi pengajian secara kerja kursus dan penyelidikan, atau Laporan Projek Sarjana Muda (PSM).

PSZ 19:16 (Pind. 1/97)

“Saya akui bahawa saya telah membaca karya ini dan pada pandangan saya

karya ini adalah memadai dari segi skop dan kualiti untuk tujuan penganugerahan

ijazah Sarjana Pengurusan (Teknologi)”

Tandatangan : .....................................................................

Nama Penyelia : Dr. Wan Khairuzzaman bin Wan Ismail

Tarikh : .....................................................................

ii

“Saya akui karya ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali nukilan dan ringkasan

yang tiap-tiap satunya telah saya jelaskan sumbernya”

Tandatangan : ………………………………

Nama : Norhidayah binti Mohamad

Tarikh : ...............................................

iii

Dedikasi

Ayahanda, dan bonda yang dikasihi,

Hj. Mohamad Abdul dan Hjh Rohayah Wahab

Jasa dan baktimu sentiasa tersemat dalam sanubariku,

Kekandaku dan adindaku yang disayangi,

Norliza & Norhayati

Sokongan dan doronganmu sentiasa meniup semangatku,

Tunang yang dicintai,

Mohamed Hafiz bin Md Isa

Kehadiranmu umpama mutiara dalam hidupku

&

Buat teman-teman seperjuangan,

Siti Falindah, Yuhanisah, Gengeswari, Gjang dan yang lain...

Kejujuran dan keikhlasan dalam persahabatan akan ku kenang selamanya

Sekalung ucapan terima kasih atas segala-galanya &

Semoga Tuhan memberkati kalian

iv

PENGHARGAAN

Dengan Nama Allah Yang Maha Pemurah lagi Maha Pengasih, Selawat dan

Salam ke atas junjungan Nabi Muhammad S.A.W.

Syukur ke hadrat Ilahi kerana dengan rahmat dan kurniaNya, tesis sarjana ini

dapat disiapkan dengan jayanya. Pada kesempatan ini, saya ingin merakamkan

setinggi-tinggi penghargaan dan ucapan ribuan terima kasih kepada Dr. Wan

Khairuzzaman bin Wan Ismail selaku penyelia projek di atas segala bimbingan,

tunjuk ajar, nasihat dan galakan yang diberikan dalam menjayakan tesis ini.

Terima kasih juga diucapkan kepada Pengurus Perolehan Telekom Research

and Development (TMR&D) Sdn. Bhd. serta semua kakitangan organisasi berkenaan

di atas segala kerjasama dan bantuan yang telah diberikan sepanjang tempoh

pelaksanaan tesis ini. Penghargaan juga ditujukan kepada P.M Dr. Abu Bakar bin

Abd Hamid dan P.M. T. Ramayah atas bimbingan dan kerjasama yang telah

diberikan.

Penghargaan yang tidak terhingga saya ucapkan di sini buat ahli keluarga

tersayang terutamanya khas untuk abah tersayang, Hj. Mohamad bin Abdul dan ibu

tercinta, Hjh. Rohayah binti Wahab serta tunang tersayang, saudara Mohamed Hafiz

bin Md Isa yang sentiasa mendoakan kejayaan saya serta memberi dorongan dan

kasih sayang dalam meneruskan pengajian saya di Universiti Teknologi Malaysia.

Tidak lupa juga ucapan terima kasih kepada rakan-rakan seperjuangan yang telah

banyak memberikan bantuan dan nasihat sepanjang pelaksanaan tesis ini.

Sebagai penutup bicara, sekali lagi saya ingin mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam

penyediaan tesis ini. Semoga jasa dan budi baik mereka diberkati olehNya.

v

ABSTRAK

Amalan dan prestasi dalam perolehan elektronik atau e-Perolehan adalah penting memandangkan ia berkait rapat dengan kecekapan dan keberkesanan perolehan syarikat. Walau bagaimanapun organisasi enggan melaksanakan sistem ini kerana faedah yang kabur kepada perniagaan, keraguan terhadap faedah potensi dan kesukaran menggunakan perisian yang sedia ada di pasaran. Oleh yang demikian, kajian ini dijalankan bertujuan mengukur tahap amalan dan prestasi e-Perolehan yang dibangunkan secara dalaman, mengenal pasti perbezaan amalan dan prestasi e-Perolehan berdasarkan faktor demografi dan menghuraikan hubungan bererti antara amalan dan prestasi e-Perolehan. Kajian ini turut menghuraikan pendekatan yang digunakan oleh syarikat Telekom Research and Development (TMR&D) Sdn. Bhd. dalam membangunkan sistem e-Perolehan di samping menangani masalah yang berkaitan dengan sistem tersebut. Kaedah Kepelbagaian (Multi-Method) digunakan dalam kajian ini yang mana ianya melibatkan pengedaran soal selidik, temubual dan pemerhatian secara berperingkat ke atas syarikat kajian kes. Hasil kajian menunjukkan bahawa tahap amalan e-Perolehan dalam organisasi TMR&D adalah tinggi iaitu 55.5% dan tahap prestasi e-Perolehan berada pada tahap sederhana iaitu 50.8%. Dapatan ini menyokong hipotesis kajian iaitu terdapat perbezaan bererti bagi amalan dan prestasi e-Perolehan berdasarkan kepada tahap pendidikan dengan nilai signifikannya kurang daripada 0.05 dan wujud hubungan bererti antara amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan dengan nilai r2=0.305. Walaupun terdapat beberapa halangan dalam melaksanakan sistem ini, namun tahap halangan ini berada di peringkat yang rendah (2.31) dan segala halangan ini dapat di atasi oleh pihak pengurusan di awal pelaksanaan sistem tersebut. Kesimpulannya, sistem e-Perolehan yang di bangunkan secara dalaman sememangnya lebih murah dan mampu memberikan faedah yang setara dengan perisian yang sedia ada di pasaran. Ia juga dapat dilaksanakan pada kos pelaksanaan yang lebih rendah dan memudahkan organisasi untuk melakukan sebarang perubahan ke atas sistem mengikut keperluan semasa.

vi

ABSTRACT

The practice and performance in electronic procurement (e-Procurement) is important due to its relation to the efficiency and effectiveness of the procurement process in an organization. However, organizations are reluctant to implement this system due to its intangible advantages to the businesses, hesitation on potential benefits and difficulties in using the e-Procurement software available in the market. Thus, the purpose of this research is to measure the level of in-house e-Procurement practices and performance, to identify the differences between e-Procurement practices and performance based on demographic factors and to elaborate the significant relationship between e-Procurement practices and performance. In addition, this research explores approaches that have been employed by Telekom Research and Development (TMR&D) Sdn. Bhd in developing e-Procurement system as well as solving the problems of such system. This study employs multi-method approach where distribution of survey questionnaires, interviews and observations were conducted accordingly over time. Findings of this research indicate that the levels of practices of e-Procurement in TMR&D is high at 55.5% and the level of performances of e-Procurement is moderate at 50.8%. The findings also support the research hypotheses, namely there is difference between education level and e-Procurement practices and performances, significant at 0.05 and there is significant relationship between e-Procurement practices and performance with r2=0.305. Even though there are few barriers in implementing such system, the level of barrier is low (2.31) and all these barriers have been overcome by the management in the early stage of the system’s development. In conclusion, developing an in house e-Procurement system is relatively cheaper and provide advantages that are almost similar to those offered by the existing system in the market. It can also be implemented at lower cost and allow organization to make changes to suit the system whenever neccessary.

vii

KANDUNGAN

BAB PERKARA MUKA SURAT

PENGAKUAN ii

DEDIKASI iii

PENGHARGAAN iv

ABSTRAK v

ABSTRACT vi

KANDUNGAN vii

SENARAI JADUAL xvii

SENARAI RAJAH xix

SENARAI SIMBOL xxi

SENARAI LAMPIRAN xxii

1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan 1

1.2 Pernyataan Masalah 3

1.3 Persoalan Kajian 6

1.4 Matlamat dan Objektif Kajian 6

1.5 Hipotesis Kajian 7

1.6 Skop Kajian 8

1.7 Kerangka Teori 8

1.8 Kepentingan Kajian 10

1.9 Pengenalan Kepada Syarikat Kajian Kes 12

1.10 Definisi Konsep dan Operasional 13

1.10.1 Teknologi Maklumat (IT) 13

1.10.2 Perolehan Tradisional 14

viii

1.10.3 Perolehan Elektronik (e-Perolehan) 14

1.10.4 Perdagangan Elektronik (e-Dagang) 15

1.10.5 Peringkat Pengurusan 16

1.10.6 Amalan e-Perolehan 17

1.10.7 Prestasi e-Perolehan 18

1.11 Rumusan 18

2 KAJIAN LITERATUR 2.1 Pendahuluan 20

2.2 Perkembangan Teknologi Maklumat (IT) 21

2.3 Teknologi Maklumat dan Fenomena e-Perolehan di Malaysia 24

2.4 E-Dagang (e-Commerce) 27

2.5 Perolehan Tradisional 30

2.5.1 Amalan Perolehan 32

2.5.2 Proses Perolehan 34

2.5.2.1 Mendapatkan Maklumat 35

2.5.2.2 Perundingan 36

2.5.2.3 Pelaksanaan 37

2.5.2.4 Selepas Jualan 37

2.5.2.5 Perancangan Perolehan 38

2.5.2.6 Pemilihan Vendor atau Pembekal 39

2.5.2.7 Mewujudkan Kontrak dan Melaksanakan Perolehan 40

2.5.2.8 Penerimaan Barang Pembelian 41

2.6 Penggunaan Internet dalam Perolehan 42

2.6.1 Penggunaan e-Dagang B2B dalam Perolehan 43

2.7 Perolehan Kontemporari atau e-Perolehan 44

2.7.1 Aplikasi e-Perolehan 46

2.7.1.1 E-Sumber 46

2.7.1.2 E-Tender 46

2.7.1.3 E-Maklumat 47

2.7.1.4 E-Lelong 48

ix

2.7.1.5 E-MRO dan Enterprise Resourse Planning ERP

berasaskan web 48

2.7.1.6 E-Kerjasama 49

2.7.2 Model e-Perolehan 50

2.7.2.1 Sistem Perolehan Pihak Pembeli (Buy-side Procurement

System) 51

2.7.2.2 E-Pasaran B2B Tertutup (private B2B e-marketplace) 51

2.7.2.3 Tukaran B2B Industri (Industry B2B exchange) 51

2.7.2.4 Pasaran B2B Pihak Ketiga (Third-party B2B e-market) 52

2.7.3 Faktor-faktor Pelaksanaan e-Perolehan 53

2.8 Faedah e-Perolehan 56

2.9 Isu Halangan Pelaksanaan e-Perolehan 59

2.10 Kesimpulan 61

3 METODOLOGI KAJIAN 3.1 Pengenalan 63

3.2 Reka Bentuk Kajian 64

3.2.1 Penyelidikan Kuantitatif 66

3.2.1.1 Kajian Deskriptif 67

3.2.2 Penyelidikan Kualitatif 67

3.2.2.1 Kajian Eksploratori 68

3.3 Strategi Penyelidikan 69

3.3.1 Kajian Kes 69

3.3.2 Jaminan Kualiti Kajian Kes 71

3.3.2.1 Jenis Penyelidikan 71

3.3.2.2 Unit Analisis 72

3.3.2.3 Kesahan 72

3.3.2.4 Kebolehpercayaan 73

3.4 Kaedah Pensampelan 73

3.5 Pengumpulan Data 74

3.5.1 Data Primer 74

3.5.1.1 Soal Selidik 75

x

3.5.1.2 Temubual 76

3.5.1.3 Pemerhatian 77

3.5.2 Data Sekunder 79

3.6 Instrumen Kajian 79

3.6.1 Soalan Soal Selidik 80

3.6.1.1 Bahagian A : Penggunaan e-Perolehan 80

3.6.1.2 Bahagian B : Faedah e-Perolehan 81

3.6.1.3 Bahagian C : Halangan e-Perolehan 82

3.6.1.4 Bahagian D : Latar belakang Responden 82

3.6.2 Permarkatan Soalan 82

3.6.3 Soalan Temubual 83

3.7 Kaedah Analisis Data 84

3.7.1 Kaedah Analisis Data Kuantitatif 84

3.7.2 Kaedah Analisis Data Kualitatif 86

3.8 Kesimpulan 89

4 ANALISIS DAN PENEMUAN 4.1 Pengenalan 91

4.2 Kajian Kes e-Perolehan TMR&D 91

4.2.2 Perolehan Tradisional TMR&D 96

4.2.3 Faktor Pendorong kepada Pelaksanaan Sistem e-Perolehan 100

4.2.4 Pembangunan Sistem e-Perolehan TMR&D 101

4.2.5 Pelaksanaan Sistem e-Perolehan 102

4.2.6 Proses e-Perolehan di TMR&D 105

4.3 Analisis Data Kuantitatif dan Kualitatif 111

4.4 Analisis Kebolehpercayaan Instrumen 112

4.5 Analisis Kesahan Instrumen 113

4.6 Analisis Profil Pekerja 118

4.6.1 Umur 118

4.6.2 Jantina 120

4.6.3 Tahap Pendidikan 121

4.6.4 Kategori Jawatan 121

xi

4.6.5 Penggunaan e-Perolehan 123

4.7 Analisis dan Penemuan Kajian 124

4.7.1 Tahap Amalan e-Perolehan 124

4.7.2 Tahap Prestasi e-Perolehan 125

4.7.3 Perbezaan Amalan dan Prestasi e-Perolehan Berdasarkan kepada

Faktor Demografi. 126

4.7.4 Hubungan antara Amalan e-Perolehan dan Prestasi e-Perolehan 128

4.8 Kesan Pelaksanaan e-Perolehan di TMR&D 133

4.8.1 Faedah Ketelusan 134

4.8.2 Tempoh Kitaran Proses Pembelian 136

4.8.3 Penjimatan Kos 139

4.8.4 Spesifikasi Produk 140

4.8.5 Kelebihan Pembangunan Sistem secara Dalaman 141

4.8.6 Rumusan bagi Faedah e-Perolehan 143

4.9 Kekangan Teknologi dan Masalah 144

4.10 Rumusan 148

5 KESIMPULAN DAN CADANGAN 5.0 Pengenalan 151

5.1 Rumusan Penemuan Kajian 153

5.2 Implikasi Teoritikal dan Sumbangan 156

5.3 Implikasi Praktikal dan Sumbangan 160

5.4 Batasan Kajian 164

5.5 Cadangan Tindakan 165

5.5.1 Cadangan Kepada Pihak Pengurusan 165

5.5.2 Cadangan Kepada Unit Perolehan 166

5.5.3 Cadangan Kepada Pembekal/Vendor 166

5.6 Cadangan Kajian Lanjutan 167

5.7 Rumusan 169

Rujukan 170

Senarai Lampiran 182

xvii

SENARAI JADUAL

NO. JADUAL TAJUK MUKA SURAT 2.1 Faktor-faktor pelaksanaan e-Perolehan 54 2.2 Faedah e-Perolehan 58 3.1 Perhubungan reka bentuk kajian dengan objektif

kajian, strategi penyelidikan dan unit penyelidikan 65

3.2 Instrumen kajian 80 3.3 Taburan soalan penggunaan e-Perolehan 81 3.4 Taburan soalan faedah e-Perolehan 81 3.5 Pemarkatan skala likert 83 3.6 Bahagian soalan temubual 84 4.1 Jumlah perbelanjaan perolehan TMR&D 92 4.2 Aliran pembelian terus 108 4.3 Aliran pembelian sebut harga 108 4.4 Analisis kebolehpercayaan instrumen

menggunakan Cronbach’s alpha 113 4.5 Analisis faktor dan nilai eigen bagi amalan

e-Perolehan 114 4.6 Analisis faktor dan nilai eigen bagi faedah

e-Perolehan 117 4.7 Demografi Responden 119

xviii

4.8 Tahap amalan e-Perolehan TMR&D 125 4.9 Tahap prestasi e-Perolehan TMR&D 126 4.10 Nilai signifikan amalan e-Perolehan 128 4.11 Nilai signifikan faedah e-Perolehan

berdasarkan faktor demografi 128 4.12 Analisis regresi antara amalan e-Perolehan

dengan faedah kepada organisasi 130 4.13 Analisis Regresi antara amalan e-Perolehan

dengan faedah dengan pembekal 130 4.14 Analisis Regresi antara amalan e-Perolehan

dengan faedah kepada pengguna dalaman 131 4.15 Faedah-faedah e-Perolehan kepada TMR&D 132 4.16 Penjimatan tahunan 2003 dan 2004 unit

perolehan TMR&D 140 4.17 Perbezaan perolehan tradisional 144 4.18 Min keseluruhan bagi halangan sistem e-Perolehan 147 4.19 Ringkasan keputusan hipotesis 148

xix

SENARAI RAJAH

NO. RAJAH TAJUK MUKA SURAT 1.1 Kerangka kerja penyelidikan oleh 9

Quesada (2004) 1.2 Kerangka kerja kajian 10 2.1 Aplikasi IT dalam e-Perolehan 22 2.2 Sebelas model perniagaan e-Dagang 28 2.3 Rantaian jualan secara tradisional 31 2.4 Rantaian jualan secara langsung 31 2.5 Peringkat strategik dan transaksi aktiviti perolehan 33 2.6 Proses perolehan 34 2.7 Model proses perolehan 35 2.8 Elemen proses perolehan 38 2.9 Langkah-langkah proses perolehan 39 2.10 Empat model perolehan berasaskan web 50 3.1 Integrasi kaedah kuantitatif dan kualitatif 66 4.1 Struktur organisasi TMR&D 94 4.2 Organisasi Unit Perolehan 94 4.3 Perbandingan carta alir proses perolehan

tradisional e-Perolehan TMR&D 98 4.4 Muka hadapan sistem e-Perolehan TMR&D 103

xx

4.5 Proses e-Perolehan TMR&D 105 4.6 Reka bentuk sistem e-Perolehan TMR&D 107 4.7 Aliran keseluruhan sistem e-Perolehan TMR&D 107 4.8 Peratusan kepuasan penggunaan sistem e-Perolehan 123 4.9 Maklumat pembekal TMR&D 135 4.10 Min halangan penggunaan sistem e-Perolehan 145 5.1 Pembaikan berterusan dan pembaikan

terus-menerus 163

xxi

SENARAI SIMBOL

AFTA Asean Free Trade Area

BoD Board of Director

CDC Commerce Dot Com

CEO Chief Executive Officer

CFO Chief Financial Officer

DO Delivery Order

EDI Electronic Data Interchange

e-HRM Electronic Human Resource Management

e-MRO Electronic Maintanance, Repair, Operating

FPPSM Fakulti Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia

HoU Head of Unit

HoD Head of Department

JPA Jawatankuasa Perolehan Am

MCM Management Committee Meeting

PKS Perusahaan Kecil dan Sederhana

PO Purchashing Order

RMK8 Rancangan Malaysia Kelapan

SPM Sijil Pelajaran Malaysia

SPSS Statistical Package for Social Sciences

TMB Telekom Malaysia Berhad

TMR&D Telekom Research and Development

UTM Universiti Teknologi Malaysia

xxii

SENARAI LAMPIRAN

LAMPIRAN TAJUK MUKA SURAT

A Proposal menjalankan kajian kes 182

B Senarai responden 184

C Kebenaran menggunakan soal selidik 185

D Garis panduan mengendalikan temubual 186

E Soalan soal selidik dan soalan temubual 187

F Pink Form 188

G Borang SBB19B 189

H Borang pendaftaran vendor/pembekal 190

I Borang pemarkahan pembekal 191

J Surat setuju terima 192

1

BAB I

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

Perolehan elektronik atau lebih dikenali sebagai e-Perolehan merupakan salah

satu daripada aplikasi IT yang menggunakan fungsi Internet. E-Perolehan ialah satu

sistem perolehan yang membolehkan pembekal menjual barangan dan perkhidmatan

kepada pembeli secara atas talian (online). Ia juga menghubungkan pembekal dan

pembeli secara langsung di dalam persekitaran perdagangan global. Penggunaan

Internet di Malaysia semakin meningkat dari tahun sebelumnya. Ini kerana kadar

penembusan Internet pada tahun 1998 adalah sekitar 1.8 peratus daripada bilangan

penduduk negara berbanding hampir 40 peratus pada tahun ini. Malah bilangan

pelanggan Internet jalur lebar juga telah meningkat dengan mendadak dan

dijangkakan mencapai 1.3 juta penduduk pada tahun 2006. Keadaan ini menjadikan

fungsi Internet semakin penting dan perlu diberi perhatian serius oleh industri dan

syarikat di Malaysia (Abdullah, 2006).

Malaysia merupakan salah sebuah negara anggota ASEAN yang mempunyai

inisiatif dan usaha yang gigih untuk bersaing dengan ekonomi negara maju.

Kerajaan Malaysia melihat Internet sebagai satu isu yang amat penting dan perlu

dipertingkatkan. Pelbagai usaha untuk membangunkan infrastruktur Internet dan

2

membina K-ekonomi untuk meningkatkan daya saing negara selari dengan negara

maju yang lain telah dilaksanakan oleh Kerajaan Malaysia (Ramayah dan Muhamad,

2003)

Kemunculan sistem elektronik disambut baik oleh kerajaan dalam

meningkatkan keutuhan dan accountability pentadbiran awam. Dalam jangka masa

panjang, ia diyakini dapat menjimatkan kos pentadbiran serta melipatgandakan

produktiviti perkhidmatan awam. Projek e-Perolehan adalah sebahagian daripada

projek Kerajaan elektronik iaitu satu daripada tujuh aplikasi perdana yang

menggunakan teknologi terkini. Kerajaan elektronik dapat mengubah cara dan

prosedur bekerja dalam perkhidmatan awam supaya ianya mampu menangani

kehendak perubahan yang sedang pesat berlaku di Malaysia dan di peringkat

antarabangsa.

Pelaksanaan sistem e-Perolehan kerajaan telah bermula sejak tahun 1990.

Menurut Dato’ Seri Abd Rahman Maidin, bekas Presiden Dewan Perniagaan Melayu

Malaysia, pengenalan kaedah perniagaan secara e-Perolehan ini sesuai dengan aliran

semasa yang memerlukan ahli perniagaan mengubah cara perdagangan mereka

daripada kaedah tradisi kepada perdagangan secara elektronik. Di samping itu, e-

Perolehan dapat meningkatkan keuntungan syarikat melalui pasaran yang lebih

meluas menerusi Internet. Ia juga dapat mempercepatkan pusingan masa perolehan

yang membolehkan pembayaran dilakukan dengan lebih efisien (Berita Harian,

2003).

Selain daripada e-Perolehan kerajaan, sistem ini juga telah dilaksanakan oleh

beberapa buah industri dan syarikat di Malaysia untuk meningkatkan kecekapan dan

produktiviti mereka. E-Perolehan memberikan platform kepada syarikat perniagaan

untuk menjalankan perniagaan secara atas talian dengan kerajaan dan pelanggan

antarabangsa (Hussain et al. 2005). Hasil kajian e-Perolehan di Pulau Pinang

mendapati bahawa setiap syarikat di Pulau Pinang menunjukkan minat yang tinggi

terhadap pembangunan dan potensi sistem e-Perolehan. Dengan menggunakan

3

piawai protokol yang seragam, kecekapan dan keberkesanan dapat dicapai dan secara

tidak langsung dapat dijadikan sebagai persiapan oleh syarikat Bumiputera untuk

menyertai dalam rantaian pembekal global (Helmi, 2005). Perkara ini menunjukkan

maklum balas positif pihak syarikat dalam menggunakan teknologi baru sebagai

kelebihan bersaing bagi syarikat mereka.

Minat dan kecenderungan syarikat untuk melaksanakan e-Perolehan adalah

disebabkan oleh faedah yang dapat diberikan oleh sistem ini dari segi membolehkan

syarikat pembekal mempamerkan dan memperkenalkan barangan keluaran mereka di

dalam laman web, menerima, mengurus dan memproses permintaan pembelian serta

menerima bayaran daripada pelbagai agensi menerusi Internet. Di samping itu juga,

dengan menggunakan e-Perolehan, katalog produk syarikat boleh dipamerkan secara

elektronik dalam pelbagai cara. Syarikat pembekal juga boleh mengemukakan sebut

harga, mendapatkan dokumen tender dan mengemukakan tawaran tender melalui e-

Perolehan.

1.2 Pernyataan Masalah

Beberapa kajian telah dijalankan di Malaysia untuk melihat tahap

penggunaan Internet di negara ini. Hasil tinjauan yang dijalankan ke atas semua

negara mendapati purata penggunaan Internet di Malaysia adalah sekitar 25% (Fok,

2001) dan Malaysia masih lagi ketinggalan di belakang dalam kebanyakan aspek

yang berkaitan dengan Internet jika dibandingkan dengan negara Amerika.

Walaupun pembelian melalui Internet merupakan perkara biasa di negara barat,

namun di Malaysia ianya masih lagi tidak dapat menarik perhatian pengguna

(Ramayah dan Muhamad, 2003).

4

Sistem e-Perolehan di Malaysia telah dilaksanakan sejak tahun 2002. Namun

masih terdapat 30,000 pembekal kerajaan yang telah berdaftar dengan Kementerian

Kewangan yang masih belum mempunyai infrastruktur yang lengkap bagi

mengakses sistem e-Perolehan kerajaan (Utusan Malaysia, 2006). Kekurangan

komitmen dari pengurusan atasan dalam menyediakan infrastruktur teknologi yang

sempurna merupakan antara masalah yang dihadapai oleh syarikat tempatan untuk

menjalankan perniagaan secara e-dagang. Ini kerana komitmen pengurusan atasan

dan infrastruktur teknologi mempunyai kesan signifikan ke atas kesediaan PKS

untuk menjalankan perniagaan secara elektronik (Ramayah et al. 2005).

Setiap yang baru kebiasaannya akan menghadapi beberapa masalah kecil atau

besar. Sistem e-Perolehan ini juga tidak terkecuali dari menghadapi beberapa

masalah tertentu samada di peringkat pembangunan atau pelaksanaannya. E-

Perolehan masih berada di peringkat awal dan penggunaannya masih berada pada

tahap yang rendah (Gebauer et al., 1998; Elliff, 2000). Kebanyakan pembekal tidak

nampak kepentingan e-Perolehan ke atas perniagaan mereka. E-Perolehan yang

disarankan oleh kerajaan dapat memberikan banyak faedah kepada organisasi yang

melaksanakannya. Pernyataan masalah ini boleh di lihat daripada dua sudut iaitu

sudut akademik dan sudut empirikal.

Tidak dapat dinafikan bahawa pelbagai faedah yang boleh diperolehi

daripada penggunaan sistem e-Perolehan terutamanya dalam mengurangkan kos

keseluruhan perolehan, memperbaiki proses pengurusan kewangan dan mewujudkan

hubungan baik dengan pembekal. Walau bagaimanapun, kebanyakan organisasi

masih enggan menggunakan sistem tersebut (Work Study, 2003). Kebanyakan

organisasi ragu-ragu terhadap faedah yang diberikan oleh sistem e-Perolehan ke atas

syarikat mereka (Subramaniam dan Shaw, 2002). Menurut Hussain et al. (2005),

pemahaman tentang faedah sistem e-Perolehan ini adalah penting untuk menentukan

kejayaan setiap perniagaan untuk terus bersaing pada masa hadapan.

5

Selain daripada itu, antara masalah yang sering dihadapi oleh organisasi yang

melaksanakan e-Perolehan adalah disebabkan oleh kesukaran menggunakan perisian

yang sedia ada di pasaran (Davila et al. 2002). Ini kerana perisian yang sedia ada di

pasaran sukar untuk diintegrasikan dengan proses perolehan semasa organisasi dan

jangka masa yang panjang untuk mereka bentuk sistem e-Perolehan ini juga

merupakan antara halangan kepada organisasi untuk melaksanakan sistem ini.

Menurut Subramaniam dan Shaw (2002), mengetahui dan memahami nilai

sistem e-Perolehan merupakan langkah pertama dalam memotivasikan syarikat untuk

melaksanakan sistem tersebut. Lantaran itu, kajian ini adalah wajar dilaksanakan

bagi menilai amalan dan prestasi e-Perolehan syarikat yang dibangunkan sendiri

secara dalaman serta mengenal pasti masalah yang dihadapi. Kajian ini juga wajar

dilaksanakan bagi melihat bagaimana syarikat menangani masalah yang dihadapi

sepanjang melaksanakan e-Perolehan. Rumusan daripada soal selidik, temubual,

serta pemerhatian yang dijalankan adalah diharapkan agar ia dapat memberi

gambaran sebenar terhadap fenomena yang dikaji.

Kajian lepas mengenai e-Perolehan di Malaysia lebih menumpukan kepada

aplikasi e-Perolehan di sektor perindustrian dan kajian terhadap sebuah organisasi

yang membangunkan sendiri sistem e-Perolehan secara dalaman adalah sangat

kurang. Memandangkan tidak terdapat banyak kajian mengenai e-Perolehan yang

dibangunkan secara dalaman di Malaysia, maka pendekatan yang dijalankan oleh

Telekom Research and Development Sdn. Bhd (TMR&D) dengan membangunkan

sendiri sistem e-Perolehan di lihat sebagai satu langkah yang bijak. Oleh itu, kajian

ini bertujuan untuk mengenal pasti beberapa persoalan yang dinyatakan di dalam

persoalan kajian.

6

1.3 Persoalan Kajian

Kajian ini dijalankan bagi menjawab persoalan kajian di bawah:

a. Apakah tahap amalan dan prestasi e-Perolehan organisasi?

b. Adakah terdapat perbezaan amalan dan prestasi e-Perolehan berdasarkan

kepada faktor demografi?

c. Adakah wujud hubungan bererti antara amalan e-Perolehan dengan prestasi

perolehan?

d. Apakah pendekatan yang digunakan oleh pihak pengurusan syarikat untuk

mengatasi masalah yang berkaitan dengan e-Perolehan syarikat?

1.4 Matlamat dan Objektif Kajian

Matlamat kajian ini adalah untuk memberi pendedahan terhadap tahap

amalan dan prestasi e-Perolehan di peringkat firma yang membangunkan sistem

perolehan mereka secara dalaman. Beberapa objektif telah ditetapkan untuk

mencapai matlamat kajian. Objektif- objektif tersebut adalah seperti berikut:

a. Mengukur tahap amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan.

b. Mengenal pasti perbezaan amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan

berdasarkan kepada faktor demografi.

c. Menghuraikan hubungan bererti antara amalan e-Perolehan dengan prestasi

e-Perolehan.

d. Menghuraikan pendekatan yang digunakan oleh pihak pengurusan dalam

menangani masalah yang berkaitan dengan e-Perolehan.

7

1.5 Hipotesis Kajian

Berdasarkan kepada masalah kajian serta kajian literatur yang berkaitan,

beberapa hipotesis berkaitan amalan dan prestasi e-Perolehan dibina seperti berikut:-

Hipotesis 1 : Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor jantina.

Hipotesis 2 : Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor tahap pendidikan.

Hipotesis 3 : Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor tempoh pengalaman.

Hipotesis 4 : Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor kategori jawatan.

Hipotesis 5 : Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor jantina.

Hipotesis 6 : Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor tahap pendidikan.

Hipotesis 7 : Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor tempoh pengalaman.

Hipotesis 8 : Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan

faktor kategori jawatan.

Hipotesis 9 : Terdapat hubungan bererti di antara amalan e-Perolehan dengan

prestasi e-Perolehan.

8

1.6 Skop Kajian

Kajian ini membataskan skop perbincangan kepada aspek perolehan secara

elektronik yang melibatkan amalan e-Perolehan, prestasi e-Perolehan, serta masalah

yang dihadapi sepanjang penggunaan sistem e-Perolehan. Kajian dijalankan di

Telekom R&D Sdn. Bhd yang merupakan salah sebuah anak syarikat Telekom

Malaysia Berhad. Pemilihan syarikat kajian kes akan diterangkan dengan lebih

lanjut pada bahagian 1.9. Unit analisis kajian menumpukan kepada tiga peringkat

pengurusan iaitu peringkat pengurusan atasan, peringkat pengurusan pertengahan dan

peringkat sokongan.

1.7 Kerangka Teori

Perbincangan kerangka teori kajian ini dimulakan dengan melihat kerangka

teori yang telah digunakan oleh kajian-kajian lepas dalam menjalankan kajian

tentang e-Perolehan. Kerangka teori yang dihasilkan oleh Quesada (2004) telah

dijadikan panduan dalam menghasilkan kerangka teori dalam kajian ini. Rajah 1.1

menunjukkan kerangka teori yang dihasilkan oleh Quesada (2004) dalam kajian

beliau yang melihat hubungan di antara teknologi e-Perolehan, amalan

e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan.

9

Rajah 1.1

Kerangka Kerja Penyelidikan oleh Quesada (2004)

Kerangka kerja ini menggambarkan hubungan antara amalan perolehan,

penggunaan teknologi e-Perolehan, prestasi perolehan, persepsi perolehan dari

prestasi rantaian nilai dan prestasi firma. Penggunaan teknologi e-Perolehan

digunakan sebagai moderator yang mempengaruhi kekuatan hubungan antara amalan

e-Perolehan dan prestasi perolehan. Prestasi perolehan pula akan mempengaruhi

persepsi perolehan dari prestasi rantaian nilai dan prestasi firma. Kerangka kerja ini

dapat membantu pengguna sistem e-Perolehan dan ahli akademik memahami

penggunaan teknologi e-Perolehan, amalan perolehan dan prestasi perolehan serta

hubungannya.

Daripada kerangka kerja yang dikemukakan oleh Quesada (2004), pengkaji

telah menghasilkan kerangka teori bagi kajian ini seperti yang ditunjukkan dalam

Rajah 1.2. Rajah 1.2 menunjukkan hubungan antara amalan e-Perolehan dan

prestasi e-Perolehan. Terdapat empat dimensi dalam amalan e-Perolehan yang

meliputi pengumpulan maklumat, jenis permohonan, kontrak perundingan, dan

analisis risikan. Prestasi e-Perolehan pula di lihat daripada segi faedah yang yang

diperolehi sepanjang syarikat melaksanakan e-Perolehan tersebut. Faktor demografi

seperti jantina, tahap pendidikan, tempoh pengalaman dan kategori jawatan

Amalan perolehan

Prestasi perolehan

Prestasi Firma

Persepsi Perolehan Dari Prestasi Rantaian Nilai Penggunaan

Teknologi E-Perolehan

10

digunakan untuk melihat perbezaan antara amalan dan prestasi e-Perolehan dengan

faktor demografi responden.

Rajah 1.2

Kerangka Teori Kajian

1.8 Kepentingan Kajian

Seiring dengan objektif Kerajaan yang mahukan penggunaan dalam bidang

teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) diperluaskan, TMR&D telah mengambil

inisiatif untuk membangunkan sendiri sistem e-Perolehan syarikat mereka. Oleh itu,

kajian yang dijalankan memberi kepentingan bukan sahaja kepada organisasi

TMR&D sendiri tetapi juga kepada organisasi lain di samping menambahkan sumber

pengetahuan dalam bidang yang dikaji.

Hasil kajian membolehkan pihak pengurusan perolehan TMR&D mengenal

pasti kelemahan dan kekuatan sistem e-Perolehan TMR&D berdasarkan kepada

PerbezaanPerbezaan

Amalan Perolehan

• Kontrak Perundingan • Pengumpulan Maklumat • Analisis Risikan • Jenis Permohonan

Prestasi Perolehan

• Faedah kepada pengguna dalaman • Faedah dengan pembekal • Faedah kepada organisasi • Jenis Permohonan

Hubungan

Faktor Demografi

Pembolehubah kawalan (control)

Pembolehubah tidak bersandar Pembolehubah bersandar

11

maklum balas yang diberikan oleh kakitangan di organisasi tersebut. Di samping itu,

kajian ini juga membolehkan pihak pengurusan mengenal pasti tahap amalan dan

prestasi sistem ini serta menetapkan satu tanda aras untuk mengukur kejayaan sistem

e-Perolehan yang telah dibangunkan. Susulan daripada kajian ini, sebarang

kelemahan yang terdapat pada sistem ini dapat diperbaiki untuk meningkatkan lagi

fungsi sistem tersebut. Ini boleh dilakukan dengan merancang tindakan pembaikan

dan penyelenggaraan tepat pada waktunya untuk meningkatkan lagi kecekapan dan

keberkesanan sistem.

Hasil daripada kajian ini dapat memberi input yang berharga kepada syarikat

R&D yang serupa bagi mengenal pasti cara yang lebih berkesan dalam menguruskan

aktiviti perolehan mereka. Organisasi lain yang berkecenderungan untuk

membangunkan sendiri sistem e-Perolehan syarikat secara dalaman boleh merujuk

kepada syarikat TMR&D untuk mendapatkan khidmat nasihat dan kepakaran

daripada syarikat tersebut. Ini kerana pelaksanaan e-Perolehan yang dibangunkan

sendiri dipercayai dapat membantu syarikat meningkatkan keberkesanan,

memperbaiki produktiviti, serta memperoleh kelebihan bersaing dalam persekitaran

industri yang kompetitif. Secara tidak langsung, ianya dapat meningkatkan lagi

penggunaan IT dari segi aplikasi e-Perolehan bagi mencapai aspirasi negara untuk

menjadikan Malaysia sebagai sebuah negara maju pada tahun 2020.

Daripada aspek ilmiah pula, diharapkan kajian ini dapat menyumbang

sebagai salah satu bahan rujukan kepada para penyelidik pada masa akan datang

untuk tujuan kajian yang berkaitan dengan pembangunan sistem e-Perolehan secara

dalaman. Selain itu, kajian ini juga memberi pendedahan kepada organisasi lain

terutamanya mereka yang berminat untuk melaksanakan sistem ini untuk

meningkatkan aplikasi IT mereka dalam mengendalikan aktiviti pembelian. Ini

bertujuan meningkatkan lagi kecekapan dalam aspek perolehan syarikat di samping

meningkatkan keuntungan syarikat daripada penjimatan yang diperolehi daripada

penggunaan sistem tersebut.

12

Memandangkan penggunaan sistem e-Perolehan ini masih baru di Malaysia,

maka pemahaman yang lebih mendalam diperlukan sebelum syarikat lain turut sama

melaksanakan e-Perolehan. Di samping itu, kajian ini juga penting untuk

memperluaskan lagi penerapan e-Dagang di Malaysia (Hussain et al. 2005).

1.9 Pengenalan Kepada Syarikat Kajian Kes

Telekom Research & Development Sdn. Bhd atau TMR&D telah

dikorporatkan pada 1 Oktober 2000. TMR&D merupakan salah sebuah anak

syarikat TMB yang bertanggungjawab menguruskan penyelidikan dan pembangunan

TMB dan anak-anak syarikatnya. TMR&D memainkan peranan utama untuk

rangkaian baru dan mempunyai kelebihan dalam mendahului teknologi melalui reka

bentuk, reka cipta, dan penentukuran (calibration) kepada industri komunikasi.

Memandangkan tahap penggunaan teknologi komunikasi yang begitu

menggalakkan, aktiviti pembangunan dan penyelidikan adalah kritikal dalam

memastikan perkembangan dalam industri telekomunikasi sentiasa berkembang

seiring dengan penggunaan secara global. TMR&D memberi nilai utama dalam

memberi sepenuh komitmen kepada pelanggan, ketelusan integriti, dan menghormati

dan mengambil berat dalam segala aspek yang berkaitan dengan perniagaan mereka.

TMR&D telah dipilih sebagai kajian kes kerana organisasi ini telah

melaksanakan sistem e-Perolehan yang dibangunkan sendiri oleh Unit IT di

TMR&D. TMR&D membelanjakan lebih kurang 19 juta ringgit bagi tujuan

perolehan syarikat. Jumlah ini merupakan satu jumlah yang besar dan perlu

pengendalian sebaiknya supaya ianya dapat memberi nilai kepada organisasi.

Kemampuan TMR&D dalam membangunkan dan melaksanakan sistem e-Perolehan

13

boleh dijadikan panduan kepada organisasi awam atau swasta yang lain untuk turut

sama mempelajari aplikasi IT dalam perolehan elektronik.

1.10 Definisi Konsep dan Operasional

Beberapa definisi konsep dan operasional diperlukan bagi memudahkan

pemahaman dan pelaksanaan penyelidikan ini. Definisi termasuklah IT, perolehan

tradisional, perolehan elektronik, perdagangan elektronik, peringkat pengurusan,

amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan.

1.10.1 Teknologi Maklumat (IT)

Teknologi Maklumat atau IT boleh ditakrifkan sebagai apa juga

teknologi yang menjadi perantaraan untuk berkomunikasi di antara individu

dan kumpulan (Spears dan Lea, 1994). Menurut Steinfield (1992), IT terdiri

daripada teknologi seperti mel elektronik, peti simpanan suara, papan buletin

komputer, persidangan komputer dan sistem sokongan pembuatan keputusan

kumpulan.

Terdapat beberapa jenis IT yang di gunakan untuk tujuan komunikasi

seperti mesin faksimili, mel suara, persidangan telefon, mel elektronik,

Internet, groupware, video korporat, Televisyen Perniagaan dan sebagainya

(Patterson, 1999). Oleh itu, definisi yang dikemukakan oleh Spear dan Lea

(1994) digunakan dalam kajian ini.

14

1.10.2 Perolehan Tradisional

Perolehan tradisional merupakan proses pembelian yang berasaskan

kertas dan kurang pengawasan terhadap perbelanjaan (Mitchell, 2000).

Menurut Zenz et al. (1994), perolehan tradisional ialah mendapatkan bahan

dan perkhidmatan di samping menguruskan aliran masuk bahan ke dalam

organisasi. Perolehan tradisional juga merupakan satu proses yang

melibatkan semua aktiviti yang berkaitan dengan pembelian barangan, aset,

kemudahan atau perkhidmatan (Procurement Guideline, 2002).

Dalam konteks kajian ini, perolehan tradisional adalah proses

pembelian barangan dan perkhidmatan yang berasaskan kertas.

1.10.3 Perolehan Elektronik (e-Perolehan)

E-Perolehan atau perolehan elektronik (e-Perolehan) merupakan

penggunaan Internet bagi tujuan pembelian dan penjualan produk,

perkhidmatan dan maklumat (Heizer dan Render, 2000). Chan dan Lee

(2002) mendefinisikan e-Perolehan sebagai aplikasi e-Dagang dalam proses

perolehan. Ianya melibatkan penggunaan pelbagai bentuk teknologi

maklumat seperti e-mel, EDI, dan e-Pasaran untuk automasikan dan

melancarkan proses perolehan dalam organisasi perniagaan (de Boer et al.

2001). .

15

Menurut Kocabasoglu, (2002) e-Perolehan merupakan peluasan

kemudahan Internet dalam aktiviti pembelian. Hussain et al. (2005)

menyatakan bahawa e-Perolehan adalah satu pembelian perniagaan kepada

perniagaan dan aktiviti penjualan oleh pembekal melalui Internet. E-

Perolehan juga boleh didefinisikan sebagai satu perkakasan perniagaan dan

membolehkan perniagaan beralih ke arah proses yang lebih efisyen dan

membentuk integrasi rantaian pembekal yang lebih baik (Procurement

Guideline, 2002). Menurut Hawking et al. (2004), e-Perolehan melibatkan

sejumlah medium komunikasi untuk membantu proses perolehan antara

beberapa pihak seperti penggunaan mel elektronik, telefon, faks, EDI, dan

kini melibatkan penggunaan Internet.

Dalam kajian ini, takrifan yang dikemukakan oleh Croom (2000) telah

digunakan iaitu e-Perolehan di lihat sebagai sistem perolehan yang

melibatkan komunikasi antara dua pihak iaitu pihak pembeli dan juga pihak

pembekal dengan menggunakan Internet sebagai medium pengantaraan.

1.10.4 Perdagangan Elektronik (e-Dagang)

Terdapat pelbagai takrifan mengenai e-Dagang. E-Dagang boleh

didefinisikan sebagai satu metodologi perniagaan yang menggunakan

perantaraan elektronik untuk melakukan keseluruhan transaksi perniagaan.

Pembekal dan pelanggan bertemu dalam suasana virtual untuk melakukan

urus niaga dengan menggunakan teknologi Internet, digital dan lain-lain

(Abdul Majid, 2000).

16

E-Dagang juga boleh ditakrifkan sebagai satu set teknologi seperti

dokumen elektronik/pertukaran data elektronik (EDI), mel elektronik (e-

mail), pemindahan dana elektronik (EFT) dan rangkaian kerja, gabungan

dengan proses perniagaan untuk membolehkan pengguna untuk menjalankan

perniagaan secara elektronik (Procurement Guidelines, 2002). E-Dagang

juga di lihat sebagai proses dan amalan menggunakan medium atas talian

untuk menguruskan proses perniagaan. Medium atas talian yang digunakan

adalah seperti Internet, Intranet atau Extranet, EDI atau saluran

telekomunikasi (Mitchell, 2000).

Dalam konteks kajian ini, e-Dagang ialah satu metodologi perniagaan

yang menggunakan perantaraan elektronik untuk melakukan keseluruhan

transaksi perniagaan (Abdul Majid, 2000).

1.10.5 Peringkat Pengurusan

Responden bagi kajian ini dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu

peringkat pengurusan atasan, peringkat pertengahan dan kumpulan sokongan.

Peringkat pengurusan atasan merupakan peringkat pengurusan yang paling

tinggi yang terdiri daripada pengerusi dan eksekutif kanan syarikat yang

membangunkan perancangan strategik syarikat. Peringkat pengurusan

pertengahan pula merupakan individu yang terdiri daripada pengurus besar,

pengurus unit, dan pengurus perancangan dan anak syarikat yang

bertanggungjawab untuk merancang dan mengawal taktik syarikat. Manakala

peringkat kumpulan sokongan merupakan kumpulan individu yang biasanya

berjumpa dan berkongsi masalah atau urusan yang hampir sama; kumpulan

sokongan memberikan peluang untuk berkongsi urusan dan bertukar-tukar

maklumat antara satu sama lain (Key Terms and Glossary, 2005).

17

1.10.6 Amalan e-Perolehan

Amalan e-Perolehan melibatkan memproses tender, tempahan dari

pembekal, membuat pembayaran, berhubung dengan pembekal, membaca

katalog pembekal, proses kelulusan dalaman, penerimaan invois, dan mencari

pasaran elektronik (United Nations, 2004).

Dalam kajian yang dijalankan oleh Moon (2002) beliau melihat

amalan e-Perolehan dari segi bida yang dijalankan dalam web, menghantar

maklumat kontrak dalam web, tanda tangan digital, mengamalkan bida

berasaskan Internet, reverse auctions, tempahan elektronik, sistem e-

Perolehan yang diautomasikan dan kad pembelian. Moon (2005) juga telah

mengecilkan skop ini dengan hanya melihat kepada amalan e-Perolehan dari

aspek tempahan elektronik, reverse auctions, dan bida Internet. Hawking et

al. (2004) memfokuskan amalan e-Perolehan lebih kepada teknologi yang

digunakan dalam menjalankan perolehan. Teknologi ini terdiri daripada faks,

mel, telefon, e-mel, EDI, dan Internet.

Dalam konteks kajian ini, amalan e-Perolehan ialah amalan organisasi

dalam mendapatkan maklumat, menghubungi pembekal/perundingan

(Quesada, 2004; Chan dan Lee, 2002), mewujudkan kontrak, pembelian dan

pelaksanaan analisis dan risikan (Quesada, 2004).

18

1.10.7 Prestasi e-Perolehan

Prestasi e-Perolehan merujuk kepada kemampuan sistem dalam

memberi faedah kepada organisasi. Sebelum ini, prestasi perolehan dinilai

dari segi kos, masa, kepuasan, kualiti, stok dan nilai (Gebauer et al. 1998).

Menurut Vaidya et al. (2004), prestasi e-Perolehan juga boleh diukur

dalam empat kumpulan perspektif iaitu perspektif kewangan, pelanggan,

perspektif proses dalaman perniagaan dan perspektif pembelajaran dan

inovasi Dalam kajian yang dijalankan oleh Moon (2005), prestasi e-

Perolehan ini di lihat dari segi aplikasi web, tempahan elektronik, bida

elektronik dan reverse auctions.

Dalam konteks kajian ini, prestasi e-Perolehan di lihat dari segi faedah

pelaksanaan e-Perolehan ke atas organisasi di mana faedah e-Perolehan ini

dibahagikan kepada tiga bahagian iaitu faedah kepada organisasi, faedah

daripada pembekal dan faedah kepada pengguna dalaman (Quesada, 2004).

1.11 Rumusan

Kajian ini bertujuan untuk memberi pendedahan tentang tahap amalan

dan prestasi e-Perolehan di peringkat firma yang membangunkan sistem

mereka secara dalaman. Kajian-kajian lepas lebih menumpukan kepada

aplikasi e-Perolehan di sektor perindustrian dan kurang kajian yang

dijalankan terhadap organisasi yang membangunkan sistem secara dalaman.

19

Kebanyakan organisasi enggan menggunakan sistem e-Perolehan dan merasa

ragu-ragu terhadap faedah yang mampu diberikan oleh sistem ini ke atas

organisasi mereka. Di samping itu juga, kesukaran menggunakan perisian

yang sedia ada di pasaran merupakan antara halangan dalam melaksanakan

sistem ini. Kajian ini menumpukan kepada sebuah kajian kes ke atas

organisasi yang membangunkan sistem e-Perolehan mereka secara dalaman.

Terdapat empat objektif dalam kajian ini untuk melihat amalan dan prestasi e-

Perolehan serta menghuraikan pendekatan yang digunakan oleh pihak

pengurusan untuk menangani masalah yang berkaitan dengan sistem e-

Perolehan ini. Sebagai satu kajian sains sosial, kajian ini turut mempunyai

batasan-batasan yang tidak dapat dielakkan kerana ianya melibatkan sampel

manusia sebagai responden yang terdedah kepada emosi, persekitaran dan

tekanan yang sukar dikawal.

20

BAB II

KAJIAN LITERATUR

2.1 Pendahuluan

Bab ini memberi tumpuan kepada konsep dan model kajian terdahulu. Bagi

memantapkan kajian ini, beberapa kajian lepas telah dirujuk bagi meningkatkan

pemahaman serta menyokong kajian yang dijalankan. Kajian literatur ini juga

dibahagikan kepada beberapa bahagian yang memberi penerangan lebih lanjut

tentang tajuk yang dikaji. Perbincangan meliputi aspek perolehan tradisional, diikuti

dengan aplikasi IT iaitu Internet dalam perolehan, e-Perolehan, faedah

e-Perolehan serta isu dan halangan e-Perolehan. Memandangkan e-Perolehan

merupakan perkara yang agak baru di Malaysia, maka pengkaji merasakan adalah

perlu sekiranya perkembangan IT dan perolehan di Malaysia dibincangkan terlebih

dahulu.

21

2.2 Perkembangan Teknologi Maklumat (IT)

Dunia kini berada di pertengahan revolusi teknologi yang berasaskan

Teknologi Maklumat atau Information Technology (IT). IT mempunyai pelbagai

maksud bagi individu yang tertentu. IT termasuk semua aspek teknologi yang boleh

digunakan untuk membentuk, menyimpan, mempamerkan, berkongsi, dan

menguruskan maklumat untuk perniagaan dan juga untuk kegunaan peribadi.

Terdapat banyak pandangan terhadap IT, bagi memudahkan pemahaman, IT

kebiasaannya dikaitkan dengan penggunaan komputer untuk mempertingkatkan

produktiviti dan keberkesanan. Walau bagaimanapun jika komputer yang digunakan

secara persendirian tanpa ada sebarang pertalian, faedah IT tidak akan diperolehi

sepenuhnya. Faedah sebenar IT hanya boleh diperolehi apabila komputer yang

digunakan boleh berkomunikasi antara satu sama lain (dalam bahasa IT – komputer

mempunyai “network” atau rangkaian).

IT boleh ditakrifkan sebagai teknologi yang menjadi perantaraan untuk

berkomunikasi di antara individu dan kumpulan (Spears dan Lea, 1994) seperti mel

elektronik, peti simpanan suara, papan buletin komputer, persidangan komputer dan

sistem sokongan pembuatan keputusan kumpulan (Steinfield,1992). Daripada

tafsiran definisi tersebut, terdapat pelbagai istilah yang digunakan untuk

mentakrifkan IT. Walau bagaimanapun, definisi yang digunakan oleh Spear dan Lea

(1994) adalah lebih sesuai digunakan dalam kajian ini memandangkan fungsi IT

sebagai pengantara untuk berkomunikasi di antara individu dan kumpulan banyak

digunakan di dalam proses perolehan.

IT digunakan untuk menyokong perkongsian maklumat antara organisasi dan

penyesuaian pembelian korporat. Sistem Maklumat Antara Organisasi (IOISs)

merupakan satu sistem di mana pembeli dan pembekal menjalankan pertukaran

maklumat dan transaksi dalam pasaran menegak (Bakos, 1997). Sebelum Internet

dan World Wide Web (www) digunakan dengan meluas, Sistem IOISs seperti

Pertukaran Data Elektronik (EDI) digunakan oleh firma untuk melakukan pertukaran

22

dokumen perniagaan secara elektronik dengan menggunakan format tertentu. Rajah

2.1 di bawah menunjukkan aplikasi IT yang menyokong mekanisme perolehan dalam

pasaran elektronik melalui sistem Pertukaran Data Elektronik (EDI) dan sistem e-

Perolehan berasaskan Internet.

Rajah 2.1: Aplikasi IT dalam e-Perolehan

Sumber: (Dai dan Kauffman, 2000)

Rajah 2.1 menunjukkan kemampuan IT dalam membolehkan sistem

e-Perolehan berasaskan Internet dijalankan melalui pasaran elektronik B2B.

Walaupun sebelum ini banyak syarikat menggunakan sistem EDI untuk

menguruskan data dan maklumat dengan lebih efisyen dan meningkatkan pengurusan

rantaian pembekal, namun hanya sebilangan kecil sahaja yang menggunakan sistem

EDI disebabkan oleh kos pelaksanaannya yang sangat tinggi dan memerlukan sistem

yang pelbagai untuk mengendalikannya. Oleh itu, dengan adanya sistem e-Perolehan

berasaskan Internet dan pasaran elektronik B2B, ia memberikan alternatif lain

kepada pembeli selain daripada menggunakan sistem EDI dengan kos pelaksanaan

yang lebih murah dan mudah untuk dilaksanakan. Sistem ini juga merupakan sebuah

Pembeli

Nilai Tambah Rangkaian

Nilai Tambah

Rangkaian

Sistem e-Perolehan berasaskan Internet

Pembelilain

Sistem Pertukaran Data Elektronik (EDI)

Pasaran Elektronik B2B

Pembekal

23

sistem yang terbuka dan membolehkan syarikat pembeli menjalankan urusan

perniagaan dengan pembekal dalam pasaran maya.

Penggunaan Teknologi Maklumat (IT) dalam urusan perniagaan

sememangnya penting dalam era globalisasi kini bagi membolehkan syarikat

tempatan bersaing di peringkat antarabangsa. Penggunaan IT adalah satu keperluan

bagi mendapatkan data dan maklumat yang diperlukan untuk membuat perancangan

strategik dan meningkatkan daya saing syarikat (Attaran & Attaran, 2002).

Kebanyakan syarikat yang telah lama beroperasi di Pulau Pinang dan Kedah telah

menggunakan IT yang terkini dengan lebih efektif. Rangkaian Internet telah menjadi

satu medium yang berkesan untuk meningkatkan kekuatan perniagaan dalam

menghadapi persaingan atas talian, pengurusan perhubungan pelanggan dan

pengurusan rantaian nilai. Penggunaan Internet ini membolehkan syarikat beroperasi

dengan lebih berkesan dan memperbaiki keupayaan syarikat dalam mengendalikan

tekanan persaingan daripada segi kos, masa dan kualiti barangan dan perkhidmatan

(Yuserrie et al. 2000).

Penggunaan Internet dalam perolehan merupakan satu kemajuan dalam

proses perolehan yang membolehkan perolehan B2B melalui e-Dagang dijalankan.

Walaupun penggunaan e-Perolehan memberikan banyak faedah kepada

penggunanya, namun tahap pelaksanaan sistem e-Perolehan ini masih di peringkat

awal dan belum di aplikasi sepenuhnya oleh syarikat di Malaysia. Syarikat ini hanya

akan menyedari kepentingan e-Perolehan apabila mereka berhadapan dengan

kesukaran bersaing di peringkat global. Oleh itu, pelaksanaan sistem e-Perolehan ini

adalah perlu untuk membantu syarikat menguruskan perolehan dengan lebih baik dan

sistematik.

Pengurusan perolehan merupakan satu tugas yang penting kerana ianya

melibatkan peruntukan yang besar dalam sesebuah organisasi (Croom, 2000; Hunter,

2002; Quinn, 2005). Perkara ini juga telah dibuktikan oleh pengkaji lepas dalam

kajian mereka yang menyatakan bahawa kebanyakan organisasi memperuntukkan

24

sekurang-kurangnya satu pertiga daripada pendapatan mereka untuk membeli produk

dan perkhidmatan (Zen dan Thompson, 1994; Killen dan Kamauff, 1995).

Kebanyakan firma pembuatan juga membelanjakan lebih kurang 65 peratus daripada

hasil jualan membuat pembelian barangan dan perkhidmatan. Hal ini menjadikan

fungsi pembelian semakin penting dan perlu diambil perhatian serius (Abu Bakar dan

Rohaizat, 2002).

Sebelum ini, banyak kajian tentang e-Perolehan telah dijalankan di luar

negara seperti Amerika, Australia, United Kingdom dan sebagainya (Croom dan

Johnston, 2003; Frye, 2004; Quesada, 2004). Walau bagaimanapun kajian

e-Perolehan di Malaysia masih kurang dan perlu diperbanyakkan untuk meluaskan

aplikasi e-Perolehan di Malaysia.

2.3 Teknologi Maklumat dan Fenomena e-Perolehan di Malaysia

Abad ke-20 telah menyaksikan ledakan maklumat yang membawa kepada

tercetusnya revolusi Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) sebagai pemangkin

arus perubahan dan kemajuan dunia sejagat. Sejak beberapa dekad yang lalu,

teknologi ICT telah berkembang dengan pesatnya terutamanya di dalam penggunaan

Internet dan juga laman web seperti World Wide Web (Frye, 2004). Menyedari

hakikat kepentingan IT, bekas Perdana Menteri Malaysia yang kelima iaitu Tun Dr.

Mahathir Mohamad telah mengumumkan Projek Koridor Raya Multimedia (MSC)

dalam persidangan Multimedia Asia pada tahun 1996 bagi menggerakkan Malaysia

menongkah Wawasan 2020. Projek mega ini telah dicanangkan bukan sahaja di

dalam negara, malah di seluruh pelosok dunia. Sejak wujudnya MSC, Malaysia telah

diiktiraf sebagai penggerak inisiatif IT di rantau Asia dan juga sebagai perintis

paradigma ekonomi digital baru.

25

Penggunaan IT telah menjadi salah satu daripada sembilan strategi utama

kerajaan dalam Rancangan Malaysia Kelapan sebagai langkah menghadapi cabaran-

cabaran akan datang (RMK8). Perkembangan tersebut membolehkan lebih ramai

masyarakat Malaysia memperoleh dan menggunakan IT untuk meningkatkan kualiti

kerja dan kehidupan seharian. Teknologi ini tidak lagi terhad kepada syarikat-

syarikat besar atau agensi-agensi tertentu. Ianya merupakan satu keperluan kepada

semua lapisan masyarakat untuk memastikan matlamat negara untuk menjadi negara

maju pada 2020 bukanlah suatu angan-angan kosong.

IT telah membolehkan maklumat dihantar dan diterima dengan pantas.

Kemudahan ini telah membawa kepada peningkatan penggunaan Internet dan mel

elektronik. Komunikasi secara elektronik juga di lihat sebagai salah satu saluran

penting dalam membantu mewujudkan perkongsian maklumat dan secara tidak

langsung membolehkan proses penghantaran dan penerimaan sesuatu maklumat

dilaksanakan dengan lebih cepat dan mudah (Jabatan Perdana Menteri, 2003). IT

juga memberi peluang kepada penggunaan teknologi baru yang lebih berkesan untuk

membangunkan visi yang strategik dan membantu dalam memperbaiki proses

perniagaan sebelum ianya dilaksanakan. IT berkemampuan untuk mendapatkan

maklumat tanpa batas sempadan geografi dan halangan organisasi di mana maklumat

yang diperolehi boleh digunakan untuk memahami kekuatan dan kelemahan syarikat,

struktur pasaran, dan menggunakan peluang yang ada (Burns dan Stalker,1961).

Perkembangan IT di Malaysia jelas menunjukkan betapa pentingnya peranan

IT dalam membantu Malaysia untuk menjadi sebuah negara maju. Penggunaan IT

dalam aktiviti pembelian dengan menggunakan Internet merupakan salah satu cara

dalam meningkatkan aplikasi IT. Penggunaan e-Perolehan oleh agensi Kerajaan di

Malaysia telah mula dilancarkan pada tahun 2000 dan sehingga kini pelaksanaannya

telah diperluaskan kepada semua agensi Persekutuan untuk pembelian terus dan

kontrak pusat (Perutusan Budget 2004). Bagi menggalakkan syarikat pembekal di

Malaysia memasuki dunia e-Dagang, Kerajaan telah mewajibkan lebih kurang

35,000 pembekal kerajaan untuk melaksanakan sistem e-Perolehan bagi

membolehkan mereka terus menjadi pembekal kepada kerajaan Malaysia.

26

Commerce Dot Com (CDC) telah membangunkan sistem e-Perolehan kerajaan

Malaysia yang merupakan salah satu daripada komponen utama dalam aplikasi

Projek Multimedia Super Corridor (Asia Computer Weekly, 2003).

Sistem e-Perolehan dibentuk untuk menggerakkan transformasi negara

kepada K-ekonomi dan memperluaskan lagi penggunaan e-Dagang di Malaysia

(Hussain et al. 2005). Hasil daripada beberapa kajian yang telah dijalankan di

Malaysia mendapati organisasi dan pekerja industri di Malaysia sanggup mencuba

idea baru dalam bidang pengkomputeran dan Internet sebagai persediaan

menghadapi cabaran globalisasi (Ab Hamid dan Majid, 2002; Helmi, 2005).

Menurut Ab Hamid dan Majid (2002), keadaan e-Perolehan di Malaysia berhadapan

dengan pelbagai cabaran dan ketidaktentuan, namun perkara ini dapat membentuk

satu peluang yang besar kepada industri sekiranya mereka mampu menangani

keadaan tersebut.

Industri di Malaysia perlu menghapuskan perasaan takut kepada penggunaan

e-Dagang sebagai persediaan kepada mereka menghadapi persaingan yang lebih

sengit apabila ASEAN Free Trade Area (AFTA) dilaksanakan sepenuhnya. Ini

kerana apabila AFTA dilaksanakan sepenuhnya, syarikat dari luar negara juga akan

menjadi pesaing yang mencabar kepada syarikat tempatan. Dapatan daripada kajian

yang dijalankan oleh Ramayah et al. (2005) mendapati bahawa secara umumnya,

komitmen pengurusan atasan dan infrastruktur teknologi mempunyai kesan

signifikan ke atas kesediaan PKS untuk menjalankan perniagaan secara elektronik.

Komitmen daripada pengurusan atasan merupakan elemen yang paling penting untuk

melaksanakan transaksi elektronik. Pemilik syarikat perlu lebih peka kepada

perubahan semasa bagi membolehkan mereka terus bersaing di peringkat

antarabangsa

27

2.4 E-Dagang (e-Commerce)

Internet juga turut dikaitkan dengan perdagangan menerusi talian atau lebih

dikenali sebagai e-Dagang. Pada pertengahan era 1990-an, e-Dagang telah menjadi

salah satu daripada keperluan dalam dunia perniagaan. Kini kebanyakan perniagaan

dalam senarai fortune 500 mempunyai laman web mereka tersendiri. Hasil daripada

kajian yang dijalankan ke atas PKS di Malaysia mendapati bahawa syarikat PKS

bersedia untuk melaksanakan e-Dagang walaupun berhadapan dengan masalah

seperti kekurangan infrastruktur dan aplikasi teknologi baru yang terhad (Ramayah et

al. 2005). Ini kerana menerusi perdagangan elektronik, aspek geografi tidak lagi

menjadi penghalang bahkan meningkatkan potensi pasaran yang berbentuk global.

Perkembangan yang pesat dalam teknologi Internet telah mendorong syarikat

melaksanakan e-Dagang dalam perniagaan mereka untuk memperolehi kelebihan

bersaing (Leonard, 2001). Maka tidak hairanlah apabila banyak syarikat kerajaan

mahupun swasta berlumba-lumba menjadikan e-Dagang sebagai alternatif utama

dalam perniagaan mereka memandangkan faedah dan kebaikan yang ditawarkan oleh

teknologi tersebut.

Beberapa definisi e-Dagang telah diambil berdasarkan kepada kajian lepas

bagi meningkatkan lagi kefahaman tentang konsep e-Dagang. E-Dagang boleh

didefinisikan sebagai aktiviti menjual dan membeli barangan serta perkhidmatan

dalam Internet dengan menggunakan pelbagai pelayar Internet seperti World Wide

Web dan sebagainya. Secara praktikalnya selain daripada istilah e-Dagang,

e-Perniagaan juga selalu digunakan bagi perniagaan yang dijalankan secara atas

talian (Reddy dan Iyer, 2002). Menurut Applegate et al. (1996), e-Dagang

didefinisikan sebagai sesuatu yang lebih daripada pembelian dan penjualan secara

elektronik, ianya melibatkan penggunaan teknologi rangkaian komunikasi untuk

menghubungkan aktiviti rangkaian yang lebih luas serta turun naik rantaian nilai

tambah di dalam dan di luar organisasi.

28

“more than simply buying and selling goods electronically; involves using

network communications technology to engage in a wide range of activities up and

down the value-added chain both within and outside the organization”.

Penggunaan e-Dagang dalam perniagaan dapat membantu syarikat untuk

mempamerkan maklumat tentang aktiviti yang dijalankan. Malahan terdapat juga

sesetengah individu yang menggunakan e-Dagang bagi tujuan pencarian perniagaan

baru. Penggunaan e-Dagang sebagai medium pencarian barangan atau perkhidmatan

dapat memberi banyak faedah kepada pengguna dan juga peniaga. Dengan

menggabungkan tanggapan analisa perantaraan dengan corak interaksi pemasaran,

Timmers (2000) mencadangkan agar sebelas struktur model generik e-Dagang yang

ditunjukkan dalam Rajah 2.2 di bawah yang diplotkan berdasarkan kepada

pembolehubah interaksi kefungsian dan darjah inovasi.

Rajah 2.2: Sebelas Model Perniagaan E-Dagang

Sumber : Timmers (2000)

E-Mall

E-Perolehan

E-kedai

Pengeluar perkhidmatan rantaian nilai

E-Lelong

Perkhidmatan yang dipercayai

Perdagangan maklumat

Komuniti maya

Platform kerjasama

Penempatan pasaran pihak ketiga

Integrasi Rantaian Nilai Integrasi Pelbagai fungsi

Integrasi Fungsi

Fungsi tunggal

Rendah Darjah Inovasi Tinggi

29

Hasil kerja Timmers (2000) adalah berdasarkan kepada data empirikal yang

diperolehi pada peringkat awal penerimaan e-Dagang. Walaupun isu darjah inovasi

agak linear, kaedah Timmers masih berguna dan kebanyakan kertas hasilan terkini

adalah berasaskan sumbangannya. Walaupun terdapat sebelas struktur model

generik e-Dagang, namun pengkaji akan menumpukan kepada e-Perolehan yang

merupakan salah satu daripada sebelas struktur Model Perniagaan E-Dagang. Ini

kerana perolehan syarikat melibatkan peruntukan yang besar dalam sesebuah

organisasi (Croom, 2000) dan penggunaan e-Dagang dalam sistem perolehan

syarikat merupakan salah satu cara untuk mengurangkan kos pengendalian perolehan

(Frye, 2004).

Terdapat tiga kategori di mana e-Dagang B2B boleh diaplikasikan untuk

memberi nilai iaitu mengurangkan bayaran transaksi, memperbaiki kecekapan

pasaran, dan mempertingkatkan faedah rantaian pembekal. Perhubungan bagi

ketiga-tiga kategori ini adalah berbeza bagi setiap organisasi berdasarkan kepada

strategi rantaian pembekal dan persekitaran persaingan mereka. Syarikat perlu

mengendalikan pelaksanaan e-Dagang mereka dengan berkesan supaya ianya mampu

untuk menyokong setiap kategori yang dapat memberi nilai yang tinggi kepada

organisasi (Chopra et al. 2001). Bayaran transaksi merupakan kos yang berlaku

semasa proses menyempurnakan transaksi. Ianya termasuk kos berkaitan dengan

penyediaan proposal dan sebut harga, kos memproses tempahan, penstafan fungsi

perolehan, operasi pusat talian dan sebagainya.

E-Dagang juga sering dikaitkan dengan e-Perolehan sebagai salah satu cara

dalam menjalankan perdagangan elektronik. Ini kerana e-Perolehan merupakan

salah satu daripada sebelas cara dalam menjalankan e-Dagang (lihat Rajah 2.2 ).

Oleh itu, perkembangan penggunaan sistem e-Perolehan ini merupakan hasil

daripada inovasi dan integrasi fungsi e-Dagang dalam menjalankan perniagaan.

Berdasarkan kepada kajian yang dijalankan oleh Hussain et al. (2005), majoriti

syarikat telah menggunakan sistem e-Perolehan antara satu hingga dua tahun.

Perkara ini jelas menunjukkan bahawa e-Perolehan di Malaysia masih lagi berada di

peringkat awal pelaksanaannya. E-Perolehan di Malaysia merupakan satu

30

pembaikan kepada perolehan tradisional bagi meningkatkan lagi kecekapan dan

memudahkan proses perolehan dijalankan.

2.5 Perolehan Tradisional

Perolehan tradisional merupakan proses perolehan yang berasaskan kertas

untuk menyediakan proposal pembelian, perundingan sebut harga, kontrak perjanjian

dan sebagainya. Perolehan tradisional melibatkan banyak proses semasa

menjalankan pembelian. Antara proses-proses yang terlibat adalah seperti

perancangan perolehan, pemilihan pembekal atau vendor, mewujudkan kontrak,

menjalankan perolehan dan menerima barangan perolehan (Frye, 2004).

Perolehan syarikat boleh dibahagikan kepada dua kategori iaitu perolehan

langsung dan perolehan tidak langsung. Perolehan langsung melibatkan pembelian

bahan untuk kegunaan dalam pembuatan dan pengagihan yang terlibat secara

langsung dengan pengeluaran barang siap. Perolehan tidak langsung pula melibatkan

komoditi atau perkhidmatan di mana ianya tidak memberikan apa-apa kesan untuk

menyiapkan sesuatu produk. Ianya boleh dibahagikan kepada dua kumpulan iaitu

produk dan perkhidmatan pejabat atau ORM ( Operating Resource Management) dan

MRO (Mainteinance, Repair, dan Operation) (Kim, dan Shunk, 2003; Neef, 2001).

Kini pembahagian tradisional antara perolehan langsung dan perolehan tidak

langsung tidak lagi menjadi masalah. Ini disebabkan kedua-dua bentuk perolehan ini

boleh di gabungkan dalam satu proses perolehan yang sama (Neef, 2001).

Menurut Korper dan Ellis (2000) terdapat dua rantaian penjualan yang

terlibat dalam proses perolehan iaitu rantaian penjualan secara tradisional dan

rantaian penjualan secara langsung. Perolehan secara tradisional melibatkan banyak

pihak dalam sesuatu proses pembelian. Seperti yang ditunjukkan dalam Rantaian

31

Penjualan Secara Tradisional (Rajah 2.3). Terdapat lima langkah yang perlu dituruti

oleh pembeli sebelum mereka memperoleh barangan atau perkhidmatan yang

diingini. Oleh yang demikian, pembeli terpaksa menanggung segala kos yang

terlibat di sepanjang transaksi yang berlaku iaitu dari pembekal sehinggalah kepada

penjual. Bagi penjualan yang menggunakan kaedah e-Dagang pula, proses

pembelian adalah lebih cepat dan mudah untuk dijalankan. Rajah 2.4 pula

menunjukkan Rantaian Penjualan Secara Langsung yang dapat mengurangkan kos

pembelian sesuatu barangan atau perkhidmatan. Melalui kaedah e-Dagang ini,

beberapa elemen yang tidak diperlukan akan dimansuhkan seperti pengedar,

pemborong dan peruncit. Dengan itu, pembeli tidak lagi perlu menanggung kos

perolehan yang tinggi akibat kewujudan banyak pihak yang terlibat semasa proses

perolehan. Ianya secara tidak langsung dapat menjimatkan masa dan kos perolehan

sesuatu barangan mahupun perkhidmatan.

(Sumber dari Korper dan Ellis, 2000)

Rajah 2.4: Rantaian Penjualan Secara Langsung

Pembekal

Pengeluar

Pengedar

Pemborong

Peruncit

Pembeli

Rajah 2.3: Rantaian Penjualan Secara Tradisional

Pembekal

Pengeluar

Pengedar

Pemborong

Peruncit

Pembeli

32

2.5.1 Amalan Perolehan

Hasil kajian empirikal yang dijalankan oleh Laios dan Xideas (1994) tentang

perbezaan struktur fungsi perolehan antara institusi dan organisasi industri,

mendapati bahawa secara umumnya, kedua-dua organisasi tersebut mempunyai

prosedur yang hampir sama dalam kitaran perolehan. Mereka mengemukakan empat

fasa dalam fungsi perolehan iaitu (1) definisi (isu keperluan pembelian, menentukan

spesifikasi, jangkaan harga dan masa melahu, perancangan dan peruntukan

perolehan), (2) pencarian (mengenal pasti pembekal yang berpotensi, membuat

penyiasatan, ulangkaji senarai pembekal yang telah diluluskan, menjalankan tinjauan

di kalangan pembekal), (3) pemilihan (memilih kaedah penentuan harga, menetapkan

kriteria pemilihan sumber, mengadakan persaingan bida, perundingan dengan

pembekal) dan (4) penyempurnaan (menjalankan tempahan, pentadbiran kontrak,

pemeriksaan dan penerimaan, penyimpanan dan pemeriksaan kewangan dan isu

kepada pengguna).

Archer dan Yuan (2000) membahagikan kitaran hayat perolehan perniagaan

kepada tujuh bahagian iaitu (1) Pengumpulan maklumat, (2) kontrak pembekal

(permohonan sebut harga- RFQ, permohonan proposal-RFP, permohonan maklumat-

RFI, permohonan bida-RFB), (3) tinjauan latar belakang (rujukan kualiti

produk/perkhidmatan, keperluan untuk perkhidmatan selepas jualan-

penyelenggaraan, jaminan diambil kira semasa penilaian), (4) perundingan (harga,

kebolehdapatan dan kebarangkalian kepelbagaian, jadual penghantaran, kontrak yang

lengkap), (5) penyelesaian(fulfillment) (persediaan pembekal, pengangkutan,

penghantaran, pembayaran dan latihan juga turut dimasukkan), (6) penggunaan,

penyelenggaraan dan penyelesaian (menilai prestasi dan lain-lain perkhidmatan

sokongan) dan (7) pembaharuan.

Gebauer dan Segev (2001) membahagikan perolehan kepada dua kategori

iaitu perolehan berorientasikan jangka panjang (peringkat strategik) dan orientasi

jangka pendek (peringkat transaksi) (lihat Rajah 2.5). Perolehan berorientasikan

33

jangka panjang merupakan satu peringkat strategik yang melibatkan aktiviti

mendapatkan maklumat, mengenal pasti pembekal, membina hubungan baik dengan

pembekal dalam menjalankan perundingan tentang kontrak, prosedur pembelian,

kewangan dan pengurusan aset. Dengan adanya hubungan baik dengan pembekal,

ianya membolehkan syarikat mendapatkan barangan dengan harga yang lebih

rendah. Aktiviti-aktiviti ini bersifat jangka panjang dan kesan ke atas hubungan

dengan pembekal kekal dalam tempoh beberapa tahun.

Selepas infrastruktur dibina pada peringkat strategik dan direkodkan dalam

bentuk kontrak atau deskripsi perolehan, langkah seterusnya ialah perolehan

berorientasikan jangka pendek iaitu pada peringkat transaksi. Operasi pembelian

individu berlaku di peringkat ini dan satu bentuk peraturan perniagaan ditetapkan

dalam membuat pembelian di mana pengguna sistem perlu mendapatkan pengesahan

sebelum membuat tempahan pembelian. Di dalam konteks operasi pembelian

individu (peringkat transaksi), aktiviti pembelian sukar diramalkan kerana ianya

boleh ditentukan oleh setiap individu yang berada dalam organisasi tersebut

berdasarkan kepada keperluan mereka dalam mengendalikan aktiviti syarikat

(Gebauer dan Segev, 2001). Anak panah yang berwarna ungu pula menunjukkan

pertukaran dan interaksi maklumat berlaku antara kedua-dua peringkat ini.

Rajah 2.5:Peringkat Strategik dan Transaksi Aktiviti Perolehan

Sumber : Adaptasi dari : Gebauer dan Segev, (2001), Changing Shapes of Supply Chains- How the Internet Could Lead to a More Integrated Procurement Function. Berkeley, CA, University of California.

Tempahan pembelian

Pelaksanaan ciri peringkat transaksi (Mengandungi polisi dll)Maklumat

Maklum balas

Perkhidmatan selepas jualan oleh pihak pengurusan

Perundingan Mengenalpasti peluang sumber

Aktiviti sumber : peringkat strategik

Aktiviti operasi: peringkat transaksi Pilihan aktiviti dalam parentheses

Kontrak

Permohonan Pencarian Maklumat (sourcing)

Pengesahan (Perundingan, sumber)

Penghantaran dan

penerimaan Pembayaran

34

2.5.2 Proses Perolehan

Cammish dan Keough (1991) dan Keough (1993) menekankan kepada

kepentingan menjadikan perolehan sebagai fungsi strategik dalam organisasi.

Mereka berpendapat bahawa untuk mencapai status perolehan antarabangsa, ianya

memerlukan keupayaan kepimpinan, penghargaan kepentingan perolehan dan metrik

baru untuk prestasi perolehan. Dalam kajian ini, mereka mengulas tentang enam

peringkat dalam proses perolehan iaitu (1) pembangunan/persaingan spesifikasi, (2)

membangunkan strategi sumber, (3) menganalisis keperluan masa depan/ pengaruh

jadual penghantaran, (4) kontrak perundingan, (5) mendapatkan sebut harga dan

membuat tempahan dan (6) memantau pembekal/vendor dan prestasi perolehan.

Perolehan melibatkan beberapa proses seperti perancangan pembelian,

pengesahan pembelian, pembelian, penerimaan barangan, dan pembayaran. Rajah

2.6 menunjukkan elemen yang terlibat dalam proses perolehan. Dalam kajian yang

dijalankan oleh Kim dan Shunk (2003), mereka menyatakan bahawa proses

perolehan terbahagi kepada empat bahagian iaitu maklumat, perundingan,

pelaksanaan, dan perkhidmatan selepas jualan (Lihat Rajah 2.7).

Rajah 2.6: Proses Perolehan

Sumber : Eric Goh (2000)

Perancangan

Pengesahan

Pembelian Penerimaan

Pembayaran

35

Rajah 2.7: Model Proses Perolehan

Sumber : Kim dan Shunk (2003)

Model ini merupakan gabungan beberapa model yang dikemukakan oleh

penyelidik sebelum ini (rujuk sumber Kim dan Shunk, 2003). Pengkaji-pengkaji ini

memberikan model proses perolehan yang hampir sama seperti yang ditunjukkan

pada Rajah 2.6. Antara model-model yang telah dikemukakan, model yang paling

banyak menunjukkan proses perolehan ialah Model Empat Fasa (Maklumat,

Perundingan, Pelaksanaan, dan Khidmat selepas jualan) yang dihasilkan oleh Schmid

(1993). Model-model ini sesuai untuk digunakan dalam proses transaksi antara

pembeli dan pembekal dalam pasaran elektronik. Semasa menjalankan perolehan

tradisional, proses transaksi kerap berlaku dalam jumlah yang besar. Oleh itu

penggunaan teknologi maklumat dan automasi sesuai digunakan dalam setiap

langkah transaksi perolehan tradisional bagi tujuan komunikasi dan pemprosesan

maklumat. Penerangan lanjut bagi setiap proses yang terlibat dalam perolehan

tradisional akan dibincangkan pada bahagian yang seterusnya.

2.5.2.1 Mendapatkan Maklumat

1* Maklumat Perundingan Pelaksanaan Selepas Jualan

2* Maklumat Perundingan Pelaksanaan

3* Mengenal pasti keperluan

Mencari sumber Pengendalian syarat-syarat

Pembelian Pengguna, selenggaraan, kendalian

4* Pencarian, Pemilihan pembekal

Membangun-kan spesifikasi keperluan

Perundingan syarat-syarat

Tempahan keperluan

Mengawal kualiti Menguruskan masalah selepas tempahan

5* Pengetahuan, maklumat Tujuan, sasaran

Perundingan, kontrak

Pelaksanaan, pengendalian

6* Kenal pasti keperluan

Menukarkan keperluan

Pemilihan pembekal

Hantar PO

Tindakan susulan

Terima Periksa invois

Menutup tempahan

7* Pra kontrak Kontrak

Penempahan, logistik Pelaksanaan Tempat Pemprosesan

8* Pra perdagangan Perdagangan Tempat Perdagangan

36

Webster dan Wind (1996) mentakrifkan tugas pembelian sebagai (1)

mengenal pasti keperluan, (2) menentukan spesifikasi, (3) mengenal pasti alternatif,

(4) menilai alternatif dan (5) memilih pembekal. Kesemua langkah ini dilakukan

pada peringkat mendapatkan maklumat. Menurut Segev et al. (1998) dalam

mendapatkan maklumat, pembeli perlu menentukan keperluan dan menilai sumber

yang berpotensi yang dapat memenuhi keperluan mereka. Proses ini boleh

diselesaikan dengan mendapatkan maklumat tentang keadaan pasaran, produk dan

penjual. Novack dan Simco (1991) menerangkan tentang proses mendapatkan

maklumat melalui analisis pasaran berdasarkan kepada pasaran pesaing (banyak

pembekal), pasaran oligopoli (sebilangan pembekal) atau pasaran monopoli

(pembekal tunggal). Dengan mengetahui jenis pasaran ini, ianya dapat membantu

pengurus perolehan untuk mengenal pasti bilangan pembekal dalam pasaran dan

memilih kaedah pembelian yang paling efektif untuk menjalankan pembelian.

2.5.2.2 Perundingan

Sebelum kontrak perjanjian dilakukan antara pembeli dan pembekal, sesi

perundingan akan dijalankan untuk menentukan harga, kemampuan penyediaan

produk dan perkhidmatan termasuk juga masa penghantaran. Hanya perundingan

yang berjaya sahaja akan dimasukkan ke dalam kontrak perjanjian.

37

2.5.2.3 Pelaksanaan

Menurut Segev et al. (1998), semasa peringkat pelaksanaan, segala produk

dan perkhidmatan ditukarkan ke dalam bentuk kewangan atau bentuk penggantian

lain. Novack dan Simco (1991) menamakan peringkat ini sebagai penerimaan

produk dan perkhidmatan dan disusuli dengan pembentukan data prestasi untuk

peringkat yang seterusnya.

2.5.2.4 Selepas Jualan

Selepas menjalankan pembelian, penilaian akan dilakukan untuk menilai

prestasi pembekal dan menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan pembelian.

Maklumat selepas jualan ini juga akan digunakan semasa proses penilaian pembekal

untuk kontrak seterusnya.

Menurut Gulledge dan Frye (2002) pula terdapat lima elemen dalam proses

perolehan. Elemen-elemen tersebut adalah seperti Rajah 2.8. Bagi meningkatkan

lagi kefahaman mengenai elemen dalam proses perolehan, penerangan lanjut

berkenaan dengan lima elemen ini adalah seperti berikut:

38

Rajah 2.8: Elemen Proses Perolehan

Sumber : Gulledge dan Frye (2003)

2.5.2.5 Perancangan Perolehan

Terdapat tiga aktiviti dalam bahagian perancangan perolehan. Aktiviti yang

pertama melibatkan pengukuhan keperluan perolehan di mana ianya bergantung

kepada keperluan semasa sesebuah organisasi. Aktiviti yang kedua ialah mengenal

pasti corak perolehan. Pegawai perolehan mempunyai pelbagai cara untuk

mendapatkan barangan seperti membeli barangan daripada pembekal sedia ada, atau

membuat permohonan senarai harga atau memohon untuk mengadakan bida atau

saingan harga. Aktiviti yang terakhir dalam perancangan perolehan ialah

mendapatkan kelulusan dalaman untuk mengesahkan sesuatu pembelian. Dalam

kebanyakan perolehan, pegawai perolehan akan menetapkan nilai dan individu yang

terlibat untuk meluluskan sesuatu permohonan pembelian. Kebiasaannya peringkat

kelulusan akan meningkat berdasarkan kepada nilai pembelian yang dilakukan.

Pengurus Perolehan

Pemilihan Vendor/

Pembekal

Mewujudkan Kontrak

Melaksanakan Perolehan

Menerima Barangan Perolehan

Perancangan Perolehan

39

2.5.2.6 Pemilihan Vendor atau Pembekal

Apabila keperluan telah dikenal pasti dan pengesahan pembelian telah

diperolehi, langkah seterusnya ialah menentukan pembekal atau kumpulan pembekal

yang berkelayakan untuk membekalkan barangan tersebut. Di dalam proses

pembelian tradisional, ianya melibatkan beberapa langkah. Rajah 2.9 merupakan

proses penapisan yang dilakukan semasa proses pembelian.

Rajah 2.9: Langkah- langkah Proses Perolehan Sumber : Koppelmann dan Jordan, 1998 (p.80)

Langkah di dalam Rajah 2.9 menunjukkan beberapa proses yang masih

belum diautomasikan sepenuhnya. Banyak proses yang diperlukan untuk

menguruskan pangkalan data pembekal termasuklah potensi pembekal berdasarkan

kepada prestasi yang lepas, penerimaan maklum balas sebut harga dan bida untuk

menentukan pembekal yang berkelayakan bagi bida tersebut. Kedatangan IT secara

Pasaran Langkah-langkah Proses

Tapisan

1. Kenal pasti pembekal

2. Pra-Pemilihan pembekal

3. Pemilihan pembekal

4. Perundingan dengan pembekal 5. Kontrak dengan pembekal

Prosedur produk sektor perniagaan

Penilaian kendiri

Keperluan pembekal

40

tidak langsung telah meningkatkan proses perolehan dengan mengurangkan langkah-

langkah yang tiada nilai tambah. Hasil daripada kajian sebelum ini telah

membuktikan bahawa proses pemilihan pembekal menjadi pembolehubah yang

sangat penting dalam proses pembangunan pembekal dalam membantu organisasi

mendapatkan produk yang berkualiti tinggi dan memenuhi spesifikasi pembeli

(Gonzalez et. al. 2004).

2.5.2.7 Mewujudkan Kontrak dan Melaksanakan Perolehan

Apabila pemenang bagi bida telah diperolehi, langkah seterusnya ialah

mengadakan proses perundingan tentang syarat dan peraturan untuk kontrak

perjanjian. Perkara yang akan dibincangkan adalah berkenaan dengan kuantiti

barangan, jadual penghantaran dan juga senarai harga barangan. Biasanya organisasi

pembelian akan memperuntukkan suatu jangka masa kepada pembekal untuk

membuat penghantaran kepada mereka. Apabila segala urusan serta syarat dan

peraturan telah dipersetujui, maka proses pembelian akan dijalankan secara rasmi.

Terdapat tiga mekanisma asas yang digunakan untuk menjalankan pembelian

seperti pembelian menggunakan kad kredit, pembelian melalui kontrak Blanket dan

pembelian spot (Gulledge dan Frye, 2002). Dalam kebanyakan kes, terdapat had

pembelian bagi penggunaan kad kredit yang membolehkan pengguna kad kredit

berbelanja tanpa menerima pengesahan tambahan. Kontrak Blanket merupakan

perjanjian awal di mana pembeli boleh membuat permohonan sesuatu item pada

harga tertentu dan pembekal perlu menghantar item tersebut dalam jangka masa yang

telah ditetapkan. Pembelian spot berlaku apabila tiada perjanjian pembelian melalui

kontrak Blanket.

41

2.5.2.8 Penerimaan Barang Pembelian

Apabila tempahan telah dilakukan, bahagian perolehan akan memantau

segala perkembangan/progress pembelian melalui masa tiba barangan atau simpanan

stok. Langkah pertama yang terlibat ialah menentukan status tempahan barangan di

kalangan pembekal. Maklumat berkenaan dengan perkembangan ini boleh

diperolehi dengan melayari laman web syarikat-syarikat pembekal berkenaan,

manakala bagi syarikat-syarikat besar, mereka telah mengintegrasikan sistem

perolehan mereka dengan sistem operasi syarikat pembekal. Dengan cara ini

bahagian perolehan dapat memantau status tempahan barangan yang dibuat supaya

operasi atau aktiviti syarikat dapat berjalan seperti yang dirancangkan.

Semasa proses tempahan dilakukan, pembeli akan menerima nota

pemberitahuan penghantaran barangan. Bahagian yang paling penting dalam nota

pemberitahuan penghantaran terletak pada invois yang mengandungi maklumat

berkenaan dengan penghantaran barangan pembelian. Selepas pembeli menerima

invois, mereka perlu membuat pembayaran dalam jangka masa yang telah

dipersetujui oleh kedua-dua pihak. Proses pembayaran ini dilakukan oleh bahagian

kewangan dalam syarikat tersebut.

Perolehan tradisional adalah agak rumit dan tidak cekap. Ketidakcekapan ini

adalah disebabkan oleh aliran maklumat yang tidak lengkap semasa menjalankan

perniagaan. Ia akan mewujudkan beberapa masalah seperti kesilapan, kelewatan,

pertindihan pembelian, harga yang tidak tetap, ramalan yang tidak tepat dan akhirnya

menyumbang kepada kesilapan dalam pembuatan keputusan. Keberkesanan dan

kecekapan dalam pembelian sangat penting untuk penjimatan dan mengelakkan

daripada pembaziran dan kerugian. Di samping itu juga, perbelanjaan untuk

pembelian merupakan salah satu faktor yang melambangkan baik dan buruknya

pengurusan serta prestasi sesebuah syarikat (Abu Bakar dan Rohaizat, 2002). Justeru

42

itu, pengenalan Internet kepada perolehan tradisional telah menjanjikan kebaikan

yang besar dalam pengurusan perolehan.

2.6 Penggunaan Internet dalam Perolehan

Pengenalan Internet dengan pencarian yang lebih meluas dan kos penyertaan

yang rendah telah memberi peluang kepada penggunanya untuk mengurangkan kos

transaksi dan kitaran masa tempahan (order cycle time) yang lebih cepat dan mudah

(Chopra et al. 2001). Kemunculan Internet pada masa itu adalah tepat pada masanya

kerana integrasi diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan yang semakin

meningkat (Papazaglou et al. 2000).

Penggunaan Internet juga dapat meningkatkan keberkesanan proses perolehan

dengan menukarkan proses tradisional yang berasaskan kertas kepada proses

automasi, dan mengurangkan elemen birokrasi dalam sistem pembelian secara

tradisional. Di samping itu juga, keberkesanan Internet dalam proses perolehan

merupakan satu peluang yang mudah dilakukan melalui teknologi berasaskan web.

Penerapan Internet ini sememangnya dapat mengurangkan kos transaksi

(Williamson, 1975; 1979; Malone et al., 1989; Simchi-Levi et al. 2000; Watson et al.

2000; Rice dan Ronchi, 2002), produk lebih mudah untuk ditentukan, jumlah aset

dapat dikurangkan serta pemindahan maklumat dalam pasaran adalah lebih berkesan.

Keadaan ini dikenali sebagai “frictionless commerce paradigm” (Brynjolfsson dan

Smith, 2000).

Internet berupaya untuk memberikan masa sebenar (real time) sesuatu proses,

pemindahan jenis data yang pelbagai (seperti grafik, ramalan, dan Computer-Aided

Design (CAD), dan rangkaian yang lebih terbuka (Chopra et al. 2001). Dalam

sesetengah kategori seperti perkhidmatan maklumat dan produk digital, Internet

berpotensi untuk mengurangkan kos kewangan seperti kos pengagihan kepada sifar

(Jones, 1995; Hoffman et al. 1995). Internet juga memberikan aplikasi asas kepada

43

pembeli industri untuk mencari pembekal dengan cara yang lebih cekap melalui

pasaran elektronik dan komunikasi.

Perkembangan yang pesat teknologi Internet telah mendorong syarikat

melaksanakan e-Dagang dalam perniagaan mereka untuk memperolehi kelebihan

bersaing (Asia Computer Weekly, 2003). Maka tidak hairanlah apabila banyak

syarikat swasta yang menyedari akan kepentingan teknologi ini berlumba-lumba

menjadikan e-Dagang sebagai alternatif utama dalam perniagaan mereka

memandangkan faedah dan kebaikan yang ditawarkan oleh teknologi tersebut.

2.6.1 Penggunaan e-Dagang B2B dalam Perolehan

Internet juga turut dikaitkan dengan perdagangan menerusi talian atau lebih

dikenali sebagai e-Dagang. Pada pertengahan era 1990-an, e-Dagang telah menjadi

salah satu daripada keperluan dalam dunia perniagaan. Menerusi perdagangan

elektronik ini, aspek geografi tidak lagi menjadi penghalang bahkan meningkatkan

potensi pasaran yang berbentuk global (Abdul Majid, 2000). Reiley dan Spulber

(2001) mendefinisikan e-Dagang B2B sebagai pengganti kepada pemprosesan data

komputer dan komunikasi Internet untuk perkhidmatan buruh dalam pengeluaran

transaksi ekonomi. Generasi pertama fenomena B2B bermula dengan pembelian

menggunakan katalog elektronik yang diperkenalkan oleh syarikat perisian seperti

Ariba, Microsoft Market, Intelisys, dan CommerceOne.

Perolehan adalah sebahagian daripada proses B2B yang memainkan peranan

penting dalam setiap organisasi untuk menjalankan fungsi dengan lebih baik dan

berkesan. E-Dagang B2B merupakan satu sistem terbuka yang membolehkan

organisasi berhubung dengan pembekal dan pelanggan melalui pasaran maya (Bakos,

1997). Maka tidak hairanlah sekiranya kemunculan perolehan e-Dagang B2B

44

menjadi topik yang hangat diperkatakan dalam dunia perdagangan dalam era

teknologi kini. Ini kerana perolehan e-Dagang B2B dapat mengubah cara syarikat

membuat pembelian barangan dan perkhidmatan dengan lebih berkesan.

Fungsi e-Dagang B2B dalam memberi nilai kepada rantaian pembekal boleh

dibahagikan kepada dua peringkat. Pertamanya, e-Dagang B2B membenarkan

rantaian pembekal untuk memperbaiki perkhidmatan pelanggan di samping

mengurangkan kos operasi. Kedua, e-Dagang B2B dapat memberi nilai dari segi

meningkatkan kerjasama dalam rantaian pembekal melalui penggunaan maklumat

umum dalam proses pembuatan keputusan semasa pengenalan dan reka bentuk

produk, harga, pengeluaran, dan pengedaran yang memberikan keuntungan kepada

semua pihak (Chopra et al. 2001).

Kebanyakan penulis merujuk e-Dagang B2B dengan istilah e-Perolehan

(Bowles, 1999; Kalakota, 2000; Croom, 2000; Baron et al. 2000; Chopra et al.,

2001). Dengan kemasyhuran penggunaan Internet dan World Wide Web, e-Dagang

B2B atau e-Perolehan ini telah mengubah cara pembelian tradisional kepada

pembelian yang berasaskan elektronik.

2.7 Perolehan Kontemporari atau e-Perolehan

Perolehan elektronik (e-Perolehan) mengguna pakai aplikasi teknologi

Internet dalam proses pembelian barangan dan perkhidmatan. Ianya dihasilkan

daripada aplikasi perisian yang membolehkan pengguna membuat pilihan,

pengesahan, tempahan, penerimaan dan pembayaran untuk pembelian barangan dan

perkhidmatan (Online Action Plan, 2000). Selain itu, penggunaan teknologi e-

Perolehan juga ditakrifkan sebagai lanjutan kepada penggunaan teknologi rangkaian

elektronik dan penyediaan kemudahan komunikasi elektronik, pertukaran maklumat

dan transaksi melalui rangkaian awam atau swasta (Min dan Galle, 1999).

45

Berdasarkan kepada penulisan Frye (2004), konsep e-Perolehan memberi

maksud membeli produk dan perkhidmatan melalui Internet. Walau bagaimanapun,

istilah ini adalah lebih menumpukan kepada sistem automasi dalam keseluruhan

proses pembelian, tempahan dan permohonan untuk mendapatkan maklumat melalui

Internet. Automasi ini membolehkan komunikasi dua hala berlaku dan maklumat

pembelian boleh diperolehi tanpa melibat pertukaran data elektronik (EDI),

middleware atau rangkaian nilai tambahan (value-added networks).

E-Perolehan memberi kesan perubahan yang penting dan memperbaiki

pelbagai aspek perolehan seperti komunikasi dalaman dan luaran, transaksi

perniagaan, pengurusan rantai pembekal serta pengurusan kontrak. Pelaksanaan e-

Perolehan merupakan salah satu daripada aktiviti kritikal dalam merancang sistem

perolehan yang lebih berkesan bagi tujuan memudahkan urusan pembelian yang

melibatkan aktiviti transaksi. Dengan adanya sistem e-Perolehan yang baik dan

terancang, proses tempahan dan pembelian dapat memberi nilai kepada organisasi

(Essign dan Arnold, 2001).

E-Perolehan merupakan satu kemajuan yang besar dalam pembangunan

perdagangan di mana rantaian antara pembeli dan pembekal dapat dikekalkan (Neef,

2001). Ia dapat digunakan untuk mencari pasaran pembelian yang lebih luas dengan

harga yang lebih rendah. E-Perolehan membolehkan syarikat kini menumpukan

kepada teknologi bagi membangunkan perniagaan dan menggunakan strategi

perolehan untuk menyelesaikan masalah dalam perolehan tradisional (Andrews dan

Gartner, 2002).

Terdapat pelbagai bentuk aplikasi dalam e-Perolehan yang membantu

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam proses pembelian. Boleh

dikatakan hampir semua aplikasi e-Perolehan adalah penting untuk

mempertingkatkan keberkesanan pembelian, kitaran pengesahan secara automasi,

46

perundingan harga yang lebih rendah, penyemakan kontrak yang sedia ada dengan

lebih berkesan dan mengurangkan pembelian kontrak (Croom, 2000; Weil, 2000).

2.7.1 Aplikasi e-Perolehan

E-Perolehan mengandungi beberapa bentuk seperti e-Sumber (e-Sourcing),

e-Tender (e-Tendering), e-Maklumat(e-Information), e-Lelong(e-Reverse Auctions),

e-MRO, Perancangan Sumber Perusahaan (ERP) berasaskan web dan e-Kerjasama

(e-Collaboration) (de Boer et al. (2001). Penerangan lanjut berkenaan dengan

aplikasi e-Perolehan dibentangkan dalam seksyen berikutnya.

2.7.1.1 E-Sumber

E-Sumber adalah satu proses untuk mencari pembekal yang berpotensi

menggunakan Internet secara amnya atau lebih spesifik dengan menggunakan

pasaran B2B. E-Sumber juga merupakan salah satu cara dalam mengurangkan risiko

pembekal dalam menjalankan pembelian (Kraljic, 1983). Ini kerana pembeli boleh

mencari pembekal alternatif dengan lebih cepat sekiranya pembekal yang sedia ada

gagal untuk memenuhi kriteria yang ditetapkan. Dengan mengenal pasti pembekal

baru, pembeli dapat mewujudkan persaingan di kalangan pembekal dan ianya boleh

dijadikan sebagai taktik dalam proses pembelian bagi mendapatkan produk atau

barangan yang terbaik.

2.7.1.2 E-Tender

47

E-Tender merujuk kepada proses yang berkaitan dengan permohonan

maklumat (RFI), permohonan harga (RFP) dan permohonan untuk bida kepada

pembekal seterusnya menerima maklum balas dengan menggunakan Teknologi

Internet. Kandungan data dalam e-Tender adalah lebih fokus kepada produk atau

perkhidmatan itu sendiri. Pembeli boleh melakukan tapisan awal untuk mengenal

pasti pembekal yang berkelayakan untuk langkah seterusnya iaitu proses

perundingan. Kebiasaannya sistem e-Tender ini akan melibatkan aktiviti analisis dan

penilaian ke atas maklum balas yang diterima. Walau bagaimana pun sistem

e-Tender ini tidak termasuk perjanjian akhir dengan pembekal. Menurut Van

Wheele (2000), e-Tender mampu untuk melancarkan sebahagian besar teknik dalam

proses pembelian tanpa memfokuskan kepada isi kandungan dalam proses tersebut.

2.7.1.3 E-Maklumat

E-Maklumat adalah sebahagian daripada e-Perolehan yang berkait secara

langsung dengan fasa dalam proses pembelian seperti kontrak dan tempahan

barangan. E-Maklumat ini tidak melibatkan proses transaksi tetapi lebih kepada

pengendalian maklumat pembekal. E-Maklumat juga melibatkan proses untuk

mendapat dan menyebarkan maklumat menggunakan teknologi Internet kepada

pihak dalaman dan luaran. Ianya berfungsi untuk mempamerkan maklumat

pengurusan pembelian pada Extranet yang boleh diakses oleh pelanggan dalaman

dan pembekal. E-Maklumat juga dapat menguruskan data dan maklumat yang

berkaitan dengan kualiti kelayakan, status kewangan atau kemampuan pembekal

yang unik. Data pembekal boleh diperolehi daripada maklumat pihak ketiga atau

penyiasatan sendiri oleh pihak syarikat.

48

2.7.1.4 E-Lelong

Secara amnya, e-Lelong ini lebih menumpukan kepada perbandingan harga

bagi sesuatu barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan di Internet. Ianya

merupakan satu teknologi berasaskan Internet yang sama dengan pembalikan

lelongan (reverse auction). Dalam kebanyakan keadaan, kriteria yang menjadi

tumpuan ialah kelalaian (neglected) semasa menjalankan e-Lelong. Oleh yang

demikian, kriteria lain boleh digunakan pada fasa sebelumnya untuk mengenal pasti

pembekal yang perlu dimasukkan untuk turut serta dalam menjalankan e-Lelong.

E-Lelong ini lebih kepada perjanjian antara organisasi pembeli dan pembekal

sekiranya pihak yang terlibat bersetuju dengan harga yang ditawarkan (de Boer et al.

(2001).

E-Lelong membolehkan syarikat yang membuat pembelian membeli produk

dan perkhidmatan pada harga yang rendah atau kombinasi harga yang rendah dan

terma yang lain melalui teknologi Internet. Lelongan merupakan perdagangan yang

selalunya dijalankan dalam masa sebenar dan tamat pada penutupan bida antara

pembeli dan pembekal. Ianya merupakan bahagian perundingan dalam proses

perolehan.

2.7.1.5 E-MRO dan Enterprise Resourse Planning ERP berasaskan web

Elektronik Maintenance, repair and operating (e-MRO) dan Enterprise,

resource, planning (ERP) merujuk kepada proses untuk membentuk dan

mengesahkan permohonan pembelian, menempatkan tempahan pembelian dan

menerima barangan pembelian dengan menggunakan sistem perisian yang

berasaskan teknologi Internet. Dalam kes e-MRO, barangan dan perkhidmatan yang

ditempah adalah daripada pembekal penyelenggaraan, pembaik pulihan dan operasi.

49

Sistem perisian sokongan (sistem katalog tempahan) digunakan oleh seluruh pekerja

dalam organisasi tersebut.

ERP yang berasaskan web pula lebih kepada tempahan barangan dan

perkhidmatan adalah berkait rapat dengan penghasilan produk. Biasanya, hanya

pekerja di bahagian pembelian (atau bahagian perancangan) yang menggunakan

sistem perisian sokongan ini (sistem ERP berasaskan web) (de Boer et al. 2002).

Perbezaan di antara e-MRO dan ERP ialah e-MRO berkaitan dengan item tidak

langsung (penyelenggaraan, pembaikan dan operasi). Manakala ERP pula

merupakan item yang berkaitan dengan produk yang berperanan dalam

melengkapkan langkah dalam proses perolehan. Kedua–dua proses ini penting

dalam membantu meningkatkan keberkesanan perolehan syarikat.

2.7.1.6 E-Kerjasama

E-Kerjasama membolehkan pembetulan dan mengemas kini data yang

berkaitan dengan versi produk, (blueprint), dan ramalan jualan yang dilakukan

daripada laman web pembeli. Dengan cara ini, jumlah kesilapan dapat dikurangkan

di samping mewujudkan komunikasi di antara pembeli dan pembekal dalam

mengendalikan maklumat berkenaan dengan pembelian. Ianya secara tidak langsung

dapat meningkatkan komunikasi dan kerjasama secara atas talian seperti bilik

mesyuarat maya, papan buletin, serta berkongsi sistem pengurusan pengetahuan

(Dyer et al. 2001).

50

Pembelie-Pasaran

B2B persendirian

Pembekal

Pembekal

Pembekal

a) Sistem Perolehan Pihak Pembeli b) e-Pasaran B2B Tertutup

Industri

Pembeli

Pembeli

Pembeli

Pertukaran B2B

Industri

Pembekal

Pembekal

PembekalPembekal

Pembekal

Pembekal

e-Pasaran B2B Pihak

Ketiga

Pembeli

Pembeli

Pembeli

c) Pertukaran B2B Industri d) e-Pasaran B2B Pihak Ketiga

Pembekal

Pembekal

Pembekal

Pembeli

Sistem Perolehan

Pihak Pembeli Pengguna

2.7.2 Model e-Perolehan

Penggunaan Internet dalam aktiviti perolehan telah menarik minat organisasi

kerana kemampuannya untuk mengurangkan kos dan memperbaiki sumber strategik

(Reiley dan Spulber, 2001; Buxmann, dan Gebauer, 1999). Kemampuan pasaran

elektronik dan industri pertukaran B2B telah dijadikan sebagai pilihan organisasi

untuk mengurus perolehan mereka (Bakos, 1997). Walau bagaimanapun, dari segi

pandangan perolehan B2B, terdapat empat model sistem perolehan yang berasaskan

Web seperti pada Rajah 2.10. Model ini menunjukkan cara yang berbeza digunakan

oleh pembeli atau pembekal untuk menjalankan transaksi B2B (Kaplan dan

Sawhney, 2000; Mahadevan, 2000; Phillips dan Meeker, 2000). Setiap model

memberikan nilai untuk pembeli dan penjual dalam cara yang unik dan organisasi

biasanya menggunakan lebih dari satu model. Berikut merupakan model yang

diperkenalkan oleh Subramaniam dan Shaw (2002).

Rajah 2.10: Empat Model Perolehan Berasaskan Web

51

2.7.2.1 Sistem Perolehan Pihak Pembeli (Buy-side Procurement System)

Bentuk sistem perolehan ini dibangunkan dan dilaksanakan oleh organisasi

pembeli yang besar melalui pembelian secara web dengan pembekal yang terpilih.

Keseluruhan kitaran perolehan, pembangunan produk, transaksi dan pengurusan

perolehan adalah melalui web dan diintegrasikan. Dua penekanan dalam sistem ini

ialah kecekapan transaksi dan kawalan proses.

2.7.2.2 E-Pasaran B2B Tertutup (private B2B e-marketplace)

Terdapat sesetengah organisasi mempunyai pasaran elektronik mereka yang

tersendiri untuk mengumpulkan pembekal bagi mendapatkan persaingan harga untuk

sesuatu produk. Bilangan pembekal adalah terhad kepada mereka yang berminat

untuk menjalankan urusniaga dengan pemilik e-Pasaran tertutup. Penekanan yang

ditumpukan dalam e-Pasaran tertutup ialah untuk mengurangkan harga perolehan

bagi setiap item dan mengurangkan kos pencarian pembekal.

2.7.2.3 Tukaran B2B Industri (Industry B2B exchange)

Model ini mengumpulkan pembeli dan pembekal dalam industri tertentu. Ini

merupakan usaha untuk memperluaskan industri dan mudah untuk membina kecairan

dengan pembekal yang mempunyai keinginan untuk terlibat di mana-mana

kebanyakan industri pembelian terlibat. Penekanan yang ditumpukan dalam

perluasan industri ini ialah untuk meningkatkan ketelusan proses dan menggalakkan

persaingan di kalangan pembekal yang akan memberikan harga yang rendah kepada

52

pembeli. Model ini juga mengurangkan kos pencarian bagi kedua-dua pihak pembeli

dan pembekal.

2.7.2.4 Pasaran B2B Pihak Ketiga (Third-party B2B e-market)

Pasaran ini dibentuk oleh syarikat yang dipanggil pembuat pasaran (market-

maker) yang mempunyai kedua-dua teknologi dan tenaga pakar yang mahir. Pasaran

pihak ketiga dibahagikan kepada dua bentuk iaitu secara mendatar dan menegak.

Pasaran menegak mengumpulkan pembeli dan pembekal daripada satu fungsi dengan

industri yang pelbagai. Pasaran mendatar pula mengumpulkan pembeli dan

pembekal di kalangan industri tertentu dengan pelbagai fungsi. Pasaran pihak ketiga

adalah sesuai dalam memecahkan pasaran (sama ada pihak pembeli atau pihak

pembekal). Pasaran pihak ketiga memberikan nilai dengan merendahkan harga

produk kepada pembeli dan kos pencarian yang rendah untuk pembeli dan pembekal.

Terdapat beberapa prosedur perolehan yang telah dibangunkan oleh pengkaji-

pengkaji sebelum ini. Kim dan Shunk (2004) telah membentuk prosedur

e-Perolehan untuk organisasi ketenteraan. Menurut Croom (2000), permohonan

untuk proposal boleh diperluaskan kepada keperluan penjanaan, keperluan

penyebaran, tempahan dan agihan. Tujuan e-Perolehan dibentuk adalah untuk

mengukur sejauh mana pengurus pembelian menggunakan Internet untuk tugas yang

berkaitan dengan aktiviti pembelian. Bagi tujuan pembangunan model, e-Perolehan

di lihat daripada aspek berikut:

• jenis aktiviti pembelian yang terlibat melalui e-Perolehan

• jenis bahan yang dibeli menggunakan e-Perolehan

• jumlah atau nilai pembelian yang dibenarkan melalui e-Perolehan.

53

Model yang digunakan adalah bertujuan untuk membawa keuntungan kepada

syarikat dengan cara mengenakan bayaran untuk penglibatan dan memperbaharui

keahlian. Namun, perkara yang perlu diberi perhatian adalah berkenaan dengan kadar

bayaran yang dikenakan untuk setiap proses transaksi pertukaran. Antara cabaran

yang perlu dihadapi dalam menjayakan pelaksanaan e-Perolehan ialah keupayaan

untuk meyakinkan pembekal untuk terlibat dalam aktiviti perolehan (Frye, 2004).

2.7.3 Faktor-faktor Pelaksanaan e-Perolehan

Terdapat banyak faktor yang menyumbang ke arah pelaksanaan e-Perolehan.

E-Perolehan memberi nilai kepada organisasi dari segi faedah yang diberikan kepada

firma. E-Perolehan juga memberikan faktor persaingan dari segi kecekapan dan

keberkesanan sistem (Drucker, 1973; Day dan Eensley, 1988). Antara faktor yang

menyebabkan organisasi melaksanakan e-Perolehan adalah disebabkan oleh

kemampuan sistem tersebut untuk membolehkan komunikasi secara global,

membangunkan kecekapan rantai pembekal, seruan kerajaan (Mitchell, 2000) dan

meningkatkan penggunaan teknologi baru (Andrews dan Garther, 2002).

Selain daripada itu, menurut Attaran (2001) terdapat beberapa faktor

memindahkan e-Perolehan daripada fasa inovatif kepada fasa pertumbuhan global

seperti mengurangkan kos perisian/perkakasan, kecanggihan teknologi komunikasi,

menghapuskan sempadan waktu, meningkatkan peranan tempahan elektronik,

keperluan integrasi yang lebih baik dalam proses pembelian, dan kenyataan bahawa

syarikat kecil kini berkemampuan untuk menggunakan teknologi sebagai

penyelesaian kepada pembelian berasaskan kertas.

Terdapat faktor-faktor lain yang mendorong ke arah pelaksanaan e-Perolehan

seperti kajian yang telah dijalankan oleh Welber dan Kollmann (1998); Mitchell,

54

(2002); Andrews dan Gartner (2002); Michele et al. (2002) dan Naruto (2001). Di

dalam kajian tersebut, antara faktor yang mendorong pelaksanaan e-Perolehan ialah

kelebihan persaingan, kemampuan rangkaian komunikasi secara global,

pembangunan rantaian pembekal dalaman yang lebih cekap, kemunculan model

perniagaan baru dan mengurangkan kos rantaian pembekal, seruan daripada kerajaan,

meningkatkan penggunaan teknologi baru, kos perolehan yang rendah, dan

kemudahan infrastruktur. Jadual 2.1 menunjukkan ringkasan kepada faktor-faktor

pelaksanaan e-Perolehan.

Jadual 2.1 : Faktor-faktor pelaksanaan e-Perolehan

Bil Faktor Sumber Penulis 1. Mengurangkan kos perisian/

hardware dan kecanggihan perisian

The coming age of online

procurement; EDI versus

Internet

Attaran (2001);

Michele, et al. (2002)

2. Kecanggihan dalam teknologi

komunikasi

The coming age of online

procurement; e-Business in

Education

Attaran (2001);

Mitchell (2002)

3. Menghapuskan halangan sempadan

waktu

The coming age of online

procurement; e-Business in

Education

Attaran (2001);

Mitchell (2002)

4. Meningkatkan keupayaan peranan

tempahan elektronik dalam

kedudukan yang strategik

The coming age of online

procurement

Attaran ( 2001)

5. Keperluan integrasi yang lebih baik

dalam proses perniagaan melalui

rantaian pembekal

The coming age of online

procurement

Attaran (2001)

6. Salah satu langkah dalam penjimatan

kertas

The coming age of online

procurement

Attaran (2001)

7. Membangunkan kecekapan rantaian

pembekal

e-Business in Education Mitchell (2002)

8. Seruan kerajaan e-Business in Education Mitchell (2002)

9. Memberikan persaingan dalam

pasaran

Competitive Advantages in

Virtual Market

Weiber dan Kollmann

(1998)

10. Meningkatkan penggunaan teknologi

baru

E-procurement development Andrews dan Gartner

(2002)

11. Kos perolehan yang murah EDI versus Internet

Michele et al. (2002)

12. Kemudahan infrastruktur Paperless Trading Symposium Naruto (2001)

55

Daripada tinjauan yang dilakukan di Negara Australia pada tahun 2002

tentang penggunaan e-Perolehan, lima faktor penyumbang yang paling utama dalam

tinjauan tersebut ialah pengurangan harga, pengurangan kos, memenuhi permintaan

pelanggan, mengurangkan kos pentadbiran dan memperbaiki pasaran. Daripada lima

faktor ini, hasil dapatan kajian di atas mendapati bahawa faktor kewangan

merupakan faktor utama penerapan e-Perolehan ke dalam organisasi (Stein dan

Hawking, 2002). Penyelidik menjangkakan faktor ini akan menjadi satu strategi

kepada organisasi pada masa akan datang.

Berdasarkan kepada kajian-kajian lepas, terdapat banyak faktor yang

menyumbang kepada pelaksanaan e-Perolehan. Kajian kes yang dijalankan ke atas

empat buah Perusahaan Kecil dan Sederhana (PKS) mendapati bahawa faktor yang

mempengaruhi pelaksanaan e-Perolehan dalam PKS di Hong Kong adalah

disebabkan oleh nilai penerapan daripada pelaksanaan e-Perolehan, kepercayaan

kepada pembekal, kepercayaan kepada IT dan kuasa e-Perolehan (Chan dan Lee,

2002). Walaupun terdapat banyak faktor pendorong kepada pelaksanaan

e-Perolehan, namun penggunaan teknologi ini masih lagi belum meluas di kalangan

syarikat dan industri. Perkara ini disebabkan mereka masih lagi ketinggalan untuk

menggunakan inisiatif e-Perniagaan dan selesa dengan keadaan sedia ada (Ab Hamid

dan Majid, 2002). Tahap penggunaan ini boleh ditingkatkan dengan memberi

galakan kepada industri dan syarikat melalui demonstrasi kepada mereka tentang

faedah yang diperolehi daripada pelaksanaan sistem ini dan membuat satu bentuk

pengukuran bagi memberi kepercayaan kepada mereka terhadap teknologi ini.

Faedah daripada sistem e-Perolehan ini sememangnya dapat memberi nilai

kepada organisasi melalui pembaikan terhadap proses tempahan dan pembelian yang

dilakukan (Essig dan Arnold, 2001). Oleh yang demikian, faedah-faedah

e-Perolehan dibincangkan pada bahagian yang seterusnya bagi meningkatkan lagi

kefahaman terhadap faedah yang dapat dijana oleh sistem ini.

56

2.8 Faedah e-Perolehan

Salah satu sebab utama e-Perolehan diperkenalkan adalah untuk

mengurangkan kos operasi, merendahkan harga yang merupakan salah satu daripada

tarikan kepada pengguna e-Perolehan (Frye, 2004). Menurut Eakin (2002)

e-Perolehan berkemampuan untuk memberi faedah transaksi, faedah pembayaran,

faedah pengurusan maklumat dan juga faedah harga. Di samping itu juga,

e-Perolehan dapat meningkatkan perundingan dua hala antara pembeli dan pembekal

semasa pembelian dijalankan. Justeru itu, ianya dapat meningkatkan keuntungan

melalui rundingan harga yang lebih baik antara kedua-dua belah pihak. Berdasarkan

kepada syarikat Selectron Corp, mereka mula mendapat faedah e-Perolehan melalui

pembaikan pengurusan inventori atau Vendor Management Inventory (VMI) dengan

menjadikan e-Perolehan sebagai platform dalam proses pembelian (Jennifer, 2002).

Terdapat juga beberapa faedah e-Perolehan lain yang dikemukakan dalam

kajian-kajian lepas seperti meningkatkan kualiti perkhidmatan, memenuhi keperluan

pembeli, kos pembelian yang murah, mengurangkan bilangan pekerja serta

mengurangkan kertas kerja (Hunter, 2002). Selain itu, Subramaniam et al. (2003)

juga turut menyatakan bahawa penggunaan e-Perolehan juga dapat mengurangkan

pembelian melulu, pertindihan pembelian, mengurangkan kos dan masa transaksi.

Mohsen dan Sharmin (2002) menyatakan beberapa faedah yang boleh

diperolehi daripada e-Perolehan seperti faedah strategik, faedah peluang dan faedah

operasi. Faedah strategik memberikan kemudahan potongan harga dan perkhidmatan

yang lebih baik daripada pembekal, mempercepatkan pengaliran maklumat penting

antara pembeli dan pembekal, mengurangkan masa pengendalian serta memudahkan

pekerja melakukan tugas mereka. Faedah strategik juga dapat memberi maklum

balas yang cepat terhadap kemunculan pesaing baru dalam pasaran, penyesuaian

antara pembeli kepada pembekal untuk menjalankan urusniaga melalui katalog

57

statik, katalog dinamik dan perundingan kontrak. Faedah strategik dapat

memperbaiki peluang untuk memperoleh perniagaan baru.

Bagi faedah peluang, e-Perolehan dapat meningkatkan imej dan memperbaiki

perhubungan perdagangan korporat dan memperbaiki perhubungan antara pembeli

dan pembekal. Manakala dari segi faedah operasi, e-Perolehan mampu untuk

memperbaiki kawalan kewangan supaya lebih mudah untuk dikendalikan di samping

memberikan jaminan keselamatan yang lebih baik. Penggunaan e-Perolehan juga

dikatakan dapat memansuhkan kertas kerja, mengurangkan masa penghantaran,

memansuhkan halangan zon waktu, mengurangkan tahap inventori serta

meningkatkan keberkesanan setiap peringkat pembelian dengan mengurangkan

overhead, masa menunggu, buffer inventory, dan kesilapan. Melalui e-Perolehan

juga, penggunaan tenaga kerja dapat dimaksimumkan dengan memberi kuasa kepada

pekerja menjalankan pembelian mengikut keperluan kerja mereka serta memberikan

kemudahan untuk mengakses maklumat pada bila-bila masa (Mohsen dan Sharmin,

2002).

Timmers (2000) menyatakan bahawa e-Perolehan juga memberi faedah dari

segi pemilihan pembekal yang lebih meluas dan kualiti barangan yang lebih baik. Di

dalam literatur juga terdapat pengkaji yang membahagikan faedah-faedah

e-Perolehan ini kepada beberapa bahagian seperti mana kajian kes yang dijalankan

oleh Guthrie (2004) ke atas beberapa buah syarikat di Canada. Dalam kajian beliau

terhadap Cyberus Online Inc, mereka membahagikan faedah e-Perolehan kepada

faedah pasaran, faedah operasi dalaman dan faedah perkembangan organisasi. Di

Compugen Inc pula didapati bahawa faedah e-Perolehan boleh dibahagikan kepada

tiga kumpulan utama iaitu faedah kepada pengguna, faedah prestasi pengeluaran dan

faedah pasaran yang strategik. Quesada (2004) dalam kajian beliau tentang

hubungan antara teknologi e-Perolehan dan prestasi perolehan membahagikan faedah

e-Perolehan kepada tiga bahagian iaitu prestasi dalaman, prestasi pembekal, dan

prestasi pengguna dalaman. Jadual 2.2 menunjukkan faedah-faedah

e-Perolehan daripada kajian-kajian lepas.

58

Jadual 2.2: Faedah e-Perolehan Bil Faedah e-Perolehan Penulis/Tahun

1. Mengurangkan masa transaksi Gebauer et al. (1998); Kalakota & Robinson (1999); Mitchell

(2000); Eakin (2002); Mohsen & Sharmin (2002); Quesada

(2004); Friesen (2004)

2. Mengurangkan kos transaksi Elliff (2000); Mitchell (2000); Eric Goh (2000); Eakin

(2002); Mohsen & Sharmin (2002); Frye (2004); Quesada

(2004)

3. Mengurangkan kos pencarian pembekal Gebauer et al. (1998); Mohsen & Sharmin (2002); Quesada

(2004)

4. Mengurangkan kertas kerja Gebauer et al. (1998); Mitchell (2000); Mohsen & Sharmin

(2002); Attaran & Attaran (2002); Quesada (2004); Friesen,

(2004)

5. Mengurangkan kesilapan semasa memproses

tempahan

Eakin (2002); Attaran & Attaran (2002); Mohsen & Sharmin

(2002); Quesada (2004)

6. Meningkatkan kualiti bahan/perkhidmatan Mohsen & Sharmin (2002); Quesada (2004)

7. Mengurangkan pembelian bebas (Maverick buying) Kalakota & Robinson (1999); Procurement guideline (2002);

Quesada (2004); Friesen (2004)

8. Mengurangkan bilangan pembekal Eakin (2002); Mohsen & Sharmin (2002); Quesada (2004)

9. Mengurangkan inventori Gebauer et al., (1998); Mohsen & Sharmin, (2002); Attaran

& Attaran (2002); Quesada, (2004)

10. Mengurangkan kos bahan dan perkhidmatan Gebauer et al. (1998); Kalakota & Robinson (1999); Elliff

(2000); Eric Goh (2000); Procurement guideline (2002);

Eakin (2002); Mohsen & Sharmin (2002; Quesada (2004);

Friesen, (2004)

11. Memperbaiki komunikasi dengan pembekal Eakin (2002); Procurement guideline (2002); Quesada (2004)

12. Memperbaiki kerjasama dengan pembekal Eakin (2002); Mohsen & Sharmin (2002); Quesada (2004)

13. Memperbaiki perkongsian data dengan pembekal Kalakota & Robinson (1999); Elliff (2000); Eakin (2002);

Quesada (2004)

14. Memperbaiki kualiti perkhidmatan kepada pengguna Eric Goh (2000); Eakin (2002); Quesada (2004)

15. Meningkatkan kebolehpercayaan maklumat kepada

pengguna (laporan perkembangan terkini)

Mohsen & Sharmin (2002); Procurement guideline (2002);

Attaran & Attaran (2002); Quesada (2004); Friesen (2004)

16. Memenuhi jangkaan/spesifikasi pengguna Gebauer et al. (1998); Quesada (2004); Friesen (2004)

17. Meningkatkan komunikasi dengan pengguna Mohsen & Sharmin, (2002); Quesada, (2004)

18. Penghantaran produk/perkhidmatan yang tepat pada

masa

Gebauer et al. (1998); Eakin (2002); Mohsen & Sharmin

(2002); Attaran & Attaran (2002); Quesada (2004)

19. Penghantaran maklumat tepat pada masa Gebauer et al. (1998); Kalakota & Robinson (1999); Quesada

(2004)

20. Meningkatkan kualiti produk/perkhidmatan Gebauer et al. (1998); Mohsen & Sharmin (2002); Quesada

(2004); Friesen (2004)

21. Meningkatkan fleksibiliti memenuhi perubahan

mengikut keperluan

Gebauer et al. (1998); Procurement guideline (2002);

Quesada (2004)

22. Meningkatkan kawalan kewangan Procurement guideline (2002); Friesen (2004)

59

Daripada Jadual 2.2, dapat disimpulkan bahawa kebanyakan kajian literatur

menyatakan bahawa faedah pengurangan kos dan penjimatan masa merupakan

faedah utama yang diperolehi daripada pelaksanaan e-Perolehan. Pelaksanaan

e-Perolehan sememangnya memberikan banyak faedah dan kebaikan kepada

penggunanya seperti perbincangan di atas. Namun faedah tersebut tidak dapat

dinikmati sekiranya pengurus tidak memahami dan mengetahui sepenuhnya tentang

masalah dan halangan teknologi ini. Oleh itu bahagian seterusnya akan

membincangkan tentang isu dan halangan yang perlu dihadapi oleh organisasi

sebagai persiapan dalam melaksanakan sistem e-Perolehan ke dalam syarikat

mereka.

2.9 Isu Halangan Pelaksanaan e-Perolehan

Walaupun terdapat banyak faedah yang diperolehi daripada penggunaan

sistem e-Perolehan, namun kebanyakan organisasi masih enggan untuk

menggunakan sistem tersebut (Work Study, 2003). Banyak organisasi masih ragu-

ragu terhadap faedah yang diberikan oleh sistem e-Perolehan ke atas syarikat mereka

(Subramaniam dan Shaw, 2002). Menurut Attaran dan Attaran (2002), kebanyakan

reputasi automasi perolehan yang dijanjikan oleh pembekal tidaklah seperti yang

diharapkan. Ini kerana terdapat beberapa halangan dan masalah yang dihadapi oleh

organisasi untuk melaksanakan sistem tersebut.

Berdasarkan hasil kajian yang dijalankan oleh Ab Hamid dan Majid (2002)

ke atas industri di Malaysia mendapati bahawa terdapat halangan seperti aspek

pembelian tidak di lihat sebagai satu fungsi strategik, pertimbangan kos yang tidak

tepat, perdagangan dengan syarikat yang tidak dikenali, isu keselamatan dan hak

persendirian (privacy), kekurangan infrastruktur teknologi (Stein dan Hawking,

2002; Davila et al. 2002; Rae, 2003) serta masalah manusia dan persepsi atau budaya

(Stein dan Hawking, 2002; Rae, 2003) merupakan antara halangan kepada

60

pelaksanaan e-Perolehan. Masalah pembelian bukan satu fungsi strategik

membuatkan syarikat memandang isu pembelian bukanlah satu masalah yang besar

dan aspek pembelian tidak dirancang dengan sebaiknya dalam pengurusan strategik

perniagaan. Kesedaran tentang kepentingan pembelian dalam syarikat dapat

meningkatkan lagi kecekapan dan keberkesanan syarikat dari segi pengurangan kos

pembelian dan sebagainya. Pertimbangan kos yang tidak tepat disebabkan oleh

kesilapan membuat keputusan akan menyebabkan penjimatan tidak dapat dilakukan

manakala menjalankan perdagangan dengan pihak yang tidak dikenali menyebabkan

penipuan boleh dilakukan melalui Internet.

Isu keselamatan juga menjadi halangan kepada pelaksanaan e-Perolehan

kerana penggunaan Internet untuk mendapatkan maklumat boleh mengundang

bahaya kepada maklumat privacy dan kredit syarikat. Selain daripada masalah

keselamatan, masalah budaya turut menjadi penghalang kepada pelaksanaan

e-Perolehan. Masalah budaya ini berkait rapat dengan cara pemikiran pekerja yang

sukar untuk menerima perubahan dalam organisasi. Tanggapan tentang penggunaan

teknologi baru adalah sesuatu yang sukar dipelajari dan digunakan, merupakan antara

sebab kenapa mereka enggan menerima perubahan yang dilakukan. Pembekal masih

lagi belum bersedia untuk melaksanakan e-Perniagaan disebabkan oleh kurangnya

kemahiran teknikal terutamanya dalam bidang sistem rangkaian komputer dan

teknologi maju. Perkara ini juga turut dinyatakan oleh Mohd Salleh selaku Ketua

Eksekutif CDCs, tentang cabaran utama yang dihadapi oleh pembekal di Malaysia

ialah tidak mahir dengan teknologi baru (Asia Computer Weekly, 2003).

Kekurangan pekerja yang mahir dalam menggunakan sistem e-Perolehan akan

menyebabkan syarikat tidak memaksimumkan penggunaan e-Perolehan dan faedah

e-Perolehan tidak dapat diperolehi sepenuhnya.

Davila et al. (2002) di dalam kajian beliau mendapati antara halangan lain

yang dihadapi dalam melaksanakan e-Perolehan ialah kesukaran untuk menggunakan

perisian yang sedia ada di pasaran. Hal ini disebabkan oleh perisian yang sedia ada

sukar untuk diintegrasikan dengan sistem syarikat yang sedia ada. Dalam tinjauan

yang dijalankan ke atas beberapa buah negara seperti Australia dan Kota London,

61

masalah kemudahan teknologi yang tidak mencukupi merupakan halangan yang

paling besar dalam melaksanakan e-Perolehan diikuti dengan masalah ketidaksediaan

pihak pembekal untuk turut sama untuk melaksanakan sistem e-Perolehan (Stein dan

Hawking, 2002 dan Rae, 2003). Ini kerana masalah kekurangan kemudahan

teknologi ini berkait rapat dengan sokongan dari kumpulan atasan dalam

menyediakan peruntukan yang secukupnya dalam menyediakan kemudahan

e-Perolehan syarikat bagi membolehkan e-Perolehan dapat digunakan sepenuhnya.

Ketidaksediaan pembekal untuk melaksanakan e-Perolehan adalah disebabkan oleh

kurangnya kesedaran tentang kepentingan e-Perolehan dalam membolehkan mereka

bersaing di peringkat global.

2.10 Kesimpulan

Secara ringkasnya, bab ini telah membincangkan tentang perkembangan IT

dan e-Perolehan meliputi aspek perolehan tradisional dan perolehan kontemporari.

Dalam perolehan tradisional turut dimuatkan dengan proses perolehan yang terdiri

daripada perancangan, pengesahan, pembelian, penerimaan dan pembayaran

manakala dalam perolehan kontemporari pula diterangkan tentang aplikasi

e-Perolehan seperti e-Sumber, e-Tender, e-Maklumat, e-Lelong, e-MRO dan

e-Kerjasama. Beberapa model e-Perolehan dalam kajian lepas juga turut

dibincangkan bagi meningkatkan lagi kefahaman dalam aspek e-Perolehan.

Seterusnya pengkaji juga melihat kepada faktor-faktor yang mendorong kepada

pelaksanaan e-Perolehan. Daripada tinjauan yang dijalankan ke atas Negara

Australia pada tahun 2002, hasil dapatan kajian mendapati bahawa faktor kewangan

merupakan faktor utama penerapan e-Perolehan ke dalam organisasi (Stein dan

Hawking, 2002).

62

Faktor pelaksanaan e-Perolehan juga mempunyai kaitan dengan faedah yang

dapat diberikan oleh sistem tersebut. Daripada aspek faedah e-Perolehan,

kebanyakan kajian literatur menyatakan bahawa faedah pengurangan kos dan

penjimatan masa merupakan faedah utama yang diperolehi daripada pelaksanaan

sistem tersebut. Walau bagaimanapun, terdapat juga beberapa halangan dan masalah

yang dihadapi dalam melaksanakan sistem e-Perolehan ini. Masalah utama yang

sering dinyatakan dalam kebanyakan literatur adalah berkaitan dengan masalah

pembelian tidak di lihat sebagai fungsi strategik dan menjadikan aspek pembelian

tidak dirancang dengan sebaiknya dalam pengurusan strategik syarikat.

Kajian terdahulu banyak membuktikan bahawa penggunaan IT dalam

perolehan dapat memberikan kebaikan dalam aspek pembelian syarikat. Walaupun

terdapat kekangan dalam melaksanakan e-Perolehan, namun segala isu dan halangan

yang dihadapi pastinya mempunyai penyelesaian tersendiri. Oleh itu, kajian ini

melihat faedah-faedah yang diperolehi oleh TMR&D sepanjang melaksanakan

e-Perolehan dan bagaimana mereka mengatasi segala halangan yang dihadapi

sepanjang melaksanakan sistem e-Perolehan. Bab yang seterusnya akan

membincangkan kaedah yang digunakan sepanjang kajian ini dijalankan.

63

BAB III

METODOLOGI KAJIAN

3.1 Pengenalan

Di dalam bab ini pengkaji akan menerangkan tentang kaedah-kaedah

penyelidikan, reka bentuk penyelidikan, kaedah persampelan, kaedah pengumpulan

data dan kaedah penganalisisan data. Penerangan ke atas bahagian-bahagian yang

terdapat dalam soal selidik dan temu bual turut dimuatkan dalam bahagian instrumen

kajian. Kajian ini akan dijalankan secara kajian kes di salah sebuah anak syarikat

Telekom Malaysia Berhad iaitu Telekom Malaysia Research and Development

(TMR&D).

Amalan e-Perolehan di lihat daripada aspek pengumpulan maklumat, jenis

permohonan pembelian, kontrak perundingan, dan analisis risikan. Di samping itu,

kajian ini juga turut mengukur prestasi e-Perolehan syarikat melalui faedah yang

diperolehi daripada pelaksanaan sistem tersebut. Faedah e-Perolehan ini dibahagikan

kepada tiga kumpulan iaitu faedah kepada organisasi (faedah dalaman), faedah dari

pembekal, dan faedah kepada pengguna dalaman. Bab ini diakhiri dengan bahagian

analisis dapatan menggunakan kaedah kuantitatif dan kualitatif.

64

3.2 Reka Bentuk Kajian

Reka bentuk kajian merupakan satu logika (logic) yang menghubungkan

antara data yang telah di kumpul dengan persoalan asas kajian. Ianya dapat menjadi

petunjuk kepada pengkaji dalam proses pengumpulan data, analisis dan

menginterpretasi pemerhatian. Reka bentuk kajian juga merupakan “logical model of

proof” yang membenarkan pengkaji membentuk kesimpulan tentang sebab musabab

di kalangan pembolehubah yang dikaji (Nachmias & Nachmias, 1992).

Reka bentuk kajian menghubungkan data dan maklumat yang dikumpulkan

mengikut kepada persoalan kajian sama ada tersirat atau nyata. Ianya bertindak

seperti blueprint pengkaji yang mengaitkan persoalan dengan kajian yang perlu

dijalankan, apakah data yang perlu dikumpulkan, bagaimana menganalisis keputusan

dan apakah keputusan yang akan dikemukakan. Dalam perkataan lain, reka bentuk

kajian membantu pengkaji dalam proses mengumpul, menganalisis dan

menterjemahkan data dan maklumat yang telah dikumpulkan (Yin, 1994). Secara

ringkasnya, hubungan reka bentuk kajian ini adalah seperti Jadual 3.1.

Terdapat dua pendekatan yang boleh digunakan dalam menjalankan

penyelidikan iaitu penyelidikan kuantitatif dan kualitatif. Kaedah kuantitatif

menghuraikan dapatan dalam bentuk fakta dan rajah serta dapat memberikan

pengukuran yang jelas, manakala kaedah kualitatif menghuraikan tentang pendapat,

sifat serta persoalan berkaitan dengan persoalan kenapa. Menurut Yin (2002)

gabungan kaedah kuantitatif dan kualitatif (Multi-method) boleh digunakan dalam

menjalankan kajian kes. Sehubungan dengan itu, kaedah kepelbagaian (Multi-

method) telah dipilih dalam menjalankan kajian ini.

65

Jadual 3.1: Hubungan reka bentuk kajian dengan objektif kajian, strategi

penyelidikan dan unit penyelidikan.

Objektif kajian Strategi

penyelidikan

Instrumen penyelidikan Unit penyelidikan

Menentukan tahap amalan

e-Perolehan dan prestasi e-

Perolehan syarikat

Soal selidik,

temubual dan

pemerhatian.

Soal selidik

berstruktur,temubual semi

struktur, nota pemerhatian,

dokumen syarikat

Ketua eksekutif syarikat,

Pengurus Unit Perolehan,

dan kakitangan syarikat

Menentukan terdapat

perbezaan amalan e-

Perolehan dan prestasi e-

Perolehan berdasarkan

kepada faktor demografi.

Soal selidik,

temubual,

dokumen

syarikat

Soal selidik berstruktur,

temubual semi-struktur, nota

pemerhatian, dan dokumen

syarikat

Ketua eksekutif syarikat,

Pengurus Unit Perolehan,

dan kakitangan syarikat

Melihat hubungan bererti

antara amalan dengan

prestasi e-Perolehan syarikat

Soal selidik,

temubual, dan

pencarian

dokumen

Soal selidik berstruktur,

temubual semi-struktur, nota

pemerhatian, dokumen syarikat

Ketua eksekutif syarikat,

Pengurus Unit Perolehan,

dan kakitangan syarikat

Melihat pendekatan yang

digunakan oleh pihak

pengurusan untuk mengatasi

masalah e-Perolehan

Temubual, dan

pencarian

dokumen.

Temubual semi-struktur,

catatan nota, kaset, dan

dokumen syarikat

Ketua eksekutif syarikat,

Ketua Unit Perolehan, unit

IT, dan Eksekutif setiap

unit.

Menurut Saunders et al., (2003) penggunaan kaedah kepelbagaian dalam

menjalankan satu kajian kes dapat memberikan banyak kebaikan kepada

penyelidikan. Dua kebaikan utama yang diperolehi daripada kaedah kepelbagaian

iaitu memberi keyakinan dalam menumpukan kepada persoalan yang penting. Di

samping itu, penggunaan kaedah pengumpulan data yang berbeza dapat memastikan

bahawa data yang diperolehi dapat memberi gambaran sebenar tentang tajuk yang

dikaji.

66

Rajah 3.1 menunjukkan integrasi antara kaedah kualitatif dan kaedah

kuantitatif yang digunakan dalam kajian ini berdasarkan kepada reka bentuk kajian

yang dikemukakan oleh Katsulis, (2003). Rajah di bawah menunjukkan bahawa data

dan analisis kualitatif dapat membantu dalam memberi interpretasi kepada dapatan

kuantitatif. Ianya dapat memberi tumpuan dalam meneroka sesuatu keputusan atau

dapatan dengan lebih mendalam di samping menerangkan dan menginterpretasi

dapatan/keputusan yang di luar jangkaan (Katsulis, 2003). Bahagian seterusnya

membincangkan kedua-dua kaedah kuantitatif dan kualitatif dengan lebih terperinci.

Rajah 3.1 : Integrasi Kaedah Kuantitatif Dan Kualitatif

3.2.1 Penyelidikan Kuantitatif

Penyelidikan kuantitatif merupakan manipulasi dan wakil data bernombor

daripada pemerhatian yang dijalankan bagi tujuan untuk mengulas dan menerangkan

tentang sesuatu fenomena daripada pemerhatian yang dijalankan. Ianya bermula

dengan pengumpulan data statistik yang berdasarkan kepada data sebenar.

Penyelidikan kuantitatif digunakan untuk melihat hubungan antara dua

pembolehubah dalam sesebuah populasi (Hopkins, 2001). Oleh itu, kajian ini

KUANTITATIF KUALITATIF

Pengumpulan Data

Kualitatif

Analisis Data

KUANTITATIF

Pengumpulan Data

KUANTITATIF

Analisis Data

Kualitatif

Interpretasi Analisis

Keseluruhan

Cth; Soal selidik Cth: Temubual

dan pemerhatian

67

menggunakan kaedah deskriptif di samping kaedah eksploratori untuk

memperkukuhkan dapatan keseluruhan kajian ini.

3.2.1.1 Kajian Deskriptif

Objektif utama kajian deskriptif menekankan kepada aspek siapa, apa, bila, di

mana, dan bagaimana dalam sesuatu perkara. Menurut Malhotra (2002), terdapat

dua sub kategori dalam kajian deskriptif iaitu kaedah cross-sectional dan

longitudinal. Dalam kajian ini, pengkaji menggunakan kaedah cross-sectional di

mana pengumpulan data dilakukan sekali sahaja kerana ianya lebih mudah

dijalankan serta melibatkan kos yang murah berbanding dengan kaedah longitudinal.

Data bagi kajian ini diperolehi daripada soal selidik. Soal selidik menjadi

instrumentasi kajian yang digunakan untuk mendapatkan maklumat daripada

responden dengan mengemukakan soalan-soalan yang disediakan dan disusun dalam

bentuk formal dan sistematik. Data yang telah di kumpul, dianalisis dengan

menggunakan kaedah statistik deskriptif dan inferensi. Penerangan lanjut mengenai

borang soal selidik serta analisis dibincangkan pada bahagian seterusnya.

3.2.2 Penyelidikan Kualitatif

Kebanyakan penyataan tentang penyelidikan kuantitatif bermula dengan

mengenal pasti maksud sesuatu istilah termasuklah sesuatu teori atau praktikal atau

kedua-duanya sekali. Menurut Denzin dan Lincoln (2003),

68

“Qualitative research is a situated activity that locates the observer in the

world. It consists of a set of interpretive, material practices that makes the world

visible. These practices... turn the world into a series of representations including

fieldnotes, interviews, conversations, photographs, recordings and memos to the

self.... At this level, qualitative research involves an interpretive, naturalistic

approach to the world. This means that qualitative researches study things in their

natural setting, attempting to make sense of, or to interpret, phenomena in terms of

the meanings people bring to them. (2003: p. 3).

Secara amnya, penyelidikan kualitatif merupakan pendekatan semula jadi

(naturalistic) dan interpretasi (interpretative) dengan kefahaman yang mendalam

terhadap sesuatu fenomena. Ini turut di sokong oleh Bryman (1988) dengan

menyatakan bahawa penyelidikan kualitatif merupakan satu cara di mana penyelidik

mengkaji dan menginterpretasi keadaan sebenar. Menurut Zikmund (1997), terdapat

tiga kaedah dalam penyelidikan kualitatif iaitu eksploratori, orientasi, dan klinikal.

Untuk kajian ini, kaedah eksploratori telah digunakan di samping kaedah deskriptif.

3.2.2.1 Kajian Eksploratori

Kajian eksploratori digunakan oleh pengkaji bagi membangunkan konsep

yang lebih jelas, mempamerkan kepentingan dan mempertingkatkan kejituan kajian

ini (Robson, 2002). Menurut Zikmund (1997), terdapat empat kategori dalam kajian

eksploratori iaitu kajian pengalaman, analisis data sekunder, kajian kes dan kajian

tinjauan. Kajian eksploratori juga memberikan data kualitatif dan kefahaman yang

lebih mendalam tentang konsep atau menjelaskan sesuatu masalah. Dalam

menjalankan kajian ini, pengkaji perlu kreatif untuk mendapatkan sumber maklumat.

Oleh itu, pengkaji perlu fleksibel untuk mengkaji seberapa banyak sumber yang

boleh menyumbang ke arah pengumpulan maklumat kajian (Zikmund, 1997).

69

3.3 Strategi Penyelidikan

Terdapat beberapa strategi yang boleh digunakan dalam menjalankan

penyelidikan seperti eksperimen, tinjauan (survey), kajian kes (case study), grounded

theory, ethnography, penyelidikan tindakan (action research), kajian silang dan

kajian longitudinal (cross-sectional and longitudinal studies), dan kajian

eksploratori, deskriptif dan penjelasan (exploratory, descriptive and explanatory

studies) (Saunders et al., 2003). Penggunaan kajian kes dalam menjalankan

penyelidikan merupakan satu cabaran kepada penyelidikan sains sosial (Yin, 2002).

Bagi mendapatkan lebih kefahaman tentang konteks penyelidikan dan proses yang

terlibat (Morris dan Wood, 1991), strategi penyelidikan secara kajian kes telah

dipilih untuk menjalankan kajian ini. Ini kerana kajian kes digunakan dalam

kebanyakan situasi dalam menyumbangkan pengetahuan tentang individu, kumpulan,

organisasi, sosial, politik dan fenomena yang berkaitan (Yin, 2002).

Di samping itu juga, pengkaji menggunakan kaedah kajian kes kerana kajian

sebelum ini tertumpu lebih kepada penggunaan sistem e-Perolehan yang dijual di

pasaran (Ab Hamid dan Majid, 2002; Hussain et al. 2005; dan Helmi, 2005). Oleh

itu, kajian kes ini memfokuskan kepada sebuah organisasi untuk melihat dengan

lebih mendalam dan terperinci kecekapan sistem e-Perolehan yang dibangunkan

sendiri secara dalaman.

3.3.1 Kajian Kes

Menurut Yin (1994), kajian kes merupakan “an inquiry that investigates a

contemporary phenomenon within its real-life context, especially when the

boundaries between phenomenon and context are not clearly evident” (Yin,

2002:13). Definisi ini menerangkan tentang penggunaan kaedah kajian kes untuk

70

menerangkan dengan lebih mendalam tentang suatu fenomena yang dikaji, manakala

Robson (2002) mendefinisikan kajian kes sebagai satu strategi untuk menjalankan

kajian yang melibatkan penyelidikan empirikal terhadap sesuatu fenomena sebenar

dengan menggunakan pelbagai sumber bukti. Strategi kajian kes mempunyai

keupayaan untuk memberi jawapan bagi persoalan seperti kenapa, siapa dan

bagaimana.

Terdapat lima peranan kajian kes iaitu yang pertama ianya dapat

menerangkan andaian perhubungan sebab musabab dalam keadaan sebenar yang

kompleks untuk diselesaikan melalui strategi tinjauan atau eksperimen. Kedua

adalah untuk menggambarkan sesuatu keadaan yang berlaku dalam konteks sebenar.

Ketiga, kajian kes dapat menjelaskan tajuk tertentu dalam penilaian seperti model

cara deskriptif. Keempat, strategi kajian kes boleh digunakan untuk meneliti sesuatu

situasi di mana penilaian yang dijalankan sebelum ini masih belum jelas. Kelima,

kajian kes boleh dijadikan sebagai penilaian meta (meta-evaluation) yang merupakan

satu kajian ke atas kajian penilaian (Smith, 1990; Stake, 1986).

Kajian yang lebih mendalam tentang pembangunan sistem e-Perolehan telah

dijalankan di TMR&D Sdn. Bhd. Sebelum menjalankan kajian kes ini, pengkaji

telah menghantar kertas cadangan untuk mendapatkan persetujuan daripada syarikat

berkenaan untuk menjalankan kajian kes (lihat Lampiran A). Pengkaji percaya

bahawa dalam menjalankan kajian kes, ianya memerlukan kerjasama daripada pihak

yang terlibat dalam kajian tersebut (Zikmund, 1997) bagi mendapatkan maklumat

yang diperlukan dan mempermudahkan kajian dijalankan. Oleh yang demikian,

pengkaji telah memohon untuk menjalankan latihan industri dalam syarikat kajian

kes bagi membolehkan pengkaji berada di dalam syarikat tersebut untuk

mendapatkan maklumat sebanyak mungkin. Pengkaji telah berada di dalam

organisasi tersebut selama hampir tiga bulan untuk melihat bagaimana kakitangan

TMR&D menggunakan sistem tersebut dan bagaimana e-Perolehan dapat memberi

kecekapan dalam proses pembelian di TMR&D. Pengkaji juga telah berpeluang

menggunakan sistem itu sendiri untuk membuat pembelian dan memahami sistem e-

Perolehan TMR&D dengan lebih mendalam.

71

3.3.2 Jaminan Kualiti Kajian Kes

Yin (2002) menyenaraikan empat aspek untuk memastikan kualiti dalam

kajian kes yang dijalankan. Empat aspek tersebut meliputi jenis penyelidikan, unit

analisis, kesahihan dan kebolehpercayaan.

3.3.2.1 Jenis Penyelidikan

Yin membahagikan kajian kes kepada matriks yang mengandungi empat jenis

penyelidikan iaitu reka bentuk holistic/embedded dan single-case/multiple-case.

Dalam keterangan holistic, konsep keseluruhan dikaji tanpa mendalami secara

terperinci tentang organisasi yang dikaji. Penyelidikan secara embedded akan

mendalami dan memperincikan lagi sesuatu kajian dengan cara berkomunikasi

dengan pihak yang terlibat tentang aktiviti yang dikaji melalui temubual,

perbincangan tentang sesuatu aspek dalam keseluruhan program atau sistem,

manakala projek Single-case akan menumpukan kepada satu pelaksanaan berbanding

dengan Projek Multiple-case yang akan membandingkan pelaksanaan dua atau lebih

pemisah yang wujud. Reka bentuk Embedded/Single-case telah digunakan untuk

menjalankan kajian yang lebih mendalam tentang penggunaan sistem e-Perolehan di

TMR&D.

72

3.3.2.2 Unit Analisis

Unit analisis mempunyai hubung kait dengan asas permasalahan dalam

mentakrifkan sesebuah kes. Setiap unit analisis mempunyai reka bentuk

penyelidikan dan pengumpulan data yang berbeza. Menurut Yin (2003) kumpulan

kajian merupakan satu unit analisis. Unit analisis ini dinilai dengan mengukur

prestasi e-Perolehan melalui aspek faedah yang diperoleh daripada sistem tersebut

kepada organisasi, perhubungan dengan pelanggan dan kepada pengguna dalaman.

Dalam kajian ini, unit utama analisis terdiri daripada kakitangan syarikat pada setiap

unit dan bahagian yang menggunakan sistem e-Perolehan serta individu yang

bertanggungjawab untuk melaksanakan e-Perolehan. Pengguna dalaman

dibahagikan kepada tiga kumpulan iaitu kumpulan pengurusan atasan, pengurusan

pertengahan serta kumpulan sokongan, manakala bagi individu yang

bertanggungjawab melaksanakan sistem e-Perolehan terdiri daripada pihak

pengurusan atasan syarikat.

3.3.2.3 Kesahan

Kesahan kajian dibahagikan kepada tiga aspek seperti kesahan konstruk

(construct validity), kesahan dalaman (internal validity), dan kesahan luaran

(external validity) (Yin, 2002). Kesahan konstruk diperkukuhkan melalui

penggunaan pelbagai sumber bukti (sebagai contoh dokumen yang menyokong

temubual dengan responden), rantaian keterangan (contohnya, mengekalkan

integriti/kelengkapan penyelidikan) dan menyemak semula kajian kes yang

dilaporkan oleh responden utama. Kesahan dalaman bertujuan untuk memansuhkan

faktor yang tidak diambil kira daripada faktor luaran. Kesahan luaran bermaksud

kesesuaian sesuatu untuk diitlakkan kepada organisasi lain. Dalam kajian ini,

kesahan konstruk lebih diberi tumpuan bagi memastikan bahawa data yang

diperolehi dapat memberikan kesahan yang tinggi.

73

3.3.2.4 Kebolehpercayaan

Kebolehpercayaan dalam kajian ini diperolehi daripada penggunaan

instrumen dan prosedur pengumpulan data yang digunakan. Seperti yang dinyatakan

oleh Yin, (1994), idea tentang kebolehpercayaan adalah untuk mengurangkan

kesilapan dan berat sebelah (bias) semasa menjalankan kajian lapangan.

3.4 Kaedah Pensampelan

Teknik pensampelan merupakan satu kaedah yang membolehkan pengkaji

mengurangkan bilangan data yang perlu dikumpulkan dengan hanya mengambil kira

data dari sub kumpulan daripada keseluruhan populasi. Populasi kajian ini terdiri

daripada kakitangan TMR&D daripada pelbagai kategori jawatan iaitu peringkat

pengurusan atasan, peringkat pertengahan dan kumpulan sokongan. Saiz populasi

yang digunakan dalam kajian ini adalah seramai 122 orang yang mewakili unit

masing-masing. Daripada 122 borang soal selidik yang di agihkan, sebanyak 92

borang soal selidik telah dikembalikan dan bilangan ini telah mencukupi bagi

mewakili saiz sampel kajian ini berdasarkan jadual saiz pensampelan yang

dinyatakan oleh Sekaran, (2003).

Kaedah Pensampelan Pertimbangan (Judgemental Sampling) telah dipilih

sebagai kaedah persampelan dalam menjalankan kajian ini. Kaedah Persampelan

Pertimbangan ini merupakan satu kaedah di mana responden dipilih berdasarkan

kemahiran mereka dalam bidang yang diselidiki. Maka dalam kajian ini, pengkaji

telah menggunakan senarai nama responden yang diperolehi daripada pihak

pengurusan perolehan syarikat sebagai panduan dalam mencari responden kajian.

Pemilihan responden ini adalah berdasarkan kepada kemahiran dan pengalaman

74

mereka dalam menggunakan sistem e-Perolehan di TMR&D dan dipilih dengan

bantuan pengurus perolehan. Dalam kajian ini, responden kajian mewakili pelbagai

kategori jawatan dari pengurusan atasan sehingga kumpulan sokongan. Senarai

responden adalah seperti di Lampiran B.

3.5 Pengumpulan Data

Menurut Yin (2002), bahan bukti daripada kajian kes diperolehi daripada

enam sumber iaitu dokumen, rekod syarikat, temubual, tinjauan langsung,

penglibatan dalam tinjauan, dan artifak fizikal. Pengumpulan data untuk kajian ini

diperolehi daripada sumber data primer dan data sekunder. Data Primer diperolehi

daripada kaedah soal selidik, temubual, dan pemerhatian ke atas kakitangan di

TMR&D.

3.5.1 Data Primer

Data primer ialah data asal yang dikutip oleh pengkaji. Dalam kajian ini

pengkaji memulakan kerja pengumpulan data primer ini pada bulan Julai hingga

September 2005 di syarikat kajian kes. Pengumpulan data primer ini melibatkan

kaedah soal selidik yang telah diedarkan kepada kakitangan yang menggunakan

sistem e-Perolehan TMR&D. Seterusnya, beberapa temubual telah dijalankan bagi

mendapatkan maklumat yang lebih terperinci tentang sistem tersebut. Di samping itu

juga, pemerhatian juga turut dijalankan bagi melihat bagaimana sistem ini digunakan

dan sejauh mana ianya dapat meningkatkan prestasi perolehan syarikat. Data primer

ini digunakan untuk mendapatkan maklumat yang sahih daripada pengguna sistem

75

serta melihat pendapat dan pengalaman mereka sepanjang menggunakan sistem

tersebut.

3.5.1.1 Soal Selidik

Borang soal selidik merupakan kaedah utama yang digunakan dalam kajian

ini. Ianya diperlukan untuk mengumpul maklumat kuantitatif untuk melihat

hubungan antara pembolehubah dalam mencapai tujuan dan matlamat kajian ini.

Berdasarkan kepada kajian literatur, satu set soalan soal selidik yang direka

bentuk oleh Quesada (2004) digunakan dalam kajian ini. Soal selidik ini telah diuji

kebolehpercayaannya (reliability) dan sesuai untuk digunakan dalam kajian ini untuk

mendapatkan hasil yang terbaik. Kebenaran untuk menggunakan soalan soal selidik

ini telah diperolehi daripada penyelidik tersebut melalui e-mel seperti di Lampiran

C.

Kaedah soal selidik berstruktur digunakan untuk mendapatkan maklum balas

daripada pengguna e-Perolehan di dalam syarikat. Di dalam penyelidikan ini, soalan

soal selidik dibahagikan kepada empat bahagian. Bahagian pertama adalah berkaitan

dengan penggunaan e-Perolehan yang terdiri daripada pengumpulan maklumat, jenis

permohonan, kontrak permohonan dan analisis kebijaksanaan. Bahagian kedua pula

mengkaji tentang faedah-faedah yang diperolehi daripada pelaksanaan e-Perolehan

dan bahagian ketiga mengkaji tentang halangan dan masalah yang dihadapi oleh

pengguna sistem e-Perolehan sepanjang pelaksanaan sistem e-Perolehan. Manakala

bahagian yang terakhir sekali ialah mengkaji tentang latar belakang responden yang

menggunakan e-Perolehan. Selain menggunakan kaedah soal selidik, pengumpulan

data untuk kajian ini juga menggunakan kaedah temubual.

76

3.5.1.2 Temubual

Sumber utama yang terpenting untuk mendapatkan maklumat dalam kajian

kes adalah melalui kaedah temubual (Yin, 2002). Terdapat banyak kelebihan

menjalankan temubual secara individu seperti berpotensi untuk mendapatkan

maklum balas dan jawapan adalah lebih tinggi. Di samping itu, kaedah temubual

dapat memberikan sampel yang baik kerana ianya dijalankan ke atas individu yang

terlibat secara langsung dengan topik yang dikaji serta maklumat yang disampaikan

adalah lebih jelas kerana pengkaji dapat memberikan penerangan lanjut tentang

persoalan yang tidak difahami oleh responden dan berpotensi untuk mendapatkan

jawapan yang dapat menjawab persoalan kajian. Kaedah temubual juga memberikan

kelebihan kepada pengkaji untuk mendapatkan maklumat tambahan terhadap

persekitaran yang dikaji yang memberi nilai dalam menginterpretasi dapatan (Miller,

1991). Oleh yang demikian, kaedah temubual telah dipilih sebagai teknik

pengumpulan data dalam kajian ini.

Kaedah temubual semi-struktur dipilih untuk sesi penyelidikan ini kerana

kaedah ini selalunya memberikan lebih banyak maklumat yang dapat diketengahkan

dalam penyelidikan ini. Soalan temubual dirujuk daripada soalan temubual yang

disediakan oleh Frye (2004). Dalam menjalankan temubual, panduan temubual yang

berasaskan senarai semak tentang tajuk yang dikaji digunakan sebagai panduan

kepada pengkaji untuk menjalankan kajian. Pengkaji perlu memastikan semua tajuk

dan persoalan kajian telah dikemukakan sebelum sesi perbincangan ditamatkan.

Garis panduan yang dikemukakan oleh Robson et al. (2001) digunakan dalam kajian

bagi mendapatkan data yang baik. Garis panduan tersebut adalah seperti yang

tercatat di Lampiran D.

Sebelum menjalankan sesi temubual, pengkaji terlebih dahulu menghantar

surat permohonan untuk menjalankan temubual bersama-sama dengan soalan yang

akan dibincangkan (Lihat Lampiran E). Surat permohonan ini bertujuan

77

membolehkan responden memilih tarikh dan masa yang bersesuaian mengikut

kelapangan waktu kerja mereka. Pengkaji merasakan bahawa kelapangan waktu

untuk menjalankan temubual adalah penting bagi mendapatkan maklumat yang

lengkap dan responden dapat menjawab soalan dengan tenang dan selesa (Saunders

et al. 2003). Kajian yang dijalankan oleh Fall (1980) mendapati bahawa tempoh

jangka masa temubual tidak memberi kesan ke atas hasil temubual yang dijalankan.

Oleh yang demikian, jangka masa temubual adalah bergantung kepada masa dan

keselesaan responden kajian.

Temubual yang dijalankan mengambil masa lebih kurang satu jam untuk

mendapatkan seberapa banyak maklumat tentang sistem e-Perolehan. Semasa sesi

temubual dijalankan, responden bebas untuk memberikan pendapat mereka dan

segala maklumat yang diperolehi dicatat dan dirakamkan dengan persetujuan

responden bagi memudahkan penganalisisan data dilakukan. Terdapat juga

responden yang kurang selesa untuk merakamkan temubual mereka, dan pada masa

ini catatan nota digunakan untuk penganalisisan data.

3.5.1.3 Pemerhatian

Kaedah pemerhatian juga merupakan salah satu kaedah untuk mendapatkan

sumber data dan bahan bukti dalam menjalankan kajian kes. Dalam penyelidikan,

pemerhatian digunakan untuk memahami sesuatu fenomena dengan lebih jelas.

Kaedah pemerhatian melibatkan pemerhatian sistematik, rakaman, penerangan,

analisis dan interpretasi kelakuan manusia (Saunders et al., 2003). Terdapat dua

jenis pemerhatian yang boleh dijalankan iaitu pemerhatian berstruktur dan

pemerhatian penglibatan (participant observation) atau pemerhatian kurang

berstruktur (Cano, 2000; Saunders et al, 2003). Pemerhatian penglibatan merupakan

kaedah kualitatif dan berasal daripada kerja antropologi sosial di awal kurun ke -20.

Ianya menekankan kepada memahami maksud tindakan manusia, manakala bagi

78

pemerhatian berstruktur, ianya merupakan kuantitatif dan lebih menumpukan kepada

kekerapan sesuatu tindakan (Saunders et al, 2003).

Dalam kajian ini, pemerhatian jenis penglibatan telah dipilih kerana ianya

membolehkan pengkaji untuk berkongsi pengalaman tentang perkara sebenar yang

berlaku serta mengalaminya sendiri (Gill dan Johnson, 1997). Pendekatan pengkaji

sebagai pemerhati telah dipilih dalam pemerhatian penglibatan dengan membentuk

kepercayaan di kalangan kakitangan syarikat melalui penglibatan secara langsung

dalam menjalankan aktiviti syarikat. Mendapatkan kepercayaan daripada syarikat

kajian kes adalah penting untuk mendapatkan maklumat dengan lebih mudah dan

mendalam (Punch, 1993). Di samping itu juga, bukti pemerhatian boleh digunakan

untuk memberi maklumat tambahan kepada pengkaji dalam penyelidikan yang

dijalankan.

Menurut Delbridge dan Kirkpatrick (1994), kategori data yang boleh

dibangunkan oleh pengkaji terdiri daripada pemerhatian utama (primary),

pemerhatian sekunder (secondary), dan pemerhatian pengalaman (experiential).

Dalam pemerhatian utama, pengkaji mencatatkan perkara yang berlaku atau apa yang

dinyatakan pada masa itu dengan menggunakan catatan diari. Pemerhatian sekunder

pula merupakan kenyataan daripada pengkaji tentang perkara yang berlaku melalui

interpretasi pengkaji terhadap perkara yang berlaku, manakala bagi data pengalaman

merupakan data daripada persepsi dan pemikiran pengkaji berdasarkan kepada

pengalaman terhadap sistem yang dikaji. Mencatat persepsi dan pemikiran ini ke

dalam diari memberikan sumber bukti yang berguna kepada pengkaji semasa

melakukan penulisan.

Pemerhatian ini telah digunakan oleh pengkaji sepanjang menjalankan kajian

di syarikat kajian kes. Sepanjang tempoh pemerhatian, pengkaji telah menjadi salah

seorang pekerja di organisasi berkenaan dan berkesempatan untuk menggunakan

sistem e-Perolehan ini untuk membuat pembelian barang. Dengan cara ini, pengkaji

dapat memahami bagaimana sistem ini berfungsi dan sejauh mana ianya dapat

79

memberikan kemudahan kepada penggunanya seperti mana yang dinyatakan oleh

responden-responden lain.

3.5.2 Data Sekunder

Data sekunder merupakan sumber maklumat yang terpenting kerana ianya

dapat membantu dalam menjelaskan tajuk kajian, mendapatkan fakta dan hasil

penemuan daripada kajian-kajian lepas. Bahan-bahan dan maklumat bagi kajian ini

diperolehi daripada Perpustakaan Sultanah Zanariah, Universiti Teknologi Malaysia

dan Perpustakaan TMR&D.

Selain itu, sumber bagi data sekunder ini juga turut diperolehi daripada

laporan tahunan syarikat, keratan-keratan akhbar, penggunaan cakera padat ilmiah

(CD), mikrofilem, jurnal-jurnal, kertas kerja seminar, buku-buku rujukan, majalah-

majalah berbentuk ilmiah serta maklumat daripada laman web akhbar Utusan

Malaysia, e-Perolehan Kerajaan Malaysia, TMR&D dan laman web antarabangsa

yang berkaitan dengan tajuk kajian. Ia dapat membantu pengkaji memahami konsep-

konsep berkaitan kajian dan membantu dalam penulisan Bab Kajian Literatur.

3.6 Instrumen Kajian

Instrumen kajian merupakan cara yang digunakan untuk mengumpulkan

maklumat seperti soal selidik dan temubual (Mohd Najib, 1998). Oleh yang

demikian, pengumpulan data dalam kajian ini dilakukan dalam dua cara iaitu kaedah

soal selidik sebagai kaedah utama dan temubual sebagai kaedah sokongan.

80

3.6.1 Soalan Soal Selidik

Borang soal selidik yang digunakan dalam kajian ini dibentuk daripada

pengubahsuaian soal selidik yang telah digunakan oleh Quesada (2004). Soal selidik

ini mempunyai empat bahagian (rujuk Lampiran E) seperti yang diterangkan dalam

Jadual 3.2:

Jadual 3.2 : Instrumen Kajian

Bahagian Item Bilangan

A Penggunaan e-Perolehan 26

B Faedah e-Perolehan 22

C Halangan e-Perolehan 10

D Latar belakang Responden 7

Jumlah 65

3.6.1.1 Bahagian A : Penggunaan e-Perolehan

Bahagian ini mengandungi lima item yang berkaitan dengan pandangan

pengguna sistem e-Perolehan terhadap amalan e-Perolehan di TMR&D. Bahagian

ini mengandungi 26 item soalan (rujuk Jadual 3.3). Item-item soalan dalam

bahagian ini dibentuk daripada pengubahsuaian soal selidik yang digunakan oleh

Quesada (2004). Hasil yang diperolehi daripada bahagian ini akan digunakan untuk

menjawab objektif yang pertama iaitu mengukur tahap amalan e-Perolehan dan

prestasi e-Perolehan, objektif kedua, mengenal pasti perbezaan amalan e-Perolehan

dan prestasi e-Perolehan berdasarkan kepada faktor demografi, dan yang ketiga,

menghuraikan hubungan bererti antara amalan e-Perolehan dengan prestasi

e-Perolehan.

81

Jadual 3.3 : Taburan Soalan Penggunaan e-Perolehan

Item No. Item Bilangan Item Pengumpulan maklumat 1-4 5 Jenis permohonan 5-8 4 Kontrak Perundingan 9-14 6 Permohonan perundingan 15-18 4 Analisis risikan 19-26 8

Jumlah 26 3.6.1.2 Bahagian B : Faedah e-Perolehan

Bahagian B mengandungi item yang berkaitan dengan prestasi e-Perolehan di

mana pengukuran prestasi ini dinilai dari aspek faedah yang diberikan oleh sistem

e-Perolehan semenjak ianya dilaksanakan di TMR&D. Faedah e-Perolehan ini

dibahagikan kepada tiga bahagian iaitu faedah kepada organisasi, faedah kepada

pengguna dan faedah dari pembekal (lihat Jadual 3.4). Item-item soalan dalam

bahagian ini juga dibentuk daripada pengubahsuaian soal selidik yang digunakan

oleh Quesada (2004).

Jadual 3.4 : Taburan Soalan Faedah e-Perolehan

Item No. Item Bilangan ItemFaedah kepada pengguna sistem 1,2,4,5,6,14,15,16,17,19,21,21,22 13 Faedah kepada organisasi 11,12,13, 3 Faedah dari pembekal 7,8,9 3

Jumlah 19

82

3.6.1.3 Bahagian C : Halangan e-Perolehan

Bahagian ini mengandungi sepuluh item yang berkaitan dengan halangan dan

masalah yang dihadapi oleh responden sepanjang menggunakan sistem e-Perolehan

TMR&D. Pada bahagian ini, responden perlu memberikan jawapan berdasarkan

kepada pengalaman mereka tentang sistem e-Perolehan syarikat sepanjang mereka

menggunakan sistem tersebut. Item-item dalam bahagian ini akan digunakan untuk

menjawab objektif yang keempat dalam kajian ini.

3.6.1.4 Bahagian D : Latar belakang Responden

Bahagian terakhir ini merupakan soalan yang berkaitan dengan maklumat

demografi responden iaitu umur, jantina, tahap pendidikan, tempoh pengalaman,

kategori jawatan dan persepsi mereka terhadap sistem e-Perolehan.

3.6.2 Permarkatan Soalan

Maklum balas yang diberikan oleh responden terhadap item-item soalan yang

terdapat di bahagian A, B dan C diukur dengan menggunakan Skala Likert. Terdapat

beberapa pengukuran skala yang boleh digunakan dalam menjalankan soal selidik

seperti skala Dichotomous, skala kategori, skala likert, skala bernombor, skala

perbezaan skematik, skala peringkat item, skala kadar jumlah tetap, skala staple,

skala kadar grafik dan skala persetujuan (Sekaran, 2003).

83

Dalam soal selidik ini, skala lima markat likert telah dipilih oleh pengkaji

kerana soalan jenis likert mudah untuk dikendalikan dan mempunyai format yang

memudahkan data dianalisis. Menurut Zikmund (1997), dalam menjalankan

penyelidikan, penggunaan lima markat (five point) adalah sudah memadai. Oleh itu

responden dikehendaki menyatakan peringkat persetujuan mereka terhadap item

tersebut dengan memilih skor jawapan yang paling sesuai mengikut pandangan

mereka. Pemilihan skor jawapan adalah seperti Jadual 3.5.

Jadual 3.5 : Pemarkatan Skala Likert

Skor Penerangan Skor

1 Tiada langsung

2 Ada tetapi sedikit/jarang

3 Sederhana

4 Banyak/kerap

5 Sangat banyak/sangat kerap

3.6.3 Soalan Temubual

Bagi soalan temubual, ianya mengandungi tiga bahagian iaitu Bahagian I,

Bahagian II, dan Bahagian III. Soalan Bahagian I dan Bahagian III dalam soalan

temubual adalah sama untuk setiap responden. Manakala untuk Bahagian II, soalan

temubual adalah lebih fokus dan berkaitan dengan bidang kepakaran responden.

Jadual 3.6 menunjukkan item dalam bahagian soalan temubual.

84

Jadual 3.6 : Bahagian Soalan Temubual

Bahagian Instrumen Kajian

I Pandangan terhadap sistem e-Perolehan

II Pembangunan dan pelaksanaan sistem e-Perolehan

III Isu dan masalah sistem e-Perolehan

IV Maklumat mengenai latar belakang responden

3.7 Kaedah Analisis Data

Kaedah penganalisisan data dibahagikan kepada dua peringkat iaitu

penganalisisan data kaedah kuantitatif dan penganalisisan data kaedah kualitatif.

Pada asasnya, penganalisisan data dalam penyelidikan sosial bertujuan menjelaskan

perkaitan antara pembolehubah-pembolehubah dan merupakan satu-satunya kaedah

teknikal yang dapat menghasilkan rumusan-rumusan bagi sesuatu kajian (Bakri,

2003). Bagi memahami setiap kaedah di atas, penerangan lanjut bagi setiap kaedah

penganalisisan tersebut adalah perlu.

3.7.1 Kaedah Analisis Data Kuantitatif

Di dalam kajian ini pemprosesan data dilakukan dengan menggunakan

“Statistical Package for Social Science” (SPSS) bagi menghasilkan penganalisisan

yang tepat secara kuantitatif di samping mengukuhkan lagi pemerhatian dan

penilaian yang dibuat secara kualitatif. Penganalisisan data dilakukan secara

deskriptif dan inferensi. Pengkaji melakukan empat kaedah statistik bagi

membolehkan huraian lebih mendalam dilakukan. Analisis faktor turut digunakan

dalam kajian bagi mengelompokkan data mengikut kumpulan-kumpulan yang

85

bersesuaian. Tiga jenis statistik inferensi digunakan untuk mengkaji data ialah

Analisis Regresi Berganda, Analisis Varians (ANOVA) dan Ujian-t. Berikut

merupakan penerangan tentang kaedah statistik yang dipilih.

Kaedah deskriptif digunakan melalui paparan skor Min dan Sisihan Piawai

bagi meneliti tahap prestasi e-Perolehan. Ianya bertujuan memberi gambaran

terperinci bagi setiap item yang dikaji berdasarkan kepada tahap persetujuan

responden terhadap faedah-faedah yang diperolehi sepanjang sistem e-Perolehan

dilaksanakan. Taburan kekerapan pula digunakan bagi mendapatkan peratusan tahap

prestasi e-Perolehan dan masalah-masalah yang dihadapi sepanjang responden

menggunakan sistem e-Perolehan syarikat.

Analisis faktor pula digunakan dengan mengelompokkan pembolehubah

untuk membantu mengurangkan jumlah pembolehubah yang dikaji bagi

memudahkan analisis kajian dijalankan. Pembolehubah-pembolehubah yang

dirakumkan ke dalam faktor tertentu yang mempunyai varians sepunya yang tinggi

dengan faktor berkenaan. Analisis faktor ini menggunakan kaedah putaran Varimax

kerana ianya mudah untuk di analisis (Green dan Salkind, 2003). Pengelompokan ini

memudahkan penganalisisan data dibuat dengan jumlah pembolehubah yang

berpatutan.

Analisis Regresi Berganda merupakan satu kaedah bagi mengukur kesan

beberapa pembolehubah tidak bersandar ke atas satu pembolehubah bersandar

(Schroeder, 1986). Kaedah ini sesuai digunakan untuk melihat hubungan antara

pembolehubah-pembolehubah ini dan kekuatan hubungan ini dinilai berdasarkan

nilai pekali kolerasi yang diperolehi bagi persamaan regresi berkenaan (Alias Baba,

1998). Kaedah regresi berganda digunakan dalam kajian ini bagi menganalisis

hubungan antara amalan e-Perolehan dengan prestasi e-Perolehan syarikat. Analisis

ini berupaya untuk mengenal pasti pembolehubah tidak bersandar dalam amalan

e-Perolehan yang mempunyai hubungan signifikan dengan prestasi e-Perolehan dari

aspek faedah yang diperolehi.

86

ANOVA merupakan satu kaedah bagi mengukur perbezaan yang melebihi

tiga kumpulan atau populasi. ANOVA sehala digunakan dalam kajian ini kerana

terdapat hanya satu pembolehubah tidak bersandar iaitu faktor demografi yang terdiri

daripada tahap pendidikan, kategori jawatan dan tempoh pengalaman. Selain

daripada itu, Ujian-t untuk kumpulan tidak bergantungan (independent) telah

digunakan untuk menguji perbezaan min antara dua kumpulan tersebut. Dalam

kajian ini, Ujian-t turut digunakan untuk melihat perbezaan antara amalan dan

prestasi e-Perolehan dengan faktor demografi seperti jantina.

3.7.2 Kaedah Analisis Data Kualitatif

Bagi penganalisisan kualitatif, data diperiksa untuk menentukan sama ada

ianya sesuai untuk kategori yang dikehendaki. Melalui proses ini, data akan ditapis

dan kemudiannya pembuangan bagi data-data yang tidak berkaitan dilakukan untuk

memudahkan analisis kajian. Di dalam kajian ini, soalan temubual yang dijalankan

adalah dalam bentuk soalan semi-struktur. Penggunaan pita rakaman audio dan

catatan nota tangan digunakan untuk merekod maklum balas daripada responden.

Semasa sesi temubual dijalankan, adalah penting bagi pengkaji untuk mendengar

dengan jelas segala butiran yang disampaikan oleh responden dan menulis kembali

setiap pita rakaman sebaik sahaja temubual selesai dijalankan. Ini bertujuan

membolehkan pengkaji mengingati segala maklumat yang di berikan kerana ianya

masih segar dalam ingatan pengkaji.

Data yang dikumpulkan daripada sesi temubual yang telah dijalankan ke atas

pengurus besar, pengurus, eksekutif dan kerani ini perlu diterjemahkan, di

interpretasi dan dianalisis. Kajian ini menggunakan soalan temubual, dokumen dan

pemerhatian serta soal selidik sebagai alat pengumpulan data kajian. Semua

87

maklumat yang diperolehi akan ditrigulasikan dengan nota yang diambil semasa

temubual, pemerhatian dan pencarian dokumen.

Petikan (Quotation) daripada sesi temubual juga dipilih sebagai rujukan

dalam penulisan bab yang seterusnya berdasarkan kepada isu dan masalah yang

berkaitan dengan kajian yang dijalankan (Kvale, 1988). Petikan ini dapat

menerangkan kesan semula jadi dan menyokong isu yang berkaitan dengan

e-Perolehan syarikat kajian kes. Petikan ini juga digunakan bagi tujuan kesahihan

dengan merujuk kepada temubual yang telah dijalankan ke atas responden yang

berbeza-beza.

Di dalam kajian ini, terdapat juga data yang tidak berstruktur untuk dianalisis.

Miles dan Huberman (1994) memberi perbincangan yang lebih mendalam serta

beberapa panduan dalam mengendalikan data yang tidak berstruktur ini. Data-data

ini terdiri daripada dokumen yang telah diterbitkan dan tidak diterbitkan seperti

laporan tahunan syarikat, laporan unit perolehan, catatan nota pengkaji, catatan

daripada rakaman pita audio dan sebagainya. Secara umumnya penyelidikan

kualitatif berhadapan dengan tugas untuk menentukan atau memutuskan apa yang

perlu dilakukan terhadap data yang diperolehi (Wan Khairuzzaman, 2003). Perkara

ini berlaku kerana tiada panduan khusus yang boleh dijadikan rujukan kepada

pengkaji dalam menganalisis data yang tidak berstruktur ini (Boulton dan

Hammersley, 1996). Oleh yang demikian pengkaji menggunakan panduan yang

dikemukakan oleh Miles dan Huberman (1994) dalam menjalankan analisis ke atas

data kualitatif yang telah diperolehi.

Menurut Miles dan Huberman (1994), terdapat tiga aliran aktiviti dalam

menjalankan analisis kualitatif. Tiga aktiviti ini ialah pengurangan data (data

reduction), mempamerkan data (data display) dan kesimpulan dan pembuktian

(conclusion drawing and verification). Pengurangan data merujuk kepada proses

pemilihan, fokus, perincian, dan menukarkan data daripada catatan nota atau

transkrip yang diperolehi semasa pengumpulan data dijalankan. Pengurangan data

ini berlaku sepanjang penyelidikan dijalankan di mana pengkaji akan memilih dan

88

menentukan rangka kerja yang harus diikuti, persoalan kajian yang perlu

dikemukakan dan pendekatan pengumpulan maklumat yang harus dipilih. Selepas

pengumpulan data dilakukan, pengurangan data juga berlaku dalam membentuk

kesimpulan, penkodan, penyingkiran, pembentukan kelompok atau dalam bentuk

penulisan memo. Aktiviti pengurangan data ini juga diteruskan selepas kerja

lapangan dijalankan sehingga laporan akhir disempurnakan.

Langkah yang kedua dalam aktiviti penganalisisan data ialah mempamerkan

data tersebut. Pameran data melibatkan aktiviti seperti mengendalikan, memadatkan

maklumat bagi memudahkan kesimpulan dan tindakan dilakukan. Dengan

memerhatikan data yang dipamerkan, ianya dapat membantu pengkaji untuk

memahami perkara yang berlaku untuk analisis seterusnya dan tindakan selanjutnya

yang perlu diambil berdasarkan kepada pemahaman pengkaji. Berdasarkan kepada

transkrip yang dipamerkan, ianya memudahkan pengkaji untuk membuat rumusan

kerana kebiasaannya manusia sukar untuk memproses maklumat dalam kuantiti yang

besar. Oleh itu, dengan mempamerkan data, ianya dapat mengurangkan data atau

maklumat yang kompleks kepada bentuk yang lebih mudah difahami. Oleh itu,

pengkaji mempamerkan data-data ini dalam bentuk graf, carta dan gambarajah

rangkaian supaya data-data yang diperolehi dapat di gabungkan ke dalam bentuk

yang mudah dicapai dan padat dengan maklumat. Perkara ini memudahkan pengkaji

melihat perkara yang berlaku dan mengenal pasti kesimpulan serta membuat

cadangan yang bersesuaian.

Bahagian yang terakhir dalam aktiviti penganalisisan ini ialah melakarkan

kesimpulan dan mengemukakan pembuktian. Pengkaji berperanan menentukan

makna setiap sesuatu perkara. Pengkaji akan melihat kepada segala data yang telah

dianalisis sebelum ini untuk mengemukakan kesimpulan bagi maklumat tersebut.

Bagaimanapun, Miles dan Huberman (1994) juga turut menyatakan bahawa

penyelidik yang cekap mampu untuk melakarkan kesimpulan sementara di samping

mengekalkan maksud yang ingin disampaikan oleh responden. Bagi memastikan

kesahihan data, maksud yang cuba disampaikan daripada data perlu diuji dari segi

89

kemunasabahan (plausibility), ketegapan (sturdiness), dan pemastian (confirmability)

data.

3.8 Kesimpulan

Penyelidikan ini menggunakan kaedah yang berupaya menjawab segala

persoalan kajian dengan tepat dan menyeluruh. Data di kumpul melalui kaedah soal

selidik, temubual dan pemerhatian. Soalan-soalan dalam soal selidik diperolehi

daripada kajian lepas yang telah diuji kebolehpercayaannya. Manakala kaedah

temubual semi-struktur telah digunakan kerana ianya memberikan lebih banyak

maklumat yang dapat di ketengahkan dalam penyelidikan ini. Seterusnya, bagi

kaedah pemerhatian pula, ianya digunakan untuk memahami sesuatu fenomena

dengan lebih jelas berdasarkan kepada pengalaman pengkaji sendiri dalam

menggunakan sistem e-Perolehan di Syarikat kajian kes.

Pengumpulan data sekunder turut dilakukan melalui penggunaan sumber-

sumber dokumentasi syarikat, jurnal, kertas seminar, keratan akhbar serta tesis-tesis

lalu. Penganalisisan data kuantitatif melibatkan analisis secara deskriptif dengan

menggunakan min dan sisihan piawai serta secara inferensi melalui kaedah Regresi

Berganda, ANOVA dan Ujian-t. Bagi analisis kualitatif pula data akan ditapis dan

kemudiannya pembuangan bagi data-data yang tidak berkaitan akan dilakukan.

Terdapat tiga aliran aktiviti yang dikemukakan oleh Miles dan Huberman (1994)

untuk menganalisis data kualitatif digunakan dalam kajian ini. Tiga aktiviti ini ialah

pengurangan data, mempamerkan data dan kesimpulan dan pembuktian. Bagi

memastikan kesahihan data, maksud yang cuba disampaikan daripada data perlu diuji

dari segi kemunasabahan , ketegapan, dan pemastian data.

90

Dengan menggunakan kaedah yang dinyatakan dalam bab ini, ianya

membolehkan pengkaji menjawab segala persoalan kajian di samping dapat

mencapai segala objektif yang telah ditetapkan. Bab seterusnya akan

membincangkan tentang analisis dan dapatan hasil daripada kajian yang telah

dijalankan ke atas syarikat kajian kes. Dapatan daripada kaedah soal selidik,

temubual dan pemerhatian akan dipamerkan bagi membolehkan kesimpulan dibuat

ke atas maklumat yang diperolehi.

91

BAB IV

ANALISIS DAN PENEMUAN

4.1 Pengenalan

Sebelum penganalisisan data secara kuantitatif dilakukan, pengkaji

merasakan adalah lebih baik sekiranya dapatan daripada temubual dan pemerhatian

tentang syarikat kajian kes dikemukakan terlebih dahulu. Pendekatan ini dijadikan

pendahuluan kepada bab analisis dan penemuan ini untuk memberi gambaran dan

kefahaman tentang sistem e-Perolehan di syarikat kajian kes. Bahagian analisis

dalam bab ini juga menerangkan hasil dapatan daripada kaedah kuantitatif dengan

menggunakan ujian-t, ANOVA, dan analisis regresi berganda. .

Seterusnya pengkaji akan mempamerkan data daripada kajian kes yang

dijalankan ke atas syarikat TMR&D. Dalam bahagian ini, pengkaji membahagikan

beberapa bahagian yang mengandungi maklumat mengenai pembangunan

e-Perolehan, pelaksanaan e-Perolehan dan penggunaan e-Perolehan di TMR&D Sdn.

Bhd. Data ini dikumpulkan dengan menggunakan maklumat yang diperolehi

daripada temubual dan pemerhatian pengkaji ke atas individu yang berkaitan dengan

sistem e-Perolehan TMR&D. Rumusan kepada keseluruhan bab akan dikemukakan

pada bahagian akhir bab ini

4.2 Kajian Kes e-Perolehan TMR&D

92

Sistem e-Perolehan TMR&D meliputi permohonan pembelian, kelulusan

pembelian, pengiklanan, pengurusan vendor, pemprosesan sebut harga, penilaian dan

pemilihan vendor untuk tujuan pembelian di TMR&D. E-Perolehan dibangunkan

sendiri oleh TMR&D disebabkan oleh kemampuan sistem tersebut yang

mempercepatkan transaksi, mengurangkan penggunaan kertas, memberi ketelusan

dalam membuat pembelian, “borderless” dan menyahut seruan kerajaan

mengembangkan penggunaan IT di Malaysia. Jadual 4.1 menunjukkan jumlah

perbelanjaan bagi tujuan perolehan di TMR&D. Daripada jadual tersebut, didapati

bahawa perolehan di TMR&D meningkat sejak ia mula dilaksanakan pada tahun

2002. Perkara ini jelas menunjukkan sebahagian besar peruntukan syarikat TMR&D

digunakan bagi tujuan perolehan. Perkara ini menyokong dapatan daripada kajian-

kajian lepas (Croom, 2000; Hunter, 2002; Quinn, 2005). Hal ini menjadikan fungsi

pembelian semakin penting dan diberi perhatian serius (Abu Bakar dan Rohaizat,

2002).

Jadual 4.1: Jumlah Perbelanjaan Perolehan TMR&D

Tahun Jumlah Pembelian

(RM)

Pendapatan Tahunan

(RM)

Peratusan Pembelian

(%)

2002 12,015,200.00 45,062,707.00 26.7%

2003 15,203,790.42 62,376,634.00 24.4%

2004 32,685,370.16 94,573,550.00 34.6%

2005 40,777,805.80 130,455,917.00 31.3%

Sumber : Unit Perolehan TMR&D

Rajah 4.1 menunjukkan struktur organisasi TMR&D Sdn. Bhd yang di

ketuai oleh seorang Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) dan dibantu oleh Ketua Pegawai

Kewangan, Pengurusan Besar, Penolong Pengurus Besar, Ketua Unit, Pegawai

Penyelidik, Eksekutif dan kumpulan sokongan. Unit Perolehan TMR&D diletakkan

di Bahagian Pentadbiran dan terus di bawah pemantauan CEO syarikat. Ini

bermakna, sekiranya terdapat sebarang masalah berkaitan dengan unit perolehan,

Pengurus perolehan akan berhubung terus dengan CEO untuk menangani masalah

tersebut. Memandangkan perolehan merupakan aktiviti kritikal bagi organisasi

93

R&D, maka pelbagai pembaikan ke atas proses perolehan telah dilakukan

termasuklah melaksanakan sistem e-Perolehan untuk meningkatkan lagi kecekapan

perolehan syarikat.

Unit perolehan TMR&D dianggotai seramai 5 orang termasuk seorang

pengurus perolehan En. Rahimul Azam Ramly di bawah naungan Dr. Shahruddin bin

Muslimin yang merupakan Ketua Pegawai Eksekutif TMR&D yang baru

menggantikan Tn. Hj Ahmad Tarmidi yang telah bersara pada Julai 2005. Rajah 4.2

menunjukkan organisasi Unit Perolehan di TMR&D Sdn. Bhd yang diketuai oleh

seorang ketua unit dan dibantu oleh dua orang eksekutif dan kumpulan sokongan.

Sebelum e-Perolehan dibangunkan di TMR&D, Ketua Unit Perolehan telah

mengemukakan satu kertas cadangan untuk melaksanakan sistem e-Perolehan ke

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (MCM) pada tahun 2002.

94

Rajah 4.1 : Struktur Organisasi Telekom Research and Development

(TMR&D) Sdn.Bhd.

Rajah 4.2 : Organisasi Unit Perolehan

Ketua Pegawai Eksekutif

Setiausaha Pejabat CEO Eksekutif CEO Perundangan Harta Intelek Hubungan Luar Bahagian Kewangan

Pengurusan Penyelidikan Strategik

Pentadbiran & Sumber Manusia

-Unit Perolehan

Bahagian Basic Research

Bahagian Applied Research

Bahagian Kejuruteraan

Bahagian Pengkomersilan & Pembangunan

Perniagaan

Pengurus Perolehan

Eksekutif Perolehan Eksekutif Perolehan

Kerani Perolehan Kerani Perolehan

Ketua Pegawai Eksekutif

95

Pada peringkat awal, unit perolehan merancang untuk membeli sistem

e-Perolehan yang sedia ada di pasaran. Dengan kerjasama daripada pihak IT,

beberapa syarikat pembekal perisian e-Perolehan telah dipanggil untuk membuat

demonstrasi produk mereka. Setelah mengambil kira harga anggaran dan juga

jangka masa yang akan diambil untuk merangka sistem ini, pihak perolehan dan juga

pihak IT berpendapat adalah lebih menguntungkan sekiranya sistem ini dapat

dibangunkan sendiri oleh unit IT kerana kegunaannya dapat disesuaikan mengikut

kehendak semasa. Ini kerana anggaran kos yang diperlukan untuk membeli perisian

e-Perolehan yang sedia ada memerlukan lebih kurang RM300,000.00 hingga

RM800,000.00. Hasil temubual dengan unit IT, sekiranya sistem ini dibangunkan

sendiri secara dalaman, kos yang terlibat adalah lebih kecil dan dianggarkan lebih

kurang RM150,000.00 untuk pembelian server. Pembantu teknikal Unit IT

menyatakan bahawa:

“Kos yang terlibat dalam membangunkan sistem e-Perolehan ini adalah lebih

murah jika dibandingkan dengan membeli perisian e-Perolehan yang sedia

ada kerana untuk tujuan pembangunan sistem, kita memerlukan kurang

daripada RM30,000.00.”

Perkara ini juga disokong oleh Ketua Pegawai Kewangan dalam kenyataan beliau:

“Anggaran kos sepatutnya lebih kurang RM 150,000.00 untuk membeli

server baru, tapi pada masa tu kita tumpang server dari unit IT. Sebenarnya

untuk sistem e-Perolehan ini kita hanya perlu beli server Isolate sahaja.

Sebenarnya, tak pakai server Isolate pun boleh dah.”

Berdasarkan kepada pernyataan di atas, perbezaan kos yang begitu ketara

mendorong TMR&D mengambil inisiatif untuk membangunkan sendiri sistem e-

Perolehan secara dalaman bagi memperolehi penjimatan kos dan penyelenggaraan

yang lebih baik.

96

4.2.2 Perolehan Tradisional TMR&D

Penggunaan sistem e-Perolehan secara tidak langsung dapat mengurangkan

bebanan kerja unit perolehan TMR&D serta dapat mengekalkan jumlah kakitangan

unit perolehan walaupun unit ini melakukan tugasan yang agak rumit. Perkara ini

dikukuhkan dengan kajian yang telah dijalankan oleh beberapa penyelidik yang

menyatakan bahawa transaksi syarikat melalui proses elektronik dapat

mengurangkan kadar kesilapan yang berlaku dan mengurangkan bilangan kakitangan

untuk mengendalikan proses pembelian dan secara tidak langsung dapat

mengurangkan kos pengendalian (Chopra et al., 2001). Ini kerana sebelum

pelaksanaan e-Perolehan di TMR&D, kakitangan unit perolehan terpaksa melakukan

proses perolehan secara tradisional di mana pemohon perlu membuat justifikasi

pembelian dengan mengisi borang Jawatankuasa Perolehan Am (JPA) yang akan

dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan Am untuk kelulusan pembelian.

Borang JPA yang telah mendapat kelulusan akan dihantar ke Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan (MCM) untuk diberikan nombor MCM sebagai rujukan

pembelian. Setelah mendapatkan nombor MCM, pemohon perlu mengisi borang

permohonan pembelian yang berwarna merah jambu atau lebih dikenali sebagai

“Pink Form” lihat Lampiran F. Borang permohonan pembelian ini akan disahkan

oleh ketua unit dan kemudiannya perlu dihantar ke unit perolehan untuk diproses.

Pemprosesan pembelian dilakukan dengan dua cara iaitu melalui pembelian

terus atau pembelian secara sebut harga. Pembelian terus dilakukan sekiranya

jumlah pembelian tidak melebihi RM3000 dan sekiranya melebihi jumlah tersebut,

maka pembelian sebut harga akan digunakan. Unit perolehan akan mengeluarkan

surat jemputan kepada pembekal terpilih untuk memberikan senarai sebut harga

dalam tempoh yang telah ditetapkan. Sekiranya pembelian tersebut kurang daripada

RM 10,000, sekurang-kurangnya tiga syarikat vendor diperlukan untuk membuat

perbandingan dan penilaian sebut harga, manakala bagi pembelian yang melebihi

RM 10,000, bilangan minima vendor yang diperlukan ialah lima syarikat sahaja.

Pembekal atau vendor yang berminat dengan tawaran yang diiklankan perlu

97

menghantar senarai sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti sebut harga yang

telah disediakan oleh unit perolehan di TMR&D dalam jangka masa yang telah

ditetapkan.

Kakitangan unit perolehan yang bertugas akan mengumpulkan semua sebut

harga daripada pembekal atau vendor untuk membuat penilaian. Penilaian yang

dijalankan dengan menggunakan borang SBB 19B yang berwarna hijau seperti di

Lampiran G. Semua borang penilaian yang telah siap diisi akan diberikan kepada

pemohon untuk membuat penilaian dari segi memenuhi keperluan teknikal dan

komersial dan seterusnya membuat pemilihan vendor yang berkelayakan. Keputusan

daripada pemohon ini akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga untuk

mendapatkan kelulusan dan pengesahan. Setelah mendapat kelulusan daripada

Jawatankuasa tersebut, unit perolehan akan membuat tempahan pembelian atau

Purchase Order (PO) untuk diberikan kepada pembekal. Rajah 4.3 merupakan carta

alir yang menunjukkan perbezaan proses perolehan tradisional dan proses

e-Perolehan di TMR&D.

98

Rajah 4.3 : Perbandingan Carta Alir Proses Perolehan Tradisional dan e-Perolehan

TMR&D

Justifikasi pembelian kepada Jawatankuasa Perolehan Am dalam bentuk borang JPA

Mesyuarat kelulusan permohonan

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (MCM)

Mengisi borang Permohonan pembelian (Pink Form)

Dapatkan pengesahan daripada ketua unit

Hantar ke perolehan untuk di proses

Pembelian Terus

Pembelian Sebut Harga

Berikan surat jemputan kepada vendor

Peti Sebut Harga

Buka Peti Sebut Harga

Buka Sebut Harga Isi borang SBB 19B

Serah borang SBB 19B pada pemohon

Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga

Tempahan Pembelian (PO)

Perolehan Tradisonal

Hanya untuk pembelian terus

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (MCM)

Mengisi borang secara online

Pengesahan secara online

Pemprosesan pembelian secara online

Pembelian Terus

Pembelian Sebut Harga

Surat jemputan kepada vendor secara online

Dimansuhkan

Dimansuhkan

Isi borang SBB 19B Secara online

Serah borang SBB 19B pada pemohon secara online

Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga

Tempahan Pembelian (PO)

e-Perolehan

Dimansuhkkan

99

Carta alir ini menunjukkan langkah-langkah yang terlibat semasa perolehan

dijalankan. Ianya bermula dengan pengguna sistem untuk membuat justifikasi

barangan pembelian kepada Jawatankuasa Perolehan Am (JPA). Justifikasi ini

dibuat dengan mengisi borang JPA yang mengandungi butiran mengenai barangan

pembelian. Borang yang telah lengkap diisi kemudiannya dikembalikan kepada unit

perolehan untuk dibawa ke mesyuarat JPA. Setelah mendapat kelulusan mesyuarat,

permohonan ini pula akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (MCM).

Ahli mesyuarat MCM ini terdiri daripada ketua-ketua unit sebagai makluman kepada

unit-unit lain tentang pembelian aktiviti semasa. Mesyuarat ini perlu untuk

memastikan tiada pertindihan pembelian berlaku antara unit-unit serta mendapatkan

persetujuan dari unit-unit yang lain.

Seterusnya, pemohon perlu mengisi borang pembelian yang lebih dikenali

sebagai pink form (Lihat Lampiran F). Ketua unit perlu mengesahkan borang

pembelian ini supaya segala butiran yang dimasukkan adalah seperti yang telah

diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa. Borang ini kemudiannya dihantar ke unit

perolehan untuk diproses mengikut kategori pembelian. Kategori pembelian ini

terbahagi kepada dua iaitu pembelian terus dan pembelian secara sebut harga.

Penerangan lanjut mengenai kedua-dua kategori pembelian ini akan dibincangkan

pada bahagian yang seterusnya.

Terdapat beberapa perbezaan yang boleh di lihat daripada pengguna sistem

e-Perolehan. Daripada Rajah 4.3, penggunaan sistem e-Perolehan telah

membolehkan beberapa kaedah yang dilakukan secara manual diautomasikan kepada

atas talian. Kotak yang berwarna kuning merupakan antara langkah-langkah yang

telah diautomasikan kepada sistem e-Perolehan yang berasaskan web ini. Di

samping itu juga, terdapat juga beberapa langkah yang telah dimansuhkan seperti

yang ditunjukkan oleh kotak yang berwarna biru. Oleh itu dapat disimpulkan di sini

bahawa perubahan dari perolehan tradisional kepada e-Perolehan, memberikan

banyak pembaikan ke atas proses perolehan dengan mempercepatkan lagi proses

perolehan yang sedia ada seperti yang dinyatakan dalam kajian sebelum ini (Essig

dan Arnold, 2001).

100

4.2.3 Faktor Pendorong kepada Pelaksanaan Sistem e-Perolehan

Terdapat pelbagai faktor yang mendorong organisasi untuk melaksanakan

e-Perolehan. Para penyelidik kajian-kajian lepas mendapati bahawa antara faktor

yang menyebabkan organisasi melaksanakan e-Perolehan adalah disebabkan oleh

kemampuan sistem tersebut untuk membolehkan komunikasi secara global,

membangunkan kecekapan rantai pembekal, menyahut seruan kerajaan (Mitchell,

2002) dan meningkatkan penggunaan teknologi baru (Andrews dan Garther, 2002).

Faktor yang mendorong syarikat TMR&D untuk melaksanakan e-Perolehan

adalah disebabkan oleh potensi keuntungan yang boleh diperolehi dari segi

penjimatan kos dan kecekapan dalam proses pembelian. Di samping itu, kelebihan

dari segi penggunaan masa dan pengurangan kesilapan semasa proses perolehan juga

menjadi faktor pendorong kepada organisasi ini untuk melaksanakan e-Perolehan.

Dengan menggunakan sistem e-Perolehan, ianya dipercayai dapat meningkatkan

kemahiran teknikal dalam bidang perolehan dengan menggunakan infrastruktur IT

yang lebih kukuh dan boleh diharapkan. Antara faktor pendorong lain ialah faedah

yang dapat diberikan oleh sistem e-Perolehan kepada penggunaan dalaman dan

pembekal syarikat di samping dapat meningkatkan ketelusan dalam menjalankan

perolehan syarikat. Daripada faktor-faktor di atas, faktor ketelusan merupakan faktor

utama yang mendorong syarikat ini melaksanakan sistem e-Perolehan. Perkara ini

dinyatakan oleh Ketua Pegawai Kewangan syarikat:

“Sistem ini sangat bagus kerana ianya lebih telus dari segi pengurusan

perolehan dan juga staf. Sebenarnya aspek ketelusan merupakan aspek

utama dalam pelaksanaan sistem ini.”

101

4.2.4 Pembangunan Sistem e-Perolehan TMR&D

Unit Perolehan TMR&D mula menggunakan perolehan elektronik atau

e-Perolehan sejak Jun 2003. Sistem e-Perolehan yang digunakan di sini dibangunkan

sendiri oleh En. Mohd Fauzie bin Mohd Suffian daripada Unit Teknologi Maklumat

(IT) TMR&D. Proses pembangunan sistem e-Perolehan ini mengambil masa lebih

kurang enam bulan sebelum sistem ini digunakan sepenuhnya. Kos yang terlibat

untuk membangunkan sistem ini adalah lebih kurang RM70,000 untuk pembelian

peralatan dan perisian sistem. Antara peralatan (Tools) yang diperlukan untuk sistem

e-Perolehan ini adalah seperti berikut.

1. Perisian Dream Weaver (Untuk membangunkan sistem)

2. SQL Server 2000

3. Item sokongan (Micromedia Flash, Phostoshop, dsb)

Berikut merupakan kronologi pelaksanaan sistem e-Perolehan di TMR&D:

1. Tahun 2000

e-Perolehan mula diperkenalkan dan digunakan oleh kerajaan

Malaysia

2. Tahun 2001

Perancangan di TMR&D untuk menggunakan e-Perolehan

3. Tahun 2002

Pembangunan Sistem e-Perolehan oleh Unit Teknologi Maklumat

dengan kerjasama Unit perolehan TMR&D

4. Tahun 2003- Kini.

Penggunaan dan peningkatan aplikasi sistem e-Perolehan di TMR&D

102

Sistem e-Perolehan di TMR&D boleh di katakan masih baru digunakan dan

peringkat penggunaannya masih belum meluas kerana dari segi pembayaran

pembelian masih menggunakan cara manual untuk membuat pembayaran. Walau

bagaimanapun, setiap unit yang ingin membuat pembelian barangan mesti

menggunakan sistem e-Perolehan. Menurut En. Bakar selaku Eksekutif Unit

Perolehan, beliau menyatakan bahawa penggunaan e-Perolehan ini akan terus

dipertingkatkan dari masa ke semasa termasuklah membuat pembayaran kepada

pembekal secara atas talian.

4.2.5 Pelaksanaan Sistem e-Perolehan

Pembelian barangan secara atas talian telah bermula di TMR&D sejak

e-Perolehan diperkenalkan pada tahun 2003. Segala bentuk pembelian barangan

dibuat melalui e-Perolehan menggunakan laman Web e-Perolehan TMR&D yang

telah disediakan oleh Unit IT. Setiap permohonan pembelian akan melalui beberapa

langkah dan proses sebelum ianya dihantar kepada pihak pembekal. Semua bentuk

pembelian kecuali latihan perlu dilakukan secara atas talian termasuk pembelian tiket

kapal terbang untuk tujuan pembelajaran penyelidik di luar negara. Rajah 4.4 di

bawah menunjukkan muka depan bagi laman web e-Perolehan TMR&D.

103

Rajah 4.4 : Muka hadapan sistem e-Perolehan TMR&D

Pengguna sistem hanya perlu masuk ke laman web e-Perolehan TMR&D

(lihat Rajah 4.4) setiap kali ingin membuat pembelian. Laman web ini juga boleh

diakses oleh pembekal yang telah berdaftar dengan unit perolehan TMR&D.

Sehingga kini terdapat lebih kurang 500 buah syarikat yang telah berdaftar dengan

TMR&D dan 400 buah syarikat yang aktif sebagai pembekal kepada organisasi ini.

Setiap pembekal yang ingin menjalankan urusniaga dengan TMR&D perlu

mendaftar terlebih dahulu untuk memudahkan pengurusan data pembekal dan

vendor.

Butiran lengkap mengenai pembekal atau vendor dimasukkan ke dalam

sistem bagi membolehkan pengguna sistem e-Perolehan membuat pemilihan

pembekal berdasarkan kepada senarai syarikat yang berdaftar. Pendaftaran boleh

dibuat dengan mengisi borang permohonan (Lampiran H) yang perlu diambil

sendiri di TMR&D dengan pembayaran sebanyak RM150 untuk pendaftaran bagi

tempoh 2 tahun. Borang ini tidak boleh diisi secara atas talian kerana Unit perolehan

ingin berjumpa dengan setiap pembekal yang berminat semasa mereka membuat

pendaftaran. Perkara ini bertujuan untuk mengenali setiap pembekal syarikat dan

memastikan pembekal tersebut adalah berkelayakan.

104

Pemilihan pembekal akan dilakukan dengan menggunakan borang

pemarkahan seperti yang di Lampiran I. Penilaian para pembekal adalah

berdasarkan kepada pembekal yang mendapat markah lebih daripada 4/14 sahaja

dikira layak untuk menjadi pembekal kepada TMR&D dan hanya pembekal yang

terpilih sahaja akan dibenarkan untuk melayari laman web e-Perolehan TMR&D.

Berikut merupakan kriteria pemarkahan kepada pembekal/vendor:

1. Profil syarikat 2. Status kewangan 3. Struktur syarikat 4. Keterangan prinsipal/pembekal 5. Pengesahan kualiti 6. Kilang/bilik pameran/kemudahan stor 7. Lampiran

Setiap kriteria berikut akan diberi markah seperti berikut: Baik -2 Sederhana -1 Tidak sesuai -0 Pemilihan dibuat berdasarkan kepada markah tersebut: Lulus 7-14 Mencukupi 4-6 Tidak sesuai 1-3

Semasa memperkenalkan sistem e-Perolehan, unit perolehan telah

menjalankan beberapa seminar secara berperingkat untuk memberi pendedahan

tentang cara penggunaan sistem tersebut kepada seluruh kakitangan TMR&D. Selain

daripada kakitangan TMR&D, seminar khas untuk para pembekal juga diadakan

untuk memberi pendedahan kepada para pembekal tentang cara penggunaan sistem

e-Perolehan TMR&D di samping memastikan sistem ini dapat dilaksanakan dengan

jayanya. Para pembekal juga dibenarkan mengakses pangkalan data dalaman dalam

laman web e-Perolehan TMR&D. Namun pencarian ini hanya terhad kepada

pembekal yang berdaftar sahaja dan pembekal-pembekal ini hanya boleh melihat

semua jenis tawaran dan spesifikasi yang diperlukan untuk setiap pembelian sahaja.

Attaran (2001) turut berpendapat bahawa pendedahan dalam bentuk pengetahuan dan

latihan adalah penting untuk mengurangkan penentangan terhadap pelaksanaan

sesuatu teknologi baru.

105

4.2.6 Proses e-Perolehan di TMR&D

Untuk melengkapkan sistem perolehan pada fasa 1, unit IT dan unit

perolehan memainkan peranan penting dalam meningkatkan ciri-ciri dan fungsi

untuk mengurangkan masa kitaran perolehan. Rajah 4.5 menunjukkan kitaran bagi

proses perolehan di TMR&D. Daripada rajah tersebut, terdapat lapan langkah yang

terlibat dalam proses perolehan TMR&D. Kajian lepas menyatakan bahawa proses

perolehan adalah berbeza bagi setiap organisasi kerana ianya bergantung kepada

organisasi itu sendiri untuk mereka bentuk proses perolehan mereka mengikut

kesesuaian dan kemudahan sistem tersebut kepada pengguna sistem (Philips dan

Meeker, 2000; Kim dan Shunk, 2004).

Rajah 4.5: Proses e-Perolehan TMR&D

Reka bentuk sistem e-Perolehan TMR&D dibahagikan kepada tiga fasa iaitu

Fasa Pra-Perolehan, Fasa Fungsi Utama dan Fasa Pasca Perolehan. Rajah 4.6

menunjukkan Reka bentuk Sistem e-Perolehan di TMR&D. Setiap fasa ini

Proses e-Perolehan

TMR&D

Mengenalpasti keperluan

Kelulusan budget

Kuasa kelulusan

Menerima permohonan

Perundingan dengan

pembekal

Memeterai kontrak

Penerimaan barangan

Pembayaran

106

mengandungi proses-proses yang tertentu untuk membolehkan sistem ini dapat

berfungsi dengan sempurna. Fasa Pra-Perolehan melibatkan semua proses yang

dilakukan sebelum membuat pembelian seperti mengenal pasti keperluan, kelulusan

kewangan, kuasa kelulusan dan penerimaan permohonan. Kesemua proses ini

dilakukan secara atas talian melalui sistem e-Perolehan yang mana tandatangan

hanyalah melalui kelulusan atas talian dengan kata laluan yang akan disediakan

mengikut tahap pengurusan dan kelulusan kewangan yang sedia ada.

Fasa yang kedua ialah fasa fungsi utama yang akan memastikan proses

pemanggilan sebut harga akan berjalan lancar dan lebih telus daripada proses

panggilan sebut harga secara tradisional. Panggilan sebut harga akan dilakukan

secara atas talian dalam laman web TMR&D. Setiap jawapan kepada panggilan akan

hanya kelihatan pada hari sebut harga ditutup. Ketelusannya adalah sama dengan

konsep peti sebut harga dan yang membezakannya ialah ia berbentuk atas talian.

Jika di lihat dari segi kos, kecekapan dan ketelusan, sememangnya sistem e-

Perolehan ini dapat memberikan ketelusan yang lebih baik daripada sistem yang

terdahulu.

Bagi Fasa yang ketiga, iaitu fasa Pasca Perolehan, penekanan pembangunan

adalah lebih ditumpukan kepada proses selepas panggilan sebut harga iaitu proses

penilaian dan ketelusan. Proses ini juga akan dilakukan secara atas talian seperti

yang terdapat pada aliran proses perolehan tradisional. Setiap proses perolehan yang

dijalankan mengandungi aktiviti tertentu di mana aktiviti ini disusun dalam bentuk

carta alir seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 4.7. Rajah ini menunjukkan carta

alir bagi keseluruhan aktiviti pembelian yang terlibat di TMR&D. Secara

ringkasannya proses pembelian di TMR&D bermula dengan permohonan daripada

kakitangan TMR&D yang dikehendaki mengisi borang atas talian dan borang ini

akan dihantar ke unit perolehan, dan seterusnya unit perolehan akan mengiklankan

permohonan tersebut kepada semua vendor TMR&D. Vendor yang berminat akan

membalas iklan tersebut dengan memberikan senarai sebut harga kepada unit

perolehan TMR&D. Setelah pemilihan dilakukan, maka unit perolehan akan

menghantar borang pesanan kepada vendor yang terpilih.

107

Rajah 4.6 : Reka bentuk sistem e-Perolehan TMR&D.

Rajah 4.7 : Aliran keseluruhan sistem e-Perolehan TMR&D

Pra Perolehan

Fungsi Utama

Penghantaran Sebut harga

Pengguna Sistem

4)Pemilihan 2)Pengiklanan

Unit Perolehan

1) Permohonan

3)Sebut Harga

Vendor

108

Sistem e-Perolehan di TMR&D melibatkan tiga bentuk pembelian iaitu

pembelian secara terus, sebut harga dan juga tender. Pembelian secara terus

dijalankan apabila nilai barangan yang hendak dibeli tidak melebihi RM 3000 atau

hanya terdapat sebuah syarikat yang membekalkan barang tersebut. Namun, syarikat

tersebut perlu mengemukakan surat pengesahan yang menyatakan bahawa hanya

mereka sahaja yang mengeluarkan atau menjual produk tersebut. Manakala bagi

pembelian secara sebut harga atau “quotation”, ianya melibatkan nilai pembelian

yang lebih daripada RM 3,000 dan di bawah RM 500,000, di mana iklan pembelian

akan dihantar kepada semua pembekal yang berdaftar dan pembekal yang berminat

untuk mendapatkan tawaran tersebut perlu memberi maklum balas dengan

menyertakan senarai sebut harga dalam jangka masa yang telah ditetapkan.

Seterusnya, pembelian secara tender dijalankan apabila nilai pembelian melebihi

RM 500,000 dan iklan yang dijalankan lebih meluas dengan menggunakan Internet,

media masa seperti surat khabar dan sebagainya. Had jumlah bagi setiap pembelian

ini biasanya akan berubah dari semasa ke semasa bergantung kepada keputusan

pengurusan atasan menilai keberkesanan dan kemudahan menggunakan sistem

e-Perolehan ini. Jadual 4.2 dan Jadual 4.3 menunjukkan aliran bagi pembelian

secara terus dan sebut harga.

Jadual 4.2 : Aliran Pembelian Terus Jadual 4.3: Aliran Sebut Harga

RM HoU HoD CFO CEO BoD/CEO RM HoU HoD CFO CEO BoD/CEO

Below

3,000

YES YES Above

3,000

YES YES

3,001 -

10,000

YES YES YES

10,001 –

50,000

YES YES YES

Above

50,000

YES YES YES

Nota : HoU – Head of Unit : HoD – Head of Department : CFO – Chief Finance Officer : BoD – Board of Director

109

Jadual 4.2 di atas menerangkan tentang had jumlah pembelian bersama-sama

dengan individu yang diberi kuasa untuk membuat pengesahan bagi jumlah tersebut.

Pengesahan pembelian ini terdiri daripada pengurusan pihak atasan seperti Ketua

Unit(HoU), Ketua Jabatan(HoD), Ketua Pegawai Kewangan(CFO), Ketua Pegawai

Eksekutif(CEO) dan Lembaga Pengarah(BoD). Bagi pembelian yang kurang dari

RM 3000, kelulusan diperlukan dari HoU dan HoD. Manakala bagi pembelian yang

melebihi RM 3000 dan melebihi RM 10,000, peringkat kelulusan adalah dari HoU

hingga CFO. Peringkat kelulusan ini akan meningkat sehingga kepada peringkat

Lembaga Pengarah sekiranya pembelian yang dilakukan melebihi RM 50,000.

Manakala pembelian aliran secara sebut harga pula melibatkan kelulusan daripada

HoU dan HoD kerana pembelian ini melibatkan beberapa orang pembekal yang akan

bersaing antara satu sama lain untuk memenangi tawaran pembelian yang diiklankan.

Perbezaan di antara pembelian secara pembelian terus dan pembelian sebut

harga ialah untuk pembelian secara terus, pemohon akan memilih vendor mereka

sendiri dan mengemukakannya kepada unit perolehan. Manakala bagi pembelian

secara sebut harga, pemohon perlu mengisi permohonan pembelian melalui sistem

e-Perolehan dan unit perolehan kemudiannya akan mengiklankannya kepada vendor.

Di awal proses pembelian, pemohon (requester) perlu membuat permohonan

secara atas talian dengan menggunakan laman web e-Perolehan TMR&D. Di sini,

requester hanya perlu memasukkan Pengenalan Diri (ID) dan kata laluan mereka

untuk membolehkan sistem memasukkan maklumat ke dalam fail pekerja tersebut.

Salinan borang pembelian yang telah lengkap diisi akan dihantar kepada pihak yang

bertanggungjawab untuk meluluskan permohonan tersebut. Setelah kelulusan

diperolehi secara atas talian, unit perolehan akan menghantar permohonan pembelian

tersebut kepada pembekal/ vendor mengikut kriteria pembelian iaitu secara terus,

sebut harga atau tender.

110

Setiap pembekal yang telah mendaftar dengan TMR&D akan memperoleh

maklumat pembelian tersebut melalui e-mel syarikat atau mereka boleh melayari

laman web e-Perolehan TMR&D dari semasa ke semasa. Laman web ini hanya

boleh dilayari oleh pembekal yang berdaftar sahaja kerana setiap pembekal yang

berdaftar akan mempunyai ID dan kata laluan mereka yang tersendiri. Pembekal

yang berminat dengan tawaran tersebut perlu memberi maklum balas secepat

mungkin dalam tempoh masa yang ditetapkan. Biasanya, tempoh masa yang

diberikan kepada pembekal adalah bergantung kepada keperluan dan kehendak

pemohon (requester) tersebut.

Apabila tamat tarikh pengiklanan, semua pembekal yang berminat akan

disenaraikan dalam sistem ini. Unit perolehan akan membuka sebut harga tersebut

dan menghantarnya kepada pemohon untuk membuat pemilihan dan penilaian.

Penilaian yang dibuat adalah berdasarkan kepada mata penilaian bagi setiap kriteria

pembelian. Sistem penilaian ini akan berlaku secara berperingkat. Pembekal yang

terpilih merupakan pembekal yang memperoleh mata nilai yang paling tinggi.

Setelah membuat pemilihan pembekal yang berkelayakan berdasarkan kepada harga,

spesifikasi barangan, perkhidmatan selepas pembelian dan sebagainya. Pemilihan

pembekal tersebut perlu mendapat pengesahan daripada jawatankuasa yang telah

ditetapkan yang terdiri daripada pengurus besar, pengurus unit, ketua unit, eksekutif

unit, dan sebagainya.

Apabila pengesahan telah diperolehi, unit perolehan akan mengeluarkan surat

setuju terima (seperti dalam Lampiran J) yang akan ditandatangani oleh Unit

Perolehan dan pihak pembekal. Pihak pembekal/vendor perlu menyertakan “bank

guarantee” sebanyak 2.5% daripada nilai pembelian sebagai jaminan kepada syarikat

TMR&D. Setelah perjanjian dibuat, pembekal/vendor perlu menghantar barang yang

dikehendaki dalam jangka masa yang telah ditetapkan. Apabila pemohon telah

menerima barangan yang dikehendaki, mereka perlu menyemak barangan tersebut

sama ada ianya memenuhi spesifikasi dan dapat berfungsi dengan baik atau

sebaliknya. Sekiranya tidak terdapat sebarang masalah, pemohon akan menerima

surat penerimaan tempahan (Delivery Order, DO) dan invois yang perlu diserahkan

111

kepada unit kewangan untuk membuat pembayaran kepada pembekal. Invois ini

akan ditandatangani oleh penerima barangan dan juga pengesahan daripada Ketua

Unit masing-masing. Jika terdapat sebarang masalah dengan barangan yang

diterima, pemohon perlu berurusan dengan Unit Perolehan dan Unit Perolehan akan

mengendalikan masalah tersebut.

Apabila Unit Kewangan menerima DO dan invois daripada pemohon, mereka

akan memasukkan butiran pembelian ke dalam sistem mereka tersendiri. Ini kerana

sistem e-Perolehan dan sistem kewangan masih belum di gabungkan untuk

membolehkan pembayaran dijalankan secara atas talian. Unit kewangan di TMR&D

menggunakan perisian My Soft untuk memasukkan butiran pembelian dan proses

pembayaran dilakukan secara manual iaitu menggunakan cek dan Bank draf. Walau

bagaimanapun terdapat juga pembayaran secara atas talian dilakukan sekiranya

pembelian barangan tersebut melibatkan pembelian dari negara luar di mana

pembayaran dilakukan melalui akaun pembekal tersebut.

4.3 Analisis Data Kuantitatif dan Kualitatif

Seterusnya, penganalisisan data daripada kaedah soal selidik dikemukakan

bersama-sama dengan penemuan-penemuan kajian yang berasaskan kepada kajian

literatur serta rumusan ke atas hipotesis-hipotesis kajian. Analisis data ini

mengandungi empat bahagian utama iaitu:-

a. Tahap amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan

b. Perbezaan amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan berdasarkan kepada

demografi

c. Hubungan antara amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan

d. Pendekatan penyelesaian masalah e-Perolehan

112

Aspek-aspek ini dianalisis melalui dua cara iaitu analisis kuantitatif dan

analisis kualitatif. Analisis kuantitatif menggunakan analisis deskriptif dan

inferensi. Manakala bagi kaedah kualitatif, analisis data yang dikemukakan oleh

Miles dan Huberman (1994) seperti yang diterangkan dalam bab tiga dalam kajian

ini. Analisis ini melibatkan kaedah pengurangan data (data reduction),

mempamerkan dan merumuskan data serta verifikasi data. Kajian ini menggunakan

ketiga-tiga langkah ini untuk menganalisis data kualitatif. Kaedah pengurangan data

digunakan untuk membuang data-data yang tidak perlu bagi meninggalkan data yang

penting dan sesuai. Data ini akan dipamerkan untuk dibincangkan dalam analisis

kajian.

4.4 Analisis Kebolehpercayaan Instrumen

Kebolehpercayaan atau “reliability” merupakan ukuran keupayaan sesuatu

instrumen penyelidikan dalam mengukur permasalahan (pembolehubah) kajian

secara konsisten setiap kali ianya digunakan pada masa, tempat dan sampel yang

berlainan. Bagi ujian kebolehpercayaan, kajian ini menggunakan kaedah Analisis

Kebolehpercayaan dengan melihat Cronbach’s alpha melalui perisian Statistical

Package For Social Science (SPSS). Hasil daripada analisis yang dijalankan,

didapati nilai pekali kebolehpercayaan bagi data kajian adalah tinggi iaitu 0.9211 dan

ini bermakna data kajian mempunyai kebolehpercayaan yang tinggi kerana nilai

pekali yang diperolehi melebihi 0.6 (Salleh dan Zaidatun, 2001:261). Oleh yang

demikian, hasil analisis kebolehpercayaan bagi item-item kajian ini jelas

membuktikan bahawa instrumen kajian ini boleh diterima pakai. Nilai Cronbach’s

alpha bagi setiap faktor disenaraikan dalam Jadual 4.4.

113

Jadual 4.4: Analisis Kebolehpercayaan Instrumen menggunakan Cronbach’s alpha Jenis Pembolehubah Bilangan Item Nilai Alpha (α)

Amalan e-Perolehan

Faedah e-Perolehan

Pengumpulan maklumat

Jenis permohonan

Kontrak Perundingan

Analisis Risikan

Faedah kepada organisasi

Faedah dari pembekal

Faedah kepada pengguna dalaman

5

4

9

5

3

3

13

0.85

0.80

0.86

0.80

0.83

0.87

0.93

4.5 Analisis Kesahan Instrumen

Kesahan instrumen dianalisis secara kesahan muka (content validity) yang

mempertimbangkan sama ada instrumen ini berjaya mendekati satu konsep itu

dengan sepenuhnya atau tidak. Jika ukuran itu mengukur satu konsep pada

keseluruhannya, maka pengkaji berjaya mengemukakan kesahan muka (Syed, 1998:

155). Pengelompokan pembolehubah melalui Kaedah Analisis Faktor dengan

melihat kepada faktor yang mempunyai nilai Eigennya melebihi 1 dipilih sebagai

faktor utama. Nilai Eigen (Eigenvalues) dapat membantu dalam membuat keputusan

untuk menentukan jumlah faktor yang perlu dikeluarkan (Miller dan Salkind, 2002).

Daripada analisis yang dijalankan, nilai Eigen menunjukkan terdapat enam faktor

yang boleh bentuk oleh pembolehubah ini. Walau bagaimanapun, pengkaji

mengelompokan pembolehubah ini kepada empat faktor berdasarkan kepada kajian

yang dijalankan oleh Quesada (2004). Ini kerana, menurut Green dan Salkind

(2003), dalam menentukan bilangan faktor yang perlu dibentuk, pengkaji boleh

menggunakan kepercayaan konseptual mereka berdasarkan kajian atau teori kajian

lepas. Oleh itu, bagi aspek amalan e-Perolehan pembolehubah-pembolehubah

dikumpulkan kepada empat faktor seperti yang ditunjukkan dalam Jadual 4.5,

manakala pembolehubah-pembolehubah bagi faedah e-Perolehan pula akan

dikumpulkan kepada tiga faktor seperti yang terdapat dalam Jadual 4.6. Jadual-

114

jadual ini menghuraikan hasil ujian Analisis Faktor dan nilai Eigen yang diperolehi

bagi setiap faktor dan nilai pemberat (factor loading) bagi setiap item dalam

pembolehubah bagi amalan e-Perolehan dan faedah e-Perolehan.

Jadual 4.5: Analisis Faktor dan nilai Eigen bagi amalan e-Perolehan Amalan e-Perolehan Nilai

Faktor Faktor

1

Faktor

2

Faktor

3

Faktor

4

Kontrak Perundingan Customization 0.759 -0.109 6.622E-02 0.209

Kontrak akhir 0.744 -4.46E-02 0.155 0.151

Piawai kualiti 0.729 0.315 -0.161 -0.227

Kuantiti penghantaran 0.669 0.322 3.126E-02 8.217E-02

Masa penghantaran 0.638 0.454 -0.166 -0.270

Prestasi perolehan 0.615 -6.28E-02 0.291 0.295

Tempoh penghantaran 0.609 0.180 0.378 -3.80E-02

Prestasi pembekal 0.605 0.102 0.308 2.134E-02

Harga 0.563 0.203 6.413E-02 0.266

Pengumpulan Maklumat Mengenal pasti keperluan untuk perkhidmatan selepas pembelian,

penyelenggaraan, dan jaminan (warranty)

7.541E-02 0.851 0.167 0.143

Mendapatkan rujukan untuk kualiti perkhidmatan produk 8.580E-02 0.815 0.138 0.201

Mencari produk yang bersesuaian untuk ditempah -1.38E-02 0.807 4.244E-02 0.138

Mencari pembekal untuk menjalankan pembelian 2.538 0.541 0.126 0.176

Permintaan bahan 0.278 0.533 0.299 0.101

Analisis Risikan Spesifikasi produk dan maklumat rungutan tentang bahan yang rosak 0.116 0.233 0.787 -6.74E-02

Bahan tempahan 4.101E-02 0.112 0.763 5.297E-02

Pengangkutan tempahan 0.116 -3.63E-02 0.752 0.121

Perbelanjaan lepas untuk bahan 5.337E-02 0.402 0.687 -6.26E-02

Membuat tempahan 0.320 -2.17E-02 0.415 -0.131

Jenis Permohonan Sebut harga (Quotation) 0.107 0.288 8.714E-02 0.571

Permohonan proposal (Request For Proposal) 3.720E-02 0.441 -4.99E-02 0.758

Permohonan maklumat (Request For Information) 2.772E-02 -4.10E-02 -6.86E-02 0.761

Permohonan Bida (Request For Bids) 0.284 0.346 2.859E-02 0.631

Nilai Eigen 6.584 2.763 2.367 1.757

% Varian 28.628 12.014 10.293 7.638

Faktor 1 : Kontrak perundingan Faktor 2 : Pengumpulan maklumat Faktor 3 : Analisis Risikan Faktor 4 : Jenis permohonan

115

Dalam menentukan pembolehubah-pembolehubah bagi setiap faktor, nilai

pemberat yang kurang daripada 0.40 akan dikeluarkan daripada faktor tersebut (Hair

et al., 1998). Analisis faktor ini menghasilkan empat faktor yang menerangkan

58.57% daripada keseluruhan nilai varian bagi amalan e-Perolehan (lihat Jadual

4.5). Keempat-empat faktor ini ialah kontrak perundingan (6.584), pengumpulan

maklumat (2.763), analisis risikan (2.367) dan jenis permohonan (1.757).

Kontrak perundingan merupakan salah satu faktor dalam amalan perolehan

yang meliputi perkara-perkara yang menjadi perbincangan dan perundingan semasa

menjalankan perolehan. Pada kebiasaannya, aspek customization, kontrak akhir dan

piawai kualiti merupakan elemen yang menjadi perhatian pihak pengurusan.

Elemen-elemen lain yang terdapat dalam kontrak perundingan juga dapat membantu

pengguna sistem dalam mewujudkan perhubungan dua hala dengan pihak pembekal

dalam memberi faedah kepada kedua-dua pihak.

Selain daripada kedua-dua faktor di atas, analisis risikan juga memainkan

peranan dalam amalan perolehan barangan dan perkhidmatan. Analisis risikan

bertujuan untuk menilai prestasi bagi tujuan pengawasan dan membantu dalam

membangunkan strategi berdasarkan kepada maklumat yang berkualiti tinggi. Oleh

itu, maklumat yang diperlukan dalam analisis ini lebih berkait dengan spesifikasi

produk, jenis bahan tempahan dan pengangkutan barang. Maklumat risikan ini

penting bagi membolehkan pemohon membuat pemilihan pembekal yang terbaik.

Di samping itu juga, perolehan barangan dan perkhidmatan juga boleh

dilakukan dengan beberapa cara bergantung kepada nilai pembelian yang ingin

dilakukan. Jenis permohonan seperti sebut harga, permohonan proposal,

permohonan maklumat dan permohonan bida merupakan antara cara yang boleh

dilakukan untuk membuat pembelian.

116

Analisis faktor juga dijalankan ke atas faedah e-Perolehan (lihat Jadual 4.6).

Daripada analisis yang dijalankan, faedah ini terbahagi kepada tiga iaitu faedah

kepada pengguna sistem (9.718), faedah dengan pembekal (2.103) dan faedah kepada

organisasi (1.613). Ketiga-tiga faktor ini menerangkan 61.065% daripada

keseluruhan nilai varian bagi faedah e-Perolehan. Semua pembolehubah ini

mempunyai nilai pemberat yang melebihi 0.40 dalam setiap faktor yang telah

ditentukan.

Faedah kepada pengguna sistem meliputi aspek penjimatan dan kemudahan

yang diperolehi oleh pengguna sistem e-Perolehan dari segi mengurangkan masa

transaksi (0.828), kos (0.708), kertas kerja (0.511) dan kesilapan semasa pembuat

pembelian (0.694). Sistem ini juga mampu memberi kemudahan dalam

meningkatkan kualiti bahan (0.600), perkhidmatan (0.661) dan kebolehpercayaan

maklumat (0.598) kepada pengguna dalamannya. Berdasarkan kepada nilai

pemberat yang diperolehi, mengurangkan masa transaksi merupakan faedah utama

kepada pengguna sistem e-Perolehan di TMR&D.

Sistem e-Perolehan juga mampu memberi faedah kepada organisasi dalam

mengurangkan inventori (0.828), mengurangkan pembelian yang tidak perlu (0.812),

mengurangkan bilangan pembekal (0.802), penghantaran produk tepat pada masa

yang ditetapkan (0.465) serta mengurangkan kos bahan dan perkhidmatan (0.402).

Berdasarkan kepada nilai pemberat yang melebihi 0.8, mengurangkan inventori,

pembelian yang tidak perlu dan bilangan pembekal merupakan tiga faktor utama

yang menyumbang kepada faedah organisasi.

117

Jadual 4.6: Analisis Faktor dan nilai Eigen bagi faedah e-Perolehan

Faedah e-Perolehan Nilai Pemberat

Faktor Faktor 1 Faktor 2 Faktor 3

Faedah kepada pengguna sistem

Mengurangkan masa transaksi 0.828 0.173 2.279E-02

Penghantaran maklumat yang tepat pada masa kepada

pengguna dalaman

0.716 0.142 0.352

Mengurangkan kos transaksi 0.708 0.403 -1.44E-03

Meningkatkan kualiti produk/perkhidmatan kepada pengguna

dalaman

0.699 0.199 0.308

Meningkatkan kefleksibelan memenuhi perubahan kepada

keperluan pengguna

0.695 -8.20E-03 0.330

Mengurangkan kesilapan semasa memproses tempahan 0.694 0.345 -9.39E-03

Sistem e-Perolehan sedia ada sangat memuaskan 0.664 0.140 0.187

Memperbaiki kualiti perkhidmatan kepada pengguna dalaman 0.661 0.553 0.104

Meningkatkan komunikasi dengan pengguna dalaman 0.644 0.557 0.149

Memenuhi jangkaan pengguna dalaman 0.617 0.465 0.274

Meningkatkan kualiti bahan/perkhidmatan 0.600 6.329E-02 0.297

Meningkatkan kebolehpercayaan maklumat kepada pengguna

dalaman (laporan perkembangan terkini)

0.598 0.344 0.300

Mengurangkan kertas kerja 0.511 0.407 0.144

Faedah dengan pembekal

Memperbaiki komunikasi dengan pembekal 0.150 0.872 8.199E-02

Memperbaiki kerjasama dengan pembekal 0.242 0.868 0.152

Memperbaiki perkongsian data dengan pembekal 0.164 0.703 0.403

Faedah kepada organisasi Mengurangkan inventori 0.191 0.131 0.828

Mengurangkan pembelian yang tidak perlu (Maverick buying) 0.209 8.577E-03 0.812

Mengurangkan bilangan pembekal 6.267E-02 2.186E-03 0.802

Nilai Eigen 9.718 2.103 1.613

% Varian 44.172 9.560 7.332

Faktor 1 : Faedah kepada pengguna sistem Faktor 2 : Faedah dengan pembekal Faktor 3 : Faedah kepada organisasi

118

4.6 Analisis Profil Pekerja

Daripada 122 borang soal selidik yang diedarkan, hanya 92 yang

dikembalikan. Terdapat sedikit masalah semasa mengedarkan soal selidik kerana

sebahagian daripada pengguna e-Perolehan di TMR&D berada di luar negara atas

urusan kerja. Pengkaji sendiri telah mengedarkan soal selidik secara bersemuka

dengan responden. Walau bagaimanapun, tidak semua responden yang dapat

menjawab soal selidik yang diedarkan dengan serta-merta. Bagi responden yang

tidak berkelapangan atau tiada di tempat mereka pada masa soal selidik diedarkan,

pengkaji telah meninggalkan soal selidik tersebut bersama-sama sampul surat

beralamat pengkaji kepada responden tersebut. Berdasarkan taburan kekerapan,

profil demografi responden bagi kajian ini dapat dirumuskan seperti Jadual 4.7.

4.6.1 Umur

Pengkaji berpendapat bahawa sampel bagi kajian ini menggambarkan realiti

struktur umur tenaga kerja muda yang mendominasi penggunaan e-Perolehan di

TMR&D di mana majoriti responden berumur di antara 26-30 tahun (42.7%), diikuti

dengan pekerja yang berusia sekitar 31-35 tahun (24.7%). Mereka ini terdiri

daripada pelbagai kategori jawatan dan mendominasi penggunaan sistem e-Perolehan

di TMR&D berdasarkan kepada jumlah bilangan mereka yang agak ramai iaitu

67.4% daripada keseluruhan responden.

Jadual 4.7 menunjukkan peratusan umur responden yang menggunakan

sistem e-Perolehan di TMR&D yang terdiri daripada pelbagai peringkat umur.

Walaupun sistem ini didominasi oleh golongan muda, namun terdapat juga

sebilangan kecil pengguna sistem ini terdiri daripada mereka yang berusia lewat 40-

an. Mereka ini terdiri daripada individu yang memegang jawatan eksekutif dan ke

119

atas dan terlibat dengan aktiviti pengesahan dan meluluskan sesuatu pembelian

sebelum dihantar kepada pembekal.

Jadual 4.7 : Demografi Responden

Demografi Peratusan (%)

Umur 20-25 tahun 26-30 tahun 31-35 tahun 36-40 tahun 41-45 tahun 46-50 tahun 51-55 tahun

9.0 42.7 24.7 12.4 3.4 3.4 4.5

Jantina Lelaki

Perempuan 66.3 32.6

Tahap Pendidikan MCE/SPM

Sijil/Diploma

Sarjana Muda

Sarjana/Doktor Falsafah

5.5

11.0

58.2

25.3

Tempoh Pengalaman Kurang 2 tahun

2-5 tahun

6-10 tahun

10 tahun ke atas

17.6

44.0

24.2

14.3

Kategori Jawatan Pentadbiran/Perkeranian

Teknikal

Pengurusan

Eksekutif

Lain-lain

6.6

7.7

17.6

63.7

4.4

120

4.6.2 Jantina

Jadual 4.7 menunjukkan taburan jantina responden yang menggunakan

sistem e-Perolehan di organisasi TMR&D. Daripada senarai pengguna e-Perolehan

yang diberikan oleh unit perolehan, pengkaji mendapati bahawa majoriti pengguna e-

Perolehan terdiri daripada kaum lelaki kerana peratusan yang dicatatkan oleh lelaki

adalah tinggi iaitu sebanyak 66.3% berbanding pengguna perempuan iaitu hanya

32.6%. Daripada jadual tersebut, jelas menunjukkan bahawa golongan wanita tidak

ramai menggunakan sistem e-Perolehan.

Perkara ini dapat dijelaskan daripada temubual yang dijalankan ke atas

kakitangan TMR&D. Hasil temubual mendapati bahawa, perkara ini disebabkan

oleh kebanyakan ketua-ketua dan pengurus-pengurus unit di sini terdiri daripada

kaum lelaki. Oleh itu, golongan ini kebiasaannya yang membuat pembelian bagi unit

masing-masing kerana setiap pembelian yang dilakukan memerlukan justifikasi

barangan yang lengkap dan perlu mengemukakan tujuan bagi membolehkan

pembelian tersebut diluluskan. Perkara ini dijelaskan oleh Ketua Pegawai Kewangan

yang menyatakan:

“Sistem perniagaan mesti selari dengan keperluan perniagaan. Maka

keperluan perniagaan bergantung kepada fungsi kerja yang dilakukan, oleh

itu kebetulan agaknya yang menggunakan sistem ini banyak lelaki, di mana..

mungkin kalau kita tengok kepada pengguna sistem itu sendiri lebih kepada

bahagian penyelidikan. Apabila kita tengok bahagian penyelidikan ini,

Pengurus Besar adalah lelaki, ketua program pun semua lelaki, kebanyakan

ketua unit dan pengurus projek juga adalah lelaki, tetapi perempuan pun

ada, mungkin dia punya nisbah tu tak banyaklah…”

121

4.6.3 Tahap Pendidikan

Secara keseluruhannya, kebanyakan responden yang menggunakan sistem

e-Perolehan TMR&D mendapat pendidikan yang agak tinggi kerana lebih daripada

separuh responden (58.2%) memiliki Ijazah Sarjana Muda, diikuti dengan memiliki

Ijazah Sarjana/ Doktor Falsafah(25.3%) seperti yang pada Jadual 4.7. Perkara ini

membuktikan bahawa pengguna e-Perolehan di TMR&D terdiri daripada golongan

yang berpelajaran. Ini kerana pengguna sistem ini sekurang-kurangnya memiliki

kelulusan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM).

4.6.3 Tempoh Pengalaman

Berdasarkan kepada Jadual 4.7, tempoh pengalaman responden adalah

sekitar 2-5 tahun dan 6-10 tahun dengan masing-masing 44.0% dan 24.2%. Terdapat

14.3% pengguna sistem yang berkhidmat lebih daripada sepuluh tahun di syarikat

ini. Kebanyakan pengguna ini terdiri daripada ketua bahagian dan ketua-ketua unit.

Secara keseluruhannya, dapatan kajian menunjukkan bahawa pengguna sistem terdiri

daripada mereka yang telah lama berkhidmat dalam organisasi ini.

4.6.4 Kategori Jawatan

Majoriti pengguna sistem e-Perolehan di TMR&D terdiri daripada golongan

eksekutif iaitu sebanyak 63.7% (lihat Jadual 4.7) diikuti dengan golongan

pengurusan sebanyak 17.6%. Ini kerana golongan eksekutif majoritinya terdiri

daripada mereka yang terlibat dengan aktiviti R&D. Kebiasaannya, aktiviti ini

122

melibatkan pembelian barangan dalam nilai yang besar sehingga mencecah jutaan

ringgit. Golongan eksekutif ini terdiri daripada ketua-ketua unit, penolong ketua

unit, dan para penyelidik kanan yang bertindak sebagai individu yang

bertanggungjawab menguruskan sesebuah projek penyelidikan yang telah diluluskan.

Aktiviti pembelian syarikat biasanya dikendalikan oleh individu ini kerana

mereka lebih arif tentang pembelian yang ingin dilakukan serta mengetahui

keperluan semasa setiap unit. Perkara ini dijelaskan oleh Ketua Pegawai Kewangan

dalam temubual yang telah dijalankan.

“Dari segi kemasukan maklumat ke dalam sistem e-Perolehan,

kebanyakannya dilakukan oleh golongan eksekutif kerana kita perlukan

pengguna/pembeli itu sendiri kerana mereka lebih arif tentang spesifikasi

barangan yang diperlukan. Jadi kebanyakan pengguna itu terdiri daripada

golongan eksekutif.”

Oleh itu, bagi setiap pembelian yang dilakukan, ianya memerlukan butiran

lanjut mengenai sesuatu barangan yang hendak dibeli seperti jenis barangan,

spesifikasi barangan atau perkhidmatan, harga, perkhidmatan selepas jualan, dan

sebagainya. Butiran lengkap ini diperlukan semasa mengisi borang pembelian secara

atas talian dan akan disemak oleh pengurus besar unit tersebut.

Walaupun majoriti pengguna sistem e-Perolehan di sini terdiri daripada

golongan eksekutif, namun sistem ini merupakan satu sistem yang terbuka kepada

semua kakitangan di TMR&D di mana setiap kakitangan boleh membuat pembelian

secara atas talian mengikut keperluan semasa mereka. Oleh itu, terdapat juga

sebilangan kecil daripada lain-lain jawatan (4.4%) dan pentadbiran/perkeranian

(6.6%) yang menggunakan sistem ini. Ini kerana golongan ini biasanya jarang

terlibat dengan aktiviti pembelian kerana bidang kerja mereka adalah lebih spesifik

dan aktiviti pembelian bukan merupakan satu keperluan bagi mereka.

123

4.6.5 Penggunaan e-Perolehan

Daripada Rajah 4.8, ianya jelas menunjukkan bahawa majoriti (92%)

pengguna sistem e-Perolehan syarikat amat berpuas hati dengan sistem tersebut.

Perkara ini jelas menggambarkan kemampuan sistem e-Perolehan ini dalam

membantu pengguna untuk menjalankan pembelian barangan dan perkhidmatan

dengan lebih mudah dan cepat. Berdasarkan kepada temubual yang dijalankan ke

atas beberapa orang kakitangan di TMR&D yang menggunakan sistem ini, mereka

menyatakan bahawa sistem e-Perolehan di TMR&D merupakan satu sistem yang

mesra pengguna dan mudah digunakan. Kenyataan ini dikemukakan sendiri oleh

Ketua Pegawai Kewangan dalam kenyataannya seperti berikut:

“Kebaikan sistem ini ialah ia mesra pengguna dan senang digunakan.

Mereka boleh menggunakan sistem ini walaupun tiada pengalaman dan

pengetahuan kerana apabila mereka masuk ke dalam sistem e-Perolehan ini,

mereka akan mendapat yang sistem memang mesra pengguna.”

Peratusan Penggunaan E-perolehan

Ya92%

Tidak 8%

Rajah 4.8 : Peratusan kepuasan penggunaan sistem e-Perolehan

124

Di samping itu, pengguna juga merasakan bahawa sistem e-Perolehan ini

adalah lebih baik daripada sistem perolehan yang terdahulu kerana ianya lebih

mudah, cepat dan juga menjimatkan. Faedah e-Perolehan merupakan pendorong

kepada pelaksanaan dan amalan e-Perolehan. Rata-rata pengguna e-Perolehan

menggunakan sistem ini kerana kemampuan sistem ini dalam memberikan

penjimatan dan memudahkan urusan perolehan dijalankan.

4.7 Analisis dan Penemuan Kajian

4.7.1 Tahap Amalan e-Perolehan

Hasil daripada soal selidik yang diedarkan ke atas pengguna sistem

e-Perolehan TMR&D, didapati tahap amalan e-Perolehan di TMR&D berada pada

tahap yang tinggi (55.5%). Jadual 4.8 menunjukkan peratusan amalan e-Perolehan

di TMR&D. Dapatan ini diperkukuhkan lagi dengan temubual dan pemerhatian

yang dijalankan di TMR&D di mana hasil daripada temubual yang dijalankan, segala

perolehan yang dilakukan oleh kakitangan TMR&D adalah dengan menggunakan

sistem e-Perolehan TMR&D. Sistem ini menyenangkan semua pihak dan

memberikan keselesaan kepada semua pihak dari segi memudahkan pembuatan

keputusan dan memberikan ketelusan dalam membuat pembelian. Perkara ini

dijelaskan oleh Ketua Pegawai Kewangan yang menyatakan bahawa :

“Sistem ini lebih baik daripada sistem yang lama kerana dulu mereka

menggunakan sistem secara manual, so sekarang ini mereka kena gunakan

sistem e-Perolehan. Maka mereka tiada pilihan selain menggunakan sistem

ini untuk membuat pembelian. … Ianya juga menyenangkan semua pihak

dan memberikan keselesaan kepada semua pihak.”

125

Antara jenis amalan e-Perolehan yang tinggi amalannya ialah kontrak

perundingan (56) diikuti jenis permohonan (52), analisis risikan (43) dan

pengumpulan maklumat (41) berada pada tahap sederhana. Kontrak perundingan

merupakan amalan yang paling tinggi disebabkan oleh item-item yang terdapat

dalam amalan ini mempunyai kepentingan dalam membuat pembelian. Ini kerana

item-item seperti harga, piawai kualiti, masa penghantaran, customization, kualiti

penghantaran, kontrak akhir, tempoh penghantaran, prestasi pembekal dan prestasi

perolehan merupakan antara aspek yang penting dalam membuat pertimbangan

semasa menjalankan pembelian.

Jadual 4.8 : Tahap Amalan e-Perolehan TMR&D

Tahap /

Jenis Amalan

Tinggi Sederhana Rendah

Pengumpulan maklumat 41 42 6

Analisis risikan 43 40 3

Kontrak perundingan 56 24 -

Jenis permohonan 52 34 5

Jumlah 192 140 14

Jumlah Peratusan 55.5% 40.5% 4.0%

4.7.2 Tahap Prestasi e-Perolehan

Daripada Jadual 4.9, didapati bahawa tahap faedah e-Perolehan TMR&D

berada pada tahap sederhana dengan peratusan yang diperolehi iaitu 50.8%. Kajian

literatur sebelum ini mendapati ramai penulis bersependapat bahawa sistem e-

Perolehan sememangnya memberikan banyak faedah kepada penggunanya (Hussain

et al, (2005), Helmi (2005), Quesada (2004), Frye (2004), dan Croom dan Johnston

(2003). Dalam kajian ini, faedah e-Perolehan dibahagikan kepada tiga bahagian iaitu

126

faedah kepada organisasi, faedah kepada pengguna sistem dan faedah dengan

pembekal/vendor syarikat. Jika dibandingkan ketiga-tiga faedah yang diberikan oleh

sistem ini, didapati faedah kepada pengguna mencatatkan tahap yang tinggi dengan

bilangan kekerapan sebanyak 42 manakala faedah organisasi dan faedah dengan

pembekal berada pada tahap sederhana dengan kekerapan 46 dan 47.

Jadual 4.9 : Tahap Prestasi e-Perolehan TMR&D

Tahap /

Faedah

Tinggi

Sederhana

Rendah

Faedah organisasi 13 46 30

Faedah kepada pengguna 42 41 5

Faedah dari pembekal 33 47 8

Jumlah 88 134 43

Nilai Peratusan 33.2% 50.8% 16.2%

Dapatan ini turut disokong oleh Pengurus Unit Perolehan TMR&D yang

menyatakan bahawa sistem ini diwujudkan untuk memudahkan proses perolehan

dijalankan di samping memberi faedah kepada pengguna sistem itu sendiri. Sistem

ini juga dapat membantu dalam memudahkan proses perolehan dijalankan

berbanding dengan menggunakan cara perolehan tradisional. Penerangan lanjut

tentang proses e-Perolehan TMR&D ini akan dibincangkan dalam bahagian

seterusnya dalam analisis kajian kes.

4.7.3 Perbezaan Amalan dan Prestasi e-Perolehan Berdasarkan kepada Faktor Demografi.

Ujian –t dan ANOVA digunakan untuk melihat perbezaan yang wujud antara

amalan dan prestasi e-Perolehan berdasarkan kepada faktor demografi. Faktor

127

demografi di lihat dari aspek jantina, tahap pendidikan, tempoh pengalaman, dan

kategori jawatan.

Jadual 4.10 dan Jadual 4.11 menunjukkan nilai signifikan bagi amalan dan

prestasi e-Perolehan berdasarkan kepada faktor demografi. Keputusan analisis

menunjukkan tiada sebarang perbezaan signifikan wujud antara amalan dan prestasi

e-Perolehan dengan faktor jantina, kategori jawatan dan tempoh pengalaman.

Keputusan ini ditentukan berdasarkan nilai signifikan bagi amalan dan prestasi e-

Perolehan yang menunjukkan nilai melebihi 0.05. Perbezaan antara dua

pembolehubah hanya wujud sekiranya nilai signifikan kurang daripada 0.05. Ini

kerana sistem ini direka bentuk untuk semua kakitangan TMR&D dan lebih

berkonsepkan mesra pengguna. Daripada kajian yang dijalankan oleh Gattiker dan

Hlavka (1992) juga mendapati bahawa tiada perbezaan antara kelakuan mengikut

jantina. Manakala terdapat juga kajian yang menyatakan bahawa faktor jantina dan

kategori jawatan juga tidak memberi kesan ke atas aspek pembelian (Sharon, 2001).

Walau bagaimanapun, Jadual 4.10 dan Jadual 4.11 menunjukkan terdapat

perbezaan antara amalan e-Perolehan (Jenis Permohonan) dan prestasi e-Perolehan

(Faedah kepada pengguna) dengan tahap pendidikan di mana nilai signifikan yang

diperolehi adalah kurang 0.05. Daripada analisis ujian Post Hoc mendapati bahawa

perbezaan ini berlaku dikalangan mereka yang mempunyai pendidikan Sarjana dan

Sarjana Muda. Menurut Leticia (2002), lebih tinggi tahap pendidikan seseorang itu,

lebih cenderung mereka untuk menggunakan Internet atau komputer. Kajian lepas

juga mendapati bahawa tahap pendidikan juga sering dikaitkan kepuasan kerja,

penggunaan Internet, (Rugimbana, 1995; Teo, 2001; Park, 2004; Robieh, 2005; ).

Maka pengkaji berpendapat bahawa pekerja yang berpendidikan tinggi lebih

selesa dan mudah untuk menggunakan sistem e-Perolehan kerana tahap pendidikan

seseorang itu sering dikaitkan dengan tahap komitmen mereka dalam menerima dan

menggunakan teknologi baru (Bakri, 2003). Di sini pengkaji merumuskan bahawa

128

tahap pendidikan berperanan besar dalam mempengaruhi amalan e-Perolehan di

Syarikat kajian kes.

Jadual 4.10: Nilai Signifikan Amalan e-Perolehan

Amalan e-Perolehan Nilai Signifikan Faktor Demografi Jantina Tahap

Pendidikan

Tempoh

Pengalaman

Kategori

Jawatan

Pengumpulan Maklumat 0.679 0.038 0.476 0.287

Jenis Permohonan 0.577 0.677 0.594 0.298

Kontrak Perundingan 0.421 0.218 0.860 0.152

Analisis Risikan 0.504 0.456 0.508 0.824

Jadual 4.11: Nilai Signifikan faedah e-Perolehan berdasarkan kepada Faktor

Demografi

Faedah e-Perolehan Nilai Signifikan

Faktor Demografi Jantina Tahap

Pendidikan

Tempoh

Pengalaman

Kategori

Jawatan

Faedah kepada organisasi 0.485 0.734 0.179 0.880

Faedah dengan pembekal 0.911 0.228 0.672 0.306

Faedah kepada pengguna sistem 0.765 0.042 0.930 0.313

4.7.4 Hubungan antara Amalan e-Perolehan dan Prestasi e-Perolehan

Prestasi e-Perolehan di lihat dari segi faedah yang diperolehi daripada

penggunaan sistem e-Perolehan. Antara sebab utama sistem e-Perolehan diterapkan

ke dalam organisasi adalah untuk memperoleh faedah daripada sistem tersebut.

Dalam era globalisasi, persaingan kini tidak lagi dibatasi oleh sempadan geografi

129

tetapi lebih bersifat global. Penjimatan kepada organisasi merupakan satu faedah

dalam mengurangkan kos perbelanjaan syarikat dan boleh dijadikan sebagai

perancangan strategik syarikat dalam meningkatkan keuntungan syarikat.

Analisis regresi ini mendapati bahawa jenis permohonan yang dilakukan

merupakan penyumbang terbesar bagi faedah e-Perolehan berdasarkan nilai pekali

yang kurang dari 0.05 (Lihat Jadual 4.12 - 4.14) yang diperolehi dalam model ini.

Ini bermakna bahawa faedah e-Perolehan banyak bergantung kepada bagaimana

pembelian yang dilakukan sama ada melalui sebut harga, permohonan proposal,

permohonan maklumat, dan permohonan bida. Jenis permohonan ini didapati

mempunyai hubungan yang signifikan pada aras keertian 5% dengan faedah e-

Perolehan. Nilai pekali yang positif memberi gambaran bahawa semakin terbuka

dan sukarnya pembelian yang ingin dilakukan, maka semakin banyak faedah yang

boleh diperolehi oleh organisasi. Ini kerana pembelian yang dilakukan secara bida

memberikan keuntungan kepada organisasi kerana para vendor akan bersaing untuk

memberi tawaran yang terbaik dengan harga yang lebih rendah dan perkhidmatan

yang lebih baik kerana mereka terpaksa bersaing dengan pembekal yang lain secara

atas talian dan terbuka.

Faedah kepada pengguna dalaman juga turut dipengaruhi oleh kontrak

perundingan di mana amalan e-Perolehan ini membantu syarikat untuk mendapatkan

faedah dari segi harga yang berpatutan dengan kualiti yang lebih baik dan memenuhi

spesifikasi yang diperlukan. Walau bagaimanapun keputusan analisis menunjukkan

analisis risikan dan pengumpulan maklumat tidak mempunyai hubungan signifikan

dengan kesemua faedah e-Perolehan. Ini menunjukkan bahawa kedua-dua

pembolehubah ini tidak mempengaruhi faedah e-Perolehan berbanding

pembolehubah yang lain yang lebih mempunyai kaitan secara langsung.

130

Jadual 4.12: Analisis Regresi tentang perkaitan antara amalan e-Perolehan dengan

faedah kepada organisasi Pembolehubah bersandar

• Faedah kepada organisasi

Beta

t

P

Pembolehubah tidak bersandar

• Pengumpulan maklumat

• Analisis Risikan

• Kontrak perundingan

• Jenis permohonan

-0.052

0.133

0.148

0.325

-0.402

1.163

1.261

2.762

0.689

0.248

0.211

0.007

F = 3.891

P = 0.006

R2 = 0.168

* Signifikan pada aras keertian 5%

Jadual 4.13: Analisis Regresi tentang perkaitan antara amalan e-Perolehan dengan

faedah dengan pembekal Pembolehubah bersandar

• Faedah dengan pembekal

Beta

t

P

Pembolehubah tidak bersandar

• Pengumpulan maklumat

• Analisis Risikan

• Kontrak perundingan

• Jenis permohonan

0.086

-0.010

0.094

0.313

0.667

-0.083

0.797

2.640

0.507

0.934

0.428

0.010

F = 3.632

P = 0.009

R2 = 0.159

* Signifikan pada aras keertian 5%

131

Jadual 4.14: Analisis Regresi tentang perkaitan antara amalan e-Perolehan dengan

faedah kepada pengguna dalaman Pembolehubah bersandar

• Faedah kepada pengguna dalaman

Beta

t

P

Pembolehubah tidak bersandar

• Pengumpulan maklumat

• Analisis Risikan

• Kontrak perundingan

• Jenis permohonan

-0.034

0.042

0.356

0.346

-0.292

0.401

0.356

0.346

0.771

0.689

0.001

0.002

F = 8.430

P = 0.000

R2 = 0.305

* Signifikan pada aras keertian 5%

Di samping itu, penerimaan sistem e-Perolehan ini juga adalah disebabkan

oleh faedah-faedah yang boleh diperolehi daripada penggunaan sistem tersebut.

Berdasarkan kepada dapatan soal selidik yang dijalankan, kebanyakannya

menyatakan sistem e-Perolehan ini memberikan banyak faedah kepada mereka dari

segi mengurangkan kos transaksi (3.90), mengurangkan kertas kerja (3.80) dan

mengurangkan masa transaksi (3.79). Jadual 4.15 menunjukkan faedah-faedah yang

diberikan oleh sistem e-Perolehan kepada organisasi TMR&D.

Daripada jadual ini, terdapat dua faedah yang merekodkan min terendah iaitu

mengurangkan inventori (2.83) dan mengurangkan bilangan pembekal (2.76).

TMR&D merupakan organisasi yang menjalankan pembangunan dan penyelidikan,

maka daripada segi pembelian yang dilakukan adalah mengikut keperluan

penyelidikan semasa dan ianya tidak melibatkan barangan yang perlu disimpan

sebagai inventori. Ini kerana daripada aspek perolehan yang dilakukan di organisasi

ini lebih melibatkan pembelian teknologi terkini untuk menjalankan penyelidikan

dan pembangunan. Oleh itu aspek mengurangkan inventori bukan merupakan faedah

utama kepada organisasi ini.

132

Manakala dari segi faedah mengurangkan bilangan pembekal, pihak TMR&D

tidak menghadkan jumlah bilangan pembekal yang ingin mendaftar untuk menjadi

pembekal syarikat. Ini kerana pihak syarikat merasakan bahawa setiap syarikat

pembekal yang berkelayakan perlu diberi peluang untuk menjadi pembekal kepada

TMR&D. Oleh yang demikian, aspek mengurangkan bilangan pembekal juga bukan

merupakan faedah utama kepada organisasi ini.

Jadual 4.15: Faedah-faedah e-Perolehan kepada organisasi TMR&D

Faedah e-Perolehan Min Mengurangkan kos transaksi 3.90

Mengurangkan kertas kerja 3.80

Mengurangkan masa transaksi 3.79

Mengurangkan kesilapan semasa memproses tempahan 3.76

Meningkatkan kebolehpercayaan maklumat kepada pengguna dalaman (laporan

perkembangan terkini)

3.69

Memperbaiki kualiti perkhidmatan kepada pengguna dalaman 3.61

Memenuhi jangkaan pengguna dalaman 3.61

Sistem e-Perolehan sedia ada sangat memuaskan 3.58

Penghantaran maklumat yang tepat pada masa kepada pengguna dalaman 3.56

Meningkatkan komunikasi dengan pengguna dalaman 3.56

Memperbaiki kerjasama dengan pembekal 3.54

Memperbaiki komunikasi dengan pembekal 3.49

Meningkatkan kualiti produk/perkhidmatan kepada pengguna dalaman 3.47

Meningkatkan kefleksibelan memenuhi perubahan kepada keperluan pengguna 3.39

Memperbaiki perkongsian data dengan pembekal 3.39

Meningkatkan kualiti bahan/perkhidmatan 3.36

Mengurangkan pembelian yang tidak perlu (Maverick buying) 3.11

Mengurangkan inventori 2.83

Mengurangkan bilangan pembekal 2.76

133

4.8 Kesan Pelaksanaan e-Perolehan di TMR&D

Hasil daripada temubual yang dijalankan, pihak pengurusan perolehan

menyatakan bahawa terdapat banyak kebaikan dan faedah yang diperolehi daripada

penggunaan sistem e-Perolehan ini. Faedah-faedah ini juga dikemukakan oleh

beberapa penyelidik lepas seperti Timmers (2000); Eakin (2002); Subramaniam et al.

(2003); Frye (2004); Quesada (2004) dalam kajian mereka ke atas sistem e-

Perolehan. Manakala bagi syarikat TMR&D, faedah yang diberikan oleh sistem ini

ke atas organisasi mereka berikut:

1. Proses perolehan dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan

2. Dapat menjimatkan kos, masa dan kertas

3. Keuntungan yang sangat menggalakkan

4. Merupakan teknologi baru dan seiring dengan perkembangan semasa

yang lebih mencabar

5. Lebih telus dan mudah untuk menjalankan pengawasan pembelian

6. Dapat mengurangkan penyalahgunaan kuasa

7. Dapat membuat pilihan terbaik bagi produk dan perkhidmatan

Kesemua faedah ini sememangnya dapat menjadi pendorong kepada

organisasi ini untuk menggunakan sistem e-Perolehan. Daripada faedah-faedah yang

dikemukakan di atas, didapati bahawa faedah yang utama yang diberikan oleh sistem

ini ialah faedah ketelusan, masa proses pembelian, penjimatan kos dan spesifikasi

produk. Penerangan tentang faedah-faedah utama ini akan dibincangkan di seksyen

selepas ini.

134

4.8.1 Faedah Ketelusan

Ketelusan merupakan aspek yang penting dalam menjalankan sebarang

urusan perniagaan. Perhatian kepada aspek ketelusan ini dapat menjadikan sesuatu

proses pembelian ini dapat berjalan lancar dan memenuhi terma-terma yang telah

ditetapkan. Daripada temubual yang telah dijalankan, aspek ketelusan ini

sememangnya dipandang serius oleh pihak pengurusan bagi memastikan tiada

penyalahgunaan kuasa berlaku dan dapat menjaga kepentingan semua pihak.

Dengan menjalankan perolehan secara atas talian ini, ianya dapat meningkatkan

pengawasan di mana sistem e-Perolehan ini lebih terbuka dan boleh dicapai oleh

mana-mana kakitangan TMR&D untuk mengurangkan keraguan. Perkara ini

dinyatakan sendiri oleh Ketua Pegawai Kewangan dengan pernyataan beliau seperti

berikut:

“Sistem ini sangat bagus kerana ianya lebih telus dari segi pengurusan

perolehan dan juga staf. Sebenarnya aspek ketelusan merupakan aspek

utama dalam pelaksanaan sistem ini.”

Kenyataan ini turut disokong oleh Ketua Unit Perolehan dengan memberikan komen

seperti berikut:

“Sistem ini lebih telus atau lebih dikenali sebagai transparent. Ketelusan ini

sebenarnya yang utama.”

Dengan adanya sistem e-Perolehan ini, segala maklumat pembelian dari segi

senarai pembekal yang bersaing dan pembekal yang terpilih disimpan di dalam

sistem ini. Di samping itu juga, sistem ini juga mampu untuk mengeluarkan laporan

terkini tentang prestasi pembekal serta aktiviti pembelian semasa. Rajah 4.9

menunjukkan contoh laporan yang boleh diakses setiap kakitangan di TMR&D.

135

Daripada jadual berikut, ianya boleh mengenal pasti pembekal yang aktif dan pasif.

Prestasi ini boleh di lihat dengan merujuk kepada penglibatan pembekal dalam

bersaing untuk mendapatkan tawaran yang dikeluarkan. Paparan web ini juga

memberikan jumlah tawaran yang pernah diperolehi bagi setiap vendor di TMR&D.

Dengan adanya laporan ini, ianya dapat meningkatkan ketelusan dan mengurangkan

keraguan dalam menjalankan perolehan di TMR&D.

Rajah 4.9 Maklumat Pembekal di TMR&D

Aspek ketelusan bukan sahaja perlu diamalkan, malah ianya perlu

ditunjukkan bagi menyelesaikan persoalan dan pertikaian ke atas aktiviti perolehan

syarikat. Perkara ini dijelaskan dalam kenyataan Ketua Unit Perolehan yang

menyatakan bahawa:

136

“Tapi yang penting kerja kita orang (procurement) telus. Ketelusan dan

integriti bukan sahaja perlu dilaksanakan malah perlu di tunjuk. Laksanakan

sahaja tak begitu berkesan, kalau kita guna sistem biasa, kita cakap telus,

tapi orang boleh persoalkan kita, kalau pakai e-Perolehan, orang tak boleh

persoalkan kita. Jadi mereka nak kita tunjuk dan buktikan, kita tunjuklah.”

Dengan menggunakan sistem e-Perolehan, semua aktiviti yang berkaitan

dengan perolehan dapat di lihat oleh semua kakitangan TMR&D termasuklah

mendapatkan maklumat mengenai pembekal syarikat (lihat Rajah 4.10). Ianya

memudahkan aktiviti pemantauan dijalankan di samping meningkatkan ketelusan

dalam membuat pembelian syarikat.

4.8.2 Tempoh Kitaran Proses Pembelian

Selain faedah ketelusan, sistem ini juga dapat mengurangkan masa proses

pembelian di mana masa pembelian akan menjadi lebih cepat dan mudah. Laporan

daripada unit perolehan menunjukkan bahawa masa proses pembelian dikurangkan

dari dua minggu kepada 2-3 hari. Berikut merupakan laporan dari unit perolehan

bagi kitaran masa perolehan bagi tahun 2002 hingga 2004.

Kitaran masa proses pembelian/perolehan

- Masa kitaran proses perolehan dapat dikurangkan daripada 60 hari pada

tahun 2002 kepada 30 hari pada tahun 2003

- Masa kitaran proses perolehan dapat dikurangkan daripada 30 hari pada

tahun 2003 kepada 14 hari pada tahun 2004

137

Tempoh masa yang pendek ini secara tidak langsung dapat membantu ahli

penyelidik di sini mendapatkan barang penyelidikan mereka dengan lebih cepat dan

menghasilkan produk penyelidikan mereka dalam jangka masa yang telah ditetapkan.

Menurut salah seorang responden, sistem perolehan kini telah diautomasikan, maka

ianya memudahkan proses perolehan dari segi pengesahan, notis pemberitahuan,

kelulusan dan semakan yang dibuat melalui e-mel kakitangan. Sehubungan dengan

itu, masa yang diambil untuk proses perolehan menjadi lebih singkat dan mampu

untuk mengurangkan masa kitaran perolehan hampir separuh daripada perolehan

tradisional. Berikut merupakan kenyataan dari Ketua Unit Perolehan:

“Dari segi kitaran masa, kita boleh kurangkan dalam 50% masa kitaran

perolehan.”

Kenyataan ini juga disokong oleh Penolong Pengurus Besar dengan pernyataan

berikut:

“ Banyak faedah yang boleh diperolehi daripada sistem ini. Salah satu

daripadanya ialah sistem e-Perolehan ini merupakan sebuah automated

system yang boleh mempercepatkan proses perolehan dilakukan.”

Berdasarkan kepada kenyataan di atas, ianya jelas menunjukkan akan

kemampuan sistem ini dalam meningkatkan kecekapan dan mempercepatkan proses

perolehan syarikat. Berdasarkan kepada pengurangan kitaran masa proses perolehan,

ianya secara tidak langsung dapat mengurangkan masa menunggu barangan serta

tidak lagi boleh menjadi alasan kepada kelewatan penyiapan sesuatu projek R&D.

Sebelum ini, perolehan tradisional digunakan untuk membuat segala pembelian

barangan untuk aktiviti R&D. Pembelian ini perlu dilakukan sekurang-kurangnya

tiga bulan sebelum sesuatu projek R&D dimulakan. Ini kerana proses perolehan pada

ketika itu memakan masa yang panjang kerana menggunakan kaedah manual.

Kaedah ini melibatkan permohonan proposal dan sebut harga secara pos dan kaedah

138

penilaian dilakukan secara manual dengan mengisi borang penilaian SBB 19B oleh

kakitangan unit perolehan.

Kebiasaannya pembelian bagi aktiviti R&D ini melibatkan satu jumlah yang

agak besar sehingga mencecah jutaan ringgit. Perbelanjaan yang besar ini

melibatkan pembelian mesin dan peralatan dari dalam atau luar negara. Oleh yang

demikian, penilaian yang teliti perlu dilakukan untuk memastikan barangan yang

dibeli memenuhi spesifikasi dan keperluan penyelidikan yang akan dijalankan.

Memandangkan aktiviti R&D ini melibatkan peralatan dari dalam dan luar negara,

kelewatan mendapatkan barangan untuk menjalankan projek R&D sering dijadikan

penyebab kepada kelewatan sesuatu projek itu disempurnakan. Oleh itu, dengan

adanya sistem e-Perolehan ini ianya membolehkan pembelian dilakukan pada jangka

masa yang pendek serta membolehkan projek R&D dijalankan mengikut

perancangan yang telah disediakan.

Perkara ini dijelaskan sendiri oleh Penolong Pengurus Besar dalam kenyataan

beliau yang berbunyi:

“ Ini kerana bagi TMR&D, kami merasakan penggunaan sistem e-Perolehan

ini adalah sesuatu yang wajar kerana kami biasanya membuat pembelian

yang melibatkan amount yang besar seperti ratusan ribuan ringgit dan

memandangkan kami merupakan organisasi R&D, maka proses pembelian

kerap berlaku yang melibatkan pembelian peralatan penyelidikan dan

sebagainya.”

Berdasarkan kepada pernyataan di atas, ianya menerangkan akan kepentingan

sistem e-Perolehan dalam membantu aktiviti pembelian bagi melancarkan perjalanan

aktiviti R&D. Selain kepentingannya dalam memberikan faedah kepada penjimatan

masa proses pembelian, ianya juga turut memberi faedah dari segi penjimatan kos

pembelian barangan dan perkhidmatan.

139

4.8.3 Penjimatan Kos

Penjimatan kos pembelian merupakan antara sebab mengapa kebanyakan

organisasi menggunakan sistem e-Perolehan. Sistem e-Perolehan TMR&D mampu

untuk memberi penjimatan kos yang tinggi kepada organisasi kerana ianya

dibangunkan sendiri secara dalaman. Dengan membangunkan sistem ini secara

dalaman, ianya secara tidak langsung dapat menjimatkan kos pembangunan sistem.

Dari segi penggunaan sistem, ianya dapat mengurangkan perbelanjaan penghantaran

maklumat secara pos serta dapat menjimatkan penggunaan kertas bagi tujuan

penyediaan kertas kerja dan proposal sebut harga. Ini kerana melalui sistem e-

Perolehan, pengguna sistem hanya perlu memasukan maklumat pembelian

menggunakan borang online dan permohonan ini akan diiklankan kepada semua

vendor syarikat yang berdaftar.

Vendor hanya perlu menghantar proposal sebut harga dalam bentuk digital

kepada unit perolehan TMR&D dan kakitangan unit ini akan membuat penilaian

secara atas talian dan seterusnya menghantar keputusan penilaian kepada pemohon

untuk membuat pemilihan vendor. Dengan cara ini aktiviti-aktiviti perolehan yang

dijalankan secara atas talian adalah lebih murah, mudah dan menjimatkan masa.

Penjimatan kos ini juga boleh di lihat daripada Laporan Penjimatan Kos bagi tahun

2003 dan 2004 yang dikeluarkan oleh unit perolehan pada Jadual 4.16 di bawah.

Laporan tahunan ini disediakan untuk melihat sejauh mana sistem ini dapat memberi

penjimatan kepada syarikat sepanjang ianya dilaksanakan. Penjimatan tahunan ini di

lihat dari aspek penjimatan daripada sistem e-Perolehan, penjimatan daripada

perundingan langsung dengan pembekal, penjimatan daripada pembelian bebas duti

pengangkutan serta pendapatan daripada pendaftaran vendor.

140

Jadual 4.16: Penjimatan Tahunan 2003 dan 2004 Unit Perolehan

TMR&D

Tahun Bil Perkara

2003 (RM)

2004 (RM)

1. Penjimatan daripada sistem e-Perolehan 456,113.71 817,134.00

2. Penjimatan daripada perundingan langsung dengan

pembekal

335,069.05 430,869.70

3. Penjimatan daripada pembelian bebas Duti Pengangkutan 167,970.00 562,426.48

4. Pendapatan daripada pendaftaran Vendor 34,950.00 30,000.00

Jumlah (RM) 994,102.76 1,840,430.18

Berdasarkan kepada laporan di atas, ianya jelas menunjukkan faedah

penjimatan kos yang diperolehi daripada penggunaan sistem e-Perolehan berbanding

dengan sistem perolehan manual. Keseluruhan penjimatan yang dicatatkan adalah

hampir 1 juta ringgit pada tahun 2003 dan lebih 1.8 juta ringgit pada tahun 2004.

Jumlah ini merupakan satu nilai yang besar dan ianya dapat digunakan untuk

kegunaan lain bagi meningkatkan produktiviti syarikat. Selain daripada faedah

penjimatan kos, sistem ini juga berkemampuan dalam memberikan spesifikasi

produk dan perkhidmatan yang lebih baik melalui perundingan dua hala antara pihak

pembeli dan juga pihak pembekal melalui medium elektronik.

4.8.4 Spesifikasi Produk

Sesuatu perolehan barangan yang akan dilakukan perlulah mempunyai

spesifikasi yang baik dan lengkap untuk memenuhi keperluan aktiviti R&D yang

bakal dijalankan. Dengan menggunakan sistem e-Perolehan, ianya membolehkan

pengguna sistem menjalankan perundingan tentang spesifikasi produk secara atas

talian. Kaedah ini merupakan satu pembaikan daripada kaedah tradisional di mana

141

pembeli dan pembekal menjalankan perundingan secara bersemuka dan memerlukan

perancangan untuk menetapkan masa dan tempat penemuan serta melibatkan kos

untuk tujuan perbincangan. Melalui sistem atas talian ini, perbincangan antara

pembeli dan pembekal boleh dilakukan pada bila-bila masa tanpa perlu untuk

mengatur sebarang temu janji dan pembeli juga boleh mendapatkan

jawapan/kepastian daripada pembekal tentang spesifikasi produk yang diinginkan

dengan serta merta.

Di samping itu juga, aktiviti perniagaan secara atas talian ini juga memberi

kemudahan kepada para pembekal untuk mengemas kini spesifikasi produk, brocher

dan laman web mereka mengikut keperluan dan permintaan semasa. Dengan cara ini

segala butiran yang diperlukan oleh pihak pembeli boleh diperolehi dengan

mengakses ke laman web pembekal atau muat turun (download) brocher atau sebut

harga melalui Internet. Pembelian menggunakan sistem e-Perolehan ini juga secara

tidak langsung memberi faedah dari segi variasi pemilihan pembekal dan barangan

yang lebih banyak. Di sini pembekal yang berjaya menawarkan barangan yang

berkualiti dengan harga yang rendah akan diberi lebih perhatian daripada pembekal

yang lain.

4.8.5 Kelebihan Pembangunan Sistem secara Dalaman

Selain daripada faedah di atas, sistem e-Perolehan yang dibangunkan secara

dalaman ini juga mempunyai kelebihan dan keunikannya yang tersendiri. Ini kerana,

dengan membangunkan sistem e-Perolehan secara dalaman, ianya memberikan

kelebihan kepada organisasi itu untuk melakukan penyelenggaraan ke atas sistem

yang dibangunkan sendiri adalah lebih mudah dan cepat. Perkara ini disebabkan

oleh segala bentuk penyelenggaraan dan pengemaskinian sistem boleh dilakukan

sendiri oleh kakitangan syarikat tanpa perlu menunggu bantuan teknikal daripada

syarikat luar. Hal ini diperakui oleh salah seorang responden dengan menyatakan:

142

“.. sehingga kini perubahan dan pembaikan masih lagi dijalankan mengikut

kesesuaian dan keperluan semasa. Walaupun sistem ini sudah 3 tahun

digunakan, perubahan masih berlaku sehingga sekarang. Perubahan-

perubahan yang kita lakukan ini pun tidak melibatkan kos penyelenggaraan.

Itulah kelebihannya kalau membangunkan sistem sendiri.

Aspek penyelenggaraan merupakan elemen yang agak penting dalam

membuat keputusan untuk melaksanakan sesuatu sistem. Ini kerana, teknologi itu

sentiasa mengalami perubahan yang cepat. Oleh itu, pengguna sistem juga perlu

sentiasa memastikan sistem mereka sentiasa memenuhi kehendak dan keperluan

semasa. Keperluan kepada penggunaan sistem bagi setiap organisasi adalah berbeza-

beza bergantung kepada corak pentadbiran pihak atasan. Oleh itu, jika berlaku

sebarang perubahan kepada struktur organisasi, kebiasaannya corak pentadbiran

syarikat juga akan berubah. Perkara ini dibuktikan sendiri dalam organisasi ini

apabila pimpinan utama syarikat bertukar, maka terdapat banyak perubahan yang

berlaku. Dari segi proses Perolehan juga turut berubah di mana prosedur pengesahan

dan kelulusan permohonan pembelian telah dirombak bagi mengurangkan lagi

elemen birokrasi. Perubahan ini dilakukan untuk meningkatkan keberkesanan proses

pembelian menggunakan sistem e-Perolehan.

Dengan menggunakan sistem sendiri, unit perolehan mampu untuk membuat

perubahan dengan segera mengikut kehendak pihak pengurusan. Perubahan dan

pembaikan ini dilakukan tanpa melibatkan sebarang kos penyelenggaraan dan

mampu diselesaikan dalam jangka masa yang agak singkat. Masa yang diperlukan

untuk membuat perubahan atau membaiki kerosakan pada sistem itu bergantung

kepada jenis perubahan atau kerosakan yang dialami. Seperti yang dimaklumkan

oleh Ketua Unit Perolehan dalam sesi temubual menyatakan:

143

“Ada dua situasi, ada yang kita bangunkan untuk kita masukkan benda-benda

baru dan pemprograman semula perlu dilakukan dan ianya akan mengambil

masa jua. Tapi kalau setakat masalah teknikal yang kecil-kecil tu biasanya

diperbaiki dengan segera. Masa untuk programkan semula sistem itu

bergantung. Masa paling lama kadang-kadang seminggu, dan kalau mudah,

kadang-kadang sehari.”

Jika dibandingkan dengan penggunaan perisian yang sedia ada di pasaran,

aktiviti penyelenggaraan yang ingin dilakukan agak mengambil masa kerana pihak

syarikat perlu menunggu wakil daripada pihak pembekal sistem untuk melakukan

penyelenggaraan ke atas sistem yang dibekalkan. Setiap penyelenggaraan yang

dilakukan akan melibatkan kos penyelenggaraan yang perlu dibayar kepada pihak

pembekal sistem sebagai bayaran perkhidmatan. Jika perubahan kerap dilakukan,

maka kos penyelenggaraan juga akan meningkat.

4.8.6 Rumusan bagi Faedah e-Perolehan

Secara ringkasnya, sistem ini sememangnya memberikan banyak faedah

kepada pengguna dan organisasi. Jadual 4.17 di bawah menunjukkan perbandingan

di antara sistem perolehan lama dengan sistem e-Perolehan. Merujuk kepada jadual

di bawah, perubahan proses perolehan tradisional kepada sistem e-Perolehan

memberikan kesan yang begitu ketara dalam aktiviti pembelian terutamanya dari segi

ketelusan dalam menjalankan pembelian.

144

Jadual 4.17 : Perbezaan perolehan Tradisional dan e-Perolehan

Faedah Perolehan Tradisional Sistem e-Perolehan Ketelusan

(Transparency)

• Tiada ketelusan dengan

perolehan tradisional dan

pelbagai persoalan dan

keraguan timbul.

• Dapat meningkatkan

ketelusan di mana sistem ini

lebih terbuka dan dicapai

oleh semua kakitangan

TMR&D dan dapat

mengurangkan keraguan.

Masa proses

pembelian

• Mengambil masa lebih

kurang 2 minggu untuk

proses pembelian

• Mengambil masa 2-3 hari

untuk proses pembelian

Penjimatan Kos • Melibatkan kos yang tinggi

untuk courier/ penghantaran

maklumat

• Menggunakan kertas yang

banyak

• Tidak melibatkan kos

courier kerana sebut harga

dinyatakan secara online

• Tidak menggunakan banyak

kertas (paperless)

Spesifikasi

produk

• Requester kadang kala

memberi spesifikasi produk

yang lama @ salah

• Spesifikasi produk lambat

diterima

• Perundingan mengenai

sebut harga boleh dijalankan

atas talian (online) di mana

pembeli boleh upload file

baru melalui e-mel.

4.9 Kekangan Teknologi dan Masalah

Hasil daripada soal selidik yang dijalankan rata-rata menyatakan bahawa

takut kepada penipuan di Internet mencatatkan min yang tertinggi (2.65) diikuti

dengan kurang keselamatan (2.60) dan tekanan pengurangan harga memberi kesan

pengurangan khidmat pelanggan dan isu kualiti (2.53). Rajah 4.10 menunjukkan

min halangan yang dihadapi oleh pengguna sistem e-Perolehan TMR&D.

145

Rajah 4.10 : Min Halangan Penggunaan sistem e-Perolehan

Beberapa penyelesaian kepada permasalahan di atas telah diperolehi daripada

sesi temubual yang dijalankan. Bagi keselamatan sistem, unit IT TMR&D telah

menggunakan perisian anti virus yang akan mengimbas setiap komputer yang ada di

TMR&D. Di samping itu, unit IT TMR&D juga menjalankan pengawasan ke atas

sistem Internet TMR&D dengan menggunakan firewall dan tidak membenarkan

laman web yang tidak selamat memasuki sistem TMR&D. Di samping itu juga,

untuk mengatasi halangan dari kurang keselamatan di Internet, pihak pengurusan

telah mempertingkatkan ciri-ciri keselamatan kepada sistem e-Perolehan dengan

menggunakan rangkaian keselamatan di Internet dengan menukarkan http kepada

https. Perkara ini diperakui sendiri oleh Penolong Pengurus Besar dalam jawapan

beliau yang berbunyi:

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

Kurangkeselamatan

Kemudahanyang lemah

Kurangkesedaran

Tidak biasadenganteknologi

Ketidaksediaan

Min

Halangan

146

“Keselamatan rangkaian dipertingkatkan dengan menggunakan (https) di

mana sistem sekarang yang sedia ada menggunakan (http) dan penambahan

(s) merupakan cadangan daripada CEO baru untuk meningkatkan lagi

keselamatan server dalam sistem e-Perolehan.”

Selain daripada halangan tersebut, masalah yang sering mereka hadapi ialah

berkenaan dengan server di mana jika terdapat gangguan pada server sistem

e-Perolehan juga akan terganggu dan menyebabkan pemindahan data atau maklumat

tidak dapat dijalankan. Gangguan pada sistem ini merupakan sesuatu perkara yang

di luar kuasa pihak pengurusan perolehan. Gangguan ini adalah disebabkan oleh

masalah talian yang dialami oleh Telekom Malaysia. Walau bagaimanapun,

gangguan pada server ini jarang berlaku dan masih lagi dapat diatasi seperti yang

dinyatakan oleh Ketua Pegawai Kewangan:

“ Kelemahannya ialah bila sistem itu (down), jadi apabila terdapat masalah

teknikal ini atau ada elemen yang down, ianya akan mengganggu aplikasi

proses atau ia akan melambatkan pembuatan keputusan. Gangguan sistem

ini berlaku sekali sekala, bukannya selalu. … line yang kita gunakan ini kita

dapat dari Telekom Malaysia (TM), jadi kalau TM menghadapi masalah,

ianya akan memberi kesan kepada kita punya sistem. Maka, isu ini adalah di

bawah kawalan pihak kami. ”

Bagi mengatasi masalah ini, Unit perolehan dan Unit IT telah membuat

perancangan awal di mana mereka telah menyediakan sistem “back up” untuk

menangani masalah tersebut. Sistem “back up” berfungsi sebagai sistem yang

menyimpan segala maklumat dan urusan transaksi berkenaan dengan e-Perolehan

walaupun semasa berlaku gangguan pada server.

147

Penggunaan sistem e-Perolehan di kalangan para pembekal juga tidak

memberikan banyak masalah kepada mereka. Sehingga kini, boleh di katakan tiada

rungutan daripada pihak pembekal berkenaan penggunaan sistem e-Perolehan di sini.

Sekiranya pihak pembekal menghadapi masalah seperti tidak boleh menghantar sebut

harga, mereka hanya perlu menghubungi Unit Perolehan TMR&D dan Unit

Perolehan akan membuat semakan pada sistem Unit Perolehan. Jika maklumat

tersebut tiada dalam sistem, Unit Perolehan akan menghubungi Unit IT untuk

membuat semakan pada sistem “back up”. Biasanya, maklumat yang lambat sampai

kepada Unit Perolehan akan disimpan dalam sistem “back up”. Dengan adanya

sistem “back up” ini, ianya dapat mengurangkan masalah yang dihadapi oleh Unit

Perolehan di TMR&D dan perjalanan proses e-Perolehan dapat berjalan dengan

lancar.

Berikut adalah analisis keseluruhan bagi halangan penggunaan sistem e-

Perolehan di TMR&D. Pembahagian tahap ini adalah seperti berikut:

Tahap Markat

Rendah 1.00 hingga 2.33

Sederhana 2.34 hingga 3.67

Tinggi 3.68 hingga 5.00

Sumber : J/K Penyelidikan Fakulti Pendidikan, UTM 2001/2002

Secara kesimpulannya min halangan penggunaan sistem e-Perolehan ini

adalah rendah iaitu 2.31 (Lihat Jadual 4.18). Ini kerana setiap permasalahan dan

halangan yang dihadapi oleh pengguna terhadap sistem e-Perolehan ini dapat diatasi

oleh pihak pengurusan dengan segera. Di samping itu juga, kelemahan pada sistem

ini adalah di luar kawalan pihak pengurusan dan ianya juga merupakan masalah yang

turut dialami oleh organisasi lain.

Jadual 4.18: Min Keseluruhan Bagi Halangan Sistem e-Perolehan

Halangan e-Perolehan Min Sisihan Piawai

Halangan penggunaan sistem e-Perolehan 2.31 0.66

148

4.10 Rumusan

Analisis data di dalam bab ini memberikan dapatan daripada beberapa kaedah

yang telah digunakan bagi pengumpulan data seperti soal selidik, temubual dan

pemerhatian yang telah dijalankan ke atas syarikat kajian kes. Dapatan daripada soal

selidik dianalisis dengan menggunakan kaedah kuantitatif seperti Ujian-t, ANOVA,

dan regresi. Hasil dapatan kajian digunakan untuk menguji hipotesis kajian seperti

yang terdapat pada Jadual 4.22. Pengkaji mendapati bahawa pengguna sistem e-

Perolehan di TMR&D terdiri daripada responden yang mempunyai latar belakang

yang berbeza-beza dan terdapat beberapa perbezaan yang signifikan dari aspek

amalan e-Perolehan dan tahap pendidikan.

Jadual 4.22 : Ringkasan kepada Keputusan Tinjauan

Hipotesis Dapatan Hipotesis 1: Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor jantina. Ditolak

Hipotesis 2: Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tahap

pendidikan

Disokong

Hipotesis 3: Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tempoh

pengalaman

Ditolak

Hipotesis 4: Amalan e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor

kategori jawatan

Ditolak

Hipotesis 5: Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor jantina Ditolak

Hipotesis 6: Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tahap

pendidikan

Disokong

Hipotesis 7: Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor tempoh

pengalaman

Ditolak

Hipotesis 8: Prestasi e-Perolehan mempunyai perbezaan bererti dengan faktor

kategori jawatan

Ditolak

Hipotesis 9: Terdapat hubungan bererti di antara amalan e-Perolehan dengan prestasi

e-Perolehan

Disokong

149

Daripada sembilan hipotesis yang dikemukakan, analisis dan penemuan

menerima tiga hipotesis kajian iaitu hipotesis yang kedua dan keenam iaitu terdapat

perbezaan bererti bagi amalan dan prestasi e-Perolehan berdasarkan kepada tahap

pendidikan dan hipotesis yang ke sembilan iaitu terdapat perhubungan antara amalan

e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan. Pengkaji percaya bahawa keputusan analisis

di atas adalah lebih tertumpu kepada pandangan dan pendapat kakitangan TMR&D

ke atas sistem yang dikaji. Walaupun hasil daripada analisis soal selidik tidak

banyak menyokong hipotesis kajian, namun dapatan daripada analisis temubual serta

pemerhatian yang telah dijalankan sedikit sebanyak dapat membantu pengkaji

memahami dengan lebih mendalam tentang penolakan hipotesis tersebut seperti yang

telah diperbincangkan dalam analisis kajian.

Setiap teknologi baru yang digunakan pastinya mempunyai kelemahan yang

tersendiri. Seperti sistem e-Perolehan, ianya mempunyai kelemahan dari segi

gangguan pada server, keselamatan sistem dan penipuan di Internet. Walau

bagaimanapun gangguan ini jarang berlaku dan langkah-langkah untuk mengatasi

masalah ini juga telah dijalankan dengan menyediakan sistem “back up”. Bagi

keselamatan sistem, unit IT TMR&D telah menggunakan perisian anti virus yang

akan mengimbas setiap komputer yang ada di TMR&D. Di samping itu, unit IT

TMR&D juga menjalankan pengawasan ke atas sistem Internet TMR&D dengan

menggunakan firewall dan tidak membenarkan laman -laman web yang tidak selamat

memasuki sistem TMR&D. Untuk menangani masalah penipuan di Internet, semua

pembekal/vendor dikehendaki mendaftarkan perniagaan mereka kepada unit

perolehan TMR&D. Pendaftaran ini bertujuan untuk memastikan setiap syarikat

yang mendaftar mempunyai perniagaan yang stabil dan berkemampuan untuk

menjadi pembekal kepada syarikat TMR&D.

Walaupun terdapat beberapa kelemahan pada sistem e-Perolehan ini, namun

kelemahan tersebut bukan satu halangan kepada syarikat ini untuk melaksanakan

sistem e-Perolehan ini. Ini kerana kelebihan dan kebaikan daripada penggunaan

sistem ini adalah lebih banyak jika dibandingkan dengan masalah yang terdapat pada

sistem ini. Hasil dapatan daripada kaedah kualitatif mendapati bahawa sistem e-

150

Perolehan TMR&D ini merupakan satu sistem yang mesra pengguna dan

memudahkan urusan perolehan dijalankan oleh semua kakitangan syarikat ini. Di

samping itu juga, pembangunan sistem secara dalaman ini juga membeli kelebihan

kepada syarikat dari segi kos penyelenggaraan yang lebih murah dan cepat serta

memudahkan sebarang pindaan dilakukan ke atas sistem mengikut keperluan semasa

syarikat. Sehubungan dengan itu, dapatan kajian ini adalah penting dan sangat

diperlukan bagi membolehkan pengkaji membuat persediaan dari segi praktikal dan

garis panduan kepada organisasi yang berminat untuk melaksanakan sistem e-

Perolehan dalam organisasi mereka.

151

BAB V

KESIMPULAN DAN CADANGAN

5.0 Pengenalan

Bab ini membincangkan penemuan kajian yang telah dihuraikan dalam Bab

IV serta memaparkan aplikasi serta batasan bagi kajian ini. Ia dimulakan dengan

rumusan penemuan kajian diikuti dengan bahagian implikasi teoritikal dan implikasi

praktikal seterusnya bahagian batas kajian. Cadangan tindakan juga turut

dikemukakan sebelum cadangan kajian-kajian lanjutan yang boleh dilakukan oleh

para penyelidik.

Analisis dan penemuan kajian ini telah menjawab semua objektif kajian yang

dikemukakan dalam Bab 1. Untuk objektif yang pertama, tahap amalan e-Perolehan

di syarikat kajian kes menunjukkan bahawa pengguna sistem e-Perolehan di

organisasi ini adalah tinggi berdasarkan kepada jawapan yang diberikan daripada

soal selidik yang diedarkan. Perkara ini disebabkan semua permohonan pembelian

barangan dan perkhidmatan perlu dilakukan secara atas talian dan tiada lagi

permohonan secara tradisional digunakan. Daripada segi tahap prestasi e-Perolehan

pula, dapatan kajian menunjukkan bahawa, ianya berada tahap yang tinggi kerana

majoriti pengguna sistem amat berpuas hati dengan sistem e-Perolehan ini jika

152

dibandingkan dengan perolehan secara tradisional. Ini kerana sistem e-Perolehan ini

merupakan satu pembaikan dalam proses perolehan tradisional kerana lebih mudah,

cepat dan menjimatkan kos.

Daripada aspek perbezaan antara amalan dan prestasi e-Perolehan dan faktor

demografi, tahap pendidikan memberikan nilai signifikan ke atas amalan dan prestasi

e-Perolehan. Terdapat perbezaan antara pengguna yang memiliki sarjana muda

dengan sarjana dalam menggunakan sistem ini. Perkara ini mungkin disebabkan

tahap pengetahuan dan pendedahan mereka terhadap teknologi terkini adalah lebih

baik dan mereka tergolong dalam pekerja yang berpendidikan tinggi. Manakala

analisis bagi perbezaan antara amalan dan prestasi e-Perolehan dengan faktor

demografi seperti jantina, kategori jawatan dan tempoh pengalaman tidak

memberikan sebarang perbezaan kerana tidak terdapat sebarang nilai signifikan.

Dapatan ini juga menyokong kajian lepas yang menyatakan bahawa faktor jantina

dan kategori jawatan juga tidak memberi kesan ke atas aspek pembelian (Sharon,

2001). Oleh itu, dapatan tentang perbezaan ini telah mencapai objektif kajian yang

kedua dan keenam.

Bagi mencapai objektif kajian yang ketiga, satu persamaan regresi telah

dibentuk untuk melihat hubungan bererti antara amalan e-Perolehan dan prestasi e-

Perolehan. Analisis kajian menunjukkan terdapat hubungan yang signifikan antara

amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan. Walaupun hubungan yang wujud tidak

begitu kuat (rujuk Bab 4 bahagian 4.7.4), namun analisis regresi menunjukkan

bahawa jenis permohonan yang dilakukan merupakan penyumbang yang terbesar

dalam meningkatkan faedah e-Perolehan.

Seterusnya, dengan menggunakan kaedah temubual dan pemerhatian,

pengkaji telah mendapatkan pandangan dan pendapat daripada beberapa orang

responden yang dicadangkan oleh pihak pengurusan. Hasil daripada temubual ini

memberikan penyelesaian yang biasa digunakan oleh organisasi ini dalam mengatasi

masalah yang berkaitan dengan sistem e-Perolehan. Antara masalah yang sering

153

dihadapi oleh pengguna sistem e-Perolehan ialah gangguan pada server. Bagi

mengatasi masalah ini, unit perolehan dengan kerjasama unit IT telah menyediakan

satu sistem back up bagi tujuan menyimpan segala maklumat penting sekiranya

berlaku gangguan pada server. Selain daripada masalah kepada server, hasil

daripada ujian soal selidik mendapati bahawa takut kepada penipuan di Internet,

kurang keselamatan dan tekanan pengurangan harga memberi kesan terhadap kualiti

dan khidmat pelanggan merupakan halangan yang dihadapi oleh pengguna sistem di

organisasi ini.

Halangan ini dapat diatasi oleh pihak pengurusan dengan mempertingkatkan

ciri-ciri keselamatan dan mengambil langkah berjaga-jaga dari terpedaya dengan

penipuan di Internet. Bagi mengelakkan daripada penipuan di Internet, segala

pembelian yang dilakukan oleh pengguna sistem e-Perolehan mestilah melalui

pembekal yang telah berdaftar dengan unit perolehan syarikat. Pendaftaran

pembekal ini adalah untuk mendapatkan maklumat mengenai pembekal bagi tujuan

kawalan prestasi dan jaminan terhadap barangan yang dibeli.

Secara kesimpulannya, kesemua objektif telah dicapai melalui kajian kes

yang telah dijalankan. Seterusnya, rumusan bagi penemuan kajian dibincangkan

bagi melihat secara keseluruhan dapatan daripada analisis yang telah dijalankan.

5.1 Rumusan Penemuan Kajian

Teknologi Maklumat pada masa kini menunjukkan perubahan yang dramatik

dalam cara organisasi menjalankan perniagaan mereka. Tanpa mengira sektor

industri kecil, industri kecil dan sederhana, dan industri besar semuanya tidak

terkecuali daripada kesan rangkaian teknologi maklumat dalam strategi, operasi dan

prestasi syarikat mereka. Ini kerana impak daripada IT ini amat besar bagi

154

membolehkan mereka dapat terus berada dalam pasaran dan bersaing di peringkat

global. Pengenalan kepada sistem e-Perolehan untuk menggantikan perolehan

tradisional yang menggunakan IT sebagai medium transaksi merupakan satu

pembaharuan dalam menjalankan pembelian. Berdasarkan kepada kajian lepas,

keadaan e-Perolehan di Malaysia berhadapan dengan pelbagai cabaran, namun

sekiranya syarikat mampu untuk berhadapan dengan cabaran ini, ianya dapat

memberi satu peluang yang besar kepada syarikat (Ab Hamid dan Majid, 2002).

Hasil daripada analisis dan dapatan dalam kajian ini telah menyokong tiga

hipotesis kajian iaitu hipotesis yang kedua dan keenam iaitu terdapat perbezaan

bererti bagi amalan dan prestasi e-Perolehan berdasarkan kepada tahap pendidikan

dan hipotesis yang ke sembilan iaitu terdapat perhubungan antara amalan e-

Perolehan dan prestasi e-Perolehan. Perbezaan ini wujud disebabkan kerana tahap

pendidikan sering dikaitkan dengan tahap komitmen mereka terhadap pembelajaran.

Mereka yang mempunyai pendidikan yang lebih tinggi lebih cenderung untuk

menggunakan pelbagai bentuk penggunaan teknologi terkini. Pendedahan yang

meluas tentang teknologi di sekolah dan institusi pengajian tinggi memberikan

pengetahuan tentang faedah serta kegunaan teknologi dan menyemai pelajar dengan

persepsi tersendiri berkaitan teknologi. Kajian lepas juga membuktikan bahawa

tahap pendidikan mempunyai pertalian yang rapat dalam menguasai bidang keilmuan

(Bakri, 2003) dan ianya juga sering dikaitkan kepuasan kerja, penggunaan Internet,

(Rugimbana, 1995; Teo, 2001; Park, 2004; Robieh, 2005; ).

Dapatan kajian juga menunjukkan bahawa wujud hubungan antara amalan e-

Perolehan dan prestasi e-Perolehan. Daripada analisis regresi yang dijalankan

mendapati bahawa jenis permohonan yang dilakukan merupakan penyumbang

terbesar bagi faedah e-Perolehan berdasarkan nilai signifikan yang diperolehi dalam

analisis ini. Ini bermakna bahawa faedah e-Perolehan banyak bergantung kepada

bagaimana sesuatu pembelian itu dijalankan. Hasil analisis yang diperolehi ini juga

turut menyamai dengan dapatan seorang penyelidik lepas dalam kajian beliau

terhadap perhubungan amalan dan prestasi e-Perolehan. Dalam kajian tersebut,

beliau menjangkakan hubungan ini akan menjadi lebih kuat sekiranya bilangan

155

transaksi dipertingkatkan dengan menggunakan teknologi e-Perolehan (Quesada,

2004).

Pada masa kini, penggunaan sistem ini hanya tertumpu kepada aplikasi projek

perdana kerajaan dan syarikat gergasi seperti PETRONAS, TMB, ExxonMobil dan

sebagainya. Syarikat ini menggunakan perisian sistem e-Perolehan yang terdapat di

pasaran dan kebanyakan perisian ini adalah berasal dari negara luar. Syarikat ini

mampu menggunakan perisian dari luar kerana mereka mempunyai kemampuan

daripada aspek kewangan dan mereka juga mampu untuk menyediakan infrastruktur

teknologi yang lengkap untuk melaksanakan sistem tersebut. Oleh yang demikian,

tidak menjadi halangan kepada syarikat ini untuk membeli perisian yang sedia ada

dengan kos yang tinggi. Ini kerana pembelian perisian di pasaran biasanya

memerlukan peruntukan lebih kurang RM300,000 hingga RM800,000 dan ada yang

lebih tinggi daripada jumlah tersebut bergantung kepada fungsi dan proses perolehan

yang dikehendaki.

Dapatan daripada kaedah temubual dan pemerhatian yang telah dijalankan

menunjukkan bahawa sistem e-Perolehan yang dibangunkan secara dalaman ini

memberikan banyak kelebihannya kepada organisasi yang membangunkannya. Ini

kerana pembangunan sistem e-Perolehan secara dalaman adalah lebih menjimatkan

dan mudah untuk dilakukan perubahan ke atas sistem tersebut mengikut keperluan

semasa organisasi. Oleh itu, kekangan daripada aspek kos pelaksanaan yang tinggi

dan isu keselamatan serta kekurangan infrastruktur teknologi tidak lagi menjadi

penghalang kepada penggunaan sistem e-Perolehan.

Keupayaan TMR&D dalam membangunkan sistem e-Perolehan secara

dalaman menunjukkan bahawa sistem boleh dibangunkan sendiri sekiranya

organisasi itu mempunyai kepakaran dari segi tenaga kerja dalaman dan teknologi

yang diperlukan untuk membangunkan sistem tersebut. Daripada kajian yang

dijalankan ke atas TMR&D, di awal pembangunan sistem e-Perolehan, mereka

hanya menumpang penggunaan server yang sedia ada di Unit IT. Dari segi

156

pembelian peralatan sokongan lain seperti Perisian Dream Weaver, Micromedia

Flash, Photoshop untuk tujuan pembangunan sistem tidak memerlukan kos yang

tinggi. Pada masa ini keperluan adalah lebih kepada masa dan tenaga individu yang

terlibat dari segi pembangunan sistem. Ini kerana sepanjang pembangunan sistem

dijalankan beberapa perbincangan dan pengujian telah dijalankan bagi memastikan

sistem yang dihasilkan dapat berfungsi dengan baik dan memenuhi proses perolehan

syarikat.

Secara keseluruhannya, sistem e-Perolehan TMR&D yang dibangunkan

secara dalaman merupakan satu alternatif yang baik bagi organisasi. Ini kerana

pembangunan sistem secara dalaman mampu membantu syarikat memperolehi

faedah daripada penggunaan teknologi tersebut sama seperti faedah yang diberikan

oleh sistem yang sedia ada di pasaran. Faedah yang paling utama yang diperolehi

daripada penggunaan sistem e-Perolehan ialah ketelusan dalam proses pembelian

kerana daripada pandangan pihak pengurusan, mereka ingin membentuk ketelusan

kepada semua pihak yang menjalankan urusan dengan TMR&D. Ini kerana sebelum

TMR&D memperkenalkan sistem e-Perolehan, perolehan dilakukan secara

tradisional di mana ketelusan dalam membuat pembelian sering dipertikaikan.

Kajian lepas juga turut menyatakan bahawa sistem e-Perolehan dapat meningkatkan

aspek ketelusan dalam membuat pembelian (Utusan Malaysia, 2006; Moise dan

Geloso, 2003; Rogge, 2003). Maka, dengan pelaksanaan sistem ini, isu terhadap

ketelusan tidak lagi menjadi persoalan kepada pihak pengurusan TMR&D.

5.2 Implikasi Teoritikal dan Sumbangan

Berdasarkan kepada pengumpulan data daripada soal selidik, temubual dan

juga pemerhatian, penyelidikan mendapati bahawa penggunaan sistem e-Perolehan

sememangnya dapat meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses perolehan

syarikat. Kajian ini juga memberikan kefahaman yang lebih mendalam tentang

157

amalan perolehan, teknologi e-Perolehan yang digunakan serta kesan sistem e-

Perolehan ke atas prestasi perolehan syarikat.

Berdasarkan kepada laporan penjimatan kos tahunan unit perolehan serta

maklum balas daripada soal selidik yang diedarkan kepada pengguna sistem

e-Perolehan TMR&D, didapati bahawa penggunaan sistem e-Perolehan

sememangnya dapat menjimatkan kos perolehan terutamanya dari segi kos transaksi,

mengurangkan kertas kerja, dan mengurangkan kos pencarian pembekal. Penjimatan

kos sebanyak 3% yang diperolehi oleh syarikat ini membuktikan bahawa kajian lepas

yang menyatakan bahawa penggunaan sistem ini dapat memberikan penjimatan

sekitar 5% daripada kos perolehan (Timmers, 2000; Eakin, 2002; Subramaniam et al,

2003; Frye, 2004; Quesada, 2004). Walaupun penjimatan yang diperolehi oleh

syarikat ini kurang daripada 5%, namun peratusan penjimatan kos ini masih boleh

dipertingkatkan sekiranya keseluruhan sistem ini diautomasikan. Ini kerana buat

masa ini proses pembayaran masih lagi dilakukan secara manual di mana automasi

sistem e-Perolehan ini hanyalah sehingga pengeluaran Purchase Order (PO).

Pengkaji berpendapat, sekiranya proses pembayaran ini diautomasikan, ianya secara

tidak langsung dapat meningkatkan lagi kecekapan proses perolehan. Ini

berdasarkan kepada kajian yang telah dijalankan oleh beberapa penyelidik yang

menyatakan hampir semua aplikasi e-Perolehan adalah penting untuk

mempertingkatkan keberkesanan pembelian (Croom, 2000; Weil, 2000).

Seperti mana yang dibincangkan dalam bab 2, terdapat beberapa aplikasi

e-Perolehan seperti e-Sumber, e-Tender, e-Maklumat, e-Lelong, e-MRO, dan

e-Kerjasama (de Boer et al., 2001). Jika dibandingkan antara sistem e-Perolehan

TMR&D dan aplikasi e-Perolehan ini, ada beberapa aplikasi e-Perolehan seperti

e-Lelong masih belum dilaksanakan oleh syarikat kajian kes (Lihat Bab 2 bahagian

2.6.1). Sekiranya aplikasi ini diterapkan dalam sistem e-Perolehan TMR&D, ianya

dapat meningkatkan lagi aplikasi sistem ini di samping menambahkan faedah yang

sedia ada terutamanya dari segi kos pembelian yang lebih murah.

158

Kajian ini memberikan rangka kerja teoritikal yang menunjukkan hubungan

positif dan signifikan antara amalan e-Perolehan dan faedah e-Perolehan dan

perbezaan antara amalan dan prestasi e-Perolehan dengan faktor demografi.

Perbezaan signifikan antara amalan dan prestasi e-Perolehan dan faktor demografi

hanya terdapat pada faktor tahap pendidikan. Perkara ini turut dijelaskan oleh

seorang penyelidik yang berpendapat bahawa tahap pendidikan seseorang itu sering

dikaitkan dengan tahap komitmen mereka terhadap pembelajaran (Bakri, 2003) dan

ianya juga sering dikaitkan kepuasan kerja dan penggunaan Internet, (Rugimbana,

1995; Teo, 2001; Park, 2004; Robieh, 2005; ).

Kajian ini juga merupakan kesinambungan daripada kajian yang dijalankan

oleh seorang penyelidik dalam melihat perhubungan antara amalan e-Perolehan dan

prestasi e-Perolehan. Dari segi perhubungan antara amalan e-Perolehan (kontrak

perundingan dan jenis permohonan) dan prestasi e-Perolehan (faedah kepada

pengguna dalaman) pula menunjukkan perhubungan yang agak lemah kerana nilai R2

yang diperolehi daripada analisis regresi yang dijalankan adalah 0.305. Dapatan ini

juga adalah lebih kurang sama dengan hasil dapatan yang dijalankan oleh penyelidik

tersebut. Maka dengan itu penyelidik tersebut menjangkakan hubungan ini akan

lebih kuat sekiranya syarikat meningkatkan lagi amalan e-Perolehan dari segi

kontrak perundingan dan jenis permohonan yang dijalankan dengan menggunakan

sistem e-Perolehan (Quesada, 2004).

Seperti yang dibincangkan di dalam kajian literatur (rujuk bahagian 2.9),

Kajian lepas mendapati bahawa kesukaran mendapatkan perisian sistem yang

bersesuaian dengan kehendak organisasi merupakan antara halangan kepada

pelaksanaan sesuatu sistem (Davila et al, 2002). Halangan ini disebabkan organisasi

sukar untuk mengintegrasikan proses yang sedia ada dengan perisian yang sedia ada

di pasaran dan menjadikan mereka kurang berminat untuk menjalankan perolehan

secara elektronik. Oleh yang demikian, dengan membangunkan sistem ini secara

dalaman, ianya dapat dijadikan sebagai salah satu daripada jalan penyelesaian kepada

halangan di atas. Sehubungan dengan itu, kajian ini juga mengemukakan pendekatan

yang digunakan oleh syarikat R&D dari segi persediaan awal sebelum dan semasa

159

melaksanakan sistem e-Perolehan TMR&D dan bagaimana mereka menangani

masalah yang berkaitan dengan sistem tersebut.

Pengkaji juga berpendapat bahawa kekurangan penggunaan sistem

e-Perolehan di Malaysia adalah disebabkan oleh organisasi kurang pendedahan

tentang pembangunan sistem e-Perolehan yang boleh dilakukan secara dalaman. Ini

kerana kajian yang berkaitan dengan pembangunan sistem e-Perolehan secara

dalaman ini adalah sangat berkurangan. Kebanyakan kajian tentang sistem

e-Perolehan lebih menumpukan kepada penggunaan sistem yang sedia ada di pasaran

dan tertumpu kepada sektor industri (Hussain et al, 2005, Helmi, 2005, Quesada,

2004, Croom dan Johnston, 2003). Oleh itu, kajian ini memberi pendedahan tentang

sebuah sistem e-Perolehan yang dibangunkan sendiri oleh sebuah organisasi yang

berorientasikan R&D dan berjaya membangunkan sistem e-Perolehan mereka dan

memperolehi faedah yang hampir sama dengan perisian sistem yang berada di

pasaran.

Hasil daripada dapatan kajian mendapati bahawa sistem e-Perolehan yang

dibangunkan secara dalam ini juga dapat memberikan faedah yang hampir sama

dengan sistem yang sedia ada di pasaran. Perkara ini dibuktikan daripada analisis

kajian dalam bab empat (lihat Jadual 4.15) di mana antara faedah utama yang

diperolehi oleh organisasi ialah mengurangkan kos transaksi (3.90), mengurangkan

kertas kerja (3.80), dan mengurangkan masa transaksi (3.79). Faedah ini adalah

sama seperti dalam kajian lepas yang dijalankan ke atas syarikat yang menggunakan

sistem e-Perolehan yang sedia ada di pasaran (Mohsen & Sharmin, 2002 dan

Quesada, 2004).

160

5.3 Implikasi Praktikal dan Sumbangan

Keputusan daripada kajian ini mempunyai implikasi dan sumbangan yang

penting kepada pengguna sistem e-Perolehan. Adalah penting bagi setiap penyelidik

untuk memberikan sumbangan teoritikal yang kuat kepada bidang penyelidikan yang

dijalankan. Walau bagaimanapun, sumbangan kepada bidang literatur merupakan

langkah pertama dalam memberikan sumbangan akhir kepada pengguna sistem.

Kajian ini tidak memberi pengecualian terhadap aspek tersebut dan pengkaji

merumuskan sumbangan dan implikasi kajian ini kepada pengguna sistem e-

Perolehan adalah seperti berikut:

Kepentingan kajian ini adalah untuk memahami proses e-Perolehan yang

disokong oleh beberapa kajian yang telah dijalankan sebelum ini. Setiap syarikat

mempunyai proses e-Perolehan yang berbeza. Ianya bergantung kepada keperluan

semasa syarikat dalam menentukan bagaimana proses perolehan yang perlu diguna

pakai dalam organisasi tersebut. Perbezaan proses e-Perolehan bukanlah menjadi

suatu yang kritikal. Ini kerana apa yang lebih penting ialah sejauh mana sistem e-

Perolehan dapat meningkatkan prestasi syarikat. Statistik semasa menyatakan

bahawa perdagangan elektronik (B2B) akan meningkat kepada $7.29 trilion pada

hujung tahun 2004 (kajian oleh GarnterGroup’s e-Business Intelligence Service,

Brunelli, 2000). Manakala dalam literatur e-Perolehan (Croom, 2000; de Boer et al.,

2002) keberkesanan proses dalaman dan automasi merupakan kunci yang membawa

kepada peningkatan keberkesanan proses perolehan. Kebiasaannya kos per transaksi

dengan menggunakan e-Perolehan boleh dikurangkan sebanyak 65% jika

dibandingkan dengan perolehan tradisional. Perkara ini juga dibuktikan daripada

hasil kajian ini yang mendapati bahawa sistem e-Perolehan TMR&D juga

memperolehi faedah penjimatan dalam kos transaksi seperti yang dikemukakan

dalam literatur (lihat Jadual 4.17) Sistem e-Perolehan TMR&D yang dibangunkan

secara dalaman ini mampu memberikan penjimatan ke atas perolehan yang dilakukan

mencecah hampir kepada jutaan ringgit.

161

Syarikat yang berminat untuk melaksanakan sistem e-Perolehan boleh

melihat kepada kesan positif antara amalan e-Perolehan dan prestasi e-Perolehan. Ini

kerana wujud perhubungan yang signifikan antara amalan dan prestasi e-Perolehan.

Oleh yang demikian, organisasi yang menggunakan sistem e-Perolehan akan

mendapat faedah daripada amalan perolehan yang dilakukan. Dijangkakan bahawa

penerapan sistem e-Perolehan pada peringkat strategik akan memberikan kesan

positif pada jangka masa panjang. Pengkaji meramalkan bahawa semakin tinggi

amalan e-Perolehan dalam organisasi, semakin tinggi faedah yang boleh diperolehi

daripada sistem tersebut. Oleh kerana sistem e-Perolehan TMR&D masih baru

digunakan (3 tahun), maka amalan e-Perolehan di organisasi ini masih lagi terhad

dan tertumpu kepada jenis pembelian secara terus dan sebut harga. Sekiranya

pembelian secara bida dilakukan dengan lebih meluas, pelbagai faedah lain boleh

diperolehi daripada amalan tersebut terutamanya dari segi harga yang lebih rendah

dan perkhidmatan yang lebih baik. Walau bagaimanapun hipotesis ini adalah untuk

kajian lanjutan apabila tahap penggunaan sistem e-Perolehan adalah lebih tinggi

daripada hari ini.

Di samping itu, kajian ini turut memberikan pendekatan tentang pelaksanaan

sistem e-Perolehan yang dibangunkan secara dalaman dalam sebuah organisasi yang

berasaskan penyelidikan dan pembangunan. Pendekatan kepada pelaksanaan sistem

ini di lihat bermula dari peringkat pembangunan, pelaksanaan dan juga peringkat

penggunaan sistem tersebut (lihat Bab 4 bahagian 4.2.4). Sebelum sistem

e-Perolehan ini dibangunkan, perancangan awal telah dilakukan dengan mereka

bentuk proses-proses yang terlibat dan kemudiannya membangunkan sistem tersebut,

manakala pada peringkat pelaksanaan dan penggunaan sistem, pembaikan dan

pengubahsuaian sering dilakukan bergantung kepada keperluan semasa syarikat.

Keistimewaan yang terdapat pada sistem e-Perolehan yang dibangunkan

secara dalaman ini adalah dari segi memudahkan aktiviti penyelenggaraan dan

pengubahsuaian dilakukan. Penjimatan yang boleh diperolehi daripada aktiviti ini

adalah daripada aspek kos, masa, tenaga kerja dan cepat. Oleh itu, sumbangan utama

dalam kajian ini ialah mengemukakan alternatif untuk membangunkan sistem

162

e-Perolehan secara dalaman kepada syarikat yang ingin menggunakan sistem

e-Perolehan dengan kos yang lebih murah dan mengikut keperluan syarikat.

Pendekatan ini boleh digunakan dalam kajian pada masa akan datang untuk melihat

pelbagai alternatif dalam memperkembangkan aplikasi teknologi maklumat.

Dengan membangunkan sistem e-Perolehan secara dalaman, ianya

melibatkan kos yang lebih rendah jika dibandingkan dengan kos untuk membeli

perisian yang sedia ada di pasaran. Pengkaji juga bersetuju dengan pendapat

Buxman dan Gebauer (1999) yang menyatakan bahawa kos pelaksanaan yang rendah

merupakan faktor kejayaan kritikal bagi penggunaan IT dalam organisasi. Ini kerana

bagi penggunaan sistem e-Perolehan untuk tujuan MRO, sistem ini boleh

dibangunkan sendiri secara dalaman dengan menggunakan kepakaran yang ada

dalam syarikat tersebut. Perkara ini dibuktikan oleh syarikat TMR&D yang

membangunkan sistem ini dengan kerjasama unit perolehan dan unit IT.

Pembangunan sistem ini juga tidak mengambil masa yang lama dan TMR&D hanya

mengambil masa selama tujuh bulan untuk menyiapkan sistem ini. Selain daripada

kos pelaksanaan yang rendah, sistem yang dibangunkan secara dalaman ini juga

memberikan kelebihan dalam aspek penyelenggaraan dan perubahan kepada sistem.

Ini kerana teknologi sentiasa berubah mengikut peredaran zaman dan keperluan

semasa. Oleh itu, dengan sistem ini, segala perubahan boleh dilakukan dengan kadar

segera tanpa perlu melibatkan pihak luar seperti pihak pembekal perisian sistem.

Perubahan dan penyelenggaraan ini bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan

keberkesanan sistem, selaras dengan keperluan semasa syarikat.

Dalam mengekalkan prestasi sistem e-Perolehan ini, pihak pengurusan

TMR&D mengaplikasikan pembaikan secara terus-menerus (continual) seperti pada

Rajah 5.1. Pada rajah di bawah menunjukkan dua gambarajah yang terdiri daripada

pembaikan berterusan dan pembaikan terus-menerus. Terdapat beberapa perbezaan

antara kedua rajah tersebut. Secara teoritikalnya, pembaikan secara berterusan

merupakan satu proses yang paling idea dalam sesebuah organisasi. Walau

bagaimanapun, pihak pengurusan TMR&D merasakan pembaikan secara terus-

meneruskan adalah lebih praktikal untuk dilaksanakan. Ini kerana setiap pembaikan

163

yang dilakukan akan melibatkan perubahan kepada sistem. Kebiasaannya, pekerja

kurang selesa sekiranya perubahan kerap dilakukan.

Dalam melaksanakan pembaikan terus-menerus ini, terdapat beberapa

peringkat yang akan dilakukan ke atas sistem. Peringkat 1 dalam Rajah 5.1

menunjukkan peringkat perkenalan sistem di mana pada peringkat ini banyak masa

dan pembaikan perlu dilakukan. Peringkat ini merupakan peringkat permulaan dan

terdapat banyak masalah yang dihadapi pada peringkat ini. Oleh itu, masa yang agak

lama diperlukan untuk menjalankan pembaikan agar sistem ini dapat memenuhi

kehendak dan keperluan proses perolehan. Apabila sistem ini dirasakan sudah stabil

dan memenuhi keperluan proses perolehan, segala pembaikan akan dihentikan buat

sementara waktu (peringkat 2). Dengan cara ini kesan daripada perubahan dan

pembaikan yang dilakukan dapat di lihat dan segala masalah dan kelemahan akan

dikenal pasti bagi membolehkan pembaikan yang lebih baik dijalankan pada masa

akan datang. Peringkat ke-3 ialah peringkat pembaikan sistem di mana segala

kelemahan yang telah dikenal pasti akan di atasi dan pada masa ini dan masa yang

diperlukan untuk menangani masalah ini adalah lebih singkat kerana ianya

melibatkan perubahan yang kecil. Peringkat ini akan berterusan sepanjang sistem ini

diguna pakai.

Rajah 5.1 : Pembaikan berterusan dan pembaikan terus-menerus

Pembaikan

Masa

Pembaikan

Masa

Berterusan (Continueus) Terus-menerus (Continual)

3

2

1

164

5.4 Batasan Kajian

Sebagaimana kajian sains sosial yang lain, kajian ini turut mempunyai

batasan yang tidak dapat dielakkan kerana ianya melibatkan sampel manusia sebagai

responden, yang terdedah kepada emosi, persekitaran dan tekanan yang sukar

dikawal. Pemilihan responden dari kalangan kakitangan di syarikat TMR&D sahaja

tidak dapat mewakili keseluruhan syarikat yang berasaskan penyelidikan dan

pembangunan di Malaysia. Masalah bias atau berpihak mungkin timbul kerana

tanggapan yang diberikan oleh responden berkemungkinan untuk menjaga prestasi

dan nama baik syarikat.

Tempoh kajian lapangan yang berlangsung selama tiga bulan boleh

mempengaruhi hasil kajian. Jangka masa yang singkat ini tidak dapat memberikan

hasil kajian yang lebih terperinci dan masa depan kepada sistem e-Perolehan yang

dibangunkan sendiri secara dalaman ini. Ini kerana syarikat TMR&D merupakan

anak syarikat kepada TMB, dan sebarang perubahan kepada pentadbiran dan

pengurusan TMB akan mempengaruhi pengurusan dan pentadbiran di TMR&D. Ini

kerana sekiranya TMB ingin menyelaraskan keseluruhan sistem pengurusan syarikat

TMB maka TMR&D juga tidak terkecuali untuk melaksanakan sistem yang sama

dengan TMB. Selain daripada itu, keikhlasan dan kejujuran responden boleh

dipersoalkan kerana sebagai manusia biasa, jawapan yang diberikan banyak

dipengaruhi oleh faktor emosi, persekitaran, tekanan, serta kerjasama yang diberikan

kepada pengkaji.

165

5.5 Cadangan Tindakan

Berdasarkan kepada hasil kajian yang diperolehi, penyelidik menyenaraikan

beberapa cadangan yang boleh memperbaiki dan mempertingkatkan lagi sistem e-

Perolehan TMR&D. Antaranya adalah seperti berikut:

5.5.1 Cadangan Kepada Pihak Pengurusan

Pihak pengurusan perlu melihat aspek pembelian sebagai satu perancangan

strategik agar ianya dapat diberi perhatian khusus. Ini kerana pembelian di

organisasi TMR&D melibatkan peruntukan yang besar dan sentiasa meningkat dari

tahun ke tahun. Sekiranya aspek pembelian ini diberi perhatian yang khusus, ianya

bukan sahaja dapat memberikan penjimatan dari segi kos perolehan, malah ianya

juga dapat meningkatkan keuntungan syarikat. Perkara ini telah banyak dinyatakan

dalam kajian lepas supaya perancangan perolehan di masukkan ke dalam

perancangan strategik syarikat (Cammish dan Keough, 1991; Keough, 1993; Ab

Hamid dan Majid, 2004). Ini kerana, pengurusan pembelian yang terancang dapat

memberikan banyak faedah kepada organisasi dari segi penjimatan kos,

mengurangkan pembelian melulu, dan sebagainya.

Pihak pengurusan juga boleh memperkenalkan sistem e-Perolehan TMR&D

ini kepada syarikat bersaiz kecil dan sederhana untuk menggunakan sistem

e-Perolehan ini sekiranya mereka menghadapi halangan dari segi kos untuk membeli

perisian yang dari luar negara. Pihak pengurusan boleh menjual sistem ini dalam

bentuk perisian atau licensee serta menyediakan khidmat runding kepada syarikat

yang berminat dengan harga yang berpatutan.

166

5.5.2 Cadangan Kepada Unit Perolehan

Unit perolehan perlu meningkatkan aplikasi sistem e-Perolehan TMR&D

dengan menggalakkan pembelian secara bida. Ini kerana pembelian yang dijalankan

secara bida ini dapat memberikan kos pembelian yang lebih rendah dan spesifikasi

yang lebih baik kepada syarikat. Di samping itu, Unit Perolehan diharapkan dapat

menyediakan perkhidmatan dari segi khidmat nasihat kepada organisasi yang

berminat untuk membangunkan sistem e-Perolehan mereka sendiri. Syarikat

tempatan perlu digalakkan supaya menjadi lebih inovatif dalam membangunkan

sistem perisian sendiri. Pergantungan kepada produk perisian dari negara luar boleh

menyebabkan kerugian kepada negara dari segi pengaliran mata wang asing dan juga

kepakaran yang sedia ada dalam negara yang tidak digunakan sepenuhnya. Dengan

cara ini, aplikasi IT dapat dipertingkatkan dan secara tidak langsung penggunaan

sistem e-Perolehan juga dapat diperluaskan.

Unit perolehan syarikat juga boleh mempertingkatkan aplikasi sistem

e-Perolehan seperti penggunaan e-Lelong yang dipercayai dapat memberikan faedah

pembelian dengan harga yang lebih rendah. Ini kerana dengan cara e-Lelongan ini,

perdagangan dapat dilakukan dengan lebih cepat dalam jangka masa sebenar dan

tamat pada suatu tempoh bida yang telah ditetapkan di antara pembeli dan beberapa

buah syarikat pembekal. Unit Perolehan juga perlu menentukan satu Benchmark

kepada sistem e-Perolehan ini untuk mengukur prestasi dan kemampuan sistem ini.

Pengukur ini penting dalam menentukan kejayaan sesebuah sistem.

5.5.3 Cadangan Kepada Pembekal/Vendor

Pihak pembekal perlu mempertingkatkan aplikasi IT mereka untuk

membolehkan mereka menjalankan perniagaan secara atas talian. Ini kerana melalui

167

perniagaan secara atas talian, para pembekal boleh menjalankan perniagaan mereka

secara global dan secara tidak langsung dapat memperluaskan lagi pasaran

perdagangan mereka. Hal ini bukan sahaja memberi penjimatan kepada pihak

pembekal, malah mereka juga boleh mendapat kelebihan dari segi mengiklankan

barangan mereka di laman web yang lebih murah, mudah dan meluas.

Matlamat kerajaan untuk meningkatkan aplikasi IT di Malaysia perlu

disambut baik oleh semua syarikat pembekal dalam meningkatkan aplikasi IT dalam

aspek pengurusan dengan melaksanakan sistem pengurusan elektronik seperti e-

Dagang, e-Perolehan, e-Perkhidmatan dan sebagainya. Menurut Attaran & Attaran

(2002), teknologi dapat memberi peluang kepada syarikat untuk memperoleh

kelebihan bersaing tanpa mengira saiz organisasi tersebut. Dengan meningkatkan

aplikasi IT dalam perniagaan mereka, ianya dapat membantu syarikat tempatan untuk

bersaing di peringkat antarabangsa di samping memperoleh peluang perniagaan yang

lebih baik.

5.6 Cadangan Kajian Lanjutan

Memandangkan kajian hanya melibatkan satu kajian kes ke atas syarikat

TMR&D yang merupakan sebuah organisasi yang berasaskan penyelidikan dan

pembangunan. Kajian yang dilakukan ke atas syarikat ini berkemungkinan

menghasilkan penemuan yang berbeza jika ianya dijalankan ke atas syarikat yang

berlainan aktivitinya. Adalah lebih menarik jika kita dapat mengkaji secara

perbandingan antara beberapa buah syarikat yang membangunkan sendiri sistem

e-Perolehan secara dalaman untuk melihat kelebihan dan kekurangan antara syarikat

tersebut. Kajian lanjutan juga boleh dibuat dengan menjalankan kajian dengan

menggunakan kaedah penyelidikan yang berlainan seperti menggunakan kaedah

longtidunal dan kaedah empirical untuk melihat sejauh mana kemampuan sistem e-

Perolehan yang dibangunkan secara dalaman ini berbanding dengan sistem e-

168

Perolehan yang sedia ada di pasaran. Selain itu, kajian lebih terperinci juga boleh

dijalankan terhadap peranan yang boleh dimainkan oleh syarikat yang

membangunkan sistem e-Perolehan secara dalaman dalam membantu syarikat lain

yang berminat untuk membangunkan sistem ini secara dalaman menggunakan

teknologi dan kepakaran yang sedia ada.

Memandangkan penggunaan sistem e-Perolehan masih belum meluas di

Malaysia, terdapat banyak aspek dan pembolehubah yang dapat dijadikan bahan

kajian. Cadangan berikut boleh dijadikan pertimbangan bagi kajian penyelidikan

akan datang.

Kajian lanjutan dibuat ke atas faktor pendorong kepada pelaksanaan sistem e-

Perolehan seperti faktor dorongan daripada luar dan dalaman organisasi. Di samping

itu juga, Faktor Kejayaan Kritikal juga boleh dikaji untuk menentukan faktor yang

mana dapat memberikan kejayaan kepada sistem ini supaya ianya dapat digunakan

dengan lebih meluas di Malaysia. Satu kajian tentang tajuk yang sama tetapi

diadakan lebih menyeluruh dengan melibatkan semua syarikat yang menggunakan

sistem e-Perolehan di Malaysia. Kajian ini boleh menggunakan sampel yang lebih

besar agar mendapat kesahan yang tinggi terhadap kajian yang dijalankan.

Di samping itu juga, kajian seterusnya boleh dibuat berhubung kaitan antara

jenis sistem e-Perolehan yang digunakan sama ada MRO dan ERP dengan teknologi

yang digunakan untuk melihat perhubungan antara kedua pembolehubah tersebut.

Kajian juga boleh dijalankan terhadap pihak pengurusan organisasi yang belum

menggunakan sistem e-Perolehan untuk melihat halangan dan kekangan yang

dihadapi untuk melaksanakan sistem tersebut. Kajian lanjutan juga boleh dilakukan

dengan melihat kesan sistem e-Perolehan ke atas pihak pembekal dan vendor

berasingan dalam pasaran global dan pendekatan yang digunakan untuk memenuhi

spesifikasi pembeli yang semakin tinggi dan kompleks.

169

5.7 Rumusan

Secara keseluruhannya, penggunaan sistem e-Perolehan yang dibangunkan

sendiri secara dalaman merupakan satu alternatif kepada syarikat yang berminat

untuk meningkatkan aplikasi IT dalam proses pembelian mereka, tetapi mempunyai

kekangan dari segi kos dan teknologi yang diperlukan. Ini kerana pembangunan

sistem e-Perolehan oleh TMR&D sememangnya tidak memerlukan kos yang tinggi

dan hanya menggunakan kepakaran dalaman yang sedia ada. Dari aspek perbezaan

antara amalan dan prestasi e-Perolehan dengan faktor demografi menunjukkan tidak

wujudnya banyak perbezaan, kecuali pada faktor tahap pendidikan dengan kontrak

perundingan dan pengumpulan maklumat. Perbezaan signifikan ini wujud pada

mereka yang mempunyai tahap pendidikan Ijazah Sarjana dan Ijazah Sarjana Muda.

Perhubungan antara faedah e-Perolehan dan amalan e-Perolehan yang diperolehi

daripada kajian ini adalah agak lemah, namun ianya memberikan hubungan yang

signifikan antara satu sama lain.

Secara keseluruhannya, kajian ini telah berjaya mencapai objektifnya dalam

mengukur tahap dan perbezaan amalan dan prestasi e-Perolehan syarikat kajian kes.

Dapatan kajian juga berjaya melihat hubungan yang wujud antara amalan dan

prestasi e-Perolehan di samping menghuraikan pendekatan yang digunakan oleh

pihak pengurusan untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan sistem e-

Perolehan TMR&D. Pengkaji berharap kajian ini boleh dijadikan panduan dan hala

tuju dalam meningkatkan usaha ke arah meningkatkan aplikasi IT di organisasi lain.

Akhir sekali, adalah menjadi harapan pengkaji agar kajian ini dapat membantu pihak

tertentu dalam melaksanakan sistem e-Perolehan dalam meningkatkan lagi proses

perolehan mereka serta memberi peluang kepada mereka untuk faedah daripada

penggunaan sistem tersebut.

170

Rujukan

Ab Hamid, N.R. dan Majid, Z. (2002). The Efficacy of E-Procurement To

Businesses: An Empirical Survey on Malaysian Industries, EurAsia-ICT 2002, http://www.eurasia-ict.org/ConfMan/PC-online/paperlist.html - 101k, Tarikh Pencarian: 12/1/2005.

Abdul Majid, Z. (2000). Mengimbas Kembali Pembangunan Persekitaran

Elektronik/Teknologi Maklumat di Malaysia (1997-2000), http://www.teennet.com.my/art_13.html - 14k - 26 Feb 2005, Tarikh Pencarian: 20/1/2005.

Abdullah, A. B. (2006). Kata-kata Aluan Mesyuarat Majlis Teknologi Maklumat

Negara (N.I.C.T), http://www.pmo.gov.my/WebNotesApp/PMMain.nsf/0/96d63e18205df5b94825715d000f7aeb?OpenDocument Tarikh Pencarian : 27 Jun 2006

Abu Bakar, A.H dan Rohaizat, R. (2002). Pengurusan Pembelian : Sistem &

Pelaksanaan, McGraw-Hill (Malaysia) Sdn. Bhd. Alias Baba (1998). Model Linear dalam Penyelidikan Sosial, Penerbit Universiti

Kebangsaan Malaysia, Bangi. Andrews, W. dan Gartner, A. (2002). A Guide to eProcurement for the Public

Sector. Office of Government Commerce.

Applegate M. L., McFarlan W.F., dan Mckenney J.L. (1996). Corporate Information Systems Management : The Issues Facing Senior Executive 4th ed. Irwin, Chicago, IL.

Archer, N. dan Yuan, Y. (2000). Managing Business to Business Relationships

Throughout the e-Commerce Procurement Life Cycle, Internet Research: Electronic Networking Applications and Policy, 10(5): 385-95.

Asia Computer Weekly (2003).

http://proquest.umi.com/pqdweb?dis=316223241&sid=1&Fmt=3&clientId=21690&RQT=309&VName=] Tarikh Pencarian: 17/12/2004.

Attaran, M. (2001). The Coming Age of Online Procurement, Industrial Management & Data Systems: 177-180.

Attaran, M. dan Attaran, S. (2002). “Catch The Wave of E-Procurement”.

Industrial Management, 44(3): 16-21. Bakri, N. (2003). Pembudayaan Teknologi Di Kalangan Pekerja Sektor Industri

Teknologi Tinggi di Malaysia, Tesis Phd, Universiti Teknologi Malaysia. Bakos, J.Y. (1997). “Reducing Buyer Search Costs: Implication For Electronic

Marketplaces”. Management Science 43(12): 1676-1692.

171

Baron, J. P., Shaw, M. J. dan Bailey, A.D. (2000). “Web-Based E-Catalog

System in B2B Procurement”. Communications of the ACM, 43(5): 93- 100.

Belanjawan (2004). Bajet 2004: Penggalak Pertumbuhan ICT dan Teknologi

Tinggi, Jumaat, 19 September 2003, http://bajet2004.blogspot.com/2003_09_01_bajet2004_archive.html. Tarikh Pencarian: 12/12/2004.

Berita Harian (2003). DPMM Harap ePerolehan Ubah Corak Dagangan Ahli,

http://www.eperolehan.com/bm/press/showpage.aspx?file=20030912_BH.htm 12 September 2003, Tarikh Pencarian: 21/12/2004.

Boulton, D. dan Hammersley, M. (1996). Analysis of Unstructured Data, in Roger Sapsford nd Victor Jupp, Data Collection and Analysis, London, Sage Publication.

Bowles, J. (1999). E-Procurement: The Transformation of Corporate Purchasing.

How the Internet Is Changing B2B Transaction. The Custom Publishing Group, South Orange, NJ.

Bryman, A. (1988). Quantity and Quality in Social Research, London: Unwin Hyman.

Brynjolfsson, E. dan Smith, J. (2000). “Frictionless Commerce? A Comparison

of Internet and Conventional Retailers”. Management Science, 46(4): 563- 585.

Burns, T. dan Stalker, G.M. (1961). The Management of Innovation. London:

Tavistock. Buxmann, P. dan Gebauer, J. (1999). Evaluating the Use of Information

Technology in Interorganization Relationships, Proceeding of The hawaii International Conference on Systems Science, January: 5-8.

Cammish, R. dan Keough, M. (1991). A Strategic Role For Purchasing. The McKinsey Quarterly, (3): 22-39.

Cano, V. (2000). Reliability and Validity in Qualitative Research, Study Notes, http://www.qmuc.ac.uk/psych/RTrek/study_notes/web/sn5.htm. Tarikh Pencarian: 12/04/2005. Chan, J. K. Y. dan Lee, M. K. O. (2002). SME E-Procurement Adoption in Hong

Kong, The Roles of Power, Trust and Value, Proceeding of the 38th Hawai, Internatonal Conference on System Sciences, 0-7695-1874-5/03

Chopra, S., Dougan, D. dan Taylor, G. (2001). “B2B E-Commerce

Opportunities”. Supply Chain Management Review, May/Jun: 50-58.

172

Croom, S.R. (2000). “The Impact of Web-based Procurement on the Management of Operating Resource Supply”. The Journal of Supply Chain Management, 36(1): 4-13.

Croom, S. dan Johnston, R. (2003). E-Service: Enhancing Internal Customer Service Through e-Procurement, International Journal of Service Industry Management, 14(5): 539-555.

Dai. Q. dan Kauffman, R. (2000). To Be or Not To B2B?, An Evaluative Model for e-procurement Channel Adoption in : Proceeding of The Fifth INFORMS Conference on Information Systems and Technology (CIST, 2000), San Antonio, TX, November, 2000.

Davila, A., Gupta, M., dan Palmer, R.J. (2002). “Moving Procuremant Systems

to the Internet: The Adoption and Use of E-Procurement Technology Models”. European Management Journal, 21(1): 11-23.

Day, G. S. dan Wensley, R. (1988). Assessing Advantage- A Framework for

Dianosing Competitive Superiority, Journal of Marketing, 52 :1-20.

De Boer L., Harink J. dan Heijboer G. (2002). A Conceptual Model for Assessing the Impact of Electronic Procurement, European Journal of Purchasing & Supply Management, 8(1): 25-33.

Denzin, N.K. dan Lincoln, Y.S. (2003). Collecting and Interpreting Qualitative

Materials, London, Sage Publications. Delbridge, R. dan Kirkpatrick, I. (1994). Theory and Practice of Participant

Observation in Wass, V. And Wells, P. (eds) Principles and Practice in Business and Management Research, Aldershot, Dartmouth: 35-62.

Drucker, P.F. (1973). Management-Tasks, Responsibilities, Practices, Harper &

Row, New York. Dyer, J.H., Kale, P. dan Sigh, H. (2001). “How to Make Strategic Alliances

Work”, Sloan Management Review, Summer: 37-43. Eakin, D. (2002). Measuring e-Procurement Benefits, http://www.govpro.com Tarikh Pencarian: 14/12/2004. Elliff, S.A. (2000). Organizing for Excellence: Five Case Studies. Supply Chain

Management Review, 1(4): 38-45.

Eric Goh (2000). Compaq e-Business-A Case Study, Contributing to the Bottom Line, at: www.dnmstrategies.com/presentation/ cfo/nov_2000/ericgoh.pdf - Supplemental Result, Tarikh Pencarian: 23 Disember 2004.

Essign, M. dan Arnold, U. (2001). “Electronic Procurement in Supply Chain

Management: An Information Economics-based Analysis of Electronic Markets”. The Journal of supply Chain Management: 43-49.

173

Fok, C. Y. (2001). Self-efficacy of An Individual on Internet Use In Organisations.

Thesis MBA, School of Management, Universiti Sains Malaysia, Pulau Pinang.

Friesen, S. (2004). E-Procurement: Case Studies-Another Tool in The Toolbox,

The Conference Board of Canada. Frye, D.W. (2004). E-Procurement in the Private and Public Sectors. Thesis PhD,

George Mason University. Gattiker, U. dan Hlavka, A. (1992). “Computer Attitudes and Learning

Performance: Issues for Management Education and Training, Journal of Organizational Behavior, (13): 89-101.

Gebauer, J. dan Segev, A. (2001). Changing Shapes of Supply Chains- How the

Internet Could Lead to a More Integrated Procurement Function. Berkeley, CA, University of California, Berkeley: 1-17.

Gebauer, J., Beam, C. dan Segev, A. (1998). “Impact of The Internet on

Procurement”. Acquisition Review Quarterly 14(1): 167-181. Gill, J. dan Johnson, P. (1997). Research Methods for Managers, 2nd ed, London,

Paul Chapman. Gonzalez, M.E., Quesada, G. dan Mueller, R. (2004). QFD Strategy House: An

Innovative Tool for Linking Marketing and Manufacturing Strategies, Marketing Intelligence & Planning, 22,(3): 335-348.

Green, S.B. dan Salkind, N.J. (2003). Using SPSS for Windows and Macintosh,

Analyzing and Understading Data, 3rd ed, Upper Saddler River, New Jersey, Prentice Hall.

Gulledge, T. (2002). B2B eMarketplaces and Small and Medium Sized

Enterprises. Keynote address at the Fourth International Conference on Stimulating Manufacturing Excellence in Small and Medium Enterprise, Aaiborg, Denmark.

Gulledge, T. dan Frye, D. (2002). The Element of Procurement, Unpublished Research.

Guthrie, B. (2004). E-Procurement Case Studies: Another Tool in the Toolbox. http:// www.cebi.ca/Public/Team1/Docs/e-procurement_ report_- _june_2004_-executive_summary.pdf. Tarikh Pencarian: 15/1/2005

Hair, J.F., Anderson, R. C., Tatham, R.L. dan Black, W.C. (1998). Multivariate

Data Analysis,5th ed, Upper Saddler River, NJ, Printice Hall.

174

Hawking, P., Stein, A., Wyld, D. C. dan Foster, S. (2004). E-Procurement: Is the Ugly Duckling Actually a Swan Down Under?, Asia Pacisif Journal of Marketing and Logistic, 16(1): 3.

Heizer, J. dan Render, B. (2000). How E-Commerce Saves Money, IIE Solutions, 32(8): 22-27.

Helmi, A. (2005). The Frontiers of E-Procurement: RosettaNet Malaysia,

Proceedings of International Conference on E-Commerce 2005: 266-271. Hussain, A., Mohamad Kamal, F. dan Afzan Musa, R. ( 2005). The Study of E-

Procurement System to Suppliers in Penang and Kedah Area, Proceedings of International Conference on E-Commerce 2005: 260-265.

Hoffman, D.C., Novak, T.P. dan Chatterjee, P.C. (1995). “Commercial Senarios

for the Web: Opportunities and Challenges”. Journal of Computer Mediated Communication, Special Issue on Electronic Commerce, 1(3).

Hunter, D. (2002). Electronic Procurement - A Guide for Councilors and Managers. Hertford, Stephen Austin & Sons Limited.

Jabatan Perdana Menteri (2003). Garis Panduan Mengenai Tatacara

Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-Agensi Kerajaan. http://agrolink.moa.my/jph/dvs/intranetjph/planning/computer/gppkpa0120031. pdf, Tarikh Pencarian: 17/12/2004.

Jennifer Baljoko, S. (2002). CAPS Research Tracking Impact Of E-Procurement,

http:// http://www.my-esm.com/story/OEG20020502S0036, Tarikh Pencarian: 20/12/2004.

Jones, R. (1995). Digital’s World Wide Web Server, A Case Study. Computer

Network & ISDN System, 27(2): 297-306.

Kalakota, R. (2000). “Next Generation B2B Solutions”. Supply Chain Management Review, July/August: 75-79.

Kalakota, R. dan Robinson, M. (1999). E-Procurement: The Next Wave of Cost

Reduction in E-Business: Roadmap for Success, Addison-Wesley Logman, MA, Chapter 9: 231-264.

Kaplan, S. dan Sawhney, M. (2000). E-hubs: The New B2B Marketplaces,

Harvard Business Review, May- June: 97-102. Katsulis, Y. (2003). Mixed Methods: Theory and Practice,CIRA Post-Doctoral

Fellow, NIMH Traning Program, Yale University, http://cira.med.yale.edu/events/ Mixed%20Methods%20Presentation.pdf, Tarikh Pencarian: 12/1/2005.

Keough, M. (1993). Buying Your Way to The Top, The McKinsey Quarterly 3

: 22-39.

175

Key Terms & Glossary, Highered.mcgraw-hill.com,

http://highered.mcgrawhill.com/sites/0070894345/student_view0/chapter8/key_terms___glossary.html, Tarikh Pencarian: 11/1/2005.

Killen, K.H dan Kamauff, J.W (1995). Managing Purchasing: Making The

Supply Team Work, London, McGraw-Hill. Kim, J.I. dan Shunk, D.L. (2003). “Matching Indirect Procurement Process with

Different B2B E-procurement Systems”. Computer In Industry, 53: 153-164. Kocabasoglu, C. (2002). An Empirical Investigation of the Impact of Strategic

Sourcing and E-Procurement Practices on Supply Chain Performance, Thesis PhD, State University of New York.

Koppelmann, J. dan Jordan, C. (1998). Multilevel Lotsizing and Scheduling by

Batch Sequencing, Journal of the Operational Research Society, 49(11): 1212-1218.

Korper, S. dan Ellis, J. (2000). The E-Commerce Book: Building the E-Empire. San

Diego, Academic Press. Kraljic, P. (1983). Purchasing Must Become Supply Management, Harvard

Business Review, Sept-Oct. Kvale, S. (1988). The 1000-page Question, Phenomenology and Pedagogy, 6(2)

: 90-106. Laios, L. dan Xideas, E. (1994). An Empirical Investigation of Institutional and

Industrial Purchasing Structure, European Journal of Marketing , 28(4) : 20-39.

Leonard, R. (2001). e-Business in Education, Principal Consultant, Nereus Consulting Ptd Ltd.

Leticia, V. (2002). Latinos, Computer and the Internet, Latino Issues Forum, at http://www.lif.org/technology/fact_sheet.html , Tarikh Pencarian : 22 Jun 2006

Mahadevan, B. (2000). Business Models for Internet-Based E-Commerce:An

Anatony, California Management Review, 42 (4): 55-69.

Malhotra, N.K. (2002). Basic Marketing Research- Applications to Contemporary Issues. New Jersey: Prentice Hall.

Malone, T.W., Yates, J. dan Bernjamin, R.I. (1989). “The Logic of Electronic

Market”. Harvard Business Review, 27(3): 166-172. Miller, D.C. (1991). Handbook of Research Design and Social Measurement, 5th ed,

Newbury Park, Sage Publication.

176

Miller, D.C. dan Salkind, N.J. (2002). Handbook of Research Design and Social

Measurement, 6th ed, Thousand Oaks, CA, Sage. Miles, M.B. dan Huberman, A. M. (1994). An Expanded Sourcebook-Qualitative

Data Analysis, 2nd ed, London, Sage Publications. Min, H. dan Galle, W.P. (1999). “Electronic Commerce Usage in Business-to-

Business Purchasing”. International Journal of Operation & Production Management 19(9): 909-921.

Mitchell, K. (2000). Instituting E-Procurement in the Public Sector. PM.

Public Management, 82(11): 21.

Mitchell, J. & Associates (2002). e-Business Education, Case Studies on the Effective Use Electronic Business in Education Sector, Department of education, Science and Training (DEST).

Mohd Najib, A. G. (1998). Penyelidikan Pendidikan, Johor, UTM. Moise, E. dan Geloso, M. (2003). Transparency in Government Procurement: The

Banefits of Efficient Governance and Orientations for Achieving It, Organisation for Economic Co-operation and Development, http://www.oecd.org/trade, Tarikh Pencarian : 27 Jun 2006.

Moon, M. J. (2005). E-Procurement Management in State Government: Diffusion

of E-Procurement Practices and its Determinants. Journal of Public Procurement, 5(1): 54-72.

Morris, T.J. dan Wood, S. (1991), Testing the Survey Method: Continuity and Change in British Industrial Relations, Work Employment and Society, 5(2): 259-282.

Nachmias, D. dan Nachmias, C. (1992). Research Method in the Social Sciences,

New York, St. Martin’s. Naruto, M. (2001). APEC High Level Symposium on Electronic Commerce and

Paperless Trading, The China International Electronic Commerce Centre. Neef, D. (2001). E-Procurement. From Strategy to Implementation. London,

Prentice-Hall/Financial Times.

Novack, R. A. dan Simco, S.W. (1991). The Industrial Procurement Process, A Supply Chain Perspective, Journal of Business Logistic, 12(1): 145-67.

Online Action Plan, (2004).

http:// www.ssat.gov.au, Tarikh Pencarian: 24/04/2004.

177

Park, J.S., (2004). Individual Work Environment (Job Characteristics) and Work Related Attitudes in the Telecommuting Organization, Thesis PhD, Scholl of Business and Entrepreneurship, Nova Southeastern University.

Patterson, J.D. (1999). The Strategic Coordination of new Information Technologies,

Tesis PhD, University of Kansas. Papazoglou, M.P., Ribbers, P. dan Tsalgatidou, A. (2000). “Integrated Value Chains

And Their Implications From A Business And Technology Standpoint”. Decision Support Systems, 29: 323-342.

Perutusan Budget 2004, Perutusan Bajet 2004 Ketika Membentangkan Rang

Undang-Undang Perbekalan (2004) http://www.pmo.gov.my/WebNotesApp/PMMain.nsf/0/76189894df78a18948256de300076ee1?OpenDocument - 67k -, Tarikh Pencarian: 15/11/2004.

Phillips, C. dan Meeker, M. (2000). The B2B Internet Report: Collaborative

Commerce, Morgan Stanley Dean Witter Report, April. Procurement Guidelines (2002). Electronic Procurement Implementation

Strategy-Guidelines. http://wwww.nsw.gov.au/e-procurement, Tarikh Pencarian: 11/12/2004.

Punch, M. (1993). Observation and the Police ,The Research experience, in

Hammersley, M., Social Research Philosophy Politics and Practice, London, Sage: 181-99.

Quesada, G. (2004). A Study of eProcurement Technologies, Procurement

Practice, Procurement Performance and their Relationship. Thesis PhD, University of Toledo.

Quinn, F. J. (2005). The Power of Procurement, Suppply Chain Management Review,

Dec, 9(9), ABI/INFORM Global: 6. Rae, A. (2003). Report On Survey Of Council Construction-Related E-Procurement

Implementation. http://212.22.96.179/documents/construction survey.pdf, Tarikh Pencarian: 15/1/2005.

Ramayah, T., Lim C. Y., dan Mohamed, S. (2005). SME e-Readiness in Malaysia:

Implications for Planning and Implementation, Sasin Journal of Management, 11(1): 103-120.

Ramayah, T. dan Muhamad, J. (2003). Intention to Purchase Through the World

Wide Web (WWW): The Malaysian Experience. The Third International Conference on Electronic Commerce Engineering (ICeCE2003), Hangzhou, China.: 24-27.

Reddy A. C. dan Iyer, R. (2002). A Conceptual Model of the Principle

Governing Effective E-Commerce, International Journal of Management, Sept, 19(3), ABI/INFORM Global: 517.

178

Reiley, D.L. dan Spulber, D.F. (2001). Business To Business Electronic

Commerce, The Journal of Economic Perspective, Winter, 15(1): 55-68. Rice, J.B. dan Ronchi, S. (2002). “Strategic Partnership: Collaboration, Alliances

& The Coordination Spectrum”. Logistics Solution, 1: 22-27. RMK8. (2001). “Rancangan Malaysia Kelapan”, Kuala Lumpur, Percetakan

Nasional Malaysia Berhad. Robieh, (2005). A Study of E-Banking Security Perceptions ans Customer

Statisfaction Issues, Thesis PhD, School of Argosy University. Robson, C. (2002). Real World Research, 2nd ed, Oxford, Blackwell. Robson, K., Bloor, M., Frankland, J., dan Thomas, M. (2001). Focus Group in

Social Research, London, Sage Publication. Rogge, T. (2003). Transparency of Procurement and Ethical Conduct “Two sides of

a coin”, CICA Conference in Cairo, Egypt. Rugimbana, R. (1995). Predicting Automated Teller Machine Usage: The Relative

Impertance of Perceptual and demographic Factors, International Journal of Bank Marketing, 13(4): 26-32.

Salleh, A. dan Zaidatun, T. (2001). “Pengenalan Kepada Analisa Data Berkomputer

SPSS 10.10 For Window”, Kuala Lumpur, Venton Publishing. Saunders, M., Lewis, P. dan Thornhill, A. (2003). Research Method for Business

Students, 3rd ed, Printice Hall. Segev, A., Gebauer J. dan Beam, C. (1998). Procurement in the Internet Age-

Current Practices and Emerging Trends –Result From Case Study, MIT Working Paper, University of California Bakerley.

Schmid, B.F. (1993). Electronic Markets, Wirtschaftsinformatik, 35(5): 465-480. Schroeder, L.D., Sjoquist, D.L. dan Stephan, P.E. (1986). Understanding

Regression Analysis, An Introductory Guide, Quantitative Applications in the Social Sciences, University of Iowa: A sage University Paper.

Sekaran, U. (2003). Research Methods for Business: A Skill Building Approach,

4th ed, New York, Wiley. Sharon, P.C. (2001). An Empirical Investigation Into The Relationship Between

Electronic Commerce and State and Local Governments’ Sales and Use Taxes, Thesis PhD, College of Business and Economy, University of Kentucky, New York.

179

Simchi-Levi, D., Kaminsky, P. dan Simchi-Levi, E. (2000). Design and Managing the Supply Chain. New York, McGraw-Hill.

Smith, L.M. (1990). Ethics, Field Studies and the Paradigm Crisis, in E.G, Guba (Ed), The Paradigm Dialog, Newbury Park, L.A, Sage,: 139-157.

Subramaniam, C. dan Shaw, M. J. (2004). The Effects of Process Characteristics on The Value of B2B E-Procurement, Information Technology and Management, 5(102): 161.

Subramaniam, C., William Q. dan Micheal J.S. (2003). Impact of B2B E-

Procurement Systems-A Summary Report, CITeBM and IDM, University of IIIinois at Urbana.

Spears, R. dan Lea, M. (1994). Panacea or Panopticon? The Hidden Power in

Computer-Mediated Communication, Communication Research, 21: 427- 459.

Stake, R.E. (1986). Quieting reform: Social Science and Social action in an

Urbana Youth Proram, Urbana University of Illinois Press. Stein, A. dan Hawking, P. (2002). e-Procurement Practices: An Australian

Survey 2002. S. ERP Research group. Australia, Victoria University.

Steinfield, C. (1992). Communication Commentary, Computer-Mediated Communication in Organizational Settings: Emerging Conceptual Frameworks and Directions for Research, Management Communication Quarterly, 5: 348-365.

Subramaniam, C. dan Shaw, M. J. (2002). A Study of the Value and Impact of

B2B E-Commerce: The Case of Web-Based Procurement. International Journal of Electronic Commerce 6(4): 19-40.

Syed, A. I. (1998). “Kaedah Penyelidikan Komunikasi dan Sains Sosial”, Kuala Lumpur, Dewan Bahasa dan Pustaka.

Timmers, P. (2000). Electronic Commerce: Strategies and Models for Business

To Business Trading, New York, Wiley and Sons. Teo, J. H. (2001). 25% of Malaysian to have Internet Access,

http://www.phische.com/ideas/articles/articel_weblog_20010918.htm , Tarikh Pencarian : 26 Jun 2006.

Teo, T. S. H. (2001). Demographic and Motivation Variables Associated with

Internet Usage Activities, Electronic Networking Applications and Policy, 11(4), pp:125-137.

United Nations (2004). E-Commerce and Development Report, United Nations

Conference on Trade and Development, New York and Geneva.

180

Utusan Malaysia, (2006). Daftar atau Hilag Peluang –Azizan, http://home.eperolehan.com.my/pressclips/2006113c.htm , 12 Januari 2006, Tarikh Pencarian : 27 Jun 2006

Vaidya, K., Callender, G., Sajeev, A.S.M. dan Gao, J. (2004). Towards a Model for

Measuring the Performance of E-Procurement Initiatives in the Australian Public Sector: A Balance Scorecard Approach. Australian Electronic Governence Conference, University of Melbourne.

Van Weele, A. J. (2000). Purchasing Management: Analysis, Planning and

Practice. London, Chapman & Hall.

Wan Khairuzzaman, W.I. (2003). The Impact of The New Technology of Process Control on Workers: A Case Study of A Malaysian Petrochemical Plant, Thesis PhD, Derbyshire Business School, University of Derby.

Watson, R.T., Berthon, P., Pitt, L.F. dan Zinkhan, G.M. (2000). E-Commerce

Impresa. Milan, McGraw-Hill.

Webster, F. E. dan Wind, Y. (1996). A General Model for Understanding Organizational Buying Behaviour, Marketing Management, 4(4): 52-57.

Weil, M. (2000). Buying into e-Procurement. Manufacturing Systems

18(5): 47-52. Welber, R. dan Kollmann, T. (1998). Competitive Advanteges in Virtual

Markets-Perspective of Infomation based Marketing in Cyberspace, European Journal of Marketing,32(7/8): 603-15.

Williamson, O.E. (1975). Markets and Hierarchies: Analysis and Anti-Trust

Implications: A Study in the Economic of Internal Organization. New York, Free Press.

Williamson, O.E. (1979). “Transaction cost economics: The Governance of

Contractual Relations”. Journal of Law and Economics, 22(2): 233-261. Work Study (2003). “Electronic Procurement-Momentum Needed”, Emerald

Group Publishing Limited: 52(1). Yin, R. K. (1994). Case Study Research: Design and Method (Applied Social

Research Methods Series Volume 5), Second Edition, Thousand Oaks, CA, Sage Publications.

Yin, R.K. (2002). Case Study Research, Design and Methods, 3rd ed. Newbury

Park, Sage Publications. Yuserrie, Z., Ramayah, T., dan Ung C. Y. (2000). A Study on Factors Driving

Electronic Commerce Initiative and Organization Readiness. International Conference on Electronic Commerce, Emerging Trend in E-Commerce, Kuala Lumpur, Malaysia.

181

Zenz, G. dan Thompson, G.H. (1994). Purchasing and the Management of

Materials. 7th ed, New York ,Wiley. Zikmund, W.G. (1997). Business Research Method, 5th ed, The Dryden Press.

182

Senarai Lampiran

Lampiran A

Proposal untuk menjalankan kajian kes

Lampiran B

Senarai responden

Lampiran C

Kebenaran menggunakan soal selidik

Lampiran D

Garis panduan mengendalikan temubual

Lampiran E

Soalan soal selidik dan soalan temubual

Lampiran F

Pink form

Lampiran G

Borang SBB 19B

Lampiran H

Borang pendaftaran vendor/pembekal

Lampiran I

Borang pemarkahan pembekal

Lampiran J

Surat setuju terima