business process improvement

Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

1

Peningkatan Proses Perniagaan / Business Process Improvement (BPI)

BPI adalah pendekatan sistematik untuk membantu mana-mana organisasi memperbaiki proses-proses asasi bagi mencapai hasil yang lebih efisyen.

BPI memfokuskan kepada "doing things right" lebih daripada "doing the right thing". Dengan prinsip ini, BPI cuba mengurangkan variasi dan /atau pembaziran di dalam setiap proses, supaya hasil dapat dicapai melalui penggunaan sumber yang lebih baik.

Walaupun pada masa ini telah timbul terma-terma baru seperti Business Process Management, Process Mapping dan sebagainya, namun konsep asas masih berpegang kepada idea mendapatkan sesuatu yang lebih dari apa yang kita sedia ada.

BPI berfungsi dengan:

Mendefinasikan aspirasi strategik dan halatuju sesebuah organisasi

Persoalan - Siapa kita?- Apa kita buat?- Kenapa kita buat?

Mengenalpasti pelanggan

Persoalan - Berkhidmat untuk siapa?- Pelanggan?- Pemilik (pemegang saham)?

Menghalakan proses perniagaan bagi mencapai aspirasi organisasi

Persoalan - Bagaimana untuk kita lakukan dengan lebih baik?

Terdapat empat peranan di dalam sistem pengurusan perniagaan:

1. Pemimpin Perniagaan / Business Leader

2. Pemilik Proses / Process Owner

3. Pengurus Pengoperasian / Operational Manager

4. Operator Proses / Process Operator

Walaupun keempat-empat peranan di atas adalah berbeza, namun sesetengah individu dalam organisasi akan memegang kesemua peranan dalam tempoh

© Explore Digital Sdn Bhd, 2009


2

waktu sehari/seminggu/sebulan atau setahun. Mari kita mendalami setiap peranan tersebut...

Process Operator

Peranan yang paling asas, Process Operator bertanggungjawab untuk mempelajari dan melakukan proses (kerja) yang perlu, bagi mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.

Secara ringkasnya:

Ikut Perancangan (Plan)

Buat (Do)

Periksa (Check)

Bertindak (Act)

Plan: Process Operator di bawah seliaan Operational Manager (biasanya Penyelia), akan mencipta objektif penilaian mereka sendiri. Di sini, Process Operator hendaklah memahami objektif penilaian ke atas proses yang akan dilakukan serta spesifikasi produk yang bakal dikeluarkan.

Do: Process Operator bertanggungjawab untuk mempelajari segala proses (kerja) yang bakal dilakukan. Mereka hendaklah memastikan proses dilakukan berdasarkan objektif penilaian dan sekaligus mengeluarkan produk yang menepati spesifikasi. Semasa Process Operator melakukan proses, mereka juga bertanggungjawab untuk berhubung dengan Operational Manager (penyelia) mengenai jambatan-jambatan yang perlu dibina serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan bertepatan dengan objektif penilaian. Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan.

Check: Process Operator mestilah menyemak Indeks Prestasi Utama atau KPI secara berkala. Process Operator seharusnya membuat penyelarasan kepada kerja mereka berdasarkan julat antara prestasi sebenar berbanding KPI. Mereka betanggungjawab untuk mengenalpasti dan melaporkan isu-isu yang menjejaskan prestasi mereka dan berhak menghentikan pengeluaran, sekiranya perlu.

Act: Process Operator yang diterapkan nilai-nilai Kaizen (peningkatkan berterusan) akan sentiasa cuba memperbaiki proses yang dipertanggungjawabkan dan membuat cadangan-cadangan peningkatan kepada Operational Manager mereka.

Process Owner

Process Owner adalah individu yang bertanggungjawab merekacipta proses yang bersesuaian bagi mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh



3

Business Leader. Process Owner bertanggungjawab dalam mencipta, mengemaskini dan meluluskan dokumen-dokumen berkaitan seperti prosidur, panduan serta protokol bagi menyokong proses yang dikehendaki. Pada kebiasaannya Process Owner akan disokong oleh kumpulan kecil yang terdiri dari wakil bahagian-bahagian penting seperti QA/QC, kejuruteraan dll. Process Owner akan menggembeling kumpulan ini sebagai mekanisma untuk mewujudkan proses yang mantap. Walaubagaimanapun, hanya Process Owner mempunyai bidang kuasa untuk meminda apa-apa proses serta menguruskan kitaran peningkatan proses dalam memastikan keberkesanan prestasi.

Process Owner juga mesti mengamalkan konsep PDCA.

Plan: Sebelum Process Owner merekacipta proses yang bersesuaian bagi mencapai objektif perancangan perniagaan, dia perlu terlebih dahulu memahami kehendak pelanggan luaran dan dalaman daripada proses yang dicipta tersebut. Process Owner seharusnya menggunakan pelan perniagaan sebagai sumber untuk memahami kehendak jangka panjang dan jangka pendek pelanggan serta objektif perniagaan. Process Owner kemudian menterjemahkan kehendak-kehendak ini kepada objektif penilaian proses dan akhirnya membina spesifikasi produk (atau servis). Process Owner perlu mengadakan suatu sistem metriks bagi mengukur keupayaan proses-proses untuk memenuhi spesifikasi produk dan objektif keseluruhan proses. Set metriks ini akan dirujuk oleh Operational Manager dan Process Operator sebagai KPI. Proses yang terbaik akan dijadikan langkah/aturan melakukan tugasan yang paling optimum dalam mengeluarkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan dan perniagaan.

Do: Process Owner bertanggungjawab memastikan Operational Managers mempunyai maklumat terperinci tentang proses-proses yang hendak dikerjakan. Di waktu Operational Manager menyelia Process Operators menjalankan proses, Proses Ownerlah yang akan menghubungkan jambatan-jambatan serta mengalihkan halangan-halangan bagi membolehkan objektif penilaian proses dicapai. Sekali lagi, data metriks prestasi akan terhasil dan direkodkan apabila Process Operator melakukan proses. Process Owner akan sentiasa terlibat dengan Operational Manager dan Process Operator dalam mengamalkan Kaizen untuk memperbaiki proses kerja mereka.

Check: Process Owner akan menganalisa data prestasi proses secara berkala dan seterusnya membayangkan keupayaan proses tersebut untuk beroperasi di dalam had-had kawalan. Prestasi sebenar proses akan dibandingkan dengan sasaran bagi mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.

Act: Process Owner bertanggungjawab untuk menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi proses. Tindakan Peningkatan mungkin akan melibatkan pengenalan kepada projek Lean bagi mengurangkan pembaziran dalam proses ataupun pengenalan kepada project Six Sigma bagi mengurangkan jurang ketidaksamaan dalam proses. Tindakan Peningkatan juga boleh menggunakan beberapa Problem Solving Tools yang biasa digunakan seperti risk assessment dan root-cause analysis.

risk assessment – digunakan dalam mengenalpasti, mengurangkan atau tangani risiko dalam proses. Ianya merupakan langkah proaktif dalam mencegah masalah daripada timbul melalui apa juga proses-proses.



4

root-cause analysis – merupakan langkah reaktif dalam tindakbalas ke atas masalahyang timbul melalui proses-proses. Ianya digunakan untuk mengenalpasti punca-punca permasalahan di dalam proses dan kemudian memperkenalkan tindakan peningkatan yang dapat memastikan masalah tersebut tidak lagi timbul.

Business Leader

Business Leader bertanggungjawab mewujudkan Pelan Perniagaan (termasuk pelan strategik) dan pelan-pelan sumber yang berkenaan yang dianggap perlu bagi membolehkan organisasi mencapai kejayaan.

Pemimpin atasan bertanggungjawab mendefinasikan objektif pelanggan dan perniagaan, yang organisasi tersebut perlu capai untuk berjaya. Aspek ini termasuklah memantau proses pembangunan misi, visi dan nilai teras organisasi.

Pemimpin bawahan bertanggungjawab menterjemahkan objektif pemimpin atasan ke dalam bentuk objektif perniagaan yang boleh difahami di peringkat mereka dan secara langsung menyokong pencapain objektif asas tersebut.

Business Leader juga tidak boleh mengabaikan kitaran PDCA.

Plan: Business Leader merekacipta dan menguasai objektif prestasi organisasi. Pemimpin atasan perlu terlebih dahulu memahami kehendak berikut:

pelanggan pemegang saham pekerja pembekal komuniti; dan juga persaingan-persaingan yang sedia ada

Selain itu, pemimpin atasan juga perlu peka kepada:

persekitaran ekonomi teknologi sosial perundangan politik dan suasana politik dalam medan perniagaan yang diceburi

Pemimpin atasan perlu mengambil kira kesemua elemen-elemen di atas dalam membentuk Model Perniagaan dan Pelan Strategi perniagaan yang bersesuaian dengan kehendak pelanggan dan kehendak perniagaan. Di sinilah Business Leader akan menzahirkan keperluan-keperluan tersebut dan juga isu persekitaran kepada suatu objektif prestasi perniagaan. Business Leader kemudiannya akan membentuk pelan perniagaan beserta pelan-pelan sumber bersekutu yang akan membolehkan organisasi mencapai objektif perniagaan. Business Leader juga akan menyediakan metriks prestasi perniagaan untuk mengukur keupayaan perniagaan dalam mencapai objektif-objektif. Banyak



5

organisasi mempraktikkan Balanced Scorecard bagi mengelola serta berkongsi metriks prestasi perniagaan.

Do: Business Leader bertanggungjawab untuk berkongsi pelan perniagaan mereka bersama organisasi. Dalam organisasi menjalankan perniagaan, Business Leader bertanggungjawab membina jambatan-jambatan serta mengalihkan sekatan-sekatan bagi membolehkan objektif prestasi perniagaan dicapai. Data metriks prestasi perniagaan akan dihasilkan dan dikumpul dalam tempoh waktu perniagaan dijalankan oleh organisasi.

Check: Business Leader akan menganalisa data prestasi perniagaan secara berkala untuk membayangkan keupayaan perniagaan tersebut mencapai objektif perniagaan dalam tempoh tertentu. Prestasi sebenar perniagaan akan dibandingkan dengan sasaran bagi mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.

Act: Business Leader bertanggungjawab untuk menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi perniagaan. Tindakan Peningkatan dibentuk untuk memastikan organisasi mampu memenuhi objektif pelan perniagaan.

Operational Manager

Operational Manager bertanggungjawab untuk mengembeling sumber-sumber dan proses-proses bagi mencapai objektif pelan perniagaan yang dibentuk oleh Business Leader.

Tanggungjawab Operational Manager menerusi kitaran PDCA adalah seperti berikut:

Plan: Operational Manager bersama-sama setiap Process Operator akan menghasilkan objektif penilaian Process Operator untuk pekerja-pekerja yang diselia. Operational Manager perlu memahami kehendak sebenar proses-proses tersebut supaya pekerja (Process Operator) dapat dipadankan dengan tahap kecekapan dan skil yang sesuai untuk menjalankan proses. Operational Manager akan memastikan Process Operator mempunyai bajet, kemudahan serta teknologi yang mencukupi bagi mencapai objektif prestasi setiap proses.

DO: Operational Manager bertanggungjawab mengajar Process Operator segala proses (kerja) yang bakal dilakukan. Pada kebiasaannya panduan diberi melalui kelas pembelajaran dan latihan dalam kerja (on-job-training). Operational Manager akan memantau kerja yang dilakukan bagi memberi maklumbalas tak rasmi ke atas prestasi mereka. Semasa Process Operator melakukan proses, Operational Manager bertanggungjawab untuk menghubungkan jambatan-jambatan yang perlu dibina serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan bertepatan dengan objektif penilaian. Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan. Operational Manager perlu memastikan Process Operator menggunakan Kaizen bagi memperbaiki proses mereka secara berterusan.



6

IB

P

Check: Operational Manager mestilah menyemak Indeks Prestasi Utama (KPI) dalam kitaran pengeluaran secara berkala bagi menilai keupayaan kumpulan pekerjanya untuk mencapai objektif prestasi Process Operator. Data tersebut akan digunapakai dalam membayangkan proses-proses dan keupayaan Process Operator untuk mencapai objektif pelan perniagaan. Prestasi Process Operator juga akan dibandingkan dengan sasaran untuk mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi. Isu-isu prestasi Process Operator akan diasingkan daripada isu-isu prestasi Proses dalam menganalisa data-data yang dikumpul.

Act: Operational Manager bertanggungjawab untuk mewujudkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa isu-isu prestasi Process Operator dan isu-isu prestasi Proses.

Prestasi Process Operator akan ditangani menerusi penggunaan ulasan pengurusan (management review) untuk memperbaiki prestasi pekerja.

Isu Prestasi Proses pula akan dimaklumkan kepada Process Owner kerana hanya mereka yang berhak untuk meminda/memperbaiki proses mereka sendiri.

Metodologi Penggunaan BPI

Melaksanakan BPI merupakan suatu projek. Untuk itu, kesemua prinsip-prinsip Pengurusan Projek mesti digunapakai.

Langkah pertama dalam BPI adalah untuk mendefinasikan struktur yang sedia ada dan juga segala proses yang terlibat.

Seterusnya, Process Owner perlu menentukan apakah hasil yang boleh menambah nilai kepada objektif organisasi dan apakah cara terbaik untuk menyusun proses-proses bagi mencapai hasil tersebut.

Apabila hasil telah ditentukan, tenaga kerja organisasi perlu disusun semula bagi mencapai objektif baru, menggunakan metodologi BPI.

Melaksanakan BPI

Tentangan paling hebat ke atas BPI akan datang dari dalam organisasi itu sendiri!

Pengurus selalunya tidak mahu mengubah struktur yang sedia ada

Pekerja mungkin akan menolak BPI kerana khuatir akan dibuang kerja atau digantikan



7

Walaubagaimanapun, organisasi yang selalu melaksanakan BPI mendapati tenaga kerja yang sedia ada sememangnya cukup untuk menghadapi cabaran-cabaran semasa perniagaan.

Dengan fakta di atas, sesetengah organisasi melaksanakan BPI berskala kecil dan mampu berjaya. Antara langkah-langkah yang boleh diambil ialah:

Mulakan dengan proses-proses kecil yang boleh disiapkan dalam jangka masa singkat.

Tetapkan jangkamasa yang jelas. Seminggu/Sebulan/Sepenggal/Setahun?

Jangan terlalu berjimat dengan sumber yang ada, sebaliknya focus pada pulangan-pulangan jangka pendek.

Pengurusan dan pemilik mestilah terlibat jika mahu implimentasi BPI berjaya baik dalam skala terhad mahupun skala menyeluruh.

<Selamat Majujaya>


business process improvement

Documents