business process improvement

Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor PembuatanLembaga Perindustrian Kayu Malaysia

Modul I:Peningkatan Proses Perniagaan /

Business Process Improvement (BPI)

Oleh:

Zaini Ithnin Hj A RajakKetua Pegawai Eksekutif

Forest Plantation Development Sdn Bhd

Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan


Definasi:

BPI adalah pendekatan sistematik untuk membantu mana-mana organisasi memperbaiki proses-proses asas bagi mencapai hasil yang lebih efisyen.

Jenis-jenis pendekatan yang popular • Business Process Management

• Process Improvement• Process Mapping

Kata kunci:PROSES

• Business Process Re-engineering


BPI memfokuskan kepada:

"doing things right" "doing the right thing”>

tahap Efisyen tahap Efektif

Peter Drucker & Warren Bennis"Management is doing things right; leadership is doing the right things ."


Proses awal BPI

• Aspirasi strategik dan halatuju

• Mengenalpasti Pelanggan

• Menghalakan proses perniagaan

Persoalan - Siapa kita?- Apa kita buat?- Kenapa kita buat?

Persoalan - Bagaimana untuk kita lakukan dengan lebih baik?

Persoalan - Berkhidmat untuk siapa?- Pelanggan?- Pemilik (pemegang saham)?


In a recent survey of over 1400 CIOs, executives worldwide ranked "improving business processes" as their #1 priority for the third consecutive year.

Gartner Inc, 2006


• Mendapatkan pekerja yang betul dan mengenalpasti proses-proses dengan tepat boleh membawa kepada peningkatan yang ketara, tanpa perlu membeli penyelesaian IT yang mahal


Metodologi Penggunaan BPI

• Melaksanakan BPI = dilihat sebagai projek. Untuk itu, kesemua prinsip-prinsip Pengurusan Projek mesti digunapakai.

• Definasikan • struktur yang sedia ada • segala proses-proses yang terlibat

• Pemilik-pemilik Proses; • tentukan hasil yang boleh menambah nilai kepada objektif organisasi • cara terbaik untuk menyusun proses-proses bagi mencapai hasil tersebut

• Setelah hasil ditentukan • susun semula tenaga kerja organisasi bagi mencapai objektif baru


Peranan-peranan dalam Sistem Pengurusan

• Pemimpin Perniagaan / Business Leader

• Pemilik Proses / Process Owner

• Pengurus Pengoperasian / Operational Manager

• Operator Proses / Process Operator

Pemilik/MD atau CEO

Sesiapa sahaja yang bertanggungjawab ke atas satu-satu proses

Individu yang mengawal selia semua operasi. Dipegang oleh penyelia dan juga pengurus

Peranan paling asas. Operator pengeluaran atau juruteknik


Checklist paling utama dalam BPI

Kitaran PDCA merupakan satu checklist 4 peringkat yang wajib dilalui untuk berpindah dari `problem-faced' ke `problem solved'.


Kitaran PDCA

Digunakan untuk mengkoordinasi usaha kita dalam peningkatan berterusan.

PDCA menekankan bahawa program peningkatan mestilah bermula dengan perancangan yang rapi, berkesudahan dengan tindakan yang efektif dan bergerak semula kepada perancangan rapi di dalam satu kitaran berterusan.

Kitaran PDCA juga digunakan dalam mesyuarat-mesyuarat perkumpulan untuk melihat pada tahap mana satu-satu inisiatif peningkatan itu berada dan seterusnya mengaplikasikan penyelesaian yang sesuai untuk mencapai matlamat tahap tersebut.


Pengenalan kepada PDCA

PLANRancang untuk meningkatkan operasi hanya setelah mengetahui apakah kesilapan yang dilakukan dan cari jalan untuk menyelesaikannya

DOLakukan perubahan yang disyorkan untuk sesuatu masalah pada skala yang kecil dahulu. Ini akan mengurangkan gangguan terhadap aktiviti harian tatkala menguji keberkesanan kepada perubahan yang dibuat

CHECKPeriksa samada ujian skala kecil membuahkan hasil seperti yang dijangkakan. Dalam masa yang sama, aktiviti-aktivit penting yang menjadi fokus hendaklah diperiksa secara berterusan supaya kualiti keluaran diketahui setiap masa ACTBertindak untuk lakukan perubahan pada skala besar sekiranya ujian skala kecil dikira berjaya. Ini bermakna menjadikan perubahan sebagai lumrah. Bertindak juga untuk melibatkan individu lain atau jabatanl ain, pembekal maupun pelanggan


Process Operator

• Peranan yang paling asas• Bertanggungjawab untuk mempelajari dan melakukan proses (kerja) yang perlu, bagi mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.

Plan: • Di bawah seliaan Operational Manager (biasanya Penyelia), akan mencipta objektif prestasi mereka sendiri. • Perlu memahami objektif prestasi ke atas proses yang akan dilakukan serta spesifikasi produk yang bakal dikeluarkan.

Do: • Proses dilakukan berdasarkan objektif prestasi dan sekaligus mengeluarkan produk yang menepati spesifikasi. • Semasa melakukan proses, bertanggungjawab untuk berhubung dengan Operational Manager (penyelia) mengenai jambatan-jambatan yang perlu dibina serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan bertepatan dengan objektif prestasi. • Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan.


Process Operator

Check: • Semak Indeks Prestasi Utama atau KPI secara berkala. Process Operator seharusnya membuat penyelarasan kepada kerja mereka berdasarkan julat antara prestasi sebenar berbanding KPI. • Bertanggungjawab untuk mengenalpasti dan melaporkan isu-isu yang menjejaskan prestasi mereka dan berhak menghentikan pengeluaran, sekiranya perlu.

Act: • Process Operator yang diterapkan nilai-nilai Kaizen (peningkatkan berterusan) akan sentiasa cuba memperbaiki proses yang dipertanggungjawabkan dan membuat cadangan-cadangan peningkatan kepada Operational Manager mereka.


Process Owner

• Individu yang bertanggungjawab merekacipta proses yang bersesuaian bagi mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader. • Bertanggungjawab dalam mencipta, mengemaskini dan meluluskan dokumen-dokumen berkaitan seperti prosidur, panduan serta protokol bagi menyokong proses yang dikehendaki. • Biasanya disokong oleh kumpulan penting seperti QA/QC, kejuruteraan dll. • Hanya Process Owner mempunyai bidang kuasa untuk meminda apa-apa proses serta menguruskan kitaran peningkatan proses dalam memastikan keberkesanan prestasi.


Process Owner

Plan: • Sebelum merekacipta proses yang bersesuaian , perlu terlebih dahulu memahami kehendak pelanggan luaran dan dalaman daripada proses yang dicipta tersebut.• Gunakan pelan perniagaan sebagai sumber untuk memahami kehendak jangka panjang dan jangka pendek pelanggan serta objektif perniagaan. • Terjemahkan kehendak-kehendak kepada objektif penilaian proses dan akhirnya membina spesifikasi produk (atau servis). • Perlu mengadakan suatu sistem metriks bagi mengukur keupayaan proses-proses untuk memenuhi spesifikasi produk dan objektif keseluruhan proses. Set metriks ini akan dirujuk oleh Operational Manager dan Process Operator sebagai KPI. • Proses terbaik akan dijadikan langkah/aturan melakukan tugasan yang paling optimum dalam mengeluarkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan dan perniagaan.


Do: • Bertanggungjawab memastikan Operational Managers mempunyai maklumat terperinci tentang proses-proses yang hendak dikerjakan. • Di waktu Operational Manager menyelia Process Operators menjalankan proses, Proses Ownerlah yang akan menghubungkan jambatan-jambatan serta mengalihkan halangan-halangan bagi membolehkan objektif penilaian proses dicapai. • Sekali lagi, data metriks prestasi akan terhasil dan direkodkan apabila Process Operator melakukan proses. • Sentiasa terlibat dengan Operational Manager dan Process Operator dalam mengamalkan Kaizen untuk memperbaiki proses kerja mereka.

Process Owner

Check: • Akan menganalisa data prestasi proses secara berkala dan seterusnya membayangkan keupayaan proses tersebut untuk beroperasi di dalam had-had kawalan. • Prestasi sebenar proses akan dibandingkan dengan sasaran bagi mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.


Process Owner

Act: • Bertanggungjawab menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi proses. • Tindakan Peningkatan mungkin akan melibatkan pengenalan kepada projek Lean bagi mengurangkan pembaziran dalam proses ataupun pengenalan kepada project Six Sigma bagi mengurangkan jurang ketidaksamaan dalam proses. • Tindakan Peningkatan juga boleh menggunakan beberapa Problem Solving Tools yang biasa digunakan seperti risk assessment dan root-cause analysis.

risk assessment – digunakan dalam mengenalpasti, mengurangkan atau tangani risiko dalam proses. Ianya merupakan langkah proaktif dalam mencegah masalah daripada timbul melalui apa juga proses-proses.

root-cause analysis – merupakan langkah reaktif dalam tindakbalas ke atas masalahyang timbul melalui proses-proses. Ianya digunakan untuk mengenalpasti punca-punca permasalahan di dalam proses dan kemudian memperkenalkan tindakan peningkatan yang dapat memastikan masalah tersebut tidak lagi timbul.


Business Leader

• Bertanggungjawab mewujudkan Pelan Perniagaan (termasuk pelan strategik) dan pelan-pelan sumber yang berkenaan yang dianggap perlu bagi membolehkan organisasi mencapai kejayaan.

• Pemimpin atasan bertanggungjawab mendefinasikan objektif pelanggan dan perniagaan, yang organisasi tersebut perlu capai untuk berjaya. Aspek ini termasuklah memantau proses pembangunan misi, visi dan nilai teras organisasi.

• Pemimpin bawahan bertanggungjawab menterjemahkan objektif pemimpin atasan ke dalam bentuk objektif perniagaan yang boleh difahami di peringkat mereka dan secara langsung menyokong pencapain objektif asas tersebut.


Business Leader

Plan: Dalam merekacipta dan menguasai objektif prestasi organisasi, perlu terlebih dahulu memahami kehendak berikut: •pelanggan•pemegang saham•pekerja•pembekal •komuniti; dan juga •persaingan-persaingan yang sedia ada

Selain itu, pemimpin atasan juga perlu peka kepada:•persekitaran•ekonomi•teknologi•sosial•perundangan•politik dan suasana politik dalam medan perniagaan yang diceburi


Business Leader

Do: • Bertanggungjawab untuk berkongsi pelan perniagaan mereka bersama organisasi• Dalam menjalankan perniagaan, Business Leader bertanggungjawab membina jambatan-jambatan serta mengalihkan sekatan-sekatan bagi membolehkan objektif prestasi perniagaan dicapai. • Data metriks prestasi perniagaan akan dihasilkan dan dikumpul dalam tempoh waktu perniagaan dijalankan oleh organisasi.

Check: • Menganalisa data prestasi perniagaan secara berkala untuk membayangkan keupayaan perniagaan tersebut mencapai objektif perniagaan dalam tempoh tertentu. • Prestasi sebenar perniagaan akan dibandingkan dengan sasaran bagi mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.


Act: • Bertanggungjawab untuk menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi perniagaan. • Tindakan Peningkatan dibentuk untuk memastikan organisasi mampu memenuhi objektif pelan perniagaan.

Business Leader


Operational Manager

• Operational Manager bertanggungjawab untuk mengembeling sumber-sumber dan proses-proses bagi mencapai objektif pelan perniagaan yang dibentuk oleh Business Leader

Plan: • Bersama-sama setiap Process Operator akan menghasilkan objektif prestasi Process Operator untuk pekerja-pekerja yang diselia. • Perlu memahami kehendak sebenar proses-proses tersebut supaya pekerja (Process Operator) dapat dipadankan dengan tahap kecekapan dan skil yang sesuai untuk menjalankan proses. • Memastikan Process Operator mempunyai bajet, kemudahan serta teknologi yang mencukupi bagi mencapai objektif prestasi setiap proses.

Do: • Bertanggungjawab mengajar Process Operator segala proses (kerja) yang bakal dilakukan. Pada kebiasaannya panduan diberi melalui kelas pembelajaran dan latihan dalam kerja (on-job-training). • Memantau kerja yang dilakukan bagi memberi maklumbalas tak rasmi ke atas prestasi mereka.


Do• Bertanggungjawab untuk menghubungkan jambatan-jambatan yang perlu dibina serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan bertepatan dengan objektif penilaian. • Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan. Operational Manager perlu memastikan Process Operator menggunakan Kaizen bagi memperbaiki proses mereka secara berterusan.

Operational Manager

Check: • Mestilah menyemak Indeks Prestasi Utama (KPI) dalam kitaran pengeluaran secara berkala bagi menilai keupayaan kumpulan pekerjanya untuk mencapai objektif prestasi Process Operator. • Data tersebut akan digunapakai dalam membayangkan proses-proses dan keupayaan Process Operator untuk mencapai objektif pelan perniagaan. • Prestasi Process Operator juga akan dibandingkan dengan sasaran untuk mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi. • Isu-isu prestasi Process Operator akan diasingkan daripada isu-isu prestasi Proses dalam menganalisa data-data yang dikumpul.


Act: • Bertanggungjawab untuk mewujudkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa isu-isu prestasi Process Operator dan isu-isu prestasi Proses. • Prestasi Process Operator akan ditangani menerusi penggunaan ulasan pengurusan (management review) untuk memperbaiki prestasi pekerja.• Isu Prestasi Proses pula akan dimaklumkan kepada Process Owner kerana hanya mereka yang berhak untuk meminda/memperbaiki proses mereka sendiri.

Operational Manager


Penutup

Dalam melaksanakan BPI, tentangan paling hebat ke atas BPI akan datang dari dalam organisasi itu sendiri!

• Pengurus selalunya tidak mahu mengubah struktur yang sedia ada

• Pekerja mungkin akan menolak BPI kerana khuatir akan dibuang kerja atau digantikan

Organisasi yang selalu melaksanakan BPI mendapati tenaga kerja yang sedia ada sememangnya cukup untuk menghadapi cabaran-cabaran semasa perniagaan.

Sesetengah organisasi melaksanakan BPI berskala kecil dan mampu berjaya. Antara langkah-langkah yang boleh diambil ialah:• Mulakan dengan proses-proses kecil yang boleh disiapkan dalam jangka masa singkat.• Tetapkan jangkamasa yang jelas. Seminggu/Sebulan/Sepenggal/Setahun?• Jangan terlalu berjimat dengan sumber yang ada, sebaliknya focus pada pulangan-pulangan jangka pendek.

Pengurusan dan pemilik mestilah terlibat jika mahu implimentasi BPI berjaya baik dalam skala terhad mahupun skala menyeluruh.


SEKIAN

TERIMA KASIH

business process improvement

Documents