LAMPIRAN II- SPANM BIL.X TAHUN 2013

BORANG-BORANG KEWANGAN SISTEM GAJI BERKOMPUTER

2

BORANG-BORANG KEWANGAN SISTEM GAJI BERKOMPUTER

1. Borang yang digunapakai adalah seperti berikut :-

1.1 SG10- Borang Mengwujud, Membatal atau Meminda Pusat Pembayar Gaji.1.2 SG12 - Borang Mengwujud, Membatal atau Meminda Butir-Butir Cawangan Pusat Pembayar Gaji.1.3 SG13 - Borang Mengwujud, Membatal atau Meminda Nama Pemungut Cek.1.4 SG20 - Borang Perubahan Gaji Kew.320.

2. PANDUAN PENGISIAN BORANG

Pusat Pembayar Gaji hendaklah memastikan butir-butir dalam borang Sistem Gaji Berkomputer adalah betul dan tepat.Panduan mengisi borang-borang adalah seperti di Lampiran II (A) Lampiran II (G)

2.1 Jabatan/Kementerian boleh mencetak borang-borang ini daripada laman web Jabatan Akauntan Negara Malaysia di www.anm.gov.my.

3. SENARAI LAMPIRAN

BILLAMPIRANBUTIRAN TAJUK

1.ASG10 - Borang Mengwujud Atau Membatal Atau Meminda Butir-Butir Pusat Pembayar Gaji.

2.BSG12 - Borang Mengwujud Atau Membatal AtauMeminda Butir-Butir Nama Penerima Bayaran.

3.CSG 13 - Borang Mengwujud Atau Membatal Atau MemindaButir-Butir Elaun/ Potongan/ Kumpulan Bayaran

4.DSG 20 Borang Perubahan Gaji

5.ESenarai Kod Pejabat Perakaunan

PANDUAN BORANG SG10

Lampiran II (A)

SG10 BORANG MENGWUJUD ATAU MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT PEMBAYAR GAJI

PENDAHULUAN

(a) Borang SG10 ini disediakan bagi mengwujudkan, membatalkan atau meminda butir-butir Pusat Pembayar Gaji di dalam Sistem Gaji Berkomputer Pejabat Perakaunan masing-masing.

(b) Borang SG10 ini disediakan apabila sesuatu Pusat Pembayar Gaji diwujudkan atau dibatalkan ke dalam Sistem Gaji Berkomputer. Sekiranya pindaan dibuat kepada butir-butir Pusat Pembayar Gaji bolehlah dibuat dengan penyediaan Borang SG10 pada bila-bila masa.

(c) Borang SG10 ini disediakan oleh Pusat Pembayar Gaji masing-masing.

(d) Borang SG10 ini hendaklah disediakan oleh Pusat Pembayar Gaji di dalam 2 salinan termasuk salinan asal. Salinan asal akan dihantar ke Ibu Pejabat JANM untuk prosesan dan salinan pertama disimpan oleh Seksyen Gaji sebagai rujukan.

(e) Borang SG10 yang berasingan hendaklah disediakan bagi pengwujudan Pusat Pembayar Gaji baru, pembatalan Pusat Pembayar Gaji lama dan pindaan kepada butir-butir Pusat Pembayar Gaji di dalam Sistem Gaji Berkomputer.

(f) Pusat Pembayar Gaji adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua butir-butir yang diberi pada borang SG10 ini adalah betul dan tepat.

MEDAN-MEDAN UNTUK DIPENUHI OLEH PUSAT PEMBAYAR GAJI

Nota :

(a) Pengwujudan:Bagi pengwujudan Pusat Pembayar Gaji baru medan 1 sehingga medan 11 hendaklah diisi.

(b) Pembatalan :Bagi pembatalan Pusat Pembayar Gaji medan 1 sehingga medan 7 dan medan 11 hendaklah diisi.

(c) Pindaan:Bagi pindaan kepada butir-butir Pusat Pembayar Gaji medan1 sehingga medan 7, dan medan 11 hendaklah diisi. Bagi medan 8 sehingga medan 10 hanya medan-medan yang perlu dipinda harus diisi.

1. No. Rujukan

(a) Nombor rujukan Fail Pusat Pembayar Gaji yang menyediakan borang SG10 hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah tidak terhad.

2.Tarikh

(a) Tarikh efektif kewujudan atau pindaan yang akan digunakan oleh Pusat Pembayar Gajihendaklah dinyatakan di medan ini.(b) Tarikhhendaklahdicatatkansebagai HH.BB.TTTT HH-HaribulanBB-BulanTTTT-Tahun

3. Jenis Urusniaga

(a) Salah satu daripada kod-kod seperti berikut hendaklah dinyatakan di medan ini :-

PerihalKod

PengwujudanBPembatalanTPindaanP

(b) Sekiranya butir-butir Pusat Pembayar Gaji diwujudkan buat pertama kali kod B (Pengwujudan) hendaklah dinyatakan di medan ini.

(c) Sekiranya butir-butir Pusat Pembayar Gaji dibatalkan kod T (pembatalan) hendaklah dinyatakan di medan ini.

(d) Sekiranya butir-butir Pusat Pembayar Gaji dipinda kod P (pindaan) hendaklah dinyatakan di medan ini.

(e) Saiz medan ini adalah satu aksara.

4. Kod Pejabat Perakaunan

(a) Kod Pejabat Perakaunan yang memberi perkhidmatan prosesan gaji bagi Pusat Pembayar Gaji berkenaan hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah 4 aksara numerik.

5. Kod Jabatan

(a) Kod Jabatan/Pusat Tanggungjawab bagiPusat Pembayar Gaji berkenaan yang diwujud atau dibatal atau dipinda hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah 4 aksara numerik.

6. Kod Pusat Pembayar

(a) Kod Pusat Pembayar Gaji yang diwujud atau dibatal atau dipinda hendaklah dinyatakan dimedan ini.

(b) Bagi Pengwujudan Kod Pembayaran, medan ini hendaklah ditinggalkan kosong. Medan ini akan diisi kemudian dengan membuat rujukan kepada JANM Ibu Pejabat melalui Pejabat Perakaunan berkenaan.

(c) Saiz medan ini adalah 4 aksara numerik.

7. Nama Pusat Pembayar

(a) Nama Pusat Pembayar Gajiyang diwujudatau dibatal atau dipinda hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah 50 aksara.

8. Kod JAB/ PTJ/PK

(a) KodJabatan/Pusat Tanggungjawab/Pusat Kos bagi Pusat Pembayar Gajiyang diwujud atau dibatal atau dipinda hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Kod Jabatan/Pusat Tanggungjawab/Pusat Pembayar Gaji adalah Kod Pusat Tanggungjawab membayar yang memegang waran peruntukan bagi Pusat Pembayar Gaji berkenaan.

(c) Saiz medan ini adalah 9 aksara numerik.

9. No. Rujukan KWSP Majikan

(a) Nombor Rujukan KWSP Majikan bagi Pusat Pembayar Gaji hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Pusat Pembayar Gajiyang baru hendaklah menghubungi KWSP untuk mendapat nombor rujukan majikan.

(c) Saiz medan ini adalah 10 aksara alfanumerik.

10. No. Rujukan Cukai Pendapatan Majikan.

(a) No. Rujukan Cukai Pendapatan Majikan bagi Pusat Pembayar Gaji hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Pusat Pembayar Gaji yang baru hendaklah menghubungi pihak Lembaga Hasil Dalam Negeri untuk mendapat nombor rujukan majikan.

(c) Saiz medan ini adalah 15 aksara alfanumerik.

11. Disahkan Oleh

Pegawai di Pusat Pembayar Gaji yang bertanggungjawab hendaklah menurunkan tandatangan di medan ini termasuk nama, jawatan,tarikh pengesahan dan cap rasmi jabatan.

medan-medan untuk dipenuhi oleh pejabat perAkaunan

12. Diluluskan Oleh

Pegawai di Seksyen Gaji di Pejabat Perakaunan yang meluluskan Borang SG10 hendaklah menurunkan tandatangan di medan ini termasuk nama dan jawatannya serta tarikh kelulusan.

13. Dikemaskinikan Oleh

Pegawai Seksyen Komputer di Pejabat Perakaunan yang mengemaskini butir-butir Borang SG10 ini hendaklah menurunkan tandatangan di medan ini termasuk nama dan jawatannya serta tarikh pengemaskinian.

PANDUAN BORANG SG12

Lampiran II (B)

SG12BORANG MENGWUJUDATAU MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR NAMA PENERIMA BAYARAN

PENDAHULUAN

(a) Borang SG12 ini disediakan oleh Pusat Pembayar Gaji bagi mengwujudkan atau membatalkan atau meminda butir-butir nama penerima bayaran dan/atau nama kumpulan bayaran di dalam Sistem Gaji Berkomputer Pejabat Perakaunan masing-masing.

(b) Borang SG12 yang berasingan untuk bayaran kepada pihak ketiga hendaklah disediakan bagi pengwujudan nama penerima bayaran baru, pembatalannama penerima bayaran lama dan pindaan kepada butir-butir nama penerima bayaran di dalam Sistem Gaji Berkomputer.

(c) Pusat Pembayar Gaji adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua butir-butir yang diberi pada borang SG12 ini adalah betul dan tepat.

MEDAN-MEDAN UNTUK DIPENUHI OLEH PUSAT PEMBAYAR GAJI

1. No. Rujukan

(a) Nombor rujukan Fail Pusat Pembayar Gaji yang menyediakan borang SG12 hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah tidak terhad.

2.Tarikh

(a) Tarikh efektif kewujudan atau pindaan yang akan digunakan oleh Pusat Pembayar Gaji hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Tarikh hendaklah dicatatkan sebagai HH.BB.TTTT

HH- HaribulanBB- BulanTTTT- Tahun

3. Jenis Urusniaga

(a) Salah satu daripada kod-kod seperti berikut hendaklah dinyatakan di medan ini :-

PerihalKod

PengwujudanBPembatalanTPindaanP

(b) Sekiranya butir-butir nama penerima bayaran diwujudkan buat pertama kali kod B (Pengwujudan) hendaklah dinyatakan di medan ini.

(c) Sekiranya butir-butir nama penerima bayaran dibatalkan kod T (pembatalan) hendaklah dinyatakan di medan ini.

(d) Sekiranya butir-butir nama penerima bayarandipinda kod P (pindaan) hendaklah dinyatakan di medan ini.

4. Kod Pejabat Perakaunan

(a) Kod Pejabat Perakaunan yang memberi perkhidmatan prosesan gaji bagi Pusat Pembayar Gaji berkenaan hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah 4 aksara numerik.

5. Nama Singkatan Penerima Bayaran

(a) Nama singkatan penerima bayaran yang diwujud atau dibatal atau dipinda hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Medan ini adalah medan yang akan dipaparkan di skrin kunci masuk.

(c) Saiz medan ini adalah 25 aksara.

6. Nama Penuh Penerima Bayaran

(a) Nama penuh penerima bayaran yang diwujud atau dibatal atau dipinda hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Sila pastikan nama penuh penerima bayaran dimasukkan dengan betul. Medan ini akan tertera di cetakan cek.

(c) Saiz medan ini adalah 60 aksaraalfanumerik.

7. No. Kad Pengenalan Penerima Bayaran

(a) No. kad Pengenalan penerima bayaran yang lengkap hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah 12 aksara alfanumerik.

8. Nama Kumpulan Bayaran

(a) Nama kumpulan bayaran mestilah diisijika bukan untuk penerima bayaran individu.

(b) Jika nama kumpulan bayaran tiada dalam Sistem Gaji Berkomputer maka hendaklah diwujudkan melalui borang SG13 oleh Pejabat Perakaunan.

(c) Contoh nama kumpulan bayaran ini adalah mahkamah/ pejabat kadi yang memberi arahan potongan nafkah.

(d) Saiz medan ini adalah 25 aksara alfanumerik.

9. Cara Bayaran

(a) Cara bayaran mestilah diisidi medan ini.

(b) Catat P bagi Cek Mengikut Nama Penerima Bayaran atau S bagi Pindahan terus ke bank (bank transfer).

(c) Jika pilihan adalah S, sila masukkan kod bank dan nombor akaun bank.

(d) Saiz medan ini adalah 1 aksara alfanumerik.

10. Kod bank

(a)Medan ini hanya diisi untuk jika cara bayaran adalah S.

(b)Saiz medan ini adalah 15 aksara alfanumerik.

11. No. Akaun Bank

(a)Medan ini hanya diisi jika cara bayaran adalah S.

(b) Saiz medan ini adalah 18 aksara numerik.

12. Disahkan Oleh

Pegawai di Pusat Pembayar Gaji yang bertanggungjawab hendaklah menurunkan tandatangan di medan ini termasuk nama,jawatan,tarikh pengesahan dan cap rasmi jabatan.

medan-medan untuk dipenuhi oleh pejabat perAkaunan

13. Diluluskan Oleh

Pegawai di SeksyenGaji di Pejabat Perakaunan yang meluluskan Borang SG12 hendaklah menurunkan tandatangan di medan ini termasuk nama dan jawatannya serta tarikh kelulusan.

14. Dikemaskinikan Oleh

Pegawai Seksyen Komputer di Pejabat Perakaunan yang mengemaskini butir-butir Borang SG12 ini hendaklah menurunkan tandatangan di medan ini termasuk nama dan jawatannya serta tarikh pengemaskinian.

PANDUAN BORANG SG13

Lampiran II (C)

SG13BORANG MENGWUJUD ATAU MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR ELAUN/ POTONGAN/KUMPULAN BAYARAN (DISEDIAKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN)

PENDAHULUAN.

(a) Borang SG13 ini disediakanbagi mengwujud butir-butir elaun/potongan/ kumpulan bayaran yang baru di dalam Sistem Gaji Berkomputer di Pejabat Perakaunan.

(b) Sebarang pindaan kepada butir-butir elaun/potongankumpulan bayaranhendaklahdibuat dengan penyediaan borang SG13 ini.

(c) Borang SG13 ini disediakan oleh Pejabat Perakaunan yang memproses gajidan dihantar ke Ibu Pejabat JANM untuk dikemaskini. Sesalinan borang disimpan oleh Seksyen Gaji sebagai rujukan.

(d) Pejabat Perakaunan adalah bertanggungjawab untuk mempastikan semua butir-butir yang diisi pada borang SG13 ini adalah betul dan tepat.

MEDAN-MEDAN UNTUK DIPENUHI OLEH IBU PEJABAT / PEJABAT PERAKAUNAN

1. No. Rujukan

(a) Nombor rujukan fail Pejabat Perakaunan yang menyediakan Borang SG13 hendaklah dinyatakan di medan ini.

(b) Saiz medan ini adalah tidak terhad.

2. Tarikh

(a) Tarikh permohonan oleh Ibu Pejabat atau Pejabat Perakaunan diterima pakai untukmedan ini.

(b) Tarikhhendaklahdicatatkansebagai HH.BB.TTTT

HH-HaribulanBB-BulanTTTT-Tahun

3. Jenis Urusniaga

Salah satu daripada kod-kod seperti berikut hendaklah dinyatakan dimedan ini.

PerihalKod

PengwujudanBPembatalanTPindaanP

4. Kod Jenis

Kod jenis adalah seperti berikut :

PerihalKod

ElaunEPotonganP

5. Kod Sistem Gaji

(a) Kod Sistem Gaji bagi butir-butir elaun/ potongan gaji berkenaan yang dibatal atau dipinda hendaklah dinyatakan di medan ini. Ruangan ini hendaklah dikosongkan sekiranya kod Sistem Gaji baru diwujudkan.

(b) Saiz medanini adalah 4 aksara numerik.

6. Kod Rujukan

(a) Kod rujukan ini adalah untuk jenis urusniaga baru sahaja. Masukkan kod elaun/potongan kumpulan bayaran sedia ada yang mempunyai ciri-ciri yang sama atau hampir sama.

(b) Saiz medanini adalah 4 aksara numerik.

7. Perihal Elaun/ PotonganKumpulan Bayaran

(a) Medan ini menerangkan perihal elaun/potongan yang diwujudkan ataudipinda atau dibatalkan.

(b) Saiz medan ini adalah 25 aksara alfanumerik.

Spesifikasi Elaun

(a) Sila tanda () jika elaun berkenaan adalah tertakluk kepada cukai dan KWSP (pada petak yang berkenaan).

(b) Sila nyatakan pada barisan di mana elaun itu akan dicetak di Penyata Pendapatan. Saiz medan adalah 2 aksara.

Spesifikasi Potongan

(a) Untuk medan keutamaan, sila masukkan nilai A hingga Z mengikut keutamaan di dalam potongan gaji.

(b) Untuk medan cara potongan, sila masukkan nilai 2 untuk Deduct what is possible atau 5 untuk Deduct everything or nothing.

Spesifikasi Kewangan

(a) Untuk elaun, sila catatkan kod GL (SODO) untuk Kumpulan Pekerja berkenaan.

(b) Untuk potongan, sila masukkan kod vendor dan nama vendor yang dicetak pada cek.

(c) Jika kod GL / vendor berkenaan tiada dalam Sistem Gaji Berkomputer maka hendaklah diwujudkan melalui permohonan daripada Ibu Pejabat JANM.i. 01 Kakitangan Awam ii. 02 Kakitangan Awam Luar Negeriiii. 10 Pasukan Keselamataniv. 20 Anggota Pentadbiran : Menteri , Timbalan Menteriv. 21 Anggota Parlimenvi. 40 Sambilan / Sementara (KBB) : Kakitangan Bergaji Bulanvii. 41 Sambilan / Sementara (KBH) : Kakitangan Bergaji Hariviii. 80 Pelatih : Jururawat Pelatihix. 90 Kumpulan Khas : DYMM Agong , Imam

Nota:

Untuk mewujudkan atau membatal atau meminda kumpulan bayaran, hanya isikan medan 1 hingga 3 dan medan 7.

PANDUAN BORANG KEW.320/SG20

LAMPIRAN II (D)SG20BORANG PERUBAHAN GAJI PENDAHULUAN

Borang SG20 ini di gunakan oleh Pusat Pembayaran bagi memasukkan data kakitangan ke dalam Sistem Gaji GFMAS :-1 Butir-butir peribadi, pendapatan, potongan kakitangan yang akan di proses melalui Sistem Gaji GFMAS bagi semua kakitanganbyang baru berkhidmat dengan Kerajaan Persekutuan 2 Butir-butir peribadi, pendapatan, potongan kakitangan yang buat kali pertama masuk kedalam Sistem Gaji GFMAS walaupun maklumat di sediakan untuk Pejabat Perakaunan melewati tarikh gaji bagi satu-satu bulan pembayaran gaji 3 Perubahan kepada butir-butir peribadi, potongan, pendapatan dan kod-kod perakaunan yang sedia ada.4 Perubahan Pusat Pembayar/Cawangan di dalam Pejabat Perakaunan yang lain atau sama.

Ini termasuk kemasukan kakitangan buat kali pertama ke dalam sistem gaji di Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Pembayaran melalui baucer manual untuk kakitangan kategori ini tidak akan di gunakan lagi selepas implementasi sistem GFMAS.

Borang SG20 ini hendaklah disediakan oleh Pusat Pembayaran di dalam satu salinan dan dihantar ke Pejabat Perakaunan.

Pusat Pembayaran adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua butir-butir yang diberikan dalam Borang SG20 ini adalah betul dan tepat.

MEDAN-MEDAN BORANG PERUBAHAN GAJI (SG20)

MEDANPERIHAL

1 Pejabat Perakaunan (Business Area )a) Medan WAJIB bagi setiap SG20 b) Masukkan kod Pejabat Perakaunan. Untuk mendapatkan kod tersebut, rujukan hendaklah dibuat kepada Jadual Pejabat Perakaunan.

No Siri a) Ruangan ini adalah untuk kegunaan Pusat Pembayaran bagi mengisi nombor bersiri yang diuntukkan secara manual bagi setiap SG20 bulan berkenaan.

2 Jenis Tindakan a) Medan WAJIB bagi setiap SG20 b) Huruf B hendaklah digunakan bagi kemasukan data kakitangan baru sahaja. c) Huruf T hendaklah digunakan bagi yang perlu lain-lain Tindakan selain dari tindakan bagi kakitangan baru.d) Potong mana yang tidak berkenaan.

3 Sebab Tindakan a) Masukkan kod Sebab Tindakan seperti berikut yang bersesuaian dengan kod tindakan yang di masukkan di medan 3:Kod Jenis TindakanKod Sebab Tindakan B01 - Kakitangan Baru02 - Pindah (dari Pej Perakaunan lain)03 - Kembali dari cuti tanpa gaji04 - Aktif Semula Selepas Thn Gaji05 Pindah(dari AgensiK'jaanLain)

T

42 - Pindah(ke Pej Perakaunan lain)43 - Cuti Tanpa Gaji44 - Keluar sistem Smtara(ThnGaji)45 - Pindah(ke AgensiK'jaanLain)49 - Tamat Perkhidmatan___________________________________

10 - Perubahan Data Gaji dalam Pejabat Perakaunan Sama

b) Bagi Kod Jenis Tindakan B, kod sebab tindakan berikut hendaklah digunakan:i) Sebab Tindakan : 01 - Kakitangan Baru dimana kakitangan akan diberikan nombor gaji yang baru.ii) Sebab Tindakan : 02 Kakitangan berpindah dari Pejabat Perakaunan lain. Nombor gaji yang digunakan di Pejabat Perakaunan Lama masih digunakan.iii) Sebab Tindakan : 03 Kakitangan Kembali dari cuti tanpa gaji dimana nombor gaji yang digunakan sebelum bercuti masih digunakan. iv) Sebab Tindakan : 04 Rekod kakitangan diaktifkan semula di dalam GFMAS. Ini bagi membolehkan kakitangan diambilkira semasa proses gaji (ada gaji). Boleh terjadi jika kakitangan dilepaskan dari tindakan gantung kerja. Nombor gaji yang digunakan di Pejabat Perakaunan Lama masih digunakan. v) Sebab Tindakan : 05 Kakitangan berpindah dari Agensi Kerajaan lain yang tidak di bayar gaji melalui sistem GFMAS. Nombor gaji lama masih digunakan.

c) Bagi kod Jenis Tindakan T, kod sebab tindakan berikut hendaklah digunakan: i) Sebab Tindakan : 42 Data kakitangan ditamatkan atas sebab kakitangan tersebut berpindah ke Pejabat Perakaunan Lain. Sebab tindakan ini membolehkan sistem muat naik data kakitangan tersebut ke GFMAS-HO dari Pejabat Perakaunan lama. Data ini kemudiannya boleh di muat turun oleh Pejabat Perakaunan baru dimana kakitangan di pindahkanii) Sebab Tindakan : 43 Data Kakitangan ditamatkan atas sebab kakitangan mengambil cuti tanpa gaji.iii) Sebab Tindakan : 44 Data kakitangan ditamatkan atas sebab kakitangan dikeluarkan sementara daripada GFMAS. Ini bagi mengeluarkan kakitangan daripada proses gaji (tiada gaji). Boleh terjadi jika kakitangan digantung kerja, menghadapi kes disiplin dan sebagainya. iv) Sebab Tindakan : 45 Data kakitangan ditamatkan atas sebab kakitangan berpindah ke Agensi Kerajaan Lain dan tidak di bayar gaji melalui sistem GFMAS lagi.v) Sebab Tindakan : 49 Data kakitangan ditamatkan atas sebab kakitangan yang berhenti atas salah satu sebab berikut: Berhenti Kerja, Bersara, Meninggal Dunia, Diberhentikanvi) Sebab Tindakan : 10 bagi perubahan data kakitangan dalam Pejabat Perakaunan yang sama dan tidak berkaitan dengan lain sebab Tindakan T diatas. Contoh: perubahan pusat pembayaran, Vot, Jab/PTJ, Aktiviti/Amanah/Projek Setia, perubahan nombor akaun bank, perubahan data gaji, perubahan data caruman KWSP, perubahan data potongan cukai dll.

4 Tkh Mula Tindakan (Action Start Date)a) Medan WAJIB bagi setiap SG20 b) Masukkan Tarikh Mula tindakan. Sila pastikan tarikh mula tindakan mestilah pada 1 hb pada bulan tindakan bagi perkara berikut: i) Kod Jenis Tindakan B, Sebab Tindakan 02. ii) Kod Jenis Tindakan T, Sebab Tindakan 42.iii) Kod Jenis Tindakan T, Sebab Tindakan 10.c) Masukkan tarikh sebenar tindakan bagi perkara berikut:i) Kod Jenis Tindakan B, Sebab Tindakan 01, 03, 04 dan 05.ii) Kod Jenis Tindakan T, Sebab Tindakan 10, 43, 44, 45 dan 49. d) Tarikh hendaklah dicatat sebagai HH.BB.TTTT dimana:HH bermakna haribulanBB bermakna bulanTTTT bermakna tahunContoh 1: Bagi kakitangan baru ataupun kakitangan yang baru berpindah dari Pusat Pembayar (Pejabat Perakaunan yang berlainan) pada 1hb Januari 2005, masukkan tarikh tersebut seperti berikut 01.01.2005.Contoh 2: Bagi kakitangan yang di tamatkan perkhidmatan, masukkan tarikh tamat perkhidmatan bermula iaitu tarikh mula kakitangan tidak lagi datang bertugas. Jika tarikh akhir kakitangan datang bertugas adalah 30hb Jun 2005, masukkan tarikh tersebut seperti berikut 01.07.2005. Dengan ini kakitangan akan masih mendapat gaji sehingga tarikh sehari sebelum tarikh tersebut iaitu sehingga 30.06.2005

5 Maklumat Pejabat Perakaunan Baru (Bagi Petugas Berpindah) Pejabat Perakaunan Baru (Transfer To Business Area)a) Medan WAJIB bagi kakitangan berpindah ke Pejabat Perakaunan lain sahaja.b) Maklumat ini perlu bagi membolehkan perpindahan data gaji kakitangan di buat secara On-Line .c) Masukkan kod Pejabat Perakaunan baru dimana kakitangan akan berpindah. Rujukan hendaklah dibuat kepada Jadual Pejabat Perakaunan.

6 No. Gaji (Personnel Number)a) Medan WAJIB bagi setiap SG20 bagi kakitangan yang telah ada nombor gaji di sistem gaji di JANM sahaja. b) Masukkan Nombor gaji kakitangan. Kosongkan bagi kakitangan baru yang belum ada nombor gaji di sistem gaji di JANM.c) Bagi kakitangan baru yang dimasukkan ke dalam GFMAS buat kali pertama, medan ini hendaklah ditinggalkan kosong dan diisi oleh Pejabat Perakaunan yang menyelenggara daftar nombor gaji. (Daftar nombor gaji akan dikawal dari GFMAS-HO (Ibu Pejabat). Nombor gaji baru tersebut akan di minta oleh Pejabat Perakaunan daripada GFMAS-Ibu Pejabat setiap kali ada keperluan. d) Bagi kakitangan sedia ada yang dimasukkan ke dalam GFMAS, nombor gaji sedia ada daripada sistem PAY akan digunakan. Nombor gaji ini hendaklah dikekalkan walaupun kakitangan berkenaan bertukar ke mana-mana Jabatan Persekutuan di mana gajinya diproses melalui GFMAS kecuali jika pertukarannya atas sebab-sebab tertentu tidak dapat di elakkan oleh Pejabat Perakaunan.

7 Nama (Full Name)a) Medan WAJIB bagi setiap SG20b) Masukkan nama kakitangan berkenaan sama ada seperti yang tercatat di dalam Kad Pengenalan atau Kad Pengenalan diri kakitangan yang lain (Passport, Kad Tentera/Polis) untuk kakitangan baru atau seperti yang tertera di Payroll Master Listing bagi kakitangan sedia ada.

8 Perubahan Nama (Full Name)a) Masukkan nama kakitangan yang perlu di perbetulkan/di kemaskini (seperti yang tercatat di dalam Kad Pengenalan atau Kad Pengenalan diri kakitangan yang lain (Passport, Kad Tentera/Polis)). b) Medan ini perlu di isi jika nama kakitangan yang sedia ada seperti yang tertera di Payroll Master Listing dan dicatitkan di medan 8 perlu di perbetulkan.

9 Jabatan (Personnel Area)Masukkan Kod Jabatan ataupun Kementerian. Rujukan hendaklah dibuat kepada Jadual Jabatan untuk mendapatkan kodnya.

10 Kump Pekerja/Sub Kump Pekerja (Employee / Employee Subgroup)a) Medan ini terdiri daripada 2 set data:i) Kumpulan Pekerja (Employee Group)ii) Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)b) Kod kumpulan dan sub kumpulan Pekerja (Employee Group/ Subgroup) adalah medan-medan yang penting dalam menentukan kod akaun General Ledger (GL) (di kenali sebagai SODO di sistem BAS) atas mana pendapatan kakitangan dipertanggungkan.c) Bagi Kumpulan Pekerja, masukkan salah satu daripada pilihan berikut:PerihalKod Kumpulan Pekerja Jawatan TetapA

Jawatan Bukan TetapB

Lain-LainC

d) Bagi Sub Kumpulan Pekerja, masukkan salah satu kod Sub Kumpulan berikut bagi kakitangan tersebut (yang bersesuaian dengan kod Kumpulan Pekerja yang telah di masukkan):Kod Kump. Pekerja Kod Sub Kump.PekerjaA01 - Kakitangan Awam02 - K/T Awam-Abl Lnegeri10- Pasukan Keselamatan20- Anggota Pentadbiran21- Anggota Parlimen

B40-S'bilan/Smn'tara-KBB41- S'bilan/Smn'tara-KBH

C80- Pelatih90- Kumpulan Khas

Nota: KBB di Kod 40 bermakna Kumpulan Bergaji Bulan. KBH di kod 41 bermakna Kumpulan Bergaji Hari. Kod 80 (Pelatih) di gunakan untuk pelatih yang di benarkan oleh pihak pengurusan sistem untuk di bayar melalui sistem gaji. Ini merangkumi pelatih Jururawat di bawah Kementerian Kesihatan Malaysia yang mendapat Biasiswa. Kod 90 (Kumpulan Khas) boleh di gunakan untuk kakitangan lain yang di benarkan oleh pihak pengurusan sistem untuk di bayar melalui sistem gaji tetapi tidak di sediakan sub kumpulan yang spesifik baginya oleh kerana jumlah kakitangan di bawah kategori ini terlalu minimal. Kumpulan ini mestilah mempunyai kod pendapatan khas yang di sediakan spesifik untuknya terlebih dahulu (Rujuk Jadual Kod Elaun dan Potongan). Ini merangkumi DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di Pertuan Agong, Seri Paduka Baginda Raja Permaisuri Agong, Dato Pengelola Bijaya Diraja, Imam dan juga Guru Kemas. Lain-lain kakitangan yang tidak di sediakan kod pendapatan khas tidak di benarkan menggunakan Sub Kumpulan ini.

11 Jantina (Gender)a) Kod jantina kakitangan berkenaan. b) Masukkan salah satu daripada kod pilihan berikut:PerihalKodLelakiLPerempuanP

12 Tkh Lahir (Birth Date)a) Tarikh lahir kakitangan berkenaan.b) Tarikh hendaklah dicatat sebagai HH.BB.TTTT dimana:HH bermakna haribulanBB bermakna bulanTTTT bermakna tahunContoh: Kakitangan berkenaan yang lahir pada 1 Januari 1970, tarikh lahirnya hendaklah diletakkan seperti berikut 01.01.1970.

13 Status (Marital Status)/ Agama (Religion)a) Medan ini terdiri daripada 2 set data:i) Status Perkahwinan (Marital Status)ii) Agama (Agama)b) Di set pertama, masukkan salah satu status perkahwinan kakitangan seperti berikut:PerihalKodBujang BKahwin Kc) Di set kedua, masukkan salah satu daripada kod pilihan berikut:PerihalKodIslamABuddhaBHinduCKristianDLain-LainE

Contoh : B / A.

15 Vot (Fund)a) Vot adalah sebahagian dari charge line atas mana pendapatan kakitangan dipertanggungkan.b) Masukkan Vot bagi kakitangan seperti yang telah di tentukan oleh JANM di medan ini.

16 Jab/ PTJ (Cost Center)a) Kod Jabatan/Pusat Tanggungjawab adalah sebahagian dari charge line atas mana pendapatan kakitangan dipertanggungkan. b) Masukkan gabungan kod Jabatan/PTJ seperti yang telah di tentukan oleh JANM di medan ini.

17 Aktiviti/Amanah/Projek Setia (Functional Area)a) Kod aktiviti/amanah (atau kod projek SETIA) adalah sebahagian dari Charge line atas mana pendapatan kakitangan dipertanggungkan. b) Masukkan gabungan kod aktiviti/amanah (atau kod projek SETIA) seperti yang telah di tentukan oleh pihak pengurusan.

18 Pusat Pembayaran (Pay Center)Masukkan Kod Pusat Pembayar. Rujukan hendaklah dibuat kepada Jadual Pusat Pembayar untuk mendapatkan kodnya. Contoh: 231

19 Cawangan (Pay Center Branch)a) Medan ini hanya di gunakan oleh Pusat Pembayaran yang perlukan pecahan kepada Pusat Pembayaran sedia ada untuk tujuan kemudahan tambahan bagi pembahagian laporan gaji atau pembahagian slip gaji.b) Cawangan adalah pecahan kepada Pusat Pembayaran menurut yang di beri oleh Pusat Pembayaran sendiri menurut keperluan dan susunan Pusat Pembayaran tersebut. Contoh: 01

20 Jenis Kad Pengenalan (ID Type)a) Masukkan salah satu Kod Jenis Kad Pengenalan (ID Type) seperti berikut bagi kakitangan tersebut: PerihalKodNo.KP Awam01Passport 02No KP Alternatif (bagi kes Ahli Parlimen, Menteri,)03 Tentera/Polis90b) Kod 03 HANYA DIISI jika kakitangan mempunyai 2 nombor gaji bagi pembayaran gaji bulanan dengan kebenaran khusus. Dalam perihal ini, nombor gaji induk akan didaftar menggunakan nomborIC. Manakala, nombor gaji kedua akan menggunakan kod 03. Kod 03 ini selalunya digunakan bukan bagi pembayaran gaji induk.

21 No Kad Pengenalan (IC Number/ID Number)Masukkan nombor kad pengenalan menikut jenis kad pengenalan yang di masukkan di medan 20 Jenis Kad Pengenalan. Contoh: Bagi Kod 01 - 700101-01-1222 Bagi Kod 02 - B5468788765Bagi Kod 03 - 700101-01-1222Bagi Kod 90 R45321

22 Bangsa (Race)Masukkan kod Bangsa kakitangan berkenaan seperti salah satu pilihan berikut:Perihal KodMelayuMCinaCIndiaIKadazanK IbanNBajauBBidayuhHMelanauLMurutR Lain-LainO

23 Taraf Pencen (Pension Status)a) Masukkan kod Taraf Pencen kakitangan berkenaan seperti salah satu pilihan berikut:Perihal KodTidak berpencen dan tiada caruman KWSP 1Skim Pencen dan tiada caruman KWSP 2Skim KWSP 3Skim Pencen dan mahu caruman KWSP4

b) Kod 3 hanyalah untuk kakitangan yang mendapat KWSP yang tidak layak atau tidak memilih skim pencen dan oleh itu mencarum pada kadar peratus yang diwajibkan. Kumpulan ini mendapat caruman majikan pada kadar yang diwajibkan.c) Kod 4 adalah bagi kakitangan yang berada di skim pencen tetapi memilih untuk mencarum ke KWSP pada kadar peratus atau amaun yang di tentukan oleh kakitangan tersebut sendiri. Kakitangan dalam kumpulan ini tidak mendapat sebarang caruman majikan.

24 Warganegara (Citizen)a) Medan ini untuk menandakan samaada kakitangan tersebut adalah warganegara Malaysia atau tidak.b) Potong Ya jika kakitangan bukan warganegara Malaysia. Potong Tidak jika kakitangan adalah warganegara Malaysia.

25 Sbb Perubahan Gaji (Reason)a) Masukkan sebab sesuatu perubahan gaji dilaksanakan berdasarkan kod pilihan di bawah:Perihal KodKenaikan Gaji Tahunan01Cuti Separuh Gaji02Lain-Lain03b) Sebab perubahan gaji mesti di isi di medan ini terutamanya bagi kakitangan yang perlu di ubah gaji atas sebab 02 kerana kakitangan berada dalam tempoh Cuti Separuh Gaji. Medan ini perlu di isi dengan sebab yang tepat bagi membolehkan sistem menyenaraikan kakitangan yang berada dalam tempoh Cuti Separuh Gaji tersebut dan memahami sebab gaji tidak menurut kadar sebenar pada bila-bila masa di perlukan.

26 Tkh Naik Gaji Berikut (Next Increase) a) Masukkan tarikh kenaikan gaji yang berikutnya bagi kakitangan berkenaan.b) Tarikh hendaklah dicatat seperti berikut: HH.BB.TTTT (rujuk kepada contoh di medan 13).

27 Kump Tanggagaji (Pay Scale Type) a) Kumpulan Tanggagaji adalah jenis Skim Gaji kakitangan berkenaan. b) Masukkan Kumpulan Tanggagaji berdasarkan kod pilihan di bawah:Perihal KodJKK01SSB02SSM03Tiada Skala90c) Kod Tiada Skala di gunakan bagi kumpulan pekerja yang tiada Skim Gaji JKK, SSB atau SSM iaitu terdiri daripada kakitangan yang di medan 11 Kump Pekerja di beri kategori: Kumpulan Pekerja jenis B Kumpulan Pekerja jenis C Rujuk penerangan di Medan 11 Kump Pekerja / Sub Kump Pekerja bagi penerangan mengenai kakitangan berkaitan.

28 Tanggagaji (PS Area/PS Group/Level)a) Bagi Kumpulan Tanggagaji SSM, masukkan kod gaji (Kod gaji dan tanggagaji) kakitangan mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002 Lampiran C. Contoh: Penerangan kepada contoh: W54P101 W54 - Kod bagi Gred GajiP1 - Kod bagi Peringkat Tanggagaji (samaada P1, P2 atau P3)01 - Kod bagi Tanggagaji (01 adalah untuk T1)

b) Bagi Kumpulan Tanggagaji SSB, masukkan kod gaji sahaja bagi kakitangan mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 4 Tahun 2002 .Contoh: Penerangan kepada contoh: W54Kod bagi Gred Gajic) Bagi lain-lain Kumpulan Tanggagaji, masukkan kod: TIADASKL

29 Kod Skim PkdmatanMasukkan Kod Skim Perkhidmatan bagi jawatan kakitangan.Contoh: 3440

30 Cara Bayaran (Payment Method)Pilih cara pembayaran gaji bersih kakitangan berkenaan dengan memotong yang tidak berkenaan berdasarkan kod pilihan di bawah:Perihal KodPembayaran melalui Pindahan/Hantaran BankTPembayaran melalui Cek CPembayaran secara Tunai Tunai

31 Kod Bank / No Akaun Bank (Bank Key / Bank Account No)a) Medan ini terdiri daripada 2 set data:1. Kod Bank (Bank Key)2. No Akaun Bank (Bank Account No)b) Medan ini HANYA DIISI JIKA gaji kakitangan dibayar melalui pindahan atau kredit ke bank sahaja iaitu cara bayaran adalah T di medan 30 Cara Bayaran. Biarkan medan ini kosong jika pilihan cara bayaran adalah C di medan 30 Cara Bayaran. c) Masukkan di medan Kod Bank, kod bank kakitangan tersebut dimana gaji bersih kakitangan dikreditkan. Rujuk kepada Jadual Kod Bank untuk mendapat kod bank berkenaan. Sekiranya kod bank tersebut tidak terdapat di dalam senarai kod bank, pusat pembayar berkenaan hendaklah menghubungi pihak GFMAS-Ibu Pejabat melalui Pejabat Perakaunan dengan segera untuk mendapat kod bank berkenaan. a) Masukkan Nombor akaun bank kakitangan tersebut bagi kod bank yang telah di masukkan.

* Medan 23 MESTI di isi sebelum mengisi medan 32-34. Medan 33 atau 34 perlu diisi, sekiranya Taraf Pencen di medan 23 diisi dengan kod 3 ataupun 4.

32 No KWSP (EPF Number)Masukkan nombor rujukan KWSP kakitangan tersebut.

33 Amaun Caruman a) Medan ini hanya di benarkan untuk kakitangan yang bertaraf pencen menggunakan kod 4. b) Masukkan amaun ataupun peratusan caruman yang ditolak daripada pendapatan kakitangan. Isikan 0.00 jika amaun caruman perlu di hentikan.

34 % Caruman a) Medan ini hanya di benarkan untuk kakitangan yang bertaraf pencen menggunakan kod 3 dan 4 sahaja. b) Masukkan amaun ataupun peratusan caruman yang ditolak daripada pendapatan kakitangan. Isikan 0.00 jika % caruman perlu di hentikan.

35 Nombor Cukai Pendapatan (Income Tax Number)a) Masukkan nombor rujukan cukai pendapatan kakitangan berkenaan.b) Kosongkan medan ini jika tidak berkenaan. Contoh: SG 98778556-01(0).

36 Kategori PCB / Bil Tanggungana) Medan ini HANYA DIISI JIKA potongan cukai di buat berdasarkan jadual PCB (Potongan Cukai Berjadual) menurut arahan LHDN. b) Medan ini terdiri daripada 2 set data:1. Kategori PCB ii) Bilangan Tanggunganc) Di set pertama, masukkan kategori bagi tujuan pengiraan PCB yang di perlukan kakitangan tersebut berdasarkan kod pilihan di bawah:Perihal KodBujang 1Suami/Isteri Tidak Bekerja 2Suami/Isteri Bekerja3d) Di set kedua, masukkan bilangan tanggungan kakitangan untuk tujuan pelepasan cukai.Contoh: 1 / 5

37 Tkh Lantikan Pertama a) Masukkan tarikh lantikan pertama bagi kakitangan ke dalam Perkhidmatan Awam. b) Tarikh hendaklah dicatat seperti berikut: HH.BB.TTTT (rujuk kepada contoh di medan 13).

38 Tkh Lantikan Sekarang a) Masukkan Tarikh kakitangan dilantik ke dalam perkhidmatan sekarang. b) Tarikh hendaklah dicatat seperti berikut: HH.BB.TTTT (rujuk kepada contoh di medan 13)

39 Tkh Pelarasan Imbuhana) Medan ini di isi jika perlu sahaja.b) Masukkan tarikh dimana imbuhan (bonus) yang akan diterima oleh kakitangan perlu diambilkira untuk tahun pembayaran imbuhan (jika ada). Tarikh ini perlu diwujudkan jika pelarasan perlu, contohnya: Kakitangan mengambil Cuti Tanpa Gaji daripada 01 Januari 2004 sehingga 30 Jun 2006. Jika kakitangan layak mendapat imbuhan dalam tahun bonus 2006, untuk mendapatkan pengiraan yang betul, tarikh pelarasan hendaklah diletakkan sebagai 01.07.2006.c) Jika tarikh ini wujud, bonus tidak lagi dikira berdasarkan Tarikh Lantikan Pertama tetapi berdasarkan tarikh pelarasan imbuhan ini. Jika tarikh ini tidak wujud, bonus akan dikira berdasarkan Tarikh Lantikan Pertama kakitangan.

40 Tkh Mula (Start) & 41 Tkh Akhir (End)a) Tarikh sesuatu pendapatan mula (medan 40) diperolehi/berkuatkuasa ataupun bertukar amaun dari bulan sebelumnya dan juga tarikh pendapatan perlu di tamatkan (medan 41).b) Jika jenis pendapatan yang perlu bermula dengan arahan ini adalah elaun tetap, masukkan tarikh Akhir (medan 41) sebagai 31.12.9999.c) Contoh mengisi adalah seperti berikut:Contoh 1 : Kakitangan mendapat elaun tetap bermula dari 1hb Januari 2005 sehingga sepanjang perkhidmatannya. Tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.01.2005 dan tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 31.12.9999 (medan 41).Contoh 2 : Jumlah elaun tetap yang diperolehi oleh kakitangan bertukar dari RM100 kepada RM200 bermula dari bulan Februari 2005. Tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.02.2005 dan tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 31.12.9999 (medan 41). dengan amaun RM200 (medan 43). Contoh 3 : Sekiranya sesuatu elaun hendak dihentikan pada awal bulan Mac 2005, tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.03.2005 manakala tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 31.12.9999 (medan 41). Amaun pula hendaklah dimasukkan sebagai 0.00 (medan 46).Contoh 4 : Kakitangan mendapat elaun sementara bermula dari 1hb Januari 2005 yang mesti ditamatkan pada 30hb Jun 2005. Tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.01.2005 dan tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 30.06.2005 (medan 41).Contoh 5 : Sekiranya elaun/potongan sementara yang cuma dibayar kepada kakitangan untuk bulan pembayaran gaji berkenaan sahaja (contohnya April 2005) dan digugurkan secara automatik di dalam bulan berikutnya, tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.04.2005 manakala tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai tarikh terakhir dalam bulan tersebut iaitu 30.04.2005 (medan 41).

42Kod (Wagetype)a) Masukkan Kod pendapatan yang akan diterima oleh kakitangan berkenaan.b) Untuk mendapatkan kod pendapatan berkenaan, rujukan hendaklah dibuat kepada Jadual Kod Elaun dan Potongan.

43 Amaun (Amount) **a) Masukkan Amaun pendapatan yang akan diterima oleh kakitangan ataupun diberhentikan bagi setiap kod pendapatan yang dicatat di medan 42. b) Jika pendapatan berkenaan adalah diberhentikan, medan ini hendaklah diisi dengan amaun 0.00 (rujuk medan 43 & 44 - contoh 3).c) Bagi Kod (Pendapatan) 0006: Jika bayaran berdasarkan unit, medan ini mesti di isi dengan jumlah unit bayaran (sama ada jumlah jam, hari atau bulan) bagi satu-satu bulan proses gaji di ikuti dengan perkataan Unit . contoh: 80 unit (untuk 80 jam) atau 10 unit (untuk 10 hari). Kod (Pendapatan) ini memerlukan Kod (Pendapatan) 0005 bagi sistem mengira Amaun bayaran. Oleh itu, pastikan kakitangan tersebut telah diberi Kod (Pendapatan) 0005 bagi kadar yang bersesuaian dengan jenis unit yang akan di gunakan untuk kakitangan tersebut. Dan, jika jenis unit perlu di tukar (contoh: dari hari ke jam), pastikan Kod (Pendapatan) 0005 telah terlebih dahulu di tukar kepada yang yang bersesuaian dengan jenis unit baru untuk kakitangan tersebut. Jika bayaran berdasarkan amaun, medan ini mesti di isi dengan amaun bayaran bagi satu-satu bulan proses gaji. contoh: 800.00. Jenis bayaran ini tidak akan mengeluarkan bayaran pada jumlah amaun yang di isi dan mengambil kira kadar bayaran yang ada di kod (pendapatan) 0005 kakitangan tersebut.

44Tkh Mula (Start) & 45 Tkh Akhir (End)a) Tarikh sesuatu potongan mula berkuatkuasa ataupun bertukar amaun dari bulan sebelumnya dan juga tarikh potongan ditamatkan (medan 45).b) Contoh mengisi adalah seperti berikut:Contoh 1 : Kakitangan membuat potongan bermula dari 1hb Januari 2005 sehingga sepanjang perkhidmatannya. Tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.01.2005 dan tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 31.12.9999 (medan 45).Contoh 2 : Jumlah potongan kakitangan bertukar dari RM100 kepada RM200 pada bulan Februari 2005. Tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.02.2005 dan tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 31.12.9999 (medan 48) dengan amaun RM200 (pada medan 47). Contoh 3 : Sekiranya sesuatu potongan hendak ditamatkan pada bulan Mac 2005, tarikh mula hendaklah dicatatkan sebagai 01.03.2005 manakala tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 31.12.9999 (medan 45). Amaun pula hendaklah dimasukkan sebagai 0.00 (medan 47).Contoh 4 : Kakitangan membuat potongan bermula dari 1hb Januari 2005 yang mesti ditamatkan pada 30hb Jun 2005. Tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.01.2005 dan tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai 30.06.2005 (medan 45). Contoh 5 : Sekiranya potongan cuma dibuat untuk bulan pembayaran gaji berkenaan sahaja (contohnya April 2005) dan digugurkan secara automatik di dalam bulan berikutnya, tarikh mula hendaklah dicatat sebagai 01.04.2005 manakala tarikh akhir hendaklah dicatat sebagai tarikh terakhir dalam bulan tersebut iaitu 30.04.2005 (medan 45).

46 Kod (Wagetype)a) Masukkan Kod potongan yang ditolak daripada pendapatan kakitangan tersebut. b) Untuk mendapatkan kod potongan, rujukan hendaklah dibuat kepada Jadual Kod Elaun dan Potongan.

47Amaun (Amount)a) Masukkan Amaun potongan yang akan ditolak daripada kod potongan seperti yang dicatat di medan 46. b) Jika potongan berkenaan adalah ditamatkan, medan ini hendaklah diisi dengan amaun 0.00 (rujuk medan 44 & 45 - contoh 3).

48 No Rujukan (Membership No. Or Assignment Number)a) Masukkan Nombor rujukan potongan kakitangan yang diberi oleh agensi yang menerima potongan daripada kakitangan berkenaan bagi kod potongan yang di catat di medan 46.

49 Kod (Payee Key) / Nama Penerima Bayaran (Payee Name)a) Medan ini terdiri daripada 2 set data:i) Kod Penerima Bayaran ii) Nama Penerima Bayaranb) Masukkan Kod Penerima bayaran dari potongan pendapatan kakitangan tersebut berdasarkan kod potongan yang di catat di medan 46. Kod penerima bayaran adalah di kendalikan oleh Pejabat Perakaunan yang mengendalikan data gaji. Oleh itu, rujuk Pejabat Perakaunan untuk mendapat kod penerima bayaran yang di perlukan oleh kakitangan tersebut jika perlu. Sekiranya kod Penerima Bayaran tidak wujud, permohonan perlu dibuat oleh Pusat Pembayar kakitangan tersebut kepada pihak Pejabat Perakaunan untuk mendapat kod yang bersesuaian. c) Masukkan nama penerima bayaran bagi kod penerima bayaran yang di catat. Maklumat ini perlu untuk Pejabat Perakaunan memastikan kod penerima bayaran yang di catat adalah tepat.

50 Disediakan Oleha) Medan WAJIB bagi setiap SG20.b) Tandatangan, nama dan jawatan (termasuk tarikh) pegawai yang mengesahkan SG20

51 Disahkan Oleha) Medan WAJIB bagi setiap SG20 b) Tandatangan, nama dan jawatan (termasuk tarikh) pegawai yang mengesahkan SG20

52 Disemak Oleha) Tandatangan, nama dan jawatan (termasuk tarikh) pegawai penyemak di Pejabat Perakaunan yang menyemak SG20.

53 Diluluskan Oleha) Tandatangan, nama dan jawatan (termasuk tarikh) pegawai di Pejabat Perakaunan yang meluluskan SG20.

Lampiran II (E)

Senarai Kod Pejabat Perakaunan

KodPejabat Perakaunan

1000IBU PEJABAT

1002BPOPA

1003JANM NEGERI JOHOR

1011JANM NEGERI KEDAH

1019JANM NEGERI KELANTAN

1027JANM NEGERI MELAKA

1031JANM NEGERI SEMBILAN

1035JANMNEGERI PAHANG

1043JANMNEGERI PULAU PINANG

1047JANM NEGERI PERAK

1055JANMNEGERI PERLIS

1058JANMNEGERI SELANGOR

1064JANM NEGERI TERENGGANU

1070JANM WILAYAH PERSEKUTUAN PUTRAJAYA

1071JANM WILAYAH PERSEKUTUAN LABUAN

1080JANM NEGERI SABAH

1081JANMCAWANGAN KENINGAU

1082JANMCAWANGAN SANDAKAN

1083JANMCAWANGAN TAWAU

1090JANM NEGERI SARAWAK

1091JANMCAWANGAN SRI AMAN

1092JANM CAWANGAN SIBU

1093JANMCAWANGAN MIRI

1094JANMCAWANGAN LIMBANG

1095JANMCAWANGAN SARIKEI

1096JANMCAWANGAN KAPIT

1097JANMCAWANGAN BINTULU

1100KEMENTERIAN PERTANIAN

1101KEMENTERIAN PERTAHANAN

1102KEMENTERIAN PELAJARAN

1103JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA

1104KEMENTERIAN KESIHATAN

1105KEMENTERIAN DLM NEGERI

1106KEMENTERIAN KERJA RAYA

1107JABATAN PERDANA MENTERI

1108KEMENTERIAN PENERANGAN

1109KEMENTERIAN PENGANGKUTAN

1111KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI

36