cawangan audit dalam mada - mada.gov.my · pdf filepelaksanaan mesyuarat jawatankuasa audit...

CAWANGAN AUDIT DALAM MADA

LAPORAN TAHUNAN 2015

1

PRAKATA IALUAN PENGURUS BESAR IIRINGKASAN EKSEKUTIF III

BAHAGIAN I - MAKLUMAT CAWANGAN AUDIT DALAM Latar Belakang 1 Objektif 1 Fungsi & Piagam Pelanggan 2 Ahli Jawatankuasa Audit MADA 2015 3 Carta Organisasi Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) 4 Carta Organisasi Cawangan Audit Dalam 5 Perjawatan & Struktur Organisasi 6 Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa Audit Tahun 2015 7 Kursus dan Latihan 7 Sumbangan 9 BAHAGIAN II - PENCAPAIAN AUDIT TAHUN 2015

Pencapaian Audit Tahun 2015 10 Jenis Pengauditan Yang Dijalankan 10

BAHAGIAN III - PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN / PEMATUHAN

Audit Panjar Wang Runcit 13 Audit Pemantauan Perbelanjaan 15 Audit Pengurusan Aset Kenderaan 17 Audit Pengurusan 20

BAHAGIAN IV - PENGAUDITAN PRESTASI

Audit Pengurusan Perolehan – Pembelian Terus 23 Audit Projek Estet Padi NKEA 27

BAHAGIAN V - PEMERIKSAAN MENGEJUT & AUDIT SUSULAN 31

AKTIVITI SEPANJANG TAHUN 2015 33


CAWANGAN AUDIT DALAM MADAI

PRAKATA

Laporan Tahunan Cawangan Audit Dalam Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA)

merumuskan aktiviti pengauditan Cawangan Audit Dalam serta membentangkan ringkasan

isu-isu audit yang dibangkitkan semasa pengauditan dijalankan sepanjang tahun 2015. Ia

merangkumi pemerhatian audit daripada pengauditan pengurusan kewangan dan pematuhan,

pengauditan prestasi, pemeriksaan mengejut dan audit susulan.

Segala kelemahan dan penemuan yang dikenalpasti semasa pengauditan dijalankan dan

syor-syor mengatasinya dibentangkan dalam laporan ini sebagai panduan dan rujukan dalam

usaha menambahbaik prestasi dalaman, pengurusan kewangan dan seterusnya meningkatkan

akauntabiliti di semua Pusat Tanggungjawab.

Laporan ini akan diedarkan kepada semua Pejabat Wilayah, Bahagian dan Pertubuhan Peladang

Kawasan (PPK) sebagai rujukan kepada semua pihak bagi memastikan penemuan dan

pemerhatian audit yang dibangkitkan tidak berulang dan untuk meningkatkan kecemerlangan

pengurusan di setiap Pusat Tanggungjawab.


CAWANGAN AUDIT DALAM MADAII

ALUAN

Alhamdulillah, syukur ke hadrat Allah S.W.T. dengan izinNya Cawangan

Audit Dalam MADA telah berjaya menyempurnakan aktiviti pengauditan

seperti yang telah dirancang. Tahniah saya ucapkan kepada semua

warga Cawangan Audit Dalam MADA atas kejayaan menyediakan

Laporan Tahunan Tahun 2015. Penyediaan Laporan ini bertujuan untuk

melaporkan prestasi, pencapaian dan maklumat Cawangan Audit Dalam

sepanjang tahun 2015.

Di kesempatan ini, saya merakamkan setinggi-tinggi penghargaan

dan terima kasih kepada semua Ahli Jawatankuasa Audit yang telah

memberikan komitmen di dalam membantu MADA meningkatkan tahap

akauntabiliti dan pematuhan kepada peraturan dan undang-undang

Kerajaan.

Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada Pusat Tanggungjawab

(PTJ) yang terlibat dalam pengauditan sepanjang tahun 2015 di atas

kerjasama yang baik kepada pegawai Cawangan Audit Dalam semasa

aktiviti pengauditan dijalankan. Ucapan terima kasih juga kepada semua

warga Cawangan Audit Dalam atas komitmen yang ditunjukkan dalam

menjalankan tugas pengauditan dan pentadbiran cawangan.

Akhir kata, semoga laporan ini dapat dijadikan sumber maklumat dan

rujukan kepada semua yang terlibat.

Sekian, terima kasih.

Y.Brs. Encik Fouzi Bin Ali

Pengurus Besar Lembaga Kemajuan Pertanian Muda


CAWANGAN AUDIT DALAM MADAIII

RINGKASAN EKSEKUTIF

Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) telah ditubuhkan pada 30 Jun 1970 di bawah satu Dekri

Darurat dengan nama asalnya Pehak Berkuasa Kemajuan Pertanian Muda yang kemudian diganti dengan

Lembaga Kemajuan Pertanian Muda yang diluluskan oleh Parlimen di bawah Akta 70, Akta Lembaga

Kemajuan Pertanian Muda 1972.

Organisasi Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) terdiri daripada 14 Pusat Tanggungjawab (PTJ)

iaitu Wilayah I-Perlis, Wilayah II-Jitra, Wilayah III-Pendang, Wilayah IV-Kota Sarang Semut, Bahagian Khidmat

Pengurusan, Bahagian Perancangan dan Teknologi Maklumat, Bahagian Pengurusan Wilayah, Bahagian

Industri Padi, Bahagian Industri Asas Tani dan Bukan Padi, Bahagian Pengurusan Institusi Peladang,

Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Projek, Bahagian Perkhidmatan Pengairan dan Saliran, Bahagian

Pengurusan Empangan dan Sumber Air dan Bahagian Mekanikal dan Elektrikal.

Cawangan Audit Dalam MADA melaksanakan 4 jenis pengauditan, meliputi pengauditan pengurusan

kewangan, pengauditan prestasi, pengauditan susulan dan pemeriksaan mengejut. Pengauditan yang

dijalankan berdasarkan garis panduan pengauditan yang dikeluarkan oleh Jabatan Audit Negara dan

Perbendaharaan Malaysia.

Pada tahun 2015, sebanyak 35 aktiviti audit telah dilaksanakan, seperti berikut :

• PengauditanPengurusanKewangan&Pematuhandi9PTJ.

• PengauditanPrestasiterhadap2projekdi4PTJdan8PPK.

• Pengauditansusulan terhadap7LaporanAuditPengurusanKewangan&Pematuhanyang

dikeluarkan pada tahunsebelumnya.

• Pemeriksaanmengejutdi7PTJ.


CAWANGAN AUDIT DALAM MADA1

MAKLUMAT CAWANGAN AUDIT DALAM

LATAR BELAKANG

Cawangan Audit Dalam (CAD) Lembaga Kemajuan Pertanian Muda telah diwujudkan pada tahun 1985 selaras

dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979. Audit Dalam merupakan sebahagian

daripada komponen kawalan dalaman Lembaga dan bertanggungjawab terus kepada Pengurus Besar Lembaga.

Lembaga Pengarah dalam mesyuarat pada 15 Jun 1993 telah meluluskan penubuhan satu Jawatankuasa Audit

selaras dengan kehendak Surat Pekeliling Am SULIT Bil.2/1993 (Garis Panduan Mengenai Peranan dan

Tanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah dan Ketua Eksekutif dalam Pengurusan Badan-Badan Berkanun

Persekutuan). Bidang tugas CAD meliputi semua Bahagian di Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA).

OBJEKTIF

Menjalankan audit pengurusan kewangan merangkumi

pemeriksaan terhadap sistem kewangan, kawalan dokumen dan

rekod kewangan untuk menentukan samada perbelanjaan, hasil, aset dan stor telah diurus mengikut

undang-undang dan peraturan yang berkaitan.

Membantu Lembaga mencapai matlamatnya melalui pendekatan

yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai dan menentukan

keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus

Menjalankan audit prestasi yang merangkumi penilaian terhadap

aktiviti Lembaga untuk menentukan matlamatnya yang dicapai dan

sumber digunakan secara berhemat, cekap dan berkesan



FUNGSI

Mengkaji dan menilai sistem dan prosedur organisasi bagi menentukan samada kawalan dalaman

mencukupi dan berkesan.

Mengkaji samada dasar, undang-undang dan peraturan yang berkuatkuasa adalah dipatuhi.

Mengkaji dan menilai operasi organisasi dari segi kecekapan, keberkesanan dan kesesuaian.

Mengemukakan penemuan audit kepada Pengurus Besar melalui laporan yang bebas, objektif dan

tepat pada masanya.

Menyusuli laporan atau pemerhatian audit yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara.

Memberi cadangan atau syor bagi memperbaiki operasi organisasi demi meningkatkan tahap akauntabiliti

dan pengurusan.

Menyediakan dan mengemukakan Rancangan Audit Tahunan dan Laporan Audit Tahunan kepada

Pengurus Besar dan Jawatankuasa Audit.

Mengemukakan laporan kepada Jawatankuasa Audit yang meliputi perkara-perkara berikut :-

a) Tindakan susulan yang telah diambil terhadap penemuan audit yang telah dibangkitkan.

b) Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan operasi hasil daripada tindakan audit.

c) Penyelarasan Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelakkan pertindihan.

d) Perancangan kerja audit.

e) Halangan yang dihadapi dalam melaksanakan kerja-kerja pengauditan.

PIAGAM PELANGGAN

Membantu pihak pengurusan atasan dalam :

Mengeluarkan laporan audit yang bebas, objektif dan tepat pada masanya

Menjalankan pengauditan secara adil dan saksama

Memberi teguran dan cadangan membina

ke arah meningkatkan prestasi sistem pengurusan

kewangan dan tahap akauntabiliti awam

2

3


Y.Bhg. Dato’ Mohd. Arif bin Ab. RahmanKetua Setiausaha

Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani


Y.Bhg. Dato’ Ahmad Zakariabin Mohamad Sidek

Ketua PengarahJabatan Pertanian Malaysia

Y.Bhg. Dato’ Haji Ahmadbin Ishak

Ketua PengarahLembaga Pemasaran

Pertanian Persekutuan (FAMA)

Y.Bhg. Ir. Haji Mat Hussinbin Ghani

Pengarah Bahagian Pengairan& Saliran Pertanian Kementerian

Pertanian & Industri Asas Tani

Y.Brs. En. Subri bin Md NohNaib Presiden Kanan

& Liason Officer Di PejabatPresiden / Ketua Pegawai

Eksekutif Agrobank

CAWANGAN AUDIT DALAM MADA 4


Y.Brs. En. Subri bin Md NohNaib Presiden Kanan

& Liason Officer Di PejabatPresiden / Ketua Pegawai

Eksekutif Agrobank

5



CAWANGAN AUDIT DALAM MADA 6


Ayop bin Othman Pembantu Tadbir (KUP) N22

PERJAWATAN / STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi Cawangan Audit Dalam MADA terdiri daripada 3 seksyen iaitu Seksyen Audit Prestasi dan Audit

Khas, Seksyen Audit Kewangan dan Susulan dan Seksyen Pentadbiran. Kakitangan CAD

bagi tahun 2015 adalah seramai 7 orang.

Ketua Cawangan Audit Dalam

Seksyen Audit Prestasi & Audit Khas

Seksyen Audit Kewangan & Susulan

Seksyen Pentadbiran

KOSONGKetua Cawangan Audit Dalam

Pegawai Tadbir N44

Mohd Dhia Ul-Rahman bin Ab MananPegawai Tadbir N41

Mas Mazidah binti Abdul RaniPenolong Pegawai Tadbir N27

Nazri bin AbdullahPenolong Pegawai Tadbir N27

Nordina binti Bukhri Penolong Juruaudit (Sambilan) W27

Noor Diana binti Aznan Penolong Juruaudit (Sambilan) W27

Nur Atiqah Wahida binti Mihat Penolong Juruaudit (Sambilan) W27



BIL. MESYUARAT TARIKH TEMPAT

1. JKA Bil. 1/2015 17 Februari 2015 Bilik Mesyuarat, Holiday Villa Hotel & Suite, Subang

2. JKA Bil. 2/2015 20 Ogos 2015 Bilik Mesyuarat KSU

3. JKA Bil. 3/2015 07 Oktober 2015 Bilik Mesyuarat KSU

4. JKA Bil. 4/2015 08 Disember 2015 Bilik Mesyuarat Orkid, Jabatan Pertanian

BIL. NAMA TAJUK KURSUS / LATIHAN TARIKH

1.Mohd Dhia

Ul-Rahman binAb Manan

Perhimpunan Bulanan – Januari 2015 12 Januari 2015

Bengkel Pemurnian Training Road Map (TRM) Kumpulan Pengurusan & Profesional 05 Julai 2015

Majlis Jamuan Hari Raya MOA 2015 29 Julai 2015

Bengkel Pemurnian Penyusunan Semula Organisasi MADA 27 – 28 Julai 2015

Taklimat Pengenalan Kepada 1GovUC 10 Ogos 2015

Gotong Royong & Perjumpaan Bersama Ketua Jabatan (Bahagian /Wilayah / PPK) 27 Ogos 2015

2. Nazri binAbdullah


Kursus Pengukuhan Kumpulan Inovatif Dan Kreatif (KIK) 19 – 21 April 2015

Program ICT Talk Siri 1/2015 15 April 2015

Program Bicara Ilmu Ihya Ramadhan 1436H “Amalan-Amalan di Bulan Ramadhan” 25 Jun 2015

Program Bicara Ilmu Ihya Ramadhan 1436H “Mencari Lailatul Qadar” 02 Julai 2015

PELAKSANAAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT TAHUN 2015

Semua pemerhatian dan Laporan Audit Dalam dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Audit bagi

memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh pihak bertanggungjawab supaya kelemahan-kelemahan

yang berkaitan dapat diperbetulkan dan tidak berulang. Pelaksanaan mesyuarat Jawatankuasa Audit pada tahun

2015 seperti Jadual berikut :

MesyuaratJawatankuasaAuditMADATahun2015

KURSUS DAN LATIHAN

Bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran, semua pegawai Cawangan Audit Dalam digalakkan menghadiri

kursus dan latihan sama ada oleh Kementerian, Jabatan atau Agensi Kerajaan yang lain.

KursusDanLatihanYangDihadiriPadaTahun2015



8

BIL. NAMA TAJUK KURSUS / LATIHAN TARIKH

Nazri binAbdullah

Taklimat Pengenalan Kepada 1GovUC 10 Ogos 2015

Konvensyen Kumpulan Inovatif & Kreatif Peringkat MOA 2015 08 – 10September 2015

3. Mas Mazidah binti Abdul Rani


Kursus Biometrik Bil. 1/2015 08 April 2015

Program ICT Talk Siri 1/2015 15 April 2015

Program Bicara Ilmu Ihya Ramadhan 1436H 17 Jun 2015


Program Bicara Ilmu Ihya Ramadhan 1436H “Penghayatan Malam-Malam Akhir Ramadhan” 09 Julai 2015

Majlis Jamuan Hari Raya MOA 29 Julai 2015

Program Latihan Semula Anggota MADA (MREP) Siri 8/2015 01 – 04November 2015

4. Ayop bin Othman


Ceramah Agama Sambutan Ramadhan Al-Mubarak 16 Jun 2015

Program Bicara Ilmu Ihya Ramadhan 1436H ’’Amalan-Amalan di Bulan Ramadhan” 25 Jun 2015


Program Bicara Ilmu Ihya Ramadhan 1436H “Penghayatan Malam-Malam Akhir Ramadhan” 09 Julai 2015

Program Bicara Ilmu Ihya Ramadhan 1436H “Sambutan Aidilfitri Mengikut Syariat Islam” 14 Julai 2015

Gotong Royong & Perjumpaan Bersama Ketua Pejabat (Bahagian /Wilayah / PPK) 27 Ogos 2015



BIL. NAMA PEGAWAI SUMBANGAN / AKTIVITI

1.Mohd Dhia

Ul-Rahman binAb Manan

Pengerusi Kelab Sukan SPPM

Pengerusi Biro Memancing

Setiausaha Jawatankuasa Audit MADA

Ahli Jawatankuasa PEMANDU NKEA EPP 10 Peringkat MADA

Pengurus Pertandingan Memancing sempena Temasya Sukan Sungai 2015

2. Nazri bin Abdullah

Mewakili Bahagian Khidmat Pengurusan untuk Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK) peringkat Jabatan & MOA

Ahli KOMADA

3. Mas Mazidah binti Abdul Rani

Urusetia Pertandingan Memancing sempena Temasya Sukan Sungai 2015

Urusetia PUSPANITA pada Hari Keluarga MADA 2015

Urusetia Gerai Jualan PUSPANITA

4. Nordina binti BukhriUrusetia Pertandingan Memancing sempena Temasya Sukan Sungai 2015


5. Noor Diana binti Aznan

Urusetia Pertandingan Memancing sempena Temasya Sukan Sungai 2015

Urusetia Gerai Jualan PUSPANITA

6. Nur Atiqah Wahida binti Mihat

Mewakili Pasukan MADA dalam Sukan Bola Jaring di Karnival Sukan MOA 2015

Mewakili Pasukan Ibu Pejabat dalam Sukan Bola Jaring di Karnival Sukan MADA 2015


7. Ayop bin OthmanAhli KOMADA

Jawatankuasa Kelab Tenis Kedah

SUMBANGAN

Selain dari tugas hakiki, pegawai Cawangan Audit Dalam juga memberikan sumbangan dengan pelbagai aktiviti

Jabatan pada tahun 2015.



BIL. PTJ TARIKH AUDIT

1. Bahagian Khidmat Pengurusan 29 Jun 2015

2. Bahagian Industri Padi 30 Jun 2015

3. Bahagian Perkhidmatan Pengairan Dan Saliran 01 Julai 2015

4. Bahagian Pengurusan Institusi Peladang 05 Julai 2015

5. Cawangan Perkhidmatan Mekanikal 06 Julai 2015

6. Bahagian Industri Asas Tani Dan Bukan Padi 07 Julai 2015

7. Wilayah III, Pendang 13 Julai 2015

BIL. AKTIVITI / PROGRAM SKT CAPAI PERATUS

1. Audit Panjar Wang Runcit 7 7 100%

2. Audit Pemantauan Perbelanjaan 7 8 114%

3. Audit Pengurusan Aset Dan Stor 2 2 100%

4. Audit Susulan 7 7 100%

5. Pemeriksaan Mengejut 7 7 100%

6. Audit Projek 2 2 100%

7. Audit Pengurusan 2 2 100%

8. Mesyuarat Jawatankuasa Audit 4 4 100%

9. Mesyuarat Cawangan 12 12 100%

10. Laporan Tahunan 2014 1 1 100%

JUMLAH 51 52 102%

PENCAPAIAN AKTIVITI PENGAUDITAN TAHUN 2015

Aktiviti pengauditan yang dijalankan oleh Cawangan Audit Dalam adalah berdasarkan Rancangan Audit Tahun 2015

yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit MADA. Pada tahun 2015, sebanyak 52 aktiviti telah dilaksanakan oleh

Cawangan Audit Dalam seperti Jadual berikut :

Jadual:PencapaianAuditTahun2015

JENIS PENGAUDITAN YANG DIJALANKAN

Aktiviti pengauditan oleh Cawangan Audit Dalam telah dilaksanakan di Pusat Tanggungjawab (PTJ) seperti di Jadual

berikut :

i.AuditPanjarWangRuncit



11

ii.AuditPemantauanPerbelanjaan

iii.PengurusanAset

iv.AuditPengurusan

v.AuditSusulan


1. Bahagian Perancangan Dan Teknologi Maklumat 07 April 2015

2. Bahagian Industri Asas Tani Dan Bukan Padi 08 April 2015


1. Bahagian Khidmat Pengurusan – Audit Panjar Wang Runcit 17 Dis. 2015

2. Bahagian Industri Padi – Audit Pengurusan 20 Dis. 2015

3. Bahagian Pengairan Dan Saliran – Audit Pengurusan 20 Dis. 2015

4. Bahagian Perancangan Dan Teknologi Maklumat – Audit Pengurusan 21 Dis. 2015

5. Bahagian Industri Asas Tani Dan Bukan Padi – Audit Pengurusan 21 Dis. 2015

6. Bahagian Pengurusan Institusi Peladang – Audit Pengurusan 22 Dis. 2015

7. Cawangan Perkhidmatan Mekanikal – Audit Pengurusan Aset Kenderaan 23 Dis. 2015


1. Cawangan Perkhidmatan Mekanikal 01 Jun 2015



1. Bahagian Pengurusan Wilayah 28 Jun 2015










vi.PemeriksaanMengejut

vii.AuditProjek

WILAYAH / PPK TARIKH AUDIT

PEROLEHAN

1. Wilayah IV, Kota Sarang Semut 31 Dis. 2014

2. Wilayah III, Pendang 20 Jan. 2015

3. Wilayah II, Jitra 25 Jan. 2015

4. Wilayah I, Kangar 02 Feb. 2015

PROJEK ESTET PADI PENGURUSAN BERPUSAT NKEA EPP 10

1. PPK E-II, Kubang Sepat 13 Okt. 2015

2. PPK C-III, Tajar 18 Okt. 2015

3. PPK C-I, Kangar 20 Okt. 2015

4. PPK G-IV, Guar Chempedak 25 Okt. 2015

5. PPK A-IV, Batas Paip 26 Okt. 2015

6. PPK H-II, Kepala Batas 27 Okt. 2015

7. PPK B-III, Alor Senibong 28 Okt. 2015

8. PPK D-I, Tambun Tulang 02 Nov. 2015











PENEMUAN AUDIT

1. AUDIT PANJAR WANG RUNCIT

Panjar Wang Runcit ialah pendahuluan tunai yang diberikan kepada pegawai perakaunan untuk membuat

pembayaran runcit secara tunai. Wang panjar hendaklah digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan

perbelanjaan yang dibenarkan dengan semua pembelian runcit hendaklah direkodkan dalam Buku Panjar Wang

Runcit. Pada akhir setiap bulan, baki buku tunai perlu disahkan dengan baki tunai sebenar dan wang tersebut perlu

disimpan di tempat yang selamat.

TahapPrestasiPengauditanPanjarWangRuncit

Nota : Mematuhi Tidak Mematuhi Tidak Berkenaan

BIL. PTJKRITERIA SEMAKAN AUDIT PANJAR WANG RUNCIT

%PRESTASI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1. Bahagian PengurusanInstitusi Peladang 100%

2. Bahagian Industri Padi 100%

3. Bahagian Perkhidmatan Pengairan Dan Saliran TB 100%

4. Bahagian Industri Asas Tani Dan Bukan Padi 100%

5. Wilayah III, Pendang 100%

6. Cawangan Perkhidmatan Mekanikal 100%

7. Bahagian KhidmatPengurusan TB 92.3%

PURATA KESELURUHAN TAHAP PRESTASI 98.9%



14

KriteriaSemakanAuditPanjarWangRuncit

RumusanDanSyorAudit

Pada keseluruhannya, tahap prestasi Pengurusan Panjar Wang Runcit yang dikendalikan oleh tujuh PTJ adalah

Cemerlang. Tahap pematuhan pengauditan Panjar Wang Runcit perlu diteruskan bagi memastikan sistem

pengurusan Panjar Wang Runcit diuruskan dengan baik dan teratur. Usaha penambahbaikan perlu sentiasa

berterusan supaya tahap pengurusan kewangan dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Kerjasama daripada

semua peringkat pengurusan dan pelaksana di Pusat Tanggungjawab adalah perlu bagi memastikan pemeriksaan

dapat dijalankan secara menyeluruh dan kelemahan yang dibangkitkan tidak berulang.

BIL. KRITERIA SEMAKAN AUDIT

1. Surat kuasa mengendalikan panjar wang runcit dan menunaikan cek panjar ada disediakan.

2. Surat kuasa 2 orang pegawai pemegang kunci peti besi.

3. Surat serah terima pertukaran pegawai pemegang kunci peti besi ada disediakan.

4. Fizikal tunai tidak melebihi had yang diluluskan.

5. Wang runcit disimpan dalam Peti Besi.

6. Pembayaran tunai tidak melebihi had amaun yang telah ditetapkan.

7. Peti Besi bersimen kukuh pada rangka bangunan.

8. Salinan pendua kunci peti besi dan nombor kombinasi disimpan di Ibu Pejabat.

9. Peti besi hanya menyimpan wang kepunyaan MADA.

10. Semua terimaan dan bayaran telah direkodkan.

11. Pemeriksaan Mengejut dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya 6 bulan sekali oleh Ketua Jabatan.

12. Hasil pemeriksaan direkodkan di dalam Buku Pemeriksaan Mengejut.

13. Semua baucar dan dokumen sokongan telah dikemukakan kepada pemegang panjar.

14. Baucar bayaran dengan salinan buku panjar wang runcit dan dokumen sokongan telah disediakan dan dihantar ke Pejabat Perakaunan apabila rekupmen panjar diperlukan.



2. AUDIT PEMANTAUAN PERBELANJAAN

Pemantauan perbelanjaan meliputi perolehan, memproses bayaran dan mengakaunkannya. Perbelanjaan dibuat

sama ada melalui peruntukan mengurus dan pembangunan. Langkah kawalan perbelanjaan yang sempurna

menjamin peruntukan dibelanjakan dengan cekap dan berhemat selaras dengan undang-undang dan peraturan

yang telah ditetapkan. Pemantauan perbelanjaan yang cekap dan berkesan dapat mengelakkan pembaziran,

penyelewengan dan kerugian kepada agensi.

TahapPrestasiPengauditanPemantauanPerbelanjaan

Nota : Mematuhi Tidak Mematuhi

BIL. PTJ

KRITERIA SEMAKAN AUDIT PEMANTAUANPERBELANJAAN %

PRESTASI1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Bahagian Khidmat Pengurusan 100%

2. Bahagian Pengurusan Wilayah 100%

3. Bahagian Pengurusan InstitusiPeladang 100%

4. Bahagian Industri Padi 100%

5. Bahagian Perkhidmatan Pengairan Dan Saliran 100%

6. Bahagian Industri Asas Tani Dan Bukan Padi 100%

7. Wilayah III, Pendang 100%

8. Cawangan Perkhidmatan Mekanikal 100%

PURATA KESELURUHAN TAHAP PRESTASI 100%



16

KriteriaSemakanAuditPemantauanPerbelanjaan

RumusanDanSyorAudit

Pada keseluruhannya, Prestasi Pengurusan Perbelanjaan yang dikendalikan oleh lapan PTJ adalah Cemerlang.

Tahap pematuhan pengauditan Pemantauan Perbelanjaan perlu diteruskan bagi memastikan sistem pengurusan

perbelanjaan diuruskan dengan baik dan teratur. Pemerhatian Audit yang dijalankan boleh dijadikan sebagai

panduan untuk menilai dan memastikan kehendak dan peraturan dipatuhi oleh semua pihak. Usaha

penambahbaikan perlu sentiasa berterusan supaya tahap pengurusan perbelanjaan dapat dipertingkatkan dari

semasa ke semasa.

BIL. KRITERIA SEMAKAN AUDIT

1. Surat kuasa tandatangan Pesanan Kerajaan ada disediakan dan Pesanan Kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

2. Surat kuasa tandatangan Baucar Bayaran ada disediakan dan Baucar Bayaran ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa.

3. Transaksi di Buku Vot ditandatangan oleh pegawai bertanggungjawab yang memperakui ketepatan catatan.

4. Setiap perbelanjaan dan tanggungan dicatatkan dalam Buku Vot dengan lengkap dan kemaskini.

5. Maklumat di Pesanan Kerajaan adalah lengkap.

6. Pesanan Kerajaan difailkan dengan teratur dan disimpan di tempat yang selamat.

7. Bil dan Invois dicop tarikh penerimaan dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari.

8. Daftar Bil disediakan oleh Ketua Jabatan.

9. Daftar Bil diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini.

10. Daftar Pembayaran disediakan dengan kemaskini.

11. Baucar Bayaran difailkan mengikut nombor siri dan disertakan dokumen sokongan.

12. Pegawai yang bertanggungjawab tidak terlibat sama dengan memeriksa dan menyediakan Baucar Bayaran.



3. AUDIT PENGURUSAN ASET KENDERAAN

Kenderaan merupakan salah satu daripada senarai aset alih Kerajaan yang dimiliki oleh Lembaga Kemajuan Pertanian

Muda (MADA). Kenderaan Kerajaan ialah kenderaan ringan dan berat yang dibeli / sewa / pajak / pinjam atau yang

diterima sebagai hadiah untuk kegunaan rasmi Kerajaan sebagai Kenderaan Jabatan atau Kereta Rasmi Jawatan.

SemakanAuditDanTahapPrestasiPengauditanAsetKenderaan

BIL. KRITERIA SEMAKANPTJ

BKP CPM

1.

PEGAWAI KENDERAAN

I. Ketua Jabatan hendaklah melantik seorang pegawai untuk mengurus Kenderaan Kerajaan.

II.Sekiranya Jabatan mempunyai lebih daripada 20 buahkenderaan, Pegawai Kenderaan mestilah sekurang-kurangnya mempunyai Sijil dalam bidang automotif / mekanikal.

TB

2.

FAIL KENDERAAN

I. Fail Kenderaan hendaklah disediakan untuk menyimpandokumen berkaitan kenderaan. TB

II. Fail Kenderaan hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa dan disimpan di pejabat. TB

3.

PEROLEHAN KENDERAAN

I. Perolehan Kenderaan Kerajaan adalah mengikut arahan. TB

II. Kenderaan didaftarkan mengikut mengikut TatacaraPengurusan Aset Kerajaan. TB

III. Penyenggaraan kenderaan hendaklah direkod di dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14). TB

4.

KELULUSAN PENGGUNAAN KENDERAAN

I.Penggunaan Kenderaan Kerajaan Jabatan oleh setiap pegawai hendaklah mendapat kelulusan pengawai kenderaan yang dilantik.

II. Kenderaan Jabatan hendaklah digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.

III. Kenderaan Jabatan hendaklah digunakan oleh pemandu atau pegawai yang diberi kebenaran sahaja.



18


BKP CPM

5.

BUKU LOG KENDERAAN

I. Memastikan setiap Kenderaan Kerajaan dibekalkan dengan Buku Log.

II. Semua butiran dalam Buku Log hendaklah diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini.

III.Setiap catatan dalam butir-butir Penggunaan Kenderaan hendaklah dimulakan dengan muka helaian yang baru bagi sesuatu bulan.

IV. Pemandu bertanggungjawab menyerahkan Buku Log pada hari akhir setiap bulan untuk pengesahan Pegawai Kenderaan.

V. Memastikan ketepatan rekod bacaan odometer dalam Buku Log dengan bacaan di Kenderaan Kerajaan.

VI.Merekodkan maklumat kenderaan, penyenggaraan berjadual dan maklumat mengenai notis kesalahan lalu lintas dalam Buku Log.

TB

VII.

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pemeriksaan mengejut ke atas penggunaan Buku Log sekurang-kurangnya sekali setahun oleh Pegawai Pemeriksa selain daripada Pegawai Kenderaan.

6.

KAWALAN KAD INDEN MINYAK

I.

Kad Inden Minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan mengisi minyak dan perlu dipulangkan semula kepada Pegawai Kenderaan apabilaselesai urusan tersebut.

II. Pegawai Kenderaan hendaklah menentukan had amaun bahan api bagi tujuan kawalan.

III. Semak dan pastikan penggunaan kad bagi tujuan pembelian bahan api Kenderaan Kerajaan (petrol, diesel, gas sahaja).

IV. Pegawai Kenderaan mestilah menyediakan buku rekodpergerakan Kad Inden dan dikemaskini dengan lengkap.

V. Setiap transaksi penggunaan Kad Inden hendaklah dicatitkan dalam Buku Log kenderaan.

VI. Resit pembelian bagi setiap transaksi penggunaan Kad Inden hendaklah disimpan untuk tujuan semakan dan pengesahan.

VII. Pastikan Penyata Akaun, Penyata Kad / Pembelian dan Laporan Analisa Kenderaan hendaklah difailkan mengikut bulan.

VIII.Pemandu / pemegang kad hendaklah mengesahkan dan menandatangani Penyata Pembelian setelah menyemak resit pembelian.




RumusanDanSyorAudit

Pada keseluruhannya, Prestasi Pengurusan Aset Kenderaan yang dikendalikan oleh dua PTJ adalah Baik.

Bagaimanapun, bagi memastikan kelemahan yang diusulkan dan perkara yang sama tidak berulang, adalah

disyorkan supaya pihak yang terlibat memberi pertimbangan terhadap perkara berikut :-

i. Pegawai Kenderaan yang dipertanggungjawab mengendalikan penyelenggaraan Kenderaan Kerajaan

perlu memastikan setiap rekod penyelenggaraan direkodkan dengan tepat mengikut tarikh dan butir

penyelenggaraan.

ii. Penggunaan Buku Log, Kad Inden Minyak, Kad Touch N Go dan SmartTAG perlu diselenggara dengan baik

oleh Pegawai Kenderaan dan pegawai yang diberi kuasa bagi memastikan pemantauan dapat dijalankan

dengan lebih berkesan bagi mengelakkan penyalahgunaan.


BKP CPM

7.

KAWALAN KAD ELEKTRONIK BAGI PEMBAYARAN TOL

I. Semak samada SmartTAG didaftarkan sebagai inventoriKerajaan. TB

II. Kad hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan setiap masa melainkan ada keperluan menggunakannya. TB

III. Buku rekod pergerakan dan penggunaan kad hendaklahdikemaskini dan disimpan dengan selamat. TB

IV.Pegawai Kenderaan hendaklah mendapatkan salinan penyata transaksi penggunaan kad untuk penyemakan danmemastikan tidak berlaku penyalahgunaan.

TB

8.

LESEN DAN CUKAI JALAN

I. Semak dan pastikan cukai jalan setiap kenderaan dalamtempoh yang sah. TB

II. Pemandu kenderaan yang dilantik mempunyaisekurang-kurangnya lesen memandu Kelas D.

PURATA TAHAP PRESTASI MENGIKUT PTJ 73.9% 96.3%

PURATA TAHAP PRESTASI KESELURUHAN85.1 %



20

4. AUDIT PENGURUSAN

Audit Pengurusan adalah satu langkah dan mekanisma bagi membantu organisasi mencapai matlamatnya dengan

menyumbang ke arah peningkatan tahap akauntabiliti dan tadbir urus yang baik dan cekap di peringkat bahagian.

Pengauditan ini dijalankan untuk menilai samada kawalan pengurusan telah ditadbir urus dengan cekap dan teratur

mengikut undang-undang dan peraturan yang berkaitan serta mencapai objektif yang ditetapkan.

SemakanAuditDanTahapPrestasiPengauditanPengurusan

Nota : Mematuhi Tidak Mematuhi

PTJSEMAKAN AUDIT PENGURUSAN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 % BINTANG

BahagianIndustriAsasTaniDan

Bukan Padi

63%15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Bahagian Perancangan

DanTeknologi Maklumat

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

78%15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27



BIL. SENARAI SEMAKAN KRITERIA

1. Pengisian jawatan seperti mana yang diluluskan / mengikut Waran Perjawatan.PERJAWATAN

2. Mengambil tindakan untuk memastikan jawatan kosong diisikan sepenuhnya.

3. Carta Organisasi disediakan [PKPA 8/1991].

CARTA ORGANISASI4. Carta Organisasi lengkap.

5. Carta Organisasi dikemaskini.

6. Carta Organisasi dipamerkan [perenggan 1.2(a) Pek. Perkh. 5/2007].

7. MPK disediakan.

MANUAL PROSEDUR KERJA

8. MPK adalah lengkap.

9. MPK adalah kemaskini.

10. Kajian semula setiap tahun dilakukan bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.

11. Fail Meja disediakan.

FAIL MEJA12. Fail Meja adalah lengkap.

13. Kajian semula sentiasa dilakukan (sekurang-kurang setahun sekali) bagimeningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.

14. Setiap pegawai dilatih sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun. LATIHAN

15. Terdapat kaedah yang digunapakai untuk merekod kehadiran dan pergerakan pegawai dan kakitangan di pejabat (SP Am 1/2004).

REKOD KEHADIRAN16. Semua pegawai bertanggungjawab merekod waktu sampai dan waktu

meninggalkan pejabat mengikut kaedah yang digunapakai oleh jabatan (perenggan 2.5 Pek. Perkh. 5/2007).

17. Tiada Catitan Merah di dalam Rekod Kehadiran. (SP Am 11/1981).

18. Tiada Catitan Merah lebih dari 3 kali sebulan. (SP Am 11/1981).

19. Terdapat Buku Keluar Pejabat disediakan oleh Bahagian.

PERGERAKAN PEGAWAI

20. Semua pegawai bertanggungjawab merekod waktu keluar pejabat bagi tujuan tugasan luar dan lain-lain urusan luar pejabat di dalam Buku Keluar Pejabat.

21. Terdapat papan maklumat pergerakan kakitangan.

22. Pematuhan peraturan keluar pejabat dalam waktu bekerja dipatuhi. JPA (SARAAN) (S) 1619 klt. 16(7).

23. Pekeliling, surat pekeliling dan peraturan Kerajaan yang lain berkenaan dengan perkhidmatan ada disimpan dengan kemaskini untuk rujukan.

GAJI DAN ELAUN

24. Adakah senarai pegawai yang dibayar gaji sememangnya bertugas di PTJ berkaitan.

25. Adakah terdapat pegawai yang dibayar elaun memangku dan tanggung kerja pada tahun diaudit dan tahun sebelumnya. (Pekeliling Perkhidmatan Bil. 7/1993).

26. Adakah semua pegawai mempunyai gaji bersih melebihi 40%.

27. Adakah tindakan yang bersesuaian diambil untuk memastikan pegawai yang berkaitan tidak menghadapi masalah kesusahan berat kerana hutang.



22

TindakanPengurusan

Ringkasan Pemerhatian Audit telah dibentangkan dalam mesyuarat Exit Conference untuk makluman pihak

pengurusan pejabat auditee. Semua laporan Audit dikeluarkan telah mendapat maklum balas yang positif daripada

auditee. Tindakan pembetulan dan penambahbaikan telah diambil bagi memperkemaskan dan memantapkan

kawalan dalaman di pejabat masing-masing.

RumusanDanSyorAudit

Hasil pengauditan pengurusan kewangan dan pematuhan yang dijalankan di PTJ yang terlibat pada tahun 2015

mendapati secara keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan dan pematuhan di kebanyakan PTJ adalah

memuaskan. Walau bagaimanapun usaha penambahbaikan perlu sentiasa berterusan supaya tahap pengurusan

kewangan dapat dipertingkatkan dari semasa ke semasa. Kerjasama daripada semua peringkat pengurusan

dan pelaksana di Pusat Tanggungjawab adalah perlu bagi memastikan pemeriksaan dapat dijalankan secara

menyeluruh dan kelemahan yang dibangkitkan tidak berulang.



PENGAUDITAN PRESTASI KE ATAS PENGURUSAN PEROLEHAN – PEMBELIAN TERUS

Pengauditan Prestasi merupakan penilaian terhadap aktiviti atau program bagi menentukan sumber-sumber

diuruskan dengan baik dari segi ekonomi, kecekapan dan keberkesanan serta keperluan akauntabiliti yang perlu

dipatuhi. Bidang audit ini meliputi aspek pengurusan komprehensif terhadap sistem organisasi dan pentadbiran.

LatarBelakang

Perolehan merupakan suatu pembelian bekalan, perkhidmatan dan kerja yang memenuhi keperluan, jenis, kuantiti

dan kualiti yang dirancang, dipersetujui serta diperuntukan. Pengauditan terhadap pengurusan perolehan secara

pembelian terus bagi setiap jenis item bekalan dan perkhidmatan dengan had nilai sehingga RM20,000 setahun

atau sesuatu kontrak dengan mana-mana pembekal. Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) menerima pakai

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2014, Arahan Perbendaharaan dan arahan-arahan Kerajaan yang

berkaitan.

ObjektifPengauditan

Pengauditan ini dijalankan untuk menilai tahap pematuhan pengurusan perolehan secara pembelian terus yang

tidak melebihi had nilai RM20,000 atau sesuatu kontrak. Prestasi pengurusan sebagai eleman utama dalam skop

pengauditan di mana setiap kaedah perolehan perlu menunjukkan akauntabiliti awam, diuruskan secara telus,

memberi nilai faedah yang terbaik, memberi saingan terbuka dan proses secara adil dan saksama.

SkopDanMetodologiPengauditan

Pengauditan terhadap pengurusan perolehan secara pembelian terus dijalankan adalah untuk menilai

tahap pematuhan bagi tahun 2014 di 4 Pusat Tanggungjawab (PTJ) iaitu Wilayah I-Kangar, Wilayah II-Jitra,

Wilayah III-Pendang dan Wilayah IV-Kota Sarang Semut.

Semakan merangkumi 4 seksyen utama yang terlibat dengan perolehan iaitu Penyelenggaraan, Operasi,

Pembangunan dan Stok / Bekalan dengan meliputi aspek kaedah dan syarat perolehan, item perolehan,

tatacara pembayaran serta dokumen yang berkaitan. Di samping itu, temubual diadakan dengan pegawai yang

bertanggungjawab dan terlibat secara langsung dengan pengurusan perolehan.



24

PTJSEMAKAN AUDIT PENGURUSAN PEROLEHAN : PEMBELIAN TERUS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

WILAYAH I TB TB TB

WILAYAH II TB TB TB

WILAYAH III TB TB TB

WILAYAH IV TB TB TB

PTJ PERATUS CAPAI TARAF BINTANG

WILAYAH I 100 %

WILAYAH II 100%

WILAYAH III 100%

WILAYAH IV 95%

PRESTASI KESELURUHAN 98.8%

TahapPrestasiPengauditanPengurusanPerolehan-PembelianTerus




BIL. SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN PEROLEHAN : PEMBELIAN TERUS

1. Surat kuasa ada disediakan oleh Pegawai Pengawal kepada Ketua Jabatan / Pegawai yang meluluskan perolehan.

2. Surat penurunan kuasa ada disediakan oleh Ketua Jabatan kepada pegawai sebagai mewakilkanmeluluskan perolehan. Jika perlu.

3. Perancangan perolehan tahunan bagi tahun semasa ada disediakan.

4. Perolehan yang diluluskan dalam perancangan tahun semasa adalah tidak melebihi perancangan yang disediakan.

5. Had nilai tidak melebihi RM20,000 setahun atau sesuatu kontrak daripada mana-mana pembekal /kontraktor.

6. Kajian pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan.

7. Bagi perolehan yang sukar ditentukan harga pasaran, Jabatan ada menggunakan harga pembelian lampau sebagai perbandingan.

8. Pemilihan harga mengikut harga tawaran yang paling menguntungkan Kerajaan.

9. Tawaran perolehan tidak tertumpu kepada satu syarikat sahaja.

10. Perolehan lantikan terus adalah di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK dan CIDB.

11. Lantikan terus menggunakan Pesanan Kerajaan sebagai dokumen pembelian / perolehan mengikut mana yang berkaitan.

12. Salinan Sijil Pendaftaran Kontraktor PKK dan CIDB ada disertakan dan sah tempoh perakuan.

13. Perolehan yang melibatkan pembinaan, penyelenggaraan dan pembaikan tidak mengubah struktur asal bangunan.

14. Perolehan yang diluluskan tidak dipecah kecil untuk mengelak tawaran secara sebut harga atau tender.

15. Perolehan darurat / kecemasan ada dibuat dan dihadkan kepada nilai yang diperlukan sahaja.

16. Laporan perolehan kecemasan / darurat ada disediakan dan dikemukakan oleh Ketua Jabatan kepada JKPA untuk pertimbangan dan kelulusan.

17. Mengemukakan laporan perolehan kecemasan / darurat secara terperinci kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan.

18. Rekod pembelian terus dikemukakan kepada Pegawai Pengawal setiap tiga (3) bulan serta disalinkan kepada Cawangan Audit Dalam.

19. Maklumat di Pesanan Kerajaan adalah lengkap dan diluluskan oleh Ketua Jabatan / pegawai yang diberi kuasa.

20. Pesanan Kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu bagi setiap perolehan.

21. Transaksi di Buku Vot ditandatangan oleh pegawai bertanggungjawab yang memperakui ketepatan catatan.

22. Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan.

23. Bil / Invois dicop ‘Tarikh Terima’ dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil / invois diterima.



26

RumusanDanSyorAudit

Pada keseluruhannya, prestasi pengurusan perolehan – pembelian terus yang dikendalikan oleh empat Pejabat

Wilayah MADA adalah Cemerlang. Bagaimanapun, bagi memastikan prestasi dapat dikekalkan, pemantauan

haruslah dilakukan secara berterusan oleh pihak yang terlibat. Kerjasama daripada semua peringkat pengurusan dan

pelaksana di Pusat Tanggungjawab adalah perlu bagi memastikan pemeriksaan dapat dijalankan secara menyeluruh.



PENGAUDITAN PRESTASI AUDIT PROJEK ESTET PADI NKEA

Tujuan

Kerajaan telah melancarkan Program Transformasi Ekonomi (ETP) dan menetapkan 2 elemen yang ditekankan iaitu

pendapatan perkapita daripada RM24,000 setahun ke tahap RM48,000 setahun dan Pertumbuhan Pendapatan

Negara Kasar sebanyak 6% setahun. Pihak Kerajaan telah menggariskan 12 Bidang Keberhasilan Ekonomi Negara

(NKEA – National Key Economic Area).

Di bawah program NKEA terdapat 16 projek permulaan (EPP – Entry Point Project). Pihak MADA terlibat dalam EPP 10

iaitu Memperkukuhkan Dan Menambahbaik Produktiviti Penanaman Padi Di Kawasan Muda melalui Projek Estet Padi

Pengurusan Berpusat. Fokus utama Program EPP 10 adalah untuk menggalakkan penanaman berskala komersial

dengan purata hasil bersih perlu mencapai 8 tan / hektar, meningkatkan kepadatan taliair / parit / jalan ladang dari

10m/h ke 30m/h dan menggiatkan penggunaan teknologi baru penanaman padi.

Pelaksanaan Projek Estet Padi Pengurusan Berpusat Program NKEA akan dilaksanakan di Kawasan Muda bermula

pada Musim 2/2011. Sasaran tahun 2011 adalah seluas 5,000 hektar melibatkan lebih kurang 2,500 orang

peladang. Menjelang tahun 2020 sasarannya adalah seluas 50,000 hektar melibatkan 25,000 orang peladang.

ObjektifPengauditan

Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan dan aktiviti projek dijalankan dengan teratur selaras

dengan objektif dan matlamat projek tersebut. Penilaian akan dibuat terhadap pembayaran wang insentif peserta,

dokumen perjanjian dan dokumen-dokumen sokongan yang berkaitan.

Skop Dan Metodologi Pengauditan

Pengauditan telah dijalankan terhadap lapan (8) Pertubuhan Peladang Kawasan (PPK) yang dipilih sebagai

sampel. Semakan dijalankan dengan meneliti aspek pengurusan pembayaran wang insentif peserta bagi

musim 1/2014 dan 2/2014, dokumen perjanjian dan dokumen-dokumen sokongan yang berkaitan bagi peserta

Kumpulan C. Disamping itu, perbincangan dan temubual juga diadakan dengan pegawai yang terlibat dengan

pelaksanaan projek.



28

Semak

anAud

itProjek

,Tah

apPrestasiD

anPen

arafan

Bintang

Not

a :

M

emat

uhi

Tid

ak M

emat

uhi

T

idak

Ber

kena

an

PPK

SEM

AK

AN

AU

DIT

PRO

JEK

ESTE

T PA

DI N

KEA

12

34

56

78

910

1112

1314

1516

1718

1920

2122

23%

Pres

tasi

Bint

ang

E-II,

Kub

ang

Sepa

t96

%

H-II

, Kep

ala

Bata

sTB

95%

G-IV

, Gua

r Ch

empe

dak

TB95

%

D-I,

Tam

bun

Tula

ngTB

86%

B-III

, Alo

r Se

nibo

ng83

%

C-III

, Taj

arTB

82%

A-IV

, Bat

as

Paip

61%

C-I,

Kang

arTB

59%

PURA

TA P

ENCA

PAIA

N K

ESEL

URU

HA

N82

%



KriteriaSemakanAuditProjekEstetPadiNKEA

BIL. SENARAI SEMAKAN KRITERIA

1. Fail Individu dan dokumen projek disimpan dengan teratur di tempat yang selamat.

FAIL INDIVIDU2. Fail Individu ada disediakan bagi setiap peserta.

3. Fail Individu lengkap dengan dokumen pendaftaran peserta.

4. Salinan Surat Persetujuan (LOI) ada disediakan dan disimpan dalam fail individu.

5. Dokumen Perjanjian antara peserta dengan PPK ada disediakan dan disimpan di tempat yang selamat dan berkunci.

DOKUMENPERJANJIAN

6. Dokumen Perjanjian ada disimpan dalam fail individu.

7. Dokumen Perjanjian antara peserta dengan PPK ada disediakan.

8. Dokumen Perjanjian yang disediakan telah dimeterai di Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN).

9. Dokumen Perjanjian yang disediakan lengkap dengan maklumat projek, tarikh dan tandatangan pihak yang terlibat.

10. Maklumat dan kandungan Dokumen Perjanjian dipatuhi dan berbetulandengan maklumat projek dari peserta.

11. Wang Insentif yang diperuntukkan telah dijelaskan kepada peserta.

PEMBAYARAN WANG INSENTIF

12. Baucar bayaran insentif ada disediakan dan disimpan dengan teratur dalam fail individu.

13. Setiap baucar bayaran insentif yang disediakan telah dicop ‘NKEA’.

14. Setiap baucar bayaran insentif yang disediakan telah dicop ‘NKEA’.

15. Wang Insentif dijelaskan pada kadar RM2,000 sehektar untuk semusim bagi setiap peserta.

16. Senarai nama peserta dan keluasan / lot tanah sawah ada disediakan dandisahkan oleh BERNAS.

17. Akuan Penerimaan Insentif ada disediakan oleh Bahagian Industri Padi bagi setiap PPK.

AKUAN PENERIMAAN INSENTIF

18. Akuan Penerimaan Insentif yang disediakan ada disimpan dengan baik dan teratur di PPK.

19. Akuan Penerimaan Insentif diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini.

20. Akuan Penerimaan Insentif yang disediakan berbetulan dengan maklumat fizikal projek.

21. Setiap PPK menggunapakai Sistem SOPPAN untuk mengendalikan maklumat berkaitan projek.

SISTEM SOPPAN22. Maklumat penerima wang insentif ada direkodkan dalam Sistem SOPPAN.

23. Maklumat penerima wang insentif dikemaskini dengan lengkap mengikut maklumat sebenar.



30

RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya, pengurusan Pelaksanaan Projek Estet Padi Berpusat Program NKEA EPP 10 yang dikendalikan

oleh lapan (8) PPK adalah Baik. Pencapaian keseluruhan terhadap 8 PPK yang telah diaudit pada tahun 2015 adalah

meningkat sebanyak 21% berbanding pencapaian keseluruhan terhadap 8 PPK pada tahun 2014. Bagaimanapun,

bagi memastikan penemuan audit tidak berulang dalam pengurusan projek tersebut, adalah disyorkan supaya

pihak yang terlibat mengambil tindakan ke atas setiap teguran audit.

Pihak audit juga mendapati pihak pengurusan MADA telah / sedang menambah baik perkara-perkara di dalam skop

pengauditan iaitu pengurusan wang insentif dan dokumen berkaitan.

Audit susulan akan dijalankan untuk memastikan penemuan di PPK yang terlibat telah diambil tindakan sewajarnya.



PEMERIKSAAN MENGEJUT

Mengikut Arahan Perbendaharaan 309(a), Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara

berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang

tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam jabatannya yang

diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. Hasil pemeriksaan

hendaklah direkodkan dalam buku yang disimpan bagi maksud itu dalam tiap-tiap Jabatan.

HasilPemeriksaanDalamBukuPemeriksaanMengejut


PTJSEMAKAN

1 2 3 4 5 6

Bahagian Khidmat Pengurusan TB

Bahagian Industri Padi TB

Bahagian Perkhidmatan Pengairan Dan Saliran TB

Bahagian Pengurusan Institusi Peladang TB

Cawangan Perkhidmatan Mekanikal TB

Bahagian Industri Asas Tani Dan Bukan Padi TB

Wilayah III, Pendang TB

BIL. SENARAI SEMAKAN

1. Tarikh dan masa pemeriksaan

2. Nama pegawai yang diperiksa

3. Amaun Wang Awam dan setem yang diamanahkan

4. Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan

5. Hasil pemeriksaan

6. Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa



32

AUDIT SUSULAN

Audit susulan dijalankan bagi menilai tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang diambil terhadap teguran

dan permerhatian yang dibangkitkan oleh Cawangan Audit Dalam semasa pengauditan yang sebelumnya.

Selain itu, audit susulan juga dibuat bagi memastikan tindakan pembetulan yang diambil oleh auditee adalah

berterusan dan menyeluruh.

Pada tahun 2015, sebanyak 7 pengauditan susulan telah dilaksanakan iaitu 5 susulan terhadap pengauditan

pengurusan, 1 susulan terhadap pengauditan panjar wang runcit dan 1 susulan terhadap pengauditan pengurusan

aset kenderaan.

PerbezaanTahapPrestasiSebelumDanSelepasAuditSusulan

UlasanPenemuanAuditSusulan

Secara keseluruhannya, terdapat peningkatan sebelum dan selepas audit susulan dijalankan bagi setiap bahagian

yang terlibat. Cawangan Audit Dalam memberikan dua minggu kepada pihak auditee untuk memberikan maklum

balas selepas audit susulan dijalankan untuk tindakan pembetulan dan penambahbaikan.

BIL. PTJ SEMAKAN SEBELUM SELEPAS

1. Bahagian Industri Padi Audit Pengurusan Tahun 2014 77.8 % 100 %

2. Bahagian Perkhidmatan Pengairan Dan Saliran Audit Pengurusan Tahun 2014 81.5 % 100 %

3. Bahagian Pengurusan Institusi Peladang Audit Pengurusan Tahun 2014 53.8 % 100 %

4. Bahagian Perancangan Dan Teknologi Maklumat Audit Pengurusan Tahun 2015 78 % 100 %

5. Bahagian Industri Asas Tani Dan Bukan Padi Audit Pengurusan Tahun 2015 63 % 96 %

6. Bahagian Khidmat Pengurusan Audit Panjar Wang Runcit Tahun 2015 92.3 % 100 %

7. Cawangan Perkhidmatan Mekanikal Audit Pengurusan Aset Kenderaan Tahun 2015 96.3 % 96.3 %



6 September 2015

AKTIVITI SEPANJANG TAHUN2015

Mesyuarat ‘Exit Conference’Audit Perolehan – Pembelian Terus.

Mesyuarat ‘EntranceConference’ Audit Pengurusan

Aset Kenderaan.

Mesyuarat ‘Exit Conference’ Audit Panjar Wang Runcit.

5 Mei 2015

25 Mei 2015

6 September 2015



34

Pembentangan oleh Jabatan Audit Negara Pada Mesyuarat

Jawatankuasa AuditBil. 3/2015.

MesyuaratJawatankuasa Audit

Bil. 2/2015.

21 Ogos 2015

7 Oktober 2015

AKTIVITI SEPANJANG TAHUN



MesyuaratJawatankuasa Audit

Bil. 4/2015.

Audit Projek NKEA dijalankandi PPK E-II, Kubang Sepat.

8 Disember 2015

13 Oktober 2015




36

Audit Projek NKEA dijalankandi PPK C-I, Kangar.

Audit Projek NKEA dijalankandi PPK H-II, Kepala Batas.

20 Oktober 2015

27 Oktober 2015





Mesyuarat “Entrance and Exit Conference” Audit Projek NKEA bersama 27 PPK di Dewan Syed Nahar, Ibu Pejabat MADA Alor

Setar.



38


21 - 25 Ogos 2015

Sukan MOA berlangsung pada 21 – 25 Ogos 2015 di

Universiti Sains Malaysia Cawangan Kubang Kerian, Kelantan. Staf Cawangan

Audit Dalam iaituNur Atiqah Wahida Mihat

mewakili PasukanBola Jaring MADA dalam

Sukan MOA tersebut.

23 Mei 2015

Pada 23 Mei 2015,MADA telah mengadakan

Hari Keluarga MADAbertempat di Ibu Pejabat

MADA, Alor Setar.3 orang staf Cawangan

Audit Dalam iaituMas Mazidah Abdul Rani,

Nordina Bukhri dan Nur Atiqah Wahida Mihat,

terlibat untuk gerai PUSPANITA pada Hari Keluarga

MADA tersebut.




Pertandingan KumpulanInovatif & Kreatif (KIK) peringkat

Jabatan telah diadakan pada04 Ogos 2015.

Seorang staf Cawangan Audit Dalam, Nazri bin Abdullahtelah mewakili Bahagian

Khidmat Pengurusan dalam pertandingan tersebut.

Nazri bin Abdullah, staf Cawangan Audit Dalam

mewakili Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) ke

Pertandingan KumpulanInovatif & Kreatif (KIK) peringkat

Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani yang

berlangsung pada08 –10 September 2015.

4 Ogos 2015

8 -10 September 2015

cawangan audit dalam mada - mada.gov.my · pdf filepelaksanaan mesyuarat jawatankuasa audit...

Documents